Kiểm toán khoản mục nợ phải trả người bán tại Bưu Điện Tỉnh Đồng Nai

Luận Văn: Kiểm toán khoản mục nợ phải trả người bán tại Bưu Điện Tỉnh Đồng Nai

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

- ! ! " -

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Ngành : QUẢN TRỊ KINH DOANH BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

MÃ SỐ: 11- 10- 10 Hệ: Chính quy

Niên khóa: 1999-2004

Đề tài :

KIỂM TOÁN CÔNG NỢ TẠI BƯU ĐIỆN

TỈNH ĐỒNG NAI ( KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN)

Mã số :49981507

Người thực hiện: NGUYỄN BẢO LÂM Lớp: Đ99QBA1

Người hướng dẫn: NGUYỄN THỊ THU HÀ

Năm 2003

S au thời gian được học tập ở trường cộng với thời gian thực

tập tại Bưu Điện Tỉnh Đồng Nai, em đã có dịp tiếp xúc với thực

tế và nghiên cứu tình hình cụ thể quá trình làm việc của đơn vị

nhằm bổ sung kiến thức và học hỏi kinh nghiệm

Em xin chân thành cám ơn đến toàn thể Quý Thầy Cô Khoa

Quản Trị Kinh Doanh Học Viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn

Thông Cơ Sở TP Hồ Chí Minh đã truyền đạt kiến thức về chuyên

môn trong suốt thời gian em học tại trường Đặc biệt là Cô giáo

Hướng Dẫn Nguyễn Thị Thu Hà đã tận tình giúp đỡ và chỉ bảo

cho em Với lượng kiến thức ấy đã giúp em hoàn thành tốt Luận

Văn Tốt Nghiệp này

Em cũng xin chân thành cám ơn đến Ban Giám Đốc, cùng

toàn thể các anh Chị Nhân viên phòng Kế Toán của Bưu Điện

Tỉnh Đồng Nai đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt thời

gian thực tập vừa qua

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự tận tình truyền

đạt kiến thức cơ sở cũng như kinh nghiệm thực tiễn của các Thầy Cô,

những người đi trước giúp cho em vững tin trong công tác sau này

TP HỒ CHÍ MINH,ngày 25 tháng 08 năm 2003

Nguyễn Bảo Lâm

PHẦN MỞ ĐẦU 1

I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1

II MỤC ĐÍCH CHỌN ĐỀ TÀI 1

III PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1

IV PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU, NGUỒN SỐ LIỆU 2

V KẾT CẤU LUẬN VĂN 2

PHẦN II: NỘI DUNG 3

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC “NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN” 3

I CÁC KHÁI NIỆM ĐỊNH NGHĨA 3

I.1 Khái quát chung về kiểm toán .3

I.1.1 Sự cần thiết của hoạt động kiểm toán .3

I.1.2 Khái niệm kiểm toán 3

I.2 Kiểm toán nội bộ 4

I.2.1 Sự cần thiết của hoạt động kiểm toán nội bộ trong hoạt động kiểm toán 4

I.2.2 Khái niệm về kiểm toán nội bộ 4

I.2.3 Chức năng của kiểm toán nội bộ 4

I.2.4 Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ 5

I.2.5 Quyền hạn của kiểm toán nội bộ 5

II GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN .5

II.1 Nguyên tắc trình bày khoản mục trên báo cáo tài chính 6

II.1.1 Nợ phải trả người bán 6

II.1.2 Ứng trước cho người bán 6

II.1.3 Mối quan hệ giữa hai khoản mục 7

II.2 Sơ đồ kế toán và các căn cứ để thực hiện việc kiểm toán 7

II.2.1 Sơ đồ kế toán tổng quát 7

II.2.2 Các căn cứ để kiểm toán 8

II.3 Phân tích trọng yếu và rủi ro của khoản mục “ Nợ phải trả người bán” 9

II.3.1 Tính trọng yếu của khoản mục 9

II.3.2 Rủi ro tiềm tàng – Gian lận và sai sót 9

II.3.2.1 Rủi ro tiềm tàng .9

II.3.2.2 Gian lận và sai sót 9

II.4 Hệ thống kiểm soát nội bộ ( HTKSNB) cần thiết đối với” Nợ phải trả người bán” và nghiệp vụ mua hàng 10

II.4.1 Sự phân công phân nhiệm 10

II.4.2 Hệ thống thông tin truyền thông 12

II.4.3 Thực hiện việc đối chiếu công nợ định kỳ 13

III.1 Tiếp cận tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ 13

III.1.1 Bước 1: Tìm hiểu và mô tả cơ cấu kiểm soát nội bộ 15

III.1.2 Bước 2: Đánh giá rủi ro kiểm toán 18

III.1.3 Bước 3: Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát 18

III.1.4 Bước 4: Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế các thử nghiệm cơ bản 23

III.2 Thực hiện các thử nghiệm cơ bản để thu thập bằng chứng về sự trung thực và hợp lý của số liệu 23

III.2.1 HTKSNB đối với các khoản là hữu hiệu, các chế độ chính sách được tuân thủ 23

III.2.2 Mục tiêu sự hợp lý về mặt tổng thể 24

III.2.3 Các khoản “ Nợ phải trả người bán” được ghi nhận là có thực 25

III.2.4 Các khoản “ Nợ phải trả người bán” được ghi nhận là đầy đủ 25

III.2.5 Các khoản “ Nợ phải trả người bán” phải được ghi chép và tính toán chính xác 26

III.2.6 Các khoản “ Nợ phải trả người bán” phải được đánh giá đúng đắn .26

III.2.7 Sự đúng đắn trong trình bày và khai báo các khoản “ Nợ phải trả người bán 27

CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU VỀ BƯU ĐIỆN TỈNH VÀ ĐỊA PHƯƠNG 28

I Sơ lược về tình hình của địa phương 28

II Vai trò, chức năng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Bưu Điện Tỉnh Đồng Nai 28

II.1 Quá trình hình thành 28

II.2 Vai trò, chức năng 29

II.2.1 Vai trò 29

II.2.2 Chức năng 30

II.2.3 Nhiệm vụ sản xuất 30

III Hệ thống tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất của mạng lưới Bưu Chính Viễn Thông của Tỉnh Đồng Nai 30

III.1 Cơ cấu tổ chức quản lý 30

III.1.1 Ban Giám Đốc 30

III.1.2 Các phòng ban chức năng 30

III.1.3 Bưu điện huyện 32

III.1.4 Các đơn vị trực thuộc khác 32

III.1.5 Sơ đồ tổ chức Bưu Điện Tỉnh Đồng Nai 33

III.2 Cơ cấu tổ chức sản xuất và các dịch vụ cung cấp 36

III.2.1 Mạng lưới Bưu Chính – Phát Hành Báo Chí 36

III.2.1.1 Mạng bưu cục 36

III.2.1.2 Mạng đường thư 36

III.2.2.2 Mạng truyền dẫn 37

III.2.3 Các dịch vụ mà Bưu Điện Tỉnh cung cấp 37

III.2.3.1 Các dịch vụ Viễn Thông 37

III.2.3.2 Các dịch vụ Bưu Chính và phát hành báo chí 38

III.2.4 Các hoạt động khác 38

III.2.4.1 Công tác đầu tư XDCB 38

III.2.4.2 Công tác phát triển nhân lực 39

III.2.4.3 Công tác tài chính 39

III.2.4.4 Công tác thị trường BC – VT và chăm sóc khách hàng 39

III.2.4.5 Công tác đổi mới doanh nghiệp 40

III.2.4.6 Công tác phòng chống thiên tai 40

III.2.4.7 Công tác quốc phòng an ninh 40

III.2.4.8 Công tác xã hội chăm lo đời sống CB – CNV 41

IV Tổ chức phòng kế toán 41

IV.1 Loại hình tổ chức hạch toán kế toán 41

IV.2 Tổ chức bộ máy kế toán 42

IV.3 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán 43

CHƯƠNG III: CHƯƠNG TRÌNH KIỂM TOÁN “NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN” ÁP DỤNG TẠI BƯU ĐIỆN TỈNH ĐỒNG NAI 45

I Kế hoạch kiểm toán 45

I.1 Các mục tiêu kiểm toán đối vơi “ Nợ phải trả người bán” 45

I.2 Mục đích kiểm toán 45

I.3 Nội dung của kiểm toán các khoản phải trả người bán 45

II Thực hiện kiểm toán 45

II.1 Khảo sát tình hình công nợ tại BĐ tỉnh 45

II.2 Tình hình kinh doanh của đơn vị 46

II.3 Hệ thống kế toán của đơn vị 46

II.3.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán 46

III.3.2 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán 46

III.3.3 Niên độ kế toán 46

III.3.4 Hình thưc sổ kế toán áp dụng 47

III.4 Tìm hiểu và đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ về các khoản phải trả cho người bán 48

III.4.1 Phiếu khảo sát 48

III.4.2 Bảng mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình mua hàng tại Bưu điện Tỉnh Đồng Nai 49

III.5 Thực hiện các thử nghiệm cơ bản 49

III.5.1 Thủ tục phân tích 49

III.5.2 Thực hiện các thử nghiệm chi tiết 50

IV Hồ sơ kiểm toán 55

IV.1 Giới thiệu về hồ sơ kiểm toán 55

IV.2.2 Phần giấy tờ làm việc 56

CHƯƠNG IV: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 81

I.NHẬN XÉT 81

I.1.Nhận xét chung 81

I.1.1 Về đơn vị 81

I.1.1.1 Về cơ cấu tổ chức 81

I.1.1.2 Về hoạt động kinh doanh 81

I.1.1.3 Về hệ thống tài chính – kế toán của đơn vị 82

I.1.2 Chương trình kiểm toán 82

I.1.3 Lập kế hoạch trong kiểm toán 82

I.1.4 Về việc lưu hồ sơ 83

I.1.5 Về đánh giá mức trọng yếu 84

I.1.6 Về áp dụng các phương pháp kiểm toán 84

I.1.7 Về việc tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ 84

I.1.8 Việc thực hiện các thử nghiệm cơ bản 85

I.2 Nhận xét về kiểm toán phần hành nợ phải trả người bán 85

I.2.1 Đối với việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ 85

I.2.2 Đối với việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát 85

I.2.3 Đối với việc áp dụng các thủ tục phân tích 85

I.2.4 Đối với việc áp dụng các thử nghiệm chi tiết 85

II KIẾN NGHỊ 86

II.1 Kiến nghị chung 86

II.1.2 Về công tác kế toán tại đơn vị 86

II.1.3 Kiến nghị chung về công tác kiểm toán 87

II.1.3.1 Tổ chức lưu trữ hồ sơ, tập tài liệu 87

II.1.3.2 Hồ sơ kiểm toán 88

II.1.3.3 Tìm hiểu về HTKSNB của đơn vị 89

II.1.3.4 Theo dõi sau kiểm toán 89

II.2 Kiến nghị về kiểm toán phần hành Nợ phải trả người bán 89

II.2.1 Lập bảng mô tả, lưu đồ, bảng câu hỏi về HTKSNB đối với chu trình mua hàng và thanh toán 89

