Thông tin tài liệu
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ TĨNH Số: /QĐ-UBND CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Tĩnh, ngày tháng năm 2014 QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy chế gửi, nhận văn điện tử quan hành nhà nước, đơn vị nghiệp địa bàn tỉnh Hà Tĩnh ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ TĨNH Căn Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003; Căn Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005; Căn Luật Công nghệ thông tin ngày 12/7/2006; Căn Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan Nhà nước; Nghị định số 97/2008/NĐ-CP ngày 28/8/2008 Chính phủ quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet thông tin điện tử Internet; Căn Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Thực Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5 /2012 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước; Đề án đổi phương thức hoạt động Sở, ban, ngành, UBND cấp huyện nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu đạo, điều hành hoạt động UBND tỉnh ban hành kèm theo Quyết định số 3713/QĐ-UBND ngày 25/11/2013 Ủy ban nhân dân tỉnh; Xét đề nghị Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế việc gửi, nhận văn điện tử quan hành nhà nước, đơn vị nghiệp địa bàn tỉnh Hà Tĩnh Điều Phần mềm dùng chung cho toàn thể đơn vị cung cấp tài khoản truy cập địa chỉ: http://guinhanvb.hatinh.gov.vn Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ban hành thay Quyết định số 595/QĐ-UBND ngày 01/3/2012 UBND tỉnh việc quy định gửi văn điện tử thay văn giấy hệ thống quan hành nhà nước tỉnh Hà Tĩnh Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin Truyền thông, Giám đốc sở, Thủ trưởng ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch UBND huyện, thành phố, thị xã tổ chức, cá nhân có liên quan định thi hành./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - TTr Tỉnh ủy, HĐND tỉnh; - Chủ tịch, PCT UBND Tỉnh; - Các thành viên Ban Chỉ đạo CNTT tỉnh; - Chánh VP, Phó CVP UBND tỉnh; - Các phịng, đơn vị thuộc VP UBND tỉnh; - Lưu: VT, HC, CBTH Gửi: Văn điện tử TM ỦY BAN NHÂN DÂN KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Nguyền Thiện ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ TĨNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Gửi, nhận văn điện tử quan hành nhà nước, đơn vị nghiệp địa bàn tỉnh Hà Tĩnh (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND ngày /6/2014 Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Tĩnh) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Đối tượng phạm vi áp dụng Quy chế áp dụng Sở, ban, ngành, UBND huyện, thành phố, thị xã; đề nghị Ban đảng, Văn phòng Tỉnh ủy, ban HĐND, Văn phịng Đồn ĐBQH-HĐND tỉnh, Ủy ban mặt trận Tổ quốc đoàn thể cấp tỉnh; xã, phường, thị trấn địa bàn tỉnh cấp tài khoản hướng dẫn sử dụng phần mềm gửi nhận văn điện tử qua địa chỉ: http://guinhanvb.hatinh.gov.vn Điều Mục đích Thay cách văn giấy hoạt động quan nhà nước, thực cải cách, đơn giản hoá thủ tục hành chính, thực tiết kiệm, nâng cao chất lượng, hiệu công tác đạo điều hành phục vụ người dân quan nhà nước Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước, công tác văn thư quản lý văn hành hoạt động quan nhà nước cấp Cung cấp công khai, minh bạch, kịp thời, đầy đủ xác mơi trường mạng thơng tin theo quy định khoản 2, Điều 28 Luật Công nghệ thơng tin; pháp luật phịng, chống tham nhũng thực hành tiết kiệm, chống lãng phí quy định khác pháp luật công khai, minh bạch thông tin Cơ quan nhà nước phải xây dựng ban hành quy chế sử dụng mạng nội bộ, bảo đảm khai thác hiệu giao dịch điện tử xử lý công việc cán bộ, công chức, viên chức, đồng thời bảo đảm an tồn thơng tin theo quy định Điều 41 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ; tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức kiến thức, kỹ ứng dụng công nghệ thông tin xử lý công việc Cơ sở liệu quan nhà nước phải cập nhật đầy đủ có đường liên kết đến văn quy phạm pháp luật, văn đạo cấp phục vụ cho việc tra cứu môi trường mạng cán bộ, công chức, viên chức nhằm hạn chế việc chụp văn giấy nhận từ quan cấp để gửi cho quan, tổ chức trực thuộc Thực số hố thơng tin lưu trữ liệu theo quy định Điều 28 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP Điều Yêu cầu Văn phát hành phải đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, xác, thẩm quyền đối tượng Phần mềm phải đáp ứng việc Gửi, nhận cho tất Sở, ban, ngành, UBND huyện, thành phố, thị xã; Các Ban đảng, Văn phịng Tỉnh ủy; Các Ban HĐND, Văn phịng Đồn ĐBQH-HĐND tỉnh; Ủy ban mặt trận Tổ quốc đoàn thể cấp tỉnh; xã, phường, thị trấn địa bàn tỉnh, nhằm đảm bảo hoạt động nội giao dịch quan nhà nước với nhau; Hệ thống gửi nhận văn phải đảm bảo an ninh, an toàn, bảo mật thiết bị đầu cuối; Đảm bảo an toàn đăng nhập, khai thác hệ thống đường truyền; Đảm bảo quy định bảo mật Các quan nhà nước có trách nhiệm sử dụng hệ thống tiếp nhận, xử lý ban hành văn phần mềm điện tử hoạt động quan để quản lý văn điện tử tiết kiệm chi phí in ấn, photocopy, v.v… Văn phịng UBND tỉnh bước mở rộng mạng lưới tin học diện rộng từ tỉnh đến sở, nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, bước thống sử dụng phần mềm dùng chung quản lý điều hành quan quản lý nhà nước với để tăng cường khả liên thông quy trình cơng việc, cải tiến quy trình cơng việc nhằm giảm tối đa thời gian xử lý Điều Các dạng văn điện tử Khái niệm a) Hồ sơ giấy để trình xử lý, trường hợp đơn giản bao gồm 01 tài liệu (cơng văn/tờ trình), trường hợp phức tạp ngồi tài liệu cịn có tài liệu kèm theo để bổ sung thuyết minh cho nội dung cần trình b) Hồ sơ điện tử để trình xử lý phải đầy đủ tài liệu hồ sơ giấy Các thông tin nằm tài liệu điện tử, dạng file Các file điện tử trực tiếp hình thành xử lý tiếp tục phần mềm tương ứng, số hóa tài liệu giấy khai thác phần mềm xử lý tài liệu điện tử phổ biến, bao gồm hai Hướng dẫn gửi hồ sơ điện tử a) Cách gửi file: - Trường hợp hồ sơ có 01 tài liệu chính: File tài liệu điện tử trực tiếp chỉnh sửa để tra cứu, tìm kiếm thơng tin tồn văn tái sử dụng qua phần mềm MS Office 2003, 2007, 2010 - Trường hợp hồ sơ có 01 tài liệu nhiều tài liệu kèm theo: + Danh mục tài liệu điện tử bao gồm tên file, kích thước + Đối với tài liệu (cơng văn/tờ trình), thực trường hợp trên; + Đối với tài liệu kèm theo, ưu tiên chuyển file tài liệu điện tử trực tiếp tương ứng để khai thác (các file có dạng DOC, XLS, PDF, ) + Trường hợp khơng có điện tử trực tiếp tài liệu, cần gửi file số hóa tài liệu giấy cách quét (scan) để chuyển nội dung giấy sang theo định dạng file ".PDF" + Khi có nhiều file nên nhóm nén file lại thành file có ZIP để đơn giản thao tác gắn file gửi nhận (Tên file tên file tài liệu chính) - Để gửi hồ sơ điện tử, sử dụng phần mềm gửi nhận văn cài đặt hướng dẫn cụ thể văn thư đơn vị b) Ủy ban nhân dân tỉnh nhận dạng file tài liệu điện tử sau: - Các dạng file có DOC, XLS, PPT file tài liệu soạn thảo, bảng tính, trình chiếu sử dụng với phần mềm MS Office 2003, 2007, 2010 - Dạng file có PDF, file tài liệu điện tử sử dụng phần mềm tương thích phổ biến để đọc Acrobat Reader(1); - Các file đồ họa hình ảnh có JPG, BMP, TIFF; - Các tài liệu số hóa (qt scanner) định dạng file có PDF; - File nén có ZIP, dùng để nhóm nhiều file nén lại thành file cho tiện thao tác giảm kích thước file Trường hợp định dạng file chuyên dụng (nên hạn chế) phải gửi kèm thêm công cụ cần thiết để đọc tài liệu c) Một số lưu ý gửi hồ sơ điện tử: - Hồ sơ điện tử không đủ thông tin, tài liệu không tuân thủ theo yêu cầu nêu bị trả lại để hoàn thiện gửi lại - Tất tài liệu điện tử trực tiếp thể ngôn ngữ Việt Nam phải sử dụng phông chữ (font) mã Unicode theo TCVN 6909:2001 Điều Giá trị pháp lý văn điện tử Văn điện tử phù hợp với pháp luật giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn giấy giao dịch quan nhà nước Văn điện tử gửi đến quan nhà nước không thiết phải sử dụng chữ ký điện tử văn có thơng tin người gửi, bảo đảm tính xác thực nguồn gốc toàn vẹn văn bản, xác thực địa hệ thống lưu trữ điện tử nơi gửi việc thực gửi nhận ứng dụng phần mềm máy tính thống nơi gửi nơi nhận, hệ thống cần lưu trữ gốc, nhằm đảm bảo tính xác thực nguồn gốc toàn vẹn văn Chương II THỰC HIỆN GỬI, NHẬN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Điều Quy định văn gửi, nhận văn điện tử Văn thực việc gửi, nhận điện tử: Sao y, Lịch làm việc, Nghị quyết, Quyết định QPPL, Chỉ thị, Công văn, Giấy mời, Báo cáo, Thông báo, Kế hoạch - Chương trình, thơng tin đạo, điều hành Lãnh đạo, tài liệu phục vụ họp, văn khẩn, văn gửi đến quan để biết, để báo cáo, trừ văn mật Văn thực việc gửi, nhận điện tử văn giấy: văn liên quan đến tài chính, tổ chức, tuyển dụng, nâng lương, cấp phát vật tư, lương thực, cấp phép đầu tư, giao đất, khai thác tài nguyên khoáng sản, loại giấy phép, giấy chứng nhận đầu tư, hồ sơ cửa, văn liên quan đến đầu tư xây dựng phê duyệt dự án đầu tư, phê duyệt kế hoạch đấu thầu, Điều Cập nhập gửi văn điện tử Sau văn thủ trưởng đơn vị ký duyệt, vào nhiệm vụ giao, văn thư kiểm tra thể thức, trình tự, thẩm quyền ký thực quy trình cấp số hiệu đóng dấu văn (văn giấy) Kiểm tra tính tồn vẹn, xác thực tệp (file) văn điện tử đảm bảo tính tồn vẹn, tin cậy so với văn giấy ký duyệt gửi tệp (file) văn điện tử đến đối tượng cần gửi theo "Nơi nhận" ghi văn Điều Tiếp nhận văn điện tử lập hồ sơ lưu trữ Kiểm tra tính xác thực nơi gửi toàn vẹn văn bản; lưu văn điện tử vào sở liệu văn đến đơn vị Khi tiếp nhận văn đến mạng máy tính giấy, văn thư phải tiến hành cập nhật thông tin vào phần mềm, đồng thời đưa vào sở liệu văn quan nhà nước Cập nhật vào phần mềm đầy đủ tiêu chí: Ngày đến, số đến, số ký hiệu, cấp quan, quan phát hành, nơi gửi, trích yếu, ngày ký, người ký, sổ văn đến,…, quét (scan) văn giấy thành dạng tập tin PDF (hoặc ODF) để đính kèm vào phần mềm Tệp (file) đính kèm ứng dụng chữ ký số mã hóa để tăng cường tính bảo mật thông tin Việc lưu biện pháp tiếp nhận khác phải thời gian gửi phải kiểm tra tính tồn vẹn văn điện tử Hàng ngày, hành chính, quan phải định kỳ thường xuyên, truy phần mềm gửi nhận văn để kịp thời chuyển, gửi lưu văn điện tử Điều Xử lý văn điện tử Cơ quan nhà nước có quyền sử dụng biện pháp kỹ thuật văn điện tử thấy cần thiết để làm cho văn điện tử dễ đọc, dễ lưu trữ dễ phân loại phải bảo đảm không thay đổi nội dung văn điện tử Điều 10 Thời điểm gửi, nhận văn điện tử Thời điểm gửi văn điện tử tới quan nhà nước thời điểm văn điện tử nhập vào hệ thống thơng tin nằm ngồi kiểm soát người khởi tạo Thời điểm nhận văn điện tử thời điểm văn điện tử nhập vào hệ thống thông tin định Điều 11 Các hành vi bị cấm việc gửi, nhận văn điện tử Phát tán virus hệ thống gửi nhận văn điện tử Truy cập trái phép vào hệ thống thông tin quan nhà nước để thực hành vi vi phạm pháp luật quy định Nhà nước Tạo thông điệp liệu việc gửi nhận văn điện tử nhằm thực hành vi trái pháp luật Cản trở ngăn chặn trái phép quy trình truyền, gửi nhận văn điện tử Thay đổi, xóa, hủy, tiết lộ, hiển thị, di chuyển trái phép phần toàn nội dung văn điện tử Tạo phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành có hành vi khác nhằm phá hoại hạ tầng công nghệ gửi nhận văn điện tử Các văn thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật quản lý riêng tuyệt đối không thực gửi nhận văn điện tử Khi văn ban hành gửi tới quan nhà nước hệ thống phải cố định Không phép chỉnh sửa chi tiết văn điện tử kể ngày, gửi để đảm bảo tính toàn vẹn văn điện tử Văn gửi thơng qua hệ thống có sai sót bắt buộc phải có văn đính cho văn Chương III TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC, CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ, XÃ HỘI, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP Điều 12 Trách nhiệm quan nhà nước tham gia gửi, nhận văn điện tử Trách nhiệm lãnh đạo đơn vị + Có văn giao cán thực việc tiếp nhận, sử dụng phần mềm gửi, nhận văn điện tử địa chỉ: http://guinhanvb.hatinh.gov.vn + Trên sở Quy chế đơn vị phép quy định cho đơn vị liên quan tỉnh phải gửi mềm (bản Word) cho đơn vị giải cơng việc, đơn vị khơng thực việc gửi nhận văn đơn vị chủ động không giải công việc trả hồ sơ lại cho đơn vị + Không gửi dự thảo văn xin ý kiến góp ý văn giấy quan, đơn vị (chỉ sử dụng văn điện tử) word gửi qua hệ thống gửi nhận văn gọi văn thống đơn vị gửi, điền đầy đủ thông tin, số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, người ký + Từng bước số hóa tồn văn bản, tài liệu, thơng tin trao đổi quan nhà nước + Cơ sở liệu văn điện tử phải cập nhật đầy đủ có đường liên kết đến văn quy phạm pháp luật, văn đạo cấp phục vụ cho việc tra cứu môi trường mạng cán bộ, công chức, viên chức nhằm hạn chế việc chụp văn giấy nhận từ quan cấp để gửi cho quan, tổ chức trực thuộc + Quản lý, đạo triển khai gửi, nhận văn điện tử đơn vị theo quy định hành Nhà nước Quy chế Trách nhiệm cán Văn thư + Đối với văn đến: Thường xuyên truy cập vào phần mềm gửi nhận Văn http://guinhanvb.hatinh.gov.vn để kiểm tra, theo dõi văn đến từ UBND tỉnh, đơn vị có liên quan quy chế này, đọc kiểm tra xem có văn hỏa tốc, văn khẩn kịp thời in báo cáo để lãnh đạo xử lý + Đối với văn đi: - Yêu cầu chuyên viên ban hành văn phải vào hệ thống thư điện tử mail.hatinh.gov.vn chuyển cho văn thư mềm soạn thảo vào tài khoản thư điện tử đơn vị cấp - Cán văn thư có nhiệm vụ đối chiếu văn giấy ký đóng dấu gửi cho UBND tỉnh đơn vị liên quan với file điện tử - Cán văn thư đảm bảo việc gửi văn điện tử phải thực kịp thời ký ban hành văn giấy (tránh tượng số đơn vị gửi văn điện tử chậm văn giấy ngược lại văn giấy đến chậm); tuyệt đối không gửi văn nội cho UBND tỉnh - Chịu trách nhiệm thời gian, nội dung, độ xác bảo mật thơng tin q trình sử dụng giao dịch văn điện tử - Vào phần mềm đổi mật đăng nhập hệ thống (không dùng mật trùng tên đăng nhập) không để lộ mật cho người không liên quan đến hệ thống biết Điều 13 Trách nhiệm Văn phòng UBND tỉnh Thực việc đưa hệ thống gửi, nhận văn điện tử dùng chung cho toàn tỉnh vào hoạt động Từng bước triển khai ứng dụng chữ ký điện tử việc thực quản lý, gửi, nhận văn điện tử thay cho văn giấy tờ thông thường Định kỳ hàng năm, tổ chức đánh giá tình hình triển khai văn điện tử quan nhà nước Đề xuất thống biểu mẫu điện tử dùng chung việc thực gửi, nhận văn điện tử, hướng dẫn việc cải tiến, chuẩn hóa áp dụng quy trình cơng việc chung, bảo đảm đồng quy trình cơng việc quan nhà nước Đề xuất, xây dựng sách, mơ hình, quy định, đảm bảo an ninh thông tin vận hành thơng suốt, an tồn đường truyền mạng số liệu dùng chung tỉnh Đề xuất, xây dựng, tổ chức lập kế hoạch lập dự tốn kinh phí hàng năm cho công tác bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức quan nhà nước đảm bảo điều kiện hạ tầng kỹ thuật triển khai vận hành trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt Đề xuất, xây dựng sách, quy định lưu trữ thông tin số quan nhà nước, quy định kiểm tra chữ ký điện tử với văn có chữ ký điện tử Điều 14 Trách nhiệm Sở Nội vụ Nghiên cứu, bổ sung vào nội dung bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm cá nhân, quan nhà nước việc thực gửi, nhận văn điện tử, tiết kiệm giấy tờ, góp phần cải cách hành chính, đồng thời đề nghị xem xét phê bình cá nhân, đơn vị vi phạm Quy chế 10 Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh đảm bảo bổ sung tối thiểu nhân lực có đủ trình độ chun mơn tin học làm việc quan nhà nước để đáp ứng công tác triển khai đạt hiệu Điều 15 Trách nhiệm Sở Kế hoạch Đầu tư, Sở Tài Sở Kế hoạch Đầu tư, Sở Tài tham mưu bố trí kinh phí hướng dẫn lập dự tốn kinh phí tổ chức thực theo quy định Luật Ngân sách Nhà nước văn pháp luật có liên quan nhằm đảm bảo trì, vận hành phần mềm gửi, nhận văn điện tử tỉnh thường xuyên liên tục Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 16 Hướng dẫn thi hành Thủ trưởng Sở, ban, ngành, UBND huyện, thành phố, thị xã; đề nghị quan Tỉnh ủy, HĐND, Ủy ban MTTQ tỉnh tổ chức đoàn thể; xã, phường, thị trấn địa bàn tỉnh chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực Quy chế Văn phòng UBND tỉnh giúp Ủy ban nhân dân tỉnh đạo, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện, kịp thời báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, có hình thức xử lý phù hợp tổ chức, cá nhân không thực nghiêm Quy chế Điều 17 Xử lý vi phạm Cán bộ, công chức, viên chức, quan đơn vị vi phạm Quy chế phải chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật hành Điều 18 Trong trình tổ chức thực hiện, có vấn đề khó khăn, vướng mắc, đơn vị, địa phương phản ánh Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp./ TM ỦY BAN NHÂN DÂN KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Nguyễn Thiện 11 ... duyệt dự án đầu tư, phê duyệt kế hoạch đấu thầu, Điều Cập nhập gửi văn điện tử Sau văn thủ trưởng đơn vị ký duyệt, vào nhiệm vụ giao, văn thư kiểm tra thể thức, trình tự, thẩm quy? ??n ký thực quy. .. việc tiếp nhận, sử dụng phần mềm gửi, nhận văn điện tử địa chỉ: http://guinhanvb.hatinh.gov.vn + Trên sở Quy chế đơn vị phép quy định cho đơn vị liên quan tỉnh phải gửi mềm (bản Word) cho đơn vị... nhận văn điện tử đơn vị theo quy định hành Nhà nước Quy chế Trách nhiệm cán Văn thư + Đối với văn đến: Thường xuyên truy cập vào phần mềm gửi nhận Văn http://guinhanvb.hatinh.gov.vn để kiểm tra,
Ngày đăng: 14/10/2022, 20:21
Xem thêm:
