Slide bài giảng Hệ thống thông tin quản lý (Chương 2)

Biết được vị thế của hệ thống thông tin và vận dụng được kiến thức này vào công việc sẽ tạo cho người dùng cơ hội thành công trong nghề nghiệp, cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu và xã hội có chất lượng cuộc sống cao hơn

CHƯƠNG PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG BÀI ĐẠI CƯƠNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG I Vịng đời hệ thơng tin: Hệ thơng tin tương tự sống người: Sinh ra, trưởng thành, chín mùi chết Giai đoạn sinh thành: Nảy sinh từ việc có ý định sử dụng máy tính để xử lý thơng tin cho cơng việc Giai đoạn phát triển: Biến ý tưởng thành thực Để làm điều này, nhà phân tích thiết kế hệ thống, lập trình viên, NSD làm việc để phân tích nhu cầu xử lý thơng tin xí nghiệp, quan mà thiết kế nên hệ thống thông tin Giai đoạn khai thác: Sau cài đặt, sử dụng hệ thông tin để phục vụ cho nhu cầu thông tin doanh nghiệp, quan Trong giai đoạn này, hệ thông tin liên tục sửa đổi bảo trì để giữ cho phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp, tổ chức Giai đoạn chết: Việc tích lũy thay đổi giai đoạn làm ảnh hưởng đến tính hiệu hệ thống Giai đoạn chết xảy hệ thống thông tin trở thành rắc rối đến mức bảo trì nữa, việc trì khơng cịn kinh tế, hiệu nên lúc bị loại bỏ vịng đời hệ thơng tin lại phải lặp lại Hệ thống thông tin xây dựng phải có khả ổn định cao phần bị loại bỏ để thay phần khác II Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống: Có nhiều phương pháp phân tích thiết kế hệ thống như: - Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technique): Kỹ thuật phân tích cấu trúc thiết kế, phương pháp xuất phát từ Mỹ - Phương pháp MERISE (Méthode Pour Rassembler les Ideés Sans Effort): tạm dịch "Các phương pháp tập hợp ý tưởng không cần cố gắng", đời Pháp cuối thập niên 70 - Phương pháp MXC (Méthode de Xavier Castellani): Nguồn gốc từ Pháp -Phương pháp GALACSI (Groupe d' Animation et de Liaison pour d' Analyse et la Conception de Systeme d' Information): tạm dịch nguyên văn: "Nhóm cọ vẽ liên lạc để phân tích quan niệm hố hệ thơng tin" đời Pháp vào tháng năm 1982 Lưu ý: Chúng ta sâu nghiên cứu phân tích hệ thống theo phương pháp phân tích cấu trúc thiết kế (SADT) Phương pháp nghiên cứu việc dựng sơ đồ, biểu,… để mô tả đối tượng (tránh dùng lời văn) III Tư tưởng chủ đạo phương pháp phân tích thiết kế hệ thống: Sự trừu tượng hoá (Trừu xuất Abstraction): Để nhận biết hệ thống phức tạp, phải loại bỏ đặc điểm phụ để nhận biết cho đặc điểm Hệ thống nhận thức hai mức: - Mức vật -Mức logic Bằng cách trả lời: - Ở mức vật lý - Mô tả thực trạng hệ thống cũ: + What: Cái gì? Làm gì? + How: Làm nào? (Làm nào? Phương tiện nào? Cách làm nào? Lúc nào? Ai làm? Làm gì?) - Ở mức logic: Gạt bỏ chi tiết để thấy chất cần trả lời WHAT - Sau nhận đơn đặt hàng, NCC chuyển hàng đến nhà máy kèm theo phiếu giao hàng Tại xí nghiệp có phận nhận hàng tiếp nhận Bộ phận có sử dụng máy tính có sẵn hệ chương trình Phát hàng - Hàng nhận tạm kho, thông tin phiếu giao hàng với địa điểm giao hàng ghi vào bảng nhận hàng Lưu ý: Trong phiếu giao hàng từ NCC gởi đến, khơng có thơng tin phân xưởng dự trù mặt hàng Mặt khác, đợt giao hàng gồm nhiều mặt hàng đặt mua từ nhiều đơn hàng khác Vì vậy, phiếu