Đang tải... (xem toàn văn)
Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access có nội dung trình bày tổng quan về Microsoft Access; tạo bảng dữ liệu; truy vấn dữ liệu; thiết kế mẫu biểu; thiết kế báo cáo; thiết kế Macro; thiết lập thuộc tính của các đối tượng trong report;... Mời các bạn cùng tham khảo chi tiết nội dung giáo trình!
MỤC LỤC BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS Mục tiêu của bài: 1 Trình bày được những khái niệm cơ bản của Access; Trình bày được những thao tác cơ bản với các đối tượng trên Access; Tra cứu và sử dụng các trợ giúp trên Access; Cài đặt được phần mềm Access; Thực hiện các thao tác trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access; Chủ động tìm hiểu các tính năng của phần mềm Access 1.1. Giới thiệu Microsoft Access là một thành phần trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft MS Access cung cấp cho người dùng giao diện thân thiện và các thao tác đơn giản, trực quan trong việc xây dựng và quản trị cơ sở dữ liệu cũng như xây dựng các ứng dụng cơ sở dữ liệu Access hệ quản trị sở liệu quan hệ (RDMS Relational Database Management System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ. Hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng do giao diện giống các phần mềm khác trong bộ MS Office như MS Word, MS Excel 1.2. Khởi động Access 1.3. Các thành phần trong cửa sổ khởi động a.Thanh công cụ Quick Access : Hiển thị bên trái của thanh tiêu đề, mặc định thanh Quick Access gồm các nút công cụ Save, Undo,… Bên phải của Quick Access chứa nút Customize, khi cơ sở dữ liệu đang mở, nếu click nút Customize sẽ xuất hiện một menu giúp bạn chỉ định các nút lệnh hiển thị trên Quick Access, lệnh khơng có menu, bạn có thể click nút More Commands click phải Quick Access chọn Customize Quick Access Toolbar. 2 Để thêm nút lệnh vào Quick Access, bạn chọn lệnh trong khung choose commands from, click nút Add click OK b. Vùng làm việc: c.Thanh Ribbon: Bên dưới thanh tiêu đề, Access hiển thị các nút lệnh trên một thanh dài được gọi là Ribbon, thanh Ribbon có thể chiếm nhiều khơng gian màn hình, ta có thể thu nhỏ kích thước của Ribbon bằng cách click nút Minimize The Ribbon Thanh Ribbon được tạo bởi nhiều tab khác nhau, để truy cập vào một tab bạn có thể click trên nhãn của tab hoặc dùng phím tắt. Nhấn phím Alt hoặc F10 để hiển thị tên của các phím tắt của các tab Hầu hết các tab trên Ribbon được chia thành từng nhóm khác nhau, mỗi nhóm hiển thị 3 tiêu đề con bên dưới của nhóm. Một số nhóm nút này sẽ xuất hiện cửa trong Ribbon có hiển thị nút , khi click sổ cho phép thiết lập các thuộc tính của nhóm tương ứng d.Cửa sổ Properties Cửa sổ Properties giúp bạn có thể hiệu chỉnh thuộc tính của đối tượng, tùy theo đối tượng đang được chọn mà cửa sổ thuộc tính sẽ chứa những thuộc tính tương ứng của đối tượng đó. Để mở cửa sổ Properties, bạn chọn đối tượng muốn thay đổi thuộc tính, chọn tab Design hoặc nhấn tổ hợp phím Atl +Enter Cửa sổ Properties được chia thành năm nhóm Format: Gồm các thuộc tính định dạng đối tượng Data: Gồm các thuộc