TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA DU LỊCH HỌC Bài tiểu luận giữa kỳ nhóm 5 Tổ chức sự kiện ngoại giao và ứng dụng cho du lịch Môn học Nghiệp vụ[.]
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA DU LỊCH HỌC _ Bài tiểu luận kỳ nhóm Tổ chức kiện ngoại giao ứng dụng cho du lịch Môn học Lớp Giảng viên : Nghiệp vụ Giao tiếp Lễ tân ngoại giao : K53 Du lịch học : ThS Trịnh Lê Anh Hà Nội – 2011 Mục lục Nội dung Nhóm – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Trang Page PHẦN 1: TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN NGOẠI GIAO 1.1 Tiếp kiến 1.2 Họp báo 1.2.1 Họp báo gì? Các họp báo giúp hãng truyền thông công chúng với quan chức phủ gặp gỡ phiên hỏi đáp, thường địa điểm quan chức phủ lựa chọn Họp báo cho cơng dân hội - qua báo chí - chất vấn quan chức phủ cho quan chức phủ đưa đến cho cơng chúng thơng điệp họ qua phương tiện truyền thông "Tổ chức họp báo thường xuyên mở van xả cho bớt", David Beckwith, cựu phát ngôn viên Phó Tổng thống nói Ơng nói điều có nghĩa với thời gian áp lực tăng lên giới phóng viên, họ có nhiều câu hỏi cần trả lời, áp lực giải tỏa có họp báo 1.2.2 Quy trình họp báo 1.2.2.1 Trước họp báo Bước để tổ chức họp báo phải đảm bảo có tin Đối với người đứng đầu đất nước, chuyện thành vấn đề Nhưng thủ trưởng quan nhỏ phủ, thu hút báo giới khó Phóng viên khơng ưa dùng thời gian vào việc mà họ không cho kiện họ có tin tức khác mời gọi Trong bước tổ chức họp báo cần: * Xác định chủ đề buổi họp báo xem có cần đưa tin khơng * Xác định xem họp báo có thật cần thiết khơng, phóng viên có viết xác, với đầy đủ dẫn chứng, số liệu trao đổi kiểm chứng điện thoại trước công bố không * Quyết định xem vị quan chức phủ nói lời khai mạc * Viết sẵn ý phát biểu khai mạc cho vị quan chức Cũng vấn, tập trung vào ba ý Nhiều Nhóm – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page khơng cần thiết * Xác định câu hỏi hỏi câu trả lời thích hợp Những câu phải rộng chủ đề họp báo, phóng viên hỏi vấn đề khác Một số quan báo chí lưu danh mục chủ đề vi tính thường xuyên cập nhật, viết lần họp báo * Tổ chức diễn thử họp báo trước ngày họp báo thức, vị quan chức không cảm thấy thoải mái trả lời câu hỏi Đề nghị nhân viên văn phịng báo chí đóng giả phóng viên để hỏi câu hỏi Việc cho phép vị quan chức văn phòng báo chí biết sơ hở trả lời * Chọn ngày cho họp báo cách cẩn thận Kiểm tra kiện lịch trình dài hạn quan phủ để đảm bảo khơng có mâu thuẫn với kiện thơng tin khác ngày hơm * Chọn cho họp báo Giữa buổi sáng đầu chiều thường thích hợp cho việc * Chọn địa điểm tiện lợi có đủ phương tiện kỹ thuật cho truyền thông Địa điểm trông phải hấp dẫn làm tăng hiệu thơng điệp Ví dụ, chủ đề họp báo lĩnh vực nông nghiệp, nên chọn nơng trại Nếu chủ đề giáo dục, thư viện trường địa điểm thích hơp * Xác định xem có sử dụng phương tiện nghe nhìn khơng Có phương tiện hỗ trợ hình ảnh sơ đồ lớn để quan chức trình bày họp báo hay không? Đặt phương tiện gần với người trình bày để sau chúng xuất phương tiện truyền thông Những minh họa trực quan cần in cho vào cặp tài liệu họp báo để phóng viên tham khảo viết in báo hay truyền * Quyết định xem ai, có, giới thiệu vị quan chức phủ họp báo tuyên bố kết thúc * Thơng báo cho báo giới Ngồi phóng viên thường xuyên viết vị quan chức này, bạn mở rộng danh sách phóng viên, tùy thuộc chủ đề Ví dụ, nội dung họp báo môi trường, bạn nên thông báo cho phóng viên mơi trường * Gọi điện cho phóng viên