II.2.2.Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát phục vụ cho kiểm toán khoản mục nợ phải trả người bán 90

II.2.3 Xác định mức trọng yếu 90

II.2.4 Đánh giá lại rủi ro kiểm soát 91

II.2.5 Thực hiện các thử nghiệm cơ bản 91

II.2.5.1 Các thủ tục phân tích 91

II.2.5.2 Về gửi thư xác nhận 91

PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, CÔNG THỨC VÀ TỪ VIẾT TẮT

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHẦN MỞ ĐẦU

I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Trong nền kinh tế thị trường phát triển như hiện nay, hoạt động của các doanh nghiệp ngày càng đa dạng và phong phú dẫn đến nghiệp vụ kế toán phát sinh trong các doanh nghiệp cũng ngày càng tăng thì không thể tránh khỏi những sai phạm trong công tác hạch toán kế toán dưới hai góc độ: cố ý và vô ý

Báo Cáo Tài Chính là tài liệu chứa đựng các thông tin tổng hợp từ những công tác hạch toán kế toán đó Nội dung và tầm quan trọng của Báo Cáo Tài Chính đòi hỏi những thông tin phản ánh trên báo cáo này phải đảm bảo tính đúng đắn, tính trung thực, tính hợp lí và tính hợp pháp

Vì vậy muốn có được những kết luận chính xác về tính trung thực và hợp lí của các Báo Cáo Tài Chính thì kiểm toán là công việc rất quan trong trong việc phát hiện và ngăn chặn kịp thời các sai phạm Trong đó, khoản mục Nợ phải trả người bán và nghiệp vụ mua hàng, là một hoạt động phát sinh thường xuyên trong các doanh nghiệp nên dễ dẫn đến những sai sót vô tình hay những gian lận cố ý không đảm bảo được độ tin cậy của Báo Cáo Tài Chính Vì thế, kiểm toán khoản mục Nợ phải trả người bán là một hoạt động không thể thiếu và cần thiết trong Kiểm Toán Báo Cáo Tài Chính

Qua những kiến thức đã học ở trường kết hợp với những gì rút ra từ thực tiễn tại Bưu Điện Tỉnh Đồng Nai và nhận thấy được tầm quan trọng của khoản mục nợ phải trả người bán trong hoạt động Kiểm Toán Báo Cáo Tài Chính Vì vậy em

quyết định chọn đề tài”Kiểm toán khoản mục nợ phải trả người bán tại Bưu Điện

Tỉnh Đồng Nai “

Với thời gian thực tập ngắn Báo Cáo này chỉ cho chúng ta một góc nhìn rất nhỏ về công việc kiểm toán Mặc dù rất cố gắng nhưng Báo Cáo này sẽ còn nhiều thiếu sót Em trân trọng những ý kiến đóng góp của quý thầy Cô cùng các Anh Chị tại Bưu Điện Tỉnh Đồng Nai

II.MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU

- Tìm hiểu hoạt động kiểm toán nội bộ của Bưu Điện Tỉnh Đồng Nai

- Tìm hiểu và đánh giá hoạt động kiểm toán nội bộ khoản mục nợ phảo trả người bán tại Bưu Điện Tỉnh Đồng Nai

- Đưa ra ý kiến và kiến nghị trong công tác kiểm toán cũng như kế toán khoản mục Nợ phải trả người bán tại Bưu Điện Tỉnh Đồng Nai

III PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Do kiến thức cũng như những thông tin số liệu còn hạn chế nên đề tài chỉ nghiên cứu trong phạm vi sau:

- Chỉ xem xét khoản phải trả phát sinh tại Bưu Điện Tỉnh

IV PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU, NGUỒN SỐ LIỆU

- Tham khảo và lấy số liệu từ sổ sách kế toán qua các bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán, sổ cái tài khoản nợ phải trả người bán, và các sổ thẻ chi tiết khác có liên quan của Bưu Điện Tỉnh Đồng Nai

- Nghiên cứu các tài liệu, sách vở có liên quan đến hoạt động kiểm toán nói chung và kiểm toán khoản mục Nợ phải trả người bán nói riêng

V.KẾT CẤU LUẬN VĂN

PHẦN I: PHẦN MỞ ĐẦU

PHẦN II: NỘI DUNG

Chương I: Cơ sở lý luận về kiểm toán nội bộ và kiểm toán khoản mục Nợ phải trả người bán

Chương II: Giới thiệu về Tỉnh Đồng Nai và Bưu Điện Tỉnh Đồng Nai

Chương III: Chương trình kiểm toán khoản mục nợ phải trả người bán tại Bưu Điện Tỉnh Đồng Nai

Chương IV: Nhận xét và kiến nghị

PHẦN II: NỘI DUNG CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC “ NỢ

PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN”

I.CÁC KHÁI NIỆM ĐỊNH NGHĨA

I.1 Khái quát chung về kiểm toán

I.1.1.Sự cần thiết của hoạt động kiểm toán

Tuy rằng với nhiều mục đích khác nhau nhưng tất cả các bên thứ 3 như : chủ doanh nghiệp, các cổ đông, Ngân hàng… đều có chung nguyện vọng là được sử dụng thông tin kế toán một cách chính xác nhất, trung thực nhất Để thực hiện được vấn đề này thì bộ phận kiểm toán sẽ không thể thiếu trong nền kinh tế thị trường ngày nay

Với sự phát triển nhanh chóng như hiện nay của các doanh nghiệp ở nước ta thì kiểm toán là nghành nghề không thể thiếu được Sự phát triển của hoạt động kiểm toán sẽ tăng cường hiệu quả của công tác quản lý, góp phần vào công cuộc đổi mới của nền kinh tế nước ta Hoạt động kiểm toán nước ta hiện nay chỉ đang ở giai đoạn khởi đầu Chúng ta hy vọng rằng hoạt động này sẽ phát triển mạnh mẽ hơn nữa trong tương lai góp phần vào việc đưa nền kinh tế nước ta ngày càng đi lên

I.1.2 Khái niệm kiểm toán

Kiểm toán là quá trình mà theo đó một cá nhân độc lập, có thẩm quyền thu thập và đánh giá các bằng chứng về các thông tin số lượng có liên quan đến một tổ chức kinh tế cụ thể nhằm mục đích xác định và báo cáo mức độ phù hợp giữa các thông tin số lượng đó với các chuẩn mực đã được xây dựng

Thông tin số lượng có thể có dưới nhiều hình thức khác nhau như báo cáo tài chính của công ty, tổng chi phí của một hợp đồng xây dựng, bảng khai thuế… có thể tiến hành kiểm toán được Chuẩn mực để đánh giá thông tin số lượng cũng có thể thay đổi đáng kể, tuỳ thuộc vào các mục tiêu của kiểm toán

Bất kỳ một cuộc kiểm toán nào cũng cần phải có đầy đủ khách thể và chủ thể Khách thể của một cuộc kiểm toán chính là tổ chức kinh tế được kiểm toán, còn chủ thể chính là các cá nhân đôïc lập và có đủ thẩm quyền, họ chính là các kiểm toán viên

Một yếu tố không thể thiếu trong một cuộc kiểm toán nữa là các bằng chứng Bằng chứng có rất nhiều hình thức khác nhau nó có thể là các lời khai của bên được kiểm toán, chứng từ hoá đơn…Kiểm toán viên phải thu nhập đầy đủ bằng chứng cả về số lượng lẫn chất lượng có như vậy kiểm toán viên mới đưa ra được các kết luận một cách chính xác

Sau khi tiến hành kiểm toán, kiểm toán viên phải lập báo cáo kiểm toán thông báo về các nhận định cho người đọc báo cáo Các báo cáo có nhiều dạng khác

nhau nhưng chúng có chung một mục đích là phải thông tin cho người đọc về mức độ phù hợp giữa các thông tin về số lượng và chuẩn mực đã được xây dựng

I.2 Kiểm toán nội bộ

I.2.1 Sự cần thiết của kiểm toán nội bộ trong hoạt động kiểm toán

Để tồn tại và phát triển được trong môi trường cạnh tranh gay gắt và quyết liệt Các doanh nghiệp cần phải có một hướng đi và một cơ chế quản lý đúng đắn Đặc biệt trong công tác quản lý luôn đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải có một bộ phận để cung cấp những thông tin cần thiết một cách kịp thời và chính xác Để từ đó các nhà quản lý có thể đưa ra được những quyết định đúng đắn và kịp thời trong công tác quản lý cũng như trong kinh doanh Các yêu cầu này sẽ đựơc đáp ứng một cách kịp thời bởi một bộ phận có tính độc lập trong đơn vị là bộ phận kiểm toán nội bộ

I.2.2 Khái niệm về kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một bôï phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ các yêu cầu quản trị của nội bộ đơn vị Theo chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do Viện kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ ban hành năm 1978 “ Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức”.Mục tiêu của kiểm toán nội bộ là giúp đỡ các thành viên của tổ chức hoàn thành trách nhiệm của mình một cách hiệu quả Theo liên đoàn kế toán quốc tế IFAC thì kiểm toán nội bộ được định nghĩa là:” một hoạt động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một lọai dịch vụ cho doanh nghiệp đó, có chức năng giám sát thích hợp, kiểm tra đánh giá hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”

Là một trong những nhân tố quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, dánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghịêp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các qui chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả Tuy vậy kiểm toán nội bộ chỉ phát huy hiệu quả nếu:

- Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán

- Về nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành

I.2.3 Chức năng của kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ có ba chức năng cơ bản là : kiểm tra xác nhận và đánh giá.Phạm vi của nó bao gồm:

- Độ tin cậy của thông tin tài chính kế toán do kế toán tổng hợp xử lý và trình bày

- Tính tuân thủ pháp luật và các quy chế, các quy định của Nhà Nước, các qui định của bản thân doanh nghiệp

- Tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Tính hiệu quả của các hoạt động kinh tế và việc sử dụng các nguồn lực, lựa chọn các phương án, các quyết định kinh tế

I.2.4 Nhiệm vụ của Kiểm toán nội bộ

- Kiểm tra đánh giá tính phù hợp, tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị

- Kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, của báo cáo tài chính

- Kiểm tra và đánh giá sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh, đặc biệt là sự tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính kế toán, nghị quyết, quyết định của hội đồng quản trị, ban giám đốc đơn vị

- Phát hiện những sơ hở yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống pháp lý, điều hành kinh doanh của đơn vị

I.2.5 Quyền hạn của kiểm toán nội bộ

- Có quyền yêu cầu các bộ phận trong đơn vị và các bộ phận được kiểm toán cung cấp thông tin, bằng chứng có liên quan đến cuộc kiểm toán

- Có quyền đề xuất các ý kiến lên ban lãnh đạo của đơn vị về các vấn đề mà họ nhận thấy không hợp lý hoặc không hiệu quả nhằm hoàn thiện hoạt động sản xuất kinh doanh

- Có quyền đình chỉ hoạt động của bộ phận được kiểm toán nếu thấy nghi ngờ về tính trung thực và tính hiệu quả của công tác tài chính kế toán và hoạt động sản xuất kinh doanh

- Kiểm toán nội bộ độc lập tương đối với các bộ phận khác trong đơn vị và với đối tượng được kiểm toán

- Xác nhận tính trung thực và chính xác của báo cáo tài chính trước khi công bố ra bên ngoài

II GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN

Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các chức năng cơ bản sau :

- Xử lý các đơn đặt hàng

- Nhận hàng hoá dịch vụ

- Ghi nhận các khoản nợ người bán

- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán

II.1.Nguyên tắc trình bày khoản mục trên báo cáo tài chính

II.1.1 Nợ phải trả cho người bán

- “ Nợ phải trả người bán” là khoản mục thuộc nợ ngắn hạn, bao gồm nghĩa vụ

thương mại lặp đi lặp lại của một doanh nghiệp, xuất phát từ việc mua hàng hoá,

vật liệu và dịch vụ Khoản phải trả trong định nghĩa này không bao gồm Thuế phải

trả, Phải trả cho công nhân viên và các khoản thanh toán trong kỳ cho những món

nợ dài hạn

- “ Nợ phải trả người bán” được trình bày trên Bảng Cân Đối Kế Toán ở phần

NGUỒN VỐN, Mục A – Nợ phải trả : phản ảnh số tiền còn phảo trả cho người bán

tại thời điểm lập báo cáo

NGUỒN VỐN Mã số Số đầu kỳ Số cuối kỳ

A- Nợ phải trả ( 300 = 310 + 320 + 330 ) 300

Số liệu ghi vào chỉ tiêu “Nợ phải trả người bán” căn cứ vào tổng số dư Có tài

khoản “Phải trả người bán” mở chi tiết cho từng nhà cung cấp, tổng số dư Nợ được

trình bày trên phần “Ưùng trước tiền cho người bán” bên phần TÀI SẢN của Bảng

Cân Đối Kế Toán

Số liệu của khoản mục “Nợ phải trả người bán” trên Bảng Cân Đối Kế Toán

được trình bày theo giá trị thực của khoản đó tại thời điểm kết toán Giá trị này

chính là giá trị mà ta sẽ phải trả cho nguời bán nếu người bán đòi nợ vào chính thời

điểm đó

Sự khai báo các khoản phải trả bao gồm :

- Khoản phải trả tới hạn và chưa thanh toán

- Khoản phải trả cho các bên hữu quan ( cổ đông, thành viên Hội đồng quản

trị, cán bộ nhân viên, công ty mẹ công ty con )

- Các cam kết mua hàng

- Các khoản phải trả được đảm bảo bằng các khoản thế chấp

II.1.2.Trả trước cho người bán:

Được trình bày tại phần Tài sản, mục A – Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn

trên Bảng cân đối kế toán

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu “Trả trước cho người bán” căn cứ vào tổng số dư nợ tài khoản 331 – Phải trả cho người bán mở theo từng người bán trên sổ chi tiết tài khoản 331

TÀI SẢN Mã số Số đầu năm Số cuối kỳ A-TÀI SẢN LƯU ĐỘNG VÀ ĐẦU TƯ NGẮN

HẠN (100 = 110 + 120 + 130 + 140 + 150 + 160)

100

3 Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ 133

II.1.3.Mối quan hệ giữa hai khoản mục:

Tuy nằm ở hai phần khác nhau của Bảng cân đối kế toán nhưng nguồn gốc số liệu của khoản mục “Phải trả cho người bán” và “Trả trước cho người bán” đều từ tài khoản 331 – Phải trả cho người bán Quá trình kiểm toán hai khoản mục sẽ diễn ra đồng thời, không tách rời

II.2 Sơ đồ kế toán và các căn cứ để thực hiện việc kiểm toán

II.2.1 Sơ đồ kế toán tổng quát

Hình I.1 Sơ đồ kế toán các nghiệp vụ kế toán nợ phải trả người bán II.2.2 Các căn cứ để kiểm toán

Để kiểm toán " Nợ phải trả người bán " cũng như nghiệp vụ mua hàng, Kiểm toán viên cần dựa vào các tài liệu, chứng từ sổ sách sau

- Các hợp đồng đã ký về việc mua hàng hoá và dịch vụ

- Các cam kết mua hàng

- Phiếu đề nghị mua hàng ( Phiếu ĐNMH ), đơn đặt hàng ( ĐĐH ), phiếu nhập kho ( PNK ) , báo cáo nhận hàng, hoá đơn của người bán, hoá đơn có

Mua tài sản chưa thanh toán

Đánh giá chênh lệch tỷ giá Nhận dịch vụ chưa thanh toán

Thuế GTGT đầu vào

SDCK

Phải trả người bán 152,153,156 Thanh toán hoặc ứng trước

tiền mua tài sản, dịch vụ

Mua hàng hoá chưa thanh toán

SDĐK

- Phiếu chi ( tiền mặt, sec), giấy báo Nợ, giấy báo Có kèm theo bảng sao kê của ngân hàng

- Sổ chi tiết " Nợ phải trả người bán " theo dõi từng nhà cung cấp

- Bảng kê chi tiết hàng tháng của người bán

II 3 Phân tích trọng yếu và rủi ro của khoản mục " Nợ phải trả người bán "

II.3.1 Tính trọng yếu của khoản mục

Tỷ trọng của khoản mục " Nợ phải trả người bán " trên Báo Cáo Tài chính tùy thuộc vào chính sách tài trợ của đơn vị trong từng thời kỳ Những doanh nghiệp có

xu hướng sử dụng tài trợ từ bên ngoài sẽ có tỷ trọng nợ phải trả cao trong tổng tài sản Đặc điểm của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là tỷ trọng này khá cao Các tài khoản chịu ảnh hưởng của chu kỳ mua hàng bao gồm các tài khoản Tài Sản, công nợ, phí tổn và thu nhập , Số tài khoản chịu ảnh hưởng của chu kỳ mua hàng vào và thanh toán nhiều hơn so với tất cả các chu kỳ khác hợp lại Điều này đúng hầu hết ở các công ty Do vậy có thể nói khoản mục " Nợ phải trả người bán " có tính trọng yếu cao, số dư cuối kỳ thường chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng nợ ngắn hạn

II.3.2 Rủi ro tiềm tàng – Gian lận và sai sót

II.3.2.1 Rủi ro tiềm tàng

Rủi ro tiềm tàng của một khoản mục cao hay thấp là tùy thuộc vào bản chất của khoản mục và phương thức kinh doanh của đơn vị

Khoản mục " Nợ phải trả người bán " có rủi ro tiềm tàng cao do số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều đặc biệt là ở các doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại

" Nợ phải trả người bán " có quan hệ với Chi Phí, liên quan đến kết quả họat động kinh doanh của đơn vị nên khả năng gian lận là khá cao

Giả sử khi doanh nghiệp bị lỗ mà lại muốn có bộ mặt tài chính khả quan hơn thì có khả năng doanh nghiệp sẽ khai thấp hoặc không ghi chép đầy đủ các khoản phải trả Việc khai thiếu này sẽ làm giảm chi phí và tăng lợi nhuận

Người sử dụng Báo Cáo Tài Chính có khuynh hướng thích các doanh nghiệp có tỷ số nợ thấp và đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp dựa vào mối quan hệ giữ Tài Sản và Công Nợ Do đó có khả năng doanh nghiệp sẽ cố tình trình bày sai lệch Báo Cáo Tài Chính bằng cách ghi giảm các khoản " Nợ phải trả người bán

" so với thực tế để cung cấp một cái nhìn tốt hơn về đơn vị

II.3.2.2 Gian lận và sai sót

Chu trình mua hàng và thanh toán phải trải qua nhiều bộ phận, thủ tục, giấy tờ, thời gian thanh toán lâu Do đó các gian lận và sai sót rất dễ xảy ra nếu không có một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt

Do tính chất của khoản mục " Nợ phải trả người bán " có quan hệ trực tiếp đến chi phí và làm thay đổi lợi nhuận của đơn vị nên rất dễ bị gian lận

Một số gian lận và sai sót có thể xảy ra đối với Nợ phải trả là :

- Mất cân đối tài chính : việc sử dụng nợ phải trả làm nguồn tài trợ một cách đúng đắn mang lại nhiều lợi ích cho đơn vị Ngược lại, nếu sai lầm trong chích sách sử dụng nguồn tài trợ này sẽ có khả năng làm mất cân đối tài chính của đơn vị như khả năng thanh toán, gia tăng gánh nặng về chi phí tài chính đến mức không chịu đựng nổi…

- Vi phạm hợp đồng tín dụng : có thể xảy ra khi đơn vị không tuân thủ các điều kiện ràng buộc của hợp đồng tín dụng, đẫn đến khả năng chịu phạt hoặc những rắc rối khác về mặt pháp lý

- Phản ảnh nợ phải trả không đầy đủ : Sai sót về mặt kế toán này thường xuất phát từ việc không tuân thủ nguyên tắc “ dồn tích” Nguyên tắc này yêu cầu các nghiệp vụ phát sinh phải được ghi chép và báo cáo vào các thời kỳ nó phát sinh chứ không phải vào thời kỳ thanh toán hay thu tiền Sai sót này sẽ dẫn đến báo cáo tài chính không phản ảnh trung thực kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính của đơn vị

