HPU Giáo trình tin học phổ thông ICDL Word Processing Using Word 2007
Giáo trình tin học phổ thông ICDL Word Processing Using Word 2007 Học phần 3 © Copyright by Accipp, All rights reserved Tran g 1 Mục lục Bài 1 Tạo bản văn bản đầu tiên 5 1.1 Mở và đóng Word 6 1.1.1 M Wordở 6 1.1.2 Đóng Word 6 1.2 Nhập chữ vào văn bản lần đầu 8 1.2.1 C ch ho t đ ng ơ ế ạ ộ 8 1.2.2 Nh p ch trong văn b nậ ữ ả 11 1.2.3 Bàn phím 12 1.2.4 Ng t dòngắ 13 1.2.5 T đ ng s a l i (AutoCorrect)ự ộ ử ỗ 14 1.2.6 Thu phóng (Zoom) 14 1.3 Chèn, xóa và sửa lỗi chữ 18 1.3.1 Cách đi u h ng trong m t văn b nề ướ ộ ả 18 1.4 Lưu và Đóng một văn bản 22 1.4.1 L u m t văn b n m iư ộ ả ớ 22 1.4.2 L u nh ng thay đ iư ữ ổ 23 1.4.3 Đóng văn b nả 23 1.5 Trợ giúp 26 1.5.1 S d ng ti n ích tr giúp c a Wordử ụ ệ ợ ủ 26 1.6 Quản lý các văn bản 30 1.6.1 M m t văn b n ở ộ ả 30 1.6.2 L u m t văn b n d i m t tên m iư ộ ả ướ ộ ớ 31 1.6.3 T o m t văn b n m i,văn b n tr ng ạ ộ ả ớ ả ố 31 1.6.4 Làm vi c trên nhi u văn b nệ ề ả 32 1.7 Lựa chọn phần chữ 36 1.7.1 L a ch n ch có liên quan đ n nhauự ọ ữ ế 36 1.7.2 L a ch n ph n ch không liên quanự ọ ầ ữ 37 1.8 Di chuyển và sao chép 40 1.8.1 Di chuy n và sao chép thông qua b ng Clipboard ể ả 40 1.8.2 Di chuy n và sao chép tr c ti pể ự ế 41 1.8.3 Khôi ph cụ 42 Bài 3 Giao diện định dạng chữ 45 1.9 Giao diện chữ 46 1.9.1 Các tuỳ ch n đ nh d ngọ ị ạ 46 1.9.2 Ch nh s a đ nh d ng chỉ ử ị ạ ữ 47 1.9.3 Sao chép đ nh d ng ị ạ 49 1.9.4 Bi u t ng và các ký hi u đ c bi t ể ượ ệ ặ ệ 49 1.9.5 Ch hoa và ch th ng ữ ữ ườ 51 1.10 Giao diện của đoạn 54 1.10.1 Các ng t dòng th côngắ ủ 54 1.10.2 Các d u đ nh d ng ấ ị ạ 54 1.10.3 Dóng hàng, lùi đ u dòng và d u cáchầ ấ 56 1.10.4 Đ ng vi n và bóngườ ề 59 1.11 Kiểu dáng 64 1.11.1 L a ch n các ki u t o ra ự ọ ể ạ 64 1.11.2 Các ki u nhanhể 65 Bài 4: Định dạng và in các văn bản 68 1.12 Giao diện trang 69 1.12.1 Các ch đ hi n th văn b n ế ộ ể ị ả 69 1.12.2 n kho ng tr ng Ẩ ả ắ 70 © Copyright by Accipp, All rights reserved Tran g 2 1.12.3 Ng t trang th công ắ ủ 72 1.12.4 Thi t l p trangế ậ 73 1.12.5 Đ m c trên và Đ m c d i ề ụ ề ụ ướ 75 1.12.6 Các s trang, ngày tháng và th i gianố ờ 77 1.13 Kiểm tra chính tả và ngữ pháp 83 1.13.1 Ki m tra chính t và ng pháp khi b n gõ ch ể ả ữ ạ ữ 84 1.13.2 Kích ho t ch c năng ki m tra chính t và ng phápạ ứ ể ả ữ 86 1.14 Sự nối từ (Hyphenation) 89 1.14.1 T n i các t ự ố ừ 89 1.14.2 Ch c năng n i t trong Wordứ ố ừ 90 1.15 Tìm và thay thế 92 1.15.1 Tìm 92 1.15.2 Tìm và Thay th ế 94 1.16 In ấn 98 1.16.1 Xem tr c b n in (Print Preview)ướ ả 98 1.16.2 In nấ 99 1.16.3 In các phong bì ho c các Nhãn mác ặ 100 Bài 5: Sắp xếp văn bản 103 1.17 Biểu tượng và số 104 1.17.1 T o các danh sách bi u t ng và s .