RESEARCH Tầm quan trọng lợi ích việc quản lý tệp file hiệu đơn vị chủ đầu tư dự án Nguyễn Thế Anh Công ty CP Giá Xây dựng Bài viết tầm quan trọng, cần thiết lợi ích việc lưu trữ, quản lý hệ thống tài liệu hệ file điện tử máy tính việc nâng cao suất lao động nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp quản lý dự án đầu tư xây dựng chủ đầu tư Mở đâu Trong 20 năm vừa qua, công nghệ thơng tin máy tính cá nhân dần phát triển, ứng dụng tăng dần vào công việc mặt sống, người ta chưa thực quan tâm, trọng đến công tác quản lý tệp file tài liệu máy tính Theo thời gian tài liệu tích lũy lại, vừa cá nhân tạo trình làm việc, vừa tài liệu tải từ mạng internet, từ tham khảo người khác chia sẻ v.v dẫn đến kịp nhận nhiều người thấy máy tính "giống bãi rác", lượng liệu nhiều mà muốn xếp cho gọn gàng, ngăn nắp trở nên bất khả thi tổn nhiều thời gian, cơng sức với cá nhân, cịn tổ chức hay dự án tốn nhiều chi phí, đơn giản nhân lực để mở, đọc, xếp, phân loại, loại bỏ file trùng lặp, tìm kiếm file cuối có nhiều phiên bản, gõ lại file tài liệu Điều gây khó khăn cho người sử dụng máy tính, giảm suất lao động, ảnh hưởng đến hiệu sản xuất, kinh doanh đơn vị dự án xây dựng chậm tiến độ, đình trệ công việc dự án Khái niệm quản lý tệp file Quản lý tệp file trình đặt tên, lưu trữ tổ chức tệp file hệ thống chương trình phần mềm giúp dễ dàng định vị tài liệu Hầu hết công ty, đơn vị chủ đầu tư sử dụng hình thức quản lý tệp file kỹ thuật số, quản lý tệp file vật lý có lợi cho số công ty, đơn vị chủ đầu tư định Việc tổ chức tệp file kỹ thuật số hữu ích nhiều hệ thống cung cấp tùy chọn xếp tệp file, giúp lưu trữ định vị tài liệu dễ dàng nhanh chóng Với cơng nghệ đám mây [cloud] nay, việc quản lý tệp file kỹ thuật số có chức hữu ích nhân viên doanh nghiệp, đơn vị chủ đầu tư người 34 Kinh tế Châu Ấ - Thái Bình Dương (Tháng 5/ 2022) tham gia dự án truy cập tệp file hầu hết thiết bị, thời gian địa điểm, điều đặc biệt có giá trị người đội nhóm làm việc từ xa Các công ty, đơn vị chủ đầu tư thường tổ chức tệp file họ theo hệ thống phân cấp, có nghĩa họ sử dụng hệ thống cấu trúc thư mục cha thư mục để tổ chức lưu trữ khoa học Trong thư mục (thư mục cha) có nhiều thư mục chứa danh mục tài liệu khác Ví dụ: có thư mục cho Cơng trình A thư mục cho loại hồ sơ tài liệu theo chủ đề riêng biệt biểu mẫu phục vụ cho công việc cụ thể khác Tâm quan trọng quản lý tệp file Quản lý tệp file hiệu có tầm quan trọng đặc biệt doanh nghiệp, đơn vị chủ đầu tư bối cảnh cách mạng 4.0 nước ta diễn ngày sâu rộng Thứ nhãt cải tiến tổ chức Bất kế quy mô công ty, đơn vị chủ đầu tư nào, hầu hết có nhiều thông tin cần lưu trữ, bao gồm thông tin nhân viên, sản phẩm, hàng tồn kho tài Quản lý tệp file với trợ giúp máy tính điện tử giúp cơng ty, đơn vị chủ đầu tư lưu trữ, truy xuất chia sẻ thơng tin cách dễ dàng nhanh chóng Ví dụ: cơng ty lưu trữ nhiều tệp file thư mục, điều giúp giảm bớt lộn xộn