QT2.01

VIWASEEN.1 - QT 2.01 2/9 Ngµy BH : ./ /2010- Lần BH :01 Mục đích: Quy trình nhằm thống phơng pháp ban hành, trình tự quản lý, chuyển giao, sử dụng tài liệu, công văn giấy tờ; quản lý sử dụng dấu toàn Công ty Phạm vi: Quy trình đợc áp dụng từ Công ty đến đơn vị trực thuộc Tài liệu liên quan: Quyết định số 82/QĐ-HĐQT ngày 22/5/2006 Hội đồng quản trị tổng công ty quy định công tác văn th; Hớng dẫn số 801/CTN-VP ngày 23/5/2006 tổng công ty thực công tác văn th văn Chính phủ, Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ, Cục Văn th - Lu trữ Định nghĩa: Tài liệu văn (công văn, giấy tờ) đợc hình thành hoạt động thờng nhật quan, đơn vị nh thị, định, chơng trình, kế hoạch, báo cáo, thông báo, sổ sách, chứng từ Tài liệu để hớng dẫn; để làm nhằm giúp ngời nhận tài liệu nắm đợc thông tin cần thiết làm sở thực tốt nhiệm vụ Tài liệu bên văn quan cÊp trªn gưi xng, cÊp díi gưi lªn, ngang cấp, quan hệ thống gửi tới với nhiều mục đích khác nh để hớng dẫn, đôn đốc, kiểm tra; để biết; để báo cáo; để phối hợp thực nhiệm vụ có liên quan tới chức năng, nhiệm vụ quan đợc gọi chung công văn (văn bản) đến Tài liệu nội văn thân quan ban hành nhằm mục đích phục vụ hoạt động quản lý điều hành để thực đợc chức năng, nhiệm vụ quan gọi chung Công văn (văn bản) Tài liệu kiểm soát bao gåm: Tµi liƯu hµnh chÝnh vµ tµi liƯu vỊ chuyên môn, kỹ thuật ã Tài liệu có đóng dấu "công văn đến " trang đầu Văn đến Và có đóng dấu vào chữ ký ngời có thẩm quyền Văn VIWASEEN.1 - QT 2.01 3/9 − − − − Ngày BH : ./ /2010- Lần BH :01 ã Tài liệu bao gồm: Sổ tay chất lợng, quy trình, hớng dẫn, biểu mẫu, kế hoạch chất lợng đợc quản lý theo dõi loại sổ Văn phòng phòng chuyên môn khác Tài liệu không kiểm soát tài liệu không đợc cập nhật, dấu đóng kiểm soát, th từ riêng, sách báo, tạp chí, tin, quảng cáo phạm vi chức năng, nhiệm vụ quyền hạn đơn vị bắt buộc phải giải quyết, Đối với biểu mẫu dấu hiệu kiểm soát đợc thể tên biểu mẫu, ký hiệu ngày ban hành Sử dụng từ viết tắt đợc định nghĩa sỉ tay chÊt lỵng ST: Sỉ tay chÊt lỵng, QT: Quy trình; HD: Hớng dẫn công việc; KH: Kế hoạch chất lợng; BM: Biểu mẫu Nội dung: 5.1 Tài liệu nội gồm: Sổ tay chất lợng, có: + Sổ theo dõi thay đổi + Mục lục + Định nghĩa từ viết tắt + Quản lý sỉ tay chÊt lỵng + Giíi thiƯu vỊ Tỉng công ty + Sơ đồ tổ chức + Chính sách chÊt lỵng + Giíi thiƯu vỊ hƯ thèng chÊt lỵng VIWASEEN.1 + Các chơng trình hệ thống chất lợng đợc áp dụng VIWASEEN.1 Các quy trình: Nội dung quy trình gồm mục: Mục đích: nêu lên mục đích tài liệu Phạm vi áp dụng: nêu lên phạm vi mà tài liệu đợc áp dụng Tài liệu liên quan: Những tài liệu có viện dẫn đến qui trình VIWASEEN.1 - QT 2.01 4/9 Ngày BH : ./ /2010- Lần BH :01 Định nghĩa: Nêu lên định nghĩa chữ viết tắt tài liệu (nếu có) Nội dung: Nêu lên nội dung chi tiết quy trình Hồ sơ: Nêu lên loại hồ sơ liên quan tới quy trình cách thức lu trữ hồ sơ Phụ lục: Nêu lên loại biểu mẫu tài liệu diễn giải cần thiết kèm theo (nếu có) Tài liệu hớng dẫn công việc Néi dung híng dÉn c«ng viƯc cã thĨ bao gåm mục nh qui trình Nếu hớng dẫn đơn giản viết nội dung chi tiết Các biểu mẫu Các qui định nội công ty: Nội dung tuỳ theo mục đích sử dụng tài liệu Kế hoạch chất lợng: Nội dung bao gồm: + Nội