Hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất

Hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất

lời nói đầu

“Phi thơng bất phú” đây là câu truyền miệng đã có từ lâu đời nghĩa là:không buôn bán không giàu có đợc,vì thế m từ thời phong kiến và trà ớc đó con ngời ta đã trao đổi hàng hoá để đổi đợc những thứ cần thiết.Và khi đồng tiền đợc ra đời đánh dấu bớc phát triển quan trọng trong quan hệ trao đổi buôn bán.Ngày nay, trong thời buổi kinh tế thị trờng nơi mà khó khăn chồng chất khó khăn,con ngời thì ngày càng tinh khôn,xảo quyệt hơn trong buôn bán.Hay chúng ta có thể nói rằng là chúng ta đang sống trong một bối cảnh ngời khôn của cũng khôn.

Vì vậy, mà vấn đề cần đặt ra cho mỗi doanh nghiệp và mỗi cá nhân là phải làm nh thế nào để có thể tồn tại trong bối cảnh này Để trở thành một thành một doanh nghiệp tốt, hùng hậu thì ngay từ ban đầu hãy chuẩn bị tốt nhất những yếu tốt đầu vào để từ đó có thể phát huy đợc lợi thế của mình Vì vậy tôi đã lựa chọn đề tài “Hoạt động đảm bảo vật t cho sản xuất” ở công ty cổ phần Lam Sơn để viết đề án môn học kinh tế thơng mại.

“Lam Sơn” là công ty cổ phần chuyên sản xuất và cung ứng trên thị trờng sản phẩm thức ăn chăn nuôi gia súc với mục tiêu nghiên cứu chính là:

Thứ nhất là bảo đảm số lợng,chủng loại,chất lợng sản phẩm và dịch vụThứ hai là bảo đảm đúng về thời gian

Thứ ba là chi phí sản xuất thấp nhất

Thứ t là bảo đảm tính linh hoạt trong tổ chức

Với phạm vi của tề tài chỉ nằm trong hoạt động bảo đảm vật t của công ty cổ phần Lam Sơn trong thời gian gần đây với thời kì hội nhập

về hoạt động đảm bảo vật t ở doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hàng mỹ nghệ.

I Bản chất và vai trò của hoạt động đảm bảo vật t ở DNSX

1 Đảm bảo vật t cho sản xuất là điều kiện tất yếu của quá trình sản xuất.

1.1 Khái niệm về vật t.

Vật t là sản phẩm của lao động đợc dùng để sản xuất hoặc cho sản xuất Đó là nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, bán thành phẩm, điện năng, máy móc, thiết bị, dụng cụ và phụ tùng

Vật t đợc chia làm hai nhóm lớn là những loại vật t dùng làm đối tợng lao động và những vật t dùng làm t liệu lao động Những loại vật t thuộc nhóm thứ nhất có đặc điểm là trong quá trình sử dụng chúng đợc dùng trong một lần và giá trị chuyển hết sang giá trị thành phẩm Còn những vật t thuộc nhóm thứ hai, ngợc lại, đợc sử dụng nhiều lần và chuyển dần giá trị sang giá trị thành phẩm.

1.2 Phân biệt vật t với t liệu sản xuất và vật phẩm tiêu dùng

Mọi vật t đều là t liệu sản xuất Nhng không phải mọi t liệu sản xuất cũng đều là vật t Vật t là t liệu sản xuất theo nghĩa hẹp.

Vật t giống vật phẩm tiêu dùng vì đều là sản phẩm của lao động Vật t khác vật phẩm tiêu dùng ở mục đích sử dụng vật t dùng cho sản xuất còn vật phẩm tiêu dùng để tiêu dùng.

1.3 Đảm bảo vật t cho sản xuất là tất yếu

Vì, quá trình sản xuất là quá trình con ngời sử dụng t liệu lao động để tác động vào đối tợng lao động nhằm làm thay đổi hình dáng, kích thớc, tính chất lý, hoá của đối tợng lao động, nhằm tạo ra các giá trị sử dụng khác nhau Vật t là bộ phận chính cấu thành lên sản phẩm Để có vật t cho sản xuất thì phải thông qua vấn đề tổ chức quá trình đảm bảo vật t cho sản xuất Do đó, quá trình đảm bảo vật t cho sản xuất của doanh nghiệp là một tất yếu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội.

