Hoàn thiện công tác tuyển dụng tại công ty cổ phần xăng dầu tín nghĩa

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG ĐHĐCĐ Đại hội đồng cổ đông HĐQT Hội đồng quản trị HĐLĐ Hợp đồng lao động CNKT Công nhân kỹ thuật TNHH Trách nhiệm hữu hạn DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG Bảng 2.1 Kết hoạt động kinh doanh Công ty năm 2014, 2015, 2016 25 Bảng 3.1 Tình hình biến động nhân qua năm 2014, 2015, 2016 26 Bảng 3.2 Cơ cấu lao động theo trình độ học vấn năm 2016 27 Bảng 3.3 Cơ cấu nhân theo giới tính năm 2016 28 Bảng 3.4 Cơ cấu nhân theo độ tuổi năm 2016 29 Bảng 3.5 Cơ cấu nhân theo tính chất lao động năm 2016 30 Bảng 3.6 Số lƣợng lao động tuyển vào phân chia theo tính chất lao động 41 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ Sơ đồ 1.1 Các giai đoạn tuyển dụng Sơ đồ 1.2 Quy trình tuyển dụng 14 Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty năm 2016 24 Sơ đồ 3.1 Quy trình tuyển dụng Cơng ty 34 Biểu đồ 3.1 Số lƣợng nhân qua năm 2014, 2015, 2016 26 Biểu đồ 3.2 Cơ cấu lao động theo trình độ học vấn 28 Biểu đồ 3.3 Cơ cấu nhân theo giới tính năm 2016 29 Biểu đồ 3.4 Cơ cấu nhân theo độ tuổi năm 2016 30 Biểu đồ 3.5 Cơ cấu nhân theo tính chất lao động năm 2016 31 Biểu đồ 3.6 Số lƣợng nhân đƣợc tuyển dụng giai đoạn 2014 – 2016 41 MỤC LỤC PHẦN 1: LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Kết cấu khóa luận PHẦN 2: NỘI DUNG CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Nguồn nhân lực 1.2 Quản trị nguồn nhân lực 1.2.1 Khái niệm 1.2.2 Chức Quản trị nguồn nhân lực 1.3 Tổng quan tuyển dụng 1.3.1 Khái niệm 1.3.2 Các giai đoạn tuyển dụng 1.3.3 Tầm quan trọng tuyển dụng 1.3.4 Yêu cầu công tác tuyển dụng 1.3.5 Nguồn ứng viên cho doanh nghiệp 1.3.6 Các nhân tố ảnh hƣởng đến công tác tuyển dụng 10 1.3.7 Quy trình tuyển dụng nhân doanh nghiệp 13 CHƢƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY XĂNG DẦU TÍN NGHĨA 18 2.1 Quá trình hình thành phát triển 18 2.1.1 Giới thiệu công ty 18 2.1.2 Lịch sử hình thành phát triển 19 2.1.3 Định hƣớng phát triển 20 2.2 Lĩnh vực hoạt động 20 2.3 Cơ cấu tổ chức 21 2.4 Kết hoạt động 24 CHƢƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XĂNG DẦU TÍN NGHĨA 26 3.1 Tình hình nhân Cơng ty Cổ phần Xăng dầu Tín nghĩa 26 3.1.1 Số lƣợng nhân công ty giai đoạn 2014 – 2016 26 3.1.2 Cơ cấu lao động công ty năm 2016 27 3.2 Thực trạng công tác tuyển dụng nhân công ty 31 3.2.1 Mục tiêu tuyển dụng 31 3.2.2 Nguồn tuyển dụng 32 3.2.3 Phƣơng pháp tuyển dụng 32 3.2.4 Quy trình tuyển dụng 33 3.2.5 Kết tuyển dụng chi phí tuyển dụng 41 3.3 Đánh giá công tác tuyển dụng 42 3.3.1 Ƣu điểm 42 3.3.2 Hạn chế 44 3.3.3 Nguyên nhân tồn hạn chế 45 CHƢƠNG 4: KIẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TUYỂN DỤNG 46 4.1 Đa dạng hoá kênh tuyển dụng 46 4.2 Thông báo tuyển dụng 48 4.3 Hồn thiện cơng tác tiếp nhận xử lý hồ sơ 49 4.4 Nâng cao hiệu vấn kết hợp hình thức kiểm tra, vấn 50 4.5 Thêm bƣớc kiểm tra sức khỏe thơng tin ứng viên vào quy trình tuyển dụng 51 4.6 Một số giải pháp khác 53 PHẦN 3: KẾT LUẬN 55 PHẦN 1: LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nguồn nhân lực nguồn lực quan trọng hàng đầu doanh nghiệp Một doanh nghiệp muốn phát triển vững mạnh phải có đội ngũ cán công nhân viên giỏi, phù hợp với doanh nghiệp, nhiệt tình cơng việc phải gắn kết dài lâu với doanh nghiệp Trên thị trƣờng lao động nay, nguồn lao động dồi với nhiều trình độ khác nhƣ khả năng, thái độ, lực công việc…Bởi mà trách nhiệm nhân viên tuyển dụng nhƣ nhân viên khác