Luận văn Xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam nghiên cứu thực trạng xử lý nội dung tài liệu và đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng xử lý tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam.
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ VĂN HOÁ - THỂ THAO & DU LỊCH
TRUONG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI
ĐÀO KIM PHƯƠNG
XU LY NOI DUNG TAI LIEU
TẠI TRUNG TAM THONG TIN - THU VIEN, VIEN KHOA HOC GIAO DUC VIET NAM
Chuyén nganh: Khoa hoc Thu vién
Mã số: 60.32.20
LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THƯ VIỆN
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYÊN THU THẢO
Trang 2MUC LUC Danh mục các từ viết tắt 5 Danh mục các bảng 6 MO DAU 7
Chương 1; Trung tâm Thông tin - Thư viện Viện Khoa học Giáo dục Việt
am với công tác xử lý nội dung tài 13
1.1 Một số vấn đề lí luận về xử lý nội dung tài liệu 13
1.1.1 Khái niệm về xử lý nội dung tài liệu 13
1.1.2 Các đặc điểm của công tác xử lý nội dung tài liệu 15 1.1.3 Các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu 16
1.2 Khái quát về Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam và hoạt động thông tin - thư
viện 18
1.2.1 Khái quát về Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam 18 1.2.2 Giới thiệu vai nét vé Trung tim Théng tin - Thư viện 19 1.2.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Trung tâm 21 1.2.4 Nguồn lực théng tin tại Trung tâm 24
1.3 Vai trò của công tác xử lý nội dung tải liệu trong hoạt động thông tin - thư viện 31
1.3.1 Vai trò của công tác xử lý nội dung tài liệu đối với hoạt động thông tin ~ thư viện nói chung 31
1.3.2 Vai trò của công tác xử lý nội dung tài liệu đối với hoạt động thông tin — thu viện tại Trung tâm nói riêng 33 Chương 2; Thực trạng công tác xứ lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông
hư viện 36
Trang 3
2.1.2 Quy trình phân loại tài liệu 38
2.1.3 Chất lượng kết quả phân loại 45 2.2 Biên soạn tóm tắt 47 2.2.1 Quy trình biên soạn bài tóm tắt 48 2.2.2 Chất lượng bài tóm tắt 51 2.3 Định từ khóa 55 2.3.1 Công cụ định từ khoá 55 2.3.2 Quy trình định từ khoá 56
2.3.3 Chất lượng kết quả định từ khoá 65 2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác xử lý nội dung tài liệu 80 2.4.1 Nguồn nhân lực 80 2.4.2 Các quy định nội bộ §I 2.4.3 Các công cụ trợ giúp 81 2.4.4 Tổ chức công việc §2 2.5 Nhận xét và đánh giá chung §2 2.5.1 Điểm mạnh 82 2.5.2 Điểm yếu 8 2.5.3 Nguyên nhân 84 Chương 3: Các giải pháp nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài Trung tâm Thông tin - Thư viện Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam 8S
3.1 Nhóm giải pháp về tô chức quy trình xử lý nội dung tải liệu 85
3.1.1 Trong phân loại 85
3.1.2 Trong định từ khóa §5
3.1.3 Trong làm tóm tắt §6
3.2 Nhóm giải pháp về nhân lực 86
Trang 43.2.2 Bổ sung thêm cán bộ thư viện 88
3.2.3 Xây dựng đội ngũ cộng tác viên 89
3.3 Nhóm giải pháp về các công cụ phục vụ công tác xử lý nội dung tài 89
3.3.1 Bang phan loai 89
3.3.2 Bộ từ khóa 90
3.4 Các giải pháp khác 90
3.4.1 Xây dựng mục lục công vụ 90
3.4.2 Hiệu đính các biểu ghỉ trong CSDL 91
3.4.3 Xử lý kho tài liệu nội bộ 92
3.4.4 Các quy định nội bộ 92
KẾT LUẬN 94
Trang 5DANH MUC CAC TU VIET TAT
1 Các từ viết tắt tiếng Việt
TTTT-TV Trung tâm Thông tỉn - Thư viện VKHGDVN Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam KHGD Khoa học giáo dục
TT-TV Thông tin - thư viện NDT Người dùng tin CSDL Cơ sở dữ liệu
2 Các từ viết tắt tiếng Anh
DDC Dewey Decimal Classification upc Universal Decimal Classification AACR ‘Anglo-American Cataloguing Rules
Trang 6DANH MUC CAC BANG
Bang 1.1 Loại hình tài liệu tại Trung tâm Thông tin — Thư viện, Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam 25 Bảng 1.2 Cơ sở dữ liệu tại Trung tâm Thông tin — Thư viện,Viện Khoa học
Giáo dục Việt Nam 28
Bang 2.1 Danh sách các tài liệu dùng đề khảo sát chất lượng phân loại tài liệu 39
Bảng 2.2 Đánh giá cách thức phân tích nội dung tài liệu của cán bộ phân loại 41 Bảng 2.3 Đánh giá cách thức xác định vị trí môn loại của cán bộ phân loại 43 Bảng 2.4 Đánh giá cách định ký hiệu phân loại 45 Bảng 2.5 Danh sách các tài
u phân loại chưa chính xác 45 Bang 2.6 Danh sách các biểu ghỉ dùng để khảo sát chất lượng bài tóm tắt S1 Bảng 2.7 Kết quả khảo sát chất lượng bài tóm tắt về mặt hình thức 54 Bảng 2.8 Kết quả khảo sát chất lượng bài tóm tắt về mặt nội dung 54
Bảng 2.9 Danh sách tài liệu được dùng để khảo sát chất lượng định từ khóa 56
Bảng 2.10 Đánh giá cách thức phân tích nội dung tài liệu của cán bộ định từ
khóa 60
Bảng 2.11 Đánh giá cách thức diễn đạt từ khóa, hoàn chỉnh quá trình định từ
khóa của cán bộ định từ khóa 63
Bảng 2.12 Kết quả khảo sát đánh giá chất lượng phản ánh nội dung tài liệu
bằng từ khóa 67
Trang 71 TINH CAP THIET CUA DE TAL
Cuộc cách mạng khoa học kĩ thuật và công nghệ đã phát triển mạnh mẽ, ảnh hưởng sâu rộng đến mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực Thêm vào đó là những bước tiến vượt bậc của công nghệ thông tin đã làm thay đổi toàn bộ diện mạo của thế giới Thế giới đang đứng trước xu hướng toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế, văn hoá, khoa học, giáo dục Hơn bao giờ hết, thông tỉn và tri thức đang dần chiếm ưu
thế và chỉ phối sự phát triển của xã hội
Trong bồi cảnh xã hội bùng nỗ thông tin như hiện nay, để nắm vững nhu cầu tin, đáp ứng đầy đủ, chính xác, kịp thời, phù hợp các nguồn tin thì công tác xử lý tài liệu nói chung và công tác xử lý nội dung tài liệu nói riêng càng trở nên cần thiết và là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của các cơ quan thông tin - thư viện
Với mục đích đáp ứng hiệu quả các yêu cầu tin ngày càng phức tạp và đa
dạng của người dùng tin đòi hỏi các cơ quan thông tỉn - thư viện phải làm tốt công
tác xử lý nội dung t
sắp xếp tài liệu một cách khoa học, tô chức hệ thống tra cứu thuận tiện, dễ dàng nhằm đáp ứng có hiệu quả nhu cầu tin của người dùng tỉn
Trung tâm Thông tin - Thư viện, Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam bắt đầu tiến hành ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tỉn - thư viện từ năm
2003 với việc sử dụng phần mềm WINISIS Đặc biệt, từ năm 2009, Trung tâm đã