2 Vai trò của hoạt động đảm bảo vật t ở DNSX.

Để thực hiện quá trình sản xuất trơn chu đòi hỏi phải đảm bảo thờng xuyên, liên tục nguyên, nhiên, vật liệu và máy móc thiết bị, Chỉ có đảm bảo đủ về số lợng, đúng về mặt hàng, đúng về chất lợng và kịp thời các loại vật t thì quá trình sản xuất mới tiến hành đợc bình thờng và sản xuất kinh doanh mới có hiệu quả Những vi phạm, sai sót dù nhỏ trong quá trình đảm bảo vật t cũng sẽ dẫn đến gián đoạn trong sản xuất, gây ứ đọng vốn và mất đi cơ hội kinh doanh

II Những nội dung chủ yếu của hoạt động đảm bảo vật t ở DNSX và hệ thống chỉ tiêu đánh giá.

Vật t là bộ phận chủ yếu cấu thành lên sản phẩm Do vậy bất cứ doanh nghiệp nào khi tiến hành sản xuất cũng đều phải tiến hành hoạt động mua sắm vật t Quá trình tổ chức mua sắm và quản lý vật t ở doanh nghiệp có thể khái quát theo sơ đồ sau Đây là các bớc của công tác đảm bảo vật t ở các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói riêng

Mô hình mua sắm và quản lý vật t ở doanh nghiệp sản xuất.

Phân tích đánh giá quá trình quản lý

Xây dựng kế hoạch yêu cầu vật

Xác định các phương

thức đảm bảo vật tưXác định

nhu cầu

Quản lý dự trữ và bảo quản

Cấp phát vật tư nội bộ

Quyết toán vật tư

Tổ chức quản lý vật tư nội

Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch mua

sắm vật tưLựa chọn người

cung ứng

Thương lượng và đặt hàng

Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển vật tư

1 Xác định nhu cầu mua sắm vật t

1.1 Xác định nhu cầu vật t là việc đầu tiên của công tác hậu cần vật t (đảm bảo vật t cho sản xuất) Đây là bớc nhằm trả lời những câu hỏi sau: Cần mua những loại vật t gì? Chất lợng ra sao? Khối lợng bao nhiêu? Mua lúc nào? Mua ở đâu? Bớc này mà làm tốt sẽ tạo điều kiện cho việc lạp kế hoạch mua sắm vật t đợc chính xác.

1.2 Cơ sở của việc xác định nhu cầu mua sắm vật t.

Một là, phải dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Thông qua chiến lợc kinh doanh, các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra Đó là, các chỉ số nh khối lợng sản phẩm dự định sản xuất, mức tiêu dùng vật t cho một đơn vị sản phẩm, Từ đó, xác định đợc những loại vật t nào là cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, số lợng cần bao nhiêu để đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp.

Hai là, dự báo nhu cầu của vật t trên thị trờng Trong tình hình hiện nay vấn đề dự báo rất quan trọng, do thị trờng trong và ngoài nớc có nhiều thay đổi ảnh hởng đến mặt hàng kinh doanh trong quá trình thực hiện Công ty cần nắm vững diễn biến của thị tr-ờng về mặt hàng mà công ty sẽ kinh doanh, về giá cả, về phí lu thông, nguồn hàng và sự cạnh tranh của các đơn vị khác Để từ đó củng cố thay đổi phơng thức kinh doanh của công ty Công ty cần nghiên cứu nhu cầu tiêu thụ sản phẩm từng quý tháng, để từ đó công ty biết các vật t mà công ty cần là bao nhiêu, chất lợng ra sao, số lợng vật t đó mua ở đâu Qua dự báo này công ty có thể mở rộng thị trờng và bán thêm sản phẩm của mình kinh doanh Khi đó lắm đợc tình hình tiêu thụ sắp tới của công ty cũng biết thêm khả năng cung cấp vật t trong nớc và nớc ngoài Nguồn hàng mà bán với số lợng giá trị ổn định, thuận tiện để bảo quản vận chuyển đến nơi đơn vị cần mua Dự báo nhu cầu vật t cũng cho công ty biết đợc, những biến đổi của chất lợng sản phẩm nào công ty đã mua hoặc những nguồn hàng mà công ty vừa khai thác, nắm vững đợc yếu tố này sẽ đáp ứng mọi yêu cầu của các bộ phận.

