TIỂU LUẬN đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin quản lý của các doanh nghiệp trên địa bàn huyện......., tỉnh Quảng Nam”

DANH MỤC CHỮ VIÊT TẮT CHỮ VIẾT TẮT NỘI DUNG ĐƯỢC VIẾT TẮT HTTT Hệ thống thông tin HTTTQL Hệ thống thông tin quản lý CNTT Công nghệ thông tin MỤC LỤC Nội dung Trang DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG Một số cấn đề lý luận thơng tin 1.1 Thơng tin vai trị thông tin 1.2 Các dạng thông tin tổ chức 1.3 Các nguồn thông tin tổ chức CHƯƠNG Hệ thống thơng tin quản lý vai trị hệ thống thông tin 2.1 2.2 2.3 CHƯƠNG quản lý doanh nghiệp Hệ thống thông tin quản lý Phân loại hệ thống thông tin quản lý Vai trị hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp Thực trạng giải pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý cho doanh nghiệp địa bàn huyện… , tỉnh Quảng 3.1 Nam Thực trạng giải pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý cho doanh nghiệp địa bàn huyện… , tỉnh Quảng 3.2 Nam Một số giải pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý cho doanh nghiệp địa bàn huyện… , tỉnh Quảng Nam KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO LỜI MỞ ĐẦU Bối cảnh hội nhập kinh tế Việt Nam nay, doanh nghiệp phải đối mặt với sức ép cạnh tranh đơn vị kinh doanh ngành nghề nước nước Các doanh nghiệp cần chủ động phát huy cách hiệu nguồn lực có tận dụng tối đa ảnh hưởng từ sách hỗ trợ Nhà nước để nâng cao khả cạnh tranh kinh tế định hướng phát triển Hệ thống thơng tin quản lý có vai trị quan trọng quản lý điều hành doanh nghiệp Tổ chức tốt hệ thống thông tin quản lý nhằm cung cấp thông tin thiết thực, kịp thời, toàn diện cho nhà quản trị sở để nâng cao khả cạnh tranh, tạo giá trị cho DN thông qua việc kiểm soát sử dụng nguồn lực cách hiệu Từ kiến thức học tập thực tiễn, lựa chọn đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp địa bàn huyện……., tỉnh Quảng Nam” làm tiểu luận học phần Công tác tổ chức CHƯƠNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ THƠNG TIN 1.1 Thơng tin vai trị thơng tin Trong sống hàng ngày, khái niệm thông tin phản ánh tri thức, hiểu biết đối tượng Ở dạng chung nhất, thông tin hiểu thông báo nhằm mang lại hiểu biết cho đối tượng nhận tin Thơng tin có tính chất phản ánh liên quan đến hai chủ thể: chủ thể phản ánh (truyền tin) đối tượng nhận phản ánh (tiếp nhận thơng tin) Để chuyển tải thơng tin cần có “vật mang thơng tin”, ví dụ ngơn ngữ, chữ cái, chữ số, ký hiệu, bảng biểu… Khối lượng tri thức mà thông tin mang lại gọi nội dung thông tin Tuy nhiên, ý nghĩa mà nội dung thông tin mang lại phụ thuộc nhiều vào đối tượng tiếp nhận thơng tin Có thơng tin có ý nghĩa nhóm người có thơng tin có ý nghĩa với xã hội Thơng tin có vai trị vơ to lớn hoạt động người Khơng có thơng tin, người khơng có dẫn dắt cho hoạt động hồn tồn bất định mơi trường Thông tin loại nguồn lực đặc biệt quan trọng tổ chức; người quản lý cần thông tin để hoạch định điều khiển tất tiến trình tổ chức, giúp cho tổ chức tồn phát triển môi trường hoạt động Thơng tin trợ giúp người quản lý tổ chức hiểu rõ thị trường, định hướng cho sản phẩm mới, cải tiến tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tổ chức Các hệ thống thông tin dựa máy tính với ưu tự động hóa xử lý công việc dựa khoa học quản lý, khoa học tổ chức công nghệ thông tin (xử lý truyền thông) ngày mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức hoạt động, từ công việc đơn giản lặp lại hàng ngày công việc phát vấn đề giải vấn đề 1.2 Các dạng thông tin tổ chức Bên cạnh khái niệm tổng quát thơng tin, có phạm trù thơng tin có vai trị vơ quan trọng tổ chức, thơng tin kinh tế thơng tin quản lý Thông tin kinh tế thông tin vận động thiết chế kinh tế, tổ chức doanh nghiệp (gọi chung tổ chức) nhằm phản ánh tình trạng kinh tế chủ thể Thơng tin kinh tế coi huyết mạch tổ chức kinh tế Nhờ có chúng, đánh giá nhịp sống kinh tế, quy mô phát triển, triển vọng nguy tiềm ẩn… tổ chức Ở đây, tổ chức hiểu theo nghĩa hệ thống tạo từ cá thể nhằm đạt mục tiêu hợp tác phân công lao động Một tổ chức bao gồm nhóm nguồn lực thiết lập cho hoạt động mục đích cụ thể Hầu hết loại nguồn lực tổ chức nhân lực, tài lực, vật lực… liên kết nguồn lực để phục vụ cho tổ chức đối tượng quản lý (hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường) người quản lý tổ chức Mỗi tổ chức thường có ba cấp có chức quản lý cấp có chức thực giao dịch cụ thể (cấp khơng có trách nhiệm quản lý, ví dụ nhân viên kế tốn, nhân viên kiểm kê, cơng nhân sản xuất ) Trên thực tế, tất cấp tổ chức sử dụng tạo thông tin Cán quản lý cấp quản lý khác cần thơng tin phục vụ mục đích quản lý khác nhau, từ đó, xuất khái niệm thơng tin quản lý sau: Thông tin quản lý thông tin mà có cán quản lý cần có ý muốn dùng vào việc định quản lý Các định quản lý chia thành loại: - Quyết định chiến lược định xác định mục đích, mục tiêu nhiệm vụ tổ chức; thiết lập sách đường lối chung; xây dựng nguồn lực cho tổ chức… Trong tổ chức sản xuất kinh doanh thơng thường đỉnh chiến lược Chủ tịch Hội đồng quản trị hay Tổng Giám đốc phụ trách - Quyết định chiến thuật định cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, định kiểm soát khai thác tối ưu nguồn lực Những người chịu trách nhiệm ban hành định chiến thuật có nhiệm vụ kiểm sốt quản lý, có nghĩa dùng phương tiện cụ thể để thực mục tiêu chiến lược Việc tìm kiếm để có nguồn lực cần thiết cho việc thực mục tiêu chiến lược, thiết lập chiến thuật kinh doanh, tung sản phẩm mới, thiết lập theo dõi ngân sách… trách nhiệm mức kiểm sốt quản lý Trong tổ chức thơng thường nhà quản lý trưởng phòng Tài vụ, trưởng phòng Tổ chức, phòng Cung ứng nằm mức quản lý - Quyết định tác nghiệp định nhằm thực thi nhiệm vụ Những người chịu trách nhiệm ban hành định tác nghiệp có trách nhiệm sử dụng cho có hiệu hiệu lực phương tiện nguồn lực để tiến hành tốt hoạt động tổ chức phải tuân thủ ràng buộc tài chính, thời gian kỹ thuật Những người trông coi kho dự trữ, trưởng nhóm, đốc cơng đội sản xuất thuộc mức quản lý Trong tổ chức, có ba dạng thơng tin chủ yếu liên quan đến việc ban hành ba nhóm định nêu trên, là: - Thơng tin chiến lược liên quan đến sách lâu dài tổ chức mối quan tâm chủ yếu nhà lãnh đạo cấp cao Đó thơng tin liên quan đến việc lập kế hoạch chiến lược, xây dựng dự án lớn đưa dự báo cho phát triển tương lai Đối với phủ, thơng tin dân cư, GDP, GDP bình quân đầu người, số liệu thống kê đầu tư nước ngoài, cán cân thu chi… Đối với doanh nghiệp, thơng tin thị trường; mặt chi phí nhân cơng, ngun vật liệu; sách Nhà nước có liên quan ban hành; công nghệ mới… Phần lớn thơng tin chiến lược khơng thu sau q trình xử lý thơng tin máy tính - Thơng tin chiến thuật thông tin sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn (như tháng, quý, năm), liên quan đến việc lập kế hoạch chiến