Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access gồm 6 chương: Chương 1: Tổng quan về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access; Chương 2: Xây dựng bảng bao gồm cách tạo bảng, các thuộc tính, nhập liệu và quan hệ giữa các bảng; Chương 3: Truy vấn dữ liệu bao gồm các loại truy vấn như select query, action query, crosstab query; Chương 4: Xây dựng form bao gồm các khái niệm về form, các cách tạo form bằng wizard, design và thuộc tính các đối tượng trên form; Chương 5: Macro bao gồm các khái niệm về macro, cách tạo macro, các nút lệnh trên macro; Chương 6: Giới thiệu Report bao gồm cách tạo và sử dụng report bằng wizard, design. Mời các bạn cùng tham khảo.
TỔNG QUAN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CSDL MICROSOFT ACCESS
CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU
Microsoft Access is a Relational Database Management System (RDBMS) that enables users to store external data on their computers in the form of tables It allows for the calculation and processing of information within these stored tables, offering essential features for efficient data management.
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ MS ACCESS
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu access:
• Hỗ trợ cơ chế tự động kiểm tra khóa chính, phụ thuộc tồn tại, miền giá trị của dữ liệu bên trong các bảng một cách chặt chẽ
• Trình thông minh (wizard) cho phép người sử dụng có thể thiết kế các đối tượng trong Microsoft Access một cách nhanh chóng
Công cụ truy vấn QBE (Query By Example) giúp người dùng thực hiện các truy vấn mà không cần phải lo lắng về cú pháp của ngôn ngữ SQL (Structured Query Language).
Kiểu dữ liệu đối tượng OLE (Object Linking and Embedding) trong cơ sở dữ liệu Access cho phép tích hợp các ứng dụng khác trên Windows, bao gồm văn bản Word, bảng tính, hình ảnh và âm thanh.
Dữ liệu được lưu trong một tập tin duy nhất.
MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC VÀ CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Nhập số liệu theo định dạng ngày tháng năm kiểu Việt Nam (dd/mm/yy) để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với quy định về dữ liệu số.
Chọn Start – Control Panel – Regionnal and Language
Options – Xuất hiện hộp thoại sau:
Trong cửa sổ Customize Regional Options chọn thẻ Number hoặc thẻ Date xuất hiện hộp thoại như hình trên
• Chọn thẻ Number – Xem và hiệu chỉnh các mục sau:
• Decimal symbol: Ký hiệu phân cách phần nguyên và phần thập phân
• No of digits after decimal: Số ký số ở phần thập phân
• Digit grouping symbol: Ký hiệu phân cách ngàn, triệu,…
• List separator: Dấu phân cách dùng phân cách các đối số trong hàm Access (dùng trong cả Excel và Word,…)
• Measurement system: Chọn đơn vị đo lường US (inch) hoặc Metric
• Chọn thẻ Date – Xem và hiệu chỉnh các mục sau:
• Short date format: Định dạng ngày, có thể chọn dd/mm/yy (day:ngày;month:tháng;year:năm)
• Date separator: Dấu phân cách các thông số ngày
• Long date format: Định ngày dạng đầy đủ
Click OK để chấp nhận việc định dạng.
MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN
Khởi động chương trình Microsoft Office Access ta thực hiện bằng cách sau:
• Chọn Menu Start → → chọn Access 2010
Chúng ta sẽ thấy xuất hiện cửa sổ cần tạo mới của Access → chọn chuột trái vào Blank Database
Màn hình Microsoft Access sẽ xuất hiện như sau:
Nhấn (X): để tắt chức năng tạo bảng theo đề nghị của Access
Thẻ Home: Hiểu chỉnh Font, thiết kế và xem các dạng Table, Form, Report , sắp xếp v.v
Thẻ Create: Tạo các bảng Table, Form, Report, Macro dưới dạng tự thiết kế hoặc tự động
Thẻ Database: Tạo mối quan hệ cho các bảng Table, đóng gói chương trình access lại v.v
XÂY DỰNG BẢNG (TABLE)
KHÁI NIỆM: BẢNG, TRƯỜNG, MẪU TIN, KIỂU DỮ LIỆU, THUỘC TÍNH 15 I TẠO LẬP BẢNG
Cột trong cơ sở dữ liệu bao gồm các thành phần quan trọng như tên cột (field name), kiểu dữ liệu mà cột lưu trữ (data type), chiều dài tối đa của dữ liệu được lưu trữ (field size) và giá trị mặc định (default value) Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định cấu trúc và chức năng của cột trong bảng dữ liệu.
Dòng hoặc mẫu tin (record): thể hiện dữ liệu của các cột trong bảng
Khóa chính (Primary key) là một tập hợp các cột trong bảng mà dữ liệu phải đảm bảo tính duy nhất, không được trùng lặp và không được phép để trống.
Khóa ngoại (Foreign key): là một hay nhiều cột và các cột này là khóa chính của một table khác
Các kiểu dữ liệu của Access (Data type)
Chọn kiểu thích hợp cho dữ liệu cần lưu trữ trong table có thể bao gồm:
Kiểu dữ liệu Ý nghĩa lưu trữ
Text Kiểu chuỗi có độ dài tối đa 255 ký tự
Memo Kiểu chuỗi có độ dài tối đa 65535 ký tự
Data/Time Kiểu ngày, giờ
Currency Kiểu số có định dạng theo tiền tệ
Autonumber Kiểu số liên tục do Access tự gán và không thay đổi được
OLE Object Kiểu đối tượng nhúng: hình ảnh, văn bản,
Hyperlink Kiểu đường dẫn chỉ địa chỉ của một hồ sơ hay một trang web: http://www , d:\tailieu\
Tạo một cột để chọn giá trị và tìm kiếm từ một bảng khác:
1 Tạo bảng mới mới, chọn Chuột trái qua thẻ Create TableDesign
2 Hình biểu diễn ở thẻ Design hiện ra
Mỗi dòng tương ứng với một trường trong table cần tạo:
• CộtField Name: Tên cột có thể dài 255 ký tự, có thể có khoảng trống nhưng không được có dấu chấm
Phần mô tả này cung cấp giải thích chi tiết về tên cột, và những giải thích này sẽ được hiển thị trên thanh trạng thái bên dưới cửa sổ làm việc khi người dùng mở bảng trong chế độ cập nhật dữ liệu.
• Field Properties: Chọn các thuộc tính cho trường
TRƯỜNG VÀ CÁC THUỘC TÍNH
Tùy theo kiểu dữ liệu mà thuộc tính của một trường có thể bao gồm:
- Field Size: Quy định chiều dài tối đa của dữ liệu nhập cho trường với dữ liệu số hoặc chuỗi
- Format: Định dạng các thể hiện của dữ liệu trên màn hình hoặc ra máy in theo bảng sau: Định dạng Ý nghĩa Ví dụ hiển thị
General Date Ngày giờ đầy đủ 11/9/03,
Long Date Thứ, tháng ngày, năm Thursday,
Short Date Ngày-tháng-năm 11-09-03
Long Time Giờ: phút: giây AM/PM 10:30:25 AM
Giờ: phút AM/PM 10:30 AM
General number Đúng số đã nhập vào Currency Có phân cách phần ngàn, số lẻ và chèn thêm đơn vị tiền tệ
Euro Giống như định dạng Currency nhưng đơn vị tiền tệ là
Fixed Có phân cách phần ngàn và có làm tròn phụ thuộc vào vị trí số lẻ ở Decimal places
Standard Có phân cách phần ngàn, số lẻ
Percent Dữ liệu nhập được nhân 100 và thêm vào ký tự % nhập 0.5 cho ra
Scientific Dạng số khoa học Nhập 50 cho ra
> Thay đổi dữ liệu nhập thành chữ hoa
< Thay đổi dữ liệu nhập thành chữ thường
@ Dữ liệu bắt buộc nhập
& Dữ liệu không bắt buộc nhập
Input Mask là mẫu định dạng dữ liệu yêu cầu người sử dụng phải tuân theo khi nhập liệu Mẫu này có thể bao gồm nhiều ký tự khác nhau, đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong thông tin được cung cấp.
Ký tự Ý nghĩa cho phép nhập
0 Ký số 0-9, bắt buộc phải nhập
9 Ký số 0-9 hoặc khoảng trắng
L Ký tự A-Z, bắt buộc phải nhập
A Ký tự và ký số, bắt buộc phải nhập
? Ký tự A-Z, không bắt buộc nhập dữ liệu
A Ký tự và ký số, không bắt buộc nhập dữ liệu
& Bất kỳ ký tự nào hoặc khoảng trắng, bắt buộc nhập dữ liệu
C Bất kỳ ký tự nào hoặc khoảng trắng, khôngbắt buộc nhập dữ liệu
> Chuyển đổi dữ liệu kiểu chuỗi sang chữ hoa
< Chuyển đổi dữ liệu kiểu chuỗi sang chữ thường
- Caption: Chuỗi tiêu đề cộtthể hiện khi mở table ở chế độ cập nhật dữ liệu Nếu không có caption thì tên trường sẽ hiển thị ở tieu đề cột
- Default Value: Giá trị mặc định ban đầu của cột
- Decimal places: Số chữ số thập phân trong dữ liệu kiểu số thực
- Validation Rule: Quy tắc kiểm tra dữ liệu nhập (các ràng buộc giá trị của một trường, nhiều trường)
- Validation Text: Chuỗi thông báo lỗi sẽ hiển thị khi nhập dữ liệu vào bảng sai so với quy tắc kiểm tra
Chọn Yes : bắt buộc nhập dữ liệu vào field này
Chọn No: không bắt buộc nhập dữ liệu vào field nay - Allow Zero Length: Chọn Yes cho phép chiều dài chuỗi là không
Chọn No không lập chỉ mục
Chọn Yes, Duplicate OK: lập chỉ mục và cho phép trung giá trị
Chọn Yes, No Duplicate: lập chỉ mục và không cho phép trùng giá trị
Sau khi thiết lập cấu trúc bảng, việc chọn khóa chính là rất quan trọng, vì nó giúp tạo mối quan hệ giữa các bảng và cho phép Access tự động kiểm tra dữ liệu nhập vào Trong chế độ Design view, người dùng có thể chọn một hoặc nhiều cột để làm khóa chính cho bảng.