được Bộ Giáo dục và Đảo tạo đầu tư dự án “Tăng cường năng lực nghiên cứu cho hệ thống thông tin khoa học giáo dục” Với dự án này, Trung tâm được đầu tư hệ thống máy móc, trang thiết bị hiện đại cùng với việc sử dụng phầm mềm quản lý thư viện
Trang 8Với việc sử dụng phần mềm này, Trung tâm có thể quản lý toàn diện các khâu: bổ sung, biên mục, quản lý bạn đọc, lưu thông tài liệu, ấn phẩm định kỳ
Công tác phục vụ bạn đọc cũng tiến hành nhanh chóng và thuận tiện Một số công
đoạn trong quy trình xử lý nội dung tài liệu có sự thay đổi so với trước Bên cạnh
đó, việc thực hiện các chuẩn nghiệp vụ mới đã đặt ra những yêu cầu mới trong
công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm
Tuy nhiên, hiện nay Trung tâm vẫn chưa đáp ứng tốt nhu cầu tin của người
dùng tin Việc tìm kiếm thông tin tại Trung tâm còn gặp nhiều khó khăn, nhiều khi người dùng tin không tìm được hết những thông tin mà họ cần hoặc những thông tin tim được lại không phù hợp với yêu cầu của họ , Tình trạng này có thể do nhiều nguyên nhân, mà một trong những nguyên nhân chính là do công tác xử lý nội dung tài liệu chưa thực sự đạt chất lượng như mong muốn
Xuất phát từ những lý do cơ bản trên, tác giả đã chọn đề tài “X# Jý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện, Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam"
làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình
2 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
Cơng tác xử lý nội dung tài liệu đã được nghiên cứu thực tiễn tại một số cơ quan thông tin - thư viện, cụ thể như:
- Luan van cao hoc Nang cao chat lượng xử lý nội dung thông tin tại Trung tâm Thông tin Từ liệu - Thư viện Trường Đại học Vĩnh (2001) của tác giả Nguyễn Lê Quang
~ Luận văn cao học Hoàn thiện công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm
Trang 9- Luan van cao hoe Nang cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại Thư
việnTạ Quang Bửu trường Đại học Bách khoa Hà Nội (2009) của tác giả Đinh Thuý Quỳnh
- Luận văn cao học Công rác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội: Thực trạng và giải pháp (2011) của tác giả Nguyễn Thị Thanh Ngan Tại VKHGDVN, đã có một số công trình nghiên cứu toàn điện về hoạt động V của Trung tâm hoặc nghiên cứu
p trung vào một vấn đề hay một số khía cạnh liên quan đến hoạt động của Trung tâm như:
- Luận văn cao học Tăng cường hoạt động thông tin thư viện ở Viện Khoa
học Giáo dục trong giai đoạn đổi mới giáo dục (2001) của tác giả Trịnh Thị Hồng
Hà
- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Viện Đánh giá thực trạng nguôn lực thông tin khoa học giáo dục tại thư viện - Viện Chiến lược và Chương trình Giáo dục
(2007) của tác giả Đỉnh Tiến Dũng
- Luận văn cao học Một số biện pháp gắn kết giữa nghiên cứu và thông tin về khoa học giáo dục của Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam (2008) của tác giả Nguyễn Thị Thu Yến
Ngoài ra, còn có một số bài viết được đăng tải trên tạp chí Thư viện Việt
Nam, tạp chí Khoa học Giáo dục, kỷ yếu hội thảo về hoạt động thông tin - thư viện Tuy nhiên, đây là những công trình nghiên cứu về công tác xử lý nội dung
tài liệu tại các cơ quan thông tin - thư viện khác Như vậy cho đến nay chưa có
công trình nào nghiên cứu về công tác xử lý nội dung tài liệu tại TTTT
'VKHGDVN
Trang 10Với việc lựa chọn đề tài nghiên cứu này, tôi hy vọng có thẻ kế thừa những thành quả nghiên cứu của các nhà khoa học đi trước và những kinh nghiệm làm
việc của bản thân để có thể tìm hiểu, nghiên cứu, khảo sát thực trạng, điểm mạnh, ôi dung tài liêu Từ đó, đề xuất những giải pháp nâng -TV, VKHGDVN điểm yếu của công tác xử lý
cao chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu tại TTTT 3 ĐÓI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Đối tượng nghiên cứu: công tác xử lý nội dung tài liệu, cụ thể gồm phân loại tài liệu, biên soạn tóm tắt và định từ khoá
Phạm vi nghiên cứu:
- Không gian: Trung tâm Thông tin - Thư viện, Viện Khoa học Giáo
dục Việt Nam
- Thời gian: từ năm 2003 đến nay, đây là thời điểm TTTT-TV bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin - thư viện
4 MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
Mục đích: Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại TTTT-TV, VKHGDVN
Nhiệm vụ nghiên cứu: Để thực hiện mục đích nghiên cứu trên, luận văn sẽ giải quyết các nhiệm vụ sau đây:
- Tìm hiểu một số vấn đề lí luận về công tác xử lý nội dung tải liệu tại
TTTT-TV, VKHGDVN;
~ Khảo sát hiện trạng chất lượng công tác xử lý nội dung tai liệu tại Trung
~ Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác xử lý nội dung tài
Trang 115 CO SO LY LUAN VA PHUONG PHAP NGHIEN CUU
Cơ sở phương pháp luận: Dựa trên các văn kiện, chính sách của Đảng và
Nhà nước về giáo dục đào tạo; Phương pháp luận về khoa học thông tin - thư viện
Phương pháp nghiên cứu: Các vẫn đề của luận văn được giải quyết trên cơ
sở vận dụng các phương pháp nghiên cứu sau: ~ Thống kê, xử lý, phân tích tổng hợp số liệu;
~ Phỏng vấn, trao đổi trực tiếp;
~ Nghiên cứu, đánh giá chất lượng kết quả xử lý nội dung tải liệu 6 NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA LUẬN VĂN
- Làm rõ khái niệm, quy trình, vai trò của công tác xử lý nội dung tải liệu tại TTTT-TV, VKHGDVN;
- Đánh giá thực trạng chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm, phân tích các mặt mạnh, yếu và nguyên nhân của nó;
- Đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm nâng cao chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm;
~ Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo cho những người quan tâm tới vấn đề xử lý nội dung tài liệu, những người trực tiếp làm công tác xử lý nội dung tài liệu cũng như các cán bộ làm công tác quản lý hoạt động thông tin - thư viện nói chung và các cán bộ làm công tác quản lý hoạt động thông tin - thư viện tại TTTT- TV, VKHGDVN nói riêng
7 KET CAU CUA LUAN VAN
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, cấu
Trang 12Chuong 1: Trung tim Thong tin - Thư viện, Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam với công tác xứ lý nội dung tài liệu
Chương 2: Thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm
Thông tin - Thư viện, Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam
Chương 3: Các giải pháp nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại
Trang 13Chương 1
TRUNG TAM THÔNG TÌ
VIỆT NAM VỚI CƠNG
- THƯ VIỆN, VIỆN KHOA HỌC GIÁO DỤC ÁC XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU
1.1 MOT SO VAN ĐÈ LÍ LUẬN VỀ XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU 1.1.1 Khái niệm về xử lý nội dung tài liệu
Xử lý tài liệu là kỹ năng/nghệ thuật nhằm ghi lại các đặc trưng về hình thức và
nội dung trong tài liệu nhằm mục đích quản lý và tìm kiếm các tài liệu đó
'Xử lý tai liệu bao gồm có xử lý hình thức tài liệu và xử lý nội dung tài liệu Xử lý nội dung tài liệu là một phần của công tác xử lý tài liệu Công việc
này bao gồm: Phân loại tài liệu, định từ khóa hoặc định đề mục chủ đề, tóm tắt và
tổng luận, nhằm trợ giúp người dùng tin tìm kiếm tài liệu theo nội dung và thuận
lợi trong việc sử dụng thông tin trong các tài liệu đó
Phân loại tài liệu: là việc gán các ký hiệu của một hệ thống phân loại cho
một tài liệu để sắp xếp và tìm kiếm tài liệu đó
Để phân loại tài liệu, các thư viện phải sử dụng một hoặc vài hệ thống phân loại Các hệ thống phân loại được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là Bảng phân loại thập phân Dewey DDC, Bảng phân loại BBK (Liên Xô), Bảng phân loại dùng cho
các thư viện khoa học tông hợp (Thư viện Quốc gia Việt Nam)
Định từ khoá: là quá trình phân tích nội dung tài liệu và mô tả nội dung chính của tài liệu bằng một hoặc nhiều từ khoá - điểm tiếp cận tìm tin độc lập
nhằm mục đích tìm tin trong các cơ sở dữ liệu
Quy trình định từ khoá có thể được thực hiện theo phương thức định từ khoá
Trang 14các đặc trưng nội dung sang ngôn ngữ từ khoá bằng cách sử dụng phương pháp xử lý từ vựng Còn đối với định từ khoá kiểm soát, cán bộ xử lý sử dụng một phương
tiện kiểm soát từ được chấp nhận, đó là các bộ từ khố
Bộ từ khố là cơng cụ dùng để kiểm soát từ vựng, trong đó các đơn vị từ vựng là các từ khoá, kèm theo các quan hệ ngữ nghĩa giữa các đơn vị từ vựng đó
Hiện nay, ở Việt Nam có 02 bộ từ khoá được sử dụng rộng rãi là Bộ từ khoá do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn và Từ điển từ khoá khoa học công nghệ do Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia biên soạn
Định chi dé: là quá trình phân tích nội dung tài liệu nhằm xác định đề tài chủ yếu của tài liệu đó và thể hiện chúng bằng các đề mục chủ đề theo một khung để mục chủ đề nhất định
Khung đề mục chủ đề: là ngôn ngữ tư liệu dùng để kiểm soát từ vựng, trong
đó, các đơn vị từ vựng là các đề mục chủ đề, kèm theo các quan hệ ngữ nghĩa cần
thiết giữa các đơn vị từ vựng đó [17, tr.76]
Đề mục chủ đề là các từ và cụm từ mẫu, thể hiện các khái niệm đơn giản
hoặc phức tạp, dựa trên ngôn ngữ tự nhiên được kết hợp trước theo cấu trúc quy định [17, tr76]
Các đề mục chủ đề trong một khung để mục chủ để được sắp xếp theo vần chữ cái, đi kèm với các quan hệ ngữ nghĩa
Tóm tắt tài liệu: là trình bày lại nội dung chính của tài liệu gốc một cách ngắn gọn dưới dạng một bài văn, sao cho người đọc tiếp thu nội dung đó nhanh
nhất, chính xác nhất [17, tr.89]
Trang 15gốc trong một số trường hợp dac biét (t: gốc viết bằng tiếng hiếm,
chế truy cập, tài liệu tham khảo phụ trợ)
Tổng luận: là một loại sản phẩm thông tin trình bày tông quát và có hệ thống về một đề tài nhất định trên cơ sở xử lý thông tin từ nhiều nguồn tỉn trong một giai
đoạn nhất định [17, tr 103]
'Tổng luận cung cấp cho người dùng tin nội dung theo các mức độ sau đây
nhằm trợ giúp ra quyết định giải quyết vấn đề: Thông tin tổng quát về đẻ tài được
quan tâm; Kiến thức được hệ thống hoá về đề tài trên; Đúc rút ra bản chất cót lõi
và động thái tiến triển của vấn đề; Ý kiến đánh giá vấn đề, đề xuất biện pháp thực hiện
Tổng luận có vai trò đặc biệt quan trọng đối với quá trình ra quyết định, đáp ịnh chính
ứng nhu cầu tin cho hoạt động quản lý với các đặc điểm: cần ra quyết
xác, kịp thời; cần mức độ tổng hợp và tích hợp thông tin cao Người biên soạn tổng luận thường là các chuyên gia thông tin, chuyên gia các ngành
1.12 Các đặc điểm của công tác xử lý nội dung tài liệu
Công tác xử lý nội dung tài liệu bao gồm các đặc điểm sau: ~ Tuân thủ một phương pháp luận chung:
- Được cụ thể hoá theo đặc thù riêng của từng hệ thống, phụ thuộc vào:
+ Đối tượng sử dụng tài liệu; + Dạng tài liệu cần xử lý;
Trang 161.L3 Các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu
1.1.3.1 Phân loại tài liệu và định từ khoá
Để đánh giá chất lượng của công tác phân loại tài liệu và định từ khoá người
ta sử dụng 2 hệ số đánh giá cơ bản là hệ số chính xác và hệ số đầy đủ * Đánh giá chất lượng thông qua quá trình mô tả tài liệu:
~ Hệ số chính xác thông qua mô tả:
Kexmt = Nexmt/Nemmt 100%, trong đó:
Kexmt Hệ số chính xác
Nexmt Số lượng chỉ mục mô tả chính xác
Nem Tổng số chỉ mục trong kết quả
~ Hệ số đầy đủ:
Kddmt = Ndtmt/Mdtmt 100%, trong đó:
Kddmt Hệ số đầy đủ thông qua mô tả
Ndtmt Số lượng đặc trưng được mô ta
Mdtm Tổng số các đặc trưng nội dung * Đánh giá chất lượng thông qua tìm tin:
~ Hệ số chính xác thông qua tìm tin:
Kextt = Nextt/Nr 100%, trong dé:
Kextt Hệ số chính xác thông qua tim tin
Nextt Số lượng các biểu ghỉ tìm ra đáp ứng yêu cầu tin Nr Tổng số các biểu ghi tìm ra
Trang 17
Kddtt = Dex / Nex 100%, trong đó:
Kđát Hệ số đầy đủ thông qua tìm tin
Dex Số lượng các biểu ghỉ tìm ra đáp ứng yêu cầu tin Nex Tổng số các biểu ghi đáp ứng yêu cầu tin trong CSDL 1.1.3.2 Bài tóm tắt
Ngoài các tiêu chí như đối với công tác phân loại tài liệu và định từ khoá thì
bài tóm tắt cần đảm bảo các tiêu chí về:
- Hình thức:
+ Cấu trúc phải đảm bảo tính lôgic chặt chẽ, cân bằng trong mức độ chọn lọc
thông tin
+ Văn phong phải trong sáng, đơn giản, dễ hiểu; sử dụng thuật ngữ khoa học thông dung; viết tắt đúng cách Câu văn phải ngắn gọn, ưu tiên sử dụng các loại cú pháp đặc thù (câu thiếu chủ ngữ là chủ thể thực hiện công việc) Hạn chế sử dụng các câu phức hợp, đa nghĩa
~ Nội dung:
+ Đầy đủ là đảm bảo yêu cầu thành phần định lượng của bài tóm tắt, bảo đảm sao cho tồn bộ thơng tin cơ bản của tài liệu gốc được chuyển tải sang bài tóm
tắt
Trang 181.2 KHÁI QUAT VE VIEN KHOA HQC GIAO DUC VIET NAM VA HOAT DONG THONG TIN - THU VIEN TAI VIEN
