phu luc QT2 01

QT2.01, Phơ lơc sè Ngµy BH: ./ /2010 QT 2.01, Phụ lục số 1: áp dụng cho Văn th Cơ quan mở sổ theo dõi giữ 01 lu Các phòng, ban, đơn vị trực thuộc phát hành quy trình phải để lại 01 lu Văn th Cơ quan Sổ theo dõi XD Văn hệ thống chất lợng Tên loại tài liệu Quy trình (1) Bộ Xem xét Phê duyệt phận viết Ngời đTrởng Giám đốc ợc phân phòng Phó công Giám đốc (2) (3) (4) Quản lý Bộ phận viết văn th giữ lu (5) Các cột mục trên, Văn th Cơ quan chịu trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin yêu cầu (phần thông tin đà đợc hiển thị trang quy trình) QT2.01, Phơ lơc sè Ngµy BH: ./ /2010 QT2.01, Phơ lục số 2: áp dụng cho tất CBNV làm công tác có liên quan tới soạn thảo văn Văn th Cơ quan kiểm tra thể thức trớc văn đợc gửi quy định thể thức văn thông thờng Cộng hoà xà hội chủ quan chủ quản nghĩa Việt Nam quan ban hành văn Hạnh phúc Độc lập - Tự Địa danh, ngày tháng năm Số: / (1) (2) (3) (4) (5) (6) (9) (7) (8) (1) ghi ký hiệu tên quan ban hành văn bản-đơn vị, quan thảo văn VD: Số: /CTN-TCLĐ (2) Trích yếu nội dung văn (đối với văn tên gọi) Phần trích yếu đợc ghi dới số, ký hiệu văn (3) Trích yếu nội dung văn (đối với văn có tên gọi) Tên loại văn đợc đặt trang phần trích yếu nội dung đặt dòng dới cân với tên loại VB VD: thị V/v: Chú ý: không đợc ghi lần trích yếu nội dung văn (phải xác định loại VB, có (2) (3) (4) Nơi quan nhận văn (đối với văn tên gọi), phần phải ghi chữ "Kính gửi" trớc quan nhận ghi lệch lề phải trang văn (5) Phần trình bày nội dung văn (9): Nơi quan nhận văn (đối với văn có tên gọi) tên đơn vị giữ lu (6): Chức danh ngời ký văn (7): Chữ ký ngời có thẩm quyền dấu hợp pháp (8): Họ tên, chức danh ngời ký văn QT 2.01, Phụ lục số Ngày BH: ./ ./2010 QT 2.01, Phơ lơc sè 3: ¸p dơng cho tất CBNV đợc phân công viết quy trình quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO Quy định thể thức tài liệu quản lý chất lợng Biểu tợng Tên tài liệu Mà hiệu Lần ban hành: Ngày ban hành: Trang: Cột 1: Biểu tợng công ty Cột 2: Tên tài liệu: Ví dụ "Quy trình xây lắp" Cột 3: Ghi mà hiệu đà đợc quy định cho quy trình Lần ban hành: số lần ban hành tài liệu (sau lần ban hành đợc nâng lên 01 đơn vị VD lần ban hành 01, 02, 03 Ngày ban hành: ngày đợc ngời có thẩm quyền ký thức vào quy trình Số trang số trang/tổng số trang tài liệu Ban ISO Công ty đợc quyền phân công soát xét, hiệu chỉnh sửa đổi tài liệu quy trình thấy cần thiết ban hành để phù hợp với quy định Nhà nớc phù hợp với Chính sách chất lợng Công ty Tờ trình xin sửa đổi phận đợc phân công soạn thảo thực hiện, báo cáo Ban ISO Công ty xem xét trình LÃnh đạo Công ty phê duyệt BM 2.01.01 Ngày BH: ./ ./2010 BM 2.01.01: áp dụng cho Văn th quan từ Công ty đến đơn vị trực thuộc (đơn vị có biên chế văn th) sổ đăng ký văn Số, KH công văn (1) Ngày tháng công văn (2) Tên loại Nơi nhận Ngời ký (3) (4) (5) trích yếu ND Nơi, ngời nhận lu Ghi (6) (7) chó C¸ch ghi c¸c cét sỉ nh sau: (1) Ghi số ký hiệu văn theo