Hướng dẫn quản lý, sử dụng học bạ điện tử từ năm học 2018-2019

UBND TỈNH KHÁNH HÒA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Độc lập - Tự - Hạnh phúc  Số :  /SGDĐT-GDTrH-TX Khánh Hòa, ngày tháng năm 2018 V/v hướng dẫn quản lý, sử dụng học bạ điện tử từ năm học 2018-2019 DỰ THẢO Kính gửi: - Các phịng giáo dục đào tạo; - Các đơn vị trực thuộc Sở; - Các trường trung cấp nghề; - Trường Cao đẳng Kỹ thuật công nghệ Nha Trang Căn công văn Bộ Giáo dục Đào tạo (GDĐT): Công văn số 68/BGDĐT-GDTrH ngày 07/01/2014 việc chấn chỉnh việc lạm dụng hồ sơ, sổ sách nhà trường; Công văn số 3711/BGDĐT-GDTrH ngày 28/8/2018 việc hướng dẫn thực nhiệm vụ giáo dục trung học năm học 2018-2019; Thực nhiệm vụ năm học 2018-2019 giáo dục trung học (GDTrH) Giáo dục thường xuyên (GDTX), Sở GDĐT hướng dẫn phòng GDĐT, trường trung học phổ thông, trung tâm giáo dục thường xuyên hướng nghiệp (gọi chung đơn vị) việc quản lý, sử dụng học bạ điện tử từ năm học 2018-2019 sau: I Quy định chung Quy định ghi mã số học bạ a) Đối với trường trung học sở (THCS) thuộc phòng GDĐT Thực cú pháp sau: ... - Mã tỉnh Khánh Hòa: 41 - Mã phòng GDĐT quy định theo phụ lục Mã trường THCS giao cho Phịng GDĐT quy định Ví dụ: Mã số học bạ: 41.01.20-2018/001/THCS Giải thích: 41 mã tỉnh, 01 mã Phòng GDĐT Nha Trang, 20 mã Trường THCS A thuộc Phòng GDĐT Nha Trang, 2018 năm tuyển sinh, 001 số thứ tự học bạ b) Đối với đơn vị trực thuộc Sở Thực cú pháp sau: .-. - Mã tỉnh Khánh Hòa: 41 - Mã đơn vị trực thuộc Sở quy định phụ lục Lưu ý: - Số ghi trang bìa học bạ số “đăng bộ” truy xuất từ trang Hồ sơ học sinh (xem hình) - Sổ đăng Hồ sơ bắt buộc qui định đánh số theo qui định Lưu trữ hồ sơ Ví dụ: Mã số học bạ: 41.009-2018/003/THPT Giải thích: 41 mã tỉnh, 009 mã Trường THPT Huỳnh Thúc Kháng, 2018 năm tuyển sinh, 003 số thứ tự học bạ Lưu ý: Trên sở quy định mã số học bạ nêu trên, trường triển khai nhập mã học sinh hệ thông phần mềm đảm bảo phù hợp xác Mã số Trường THPT mã số Phịng GDĐT sử dụng theo mã làm hồ sơ tuyển tuyển sinh đại học, cao đẳng Bộ GDĐT tuyển sinh 10 Sở GDĐT Cập nhập thông tin học sinh hệ thông sổ điểm Nhằm chuẩn hóa liệu phục vụ in sổ điểm, học bạ, đơn vị thực số nội dung sau: - Rà sốt, cập nhập đầy đủ xác thông tin học sinh vào hệ thống sổ điểm điện tử để phục vụ in trang đầu học bạ sổ gọi tên ghi điểm - Để đảm bảo cho học sinh có mã hệ thống sổ điểm phục vụ in học bạ toàn cấp học (THCS THPT); cuối năm học, sau cập nhập kết thi lại rèn luyện hè vào hệ thống phần mền, hiệu trưởng kích chuyển liệu lớp học năm cũ sang năm học sau biên chế lại lớp học cho phù hợp (Chỉ nhập danh sách học sinh tuyển; tuyệt đối không nhập lại danh sách học sinh cũ có tên hệ thống Nếu nhập lại danh