Những luận chứng để dự báo nhu cầu vật t: Diễn biến của thị trờng; Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong nớc; Khả năng cung cấp vật t trong nớc; Những biến đổi của cơ cấu sản phẩm.

Những điểm cần chú ý khi dự báo nhu cầu vật t: Xác định chi phí sản xuất; Khả năng trong nớc (cung cấp và khai thác); Cơ chế kinh tế; Những đòi hỏi về nâng cao chất lợng sản phẩm

2 Nội dung và trình tự lập kế hoạch mua sắm vật t

2.1 Nội dung của kế hoạch mua sắm vật t.

Kế hoạch mua sắm vật t của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp những tài liệu tính toán kế hoạch, nó là một hệ thống những bảng biểu, tổng hợp nhu cầu vật t và một hệ thống các bảng biểu cân đối vật t Nhiệm vụ chủ yếu của nó là bảo đảm vật t một cách tốt nhất cho sản xuất Muốn vậy kế hoạch mua sắm vật t phải xác định, cho lợng vật t cần thiết có trong kỳ kế hoạch cả về số lợng, chất lợng và thời gian.

Bên cạnh việc xác định lợng vật t cần mua, kế hoạch mua sắm vật t còn phải xác định rõ nguồn vật để thoả mãn các nhu cầu của doanh nghiệp Bởi vậy kế hoạch mua vật t thờng phản ánh hai nội dung cơ bạn sau đây:

Một là, phản ánh toàn bộ nhu cầu vật t của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch nh nhu cầu vật t cho sản xuất, cho xây dựng cơ bản, cho sửa chữa, cho dự trữ.

Hai là, phản ánh các nguồn vật t để thoả mãn nhu cầu nói trên, bao gồm nguồn tồn kho đầu kỳ, nguồn động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp và nguồn mua ngoài.

2.2 Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật t.

Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật t gồm có 4 giai đoạn sau:

Thứ nhất, giai đoạn chuẩn bị: Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất ợng và nội dung của kế hoạch vật t, ở giai đoạn này, cán bộ thơng mại doanh nghiệp phải thực hiện các công việc sau, nghiên cứu và thu nhập các thông tin về thị trờng, các yếu tố sản xuất chuẩn bị các tài liệu về phờng án sản xuất kinh doanh và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, mức tiêu dùng nguyên vật liệu, yêu cầu của các phân xởng, tổ đội sản xuất và của doanh nghiệp.

l-Thứ hai, Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu của doanh nghiệp: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, để có đợc kế hoạch mua vật t chính xác và khoa học, đòi hỏi phải xác định đầy đủ các loại nhu cầu vật t cho sản xuất Đây là căn cứ quan trọng, để xác định lợng vật t cần mua về cho doanh nghiệp Trong đó nền kinh tế thị trờng, với cơ chế tự trang chải và có lợi nhuận để tồn tại và phát triển, việc xác định đúng đắn các loại nhu cầu có ý nghĩa kinh tế to lớn.

Thứ ba, Giai đoạn xác định số lợng vật t tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp số lợng vật t này thờng đợc xác định theo phơng pháp "Uớc tính” và phơng pháp "Định mức".

Thứ t, Giai đoạn kết thúc của công việc lập kế hoạch mua sắm vật t là xác định số lợng vật t hàng hoá cần phải mua về cho doanh nghiệp, nhu cầu này của doanh nghiệp đợc xác định theo phơng pháp cân đối nghĩa là:

Trong đó:

, : Tổng nhu cầu về loại vật t i dùng cho mục đích j.

, : Tổng nguồn về loại vật t i đáp ứng bằng nguồn j.3 Các ph ơng pháp đảm bảo vật t

3.1 Các nguồn hàng và đặc điểm của chúng.

Nguồn hàng của doanh nghiệp là tập hợp bao gồm các bộ phận có nguồn gốc khác nhau, tính chất và đặc điểm khác nhau, các bộ phận này có thể phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau Nguồn gốc hình thành góc độ phân cấp quản lý, tính chất đặc điểm, phơng thức mua, mà hình thành nên các hệ thống phân loại khác nhau, kiểu lựa chọn tiêu thức phân loại nào, là phụ thuộc vào mục đích nghiên cứu đã giúp cho công tác tạo nguồn linh hoạt hơn Do đó, lấy tiêu thức phân loại theo nguồn gốc hình thành là phù hợp nhất Theo tiêu thức này nguồn của các doanh nghiệp bao gồm hai thành phần cơ bản: nguồn nhập khẩu và nguồn nội địa.