tính truy suất dữ liệu của đối tượng Event: Gồm các sự kiện (event) của đối tượng Other: Gồm các thuộc tính giúp bạn tạo hệ thống menu, toolbars,… All: Gồm tất cả các thuộc tính trong bốn nhóm trên e.Thanh Navigation Pane Navigation Pane là khung chứa nội dung chính của cơ sở liệu. Từ khung Navigation Pane, bạn có thể mở bất kỳ Table, Query, Form, Report, Macro, hoặc module trong cơ sở dữ liệu bằng cách double click vào tên của đối tượng Bằng cách click phải vào tên của đối tượng trong Navigation Pane, bạn có thể thực hiện các thao tác với đối tượng như: đổi tên, sao chép, xoá, import, export một đối tượng… Nhấn phím F11 hoặc click vào mũi tên kép góc trên bên phải của khung Navigation Pane để hiển thị hoặc ẩn khung Navigation Pane 1.4. Cách tạo tập tin cơ sở dữ liệu a.Tạo một cơ sở dữ liệu mới rỗng: Tại cửa sổ khởi động, click nút Blank Database File name: nhập tên tập tin cơ sở dữ liệu, trong Access 2010, tập tin cơ sở dữ liệu được lưu với tên có phần mở rộng là.accdb Nếu khơng chỉ định đường dẫn thì mặc định tập tin mới tạo sẽ được lưu trong thư mục Document, ngược lại, click nút Brows để chỉ định vị trí lưu tập tin. Click nút 4 Create để tạo tập tin cơ sở dữ liệu b.Tạo cơ sở dữ liệu theo mẫu (Template) Tại cửa sổ khởi động, Chọn mẫu CSDL Sample Template có sẵn.Trong khung File name, nhập tên tập tin cơ sở dữ liệu và click nút Browse để chỉ định vị trí lưu tập tin, Click nút create để tạo cơ sở dữ liệu 1.5. Quản lý cơ sở dữ liệu Sau khi tạo cơ sở dữ liệu, hoặc mở một cơ sở dữ liệu thì Tab File sẽ hiển thị các lệnh quản lý tập tin cơ sở dữ liệu a.Mục Recent : hiển thị danh sách các tập tin cơ sở dữ liệu được mở gần nhất b. Mở một cơ sở dữ liệu + File\Open + Hoặc click tập tin cần mở c. Thốt khỏi access: đóng các cửa sổ Access d.Thu gọn và chỉnh sửa cơ sở dữ liệu (Compact & Repair Database) Khi tạo thêm đối tượng trong cơ sở dữ liệu thì dung lượng của tập tin cơ sở dữ liệu sẽ tăng lên, khi xóa đối tượng vùng nhớ của rỗng, không sử dụng được Chức Compact & Repair Database giúp thu hồi lại phần bộ nhớ bị rỗng, làm cho tập tin cơ sở dữ liệu gọn lại Cách thực hiện: Mở CSDL, File\Options chọn Current Database đánh dấu chọn compact on close 1.6. Các đối tượng trong cơ sở dữ liệu trong Access Cơ sở dữ liệu là một tập hợp những số liệu liên quan đến một mục đích quản lý, khai thác dữ liệu nào đó, CSDL trong Access là cơ sở dữ liệu quan hệ gổm các thành phần: 5 Tables, Querys, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules a. Bảng (Tables): Table là thành phần quan trọng nhất của tập tin cơ sở dữ liệu Access, dùng để lưu trữ dữ liệu. Do đó đây là đối tượng phải tạo trước Bên bảng, liệu lưu thành nhiều cột và nhiều dịng b. Truy vấn (Queries): Query là cơng cụ để người sử dụng truy vấn thơng tin và thực hiện các thao tác trên dữ liệu. Người sử dụng có thể sử dụng ngơn ngữ SQL hoặc cơng cụ QBE để thao tác trên dữ liệu c. Biểu mẫu (Forms): Form là cơng cụ để thiết kế giao diện cho chương trình, dùng để cập nhật hoặc xem dữ liệu. Biểu mẫu giúp thân thiện hóa q trình nhập, thêm, sửa, xóa và hiển