Chọn thẻ Design dùng con trỏ chuột chọn Field name cần tạo khóa chính Primary
Sau đó chúng ta nhấn phím Ctrl + S trên bàn phím để thực hiện lệnh lưu lại
Chú ý: Nếu ta chưa chọn khóa chính cho table thi khi lưu table ta sẽ thấy hộp đối thoại như bên dưới Đặt tên Table cần lưu
Chọn Yes: Access sẽ chèn thêm vào table một cột làm khoá chính là ID có kiểu dữ liệu là AutoNumber.
NHẬP LIỆU
- Muốn trở về dạng nhập dữ liệu cũng chọn chuột phải nhưng chúng ta chọn →
Chú ý: Nhập dữ liệu cho bảng có số 1 trước
Nhập dữ liệu cho bảng có số nhiều ( ) sau
Các bảng đều phải tạo quan hệ trước rồi mới nhập dữ liệu
LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG DATASHEET VIEW
1 Mở một bảng đã có
Sau khi hoàn tất thiết kế cấu trúc bảng, bạn có thể mở bảng hiện có để thực hiện hai chức năng: cập nhật dữ liệu hoặc chỉnh sửa cấu trúc bảng.
Mở bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu (Datasheet)
Khi chúng ta muốn trở về dạng thiết kế table chỉ cần chọn chuột phải →
Chọn bảng muốn mở Click phải chuột > chọn Open hoặc Click đúp vào tên bảng
Mở bảng ở chế độ thiết kế
Trong chế độ thiết kế bảng, chúng ta có thể thay đổi cấu trúc bên trong bảng bằng cách thêm hoặc xóa cột, cũng như điều chỉnh độ rộng của các cột theo nhu cầu.
Click phải chuột > chọn Design View
Mở bảng ở chế độ thiết kế
• Sửa đổi thuộc tính của field
Chọn field và tiến hành thay đổi các thuộc tính bên dưới
Lưu ý: Nếu field đang là “Relation field” với một table khác, Access sẽ không cho sửa đổi
Chọn một hoặc nhiều field cần xóa
Cách 1: click tab Design > chọn Delete Row
Cách 2: click phải chuột chọn Delete Row, xuất hiện hộp thông báo:
• Thêm một hoặc nhiều field mới
Cách 1: click tab Design > chọn Insert Row
Cách 2: chọn vị trí cột cần chèn > click phải chuột chọn Insert Rows
Mở bảng ở chế độ Datasheet View (Open)
Click phải chuột ngay tại tiêu đề cột, xuất hiện thực đơn ngắn > chọn Rename Column
• Phục hồi thao tác xóa field
Click chọn Undo hoặc nhấn Ctrl + Z
Chọn cột muốn sao chép
Click chọn tab Home > chọn Copy hoặc click phải chuột chọn Copy
• Dán field đã sao chép
Click chọn tab Home > chọn Paste hoặc click phải chuột chọn Paste
3 Thao tác trên dữ liệu trong bảng a Cập nhật dữ liệu trong bảng
Click chuột tại tiêu đề cột cần chọn
Chọn dòng cần xóa Nhấn Delete > xuất hiện hộp thông báo:
Di chuyển qua lại giữa các dòng trong bảng
Chọn tab Home > chọn Goto > chọn
New: Mới b Tìm và thay thế Để tìm nhanh dữ liệu trên bảng, thực hiện các bước sau: Định vị con trỏ trong cột dữ liệu cần tìm
Click tab Home > chọn Find (hoặc nhấn Ctrl – F)
Nhập giá trị cần tìm trong ô Find What
Click Find Next để tìm
Nhập giá trị cần tìm trong ô Find What
Nhập giá trị cần thay thế
Replace all : Thay thế tất cả các dữ liệu tìm được c Sắp xếp dữ liệu bảng
Mở bảng ở chế độ Datasheet View Chọn cột cần sắp xếp
Click chọn để sắp xếp tăng dần; để sắp xếp giảm dần
Bỏ sắp xếp ta chọn Clear All Sort
Để sắp xếp dữ liệu trong bảng theo nhiều cột, bạn cần thực hiện theo thứ tự từ trái sang phải Bên cạnh đó, việc lọc dữ liệu trong bảng cũng rất quan trọng để đảm bảo thông tin được hiển thị chính xác và dễ dàng quản lý.
Các bước chung khi thực hiện lọc dữ liệu:
Mở bảng ở chế độ Datasheet View Click tab Home > chọn một trong những chức năng lọc dữ liệu sau:
Sử dụng lọc Filter By Selection
Chỉ cho phép lọc các dòng dữ liệu đúng với giá trị chúng ta đã chọn trong bảng
Chọn giá trị cần lọc của cột trên bảng dữ liệu
Kết quả lọc Để lọc những giá trị khác (ngược lại) với giá trị được chọn ta chỉ cần chọn Does Not Equal “HC” hay Does Not Contain “HC”
Sử dụng lọc Filter By Form
Cho phép chúng ta tương tác với các dòng dữ liệu bằng các phép so sánh bằng, các phép logic And, Or
Click tab Home > chọn Advanced > chọn Filter By Form
Chọn giá trị cần lọc trên từng cột của bảng > click chọn Toggle
Hủy việc lọc click Toggle Filter
Sử dụng lọc Advanced Filter/Sort
Cho phép ta lọc dữ liệu hoặc sắp xếp một cách tùy ý
Ví dụ lọc các cán bộ có MaXN là “a” và thuộc phòng “HC”
To filter or sort data in Excel, click on the Home tab, then select Advanced, and choose Advanced Filter/Sort A dialog box will appear where you can select the desired column under "Field," choose the sorting method under "Sort," input the filtering criteria under "Criteria," and enter additional conditions under "Or."
QUAN HỆ GIỮA CÁC BẢNG
- Một table có thể không có mối quan hệ với table khác
Table A có mối quan hệ với table B khi dữ liệu trên table A có thể bổ sung cho thông tin trên table B, giúp Access quản lý dữ liệu hiệu quả hơn Việc thiết lập các quan hệ này cho phép trao đổi dữ liệu giữa các bảng Chẳng hạn, để tìm hiểu thông tin về khoa có mã khoa "TH", ta có thể mở table KHOA từ table SINHVIEN.
Ta nói table KHOA có quan hệ với table SINHVIEN trong đó
- Table KHOA là table chính
- Table SINHVIEN là table quan hệ
- MAKH là trường quan hệ
2 Các loại mối quan hệ: Có hai loại quan hệ
Quan hệ một-một (One To One) giữa bảng A và bảng B được xác định khi mỗi giá trị trong trường quan hệ của bảng A chỉ xuất hiện duy nhất một lần trong trường quan hệ của bảng B.
Ví dụ 1-1: Một giáo viên chỉ chủ nhiệm một lớp và mỗi lớp chỉ có một giáo viên chủ nhiệm
Quan hệ một-nhiều (One To Many) giữa bảng A và bảng B xảy ra khi một giá trị trong trường quan hệ của bảng A có thể xuất hiện nhiều lần trong trường quan hệ của bảng B Ví dụ điển hình là một khoa có thể có nhiều sinh viên đang theo học.
Trong thực tế, mối quan hệ nhiều-nhiều (Many To Many) có thể tồn tại, nhưng khi áp dụng vào mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ, cần phải tách thành hai mối quan hệ một-nhiều để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý dữ liệu.
3.Thiết lập mối quan hệ
Bước 1: Chọn chuột trái qua thẻ Database Tools Relationship
Bước 2: Chọn tên Table hoặc Queries cần đem ra chọn Add
Bước 3: Tạo liên kết giữa các bảng bằng cách nhấn giữ chuột trái tại trường cần thiết trong bảng chính và di chuyển đến trường tương ứng trong bảng quan hệ.
- Enforce referential Entegrity: xác định qui tắc ràng buộc toàn vẹn dữ liệu
- Chọn 3 chế độ như bên dưới
- Chọn chuột trái qua nút Ok để thiết lập quan hệ
Cascade Update Related Fields cho phép tự động cập nhật các cột liên quan trong cơ sở dữ liệu Khi tùy chọn này được kích hoạt, bất kỳ thay đổi nào trên trường quan hệ của bảng chính sẽ dẫn đến việc Access tự động điều chỉnh các giá trị tương ứng trong các trường quan hệ của bảng liên quan.