Nguồn nhập khẩu: Đây là nguồn đợc sản xuất tại nớc ngoài mà doanh nghiệp có khẳ năng khai thác đáp ứng, phần nào nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nớc.

Hoạt động ở thị trờng quốc tế phải tuân theo các điều kiện thơng mại chung, luật pháp và các chính sách buôn bán ở nớc bạn hàng, điều kiện về tiền tệ và thanh toán, điều kiện vận tải và tình hình giá cớc Hiện nay đại đa số các hợp đồng mua bán nớc ngoài phải thanh toán bằng ngoại tệ, vì thế phải cân nhắc tính toán cẩn thận khi bỏ ngoại tệ ra mua hàng.

Nguồn nội địa: Nguồn nội địa là toàn bộ khả năng vật t hàng hoá trong nớc mà doanh nghiệp có thể khai thác đợc Nguồn hàng nội địa có thể chia ra làm hai bộ phận: nguồn từ các đơn vị sản xuất và từ các tổ chức kinh doanh khác.

Nguồn thu mua trực tiếp từ các đơn vị sản xuất trong nớc có nhiều điểm tích cực nh đảm bảo chất lợng, tính chất thờng xuyên và khối lợng lớn, chi phí lu thông thấp.

Nhng bên cạnh đó còn nhiều nhợc điểm nh là vật t kinh doanh không đồng bộ, nhng thờng phải chấp nhận giá cao hơn ở các tổ chức kinh doanh khác.

Ngoài hai bộ phận trên nguồn nội địa còn có Nguồn tồn kho tại các đơn vị phụ thuộc.Nguồn do doanh nghiệp tự sản xuất Nguồn do doanh nghiệp thuê gia công.Nguồn do doanh nghiệp liên doanh liên kết.

Nguồn do doanh nghiệp bán nghuyên vật liệu mua thành phẩm.

3.2 Các phơng thức tạo nguồn hàng cho nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp.

a Mua hàng: Các tổ chức kinh doanh hàng hoá có thể áp dụng nhiều hình thức mua hàng khác nhau Nhng có hai hình thức mua hàng phổ biến sau.

Mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế: Các tổ chức kinh doanh sau khi tìm đợc nguồn hàng thì lập đơn hàng gửi tới đơn vị có hàng hoá và ký kết hợp đồng mua.

Mua đứt bán đoạn (thuận mua vừa bán): Đó là hình thức mua sau khi tìm đợc nguồn hàng, các tổ chức kinh doanh vật t tiến hành thỏa thuận với đơn vị hàng hoá, về giá cả và các điều kiện có liên quan nh vận chuyển, phơng thức thanh toán, thì tiến hành mua không cần đơn đặt hàng hay hợp đồng kinh tế.

b Các hình thức tạo nguồn khác.

Khai thác nguồn tồn kho đầu kỳ: là toàn bộ lợng hàng hoá còn lại cuối kỳ báo cáo mà các tổ chức kinh doanh cung ứng có khả năng cân đối cho kỳ kế hoạch Số lợng thực tế hàng tồn kho đầu kỳ xác định kiểm kê thông qua vào cuối tháng 12, nhng thực tế khi xây dựng kế hoạch số liệu tồn kho đợc xác định trớc thời gian kiểm kê.

Vì vậy, ngời ta phải ớc tính đợc lợng vật t hàng hoá tồn kho Kết quả ớc tính càng chính xác thì kế hoạch càng gần với tính khoa học và tính thực tế của nó.

Thông thờng khi xác định lợng tồn kho đầu kỳ kế hoạch (cuối kỳ báo cáo) của một mặt hàng nào đó ta dùng công thức.

Ođk = Ott + Nh - X

Trong đó:

Ođk : Tồn kho ớc tính đầu kỳ kế hoạch.