ạ ể ượ ố 104 1.18 Phím Tabs 111 1.18.1 S d ng phím Tabử ụ 111 1.18.2 Đ t các đi m Tabs thông qua th cặ ể ướ 112 1.18.3 Thi t l p các đi m Tabs thông qua h p tho iế ậ ể ộ ạ 113 1.19 Bảng (Tables) 116 1.19.1 T o b ngạ ả 116 1.19.2 Chèn d li uữ ệ 117 1.19.3 Ch n ch trong b ngọ ữ ả 118 1.19.4 Ch nh s a b ngỉ ử ả 118 1.19.5 Đ nh d ng b ng ị ạ ả 123 1.19.6 Đ nh v cho b ngị ị ả 125 Bài 6 Chèn và chỉnh sửa đồ họa 129 1.20 Chèn và chỉnh sửa các ảnh 130 1.20.1 Clip Art 130 1.20.2 Chèn nh t t p tinả ừ ệ 131 1.20.3 Làm vi c v i đ h aệ ớ ồ ọ 132 1.20.4 V trí và t l c a các nh đ h a ị ỷ ệ ủ ả ồ ọ 132 1.20.5 Drawing Canvas 135 1.20.6 Shapes 137 1.21 Biểu đồ với Excel 142 1.21.1 T o bi u đạ ể ồ 142 1.21.2 Làm vi c v i các bi u đệ ớ ể ồ 143 1.21.3 Ch nh bi u đỉ ể ồ 144 1.22 Các biểu đồ với Microsoft Graph 149 1.22.1 T o bi u đ v i Microsoft Graphsạ ể ồ ớ 149 1.22.2 Làm vi c v i bi u đ trên Microsoft Graph ệ ớ ể ồ 150 1.22.3 Đi u ch nh bi u đ Microsoft Graph ề ỉ ể ồ 150 Bài 7 Tự động hóa và trao đổi các văn bản 153 1.23 Trộn thư 154 1.23.1 S d ng B ng nh m t ngu n d li uử ụ ả ư ộ ồ ữ ệ 155 1.23.2 Th c hành tr n th b ng cách dùng Wizardự ộ ư ằ 155 1.23.3 Tr n th v i các nhãn mácộ ư ớ 158 1.24 Các thiết lập mặc định của Word 164 1.24.1 H p tho i Word Options ộ ạ 164 1.25 Các mẫu 167 © Copyright by Accipp, All rights reserved Tran g 3 1.25.1 T o và xóa các m u ạ ẫ 167 1.25.2 T o văn b n d a trên m u ạ ả ự ẫ 169 1.26 Trao đổi các văn bản 174 1.26.1 L u d i các đ nh d ng t p khácư ướ ị ạ ệ 174 1.26.2 Văn b n l u nh m t trang Web ả ư ư ộ 175 © Copyright by Accipp, All rights reserved Tran g 4 Bài 1 Tạo bản văn bản đầu tiên Trong bài học này, bạn sẽ biết cách tạo một bản văn bản, nhập chữ và lưu chữ như một văn bản. Bạn cũng sẽ học được cách chỉnh sửa phần chữ đã nhập vào và lưu những thay đổi tạo ra. Trong bài học này, bạn sẽ được học cách: • Mở và đóng Word. • Sử dụng những phím chuyên dụng trên bàn phím. • Chèn và xóa các đường ngắt dòng thủ công. • Phóng to và thu nhỏ chữ. • Điều hướng trong một văn bản. • Chèn, xóa và chỉnh sửa chữ văn bản. • Lưu một văn bản mới. • Lưu những thay đổi trong một văn bản. • Đóng một văn bản khi chưa đóng Word. • Sử dụng tiện ích trợ giúp của Word. © Copyright by Accipp, All rights reserved Tran g 5 1.1 Mở và đóng Word Microsoft Word là một chương trình nâng cao trong việc xử lý từ ngữ, nó hữu dụng hơn việc thay thế một cái máy đánh chữ. Microsoft Office Word 2007 có thể được mua và sử dụng độc lập, nhưng nó thường được cài đặt như một trong những chương trình trong gói Microsoft Office 2007. Chú ý: Trong phiên bản Microsoft Office 2007 mới, các chương trình Word, Excel, PowerPoint và Access gồm một bảng điều khiển cho phép sử dụng tất cả các lệnh. Những chương trình Office khác như Outlook và Publisher được hoạt động thông qua các bảng chọn và thanh công cụ (như tất cả các chương trình của bản Microsoft Office cũ). Gợi ý: Các chương trình trong Microsoft Office 2007 hoạt động thống nhất với nhau, chúng còn có thể trao đổi thông tin cho nhau. Hơn nữa, sự hoạt động của các chương trình và chức năng trợ giúp Help đều làm việc như nhau trong các chương trình. 