LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Lao động là hoạt động chân tay và trí óc của con người nhằm biến đổi vật tự nhiên thành sản phẩm phục vụ nhu cầu sinh hoạt Trong mọi chế độ xã hội, lao động luôn gắn liền với việc tạo ra của cải vật chất, đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của xã hội Để đảm bảo quá trình tái sản xuất xã hội và hoạt động sản xuất – kinh doanh diễn ra liên tục, cần phải tái sản xuất sức lao động Do đó, doanh nghiệp phải trả thù lao cho người lao động, và trong nền kinh tế hàng hóa, thù lao lao động được thể hiện qua tiền lương.
Tiền lương là khoản thanh toán bằng tiền mà doanh nghiệp dành cho người lao động, phản ánh sự hao phí lao động cần thiết Khoản tiền này được xác định dựa trên thời gian làm việc, khối lượng công việc và chất lượng cống hiến của người lao động cho doanh nghiệp.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, được coi là một phần chi phí sản xuất Đối với người lao động, tiền lương là nguồn thu nhập chính, ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống và sự ổn định tài chính của họ.
Mục tiêu của doanh nghiệp là lợi nhuận, trong khi mục đích của người lao động là nhận được tiền lương Tiền lương không chỉ là chi phí mà còn là nguồn cung ứng sự sáng tạo và năng lực sản xuất của người lao động, từ đó tạo ra giá trị gia tăng Khi người lao động nhận được tiền lương thoả đáng, họ sẽ có động lực để nâng cao năng suất lao động, dẫn đến việc tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Sự gia tăng lợi nhuận cũng đồng nghĩa với việc phúc lợi của người lao động được cải thiện, bổ sung cho thu nhập của họ Hơn nữa, khi lợi ích của người lao động được đảm bảo, điều này sẽ tạo sự gắn kết giữa họ và doanh nghiệp, xoá bỏ khoảng cách giữa người chủ và người lao động, khuyến khích trách nhiệm và sự tự giác trong công việc Đây được coi là "phản ứng dây chuyền tích cực" của tiền lương trong môi trường làm việc.
Nếu doanh nghiệp không trả lương hợp lý và chỉ chú trọng vào lợi nhuận, điều này có thể dẫn đến kiệt quệ về thể lực cho người lao động, giảm chất lượng công việc và hạn chế động lực cung ứng sức lao động.
Quản lý lao động và tiền lương là yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp, giúp hoàn thành và vượt kế hoạch đề ra Tổ chức hạch toán lao động tiền lương không chỉ cải thiện quản lý lao động mà còn thúc đẩy kỷ luật, tăng năng suất và hiệu suất làm việc Hệ thống này còn đảm bảo việc tính lương đúng nguyên tắc phân phối theo lao động, giúp quản lý quỹ tiền lương hiệu quả, đảm bảo chi trả lương và trợ cấp BHXH đúng quy định Qua đó, kích thích người lao động hoàn thành nhiệm vụ và tạo cơ sở phân bổ chi phí nhân công chính xác vào giá thành sản phẩm.
Quỹ tiền lương của doanh nghiệp bao gồm toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệp chi trả cho tất cả các loại lao động Thành phần chính của quỹ lương bao gồm tiền lương cho thời gian làm việc thực tế, tiền lương trong thời gian ngừng việc, nghỉ phép hoặc đi học, cùng với các khoản thưởng trong sản xuất và phụ cấp thường xuyên như phụ cấp khu vực, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp học nghề, phụ cấp thâm niên, phụ cấp làm đêm và thêm giờ Kế toán phân loại quỹ tiền lương theo mối quan hệ với quá trình sản xuất – kinh doanh.
Tiền lương chính là khoản tiền mà người lao động nhận được khi thực hiện nhiệm vụ chính được giao, bao gồm tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và tiền thưởng trong sản xuất.
Tiền lương phụ là khoản tiền được chi trả cho người lao động trong những thời gian không thực hiện nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng lương theo quy định Các trường hợp cụ thể bao gồm thời gian nghỉ phép, tham gia nghĩa vụ xã hội, tham dự hội họp, đi học, và thời gian ngừng sản xuất.
