TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
Tầm quan trọng và ý nghĩa của việc xây dựng Cơ sở dữ liệu
Trong xã hội thông tin và nền kinh tế trí thức hiện nay, việc các tổ chức cần có phương pháp thu thập thông tin và tri thức một cách nhanh chóng và chính xác là rất quan trọng để đạt hiệu quả cao và cạnh tranh thành công Để tồn tại và phát triển, các công ty cần liên tục đổi mới và nâng cao trình độ quản lý, trong đó việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) là một yếu tố then chốt Tuy nhiên, việc thiết lập một hệ CSDL phù hợp với cấu trúc tổ chức và quy mô hoạt động của công ty không phải là nhiệm vụ dễ dàng.
Hiện nay, nhiều công ty đang sử dụng hệ CSDL để quản lý dữ liệu, nhưng chưa đạt hiệu quả tối ưu Để cải thiện tình hình, các công ty cần xây dựng hệ CSDL tốt hơn, giúp quản lý dễ dàng và khai thác hiệu quả khối lượng dữ liệu khổng lồ, đa dạng về hình thức và phân tán ở nhiều nơi trong các hệ thống thông tin lớn.
Công ty Cổ phần Phát triển và Ứng dụng Công nghệ AIT chuyên cung cấp sản phẩm và dịch vụ phần mềm, thiết bị tin học, điện tử và viễn thông Chúng tôi tư vấn và chuyển giao giải pháp công nghệ, dịch vụ khoa học kỹ thuật, cũng như hỗ trợ kinh doanh dự án và tư vấn đầu tư phát triển Công ty có nhiều chi nhánh hoạt động trên địa bàn thành phố, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Công ty Cổ phần Phát triển và Ứng dụng Công nghệ AIT hiện đang sử dụng hệ CSDL tập trung để quản lý dữ liệu, với Tổng Giám đốc là người quản lý chính Tuy nhiên, qua thời gian thực tập và điều tra, tôi nhận thấy cần thiết phải cải thiện quy trình thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền thông tin liên quan đến quản lý CSDL Hệ CSDL tập trung hiện tại có nhiều khuyết điểm, không đáp ứng được yêu cầu đổi mới và phát triển của công ty Do đó, việc xây dựng một hệ CSDL phân tán là cần thiết để phù hợp với hoạt động của công ty.
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Trước những yêu cầu cấp thiết, nhiều nghiên cứu của giáo sư, tiến sĩ và luận văn của sinh viên trong và ngoài nước đã được thực hiện về cơ sở dữ liệu, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp.
Về vấn đề này cũng đã có nhiều đề tài nghiên cứu và đã triển khai như:
Đồ án tốt nghiệp “Mô hình cơ sở dữ liệu phân tán và ứng dụng” của tác giả Trần Minh Tuấn tại ĐH Bách Khoa Hà Nội nhằm xây dựng Hệ thống CSDL quốc gia về Kinh tế - Xã hội, lưu trữ thông tin về tình hình phát triển kinh tế xã hội qua các năm Đề tài nổi bật với giải pháp nhân bản dữ liệu, tăng cường khả năng trao đổi và cập nhật thông tin Tuy nhiên, do CSDL quốc gia vẫn đang trong quá trình thiết kế và phát triển, nhiều vấn đề chưa được quyết định, nên ứng dụng vẫn còn đơn giản và mang tính minh họa Các thách thức trong quản trị và khai thác CSDL phân tán sẽ chỉ được phát hiện sau thời gian triển khai, yêu cầu kinh nghiệm thực tế và quá trình theo dõi để đảm bảo an ninh, toàn vẹn dữ liệu và nâng cao hiệu năng.
Công trình nghiên cứu của tác giả Bùi Văn Dũng tại Trung tâm Công nghệ thông tin, Sở Tài nguyên và Môi trường Đồng Nai, đề xuất mô hình cơ sở dữ liệu phân tán cho hệ thống thông tin đất đai cấp tỉnh, mang lại hiệu quả cho công tác quản lý nhà nước về đất đai, đặc biệt trong việc đồng bộ hóa dữ liệu Tuy nhiên, mô hình này chỉ khả thi tại các cấp có công nghệ thông tin tiên tiến và yêu cầu người quản lý có kinh nghiệm, trong khi hiện tại, việc ứng dụng công nghệ thông tin ở các cấp tỉnh còn hạn chế Do đó, việc triển khai mô hình này trên toàn quốc gặp nhiều khó khăn và cần nguồn ngân sách đầu tư lớn.