Ott : Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch

Nh : Lợng hàng hoá ớc nhập vào kể từ thơì điểm lập kế hoạch đến hết năm báo cáo.

X : Lợng hàng ớc xuất cũng trong thời gian đó.

Khai thác nguồn hàng ứ đọng chậm luân chuyển: Nguồn hàng này thờng phát sinh do yếu tố chủ quan của các tổ chức kinh tế Xác định nhu cầu về khối lợng, chủng loại và cơ cấu mặt hàng không chính xác Cụ thể khi lập kế hoạch cung ứng và ký kết các hợp đồng mua bán cha tính đến nhu cầu cung ứng đồng bộ Hàng nhập vào không phù hợp với yêu cầu nên sinh ứ đọng Yếu tố thứ hai là phải có vật t hàng hoá dự trữ cho sản xuất kinh doanh Tuy nhiên do trình độ quản lý yếu tố đã xuất hiện một lợng vật t hàng hoá vợt quá mức dự trữ, hoặc không nằm trong danh mục cần cho dự trữ Những lợng vật t hàng hoá đó cần nhanh chóng huy động vào lu thông để tiêu dùng cho sản xuất

Để có nguồn hàng cho hoạt động kinh doanh chúng ta còn nhiều nguồn khác nh:Nguồn tổ chức sản xuất: Đây là nguồn tự hình thành do các do các tổ chức lu thông kinh doanh vật t tận dụng tiềm năng của mình là lao động, vật t, tièn vốn(vật t ở đây là vật t ứ đọng chậm luân chuyển, phế liệu, phế phẩm do thu mua đợc) Hình thức này có tác dụng giải quyết công ăn việc làm cho lao động d thừa và tăng vật t cho lao động xã hội, thực hiện đợc tiết kiệm.

Nguồn nhờ liên doanh liên kết:

Liên doanh là hình thức hợp tác giữa các tổ chức kinh tế cùng nhau đầu t về vật ,tiền vốn lao động và cùng thống nhất với nhau về quyền lợi lâu dài giữa các bên về lợi nhuận, cùng chia sản phẩm, liên kết cũng là quá trình hợp tác giữa hai bên hoặc nhiều bên nhng không chi phối nhau về sản phẩm.

t-Nguồn thu tái chế, sử dụng phế thải, phế liệu và phế phẩm: Đây là sản phẩm sinh ra tất yếu trong quá trình sản xuất cùng với việc đa dạng hoá sử dụng sản xuất thì nguồn hàng này càng trở nên phong phú và đa dạng Nguồn này có thể tiến hành ngay đầu vào cho một số nghành sản xuất nào đó, hoặc thông qua chế biến thành vật t cho các nghành sản xuất khác Để tận dụng đợc nguồn này các tổ chức kinh doanh phải tìm hiểu, liên doanh liên kết với sản xuất để thu đợc nguồn hàng này thông qua việc bán đầu vào cho sản xuất, tìm hiểu và biết đợc đầu ra,thông qua hội chợ với khách hàng.

Nguồn do nhận làm đại lý ký gửi: Để tạo thêm nguồn hàng phục vụ tốt cho yêu cầu của kinh doanh, các tổ chức kinh doanh hàng hoá, có thể nhận làm đại lý bán hàng

cho các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nớc hởng hoa hồng theo tỷ lệ% nhất định tính theo doanh số đại lý sự thoả thuận về giá bản quyền và nghĩa vụ của các bên giao nhận đại lý.

4 Tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật t

Trên cơ sở kế hoạch mua sắm vật t và kết qủa nghiên cứu thị trờng, doanh nghiệp nên đơn hàng vật t và tổ chức thực hiện, bảo đảm vật t cho sản xuất, lên đơn hàng là quá trình cụ thể hoá, nhu cầu là việc xác định tất cả các quy cách chủng loại hàng hoá dịch vụ cần thiết Số lợng đặt mua từng quy cách, chủng loại và thời gian nhập hàng, lập đơn hàng là công tác hết sức quan trọng trong quá trình mua sắm vật t, và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

4.1 Lựa chọn ngời cung ứng vật t.

Thông qua các tiêu chuẩn về chất lợng, giá cả, khả năng kĩ thuật, sự nổi tiếng, thời hạn giao hàng, vị trí địa lý mà doanh nghiệp lựa chọn ngời cung ứng Việc đánh giá đơn vị cung ứng có thể thực hiện theo phơng pháp cho điểm theo mỗi tiêu chuẩn của doanh nghiệp việc đánh giá đợc thực hiện theo định kỳ và không hạn chế ở các đơn hàng đầu tiên Ngời cung ứng phải đợc đánh giá lại nhằm đảm bảo sự ổn định về chất lợng.