thị dữ liệu d. Báo cáo (Reports): Report là cơng cụ giúp người dùng tạo các kết xuất dữ liệu từ các bảng, sau đó định dạng và sắp xếp theo một khn dạng cho trước và có thể in ra màn hình hoặc máy in e. Tập lệnh (Macros): Macro là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện một loạt các thao tác được qui định trước. Tập lệnh của Access có thể được xem là một cơng cụ lập trình đơn giản đáp ứng các tình huống cụ thể f. Bộ mã lệnh (Modules): Là cơng cụ lập trình trong mơi trường Access mà ngơn ngữ nền tảng của nó là ngơn ngữ Visual Basic for Application. đây là một dạng tự động hóa chun sâu hơn tập lệnh, giúp tạo ra những hàm người dùng tự định nghĩa. Bộ mã lệnh thường dành cho các lập trình viên chun nghiệp 1.7. Thao tác với các đối tượng trong cơ sở dữ liệu Để làm việc trên đối tượng, ta chọn đối tượng trên thanh Access object, các thành viên của đối tượng sẽ xuất hiện bên dưới tên của đối tượng a. Tạo mới một đối tượng: Click tab Create trên thanh Ribbon. Trong nhóm cơng cụ của từng đối tượng, chọn cách tạo tương ứng b. Thiết kế lại một đối tượng: 6 + Nếu đối tượng đang đóng: Click phải trên đối tượng cần thiết kế lại. Chọn Design view + Nếu đối tượng đang mở: Click nút Design View c. Xem nội dung trình bày của một đối tượng: + Nếu đối tượng đang mở ở chế độ Design View: Click nút View + Nếu đối tượng đang đóng: Click phải trên tên đối tượng cần xem, Chọn Open d. Xóa một đối tượng: Click phải chuột trên đối tượng cần xóa, Chọn mục delete trên Menu Popup Hoặc chọn rồi nhấn phím Delete. Hoặc nút trên thanh cơng cụ e. Đổi tên đối tượng: Click phải chuột trên đối tượng, chọn rename, hoặc nhấn F2, nhập tên mới f. Sao chép một đối tượng Click phải chuột lên đối tượng cần chép, Chọn mục copy để chép đối tượng vào Clipboard Click nút Paste trên thanh Menu để chép vào cửa sổ database, nhập tên cho đối tượng sao chép. Đối với kiểu đối tượng Table, ta có thể lựa chọn 1 trong 3 kiểu sao chép + Structure only: Sao chép cấu trúc + Structure and data: Sao chép cấu trúc và dữ liệu + Append Data to Exiting Table: Thêm dữ liệu vào một bảng đang tồn tại g. Chép dữ liệu từ Access sang ứng dụng khác (Export) Có thể xuất dữ liệu sang cơ sở dữ liệu Access khác, hoặc Excel,Word, Pdf … Cách thực hiện: 7 Chọn đối tượng muốn xuất sang ứng dụng khác, chọn tab External Data.Trong nhóm cơng cụ Export, chọn loại ứng dụng mà bạn muốn xuất dữ liệu: Excel, Text file, XML file, Word, Access…Click nút Browse… chỉ định vị trí xuất dữ liệu. Click OK hồn tất việc export dữ liệu h.Chép dữ liệu từ ứng dụng khác vào cơ sở dữ liệu Access hiện hành (Import) Có thể chép liệu từ ứng dụng khác Excel, ODBC Database, XML file, Access, …vào cơ sở dữ liệu hiện hành Cách thực hiện: Chọn tab External Data, chọn New data source, chọn ứng dụng mà bạn muốn chép dữ liệu. Lần lượt làm theo các bước hướng dẫn của Access 1.8. Chọn giao diện người dùng trong Access Có 2 chế độ giao diện: Tabbed Documents và Overlapping Windows + Chế độ Tabbed Documents Có thể làm việc với nhiều hơn một đối tượng tại một thời điểm. Các cửa sổ chồng lên nhau