Hiện nay, tại Việt Nam, mô hình quản lý CSDL phân tán chưa được nhiều công ty áp dụng do hạn chế về kỹ thuật, kinh phí và sự ngại thay đổi Công ty Cổ phần Phát triển và Ứng dụng Công nghệ AIT đang đầu tư mở rộng hệ thống quản trị CSDL hiệu quả nhằm nâng cao khả năng khai thác dữ liệu phục vụ công việc AIT, chuyên thực hiện các dự án lập trình phần mềm và xây dựng website, nhận thấy tầm quan trọng của việc quản lý dự án Trong khóa luận này, tôi đề xuất xây dựng CSDL phân tán cho việc quản lý các dự án của AIT, trong khi các phần quản lý nhân sự và tiền lương vẫn sử dụng CSDL tập trung do chưa cần thiết Sau khi triển khai thành công mô hình CSDL phân tán, AIT sẽ áp dụng cho quản lý nhân sự và tiền lương, từ đó tối ưu hóa việc quản lý và sử dụng tài nguyên dữ liệu, nâng cao hiệu quả công việc.
Mục tiêu nghiên cứu đề tài
Trong thời đại hiện nay, thông tin kinh tế đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp, vì đơn vị nào nắm vững thông tin sẽ có lợi thế cạnh tranh Tuy nhiên, việc thu thập thông tin chất lượng chỉ là bước đầu; các doanh nghiệp cần phải bảo quản và giữ gìn thông tin kinh doanh một cách an toàn và chặt chẽ Do đó, hệ thống quản lý thông tin cần có cơ chế kiểm soát nghiêm ngặt để đảm bảo an toàn và bảo mật cho cơ sở dữ liệu.
Mục tiêu cuối cùng của đề tài là:
Bài viết này hệ thống hóa các vấn đề lý luận liên quan đến cơ sở dữ liệu phân tán (CSDL) và mô tả một cách có hệ thống nhằm đánh giá tổng quan và nhận diện những vấn đề tồn tại trong công tác quản lý CSDL tại Công ty Cổ phần Phát triển và Ứng dụng Công nghệ AIT.
Công ty Cổ phần Phát triển và Ứng dụng Công nghệ AIT đang xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu phân tán nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác dữ liệu Việc áp dụng cơ cấu quản lý CSDL hiện có sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường khả năng truy xuất thông tin cho công ty.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Về chủ thể nghiên cứu: Công ty Cổ phần Phát triển và Ứng dụng Công nghệ AIT
Về đối tượng nghiên cứu: CSDL tại Công ty Cổ phần Phát triển và Ứng dụng Công nghệ AIT
Nghiên cứu thực trạng quản lý cơ sở dữ liệu tập trung tại công ty nhằm hiểu rõ quy trình làm việc giữa các phòng ban Qua đó, xác định và khắc phục những bất cập trong quản lý cơ sở dữ liệu, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty.
Khóa luận này tập trung vào việc nghiên cứu và quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) tại công ty, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra Nội dung nghiên cứu bao gồm việc khai thác hiệu quả các CSDL để nâng cao chất lượng quản lý và sử dụng thông tin.
Phương pháp nghiên cứu và thực hiện đề tài
1.5.1 Phương pháp thu thập số liệu
Thu thập thông tin là bước đầu tiên trong phân tích hệ thống, nhằm đạt được thông tin chính xác và đáng tin cậy liên quan đến mục tiêu đã đề ra Các phương pháp thu thập thông tin bao gồm nghiên cứu tài liệu, phỏng vấn, sử dụng phiếu điều tra và quan sát trực tiếp.
- Nghiên cứu tài liệu: tài liệu thu thập được trong quá trình thực tập, các tài liệu liên quan về CSDL phân tán.
Để thu thập thông tin xác thực về vấn đề nghiên cứu, chúng tôi đã tiến hành phỏng vấn các đối tượng có liên quan đến hệ thống, bao gồm trưởng phòng kỹ thuật, nhân viên phòng kỹ thuật, nhân viên hành chính và Giám đốc điều hành.
