II.1. Khảo sát tình hình cơng nợ tại BĐ tỉnh
Kiểm tốn viên dùng phiếu khảo sát mẫu đã cĩ sẵn ( xem phụ lục A-4 ), trong
đĩ cĩ đề cập đến một số vấn đề cĩ liên quan đến việc kiểm tốn Nợ phải trả nhà cung cấp như :
- Lượng hàng hố mua trong kỳ.
- Khảo sát chi tiết số dư tài khoản Nợ phải trả người bán. - Phương thức thanh tốn.
Kiểm tốn viên cĩ thể kết hợp với việc nghiên cứu các mặt hàng kinh doanh của khách hàng, các loại nguyên vật liệu, hàng hố mà đơn vị thường sử dụng, các chính sách mua hàng tại đơn vị để cĩ thể đánh giá được một số rủi ro cĩ thể gặp
trong khi kiểm tốn. Nhờ việc tìm hiểu này mà kiểm tốn viên cĩ thể đưa ra được chiến lược và kế hoạch kiểm tốn cho thích hợp.
II.2. Tình hình kinh doanh của cơng ty.
- Lĩnh vực kinh doanh : các dịch vụ trong lĩnh vực Bưu Chính, Viễn thơng, Tài Chính.
- Phạm vi hoạt động : Trên địa bàn Tỉnh Đồng Nai.
- Số lượng nhà cung cấp rất nhiều. Do đặc thù riêng của nghành nên các khoản ứng trước trên tài khoản 331 phải trả người bán là rất lớn.
- Thời gian hoạt động : Đã cĩ từ rất lâu, nhưng bắt đầu hoạt động dưới sự quản lý của Nhà Nước ta từ năm 1975.
II.3. Hệ thống kế tốn của khách hàng. II.3.1.Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn
- Bộ máy kế tốn của Bưu Điện Tỉnh Đồng Nai được tổ chức theo mơ hình
nữa phân tán nữa tập trung.
- Các Báo Cáo tài chính được soạn thảo dựa trên các yêu cầu về báo cáo tài chính đối với doanh nghiệp Nhà Nước và tuân thủ theo các quy định hiện hành của kế tốn Việt Nam trong quyết định 141TC/QĐKT ngày 1 tháng 1 năm 1995 của bộ tài chính và quyết định 4491/QĐ – KTTKTC ban hành ngày 15/11 năm 2001 của Tổng Cơng Ty Bưu Chính Việt Nam
Ngồi ra căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của ngành thì Tổng Cơng ty Bưu Chính Việt Nam cịn mở thêm các tài khoản cấp 3, 4 để chi tiết hơn.
- Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Bưu điện tỉnh Đồng Nai tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
- Phịng kế tốn của BĐ tỉnh Đồng Nai cĩ 21 nhân viên gồm một Kế tốn truởng, một phĩ phịng kế tốn, cịn lại là các nhân viên phụ trách các phần hành.
III.3.2. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tốn.
Đơn vị tiền tệ sử dụng để lập Báo Cáo tài Chính của cơng ty là đồng Việt Nam. Các đồng tiền khác phải được quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá của Ngân Hàng Ngoại Thương tại thời điểm nghiệp vụ phát sinh.
Số dư các tài khoản tiền mặt, tiền gởi ngân hàng các khoản cơng nợ ngoại tệ được đánh giá lại vào cuối kỳ kế tốn theo tỷ giá thực tế của ngân hàng Ngoại Thương Cơng bố vào thời điểm lập Báo Cáo tài Chính ngày 31 tháng 12 hằng năm.
III.3.3. Niên độ kế tốn
Niên độ kế tốn của Bưu Điện Tỉnh bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12.
III.3.4. Hình thức sổ kế tốn áp dụng :
Hình thức sổ kế tốn áp dụng là chứng từ ghi sổ- hệ thống Kế tốn Việt Nam.
SƠ ĐỒ HÌNH THỨC HẠCH TỐN KẾ TỐN Hình III.1.sơ đồ hình thức hạch tốn kế tốn CHỨNG TỪ GỐC CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ THẺ CHI TIẾT SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ
SỔ CÁI HỢP CHI TIẾT BẢNG TỔNG
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
BÁO CÁO KẾ TỐN SỔ QUỸ BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC (1) (2) (4) (1) (1) (1) (1) (4) (5) (5) (2)
TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TRÊN HỆ THỐNG MÁY VI TÍNH
Hình III.2.Trình tự luân chuyển chứng từ trên hệ thống máy vi tính III.4. Tìm hiểu và đánh giá Hệ thống kiểm sốt nội bộ về các khoản phải trả cho người bán.
III.4.1. Phiếu khảo sát.
Phiếu khảo sát được kiểm tốn viên sử dụng trong quá trình khoả sát tìm hiểu để nắm được HTKSNB của tồn đơn vị.
