Bài tập lãnh đạo quản lý đại học bách khoa HN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI Khoa Kinh tế Quản lý - o0o - BÀI TẬP CÁ NHÂN Môn học: KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LY Sinh viên : Nguyễn Phương Thảo Lớp : Cao học Quản trị kinh doanh cuối tuần Khóa: 2008 – 2010 (Bảo lưu) Hà Nội – 11/2009 Bài tập cá nhân Môn học Kỹ lãnh đạo và quản ly MỤC LỤC Tên đề xuất 2 Căn cứ, lý đưa đề xuất .2 Mục tiêu đề xuất Đối tượng tác động của đề xuất Nội dung cụ thể của đề xuất 5.1 Tóm tắt về các biện pháp đề xuất 5.2 Chi tiết về nội dung đề xuất a Thiết kế bảng mô tả công việc cho vị trí hỗ trợ người dùng b Thiết kế lại quy trình làm việc c Thiết kế mẫu đánh giá nhân viên làm việc ở vị trí hỗ trợ người dùng d Tạo hội phát triển cho nhân viên Nguyễn Phương Thảo – Cao học QTKD cuối tuần 2008 - 2010 (Bảo lưu) Trang Bài tập cá nhân Môn học Kỹ lãnh đạo và quản ly Tên đề xuất Thiết kế lại công việc, tạo động lực làm việc cho vị trí công việc hỗ trợ người dùng Trung tâm Công nghệ thông tin – Công ty Thông tin Viễn thơng Điện lực Tập đồn Điện lực Việt Nam Căn cứ, lý đưa đề xuất - Những người làm việc ở vị trí hỗ trợ người dùng thường khơng hứng khởi, nhiệt tình cơng việc Khi có u cầu hỡ trợ từ phía người dùng họ thường đùn đẩy nhau, không chịu thực hiện; có thực hiện cũng chỉ thực hiện cách đối phó, xử lý cơng việc khơng triệt để - Những người làm việc ở vị trí thường rời bỏ Trung tâm sau thời gian ngắn công tác Mục tiêu đề xuất Thiết kế lại công việc, tạo động lực cho các cán làm việc ở vị trí hỗ trợ người dùng để họ làm việc tích cực yên tâm cống hiến, làm việc lâu dài cho Trung tâm Đối tượng tác động của đề xuất Đề xuất tác động tổng thể lên nhiều đối tượng, bao gồm: - Đội ngũ cán quản lý - Đội ngũ nhân viên làm việc vị trí hỗ trợ người dùng - Đội ngũ nhân viên với tư cách người dùng Nội dung cụ thể của đề xuất 5.1 Tóm tắt về các biện pháp đề xuất ST T Nguyên nhân những người làm việc ở vi trí hỗ trợ người dùng không nhiệt tình công việc Trước tiếp nhận không xác định được cu thể công việc cần phải làm nên khơng được ch̉n bị trước về tinh thần nên dẫn tới chán nản công việc Công việc nhàm chán, không được nắm bắt luồng thông tin công việc, không được chủ động công việc Công việc không được đánh giá đúng mức: dù làm nhiều hay làm ít, làm hay không làm cũng được đánh giá vậy Biện pháp đề xuất Xây dựng bảng mô tả công việc để thông tin tới nhân viên các thông tin về công việc Thiết kế lại quy trình cơng việc Thiết kế lại mẫu đánh giá vị trí công việc Nguyễn Phương Thảo – Cao học QTKD cuối tuần 2008 - 2010 (Bảo lưu) Trang Bài tập cá nhân Môn học Kỹ lãnh đạo và quản ly ST T Nguyên nhân những người làm việc ở vi trí hỗ trợ người dùng không nhiệt tình công việc Không thấy được tương lai công việc Biện pháp đề xuất Tạo hội phát triển cho nhân viên 5.2 Chi tiết về nội dung đề xuất a Thiết kế bảng mô tả công việc cho vị trí hỗ trợ người dùng Khi tuyển dung nhân viên hoặc bố trí nhân sự vào vị trí công việc cần chỉ rõ cho họ yêu cầu cu thể công việc thông qua bảng mô tả công việc sau: BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHO VỊ TRÍ HỠ TRỢ NGƯỜI DÙNG Muc đích cơng việc: - Cung cấp sự giúp đỡ/ hỗ trợ kỹ thuật cho người dùng có vướng mắc về việc sử dung phần cứng cũng phần mềm máy tính Chi tiết công việc - Cài đặt thực thi phần mềm theo yêu cầu người dùng - Khắc phuc các lỗi thực thi phần cứng cũng phần mềm máy tính cho người dùng - Đưa các thiết bị phần cứng máy tính vào sử dung theo yêu cầu người dùng - Sửa chữa, thay các phận phần cứng máy tính bị hỏng Năng lực yêu cầu: - Có kiến thức về kỹ thuật - Có kỹ phát hiện giải sự cố - Khả làm việc áp lực lịch làm việc không ổn định - Khả tự học tập tiếp thu những kỹ - Thích hợp với nền phần mềm mới, phần mềm nâng cấp phần cứng - Có khả làm việc độc lập - Nhanh nhẹn, hoạt bát, có kỹ giao tiếp tốt b Thiết kế lại quy trình làm việc Nguyễn Phương Thảo – Cao học QTKD cuối tuần 2008 - 2010 (Bảo lưu) Trang Bài tập cá nhân Môn học Kỹ lãnh đạo và quản ly - Thiết kế lại quy trình làm việc cho nhân viên được giao quyền kiểm soát công việc có nhiều thơng tin phản hời về kết cơng việc Với quy trình cơng việc trên, người được giao công việc hỗ trợ người dung chủ động thực hiện cơng việc có khả Họ có nhiều sự tự kiểm soát hơn, khơng cần phải trình báo thứ, chỉ phải báo cáo lại kết sau xử lý thành công cho lãnh đạo Điều khiến cho người làm việc ở vị trí hỗ trợ người dùng cảm thấy được tin tưởng nhiều hơn, chủ động công việc họ cũng làm việc có trách nhiệm Nguyễn Phương Thảo – Cao học QTKD cuối tuần 2008 - 2010 (Bảo lưu) Trang Bài tập cá nhân Môn học Kỹ lãnh đạo và quản ly c Thiết kế mẫu đánh giá nhân viên làm việc ở vị trí hỗ trợ người dùng Hiện Trung tâm chưa có mẫu đánh giá nhân viên làm việc ở vị trí hỗ trợ người dùng, tất chị dựa vào cảm tính Ở xin đề xuất mẫu đánh giá nhân viên làm việc ở vị trí hỗ trợ người dùng không chỉ dựa vào kết hồn thành cơng việc mà cịn dựa vào kỹ làm việc trình độ Mẫu đánh giá cu thể sau: PHIẾU ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN Họ tên nhân viên: …………………………………………………… Bộ phận: ……………………………… TT 1.1 NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CƠNG VIỆC Khới lượng lượng cơng việc 1.2 Đợ khó của cơng việc 1.3 Tiến đợ cơng việc 2.1 TRÌNH ĐỘ VÀ KỸ NĂNG LÀM VIỆC Trình đợ chuyên môn 2.2 Kỹ tổ chức công việc 2.3 2.4 2.5 Kỹ báo cáo Kỹ làm việc độc lập chủ động công việc Kỹ phới hợp TIÊU CHUẨN Rất nhiều Nhiều Ít Rất khó Khó vừa Khó ít Đúng tiến độ hồn tồn Chậm tiến độ lần Chậm tiến độ nhiều lần Đại học đại học Cao đẳng Trung cấp trung cấp Lập kế hoạch, sắp xếp công việc hợp lý Lập kế hoạch đầy đủ biện pháp thực hiện chưa tốt Lập kế hoạch chưa tốt, bỏ sót cơng việc Báo cáo đúng, chính xác, kịp thời Có phát hiện khơng báo cáo đề xuất giải kịp thời những lệch lạc thực thi nhiệm vu, khó khăn vướng mắc Khơng phát hiện được những sai lệch thực thi công việc SỐ ĐIỂM 10 10 10 -5 5 -2 -3 Cao Trung bình Thấp Phối hợp tốt Nguyễn Phương Thảo – Cao học QTKD cuối tuần 2008 - 2010 (Bảo lưu) Trang Bài tập cá nhân Môn học Kỹ lãnh đạo và quản ly TT 2.6 2.7 2.8 NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ Kỹ sáng tạo, cải tiến công việc Tinh thần học tập nâng cao trình độ Tinh thần nhiệt tình công việc 2.9 Tuân thủ quy trình làm việc 3.1 CHUYÊN CẦN - KỶ LUẬT Số ngày nghỉ không phép tháng 3.2 Chấm công (tính theo tháng) 3.3 Vi phạm kỷ luật TIÊU CHUẨN Phối hợp chiếu lệ, không tham gia giải cơng việc nhanh chóng, hiệu Từ chối thực hiện các nhiệm vu có tính chất phối hợp Cản trở việc thực hiện nhiệm vu có tính chất phối hợp Ln có sáng tạo cơng việc, thường xun cải tiến cơng việc Ít sáng tạo công việc Không quan tâm đến việc cải tiến cơng việc Tích cực học tập nâng cao trình độ Không nghiên cứu chuyên môn dẫn đến thực hiện nhiệm vu không đúng Tham gia không đầy đủ các buổi đào tạo về chuyên môn quan cử Từ chối tham gia học tập, tập huấn… mà lý chính đáng Hăng hái nhận việc, chấp nhận nhận việc với khối lượng lớn Nhận việc đối phó Trốn tránh trách nhiệm, đùn đẩy cơng việc cho người khác tn thủ hồn tồn Khơng tn thủ ít Không tuân thủ nhiều ngày ngày >200h 180h - 190h 160h 140h Không vi phạm Lỗi nhẹ Lỗi nặng Tái phạm SỐ ĐIỂM -1 -3 -5 -3 -5 -5 -3 3 -2 -3 TỔNG CỘNG d Tạo hội phát triển cho nhân viên Nguyễn Phương Thảo – Cao học QTKD cuối tuần 2008 - 2010 (Bảo lưu) Trang Bài tập cá nhân Môn học Kỹ lãnh đạo và quản ly Để tạo hội phát triển nhiều cho nhân viên làm việc ở vị trí hỗ trợ người dùng, đề xuất sử dung kết hợp các giải pháp sau: - Thường xuyên mở các lớp đào tạo cho các cán hỗ trợ người dùng các công nghệ để họ có đủ kiến thức, hỡ trợ người dùng tốt Ví du các công nghệ về thiết bị wifi, về hệ điều hành Vista, Windows 7, về các thiết bị ngoại vi tiên tiến máy fax, scan, … - Sau thời gian nhân viên có kinh nghiệm ở vị trí hỡ trợ người dùng, đào tạo thêm cho họ nhiều kỹ về hệ thống mạng máy tính, hệ thống truyền thông thông qua các khóa đào tạo chứng chỉ quốc tế: CCNA (Cisco Certified Network Associate - Chứng quốc tế đào tạo chuyên gia mạng Cisco), MCITP (Microsoft Certified Information Technology Professional Chứng quốc tế quản trị máy chủ và ứng dụng Microsoft), …Với lợi có thời gian dài tiếp xúc với hệ thống Trung tâm, các cán nắm bắt rõ hiện trạng hệ thống, các quy trình làm việc liên quan, vậy được trang bị thêm kiến thức tiếp cận rất nhanh, trở thành những quản trị viên có lực Với cách thức vậy vừa tạo hội phát triển cho nhân viên ở vị trí hỗ trợ người dùng; vừa giúp Trung tâm bù đắp các vị trí quản trị thiếu Nguyễn Phương Thảo – Cao học QTKD cuối tuần 2008 - 2010 (Bảo lưu) Trang ... Rất khó Khó vừa Khó ít Đúng tiến độ hoàn toàn Chậm tiến độ lần Chậm tiến độ nhiều lần Đại học đại học Cao đẳng Trung cấp trung cấp Lập kế hoạch, sắp xếp công việc hợp lý Lập kế hoạch... soát hơn, khơng cần phải trình báo thứ, chỉ phải báo cáo lại kết sau xử lý thành công cho lãnh đạo Điều khiến cho người làm việc ở vị trí hỗ trợ người dùng cảm thấy được tin tưởng... cực học tập nâng cao trình độ Khơng nghiên cứu chun mơn dẫn đến thực hiện nhiệm vu không đúng Tham gia không đầy đủ các buổi đào tạo về chuyên môn quan cử Từ chối tham gia học tập,