Phương pháp quan sát là công cụ hữu ích trong việc phân tích và thu thập thông tin mà tài liệu hoặc phỏng vấn không thể cung cấp Phương pháp này giúp xây dựng một bức tranh tổng thể về tổ chức và cách thức quản lý các hoạt động bên trong của nó.
- Các dữ liệu thứ cấp bao gồm CSDL tại các phòng ban và một số nguồn tài liệu từ Internet.
1.5.2 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu
Sau khi thu thập dữ liệu, chúng sẽ được phân tích bằng phần mềm Excel để xử lý thông tin sơ cấp từ bảng câu hỏi đã được thiết kế sẵn Qua việc đánh giá các dữ liệu thu thập, có thể đưa ra những nhận định về thực trạng cơ sở dữ liệu (CSDL) và hệ thống CSDL của công ty.
Tiến hành phân tích và tổng hợp dữ liệu từ các câu hỏi phỏng vấn chuyên sâu cùng với thông tin thu thập từ các nguồn khác như Internet, nhằm lựa chọn thông tin phù hợp với mục đích nghiên cứu và nội dung sử dụng.
1.5.3 Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài
Công ty AIT hiện đang sử dụng Hệ quản trị Oracle để quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu Qua quá trình tìm hiểu, tôi nhận thấy MS SQL Server có nhiều ưu điểm nổi bật.
MS SQL Server cung cấp nền tảng vững chắc cho các nhiệm vụ quan trọng, cho phép tổ chức vận hành các ứng dụng phức tạp trong một môi trường an toàn, tin cậy và có khả năng mở rộng Điều này không chỉ giúp giảm bớt sự phức tạp trong việc quản lý cơ sở hạ tầng dữ liệu mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Sự phát triển động của MS SQL Server kết hợp với NET Framework đã đơn giản hóa quá trình phát triển ứng dụng mới ADO.NET Entity Framework giúp các chuyên gia phát triển nâng cao năng suất làm việc với các thực thể dữ liệu logic, đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của doanh nghiệp mà không cần lập trình trực tiếp với các bảng và cột.
MS SQL Server hỗ trợ các chuyên gia trong việc phát triển, khai thác và quản lý đa dạng các loại dữ liệu, từ dữ liệu truyền thống đến dữ liệu không gian địa lý hiện đại.
MS SQL Server cung cấp một hạ tầng mở rộng, giúp quản lý báo cáo và phân tích với mọi kích thước và độ phức tạp Hệ thống này cho phép người dùng dễ dàng truy cập thông tin nhờ vào sự tích hợp sâu sắc với Microsoft Office.
Dựa trên những lợi ích vượt trội của Hệ quản trị MS SQL Server, cùng với phương thức quản lý dữ liệu hiện tại của công ty AIT, tôi đã quyết định sử dụng MS SQL Server để xây dựng cơ sở dữ liệu Mục tiêu là chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới một cách nhanh chóng và hiệu quả, giúp tối ưu hóa quy trình lưu trữ và quản lý thông tin.
Kế cấu khóa luận tốt nghiệp
Đề tài nghiên cứu được chia làm 3 phần:
Phần I: Tổng quan nghiên cứu về quản lý CSDL tại Công ty Cổ phần Phát triển và Ứng dụng Công nghệ AIT Nêu tầm quan trọng của vấn đề cần nghiên cứu, nếu tổng quan vấn đề, đối tượng, mục tiêu cần nghiên cứu và phương pháp sử dụng trong quá trình thu thập, phân tích hoàn thành bài khóa luận.
Phần II : Cơ sở lý luận CSDL phân tán và thực trạng CSDL của Công ty Cổ phần
Phát triển và ứng dụng công nghệ AIT giúp khắc phục những nhược điểm của cơ sở dữ liệu tập trung trong quản lý tại công ty AIT và nhiều ngành khác Nghiên cứu này đề xuất xây dựng cơ sở dữ liệu phân tán cho AIT, nhằm cải thiện hiệu quả quản lý Việc áp dụng thành công mô hình này không chỉ mang lại lợi ích cho công ty AIT mà còn có thể mở rộng ứng dụng cho các doanh nghiệp khác và trong bộ máy nhà nước.