hai ngày trước kiện để nhắc họ Nên tìm hiểu xem đến, khơng đến để xếp phịng họp phù hợp * Lên lịch thông báo họp báo * Gửi fax thư điện tử cho báo chí xa, có quan tâm khơng thể đến dự họp báo * Dự trù đủ thời gian để viết tin, in ấn, tập hợp vận chuyển tư Nhóm – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page liệu liên quan, túi tài liệu, trang thông tin/số liệu, thơng cáo báo chí, tiểu sử tranh ảnh * Xác định xem báo giới có cần phải kiểm tra giấy tờ hay khơng Điều có nghĩa số phóng viên định có giấy mời * Đáp ứng nhu cầu phương tiện kỹ thuật cho báo giới Bố trí chiếu sáng, nguồn điện đặc biệt, phiên dịch, thiết bị nghe có nhiều đầu Đảm bảo chắn thiết bị cần dùng hoạt động tốt * Phân công cán trông nom hậu cần cho họp Vào ngày họp báo, người phải có mặt địa điểm từ sớm phải sẵn sàng giải vấn đề khơng lường trước, ví dụ tiếng ồn bên ngồi, thời tiết xấu họp báo trời Nếu địa điểm họp báo ngồi văn phịng * Xác định xem có cần phịng tiếp khách để đón quan chức phủ khơng * Cần có đủ diện tích để đáp ứng nhu cầu kỹ thuật phóng viên * Phải có đủ tên, số điện thoại, điện thoại di động cán chủ chốt địa điểm, đội trưởng an ninh, đội trưởng bảo dưỡng kỹ thuật nhân viên quan hệ công chúng Mặc dù nơi khác khách, sân nhà chủ nhà chịu trách nhiệm cho mặt kiện Mọi trục trặc xảy Ví dụ, quan chức phủ hàng để đến trao thiết bị cho bệnh viện Ông ta thư ký báo chí ơng biết trả lời câu hỏi phóng viên sau lễ trao tặng, họ qn khơng thu xếp chỗ cho tình tiết Vị quan chức tổ chức họp báo với 15 phóng viên sảnh bệnh viện, với ban nhạc nhà trường chơi ầm ĩ làm phóng viên chẳng nghe gì, cịn địa điểm q chật chội khơng đủ chỗ cho phóng viên truyền hình thu hình Ít trước kiện tuần, người phát ngôn lẽ phải yêu cầu bệnh viện dành cho phịng để họp báo, thơng báo cho giới truyền thông biết địa điểm thời gian, trợ lý báo chí đến tận nơi thị sát trước - chí trước Trái lại, khơng làm nên phóng viên hồn tồn thất vọng cịn vị quan chức phủ lỡ hội lên tin 1.2.2.2 Trong họp báo Nhóm – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page * Nên có bảng đăng ký phóng viên khách mời để bạn biết có mặt * Ngay từ đầu họp, cho phóng viên biết diễn giả có thời gian, chuẩn bị tinh thần cắt bớt câu hỏi * Đảm bảo họp báo phát biểu ngắn gọn Báo chí ưa quan chức nói ngắn sẵn sàng trả lời câu hỏi người diến thuyết hàng nửa * Dành thời gian cho câu hỏi * Ghi âm lại nhận xét quan chức phủ để chuyển thành văn lưu trữ * Giải đáp câu hỏi chưa trả lời Nếu vị quan chức phủ chưa trả lời ngay, nên thú nhận chưa trả lời nhớ thực lời hứa trả lời vào cuối ngày 1.2.2.3 Sau họp báo * Đưa tư liệu họp báo lên trang Web để quảng bá * Gửi tài liệu hội nghị phát viết tay cho có quan tâm mà khơng đến dự * Thực lời hứa bổ sung thông tin trả lời hẹn câu hỏi chưa trả lời * Kiểm điểm lại tất bước thực ghi chép rút kinh nghiệm cho lần họp báo sau 1.2.2.4 Lịch biểu họp báo danh sách phóng viên * Lên danh sách tên phóng viên, quan họ, lĩnh vực quan tâm, địa làm việc nhà riêng, số điện thoại di động, fax địa thư điện tử Cũng nên lập danh sách riêng phóng viên theo lĩnh vực chuyên môn theo khu vực địa lý * Đảm bảo danh sách cập nhật * Biết cách thức phóng viên muốn nhận tin – fax, điện thoại, thư điện tử * Biết thời hạn đưa tin phóng viên khơng gọi điện thoại thời gian đưa tin * Tìm xem giới truyền thông định tin tức đăng vào thời điểm ngày, tuần tháng định đăng tin đưa Tìm hiểu xem hãng truyền thơng muốn thông báo trước