Cascade Delete Related Records cho phép tự động xóa các bản ghi liên quan Khi bạn chọn tùy chọn này, việc xóa một bản ghi trong bảng chính sẽ dẫn đến việc xóa tất cả các bản ghi tương ứng trong bảng liên quan.
Tiếp theo chúng ta lưu lại và đóng lại thiết lập tasẽ tạo được hình bên dưới
4 Xóa mối quan hệ: Chọn chuột phải lên đường line đã liên kết chọn Delete
TRUY VẤN DỮ LIỆU (QUERY)
GIỚI THIỆU CHUNG
Query là công cụ mạnh mẽ trong Microsoft Access, giúp khai thác và xử lý dữ liệu hiệu quả Nó cho phép người dùng tra cứu thông tin được lưu trữ trong các bảng của cơ sở dữ liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Câu lệnh truy vấn phổ biến nhất trong SQL là câu lệnh SELECT, được sử dụng để chọn và rút trích dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng dựa trên các điều kiện nhất định Nó cho phép tạo ra các cột tính toán từ dữ liệu có sẵn và nhóm dữ liệu theo các tiêu chí cụ thể.
-Ngoài ra còn có các loại query khác: query tạo bảng (make-table query), query cập nhật dữ liệu (Update query)
Access hỗ trợ hai phương pháp tạo bảng truy vấn: sử dụng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL) và công cụ truy vấn bằng ví dụ (QBE).
2 Các loại query a Select Query
• Chọn lựa hoặc rút trích dữ liệu trên một hoặc nhiều cột trong một hoặc nhiều bảng theo một điều kiện nào đó
• Tạo các cột tính toán
• Gom nhóm, thống kê số liệu (Totals) b Truy vấn chéo (Crosstab) c Truy vấn phụ (Sub query) d Action Query (truy vấn hành động)
• Truy vấn tạo mới dữ liệu (Make table)
• Truy vấn chèn thêm dữ liệu (Append)
• Truy vấn cập nhật dữ liệu (Update)
CÁC PHÉP TOÁN VÀ HÀM
Các phép toán thông thường
Ký hiệu Tên Cú pháp Ví dụ
MOD Chia dư A MOD B 10 MOD 3 =1
Not Is null Không rỗng
Các phép toán so sánh
• Ý nghĩa: Dùng để ghép vào
• Cú pháp:IIF(, , ) o Trong đó là biểu thức chỉ cho kết quả đúng hoặc sai
• Ý nghĩa: o Nếu đúng thì cho kết quả là o Nếu sai thì cho kết quả là
• Phép NOT o Cú pháp:NOT A (trong đó A là một biểu thức logic) o Ý nghĩa:
Nếu A đúng thì NOT A là sai và ngược lại
• Phép AND o Cú pháp: A AND B (trong đó A và B là những biểu thức logic ) o Ý nghĩa: Cho kết quả đúng nếu A và B đúng, ngược lại thì cho kết quả sai
Phép OR trong lập trình logic có cú pháp là A OR B, trong đó A và B đại diện cho các biểu thức logic Phép toán này cho kết quả đúng nếu ít nhất một trong hai điều kiện A hoặc B được thỏa mãn, và sẽ cho kết quả sai khi cả A và B đều không đúng.
Phép LIKE trong SQL được sử dụng với cú pháp LIKE , cho phép so sánh chuỗi dữ liệu với mẫu dữ liệu đã định Nếu chuỗi dữ liệu phù hợp với mẫu, kết quả trả về sẽ là đúng; ngược lại, nếu không khớp, kết quả sẽ là sai.
• Cú pháp: BETWEENAND
• Ý nghĩa: Cho kết quả đúng nếu giá trị đem so sánh nằm trong giới hạn và , ngược lại cho kết quả là sai
• Cú pháp:IN (, , …, )
• Ý nghĩa: Cho kết quả đúng nếu giá trị cần so sánh bằng một trong các ,
, …, , ngược lại thì cho kết quả sai.
SELECT QUERY
a Chọn thẻ Create, click chọn Query Design
- Chọn các bảng tham gia truy vấn và chọn Add
- Chọn Close để kết thúc việc chọn bảng
• Field: Chọn tên các trường cần tạo query
• Table: Cho biết trường tạo query ở table nào
• Sort: Chọn sắp xếp dữ liệu cho các trường
• Show: Hiển thị hoặc không hiển thị một trường trong query
• Criteria và Or:Điều kiện chọn dữ liệu tạo query
Ví dụ:Tạo select Query bao gồm các cột MAHD, MAKH, lấy từ 2 table
KHACHHANG và HOADON Chỉ lọc những hóa đơn của khách hàng có mã là
“0001” hoặc “0002” b Xem kết quả hoặc thực hiện query
• Xem trước: Click chuột vào nút View trên thanh công cụ
• Thực hiện: Click chuột vào nút Run trên thanh công cụ (được sử dụng cho các query hành động)
Kết quả khi thực thi câu truy vấn trên: c
Tạo cột tính toán trong query
- Cú pháp:: - Ví dụ:
PHAI: IIF([Gioitinh]=yes,"Nam","Nữ")
Ví dụ:Tạo select Query bao gồm các cột SOHD, NGAY, SOLUONG, DONGIA,
THANHTIEN lấy từ 2 table HOADON và CTHOADON Trong đó
❖ MỘT SỐ TRUY VẤN ĐẶC BIỆT
✓ Tạo PARAMETER QUERY (Truy vấn tham số):
- Query được thực thi theo một điều kiện nào đó và điều kiện này được người sử dụng nhập vào từ bàn phím khi thực thi câu truy vấn
- Các bước tạo giống Select Query
- Nhập tham số trong dấu "[ ]" tại dòng điều kiện (Criteria)
Để tạo truy vấn select bao gồm các cột SOHD, MAKH, TENKH, NGAY, LOAIVT và HTTT, bạn cần lấy dữ liệu từ hai bảng KHACHHANG và HOADON, trong đó mã khách hàng sẽ được nhập từ bàn phím.
✓ Tạo TOTALS QUERY (Truy vấn gom nhóm, thống kê):
- Các bước tạo giống Select Query
- Click vào Totals trên thanh công cụ Show/Hide
Thí dụ: Tạo Query để thống kê số lượng nhập, xuất lớn nhất và nhỏ nhất của từng khách hàng với các thông tin sau: TENCTY, MASP, Soluonglonnhat, Soluongnhonhat
Kết quả khi thực thi câu truy vấn trên:
ACTION QUERY
1 Tạo MAKE TABLE QUERY (truy vấn tạo bảng):
- Make table query là loại query có chức năng tạo ra một Table mới Table mới này có cấu trúc và nội dung được lấy từ các Table khác
Lưu ý: khi thiết lập xong phải nhấn nút (Run)để chạy query
Thí dụ:Sử dụng Table HOSONV, CHAMCONGđểtạo bảng tên
NHANVIENTHANG1bao gồm các cột sau: MANV, HOVATEN, PHAI (ghi rõ
Nam/Nữ), LCB, NGAYCONG Table này chỉ chứa những mẩu tin thỏa điều kiện có
- Các bước tạo giống Select Query
- Click vào Make Table trên thanh công cụ Query Type
- Nhập tên bảng cần tạo vào ô Table Name
- Chọn Current Database: Nếu table mới cần đặt trong cơ sở dữ liệu hiện hành - Chọn
Another Database: Nếu table mới cần đặt trong cơ sở dữ liệu khác
Kết quả khi thực thi câu truy vấn trên:
Thông báo cho biết số mẫu tin sẽ được tạo trong Table mới
2 Tạo UPDATE QUERY (cập nhật, sửa chữa):
- Update query là loại query có chức năng cập nhật lại giá trị của các trường trong Table theo một công thức nào đó
Bước 1: Chọn chuột trái qua Make Table
Bước 2: Đặt tên cho Table cần tạo
Thí dụ:Sử dụng Table NHANVIENTHANG1 đểtạo cập nhật lại LCB (tăng 10%) cho các nhân viên là Nữ và có Ngày công từ 24 ngày trở lên
- Các bước tạo giống Select Query
- Click vào Update trên thanh công cụ Query Type
- Tại dòng Update to: nhập công thức cập nhật, sửa chữa dữ liệu
Kết quả khi thực thi câu truy vấn trên:
Thông báo cho biết số mẫu tin sẽ được cập nhật trong Table
3 TạoAPPEND QUERY (truy vấn chèn thêm dữ liệu):
- Append query là loại query có chức năng chèn thêm dữ liệu vào Table
Thí dụ:Thêm vàobảng SANPHAM một sản phẩm mới với nội dung như sau: MASP:
"USB8G"; TENSP: "USB 8GB"; DVT: "Cái"; DONGIA: 147
- Các bước tạo giống Select Query
- Click vào Append trên thanh công cụ Query Type
To append data to a table, select "Current Database" if the table is located within the active database Alternatively, choose "Another Database" if the table is situated in a different database.