theo các Tab, có thể loại bỏ nút min, max… + Chế độ Overlapping Windows 8 Với giao diện Overlapping Windows, bạn có thể dễ dàng buộc người dùng tương tác với một form tại một thời điểm Chuyển đổi giữa các chế độ: Vào File\Option\Current Database BÀI TẬP BÀI 1 1. Khởi động MS Access, tạo CSDL theo mẫu có sẵn (Template) 2. Xem các thành phần trong CSDL: Table, Query, Form, Report theo 2 chế độ 3. chọn 1 Table bất kỳ, sao chép thêm 1 bản lưu 4. Chuyển dữ liệu từ Table bất kỳ sang Excel 5. Chuyển 1 file Excel vào CSDL vừa tạo 9 BÀI 2. TAO B ̣ ẢNG DỮ LIỆU Mục tiêu của bài: Trình bày được cấu trúc và cách thiết kế bảng; Trình bày được cách tạo quan hệ giữa các bảng; Mơ tả cách nhập dữ liệu cho các bản ghi; Thiết kế hồn chỉnh được một cơ sở dữ liệu; Nghiêm túc, cẩn thận trong q trình thiết kế các bảng 2.1.Các khái niệm về CSDL Access 2.1.1.CSDL Access CSDL Access là một đối tượng bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu, các kết nỗi giữa các bảng được thiết kế một cách phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứng dụng quản lý dữ liệu nào đó Ví dụ: CSDL Quản lý điểm sinh viên bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu: SINHVIEN, LOP, KHOA, MONHOC, DIEM, CHUYENNGANH được kết nối với nhau một cách phù hợp phục vụ lưu trữ dữ liệu cho ứng dụng Quản lý điểm sinh viên một trường học. Tồn bộ cấu trúc CSDL quản lý học sinh trên Access được mơ tả như sau: 10 6. Tạo Form dạng Main_Sub bằng design như mẫu trong đó: o Main form chứa thơng tin về các hóa đơn, form có dạng columnar o Subform chứa thơng tin về các sản phẩm của từng hóa đơn, dữ liệu nguồn của subform phải chứa field liên kết với main form là MAHD, subform có dạng tabular 124 7. Thiết kế form dạng main_sub form Tạo Form theo mẫu sau : (làm bằng 2 cách : Design và wizard) Main form chứa thơng tin của khách hàng, dữ liệu nguồn của main form là table KHACHHANG, dạng form là columnar Sub form chứa thơng tin về các sản phẩm của từng khách hàng trên main form, dữ liệu nguồn phải chứa field liên kết là MAKH, form có dạng datasheet Lưu ý: Đối với form có dạng Datasheet thì những nội dung nằm trong phần footer khơng hiển thị trên form chế độ Form View, do đó khi tạo ơ tổng tiền trong phần Form footer xong ta phải tạo một textbox trên main form sau đó dùng cơng thức: 125 TenSubForm.Form! TenODulieu để truyền dữ liệu trong ơ tổng ra main form Màn hình thiết kế: 8. Hãy tạo Form theo mẫu dưới đây: Main form chứa lcombobox để khi chọn mã sản phẩm từ Combo Box thì sẽ hiển thị các thơng tin tương ứng trong Subform 126 Màn hình thiết kế: 9. Tạo form có dạng như sau: (thực hiện bằng wizard và design) Main form chứa thơng tin khách hàng Subform1 chứa các hóa đơn của khách hàng trong mainform Subform2 chứa danh sách các sản phẩm của từng hóa đơn trong subform1 127 u cầu: Form cho phép nhập thêm một khách hàng mới Ứng với mỗi khách hàng, subform1 cho phép nhập thêm các hóa đơn Ứng với mỗi hóa đơn trong subform1, cho phép nhập các sản phẩm và số lượng của sản phẩm trong từng hóa đơn trong subform2 Form sẽ tính thành tiền của