1.2.1 Khái quát về Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam 1.2.1.1 Lịch sử phát triển
VKHGDVN được thành lập năm 1961 với tên gọi ban đầu là Viện Nghiên cứu Giáo dục
Năm 1966, Viện được chia thành hai Viện nhỏ là: Viện Nghiên cứu Chương trình và Phương pháp; Viện Khoa học Giáo dục
Năm 1987, Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam được thành lập trên cơ sở
hợp nhất của 2 viện trên và một số cơ quan nghiên cứu của Bộ Giáo dục
Năm 2003, Viện Chiến lược và Chương trình Giáo dục thành lập trên cơ sở tổ chức lại hai đơn vị nghiên cứu là Viện Khoa học Giáo dục và Viện Nghiên cứu Phát triển Giáo dục
Năm 2008, Viện đổi tên thành Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam trên cơ sở sát nhập Viện Chiến lược và Chương trình Giáo dục với một số cơ quan nghiên
cứu khác của Bộ Giáo dục và Đào tạo 1.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ
* Chức năng
VKHGDVN trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo, có chức năng giúp Bộ trưởng trong:
- Nghiên cứu những vấn đề cơ bản về: Khoa học giáo dục; Quản lý giáo dục;
Trang 19- Dao tao trinh dé thac si va tién si vé khoa học giáo dục và các ngành liên
quan
- Théng tin vé khoa học giáo dục; Xuất bản các ấn phẩm khoa học và Tạp
chí Khoa học Giáo dục * Nhiệm vụ
- Nghiên cứu những van đề cơ bản về KHGD;
- Nghiên cứu ứng dụng và triển khai những vấn đề về quản lý giáo dục, quá
trình dạy học;
~ Đào tạo trình độ thạc sĩ và tiến sĩ các chuyên ngành: Tâm lý học; Giáo dục học; Quản lý giáo dục; Phương pháp giảng dạy các bô môn
~ Thông tin khoa học giáo dục: Thông tin giáo dục, khoa học giáo dục trong
nước và nước ngoài; Xuất bản các ấn phẩm, tạp chí khoa học; Thực hiện các hoạt
động dịch vụ thông tin khoa học theo nhu cầu xã hội - Cung ứng các dịch vụ giáo dục
1.2.2 Giới thiệu vài nét về Trang tâm Thông tin - Thư viện 1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ
* Chức năng
~ Thu thập, xử lý và phổ biến thông tin KHGD - Thực hiện các dịch vụ thông tin KHGD ~ Quản lý trang điện tử của Viện
- Nghiên cứu trong lĩnh vực TT-TV và các lĩnh vực thuộc KHGD
Trang 20
~ Tổ chức và quản lý hoạt động của TV chuyên ngành KHGD phục vụ cán bộ nghiên cứu, cán bộ quản lý giáo dục, nghiên cứu sinh, học viên cao học
và các đối tượng khác có nhu cầu
~ Thu thập xử lý, lưu trữ, phổ biến và cung cấp thông tin giáo dục và KHGD trong và ngoài nước dưới dạng các thư mục, ban tin, tng luận, tổng thuật, tư liệu khai thác qua mạng Internet, đĩa CD-ROM, ấn phẩm tóm tắt kết quả nghiên cứu KHGD,
thông tin giáo dục quốc tế phục vụ công tác nghiên cứu, công tác đào tạo bồi dưỡng và công tác quản lý, chỉ đạo của Bộ Giáo dục và Dao tao
~ Thực hiện các dịch vụ thông tin - thư viện theo yêu cầu
~ Thu thập, xử lý, phân tích, cập nhật thông tin giáo dục và KHGD cho trang điện tử của Viện và nghiên cứu sử dụng trang tin này một cách hiệu quả
- Thực hiện nghiên cứu các đề tài khoa học thuộc lĩnh vực TT-TV và giáo dục
~ Thực hiện hoạt động hợp tác trong nước và quốc tế trong lĩnh vực TT-TV:
về KHGD
1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức
- Giám đốc Trung tâm do Viện trưởng VKHGDVN bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Viện trưởng vẻ tổ chức, quản lý, chỉ đạo toàn bộ hoạt động của Trung
tâm
- Giúp việc giám đốc có 01 phó giám đốc Phó giám đốc trung tâm do Viện trưởng VKHGDVN bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước giám đốc và Viện trưởng về từng mặt công tác được phân công, được giám đốc uỷ quyền thay mặt quản lý trung tâm khi giám đốc đi vắng
Trang 21+ Phong Thong tin (3 cán hu thập, xử lý thông tin, dịch thuật, tóm tắt
thông tin các bài báo, các tài liệu trong và ngoài nước, hướng dẫn bạn đọc tra cứu thông tin, đảo tạo bồi dưỡng cán bộ và hợp tác quốc tế, viết tổng luận phân tích
theo các chuyên đề, làm bản tin, tóm tắt các kết quả các đề tài nghiên cứu, thực
hiện trao đổi với các trung tâm thông tin - thư viện trong và ngoài nước
+ Phòng Thư viện (2 cán bộ): Thu thập, bổ sung tai liệu, xử lý kĩ thuật các tài liệu nhập vào thư viện, sắp xế
dựng các CSDL như: CSDL về báo cáo kết quả đề tài nghiên cứu khoa học, CSDL
luận văn - luận án, tổ chức, phục vụ thông tin cho ban doc
„ bảo quản tài liệu, làm các bản tin thư mục, xây
+ Phòng Quản lý trang tin điện tử (3 cán bộ): Thu thập thông tin từ các trung
tâm, phòng ban của Viện, thông tin về giáo dục, tạo các trang liên kết với các trang
web có liên quan, tô chức diễn đàn
1.2.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tìn tại Trung tâm 1.2.3.1 Người dùng tin
Người dùng tin của Trung tâm rất đa dạng với các trình độ khác nhau nên nhu cầu tin về KHGD của họ cũng đa dạng Đối tượng NDT của Trung tâm gồm 3 nhóm cơ bản là: cán bộ nghiên cứu; cán bộ lãnh đạo, quản lý; học viên cao học, nghiên cứu sinh và sinh viên
Nhóm 1 Nhóm người dùng tin là cán bộ nghiên cứu
Trang 22tiếng Trung và tiếng Pháp Ngoài ra, nhóm NDT này cũng có khả năng sử dụng
máy vi tính để làm các công việc chuyên môn như soạn thảo văn bản, xử lý số
quản lý dữ liệu, thông tin cũng như có khả năng khai thác thông tin từ mạng
Internet
Nhóm 2 Nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo, quản lý
Nhóm NDT này bao gồm cán bộ lãnh đạo, quản lý trong và ngoài ngành giáo dục Đối tượng này tuy số lượng không nhiều nhưng đóng vai trò quan trọng, họ vừa là NDT vừa là chủ thể thông tin Họ vừa làm công tác quản lý vừa tham gia nghiên cứu khoa học, và tham gia giảng dạy, hướng dẫn học viên, nghiên cứu sinh làm luận văn, luận án theo chuyên ngành Nhóm NDT này có trình độ học vấn cao, họ đều là các giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ và thạc sĩ
Nhóm 3 Nhóm học viên sau đại học và sinh viên
Đây là nhóm NDT chiếm số lượng tương đối lớn của Trung tâm, là các học viên cao học, nghiên cứu sinh đang theo học các chương trình sau đại học chuyên ngành KHGD, sinh viên thuộc các trường sư phạm và các trường thuộc khối khoa học xã hội và nhân văn
1.2.3.2 Như cầu tin
Đối tượng NDT của Trung tâm đa dạng nên nhu cầu tin của họ cũng rất đa dạng về nội dung và hình thức thông tin chuyên ngành KHGD
Nhóm 1 Nhóm người dùng tin là cán bộ nghiên cứu
