Fresh Studio staff handbook v2 0 Cẩm Nang Nhân Viên Fresh Studio Innovations Asia Vietnam Bản 2 0 01 2010 ii FRESH STUDIO INNOVATIONS ASIA 48b, ngõ 29, Vong Thi, Tay Ho, Hanoi, Vietnam Tel +84 (0)4 37[.]
Cẩm Nang Nhân Viên Fresh Studio Innovations Asia Vietnam Bản 2.0 01-2010 FRESH STUDIO INNOVATIONS ASIA 48b, ngõ 29, Vong Thi, Tay Ho, Hanoi, Vietnam Tel +84 (0)4 3759 1380 Fax +84 (0)4 3759 1381 Website: www.freshstudio.biz Tên: Handbook Fresh Ấn Studio Innovations Asia, Vietnam Tên phụ: Chỉnh sửa lần Phịng Hành Chính Mã tham Nhân Sự chiếu: HR_FS handbook_2.0 Hiệu lực ngày 11 / 1/ 2010 ii Nội dung Giới thiệu Công ty 2.1 Hình thành phát triển .2 2.2 Sứ mệnh giá trị 2.3 Tổ chức công ty 2.3.1 Phịng Tài Chính Kế Tốn 2.3.2 Phòng Hành Chính Nhân Sự 2.3.3 Phòng IT 2.3.4 Phòng Marketing Thương Hiệu 2.3.5 Phịng Quản Lí Chất Lượng 2.3.6 Phòng Nghiên Cứu Phát Triển Chế độ làm việc văn phòng 3.1 Có mặt 3.2 Lên kế hoạch công tác tuần 3.3 Phân bổ thời gian Nghỉ phép 4.1 Các kì nghỉ lễ quốc gia 4.2 Nghỉ phép hưởng lương 4.3 Nghỉ phép không lương 4.4 Nghỉ bù 4.5 Nghỉ ốm .7 4.6 Nghỉ thai sản 4.7 Nghỉ phép đặc biệt Lương 5.1 Hợp đồng lao động dài hạn 5.2 Hợp đồng lao động ngắn hạn Bảo hiểm .9 6.1 Bảo hiểm tai nạn y tế cho nhân viên FS .9 6.2 Bảo hiểm AON cho thân nhân nhân viên FS 6.3 Bảo hiểm xã hội 6.3.1 Đóng phí bảo hiểm 10 6.3.2 Lợi ích 10 6.3.3 Thủ tục đăng kí bảo hiểm xã hội 11 Sự quán hoạt động 12 7.1 Bảo mật khách hàng .12 7.2 Hoa hồng bất hợp pháp1 12 Giao tiếp 13 8.1 Điện thoại 13 8.2 E-mail 13 8.3 Tiếp đón khách .13 Đi công tác 15 9.1 Lên kế hoạch công tác 15 9.2 Bồi hồn cơng tác phí 15 9.3 Công tác nước 16 9.4 Công tác nước 18 10 Sử dụng xe công ty .20 10.1 Ơ tơ 20 10.2 Xe máy 20 11 Phụ cấp điên thoại di động 21 12 Ăn trưa 22 13 Quản lí tài liệu 23 Phụ lục Sơ đồ tổ chức công ty 24 Phụ lục Giấy Xin Nghỉ Phép 25 Phụ lục Phiếu đăng kí gọi 26 Phụ lục Lệnh điều động 27 Bảng từ viết tắt HR Nhân HRM Trưởng Phòng Nhân Sự PIT Thuế thu nhập cá nhân FS Fresh Studio Innovations Asia Ltd IT Công nghệ thông tin TR Đề nghị công tác TRF Giấy đề nghị công tác RFAD Giấy đề nghị tạm ứng N/A Khơng có RFPA Giấy đề nghị tốn ASOP Thủ tục kế toán R&D Nghiên Cứu Phát Triển iv Cẩm nang nhân viên Giới thiệu Giới thiệu Fresh Studio Innovations Asia (FS) hoạt động Việt Nam từ tháng năm 2006 với văn phòng Hà Nội mở rộng thêm văn phòng Đà Lạt Thành Phố Hồ Chí Minh Dù có văn phịng khác FS tôn phong cách làm việc Cuốn cẩm nang hướng dẫn bạn quy định cách thức giải thủ tục công ty Các cẩm nang thông báo cho tất nhân viên FS Mọi thay đổi có hiệu lực thực kể từ thời điểm nhân viên nhận thông