1.1.1 Mở Word Bạn có thể mở Word bằng nhiều cách vì có thể có các biểu tượng tắt tới Word, ví dụ trên màn hình máy tính và trên thanh công cụ Quick Launch ở dưới đáy màn hình. Tuy nhiên, bạn luôn luôn có thể mở Word bằng cách Nhấn chuột vào Start, điều này sẽ được hướng dẫn dưới đây. Cách mở Word thông qua nút Start 1. Nhấn vào Start dưới góc bên trái. 2. Trỏ vào hay nhấn vào bảng chọn All programs. Nội dung bên trái của bảng chọn khởi động bị thay đổi vì vậy tất cả các chương trình đã cài đặt được lên danh sách. 3. Nhấn vào bảng chọn Microsoft Office. 4. Nhấn vào bảng chọn Microsoft Office Word 2007. Word được mở ra ngay lúc này. 1.1.2 Đóng Word Khi bạn đã hoàn thành công việc trong Word, bạn nên đóng chương trình lại để tiết kiệm những nguồn không cần thiết trong máy tính. Bạn không cần phải đóng văn bản bạn đang làm việc trước khi bạn đóng Word. Word sẽ tự động đóng tất cả các văn bản đang mở trước khi tự nó đóng lại. Cách đóng Word 1. Nhấn vào nút Office ở góc trên bên trái. 2. Nhấn vào Exit Word. Nếu Word chứa các văn bản có một số thay đổi mà chưa lưu, một hộp thoại trượt sẽ xuất hiện. 3. Nhấn vào Yes nếu hộp thoại xuất hiện và biểu thị tên và nơi lưu văn bản. 4. Word được đóng lại ngay lập tức và màn hình Windows được hiển thị. © Copyright by Accipp, All rights reserved Tran g 6 Chú ý: Trong Word 2007, bảng chọn File sẽ được thay thế bởi nút Microsoft Office. Gợi ý: Nếu chỉ có một văn bản mở, bạn có thể đóng Word bằng cách nhấn vào nút Exit góc phải phía trên của cửa sổ chương trình. © Copyright by Accipp, All rights reserved Tran g 7 1.2 Nhập chữ vào văn bản lần đầu Khi bạn mở Word, bạn sẽ thấy những hiển thị tiếp theo trên màn hình. Nó sẽ cho bạn một cái nhìn tổng quan về các thành phần trong giao diện sử dụng. 1.2.1 Cơ chế hoạt động Các chương trình trong Microsoft Office 2007 hoạt động thống nhất với nhau, chúng còn có thể trao đổi thông tin cho nhau. Hơn thế nữa, cơ chế hoạt động của các chương trình và chức năng trợ giúp Help đều làm việc như nhau trong các chương trình. Nút và thanh công cụ Office Nút Office được hiển thị ở góc trái phía trên màn hình. Khi bạn nhấn vào nó, danh sách mục Office sẽ được mở. Ngoài ra, nó còn được sử dụng để tạo, mở, lưu và in các văn bản. Phía bên phải của nút Office là thanh công cụ Quick Access. Thông qua thanh công cụ này, bạn có thể lưu nhanh một văn bản và khôi phục lại những thay đổi không mong muốn. Gợi ý: Bạn có thể chèn thêm các nút vào thanh công cụ Quick Access