sách học sinh cũ khơng đồng mã học sinh hệ thống) - Đối với học sinh chuyển trường, nhà trường thực thao tác cập nhập trạng thái học sinh chuyển trường, thực lệnh lưu trữ sau chuyển liệu cung cấp mã học sinh cho trường xin chuyển đến (tuyệt đối không thay đổi mã học sinh) Chi tiết hướng dẫn xử lý liệu chuyển trường cho học sinh theo phụ lục đính kèm Xử lý học bạ chuyển trường tiếp nhận học sinh a) Trường hợp học sinh xin chuyển trường Nhà trường in học bạ từ trang bìa đến trang kết học tập, rèn luyện lớp tại; in thêm mẫu trang ghi kết học tập cho lớp 02 lớp dự phòng để trường tiếp nhận học sinh ghi kết học tập cho học sinh; đóng thành tập hồn chỉnh, kí tên, đóng dấu trang sử dụng theo quy định trả học bạ cho học sinh Ví dụ: Học sinh xin chuyển trường vào cuối học kì I lớp Nhà trường in đầy đủ học bạ từ trang bìa đến trang ghi kết học tập, rèn luyện năm lớp 7; in thêm mẫu trang ghi kết học tập cho năm học lớp 8, 01 lớp dự phịng; sau đóng thành tập hồn chỉnh, kí tên, đóng dấu trang sử dụng trả học bạ cho học sinh b) Trường hợp tiếp nhận học sinh Nhà trường sử dụng học bạ có học sinh để cập nhập kết học tập, rèn luyện năm cho học sinh học bạ truyền thống Tuy nhiên thực quản lý điểm học sinh hệ thống phần mềm (có thể in thêm 01 trang ghi mã số học bạ đính kèm vào trang cuối học bạ để theo dỏi quản lý) Lưu ý: Đối với trường chuyển đi, việc cấp phiếu điểm hồ sơ theo quy định cho học sinh, nhà trường phải cập nhập thông tin chuyển trường hệ thống cho học sinh để trường chuyển đến tiếp nhận thông tin học sinh hệ thống (trường tiếp nhận không tạo mã học sinh) II Quản lý, sử dụng, in ấn học bạ điện tử Quản lý học bạ điện tử a) Lưu trữ học bạ - Học bạ in xếp lưu trữ kẹp học bạ lớp - Mỗi năm học, nhà trường xuất liệu học sinh hệ thống thành file định dạng pdf lưu trữ theo lớp, đảm bảo tính bảo mật an tồn liệu lâu dài (có thể sử dụng thiết bị USB, ổ đĩa cứng,… để lưu trữ); tổ chức lưu liệu đảm bảo có hệ thống, chặt chẽ dễ quản lý b) Trả học bạ cho học sinh thực sau học sinh hoàn thành cấp học gia đình học sinh làm thủ tục xin chuyển trường c) Kinh phí mua văn phịng phẩm phục vụ in học bạ sử dụng từ nguồn kinh phí mua học bạ học sinh/khóa học (mỗi học sinh mua 01 học bạ/khóa học) Việc thu tiền in học bạ học sinh phải đảm bảo không nhiều số tiền mua 01 học bạ thông thường theo thời gia hành In ấn học bạ Học bạ điện tử tích hợp phần mềm sổ điểm điện tử; để quản lý chặt chẽ học bạ điện tử, Sở GDĐT yêu cầu đơn vị thực bước sau: - Bước 1: Sau có danh sách học sinh trúng tuyển đầu cấp (lớp lớp 10) phê duyệt; trường biên chế học sinh vào lớp học cập nhập đầy đủ thông tin học sinh vào sổ gọi tên ghi điểm (hạn cuối vào 30/9 năm) để chốt danh sách phục