báo Để hiểu thủ tục kế toán, bạn đọc thêm tài liệu Thủ Tục Kế Toán Các vấn đề liên quan đến IT máy móc thiết bị trình bày Cẩm Nang IT Nếu bạn chưa nắm rõ nội dung cẩm nang này, xin liên hệ với Trưởng Phòng Nhân Sự FS Cẩm nang nhân viên Công ty FS công ty quốc tế hoạt động lĩnh vực tư vấn, nghiên cứu & phát triển dịch vụ thương mại Mơ hình hoạt động mang tính hiệu cao mặt chi phí giúp FS tập trung phát huy mạnh chủ lực như: Nguồn nhân lực đa ngành Sức sáng tạo Trình độ chuyên môn Cơ sở vật chất cho R&D Vị trí chiến lược FS giàu đam mê với giới nông sản nỗ lực tiên phong phát triển chuỗi giá trị nông sản độc đáo, thúc đẩy đổi ngành Với cam kết tái thiết ngành sản xuất rau tươi Việt Nam, FS phối hợp chặt chẽ với đối tác khách hàng để bắt kịp với tiến ngành phạm vi toàn cầu Chúng ta tạo thành tuyệt vời cho tương lai 2.1 Hình thành phát triển FS đặt vị trí chiến lược Châu Á với văn phòng Davao (Philipin), Hà Nội, Đà Lạt Thành Phố Hồ Chí Minh (Việt Nam) Từ năm 2007, FS mở thêm văn phòng Châu Âu đặt Kapellen (Bỉ) Tại Philipin FS bắt đầu vào hoạt động Mindanao, đảo lớn nằm phía nam Quần Đảo Philipin với diện tích đất liền khoảng 95.000 km2 Nền kinh tế Midanao chủ yếu dựa vào nông nghiệp Đây trung tâm sản xuất xuất chuối, dứa xoài giới FS mở văn phòng tháng năm 2005 Davao, thủ phủ Midanao thành phố lớn thứ ba Philipin Sân bay cảng biển quốc tế trạm trung chuyển hàng hóa lớn miền nam Philipin Đội ngũ chuyên gia FS Philipin công tác văn phịng Davao với vị trí chiến lược gần kề với sở sản xuất hoa nhiệt đới vùng như: chuối thơm, xòai đu đủ Tại Việt Nam Sau năm công tác ngành sản xuất rau tươi Việt Nam, Cẩm nang nhân viên Tổng Giám Đốc FS, Siebe van Wijk, nhận thấy nhu cầu lớn dịch vụ tư vấn R&D (Nghiên Cứu Phát Triển) chuyên nghiệp cho tất giai đoạn chuỗi cung ứng nông sản Việt Nam Các công ty Việt Nam bắt đầu nhận thấy cần thiết phải gia tăng giá trị sản phẩm không đơn cạnh tranh giá Bên cạnh đó, Việt Nam có tiềm lớn để trở thành xưởng sản xuất rau chủ chốt Châu Á, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày tăng người dân đô thị Đó lí mà FS định mở văn phòng Việt Nam FS Việt Nam vào hoạt động Hà Nội với mạng lưới liên kết mà Siebe thiết lập tiềm cho ngành sản xuất rau thành phố Năm 2007, FS Việt Nam mở văn phòng thứ hai Đà Lạt, vùng canh tác vườn chủ yếu cao nguyên miền nam trung Việt Nam Từ năm 2009, FS Việt Nam mở thêm văn phòng thành phố Hồ Chí Minh Tại Châu Âu Để theo dõi hành trình sản phẩm chuỗi giá trị từ nhà sản xuất đến nhà bán lẻ, FS định vị thêm vị trí chiến lược Châu Âu nhằm tiếp cận thị trường tiêu dùng lớn công ty công nghệ sản xuất