PHÂN TÍCH CÁC CHÍNH SÁCH ĐỘNG VIÊN NHÂN VIÊN

Tài liệu môn hành vi tổ chức của Ths. Nguyễn Văn Chương

Phân tích chính sách động viên nhân viên trong tổ chức Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Môn học:

Đề tài:

Giảng viên:

ThS Nguyễn Văn Chương

Nhóm thực hiện: 13

SBD Họ tên Chữ Ký Mức độ tham gia Ghi chú

1 Nguyễn Viết Phẩm “Mục đích của Động viên”, tổng

hợp nội dung, slide báo cáo

Nhóm Trưởng

2 Lê Vĩnh Khiêm “Cơ sở lý thuyết về Động Viên”

4 Phạm Chính Trực

5 Nguyễn Trung Hiếu “Các phương pháp động viên”

6 Nguyễn Quang Tuấn Hải “Kết quả của động viên”

7 Nguyễn Khánh Toàn “Thế nào là động viên”

Phân tích chính sách động viên nhân viên trong tổ chức Trang 2

1 Thế nào là Động Viên?

Đã có lúc người ta xem nhân viên như một loại hàng hóa hay dịch vụ mà ở đó người lao động bán sức lao động cho công ty Tuy nhiên quan điểm này có lẽ đã được thay đổi trên thế giới từ rất sớm Nghiên cứu của Elton Mayo (1924 1932) đã chỉ ra rằng người lao động không chỉ được động viên bởi yếu tố tiền bạc (thu nhập hay tiền công) mà hành xử (hoạt động) của nhân viên còn có mối liên hệ với thái độ đóng góp của họ - đó chính là động viên nhân viên Ngày nay, bất cứ một nhân viên nhân sự nào cũng biết rằng đối với các nhà quản trị, yếu tố được quan tâm hàng đầu của công việc quản trị nhân sự là khám phá ra nhu cầu của nhân viên và động viên nhân viên làm việc

Động viên là:

- Động viên là một tiến trình thuộc về tâm lý nhằm đưa đến những chỉ dẫn và mục đích hành vi (Kreitner, 1995)

- Một khuynh hướng hành vi có mục đích để đạt được những nhu cầu chưa được thỏa mãn (Buford, Bendeian, Lindner, 1995)

- Một định hướng từ bên trong để thỏa mãn nhu cầu chưa được thỏa mãn (Higgins, 1994)

- Sự sẵn lòng để đạt được mong muốn (Bendeian, 1993)

Tại sao các nhà quản trị cần động viên nhân viên? Câu trả lời là sự tồn tại (Smith, 1994) Động viên nhân viên giúp doanh nghiệp tồn tại trước nhu cầu (của thời đại) là sự thay đổi

Phân tích chính sách động viên nhân viên trong tổ chức Trang 3

chỗ làm nhanh chóng của nhân viên Động viên cũng giúp nâng cao năng suất lao động

Vì vậy các nhà quản trị cần hiểu rõ động viên để có thể hoạt động một cách có hiệu quả Một nguyên tắc cơ bản trong quản trị là: Hiệu quả làm việc = f (năng lực * động cơ) Do

đó nhiệm vụ của nhà quản lý là khơi nguồn động cơ và xây dựng một hệ thống động viên

có hiệu quả

2 Mục đích của Động Viên

Nhân viên nói chung có động cơ làm việc một cách tự nhiên Động cơ này bắt nguồn từ một thực tế là mọi người đều mong muốn được khẳng định bản thân, được thành đạt, được tự chủ và có thẩm quyền đối với công việc của mình, cũng như muốn có thu nhập đảm bảo cuộc sống cá nhân sung túc Tất cả những gì mà ta cần làm là khai thác khả năng bẩm sinh của họ, điều mà ta có thể thực hiện dễ dàng mà không tốn một xu nào Bước đầu tiên là bạn phải loại trừ những hoạt động tiêu cực có thể triệt tiêu động cơ làm việc tự nhiên của họ Bước thứ hai là phát triển những yếu tố thực sự có thể thúc đẩy tất

cả nhân viên làm việc Bằng cách đó, bạn sẽ tận dụng được động cơ thúc đẩy làm việc tự nhiên của nhân viên

Dưới đây là 10 nhân tố có thể triệt tiêu động cơ làm việc của nhân viên

- Gây không khí làm việc căng thẳng trong công ty

- Đặt ra những đòi hỏi không rõ ràng đối với hoạt động của nhân viên

- Soạn thảo quá nhiều qui định không cần thiết buộc nhân viên thực hiện

- Yêu cầu nhân viên tham dự những cuộc họp không hiệu quả

- Làm gia tăng sự đua tranh nội bộ giữa các nhân viên

- Che giấu những thông tin quan trọng liên quan đến công việc của nhân viên

Phân tích chính sách động viên nhân viên trong tổ chức Trang 4

- Chỉ trích chứ không góp ý xây dựng

- Nhân nhượng đối với những cá nhân làm việc không hiệu quả, vì thế những nhân viên làm việc hiệu quả cảm thấy bị lợi dụng