Kết quả khi thực thi câu truy vấn trên:
Thông báo cho biết một mẫu tin mới đã được thêm vào trong Table
4 Tạo DELETE QUERY (truy vấn xóa):
- Delete query là loại query có chức năng xóa các mẫu tin trong Table thỏa mãn một điều kiện nào đó
Bước 1: Chọn chuột trái qua Append
Bước 2: Chọn 1 Table cần thềm dữ liệu vào
Thí dụ:Sử dụng Table NHANVIENTHANG1 xóa những nhân viên Nam có LCB10 và ngày công là 23 ngày
- Các bước tạo giống Select Query
- Click vào Delete trên thanh công cụ Query Type
Kết quả khi thực thi câu truy vấn trên:
Thông báo cho biết số mẫu tin được xóa trong Table
CROSSTAB QUERY
- Tổng hợp số liệu theo dạng bảng
Thí dụ: Tạo Query để thống kê số lượng theo từng khách hàng như sau:
- Các bước tạo giống Select Query
- Click vào Crosstab trên thanh công cụ Query Type
Bước 1: Chọn chuột trái qua Delete Bước 2: Mở chương trình đưa Table hoặc query ra ngoài
- Dòng Field: Chọn tên trường cần tạo query, trường làm điều kiện chọn dữ liệu, tên trường cần tính toán và biểu thức tính toán
- Dòng Total: Chọn phép toán cho trường cần tổng hợp số liệu Sum, Max, Min, Avg,
Chọn Row heading cho trường làm tiêu đề hàng
Chọn Column heading cho trường làm tiêu đề cột
Chọn Value cho trường có giá trị cần tổng hợp
- Dòng Sort: Chọn cách sắp xếp dữ liệu cho các trường
- Dòng Criteria và Or: Cho điều kiện chọn record cần tổng hợp số liệu
Lưu ý:Trong Crosstab query chỉ có duy nhất một cột Column Heading và Value
ÁP DỤNG BIỂU THỨC
Tạo SUBQUERY (Truy vấn phụ/con)
Thí dụ: Tạo Query tìm những sản phẩm chưa được bán với các thông tin sau: MASP, TENSP
Bước 1: (Tạo query phụ/con)
• Tìm những sản phẩm đã được bán (thường sử dụng bảng bên nhiều, trong trường hợp này ta sử dụng bảng CTHOADON)
• Chọn MASP trong bảng CTHOADON
• Nhấn CTRL+C để copy nội dung trên màn hình
Bước 2: (Tạo query chính, thường sử dụng bảng bên 1, trong trường này ta sử dụng bảng
• Tạo Query và chọn bảng SANPHAM
Để chọn các trường theo yêu cầu của đề bài (MASP, TENSP), bạn cần sử dụng hàm Not In trong dòng điều kiện (Criteria) để loại trừ những sản phẩm đã được bán.
Kết quả khi thực thi câu truy vấn trên:
XÂY DỰNG FORM
KHÁI NIỆM VỀ FORM
- Thiết kế màn hình giao diện để quan sát, nhập, sửa đổi, xóa dữ liệu cho bảng
- Làm màn hình giao diện điều khiển chương trình ứng dụng
2 Các Dạng Form a Dạng Columnar (Dạng cột)
Dữ liệu được thể hiện trên từng cột và tại một thời điểm chỉ hiển thị nội dung một mẫu tin b Dạng Tabular (Dạng Danh sách)
Dữ liệu được thể hiện trên nhiều dòng và nhiều cột c Dạng Justified (Dạng hàng)
Dữ liệu thể hiện trên nhiều cột, nhưng tại một thời điểm chỉ hiển thị nội dung của một dòng d Dạng datasheet (Dạng dữ liệu)
Dữ liệu được thể hiện giống màn hình table ở chế độ datasheet view e Dạng Main-Sub (Dạng chính phụ)
Dữ liệu thể hiện đồng thời trên hai bảng (có quan hệ một-nhiều)
CÁCH TẠO FORM BẰNG WIZARD
Các bước thực hiện Wizard
• Chọn Tables/Queries cần tạo Form
• Chọn các trường (field) cần thể hiện trên Form
• Chọn dạng trình bày cho Form
• Chọn cách trang trí cho Form
Bấm Finish để kết thúc quá trình tạo Form theo Ziward.
TẠO FORM TỪ CỬA SỔ DESIGN
1 Các thành phần của Form khi thiết kế
- Form Header: Tiêu đề đầu form, chỉ xuất hiện một lần ở đầu trang đầu tiên trên form
- Form Footer: Tiêu đề cuối form, xuất hiện ở cuối trang cuối cùng trên form
- Page Header: Tiêu đề đầu mỗi trang trên form
- Page Footer: Tiêu đề cuối mỗi trang trên form
- Detail: Phần chi tiết trên form bao gồm các đối tượng trang trí, nhập dữ liệu cho table, đối tượng điều khiển…
2 Đưa dữ liệu vào Form
- Chọn chuột phải lên bất kỳ nơi nào trên Form
- Bật / tắt Page Header / footer
- Bật / tắt Form Header / footer
- Bước 1: Chọn thanh thuột tính Property Sheet
- Bước 2: Tìm và chọn Form
- Bước 3: Nhấn chuột trái và tìm nguồn dữ liệu cần đưa ra Form
Lưu ý: ở Add Existing Fields là chứa các dữ liệu khi chúng ta thực hiện xong bước 3
CÁC THUỘC TÍNH TRÊN FORM VÀ TRÊN ĐỐI TƯỢNG
1 Các công cụ dùng để thiết kế Form
Công cụ Label : Tạo đối tượng dạng nhãn, thường được dùng trong phần tiêu đề form, tiêu đề trang , trang trí
- Công cụ Text Box : Tạo đối tượng là tên của một trường nhập dữ liệu, công thức cần tính toán
- Công cụ ComboBox:Tạo đối tượng để chọn dữ liệu từ một danh sách, từ một table hay query khác
- Vẽ một khung ở vị trí cần tạo nhãn
- Chọn Label box và định các thuộc tính
- Vẽ một khung TextBox ở vị trí cần tạo
- Row Source Type: Chọn Table/Query
- Row Source: Chọn tên table hay query chứa dữ liệu
- Column Count: Cho số cột của Combo Box
- Column heads: Chọn Yes: các cột của Combo Box có tiêu đề
Chọn No: các cột của Combo Box không có tiêu đề
- Control Source: Chọn trường cần nhập dữ liệu
- Column Width: Cho độ rộng các cột trong Combo Box - List Width: Cho độ rộng của danh sách khi chọn Combo Box Cách tạo:
Click chọn biểu tượng Use Control Wizard
Click chọn biểu tượng Combo Box trong nhóm Controls
Vẽ điều khiển tại vị trí thích hợp trên form
Chọn loại dữ liệu cho combo box, gồm:
I want the Combo box to lookup the valuse in a table or query: lấy giá trị cho Combo Box từ các cột của bảng hoặc truy vấn bất kỳ
I will type in the value that I want: tự nhập giá trị vào cho Combo Box
Find a record on my form : tìm các mẩu tin trên Form trùng với giá trị chọn trong Combo Box
Chọn tên bảng hoặc truy vấn làm nguồn cho combo Box
Chọn các cột trong bảng hoặc truy vấn muốn hiển thị trong combo box (Click các nút >, hoặc >>)
Chọn cột dữ liệu làm khóa sắp xếp cho combo box
Để thay đổi độ rộng của các cột trong combo box, bạn chỉ cần di chuột đến đường biên của cột muốn điều chỉnh Khi mũi tên hai đầu xuất hiện, hãy kéo chuột theo hướng của mũi tên để thay đổi kích thước cột.
Thực hiện các bước tiếp theo theo sự hướng dẫn của
Access Nhập tiêu đề cho hộp kéo xuống Click Finish để kết thúc
- Công cụ List Box: Tương tự như Combo Box nghĩa là tạo đối tượng chọn dữ liệu từ table hay một query khác
- Chọn công cụ List Box, vẽ List Box, chọn List Box và định các thuộc tính
- Row Source Type: Chọn Table/Query
- Row Source: Chọn tên table chứa dữ liệu nguồn
- Control source: Chọn tên trường cần nhập dữ liệu
- Column Count: Chọn số cột của List Box
- Column heads: Chọn Yes: Cột của List Box có tiêu đề
Chọn No: Cột của List Box không có tiêu đề - Column Width: Cho độ rộng các cột trong
-Công cụ Option Button : Dùng cho trường dữ liệu kiểu Yes/No
- Chọn công cụ Option Button
- Chọn Option Button, định các thuộc tính
+ Control source: Chọn trường dữ liệu nguồn cho Option
Button + Default Value: Chọn giá trị mặc định cho Option
-Công cụ Check Box : Dùng cho trường dữ liệu kiểu Yes/No
- Chọn công cụ Check Box
- Chọn Check Box, định các thuộc tính
+Control source: Chọn trường dữ dữ liệu cho Check Box +Default Value: Chọn giá trị mặc định cho Check Box -
Công cụ Option Group là một loại điều khiển bao gồm một khung chứa nhóm đối tượng giống nhau như Check Box và Option Button, cho phép thực hiện các thao tác trên form Để tạo Option Group, bạn cần thực hiện các bước cụ thể.
Click chọn biểu tượng Use Control Wizard
Click chọn biểu tượng Option Group trong nhóm Controls
Vẽ điều khiển tại vị trí thích hợp trên form
Nhập vào chuỗi chứa tên chức năng chọn lựa cần tạo Mỗi chức năng được nhập trên một dòng Click Next
Chọn giá trị mặc định cho nhóm (là một trong các chức năng của nhóm) khi hiển thị trên form
Chọn giá trị phù hợp cho từng chức năng trong nhóm, thường thì chúng ta nên sử dụng giá trị mặc định của Access, vì mỗi giá trị được gán cho chức năng tương ứng là duy nhất.