bằng nút Customize Quick Access Toolbar được hiển thị phía bên phải của thanh công cụ. © Copyright by Accipp, All rights reserved Tran g 8 Bảng điều khiển Bảng điều khiển được hiển thị ngay dưới thanh tiêu đề. Bảng điều khiển bao gồm nhiều tab khác nhau, mỗi bảng lại chia thành nhiều nhóm. Mỗi nhóm chứa một số các lệnh và tên nhóm được thống kê dưới mỗi nhóm. Nếu một nhóm gồm nhiều tùy chọn hơn những gì hiển thị trực tiếp trên bảng, nút Dialogue Box Launcher sẽ được hiển thị phía bên phải của tên nhóm. Nhấn vào nút đồng thời mở bảng tác vụ hay một hộp thoại, nó sẽ cho bạn nhiều lựa chọn hơn. Tất cả các bảng trong Bảng Điều Khiển đều có chiều rộng như nhau. Nội dung của các tab có thể được hiển thị với chiều rộng nhất, phụ thuộc vào chế độ phân giải và kích cỡ của màn hình được chọn. Nếu không đủ chỗ trống để hiển thị nội dung của tab trong chiều rộng nhất, một nút sẽ xuất hiện để giải quyết cho trường hợp này. Khi nhấn vào một nút kiểu như thế này, nội dung của một nhóm sẽ được hiển thị với chiều rộng nhất. Word luôn luôn hiển thị bảy bảng mặc định trên Bảng Điều Khiển và khi cần thiết sẽ có các tab bổ sung, phụ thuộc vào từng nội dung. Ví dụ nếu bạn đang làm việc với biểu đồ, Word sẽ chèn thêm ba bảng về các công cụ biểu đồ vào Bảng Điều Khiển. © Copyright by Accipp, All rights reserved Tran g 9 Bảng Điều Khiển luôn hiển thị cả bảng và nội dung theo bố cục mặc định. Nếu bạn cần thêm chỗ trống trên màn hình, bạn có thể chọn thu nhỏ Bảng Điều Khiển để nội dung của các bảng chỉ hiện ra khi bạn chọn bảng đó. Cách thu nhỏ Bảng Điều Khiển 1. Nhấn vào nút Customize Quick Access Toolbar. Theo mặc định, nút này được đặt trên thanh tiêu đề. 2. Nhấn vào Minimize the Ribbon trong danh sách được hiển thị. Bảng Điều Khiển được thu nhỏ lại bởi vậy chỉ các tiêu đề của bảng được hiển thị. Khi nhấn vào tiêu đề của một tab, Bảng Điều Khiển sẽ được nới rộng để bạn có thể chọn lệnh mong muốn. Bảng Điều Khiển lại thu nhỏ lần nữa khi bạn chọn một lệnh hay nhấn vào tiêu đề của bảng đang được kích hoạt. Chú ý: Sau đó, nếu bạn muốn Bảng Điều Khiển trở về bố cục mặc định, lặp lại bước 1-2. Bảng chọn tắt Có thể sẽ khó khăn khi tìm và chọn các lệnh cần dùng trên Bảng Điều Khiển. Để dễ dàng cho bạn, Word có thể hiển thị một danh mục biểu tượng tắt chuyên dùng để tra các lệnh trong các tình huống cụ thể. Nếu bạn muốn sử dụng một bảng chọn tắt, bạn phải chỉ vào đối tượng bạn muốn thấy bảng chọn tắt của nó và sau đó nhấn chuột phải. Bảng chọn tắt sẽ xuất hiện tại nơi đặt trỏ chuột. Minh họa phía bên phải sẽ cho bạn thấy bảng chọn tắt xuất hiện khi nhấn chuột phải ở bất kỳ đâu trên văn bản. Thanh công cụ Mini Word chứa một thanh công cụ Mini giúp bạn xử lý các định dạng chữ. Thanh công cụ Mini sẽ tự động xuất hiện theo kiểu mờ dần