- Đối xử không công bằng với các nhân viên

- Sử dụng lao động chưa phù hợp với trình độ của nhân viên

Bằng cách loại ra những yếu tố triệt tiêu động cơ làm việc và thêm vào những yếu tố thúc đẩy động cơ làm việc, ta sẽ gợi mở được những mong muốn tự nhiên của nhân viên để họ làm việc với động cơ và hiệu quả cao nhất Và đây là những mong muốn đó:

- Mong muốn hoạt động

- Mong muốn sở hữu

- Mong muốn quyền lực

- Mong muốn khẳng định

- Mong muốn thu nhập đảm bảo cuộc sống sung túc

- Mong muốn thành đạt

- Mong muốn được thừa nhận

- Mong muốn làm được việc có ý nghĩa

3 Vai trò của Động Viên

- Tăng cường năng suất lao động, tăng khả năng cạnh tranh, mở rộng và chiếm lĩnh thị trường

- Đánh thức tiềm năng làm việc của nhân viên, làm cho nhân viên nhiệt tình hăng say cống hiến hết sức mình cho tổ chức

Phân tích chính sách động viên nhân viên trong tổ chức Trang 5

- Làm cho nhân viên được thỏa mãn, được tôn trọng trong lao động, giúp họ thực hiện những khát vọng chính đáng của con người

- Tránh sự nhàm chán và bất mãn của nhân viên đối với tổ chức

- Kích thích hành vi nhu cầu của nhân viên

- Tạo ra môi trường làm việc hoà đồng và lành mạnh

4 Cơ sở lý thuyết về Động viên

Ở bất kỳ giai đoạn nào, các nhà lãnh đạo và quản lý cũng nhận thức được tầm quan trọng của việc tạo và nâng cao động lực nên đã tìm cách khác nhau để truyền cảm hứng cho người lao động Hiện nay, có khá nhiều học thuyết về vấn đề động viên nhân viên trong

tổ chức Gồm có:

- Tháp nhu cầu của Maslow

- Học thuyết X, học thuyết Y của Douglas McGregor

- Học thuyết 2 nhân tố của Herzberg

- Học thuyết ERP của Clayton Alderfer

- Học thuyết nhu cầu của David McClelland

- Học thuyết mong đợi

- Học thuyết công bằng

4.1 Các cấp bậc nhu cầu theo Maslow

NHU CẦU TỰ THỂ HIỆN:

- Giao trách nhiệm, ủy quyền

- Mở rộng công việc

NHU CẦU ĐƯỢC TÔN TRỌNG:

- Biểu dương / khen thưởng

- Kêu gọi tham gia

NHU CẦU XÃ HỘI:

- Tạo không khí thoải mái

- Xây dựng tinh thần đồng đội

- Cung cấp thông tin

NHU CẦU AN TOÀN:

- Cải tiến điều kiện làm việc

Phân tích chính sách động viên nhân viên trong tổ chức Trang 6

- Tiền thưởng / thù lao

NHU CẦU SINH LÝ:

- Tiền lương

- Điều kiện làm việc

Nguyên tắc hoạt động của kim tự tháp này là: cho đến khi nào những nhu cầu ở phía dưới còn chưa đýợc thỏa mãn thì thật khó mà tiếp tục lên các nhu cầu ở cấp cao hơn

Áp dụng trong lãnh vực động cơ làm việc:

Những nhu cầu sinh lý: Đó là những nhu cầu cơ bản và thiết yếu để tồn tại Bao gồm

những nhu cầu như ăn mặc, trú ngụ dưới một mái nhà Nhu cầu sinh lý thường không kích thích nhân viên đạt hiệu quả tốt hơn trong công việc của mình

Những nhu cầu về an toàn: Khi các cá nhân nghĩ đến việc bảo đảm cho tương lai thì có

nghĩa là họ đang có những nhu cầu về an toàn trong công ăn việc làm, trong tiết kiệm, trong việc đóng bảo hiểm,

Những nhu cầu về xã hội: Nhu cầu giao tiếp với người khác và gặt hái những lợi ích từ

các mối quan hệ với bên ngoài xã hội, muốn có cảm giác được là thành viên của một tập thể, một hội đoàn, một nhóm bạn bè

Nhu cầu được tôn trọng: Bây giờ con người lại mong muốn cảm thấy mình là người có