làm lĩnh vực nhân quan trọng Xuất phát từ nhận thức cá nhân công tác tuyển dụng nhân nhƣ tầm quan trọng nó, thời gian tìm hiểu thực tế Cơng ty Cổ phần Xăng dầu Tín Nghĩa Em định chọn đề tài: “Hồn thiện cơng tác tuyển dụng nhân Cơng ty Cổ phần Xăng dầu Tín Nghĩa” Mục tiêu nghiên cứu Biết cách vận dụng kiến thức học vào thực tiễn Tìm hiểu rõ cơng tác tuyển dụng Công ty Đƣa đề xuất nhằm giúp cơng ty hồn thiện cơng tác tuyển dụng Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu: công tác tuyển dụng Công ty Cổ phần Xăng dầu Tín Nghĩa Phạm vi nghiên cứu: Về khơng gian: Cơng ty Cổ phần Xăng dầu Tín Nghĩa Về thời gian: đề tài nghiên cứu công tác tuyển dụng Công ty giai đoạn từ 2014 đến 2016 SVTH: Trần Lê Thị Hải Yến Phƣơng pháp nghiên cứu Tập hợp thông tin, số liệu cần thiết từ phịng Tổ chức Hành cơng ty cơng tác tuyển dụng tình hình hoạt động cơng ty Khảo sát quy trình tuyển dụng thực tế thông qua: Phỏng vấn, lấy ý kiến nhân viên cơng ty Tham gia hỗ trợ q trình tuyển dụng Xử lý liệu, thông tin thu thập đƣợc phƣơng pháp: thống kê, phân tích tổng hợp Đánh giá thông tin thu thập đƣợc Kết cấu khóa luận Nội dung khóa luận bao gồm chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận tuyển dụng doanh nghiệp Chƣơng 2: Tổng quan Công ty Cổ phần Xăng dầu Tín Nghĩa Chƣơng 3: Thực trạng công tác tuyển dụng Công ty Cổ phần Xăng dầu Tín Nghĩa Chƣơng 4: Kiến nghị số giải pháp nhằm nâng cao hiệu tuyển dụng SVTH: Trần Lê Thị Hải Yến PHẦN 2: NỘI DUNG CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Nguồn nhân lực Ra đời vào năm 80 kỷ XX, thuật ngữ “Nguồn nhân lực (Human Resourses)” kết việc thay đổi nhận thức ngƣời phƣơng pháp quản lý Từ đến nay, có nhiều khái niệm “Nguồn nhân lực” đƣợc đƣa tùy thuộc vào nhiều lĩnh vực khía cạnh khác xã hội 1.2 Quản trị nguồn nhân lực 1.2.1 Khái niệm Quản trị nguồn nhân lực: “là hệ thống triết lý, sách hoạt động chức thu hút, đào tạo – phát triển trì ngƣời tổ chức nhằm đạt đƣợc kết tối ƣu cho tổ chức lẫn nhân viên” Nguồn: PGS.TS Trần Kim Dung (2011) 1.2.2 Chức Quản trị nguồn nhân lực Công tác quản trị nguồn nhân lực đƣợc thực đa dạng thay đổi phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp Dựa hoạt động chính, quản trị nguồn nhân lực bao gồm ba nhóm chức bản: Thu hút nguồn nhân lực: trình lập kế hoạch, phân tích thiết kế cơng việc, lựa chọn lao động với chun mơn, trình độ, phẩm chất phù hợp với yêu cầu tổ chức, nhằm đảm bảo số lƣợng chất lƣợng nguồn nhân lực doanh nghiệp Đào tạo phát triển nguồn nhân lực: việc lập kế hoạch, triển khai thực chƣơng trình đào tạo, khóa huấn luyện nhằm cung cấp kỹ chuyên nghiệp định hƣớng phát triển cho nhân viên, giúp họ hịa nhập với mơi trƣờng cơng ty có khả phát triển nâng cao tay nghề tƣơng lai SVTH: Trần Lê Thị Hải Yến Duy trì nguồn nhân lực: bao gồm chức khuyến khích, động viên nhân viên trì mối quan hệ tốt đẹp doanh nghiệp Chức liên quan đến trình quản lý phúc lợi dành cho ngƣời lao động, đánh giá khả làm việc thực tế chế độ khen thƣởng năm 1.3 Tổng quan tuyển dụng 1.3.1 Khái niệm Là trình tìm kiếm, thu hút, lựa chọn nhân phù hợp để đáp ứng nhu cầu sử dụng lao động bổ sung cho lực lƣợng lao động có để thực mục tiêu doanh nghiệp đề (Nguồn: TS Nguyễn Hữu Thân (2008)) 1.3.2 Các giai đoạn tuyển dụng Quá trình tuyển dụng doanh nghiệp bao gồm hoạt động đảm bảo cho cơng ty có đƣợc đủ ứng viên đạt chất lƣợng, lựa chọn số ứng viên ngƣời phù hợp, thử thách, đánh giá tiếp nhận họ vào làm việc thức cho cơng ty Có thể tóm tắt ba giai đoạn tuyển dụng sơ đồ sau: Tuyển mộ Tuyển chọn Hậu tuyển dụng Sơ đồ 1.1 Các giai đoạn tuyển dụng Tuyển mộ: trình thu hút ngƣời xin việc có trình độ từ lực lƣợng lao động xã hội lực lƣợng lao động bên tổ chức đến tham gia đăng ký, nộp hồ sơ xin việc Tuyển chọn: trình đánh giá ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau, chọn lọc cá nhân có lực phẩm chất tốt nhất, phù hợp cho vị trí cơng việc cụ thể danh sách ứng viên đáp ƣng đƣợc yêu cầu công ty Hậu tuyển dụng: trình đƣa ứng viên vƣợt qua giai đoạn tuyển chọn, tiến hành tiếp xúc với môi trƣờng công ty Các ứng viên đƣợc học/thử việc SVTH: Trần Lê Thị Hải Yến phận, phịng ban tham gia ứng tuyển Đây giai đoạn công ty đánh giá lực làm việc ứng viên để đƣa định cuối có tiếp nhận họ hay khơng Tuyển mộ, tuyển chọn hậu tuyển dụng ba giai đoạn khơng thể thiếu quy trình tuyển dụng doanh nghiệp Mỗi giai đoạn có nhiệm vụ, trách nhiệm riêng, nhƣng lại thống hỗ trợ việc tiến hành quy trình tuyển dụng giúp cơng ty có đƣợc “nhân làm đƣợc việc” 1.3.3 Tầm quan trọng tuyển dụng Đối với doanh nghiệp Tuyển dụng đóng vai trị quan trọng tổ chức, doanh nghiệp đầu tƣ cho ngƣời Do đó, địi hỏi doanh nghiệp phải có tâm, đầu tƣ cẩn thận kỹ lƣỡng Tuyển dụng tốt mang lại cho doanh nghiệp lợi ích sau: - Đảm bảo nguồn lao động phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp - Tuyển dụng nhân viên mới, cấu nhân thay đổi theo hƣớng trẻ hóa, đem tới luồng gió mới, ý tƣởng cho cơng ty - Tuyển dụng nguồn nhân lực có chất lƣợng mang lại hiệu cao công việc, tránh rủi ro, tiết kiệm chi phí đào tạo gia tăng danh tiếng công ty - Sở hữu ngƣời tài năng, thật có đam mê với nghề có xu hƣớng gắn bó lâu dài với cơng ty tảng cho phát triển bền vững doanh nghiệp Tình hình nhân bất ổn, nhân viên nghỉ việc, cơng ty tình trạng liên tục tuyển dụng nhân dấu hiệu việc tuyển dụng không hiệu Hậu là: - Doanh nghiệp thời gian, cơng sức, chi phí để tuyển dụng lại - Phải thực hoạt động hỗ trợ nhân viên quen việc hòa nhập với yếu tố văn hóa cơng ty SVTH: Trần Lê Thị Hải Yến Các giai đoạn tuyển dụng bao gồm: tuyển mộ, tuyển chọn, hậu tuyển dụng đƣợc thể rõ ràng tạo thống cho quy trình Từng bƣớc đƣợc mơ tả cách chi tiết, hƣớng dẫn cách thức thực rõ ràng cụ thể Việc xây dựng kế hoạch nhân dựa kế hoạch kinh doanh tình hình nhân công ty, phận tự xác định nhu cầu nhân phận nên tránh đƣợc tình trạng dƣ thừa lao động Cán tham gia tuyển dụng có nhiều kinh nghiệm Các vị trí quan trọng đƣợc phó giám đốc phụ trách nhân trực tiếp vấn Đối với vị trí cần lao động phổ thơng, định tuyển chọn phụ thuộc nhiều vào khả vấn ngƣời tuyển chọn Họ phải có chun mơn giỏi có khả đánh giá ứng viên tốt có nhƣ tuyển chọn đƣợc ngƣời Bên cạch họ ngƣời gắn bó với công ty thời gian dài nên họ hiểu đƣợc cơng ty cần nhân viên nhƣ Chính khả chun mơn sâu kinh nghiệm tích lũy đƣợc giúp họ tìm ứng viên có đủ khả đáp ứng đƣợc cơng việc Cơng tác tổ chức tiếp xúc hội nhập cho ứng viên làm tốt Đối với cơng ty công tác tổ chức tiếp xúc hội nhập cho ứng viên công việc quan trọng Nhờ có cơng tác mà ứng viên thích ứng với cơng việc nhanh Và điều công ty làm tốt điểm sau: - Phân chia đối tƣợng ứng viên rõ ràng Với đối tƣợng có nội dung đào tạo cách thức đánh giá khác - Cách thức đánh giá dựa nhiều tiêu chí - Cán hƣớng dẫn có nhiều kinh nghiệm, họ làm việc có trách nhiệm, tận tình dẫn nhân viên SVTH: Trần Lê Thị Hải Yến 43 3.3.2 Hạn chế Bên cạnh ƣu điểm cơng tác tuyển dụng cơng ty cịn có hạn chế sau: Kênh tuyển dụng chưa đa dạng Hình thức thu hút lao động chuyên mơn từ nguồn bên ngồi cịn hạn chế kênh tuyển dụng không đa dạng, thông báo tuyển dụng đăng lên website công ty dán thông báo trạm xăng dầu nhƣ tỉ lệ ứng viên biết đến thông báo tuyển dụng thấp Cơng ty nhiều ứng viên phù hợp với Công ty Thông báo tuyển dụng không thu hút ứng viên Thông báo tuyển dụng công ty phần lớn đầy đủ thông tin nhƣng thiếu yếu tố để thu hút ứng viên nhƣ hội thăng tiến, mức tăng lƣơng thƣởng năm… Quá trình tiếp nhận xử lý hồ sơ chưa làm tốt Công ty chƣa chủ động thu nhận hồ sơ, tuyển dụng đào tạo dự phịng nên có nhƣ cầu thay gấp gây tình trạng thiếu hụt hồ sơ làm cho q trình tuyển dụng đơi khơng kịp thời Cơng ty chƣa có hệ thống để lƣu trữ hồ sơ làm cho nhân viên nhân vất vả phân loại hồ sơ, nhƣ dễ gây thất lạc hồ sơ gây thời gian cơng sức cơng việc tìm kiếm phân loại hồ sơ Quy trình tuyển dụng cịn thiếu số bước Cơng ty khơng có bƣớc xác minh thơng tin ứng viên ghi hồ sơ mà tin tƣởng vào cấp giấy tờ mà ứng viên cung cấp Nhƣ bị trà trộn cấp giấy tờ bị làm giả Trong quy trình tuyển dụng chƣa có bƣớc kiểm tra sức khoẻ ứng viên Công ty vào giấy khám sức khoẻ ứng cử viên hồ sơ, mà thông tin khơng phản ánh xác tình trạng sức khoẻ ứng viên dẫn đến tình trạng ngƣời lao động khơng có đủ sức khoẻ để thực tốt cơng việc Hiệu q trình vấn chưa cao SVTH: Trần Lê Thị Hải Yến 44 Do ngồi câu hỏi vấn thƣờng gặp Cơng ty khơng có hình thức trắc nghiệm hay hình thức vấn khác để xem xét kỹ lƣỡng đặc điểm tính cách, thái độ, kỹ ứng viên yếu tố quan trọng với vị trí nhân viên bán hàng Họ gƣơng mặt đại diện công ty, trực tiếp làm việc với khách hàng Và số hạn chế khác Công tác phân tích cơng việc chƣa thật đƣợc trọng nhiều, bảng mô tả công việc, tiêu chuẩn cơng việc mang tính hình thức Khơng đƣợc cơng bố thông báo tuyển dụng gây nhiều thắc mắc cho ứng viên Sau ký hợp đồng thức, nhân viên đƣợc đào tạo kỹ để đáp ứng công việc mà khơng có lộ trình đào tạo để phát triển kỹ thăng tiến tƣơng lai Công tác đánh giá hiệu tuyển dụng sau tuyển dụng chƣa đƣợc tiến hành cách chuyên sâu đầy đủ nhằm nhận biết ƣu điểm hạn chế cơng tác tuyển dụng từ đƣa giải pháp khắc phục, hoàn thiện 3.3.3 Nguyên nhân tồn hạn chế Nguyên nhân chủ yếu hạn chế nói cơng ty chƣa quan tâm nhiều đến công tác công tác tuyển dụng nhân có chất lƣợng Trong giai đoạn nay, Cơng ty tập trung vào việc tinh gọn xếp lại máy quản lý công tác tổ chức bán hàng nên nhu cầu tuyển dụng công ty không nhiều SVTH: Trần Lê Thị Hải Yến 45 CHƢƠNG 4: KIẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TUYỂN DỤNG Từ ƣu điểm, hạn chế ngun nhân cịn tồn cơng tác tuyển dụng Cơng ty Cổ phần Xăng dầu Tín Nghĩa Em xin đề xuất số giải pháp để nâng cao hiệu tuyển dụng cho Công ty 4.1 Đa dạng hoá kênh tuyển dụng Nguồn nội bộ: Đây nguồn tuyển dụng có hiệu quả, nhiên dễ gây tƣợng ghen ghét, đố kị, chia rẽ, đoàn kết nhân viên với ngƣời đƣợc tuyển, cịn ngƣời khơng Do đó, để hạn chế điều này, Cơng ty cần nêu rõ lý họ không đƣợc tuyển khuyến khích họ tự hồn thiện kỹ năng, kinh nghiệm cịn thiếu để đƣợc ƣu tiên lần tuyển Nguồn bên ngoài: Đối với nguồn này, Công ty chủ yếu dựa vào giới thiệu ngƣời quen Cơng ty Vì thế, dẫn tới hạn chế định số lƣợng nhƣ chất lƣợng ứng viên dự tuyển Vì vậy, muốn khai thác tốt nguồn này, Cơng ty cần đa dạng hóa nguồn tuyển dụng cần trọng đến vấn đề sau: Đối với ngƣời thân, ngƣời quen nhân viên công ty: khuyến khích họ học ngành mà cơng ty cần để nhận đƣợc lợi ích mà Cơng ty đáp ứng kể vật chất lẫn tinh thần Tuyển nhân viên từ sở đào tạo: trƣờng đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp ngày trở thành nơi cung cấp nhân lực quan trọng hầu hết Công ty Trong thời gian qua, Công ty chƣa trọng tới nguồn Đây nguồn tuyển dụng lớn có xu hƣớng phát triển Các sinh viên thƣờng đƣợc đào tạo bản, khoa học có hệ thống Mặc dù chƣa có kinh nghiệm thực tế nhƣng họ lại có sức trẻ, nhiệt huyết, đam mê, tinh thần ham học hỏi, cầu tiến SVTH: Trần Lê Thị Hải Yến 46 Các sinh viên thực tập: phƣơng pháp hiệu mà nhiều Công ty áp dụng, thông qua thời gian thực tập, Cơng ty tìm đƣợc ngƣời ƣu tú phù hợp với Công ty hai bên có thời gian tiếp xúc cộng tác Bên cạnh phƣơng pháp cịn tiết kiệm chi phí so với tuyển nhân viên mới, Việt Nam doanh nghiệp thƣờng trả lƣơng khơng trả lƣơng cho nhân viên thực tập Hiện nay, Công ty sử dụng hai kênh tuyển dụng dán thông báo đăng website cơng ty Nó làm cho nguồn thơng báo tuyển dụng đến ứng viên cịn hạn hẹp Cơng ty nên sử dụng thêm kênh tuyển dụng khác nhƣ: sử dụng website tuyển dụng Đối với kênh tuyển dụng này, công ty nên phân loại đánh giá website tuyển dụng để thu hút lao động chun mơn phù hợp Vì giai đoạn nay, phát triển mạnh mẽ internet nên hầu hết ngƣời sử dụng internet cho việc tìm kiếm thơng tin Nên việc đăng thơng báo tuyển dụng website tuyển dụng làm cho thông báo đƣợc lang truyền rộng rãi Tuy nhiên, tùy trang web chuyên tuyển vị trí khác nhƣ: - Đối với vị trí cấp cao: ta sử dụng website Vietnamworks trang web chuyên cung cấp ứng viên có chất lƣợng, có tính chủ động cao hiểu rõ lực - Đối với vị trí cấp trung: Cơng ty nên lựa chọn timviecnhanh.com Ngồi kênh tuyển dụng trên, cơng ty áp dụng thêm việc thu hút ứng viên lao động phổ thông thông qua lời giới thiệu nhân viên cơng ty lao động đƣợc giới thiệu thƣờng ngƣời phù hợp với công ty, khơng lại giới thiệu cho bạn bè, ngƣời thân cơng việc mà họ biết khơng phù hợp với ngƣời Dĩ nhiên với hình thức thông báo truyền miệng nhƣ làm tăng độ tin cậy ứng viên vào công ty Để áp dụng kênh này, bƣớc đầu công ty nên đánh giá số lƣợng chất lƣợng ứng viên đƣợc giới thiệu vào làm Sau đó, đánh giá lại số lƣợng chất lƣợng ứng viên đƣợc tuyển vào đợt tuyển dụng sau SVTH: Trần Lê Thị Hải Yến 47 Cuối cùng, qua vài đợt tuyển dụng ta đánh giá kết kênh tuyển dụng xem có phù hợp với công ty hay không Mặc dù kênh tuyển dụng không đƣợc đánh giá cao, nhiên lại hiệu với việc tuyển dụng nhứng lao động phổ thơng Bên cạnh đó, hình thức tuyển dụng lại tốn chi phí, nhanh đơn giản 4.2 Thông báo tuyển dụng Đối với lao động phổ thông lao động chuyên môn: Công ty nên lập mẫu thơng báo tuyển dụng chung Ngồi nội dung đề cập, Công ty nên thêm vào nội dung sau: Nêu rõ thông tin Công ty: thông tin công ty cần đƣợc mô tả cách rõ ràng cụ thể: địa website, có năm kinh doanh, quy mơ cơng ty có nhân viên,… Điều tăng độ tin cậy lịng ứng viên Mơ tả cơng việc cách trung thực: miêu tả chi tiết cơng việc để ứng viên biết xác cơng việc mà họ gửi đơn đăng kí Khi Cơng ty thành thật nói cơng việc khiến nhiều ngƣời khơng muốn nộp đơn đăng kí, nhƣng đăng kí có nhiều khả gắn kết lâu dài với Công ty Cung cấp vị trí địa lý cho cơng việc: Do trạm xăng dầu công ty phân bố rộng khắp địa bàn tỉnh Đồng Nai Bà Rịa – Vũng Tàu nên cơng ty cần cơng bố xác địa điểm mà ứng viên làm nhƣ tránh đƣợc tình trạng ứng viên đƣợc tuyển vào nhƣng lại không muốn làm việc địa điểm làm việc cách xa nơi ứng viên Tách yêu cầu cho vị trí thành hai phần: Đầu tiên, bao gồm yêu cầu vị trí tuyển dụng sau phần u cầu khác phần kỹ “ƣu tiên cho ứng viên có kỹ …” SVTH: Trần Lê Thị Hải Yến 48 Thể thông tin tiền lương: Một thơng báo tuyển dụng hấp dẫn thƣờng có mức lƣơng cụ thể cho vị trí ứng tuyển cụ thể Bên cạnh Cơng ty nên thêm mức tăng lƣơng năm nhƣ thu hút ứng viên Với yếu tố thông báo tuyển dụng hấp dẫn hơn, thu hút đƣợc nhiều ứng viên có tiềm nhƣ khơng gây tình trạng thiếu hụt hồ sơ ứng tuyển gây khó khăn, vất vả cho công tác sàng lọc hồ sơ 4.3 Hồn thiện cơng tác tiếp nhận xử lý hồ sơ Hiện tại, Công ty lƣu trữ hồ sơ theo phƣơng pháp thủ công cất giữ tủ Nhƣ vậy, hồ sơ nhân viên công ty hồ sơ ứng viên dễ dàng bị mát hƣ hại trình bảo quản nhƣ khó tìm kiếm có việc cần đến Vì mà cơng ty nên trang bị phần mềm để quản lý hồ sơ Nhờ vào việc sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ việc quản lý, lƣu trữ, tìm kiếm xử lý hồ sơ trở nên đơn giản, khoa học, chuyên nghiệp dễ dàng tìm kiếm cho Cơng ty Sau phần mềm đề suất, phần mềm Lạc Việt DMS Phần mềm có giao diện sau: Hình 3.1 Giao diện phần mềm Lạc Việt DMS Nguồn: Internet Việc sử dụng phần mềm Lạc Việt DMS mang lại ƣu điểm sau: Việc quản lý, lƣu trữ, tìm kiếm xử lý hồ sơ trở nên đơn giản, khoa học, chuyên nghiệp dễ dàng tìm kiếm, xử lý, tiết kiệm thời gian Phần mềm có chức phân quyền ngƣời dùng tới chức chƣơng trình, đến thành phần tài liệu hồ sơ lƣu trữ Ngƣời dùng đƣợc SVTH: Trần Lê Thị Hải Yến 49 phân loại theo cấp bậc từ đó, phần mềm cho phép phân quyền tiếp cận tài liệu theo cấp bậc nhằm kiểm soát việc tiếp cận tài liệu theo độ mật khác Lạc Việt DMS hỗ trợ cho việc đăng ký sử dụng/mƣợn gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ tài liệu trực tuyến cách nhanh chóng, thuận tiện Ngồi ra, hệ thống cịn tích hợp chế mã vạch cho việc ghi mƣợn, ghi trả, giúp phận quản lý lƣu trữ thực nghiệp vụ giao, nhận hồ sơ tài liệu cách nhanh chóng Đặc biệt, phần mềm đƣợc thiết đơn giản, chƣơng trình thân thiện, dễ dùng, dễ hiểu, dễ sử dụng nên phù hợp với trình độ tin học nhân viên lƣu trữ Công ty 4.4 Nâng cao hiệu vấn kết hợp hình thức kiểm tra, vấn Bên cạnh hình thức vấn mà cơng ty áp dụng Cơng ty nên áp dụng thêm hình thức vấn sau cho lao động chuyên môn Theo chuyên gia, chia nhỏ vấn trực tiếp thành bốn nhóm khác nhau: - Phỏng vấn dựa tình huống: Ứng viên đƣợc hỏi cách ứng xử tình khó khăn có liên quan đến cơng việc Ví dụ, ứng viên cho vị trí quản lý cấp trung phải cho biết xử lý có nhân viên thuộc cấp làm trễ ba ngày liên tiếp - Phỏng vấn đo lường hành vi: Ứng viên đƣợc hỏi cách xử tình thực tế Ví dụ, ứng viên cho vị trí nhân sử lý nhƣ ngƣời lao động giận ngƣời lao động không đƣợc hƣởng bảo hiểm bảo hiểm bị làm sai ngày tháng năm sinh Cách vấn dựa logic hành vi làm việc khứ để đƣợc cách xử tƣơng lai - Phỏng vấn câu hỏi lý: Ứng viên đƣợc hỏi loạt câu hỏi có liên quan tới cơng việc, nhƣng khơng liên quan đến cơng ty hay vị trí ứng tuyển, ví dụ thích mơn hồi học? SVTH: Trần Lê Thị Hải Yến 50 - Phỏng vấn tạo áp lực: Nhà vấn cố tình đƣa ứng viên vào tình khó chịu hàng loạt câu hỏi soi mói, thơ lỗ vơ dun Ý tƣởng thơng qua tình để xác định xem ứng viên có làm chủ đƣợc cảm xúc, biết giải tỏa áp lực hay khơng Ví dụ nhà vấn tới tấp công ứng viên câu hỏi công việc cũ, công ty cũ, đồng nghiệp cũ, điều kiện làm việc, lƣơng bổng, nguyên nhân rời bỏ chỗ làm cũ… Cách vấn rủi ro ứng viên phản kháng lại cho kết sai Bên cạnh đó, Cơng ty áp dụng thêm kiểm tra tính cách, thái độ, sức khỏe để tìm ứng viên phù hợp Vì vị trí nhân viên bán hàng hai yếu tố quan trọng họ cần có sức khỏe tốt để làm việc ngày lẫn đêm Và họ ngƣời làm việc trực tiếp với khách hàng nên tính cách nhân viên quan trọng 4.5 Thêm bƣớc kiểm tra sức khỏe thông tin ứng viên vào quy trình tuyển dụng Kiểm tra thơng tin ứng viên Trong thực tế, phần lớn công ty hiểu việc xác minh thông tin ứng viên cần thiết Đối với cơng ty ứng viên làm phòng ban chức Đây phận cần đến ứng viên có đầu đủ trình độ, lực kinh nghiệm để làm tốt công việc Tuy nhiên, nhiều lý nhƣ tin tƣởng vào ứng viên, bận bịu công việc không nắm đƣợc phƣơng pháp nên cuối công ty bỏ qua bƣớc Hậu mà bất cẩn gây nghiêm trọng Nhƣ ngƣời tuyển dụng tin tƣởng vào ăn nói lƣu lốt thành tích ấn tƣợng hồ sơ ứng viên mà không xác minh lại thông tin Đến thử việc, công ty phát ứng viên giỏi nói làm thành tích hồ sơ đƣợc phóng đại Việc xác minh thơng tin mà ứng viên trình bày hồ sơ bƣớc quan trọng Đây bƣớc để ngƣời tuyển dụng biết đƣợc ứng viên có đáp ứng đủ yêu cầu công ty hay không Bƣớc phải đƣợc thực trƣớc bƣớc vấn sau bƣớc sàng lọc hồ sơ Nếu thông tin kỹ năng, kinh nghiệm lực ứng viên chƣa đƣợc chứng thực ngƣời vấn vấn SVTH: Trần Lê Thị Hải Yến 51 kỹ để giải tỏa quan ngại vòng vấn cuối Nhƣ thế, đƣa đề nghị tuyển dụng, thấy an tâm ứng viên Ngƣời tuyển dụng xác minh thơng tin ứng viên cách sau: Yêu cầu ứng viên cung cấp tối thiểu nguồn thông tin để xác minh: Để tiện xác minh thông tin, công ty nên yêu cầu ứng viên cung cấp họ tên thông tin liên lạc tối thiểu ngƣời Đây ngƣời làm việc trực tiếp với ứng viên tối thiểu tháng nắm rõ kỹ thành tích làm việc ứng viên (trong phải có ngƣời quản lý trực tiếp ứng viên) Chủ động gọi điện cho người chứng thực thông tin: Trƣởng phịng Tổ chức – hành nên tự gọi điện cho ngƣời chứng thực thơng tin thay giao cho cấp dƣới làm Một số thông tin giá trị đƣợc tiết lộ ngƣời gọi điện ở cấp bậc quản lý ngang cao ngƣời chứng thực Chuẩn bị trước câu hỏi: Cần chuẩn bị trƣớc danh sách vấn đề muốn hỏi ngƣời chứng thực thông tin Để chuyên nghiệp hơn, bạn soạn phiếu xác minh thơng tin gửi cho ngƣời chứng thực qua e-mail hay fax để họ nghiên cứu trƣớc Hỏi cụ thể tốt: Hãy nhớ hỏi câu cụ thể tốt nhƣ “Anh/chị đóng vai trị nhƣ cơng ty ABC? Anh/chị mâu thuẫn với đồng nghiệp chƣa? Anh/chị giải mâu thuẫn nhƣ nào?” Câu hỏi cụ thể ngƣời chứng thực dễ trả lời Kiểm tra sức khỏe Đối với cơng ty việc kiểm tra sức khỏe ứng viên hết sực quan trọng Bởi vì, vào cao điểm lƣợng khách hàng đến đổ xăng đông, nhân viên bán hàng phải làm việc cách nhanh chóng để tránh tình trạng q tải cho xăng Bên cạnh đơng khách hàng nên nhân viên bán hàng phải làm việc dƣới áp lực cao Không xăng công ty thƣờng mở qua đêm nên nhân viên phải làm qua đêm Và xăng nơi chứa vật liệu dễ cháy nên nhân viên lúc phải tâm sẵn sàng phản ứng với cháy nổ Nhƣ vậy, sức khỏe của nhân viên bán hàng quan trọng Tuy nhiên, dựa vào giấy khám sức khỏe cơng ty khơng thể biết đƣợc thơng tin sức khỏe hay sai Vì tình trạng làm giả giấy SVTH: Trần Lê Thị Hải Yến 52 khám sức khỏe phổ biến Vì mà cơng ty nên có bƣớc kiểm tra sức khỏe ứng viên tiềm qua đƣợc vòng vấn Ở bƣớc công ty nên thuê bên thứ ba để kiểm tra đƣợc xác sức khỏe ứng viên 4.6 Một số giải pháp khác Xây dựng sử dụng hiệu bảng mô tả công việc tiêu chuẩn cơng việc Hiện nay, cơng ty có mơ tả tiêu chuẩn công việc cho chức danh cơng ty Tuy nhiên, khơng thực xác với cơng việc mà chức danh phải làm thực tế Bên cạnh mơ tả công việc tiêu chuẩn công việc yếu tố quan trọng để cơng ty thực tốt cơng tác tuyển dụng nhƣng lại khơng đƣợc sử dụng vào trình tuyển dụng nhƣ thêm vào thông báo tuyển dụng để ứng viên hiểu rõ đƣợc họ phải làm đƣợc tuyển dụng vào vị trí Nhƣ vậy, cơng ty nên xây dựng bảng mô tả công việc tiêu chuẩn công việc xác cách để ngƣời làm vị trí nói rõ họ phải làm ngày Sau đó, thơng tin đƣợc cấp trực tiếp họ phê duyệt nộp lên phịng Tổ chức – Hành tổng hợp lại tạo nên bảng phân tích cơng việc cho tất chức danh công ty Và thông tin nên đƣợc cập nhật thƣờng xuyên nên đƣợc thêm vào thông báo tuyển dụng cho chức danh Kiểm tra, giám sát chặt chẽ trình tuyển dụng nhân Một kế hoạch tuyển dụng dù đƣợc xây dựng chi tiết chặt chẽ đến đến đâu thực sai sót khơng nhƣ mong muốn Mỗi hoạt động mắc sai lầm với nguyên nhân khác nhau, điều làm mục tiêu chệch hƣớng Việc kiểm tra giám sát công tác tuyển dụng cho phép xác định sai lệch so với mục tiêu nguyên nhân dẫn đến sai lệch đồng thời có biện pháp sửa sai kịp thời rút kinh nghiệm cho lần thực sau Trong kỳ tuyển dụng cơng ty nên có biện pháp để giám sát tồn quy trình tuyển dụng nhân để hạn chế tối đa sai lầm tuyển dụng Thường xuyên bồi dưỡng kỹ cho đội ngũ nhân viên tuyển dụng SVTH: Trần Lê Thị Hải Yến 53 Công ty nên cử nhân viên làm công tác tuyển dụng nhân tham gia khóa đào tạo cơng tác tuyển dụng nhƣ công tác quản trị nguồn nhân lực trung tâm đào tạo Bên cạnh đó, cơng ty nên thƣờng xuyên cho nhân viên dự buổi hội thảo để họ tự đúc kết kinh nghiệm cho thân tiết kiệm đƣợc chi phí đào tạo cho cơng ty Cơng ty tổ chức buổi nói chuyện nhân viên với để họ chia sẻ kinh nghiệm, khó khăn thành cơng họ làm việc, cách hay kiến thức phù hợp với cơng ty đƣợc đúc kết q trình họ làm việc cơng ty SVTH: Trần Lê Thị Hải Yến 54 PHẦN 3: KẾT LUẬN Công tác tuyển dụng nhân tảng nhằm cung cấp đội ngũ nhân đủ số lƣợng tốt chất lƣợng cho công tác quản trị nhân lực doanh nghiệp Bởi vậy, việc nâng cao chất lƣợng công tác tuyển dụng vấn đề cấp thiết doanh nghiệp để có nguồn lao động chất lƣợng sử dụng hiệu Trong thời gian thực tập CƠNG TY CỔ PHẦN XĂNG DẦU TÍN NGHĨA em đƣợc học hỏi nhiều kiến thức thực tế em áp dụng kiến thức học vào thực tế Bên cạnh em hiểu thêm đƣợc để có đội ngũ nhân làm việc hiệu quả, gắn bó lâu dài với cơng ty cơng tác tuyển dụng nhân việc quan trọng Để làm đƣợc điều em nghĩ thân em cần phải học hỏi thêm nhiều Trong đề tài này, em nghiên cứu vấn đề tuyển dụng nhân để thấy rõ ƣu điểm, khuyết điểm nguyên nhân khyết điểm tồn việc tuyển dụng ngƣời tài Công ty Đồng thời, đƣa số giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng công tác tuyển dụng Công ty thời gian tới Song thời gian kiến thức hạn chế nên Báo cáo thực tập tốt nghiệp em đƣa đƣợc vài giải pháp đơn giản khơng mang tính chun sâu phân tích Vậy nên em mong đƣợc đóng góp ý kiến Thầy, Cô bạn để viết em đƣợc hoàn chỉnh SVTH: Trần Lê Thị Hải Yến 55 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Các tài liệu nội Công ty Cổ phần Xăng dầu Tín Nghĩa [2] PGS.TS Trần Kim Dung (2011), Quản trị nguồn nhân lực, NXB Tổng hợp, TP.HCM [3] TS Nguyễn Hữu Thân (2008), Quản Trị Nhân sự, NXB Lao động – Xã hội Hà Nội PHỤ LỤC Sau số biểu mẫu đƣợc sử dụng công tác tuyển dụng nhân sự: ... 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XĂNG DẦU TÍN NGHĨA 26 3.1 Tình hình nhân Cơng ty Cổ phần Xăng dầu Tín nghĩa 26 3.1.1 Số lƣợng nhân công ty giai đoạn... công ty hồn thiện cơng tác tuyển dụng Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu: công tác tuyển dụng Cơng ty Cổ phần Xăng dầu Tín Nghĩa Phạm vi nghiên cứu: Về không gian: Công ty Cổ phần. .. Chƣơng 1: Cơ sở lý luận tuyển dụng doanh nghiệp Chƣơng 2: Tổng quan Công ty Cổ phần Xăng dầu Tín Nghĩa Chƣơng 3: Thực trạng cơng tác tuyển dụng Cơng ty Cổ phần Xăng dầu Tín Nghĩa Chƣơng 4: Kiến