phát triển hệ thống quản lý, kinh doanh mặt hàng sơn toa

1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG  BÁO CÁO MÔN HỌC PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HƯỚNG ĐỐI TƯỢNG Đề tài: Phát triển hệ thống quản lý, kinh doanh mặt hàng sơnTOA Giáo viên hướng dẫn :TS. Nguyễn Hữu Đức Sinh viên thực hiện : 1. Nguyễn Anh Tú - 20083069 2. Bùi Minh Tiến - 20082633 3. Cao Hoàng Tiến - 20082635 4. Bùi Thị Hải Yến - 20083245 Nhóm 10 HỆ THỐNG THỐNG TIN K53 HÀ NỘI 2 – 2012 2 Contents 1. Giới thiệu đề tài 4 1.1. Mục đích xây dựng 4 1.2. Phạm vi đề tài 4 1.2.1. Đơn vị chủ trì 4 1.2.2. Đối tượng phục vụ 4 2. Tổng quan hệ thống 4 2.1. Hiện trạng hệ thống 4 2.1.1. Cơ cấu tổ chức 4 2.1.2. Các vấn đề phải giải quyết 5 2.1.3. Các hoạt động nghiệp vụ 6 2.1.4. Nhận xét hiện trạng hệ thống 7 2.1.5. Nhiệm vụ cơ bản trong việc xây dựng hệ thống mới 7 2.2. Thiết kế quy trình nghiệp vụ 7 2.2.1. Nghiệp vụ chính của hệ thống 7 2.2.2. Đặc tả quy trình nghiệp vụ 8 2.3. Biểu đồ lớp 11 3. Phân tích hệ thống 12 3.1. Tác nhân hệ thống 12 3.2. Mô hình hóa ca sử dụng 13 3.3. Đặc tả Use Case 13 3.3.1. UC Đăng nhập 13 3.3.2. UC Kiểm kê hàng trong kho 14 3.3.3. Lập hóa đơn 15 3.3.4. Tạo phiếu nhập hàng 15 3.3.5. Tạo phiếu xuất hàng 16 3.3.6. UC Quản lý nhân viên 17 3.3.7. Tra cứu giao dịch 19 3 3.3.8. Thống kê 20 3.3.9. Quản lý thông tin sản phẩm 21 4 1. Giới thiệu đề tài 1.1. Mục đích xây dựng Xây dựng hệ thống thông tin quản lý, kinh doanh mặt hàng sơn TOAđể hỗ trợ, nâng cao hoạt động quản lý và kinh doanh cho cửa hàng. 1.2. Phạm vi đề tài 1.2.1. Đơn vị chủ trì Cửa hàng sơn TOA hiện là Đại lý phân phối trực tiếp của công ty sơn TOA 1.2.2. Đối tượng phục vụ - Chủ cửa hàng - Nhân viên cửa hàng - Khách hàng 2. Tổng quan hệ thống 2.1. Hiện trạng hệ thống 2.1.1. Cơ cấu tổ chức a. Chủ cửa hàng: Người có nhiệm vụ điều phối toàn bộ hoạt động của cửa hàng. Yêu cầu nắm được tình hình mua bán, doanh thu và thông tin khách hàng nhân viên để đưa ra các quyết định điều hành và thay đổi để nâng cao doanh thu và phát triển cửa hàng. Thư ký Tổ thu ngân Tổ hàng hóa Tổ chăm sóc khách hàng Chủ cửa hàng 5 b. Tổ thư ký: Hỗ trợ chủ cửa hàng trong việc thống kê và tổng kết tình hình bán hàng và doanh thu của cửa hàng. c. Tổ thu ngân: Là các nhân viên bán hàng thực hiện việc bán hàng và lập hóa đơn cho khách hàng. d. Tổ hàng hóa: Là các nhân viên thủ kho thực hiện kiểm kê hàng hóa khi nhập và xuất hàng,có trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng hóa vànắm được tình trạng hàng hóa trong khom đảm bảo hàng hóa luôn ở tình trạng tốt nhất khi đến tay khách hàng. e. Tổ chăm sóc khách hàng: Là các nhân viên tiếp xúc với khách hàng đến mua có trách nhiệm giới thiệu mặt hàng và hướng dẫn sử dụng 2.1.2. Các vấn đề phải giải quyết Qua khảo sát thực tế có thể nhận thấy các vấn đề sau đang thực sự gây cản trở tới việc quản lý và kinh doanh