Thời hạn giao hàng và trách nhiệm khi giao hàng chậm b Tổ chức kí hợp đồng mua bán vật t.

Hợp đồng mua bán vật t là văn bản ký kế giữa đơn vị mua và đơn vị bán Hợp đồng mua bán có tính chất pháp lý, ngời đại diện cho mỗi bên tham gia ký kết phải là ngời có t cách pháp nhân Vì hợp đồng kinh tế là cơ sở, là căn cứ của trọng tài kinh tế

xét sử khi có những tranh chấp xẩy ra giữa hai bên ký kết hợp đồng Hợp đồng mua bán là cơ sở cho việc thực hiện thơng mại phục vụ nhu cầu sản xuất trong những khoảng thời gian nhất định Hai bên mua bán có thể gặp nhau bàn bạc thoả thuận và ký kết hợp đồng, thông qua các văn bản theo quy định của pháp luật.

Nội dung của hợp đồng mua bán phải đầy đủ các diều khoản sau.

1 Ngày, tháng, năm kí kết hợp đồng mua bán, tên, địa chỉ, số tài khoản và ngân hàng giao dịch của các bên, họ tên ngời đại diện, ngời đứng tên đăng kí kinh doanh.

2 Đối tợng của hợp đồng mua bán tính bằng số lợng, khối lợng hoặc giá trị quy ớc đã thoả thuận.

3 Chất lợng, chủng loại, quy cách, tính đồng bộ của vật t hoặc các yêu cầu kĩ thuật.

4 Giá cả 5 Bảo hành.

6 Địa điểm và thời gian giao nhận 7 Phơng thức thanh toán.

8 Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng 9 Thời hạn hiệu lực của hợp đồng kinh tế.

10 Các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng mua bán vật t 11 Các thoả thuận khác.

Trong hợp đồng kinh tế nội dung quan trọng nhất, đó là các điều khoản cam kết giữa hai bên bao gồm ba loại.

Một là, những điều khoản chủ yếu nh nội dung giao dịch mặt hàng, trọng lợng khối lợng, số lợng quy cách kích thớc mã hiệu, phẩm chất, thời gian, địa điểm phơng thức giao nhận, phơng thức thanh toán.

Hai là, những điều khoản thờng lệ: là các điều khoản ghi trong hợp đồng, nhng vẫn đợc hai bên công nhận.

Ba là, những điều khoản thoả thuận: là những điều khoản cha có quy định của nhà nớc đợc vận dụng một các linh hoạt, vào thực tế của hai bên mà không trái với các điều luật, của nhà nớc nh giá cả tỷ lệ (chiết khấu hao mòn) Đối với những hợp đồng kinh tế mua bán với nớc ngoài, doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ lỡng thị trờng quốc tế, và có kiến thức nhất định trong quan hệ mua bán quốc tế.

4.3 Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển vật t

a Tổ chức tiếp nhận vật t:

* Nhiệm vụ của công tác tiếp nhận vật t

Tiếp nhận đúng về số lợng, chất lợng vật t, thời gian đã ghi trong hợp đồng kinh tế hoặc các chứng từ giao nhận vật t, bảo đảm đúng chính sách chế độ.

Giải phóng nhanh phơng tiện ga, cảng bến bãi, tiếp nhận đa nhanh vật t về kho an toàn.

* Nội dung công tác tiếp nhận:

Công tác chuẩn bị: Chuẩn bị các thủ tục tiếp nhận (hoá đơn, hợp đồng kinh tế, thủ tục tiếp nhận) chuẩn bị lao động, phơng tiện vận chuyển, phơng tiện cân đong, chứa đựng, kiểm tra và kho tàng.

Tính chất cơ lý hoá.