Việc khai thiếu nợ phải trả người bán thường chỉ là sự bỏ sót nghiệp vụ hình thành nợ phải trả nên thường khó phát hiện Mặt khác, nếu bị phát hiện thì cũng khó xác định đây là cố ý hay chỉ là vô tình bỏ sót

- Quản lý kém hiệu quả đối với chu trình mua hàng và nợ phải trả người bán sẽ dẫn đến việc không được hưởng các khoản giảm giá và chiết khấu

- Nợ phải trả người bán có thể bị khai thấp hoặc không đầy đủ do việc ghi nhận nghiệp vụ mua hàng không đúng niên độ ( cut – off)

II.4 Hệ thống kiểm soát nội bộ ( HTKSNB) cần thiết đối với “Nợ phải trả người bán” và nghiệp vụ mua hàng

Để ngăn chặn các gian lận và sai sót, giảm thiểu rủi ro đối với việc ghi nhận nợ thì việc xây dựng một HTKSNB đầy đủ thực sự là cần thiết

II.4.1 Sự phân công phân nhiệm

Trong thực tế, tùy thuộc vào quy mô đặc điểm của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp tự xây dựng cho mình một HTKSNB về nghiệp vụ mua hàng Tuy vậy, một HTKSNB hữu hiệu đòi hỏi phải có sự phân công phân nhiệm rõ ràng; tách biệt các chức năng, nhiệm vụ cho từng cá nhân, bộ phận khác nhau phụ trách Thông thường, một HTKSNB tốt đối với nghiệp vụ mua hàng phải có sự tách bạch giữa các chức năng sau :

- Lập phiếu đề nghị mua hàng ( phòng vật tư ) và lập đơn hàng ( Bộ phận mua hàng )

- Kho phải độc lập với bộ phận mua hàng và Phòng Kế Toán

- Sự tách rời giữa hai chức năng : kiểm tra và chấp nhận thanh toán của Bộ phận kế toán và chức năng xét duyệt chi quỹ của Bộ phận tài vụ

- Tách biệt chức năng xét duyệt đơn đặt hàng và kiểm soát các chứng từ nhận hàng để tránh việc xét duyệt chi tiêu cho cá nhân, sau đó sửa chửa các chứng từ nhận hàng để che giấu

- Tách biệt chức năng xét duyệt chi quỹ và ký duyệt đơn đặt hàng để tránh trường hợp ký hoá đơn khống và thanh toán cho các khoản này

- Tách biệt ghi sổ kế toán chi tiết và ghi sổ kế toán tổng hợp

Khi mức độ phân nhiệm như trên được thực hiện thì sai sót dễ được phát hiện và có thể giảm thiểu được các gian lận

Bảng sau đây mô tả các bộ phận và nhiệm vụ của chúng trong Chu trình mua hàng :

Hình I.2 Bảng mô tả các bộ phận và nhiệm vụ của chúng trong Chu trình

mua hàng II.4.2 Hệ thống thông tin truyền thông

Để có một HTKSNB, ngoài sự phân công phân nhiệm một cách hợp lý thì một hệ thống thông tin truyền thông tốt cũng rất quan trọng ( chủ yếu là hệ thống kế toán )

- Đối với chứng từ : phải có một hệ thống chứng từ đầy đủ ( phiếu đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng , hoá đơn…) và phải đuợc quản lý chặt chẽ Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng và phải có đủ chữ ký và con dấu của người có trách nhiệm, phải phản ảnh đầy đủ và trung thực về mọi nghiệp vụ phát sinh Các chứng từ sẽ là căn cứ để xem xét sự xét duyệt và thể hiện các thủ tục kiểm toán

- Đối với hệ thống sổ sách kế toán: Phải có một hệ thống sổ tổng hợp, sổ chi tiết rõ ràng và đầy đủ Sổ chi tiết theo dõi Nợ phải trả người bán phải được lập cho từng nhà cung cấp Số liệu phải đảm bảo thống nhất giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết, giữa số liệu thực tế và số liệu ghi trên sổ sách Phải xác định phương pháp hạch toán cố định cho toàn chu trình

Phòng kiểm soát - Theo dõi nhu cầu hàng tồn kho - Lập phiếu đề nghị mua hàng

Bộ phận mua hàng

-Xem xét nhu cầu, chủng loại hàng cần mua

- Khảo sát về nhà cung cấp

- Phát hành Đơn đặt hàng

- Lập phiếu nhập kho

Kho

- Nhận hàng và kiểm tra chất lượng lô hàng, cân đo đong đếm

- Ghi nhận số thực nhập vào phiếu nhập kho

- Ghi vào thẻ kho

Kế toán nợ phải trả

- Nhận hoá đơn

- Đối chiếu hoá đơn và đơn đặt hàng, phiếu nhập kho về số lượng, giá cả, chiết khấu

- Ghi nhận các khoản phải trả vào nhật ký mua hàng và sổ chi tiết nhà cung cấp

- Hàng tháng đối chiếu Sổ chi tiết và Bảng kê hàng tháng của người bán với sổ cái

Kế toán thanh toán - Căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho đã được xét duyệt thanh toán để lập phiếu chi

Phòng tài vụ - Căn cứ vào phiếu chi để thanh toán cho người bán - Ghi nhận vào sổ quỹ

- Đối với Báo Cáo : phải được lập định kỳ, phản ảnh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và được trình bày theo đúng chuẩn mực kế toán hiện hành

II.4.3 Thực hiện việc đối chiếu công nợ định kỳ

Định kỳ, bộ phận kế toán Nợ Phải trả cần đối chiếu giữa sổ chi tiết người bán và số cái Việc đối chiếu này thực hiện trên bảng tổng hợp chi tiết

Để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với khoản mục này, ngay khi nhận được bảng kê các hoá đơn đã thực hiện trong tháng về các khoản phải trả và số dư cuối tháng ( Monthly Statement) từ người bán, kế toán phải trả tiến hành đối chiếu với sổ chi tiết và tìm hiểu mọi sai biệt ( nếu có) và sửa chửa sai sót trên sổ sách hoặc thông báo cho người bán ( nếu cần thiết )

II.5.Mục tiêu kiểm toán đối với khoản mục “Nợ phải trả người bán”

- HTKSNB đối với khoản mục là hữu hiệu, các chế độ chính sách được tuân thủ

- Sự hợp lý về mặt tổng thể

- Sự hiện hữu của các khoản phải trả là có thực

- Các khoản phải trả đựơc ghi nhận đầy đủ

- Các khoản phải trả được ghi chép và tính toán chính xác

- Các khoản phải trả được đánh giá đúng đắn

- Sự đúng đắn trong trình bày và khai báo các khoản “ Nợ phải trả người bán “

III CHƯƠNG TRÌNH KIỂM TOÁN “ NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN “

III.1.Tiếp cận tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo chuẩn mực kiểm toán thì kiểm toán viên phải đạt được một sự hiểu biết về

cơ cấu kiểm soát nội bộ của công ty trong mọi cuộc kiểm toán Mức độ của sự hiểu biết đó phải đủ để lập kế hoạch cho cuộc kiểm toán

Vì vậy, việc tìm hiểu kỹ hệ thống kiểm soát nội bộ rất có lợi cho kiểm toán viên trong việc kiểm toán sau này

Qua đó kiểm toán viên thấy được những điểm yếu, điểm mạnh của HTKSNB, từ đó đề ra được kế hoạch kiểm toán, xác định được nội dung kiểm toán, thời gian và phạm vi của các thủ tục kiểm toán

Dựa trên sự đánh giá rủi ro kiểm soát và rủi ro tiềm tàng, Kiểm toán viên ước tính về mức độ rủi ro phát hiện có thể chấp nhận được Phụ lục của ISA 400 đã trình bày mối quan hệ giữa các bộ phận của rủi ro kiểm toán nhằm cho thấy sự thay đổi rủi ro phát hiện như sau :

MA TRẬN RỦI RO PHÁT HIỆN

Đánh giá của chuyên viên kiểm toán về rủi ro kiểm

soát

Đánh giá của

chuyên viên kiểm

toán về rủi ro

Hình I.3 Ma trận rủi ro phát hiện

SƠ ĐỒ VỀ TRÌNH TỰ NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Hình I.4 Sơ đồ về trình tự nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ

Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ, đồng thời kiểm toán viên có thể thực hiện một số thử nghiệm kiểm soát

Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát

Thiết kế và thực hiện các

thử nghiệm kiểm soát

Thiết kế thử nghiệm cơ bản ( sử dung các hiểu biết về KSNB) Đánh giá lại rủi ro kiểm soát

Thực hiện các thử nghiệm cơ bản

+: mở rộng TNCB -: thu hẹp TNCB

1

2

3

4

TNCB: Thử nghiệm cơ bản

KSNB: Kiểm soát nội bộ

KTV : Kiểm toán viên

III.1.1 Bước 1: Tìm hiểu và mô tả cơ cấu Kiểm soát nội bộ

Nhiệm vụ của Kiểm toán viên trong giai đoạn này là phải hiểu được cơ cấu HTKSNB và mô tả chúng bằng tài liệu thích hợp

Kiểm toán viên cần phải tìm hiểu về các bộ phận của chu trình mua hàng - thanh toán và sự phân chia trách nhiệm, sự ủy quyền giữa chúng.Kiểm toán viên phải tìm hiểu về hệ thống kế toán ( chứng từ, sổ sách, báo cáo), đội ngũ nhân viên ( trình độ, thái độ làm việc …) và tìm hiểu xem Ban giám đốc có thường xuyên đánh giá HTKSN hay không ?

Để đạt được sự hiểu biết như vậy, Kiểm toán viên có thể :

- Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên giám sát và các nhân viên khác

- Kiểm tra các loại tài liệu và sổ sách

- Quan sát các hoạt động kiểm toán và sự vận hành của chúng trong thực tiễn

- Dựa vào kinh nghiệm kiểm toán trước đây tại đơn vị

Sự tìm hiểu của kiểm toán viên về HTKSNB thường được biểu hiện trên một trong ba tài liệu sau đây:

-Bảng tường thuật về HTKSNB

- Lưu đồ về HTKSNB

- Bảng câu hỏi về HTKSNB

@ Bảng tường thuật về HTKSNB:

Là mô tả bằng lời văn về HTKSNB của khách hàng Một bảng tường thuật đúng phải có đủ 4 điểm sau:

- Phải chỉ ra nguồn gốc của mọi chứng từ, sổ sách trong hệ thống ( chứng từ đế đâu, do ai lập…)

- Phải mô tả tất cả các quá trình xảy ra

- Mô tả sự chuyển giao của mọi chứng từ, sổ sách trong hệ thống

- Chỉ rõ những hoạt động kiểm soát thích hợp với quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát

- Kết luận

@ Lưu đồ về HTKSNB

Lưu đồ về HTKSNB là sự trình bày các tài liệu, chứng từ và vận chuyển của chúng bằng các ký hiệu Phương pháp này cung cấp một cái nhìn tổng quát về HTKSNB của khách hàng, dễ dàng cho Kiểm toán viên trong công việc phân tích và đánh giá Kiểm toán viên có thể vẽ lưu đồ hoặc sử dụng lưu đồ do đơn vị thiết kế

Hình 1.5 Lưu Đồ

Vận đơn Hoá đơn

Giao hàng Lập HĐ

ĐNMH 1 4

PNK 2

HĐ

X/x phê chuẩn KTT Lập PC

Các chứng từ Phiếu chi

Ghi sổ quỹ Chi tiền

PC 3

PC 2

Các chứng từ

Sổ CT

Ghi vào NKMH

NK MH

Ghi vào Sổ CT

PNK 2

Nhận hàng Ghi vào PNK

Ghi thẻ Kho

@ Bảng câu hỏi về HTKSNB ( Internal Control Questionaire )

Là bảng liệt kê một loạt các câu hỏi được chuẩn bị trước về các quá trình kiểm soát của từng lĩnh vực kiểm toán, kể cả môi trường kiểm soát Bảng câu hỏi được thiết kế dưới dạng “ Có “, “Không” hoặc “ không áp dụng”

Trong nghiệp vụ mua hàng và thanh toán, ta có thể đặt một số câu hỏi để tìm hiểu về sự kiểm soát đối với chu trình mua hàng như sau:

Trả lời

Yếu kém Câu hỏi Có Không Không áp

dụng Quan trọng Thứ yếu

Ghi chú

1 Các phiếu đề nghị mua hàng có được bộ phận mua hàng

kiểm tra xét duyệt hay không ?

2 Các ĐĐH có được đánh số trước và được phê chuẩn bởi bộ

phận mua hàng hay không?

3 Chính sách lựa chọn nhà cung cấp của đơn vị dựa trên

những tiêu chuẩn gì ?

- Giá cả

- Chất lượng

- Điều kiện thanh toán

4.Việc lựa chọn nhà cung cấp do ai đẩm trách, theo phương

pháp nào có dược sự xét duyệt của Giám đốc hay người có

thẩm quyền hay không?

5 Có sự tách rời chức năng giữ 2 bộ phận mua hàng và kho

hay không?

6 Có sự phân nhiệm giữa kế toán công nợ và kế toán thanh

toán hay không?

7 Các báo cáo nhận hàng có đủ chữ ký của thủ kho, người

nhận và người giao hàng hay không?

8 Có hệ thống sổ chi tiết theo dõi riêng cho từng nhà cung

cấp hay không?

9 Các hoá đơn khi thanh toán có được kế toán trưởng xét

duyệt và đánh dấu đã chi hay không ?

10 Số dư chi tiết khoản phải trả có được lập cuối mỗi tháng

và có được đối chiếu với sổ cái hay không?

11 Bảng kê của người bán gửi cho đơn vị trong tháng có

được đối chiếu với sổ chi tiết hay không?

12.Các khoản phải trả trước cho người bán có được ghi nhận

vào khoản phải thu và được kiểm soát để đảm bảo rằng các

khoản này hoàn đảo khi nhận được hoá đơn của người bán ?

13 Những khác biệt trên hoá đơn và đơn đặt hàng, báo cáo

nhận hàng về giá cả, số lượng hay các tính toán có được ghi

nhận và báo cho người bán không?

14 Việc điều chỉnh chênh lệch có được chấp thuận bởi người

có thẩm quyền hay không ?

Hình I.6 Bảng câu hỏi về HTKSNB

Sau Khi mô tả HTKSNB bằng các công cụ nêu trên, kiểm toán viên thường sử dụng phép thử “ Walk – through “ để kiểm tra lại xem có được mô tả đúng hiện

trạng của từng chu trình nghiệp vụ hay chưa ? Bằng cách là xuống đơn vị, lần theo nghiệp vụ kiểm tra lại công cụ của mình, kiểm chứng lại

III.1.2 Bước 2: Đánh giá rủi ro kiểm toán

Từ sự hiểu biết về HTKSNB, Kiểm toán viên sử dụng sự xét đoán chuyên môn để đánh giá chất lượng của HTKSNB, có nghĩa là đánh giá sự hữu hiệu của HTKSNB trong việc ngăn chặn và phát hiện các sai phạm trọng yếu

Mô hình rủi ro kiểm toán được biểu thị bởi công thức sau

Hình I.7 Công thức tính độ rủi ro kiểm toán

Căn cứ vào mức độ hữu hiệu của HTKSNB, kiểm toán viên ước lượng Rủi ro Kiểm soát bằng tỷ lệ phần trăm hay là theo mức độ : cao, thấp, trung bình

III.1.3.Bước 3 : Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát

Cho dù là HTKSNB của đơn vị theo hiểu biết của Kiểm toán viên là hữu hiệu đến đâu đi nữa thì trước khi dựa vào nó để thiết kế các thử nghiệm cơ bản, Kiểm toán viên phải thực hiện một số thử nghiệm kiểm soát để chứng minh cho sự hiểu biết của mình là có căn cứ Thử nghiệm kiểm soát cho Kiểm toán viên thấy mức độ tuân thủ các chính sách , thủ tục KSNB đã được đề ra Khi thiết kế các thử nghiệm này, Kiểm toán viên phải xác định các thử nghiệm nào thì cần thiết và sẽ giúp giảm bớt các thử nghiệm cơ bản

Kiểm toán viên có thể thực hiện một số kiểm soát sau:

AR

DR =

- AR ( Audit risk ) : Rủi ro kiểm toán

- IR ( Inherent risk) : Rủi ro tiềm tàng

- CR ( Control risk) : Rủi ro kiểm soát

- DR ( Detection risk ) : Rủi ro phát hiện

+ Đối với nghiệp vụ mua hàng

Mục tiêu

kiểm toán Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát Thiết kế và các thử nghiệm cơ bản

- ĐĐH chỉ được lập khi có phiếu đề nghị mua hàng (ĐNMH) từ bộ phận có nhu cầu

- Trên ĐĐH phải có số phiếu ĐNMH

- Kiểm tra xem trên ĐĐH đều có số phiếu ĐNMH không

Không có nhu cầu nhưng vẫn đặt mua hàng

-Tách biệt trách nhiệm giữa bộ phận mua hàng và các bộ phận nhận hàng

- Quan sát có sự phân công trách nhiệm giữ mua hàng và nhận hàng không

- Chứng từ phải được luân chuyển qua lại để đối chiếu và kiểm soát - Quan sát chứng từ sẽ được đối chiếu kiểm tra giữa các bộ phận có liên quan hay không Sự hiện hữu

và phát sinh

Các nghiệp vụ mua hàng không được phê chuẩn

đúng

Phải xây dựng chính sách mua hàng:

- Yêu cầu tất cả nhân viên chỉ mua hàng và thanh toán cho những ĐĐH, các phiếu ĐNMH đã được xét duyệt

- Người được ủy quyền mới có thẩm quyền phê chuẩn việc mua hàng

- Chính sách lựa chọn nhà cung cấp

- Chính sách về giá cả và chất lượng hàng mua

- Chọn mẫu một số ĐĐH để thực hiện Ở đây tất cả các ĐĐH đều có chữ ký của bộ phận mua hàng, và người xét duyệt là trưởng phòng vật tư là có đủ thẩm quyền không

- Phỏng vấn để xem chính sách về mua hàng

- Quuan sát các nhân viên có tuân thủ thủ tục này hay không

Đầy đủ

- Hàng nhận đuợc không đúng như ĐĐH về chủng loại, số lượng hoặc chất

Mục tiêu

kiểm toán Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát Thiết kế và các thử nghiệm cơ bản

Đầy đủ - Các nghiệp vụ mua hàng

có thể không được vào sổ

- Các ĐĐH, các báo cáo nhận hàng đều được đánh số trước và theo dõi

- Lấy mẫu ngẫu nhiên, đối chiếu hồ sơ báo cáo nhận hàng với Sổ nhật ký mua hàng

Đánh giá

- Các nghiệp vụ mua hàng đã được ghi sổ không được ghi chép theo đúng số phát sinh

- Xây dựng qui định kiểm tra nội bộ các quá trình tính toán và các số tiền

- So sánh các nhgiệp vụ trên sổ nhật ký mua hàng với hoá đơn của người bán, báo cáo nhận hàng và các chứng từ chứng minh khác

- Chọn mẫu và thực hiện việc tính toán lại các thông tin tài chính trên hoá đơn người bán

Hình I.8 Bảng mô tả các thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng

+ Đối với nghiệp vụ thanh toán

Muc tiêu

kiểm toán Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát Thiết kế và thực hiện thử nghiệm kiểm soát

- Tách biệt trách nhiệm giữa nhân viên ghi sổ các khoản phải trả với người nhận hàng, người ký phiếu chi và các chứng từ thanh toán

- Quan sát xem ở đơn vị có sự phân công phân nhiệm không

- Phải đối chiếu các chứng từ liên quan với các ĐĐH đã được phê chuẩn và hoá đơn trước khi vào sổ

- Quan sát và tiến hành đối chiếu các bút toán trong sổ Nhật ký mua hàng với các chứng từ liên quan

- Tất cả các chứng từ phải được đánh số thứ tự trước

- Chọn mẫu hoá đơn người bán, PNK, báo cáo nhận hàng, ĐĐH để kiểm tra việc ghi chép có đảm bảo tính liên tục theo đúng số thứ tự không

- Cuối tháng, lập Bảng Chỉnh hợp và đối chiếu

với nhà cung cấp

- Quan sát, phỏng vấn thì hàng tháng đơn

vị có đối chiếu số liệu và lập Bảng không

- Các chứng từ thanh toán ( séc, uỷ nhiệm chi), phiếu chi phải được đánh số trước và theo dõi