của cửa hàng: a. Vấn đề lưu trữ thông tin Hiện trạng Toàn bộ thông tin trong cửa hàng từ thông tin sản phẩm, khách hàng, nhân viên và các giao dịch đều được lưu trữ và sử dụng dưới dạng giấy tờ Vấn đề Khó khăn trong việc lưu trữ và bảo quản khi lượng thông tin ngày một tăng lên. Giải pháp Thông tin được lưu trữ trên b. Vấn đề báo cáo thống kê Hiện trạng Quá trình thực hiện thông kê hoàn toàn bằng tay. 6 Vấn đề Chậm, không chính xác và không đáp ứng đầy đủ nhu cầu thống kê theo các tiêu chí khác nhau dẫn đến việc đánh giá,kết luận khó có kết quả chính xác. Giải pháp Việc thông kê hoàn toàn tự động trên máy tính mang lại tính chính xác và có thể thống kê đầy đủ theo nhiều tiêu chí khác nhau giúp cho các nhà quản lý có được cái nhìn chính xác về tình hình kinh doanh của cửa hàng. c. Vấn đề tra cứu thông tin Hiện trạng Do thông tin được lưu trữ ở nhiều nơi và không có sự đồng bộ nên việc tra cứu thông tin quá khó. Vấn đề Tốn nhiều thời gian và thông tin không đầy đủ chính xác khi có nhu cầu tìm kiếm. Giải pháp Hỗ trợ tối đa việc tra cứu thông tin khác hàng, nhân viên và hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác, tạo tâm lý thoải mái cho mọi người tham gia hệ thống 2.1.3. Các hoạt động nghiệp vụ a. Nhập hàng hóa Quá trình nhập hàng do các nhân viên thủ kho thuộc ban hàng hóa chịu trách nhiệm Khi có hàng nhập về, các nhân viện phụ trách kiểm tra và bảo đảm số lượng cũng như chất lượng hàng hóa sau đó viết hóa đơn nhập hàng chứa thông tin của đợt nhập hàng về vừa rồi. Sau đó các số liệu được lưu vào sổ. b. Bán hàng Sau khi nhận được tư vấn từ phía bộ phận chăm sóc khách hàng và quyết định mua hàng, khách hàng sẽ phải làm việc trực tiếp với nhân viên bán hàng. Lúc này khách hàng yêu cầu sản phẩm và nhân viên bán hàng phải liên hệ với ban hàng hóa để xác nhận liệu hàng có còn hay hết. Sau đó sẽ đề nghị khách hàng chờ đợt hàng mới nhập về hoặc lựa chọn mặt hàng thay thế. Khi đã thỏa thuận với khách hàng xong, nhân viên bán hàng sẽ viết hóa đơn cho khách và giữ lại bản copy để cuối ngày nộp cho thư ký. Đối với những khách hàng có hóa đơn trên 50 triệu thì sẽ được giảm giá 5%. Sau đó nhân viên thủ kho sẽ lập phiếu xuất hàng và giao hàng cho khách. c. Thống kêdoanh thu 7 Hàng tuần và hàng tháng, nhân viên thư ký sẽ tổng hợp hóa đơn bán hàng các ngày sau đó thống kê lại và gửi lên cho chủ cửa hàng nắm được tình hình kinh doanh của cửa hàng. 2.1.4. Nhận xét hiện trạng hệ thống - Hệ thống làm việc của cửa hàng hiện nay là quá lỗi thời khi mọi xử lý công việc đều bằng tay và khiến nhân viên phải xử lý thủ công quá nhiều dẫn đến sự thiếu chính xác là khó tránh khỏi. - Bên cạnh đó việc không áp dụng tin học hóa doanh nghiệp dẫn đến sự chậm chạp trong xử lý là một thiệt thòi không nhỏ cho cửa hàng. Khi mà lượng thông tin ngày một lớn thì quản lý các thông tin về nhân viên, sản phẩm và khách hàng là rất khó