cách đánh số quan (2) Ghi ngày, tháng văn đợc đóng dấu đăng ký vào sổ (3) Ghi tên loại trích yếu nội dung văn đà đợc ghi văn (4) Ghi tên quan, cá nhân nhận văn (theo nơi nhận văn bản) (5) Ghi ngời ký văn (6) Ghi tên đơn vị/cá nhân giữ lu (7) Ghi điều cần thiết Nếu VB quan có VB khẩn, mật không nhiều ghi vào cột ghi (ghi mức độ khẩn, mật), nhiều phải lập sổ riêng BM 2.01.02 Ngày BH: ./ /2010 BM 2.01.02: áp dụng cho Văn th quan từ công ty đến đơn vị trực thuộc (đơn vị có biên chế văn th) Đối với đơn vị số lợng VB đơn vị phát nh nhận từ không nhiều, chuyển giao cho nhiều phòng, ban, đơn vị cấp dới không cần mở sổ mà cần sử dụng sổ đăng ký Văn (BM2.01.01) Văn ®Õn (BM 2.01.06) ®Ĩ giao trùc tiÕp VB) sỉ chun giao văn nội Ngày, tháng Số/KH Nơi nhận Ký nhận Ghi VB số lợng Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển văn Cột 2: Ghi số, ký hiệu có văn Cột 3; Phòng, ban, đội trực thuộc nhận văn Cột 4: Ngời trực tiếp nhận văn ký nhận Cột 5: Ghi điều cần thiết BM 2.01.03 Ngày BH: ./ /2010 BM 2.01.03: áp dụng cho phòng ban công ty đơn vị trực thc Danh mơc tµi liƯu ban hµnh STT M· hiƯu tài liệu/s ố, ký hiệu Tên loại tài liệu Ngày ban hành tài liệu Ngày Lần cã ban hiƯu hµn lùc h cđa Tµi liƯu Lần sửa đổi Số tran g Ghi - Các phòng, ban Ghi toàn tài liệu phòng ban hành phòng khác soạn thảo ban hành nhng mang tính chất quy định, hớng dẫn thực công việc mà phòng ban, đơn vị phải thờng xuyên áp dụng (các quy trình quản lý chất lợng, quy chế, quy định ) - Sổ giúp phòng ban, đơn vị lập, theo dõi, áp dụng quy định Công ty đợc xác, thờng xuyên, đồng thời tránh đợc việc sử dụng tài liệu đà lỗi thời, đà hết hiệu lực thi hành giúp nhân viên văn th thực đợc mục 5.1.4 quy trình Bìa số đợc trình bày nh sau: (không ghi lặp lại tên sổ ký hiệu biểu mẫu trang sổ Chia cột mục ghi thông tin cét mơc Khi lËp sỉ cã thĨ trªn giÊy A4 quay ngang khổ A3, tuỳ theo thông tin cột mục mà để độ rộng, hẹp cho hợp lý) Công ty viwaseen Phòng Danh mục tài liệu ban hành (BM 2.01.03) Hà Nội, tháng/năm BM2.01.04 Ngày BH: ./ /2010 BM 2.01.04: áp dụng cho Ban ISO Sổ giao nhận tài liệu quy trình Ngày giao tµi liƯu (1) STT (2) M· hiƯu tµi liƯu (3) Tên Tài liệu (4) Đơn vị nhận tài liệu (5) Chữ ký Ghi (6) (7) BM 2.01.05 Ngày BH: ./ /2010 BM 2.01.05: áp dụng cho phòng ban Công ty Đội trực thuộc (Các phòng ban Công ty trực thuộc nên tham khảo biểu mẫu này) sổ theo dõi việc giải văn đến Số đến Tác giả Ng.nhận Thời hạn số, KH VB để g/ ngày VB g/quyết ngày, tháng, năm VB trả lời trích yếu VB Hình thức g/quyế t Số, KH Ghi chó VB tr¶ lêi néi dung g/qu t (1) Số đến ghi số văn th ®· ghi dÊu ®á "CV ®Õn" trªn VB (2) Ghi tác giả, ký hiệu, ngày, trích yếu ND VB VB gửi đến (3) Ghi tên ngời trực tiếp nhận VB để giải (4) Ghi thời hạn giải VB lÃnh đạo yêu cầu/khoảng thời gian tõ nhËn VB cho tíi cã VB tr¶ lời (5) Trích yếu ND hình thức văn trả lời (vd: đà QĐ, thị, phúc đáp văn bản, thông báo tới đơn vị, báo cáo cấp ) (6) Ghi số, ký