trước diễn kiện 1.2.3 Thủ tục cho phép Họp báo 1.2.3.1 Quy trình thực Nhóm – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page Cơ quan, tổ chức gửi công văn xin phép văn thơng báo đến Cục Báo chí - Đối với tổ chức nước: Tổ chức Trung ương gửi công văn xin phép họp báo - Đối với quan đại diện nước ngoài: Cơ quan đại diện nước (cơ quan đại diện Ngoại giao; quan lãnh sự, quan đại diện tổ chức quốc tế liên Chính phủ Việt Nam) gửi thơng báo văn đến Cục Báo chí, Bộ Thơng tin Truyền thông; đồng thông báo cho Bộ Ngoại giao - Các đồn đại biểu nước ngồi thăm thức Việt Nam theo lời mời lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Chính phủ, Quốc hội Bộ Ngoại giao thực theo chương trình Đồn Cơ quan chủ quản Việt Nam có trách nhiệm thơng báo cho Cục Báo chí, Bộ Thông tin Truyền thông để phối hợp quản lý - Các Đoàn đại biểu nước thăm Việt Nam theo lời mời quan Việt Nam khác, quan chủ quản Việt Nam có trách nhiệm thơng báo văn cho Cục Báo chí, Bộ Thơng tin Truyền thơng + Cục Báo chí có văn trả lời việc đồng ý hay không đồng ý việc họp báo (đối với tổ chức nước quan đại diện nước ngoài) 1.2.3.2 Cách thức thực - Trực tiếp Cục Báo chí - Thơng qua hệ thống bưu 1.2.3.3 Thành phần, số lượng hồ sơ - Cơ quan, tổ chức có văn xin phép văn thông báo, ghi rõ: + Nội dung họp báo; + Ngày, họp báo; + Địa điểm; + Thành phần tham dự; + Người chủ trì, chức danh người chủ trì + Các chi tiết khác có liên quan: trưng bày tài liệu, vật… Số lượng hồ sơ: 01 (bộ) - Thời hạn giải quyết: + Đối với quan đại diện nước ngoài, quan nước ngoài: sau 24 kể từ nhận văn xin phép, Cục Báo chí có văn trả lời; khơng có ý kiến việc họp báo coi chấp nhận + Đối với nước: Tổ chức muốn họp báo phải báo trước văn chậm 24 tiếng đồng hồ trước họp báo Việc họp báo tổ Nhóm – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page chức quan quản lý nhà nước báo chí đồng ý văn thời hạn chậm tiếng đồng hồ trước họp báo - Đối tượng thực thủ tục hành chính: + Tổ chức, quan thực thủ tục hành + Cơ quan có thẩm quyền định theo quy định: Bộ Thông tin Truyền thông + Cơ quan người có thẩm quyền uỷ quyền phân cấp thực (nếu có): Cục Báo chí + Cơ quan trực tiếp thực TTHC: Cục Báo chí - Kết thực thủ tục hành + Văn chấp thuận + Lệ phí (nếu có) + Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai (nếu có đề nghị đính kèm) + Yêu cầu, điều kiện thực thủ tục hành (nếu có) - Nội dung họp báo phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ mục đích tổ chức - Khơng vi phạm quy định Điều 10 Luật Báo chí - Phải báo trước văn chậm 24 tiếng đồng hồ trước họp báo (đối với nước) Căn pháp lý thủ tục hành - Luật Báo chí ngày 28/12/1989 - Luật sửa đổi, bổ sung số Điều Luật Báo chí ngày 12/6/1999 - Nghị định 51/2002/NĐ-CP ngày 26/4/2002 - Nghị định 67/CP ngày 31/10/1996 Chính phủ ban hành Quy chế hoạt động thơng tin, báo chí phóng viên nước ngồi, quan, tổ chức nước ngồi Việt Nam - Thơng tư liên số 84/TTLB-VHTT-NG ngày 31/12/1996 Bộ Văn hóa – Thơng tin - Ngoại giao hướng dẫn thi hành Quy chế quản lý hoạt động thông tin báo chí phóng viên nước ngồi, quan, tổ chức nước ngồi Việt Nam 1.3 Đón tiếp viếng thăm NGHI LỄ ĐĨN TIẾP CÁC ĐỒN KHÁCH CẤP CAO ĐẾN THĂM NƯỚC TA Tổ chức lễ đón khơng huy động quần chúng; không bắn đại bác chào mừng; không tổ chức lễ tiễn, chào từ biệt nhà khách thông báo trịnh trọng phương tiện thơng tin đại chúng 1.3.1 THĂM CHÍNH THỨC 1.3.1.1 Thành phần tham dự đón a) Tại sân bay Nội Bài: - Đón đồn