giao hàng ứng với mặt hàng có rõ số hiệu đơn hàng mặt hàng để tiện cho việc phát hàng cần biết địa phân xưởng nhận hàng - Cần tìm thơng tin hệ đặt hàng, hai máy tính sử dụng khơng liên kết với khơng tương thích - Để giải vấn đề này, xí nhiệp X tổ chức phận đối chiếu Hằng ngày, phận mua hàng phải in danh sách đơn hàng gởi cho phận đối chiếu - Tương tự trên, ngày, phận nhận hàng in danh sách chuyến hàng nhận ngày gởi cho phận đối chiếu - Bộ phận đối chiếu so khớp hai danh sách qua số hiệu đơn, từ đó, phận đối chiếu lập danh sách địa phân xưởng gởi cho phận nhận hàng, phận nhận hàng theo phát hàng cho phân xưởng kèm theo phiếu phát hàng - Việc đối chiếu phận thứ ba làm thủ cơng Các q trình khơng nhiều thời gian mà xảy nhiều sai sót hàng tiền - Sau giao hàng, NCC gởi đến nhà máy hóa đơn tính tiền Hóa đơn chuyển đến phận đối chiếu với hàng xem có khớp khơng Hóa đơn khớp gởi cho phận toán với phiếu xác nhận chi, từ đó, phận tốn gởi cheque cho NCC Nếu hóa đơn khơng khớp với đơn hàng cần có khiếu nại gởi đến NCC để chỉnh lại cho  Yêu cầu xí nghiệp: Hãy cải tiến lại quy trình cho hữu hiệu Phân tích: a Phê phán: - Thiếu sót: + Thiếu kho vật tư để dự trữ mặt hàng thông thường, không đắt để khơng phải tn theo quy trình mua hàng nêu - Kém hiệu lực: + Tìm địa khách hàng + Kiểm tra tính khớp hàng nhận với hóa đơn - Tổn phí cao: + Ở phận đối chiếu cần nhiều nhân lực, tốn thời gian b Mục tiêu hệ thống mới:  Đưa thêm chức quản lý kho dự trữ  Giải vấn đề tìm địa khách hàng cho nhanh gọn  Giải kiểm tra đắn đơn hàng, hàng về, hóa đơn  Cố gắng vận dụng hai máy tính hai hệ chương trình cũ có (theo đề nghị giám đốc công nhân viên) C Các giải pháp Kênh liên lạc hai máy Quan hệ chiều người tác động Trong đó: Hệ đặt hàng có chức năng: - Đặt hàng - Theo dõi việc thực đơn hàng Hệ phát hàng có chức năng: - Quản lý kho dự trữ - Tiếp nhận hàng - Phát hàng cho phân xưởng sản xuất d Đánh giá tính khả thi: - Giải pháp 1: không khả thi mặt kỹ thuật hai máy khơng tương thích theo kết khảo sát - Giải pháp 2: Phải nhập hai phận vào một, điều ngược với hướng giám đốc là: khơng tin hồn tồn vào nhân viên nên hai phận phải kiểm tra lẫn Vì giải pháp không khả thi mặt nghiệp vụ - Giải pháp 3: Nếu thông tin cung ứng vật tư cung cấp cho phận khác (ví dụ: phận tài vụ, ban giám đốc, v.v ) giải pháp thuận lợi Tuy nhiên, giải pháp khiến phải viết lại toàn chương trình, chi phí tăng vọt nên khơng khả thi - Giải pháp 4: không khả thi mặt kỹ thuật giải pháp - Giải pháp 5: Đây giải pháp thỏa hiệp, phù hợp với ý kiến ban giám đốc: + Tăng tốc độ xử lý độ xác + Có tính cải tiến, có thêm kho dự trữ + Tiết kiệm, dùng lại hai máy tính hai chương trình ... mà thiết kế nên hệ thống thông tin 3 Giai đoạn khai thác: Sau cài đặt, sử dụng hệ thông tin để phục vụ cho nhu cầu thông tin doanh nghiệp, quan Trong giai đoạn này, hệ thông tin liên tục sửa... hình chức hệ thơng tin: Giai đoạn xác định cách chi tiết kiến trúc hệ thông tin Chia hệ thống lớn thành hệ thống Đây gọi bước phân tích chức Tất thơng tin, quy tắc tính tốn, quy tắc quản lý, khai... hệ thống Giai đoạn chết xảy hệ thống thông tin trở thành rắc rối đến mức khơng thể bảo trì nữa, việc trì khơng cịn kinh tế, hiệu nên lúc bị loại bỏ vịng đời hệ thơng tin lại phải lặp lại Hệ thống