khi bạn chọn chữ bằng chuột. Thanh công cụ Mini được tìm thấy gần với phần chữ được chọn. Nếu bạn xóa trỏ chuột khỏi phần chọn, thanh công cụ Mini sẽ biến mất và nếu bạn chỉ vào thanh công cụ Mini, nó sẽ hiện rõ màu. Thanh công cụ Mini sẽ tự động xuất hiện cùng với bảng chọn tắt khi nhấn chuột phải vào chữ. Gợi ý: Nếu việc tự động hiển thị của thanh công cụ Mini làm phiền bạn, bạn có thể bỏ kích hoạt nó. Nhấn vào nút Office, sau đó Nhấn vào Word Options và chắc chắn lệnh Popular đã được chọn trong danh sách phía bên trái. Bỏ chọn ở mục Show Mini toolbar on selection. Cuối cùng Nhấn vào OK. Chọn các lệnh Các lệnh có thể được chọn cả bằng chuột lẫn bàn phím. Sử dụng chuột có ưu điểm là bạn có thể thấy các lệnh dùng được, nhưng nó bất tiện cho bạn phải rời tay khỏi bàn phím. Hơn nữa, sử dụng chuột có thể là nguyên nhân gây ra các chấn thương do chuột. Sử dụng bàn phím thì nhanh hơn sử dụng chuột nếu bạn có thể nhớ các phím tắt cho những chức năng cần dùng. Cách chọn một lệnh sử dụng chuột 1. Nhấn vào tab mong muốn trong Bảng Điều Khiển, ví dụ như Home. 2. Nhấn vào lệnh cần dùng, ví dụ Copy. Lệnh đã được chọn. © Copyright by Accipp, All rights reserved Trang 10 [...]... năng tương ứng của chúng sẽ được giải thích sau Chú ý: Bạn có thể gặp những đường gạch dưới màu tím trong Word - Đường này biểu thị một đoạn từ thông minh được tạo ra Thông qua danh sách mục, đoạn từ thông minh này có thể giúp bạn thực hiện các hành động có liên quan tới việc sử dụng các chương trình khác 1.2.3 Bàn phím Các ký tự trên bàn phím máy tính được đặt cùng vị trí như trên máy đánh chữ, nhưng... được hiển thị trong Screen Tip khi bạn ngừng trỏ chuột tại lệnh đó Ví dụ như bạn có thể chọn Copy bằng cách nhấn + Thanh trạng thái Nửa trái của thanh trạng thái bao gồm các thông tin khác nhau về văn bản Những thông tin này cũng bao gồm các chức năng như các biểu tượng tắt tới các hộp thoại liên quan – ví dụ, nhấn vào Page trên góc trái sẽ mở một hộp thoại, điều này dễ dàng hơn là bạn phải đến... Nhấn vào nút Save {hoặc} 1 Nhấn vào nút Office và chọn Save Word sẽ lưu văn bản bằng cách thay thế bản cũ của nó Chú ý: Theo mặc định, cứ 10 phút, Word lại lưu văn bản một lần Các bản này để phục hồi tự động trong trường hợp chương trình bị tắt vì một vài lý do gì đó Chức năng lưu tự động này có thể không thay thế cho cách sử dụng việc lưu thông thường Gợi ý: Bên cạnh việc lưu văn bản trước khi đóng... bạn không muốn phải làm lại 1.4.3 Đóng văn bản Khi bạn thoát Word, tất cả các văn bản sẽ tự động đóng lại Tuy nhiên có thể đóng văn bản mà không cần đóng Word Đây là cái tiện lợi nhất trong trường hợp nếu bạn đã hoàn thành công việc trên một văn bản nào đó, nhưng vẫn phải tiếp tục công việc trong Word Cách đóng một văn bản mà không cần đóng Word 1 Nhấn