Phần III: Đề xuất các giải pháp cho việc quản lý CSDL của Công ty Cổ phần
Công ty Cổ phần Phát triển và Ứng dụng Công nghệ AIT đang tập trung vào việc nâng cao cơ sở dữ liệu (CSDL) của mình thông qua việc xây dựng một hệ thống CSDL phân tán Kết quả phân tích và đánh giá từ Phần II đã chỉ ra những giải pháp hiệu quả nhằm cải thiện khả năng quản lý và xử lý dữ liệu, từ đó tối ưu hóa hoạt động và phát triển bền vững cho công ty.
Phần IV: Kết Luận và kiến nghị Đưa ra các kết luận cho cho việc xây dựng CSDL cho Công ty Cổ phần Phát triển và Ứng dụng Công nghệ AIT nói riêng và Các kết luận chung và kiến nghị.
CƠ SỞ LÝ LUẬN CƠ SỞ DỮ LIỆU PHÂN TÁN VÀ THỰC TRẠNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ AIT
Cơ sở lý luận
2.1.1 Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản
2.1.1.1 Dữ liệu, kho dữ liệu cục bộ
Kho dữ liệu là một tập hợp các cơ sở dữ liệu tích hợp, được thiết kế theo chủ đề nhằm hỗ trợ quyết định Với dung lượng lớn, lên tới hàng trăm GB hoặc thậm chí hàng Terabyte, kho dữ liệu cho phép truy cập từ nhiều nguồn và kiểu dữ liệu khác nhau Điều này giúp kết hợp các ứng dụng công nghệ hiện đại với những hệ thống đã có sẵn, mang lại sự tiện lợi trong việc khai thác thông tin.
Mục tiêu chính của kho dữ liệu là nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn cơ bản sau:
Phải có khả năng đáp ứng mọi yêu cầu về thông tin của người sử dụng.
Hỗ trợ nhân viên trong tổ chức giúp họ thực hiện công việc hiệu quả hơn, đưa ra quyết định hợp lý và nhanh chóng, từ đó tăng doanh số bán hàng, nâng cao năng suất và tối đa hóa lợi nhuận.
Giúp cho tổ chức, xác định, quản lý và điều hành các dự án, các nghiệp vụ một cách hiệu quả và chính xác.
Tích hợp dữ liệu và các siêu dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau
Những đặc điểm cơ bản của Kho dữ liệu (DW) là một tập hợp dữ liệu có tính chất sau:
Tính tích hợp của dữ liệu cho phép kết nối và phối hợp giữa các nguồn thông tin khác nhau, trong khi dữ liệu gắn thời gian và có tính lịch sử cung cấp cái nhìn sâu sắc về xu hướng và biến động trong quá khứ Dữ liệu có tính ổn định (nonvolatility) đảm bảo rằng thông tin vẫn giữ nguyên giá trị theo thời gian, không bị thay đổi hay mất mát Hơn nữa, dữ liệu không biến động giúp duy trì tính nhất quán và độ tin cậy, trong khi dữ liệu tổng hợp cho phép phân tích và báo cáo hiệu quả hơn, mang lại cái nhìn tổng quát về tình hình hiện tại.
Kho dữ liệu cục bộ (Data Mart - DM) là một dạng cơ sở dữ liệu tương tự như kho dữ liệu, nhưng có quy mô nhỏ hơn Nó được thiết kế để lưu trữ và quản lý dữ liệu liên quan đến một lĩnh vực hoặc chuyên ngành cụ thể.
Datamart là một kho dữ liệu tập trung vào chủ đề, có thể được hình thành từ một tập con dữ liệu của kho dữ liệu lớn hoặc được xây dựng độc lập Sau khi hoàn thành, các datamart có thể được tích hợp lại với nhau để tạo thành một kho dữ liệu toàn diện Do đó, quy trình xây dựng kho dữ liệu có thể bắt đầu bằng việc phát triển các datamart hoặc ngược lại, xây dựng kho dữ liệu trước rồi tạo ra các datamart sau.
Data mart phụ thuộc (Dependent Data Mart) là một loại kho dữ liệu chứa thông tin được trích xuất từ kho dữ liệu chính (DW) Những dữ liệu này được tinh lọc và tích hợp ở mức cao hơn để phục vụ cho một chủ đề cụ thể của Data Mart.