hệ thống lưu trữ kỹ thuật số Thứ hai, vị trí tài liệu tập trung giúp dễ dàng tìm kiếm thơng tin Có tất tài liệu công ty, đơn vị chủ đầu tư vị trí tập trung đơn giản hóa q trình truy xuất tài liệu Thay kiểm tra hàng trăm tệp file, nhân viên tìm kiếm tên thư mục dễ dàng tìm thấy tài liệu mong muốn họ Điều đơn giản hóa việc tổ chức tài liệu thay lưu trữ tài liệu nhiều vị trí, chẳng hạn chuỗi email, máy tính cá nhân ổ đĩa flash Asia - Pacific Economic Review NGHIÊN CỨU Thứ ba, tăng suất lao động hiệu sản xuất kinh doanh, hiệu đầu tư Quản lý tệp file fới trợ giúp máy tính điện tử giúp ông ty, đơn vị chủ đầu tư quản lý công việc thời gian hiệu hơn, dẫn đến hệ suất lao động nâng cao góp phần quan trọng làm tăng liệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, thúc đẩy nhanh tiến độ tăng hiệu đầu tư dự án đơn vị chủ đầu tư Quản lý tệp file tăng hiệu cách giảm hời gian nhân viên cần thiết để tìm kiếm tài liệu Nó làm giảm thời gian phải tái tạo lại tệp file nhân viên khơng thể tìm thấy tài liệu gốc Mặc Ễ1 việc gõ lại tài liệu vài phút ột số trường hợp, thời gian lãng phí có ể trở thành vấn đề lặp lại nhiều lần ;ày làm việc, nhiều lần dự án Quản tệp file đảm bảo nhân viên trì íng suất tránh lặp lại công việc Thứ tư, tạo cơng cụ giao tiếp hữu ích ỉhiều chương trình quản lý tệp file bao gồm ông cụ giao tiếp hữu ích hộp trị chuyện (chat), lệ thống gắn thẻ khả nhận xét tài liệu )iều quan trọng nhân viên hỏi thau câu hỏi tài liệu định nhận X:ét sai sót tài liệu Thơng qua c ìng cụ này, nhân viên thường cộng tác chỉnh sửa tài liệu đó, hiểu lý thành viên nhóm thực thay đổi đề xuất định Thứ năm, giảm lỗi nộp hồ sơ Quản lý tệp file giảm số lượng lỗi nộp hồ sơ mà nhóm dự án gặp p hải Ví dụ: tốn nộp hồ sơ, kiểm tr;a công tác nghiệm thu lại hồ sơ, nghiệm thu bàn giao cơng trình đưa vào sử dụng lại hồ sơ q'J la nhiều đợt nộp hồ sơ loại tài liệu kiểm tra mâu thuẫn nhau, bị thất lạc Nếu công ty lưu trữ tài liệu vật lý (bản in) mình, hệ thống lưu trữ có tổ chức cần thiết để tránh thất lạc tài liệu Việc thất lạc tài liệu cưng xảy với file dạng kỹ thuật số, đặc biệt nhân viên đặt tên tổ chức tệp file khơng xác Hệ thống quản lý tệp file giảm lỗi cách cung cấp rõ ràng hướng dẫn tìm kiếm tệp file Thứ sáu, nâng cao khả kiểm soát quyền truy cập hồ sơ tài liệu Truy cập thơng tin quan trọng đảm bảo nhân viên truy cập tài liệu cần thiết để thực nhiệm vụ họ Quyền truy cập thông tin giúp công ty kiểm sốt người có khả xem liệu bí mật Nhiều hệ thống quản lý tệp file kỹ thuật số có khóa hqặc biện pháp kiểm sốt cấp quyền truy cập cho nhân viên cần số tài liệu định để làm việc Nếu họ yêu càu quyền truy cập vào tài liệu bị khóa, họ yêu cầu người quản lý cấp cho họ quyền truy cập thích hợp LỢi ích việc quản lý tệp file hiệu Dưới số lợi ích mà hệ thống quản lý tệp file hiệu mang lại cho công ty đơn vị chủ đầu tư dự án xây dựng: Thứ nhất, quy trình quản lý tiêu chuẩn hóa