ngun thủ quốc gia + Bộ trưởng (Trưởng ban đón tiếp) đón ngồi xe với Trưởng đoàn đưa đoàn nhà khách Nhóm – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page + Chủ nhiệm Phó chủ nhiệm văn phòng Quốc hội Hội đồng Nhà nước + Thứ trưởng Bộ Ngoại giao + Vụ trưởng lễ tân, Vụ trưởng khu vực Bộ Ngoại giao + Sĩ quan bảo vệ mặc quần áo theo sắc phục ngành - Đón đồn người đứng đầu Chính phủ + Bộ trưởng đón ngồi xe với trưởng đồn nhà khách + Chủ nhiệm Phó chủ nhiệm Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng + Thành phần lại đón nguyên thủ quốc gia + Sĩ quan bảo vệ mặc quần áo theo sắc phục ngành Ghi : Nếu nguyên thủ quốc gia, người đứng đầu Chính phủ dừng chân thành phố Việt Nam (trừ thành phố Hồ Chí Minh có sở ngoại vụ chi nhánh Bộ Ngoại giao) biên giới Việt Nam trước đến Hà nội Vụ trưởng lễ tân đến tận nơi đồn dừng chân để đón đưa đồn Hà Nội Tại Việt Nam đoàn thăm địa phương (tỉnh) Phó chủ tịch uỷ ban Nhân dân tỉnh đón đồn địa giới hai tỉnh (nếu đồn ơ-tơ xe lửa) - Đón đồn chủ tịch Quốc hội + Phó Chủ tịch Quốc hội đón ngồi xe với trưởng đoàn nhà khách + Chủ nhiệm Phó chủ nhiệm Văn phịng Quốc hội hội đồng Nhà nước + Sĩ quan bảo vệ mặc quần áo theo sắc phục ngành - Đón đồn phó tổng thống, Phó Thủ tướng, Bộ trưởng ngoại giao Tổng thư ký Liên hợp quốc + Một Bộ hay Thứ trưởng + Vụ trưởng Lễ tân Vụ trưởng khu vực Bộ ngoại giao b) Tại lễ đón thức Hà nội - Đồn ngun thủ quốc gia + Chủ trì: Chủ tịch Hội đồng Nhà nước Nhóm – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page + Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nếu khách thực chức hành pháp) + Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội Hội đồng Nhà nước + Bộ trưởng Bộ Ngoại giao + Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân thành phố Hà Nội + Đại diện Quân đội nhân dân Việt Nam + Một số Bộ trưởng có nhiều quan hệ với nước khách số cán có chức vụ tương đương với thành viên thức đồn + Nếu khách có phu nhân phu qn ta thu xếp người đón có chương trình riêng + Đại sứ cán đại sứ quán nước khách + Đoàn ngoại giao - Đoàn người đứng đầu phủ + Chủ trì: Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng + Chủ nhiệm Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng + Bộ trưởng Ngoại giao + Chủ tịch uỷ ban Nhân dân thành phố Hà nội + Đại diện quân đội nhân dân Việt Nam + Một số Bộ trưởng số cán có chức vụ tương đương với thành viên thức đồn + Nếu khách có phu nhân phu qn ta thu xếp người đón có chương trình riêng + Đại sứ cán đại sứ quán nước khách + Đoàn ngoại giao - Đoàn chủ tịch Quốc hội + Chủ trì : Chủ tịch Quốc hội + Chủ tịch hội đồng dân tộc số chủ nhiệm, phó Chủ nhiệm uỷ ban thường trực Quốc hội Nhóm – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page ... Quốc hội Nhóm – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page + Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội Hội đồng Nhà nước + Chủ tịch Hội đồng nhân dân thành phố Hà Nội + Đại sứ nước khách - Đồn Phó tổng thống, Phó... + Đại sứ cán đại sứ quán nước khách + Đoàn ngoại giao - Đoàn chủ tịch Quốc hội + Chủ trì : Chủ tịch Quốc hội + Chủ tịch hội đồng dân tộc số chủ nhiệm, phó Chủ nhiệm uỷ ban thường trực Quốc hội. .. + Chủ trì: Chủ tịch Hội đồng Nhà nước Nhóm – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page + Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nếu khách thực chức hành pháp) + Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội Hội đồng Nhà nước +