+ Name bên thẻ Other: Cho tên Group +Label: Cho nhãn của đối tượng +Option Value: Cho giá trị của từng mục chọn (mặc nhiên sẽ là 1, 2…)
Chọn cột dùng để lưu trữ giá trị của chức năng được chọn
Chọn kiểu hiển thị của chức năng cho nhóm
Nhập tiêu đề cho nhóm chức năng đang tạo, Click Finish để kết thúc
2 Tạo các nút điều khiển trên form
Sử dụng Command Wizard để tạo nút trong Access giúp tự động khai báo các hàm dưới dạng chương trình con trên Form, theo cú pháp của ngôn ngữ VBA.
- Bật chế độ Control Wizard Chọn điều khiển Command Button
- Vẽ vào vùng Form Xuất hiện hộp thoại Command Button Wizard
Các chức năng trong hộp thoại gồm các nhóm:
Record Navigation (Nhóm chuyển hướng)
Find Next Tìm kiếm mẫu tin kế tiếp
Find Record Mở cửa sổ tìm kiếm khi thực thi chương trình
Go First Record Di chuyển về mẫu tin đầu tiên
Go Next Record Di chuyển về mẫu tin kế tiếp
Go LastRecord Di chuyển về mẫu tin cuối cùnh
Di chuyển về mẫu tin kế trước
Record Operation (Nhóm chọn mẫu tin )
Add New Record Thêm mẫu tin
Delete Record Xoá mẫu tin hiện hành
Duplicate Record Thêm mẫu tin co giá trị giống như mẫu tin hiện hành
Print Record In mẫu tin hiện hành
Save Record Lưu mẫu tinhiện hành
Undo Record Phục hồi mẫu tin hiện hành
Form Operation (Nhóm thao tác trên biểu mẫu)
ApplyForm Filter Chấp nhận chức năng lọc dữ liệu
Edit Form Filter Hiển thị chức năng lọc dữ liệu
Print a Form In màn hình Form
Refersh Form Data Làm tươi dữ liệu trên Form
Report Operation (Nhóm thao tác trên báo cáo)
Mail Report Gởi Report bằng Mail
Preview Hiển thị báo các trước khi in
Print Report In báo cáo
Send Report to file Lưu báo cáo ra dạng file
Application Operation (Nhóm thao tác trên các ứng dụng)
Quit Application Thoát chương trình
Run Application Thực thi một chương trình ứng dụng
Run MS Excel Mở Microsoft Excel
Run MS Word Mở Microsoft Word
Run MS Notepad Mở Notepad
Miscellaneous (Nhóm các hành động khác)
Print Table In bảng dữ liệu
Run Macro Thực thi một Macro
Run Query Thực thi một truy vấn
KỸ THUẬT SUB FORM
- Công cụ Sub Form/Sub Report: Tạo đối tượng là một Form/Report chứa trong một Form/Report khác
- Tạo và hoàn chỉnh sub form và main form riêng biệt
- Mở main form ở chế độ Design View
- Chọn công cụ Subform/Subreport
- Vẽ khung sub form trong vùng Detail của main form
+ Source Object: Chọn tên của sub form
+ Link Child Field: Chọn tên trường quan hệ trên sub form
+ Link Master Field: Chọn tên trường quan hệ trên main form
- Cách tạo biểu mẫu chính/phụ (main/sub form) bằng thiết kế:
Thiết kế hai biểu mẫu riêng biệt, sau đó kéo biểu mẫu phụ vào biểu mẫu chính
1 Thiết kế biểu mẫu chính
Tạo biểu mẫu chính, dành chỗ trên biểu mẫu này để chứa biểu mẫu phụ Lưu và đóng biểu mẫu chính
2 Thiết kế biểu mẫu phụ
3 Đưa biểu mẫu phụ vào biểu mẫu chính
4 Mở biểu mẫu chính ở chế độ Design View
5 Chuyển sang cửa sổ Database, nhấn F11
6 Kéo biểu mẫu phụ tử cửa sổ Database và đặt vào một vị trí trên biểu mẫu chính
7 Di chuyển biểu mẫu phụ đến vị trí khác, thay đổi nội dung nhãn hoặc kích thước nếu cần Chuyển sang chế độ Form View để xem kết quả
- Chọn công cụ Subform/Subreport
- Chọn đối tượng Subform/Subreport, định các thuộc tính sau
****Liên kết biểu mẫu chính và biểu mẫu phụ
1 Trong chế độ Design View của biểu mẫu chính, mở bảng thuộc tính của điều khiển biểu mẫu phụ
2 Lập thuộc tính LinkChildFields thành tên trường nối kết trong biểu mẫu phụ, nếu có nhiều trường nối kết, phân cách nhau bởi dấu phẩy
3 Lập thuộc tính LinkMasterFields thành tên trường nối kết hoặc tên điều khiển trong biểu mẫu chính, nếu có nhiều trường nối kết, phân cách nhau bởi dấu phẩy
Trong Access, hai bảng thường được sử dụng làm nguồn cho Main Form và Sub Form có mối quan hệ một-nhiều Khi tạo bảng, chúng ta đã thiết lập liên kết giữa khóa chính của bảng một với khóa ngoại của bảng nhiều Ở bước bốn, Access thường tự động thiết lập liên kết này, do đó chúng ta chỉ cần kiểm tra lại Cột liên kết giữa Main Form và Sub Form thường là cột khóa chính của bảng nguồn của Main Form.
Trong một số trường hợp, việc thiết kế Sub Form không cần chứa cột liên kết Để Sub Form có thể liên kết với Main Form, ta cần tạo một Query nguồn cho Sub Form có chứa cột liên kết, mặc dù Sub Form không trực tiếp có cột này.
Để mở bảng thuộc tính của điều khiển, người dùng chỉ cần chọn điều khiển và nhấn phím F4 Bảng điều khiển sẽ xuất hiện với 5 thẻ chính: định dạng, dữ liệu, biến cố, các thuộc tính khác và tất cả các thuộc tính.
Thẻ định dạng (Format): chứa các thuộc tính nhằm định dạng cách thể hiện của điều khiển như: font chữ, màu nền, màu chữ, kích thước,…
Thẻ dữ liệu (Data): chứa các thuộc tính nhằm cho biết dữ liệu nguồn của điều khiển, các quy tắc kiểm tra dữ liệu nhập
Thẻ Biến cố (Event): chứa các biến cố có liên quan đến điều khiển được chọn
Thẻ các thuộc tính khác (Other): chứa các thuộc tính khác
Thẻ tất cả các thuộc tính (All): chứa tất cả các thuộc tính của điều khiển đang được chọn
Tùy từng loại điều khiển mà chúng có những thuộc tính tương
- Tham chiếu tới các điều khiển hay thuộc tính của Form
Tham chiếu tới thuộc tính của Form:
Forms![Tên Form].Tên thuộc tính của Form
Tham chiếu tới điều khiển trong Form:
Chú ý: Các điều khiển được truy cập thông qua thuộc tính Name của điều khiển đó
Forms![Tên Form]![Tên điều khiển]
Tham chiếu tới thuộc tính của điều khiển trong Form:
Forms![Tên Form]![Tên điều khiển].Tên thuộc tính của điều khiển
Tham chiếu tới thuộc tính của Sub Form:
Forms![Tên Main Form]![tên SubForm].Form.Tên thuộc tính của Sub Form
Tham chiếu tới điều khiển trong Sub Form:
Forms![Tên MainForm]![Tên SubForm].Form.Tên điều khiển trong Sub Form
Ví dụ: Form của bài tập tổng hợp 4
MACRO
KHÁI NIỆM MACRO
Macro là một công cụ giúp gộp nhiều lệnh (action) trong Access lại với nhau, nhằm tự động hóa các quy trình xử lý trong ứng dụng.
TẠO MACRO
1 Tạo một macro: tại thẻ Create, chọn đối tượng Macro như hình vẽ
2 Các màn hình trong thiết kế Macro
- Cột Action Catalog: cho phép chọn các hành động có trong Macro gồm các hành động chuẩn do Access cung cấp
- Cột Comment: dùng để chú thích cho một hành động để dễ dàng hiểu được ý nghĩa của hành động này Thông tin ở cột này không bắt buộc phải có
- Cột Add new Action: chứa các hành động.
