Giải pháp quản trị chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp sản xuất

Số 01 (222) - 2022 TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ CHI PHÍ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT Ths Nguyễn Thị Mai Hương* Quản trị chi phí sản xuất hoạt động mang tính tất yếu cho doanh nghiệp sản xuất kinh tế thị trường vấn đề tồn phát triển Tổ chức công tác kế toán quản trị nhiệm vụ quan trọng đơn vị, nhằm cung cấp thơng tin thích hợp, xác, linh hoạt, đầy đủ, kịp thời, phục vụ công tác lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát định nhà quản trị Có thể nói quản trị chi phí sản xuất bao gồm vấn đề chi phí là: hiểu loại chi phí, nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, kiểm sốt chi phí, từ tiết kiệm chi tiêu, tăng hiệu hoạt động doanh nghiệp Đây xác định lý luận để đề xuất số khuyến nghị cơng tác quản trị chi phí doanh nghiệp sản xuất • Từ khóa: kiểm sốt, chi phí, hiệu hoạt động, doanh nghiệp, sản xuất Cost control is essential for any business Understanding the types of costs, the factors that affect costs, we can control costs, thereby saving expenses and increasing operational efficiency of the business In the framework of this article, we will present a summary of the types of costs, the need for cost control in the manufacturing enterprises and then offer some solutions to control costs to increase high operating efficiency of the manufacturing enterprises • Keywords: control, cost, operational efficiency, enterprise, production Ngày nhận bài: 5/10/2021 Ngày gửi phản biện: 8/10/2021 Ngày nhận kết phản biện: 15/11/2021 Ngày chấp nhận đăng: 20/12/2021 Tối ưu hóa chi phí DN yếu tố định tồn phát triển DN Tuy nhiên, cắt giảm chi phí cắt giảm mức độ ln tốn khó Quản trị chi phí sử dụng cách có hiệu nguồn lực nhằm mang lại lợi ích cho DN câu hỏi mà nhà quản trị phải xác định câu trả lời cần thực nào? Chuyển hóa nguồn lực tạo thành để mang lại lợi ích tối đa? Trong khn khổ viết này, tác giả trình bày sơ lược loại chi phí, cần thiết vấn đề kiểm sốt chi phí doanh nghiệp sản xuất, từ đưa số giải pháp để kiểm sốt chi phí nhằm nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp sản xuất Chi phí phân loại chi phí doanh nghiệp sản xuất Hiện nay, có nhiều tiêu thức phân loại chi phí khác nhau: - Phân loại chi phí theo đối tượng hạch tốn chi phí: Căn vào khả quy nạp chi phí cho đối tượng hạch tốn chi phí, chi phí phân loại thành chi phí trực tiếp chi phí gián tiếp Cách phân loại giúp cho người sử dụng hiểu rõ vai trò loại chi phí hoạt động DN phương pháp hạch tốn chi phí cho đối tượng hạch tốn chi phí - Phân loại chi phí theo quan hệ với trình sản xuất: Theo cách phân loại này, chi phí chia thành chi phí sản xuất chi phí ngồi sản xuất - Phân loại chi phí theo quan hệ với báo cáo tài chính: Dựa vào mối quan hệ chi phí với báo cáo tài chính, chi phí chia thành chi phí sản phẩm chi phí thời kỳ Các chi phí phát sinh kỳ coi chi phí hoạt động báo cáo kết kinh doanh kỳ * Học viện Ngân hàng Tạp chí nghiên cứu Tài kế toán 71 Số 01 (222) - 2022 TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP - Phân loại chi phí theo mối quan hệ chi phí với mức độ hoạt động Theo cách phân loại này, chi phí bao gồm biến phí, định phí Biến phí hay cịn gọi chi phí biến đổi chi phí xét tổng số thay đổi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động Biến phí xuất doanh nghiệp hoạt động, mức độ hoạt động lớn không; không doanh nghiệp ngưng hoạt động mức độ hoạt động khơng Trong doanh nghiệp sản xuất, biến