Data mart độc lập là một loại kho dữ liệu được phát triển trước khi xây dựng kho dữ liệu tổng thể (DW) Khác với data mart phụ thuộc, data mart độc lập cho phép dữ liệu được thu thập trực tiếp từ nhiều nguồn khác nhau mà không cần phụ thuộc vào cấu trúc của DW.
2.1.1.2 Cơ sở dữ liệu (CSDL)
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là tập hợp dữ liệu được tổ chức một cách khoa học nhằm phục vụ cho việc sử dụng dễ dàng và hiệu quả Dữ liệu bao gồm số liệu, hình ảnh và được lưu trữ dưới các định dạng như file hay record, giúp người dùng thuận tiện trong việc tham khảo và xử lý thông tin.
Mỗi cơ sở dữ liệu (CSDL) cần một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS) để quản lý, sắp xếp và duy trì dữ liệu Hệ quản trị CSDL hoạt động như một bộ diễn dịch ngôn ngữ bậc cao, giúp người dùng thực hiện các thao tác trên dữ liệu mà không cần phải lo lắng về các thuật toán phức tạp.
Trong kiến trúc cơ sở dữ liệu (CSDL), có ba mức chính: mức vật lý, mức khái niệm và mức thể hiện CSDL cơ bản thường được cấu trúc theo ba phần này, nhưng đối với các CSDL cấp cao, có thể có nhiều mức phân hóa hơn để đáp ứng các yêu cầu phức tạp hơn.
Mức vật lý của kiến trúc hệ cơ sở dữ liệu là cấp độ thấp nhất, nơi dữ liệu được tổ chức thành nhiều cấp độ khác nhau, bao gồm bản ghi và file.
Mức khái niệm trong cơ sở dữ liệu (CSDL) là sự biểu diễn trừu tượng, trong khi mức vật lý thể hiện cài đặt cụ thể của CSDL dựa trên khái niệm đó.
Mức thể hiện trong thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) liên quan đến giao diện, chương trình quản lý và bảng, tạo ra sự gần gũi với người sử dụng Khung nhìn được định nghĩa là mức khái niệm, cho thấy sự khác biệt giữa khung nhìn và mức khái niệm không đáng kể.
2.1.2 Cơ sở dữ liệu tập trung
Dữ liệu trong hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) có thể được lưu trữ trên một hoặc nhiều máy chủ, cho phép người dùng từ xa truy cập thông qua các phương tiện truyền thông dữ liệu Trong một hệ CSDL tập trung, tất cả dữ liệu được lưu trữ tại một trạm duy nhất, và người dùng tại các trạm từ xa có thể kết nối và truy cập dữ liệu này thông qua các công cụ truyền thông thích hợp.
Hệ CSDL cá nhân là loại cơ sở dữ liệu được thiết kế và sử dụng bởi một cá nhân duy nhất, người này không chỉ tạo lập và cập nhật cơ sở dữ liệu mà còn thực hiện việc bảo trì Điều này có nghĩa là họ đồng thời đóng vai trò là quản trị viên, lập trình viên và người sử dụng cuối của hệ thống.
Tổng quan về công ty cổ phần phát triển và ứng dụng công nghệ AIT
- Địa chỉ giao dịch Địa chỉ: Số 6, Ngách 80/48 Phố Hoàng Đạo Thành, Quận Thanh Xuân, Hà Nội
Văn Phòng đại diện: P705 CT4-5, Khu Đô Thị Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
Tell: 84-43-7822526, Fax: 84-43-7822599 Email: office@aitc.vn, Website: www.aitc.vn Giấy phép kinh doanh số 0103012247 do Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp ngày 15/5/2006.
Công ty có liên kết với các chi nhánh ASP và ADK để thực hiện dự án
+ Nghiên cứu, sản xuất phần mềm tin học, phần mềm chuyên dụng.
Nghiên cứu và sản xuất máy tính, thiết bị mạng, thiết bị bảo vệ, thiết bị kiểm tra và giám sát, cùng với thiết bị thu thập dữ liệu, an toàn và bảo mật thông tin là những lĩnh vực quan trọng trong công nghệ hiện đại.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn thiết kế hệ thống và chuyển giao công nghệ, cùng với các giải pháp trong các lĩnh vực khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin, tự động hóa, điện, điện tử, điện lạnh, và giáo dục đào tạo, ngoại trừ thiết kế công trình xây dựng.