vào nút Office và chọn Close {hoặc} 1 Nhấn vào... dung 6 Các chữ màu xanh nổi bật đưa bạn vào phần câu hỏi trong chữ cần trợ giúp hiện thời 7 Tại đây bạn có thể xem Word đang tìm kiếm sự trợ giúp thông qua internet Cách tìm kiếm các chỉ dẫn trong các cuốn sách hỗ trợ của Word 1 Nhấn vào nút Help {hoặc} 1 Nhấn Cửa sổ hỗ trợ Help của Word hiển thị 2 Nhấn vào nút hiển thị bảng nội dung (Show Table of Content) ẩn 3 Nhấn vào cuốn sách trong bảng nội... watermarks Đóng cửa sổ trợ giúp và thoát khỏi Word • Nhấn nút Close trong cửa sổ trợ giúp • Nhấn vào nút Word Close © Copyright by Accipp, All rights reserved Tran g 28 Bài 2 Chỉnh sửa các văn bản Một trong những thuận lợi của việc viết trên máy tính là bạn có thể chỉnh sửa văn bản mà không cần phải đợi đến phần cuối của văn bản Trong bài học này, bạn học được cách chỉnh sửa một văn bản bằng cách... Văn bản được lựa chọn bây giờ được hiển thị Nếu có nhiều chương trình hoặc văn bản cùng mở một lúc, Word tập trung “các nút” của văn bản trong một bảng chọn Nếu bạn muốn thấy bảng chọn này, bạn phải nhấn vào nút Microsoft Office Word trên bảng tác vụ và sau đó lựa chọn văn bản mà bạn đã chọn Gợi ý: Bạn có thế chuyển giữa tất cả các chương trình hoặc văn bản mở bằng cách sử dụng nút Switch Windows được... bản Ole Lukoie • 8 Nhấn vào nút Save trong văn bản mà nói về Ole Lukoie trong tựa đề Đóng Word • Nhấn vào nút Office trong văn bản đó • Nhấn vào nút Exit Word © Copyright by Accipp, All rights reserved Tran g 35 1.7 Lựa chọn phần chữ Trong Word bạn có thể di chuyển, sao chép và chèn chữ Tuy nhiên, để cho phép Word biết một phần của chữ mà bạn muốn thay đổi, bạn cần bắt đầu bằng việc lựa chọn chữ yêu... bằng cách nhấn giữ phím Ctrl trong khi cuộn © Copyright by Accipp, All rights reserved Tran g 15 Bài tập: Gõ chữ văn bản Word vừa được cài đặt vào máy tính của bạn và bạn quyết định gõ vài câu để xem chương trình làm việc thế nào Trong bài tập này, bạn sẽ thực hành cách điều hành Word và gõ những chữ bên dưới vào một văn bản trống This is the headline, and it is therefore followed by a manual line break... thêm câu sau sau flick! he sprinkles sweet milk in the children’s eyes – just a tiny bit, but always enough to keep their eyes closed so they won’t see him • 8 Viết chữ Đóng Word và lưu các thay đổi khi được yêu cầu • Nhấn nút Close • Nhấn Yes trong hộp thoại © Copyright by Accipp, All rights reserved Tran g 25 1.5 Trợ giúp Word được trang bị với các chức năng trợ giúp, nó giải thích ý nghĩa của từ và . Giáo trình tin học phổ thông ICDL Word Processing Using Word 2007 Học phần 3 © Copyright by Accipp, All rights. đóng Word. • Sử dụng tiện ích trợ giúp của Word. © Copyright by Accipp, All rights reserved Tran g 5 1.1 Mở và đóng Word Microsoft Word là một chương trình