phí tồn phổ biến, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí lượng… Sơ đồ 1: Đồ thị biến phí biến phí đơn vị Định phí khoản chi phí khơng thay đổi tổng số mức độ hoạt động thay đổi phạm vi phù hợp Phạm vi phù hợp khoảng cách mức độ hoạt động tối thiểu mức độ hoạt động tối đa mà doanh nghiệp thực với lực hoạt động có Xét tổng chi phí, định phí khơng thay đổi xem xét chúng đơn vị mức độ hoạt động, định phí đơn vị tỷ lệ nghịch với mức độ hoạt động Như vậy, định phí ln tồn cho dù doanh nghiệp có hay khơng có hoạt động mức độ hoạt động doanh nghiệp tăng định phí tính cho đơn vị mức độ hoạt động giảm Khi hoạt động doanh nghiệp đạt cơng suất tối đa định phí cho đơn vị mức độ hoạt động thấp Sơ đồ 1: Đồ thị biến phí biến phí đơn vị Biến phí đơn vị Tổng biến phí Sơ đồ 1: Đồ thị biến phí biến phí đơn vị Tổng biến phí Biến phí đơn vị Tổng biến phí Biến phí đơn vị y = bX y=b y = bX y=b y = bX Mức độ hoạt động(X) y=b Mức độ hoạt động(X) Đồ thị tổng biến phí Mức độ hoạt động(X) Đồ thị biến phí đơn vị Mức độ hoạt động(X) Đồ thị tổng biến Mứcphí độ hoạt động(X) Đồ thị biếnMức phí đơn vị động(X) độ hoạt Đồ thị tổng biến phí Đồ thị biến phí đơn vị Sơ đồ 2: Đồ thị tổng định phí định phí đơn vị Phạm vi phù hợp phạm vi mức độ hoạt động tối thiểu tối đa tiến hành sản xuất mà doanh nghiệp khơng phải đầu tư thêm định phí Sơ đồ 2: Đồ thị tổng định phí định phí đơn vị Định phí đơn vị Tổng định phí (Y) Tổng định phí (Y) Sơ đồ 2: Đồ thị tổng định phí định phí đơn vị Định phí đơn vị Tổng định phí (Y) Định phí đơn vị y=a y=a y=a Mức độ hoạt động(X) Mức độ hoạt động(X) Mức độ hoạt động(X) Mức độ hoạt động(X) Mức độ hoạt động(X) Mức độ hoạt động(X) Sơ đồ 3: Đồ thị phạm vi phù hợp định phí Sơ đồ 3: Đồ thị phạm vi phù hợp định phí y=a3 Sơ đồ 3: Đồ thị phạm vi phù hợp định phí y=a2 y=a3 y=a3 y=a1y=a2 y=a2 y=a1 y=a1 Mức độ hoạt động(X) x1 x2 Phạm x1 vi phù hợp x3 Mức độ hoạt động(X) x2 x3 x1Phạm vi phù hợpx2 x3 Mức độ hoạt động(X) Tuy chất định phí khơng thay đổi mức độ hoạt động thay đổi, mức độ định phí đảm bảo cho phạm vi phù hợp mức độ hoạt động Vì vậy, cần lưu ý khái niệm định phí tương xứng với phạm vi phù hợp Một mức độ hoạt động vượt q phạm vi phù hợp định phí lại thay đổi theo cấp bậc để phù hợp với mức hoạt động Trong thực tế, xác định chi phí biến đổi chi phí cố định Một số loại chi phí bao gồm chi phí cố định chi phí biến đổi Sự cần thiết phải quản trị chi phí doanh nghiệp sản xuất Chi phí sản xuất yếu tố định đến lợi nhuận giá thành sản phẩm Việc kiểm sốt tốt chi phí làm tăng lợi nhuận giảm giá thành sản phẩm Đây yếu tố định, không tác động đến việc nên hay khơng nên kiểm sốt chi phí mà cịn giữ vai trị định thành cơng hay thất bại DNSX Hiểu loại chi phí, nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, DNSX kiểm sốt Phạm vi phù hợp 72 Tạp chí nghiên cứu Tài kế toán Số 01 (222) - 2022 TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP chi phí, từ tiết kiệm chi phí, tăng hiệu hoạt động DN Chính vậy, kiểm sốt chi phí mối quan tâm hàng đầu nhà quản trị Một nhiệm vụ quan trọng quản lý chi phí xem xét, lựa chọn cấu chi phí cho tiết kiệm, hiệu Quản lý chi phí cần tiến hành nội dung sau: Phân tích đưa cấu chi phí nguồn vốn huy động tối ưu cho DN thời kỳ; Thiết lập sách phân chia chi phí mức lợi nhuận cách hợp lý DN; Kiểm soát việc sử dụng tài sản DN, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích Kiểm sốt chi phí việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng sử dụng nguồn vốn chi phí, từ đưa định chi phí ngắn hạn, dài hạn