khăn. - Việc kiểm kê cũng là một vấn đề không nhỏ khi chủ cửa hàng có nhu cầu thống kê tình hình mua bán tại cửa hàng với những tiêu chí khác nhau. Nhưng hiện nay chỉ có thể nhận được báo cáo về doanh thu. 2.1.5. Nhiệm vụ cơ bản trong việc xây dựng hệ thống mới Xây dựng một hệ thống thông tin quản lý, kinh doanh mặt hàng sơn Toa cho cửa hàng để hỗ trợ nâng cao hoạt động quản lý và kinh doanh là nhu cầu cần thiết cho cửa hàng. - Đơn giản hóa việc lưu trữ và sử dụng thông tin trong cửa hàng. - Phục vụ trực tiếp công tác quản lý của chủ cửa hàng. Chủ quản có thể nắm được tình hình hoạt động của cửa hàng, doanh số bán hàng hàng quí… - Hỗ trợ nhân viên thủ kho trong việc kiểm kê hàng hóa, xuất nhập kho. - Hỗ trợ nhân viên bán hàng tính tiền, lập hóa đơn cho khách hàng. - Trợ giúp khách hàng trong việc tư vấn mua hàng, theo dõi giá, thanh toán đơn giản 2.2. Thiết kế quy trình nghiệp vụ 2.2.1. Nghiệp vụ chính của hệ thống - Chủ cửa hàng quản lý thông tin của khách hàng, đối tác. Thống kê doanh số cửa hàng sau mỗi quý, năm. - Khi khách hàng yêu cầu mua hàng, nhân viên kinh doanh xác nhận, lập hóa đơn thánh toán cho khách hàng và gửi yêu cầu xuất hàng cho nhân viên thủ kho xuất hàng. Nhân viên thủ kho lập phiếu xuất kho để hàng được xuất ra. 8 - Khi có hàng hóa mới nhập vào, nhân viên thủ kho tạo phiếu nhập hàngđể nhập hàng vào kho. 2.2.2. Đặc tả quy trình nghiệp vụ 2.2.2.1. Quản lý bán hàng 9 2.2.2.2. Quản lý nhập hàng 2.2.2.3. Thống kê 10 2.2.2.4. Quản lý nhân viên 2.2.2.5. Quản lý khách hàng [...]... 3 Chủ cửa hàng chọn hình thức thống kê: tháng, quý, thời điểm hiện tại 4 Hệ thống hiển thị bảng thống kê, doanh thu 5 Hệ thống hỏi chủ cửa hàng có in bảng thống kê không 6 Chủ cưa hàng yêu cầu in bảng thống kê 7 Hệ thống in bảng thống kê cho chủ cửa hàng c Kịch bản thay thế: A1 – Chủ cửa hàng không in bảng thống kê Bắt đầu từ bước 5 của kịch bản bình thường 6) Hệ thống thông không in bảng thống kê 7)... sản phẩm 3 Hệ thống yêu cầu nhập MaSP 4 Chủ cửa hàng nhập MaSP 5 Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ 6 Hệ thống đưa ra form để chủ cửa hàng sửa thông tin 7 Chủ cửa hàng điền thông tin chỉnh sửa của mặt hàng 8 Hệ thống kiểm tính hợp lệ 9 Chủ cửa hàng xác nhận sửa thông tin 10 Hệ thống tạo mới csdl c Kịch bản thay thế: A1 – Chủ cửa hàng điền sai MãSP Bắt đầu từ bước 5 của kịch bản bình thường 6) Hệ thống thông... tạo phiếu nhập hàng khi hàng hóa được nhập về; tạo phiếu xuất hàng khi hàng được bán ra ngoài; kiểm kê hàng hóa trong kho d Chủ cửa hàng: Là người nắm tình hình mua bán, doanh thu cửa hàng; quản lý nhân viên, khách hàng và hàng hóa 12 3.2 Mô hình hóa ca sử dụng Đăng nhập Lập hóa đơn ập Tạo phiếu nhập hàng Tạo phiếu xuất hàng Kiểm kê hàng hóa QL Nhân Viên Tra cứu giao dịch Xem thông tin sp Thống kê ... mới sản phẩm 3 Hệ thống đưa ra form để chủ cửa hàng điền thông tin 4 Chủ cửa hàng điền thông tin