hiệu văn (Số sổ đăng ký VB văn th) - Việc lập sổ phòng thực khâu cuối "Sơ đồ quy trình giải văn đến" mục 5.2 Quy trình Chỉ VB văn th chuyển tới đà có phê duyệt Giám đốc/phó GĐ góc lề trái VB, phòng ban thực việc vào sổ Những VB có liên quan tới công việc nhiều phòng/đơn vị, Văn th có trách nhiệm nhân gửi đúng, gửi đủ Nếu phòng, ban chịu trách nhiệm việc trả lời văn (soạn thảo VB trả lời) ghi đầy đủ thông tin cột mục, phòng/đơn vị để phối hợp cột ghi "đà phối hợp với phòng ) Cách thức ghi bìa đóng sổ, chia độ rộng, hẹp cột nh đà trình bày BM 2.01.03 BM2.01.06 Ngày BH: ./ /2010 BM 2.01.06: áp dụng cho Văn th quan từ công ty đến đơn vị trực thuộc (đơn vị có dấu biên chế Văn th) Sổ đăng ký văn đến Ngà Số Nơi Số/k y ý thán đến gửi hiệu g đến công công văn văn Ngà Nơi, Tên loại Ký y thán ngời nhậ g trích n côn nhận yếu g ND văn công văn Ghi Cột ghi chú: ghi điều cần thiết để nhận biết tính chất tài liệu tra tìm tài liệu cần VÝ dơ: VB gưi ®Õn qua ®êng Fax/ email/ tiÕng Anh/DHL/EMS; tên ngời lần ký vào sổ; mức độ khẩn mật tài liệu / lý ngời nhận tài liệu chậm so với ngày tài liệu đến Nói tóm lại: Yêu cầu ngời ghi chép thông tin sổ phải động để ghi chép cho đầy đủ thông tin cần thiết giúp cho việc tra tìm tài liệu dễ dàng Vì yêu cầu văn th quan hay đơn vị phải biết tổng hợp, biết sàng lọc thông tin chuyển tải thông tin nhanh chóng, xác, kịp thời giúp cho lÃnh đạo Cơ quan, đơn vị định quản lý, điều hành đợc xác BM2.01.07 Ngà y BH: ./ /2010 BM 2.01.07: áp dụng cho Văn th công ty đơn vị trực thuộc (đơn vị có biên chế văn th) Số theo dõi đơn, th Số đến Ngày đến Họ, tên ngời gửi th đơn Ngày Trích Đơn vị Ghi tháng yếu ND th đơn (ngời) th đơn nhận gi/quyết BM2.01.08 Ngà y BH: ./ /2010 BM 2.01.08: áp dụng cho Văn th công ty câc đơn vị trực thuộc (đơn vị có biên chế văn th) Số đăng ký giấy giới thiệu Ngày, Tháng Số Họ & tên Nơi đến Nội dung Thêi h¹n Ngêi ký Chó ý: T theo số lợng giấy giới thiệu phát năm nhiều hay để lập sổ theo năm từ năm đến năm để xác định ghi bìa sổ Bình thờng bìa sổ đợc thể nh sau: Tên công ty phòng tổ chức hành Sổ đăng ký giấy giới thiệu Năm/từ năm đến năm (BM.2.01.08-iso) Từ số 01 đến số Từ tháng 01/ đến tháng năm BM2.01.09 Ngà y BH: ./ /2010 BM 2.01.09: áp dụng cho Văn th công ty & đơn vị trực thuộc (đơn vị có biên chế văn th) Số theo dõi giấy uỷ quyền Số TT Ngày tháng Ngời uỷ quyền Ngời Phạm vi đợc công uỷ việc uỷ quyền quyền Thời hạn uỷ quyền Đơn vị thảo VB Chú ý: Tuỳ theo số lợng giấy uỷ quyền phát năm nhiều hay để lập sổ theo năm từ năm đến năm để xác định ghi bìa sổ Bình thờng bìa sổ đợc thể nh sau: Tên công ty Phòng tổ chức hành Sổ theo dõi giấy uỷ quyền Năm/ từ năm đến năm (bm.2.01.09-iso) Từ số 01 đến số Từ tháng 01/ đến tháng .năm BM2.01.10 Ngà y BH: ./ /2010 BM 2.01.10: áp dụng cho Phòng Kế hoạch Kỹ thuật công ty & đơn vị trực thuộc (Thực theo điểm c Điều 21-Quy định công tác văn th số 82/QĐ-HĐQT ngày 22/5/2006 Hội đồng Quản trị công ty) Số theo