Tài liệu bổ trợ kiến thức tin học

8/12/2013 1. Đổi đơn vị đo từ inch sang centimet 1 2. Thiết lập lề để in 2 mặt 1 3. Tùy chỉnh máy in để in chuẩn 1 4. Định dạng văn bản với Style 1 5. Tạo mục lục tự động 2 6. Tạo danh mục bảng biểu, hình vẽ tự động 3 7. Theo dõi việc thay đổi nội dung của tài liệu 4 8. Hạn chế một số thao tác trên toàn bộ hoặc một phần văn bản 5 9. Tăng tốc độ hiệu chỉnh, định dạng văn bản sử dụng Macro 5 MICROSOFT WORD 1. Đổi đơn vị đo từ inch sang centimet Tool  Options  Chọn thẻ General  Tại mục Measurement unit thay đổi từ Inches sang Centimeters. 2. Thiết lập lề để in 2 mặt File  Page setup  Margins  Multi Pages: chọn Mirror Margin 3. Tùy chỉnh máy in để in chuẩn File  Print  xuất hiện hộp thoại Print  chọn máy in  nhấn nút Properties  cửa sổ thiết lập máy in  tìm và chọn mục cỡ giấy nếu là Letter  chuyển A4. * Chỉnh sửa thiết lập của máy in trong hệ điều hành: - Start\ setting\ Printers and Faxes \  chọn máy in  mở  Printer  Printing Prereferences  tìm mục cỡ giấy  A4. 4. Định dạng văn bản với Style - Style: là một nhóm các định dạng được đặt thành các kiểu có tên giúp định dạng nhanh và thống nhất văn bản. - Các kiểu Style: + Đoạn văn – Paragraph + Ký tự - Character + Bảng biểu - Table + Danh sách - List - Các Style có sẵn trong Word: Normal, Heading 1, Heading 2, Heading 3… * Cửa sổ tác vụ Style and Formatting Ta có thể tạo, xem, áp dụng các Style bằng cách sử dụng cửa sổ tác vụ Style and Formatting. + Để mở cửa sổ Style and Formating: Format  Style and Formatting hoặc nút Style and Formatting trên thanh công cụ định dạng (Ctrl +F1) + Tạo Style mới: Bôi đen phần văn bản cần tạo Style  gõ tên Style vào ô  Enter. + Áp dụng Style đã tạo cho một khối văn bản: Bôi đen khối văn bản  chọn tên Style trong danh sách ở hoặc chọn trong danh sách ở cửa sổ tác vụ Style and Formatting (tổ hợp phím Ctrl + Shift + S). + Thay đổi định dạng cho một Style: trong cửa sổ Style and Formatting, khi di chuyển qua mỗi Style trong danh sách đều xuất hiện nút chọn bên phải  nhấn vào nút chọn đó  Modify…  Thay đổi các tùy chọn trong hộp thoại Modify Style Name: tên Style Style type: kiểu Style (đoạn văn, kí tự, bảng biểu, danh sách) Style base on: kiểu cơ sở của Style Style for following paragraph: chỉ định Style sẽ được áp dụng cho đoạn văn bản tiếp sau đoạn văn bản có Style hiện tại. Formatting: một số thiết lập cơ bản cho Style: Font chữ, kiểu chữ, màu chữ, căn lề, dãn dòng, dãn đoạn…. Format: các thiết lập định dạng chi tiết hơn. + Xóa Style: Nhấn vào nút chọn bên phải Style trong danh sách các Style  Delete. + Liệt kê đầy đủ tất cả các Style có sẵn trong Word: Tại mục Show nằm dưới cùng cửa sổ Style and Formatting chọn All style. + Bôi đen tất cả các vùng văn bản có Style giống với Style của vùng văn bản hiện tại (vùng văn bản hiện tại là vùng văn bản đang có con trỏ văn bản nhấp nháy): Tên Style của vùng văn bản hiện tại sẽ được hiện thị tại mục Formatting of selected text trong cửa sổ Style and Formatting. Để bôi đen tất cả vùng văn bản có cùng Style này: Chọn vào tên Style  Select all ___ instances. + Xem chi tiết định dạng của một Style: Tại cửa sổ Style and Formatting  Formatting of selected text Chọn vào tên Style  Reveal Formatting. (Shift +F1) + Xóa định dạng cho vùng văn bản đang chọn (bôi đen): Clear Formatting. 