Xem phụ lục A 1
SỬA CHỨNG TỪ
IN BÁO CÁO TỔNG HỢP, BÁO CÁO QUYẾT TỐN
CHỨNG TỪ GỐC
NHẬP CHỨNG TỪ
KIỂM TRA CHỨNG TỪ
HỆ THỐNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ TỐN
IN BÁO CÁO, SỔ SÁCH CHI TIẾT
SAI
III.4.2. Bảng mơ tả hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với quy trình mua hàng tại Bưu điện Tỉnh Đồng Nai
Bảng mơ tả HTKSNB đối với quy trình mua hàng này được lập dựa vào việc quan sát phỏng vấn nhân viên đơn vị chủ yếu là kế tốn thanh tốn, kế tốn cơng nợ và thủ kho và các bộ phận khác cĩ liên quan
Các bộ phận tham gia vào quy trình mua hàng tại Bưu điện tỉnh Đồng Nai bao gồm : Phịng vật tư kiêm bộ phận mua hàng, kho, kế tốn và thủ quỹ.
Trong kỳ, kho hoặc các bộ phận sản xuất cĩ nhu cầu về vật tư hàng hố sẽ lập phiếu đề xuất vật tư gửi cho phịng vật tư.
Phịng vật tư xem xét nhu cầu mua hàng, đối chiếu với kho rồi lập phiếu đề nghị mua hàng. Phiếu đề nghị mua hàng được trình lên Giám Đốc ký duyệt. Sau đĩ phịng vật tư sẽ lập đơn đặt hàng làm 2 liên : 1 liên gởi cho nhà cung cấp, 1 liên lưu tại phịng vật tư. Trên cơ sở đơn đặt hàng, phịng vật tư lập phiếu phiếu nhập kho ghi rõ số hàng đã đặt và gửi cho thủ kho.
Hàng nhập kho, thủ kho sẽ ghi số hàng thực nhập vào phiếu nhập kho, lập thẻ kho rồi chuyển phiếu nhập kho cho phịng kế tốn và phịng vật tư.
Phịng kế tốn nhận được hố đơn của người bán và phiếu nhập kho thì ghi vào Nhật ký mua hàng và sổ chi tiết nhà cung cấp. Đến hạn thanh tốn, kế tốn sẽ gữi hố đơn và PNK cho kế tốn trưởng để đề xuất thanh tốn.KTT ký duyệt thanh tốn rồi chuyển cho kế tốn lập phiếu chi và ghi nhận khoản đã trả vào sổ chi tiết.
Thủ quỹ căn cứ vào PC để ghi sổ quỹ và chi tiền cho người bán. Phiếu chi lập làm 2 liên: 1 liên kế tốn giử và 1 liên đưa cho người bán.
Việc ghi nhận nợ:
Đối với các khoản mua trong nước, đơn vị ghi nhận nợ khi nhận được hố đơn của người bán
Đối với hàng nhập khẩu, đơn vị nhập hàng theo giá CIF và ghi nhận nợ khi hàng cập cảng.
Ở đây , kiểm tốn viên sẽ khơng thực hiện các thử nghiệm kiểm sốt để đánh giá lại rủi ro nhằm mục đích sau này giảm các thử nghiệm cơ bản. Sau này các kiểm tốn viên sẽ kết hợp thực hiện một số thử nghiệm kiểm sốt trong khi tiến hành việc kiểm tra chi tiết như : kiểm tra sự phê chuẩn đầy đủ của các đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng; kiểm tra việc đối chiếu hố đơn và các đơn đặt hàng, kiểm tra việc ghi nhận các hố đơn vào sổ sách, kiểm tra việc chấp nhận thanh tốn và thanh tốn của các bộ phận tài vụ….
III.5. Thực hiện các thử nghiệm cơ bản III.5.1.Thủ tục phân tích
Thử nghiệm !: So sánh số dư tài khoản phải trả năm nay với năm trước,sự khác
-Mục tiêu: sự hợp lí về mặt tổng thể của khoản mục nợ phải trả -Thực hiện:
+ KTV phân tích các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế tốn và Báo cáo kết quả kinh doanh, so sánh tài liệu đầu năm, cuối năm và tính chênh lệc, % tăng giảm.
Việc phân tích này giúp cho KTV cĩ một cái nhìn khái quát về sự biến động của khoản mục Nợ phải trả người bán cũng như các khoản mục khác, nhất là sự biến động của khoản mục Nợ phải trả trong mối quan hệ với các khoản mục chi phí và Tài sản. Từ đĩ, KTV cĩ thể nhận biết được phần nào sự hợp lí của số liệu đơn vị hay những bất thường mà đề ra kế hoạch kiểm toq1n cho thích hợp
+KTV sử dụng chỉ tiêu sau cho thủ tục phân tích:
+KTV so sánh tỷ số này ở cả 2 năm: năm nay và năm trước để thấy cĩ sự biến động bất thường nào hay khơng?(nếu cĩ), số liệu tăng giảm do đâu?