Việc phân chia quỹ tiền lương thành tiền lương chính và tiền lương phụ là rất quan trọng trong hạch toán và phân bổ tiền lương đúng đối tượng Điều này cũng hỗ trợ trong việc phân tích tình hình sử dụng quỹ lương tại các doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp cần quản lý quỹ tiền lương chặt chẽ, đảm bảo chi đúng mục đích và gắn với kết quả sản xuất – kinh doanh dựa trên định mức lao động và đơn giá tiền lương hợp lý được phê duyệt Đối với doanh nghiệp chưa có lãi, tổng quỹ tiền lương không được vượt quá lương cơ bản tính theo số lao động thực tế, hệ số và mức lương cấp bậc theo hợp đồng, cùng mức phụ cấp theo quy định Trong khi đó, doanh nghiệp có lãi và đạt tỷ suất lợi nhuận cao có thể chi quỹ lương theo hiệu quả đạt được, nhưng phải tuân thủ các điều kiện nhất định.
Bảo toàn được vốn và không xin giảm khấu hao hoặc giảm các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước
Tốc độ tăng quỹ tiền lương phải thấp hơn tốc độ tăng tỷ suất lợi nhuận trên vốn Nhà nước cấp
1 1 4 Các hình thức trả lương
Việc áp dụng hình thức tiền lương phù hợp giúp thực hiện nguyên tắc phân phối theo lao động, liên kết lợi ích của xã hội, doanh nghiệp và người lao động Lựa chọn hình thức tiền lương đúng đắn không chỉ tạo ra động lực kinh tế mà còn khuyến khích người lao động tuân thủ kỷ luật, nâng cao năng suất và giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân công, từ đó giảm giá thành sản phẩm Hiện nay, các hình thức trả lương chủ yếu được áp dụng trong doanh nghiệp Việt Nam bao gồm:
- Hình thức trả lương theo thời gian
- Hình thức trả lương theo sản phẩm
Hình thức trả lương theo thời gian
Hình thức tiền lương theo thời gian được tính dựa trên thời gian làm việc của người lao động, phù hợp với ngành nghề và trình độ chuyên môn, kỹ thuật của họ.
Mỗi ngành nghề có thang lương riêng, phản ánh tính chất lao động khác nhau, như thang lương cho nhân viên cơ khí, công nhân lái xe, hay nhân viên đánh máy Trong từng thang lương, mức lương được phân chia theo trình độ kỹ thuật và chuyên môn, tạo thành nhiều bậc lương với mức tiền cụ thể Tiền lương có thể được tính theo tháng, ngày hoặc giờ làm việc.
Lương tháng được xác định theo từng bậc trong các thang lương, thường áp dụng cho nhân viên làm việc trong lĩnh vực quản lý kinh tế, quản lý hành chính và các ngành nghề khác.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC DN HIỆN NAY
Công tác tiền lương
Hiện nay, mức lương không đáp ứng được nhu cầu sống cơ bản của người lao động, dẫn đến nhiều nghịch lý trong xã hội Mặc dù kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa có sự tham gia của các thành phần kinh tế, nhưng doanh nghiệp Nhà nước thường hoạt động không hiệu quả, khiến tiền lương thấp và chính sách thưởng không đủ khuyến khích năng suất lao động Ngược lại, với chính sách mở cửa và thu hút đầu tư nước ngoài, nhiều doanh nghiệp ngoài quốc doanh ra đời và hoạt động hiệu quả hơn, tuy nhiên, mức lương cao hơn đi kèm với yêu cầu công việc và thời gian làm việc khắt khe.
1 2 Công tác tiền lương ở các doanh nghiệp hiện nay
Về chứng từ, sổ sách kế toán
Các chỉ tiêu trong chứng từ sổ sách hạch toán được quy định một cách rõ ràng và chi tiết, với hướng dẫn cụ thể về trách nhiệm ghi chép Điều này giúp tránh sự chồng chéo và đảm bảo khả năng giám sát lẫn nhau hiệu quả.