5. Tạo mục lục tự động * Chuẩn bị: - Tạo các Style cho mỗi phân cấp của mục lục. Ví dụ: tenchuong, tieude1, tieude2, tieude3 - Áp dụng các Style đã tạo cho mỗi mục cần đưa vào mục lục. * Thực hiện: B1 - Đặt con trỏ văn bản tại nơi cần tạo mục lục  Insert  Reference  Index and table  Table of Contents Giải thích các tùy chọn: - Print Preview: Xem trước kết quả ở chế độ in. - Web Preview: Xem trước kết quả ở chế độ Web. - Show Page number: Hiện số trang trong mục lục - Right align page number: Căn thẳng phải số trang. - Tab leader: chọn kiểu kí tự nối giữa tên các mục và số trang, mặc định là kiểu … - Format: chọn mẫu mục lục (liệt kê một số mẫu có sẵn để lựa chọn). - Show level: chọn mức độ hiển thị các mục con trong mục lục. - Options: một số tùy chọn thêm. - Modify: sửa đổi định dạng cho các mục. B2: Chọn Options…  hộp thoại Table of Contents Options:  Chọn Style muốn xuất hiện trong mục lục và phân cấp của nó trong mục lục bằng cách gõ vào phân cấp trong cột TOC level: Ở ví dụ hình trên, Style có tên là Heading 1 đóng vai trò là các mục cấp 1, Style có tên Heading 2 đóng vai trò các mục cấp 2, Style có tên Heading 3 đóng vai trò các mục cấp 3. Nếu muốn có thêm các mục cấp nhỏ hơn nữa thì bổ sung thêm cấp 4, 5, 6…… Nếu không muốn Style nào xuất hiện trong mục lục thì xóa cấp của nó đi, để trống.  Ok * Cập nhật lại mục lục: Kích phải chuột tại vị trí bất kì trong mục lục  Update Field + Update page number only: chỉ cập nhật lại số trang. + Update entire table: cập nhật cả số trang và nội dung các mục 6. Tạo danh mục bảng biểu, hình vẽ tự động B1: Gán nhãn tự động cho các bảng biểu, hình vẽ. Ta có thể tùy chọn để mỗi khi chèn một hình vẽ hoặc bảng biểu, Word tự động gán một nhãn phía dưới bảng biểu đó. Insert  Reference  Caption  hộp thoại Caption: Caption: thể hiện mẫu tiêu đề sẽ xuất hiện ở nhãn. Ví dụ: Bảng, Hình, Sơ đồ, …. Label: danh sách các nhãn có thể chọn. Position: Vị trí xuất hiện của nhãn ở trên (above) hay dưới (below) bảng biểu, hình vẽ. New label: Tạo thêm nhãn mới. Delete label: xóa nhãn đang chọn. Numbering: tùy chọn kiểu đánh số thứ tự cho các nhãn ( a,b,c hay 1,2,3 hay I, II,III….)  AutoCapion… Add caption when inserting: Chọn đối tượng sẽ được gán nhãn khi chèn. Mỗi khi chèn đối tượng này vào văn bản, các nhãn sẽ tự động được gán cho đối tượng đó.Ví dụ: Microsoft Word Table: Bảng biểu. Microsoft Word Picture: Tranh. Microsoft Graph Chart: Biểu đồ. …… Use label: chọn nhãn sẽ được gán. Position: vị trí gán nhãn.  OK. B2: Tạo mục lục tự động Insert  Reference  Index and Tables  Table of Fingures  Lựa chọn các tùy chọn tương tự như tạo mục lục tự động ở trên 7. Theo dõi việc thay đổi nội dung của tài liệu Khi có một văn bản dự thảo cần được gửi đi để mọi người góp ý và sửa đổi, có thể sử dụng tính năng Track changes trong Word để theo dõi việc sửa đổi, góp ý. Khi đó, người góp ý có thể sửa đổi trực tiếp vào tài liệu Word, và mọi sửa đổi này đều được Word theo dõi và ghi lại. Để bật/ tắt tính năng Track changes: Tools  Track changes ( tổ hợp phím Ctrl + Shift + E) Sau khi tính năng Track changes được bật, mọi sự thay đổi đối với văn bản đều được ghi lại. Muốn hiện/ ẩn các chú thích thay đổi thực hiện: View  Markup * Thanh công cụ Reviewing: Thanh công cụ Reviewing cho phép thực hiện một số thao tác khi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1: Lựa chọn chế độ hiển thị. Có các chế độ hiển thị sau: + Final: hiện văn bản cuối cùng (văn bản sau khi thực hiện các thay đổi so với văn bản gốc) + Final showing markup: hiện văn bản cuối cùng và các thay đổi để có văn bản cuối cùng đó. + Original: hiện văn bản gốc. + Original and showing markup: hiện văn bản gốc và các thao tác sửa đổi bổ sung vào văn bản gốc. 2: Một số tùy chọn hiển thị. Có thể tùy chọn để chỉ hiển thị một số kiểu thay đổi nào đó: + Comment: Hiển thị các chú thích. + Insertion and deletion: Hiển thị các thay đổi về chèn/ xóa kí tự. + Formatting: Hiển thị các thay đổi về định dạng văn bản. 3, 4: Di chuyển tới, lui các thay đổi. 5: Chấp nhận các thay đổi. Có các lựa chọn sau: + Accept change: Chấp nhận thay đổi đang lựa chọn. + Accept all changes shown: Chấp nhận tất cả các thay đổi đang hiển thị. + Accept all changes in document: Chấp nhận tất cả các thay đổi Khi một thay đổi được chấp nhận. Ghi chép và đánh dấu về thay đổi đó sẽ mất đi. 6: Từ chối một thay đổi. Khi thấy một thay đổi nào đó không hợp lý, có thể từ chối việc thực hiện thay đổi đó. 7: Chèn chú thích cho văn bản. 8: Lựa chọn màu để tô màu nhấn mạnh cho một vùng văn bản nào đó. (giống như sử dụng bút nhớ trong văn bản bằng giấy). 9: Bật/ tắt chế độ Track changes. 10: Hiện cửa sổ ghi chép sự thay đổi . Chế độ Track changes được bật, mọi sự thay đổi đối với văn bảnr được ghi chép lại trong cửa sổ này. 8. Hạn chế một số thao tác trên toàn bộ hoặc một phần văn bản. Tool  Protect document… Cửa sổ Protection Document xuất hiện. Có các tùy chọn sau: Formatting restrictions: Hạn chế các thay đổi về định dạng trong văn bản. Người sử dụng chỉ được phép thực hiện một số thao tác định dạng được chỉ định.  settings…  Lựa chọn Style cho phép sửa đổi định dạng. Editing restrictions: Hạn các thay đổi về sử đổi trong văn bản. Người sử dụng chỉ được phép thực hiện một số sửa đổi được chỉ định. Có các chế độ sau: + Track changes: Người sử dụng được phép sửa đổi văn bản nhưng mọi sửa đổi đó sẽ được ghi lại. Chủ nhân của văn bản sau đó có thể chấp nhận hoặc từ chối sự thay đổi đó. + Comments: Người sử dụng không được phép sửa đổi văn bản nhưng được phép thêm vào các chú thích cho văn bản. + Filling in forms: Người sử dụng được phép điền vào nội dung trong các form được đưa ra. + No changes (read only): Người sử dụng chỉ được xem, không được sửa văn bản. Trong chế độ ngày. Có thể tùy chọn để cho phép người sử dụng sửa đổi một phần văn bản được chỉ định bằng cách bôi đen phần văn bản được phép sửa đổi sau đó lựa chọn tên người sử dụng được phép sửa đổi phần văn bản ở mục Group.  Yes, Start Enforcing Protection: bắt đầu áp dụng các tùy chọn bảo vệ trên  gõ vào mật khẩu bảo vệ. 9. Tăng tốc độ hiệu chỉnh, định dạng văn bản sử dụng Macro Khi sử dụng Word, nếu có một nhóm các thao tác thường xuyên được thực hiện, có thể sử dụng tính năng Macro để ghi lại, sau đó sử dụng các tổ hợp phím tắt để thực hiện nhanh nhóm thao tác đó. Để thực hiện ghi lại thao tác: Tools  Macro  Record new Macro…  Key board -> Nhấn giữ tổ hợp phím muốn gán cho Macro > Assigns  Thực hiện nhóm các thao tác định dạng > nhấn nút Stop để hoàn thành quá trình ghi. Khi đã tạo được các Macro rồi, muốn thực hiện Macro nào chỉ cần nhấn tổ hợp phím tương ứng của Macro đó. Để xem danh sách các Macro đã có: Tools  Macro  Macros.