Nhóm NDT này ngoài nhu cầu sử dụng tài liệu tiếng Việt họ còn thường xuyên có nhu cầu tham khảo tài liệu tiếng nước ngoài Tài liệu chuyên khảo giáo dục nước ngoài có vai trò rất quan trọng, làm cơ sở đẻ có những nghiên cứu khoa
Trang 23
sách tra cứu, luận văn - luận án, đề tài nghiên cứu khoa học, bài trích tạp chí chuyên ngành
Nhóm NDT này có nhu cầu sử dụng tài liệu về giáo dục học chiếm tỷ lệ cao nhất Vì giáo dục học là môn khoa học cơ bản về giáo dục, trong đó có giáo dục
học đại cương và các chuyên ngành khác của nó như là: lí luận giáo dục, lịch sử giáo dục, đào tạo sư phạm, giáo viên
Chiếm tỷ lệ cao thứ hai trong nhu cầu tin của nhóm NDT này là các tài liệu về tâm lý học Hầu như tắt cả các chuyên ngành nghiên cứu của Viện đều cần và có liên
quan đến kiến thức về tâm lý, cụ thể hơn là tâm lý học giáo dục
Ngoài ra, nhóm NDT này cũng có nhu cầu tin về chuyên ngành xã hội học,
các bộ môn khoa học tự nhiên và khoa học xã hội, các lĩnh vực khác nhưng chiết tỷ lệ thấp hơn
Đây là lực lượng cán bộ nòng cốt quyết định tới hoạt động nghiên cứu khoa học của Viện nên Trung tâm luôn quan tâm và tạo điều kiện đáp ứng tốt nhất nhu cầu tin của đối tượng NDT nay
Nhóm 2 Nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo, quản lý
Cường độ lao động của nhóm NDT này rất cao Vì thời gian dành cho công, tác quản lý khá nhiều nên thời gian dành cho việc nghiên cứu tài liệu chuyên môn bị hạn chế, do vậy thông tin cho nhóm người này mang tính chát tổng kết, dự báo,
có chất lượng đúc kết cao Họ có nhu cầu sử dụng các dạng tài liệu như tổng luận,
ban tin chuyên đề, thông tin giáo dục quốc tế Ngôn ngữ tài liệu mà họ thường sử dụng và tiếng Việt và tiếng nước ngoài, trong đó tiếng Anh là chủ yếu Số lượng, NDT có nhu cầu sử dụng tài liệu tiếng Pháp, Nga, Trung ngày càng giảm
Nhóm NDT này có nhu cầu tin về thông tin quản lý giáo dục, đổi mới nội
Trang 24còn có nhu cầu tin về các tài liệu của Đảng và Nhà nước về giáo dục, dự báo giáo
dục, đánh giá giáo dục
Nhóm 3 Nhóm học viên sau đại học và sinh viên
Nhóm học viên sau đại học những người đã tốt nghiệp đại học nay nghiên cứu chuyên sâu về một lĩnh vực cụ thể do vậy thông tin cho nhóm này chủ yếu là các tài liệu mang tính chất chuyên ngành sâu phù hợp với chương trình học hoặc đề tài mà họ nghiên cứu Nhóm NDT này cần trực tiếp tham khảo các nguồn tin như các sách, tạp chí chuyên ngành, sách tham khảo nước ngoài, các luận án, luận văn, các CSDL chuyên ngành Một đặc điểm của nhóm NDT này là hầu hết cán
bộ vừa đi học vừa đi làm, rất hạn chế về thời gian nên có nhu cầu sử dụng các dạng
tài liệu như luận văn ~ luận án, đề tài nghiên cứu khoa học và bài trích tạp chí chuyên ngành KHGD
Nhóm sinh viên các trường thì có nhu cầu sử dụng sách giáo trình, sách tham khảo và các tài liệu chuyên ngành, các loại báo, tạp chí chuyên ngành
KHGD Đối với các sinh viên năm cuối thì nhu cầu sử dụng luận văn, đề tài nghiên
cứu cao hơn
Trong các nhu cầu tin của nhóm NDT này thì nhu cầu tin về quản lý giáo dục trong những năm gần đây chiếm tỷ lệ cao nhất Bên cạnh đó, nhu cẩu tin về tâm lý học giáo dục, lí luận giáo dục và lí luận dạy học, phương pháp giáo dục và phương pháp dạy học cũng chiếm tỷ lệ khá cao
1.2.4 Nguôn lực thông tin tại Trung tâm 1.2.4.1 Vốn tài liệu
Trang 25Tinh đến thời điểm tháng 02/2012, tổng số tài liệu truyền thống của Trung tâm có khoảng hơn 35.000 tài liệu với 08 loại hình tài liệu khác nhau được thể hiện trong bang 1.1
Nội dung tài liệu của Trung tâm chủ yếu là các tài liệu chuyên ngành KHGD như: tâm lý học, giáo dục học, tâm lý học giáo dục, xã hội học giáo dục,
quan lý giáo dục, dự báo giáo dục, giáo dục mầm non, phổ thông, đại học và
chuyên nghiệp, giáo dục không chính quy, giáo dục đặc biệt Ngoài ra còn có các
loại sách về các lĩnh vực có liên quan đến giáo dục như: chính trị, triết học, văn
hóa, xã hội
Bảng 1.1 Loại hình tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện, Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam STT Loại hình tài liệu Số lượng | Tỷ lệ(%) Sách tham khảo 28360 81,02 LÍ Sách tiếng Việt 12737 - Sách tiếng Anh 2169 - Sách tiếng Nga 13454
2_ | Luận văn ~ luận án 1280 3,65
3_ | Đề tài nghiên cứu khoa học 2179 622
4 | Từ điển và sách tra cứu 1156 33
5 | Tổng luận 152 0,43
6_| Tai ligu nội bộ 2075 5,93
7_| Bao, tap chi ting Viét 53 0,15
8_| Tap chi ngoai van 5 0,01
Trang 26
Trong tổng số tài liệu của Trung tâm thì sách tham khảo có số lượng lớn
nhất, chiếm 81,02% Trong số sách này thì sách tiếng Việt chiếm 44,91%, sách tiếng Anh chiếm 7,65%, còn lại là sách tiếng Nga chiếm 47,44% Tuy nhiên, số
sách ngoại văn bằng tiếng Nga thì nhiều năm nay hầu như không có NDT sử dụng
Tài liệu là luận văn - luận án gồm 1280 bản, chiếm 3,65% Viện là cơ sở
đào tạo sau đại học về các chuyên ngành: tâm lý học, giáo dục học, quản lý giáo dục, phương pháp giảng dạy các bộ môn Trung tâm có trách nhiệm lưu giữ và phục vụ dạng tải liệu này Đây là dạng tài liệu được nghiên cứu sinh, học viên cao học cũng như sinh viên sử dụng tương đối nhiều
Đề tài nghiên cứu khoa học là kết quả nghiên cứu của các cán bộ trong Viện được nghiệm thu hàng năm dưới dạng các đề tài nghiên cứu cấp Viện, cấp Bộ Đây là nguồn tài liệu rất quan trọng, nó thể hiện được các hoạt động nghiên cứu của Viện và là tài liệu tham khảo bổ ích cho các nhóm NDT Dạng tài liệu này
gồm 2179 tài liệu, chiém 6,22%
Từ điển và sách tra cứu (gồm cả tài liệu tiếng Việt, tiếng Anh và tiếng
Nga) có số lượng 1156 tải liệu, chiếm 3,3% trong tổng số vốn tài liệu của Trung
tâm Trong đó có Bộ Bách khoa thư về giáo dục (Encyclopedia of education) do
Thụy Điền tặng, rất quý, trong đó chứa đựng hầu hết các khái niệm cần thiết trong lĩnh vực giáo dục Ngoài ra, Trung tâm còn có bộ Bách khoa toàn thư của Liên Xô, Bách khoa thư của Anh (Britannica) là những bộ bách khoa thư rất quý hiểm
Trang 27tại trong kho còn một số lượng nội bộ là các tài liệu dịch cũ,
các sản ham phẩm trung gian của các đề ti đ
ài nghiên cứu khoa học của những năm 1980 -
êu nội bộ gồm 2075 bản, chiếm 5,93%
1990 vẫn còn giá trị tham khảo Tài
Nhưng số tài liệu này đã quá cũ nát nên từ năm 2009 đến nay không thẻ đưa số tài
liệu này ra phục vụ NDT trong khi vẫn còn có NDT có nhu cầu sử dụng
Báo, tạp chí tiếng Việt của Trung tâm gồm 53 loại, chiếm 0,15% Trong