vụ thống kê báo cáo Lưu ý: + Kiểm tra lại tên trường hệ thống để in thơng tin tên trường xác vào trang đầu học bạ (nên in thử trang đầu học bạ để kiểm tra lại tên trường) + Kiểm tra máy in đảm bảo chất lượng in rõ nét; mực máy in học bạ, số điểm phải đảm bảo chất lượng tốt, để in không bị phai chữ sau nhiều năm - Bước 2: Tiến hành in trang bìa số học bạ cho học sinh Trang bìa học bạ phải in giấy bìa dày (không in giấy A4 mỏng thông thường) Mỗi học bạ phải có 02 tờ giấy bìa, 01 tờ dùng in mặt trước 01 dùng đóng bìa mặt sau học bạ; việc lựa chọn màu sắc bìa giao cho nhà trường tự lựa chọn, đảm bảo khoa học (tránh trường hợp chọn màu đỏ trùng với màu mực dấu) - Bước 3: In trang kết học tập rèn luyện học sinh năm + Cuối năm học, nhà trường in kết học tập môn học trang kết xếp loại học lực, hạnh kiểm học sinh tờ giấy A4 (in ghép 02 mặt); giáo viên ký tên xác nhận trước hiệu trưởng ký phê duyệt đóng dấu Lưu ý: Trường hợp học sinh xin nghỉ học tạm thời lưu ban, nhà trường phải in kết năm học, nhận xét ký xác nhận đầy đủ + Sử dụng ghim giấy để kẹp tờ kết học tập rèn luyện năm học vào 02 trang bìa học bạ, lưu trữ vào kẹp hồ sơ lớp học - Bước 4: In trang đầu học bạ + Để thông tin lớp học học sinh cập nhập đầy đủ vào trang đầu học bạ (hay cịn gọi trang thơng tin học sinh); trang đầu học bạ phải in sau kết thúc cấp học (cuối năm lớp lớp 12) học sinh xin chuyển trường cần phải rút học bạ + Tiến hành dán ảnh thẻ học sinh, đóng dấu giáp lai ảnh; Lãnh đạo nhà trường ký đóng dấu vào trang đầu học bạ Bước 5: Đóng học bạ thành tập Sau học bạ điện tử in ấn đầy đủ giấy, nhà trường tiến hành đóng thành tập, đóng dấu treo trang bìa dấu giáp lai trang in sử dụng; sử dụng băng keo màu để dán gáy cho học bạ Sở GDĐT yêu cầu thủ trưởng đơn vị nghiêm túc triển khai thực Trong q trình thực hiện, có khó khăn, vướng mắc, đơn vị cần báo cáo Sở GDĐT (Phòng GDTrH-GDTX) theo số điện thoại 3560759, 3823970 qua hộp thư điện tử phgtrh@khanhhoa.edu.vn để trao đổi, thống nhất./ Nơi nhận: - Như trên; - Văn phòng Tỉnh ủy; - Văn phòng UBND tỉnh; - Ban Tuyên giáo tỉnh ủy; - Vụ GDTrH (Bộ GDĐT) (để báo cáo); - Giám đốc Sở GDĐT (báo cáo); - Các phòng thuộc Sở (phối hợp thực hiện); - Website Sở (đăng tải); - Lưu: VT, GDTrH-GDTX KT GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC Hồng Thị Lý PHỤ LỤC QUY ĐỊNH MÃ SỐ CÁC PHỊNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO (Kèm theo Cơng văn số …./SGDĐT-GDTrH ngày …./9/2018 Sở GDĐT Khánh Hòa) STT Tên đơn vị Mã Phòng GDĐT Phòng GDĐT Cam Lâm 09 Phòng GDĐT Diên Khánh 04 Phòng GDĐT Khánh Sơn 07 Phòng GDĐT Khánh Vĩnh 05 Phòng GDĐT Vạn Ninh 02 Phòng GDĐT Cam Ranh 06 Phòng GDĐT Nha Trang 01 Phòng GDĐT Ninh Hòa 03 Ghi PHỤ LỤC QUY ĐỊNH MÃ SỐ CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC SỞ (Kèm theo Công văn số …./SGDĐT-GDTrH ngày …./9/2018 Sở GDĐT Khánh Hòa) STT 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 Tên đơn vị THPT Huỳnh Thúc Kháng THPT Nguyễn Thị Minh Khai THPT Lê Hồng Phong THPT Tô Văn Ơn THPT Nguyễn Trãi THPT Trần Cao Vân THPT Tôn Đức Thắng THPT Trần Quý Cáp THPT Nguyễn Chí Thanh THPT Hồng Hoa Thám THPT Nguyễn Thái Học THPT Lê Quý Đôn THPT Lý Tự Trọng THPT Nguyễn Văn Trỗi THPT Hoàng Văn Thụ THPT Phạm Văn Đồng THPT Hà Huy Tập THPT DTNT tỉnh THPT Nguyễn Thiện Thuật THPT iSchool Nha Trang THPT Hermann Gmeiner THPT Lê Thánh Tơn THPT Liên cấp VN-S THPT Đồn Thị Điểm THPT Trần Bình Trọng THPT Nguyễn Huệ THPT Phan Bội Châu THPT Hưng Đạo THPT Ngô Gia Tự THPT Khánh Sơn THPT Lạc Long Quân TT GDTX & HN Vạn Ninh TT GDTX & HN Ninh Hòa TT GDTX & HN Nha Trang TT GDTX & HN Cam Lâm TT GDTX & HN Cam Ranh TT GDTX & HN Diên Khánh THPT Ngô Gia Tự (Hệ GDTX) THPT Hà Huy Tập (Hệ GDTX) Mã Trường 009 011 048 010 012 014 045 013 038 024 043 017 015 016 019 003 018 039 022 021 031 023 050 049 029 027 030 028 041 042 040 037 033 034 046 036 035 047 061 Ghi PHỤ LỤC HƯỚNG DẪN CHỨC NĂNG CHUYỂN TRƯỜNG VÀ TIẾP NHẬN HỌC SINH (Kèm theo Công văn số …./SGDĐT-GDTrH ngày …./9/2018 Sở GDĐT Khánh Hòa) I Đối với trường THCS thuộc phòng GDĐT Hướng dẫn chức chuyển trường (trên vnedu.vn) Thực chức chuyển trường cho học sinh theo bước sau: Bước 1: Chọn Start→ Quản lý nhà trường → Quản lý học sinh → Chuyển trường Bước 2: Tại Giao diện Chuyển trường chọn dấu (+) Lần lượt chọn Khối → Lớp → Học sinh → Ngày chuyển → Học kỳ → Chuyển đến (Chọn tỉnh → Huyện → Chọn trường chuyển đến) đánh Ghi chú, cuối chọn Lưu Sau thực bước trên, học sinh xóa danh sách (của trường) trường học sinh chuyển đến tên học sinh hiển thị mục “Tiếp nhận học sinh chuyển đến” Hướng dẫn tiếp nhận học sinh Bước 1: Chọn Start → Quản lý nhà trường → Quản lý học sinh → Tiếp nhận học sinh chuyển trường Bước 2: Tại giao diện Tiếp nhận học sinh chuyển trường có trường hợp xảy ra: a) Nếu HS thực Nội dung chuyển trường (như hướng dẫn trên) Nút lệnh “Tiếp nhận HS từ danh sách chuyển đến” khơng cịn mờ danh sách tên HS b) HS không thực nội dung chuyển trường chọn nút “Tiếp nhận HS chưa có hồ sơ” để tiếp nhận học sinh Tại giao diện Điền đầy đủ thông tin HS tiếp nhận Cập nhật Lưu ý: Phải điền đầy đủ thông tin mục sau: Họ tên, Giới tính, Ngày sinh, đặc biệt Vào lớp học kỳ tiếp nhận II Đối với đơn vị trực thuộc Sở (Viettel) Hướng dẫn chức chuyển trường Thực chức chuyển trường cho học sinh theo bước sau: Bước 1: Từ hình tìm kiếm học sinh, nhấn vào họ tên, sau chọn “Chuyển trường” hình Bước 2: Nhập thông tin chuyển