thuật mối quan tâm phòng ban quản lý Đó thơng tin thu từ việc tổng hợp, phân tích số liệu bán hàng, thu tiền học phí; phân tích báo cáo tài hàng q, hàng năm… Dạng thơng tin từ liệu hoạt động giao dịch hàng ngày, địi hỏi q trình xử lý thơng tin hợp lý xác - Thơng tin tác nghiệp (thông tin điều hành) thường sử dụng cho công việc cụ thể hàng ngày phận tổ chức Ví dụ thơng tin số lượng loại mặt hàng bán ngày, lượng đơn đặt hàng, tiến độ thực hợp đồng… Thơng tin rút cách nhanh chóng từ liệu hoạt động tổ chức thường đòi hỏi thu thập liệu cách khẩn trương xử lý liệu kịp thời Bảng 1.3 Các nguồn thông tin tổ chức Thông tin sử dụng tổ chức thu thập từ hai nguồn: nguồn thơng tin bên ngồi nguồn thông tin bên tổ chức - Nguồn thơng tin bên ngồi: + Các tổ chức Chính phủ: cung cấp thơng tin thức mặt pháp chế Mọi thông tin luật thuế, luật môi trường, quy định tiền lương, quy chế giáo dục đào tạo,… thông tin mà tổ chức phải lưu trữ sử dụng thường xuyên Khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp,… nguồn cung cấp thông tin thị trường Trong môi trường cạnh tranh nay, thông tin đóng vai trị quan trọng q trình hoạch định sách tổ chức Nguồn thơng tin bên ngồi thường thu thập qua báo chí, hệ thống văn cấp gửi đến tổ chức từ tài liệu nghiên cứu tổ chức cung cấp thông tin chuyên nghiệp - Nguồn thông tin bên trong: thơng tin thu từ hệ thống tài liệu, sổ sách, báo cáo tổng hợp… tổ chức CHƯƠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ VÀ VAI TRỊ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP 2.1 Hệ thống thông tin quản lý 2.1.1 Hệ thống thông tin Trước tiên, cần tìm hiểu khái niệm hệ thống nói chung Có nhiều cách định nghĩa khác hệ thống, song định nghĩa thường đề cập đến mơ hình định hệ thống thường phụ thuộc vào mục tiêu nghiên cứu cụ thể Một cách tổng quát, hệ thống định nghĩa tập hợp phần tử có liên hệ với để tạo thành tổng thể chung Tuy nhiên dùng định nghĩa hẹp sau đây, phù hợp với nhu cầu cầu mô tả hệ thống thông tin: Hệ thống tập hợp phần tử với mối quan hệ xác định chúng tuân theo quy luật số quy luật nhằm thực chức Khái niệm phần tử hệ thống mang tính tương đối, phân biệt phần tử với phẩn tử dựa vào thuộc tính cuả chúng, việc gán cho chúng thuộc tính lại phụ thuộc vào mục tiêu nghiên cứu Tương tự, mối quan hệ phần tử cách muốn dùng hệ thống đặt nhằm để giaỉ thích tượng mà muốn tìm hiểu chất Một hệ thống chia thành nhiều hệ thống con; nói cách khác, thân phần tử hệ thống lại hệ thống Cấu trúc hệ thống cách xếp phần tử mối liên kết chúng Trạng thái hệ thống đặc điểm giúp ta hiểu hệ thống thời điểm Hành vi hệ thống thay đổi trạng thái hệ thống thời điểm xác định trạng thái cấu trúc hệ thống Từ khái niệm hệ thống nói chung, đưa định nghĩa hệ thống thông tin sau: Hệ thống thông tin hệ thống tiếp nhận nguồn liệu yếu tố vào xử lý chúng thành sản phẩm thông tin yếu tố Ta hình dung hoạt động hệ thống thông tin sau: - Nhập liệu vào Các liệu vào thu thập phải biên tập nhập vào theo biểu mẫu định Khi liệu ghi vật mang tin đọc máy đĩa từ, băng từ… - Xử lý liệu thành thông tin Dữ liệu xử lý thao tác tính tốn, so sánh, thứ tự, phân loại, tóm tắt, phân tích để biến thành thông tin dành cho người sử dụng - Đưa thông tin Mục đích hệ thống thơng tin cung cấp sản phẩm thông tin phù hợp cho người sử dụng Các sản phẩm thông báo, biểu mẫu, báo cáo, danh sách, đồ thị, hình ảnh hiển thị hình in giấy - Lưu trữ nguồn liệu Lưu trữ hoạt động hệ thống thơng tin, liệu thông tin giữ lại theo cách tổ chức để sử dụng sau Các liệu thường tổ chức lưu trữ dạng trường, biểu ghi, tệp sở liệu - Kiểm tra hoạt động hệ thống Hệ thống thông tin phải tạo thông tin phản hồi trình vào, ra, xử lý lưu trữ liệu để đánh giá điều chỉnh hiệu hoạt động hệ thống 2.1.2 Thành phần hệ thống thông tin Hệ thống thơng tin có năm tài ngun là: - Con người: bao gồm người sử dụng chuyên gia hệ thống thông tin Người sử dụng hay khách hàng người trực tiếp sử dụng hệ thống thông tin sản phẩm thông tin mà hệ thống tạo Các chuyên gia hệ thống thông tin người xây dựng vận hành hệ thống thơng tin Đó nhà phân tích hệ thống, nhà lập trình, kỹ sư tin học - Phần cứng, bao gồm tất thiết bị phương tiện kỹ thuật dùng để xử lý thơng tin Trong chủ yếu máy tính, thiết bị ngoại vi dùng để lưu trữ vào liệu, mạng lưới viễn thông dùng để truyền liệu - Phần mềm bao gồm chương trình máy tính; phần mềm hệ thống, phần mềm chuyên dụng thủ tục dành cho người sử dụng - Nguồn liệu: Dữ liệu vật liệu thơ hệ thống thơng tin Dữ liệu có nhiều dạng khác nhau, có liệu văn bản, có liệu hình ảnh, âm thanh… - Thủ tục: Các quy trình hoạt động, thủ tục giao tiếp người - máy; Các nguồn liệu hệ thống thông tin tổ chức thành: + Các sở liệu, tổ chức lưu giữ liệu xử lý + Các sở mơ hình, lưu giữ mơ hình khái niệm, mơ hình logíc, mơ hình tốn học diễn đạt mối quan hệ, quy trình tính tốn, kỹ thuật phân tích + Các sở tri thức, lưu giữ tri thức dạng khác kiện, quy tắc suy diễn đối tượng khác 2.1.3 Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thơng tin quản lý có mục đích cung cấp thông tin trợ giúp nhà lãnh đạo, nhà quản lý việc định quản lý cơng việc tổ chức Có thể hiểu là: Hệ thống thông tin quản lý cấu trúc hợp sở liệu dòng thông tin làm tối ưu việc thu thập, lưu trữ, truyền dẫn phân tích thơng tin, thơng qua tổ chức nhiều cấp có nhóm thành phần thực nhiều nhiệm vụ khác nhau, để đạt mục tiêu thống hoạt động quản lý Các đặc trưng hệ thống thông tin quản lý là: - Hỗ trợ chức xử lý liệu giao dịch lưu trữ; - Sử dụng sở liệu thống nhất, có nhiều chức xử lý liệu; - Cung cấp đầy đủ thông tin để nhà quản lý truy cấp liệu; - Có khả thích ứng với thay đổi quy trình xử lý thơng tin; - Đảm bảo an tồn tồn vẹn liệu Với trợ giúp CNTT, bao gồm trang thiết bị Tin học phần mềm hệ thống Hệ thông tin quản lý xây dựng thực tốt chức năng: - Tập hợp ưu tất hệ thông thông tin khác có phối hợp hoạt động cần thiết phục vụ cho việc quản lý, biến quy trình xử lý sử dụng, khai thác thơng tin nguồn lực tổ chức; - Đề xuất phương án thức để thực hố việc quản lý 10 thơng tin xác kịp thời, cần thiết, thuận tiện cho việc định xử lý giúp cho việc quy hoạch, điều khiển chức quản lý, điều hành tổ chức hữu hiệu; - Từng bước hình thành hệ thống thơng tin thức hố, tích hợp liệu từ nguồn khác nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho việc định quản lý - Ngồi ra, hệ thống thơng tin quản lý cịn thực việc liên lạc phần tử hệ thống đảm bảo vấn đề trao đổi thơng tin với bên ngồi Như thấy, hệ thống thơng tin quản lý có nhiều hệ (phân hệ) Trong việc vận hành đắn hệ thơng tin quản lý phân hệ thu thập truyền số liệu giữ vai trò quan trọng Trong phân hệ người ta sử dụng rộng rãi thiết bị ngoại vi (cáp truyền, môđem, ) vật mang thông tin máy (đĩa cứng, đĩa quang, ) Việc truyền số liệu theo kênh liên lạc trao đổi