-Hiện hữu

và chính xác

- Thanh toán không đúng người bán hoặc thanh toán cho những người bán không nhận được

- Kế toán phải trả sau khi nhận được phiếu chi(hoặc sec) từ bộ phận tài vụ, phải ghi số phiếu chi(hoặc sec) vào bảng liệt kê chứng từ thanh toán

- Kế toán phải trả phải nhận được hoá đơn từ nhà cung cấp và PNK mới được lập chứng từ thanh toán

- Chọn mẫu một số phiếu chi(hoặc sec) và các chứng từ thanh toán liên quan để kiểm tra và đối chiếu với bảng liệt kê chứng từ thanh toán xem có khớp với nhau không

Mục tiêu

kiểm toán Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát Thiết kế và thực hiện thử nghiệm kiểm soát

- Bộ phận kế toán phải đối chiếu giữa tổng số tiền trên các chứng từ với tổng số tiền thanh toán xem có phù hợp hay không

- Chọn mẫu một số phiếu chi và voucher đối chiếu với sổ cái xem ghi chính xác không

- Tách biệt trách nhiệm ghi sổ nhật ký mua hàng với sổ chi tiết Nợ phải trả người bán - Quan sát sự phân chia nhiệm vụ ở đơn vị

- Đầy đủ và

chính xác

- Các khoản nợ phải trả người bán không được cộng dồn chính xác và thống nhất với sổ cái và sổ chi tiết - Phải có một người độc lập kiểm tra quá trình

chuyển sổ cái và tổng hợp có đúng không - Quan sát và thực hiện tổng hợp lại các nghiệp vụ mua hàng rồi đối chiếu

- Phân công trách nhiệm giữa kế toán phải trả và bộ phận tài vụ - Quan sát xem có sự phân công trách nhiệm giữa kế toán phải trả và phòng tài vụ không

- Chứng từ thanh toán phải đánh số thứ tự trước

- Trên mỗi voucher đều phải có số của hoá đơn và số phiếu chi ( hoặc sec)

- Chọn mẫu kiểm tra xem trên voucher có số hoá đơn cần thanh toán và số phiếu chi ( hoặc sec) hay không

- Đánh giá và

chính xác

-Không mua hàng nhưng làm chứng từ khống để tăng khoản phải trả hoặc một chứng từ được thanh toán - Chứng từ phải được xét duyệt khi thanh toán - Chọn mẫu kiểm tra về sự xét duyệt, người

xét duyệt có đủ thẩm quyền không

Hình I.9 Bảng mô tả các thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán

III.1.4 Bước 4: Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế các thử nghiệm

cơ bản

Sau khi hoàn thành các thủ tục trên, Kiểm toán viên sẽ đánh giá lại về rủi ro kiểm soát cho các cơ sở dẫn liệu chủ yếu của Nợ phải trả người bán Sự đánh giá này là cơ sở cho kiểm toán viên chọn lựa các thử nghiệm cơ bản cần thiết để kiểm tra các khoản phải trả vào thời điểm khoá sổ

Thông thường, mức rủi ro kiểm soát thấp đối với Nợ phải trả người bán là khi kiểm toán viên nhận thấy rằng :

- Các phiếu nhập kho đánh số một cách liên tục và được lập tức thời cho mọi hàng hoá nhập kho

- Các hoá đơn được ghi chép kịp thời vào nhật ký

- Các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn và ghi chép kịp thời vào nhật ký và các sổ chi tiết

- Cuối tháng, một nhân viên độc lập với bộ phận kế toán Nợ phải trả sẽ so sánh Sổ chi tiết người bán với Bảng Kê hàng tháng của người bán và đối chiếu tổng số dư chi tiết với sổ cái

Kiểm soát nội bộ hữu hiệu như trên sẽ là bằng chứng để kiểm toán viên giảm thiểu các thử nghiệm cơ bản

Ngược lại, mức rủi ro kiểm soát cao được đưa ra khi kiểm toán viên phát hiện rằng:

- Sổ chi tiết không thống nhất với sổ cái

- Các nghiệp vụ mua hàng không được ghi chép mà để đến khi trả tiền mới ghi

- Các khoản phải trả thường thanh toán chậm trễ và quá hạn…

Trong trường hợp này, kiểm toán viên phải mở rộng các thử nghiệm cơ bản để xác định xem báo cáo tài chính có phản ảnh trung thực mọi khoản phải trả của đơn vị vào thời điểm khoá sổ không?

III.2 Thực hiện các thử nghiệm cơ bản để thu thập bằng chứng về sự trung thực và hợp lý của số liệu

III.2.1.HTKSNB đối với các khoản mục là hữu hiệu, các chế độ chính sách được tuân thủ

Để thực hiện mục tiêu này, kiểm toán viên đã thực hiện các thử nghiệm kiểm soát nêu trên Sau khi thực hiện kiểm toán viên sẽ đánh giá được HTKSNB của đơn vị có hữu hiệu hay không

III.2.2.Mục tiêu sự hợp lý về mặt tổng thể

Mục tiêu này đề ra nhằm xem xét tính hợp lý chung của khoản Nợ phải trả người bán Để đạt được mục tiêu này, kiểm toán viên có thể thực hiện một số thủ tục phân tích sau :

- So sánh Nợ phải trả năm nay so với Nợ phải trả năm trước Chú ý mối quan hệ giữa Nợ phải trả và Chi phi, các tài khoản Tài Sản Giải thích những biến động bất thường

-Nghiên cứu số liệu chi tiết Nợ phải trả theo từng người bán để phát hiện những điểm bất thường Chẳng hạn so sánh số liệu của từng người bán với số liệu của chính họ trong các năm trước, như so sánh số liệu mua vào, số dư cuối kỳ…-Nghiên cứu số liệu chi tiết Nợ phải trả theo từng người bán để phát hiện những điểm bất thường Chẳng hạn so sánh số liệu của từng người bán với số liệu của chính họ trong các năm trước, như so sánh số liệu mua vào, số dư cuối kỳ…

- Tính chỉ tiêu “ Tỷ lệ nợ phải trả so với tổng giá trị hàng mua trong kỳ”

Hình I.10 Công thức “Tỷ lệ nợ phải trả so với tổng giá trị hàng mua trong kỳ”

Chỉ tiêu “ Tỷ lệ phải trả trên tổng Nợ Ngắn Hạn”

Hình I.11 Công thức “Tỷ lệ nợ phải trả trên tổng nợ ngắn hạn”

Chỉ tiêu “Tỷ lệ nợ phải trả quá hạn”

Hình I.12 Công thức “Tỷ lệ nợ phải trả quá hạn”

So sánh những chỉ tiêu này với năm trước để nhận dạng những biến động bất thường và tìm hiểu nguyên nhân

- Kiểm toán viên cũng cần xem xét sự hợp lý của các khoản mục Chiết khấu mua hàng bằng cách tính tỷ lệ chiết khấu bình quân trên tổng giá trị hàng mua và so

Tỷ lệ nợ phải trả cuối kỳ trên Nợ phải trả cuối kỳ

tổng hàng mua trong kỳ Tổng giá trị hàng mua trong kỳ

Tỷ lệ nợ phải trả trên Nợ phải trả cuối kỳ tổng nợ ngắn hạn Tổng nợ ngắn hạn

kỳcuốitrả phảiNợTổng

kỳcuốihạnquátrả phảiNợ hạnquá nợ lệ

sánh với các tời kỳ trước Một sự giảm sút đáng kể của tỷ lệ này cần được xem xét vì đó có thể là do sự thay đổi kết cấu hàng mua, nhưng cũng có thể là một sai phạm trong ghi chép Chiết khấu mua hàng

III.2.3 Các khoản “ Nợ phải trả người bán” được ghi nhận là có thực

Các thủ tục thực hiện như sau:

- Gửi thư xác nhận: Việc xin xác nhận thường được thực hiện với các nhà cung cấp chủ yếu của đơn vị – dù rằng số dư cuối kỳ có thể là rất thấp Ngay cả khi cuối kỳ không có thì cũng xin xác nhận nếu họ thuộc về nhóm những nhà cung cấp chủ yếu Để nhận diện các đối tượng này, kiểm toán viên có thể xem trên sổ chi tiết hoặc phỏng vấn nhân viên đơn vị Một số đối tượng khác cũng cần xác nhận là các nhà cung cấp không cung cấp bảng kê hoá đơn hàng tháng, các khoản phải trả được thế chấp bằng tài sản

- Chọn mẫu để kiểm tra chứng từ gốc và các tài liệu liên quan:

Kiểm toán viên chọn lựa một số khoản phải trả trên số dư chi tiết cuối năm để kiểm tra chứng từ gốc và các tài liệu có liên quan như: hoá đơn, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho…

Nếu đơn vị có sử dụng bảng kê các hoá đơn chưa được thanh toán thì việc kiểm tra sẽ dễ dàng hơn vì số dư chi tiết Nợ phải trả người bán thể hiện sẵn trên bảng kê Bảng kê này bao gồm tên người bán, số hoá đơn, ngày và số tiền phải trả

III.2.4.Các khoản Nợ phải trả người bán được ghi nhận đầy đủ

Đây là mục tiêu quan trọng nhất trong Chương trình kiểm toán Nợ phải trả người bán vì khai báo thiếu là một gian lận phổ biến liên quan đến Nợ phải trả người bán Để thực hiện mục tiêu này, kiểm toán viên thường sử dụng một số thủ tục sau:

- Gởi thư xác nhận về các khoản phải trả không có số dư cuối kỳ Đây là thủ tục hữu hiệu để phát hiện các khoản không được ghi chép

- Yêu cầu đơn vị cung cấp bảng kê hàng tháng do người bán gửi đến và đối chiếu với sổ chi tiết để lập một bảng chỉnh hợp và thuyết minh sự khác biệt giữa hai bên Sự khác biệt này có thể do nhầm lẫn, sai sót trong ghi chép của một bên, nhưng cũng có thể do khác biệt về thời điểm khoá sổ Trong trường hợp này kiểm toán viên sẽ tiến hành điều chỉnh Nếu Hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị là hữu hiệu thì kiểm toán viên có thể chấp nhận Bảng chỉnh hợp do đơn vị lập và chỉ cần kiểm tra các bước chỉnh hợp có được thực hiện tốt hay không?