DN Kiểm sốt chi phí hoạt động quan trọng quản lý chi phí Đối với nhà quản trị, để kiểm sốt chi phí phát sinh hàng ngày, điều quan trọng nhận diện loại chi phí, đặc biệt nên nhận dạng chi phí kiểm sốt để đề biện pháp kiểm sốt chi phí thích hợp Thực trạng quản trị chi phí doanh nghiệp sản xuất Quá trình sản xuất doanh nghiệp thường phát sinh khoản mục chi phí chính, chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp chi phí sản xuất chung Nội dung kiểm sốt chi phí sản xuất thể theo trình tự sau: Dự tốn chi phí sản xuất; kế tốn chi phí sản xuất giá thành sản phẩm; kiểm tra kết tính tốn; đánh giá phân tích chênh lệch chi phí giá thành dự tốn với chi phí giá thành thực tế Thực tiễn triển khai bước kiểm sốt chi phí sản xuất doanh nghiệp sau: Thứ nhất, dự tốn chi phí sản xuất giá thành sản phẩm: Nhìn chung, nhà quản trị coi trọng việc xây dựng dự toán giá thành sản phẩm, sở để nhà quản trị định kinh doanh đánh giá hiệu hoạt động sản xuất Dự tốn phân cơng thực phận lập kế hoạch phối kết hợp với phận kỹ thuật Tuy nhiên, nay, dự tốn thường thực bán thủ cơng thủ cơng, chưa có phần mềm riêng để dự tốn chi phí sản xuất giá thành sản phẩm Các bảng tính Excel sử dụng nhiều để tính tốn giá dự tốn theo định mức tiêu hao nguyên vật liệu thời gian gia công chi tiết sản phẩm Cuối cùng, số liệu dự toán nhà quản trị phê chuẩn nhằm ban hành khung giá điều chỉnh, phê duyệt số trường hợp đặc biệt Thứ hai, kế tốn chi phí sản xuất giá thành sản phẩm Đối với chi phí nguyên vật liệu, việc theo dõi khoản chi phí nguyên liệu thực chặt chẽ, kết hợp với việc theo dõi chi tiết cho loại nguyên liệu, theo nguồn gốc mua vào (nhập hay mua nội địa), xuất dùng cho đơn hàng Việc làm giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt giá trị chất lượng nguyên liệu đầu vào Đối với chi phí nhân công, bao gồm tiền lương, tiền thưởng khoản trích theo lương, DN phải trả cho phận cơng nhân trực tiếp sản xuất phân xưởng sản xuất Do vậy, kế tốn chi phí nhân cơng trực tiếp thường tiến hành chi tiết cho phân xưởng tuân thủ quy định Nhà nước chế độ tiền lương, thưởng cho người lao động Đối với chi phí sản xuất chung, khoản chi phí phát sinh chung cho tồn phân xưởng tập hợp phân bổ cho nhóm sản phẩm sản xuất kỳ theo chi phí nguyên liệu tiêu hao Tuy nhiên, chi phí sản xuất chung khơng kế tốn theo dõi tách biệt chi phí sản xuất chung cố định chi phí sản xuất chung biến đổi Rõ ràng cách phân loại chi phí dựa khía cạnh kế tốn tài chính, chưa đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin quản trị nội Thứ ba, kiểm tra kết báo cáo từ kế toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm Đây khâu quan trọng, thể vai trò kiểm sốt nhà quản trị kết cơng việc phận kế toán báo cáo Thứ tư, phân tích, đánh giá chênh lệch chi phí, giá thành dự tốn với chi phí, giá thành thực tế nhằm cung cấp thơng tin cho việc Tạp chí nghiên cứu Tài kế toán 73 Số 01 (222) - 2022 TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP định nhà quản lý: Việc đánh giá hiệu theo sản phẩm trọng tới tiêu chí đánh giá suất lao động theo sản phẩm Năng suất lao động theo sản phẩm xếp theo thứ tự giảm dần cung cấp thông tin, từ đơn hàng hiệu cao đến đơn hàng hiệu thấp nhất, tạo sở để lãnh đạo DN định sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, DN sử dụng phương thức đánh giá để so sánh sản phẩm theo suất lao động cao hay thấp, chưa có đánh giá liên quan tới lợi nhuận thu sản phẩm Vì vậy, việc đánh giá phân tích hiệu hoạt động DN mức độ giản đơn Một số giải pháp quản trị chi phí doanh nghiệp sản xuất Để tiếp tục trì đẩy mạnh cơng tác kiểm sốt chi phí sản xuất khắc phục hạn chế tồn tại, doanh nghiệp sản xuất cần trọng số giải pháp sau: Thứ nhất, cần xây dựng áp dụng mơ hình kế tốn quản trị phù hợp, có hiệu quả; Tổ chức thu thập, tổng hợp hệ thống thơng tin kế tốn quản trị nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin, thực định mức, tiêu chuẩn, đơn giá, dự toán để phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm tra, điều hành định kinh doanh Thứ hai, cần quan tâm tới việc nhận diện phân loại chi phí theo cách khác phân loại theo hình thái chi phí thành chi phí biến đổi chi phí cố định để phục vụ cho mục đích xem xét việc thay đổi chi phí mức độ hoạt động thay đổi, từ cung cấp thơng tin thích hợp cho nhà quản trị, lập dự tốn kiểm sốt chi phí cách hiệu Bởi vì, nhà quản trị, để kiểm sốt chi phí phát sinh, điều quan trọng phải nhận diện loại chi phí, đặc biệt phải nhận diện chi phí giảm (chi phí biến đổi) chi phí khơng thể giảm (chi phí cố định) Thứ ba, cần xây dựng định mức chi phí phù hợp Định mức chi phí khoản chi định trước cách lập tiêu chuẩn gắn với trường hợp hay điều kiện làm việc cụ thể Định mức chi phí khơng khoản chi dự kiến mà xác định trường hợp Tuy nhiên, thực tế chi phí ln thay đổi, vậy, định mức cần phải xem xét lại thường xuyên để đảm bảo tính hợp lý chúng Thứ tư, kiểm sốt chi phí sản xuất khơng có hiệu phận kế tốn DN khơng thực việc so sánh chi phí giá thành sản xuất thực tế với chi phí giá thành sản xuất dự tốn Vì vậy, DN cần tăng cường phân tích đánh giá chênh lệch chi phí sản xuất dự tốn với chi phí sản xuất thực tế nhằm phát chênh lệch, phân tích tìm hiểu ngun nhân, từ đưa định điều chỉnh xử lý kịp thời DN nên áp dụng phần mềm ước tính, đánh giá phân tích chi phí sản xuất để hỗ trợ công tác lập dự tốn phân tích kết Chi phí phát sinh thực tế cao thấp so với định mức ban đầu, điều tạo nên biến động chi phí so với định mức Biến động bất lợi chi phí thực tế cao chi phí định mức có lợi chi phí thực tế thấp chi phí định mức Mục đích phân tích biến động khoản mục chi phí nhằm đánh giá chung mức chênh lệch thực tế so với định mức để làm rõ mức tiết kiệm hay vượt chi khoản mục chi chí phát sinh Doanh nghiệp cần phân tích biến động số loại chi phí sau: - Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp loại chi phí biến đổi, chi phí nguyên vật liệu thực tế khác với định mức chi phí nguyên vật liệu ta gọi mức chênh lệch biến động chi phí nguyên vật liệu Sự biến động gồm biến động lượng sử dụng biến động giá nguyên vật liệu Trong thực tế, biến động giá phụ thuộc vào nguyên nhân khách quan (quan hệ cung cầu thay đổi thị trường, thay đổi sách Nhà nước,…) nguyên nhân chủ quan (chọn chất lượng hàng mua, phương pháp tính trị giá nguyên liệu xuất kho,…) Biến động lượng nguyên vật liệu sử dụng phụ thuộc vào trình độ quản lý nguyên vật liệu, tay nghề công nhân trực tiếp sản xuất, tình trạng hoạt động 74 Tạp chí nghiên cứu Tài kế toán Số 01 (222) - 2022 TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP máy móc thiết bị, điều kiện nơi sản xuất,… Sự phân tích biến động nói phải tiến hành sớm tốt, nhằm phát kịp thời bất hợp lý để điều chỉnh nhằm tìm nguyên nhân đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu chi phí nguyên vật liệu - Phân tích biến động chi phí lao động trực tiếp: Chi phí lao động trực tiếp loại chi phí biến đổi, việc phân tích biến động dùng mơ hình chung phân tích biến động chi phí biến đổi Biến động chi phí lao động trực tiếp chi tiết hóa sau: + Biến động suất lao động + Biến động thời gian nhàn rỗi (ngừng sản xuất) + Biến động đơn giá tiền lương Biến động suất phụ thuộc vào công nhân phải thời gian sản xuất nhiều hay so với định mức Nhà quản lý cần đặc biệt quan tâm biến động suất bất lợi xác định rõ người chịu trách nhiệm lý thời gian sản xuất lại kéo dài Năng suất lao động tăng hay giảm thường ảnh hưởng nguyên nhân: Sự thay đổi cấu lao động; suất lao động cá biệt; tình trạng hoạt động máy móc thiết bị; chất lượng nguyên liệu sử dụng; biện pháp quản lý sản xuất; sách trả lương cho cơng nhân,… Biến động thời gian nhàn rỗi hay gọi biến động chi phí thời gian xảy thời gian cơng nhân khơng có cơng việc để làm lâu so với dự kiến Biến động lương xảy doanh nghiệp phải trả lương thực tế cho công nhân cao thấp so với dự kiến Đơn giá tiền lương tăng nhiều nguyên nhân, tổng hợp thành hai nguyên nhân: Do đơn giá tiền lương bậc thợ tăng lên; Sự thay đổi cấu lao động Tiền lương tăng lên cấu lao động thay đổi theo hướng tăng tỷ trọng công nhân bậc cao giảm tỷ trọng công nhân bậc thấp tính tổng số lao động sử dụng - Phân tích biến động chi phí sản xuất chung: Chi phí SXC loại chi phí phức tạp, chi phí gián tiếp với nhiều loại chi phí khác tính chất tính vào giá thành sản phẩm thơng qua phân bổ, khơng có mơ hình phương pháp để phân tích chung cho doanh nghiệp Thơng thường phân tích biến động chi phí sản xuất chung thực sau: + Phân tích biến động chi phí sản xuất chung biến đổi: Sự tăng giảm chi phí sản xuất chung biến đổi so thực tế định mức (hay dự tốn) chia thành hai loại biến động: Biến động giá biến động suất Mặc khác, chi phí sản xuất chung có nhiều khoản mục nên doanh nghiệp cần lập bảng tính tốn tổng hợp biến động xem báo cáo thực chi phí sản xuất chung khả biến + Phân tích biến động chi phí SXC cố định: đặc điểm chi phí cố định không thay đổi với thay đổi mức độ hoạt động Do vậy, phân tích chi phí sản xuất chung cố định cần lưu ý số điểm sau: Mọi chia nhỏ chi phí cố định có chất giả tạo chúng không phụ thuộc vào mức hoạt động Xây dựng đơn giá phân bổ chi phí sản xuất chung cố định cần thiết cho q trình tính tốn biến động khơng có giá trị việc kiểm sốt chi phí đặt mối quan hệ với mức hoạt động Vì lý nên biến động chi phí sản xuất chung cố định thường biểu dạng vật chất thay tiền tệ Sự thể biến động hình thái vật chất cung cấp cho nhà quản lý cách rõ ràng cụ thể nguyên nhân biến động, từ có biện pháp kiểm sốt biến động hữu hiệu Tài liệu tham khảo Nguyễn Vũ Việt, Mai Ngọc Anh (2020), Giáo trình kế tốn quản trị doanh nghiệp, Học viện Tài chính, NXB Tài Nguyễn Thị Hồng Mai, Đặng Thị Hịa (2020), Giáo trình kế tốn quản trị doanh nghiệp, Đại học Thương mại, NXB Thống kê Trần Anh Quang, “Kiểm sốt chi phí nhằm nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp sản xuất” (2021), Hội thảo khoa học quốc gia “Kế toán - Kiểm tốn - Tài Việt Nam - Đổi hội nhập”, Nhà xuất Dân trí Tạp chí nghiên cứu Tài kế toán 75 ... hoạt động Biến phí xuất doanh nghiệp hoạt động, mức độ hoạt động lớn không; không doanh nghiệp ngưng hoạt động mức độ hoạt động khơng Trong doanh nghiệp sản xuất, biến phí tồn phổ biến, chi phí. .. biện pháp kiểm sốt chi phí thích hợp Thực trạng quản trị chi phí doanh nghiệp sản xuất Quá trình sản xuất doanh nghiệp thường phát sinh khoản mục chi phí chính, chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi. .. thu sản phẩm Vì vậy, việc đánh giá phân tích hiệu hoạt động DN mức độ giản đơn Một số giải pháp quản trị chi phí doanh nghiệp sản xuất Để tiếp tục trì đẩy mạnh cơng tác kiểm sốt chi phí sản xuất