dõi Hợp đồng kinh tế Số HĐ Ngày HĐ Nội dung HĐ Đối tác ký hợp đồng Đơn vị thảo HĐ Ngời ký HĐ Chú ý: Tuỳ theo số lợng Hợp đồng kinh tế đợc ký kết năm nhiều hay để lập sổ theo năm từ năm đến năm để xác định ghi bìa sổ Bình thờng bìa sổ đợc thể nh sau: Tên công ty Phòng tổ chức hành Sổ theo dõi hợp đồng kinh tế Năm/ từ năm đến năm (bm.2.01.10-iso) Từ số 01 đến số Từ tháng 01/ đến tháng .năm BM2.01.11 Ngày BH: ./ /2010 tờ trình V/v xin ban hành, sửa đổi tài liệu Kính gửi: ông Giám đốc Công ty VIWASEEN Đơn vị xin ban hành, sửa đổi tài liệu: Lần xin ban hành, sửa đổi: Trang/dòng/mục sửa đổi: Lý xin sưa ®ỉi - Néi dung sưa đổi - Đề nghị ngày ban hành ngày có hiệu lực thi hành./ tháng Ngày năm Giám đốc/phó GĐ đề xuất phê duyệt Trởng phòng, ban Ngời đơn vị Chú ý: Tờ trình sau đà đợc phê duyệt, Ban ISO với đơn vị soạn thảo quy trình tiến hành sửa chữa, thay nội dung tờ trình vào quy trình Tờ trình lu giữ phòng có quy trinh soạn thảo & Ban ISO, không đóng dấu & không coppy gửi kèm vào quy trình cho phòng ban, đơn vị Văn th quan đóng dấu treo vào trang/dòng đợc sửa chữa để thay quy trình BM 2.01.12 Ngày BH: ./ /2010 BM 2.01.12: áp dụng cho Phòng ban Công ty, đơn vị trực thuộc Danh mục tài liệu bên ngoài/ tham khảo Số TT (1) Tên tài liệu nội dung tài liệu (2) Mà hiệu số, ký hiệu tài liệu (3) Ngày có hiệu lực Ghi (4) (5) Tất nghị định Chính phủ, thị, thông t, sách hớng dẫn Bộ, ngành có liên quan tới nghiệp vụ chuyên môn phòng có hiệu lực thi hành, phòng, ban, đơn vị phải mở sổ đăng ký theo dõi lập thàng hồ sơ, hồ sơ gọi Hồ sơ nguyên tắc, tài liệu đợc thực thờng xuyên cho công việc hàng ngày nên không chuyển sang lu trữ Những tài liệu hết hiệu lực thi hành phòng ghi ký hiệu nhận biết để tránh sử dụng nhầm lẫn Vd: sổ VP đợc ghi: Pháp lệnh lu trữ quốc gia, Nghị định 110 ngày 08/4/2004 quy định công tác văn th, Nghị định 111 ngày 08/4/2004 quy định công tác lu trữ , Thông t liên tịnh Bộ Nội vụ & Văn phòng Chính phủ sè 55/2005 ngµy 06/5/2005 Híng dÉn vỊ thĨ thøc & Kỹ thuật trình bày văn bản, sách in văn pháp quy công tác hành chínhvăn th-lu trữ, sổ tay công tác văn phòng Tất tài liệu VP đà xếp hồ sơ sổ ghi danh mục tài liệu bên ngoài/tham khảo (BM2.01.12) đợc đặt cặp hồ sơ - Việc lập sổ, ghi bìa tợng tự nh hớng dẫn BM 2.01.03, BM 2.01.05 - Những sách in ghi tên nhà xuất bản, năm xuất cột vµ  ... đăng ký giấy giới thiệu Năm/từ năm đến năm (BM.2 .01. 08-iso) Từ số 01 đến số Từ tháng 01/ đến tháng năm BM2 .01. 09 Ngà y BH: ./ / 2010 BM 2 .01. 09: áp dụng cho Văn th công ty & đơn vị trực thuộc... theo dõi giấy uỷ quyền Năm/ từ năm đến năm (bm.2 .01. 09-iso) Từ số 01 đến số Từ tháng 01/ đến tháng .năm BM2 .01. 10 Ngà y BH: ./ / 2010 BM 2 .01. 10: áp dụng cho Phòng Kế hoạch Kỹ thuật công ty... đầy đủ thông tin yêu cầu (phần thông tin đà đợc hiển thị trang quy trình) QT2. 01, Phụ lục số Ngày BH: ./ / 2010 QT2. 01, Phơ lơc sè 2: ¸p dơng cho tất CBNV làm công tác có liên quan tới soạn thảo