ích trong một lãnh vực nào đó, được người khác công nhận và đánh giá cao và xứng đáng được nhý vậy Đấy là những nhu cầu nhận được sự tôn trọng từ những người khác Đây

có thể là nguồn động viên rất lớn trong công việc

Nhu cầu tự thể hiện: Nhu cầu này thúc đẩy con người phải thực hiện được điều gì họ

mong ước, đạt được những mục tiêu mà họ đã đề ra, phát triển tiềm năng cá nhân trong lãnh vực mà họ đã chọn

4.2 Thuyết 2 nhóm yếu tố của Herzberg

4.2.1 Herzberg phân biệt hai loại yếu tố:

Những yếu tố về môi trường (yếu tố duy trì) có khả năng làm giảm động cơ làm việc nếu như không được thỏa mãn, nhưng ngược lại, trong trường hợp được thỏa mãn thì động cơ làm việc cũng không tăng lên mấy

Những yếu tố động viên có khả năng động viên khi chúng được thỏa mãn Nhưng khi không được thỏa mãn thì động cơ làm việc cũng không giảm

Phân tích chính sách động viên nhân viên trong tổ chức Trang 7

4.2.2 Những yếu tố về môi trường có khả năng gây ra sự không thỏa mãn:

- Chính sách và phương thức quản lý của doanh nghiệp

- Phương pháp kiểm tra

- Tiền lương (tương ứng với chức vụ)

- Mối quan hệ với cấp trên

- Điều kiện làm việc

- Các mối quan hệ khác và không khí việc

- Cuộc sống riêng

- Tính thử thách của công việc

- Các cơ hội thăng tiến

- Cảm giác hoàn thành tốt một công việc

- Sự công nhận kết quả công việc

- Sự tôn trọng của người khác

- Trách nhiệm

- Tiền lương (tương ứng với thành tích)

Có thể rút ra được những nhận xét sau đây:

- Tiền lương là một yết tố cần thiết, nhưng không phải là tất cả Không hẳn cứ phải tăng lương mới thúc đẩy người ta làm công việc tốt hơn mức cần thiết

- Những yếu tố về môi trường là rất nhiều nhưng khó thay đổi (một cá nhân hầu như không làm được gì để thay đổi chính sách của doanh nghiệp, điều kiện làm việc, tiền lương, ) Khi tác động đến những yếu tố về môi trường, trước hết là nhằm mục đích giảm thiểu các bất bình, gia tăng sự thỏa thuận, chuẩn bị cho việc xuất hiện các yếu tố động viên

- Những yếu tố động viên thì có thể thay đổi: cá nhân có thể điều chỉnh sáng kiến của bản thân mình, tự mình xác định những mục tiêu cao và khó Kết quả của việc thực hiện hoàn toàn tùy thuộc vào chính người thực hiện và anh ta có thể đo lường được kết quả của việc mình làm

- Ước muốn của nhân viên là trưởng thành và phát triển về mặt nghề nghiệp Vì vậy, một người có động cơ làm việc là một người quan tâm đến công việc mình làm Sự quan tâm này bao giờ cũng tăng lên khi cá nhân được tự mình tổ chức công việc của mình

Từ đó có một số điểm cần lưu ý:

- Con người được động viên khi anh ta có khả năng thực hiện được những ý định của mình

Phân tích chính sách động viên nhân viên trong tổ chức Trang 8

- Con người được kích thích mỗi khi ứng xử của mình được đánh giá đúng thông qua những lời khen ngợi (khi có kết quả tốt) hoặc xử phạt (khi không đạt yêu cầu)

- Để một người được động viên lâu dài, anh ta cần phải được động viên thường xuyên

- Con người thường hay bị chán nản khi nhận những lời chê bai về bản thân hoặc về cách cư xử mà anh ta không thay đổi được (hoặc không biết nên thay đổi như thế nào)

- Không có nguồn động viên nào lớn hơn là vượt qua khó khăn để đạt được một mục tiêu tự định ra cho mình

4.3 Lý thuyết “X” cổ điển, Lý thuyết “Y”

Lý thuyết “X” giả định rằng, con người là lười biếng và không đáng tin cậy Con người không có tham vọng, không đưa ra bất kỳ sáng kiến nào và tìm cách né tránh mọi trách nhiệm Tất cả những gì con người muốn là sự an toàn cho bản thân, không phải làm bất

cứ điều gì Do vậy, con người cần được thúc đẩy bằng tiền lương, thưởng, cần bị ép buộc,

bị cảnh cáo và bị phạt Các nhà quản lý tôn sùng thuyết “X” có hai công cụ tạo động lực: cây gậy và củ cà rốt

