KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY IN KHOA HỌC KỸ THUẬT.DOC

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY IN KHOA HỌC KỸ THUẬT

Phần I

Khái quát chung về công ty in Khoa học kỹ thuật

1 Quá trình hình thành và phát triển:

- Công ty in Khoa học kỹ thuật (KHKT) có trụ sở tại 101A phố Nguyễn Khuyến, Quận Đống Đa, thành phố Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nớc tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh và hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về mặt tài chính, có t cách pháp nhân, trực thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin.

- Tiền thân của Công ty in Khoa học kỹ thuật là liên xởng Minh Sang, đợc thành lập từ tháng 7/1959 Trải qua quá trình hoạt động, qua bao chặng đờng thăng trầm thay đổi cùng với chặng đờng phát triển của nền kinh tế đất nớc công ty có nhiều biến đổi lớn và không ngừng phát triển

- Tháng 7/1978 liên xởng Minh Sang đợc đổi tên thành Nhà máy in khoa học trực thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin Trong những ngày đầu mới thành lập, việc sản xuất của nhà máy chủ yếu dựa trên kỹ thuật lạc hậu, máy móc thiết bị loại nhỏ, phần lớn công việc làm thủ công với một số máy in Typo cũ và 38 cán bộ công nhân viên Dới cơ chế quản lí kế hoạch hoá tập trung mọi hoạt động sản xuất của nhà máy đều dựa trên kế hoạch do liên hiệp xí nghiệp in chỉ đạo Đến năm 1988 đứng trớc yêu cầu đổi mới nền kinh tế đất nớc, các nhà máy xí nghiệp đều thực hiện chủ trơng tự chủ trong sản xuất kinh doanh, đảm bảo đời sống cán bộ công nhân viên, đa sản xuất phát triển đáp ứng yêu cầu của thị trờng Qua một thời gian sản xuất nhà máy nhận thấy muốn đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên thì phải chuyển công nghệ in từ in Typo sang Offset Có nh vậy mới đáp ứng yêu cầu của thị trờng và tạo ra nhiều sản phẩm có chất lợng Vì vậy năm 1990 Nhà máy in Khoa học kỹ thuật đợc Bộ Văn hoá - Thông tin cho phép nhập máy in Offset.

- Ngày 10/2/1993 nhà máy đợc Bộ Văn hoá - Thông tin quyết định thành lập doanh nghiệp nhà nớc theo quyết định số 350/QĐ-VHTT ngày 8/8/1995, nhà máy đợc đổi tên thành công ty in Khoa học kỹ thuật theo quyết định số 2604/TC-QĐ của Bộ Văn hoá - Thông tin.

- Từ sau đại hội VI của Đảng cộng sản Việt Nam (1986) nền kinh tế nớc ta chuyển đổi sang nền kinh tế thị trờng, các thành phần kinh tế đều bung ra phát triển sản xuất, trên thị trờng xuất hiện nhiều xởng in t nhân; qui luật giá trị, qui luật cung cầu, qui luật cạnh tranh của nền kinh tế này tạo ra đã chi phối mạnh mẽ đến hoạt động sản xuất của công ty Để đáp ứng nhu cầu thị trờng và khẳng định chỗ đứng cho sản phẩm của mình, Công ty đã mạnh dạn vay vốn ngân hàng để đầu t đổi mới dây chuyền công nghệ Nhờ đó mà hiện nay, ngoài in sách KHKT, Công ty đã có thể in đợc các loại nhãn hàng cao cấp, nhãn quảng cáo nhiều màu - Hiện nay đội ngũ Cán bộ công nhân viên của Công ty đã lên tới 205 ngời, trong số họ hầu hết tuổi đời còn rất trẻ, đã tốt nghiệp phổ thông trung học trở lên Hàng năm công ty đã tổ chức học tập đào tạo để nâng cao tay nghề cho công nhân trực tiếp sử dụng máy móc thiết bị nhằm nâng cao năng suất lao động Chính vì vậy những năm trớc công ty chỉ đạt năng suất từ 500 - 800 triệu trang in/năm, nh-ng đến nay sản lợnh-ng đã lên tới 2,5 tỷ tranh-ng in/năm Đây chính là một nh-nguồn độnh-ng lực to lớn để thúc đẩy công ty phấn đấu hơn nữa trong tổ chức quản lí, sản xuất, là cơ sở để khai thác tiềm năng vốn có, tăng tích luỹ cho công ty và đảm bảo đời

sống cho cán bộ công nhân viên đáp ứng đợc yêu câù của thị trờng trong thời kì đổi mới.

2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty:

* Chức năng nhiệm vụ của công ty:

- Công ty in Khoa học kỹ thuật là doanh nghiệp nhà nớc, là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, hoạt động theo chức năng nhiệm vụ và quyền hạn do Bộ Văn hoá -Thông tin qui định và tuân theo pháp luật của nhà nớc.

- In các loại sách báo, tạp chí, văn hoá phẩm, bao bì, giấy tờ sổ sách quản lí kinh tế xã hội.

- Liên doanh liên kết tạo việc làm mở rộng sản xuất kinh doan dịch vụ với các đối tác trong và ngoài nớc mà pháp luật Việt Nam cho phép

- Sản xuất và tiêu thụ các sản phẩm: giấy kẻ, vở học sinh, nhãn vở, sổ tay.

*Ngoài ra công ty còn có những trách nhiệm sau:

- Quản lí tài sản có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn, luôn quan tâm đổi mới trang thiết bị theo hớng đồng bộ hiện đại.

- Đẩy mạnh sự tăng trởng trong sản xuất kinh doanh, giải quyết công ăn việc làm không ngừng cải thiện đời sống của ngời lao động, luôn quan tâm đến sự nghiệp đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên của công ty, thực hiện tốt những qui định theo bộ luật lao động của nớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

- Là một doanh nghiệp nhà nớc, ngoài trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ chính trị, cải thiện đời sống ngời lao động, công ty phải làm tròn nghĩa vụ nộp đủ ngân sách với nhà nớc.

- Ngoài nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp, Công ty phải quan tâm giáo dục cán bộ công nhân viên nắm vững pháp luật, nâng cao cảnh giác, giữ vững an ninh chính trị.

- Giữ đúng nguyên tắc trong giao tiếp, buôn bán với ngời nớc ngoài theo qui định của nhà nớc, bộ chủ quản, cơ quan quản lí ngành và pháp luật.

3 Đặc điểm tổ chức quản lí của công ty:

Để đảm bảo giám sát chặt chẽ tính định hớng sản xuất kinh doanh và nâng cao chất lợng ấn phẩm in, Công ty tổ chức bộ máy quản lí theo mô hình trực tuyến chức năng phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty.

* Ban quản lý:

- Giám đốc công ty (do Bộ trởng Bộ Văn hoá - Thông tin bổ nhiệm) là ngời

đứng đầu trong công ty, đại diện cho cán bộ công nhân viên của công ty chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trứơc nhà nớc mà cụ thể là Bộ Văn hoá - Thông tin, các khoản phải nộp ngân sách nhà nớc, chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn cũng nh đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty Giám đốc trực tiếp quản lí tình hình nhân sự của công ty thông qua phòng tổ chức hành chính.

- Phó giám đốc sản xuất là ngời thay mặt giám đốc điều hành hoạt động sản

xuất của công ty chịu trách nhiệm trớc giám đốc về tình hình hoạt động sản xuất Phó giám đốc sản xuất trực tiếp quản lí phòng sản xuất kĩ thuật và vật t và các phân xởng sản xuất.

- Phó giám đốc kinh doanh là ngời quản lí hoạt động kinh doanh của công ty,

chịu trách nhiệm trớc giám đốc về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của công ty Phó giám đốc kinh doanh trực tiếp quản lí phòng kế toán thống kê.

* Các phòng ban và chức năng:

- Phòng kế toán thống kê: do đặc thù của công ty là doanh nghiệp sản xuất kinh

doanh nên Công ty in Khoa học kỹ thuật tổ chức bộ máy kế tóan đảm bảo linh hoạt đáp ứng đợc nhu cầu quản lí nh:

+ Thống kê sản lợng sản xuất, tính và thanh toán lơng cho cán bộ công nhân viên + Cấp vốn cho sản xuất kịp thời và đầy đủ

+ Quản lí tài chính và tình hình sử dụng vốn theo dõi và đôn đốc tình hình công nợ của khách hàng.

+ Thực hiện đúng chế độ chính sách của nhà nớc về quản lí tài chính, hạch toán và thu ngân sách, lập báo cáo tài chính.

+ Lập kế hoạch tài chính, tham mu với ban giám đốc về công tác kế toán tài chính.

- Phòng tổ chức hành chính: Tham mu với ban giám đốc về quản lí tình hình

nhân sự, có trách nhiệm bố trí sắp xếp và sử dụng hợp lí cán bộ, tuyển chọn và kí kết hợp đồng lao động theo yêu cầu phát triển kinh doanh của đơn vị, tổ chức đào tạo cho cán bộ công nhân viên của công ty, tổ chức và thực hiện công tác quản trị văn phòng, hớng dẫn thực hiện các chế độ qui định, văn bản và chính sách của nhà nớc nh khen thởng, nâng lơng, nâng bậc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và quản lí tổ bảo vệ.

- Tổ bảo vệ: có nhiệm vụ đảm bảo trật tự an ninh trong công ty

- Phòng sản xuất kĩ thuật vật t: Là bộ phận trực tiếp giao dịch với khách hàng

có nhiệm vụ tiếp thị chuẩn bị văn bản, nội dung trình giám đốc, ký hợp đồng kinh tế, lên kế hoạch sản xuất, cung ứng vật t, kiểm tra chất lợng sản phẩm, quản lí tổ chế bản và tổ kiểm hoá, kho vật t

- Phân xởng in offset gồm 3 tổ: Tổ in offset 1, tổ in offset 2 và tổ in offset 3 - Phân xởng sách gồm 2 tổ: Tổ sách 1 và tổ sách 2

Sau đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty in Khoa học kỹ thuật:

Phần II

Đặc điểm tổ chức kế toán của đơn vị

1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và phân công lao động kế toán:

Do qui mô sản xuất và địa bàn kinh doanh tập trung tại Hà Nội nên công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung Toàn công ty chỉ tổ chức một phòng kế toán gồm có 6 nhân viên Mọi chứng từ đều tập chung về phòng kế toán thống kê của công ty để xử lý và hệ thống hoán thông tin nhằm phục vụ cho công tác quản lí kinh tế tài chính tại công ty Đứng đầu phòng kế toán thống kê là kế toán trởng Ngoài ra còn có 4 nhân viên kế toán chịu trách nhiệm các phần hàng, nguyên vật liệu, tiền lơng, tài sản cố định và tính giá

Sơ đồ: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty in Khoa học kỹ thuật

* Nhiệm vụ của từng cán bộ trong phòng kế toán:

- Kế toán trởng (trởng phòng): Là ngời có trách nhiệm giúp phó giám đốc

kinh doanh trong việc ra các quyết định, kinh tế tài chính, quản lí về mặt tài chính của công ty, kế toán trởng là ngời tổ chức công tác kế toán và bộ mái kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lí của công ty, là ngời hớng dẫn thực hiện và kiểm tra việc ghi sổ của các kế toán viên.

- Phó phòng kế toán kiêm kế toán thanh toán và tổng hợp: Là ngời tham mu

cho kế toán trởng và thay mặt kế toán trởng khi kế toán trởng vắng mặt, phó phòng kế toán làm nhiệm vụ của kế toán tổng hợp đồng thời có trách nhiệm theo dõi tình hình biến động của các quĩ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, tình hình thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng.

- Kế toán nguyên vật liệu: Là ngời có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập

xuất tồn kho nguyên vật liệu ngoài ra kế toán nguyên vật liệu còn có nhiệm vụ theo dõi biến động kho công cụ dụng cụ.

- Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình trạng tăng giảm tài sản cố định, tính

khấu hao hàng tháng đồng thời kế toán tài sản cố định còn có nhiệm vụ thống kê tình hình sản xuất ở từng phân xởng.

- Kế toán tiền lơng: Là ngời có trách nhiệm tính tiền lơng cho từng cán bộ

công nhân viên trong công ty, trích nộp các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.

- Kế toán giá thành kiêm thủ quỹ: Hàng tháng căn cứ vào chi phí đã đợc tập

hợp, kế toán tiến hành tính giá thành sản phẩm và theo dõi sản phẩm dở dang Đồng thời phải theo dõi tình hình thu chi tiền mặt tại công ty.

2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán ở đơn vị:

2.1 Đặc điểm vận dụng chứng từ kế toán:

Mọi chứng từ của công ty đang sử dụng đều theo các biểu mẫu của Bộ tài chính qui định.

2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:

Hệ thống tài khoản kế toán mà công ty đang áp dụng đợc xây dựng trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo qui định số 1141/TC/CĐKT Các tài khoản chi tiết phù hợp với tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ phân cấp quản lí kinh tế tài chính.

2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống số kế toán:

Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ” hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên với hệ thống tài khoản và sổ sách phù hợp với đặc điểm của ngành in.

Trình tự kế toán chứng từ ghi sổ tại Công ty in khoa học kỹ thuật

Ghi chú: : ghi hàng ngày : ghi cuối tháng : đối chiếu kiểm tra Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc Định kì hoặc cuối tháng chứng từ gốc hoặc bản tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ tổng hợp các tài khoản Căn cứ vào sổ thẻ, kế toán chi tiết cuối tháng kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết Sau đó đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp các tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết Cuối kì kế toán lập báo cáo tài chính.

2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán:

Công ty tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán theo đúng “chế độ báo cáo tài chính Doanh nghiệp ” ban hành kèm theo Quyết định 167/2000/QĐ- BTC ngày 25/10/2000 của Bộ trởng Bộ tài chính áp dụng cho các Doanh nghiệp bao gồm 4 biểu mẫu:

-Bảng cân đối kế toán (mẫu B01, DN)

-Kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu B02- DN) -Lu chuyển tiền tệ (mẫu B03- DN)

-Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu B09-DN)

Các báo cáo của Công ty đợc lập theo quí và năm, Công ty gửi các báo cáo cho

Các báo cáo tài chính của Công ty đợc gửi theo thời hạn gửi báo cáo tài chính quí chậm nhất là 20 ngày kể từ ngày kết thúc quí, còn đối với báo cáo tài chính năm nộp chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Ngoài số lợng biểu mẫu bắt buộc trong báo cáo tài chính của công ty còn phải lập một số biểu mẫu mang tính chất nội bộ để phục vụ cho Công ty, nh báo cáo tăng giảm và hao mòn tài sản cố định, báo cáo tăng giảm nguồn vốn kinh doanh Những báo cáo nội bộ này đợc lập và gửi cho Ban giám đốc vào cuối năm.

2.5 Phơng pháp kế toán hàng tồn kho, phơng pháp tính thuế giá trị giatăng, phơng pháp tính trị giá hàng xuất kho:

- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên - Thuế giá trị gia tăng đợc tính theo phơng pháp khấu trừ.

- Trị giá hàng xuất kho của công ty đợc tính theo phơng pháp bình quân gia quyền.

3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán chi phí và tính giáthành của Công ty in khoa học kỹ thuật:

3.1 Đối tợng kế toán tập hợp chi phí sản xuất:

Xác định đối tợng tập hợp chi phí sản xuất là khâu đầu tiên đặc biệt quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Đối tợng tập hợp chi phí sản xuất tại công ty in khoa học kĩ thuật gắn liền với đặc điểm quy trình công nghệ và đặc điểm sản xuất sản phẩm Quy trình công nghệ sản xuất tại công ty là quy trình công nghệ phức tạp kiểu liên tục gồm 3 giai đoạn công nghệ: chế bản, in và đóng sách Hơn nữa, tại công ty, qua trình sản xuất chỉ đợc tiến hành trên cơ sở các hợp đồng đã kí kết với khách hàng cho nên chủng loại sản phẩm của công ty rất đa dạng và không cố định Do đó việc tập hợp chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm là rất khó khăn Vì vậy công ty đã lựa chọn đối tợng tập hợp chi phí sản xuất là từng giai đoạn công nghệ sản xuất tơng ứng với 3 phân xởng, tổ sản xuất cho nên đối tợng tính giá thành chính là từng phân x-ởng (địa điểm phát sinh chi phí).

Toàn bộ chi phí sản xuất của công ty đợc chia làm 3 loại: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

- Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí sản xuất chung.

3.2 Kế toán tập hợp chi phí sản xuất tai công ty in khoa học kĩ thuật:

Sơ đồ luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm đợc thể hiện ở sơ đồ 1 phụ lục:

Công ty không dùng sổ cái các tài khoản mà dùng sổ tổng hợp.

3.2.1 Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:3.2.1.1 Nội dung chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

Mỗi doanh nghiệp sản xuất có một quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm khác nhau nên nhu cầu về chủng loại, số lợng nguyên vật liệu cũng khác nhau Công ty in khoa học kĩ thuật với đặc thù sản xuất của ngành in nên chi phí NVL

trực tiếp chiểm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất.

* Nguyên liệu, vật liệu của công ty đợc chia thành:

- Nguyên vật liệu chính gồm có giấy và mực in.

+ Giấy in của công ty chủ yếu là các loại giấy Bãi Bằng, Tân Mai, giấy phấn Trung Quốc, giấy vẽ Đức với các loại kích cỡ khổ giấy, độ dầy mỏng đen trắng khác nhau

+ Về mực in, công ty thờng dùng các loại mực của Trung Quốc, Nhật, Đức, Anh với màu sắc đa dạng nh xanh, đỏ, đen, trắng đục, cách sen, hồng

- Nguyên liệu phụ gồm có tổng cộng có khoảng 110 loại nguyên vật liệu phụ khác nhau(chỉ, băng dính sách, bột hồ, keo dán gáy, cao su offset )

- Nhiên liệu gồm có xăng và dầu điêzen.

* Tài khoản sử dụng:

Tài khoản đợc mở chi tiết làm 2 tài khoản cấp 2:

- TK621.1: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất tại phân xởng máy

- TK621.2: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất tại phân xởng sách.

b) Trình tự hạch toán chi phí NVL trực tiếp tại công ty nh sau:

- Cuối tháng, căn cứ vào các phiếu xuất kho giấy dùng trực tiếp cho sản xuất tại phân xởng máy đã đợc tập hợp kế toán ghi:

- Căn cứ vào các phiếu xuất kho mực đã đợc tập hợp kế toán ghi:

Chi tiết 621.1 Giấy 12.938.370

- Khi xuất NVL phụ cho phân xởng sách nh keo sách, bột hồ, chỉ căn cứ vào phiếu xuất vật t đã đợc tập hợp kế toán ghi:

- Kết chuyển các chi phí NVL trực tiếp khác kế toán ghi:

Cuối tháng, căn cứ vào các phiếu xuất nhập vật t đã đợc tập hợp theo từng loại NVL và mục đích sử dụng của chúng kế toán lấy số tổng cộng để ghi vào sổ

3.2.2 Kế toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp:3.2.2.1 Nội dung chi phí nhân công trực tiếp:

Chi phí nhân công trực tiếp là những khoản tiền phải trả, phải thanh toán cho nhân công trực tiếp sản xuất sản phẩm nh lơng, các khoản phụ cấp, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.

Chi phí nhân công trực tiếp của công ty đợc xác định theo một tỉ lệ nhất định trên doanh thu công in trong kì do Bộ VHTT quy định Hàng năm, căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh thực tế của năm trớc mà Bộ VHTT đa ra tỉ lệ % trên doanh thu công in đợc trích vào chi phí sản xuất kinh doanh năm nay Tỷ lệ các khoản trích theo lơng dợc trích theo đúng quy định của nhà nớc Ví dụ nh: năm 2002 tỉ lệ doanh thu công in đợc trích vào chi phí sản xuất kinh doanh là 27,6% tổng doanh thu công in trong kì, đến năm 2003 tỉ lệ này là 27%