từng sản phẩm theo đơn vị tiền tệ là $ Tính tổng tiền của tất cả các hóa đơn theo đơn vị tiền tệ là vnđ 10. Thiết kế form Mainsub, gồm 2 Subform đặt trong tabControl như mẫu: 128 IV. THIẾT KẾ BÁO BIỂU Sử dụng Toolbox, kết hợp thiết kế Report bằng các cách: AutoReport, Wizard Tạo 1 Report để in Bảng Báo Giá theo mẫu sau. Sử dụng lần lựợt các công cụ sau 129 Report Wizard dạng Tabular AutoReport Tabular Mau Report_l BẢNG BÁO GIÁ Số thứ tự *7 / 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Mã SP 7 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Tên sản phẩm RƯỢU GIA VỊ BẢNH KEM Bơ BÁNH MÌ NEM TÀO CÁ HỘP KẸO GẠO NỂP SỪA BIA BỘTNGỌT ĐƯỜNG CAFÉ DÀƯ ÁN THỊT HỌP TRỨNG THỊT NGUỘI Đơn vị tinh CHAI THÙNG CẢI KG CẢI KG KG THỦNG THÙNG KG KG HỘP THÙNG KG KG HỘP THÙNG THÙNG THÙNG KG Saturday, January 01, 2011 Đơn giá $230.50 $40.00 $2.00 $15.00 $1.00 $10.00 $5.00 $62.50 $12.00 $2.00 $3.00 $20.00 $25.00 $5.00 $2.00 $20.00 $25.00 $120.00 $55.00 $50.00 Page 1 of 1 Tạo report in ra Hố đơn bán hàng, theo 2 cách sau: Tạo bằng Wizard Tạo bằng Design sử dụng phân nhóm và Main/Sub Hướng dẫn : Tạo bằng Design a. Phân nhóm : Tạo query làm nguồn cho Report chứa tất cả các field có trong Report Chọn Report New Design View Chọn nguồn dữ liệu cho report là Query vừa tạo Click menu View Chọn Sortting and Groupping, Chọn Field Mahd làm phân nhóm Kéo các Field Mahd, Makh, Tenkh, NgayLaphd, NgayGiaoNhanHang vào Mahd Header 130 Kéo các Field Tensp, DonVitinh, Soluong, DonGiaBan, Thanhtien vào Detail Tạo Số thứ tự Tạo một Text box để tính tổng trị giá b. Main/Sub : Main report chứa chi tiết hố đơn gồm các Field: MaHD, TenKH, DienThoai, NgayLapHD, NgayG iaoHang ) kết nhóm theo MaHD DiaChi, Subreport chứa thơng tin chi tiết hóa đơn, gồm các Field: MaSP,TenSP, SoLuong, DonGia, ThanhTien. Field liên kết giữa Main Report và Sub Report là MaHD Tạo report Báo cáo Bán hàng1 theo mẫu với u cầu như sau: Report kết nhóm theo ngày lập hóa đơn Report có tham số là q, khi xem báo cáo bán hàng thì ngqời dùng phải nhập q cần xem Tính tổng trị giá cho tồn bộ report theo q do ngqời dùng nhập vào 131 Thiết kế report để xem các hóa đơn của từng khách hàng theo từng sản phẩm với u cầu sau: Report kết nhóm theo sản phẩm và theo khách hàng Tính tổng tiền cho từng khách hàng Ngắt trang theo sản phẩm 132 V. TẠO MACRO Tạo Form theo mẫu sau, các nút lệnh sử dụng macro u cầu: Các nút mũi tên: Duyệt các mẩu tin First, Next, Previous, Last Khi click nút Previous, nếu record hiện hành là record First thì chương trình thơng báo đây là record đầu tiên Khi click nút Next, nếu record hiện hành là record Last thì chương trình thơng báo đây là record cuối Nút Thêm: Thêm vào một hố đơn mới Nếu thêm trùng khóa thì chương trình thơng báo trùng khóa và u cầu nhập lại Nút Xem Chi Tiết Hố Đơn: Mở Form Thơng tin chi tiết Hóa Đơn Nút In mở Report Hố Đơn Bán Hàng (Mẫu Report_2) có MaHD bằng với MaHD hiện hành trên form HOADON Nút Tìm: Tìm một hóa đơn tùy ý 133 Nút Xóa: Xố hố đơn hiện hành (với điều kiện hóa đơn này chưa có record quan hệ trong bảng CTHD), trước