trường vào hệ thống chuyển trường, học sinh chuyển trường đến hệ thống, tích chọn “Trường hệ thống” Sau nhập thơng tin tương ứng với trường hệ thống Nếu học sinh chuyển trường đến khơng có hệ thống, tích chọn “Trường ngồi hệ thống” Sau nhập thơng tin tương ứng với trường hệ thống Bước 3: Nhận nút “Lưu” để hoàn thành việc chuyển trường đến học sinh Nhấn nút “Đóng” để quay lại hình tìm kiếm Sau chuyển trường thành cơng, thầy cập nhập lại chuyển trường cách kích chuột vào họ tên học sinh, chọn “Cập nhập chuyển trường” Nhập lại thông tin chuyển trường nhấn “Lưu” để cập nhập lại chuyển trường Nhấn nút “Hủy chuyển trường” muốn hủy chuyển trường cho học sinh Lưu ý: Nếu nhấn nút “Đóng” trước lưu, hệ thống không lưu lại thông tin chuyển trường nhập Thơng tin có dấu (*) thơng tin bắt buộc phải nhập Chỉ cho phép chuyển trường học sinh có trạng thái Đang học Đã chuyển trường Khi thực chuyển trường cho học sinh trạng thái học sinh “Đã chuyển trường” Sau chuyển trường thành công, hệ thống kiểm tra ngày chuyển trường khoảng thời gian học kỳ hệ thống cho phép xem điểm học kỳ học sinh trường cũ, học sinh chuyển trường hệ thống điểm học kỳ chuyển trường chuyển trường tương ứng Ví dụ: Học sinh A học kỳ I học trường X (đã có đầy đủ thơng tin điểm) Học sinh A có số điểm học kỳ II trường X Đến học kỳ II chuyển lớp sang trường Y (trong hệ thống) điểm học kỳ II có trường X chuyển 10 trường Y Do đó, trường X xem điểm học kỳ I học sinh A, không xem điểm học kỳ II hoc sinh A Tại trường Y xem toàn điểm học sinh A Chỉ cho phép sửa/hủy thông tin học sinh chuyển trường trường chuyển đến chưa thực tiếp nhận hệ thống Hướng dẫn tiếp nhận học sinh Bước 1: Từ menu chương trình, nhấn chuột vào chức Tiếp nhận chuyển trường theo đường dẫn “Học sinh → Hồ sơ học sinh → Tiếp nhận chuyển trường” Từ hình chọn khối, giới tính, mã học sinh, nhấn nút “Tìm kiếm” Bước 2: Từ hình “Tìm kiếm chuyển trường”, chọn lớp muốn tiếp nhận học sinh sau nhấn nút “Tiếp nhận” để tiếp nhận học sinh Lưu ý: Sau nhấn tiếp nhận thành cơng học sinh chuyển vào lớp tiếp nhận thứ tự học sinh nằm cuối danh sách lớp 11 ... tin học sinh hệ thống (trường tiếp nhận không tạo mã học sinh) II Quản lý, sử dụng, in ấn học bạ điện tử Quản lý học bạ điện tử a) Lưu trữ học bạ - Học bạ in xếp lưu trữ kẹp học bạ lớp - Mỗi năm. .. mua học bạ học sinh/khóa học (mỗi học sinh mua 01 học bạ/ khóa học) Việc thu tiền in học bạ học sinh phải đảm bảo không nhiều số tiền mua 01 học bạ thông thường theo thời gia hành In ấn học bạ Học. .. kết học tập cho năm học lớp 8, 01 lớp dự phịng; sau đóng thành tập hồn chỉnh, kí tên, đóng dấu trang sử dụng trả học bạ cho học sinh b) Trường hợp tiếp nhận học sinh Nhà trường sử dụng học bạ