của mặt hàng mới 5 Hệ thống kiểm tính hợp lệ 6 Chủ cửa hàng xác nhận thêm sản phẩm 7 Hệ thống tạo mới csdl f Kịch bản thay thế: A1 – Chủ cửa hàng điền sai thông tin Bắt đầu từ bước 5 của kịch bản bình thường 6) Hệ thống thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại 7) Quay trở lại bước 4) A2 – Chủ cửa hàng hủy quá trình... thủ kho chọn chức năng Tạo Phiếu Nhập Hàng 2 Hệ thống yêu cầu thủ kho điền thông tin vào Phiếu Nhập Hàng 3 Thủ kho điền thông tin vào Phiếu Nhập Hàng 4 Hệ thống kiểm tra thông tin nhập vào 5 Hệ thống cấp mã số Phiếu Nhập Hàng và lưu thông tin 6 Hệ thống in Phiếu Nhập Hàng c Kịch bản thay thế: A1 – Nhập mã không hợp lệ Bắt đầu từ bước 4 của kịch bản bình thường 5) Hệ thống thông báo lỗi nhập thông tin... Kịch bản bình thường: 1 Chủ cửa hàng chọn chức năng Quản lý nhân viên 2 Chủ cửa hàng chọn chức năng Xóa nhân viên 3 Hệ thống yêu cầu chủ cửa hàng nhập Mã Nhân Viên 4 Hệ thống kiểm tính hợp lệ 5 Chủ cửa hàng xác nhận xóa nhân viên 6 Hệ thống xóa csdl của nhân viên f Kịch bản thay thế: A1 – Chủ cửa hàng điền sai Mã Nhan Viên Bắt đầu từ bước 4 của kịch bản bình thường 5) Hệ thống thông báo lỗi và yêu cầu... Hệ thống thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại 7) Quay trở lại bước 3) 3.3.8 UC Thống kê 1 Tóm tắt định danh: Tiêu đề: Thống kê doanh thu Tóm tắt: Use Case này cho phép chủ cửa hàng thông kê doanh thu của siêu thị tại các thời điểm Actor: Chủ cửa hàng 2 Mô tả kịch bản a Điều kiện tiên quyết: - Không có b Kịch bản bình thường: 1 Chủ cửa hàng chọn chức năng Thống kê 20 2 Hệ thống yêu cầu chọn hình thức Thống. .. Kịch bản bình thường: 1 Nhân viên chọn chức năng kiểm kê hàng trong kho 2 Hệ thống yêu cầu nhập MaSP 3 Nhân viên nhập MaSP 4 Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của MaSP 5 Hệ thống trả về số lượng hàng trong kho c Kịch bản thay thế: A1 – Nhập mã không hợp lệ Bắt đầu từ bước 4 của kịch bản bình thường 5) Hệ thống thông báo mã hàng không có trong hệ thống Quay trở lại bước 2 của kịch bản bình thường 14 3.3.3... thường 5) Hệ thống yêu cầu người dùng nhập lại 6) Quay lại bước 3 21 3.3.9.2 UC Thêm mới sả n phẩ m 1 Tóm tắt định danh: Tiêu đề: Thêm mới một mặt hàng Tóm tắt: Use Case này cho phép chủ cửa hàng thêm mới một mặt hàng Actor: Chủ cửa hàng 2 Mô tả kịch bản d Điều kiện tiên quyết: - Có thông tin của mặt hàng mới e Kịch bản bình thường: 1 Chủ cửa hàng chọn chức năng Quản lý thông tin sản phẩm 2 Chủ cửa hàng. .. chủ cửa hàng sửa thông tin cho nhân viên Actor: Chủ cửa hàng 2 Mô tả kịch bản a Điều kiện tiên quyết: - Có mã nhân viên cần sửa b Kịch bản bình thường: 1 Chủ cửa hàng chọn chức năng Quản lý nhân viên 2 Chủ cửa hàng chọn chức năng Sửa nhân viên 3 Hệ thống yêu cầu nhập Mã Nhân Viên 4 Chủ cửa hàng nhập Mã Nhân Viên 5 Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của Mã Nhân Viên 6 Hệ thống đưa ra form để chủ cửa hàng thay