dung công việc + Ngời chịu trách nhiệm thực + Các tài liệu/biểu mẫu có liên quan + Ngêi kiĨm tra, néi dung thĨ t thuộc vào mục đích sử dụng 5.1.1- Xây dựng tài liệu nội Sơ đồ trình xây dựng/sửa đổi tài liệu Trách nhiệm Lu đồ Các cán chuyên môn nghiệp vụ Nhu cầu ban hành/sửa đổi HĐQT,giám đốc, Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực,trởng phòng Xem xét phân công thực Ngời đợc định có hỗ trợ kỹ thuật soạn thảo từ ngữ, cấu trúc câu văn phòng Soạn thảo, xin góp ý Tài liệu/mô tả Viết tờ trình cần thiết phải ban hành sửa ®ỉi VIWASEEN.1 - QT 2.01 5/9 Ngµy BH : ./ /2010- Lần BH :01 cán đơn vị liên quan vỊ néi dung Trëng phßng Xem xÐt néi dung HĐQT/GĐ/Phó GĐ phụ trách lĩnh vực Duyệt thảo Các phòng có tài liệu soạn thảo Đánh máy + photocopy (nhân bản) HĐQT/GĐ/Phó GĐ phụ trách lĩnh vực 5.1.2dấu: Ký ban hµnh chÝnh thøc Ban hµnh, chun giao tµi liƯu quản lý 5.1.2.1- Ban hành, chuyển giao tài liệu: Sơ đồ chuyển tài liệu VB đà đợc ký thức Văn th kiểm tra thể thức VB Văn th hoàn thiện VB (vào sổ, đóng VIWASEEN.1 - QT 2.01 6/9 Ngày BH : ./ /2010- Lần BH :01 Văn th làm thủ tục chuyển tài liệu tới địa ghi VB Văn th xếp lu cuối năm lập hồ sơ chuyển vào lu trữ - Các sổ theo dõi đăng ký, chuyển giao tài liệu (Văn thông thờng quy trình quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO đợc biểu thị theo (QT2.01-phụ lục số 1, BM2.01.01, BM2.01.02, BM2.01.04) 5.1.2.2- Sư dơng dÊu: − ViƯc qu¶n lý sử dụng dấu theo quy định Nhà nớc quy định, hớng dẫn chi tiết Công ty văn phòng Công ty Mực dấu: dùng mực đỏ 5.1.3- Ký mà hiệu, hình thức trình bày cách nhận biết tài liệu: 5.1.3.1- Ký mà hiệu: - Đối với văn thông thờng: theo sơ đồ cấu tổ chức Tổng công ty ký hiệu đợc đặt văn nh sau (ký hiệu đợc trì có thay đổi cấu tổ chức) Ký hiệu - Phòng Tổ chức- Hành Công ty : TCHC - Phòng Kế hoạch Kỹ Thuật : KHKT - Phòng Tài chính-Kế toán : TCKT VIWASEEN.1 - QT 2.01 7/9 Ngày BH : ./ /2010- Lần BH :01 - Đối với tài liệu quy trình: + Các ký hiệu: - Sổ tay chất lợng ST - Quy trình: QT - Hớng dẫn HD - Kế hoạch chất lợng KH - BiĨu mÉu BM + C¸c m· hiƯu: - Quy trình liên quan đến quản lý trình thi công : QT1.XX - Quy trình kiểm soát tài liệu : QT2.XX - Quy trình đào tạo, tuyển dụng, bổ nhiệm : QT3.XX - Quy trình đầu t, lập dự án đầu t : QT4.XX - Quy trình kiểm soát hoạt động tài kế toán : QT5.XX - Quy tr×nh vỊ hƯ thèng : QT6.XX - Sè tay chất lợng : ST Các biểu mẫu (BM), hớng dẫn (HD) quy trình số đợc đánh tơng ứng với quy trình đó, thay ký hiệu đầu số đuôi Ví dụ: BM2.01.01 biểu mẫu thứ cho quy trình quản lý tài liệu Danh mục tài liệu hệ thống quản lý chất lợng VIWASEEN.1 - QT 2.01 8/9 Sè TT Ngµy BH : ./ /2010- Lần BH :01 Tên Quy trình Mà hiệu VIWASEEN.1 - QT 2.01 9/9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Ngµy BH : ./ /2010- Lần BH :01 Quy trình Đấu thầu thi công xây lắp Quy trình Quản lý trình thi công Quy trình Tổ chức triển khai thi công Quy trình Mua vật liệu phục vụ thi công Quy trình Thi công xây lắp nhà máy nớc Quy trình Thi công lắp đặt đờng ống cấp thoát nớc Quy trình Quản lý thiết bị Quy trình Lu kho bảo quản hàng hoá Quy trình Kiểm soát thiết bị dụng cụ đo Quy trình Quản lý tài liệu Quy trình Quản lý hồ sơ Quy trình Đào tạo, tuyển