Hoàn toàn trái ngược với thuyết “X”, McGregor lại tin rằng con người luôn mong muốn học hỏi và đó là hành vi thuộc về bản chất của nhân loại, nhờ đó, họ tự xây dựng tính kỷ luật và tự phát triển Con người không coi trọng phần thưởng thể hiện bằng tiền bạc mà coi trọng quyền tự do được đương đầu với khó khăn và thách thức Công việc của người quản lý là tạo điều kiện cho ước nguyện tự phát triển và hướng chúng vào nhu cầu chung của tổ chức là hiệu quả năng suất tối đa Do đó, các mục tiêu cơ bản của cả người quản lý

và người bị quản lý đều được đáp ứng với sự chân thành và tiềm năng rất lớn được khai thác

Như vậy, theo thuyết X, con người bị thúc đẩy bởi tiền bạc, bổng lộc và sự đe doạ trừng phạt Còn theo thuyết Y, để tạo động lực cho người lao động, cần phải biết cách khơi dậy tiềm năng ở họ Những người có động cơ hợp lý có thể đạt được những mục đích của riêng của họ tốt nhất bằng cách hướng những cố gắng của chính họ vào việc hoàn thành các mục đích của tổ chức

4.4 Thuyết kỳ vọng

Thuyết kỳ vọng cho rằng một cá nhân sẽ hành động theo một cách nhất định dựa trên những mong đợi về một kết quả nào đó hay sự hấp dẫn của kết quả đó với cá nhân Mô hình của thuyết kỳ vọng như sau:

Hấp lực x Mong đợi x Phương tiện = Sự động viên

Phân tích chính sách động viên nhân viên trong tổ chức Trang 9

- Hấp lực: được hiểu là sức hấp dẫn của một mục tiêu nào đó Đây chính là phần

thưởng nhân viên sẽ được nhận khi họ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình

- Mong đợi: chính là niềm tin của nhân viên rằng nếu nỗ lực làm việc thì nhiệm vụ

sẽ được hoàn thành

- Phương tiện: là niềm tin của nhân viên rằng họ sẽ nhận được đền đáp khi hoàn

thành nhiệm vụ

Thành quả của ba yếu tố này là sự động viên Đây chính là nguồn sức mạnh mà nhà

lãnh đạo có thể sử dụng để chèo lái tập thể hoàn thành mục tiêu đã đề ra

Điều cốt lõi của thuyết này là hiểu được mục tiêu cá nhân và mối quan hệ giữa nỗ lực và thành tích, giữa thành tích và phần thưởng và cuối cùng là giữa phần thưởng và sự thoả mãn mục tiêu cá nhân Nó nhấn mạnh sự đánh đổi hay phần thưởng Kết quảlà các nhà quản trị phải tin rằng phần thưởng một tổ chức đưa ra phải phù hợp mong muốn mỗi cá nhân

Thuyết kỳ vọng chỉ ra rằng không có một nguyên tắc chung nhất nào để giải thích điều gì

sẽ là động lực cho mỗi cá nhân và do đó các nhà quản trị phải hiểu tại sao nhân viên xem một kết quả nào đó là hấp dẫn hoặc không hấp dẫn Sau cùng, các nhà quản trị phải thưởng cho nhân viên những thứ họ đánh giá là tích cực

5 Các phương pháp động viên

5.1 Động viên một tập thể

- Đơn giản, rõ ràng, chính xác

- Thực tế, hợp lý so với tình hình tại thời điểm đó

- Tương ứng với một khoảng thời gian nhất định (thời gian tiến hành và thời hạn kết thúc) với các chỉ số cho phép đo lường mức độ kết quả đạt được

Phân tích chính sách động viên nhân viên trong tổ chức Trang 10

Bản chất của quá trình động viên là:

- Bạn phải nhận thức rằng nhiệm vụ của mình là làm cho nhân viên cam kết gắn bó với công việc chớ không phải là kiểm tra họ

- Bạn phải chấp nhận rằng động viên là một cam kết lâu dài về phía bạn và về phía công ty

5.2 Các nội dung động viên

Kotter (1990) đã đưa ra một ví dụ nêu rõ động viên liên quan đến những vấn đề gì ở cấp

cơ quan, doanh nghiệp như sau:

- Truyền đạt những định hướng chiến lược một cách đều đặn

- Việc truyền đạt phải đi xa hơn là chỉ thông báo đơn giản; nó phải tạo được sự hưng phấn đối với nhân viên khi gắn liền với những giá trị của họ

- Lôi kéo nhân viên tham gia vào việc quyết định thực hiện các định hướng chiến lược như thế nào - quá trình tham gia phải thật sự chứ không phải là chỉ làm một cách giả tạo

- Hổ trợ để nhân viên có thể thành công trong quá trình vươn tới để đạt được mục tiêu chiến lược

- Bảo đảm rằng những khen thưởng và biểu dương là đúng đắn

5.3 Làm phong phú công việc/Mở rộng công việc

Bản chất: Làm phong phú công việc nhằm gia tăng sự thách thức và thành tựu cũng lớn

hơn trong công việc