+Kiểm tra lại chứng từ hố đơn cĩ hợp lí khơng? Số kiểm tra đi từ nguồn nào?...
-Mục tiêu: Sự hợp lí về mặt tổng thể của khoản mục nợ phải trả -Thực hiện:Tương tự thử nghiệm 1
Việc áp dụng thủ tục phân tích giúp cho KTV thấy s ự hợp lí về mặt tổng thể hoặc những bất thường trong số liệu của đơn vị. Vì vậy đây là một thủ tục khơng thể thiếu được trong quá trình kiểm tốn. Tuỳ vào kết quả của việc thực hiện thủ tục phân tích mà các KTV cĩ thể giới hạn phạm vi kiểm tốn, từ đĩ tăng cường hay giảm bớt các thử nghiệm chi tiết sau này.
III.5.2.Thực hiện các thử nghiệm chi tiết.
Qua tìm hiểu về HTKSNB và thực hiện một số thủ tục phân tích, kiểm tốn viên sẽ tuỳ từng trường hợp cụ thể mà quyết định sử dụng những thử nghiệm chi tiết nào, ở mức độ nào để cĩ được những bằng chứng về sự trung thực và hợp lý của số liệu một cách tối ưu nhất. Việc này tuỳ thuộc vào kinh nghiệm của từng kiểm tốn viên.
Thử nghiệm ": So sánh tỷ lệ các khoản phải trả trên tổng cơng nợ và vốn chủ sở
Thử nghiệm !: Thu thập bảng chi tiết cơng nợ từng nhà cung cấp và tiến hành kiểm tra tính chính xác của số liệu đơn vị.
- Mục tiêu : sự ghi chép chính xác nợ phải trả. - Thực hiện:
Yêu cầu đơn vị cung cấp số dư chi tiết nợ phải trả.
Cơng dọc để kiểm tra số tổng cộng và đối chiếu với sổ cái và bảng cân đối kế tốn.
Lướt qua sổ chi tiết các khoản phải trả và chú ý vào các khoản bất thường ( số dư nợ, số quá chẵn, các khách hàng đặc biệt, các số dư lâu chưa thanh tốn…)
Kiểm tra sự tính tốn đúng đắn trên danh sách cơng nợ nhà cung cấp. Thường thì kiểm tốn viên chọn những nhà cung cấp chủ yếu để kiểm tra. Tuy nhiên tổng giá trị lượng hàng của nhà cung cấp đĩ cĩ ảnh hưởng đến số liệu báo cáo tài chính trên 80%.
Thảo luận với đơn vị về những số tiền đã lâu chưa thanh tốn hoặc đang bị tranh chấp với bên thứ 3.
Từ danh sách chi tiết cơng nợ, kiểm tốn tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết các khoản phải trả để thấy được sự thống nhất chính xác của số liệu.
Đối chiếu số tổng hợp trên sổ cái, bảng cân đối số phát sinh và bảng cân đối kế tốn để kiểm tra sự thống nhất giữa sổ sách và báo cáo của đơn vị.
Các kiểm tốn viên thường kẻ sơ đồ chữ T tài khoản 331 phát sinh cho 6 tháng đầu năm và lập bảng phân tích đối ứng tài khoản để thấy được sự biến động của số phát sinh qua các tháng và các tài khoản đối ứng của nĩ. Từ đĩ kiểm tốn viên cĩ thể xác định được những số phát sinh, tài khoản đối ứng bất thường cần làm rõ.
Hơn nữa, qua việc lập bảng phân tích đối ứng tài khoản các kiểm tốn viên thực hiện những phần hành khác nhau cĩ thể tham chiếu số liệu qua lại với nhau để thấy được sự chính xác, nhất quán của số liệu. Và đây cũng là cơ sở để người nhĩm trưởng rà sĩat lại hồ sơ kiểm tốn, dễ dàng trong việc theo dõi và kiểm tra.
Nếu tài khoản 331 cĩ các tiểu khoản thì kiểm tốn viên cũng tiến hành đối chiếu số liệu từng tiểu khoản trên sổ chi tiết, sổ cái và Bảng cân đối số phát sinh.
- Mục tiêu: Sự cĩ thực của các khoản phải trả. - Thực hiện :
+ Xem xét chi tiết số dư Tài khoản phải trả, thảo luận với nhĩm trưởng để chọn ra một số số dư quan trọng cần gửi thư xác nhận.Việc chọn mẫu là bao nhiêu tuỳ
thuộc vào tính trọng yếu của khoản mục nợ phải trả, nhận định của kiểm tốn viên về HTKSNB và tình hình kinh doanh của đơn vị.
