Report là công c đ t o các báo cáo, k t xu t d li u ra màn hình ho c máy in đụ ể ạ ế ấ ữ ệ ặ ể cung c p m t hard copy c a d li u.ấ ộ ủ ữ ệ
Gi ng nh form, d li u ngu n c a report có th là b ng ho c là query. Reportố ư ữ ệ ồ ủ ể ả ặ cung c p m t cách linh ho t nh t đ xem và in thông tin t ng h p. Nó hi n th thông tinấ ộ ạ ấ ể ổ ợ ể ị chi ti t theo m c đ mà ngế ứ ộ ười dùng mong mu n, cho phép b n xem ho c in thông tinố ạ ặ theo nhi u đ nh d ng khác nhau.ề ị ạ
Các lo i Report c b n:ạ ơ ả Tabular reports. Columnar reports. Mailinglabel reports. 5.2. Cách t o reportạ 5.2.1. T o b ng l nh Reportạ ằ ệ
Ch c năng Report là công c t o Report nhanh và d dàng, thứ ụ ạ ễ ường dùng đ t oể ạ nh ng Report đ n gi n có d li u ngu n t m t b ng ho c m t query. đ t o b ng ch cữ ơ ả ữ ệ ồ ừ ộ ả ặ ộ ể ạ ằ ứ năng Report ta ph i ch n d li u ngu n cho Reportả ọ ữ ệ ồ
Click nút Report trong nhóm l nh Report trên thanh Ribbon.ệ
Xu t hi n report d ng Tabular ch đ Layout.ấ ệ ạ ở ế ộ
5.2.2. T o report b ng ch c năng Wizardạ ằ ứ
Ch n tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm l nh Reports, click nút Reportọ ệ Wizard.
Ch n Table/Query làm d li u ngu n cho Report.ọ ữ ệ ồ
Ch n các field hi n th trên Report trong ọ ể ị khung Available Field click nút để
ch n m t field và click nút ọ ộ đ ch n nhi u field. Click Next.ể ọ ề
N u report l y d li u ngu n t m t b ng thì b qua bế ấ ữ ệ ồ ừ ộ ả ỏ ước này, ngượ ạ ếc l i n u dữ li u l y t nhi u b ng thì ch n field k t nhóm. Click Next.ệ ấ ừ ề ả ọ ế
Ch n field mà b n mu n s p x p d li u cho report. Có th s p x p k t quọ ạ ố ắ ế ữ ệ ể ắ ế ế ả trong report b ng cách k t h p t i đa là 4 field.ằ ế ợ ố
Ch n d ng Reportọ ạ
Layout: g m 3 d ng Columnar, Tabular, Justified.ồ ạ
Orientation: ch n họ ướng trang in Portrait(trang đ ng), Landscape (trang ngang). ứ
Click Next.
Nh p tiêu đ cho reportậ ề
Ch n ch đ xem report sau khi t o xong ọ ế ộ ạ Preview the report. Modify the report’s design.
Click Finish đ k t thúc.ể ế
5.2.3. T o report b ng Designạ ằ
a. Cách t oạ
Ch n Table/Query làm d li u ngu n cho report.ọ ữ ệ ồ
Ch n tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm l nh Reports, click nút Reportọ ệ Design.
Xu t hi n c a s thi t k report và field list ch a các field trong d li u ngu n c aấ ệ ử ổ ế ế ứ ữ ệ ồ ủ report.
L n lầ ượt drag chu t kéo các field trong field list ho c các control trong nhóm l nhộ ặ ệ Controls trên thanh Ribbon th vào report.ả
b. Các ph n trong c a s thi t k reportầ ử ổ ế ế
M t report g m các ph n: Page Header/Footer, Report Header/Footer, Detail, Groupộ ồ ầ Header/Footer (Các report có phân nhóm).