số liệu trực tiếp máy tính thuộc hệ thống thơng tin hệ thống thông tin khác năm lại có ý nghĩ lớn Điều minh chứng mạng máy tính cục diện rộng ngày sử dụng rộng rãi Yếu tố tất yếu hệ thông tin quản lý sở liệu, bao gồm mảng số liệu mô tả đối tượng quản lý số liệu cần thiết khác Để đổi thường xuyên sở liệu làm việc với mảng thơng tin (nhằm mục đích chuẩn bị số liệu để giải toán quản lý khác nhau) người ta xây dựng đảm bảo tốn học hệ thống Đó hệ điều hành, phần mềm quản trị liệu mang tính vạn Hệ thống thông tin quản lý hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý tổ chức Hệ thống bao gồm người, thiết bị quy trình thu thập, phân tích, đánh giá phân phối thơng tin cần thiết, kịp thời, xác cho người soạn thảo định tổ chức 11 Đây tên gọi chuyên ngành khoa học Ngành khoa học thường xem phân ngành khoa học quản lý quản trị kinh doanh Ngoài ra, ngày việc xử lý liệu thành thông tin quản lý thông tin liên quan đến công nghệ thông tin, coi phân ngành tốn học, nghiên cứu việc tích hợp hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức 2.2 Phân loại hệ thống thơng tin quản lý Do mục đích quản lý khác nhau, đặc tính cấp độ quản lý khác nên có nhiều dạng HTTTQL tồn tổ chức Có ba cách phổ biến dùng để phân loại HTTTQL tổ chức: phân loại theo cấp ứng dụng, theo mục đích phục vụ thông tin đầu phân loại theo chức nghiệp vụ hệ thống 2.3 Vai trò, tác động hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Cùng với phát triển mạnh mẽ kinh tế, doanh nghiệp mọc lên ngày nhiều Điều tạo cho doanh nghiệp áp lực cạnh tranh lớn Chính vậy, doanh nghiệp ln cần phải nắm bắt xác kịp thời xu hướng, dòng chảy xã hội để tránh bị thụt lùi, lạc hậu Trong đó, hệ thống thơng tin đóng vai trị lớn vào việc giúp doanh nghiệp phát triển tạo vị thị trường Vai trò, tác động hệ thống thơng tin Có thể nói rằng, hệ thống thơng tin hệ thống đóng vai trị làm vật trung gian công ty, doanh nghiệp với môi trường, xã hội Nó hệ thống nằm trung tâm doanh nghiệp, giúp cho trình thu thập, xử lý cung cấp thông tin cách thuận lợi Vai trị hệ thống thơng tin thể qua hai mặt bên bên ngồi doanh nghiệp Về bên ngồi: Hệ thống thơng tin có vai trị thu thập liệu từ mơi trường bên ngồi, đưa thơng tin từ doanh nghiệp bên ngồi Các loại thơng tin thu thập cung cấp bên bao gồm thông tin giá cả, sức 12 lao động, thị hiếu người tiêu dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, sách phủ, Về mặt nội bộ: Hệ thống thông tin nội doanh nghiệp đóng vai trị cầu, liên kết phận doanh nghiệp với Nó thu thập, cung cấp thông tin cho đơn vị cần thiết để thực mục đích khác mà doanh nghiệp đề Ví dụ thơng tin hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp năm; thơng tin trình độ quản lý doanh nghiệp; thơng tin sách nội doanh nghiệp; thông tin mua sắm, xuất nhập hàng hóa; tyhoong tin bán hàng, doanh thu, tài chính… * Tác động hệ thống thông tin doanh nghiệp Hệ thống thơng tin có ba tác động doanh nghiệp: Hỗ trợ, cải thiện khả cạnh tranh cho doanh nghiệp: Hệ thống thông tin giúp doanh nghiệp điều hành hiệu hơn, cắt giảm chi phí làm giảm giá thành, từ giúp tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm bán Hơn nữa, hệ thống thông tin giúp rút ngắn liên kết khoảng cách doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp Hỗ trợ việc định doanh nghiệp: Một hệ thống thông tin đầy đủ giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp có tranh tồn cảnh tình hình sản xuất, kinh doanh, tài chính… doanh nghiệp, từ định kinh doanh phù hợp, đắn có hiệu Hỗ trợ nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh: Hệ thống thông tin cho phép lưu trữ khối lượng lớn thông tin cần thiết thông tin khách hàng, nhà cung cấp, thông tin sản phẩm, giá bán, nhãn mác, chi phí,… giúp cho việc thực nghiệp vụ hoạt động kinh doanh diễn trơn tru tiết kiệm thời gian Có thể nói, hệ thống thơng tin công cụ đắc lực, cánh tay phải giúp danh nghiệp phát triển, tạo giá trị thương hiệu vị cạnh tranh tối 13 ưu thị trường khơng Việt Nam mà cịn thị trường quốc tế Chính thế, đóng vai trị quan trọng, khơng thể thiếu doanh nghiệp CHƯƠNG THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CỦA DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN……………, TỈNH QUẢNG NAM 3.1 Thực trạng hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp địa bàn huyện……, tỉnh Quảng Nam 3.1.1 Về tổ chức người máy làm công tác quản lý thông tin Nguồn nhân lực nhân tố quan trọng, định trình thiết lập, vận hành hệ thống thông tin doanh nghiệp hướng đến tinh gọn, hiệu Tại hầu hết doanh nghiệp địa bàn huyện, tổ chức máy làm công tác tổ chức quản lý hệ thống thông tin kết hợp với nhân lực phòng, ban, nên khối lượng công tác quản lý thông tin không tách biệt rõ ràng Cán quản lý hệ thống thông tin vừa đảm nhận chức nhiệm vụ chuyên môn, vừa xử lý hệ thống thông tin thực hiện, vừa thực phân tích thơng tin, tư vấn định lĩnh vực phụ trách, tính chun mơn hóa cơng tác quản lý hệ thống thông tin không cao Điều ảnh hưởng 14 đến chất lượng thông tin quản lý cung cấp nhằm hỗ trợ cho cấp quản lý định xác Về tổ chức quy trình xử lý hệ thống thông tin - Về tổ chức hệ thống thu nhận liệu đầu vào: Dữ liệu đầu vào cần thu thập bao gồm thông tin thực hiện, thông tin kế hoạch thông tin tương lai Thực tế nay, công tác thu thập thông tin chủ yếu gồm thông tin thực hiện, phần thơng tin kế hoạch đơn vị thu thập thông tin tương lai - Về phương pháp thu thập thông tin: Các doanh nghiệp sử dụng phương pháp thu thập như: Phương pháp chứng từ, phương pháp quan sát, phương pháp điều tra, phương pháp chuyên gia - Tổ chức nhân thu nhận, chuẩn hóa nhập liệu đầu vào: Đặc thù nhiều doanh nghiệp địa bàn huyện phận quản lý thông tin thực đồng thời công tác chuyên môn tổ chức quản lý thông tin, doanh nghiệp thường khơng có cán chuyên trách tổ chức hệ thống thông tin quản lý, trách nhiệm thu nhận liệu nhiều phận phụ trách thực - Về tổ chức hệ thống xử lý thơng tin: Quy trình xử lý thông tin hệ thống giai đoạn quan trọng nhằm tạo thơng tin có chất lượng, đáp ứng yêu cầu nhà quản trị Tuy nhiên, phần công tác thu thập thông tin chưa đầy đủ (chủ yếu thu thập thông tin thực hiện, thơng tin kế hoạch mà thu thập thơng tin tương lai), quy trình xử lý thơng tin phần mềm đảm nhận Các phận kết hợp với để tư vấn xây dựng quy trình, thuật tốn cho phần mềm, đề xuất giải pháp phân tích thơng tin sở phương pháp nghiệp vụ quản lý thông tin - Thực trạng tổ chức hệ thống cung cấp thông tin: Thông tin quản lý sau trình xử lý, trình bày hệ thống báo cáo để cung cấp cho nhà quản trị cấp nhằm thực mục tiêu quản lý Nhà quản trị quy định trách nhiệm phận việc kiểm sốt cung cấp thơng tin quản trị kịp thời, hữu ích hỗ trợ cấp quản trị định quản lý thông qua hệ thống báo cáo quản trị 15 Nhìn chung, việc triển khai công tác tổ chức hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp địa bàn huyện đạt số kết quan trọng, nhiên cịn tồn số khó khăn, thách thức Cụ thể: Các kết đạt (i) Nhân tố người máy quản lý thông tin: Hầu hết nhân viên phận làm công tác tác quản lý thông tin trang bị chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức công nghệ thông tin, ngoại ngữ, kiến thức lĩnh vực đảm bảo yêu cầu việc thực thu nhận, xử lý cung cấp thông tin cho nhà quản trị (ii) Tổ chức hệ thống thu nhận liệu đầu vào: Thông tin đầu phận liệu đầu vào phận khác Đây điều kiện thuận lợi để phận quản trị tổ chức hiệu hệ thống thu nhận liệu đầu vào Sự liên kết thông tin doanh nghiệp từ dự báo, dự tốn đến thơng tin thực giúp cho q trình thu nhận, phân tích thơng tin nhanh chóng, tăng tốc độ truyền tin, qua tăng hiệu định quản lý (iii) Tổ chức hệ thống xử lý thông tin: Hầu hết doanh nghiệp sử dụng phần mềm để nhập liệu Đây tảng giúp cơng tác phân tích thông tin báo cáo quản trị doanh nghiệp thực nhanh chóng, nhiên, hệ thống báo cáo sơ sài, chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu trình định quản lý (iv) Tổ chức hệ thống cung cấp thông tin: Tùy theo mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ điều hành thường xuyên, kiểm soát hay hoạch định mục tiêu, chiến lược để xác định nội dung thông tin cung cấp Một số tồn tại, hạn chế Do mơ hình tổ chức máy quản lý doanh nghiệp thực đồng thời công việc chuyên mơn quản lý thơng tin nên trình độ phận thiên kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ chun mơn Trong đó, trình độ lực quản lý thơng tin chưa cao 16 Do đó, quản lý thông tin không hướng sâu vào thu thập, xử lý nhằm cung cấp thơng tin hữu ích việc lập kế hoạch, kiểm soát định, hiệu khai thác, sử dụng nguồn lực khơng cao Khả chun mơn hóa thấp dẫn đến hệ thống báo cáo lập đơn giản, không đồng bộ, không đáp ứng nhu cầu thông tin đa dạng hoạt động quản trị doanh nghiệp, việc phân tích, dự báo tiêu kinh tế, kiểm sốt có hiệu nguồn lực Về tổ chức hệ thống thu nhập liệu đầu vào: Hiện nay, doanh nghiệp chủ yếu quan tâm đến nguồn thơng tin bên mà quan tâm đến nguồn thơng tin bên ngồi; trọng đến thơng tin thực hiện, thơng tin kế hoạch mà thu thập thông tin dự báo Điều dẫn đến thiết hụt lượng lớn liệu đầu vào phục vụ cho q trình xử lý thơng tin, chất lượng thơng tin đầu không đảm bảo Về tổ chức xử lý thông tin: Hiện doanh nghiệp địa bàn huyện trọng vào đánh giá kết thực mục tiêu kiểm soát nguyên nhân gây chênh lệch, trọng đến việc phân tích thơng tin thích hợp để hỗ trợ việc định cấp quản trị, hoạch định chiến lược phát triển Về tổ chức hệ thống cung cấp thông tin: Nội dung thông tin cung cấp chưa đáp ứng yêu cầu nhà quản trị Phương thức cung cấp thông tin chủ yếu dựa truyền thống báo cáo quản trị, tác động lớn đến việc sử dụng thông tin 3.2 Một số giải pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý cho doanh nghiệp địa bàn huyện………., tỉnh Quảng Nam Thứ nhất, hoàn thiện tổ chức người máy quản lý thơng tin: Nâng cao trình độ lực đội ngũ cán bộ, nhân viên, đáp ứng yêu cầu tổ chức thống thông tin hiệu Để làm tốt nội dung, doanh nghiệp thường xuyên tổ chức khóa học bồi dưỡng, mời chuyên gia có kinh nghiệm trao đổi học thuật giúp nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ cho với cán bộ, nhân viên; tiếp thu kinh nghiệm từ nước phát triển vận dụng vào tổ chức thống thông tin Cử cán đào tạo 17 sở đào tạo