Trình tự luân chuyển và ghi chép các chứng từ kế toán tiền lương được quy định rõ ràng về thời gian và hướng đi của chứng từ, đảm bảo việc lưu trữ và bảo vệ thông tin một cách hiệu quả.
Các quy định về chừng từ và sổ sách kế toán tiền lương được xác định rõ ràng, bao gồm mẫu sổ, chỉ tiêu, chứng từ, và trách nhiệm ghi chép cũng như xem xét, ký duyệt Điều này đảm bảo lợi ích của người lao động được công khai và đồng thời nhấn mạnh trách nhiệm của họ đối với doanh nghiệp.
Về hình thức trả lương
Trong hầu hết các doanh nghiệp, nhân viên quản lý thường nhận lương theo hình thức lương tháng, trong khi đó, công nhân sản xuất có thể nhận lương theo nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào điều kiện sản xuất kinh doanh và quan điểm của nhà quản lý.
Doanh nghiệp sản xuất theo mùa hoặc theo đơn đặt hàng thường trả lương cho công nhân dựa trên sản phẩm hoàn thành Khi công nhân hoàn thành vượt mức thời gian và đảm bảo chất lượng, họ có thể nhận thưởng để khuyến khích nỗ lực Tuy nhiên, các doanh nghiệp này thường không bố trí nghỉ phép đều đặn cho công nhân, vì vậy kế toán thường áp dụng phương pháp trích trước tiền lương nghỉ phép vào chi phí nhân công trực tiếp để tính giá thành sản phẩm.
Doanh nghiệp sản xuất liên tục thường có thể bố trí cho lao động nghỉ phép đều đặn, do đó kế toán không cần trích trước tiền lương nghỉ phép Trong các doanh nghiệp hoặc phân xưởng sử dụng chủ yếu máy móc, việc đánh giá số lượng và chất lượng sản phẩm của công nhân gặp khó khăn, dẫn đến việc áp dụng hình thức trả lương theo thời gian Đối với lao động theo hợp đồng công nhật, doanh nghiệp cũng áp dụng hình thức trả lương theo thời gian (lương công nhật).
Ngoài việc trả lương, các doanh nghiệp còn áp dụng chế độ thưởng để khuyến khích sự sáng tạo, trách nhiệm và tinh thần làm việc của nhân viên Những khoản thưởng này dành cho những lao động có thành tích xuất sắc trong năm, bao gồm thưởng cho việc nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng cho năng suất lao động cao và thưởng cho các phát minh, sáng kiến.
Các khoản trích theo lương
Bảo hiểm xã hội (BHXH) đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của người lao động, giúp họ phục hồi chức năng làm việc và phát huy khả năng sáng tạo, từ đó nâng cao năng suất lao động và thúc đẩy tăng trưởng kinh tế xã hội Sự gia tăng số lượng người lao động tham gia BHXH phản ánh những lợi ích thiết thực mà nó mang lại Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp ngoài quốc doanh vẫn chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng BHXH, dẫn đến việc quyền lợi của người lao động không được đảm bảo Do đó, cần tăng cường tuyên truyền và quản lý chặt chẽ hơn trong công tác BHXH tại các doanh nghiệp này để bảo vệ quyền lợi cho người lao động.
Bảo hiểm y tế (BHYT) giúp người lao động yên tâm hơn khi gặp phải ốm đau bất thường, tránh được gánh nặng viện phí và chi phí thuốc men không lường trước Nhờ đó, tỷ lệ tham gia BHYT tại các doanh nghiệp kinh tế đã tăng đáng kể Cụ thể, khu vực doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đạt mức tăng 17.8% so với kế hoạch, trong khi doanh nghiệp ngoài quốc doanh vượt 28.55% so với kế hoạch.
Mặc dù công tác bảo hiểm y tế (BHYT) tại Việt Nam đã đạt được nhiều thành tựu, nhưng vẫn còn một số bất cập do ảnh hưởng tiêu cực của cơ chế thị trường Người lao động có thẻ BHYT thường phải chờ đợi lâu khi đến khám, chữa bệnh, và việc làm thủ tục thanh toán viện phí cũng gặp nhiều khó khăn Tuy nhiên, những vấn đề này chỉ là một phần nhỏ trong tổng thể công tác BHYT, mà nhìn chung vẫn mang lại hiệu quả kinh tế cao và hỗ trợ đáng kể cho người lao động cũng như toàn xã hội.
Tổ chức công đoàn đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của người lao động, nhưng tại một số doanh nghiệp, quyền lợi này chưa được đảm bảo, đặc biệt là việc không được chủ sử dụng lao động đóng bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm xã hội (BHXH) Nhiều người lao động chỉ chú trọng vào việc làm và tiền lương, dẫn đến việc họ không đấu tranh đòi hỏi quyền lợi chính đáng Do đó, tổ chức công đoàn cần hoạt động tích cực hơn để hạn chế những tiêu cực này, đồng thời cũng bảo vệ lợi ích hợp pháp của người sử dụng lao động.
Hiện nay, một số doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong hoạt động của tổ chức công đoàn, khi nhiều tổ chức chưa dám mạnh mẽ đấu tranh công khai để bảo vệ quyền lợi của người lao động Điều này dẫn đến hiệu quả hoạt động chưa cao và tiếng nói của công đoàn chưa thực sự có uy tín trong doanh nghiệp.
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
Nhận xét, đánh giá chung
Đánh giá khách quan về chính sách tiền lương từ năm 1993 đến nay cho thấy nhiều mặt tích cực, đặc biệt là trong việc cải thiện tiền lương tối thiểu, tiền lương vùng và ngành Những cải cách này đã góp phần nâng cao đời sống người lao động và thúc đẩy sự phát triển kinh tế.
Hệ thống quan điểm và nguyên tắc đã được hình thành để định hướng cho việc hoạch định chính sách tiền lương Sự tiền tệ hoá và cải cách cơ cấu tiền lương đã góp phần xóa bỏ chế độ bao cấp, đồng thời đảm bảo công bằng hơn trong phân phối và thu nhập.
Việc điều chỉnh tiền lương tối thiểu theo mức độ trượt giá kết hợp với mở rộng bội số tiền lương đã giúp tăng thu nhập cho người lao động và cải thiện tính công bằng trong chế độ tiền lương Cơ chế quản lý tiền lương đã có sự thay đổi tích cực, gắn kết tiền lương với hiệu quả sản xuất – kinh doanh và tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức, cũng như tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ Mối quan hệ giữa tiền lương, năng suất lao động và lợi nhuận đã được giải quyết hợp lý hơn.
Yếu tố bảo hiểm xã hội và ưu đãi đã được tách ra khỏi chính sách tiền lương, dẫn đến việc hình thành các chính sách bảo hiểm xã hội riêng biệt và chính sách hỗ trợ đối với người có công.
Mặt hạn chế Tuy nhiên, nhìn chung chế độ tiền lương vẫn còn bộc lộ nhiều hạn chế
Tiền lương ngay từ khi mới ban hành đã quá thấp, việc tăng lương không đủ bù đắp so với mức trượt giá
Quan hệ tiền lương giữa khu vực hành chính sự nghiệp và sản xuất kinh doanh hiện vẫn còn nhiều bất hợp lý Cơ chế tiền lương trong ngành hành chính sự nghiệp chưa thực sự phù hợp, và cải cách chính sách tiền lương chưa được liên kết chặt chẽ với các chính sách khác có liên quan.
Mức lương hiện nay không đủ để đảm bảo tái sản xuất sức lao động và bù đắp chi phí thiết yếu cho người lao động, dẫn đến tình trạng nhiều người không thể sống bằng lương Sự cần thiết phải tăng thu nhập ngoài lương đã làm mất đi ý nghĩa của tiền lương, gây ra định hướng sai lầm cho người lao động Điều này dẫn đến những hiện tượng tiêu cực như một số cán bộ công chức thiếu nhiệt tình trong công việc, lạm dụng giờ hành chính cho công việc ngoài, và thậm chí có dấu hiệu tham nhũng, tạo ra mầm mống mất ổn định xã hội và giảm uy tín của bộ máy công quyền.
Giải pháp hoàn thiện
Chế độ tiền lương, thưởng và các khoản phụ cấp cho người lao động cần được ghi rõ trong hợp đồng lao động, giúp tổ chức chứng từ và hạch toán lương dễ dàng hơn Đội ngũ kế toán trong doanh nghiệp cần được đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn và cập nhật thông tin mới về chính sách tiền lương để đảm bảo hiệu quả công việc.
Các doanh nghiệp cần xác định rõ ràng trình độ tay nghề, kinh nghiệm và kỹ năng của người lao động tương ứng với mức lương họ nhận được Để nâng cao năng suất lao động, cần có chế độ đãi ngộ hợp lý như mức lương cao hơn và tiền thưởng cho người lao động nhằm khuyến khích họ phát triển kỹ năng Việc thực hiện chế độ lương và đãi ngộ tốt sẽ giúp thu hút nhân tài, đặc biệt là những lao động có trình độ chuyên môn cao, từ đó ngăn chặn tình trạng chảy “chất xám” sang các doanh nghiệp khác.
Công tác tổ chức hạch toán tiền lương và thanh toán cho người lao động cần được kiểm tra và giám sát chặt chẽ để đảm bảo quyền lợi và lợi ích của cả người lao động lẫn doanh nghiệp Việc này giúp giảm thiểu bất đồng giữa người lao động và doanh nghiệp, từ đó tạo động lực cho họ làm việc tận tâm hơn và nâng cao năng suất lao động.
Việc chi trả lương đúng hạn cho người lao động là vô cùng quan trọng, vì đây là nguồn thu nhập chính của họ Nếu không thanh toán đúng thời gian, người lao động sẽ gặp khó khăn trong việc tái sản xuất sức lao động, dẫn đến giảm sút năng suất lao động Do đó, doanh nghiệp cần tránh tình trạng nợ lương để bảo đảm quyền lợi cho người lao động.
Mỗi doanh nghiệp cần trang bị máy tính và thiết bị hiện đại phù hợp với quy mô và trình độ quản lý của mình Việc này không chỉ giúp giảm bớt số lượng lao động trong phòng kế toán mà còn làm cho công việc kế toán trở nên dễ dàng hơn Nhờ vào công nghệ tiên tiến, thời gian hạch toán được rút ngắn và độ chính xác được nâng cao, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
Một số ý kiến đóng góp
Việt Nam đang trong quá trình hội nhập kinh tế toàn cầu, đã đạt được nhiều thành công nhưng vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục Đời sống người dân đã cải thiện đáng kể về vật chất và tinh thần; tuy nhiên, so với các nước phát triển, Việt Nam vẫn còn nghèo, với thu nhập của người dân chỉ bằng một phần nhỏ Người thất nghiệp không nhận được trợ cấp, dẫn đến nhiều khó khăn và gia tăng tệ nạn xã hội Do đó, cần có những chính sách tiền lương hoàn thiện hơn, đặc biệt là mức lương tối thiểu phải đảm bảo cho người lao động có cuộc sống bình thường, phù hợp với giá cả hàng hóa trên thị trường.
Để thu hút nhân tài và những người xuất sắc vào các ngành trọng điểm trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, cần bổ sung chế độ lương đặc cách Mức lương cho các đối tượng này có thể cao hơn từ 15-20% so với các mức lương khác, nhằm đáp ứng những yêu cầu trách nhiệm cao đối với xã hội và cộng đồng.
Nhà nước cần thiết lập lại trật tự trong quản lý tiền lương, gắn với chế độ cải cách tiền lương sắp tới Điều này không chỉ giúp người lao động có cơ hội làm giàu chính đáng mà còn đảm bảo công bằng xã hội Đồng thời, cần có biện pháp điều tiết hợp lý giữa những người có thu nhập cao và những người có thu nhập hạn chế.