+Thư xác nhận nợ ( xem thêm phần phụ lục)thường được gửi cho các nhà cung cấp chủ yếu, các nhà cung cấp cĩ số dư cuối kỳ lớn dựa trên danh sách cơng nợ do đơn vị cung cấp. Kiểm tốn nội bộ ở đây chi gởi cho các nhà cung cấp lớn.
+Các thư xác nhận nợ được yêu cầu gửi trực tiếp cho kiểm tốn viên.
Chuẩn bị mẫu thư xác nhận, chuyển cho nhân viên cĩ trách nhiệm của đơn vị để ký nhận và tiến hành gởi thư.
+ Khi thư xác nhận về, cập nhật vào bảng theo dõi thư xác nhận.
+Tiến hành đối chiếu số dư đã được xác nhận với số dư trên sổ chi tiết ( nếu giữa đơn vị và nhà cung cấp cĩ sự đối chiếu cơng nợ thường xuyên thì kiểm tốn viên cĩ thể hạn chế bớt các thư nghiệm của mình). Nếu cĩ chênh lệch, kiểm tốn viên sẽ yêu cầu đơn vị giải thích và phải đạt được sự giải trình hợp lý.
+ Ghi nhận những chênh lệch này lại, để sau này lập bút tốn điều chỉnhinTrong một số trường hợp, kiểm tốn viên cĩ thể gửi thư xác cho các nhà cung cấp cĩ số dư nợ là 0, thường là các nhà cung cấp chủ yếu của đơn vị.
+Thư xác nhận khi này khơng chỉ là bằng chứng kiểm tốn về sự cĩ thực, quyền và nghĩa vụ của đơn vị mà cịn là bằng chứng về sự đầy đủ của nợ phải trả vì nĩ là thủ tục để phát hiện những khoản khơng được ghi chép.
- Mục tiêu : sự cĩ thực, sự ghi chép chính xác của các khoản nợ phải trả
người bán.
- Thực hiện:
+ Xem xét từ sổ mua hàng hoặc sổ chi tiết cơng nợ, kiểm tra các khoản bất thường và các bút tốn lạ.
+ Sau đĩ kiểm tra lại chứng từ gốc nhằm kiểm tra sự chính xác và cĩ thực của nghiệp vụ phát sinh. Việc kiểm tra này thường được tiến hành trên cơ sở chọn mẫu hoặc kết hợp cả hai cách sau đây :
@ chọn mẫu các nghiệp vu ïphát sinh lớn hơn một mức nào đĩ. Mức để chọn mẫu tuỳ thuộc vào kinh nghiệm và sự hiểu biết của kiểm tốn viên về phương thức kinh doanh, chính sách mua hàng tại đơn vị.
@ CHọn mẫu các tháng cĩ số phát sinh lớn các nhà cung cấp khơng cung cấp bảng kê hàng tháng, các nghiệp vụ mua hàng cĩ liên quan đến các bên cung cấo hữu quan hay thế chấp tài sản.
+ Kiểm tra các chứng từ như: phiếu đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho cũng như hố đơn nhà cung cấp cĩ khớp đúng về mặt giá trị, số lượng; sự xác nhận, sự cháp thuận của người cĩ thẩm quyền; sự hợp lệ của hố đơn; chú ý lý do chưa trả nợ ( cĩ phù hợp với điều kiện thanh tốn hợp đồng của đơn vị hay khơng?).
- Mục tiêu : các khoản phải trả đã được khai báo đầy đủ - Thực hiện:
+ Kiểm tra sự liên tục của số sêri hố đơn cung cấp, hợp đồng. +Kiểm tra các phiếu nhập kho cĩ được đánh số trước liên tục.
+Thu thập Bảng kê hố đơn hàng tháng của người bán và đối chiếu với sổ Chi tiết đơn vị. Nếu cĩ sự khác biệt, kiểm tốn viên tìm hiểu nguyên nhan và ghi nhận bút tốn điều chỉnh.
Rà sốt lại tên của các nhà cung cấp để phát hiện sự bỏ sĩt thơng qua việc so sánh với danh sách năm trước hoặc liên hệ đến phần mua hàng để kiểm tra.
Kiểm tra sự phân chia niên độ ( cut – off): Xem một số hố đơn mua hàng nhận được trước và sau ngày lập bảng cân đối kế tốn để biết chúng đã được ghi nhận nợ chưa.
Khi quan sát kiểm kê hàng tồn kho, kiểm tốn viên ghi nhận số hiệu của phiếu nhập kho cuối cùng để đối chiếu với các hố đơn cho các khoản phải trả vào thời