TẠO CÁC NÚT LỆNH TRÊN FORM, THỰC THI MACRO TRÊN NÚT LỆNH 64 CHƯƠNG 6: BÁO BIỂU (REPORT)
7 TẠO NÚT LỆNH CÓ CẢNH BÁO TIẾNG VIỆT
Số Các nút Số Các nút
2 About - Retry - Ignore 5 Retry - Cancel
- Mã nút nhấn sẽ chọn
OK Cancel Abort Retry Ignore Yes No
Biểu tượng Nội dung cảnh báo
- Sử dụng hàm MsgBox để tạo hộp thoại cảnh báo với cú pháp như sau:
MSGBOX("Nội dung cảnh báo", Mã biểu tượng + Mã bộ nút lệnh, "Tiêu đề")=Mã nút nhấn sẽ chọn
Ví dụ: Tạo macro xuất hiện hộp thoại cảnh báo (như hình trên) khi người sử dụng nhấn vào nút Xóa trên form
Bước 1 Tạo nút lệnh Xóa
Bước 2 Tạo macro xuất hiện hộp thoại cảnh báo
Lưu macro với tên Xoa
Bước 3 Gán macro cho nút lệnh Xóa
- Hoặc chọn nút Macro XOA nắm kéo vào trong form
8 Tạo Macro nhiều lựa chọn với Option Group
Các bước thực hiện: a Tạo Option Group bằng Wizard
• Gõ nội dung cho các tùy chọn của Option Group
• Để mặc định các tùy chọn
• Để mặc định các tùy chọn
• Chọn kiểu nút cho Option Group
• Gõ tên nhãn cho Option Group
Để hoàn tất quá trình tạo Option Group, trước tiên hãy nhấn "Finish" Tiếp theo, mở bảng thuộc tính của Option Group và đặt tên cho nó trong thuộc tính "Name" Sau đó, tạo nút lệnh và thiết lập Macro cho nút "Mở".
B1: chọn Creat -> Macro Chọn lệnh If
Tại lệnh if gõ và công thức:
Lưu ý: các hàm if phải chọn thẳng hàng (không chọn if lồng if Sau đó lưu Macro với tên MỞ e Gán Macro vào nút lệnh
ChuyỂn sang cửa sồ Form, chọn chuột vào nút MỞ, nắm kéo vào trong form và thực thi
GIỚI THIỆU REPORT
Báo cáo cho phép người dùng xuất dữ liệu từ bảng hoặc truy vấn, sắp xếp và định dạng theo khuôn mẫu đã định sẵn, đồng thời có thể hiển thị trên màn hình hoặc in ra.
2 Các Dạng Report a Dạng Columnar (Dạng cột) b D ạ ng Tabular (D ạ ng dòng) c D ạ ng Main-Sub (D ạ ng chính ph ụ ) d Dạng Gom nhóm-Thống kê
Tiêu đề đầu của báo cáo xuất hiện duy nhất một lần ở trang đầu tiên, bao gồm thông tin như tên báo cáo, tên công ty, và ngày tháng tạo báo cáo.
- Page Header: Tiêu đề đầu của mỗi trang report, thông thường là các tiêu đề của các cột số liệu trong báo cáo
- Detail: Phần chi tiết của report, thể hiện dữ liệu của các record nguồn trong báo cáo
- Page Footer: Tiêu đề chân mỗi trang của report, ví dụ như là số trang, tổng số trang…
Chân báo cáo là phần tiêu đề xuất hiện ở cuối báo cáo, thường bao gồm số liệu tổng kết của các cột dữ liệu, tên người lập báo cáo và ngày tháng tạo báo cáo.
CÁCH TẠO VÀ SỬ DỤNG REPORT BẰNG WIZARD
Các bước thực hiện Wizard
• Chọn Tables/Queries cần tạo Report
• Chọn các trường (field) cần thể hiện trên Report
• Chọn cột cần gom nhóm (nếu có)
• Chọn cột cần sắp xếp và tính toán
• Chọn bố cục (layout) cho Report
• Chọn cách trang trí cho Report
Loại Report cho phép tạo mẫu thư mời tương tự như chức năng thư trộn trong Word Trước khi bắt đầu thiết kế, người dùng cần xác định kích thước và nội dung cho từng mẫu thư.
Cửa hàng cần gửi thư mời đến khách hàng tham dự tiệc tất niên tại nhà hàng theo thời gian quy định Nhân viên vi tính đã tạo mẫu thư mời in trên một cột của giấy A4.
Các bước tạo Report Label Wizard:
Hộp thoại 1: Chọn khổ giấy có sẵn hoặc nhấp nút Customize để tự xác định khổ giấy (nên chọn đơn vị Metric)
Hộp thoại 2: Chọn phông, kích thước, màu sắc, … cho nội dung thư mời
Hộp thoại 3: Soạn thảo nội dung thư mời Tại các vị trí cần thể hiện giá trị của Field thì chọn Field từ danh mục Available Field
Hộp thoại 4: Chọn Field sắp xếp
Hộp thoại 5: Đặt tên cho Report và nhấn Finish.
TẠO VÀ SỬ DỤNG REPORT TỪ CỬA SỔ DESIGN
1 Các công cụ thiết kế Report
• View: Lựa chọn cách hiển thị Report khi mở
• Font: Định dạng chữ hiển thị
• Grouping & Totals: công cụ dùng để kết nhóm, thống kê
• Gridlines: dùng để kẻ bảng cho Report
• Controls: chứa các loại điều khiển được dùng trên Report
• Tools: o Add Existing Fields: chọn các trường (filed) đưa vào Report o
Property Shhet: xuất hiện bảng thuộc tính của đối tượng khi được chọn
2 Đưa dữ liệu vào Report
Lưu ý: ở Add Existing Fields là chứa các dữ liệu khi chúng ta thực hiện xong bước 3
3 Kết nhóm dữ liệu trong Report
- Để tạo nhóm dữ liệu trong report, trong cửa sổ Design View thiết kế report chúng ta làm như sau
- Bước 1: Chọn thanh thuột tính Property Sheet
- Bước 2: Tìm và chọn Report
- Bước 3: Nhấn chuột trái và tìm nguồn dữ liệu cần đưa ra Report
Công thức tính toán trong Report
Tất cả công thức tính toán trong report đều được đặt trong Text Box, công thức bắt đầu bằng dấu bằng “=”
+ Vẽ Text Box ở vị trí cần đặt công thức tính
+ Đặt con trỏ trong Text Box, nhập vào công thức cần tính
+ Vẽ Text Box ở vị trí cần đặt công thức
+ Chọn Text Box qua thẻ data trên thanh thuột tính Control source và làm tương tư như hình vẽ bên dưới
- B ư ớ c 1 : Ch ọ n ph ả i chu ộ t lên b ấ t k ỳ n ơ i nào ch ọ n
- B ư ớ c 2 : Ch ọ n chu ộ t trái lên Add a Group
Ch ọ n vào bi ể u t ượ ng trên ta s ẽ đ ư ợ c
Bước 1: Nơi viết công thức
5 Đánh số thứ tự trong Report Để đánh số thứ tự trong Report ta làm như sau:
• Tạo Textbox ở phần Detail ở màn hình thiết kế Report
• Control Source của Textbox gõ: =1
• Over Group: đánh số thứ tự theo nhóm (quay lại số 1 ở mẫu tin đầu của nhóm)
• Over All: đánh số thứ tự từ mẫu tin đầu đến mẫu tin cuối của Report
THỰC THI REPORT
1 Mở báo cáo trong chế độ xem trước khi in (print Preview )
• Click chọn report cần xem
• Click nút Office Button > Chọn Print > Print Preview
• Chọn Report cần in > Click nút
Ok khi hoàn thành công thức
• Print range: o All: In tất cả o Page from:chỉ định các trang cần in
3 Thiết lập trang in (Page Setup)
To adjust the page setup, navigate to the Page Setup tab and select options within the Page Layout group Choose the Page tab to set the paper size, and then go to the Print Options tab to configure the margins for the print orientation.
Tab Column: dùng khi in dạng Mailing
In a report, key formatting elements include the number of columns on the printed page, the spacing between rows of content, and the spacing between individual columns Additionally, it is important to define the column size, which encompasses both width and height, as well as the column layout, which specifies the printing orientation.
4 Định dạng canh hàng cho các điều khiển
• Mở report ở chế độ thiết kế
• Chọn các điều khiển cần canh hàng ngang
• Chọn tab Arrange > Trong nhóm Control Alignment chọn hoặc Canh thẳng hàng ngang hoặc Canh thẳng hàng dọc
• Trong nhóm Size > Chọn To Fit để điều chỉnh chiều cao cho các điều khiển
5 Chèn số trang – ngày tháng
• Mở report ở chế độ thiết kế
• Chọn tab Design > Trong nhóm Controls chọn:
Biểu tượng Insert Page Number
• Format: Chọn hiển thị số trang hay số trang hiện hành trên tổng số trang
• Position: Chọn vị trí đặt số trang
• Alignment: Canh lề cho số trang
• Left: hiển thị số trang ở lề trái mỗi trang
• Center: hiển thị số trang ở giữa mỗi trang
• Right: hiển thị số trang ở lề phải mỗi trang
• Inside: hiển thị số trang ở lề trái trang lẻ, ở lề phải trang chẵn
• Outside: hiển thị số trang ở lề phải trang lẻ, ở lề trái trang chẵn
• Show Number on First Page: đánh số bắt đầu từ trang đầu tiên Nếu không chọn thì đánh số bắt đầu từ trang số 2 trở đi
• Include Date: chèn ngày tháng
• Include Time: chèn thời gian
6 Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu
• Chọn tab Design > Trong nhóm Gouping & Totals chọn Group & Sort hoặc click phải chuột chọn
Sắp xếp dữ liệu có thể thực hiện theo hai cách: sắp xếp với A ở trên cùng để dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự tăng dần, hoặc sắp xếp với Z ở trên cùng để dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự giảm dần Ngoài ra, còn có một số quy định khác cần lưu ý.