nông nghiệp tiên tiến Từ năm 2007, FS mở thêm văn phòng FS Châu Âu, Hà Lan Kapellen (Bỉ) để giải nhu cầu liên hệ khách hàng điều phối dự án châu Âu 2.2 Sứ mệnh giá trị Sứ mệnh là: “Tạo giá trị, nâng cao hiệu phát triển sản phẩm quy trình vượt trội tồn chuỗi giá trị nông sản nhằm mang lại giá trị độc đáo cho khách hàng trải nghiệm tuyệt vời cho người tiêu dùng” FS đề cao: Niềm đam mê Con người Thiên nhiên Sự chuyên nghiệp Lý tính Kết Sự sáng tạo Tính minh bạch Sự trung thực Cẩm nang nhân viên Sự công Sự cởi mở 2.3 Tổ chức công ty Trách nhiệm quản lí FS thuộc Ban Quản Trị bao gồm Tổng Giám Đốc, Phó Giám Đốc trưởng phòng FS gồm phòng: Tài Chính Kế Tốn Hành Chính Nhân Sự IT Marketing Thương Hiệu Quản Lí Chất Lượng Nghiên Cứu Phát Triển Xem sơ đồ tổ chức công ty Phụ lục 2.3.1.Phịng Tài Chính Kế Tốn Phịng Tài Chính Kế Tốn điều hành Kế Tốn Trưởng văn phịng Hà Nội Các kế tốn viên thủ quỹ văn phịng khác có nhiệm vụ trợ giúp Kế Toán Trưởng Kế Toán Trưởng người chịu trách nhiệm cuối tất vấn đề liên quan đến kế toán Các kế tốn viên trợ giúp Kế Tốn Trưởng khơng giới hạn cơng việc quản lí tài chính, kiểm tra kiểm sốt khoản tốn, kê khai thuế lập báo cáo tài hàng tháng Thủ quỹ chịu trách nhiệm khoản toán tiền mặt cho nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ khoản chi trả tiền mặt theo đề nghị toán nhân viên 2.3.2.Phịng Hành Chính Nhân Sự Phịng Hành Chính Nhân Sự Trưởng Phòng Nhân Sự văn phòng Đà Lạt quản lí Các thành viên khác bao gồm: Quản Lý Hành Chính Văn Phịng, Trợ Lí Hành Chính, Tài Xế, Nhân Viên Tạp Vụ & Nầu Ăn Bảo Vệ Quản Lý Hành Chính Văn Phịng trợ giúp Trưởng Phịng Nhân Sự cơng tác hành hàng ngày Phịng Hành Chính Nhân Sự có trách nhiệm giải vấn đề thủ tục hành nhân viên hợp đồng, đánh giá cuối năm, bảo hiểm, đào tạo phát triển, công tác, trợ giúp hành chính… 2.3.3 Phịng IT Phịng IT Trưởng Phịng IT Đà Lạt quản lí Văn phịng Đà Lạt Cẩm nang nhân viên Hà Nội có chun gia IT chịu trách nhiệm xử lí vấn đề IT cho nhân viên công ty cho khách hàng, mua sắm thiết bị công nghệ thông tin liên lạc Nhân viên văn phịng khác trợ giúp thơng qua Skype, điện thoại hay cơng cụ Team Viewer 2.3.4 Phịng Marketing Thương Hiệu Phòng Marketing Thương Hiệu Giám Đốc Marketing Thương Hiệu Hà Nội quản lí Cả văn phịng Hà Nội Thành Phố Hồ Chí Minh có đội ngũ Chun Gia Marketing Phịng Marketing trợ giúp nhân viên tiếp thị làm việc theo hợp đồng ngắn hạn 2.3.5 Phòng Quản Lí Chất Lượng Phịng Quản Lí Chất Lượng Trưởng Phịng Quản Lí Chất Lượng Đà Lạt điều hành có trách nhiệm giải vấn đề liên quan đến chất lượng việc áp dụng tiêu chuẩn (nội ngoại bộ), chuẩn hóa quy trình nội bộ, phát