- Kiểm tra các nghiệp vụ sau thời điểm khoá sổ : thông qua việc xem xét các khoản chi quỹ vào đầu niên độ sau, kiểm toán viên có thể phát hiện các khoản chi quỹ cho các chi phí của niên độ này – Ví dụ như các khoản tiền điện, tiền thuê nhà

của tháng cuối niên độ kiểm toán Để đảm bảo giả thuyết dồn tích( Accrual), thì các khoản chi phí này đáng lẽ phải được đơn vị tính vào chi phí niên độ này, đồng thời làm phát sinh các khoản phải trả cuối kỳ Thế nhưng đơn vị lại không ghi chép bút toán đúng kỳ mà lại ghi vào đầu năm sau khi thực chi Hậu quả tất nhiên là Nợ phải trả cuối kỳ và Chi phí của niên độ này bị ghi thiếu một khoản, đồng thời số liệu của niên độ sau cũng bị ảnh hưởng tương ứng

-Xem xét các tài liệu có khả năng ẩn dấu các khoản nợ phải trả người bán không được ghi chép

+ Các trường hợp hàng mua về chưa có hoá đơn hay có hoá đơn mà hàng chưa nhận được Thường trong trường hợp này đơn vị không ghi nhận các nghiệp vụ này và như vậy đã ghi nhận thiếu một khoản Nợ phải trả người bán Vì vậy kiểm toán viên cần nghiên cứu các hồ sơ việc mua hàng đang được thực hiện dở dang để phát hiện được các khoản này

+ Các hoá đơn người bán nhận được sau ngày kết thúc niên độ : do người bán có thể gửi hoá đơn chậm trễ vài ngày sau khi đã gửi hàng đi, do đó có thể những hoá đơn này thực sự thuộc niên độ kiểm toán và chúng phải được ghi chép vào nợ phải trả cuối năm

III.2.5 Các khoản “ Nợ phải trả người bán “ phải được ghi chép và tính toán chính xác

Kiểm toán viên yêu cầu đơn vị cung cấp Bảng số dư chi tiết Nợ phải trả vào thời điểm khoá sổ Sau đó kiểm tra tổng cộng và đối chiếu với sổ cái và các sổ chi tiết Nếu số liệu trên bảng không thống nhất với sổ cái hoặc các sổ chi tiết, cần tìm hiểu nguyên nhân, ví dụ có thể trao đổi với nhân viên của đơn vị để tìm kiếm sai sót và có sự điều chỉnh hợp lý

Kiểm toán viên kiểm tra bảng chỉnh hợp nợ phải trả với bảng kê hoá đơn hàng tháng của người bán để đảm bảo sự phân kỳ chính xác số dư Nợ phải trả Sự phân kỳ của Nợ phải trả có mối quan hệ chặt chẽ với sự khoá sổ của hoá đơn mua hàng để xác định số dư hàng tồn kho

- Các hoá đơn tương ứng với các phiếu nhập trước phiếu nhập cuối cùng sẽ phải ghi nhận trong khoản Nợ phải trả cuối kỳ

- Ngược lại, các hoá đơn tường ứng với các phiếu nhập sau phiếu nhập cuối cùng sẽ không được tính vào khoản Nợ phải trả cuối kỳ

Vậy, việc khoá sổ cuối năm phải đảm bảo rằng các lô hàng đã nhận vào ngày cuối niên độ sẽ được ghi chép vào Nợ phải trả người bán

III.2.6 Các khoản “ Nợ phải trả người bán” phải được đánh giá đúng đắn

Kiểm toán viên kiểm tra phương pháp tính giá của đơn vị đối với các khoản Nợ phải trả người bán, đảm bảo rằng đơn vị sử dụng phương pháp tính giá nhất quán và được chuẩn mực kế toán hiện hành chấp nhận

Kiểm tra việc đánh giá các khoản nợ bằng ngoại tệ theo tỷ giá công bố của Ngân hàng cuối kỳ, xử lý chênh lệch tỷ giá Thủ tục này đặc biệt quan trọng ở các đơn vị có nghiệp vụ mua hàng trả chậm của nước ngoài

III.2.7 Sự đúng đắn trong trình bày và khai báo các khoản “ Nợ phải trả người bán”

Thông thường sẽ bao gồm những vấn đề sau:

- Xem xét các trường hợp phát sinh số dư bên nợ trên các tài khoản phải trả như trả lố tiền cho người bán, ứng trước tiền cho người bán, trả lại hàng cho người bán sau khi đã thanh toán tiền Những trường hợp này phải được trình bày trong khoản mục Nợ phải thu trên bảng cân đối kế toán để đảm bảo trình bày đúng về tình hình tài chính của đơn vị Nếu đơn vị không thực hiện điều này, kiểm toán viên phải lập bút toán điều chỉnh để sắp xếp lại các khoản mục

- Các khoản Nợ phải trả người bán trọng yếu liên quan đến các bên hữu quan cần được khai báo trên Báo Cáo Tài Chính

- Các khoản phải trả được đảm bảo rằng việc thế chấp tài sản thì phải khai báo và tham chiếu với tài sản bị thế chấp

CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU VỀ BƯU ĐIỆN TỈNH VÀ ĐỊA PHƯƠNG

I.Sơ lược về tình hình của địa phương

Đối với ngành Bưu Điện thì việc xác định vị trí địa lý, kinh tế, quốc phòng của địa phương là vấn đề hết sức quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ của ngành là đảm bảo thông tin liên tục, bảo mật, an tòan Vì vậy Bưu điên tỉnh Đồng Nai cần phải có những xác định chính xác vềø vấn đề trên

Tỉnh Đồng Nai là một vùng kinh tế trọng điểm của Miền Đông Nam Bộ Phía Bắc giáp với tỉnh Lâm Đồng và Bình Dương – Bình Phước Phía Nam giáp tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu Phía Đông giáp với tỉnh Bình Thuận, phía Tây giáp với thành phố Hồ Chí Minh

Đồng Nai là một trong ba tâm điểm của tam giác Tp HCM – Vũng Tàu – Biên Hòa Điều này giúp cho các nhà đầu tư vào Đồng Nai có thể sử dụng được cơ sở hạ tầng của hai thành phố còn lại như: sân bay bến cảng, hệ thống viễn thông, khách sạn và các dịch vụ khác Đồng Nai được xem là bản lề chiến lược tiếp giáp giữa trung du và đồng bằng, cao nguyên, duyên hải và cũng là cửa ngõ trục động lực phát triển kinh tế của các vùng kinh tế của phía nam Đồng Nai giữ vai trò chiến lược trong việc phát triển kinh tế xã hội và an ninh quốc phòng của vùng kinh tế trọng điểm phía nam này Đồng Nai có diện tích tự nhiên là 5864 km2 và dân số là 2,041,000 người Mật độ dân số bình quân là 384người/ km2 Với dân số như thế Đồng Nai có một lực lượng lao động khá lớn Đời sống nhân dân đang được cải thiện một cách rõ rệt Mức GDP bình quân đầu người tăng từ 3,7 triệu VND/ người năm 1995 lên 6,7 triệu VND / người vào năm 2000

Tỉnh Đồng Nai có 9 dơn vị hành chính gồm thành phố Biên Hòa và 8 huyện là Long Thành, Nhơn Trạch, Thống Nhất, Vĩnh Cửu, Xuân Lộc, Long Khánh, Định Quán, Tân Phú

Thành Phố Biên Hoà cách trung tâm thành phố Hồ Chí Minh 30 km về phía đông bắc là trung tâm kinh tế chính trị kinh tế văn hoá của cả tỉnh

II Vai trò, chức năng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Bưu Điện tỉnh Đồng Nai II.1.Quá trình hình thành

Trước giải phóng, Biên Hoà có ban thông tin liên lạc và ban giao Bưu Nhưng từ tháng 05 năm 1975 cho đến cuối năm 1975 khu uỷ và các nghành trực thuộc đều đóng tại Biên Hoà để chỉ đạo các tỉnh thuộc Miền Đông Nam Bộ trong công tác tiếp quản và xây dựng chính quyền cách mạng, ổn định tình hình kinh tế xã hội thông qua các ban quân quản

Đến cuối tháng 11 năm 1975 thì có chủ trương của Trung Ương Cục Miền Nam về việc chia Miền Đông thành 3 tỉnh lớn : Đồng Nai, Sông Bé, Tây Ninh Trên cơ sở đó

Ty Bưu Điện Đồng Nai được hình thành vào cuối tháng 12 năm 1975 với lực luợng là cán bộ công nhân viên của Ban Giao Bưu và Ban Thông Tin khu và các tỉnh phía Đông Ty Bưu Điện chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/01/1976 với 517 cán bộ, nhân viên trong đó gồm:

- 302 người là cán bộ công nhân viên của hai nghành Giao Bưu và thông tin

- 23 người là cán bộ, công nhân viên được A đưa vào hỗ trợ

- 97 người là công nhân viên chức lưu dụng

- 95 người là lực lượng mới tuyển thêm sau giải phóng

Với lực lượng cán bộ còn non yếu về trình độ chuyên môn, kỹ thuật nghiệp vụ, trình độ quản lý còn non yếu, cơ sở vật chất , thiết bị còn thiếu thốn, lạc hậu Tuy khó khăn, nhưng đứng trước nhiệm vụ to lớn và nặng nề mà Đảng và nhà nước ta đã giao, công nhân viên chức của Ty Bưu Điện Đồng Nai đã quyết tâm nổ lực phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ này

Hiện nay mạng lưới Viễn thông tỉnh Đồng Nai đã hoàn toàn tự động hoá, hiện đại hoá với tốc độ nhanh Để thích ứng với trang thiết bị kỹ thuật hiện đại đòi hỏi đội ngũ lao động phải có trình độ tương ứng.Tính đến đầu năm 2003 có khoảng 1,490 người lao động, có 676 là nữ chiếm 45% Trong đó:

+ Đại Học : 254 người, chiếm 17 %

+ Cao đẳng 71 người , chiếm 4,8%

+ Trung cấp : người, chiếm 13,8%

+ Sơ cấp : 799 người, chiếm 53,6%

+ Lao động khác 160 người, chiếm 10,8%

Cho đến hiện nay thì chúng ta có thể khẳng định rằng Bưu Điện tỉnh Đồng Nai đã và đang phát triển một cách vững vàng, nhằm đạt được nhiệm vụ của Đảng và nhà nước giao cho

II.2.Vai trò chức năng

II.2.1 Vai trò

Bưu điện Đồng Nai là đơn vị kinh tế cơ sở của tổng công ty Bưu Chính viễn thông Việt Nam, là nơi trực tiếp tạo ra sản phẩm và tạo ra thu nhập quốc dân

Bưu điện Đồng Nai có vai trò rất lớn trong việc hổ trợ phát triển kinh tế – xã hội của tỉnh Đồng Nai nói riêng, và của cả nước nói chung

Riêng với tỉnh Đồng Nai thì Bưu điện có vai trò rất lớn trong việc thúc đẩy các thành phần kinh tế phát triển và còn là yếu tố hết sức quan trọng để các nhà đầu tư quyết định đầu tư vào đây hay không

Với Xã hội thì Bưu điện góp phần cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân ngày càng cao hơn

II.2.2 Chức năng:

Bưu điện Tỉnh Đồng Nai có 2 chức năng chủ yếu là:

Sản xuất kinh doanh : Bưu Điện tỉnh sản xuất các dịch vụ Bưu chính, Viễn Thông, tài chính

Phục vụ chính trị xã hội : Ngoài chức năng sản xuất kinh doanh thì Bưu Điện còn có thêm chức năng này Với mục tiêu là thúc đẩy xã hội ngày một phát triển hơn

II.2.3 Nhiệm vụ sản xuất

Tổ chức sản xuất và kinh doanh các nghiệp vụ, dịch vụ Bưu Chính Viễn Thông trên địa bàn toàn tỉnh Sản xuất Bưu Chính Viễn Thông phải có lợi nhuận, đồng thời mở rộng kinh doanh tổng hợp để khai thác sử dụng năng lực sản xuất của Bưu Điện Tỉnh

Thực hiện nhiệm vụ phân phối theo lao động

Không ngừng mở rộng liên kết kinh tế giữa các đơn vị và các tổ chức kinh tế khác trong các hoạt động sản xuất kinh doanh

Thực hiện tốt nhiệm vụ kinh tế xã hội, bảo vệ môi trường, bảo vệ tài sản quốc gia, bảo vệ an ninh chính trị và an toàn xã hội

Phục vụ đời sống văn hoá tinh thần cho nhân dân

III Hệ thống tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất của mạng lưới Bưu Chính Viễn Thông của tỉnh Đồng Nai

III.1 Cơ cấu tổ chức quản lý:

Bộ máy tổ chức quản lý Bưu Điện Đồng Nai thực hiện theo quyết định của tổng công ty gồm các phòng ban chức năng như sau:

III.1.1 Ban giám đốc :

Gồm 1 giám đốc và hai phó giám đốc, chuyên viên tổng hợp

- Giám Đốc : Phụ trách chung, chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh toàn Bưu Điện Tỉnh

- Phó giám đốc : gồm có 2 phó giám đốc , một phụ trách về vấn đề Kỹ thuật, một phụ trách về doanh thác

- Chuyên viên tổng hợp : Trợ lý tham mưu giúp việc cho ban giám đốc

III.1.2 Các phòng ban chức năng:

Bưu điện Tỉnh Đồng Nai có 8 phòng ban: Viễn Thông, Đầu Tư – Xây Dựng Cơ Bản, Tin Học, Bưu Chính – Phát Hành Báo Chí, TCCB – LĐTL, Tổng Hợp Hành Chánh Quản Trị, Kế Toán Thống Kê Tài Chính, Kế Hoạch Kinh Doanh

Nhiệm vụ của các phòng ban chức năng là tham mưu cho giám đốc quản lý những lỉnh vực đã được phân công Trong hoạt động thì phải thực hiện mối quan hệ phối hợp nhịp nhàng với các phòng ban khác để đảm bảo cho các kế hoạch của Bưu Điện Tỉnh được thực hiện một cách hoàn chỉnh

+ Phòng tổ chức nhân sự lao động tiền lương : quản lý và tham mưu giúp việc cho

ban giám đốc trong các lĩnh vực:

- Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý kinh doanh, tổ chức nhân sự trong các dây chuyền sản xuất

- Chăm lo công tác giáo dục đào tạo cán bộ bồi dưỡng bổ túc nghiệp vụ, nâng cao tay nghề cho cán bộ và công nhân thích ứng với từng tình hình cụ thể

- Nghiên cứu công tác lao động – tiền lương, chế độ chính sách đối với cán bộ nhân viên trong toàn đơn vị

+ Phòng nghiệp vụ kỹ thuật:

- Chịu trách nhiệm quản lý điều hành trực tiếp về mặt kỹ thuật đối với toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh Bưu Chính Viễn Thông và Phát Hành Báo Chí Đảm bảo thông tin thông suốt trong toàn Bưu Điện Tỉnh và là một khâu hoàn thiện trong toàn mạng quốc gia của Tổng Công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam

- Xử lý những sai sót, sự cố mang tính chất nghiệp vụ phát sinh trong qúa trình sản xuất.Tổng hợp và báo cáo tình hình kỹ thuật, nghiệp vụ cho ban giám đốc và Tổng công ty

- Nghiên cứu đổi mới công nghệ, bố trí thiết bị máy móc trong quá trình sản xuất

+ Phòng hành chính : Phụ trách công tác nội chính trong văn phòng Bưu Điện

Tỉnh

+ Phòng kế hoạch- đầu tư xây dựng cơ bản:

- Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh Bưu Chính Viễn Thông và phát hành báo chí ngắn hạn và dài hạn

- Lập dự án đầu tư các công trình xây dựng cơ bản như nhà cửa, thiết bị máy móc

- Lập kế hoạch cung ứng vật tư – thiết bị Bưu Chính – Viễn Thông

+ Chuyên viên thanh tra:

- Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban Giám đốc, có nhiệm vụ thanh tra giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của các đơn vị cơ sở, tình hình quản lý tài chính của toàn Bưu Điện Tỉnh, tình hình thực hiện chế độ chính sách Nhà Nước đối với người lao động

- Xử lý những khiếu tố khiếu nại của nhân dân, khách hàng và trong nội bộ đơn

vị

+ Phòng kế toán thống kê tài chính

- Ghi chép kịp thời đầy đủ chính xác số liệu phát sinh Giám đốc tình hình sử dụng tài sản, vật tư , hàng hoá, tiền vốn trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn

vị

- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kỷ luật thu nộp, thanh toán Kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, vật tư, vốn Phát hiện ngăn ngừa những hành động tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách chế đô, kỷ luật kinh tế tài chính của Nhà Nước

- Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động kinh doanh Kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, phục vụ công tác lập kế hoạch, công tác thống kê và thông tin kinh tế

- Phổ biến, hướng dẫn, chỉ đạo các đơn vị kế toán cơ sở trực thuộc thực hiện chế độ kế toán đã ban hành và tổ chức công tác kế toán phù hợp với đơn vị mình

- Thực hiện kiểm tra kế toán định kỳ đối với các đơn vị cơ sở trực thuộc, nhằm có biện pháp xử lý kịp thời đúng chế độ các vấn đề phát hiện qua các cuộc kiểm tra kế toán, theo dõi thực hiện các kiến nghị của các cuộc kiểm tra kế toán

- Xét duyệt báo cáo quyết toán của Bưu Điện Huyện, Thị, công ty Lập và báo cáo quyết toán tổng hợp của ngành theo chế độ quy định

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo bồi dưỡng đội ngũ kế toán trong đơn vị Đồng thời hướng dẫn các đơn vị trực thuộc bố trí sắp xếp sử dụng đội ngũ kế toán theo đúng chức danh tiêu chuẩn của cán bộ kế toán

III.1.3 Bưu điện huyện

Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của đơn vị cơ sở do Bưu Điện tỉnh phân cấp Bưu điện huyện có nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện việc sản xuất kinh doanh và phục vụ Bưu Chính Viễn Thông Đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ cho cấp ủy chính quyền về chính trị, kinh tế văn hoá, an ninh quốc phòng và nhu cầu của nhân dân địa phương

Các đơn vị cơ sở có thể tổ chức bộ máy quản lý sản xuất đến cấp phòng, tổ , chuyên viên trực thuộc của dơn vị

Các tổ chức quản lý ở cơ sở có chức trách, nhiệm vụ thực hiện các công việc do thủ trưởng đơn vị phân công chỉ đạo

III.1.4 Các đơn vị trực thuộc khác

+ Bưu điện thành phố Biên Hoà:

Căn cứ vào quyết định số 226/QĐ- TCCB/HĐQT ngày 04/06/2002 của Hội Đồng quản trị của Tổng Công Ty Bưu Chính Việt Nam Công ty Phát Hành Báo Chí sẽ được đổi tên thành Bưu Điện Thành Phố Biên Hòa

Bưu Điện thành phố Biên Hoà là đơn vị kinh tế trực thuộc Bưu Điện thành phố có vai trò giống như tổng đại lý cung cấp các dịch vụ viễn thông trên địa bàn thành phố Bưu Điện thành phố sẽ khai thác, kinh doanh, quản lý các dịch vụ bưu chính báo chí trên địa bàn Tỉnh Đồng Nai Kinh doanh vật tư thiết bị Bưu Chính Viễn Thông Đơn vị có thể kinh doanh các ngành nghề khác khi được Tổng Công ty cho phép

+ Công ty điện Báo Điện thoại:

Là trung tâm dầu mối của Bưu Điện Tỉnh về lỉnh vực viễn thông, điện báo, điện thoại, Telex, fax, truyền số liệu trên địa bàn thành phố Biên Hoà, trực tiếp truyền đi các hướng trong nước và quốc tế, khai thác các nghiệp vụ điện chính hệ 1 ( phục vụ cho Tỉnh Ủy và ủy ban) là nơi quá giang cho các Bưu Điện Huyện, Bưu điện khu công nghiệp Biên Hoà Đơn vị có nhiệm vụ quản lý mạng viễn thông cấp I và II, sửa chửa lớn các thiết bị viễn thông cho các Bưu điện Huyện, Bưu Điện khu công nghiệp Biên Hoà và các cơ quan có nhu cầu

III.1.5 Sơ đồ tổ chức Bưu Điện Tỉnh Đồng Nai

MÔ HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ

Hình II.1 Mô hình tổ chức quản lý

GIÁM ĐỐC BƯU ĐIỆN TỈNH

PGĐ

PHÒNG VIỄN THÔNG

PHÒNG

TT.ĐIỀU HÀNH TT

PHÒNG TCCB-LĐTL TỔNG HỢP-HCQTPHÒNG KTTK-TCPHÒNG KẾ HOẠCH-KDPHÒNG -CV-TTRA -CV-BVỆ