Page Header/Footer: Ch a tiêu đ đ u trang và cu i trang. N i dung đ t trong ph nứ ề ầ ố ộ ặ ầ Page Header/Footer s xu t hi n đ u và cu i m i trang.ẽ ấ ệ ở ầ ố ỗ
Các n i dung thộ ường đ t trong Page Header/Footer.ặ
Page Numbers: Chèn s trang.ố
Logo: chèn Logo cho Report. Title: chèn tiêu đ cho Report.ề
Date and Time: Chèn ngày gi hi n hành c a máy.ờ ệ ủ
L u ýư : Page Header không ch a các ô th ng kê d li u.ứ ố ữ ệ
Report Header/Footer: Tiêu đ đ u và cu i report, n i dung đ t trong Reportề ầ ố ộ ặ Header/Footer ch xu t hi n ph n đ u c a trang đ u tiên và ph n cu i trang c a trangỉ ấ ệ ở ầ ầ ủ ầ ầ ố ủ cu i cùng. ố Các n i dung thộ ường đ t trong Report Header/Footer: Công th c tính toán,ặ ứ th ng kê d li u.ố ữ ệ
Detail: ch a n i dung chính c a report, hi n th d li u trong d li u ngu n dứ ộ ủ ể ị ữ ệ ữ ệ ồ ưới d ng các textbox bound control, m i textbox là m t field d li u ho c các textbox d ngạ ỗ ộ ữ ệ ặ ạ unbound control dùng đ t o thêm field m i.ể ạ ớ
Group Header/Footer (Các report có phân nhóm): đ i v i các report có phân nhómố ớ gi ng nh form d ng mainsub thì ngoài các ph n c b n còn có thêm ph n k t nhóm làố ư ạ ầ ơ ả ầ ế group header/Footer.
N i dung trong ph n group header/Footer là tiêu đ c a nhóm.ộ ầ ề ủ
Th ng kê d li u theo nhóm.ố ữ ệ
c. Hi u ch nh Reportệ ỉ
Ch n các control mu n hi u ch nh.ọ ố ệ ỉ
M Properties Sheet, ch n thu c tính đê hi u ch nh.ở ọ ộ ệ ỉ
Cách hi u ch nh tệ ỉ ương t nh đ i v i form.ự ư ố ớ 5.3. T o report có phân nhómạ
Ch c năng k t nhóm c a Report là m t công c m nh và không th thi u đ làmứ ế ủ ộ ụ ạ ể ế ể kh i lố ượng l n d li u có ý nghĩa b ng cách s p x p chúng thành các nhóm nh h n, vàớ ữ ệ ằ ắ ế ỏ ơ th c hi n các phép tính toán th ng kê trên m i nhóm riêng bi t. Có 3 cách s d ng nhómự ệ ố ỗ ệ ử ụ đ phân tích d li u trong reportể ữ ệ
5.3.1 S d ng Total Query.ử ụ
S d ng Report Grouping.ử ụ
S d ng Subreports.ử ụ
S d ng Total Queryử ụ
Trong trường h p này, report không ch a ph n chi ti t mà ch ch a các ô th ng kêợ ứ ầ ế ỉ ứ ố d li u: Sum, Avg, Min, Max trong ph n Detail c a report. Cách th c hi n nh sau:ữ ệ ầ ủ ự ệ ư
TẠO TOTAL QUERY, TRONGQUERYCHỌNFIELDLÀMTIÊUCHUẨNTHỐNGKÊ, FIELDCHỨADỮLIỆUTHỐNGKÊVÀCHỌNPHÉPTHỐNGKÊ. CHỌNPHÉPTHỐNGKÊ.
Ví dụ: T o report tính t ng s lạ ổ ố ượng và t ng ti n đã bán c a t ng s n ph mổ ề ủ ừ ả ẩ
5.3.2. Report Grouping
Report grouping giúp b n có th t ch c kh i lạ ể ổ ứ ố ượng l n các thông tin vào các nhóm.ớ V i cách này report s th hi n d li u chi ti t trong t ng nhóm và có th thêm nhi uớ ẽ ể ệ ữ ệ ế ừ ể ề c p đ nhóm theo các tiêu chí khác nhau. Cách t oấ ộ ạ nh sau:ư
Trên thanh Ribbon, ch n tab Create, trongọ nhóm l nh Reports, click nút Reportệ
Design. Xu t hi n c a s thi t k Report,ấ ệ ử ổ ế ế thanh Ribbon chuy n sang tab Design.ể
Trong Properties Sheet, ch n Tab Data,ọ t i thu c tính Record source, ch n Table/Query làm d li u ngu nạ ộ ọ ữ ệ ồ cho Report.
Click nút Group& Sort trong nhóm l nh Grouping & Totals.ệ
Trong c a s thi t k xu t hi n khung Group, Sort and Total bên dử ổ ế ế ấ ệ ướ ử ổi c a s thi tế k .ế
Click khung Add a Sort đ ch n field s p x p.ể ọ ắ ế
Click nút Add a group đ ch n field k t nhóm, ch n field k tể ọ ế ọ ế nhóm trong field list, trên c a s thi t k xu t hi n thanh groupử ổ ế ế ấ ệ header.
Khung Group, Sort and Total có d ng nh hình:ạ ư
M thanh group footer và th c hi n các phép th ng kê b ng cách click nút More, c aở ự ệ ố ằ ử s Group, Sort and Total có d ng:ổ ạ
Click nút with no Total đ m menu Totals:ể ở
Total On: ch n field ch a d li u th ng kêọ ứ ữ ệ ố
Ch n v trí đ t các ô th ng kê b ng cách check vào các ô tùy ch n:ọ ị ặ ố ằ ọ
Show Grand Total: đ t ô th ng kê trong ph n report header/footer.ặ ố ầ
Show group subtotal as % of Grand Total: đ t ô th ng kê trong ph n report ặ ố ầ
header/footer.
Show subtotal in group header: đ t ô th ng kê trong ph n group header.ặ ố ầ
Show subtotal in group footer: đ t ô th ng kê trong ph n group footer.ặ ố ầ
Drag chu t kéo các field phân nhóm đ a vào group header, và các field còn l i đ aộ ư ạ ư vào ph n detail.ầ
Ví dụ: thi t k report Hóa đ n bán hàngế ế ơ
N u c n thêm field k t nhóm thì trong khung Group, Sort and Total click ti p trong ôế ầ ế ế Add a group đ ch n field ti p theo.ể ọ ế
5.3.3. SubReport
Subreport có tác d ng tụ ương t nh Report grouping. S khác bi t duy nh t là t oự ư ự ệ ấ ạ các report trong hai ph n riêng bi t: Main Report và SubReport.ầ ệ
Main Report
SubReport Cách t o:ạ
T o Main Report, d li u ngu n thạ ữ ệ ồ ường là b ng cha.ả
T o Sub Report, d li u ngu n ph i ch a field liên k t v i Main Report.ạ ữ ệ ồ ả ứ ế ớ
Đ a Sub Report vào Main Report có th dùng công c SubForm/SubReport trongư ể ụ nhóm l nh Controls.ệ
Thi t l p thu c tính Link child Fields và Link master Fields.ế ậ ộ
5.3.4. T o report có phân nhóm b ng wizardạ ằ
D li u ngu n cho report có phân nhóm thữ ệ ồ ường đượ ấ ừc l y t nhi u b ng có quan hề ả ệ 1n, field k t nhóm thế ường là field khóa chính c a b ng 1.ủ ả
T o d li u ngu n cho report theo yêu c u phân nhóm.ạ ữ ệ ồ ầ
Ch n d li u ngu n cho report là query đã t o trọ ữ ệ ồ ạ ước. Ch n các field hi n th trong k t qu >Next.ọ ể ị ế ả
N u d li u có quan h 1n thì access t phânế ữ ệ ệ ự nhóm>Next.
Ch n thêm field k t nhóm th hai n u có yêuọ ế ứ ế c u (hi n th hai quan h 1n), n u không thì clickầ ể ị ệ ế Next.
N u trong report có ch a field có d li u ki u s thì trong c a s ế ứ ữ ệ ể ố ử ổ ở bước này xu tấ hi n nút Summary Option…ệ
Các phép th ngố kê g m: ồ
Sum, Avg, Min,Max.
Trong m c Show có hai tùy ch nụ ọ
Detail and Summary: hi n th chi ti t và ô ể ị ế
th ng kê d li u.ố ữ ệ
Summary Only: ch hi n th ô th ng kê d ỉ ể ị ố ữ
li u.ệ
Ch n xong click OK và click Next đ ti p t c.ọ ể ế ụ
Ch n Layout cho report, có ba d ng Layout:ọ ạ
Steped: tiêu đ c a c t l p l i đ u c a m i ề ủ ộ ặ ạ ở ầ ủ ỗ
trang.
Block và Ouline: tiêu đ c a c t l p l i trong ề ủ ộ ặ ạ
t ng nhóm.ừ
Orientation: ch n họ ướng gi y in.ấ
Portrait: trang đ ng.ứ
Landscape: trang ngang.
Ch n xong click Next, nh p tiêu đ cho report,ọ ậ ề click Finish.
5.3.5. Ng t trang trong report phân nhómắ
Đ i v i các report có phân nhóm, thố ớ ường người dùng có nhu c u hi n th d li uầ ể ị ữ ệ trong m i nhóm trên m t trang, đ th c hi n ta dùng ch c năng ng t trang theo nhóm:ỗ ộ ể ự ệ ứ ắ
− Click ph i trên thanh group header, ch n properties>T i thu c tính Force Newả ọ ạ ộ Page> ch n Before section.ọ
5.4. Preview Report
Sau khi thi t k xong, b n ph i xem Report trế ế ạ ả ước khi in, hình th c c aứ ủ report xem ch đ preview s là hình th c khi in ra gi y.ở ế ộ ẽ ứ ấ
Đ xem report trể ước khi in b n ch n m t trong các cách sau:ạ ọ ộ
Ch n Tab File> Ch n Print> Print Preview.ọ ọ
Ch n tab Home> View> Print Preview.ọ 5.5. Đ nh d ng reportị ạ
Access cung c p m t công c cho phép đ nh d ng report v i các m u phong phú vàấ ộ ụ ị ạ ớ ẫ đ p giúp b n có th đ nh d ng font ch và màu ch cho report m t cách nhanh chóng vàẹ ạ ể ị ạ ữ ữ ộ d dàng.ễ
M report ch đ Layout.ở ở ế ộ
Thanh Ribbon chuy n sang Report Layout Tools.ể
Ch n kh i d li u c n t o lọ ố ữ ệ ầ ạ ưới. Click nút Gridline> ch n ki u lọ ể ưới.
5.5.2. Thi t l p thu c tính c a các đ i tế ậ ộ ủ ố ượng trong report
Click ph i trên đ i tả ố ượng c n thay đ i thu c tính, ch n properties Sheet.ầ ổ ộ ọ
Property Mô tả
Format Đ nh d ng ki u d li u numbers, dates, times, text .ị ạ ể ữ ệ
Decimal Places S s l .ố ố ẻ
Visible Hi n th ho c n control.ể ị ặ ẩ
Left Xác đ nh v trí c a control theo chi u ngang.ị ị ủ ề
Top Xác đ nh v trí c a control theo chi u d c.ị ị ủ ề ọ
Width Xác đ nh đ r ng c a control.ị ộ ộ ủ
Height Xác đ nh chi u cao c a control.ị ề ủ
Back Color
Ch n màu n n c a control. Click nút ọ ề ủ đ ch n màu.ể ọ
Special Effect Ch n hi u ng 3D cho control.ọ ệ ứ
Border Style Ch đ nh ki u đỉ ị ể ường vi n c a control transparent lines, solidề ủ lines, dashed lines…
Border Color Màu đường vi n.ề
Border Width đ r ng c a độ ộ ủ ường vi n.ề
Fore Color Ch đ nh màu cho văn b n trong các control.ỉ ị ả
Font Weight Ch đ m.ữ ậ
Font Italic Ch nghiêng.ữ
Font Underline G ch dạ ưới.
5.5.3. Đ nh d ng d li uị ạ ữ ệ
a. T o c t s th tạ ộ ố ứ ự
Khi t o report có d ng danh sách, ngoài các field trong c s d li u, ta có th t oạ ạ ơ ở ữ ệ ể ạ thêm c t s th t cho danh sách:ộ ố ứ ự
M report ch đ design.ở ở ế ộ
T o m t textbox trong ph n detailạ ộ ầ
Nhâp n i dung cho textbox ộ
Click ph i trên textbox> properties> ch n tab Data.ả ọ
T i thu c tính Running Sum: ch n ki u đánh s th t .ạ ộ ọ ể ố ứ ự
No: không đánh s th tố ứ ự
Over Group: đánh s th t theo nhóm, dùng cho report có phân nhóm.ố ứ ự
Over All: đánh s th t trên toàn b danh sách, dùng cho report không phân nhóm.ố ứ ự ộ
b. Đ nh d ng d li u ki u Textị ạ ữ ệ ể
Đ nh d ng văn b n trong các controlị ạ ả dùng thanh công c trong nhóm Textụ Formatting
M report ch đ Design ho cở ở ế ộ ặ Layout view.
Ch n các ô ch a văn b n c n đ nh d ng .ọ ứ ả ầ ị ạ
Ch n font ch trong khung font, kích thọ ữ ước trong khung size...
Ngoài ra các đ nh d ng khác, có th s d ng menu t t khi click chu t ph i trên cácị ạ ể ử ụ ắ ộ ả control c n đ nh d ng.ầ ị ạ
c. Đ nh d ng d li u có đi u ki nị ạ ữ ệ ề ệ
V i công c conditional formatting b n có th nh n m nh m t thông tin nào đó theoớ ụ ạ ể ấ ạ ộ các đ nh d ng khác nhau.ị ạ
Ch n giá tr trong c t mà b n mu n đ nh d ngọ ị ộ ạ ố ị ạ
Ch n Report Layout Tools, ch n tab Formatọ ọ
Xu t hi n c a s Condition Formating Rules Managerấ ệ ử ổ
Click nút New Rule, Xu t hi n c a s New Formating Ruleấ ệ ử ổ
Select a rule type: ch n lo i ruleọ ạ
Edit the rule decription: Nh p rule m iậ ớ
Ch n ki u đ nh d ng cho rule> OKọ ể ị ạ
Ví d :ụ đánh d u nh ng sinh viên có đi m trung bình <5, v i đ nh d ng n n xanhấ ữ ể ớ ị ạ ề ch tr ng.ữ ắ