đó, Trung tâm có đầy đủ các báo, tạp chí chuyên ngành giáo dục như: Khoa học
Giáo dục, Giáo dục, Quản lý Giáo dục, Thiết bị giáo dục, Giáo dục mầm non
Riêng đôi với 2 tạp chí Khoa học Giáo dục (do Viện xuất bản) và tạp chí Giáo dục thì Trung tâm lưu giữ và bảo quản hàng năm Cụ thể, tạp chí Khoa học Giáo dục được lưu từ những năm 1970, còn tạp chí Giáo dục được lưu từ năm 2000 cho đến nay
Tạp chí ngoại văn gồm 5 loại, chiếm 0,01%, đều là tạp chí về giáo dục của Anh, My, Nga và Trung Quốc Dạng tài liệu này được đa số nhóm NDT là cán bộ
quản lý và cán bộ nghiên cứu quan tâm, sử dụng thường xuyên
* Tài liệt
u điện tử
Hiện nay Trung tâm có CSDL sách tiếng Anh toàn văn Ebook gồm 27 đầu sách chuyên ngành khoa học giáo dục được xuất bản từ năm 2006 ~ 2010 CSDL này mới được đưa vào sử dụng từ năm 2011 NDT cé thé doc toàn văn dưới dạng
file PDF hoặc in ra nếu cần thiết Viện cũng có kế hoạch hàng năm sẽ mua thêm
CSDL Ebook để phục vụ đông đảo NDT Tuy nhiên, CSDL này chỉ được truy cập trong mạng nội bộ của VKHGDVN tại 02 địa điểm: 101 và 106 Trần Hưng Đạo,
Hà Nội NDT muốn tham khảo CSDL điện tử này phải đến Trung tâm mới có tt
tra cứu và sử dụng được
Trang 28Trung tâm đã tiến hành xây dựng CSDL từ năm 2003 khi bắt đầu sử dụng phần mềm WINISIS Cho đến tháng 02/2012, Trung tâm đã xây dựng được gần 20.000 biểu ghi với 04 cơ sở dữ liệu Các CSDL này có mô tả nội dung tài liệu tương đối đầy đủ và được thể hiện trong bảng 1.2
Bảng 1.2 Cơ sở dữ liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện, Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam STT Tên CSDL Số lượng biểu ghi Tỷ lệ (%) 1 |CSDL sách 12425 62,95
2| CSDL luận văn ~— luận án 1259 6,38
3 |CSDL đề tài nghiên cứu 2118 10,73
4 | CSDL bai trích 3937 19,94
Tổng số 19739
CSDL sách của Trung tâm bao gồm cả sách tiếng Anh và sách tiếng Việt, CSDL này gồm 12425 biểu ghi, chiếm 62,95% trong tổng số CSDL hiện có
CSDL luận văn - luận án gồm 1259 biểu ghi, chiếm 6,38%, phản ánh toàn
bộ luận văn - luận án của nghiên cứu sinh và học viên cao học của Viện được nộp
lưu chiễu tại Trung tâm
CSDL đề tài nghiên cứu gồm 2118 biểu ghi, chiếm 10,73% CSDL này thể hiện kết quả nghiên cứu của cán bộ Viện hàng năm, được lưu giữ từ khi thành lập Viện cho đến nay
Trang 29
Trong 4 CSDL trên thì 3 CSDL sách, luận văn - luận án và đề
cứu là đã được hồi có Vì khi chuyển dữ liệu từ phần mềm WINISIS sang Libol 6.0
¡ nghiên
thì một số đoạn biểu ghi trong 3 CSDL này bị mắt Tuy nhiên, trong CSDL sách (phần sách tiếng Việt và CSDL đề tài nghiên cứu vẫn còn tồn tại nhiều biểu ghi trùng lặp thông tin chưa được tiến hành lọc và thanh lý Còn CSDL bài trích thì khi chuyển sang Libol 6.0, toàn bộ các biểu ghi bài trích bị mắt thông tin ở trường 260
(thông tin về xuất bản, phát hành) và trường 773 (mục từ của ấn phẩm chủ) Chính vì vậy, NDT chỉ có thể tra được tên bài trích và năm phát hành, chứ không biết tên
tạp chí là gì, số tạp chí là bao nhiêu Hiện tại, tính đến thời điểm tháng 02/2012, Trung tâm đã hồi cố được 1500 biểu ghi Theo dự định thì phải hết năm 2012, Trung tâm mới có thể hồi cố được hết số biểu ghi còn lại để đưa toàn bộ CSDL bai
trích vào phục vụ NDT một cách hiệu quả nhất 1.2.4.2 Hệ thống tra cứu NDT đến Trung tâm có thể sử dụng 2 hình thức tra cứu thủ công và tự động hoá: ~ Tra cứu thủ công: là hình thức NDT sử dụng hệ thống mục lục để tra cứu tài liệu NDT có thể tra theo mục lục chữ cái (tên và tên tác giả) và
mục lục phân loại Tuy nhiên, hệ thống mục lục này đã không được cập nhật từ năm 2009 và hiện tại hầu như không có NDT sử dụng
~ Tra cứu tự động hoá: là hình thức NDT sử dụng máy tính để tra tài liệu
theo nhiều điểm tìm tin như: tên tác giả, tên tài liệu, từ khoá, nhà xuất bản, năm xuất
bản Các CSDL trên máy tính phản ánh toàn bộ kho tài liệu tiếng Việt từ những
năm 1960 và tài liệu tiếng Anh từ những năm 1990 cho đến hiện tại Đại đa số NDT
hiện nay đều sử dụng hình thức này để tra tìm tài liệu vì hình thức này giúp họ tiết kiệm được nhiều thời gian và cho kết quả chính xác Hơn nữa, NDT không những có
Trang 30OPAC théng qua trang web của Viện là http:/vnies.edu.vn/, Nhờ có hình thức tra cứu tự động hóa này, NDT của Trung tâm không những được phục vụ tài liệu tại
chỗ mà có thể được cán bộ hỗ trợ tra cứu, sử dụng tài liệu qua điện thoại hay qua mang Internet Đây là hình thức phục vụ rát hiệu quả đối với NDT ở xa không thể trực tiếp đến Trung tâm
1.2.4.3 Cơ sở vật chất, trang thiết bị
Hiện nay, Trung tâm có 01 phòng đọc 60 mẺ và 04 kho tài liệu, trong đó có:
01 kho sách tiếng Việt, 02 kho sách tiếng nước ngoài, 01 kho luận văn — luận án và
dé tài nghiên cứu với tông diện tích kho khoảng 80 m°
Được sự quan tâm của Bộ Giáo dục và Đào tạo, trong các năm từ 2007 - 2009, Trung tâm được đầu tư dự án “Tăng cường năng lực nghiên cứu cho hệ thống thông tin khoa học giáo dục” Với nguồn kinh phí này, Trung tâm được đầu
tư 2 máy chủ có cầu hình cao có thé lưu trữ da dạng các loại tài liệu online, các CSDL của Viện, 8 máy tính được kết nói Internet phục vụ NDT Mỗi một cán bộ
trong Trung tâm cũng được đầu tư máy tính mới đẻ sử dụng, hỗ trợ công việc chuyên môn hàng ngày
Ngoài ra, Trung tâm cũng được đầu tư thêm 2 may in mau, 1 may scan, 1 máy photo Phòng đọc của Trung tâm được trang bị 1 máy in thẻ bạn đọc, | may in mã vạch, 1 máy đọc mã vạch cùng với các thiết bị an ninh gồm 1 cổng từ và 5 camera để theo dõi phòng đọc và kho tài liệu cùng một số thiết bị khác Phần mềm quản trị thư viện hiện nay Trung tâm đang sử dụng là phần mềm Libol 6.0 của công ty công nghệ tin học Tỉnh Vân thiết kế cũng được đầu tư từ dự án trên
Trang 31mang Internet để có thể tìm tin, trao đôi, chia sẻ thông tin với các cơ quan thông tin
— thư viện trong và ngoài nước
Với sự đầu tư cơ sở vật chất, các trang thiết bị hiện đại, Trung tâm đã và
đang triển khai thực hiện mô hình thư viện điện tử chuyên ngành KHGD nhằm
nâng cao chất lượng phục vụ NDT
1.3 VAI TRO CUA CONG TAC XU LY NOI DUNG TAI LIEU TRON
HOAT DONG THONG TIN - THU’ VIE}
1.3.1 Vai tro của công tác xử lý nội dung tài liệu đối với hoạt động thông tin — thư viện nói chung