khi xố hiện hộp thoại hỏi người sử dụng có muốn xóa hay khơng? Nếu chọn Yes thì mới xóa Nút Thốt : Đóng Form 2. Tạo Form điều khiển theo mẫu: u cầu: Khi chọn mục Xem Hóa đơn của khách hàng thì combobox Mã KH sáng đồng thời ô nhập quý sẽ mờ, người dùng chọn Mã KH trong Combobox và click nút Xem thì 134 chương trình sẽ mở Mẫu Report _8, nhqng chỉ của khách hàng có Mã KH bằng với Mã KH được chọn trong Combobox MaKH. Nếu khơng chọn MaKH thì chương trình đưa ra thơng báo u cầu chọn MaKH Khi ch ườ n m i dùng nh c Xem Báo cáo bán hàng theo q thì Combobox Ma KH m ập q c ẽ mở Mẫu report_9. N ờp q và , ơ nhế ậup dq sáng, ng khơng nh ấu nháy đ ập q mà click nút Xem thì ch ượọ c đ ưụa vào ơ nh ập q.ần xem và click nút Xem s ương trình đưa ra thơng báo u c ầu nhậ 135 Hướng dẫn cách tạo macro: Tạo một macro chứa 2 submacro: Submacro anhien: có tác dụng làm cho combo box MaKH và text box [Q] ẩn hoặc hiện tùy theo ngqời dùng chọn tùy chọn nào trong option group, macro này gán cho sự kiện After Update của option group Submacro xem để mở Report theo yêu cầu Tạo Form theo mẫu cho phép xem Báo cáo bán hàng theo các lựa chọn sau Chọn tất cả: Mở report Báo cáo tổng hợp Chọn Từ ngày Đến ngày: Mở Report Báo cáo tổng hợp nhqng chỉ mở những report có ngày lập hóa đơn trong khoảng từ ngày và đến ngày được nhập trong Textbox Chọn theo Mã hố đơn: Mở Mẫu Report Báo cáo tổng hợp, theo MaHD được chọn trong combobox MaHD Chọn theo Mã sản phẩm: Mở Mẫu Report Report Báo cáo tổng hợp, theo MaSP được chọn trong Combobox MaSP Khi Click Xem báo cáo sẽ mở các report theo tiêu chuẩn đã xác định trong form. Nếu người dùng khơng nhập giá trị làm tiêu chuẩn chọn, thì xuất hiện message box thơng báo lỗi. Khi chuyển chọn giữa các nút chọn trong form, có sự chuyển trạng thái cho phép hoặc khơng cho phép của các mục chọn 136 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Phạm Văn Ất (2002), Kỹ thuật lập trình Access trên Windows, NXB Hà Nội; 2. Dương Thùy Trang (2006), Tham khảo nhanh Microsoft Access 2003 , NXB Giao thơng vận tải; 3. Trương Cơng Phúc (2008), Tự học và ứng dụng Microsoft Access 2007 , NXB Hồng Đức. 137 138 ... để chỉ định vị trí lưu tập tin, Click nút create để tạo? ?cơ? ?sở? ?dữ? ?liệu 1.5.? ?Quản? ?lý? ?cơ? ?sở? ?dữ? ?liệu Sau khi tạo? ?cơ? ?sở? ?dữ? ?liệu, hoặc mở một? ?cơ? ?sở? ?dữ? ?liệu? ?thì Tab File sẽ hiển thị các lệnh? ?quản? ?lý tập tin? ?cơ? ?sở? ?dữ? ?liệu a.Mục Recent : hiển thị danh sách các tập tin? ?cơ? ?sở? ?dữ? ?liệu? ?được mở gần nhất... 1.4. Cách tạo tập tin? ?cơ? ?sở? ?dữ? ?liệu a.Tạo một? ?cơ? ?sở? ?dữ? ?liệu? ?mới rỗng: Tại cửa sổ khởi động, click nút Blank Database File name: nhập tên tập tin? ?cơ? ?sở? ?dữ? ?liệu, trong ? ?Access? ?2010, tập tin? ?cơ? ?sở? ?dữ? ?liệu? ?được lưu với tên có phần mở rộng là.accdb... a.Mục Recent : hiển thị danh sách các tập tin? ?cơ? ?sở? ?dữ? ?liệu? ?được mở gần nhất b. Mở một? ?cơ? ?sở? ?dữ? ?liệu + FileOpen + Hoặc click tập tin cần mở c. Thốt khỏi? ?access: đóng các cửa sổ? ?Access d.Thu gọn và chỉnh sửa? ?cơ? ?sở? ?dữ? ?liệu? ?(Compact & Repair Database)