dụng, bổ nhiệm Quy trình Điều hành & kiểm soát tài Quy trình xem xét LÃnh đạo Quy trình đánh giá chất lợng nội Quy trình khắc phục phòng ngừa Quy trình xây dung kế hoạch theo dõi hoạt động SXKD Sổ tay chất lợng Mô tả vị trí công tác QT1.01 QT1.02 QT1.03 QT1.04 QT1.06 QT1.07 QT1.08 QT1.11 QT1.12 QT2.01 QT2.02 QT3.01 QT5.01 QT6.01 QT6.02 QT6.03 QT6.04 STCL MTVTCT - BiĨu mÉu cã ký hiƯu BM X.YY.ZZ + BMX.YY - Sè theo quy tr×nh + ZZ - Sè theo thø tù VÝ dơ: BM2.01.01 lµ biĨu mẫu thứ cho quy trình quản lý tài liệu 5.1.3.2- Hình thức trình bày cách nhận biết tài liệu (thể thức văn bản): - Đối với văn thông thờng: (Xem phụ lục 2) - Đối với tài liƯu quy tr×nh: (Xem phơ lơc 3) VIWASEEN.1 - QT 2.01 10/9 5.1.4- Ngày BH : ./ /2010- Lần BH :01 Thủ tục sửa đổi tài liệu: Khi cần thay đổi phần nội dung tài liệu, cán liên quan tới biên soạn tài liệu viết tờ trình (BM2.01.11) đa phần nội dung cần sửa đổi, đợc lÃnh đạo phê duyệt, cán viết tài liệu tiến hành sửa (nếu nội dung sửa không nhiều in nghiêng phần sửa trang, thay đổi nhiều thay trang) Khi phân phối sửa, ngời quản lý tài liệu (văn th) thu lại trang bị sửa đổi đóng trang vào tài liệu Tờ trình xin sửa đổi đà đợc phê duyệt không đóng dấu không gửi kèm vào quy trình mà đợc giữ lại phòng soạn thảo Ban ISO Những trang sửa đổi thu lại đợc Ban ISO giữ lại (lập thành hồ riêng cho tài liệu lỗi thời) 5.2 Văn đến (tài liệu có nguồn gốc từ vào) Bao gồm: Những văn cấp trên, quan chủ quản, đối tác, đơn vị thành viên gửi đến có liên quan tới nội dung hoạt động VIWASEEN Sơ đồ quy trình giải văn đến Nhân viên văn th tiếp nhận văn Nhận viên văn th đóng dấu, vào sổ đăng ký văn đến L.đạo phê duyệt NV văn th chuyển văn tới đơn vị chức cần giải Các phòng lập sổ theo dõi việc giải văn NV văn th làm thủ tục trả VB không quy định không địa VIWASEEN.1 - QT 2.01 11/9 Ngày BH : ./ /2010- Lần BH :01 - Văn th Công ty + đơn vị trực thuộc mở sổ theo (BM2.01.06) - Các phòng ban + đội trực thuộc lập sổ theo dõi việc giải VB phòng, đội theo (BM2.01.05) Hồ sơ: Lu theo QT kiểm soát Hồ sơ Phụ lục: - Phụ lục số 1: Sổ theo dõi XD văn hệ thống chất lợng - Phụ lục số 2: Quy định thể thức văn thông thờng - Phụ lục số 3: Quy định thể thức tài liệu quản lý chất lợng - Sổ đăng ký Văn - Sổ chuyển giao văn nội : BM2.01.01 : BM2.01.02 - Danh mơc tµi liƯu ban hµnh - Sổ giao nhận tài liệu quy trình : BM2.01.03 : BM2.01.04 - Sổ theo dõi việc giải Văn đến : BM2.01.05 - Sổ đăng ký Văn đến - Sổ đăng ký theo dõi đơn, th : BM2.01.06 : BM2.01.07 - Sổ đăng ký giấy giới thiệu : BM2.01.08 - Sổ đăng ký giấy uỷ quyền : BM2.01.09 - Sổ theo dõi hợp đồng kinh tế : BM2.01.10 - Tờ trình xin bổ sung/sửa đổi tài liệu BM2.01.11 : VIWASEEN.1 - QT 2.01 12/9 Ngµy BH : ./ /2010- Lần BH :01 - Danh mục tài liệu (bên ngoài)/tham khảo BM2.01.12 : ... giao tài liệu (Văn thông thờng quy trình quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO đợc biểu thị theo (QT2.01- phụ lục số 1, BM2.01.01, BM2.01.02, BM2.01.04) 5.1.2.2- Sư dơng dÊu: − ViƯc qu¶n lý sử dụng... chất lợng Mô tả vị trí công tác QT1.01 QT1.02 QT1.03 QT1.04 QT1.06 QT1.07 QT1.08 QT1.11 QT1.12 QT2.01 QT2.02 QT3.01 QT5.01 QT6.01 QT6.02 QT6.03 QT6.04 STCL MTVTCT - BiĨu mÉu cã ký hiƯu BM X.YY.ZZ