“Trong hoạt động thông tỉn - thư viện, xử lý tài liệu nói chung cũng như xử lý nội dung tài liệu nói riêng đóng vai trò đặc biệt quan trọng Kết quả của quá FV cũng như NDT khai thác, trình xử lý nội dung tài liệu sẽ giúp các cơ quan T quản lý tài liệu một cách có hiệu quả nhất Đồng thời, kết quả của quá trình xử lý
nội dung tài liệu này cũng tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin Thông qua các sản phẩm và dịch vụ thông tin này, các cơ quan TT-TV có thể đáp ứng nhu cầu của NDT Nhu cầu của NDT được đáp ứng tốt hay chưa tốt phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của công tác xử lý nội dung tài liệu Do đó, nếu công tác xử lý nội dung tài liệu được thực hiện tốt sẽ đem lại hiệu quả thông tin cao, đảm bảo cho độ tin cậy, chính xác, cũng như đầy đủ của nguồn lực thông tin tại mỗi cơ quan, tạo nguồn thông tin phù hợp với nhu cầu tin của NDT
Công tác xử lý nội dung tài liệu đóng vai trò đặc biệt quan trọng:
~ Hỗ trợ việc tìm kiếm tải liệu nhanh chóng thông qua các ngôn ngữ tìm tin như: phân loại, đề mục chủ đề, từ khoá ;
- Hạn chế sự nhiễu tin, loãng tin, thông tin lạc hậu, khó kiểm chứng, thông
Trang 32~ Khai thác tối đa giá trị của thông tin;
~ Đa dạng hoá các sản phẩm và dịch vụ thông tin;
- Đáp ứng tối đa nhu cầu tin của NDT cả về số lượng và chất lượng, kiệm thời gian, công sức của cán bộ tra cứu tin
Vai trò của công tác xử lý nội dung tài liệu không chỉ dừng lại ở phạm vi của một cơ quan thông tin - thư viện mà nó còn có ảnh hưởng tới khả năng chia sẻ, trao đổi, khai thác các biểu ghi thư mục và nguồn lực thông tin trong phạm vi quốc gia và quốc tế Đặc biệt là khi Bộ Văn hố Thơng tin (nay là Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch) ban hành công văn số 1597/BVHTT ngày 07/05/2007 “Về việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong các thư viện Việt Nam” khuyến khích các thư viện
triển khai áp dụng 3 chuẩn biên mục mới là DDC, MARC21, AACR2 nhằm chuẩn
hố cơng tác xử lý tài liệu, tăng cường khả năng chia sẻ, khai thác và phát triển nguồn lực thông tin
Bên cạnh đó, việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong công tác chuyên môn cũng góp phần nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu, tăng độ chính xác, tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức của cán bộ trong việc tỏ chức bộ máy tra cứu tin cũng như cho NDT trong việc tra tìm tài liệu Bởi vì:
- Thông tỉn truyền tải tới NDT được cập nhật liên tục nhờ tốc độ xử lý tài
liệu nhanh chóng của máy tính, đảm bảo được tính thời sự của thông tin
- NDT có thể tra cứu tin bằng máy tính thông qua các CSDL thay cho tra cứu theo hình thức thủ công trên hệ thống mục lục như trước đây, tiết kiệm được thời gian tra cứu mà kết quả tìm tin cũng đầy đủ và chính xác hơn
- May tính có khả năng lưu trữ cao nên cho phép tiết kiệm được nhiều diện
Trang 33- Tang cường trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan thong tin - thư viện thông qua hệ thống may tính nối mạng Internet
- Việc ứng dụng những thành tựu của công nghệ hiện đại trong xử lý tải liệu đã tạo ra các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin phong phú về nội dung, đa dạng về hình thức
1.3.2 Vai trò của công tác xử lý nội dung tài liệu đối với hoạt động thông tin — thự viện tại Trung tâm nói riêng
TT
T-TV, VKHGDVN có nguồn lực thông tin KHGD phong phú và đa dạng, là nơi cung cấp thông tin cho các cán bộ trong ngành giáo dục Chính vì vậy, vai trò của công tác xử lý nội dung tài liệu có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng đào tạo, nghiên cứu khoa học của Viện Hiệu quả của công tác xử lý nội dung tài liệu góp phần nâng cao chất lượng thông tin, tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông
tin có giá trị, phục vụ tốt công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của Viện
Công tác xử lý nội dung tài liệu của Trung tâm bao gồm các công việc sau:
~ Tóm tắt tài liệu
- Định từ khoá tài liệu
Trong hoạt động TT-TV của Trung tâm, công tác xử lý nội dung tài liệu là công việc khó khăn, mất nhiều thời gian và công sức của cán bộ hơn các khâu khác Đây là khâu quan trọng mà cán bộ thư viện phải thực hiện gồm phân tích nội dung tài liệu và sử dụng các công cụ chuyên môn như Bảng phân loại, Bộ từ
khóa, để tạo ra các công cụ và sản phẩm (chủ đề, từ khóa, ký hiệu phân loại, bản
tóm tắt .) giúp NDT tìm kiếm thông tin tài liệu thuận lợi Dé làm tốt công việc này đòi hỏi cán bộ thư viện phải có kiến thức chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm
Trang 34Đặc biệt T
V, VKHGDVN là một cơ quan thông tin chuyên ngành KHGD nên cán bộ thư việ
ngoài kiến thức chuyên môn TT-TV cần phải có kiến
thức chung về các chuyên ngành KHGD và các khoa học có liên quan như xã hội học, tâm lí học, triết học, chính trị - xã hội Bên cạnh đó, NDT của Trung tâm có nhu cầu sử dụng tài liệu tiếng Anh cao nên cán bộ thư viện phải có trình độ tiếng Anh tương đối tốt
Chất lượng của việc xử lý nội dung tài liệu ảnh hưởng lớn đến khả năng đáp ứng nhu cau tin cla NDT Trong quá trình xử lý nội dung tài liệu nếu cán bộ thư viện không hiểu rõ nội dung thông tin của tài liệu hoặc không có đủ kiến thức để gắn kết giữa nội dung tài liệu và ngôn ngữ xử lý để tạo ra các điểm truy nhập tin đầy đủ, chính xác thì sẽ làm giảm hiệu quả tra cứu thông tin Nếu nhiều tài liệu không được xử lý nội dung tốt, vô tình sẽ làm mắt thông tin đồng nghĩa với việc làm giảm bớt cơ hội tìm thấy tài liệu đó và như vậy là làm giảm hiệu quả tra cứu thông tin và ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ của Trung tâm
Tir nam 2003, Trung tâm đã sử dụng phần mềm WINISIS vào việc xây dựng
các CSDL để phục vụ cho việc tra cứu và quản lý tài liệu Cho đến năm 2009,
“Trung tâm chuyển sang sử dụng phầm mềm Libol 6.0 với ưu điểm nồi trội hơn, tạo khả năng tích hợp các chức năng của thư viện
Toàn bộ CSDL trên phần mềm WINISIS trước đây của Trung tâm đã được chuyển đổi sang phần mềm mới với cấu trúc phù hợp hơn Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin - thư viện đã góp phần phát huy vai trò của công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm:
~ Kiểm soát và quản lý nguồn lực thông tin;
Trang 35
~ Trợ giúp người dung tim chọn lọc tài thông qua bài tóm tắt; - Cho phép triển khai các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại;