Việc tiếp nhận hàng hoá đợc tiến hành theo hai phơng pháp Phơng pháp tiết kiệm toàn bộ và phơng pháp kiểm tra điển hình, quy trình tiếp nhận phụ thuộc vào điều kiện kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn và điều khoản trong hợp đồng mua bán cũng nh các thông lệ hiện hành.

Một số trờng hợp cần sử lý khi tiếp nhận vật t:

Hàng hoá thừa , thiếu, kém, mất phẩm chất ngời giao và ngời nhận cùng nhau lập biên bản, hàng hoá vật t đợc tiếp nhận bình thờng ghi chép theo đúng biểu mẫu.

Hàng hoá đã về kho nhng cha có chứng từ, bộ phận nghiệp vụ tiến hành kiểm tra toàn bộ các hợp đồng, kinh tế có liên quan để xác định, loại hàng hoá đó có đúngtrong kế hoạch tiếp nhận hay không Sau đó tiến hành tiếp nhận theo đúng nguyên tắc, và ghi vào sổ theo dõi hàng cha có hoá đơn, khi đã có hoá đơn chứng từ tiến hành đối chiếu thực nhập với hoá đơn.

Hàng cha về kho nhng đã có chứng từ: Nếu đã chấp nhận thanh toán thì tiếp nhận toàn bộ các loại hoá đơn chứng từ đó và ghi vào sổ theo dõi hàng trên đờng đi Nếu cha chấp nhận thanh toán thì lu trữ hoá đơn và ghi vào sổ theo dõi chứng từ chờ khi hàng hoá chuyển đến thì tiếp nhận bình thờng.

làm tốt công tác tiếp nhận vật t sẽ bảo đảm điều kiện, thúc đẩy quá trình tái sản xuất phát triển giảm chi phí lu thông, qua việc giải phóng nhanh, ga cảng, bến bãi, kho tàng, phơng tiện bốc xếp vận chuyển, giảm hao hụt mất mát, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Làm tốt công tác tiếp nhận là điều kiện thực hiện tốt các nghiệp vụ kho, nắm vững lực lợng vật t, nguồn nhập là cơ sở để xây dựng các chỉ tiêu về chi phí, tổ chức lao động và hạch toán giá thành.

b Tổ chức chuyển vật t về kho.

Tổ chức vận chuyển vật t về kho, của doanh nghiệp là thực hiện kế hoạch vật t nhằm đảm bảo, vật t cho sản xuất, vì vậy làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện cung ứng vật t kịp thời, và đồng bộ cho sản xuất của doanh nghiệp Công tác vận chuyển cũng là một điều khoản, trong hợp đồng mua bán dựa trên việc tính toán các chi phí cần thiết trên cơ sở khối lợng vật t cần mua, địa điểm giao hàng.

Trong cơ chế thị trờng, vấn đề quản lý dự trữ vật t có ý nghĩa kinh tế to lớn, làm tốt công tác dự trữ cho phép huy động đợc số lợng lớn vật t vào chu chuyển Tuy nhiên, đòi hỏi phải phân bố hợp lý lực lợng dự trữ, xác định lợng thông tin kinh tế cần thiết để quản lý các loại dự trữ vơí việc sử dụng công nghệ thông tin, lựa chọn hình thức hạch toán và kiểm tra dự trữ,

Tối u hoá dự trữ đợc bắt đầu ở các doanh nghiệp là việc xác định mức dự trữ cần thiết, theo từng loại vật t cụ thể Cơ sở cho công tác này là dự báo thị trờng vật t, phân tích giá cả, cũng nh dự báo tiêu thụ sản phẩm Trên cơ sở dự báo tính đợc khối lợng dự trữ cần thiết Đặc biệt, phải xác định giới hạn tối đa của dự trữ.

Hiện nay, có 2 phơng pháp quản lý dự trữ Đó là:

Phơng pháp theo dõi và điều chỉnh liên tục: Theo dõi sự biến động của vật t một cách liên tục.

Dtt = Dmin + DtxTrong đó:

Dtt: Mức dự trx thực tế Dmin: Mức dự trữ tối thiểu Dtx: Mức dự trữ thờng xuyên.

Phơng pháp theo dõi và điều chỉnh định kỳ: Định kỳ tiến hành kiểm tra và đặt hàng.

Ddh = Dmax – MxTTrong đó:

Ddh: Số lợng đặt hàng Dmax: Mức dự trữ tối đa.

M: Mức tiêu dùng vật t bình quân 1 ngày đêm T: Thời gian đặt hàng.

b Tổ chức công tác bảo quản.

Làm tốt công tác này có tác dụng tích cực trong việc đáp ứng đầy đủ các chỉ tiêu về số lợng, chất lợng vật t về bảo quản chính là, bảo vệ nguyên vẹn những giá trị và giá trị sử dụng của vật t hàng hoá Nó góp phần tiết kiệm lao động xã hội, giảm chi phí kho và nâng cao hiệu quả lao động kho.

Nhiệm vụ của công tác bảo quản:

Bảo quản tốt về số lợng và chất lợng vật t hàng hoá, không ngừng phấn đấu giảm hao hụt tự nhiên.

Sử dụng hợp lý và tiết kiệm diện tích, dung tích nhà kho và thiết bị chứa đựng.Nội dung của nghiệp vụ bảo quản:

Đầu tiên, quy hoạch kho: dựa vào đặc điểm xây dựng và mặt bằng khu vực kho, đặc điểm của từng loại vật t hàng hoá, để chia kho thành những khu vực nhà kho, gian kho, ngăn, ô, để chứa đựng các loại vật t hàng hoá khác nhau.

Thứ hai, định vị định lợng vật t hàng hoá: xác định vị trí tợng đói ổn định của một loại vật t nào đó, theo sơ đồ chi tiết của quy hoạch kho bằng các ký hiệu riêng và bảo

quản tính thống nhất trong toàn bộ kho.Xác định khối lợng vật t trong mỗi đơn vị đã ợc định vị.

đ-Thứ ba, Kê lót chất xếp vật t hàng hoá trong một đơn vị đã đợc định vị,làm tốt công tác này bảo đảm đợc nguyên tắc dễ thấy, dễ lấy, hàng nhập trớc xuất trớc, hàng nhập sau xuất sau, thuận tiện cho công tác bảo quản.

Thứ t, điều hoà nhiệt độ, độ ẩm, hạn chế ảnh hởng của môi trờng đến vật t hàng hoá.

Thứ năm, chống côn trùng và vật gặm nhấm.

Thứ sáu, thờng xuyên chăm sóc và kiểm tra chất lợng vật t, xây dựng chế độ kiểm tra, trách nhiệm bảo quản nhằm phát hiện và sử lý những h hỏng, hao hụt từ đó đề ra các biện pháp nhằm khắc phục kịp thời.

Thứ bảy, phòng chống cháy nổ, bão lụt, phòng gian bảo mật.

5.2 Tổ chức cấp phát vật t cho nhu cầu sản xuất.

Tổ chức cấp phát vật t đến nơi sản xuất ở doanh nghiệp là một trong những biện pháp có hiệu quả, nhằm tiết kiệm vật t ở doanh nghiệp Làm tốt công tác này sẽ đảm bảo cung ứng các điều kiện vật chất đầy đủ, đúng chất lợng tạo điều kiện trong quá trình sản xuất tiến hành đợc nhịp nhàng.

Đảm bảo tính đồng bộ của vật t góp phần thúc đẩy cải tiến quy trình công nghệ rút ngắn thời gian chuẩn bị vật t cho sản xuất, tạo điều kiện nâng cao năng xuất lao động, sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật t, tiền vốn giảm lực lợng dự trữ ảnh hởng đến tài chính của doanh nghiệp.

Nhiệm vụ của công tác cấp phát vật t cho nhu cầu sản suất là:

Thứ nhất, xuất vật t đúng số lợng, đúng chất lợng, đúng hạn mức, đúng nguyên tắc.

Thứ hai, Cấp phát nhanh gọn bảo đảm an toàn vật t.Nội dung của công tác cấp phát vật t.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị cấp phát.

Vật t trớc khi đa vào tiêu dùng cần đợc chuẩn bị tốt về số lợng, chất lợng, quy cách chủng loại và thòi gian cấp phát.

Chuẩn bị lợng vật t về số lợng chất lợng về sổ sách theo dõi chứng t xuất kho.Chuẩn bị phơng tiện cân, đong, đo, đếm, phơng tiện kiểm tra, kiểm nghiệm, chuẩn bị về lao động.