triển hay trợ giúp phát triển tiêu chuẩn giao thức, bảo đảm chất lượng trang trại mẫu, phương tiện ô tô-xe máy, công cụ vật liệu xúc tiến thương mại cơng ty Đội ngũ Quản Lí Chất Lượng (QA) bao gồm Chuyên Viên Quản Lí Chất Lượng 2.3.6 Phòng Nghiên Cứu Phát Triển Phòng Nghiên Cứu Phát Triển (R&D) Trưởng Phòng R&D Đà Lạt quản lí Đội ngũ R&D bao gồm Giám Sát Trợ Lí Platform, Trợ Lí Chuỗi Cung Ứng, Trợ Lí Giám Sát Chất Lượng, Trợ Lí R&D, Trợ Lí Trưởng Dự Án, Kỹ Sư Nông Nghiệp Công Nhân Đội ngũ R&D chịu trách nhiệm thiết lập hệ thống nguồn cung ứng rau quả, thử nghiệm công nghệ nông nghiệp, mở rộng quy mô sản xuất… Cẩm nang nhân viên Chế độ làm việc văn phịng 3.1 Có mặt Thời gian làm việc thức 8h đến 17h hàng ngày Nhân viên điều chỉnh linh hoạt lịch làm việc miễn hồn thành khối lượng cơng việc giao tổng lượng thời gian làm việc theo yêu cầu Riêng nhân viên với nhiệm vụ đại diện cho cơng ty Quản Lý Hành Chính Văn Phòng bắt buộc phải tuân thủ chặt chẽ lịch làm việc Giờ nghỉ ăn trưa từ 12h đến 13h hàng ngày Nhân viên phải thông báo trước cho Quản Lý Hành Chính Văn Phịng thay đổi lịch làm việc lệch so với lịch (xem 2.2) Trong vài trường hợp đặc biệt, nhân viên khơng cần đến văn phịng đồng ý trước Trưởng Phòng Nhân Sự Trong trường hợp bị ốm (xem phần 3.5), nhân viên cần gọi điện thơng báo cho Quản Lý Hành Chính Văn Phịng trước 10h 3.2 Lên kế hoạch cơng tác tuần Thứ Sáu hàng tuần, Quản Lý Hành Chính Văn Phịng yêu cầu nhân viên cung cấp lịch trình cơng tác tuần Quản Lý Hành Chính Văn Phịng gửi lịch trình cơng tác tất nhân viên công ty cho bạn hàng tuần 3.3 Phân bổ thời gian Nhân viên cần lưu lại phân bổ thời gian cho cơng việc MS Project Thơng tin quan trọng nhằm mục đích: Lập hóa đơn cho khách hàng Lên kế hoạch nhân sự; kiểm tra khối lượng công việc người lập dự án Rút kinh nghiệm ước lượng khối lượng thời gian cần thiết cho công việc khác Theo dõi nghỉ phép Theo dõi tỉ lệ đầu vào/ra dự án Thứ Sáu hàng tuần, nhân viên cập nhật bảng phân phối thời gian gửi cho trưởng nhóm xác nhận .. .FRESH STUDIO INNOVATIONS ASIA 48b, ngõ 29, Vong Thi, Tay Ho, Hanoi, Vietnam Tel +84 (0)4 3759 1380 Fax +84 (0)4 3759 1381 Website: www.freshstudio.biz Tên: Handbook Fresh Ấn Studio Innovations... điều động 27 Bảng từ viết tắt HR Nhân HRM Trưởng Phòng Nhân Sự PIT Thuế thu nhập cá nhân FS Fresh Studio Innovations Asia Ltd IT Công nghệ thông tin TR Đề nghị công tác TRF Giấy đề nghị công... tốn ASOP Thủ tục kế toán R&D Nghiên Cứu Phát Triển iv Cẩm nang nhân viên Giới thiệu Giới thiệu Fresh Studio Innovations Asia (FS) hoạt động Việt Nam từ tháng năm 2006 với văn phòng Hà Nội mở rộng