7 Tự động đánh số thứ tự
Tạo hộp TextBox đặt tại phần Detail, rồi khai báo các thuộc tính như sau:
• Control Source: nguồn dữ liệu cho đối tượng, gõ vào = 1 (bắt đầu từ 1)
• Running Sum: cách đánh thứ tự o No: số không tự động tăng
(chỉ hiện số 1) o Over Group: đánh số thứ tự theo từng nhóm o Over All: đánh số thứ tự cho tất cả các dòng dữ liệu trên báo biểu
8 Một số hàm thường sử dụng trong thiết kế báo cáo
• [Page]: chèn số trang hiện thời của báo biểu
• [Pages]: chèn tổng số trang của báo biểu
• Date(): chèn ngày tháng năm hiện thời của hệ thống
• Now(): chèn ngày tháng năm, giờ hiện thời của hệ thống
• Các hàm thống kê, tổng cộng dữ liệu: Count, Sum, …
BÀI TẬP MICROSOFT ACCESS BÀI TẬP CHƯƠNG 1, 2:
(Bài tập tạo Table, tạo quan hệ giữa các bảng, nhập dữ liệu)
2 Tạo Table có cấu trúc sau:
- Các trường được in đậm và gạch dưới là khóa chính của bảng
2 Tạo Table có cấu trúc sau:
- Các trường được in đậm và gạch dưới là khóa chính của bảng
2 Tạo Table có cấu trúc sau:
- Các trường được in đậm và gạch dưới là khóa chính của bảng
2 Tạo Table có cấu trúc sau:
- Các trường được in đậm và gạch dưới là khóa chính của bảng
SANPHAM:MASP(T; 5); TENSP(T; 25); DVT(T; 10); DONGIA(N; Long Integer)
CTHOADON:SOHD(T; 4); MASP(T; 5); SOLUONG(N; Integer); DONGIA(N; Long
HOADON:SOHD(T; 4); MAKH(T; 2); NGAY(Date/Time: ShortDate); LOAIVT(T; 1);
KHACHHANG:MAKH(T; 2); TENKH(T; 25); DIACHI(T; 25); PHONE(T; 7);
HOSONV:MANV(T; 4); HOLOT(T; 18); TEN(T; 10); DLGD(Yes/No); TDHV(T; 2);
PHAINAM(Yes/No); LCB(N; Long Integer); NGAYSINH(Date/Time: ShortDate);
NGAYVAOLV(Date/Time: ShortDate); SOCON(N; Byte); HINH(OLE Object)
CHAMCONG:MANV(T; 4); THANG(N; Long Integer); NGAYCONG(N; Long Integer);
NGAYPHEP(N; Long Integer); NGOAIGIO(N; Long
Integer) Quan hệ giữa các bảng c (Access) dành cho các l
Nhập dữ liệu thử cho các bảng
FPP12 Đĩa mềm 1.2Mb Hộp 1
PRN11 Máy in LQ-1120 Cái 15
MAKH TENKH DIACHI PHONE WEBSITE
BT Công ty Bitis 1 Trần Hưng Đạo
9891554 http://w ww.bitis.com.vn
132 Lê Lợi 9236456 http://w ww.lamson.com
9 Lê Duẩn 9897455 http://w ww.phongvu.com
43 Lê Lợi 6546545 http://w ww.thanhbinh.net
SOHD MAKH NGAY LOAIVT HTTT
0008 TT 03/10/1991 N TM c (Access) dành cho các l CTHOADON
TH13 Phùng Khắc Dung No DH No 312 12/10/1996 10/10/1996 0 TH14 Chu Duy Tân Yes DH Yes 355 25/10/1970 01/01/1996 0
TH15 Hồ Thanh Ngân Yes DH Yes 355 28/12/1965 12/10/1986 0
CHAMCONG MANV THANG NGAYCONG NGAYPHEP NGOAIGIO
(Truy vấn dữ liệu - Query)
Sử dụng bài tập QL-SINHVIEN
2 Truy vấn SELECT có sử dụng hàm trong truy vấn
5 Truy vấn Tổng hợp chéo (Crosstab query)
6 Truy vấn phụ (Sub query)
7 Truy vấn Tạo bảng (Make table query)
8 Truy vấn Thêm dữ liệu (Append query)
9 Truy vấn Cập nhật dữ liệu (Update query)
10 Truy vấn xóa dữ liệu (Delete query)
BÀI TẬP CHƯƠNG 4: (BÀI TẬP FORM)
Sử dụng bài tập QLNV-BANHANG
Câu 1: Tạo các Form đơn như sau:
Câu 2: Tạo Form dạng chính phụ (Main-Sub) sau:
BÀI TẬP TỔNG HỢP 1 Câu 1 : Tạo tập tin CSDL đặt tên
QLDAOTAO Câu 2 : Thiết lập hệ thống bảng sau:
Tên cột Kiểu dữ liệu
Tên cột Kiểu dữ liệu
Tên cột Kiểu dữ liệu
TENMH TEXT Tên Môn Học
SOTIET_LT NUMBER Số tiết lý thuyết SOTIET_TH NUMBER Số tiết thực hành
Tên cột Kiểu dữ liệu
Tên cột Kiểu dữ liệu Ràng buộc
Viên NGAYSINH DATE/TIME Ngày Sinh
Tên cột Kiểu dữ liệu
- Thiết lập mối quan hệ cho các bảng - Nhập dữ liệu
Mã Khóa Tên KHóa Niên Khóa
Tên Môn Học Số tiết lý thuyết
K1TH1 Tin Học 1 40 01 K1 K1TH2 Mạng máy vi tính
Mã SV Họ SV Tên SV Ngày
Phái Nơi Sinh Mã Lớp Học bổng
K1DL01 Mai Đình Triều 10/09/88 Thanh
K1KT01 Hoàng Văn Bái 12/05/85 Thanh
Dưới đây là danh sách các cá nhân cùng với thông tin chi tiết: K1KT02 Lê Đình Thảo, sinh ngày 12/12/1987 tại TP HCM, không có điểm; K1TH01 Lê Văn Đông, sinh ngày 14/10/1984 tại Bến Tre, không có điểm; K1TH02 Lê Thị Anh, sinh ngày 12/05/1987 tại Tây Ninh, có điểm 30000; K1TH03 Lưu Hồng Tân, sinh ngày 04/06/1987 tại Tây Ninh, không có điểm; K2TH01 Lê Thị Lành, sinh ngày 10/10/1987 tại Long An, không có điểm; và K2TH02 Trần Đông Đào, sinh ngày 11/12/1989 tại Nha Trang, có điểm 600000.
Mã SV Lần thi Điểm
Câu 3: Dùng chức năng Query truy vấn hãy tạo a) Hãy liệt kê những sinh viên học khóa 1 và có nơi sinh Tây Ninh với thông tin gồm: Masv,
Để thực hiện các yêu cầu trên, trước tiên, bạn cần ghép cột họ và tên của bảng sinh viên thành cột hotensv Tiếp theo, hãy liệt kê danh sách sinh viên lớp “K1TH1” đã tham gia kiểm tra lần 1 môn Access, bao gồm các thông tin: Masv, Hotensv, Malop, Tenmonhoc và Diem Đồng thời, liệt kê các sinh viên có ngày sinh từ 01/07/1988 đến 01/10/1988 với thông tin: Masv, Hotensv, Noisinh và Ngaysinh Bên cạnh đó, thống kê tổng số lượng sinh viên tham gia kiểm tra lần 1 theo từng môn học, với thông tin: MaMH và SoLuongSV Cuối cùng, hãy cung cấp danh sách những sinh viên chưa thi, bao gồm các thông tin: Masv, HoTenSV và Phai.
Câu 4: Từ bảng Khoahoc và LopHoc hãy thiết kế bảng báo cáo với tên R3 thể hiện các lớp của từng Khóa học theo dạng sau:
Câu 5: Thiết kế MainForm và Subform theo mẫu sau:
- Form chính tạo 1 Combo box lấy dữ liệu từ bảng Khoahoc
- SubForm lấy dữ liệu từ bảng LopHoc
Combo box cần hiển thị mã khóa và tên khóa, và khi người dùng chọn một khóa học, Subform sẽ tự động cập nhật thông tin lớp học tương ứng với khóa đó.
Khi người dùng nhấn nút đóng, một thông báo sẽ xuất hiện để xác nhận liệu họ có muốn đóng hay không, với hai tùy chọn là "Có" và "Không" Nếu chọn "Có", Main Form sẽ kết thúc phiên làm việc; nếu chọn "Không", phiên làm việc sẽ tiếp tục.
Câu 1 : Tạo tập tin CSDL đặt tên
QLBANHANG Câu 2 : Thiết lập hệ thống bảng sau:
Tên cột Kiểu dữ liệu Ràng buộc Ghi chú
MAHH TEXT Khóa Chính Mã Hàng Hóa
TENHH TEXT Tên Hàng Hóa
Tên cột Kiểu dữ liệu Ràng buộc Ghi chú
MAKH TEXT Khóa Chính Mã Khách hàng
TENKH TEXT Tên khách hàng
TENCTY TEXT Tên Công ty
Tên cột Kiểu dữ liệu Ràng buộc Ghi chú
MADH TEXT Khóa Chính Mã Đặt Hàng
MAHH TEXT Mã Hàng Hóa
MAKH TEXT Mã Khách hàng
NGAYDATHANG DATE/TIME Ngày đặt hàng
- Thiết lập mối quan hệ cho các bảng
- Nhập dữ liệu sau vào các bảng
Madh Makh Mahh Soluong Ngaydathang
Câu 3: Dùng chức năng Query truy vấn hãy tạo a) Liệt kê các Khách hàng đã mua hàng, thông tin bao gồm: MAKH, TENKH,
SOLUONG, DONGIA, THANHTIEN, GIAMGIA, TONGCONG
+ Cột GIAMGIA được tính như sau: Nếu như THANHTIEN > 15000000 thì giảm 2% của cột THANHTIEN, ngược lại không giảm (GIAMGIA=0)
KH01 Mai Công Ty ABC KH02 Lan Cửa Hàng Z
KH03 Trúc Công Ty Lam
Sơn KH04 Cúc Cửa hàng Việt tiến KH05 Hùng Công ty PG KH06 Dũng Cửa hàng PS KH07 Lê Mai Công Ty CEF
TONGCONG = THANHTIEN - GIAMGIA Để thống kê tổng số lượng mà khách hàng “KH01” đã đặt hàng, cần thông tin về MAKH, TENKH và TONGSOLUONG Đồng thời, liệt kê các đơn hàng đã đặt trước tháng 5 năm 2009, bao gồm MAHD, MAKH và NGAYDATHANG Cuối cùng, cần liệt kê những khách hàng có đơn đặt hàng gần đây nhất với thông tin MAKH, TENKH, MADH và NGAYDATHANG.
Câu 4: Thiết kế Form cập nhật mặt hàng theo mẫu sau:
Câu 5: Thiết kế Form cập nhật mặt hàng theo mẫu sau gồm MainForm và SubForm
* Trong MainForm thiết kế một Combo Box lấy dữ liệu từ bảng KHACHHANG
* SubForm lấy dữ liệu từ Query truy vấn 2a
Yêu cầu : dùng Macro tạo các lệnh cho các nút sau:
1 Đối với Combo box khi click chọn vào khách hàng nào Combo box thì Subform tự động cập nhật theo tên khách hàng được chọn
2 Đối với nút thoát khi Click chọn vào sẽ hiện ra câu thông báo yêu cầu có muốn thoát hay không, nếu chọn Yes thì thoát khỏi chương trình đang làm việc còn ngược lại chọn
No thì không làm gì cả
BÀI TẬP TỔNG HỢP 3 Câu 1 : Tạo tập tin CSDL đặt tên
QLDUAN Câu 2 : Thiết lập hệ thống bảng sau:
PHONGBAN:MAP(Text, 2), TENP(Text, 30)
NHANVIEN: MANV(Text, 4), HOTEN(Text, 40), NGAYSINH(Date/Time),
Long interger), MAP(Text, 2), GHICHU(Text, 30)
PHANCONG:MANV(Text, 4), MADA(Text, 5), SoNgayCong(Number, Single) DUAN:MADA(Text,5), TENDA(Text, 50), MAP(Text, 2)
Câu 3: Tạo truy vấn a Liệt kê danh sách nhân viên thuộc phòng nghiên cứu
129 b Liệt kê theo mẫu trên: TongLuong=Lương công nhật * số ngày công, nếu TongLuong > 5000000 thì nộp thuế 10%
Câu 5: Tạo biểu mẫu như sau: c Th ố ng kê ngày công c ủ a nhân viên nh ậ n D ự án
Câu 4: T ạ o báo cáo theo m ẫ u sau:
- Nút lệnh Xem báo cáo: xem báo cáo Dự Án (câu 4)
- Nút lệnh Thoát: khi chọn sẽ hiện câu thông báo như hình dưới
BÀI TẬP TỔNG HỢP 4 Câu 1 : Tạo tập tin CSDL đặt tên QLTIEUTHUDIEN
Câu 2 : Thiết kế cấu trúc bảng như sau & tạo mối quan hệ giữa các bảng :
Hodan:Mach(Text,10); tenchuho(Text,30); diachi(Text; 50); Sodienthoai(Text,10)
Tieuthu:Matieuthu(Text,6); tentieuthu(Text,30); loaithieuthu(Text; 5);
Sudung:Mach(Text,10); Matieuthu(Text,6); SOKW(Number,Single)
Câu 3: Nhập dữ liêu cho các bảng
Câu 4 : Tạo các truy vấn thực hiện các yêu cầu sau :
1 Tính tiền điện phải tra gồm các thông tin sau : MACH; MATIEUTHU; SOKW; THANHTIEN; trong đó THANHTIEN = SOKW*DONGIA với quy định như sau :
Nếu sử dụng điện kinh doanh và có SOKW> 150 thì mỗi KW vượt mức tính thêm
Nếu sử dụng điện sinh hoạt và có SOKW> 110 thì mỗi KW vượt mức tính thêm 1700đồng
Nếu sử dụng điện sản xuất và có SOKW> 300 thì mỗi KW vượt mức tính thêm
2 Hãy cho biết hộ dân nào sử dụng điện sinh hoạt có SOKW lớn nhất
3 Loại hình tiêu thụ điện nào chưa sử được sử dụng
4 Tổng hợp thông tin thể hiện như sau:
Câu 5: Tạo form BANGTHONGTIN như hình sau:
Yêu cầu: Các nút lệnh thực hiện đúng chức năng Nút xóa có cảnh báo tiếng Việt
Câu 6: Tạo report PTINHTIEN như hình sau:
1 Tạo các bảng dữ liệu & thiết lập mối quan hệ giữa các bảng theo yêu cầu sau:
HEDT : MAHE(T,2); TENHE(T,25); HPCB(N,Single – Standard)
DSSV : MASV(T,4); HOTEN(T,30); NGAYSINH(D,Short date);
THUHP : MASV(T,4); MAHP(T,3); NGAYQD(D); NGAYTHU(D);
KYHP(T,15) 2 Nhập dữ liệu cho các bảng:
3 Tạo các truy vấn theo yêu cầu sau: a Thể hiện thông tin MASV, MAHP, NGAYQD,NGAYTHU, SOTIEN biết rằng SOTIEN = HPCB; nếu sinh viên thuộc diện ưu tiên được giảm 10%
HPCB, nếu đóng trễ so với ngày quy định thì bị phạt thêm 5% HPCB
Để tạo ra một bảng mới có tên DSSVCD với cấu trúc tương tự như bảng DSSV, ta cần bao gồm tất cả sinh viên thuộc hệ cao đẳng Tiếp theo, cần xác định những sinh viên chưa đóng học phí cho kỳ học nào Cuối cùng, hãy tìm ra hệ đào tạo nào có số lượng sinh viên đông nhất.
-Thiết kế form đúng về hình thức
- Tổng số tiền HP tự động hiển thị khi dữ liệu trên form con thay đổi - Nút thoát dùng để đóng Form, nút xóa có cảnh báo tiếng việt
- khi click nút in phiếu sẽ in ra phiếu thu học phí cho sinh viên có tên trong form theo dạng sau:
4 T ạ o Report có tên THHPTHEOLOP nh ư sau:
6 Tạo bảng điều khiển như sau: Khi chọn đối tượng trên bảng và nhấn nút thực hiện sẽ xuất hiện đối tượng tương ứng đã chọn
BÀI TẬP TỔNG HỢP 6 Câu 1 Hãy tạo CSDL QUANLYKHO
Câu 2 Thiết kế cấu trúc các bảng:
DANH MUCKHO: MAKHO Text(4), TENKHO Text (30), DIACHI
DMVT: MAVT (T; 10), TENVT(T; 30), DONGIA(N; Single)
DMKH: MAKH (T; 4), TENKH(T; 40), DIACHI(T; 60), DIENTHOAI(T;
NXKHO: SOHD (T; 4), MAKH(T; 4), NGAY(Date/Time), LOAIHD(T;1)
CTNK: SOHD (T; 4), MAVT (T; 10), MAKHO (T; 4), SOLUONG(N;
Để tạo quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu, cần thiết lập các bảng như Bảng Danh mục Kho, Danh mục vật tư, Danh Mục Khách Hàng, Nhập Xuất Kho và Chi Tiết Nhập Kho Sau đó, tiến hành nhập dữ liệu cho từng bảng để đảm bảo tính liên kết và đồng bộ giữa các thông tin.
Để thực hiện các truy vấn trong cơ sở dữ liệu, bạn cần tính cột thành tiền bằng công thức Thanhtien = Soluong * Dongia Tiếp theo, hãy tìm danh sách các hóa đơn có tổng tiền cao nhất Bên cạnh đó, xác định danh sách những khách hàng có giao dịch nhập xuất hàng với giá trị lớn nhất Cuối cùng, tìm kiếm danh sách các mặt hàng chưa được nhập xuất kho.
Câu 6 Tạo Form Chi tiết nhập kho như sau:
Yêu cầu: + Mavt dạng Combobox các trường tự động hiển thị
+ Thanhtien = Soluong * Dongia tự động tính Nút Xoá có cảnh báo bằng Tiếng Việt
Câu 7 Thiết kế Report như sau:
Câu 8 Thiết kế Report như sau:
Yêu cầu: Nếu hàng nhập thì tiêu đề (Label) của Report hiển thị lên là “ Hóa Đơn nhập”; còn ngược lại hiển thị “ Hóa Đơn Xuất”