~ Mở ra cơ hội trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa Trung tâm với các cơ quan thông tin - thư viện trong và ngoài nước
Việc áp dụng phần mềm Libol 6.0 trong hoạt động TT-TV đã tạo điều kiện
thuận lợi cho cán bộ thư viện cũng như NDT trong mọi hoạt động của thư việ
Trang 36Chương 2
RANG CÔNG TÁC XỬ LÝ NOI DUNG TAI LI
TAL TRUNG TAM THONG TIN - THU VIEN, VIEN KHOA HQC GIAO DUC VIET NAM 2.1 PHAN LOAI TAI LIEU
2.1.1 Khung phân loại hiện hành
Phân loại tài liệu là một trong các quy trình xử lý nội dung tài liệu nhằm
mục đích tô chức kho tài liệu, tổ chức bộ máy tra cứu thông tin, tổ chức các hệ
thống mục lục, xây dựng CSDL trong các cơ quan thông tin - thư viện nhằm mục đích phục vụ NDT tìm kiếm thông tin dat hiệu quả nhất [14, tr3]
Hi
nay Trung tâm vẫn đang sử dụng Bảng phân loại dùng cho các thư viện khoa học tổng hợp hay còn gọi là Bảng phân loại 19 lớp do Thư viện Quốc gia Việt
Nam biên soạn dé phân loại tài liệu
Bảng phân loại này có nguồn gốc là Bảng phân loại thập tiền UDC Các nhà phân loại học Xô Viết đã mở rộng dãy cơ bản của Bảng từ 10 môn loại thành 17
môn loại Trên cơ sở đó, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã tiến hành dịch và bổ
sung, chỉnh lý cho phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh Việt Nam và phát triển thành 19 môn loại Nhiều đề mục bao gồm các vấn đề về chính trị, xã hội, khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, nông nghiệp, nghệ thuật của Việt Nam đã được
cập nhật
Bảng được xuất bản lần đầu năm 1961 và được bổ sung, tái bản nhiều lần
Trang 37Ký hiệu của
số mục chia chính là ký hiệu hỗn hợp chữ số Ả Rap va chi cái Những chữ cái nằm trong ký hiệu hỗn hợp thường là chữ cái đầu chỉ môn loại khoa học hoặc kỹ thuật Các phần chia tiếp theo ở từng mục cơ bản chủ yếu dùng số thập phân Bảng phân loại này có đầy đủ các thành tố của một bảng phân loại hiện đại: Bảng chính, các bảng phụ trợ và bảng tra cứu chủ đề Các lớp chính của bảng gồm: 0 1 3K SA 61 63 TA “Tổng loại
Triết học Tâm lý học Logic hoc
Chủ nghĩa vô thần Tôn giáo Chủ nghĩa Mác - Lê nin
Các khoa học xã hội - Chính trị Ngôn ngữ học
Khoa học tự nhiên Toán học
Trang 3891 Địa lí Đất nước học Địa chí K _ Vãnhọcdângian “Tác phẩm văn học D Sáchthiếunhi Bảng phân loại này có các bảng trợ ký hiệu: trợ ký hiệu hình thức, trợ ký
hiệu địa lý, trợ ký hiệu phân tích (chuyên ngành) và trợ ký hiệu ngôn ngữ Trong bảng phân loại này, phân mục cho Giáo dục được phân loại như sau: 37 Giáo dục Khoa học sư phạm
370 Tổ chức và xây dựng nền giáo dục 371 Khoa học sư phạm
372 _ Giáo dục mam non (lứa tuổi nhà trẻ và mẫu giáo)
373 _ Giáo dục tiểu học và trung học
378 _ Giáo dục cao đẳng, đại học và sau đại học
Bảng phân loại này là Bảng phân loại dùng cho các thư viện tổng hợp do đó phân mục cho giáo dục không được chỉ tiết như mong muốn do đó cũng có khó khăn cho cán bộ khi làm công tác phân loại đồng thời cũng sẽ làm giảm khả năng tìm kiếm thông tin theo môn loại Trên thực tế có nhiều loại tài liệu rất khó tìm ký hiệu phân loại sát hợp, ví dụ như tài liệu về giáo dục kĩ năng sống, tài chính giáo dục, thị trường giáo dục
2.1.2 Quy trình phân loại tài liệu
Quy trình phân loại tài liệu bao gồm các bước cần thực hiện khi tiến hành phân loại một tài liệu Đó là một quy trình trong công tác xử lý nội dung tài
Trang 39
sau đó sẽ quyết định nội dung tai liệu đó được thể hiện bằng các kí hiệu phân loại nào (dựa theo bảng phân loại mà cơ quan thông tin đang sử dụng) Quy trình phân
loại thông thường bao gồm các bước sau:
- Phân tích nội dung tài liệu ~ Xác định nội dung tài liệu - Định ký hiệu phân loại
Để tìm hiểu thực trạng cách thức tiền hành phân loại của cán bộ thư viện tai Trung tâm, luận văn xem xét hoạt động này của cán bộ dựa theo các bước của quy trình phân loại như trên
Luận văn sử dụng phương pháp phỏng vấn (phụ lục 2) và phát tài liệu để cán bộ thực hiện công tác phân loại Số cán bộ tham gia phỏng vấn và tiến hành
phân loại tài liệu là 2 người, số tài liệu phát ra là 10 Danh sách tài liệu phát ra để
cán bộ phân loại tài liệu xử lý được trình bày ở bảng 2.1
Bảng 2.1 Danh sách các tài liệu dùng để khảo sát chất lượng phân loại tài liệu
Tên tài liệu : phân loại Ký hiệu
Giáo dục nghề nghiệp - một số vấn dé lý luận và thực tiễn 373.7
2 Sơ lược lịch sử giáo dục Việt Nam và một số nước trên thế 37
giới
3 | Đổi mới quản lý hệ thống giáo dục đại học giai đoạn 2010 - 378 2012
4 Một số vấn đề về quản lý nhà nước, kinh tế, văn hoá, giáo 30
dục trên thế giới và Việt Nam
Giáo dục và phát triển nguồn nhân lực trong thế kỷ XXI 371
6 Than dong nồi tiếng thế giới 001(09)
Trang 40Giáo dục - Những vấn đề tâm huyết 371 9, Hướng dẫn thi hành luật giáo dục và các quy định, quy chế
mới dành cho hiệu trưởng và lãnh đạo nhà trường 2001 - 2012 34:371
10._ | Xuất nhập khẩu dich vụ giáo dục đại học của Việt Nam 378
2.1.2.1 Phân tích nội dung tài liệu
Phân tích tài liệu là công đoạn đầu tiên trong quy trình xử lý nội dung tài liệu Thông qua việc phân tích tài liệu, ta có thể xác định được những yếu tố nội
dung và hình thức đặc trưng của tài liệu, thời gian, địa điểm của vấn đề được
nghiên cứu, tác dụng với bạn đọc và ý nghĩa của nó Bằng việc phân tích tài liệu, cán bộ phân loại phải xác định chính xác chủ đề và những khía cạnh phụ Trong đó, chủ đề của t:
chính là vân đề được tác gi:
chọn lựa trong thế giới khác quan làm đối tượng nghiên cứu Một tài có thể
làm một hoặc nhiều chủ đề và khi đó, cán bộ phân loại phải xem xét các chủ đề
này được trình bày độc lập hay trong mối liên hệ với nhau Những khía cạnh phụ, đó là quan điểm của tác giả, hình thức trình bày nội dung tài liệu Những khía cạnh phụ này đòi hỏi cán bộ phân loại phải lưu ý thể hiện trong chỉ số phân loại nhằm chỉ tiết hoá nội dung tài liệu
“Thông thường, khi phân tích tải liệu, cán bộ phân loại phải dựa vào các yếu tố: tên sách, thông tin bổ sung cho tên sách, tóm tắt, lời giới thiệu, mục lục, tung thư và trong trường hợp cần thiết thì phải đọc chính văn
Luận văn đã tiến hành phỏng vấn 2 cán bộ về thực tế cách thức phân tích nội dung tài liệu của họ Kết quả như sau:
- 2/2 cán bộ cho rằng khi phân tích tài liệu cần phải xem xét các yếu tố như: