Created by Le Hung Cuong lehungcuongvietnam@gmail.com TRỰC QUAN HÓA DỮ LIỆU TRONG VẬN HÀNH LOGISTICS Vai trò trực quan hóa liệu báo cáo Thời kỳ đại dịch Covid làm thay đổi cách quản lý nhiều doanh nghiệp, nhân viên khối văn phòng đem việc làm nhà nhiều, phận vận hành ngành logistics lại phân tán phạm vi địa lý rộng khắp, Các biện pháp phong tỏa, hạn chế lại khiến cho cấp quản lý đến bưu cục, chi nhánh, trung tâm khai thác để giám sát cơng việc Vì Ban quản trị, nhà quản lý cần hỗ trợ báo cáo phân tích liệu để nắm tình hình Sự bùng nổ thơng tin liên quan đến kinh doanh bên lẫn bên doanh nghiệp khiến nhà quản lý bị ngập thông tin, cần chắt lọc lấy thơng tin hữu ích loại bỏ thơng tin rác Do khơng quản lý thông tin theo cách thông thường Ngay lượng liệu bên hệ thống vận hành logistics sinh đơn vị thời gian (giờ, ngày, tháng, năm v/v) lớn, trôi nhanh nên phương tiện thông thường excel đáp ứng yêu cầu quản lý bị giới hạn dung lượng, không tạo mối quan hệ liệu hiệu trực quan hóa liệu kém, khơng theo dõi tình hình vận hành theo thời gian thực dẫn đến nhà quản lý nắm bắt thông tin chậm trễ Dữ liệu công cụ quan trọng hỗ trợ việc điều hành, định Ngày nay, có nhiều vấn đề khách hàng, tài chính, vận hành nhân không biểu trực quan, người quản lý không quan sát trực tiếp mà phải thông qua phân tích liệu Phần chìm tảng băng thơng tin điều hành cần có cơng cụ thơng minh để quan sát Phân tích liệu báo cáo trực quan hạn chế định điều hành cảm tính mà thay vào suy luận lý trí, có Quản lý liệu báo cáo tảng mục tiêu quan trọng cho chuyển đổi số doanh nghiệp (Digital transformation) Chuyển đổi số không việc số hóa liệu (digitalization), tức chuyển từ văn dạng giấy, dạng vật lý sang dạng điện tử Mà cấp độ khai thác liệu phục vụ quản lý hiệu hơn, lực phân tích, lực học tập cải tiến liên tục nhân viên nhờ tài nguyên liệu tổ chức/doanh nghiệp Page 1|9 Created by Le Hung Cuong lehungcuongvietnam@gmail.com Hệ thống liệu báo cáo Để bắt đầu xây dựng hệ thống báo cáo trực quan hóa liệu phục vụ cho người quản lý cách hiệu quả, nên từ chiến lược cơng ty Nếu doanh nghiệp khơng có xây dựng chiến lược kinh doanh thức, phân tích liệu thiên phân tích chẩn đốn tình xảy rồi, phản ánh thực trạng doanh nghiệp khứ mà có tính dự báo, khả phục vụ cho việc lập kế hoạch khơng cao 1/ Mơ hình liệu báo cáo BSC 2/ Mơ hình liệu báo cáo 5F3S mơ hình liệu báo cáo 3/ Mơ hình liệu kim tự tháp 2.1 Mơ hình liệu BSC bước xác định liệu lập báo cáo •Phân tích chiến lược (3C, Five force, 4P, Pestel, Value chain, SWOT v/v) Bước 1: Từ việc hoạch định chiến lược B1 - Xây dựng •Xác định mục tiêu chiến lược Bước Ban quản trị đưa định hướng chiến lược quan trọng để người làm báo cáo có tập trung •Xác định mục tiêu BSC vào vấn đề lớn, vấn đề doanh đồ hóa chiến lược (Strategy nghiệp cần làm sáng tỏ báo cáo Các mục B2 - Xác định •Bản maping) BSC tiêu chiến lược thường ẩn phát biểu dạng tầm nhìn, sứ mệnh, kế hoạch năm, năm •PI tổng thể v/v •PI chức B3 - Hình Bước 2: Ban quản trị xác định vấn đề thành PI trọng yếu đo lường Các thẻ điểm có nhóm mục tiêu rõ ràng gồm Tài chính, Khách •KPI Tổng thể hàng, Quy trình vận hành nội tại, Học tập phát B4 - Xác định •KPI chức KPI triển tổ chức Bước 3: Hình thành số PI tức •Lựa chọn liệu số đo lường hiệu suất hoạt động Có số •Báo cáo chung số riêng chức (Performance B5 - Báo cáo •Thuyết minh đề xuất cải tiến Indicators) Đây số cụ thể, triển khai chi tiết cho BSC lên tới hàng trăm số Bước 4: Chọn lựa số PI quan trọng nhất, có ý nghĩa định đến hiệu hoạt động cơng ty chức năng, hình thành nên số KPI (Key Performance Indicators) Số lượng nên từ 5-10 KPI Bước 5: Lập báo cáo, cơng tác địi hỏi phải thu thập liệu, xử lý lựa chọn công cụ báo cáo phù hợp Tuy nhiên việc trực quan hóa liệu phải bám chặt theo định hướng đề từ bước Page 2|9 Created by Le Hung Cuong lehungcuongvietnam@gmail.com Phân tích hình thành chiến lược Thẻ điểm cân (BSC hệ thống) PI hệ thống KPI hệ thống Quá trình vận hành đo lường Thẻ điểm cân (BSC chức năng) PI chức Báo cáo KPI chức Dịng chảy thơng tin báo cáo mơ hình BSC BSC gọi thẻ điểm cân (Balanced Scorecard) Robert S.Kaplan David P.Norton xây dựng, áp dụng phổ biến tập đoàn lớn giới Page 3|9 Created by Le Hung Cuong lehungcuongvietnam@gmail.com 2.2 Mơ hình liệu báo cáo 5F3S (3 dịng chảy kết hợp nhân tố mơ hình Logistics) Là mơ hình viết tắt Factors and Streaming Mơ hình lấy nhân tố đặc trưng hình thành nên mơ hình vận hành logistics bao gồm: (F1) Hàng hóa, (F2) Phương tiện vận chuyển, (F3) Cơ sở vật chất gồm kho bãi, bưu cục, xe nâng, rack v/v, (F4) Phân tuyến (F5) cơng nghệ Kết hợp với dịng chảy hầu hết hệ thống kinh doanh như: (S1) Dịng chảy hàng hóa, (S2) Dịng chảy tiền: tốn, thu hộ, thu mua, (S3) Dịng chảy thông tin như: yêu cầu lấy hàng khách, tra cứu thông tin vận dơn, phối hợp thông tin xử lý cố giao nhận khiếu nại v/v nhân tố mơ hình Logistics Ba dịng chảy Dịng hàng hóa Dịng tiền Dịng thơng tin Hàng hóa (Goods) Nhóm số G1 Nhóm số G2 Nhóm số G3 Phương tiện (Vehicles) Nhóm số V1 Nhóm số V2 Nhóm số V3 Cơ sở vật chất (Facilities) Nhóm số F1 Nhóm số F2 Nhóm số F3 Phân tuyến (Routes) Nhóm số R1 Nhóm số R2 Nhóm số R3 Cơng nghệ (Tech) Nhóm số T1 Nhóm số T2 Nhóm số T3 Mơ hình số trình bày dạng ma trận gồm nhân tố hình thành nên mơ hình Logistics ba dịng chảy hệ thống Từ gióng hàng cột tương ứng xác định số (có thể đo lường được) Mỗi (Nhóm G1) tập hợp số đo lường hiệu suất hoạt động nhân tố gọi PI (Performance Indicators) Có 15 nhóm PI ma trận, nhóm PI có nhiều số tốt, chi tiết tốt Bước từ nhóm PI, nhà quản lý tinh lọc số quan trọng (Key) Các số gọi KPI (Key performance indicators), KPI giúp nhà quản lý nhìn thấy tính hình hoạt động tổ chức cách trọng tâm, chất kịp thời Ví dụ: nhóm số G1 đo lường số G11: Sản lượng nhận phát bưu cục ngày/ tháng/ năm G12 Doanh thu trung bình/ kg hàng hóa G13 tỉ trọng mức trọng lượng vận đơn (để sử dụng phương tiện ô tô hay xe máy phát) Nhóm G2 đo số: G21: Tỉ lệ COD thu đủ ngày G22: Số tiền đền bù trung bình vận đơn Nhóm G3 đo số: G31: tỉ lệ lấy hàng thành công so với yêu cầu lấy hàng khách ngày G32: Tỉ lệ nhập thông tin đơn hàng đầy đủ lên hệ thống G33 Tỉ lệ nhập Mobile App phát thành công nhân viên giao nhận v/v PI số bao gồm tổng quan chi tiết, số lượng nhiều số, KPI số chắt lọc từ PI giúp nhà quản lý tập trung vào vấn đề cốt yếu Nếu Page 4|9 Created by Le Hung Cuong lehungcuongvietnam@gmail.com số PI kết hợp với thẻ điểm cân (BSC: Balanced Scorecard) khả bao quát hệ thống tập trung vào yếu tố trọng yếu xác Balanced Scorecard (BSC) stt Performance Indicators PI Tài Khách hàng Vận hành G1 G12 G12 G11 G2 G21, G22 G3 V1 V2 … ……………… G33 G31 Page 5|9 Học tập/ Phát triển G33 Created by Le Hung Cuong lehungcuongvietnam@gmail.com 2.3 Mơ hình liệu kim tự tháp Mơ hình liệu báo cáo quen thuộc với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản trị chất lượng tổng thể TQM (Total Quality Management) Các công cụ dùng để thu thập liệu phân tích có cơng cụ Thơng tin cấp báo cáo lên cấp trung gian, cấp trung gian tổng hợp theo chức đưa lên quản lý cấp cao, quản lý cấp cao có phận chuyên thu thập (hoặc Phòng kế hoạch) tổng hợp thành báo cáo quản trị cho Hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị xem Các bước phân tích liệu Tuy mơ hình liệu báo cáo có dịng thơng tin đặc thù khác cách thức quản lý liệu Tuy nhiên cơng tác phân tích liệu trải qua bước khái quát giống 3.1 Xác định vấn đề (đặt giả thuyết, câu hỏi) 3.2 Tích hợp liệu (thu thập, làm sạch, mơ hình hóa) 3.3 Phân tích liệu 3.4 Trình bày báo cáo 3.5 Thuyết minh liệu kiểm định giả thuyết Phân tích liệu lập báo cáo công cụ phần mềm Power BI Power BI cơng cụ phân tích liệu báo cáo hiệu quả, trực quan sử dụng nhiều gần Công cụ công ty Microsoft phát triển, có miễn phí có phí Ngồi cơng cụ thơng dụng khác để phân tích liệu gồm Excel, Google Sheet Studio, Power BI, SQL, Python, R, Tableau, SAS v/v Điểm mạnh Power BI dễ xây dựng Dashboard mối quan hệ liệu, xử lý liệu lớn Page 6|9 Created by Le Hung Cuong lehungcuongvietnam@gmail.com 4.1 Các khái niệm liệu - Database - Hệ sở liệu (Cấu trúc liệu, hệ sở liệu, quan hệ liệu) - Định dạng liệu - Mơ hình liệu (Mơ hình Snowflex mơ hình Star) - Khóa (key) - Cú pháp (syntax) - Hàm (function) - Ngữ cảnh (context) - Calculate Measure - Bảng Fact bảng Dimension - Biểu đồ Dashboard 4.2 Các loại phân tích thống kê - Đo lường quy mô - Đo lường biến động - Đo lường cấu, tỉ trọng - Đo lường mức độ hồn thành - Thống kê mơ tả (Max, min, trung bình, trung vị, tần suất lặp lại, độ lệch chuẩn, độ tin cậy) - Mô tả mối tương quan - Mô tả phân phối chuẩn - Thống kê lũy kế mức độ tập trung - Phân tích xu hướng dự báo 4.3 Các giao diện Power BI - Dữ liệu đầu vào - Giao diện báo cáo - Giao diện liệu bảng - Giao diện mơ hình liệu Nhóm hàm Dax Power BI Time Intelligent Functions Date and Time Functions Logical Functions Information Functions Statistical Functions Mathematical and Trigonometric Functions Parent-Child Functions Text Functions Table Functions 10 Other Functions Page 7|9 Created by Le Hung Cuong lehungcuongvietnam@gmail.com Dashboard Power BI Page 8|9 Created by Le Hung Cuong lehungcuongvietnam@gmail.com Dashboard Excel Page 9|9 ... lehungcuongvietnam@gmail.com 4.1 Các khái niệm liệu - Database - Hệ sở liệu (Cấu trúc liệu, hệ sở liệu, quan hệ liệu) - Định dạng liệu - Mơ hình liệu (Mơ hình Snowflex mơ hình Star) - Khóa (key) - Cú pháp (syntax)... 2.2 Mơ hình liệu báo cáo 5F3S (3 dòng chảy kết hợp nhân tố mơ hình Logistics) Là mơ hình viết tắt Factors and Streaming Mô hình lấy nhân tố đặc trưng hình thành nên mơ hình vận hành logistics bao...Created by Le Hung Cuong lehungcuongvietnam@gmail.com Hệ thống liệu báo cáo Để bắt đầu xây dựng hệ thống báo cáo trực quan hóa liệu phục vụ cho người quản lý cách hiệu quả, nên từ chiến lược