có uy tín chun mơn quản lý hệ thống thông tin gắn với nghiệp vụ Thứ hai, tổ chức nguồn thơng tin đa dạng hóa loại liệu đầu vào: Hiện nay, doanh nghiệp địa bàn huyện quan tâm đến thơng tin tương lai, phân tích thơng tin từ đối thủ cạnh tranh, thu thập thơng tin từ nguồn bên ngồi đơn vị Để đảm bảo tổ chức thống thông tin phát huy tối ưu vai trị hỗ trợ thơng tin quản trị nguồn lực chiến lược tạo giá trị, doanh nghiệp cần thu thập nhiều loại thông tin từ nhiều nguồn khác (bên bên ngoài) cho việc xử lý cung cấp thông tin thiết thực cho nhà quản lý Thứ ba, hoàn thiện tổ chức hệ thống xử lý thông tin: Cần tổ chức phân loại đánh giá thông tin theo hoạt động; nhóm đối tượng sản phẩm; tổ chức phân tích, dự báo tiêu kinh tế theo hoạt động đơn vị Bên cạnh cách thức phân loại thông tin mà doanh nghiệp sử dụng nay, cần tăng cường phân loại thông tin theo mối quan hệ, với mức độ hoạt động mức độ kiểm sốt, phục vụ cho việc đo lường, phân tích thông tin công tác quản trị đơn vị Thứ tư, hoàn thiện tổ chức hệ thống cung cấp thông tin: Công tác cung cấp thông tin đơn vị thực báo cáo nhiệm vụ chuyên môn Thông qua việc nhập liệu phần mềm để kết xuất báo cáo Tuy nhiên, hệ thống báo cáo chưa đáp ứng tốt nhu cầu cho nhà quản lý trình định quản trị, vậy, cần tích hợp phần mềm thơng tin với phần mềm quản lý khác nhằm đưa báo cáo phân tích có tính hiệu cao 18 KẾT LUẬN Có thể nói, tổ chức thống thơng tin quản lý có vai trị quan trọng việc cung cấp thơng tin thiết thực, hữu ích quản lý điều hành doanh nghiệp Thông tin quản lý sở để nhà quản lý thực mục tiêu quản trị thông qua việc khai thác có hiệu nguồn lực doanh nghiệp nhằm giảm thiểu tối đa chi phí đầu vào, từ nâng cao khả cạnh tranh đơn vị Trong năm qua doanh nghiệp địa bàn huyện…….tỉnh Quảng Nam bước trọng xây dựng hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp, thông qua nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh, nâng cao thu nhập đời sống người lao động, từ góp phần vào phát triển kinh tế xã hội địa phương 19 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Khoa Kế tốn, Học viện Tài (2010), “Giáo trình Kế tốn quản trị”, NXB Tài chính; Hồ Tiến Dũng (2009), “Tổ chức hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp”, NXB Văn hóa Sài gịn, TP Hồ Chí Minh; Huỳnh Lợi (2008), “Xây dựng kế toán quản trị doanh nghiệp sản xuất Việt Nam” Luận án Tiến sỹ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh; Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Nguyễn Mạnh Toàn (2013), Tiếp cận tổng thể đa chiều hệ thống thơng tin kế tốn”, Tạp chí Kinh tế phát triển, số 192 UBND huyện………., tỉnh Quảng Nam, Báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp địa bàn từ năm 2018 đến 2020 20 ... DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CỦA DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN……………, TỈNH QUẢNG NAM 3.1 Thực trạng hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp địa bàn huyện……, tỉnh Quảng Nam 3.1.1 Về tổ chức. .. QUẢN LÝ VÀ VAI TRỊ CỦA HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP 2.1 Hệ thống thông tin quản lý 2.1.1 Hệ thống thông tin Trước tiên, cần tìm hiểu khái niệm hệ thống nói chung Có nhiều cách... nguồn lực cách hiệu Từ kiến thức học tập thực tiễn, lựa chọn đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp địa bàn huyện……., tỉnh Quảng Nam” làm tiểu luận học phần Công tác tổ chức CHƯƠNG