Các quy trình tiêu chuẩn hóa có lợi cho cơng ty, đơn vị chủ đầu tư chúng giảm thiểu sai sót, kế thừa kinh nghiệm kết lao động khứ, tăng suất làm việc Quản lý tệp file giúp tiêu chuẩn hóa quy trình quản lý cơng ty, đơn vị chủ đầu tư cách đảm bảo người biết cách lưu trữ truy xuất tài liệu theo cách Thứ hai, giảm bớt số email Nhiều công ty, đơn vị chủ đầu tư sử dụng email để liên lạc, điều dẫn đến số lượng lớn thư làm lộn xộn hộp thư đến nhân viên Quản lý tệp file hiệu giảm số lượng email gửi nhân viên có quyền truy cập vào tài liệu giống hiểu cách truy xuất tài liệu mà họ yêu cãu Thứ ba, tăng trách nhiệm giải trình Các cơng ty, đơn vị chủ đầu tư tăng trách nhiệm giải trình thơng qua quản lý tệp file hiệu Ví dụ: nhân viên mắc lỗi dự án, người quản lý họ giúp xác định điều xảy cách xem tài liệu liên quan Điều giúp nhân viên học hỏi từ sai lầm cải thiện hiệu suất họ tương lai Thứ tư, cải thiện việc bảo mật hồ sơ tài liệu Các tệp file bị đặt sai vị trí dẫn đến vấn đề bảo mật cho công ty, đơn vị chủ đầu tư, ví dụ nhân viên vơ tình lưu trữ tài liệu quan trọng vào chỗ cơng cộng dẫn đến hậu tai hại Quản lý tệp file giúp tăng cường bảo mật cách tạo thư mục nhân viên dễ dàng lưu trữ tài liệu Nếu nhân viên biết xác nơi đặt tệp file, điều làm giảm khả họ đặt chúng vào thư mục khơng xác Các vấn đê cân quan tâm để thực quản lý tệp file có hiệu doanh nghiệp, đơn VỊ chủ đâu tữ Quản lý tệp file hiệu giúp công ty, đơn vị chủ đâu tư tăng suất lao động, nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh, hiệu đàu tư dự án xây dựng, để đạt điều này, điều quan trọng nhân viên công ty, đơn vị chủ đầu tư cần Kinh tế Châu Ả - Thái Bình Dương (Tháng 5/ 2022) 35 NGHIÊN CỨU RESEARCH quan tâm đến vấn đề sau để thực quản lý tệp file hiệu quả: 4.1 Tính quán Khi tạo tổ chức chương trình quản lý tệp file, điều quan trọng phải quán với vị trí đặt tài liệu Vấn đề đòi hỏi phải tạo hệ thống thư mục lưu trữ để quản lý tệp file thực qn với Ví dụ: nhân viên tạo thư mục quản lý chi phí đầu tư xây dựng đặt tiêu đề "Chi phí", sau lại tạo thư mục ngang cấp gắn nhãn "Ngân sách", chia sẻ (share) gây bối rối cho thành viên khác thuộc đội dự án, họ tạo các tệp file tải xuống từ internet đưa vào thư mục Theo khảo sát The Economic Times vào năm 2019: hầu hết nhân viên (lao động trí thức) dành 1/4 thời gian họ để tìm kiếm thơng tin tài liệu cần thiết để thực cơng việc Đây thực vấn đề, dẫn đến việc nhận thức lại vai trò tầm quan trọng việc lưu trữ, quản lý tài liệu đầu tư cho việc nghiên cứu giải pháp khoa học, công nghệ, phần mềm vấn đề cần thiết Chúng ta hình dung: trước có sếp có thư ký nhắc việc, tìm kiếm, chuẩn bị tài liệu cất tài liệu cho sếp; nhân viên trang bị công cụ phần mềm quản lý tài liệu đóng vai trị người thư ký giúp việc, đem lượng hóa giá trị tiền lương nhân lực thư ký giá trị lớn./ 4.2 Cấu trúc số lượng thư mục Một yếu tố quan trọng cấu trúc thư mục phù hợp với công việc, dự án mà nhân viên công ty, đơn vị chủ đầu tư thực - Về cấu trúc: Có thể tổ chức thư mục cha nhiều cấp thư mục bên trong, nhiên phải cân đối cho phù hợp Nếu nhiều cấp việc tìm kiếm mở tài liệu cấp sâu tốn thời gian thao tác Để quản lý dự án xây dựng tạo cấu trúc thư mục mẫu, để dự án không tốn thời gian thực công việc nhàm chán tạo lại - Về số lượng: Nếu có q thư mục, nhân viên công ty, đơn vị chủ đầu tư phải suy tính để nhiều tài liệu vài thư mục có, đến lúc số lượng file nhiều lên loạn xạ khó kiểm sốt Nếu có q nhiều thư mục, nhân viên cơng ty, đơn vị chủ đầu tư tìm kiếm nhiều thư mục để tìm tệp file họ muốn Do đó, điều quan trọng hệ thống quản lý tệp file công ty, đơn vị chủ đầu tư phải có đủ thư mục để chứa tài liệu phù hợp với dự án cụ thể thư mục gắn nhãn rõ ràng để hướng dẫn cách tự nhiên cho nhân viên dễ dàng tìm tệp file thơng tin họ cần 4.3 Tên tệp file thư mục xác Quản lý tệp file hiệu thường đòi hỏi tên tệp file thư mục xác Ví dụ: cơng ty, đơn vị chủ đàu tư có kế hoạch phát hành tài liệu Hồ sơ mời thầu năm nay, việc gắn nhãn "Hồ sơ mời thầu gói số năm 2022" có lợi thư mục "Hồ sơ mời thầu" Nếu công ty, đơn vị chủ đầu tư rõ ràng với phương pháp ghi nhãn mình, nhân viên cơng ty, đơn vị chủ đầu tư làm việc hiệu suất để hoàn thành tốt nhiệm vụ họ 36 Kinh tế Châu Á - Thái Bình Dương (Tháng 5/ 2022) Tài liệu tham khảo Reality Check: Still Spending More Time Gathering Instead Of Analyzing https://forbes.com/sites/forbestechcouncil/2019/ 12/17/reality-check-still-spending-more-timegathering-instead-of-analyzing/?sh=411f0blf28ff How Long Does It Actually Take to Find a Document? https://resources.mfiles.com/blog/how-long-does-it-actually-take-tofind-a-document-dissecting-the-many-stats-outthere More than 50% of office pros spend more time searching for files than on work https://techrepublic.com/article/more-than-50-of-office-prosspend-more-time-searching-for-files-than-on-work https://economictimes.indiatimes.eom//jobs/e mployees-spend-more-than-2 5-of-their-timesearching-for-the-information-they-need-to-dotheir-jobs-citrix/articleshow/69839496.cms Sacks, R., Eastman, c., Lee, G., & Teicholz, p (2018) BIM handbook: A guide to building informa tion modeling for owners, designers, engineers, contractors, and facility managers John Wiley & Sons ... người quản lý cấp cho họ quyền truy cập thích hợp LỢi ích việc quản lý tệp file hiệu Dưới số lợi ích mà hệ thống quản lý tệp file hiệu mang lại cho cơng ty đơn vị chủ đầu tư dự án xây dựng: Thứ... khả họ đặt chúng vào thư mục khơng xác Các vấn đê cân quan tâm để thực quản lý tệp file có hiệu doanh nghiệp, đơn VỊ chủ đâu tữ Quản lý tệp file hiệu giúp cơng ty, đơn vị chủ đâu tư tăng suất lao... ba, tăng suất lao động hiệu sản xuất kinh doanh, hiệu đầu tư Quản lý tệp file fới trợ giúp máy tính điện tử giúp ơng ty, đơn vị chủ đầu tư quản lý công việc thời gian hiệu hơn, dẫn đến hệ suất