Chúng tôi chuyên cung cấp các sản phẩm phần mềm, máy tính, thiết bị mạng, thiết bị bảo vệ và giám sát, cùng với các thiết bị thu thập dữ liệu, an toàn và bảo mật thông tin Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp thiết bị văn phòng và các thiết bị điều khiển khác, phục vụ cho nhiều lĩnh vực như khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin, viễn thông, tự động hoá, điện, điện tử, điện lạnh, y tế, dầu khí, năng lượng, công nghiệp, giáo dục đào tạo, ngành nước và môi trường.
- Đào tạo nhân lực về công nghệ thông tin, viễn thông, tự động hoá.
2.2.2 Thực trạng tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty Cổ phần Phát triển và Ứng dụng Công nghệ AIT.
Công ty sở hữu hai máy chủ, một đặt tại tổng công ty và một tại văn phòng đại diện Mỗi phòng ban đều được trang bị máy tính bàn cho nhân viên, tất cả đều kết nối trực tiếp vào mạng internet qua các cổng mạng đã được lắp đặt sẵn Công ty đặc biệt chú trọng đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, với tỷ lệ máy tính trên tổng số nhân viên là 45/45.
- Số máy tính kết nối vào mạng nội bộ: 45 máy
- Số máy tính kết nối Internet: 45 máy
- Số phòng ban được kết nối vào mạng nội bộ: tất cả các phòng
Hệ thống phần cứng mạng bao gồm card mạng, modem và các thiết bị mạng như hub, switch, cùng với cáp mạng kết nối đến các máy tính trong công ty Ngoài ra, các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động kinh doanh như máy in, máy fax và máy photo cũng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả làm việc.
Công ty đã và đang sử dụng một số phần mềm như:
- Hệ điều hành máy chủ: Microsoft Windows Server 2003, Windows 2000Advanced Server…
- Hệ điều hành máy khách: Windows 98, Windows 2000 Professional, Windows
- Hệ quản trị Web server: Apache Web Server hoặc Internet Information Server
- Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu: Oracle và Microsoft visual studio
Các phần mềm ứng dụng bao gồm những công cụ quản lý văn phòng cơ bản như Word 2003, Excel và PowerPoint Ngoài ra, mỗi máy tính còn được cài đặt phần mềm chuyên dụng của công ty để quản lý báo cáo kế toán và theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh.
Phần mềm ứng dụng chuyên biệt như MySQL, Microsoft Visual Studio và Ration Rose hỗ trợ lập kế hoạch, phân tích thiết kế, lập trình và kiểm thử các chương trình dự án Trong đó, phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010 là công cụ hữu ích cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp tự động hóa quy trình kế toán, từ lập chứng từ đến hạch toán và báo cáo, đồng thời tuân thủ đúng chế độ kế toán Ngoài ra, các phần mềm này còn đảm bảo tính an toàn, bảo mật và dễ sử dụng.
Về website của đơn vị Website được ra đời vào năm 2006 do công ty tự xây dựng.
Website cung cấp đầy đủ tính năng hỗ trợ các nhà lãnh đạo trong việc quản lý công việc, giúp nhân viên tra cứu thông tin khách hàng và tạo điều kiện cho khách hàng tìm hiểu cũng như giao dịch với công ty.
Website cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng và tư vấn khi có yêu cầu Hiện tại, chưa có chức năng giao dịch trực tuyến giữa khách hàng và công ty, vì vậy khách hàng chỉ có thể tìm hiểu thông tin về doanh nghiệp thông qua website.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài chính-kế toán đã tạo ra bước đột phá, giúp công ty nắm bắt thông tin tài chính, ngân sách và quỹ tổ chức một cách chính xác và kịp thời Nhờ đó, bộ phận kế toán có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh Công nghệ thông tin cũng hỗ trợ thực hiện các dự án nhanh chóng và hiệu quả, tiết kiệm thời gian và công sức, từ đó nâng cao kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Mạng truyền thông và an toàn bảo mật trên mạng.
Hệ thống thông tin được phát triển dựa trên dịch vụ truyền thông LAN (Mạng cục bộ), tạo nền tảng cho các ứng dụng như dịch vụ truyền thông điệp, lưu trữ, xử lý và tra cứu thông tin thông qua hệ cơ sở dữ liệu (CSDL) cùng các ứng dụng chuyên ngành.
Toàn bộ hệ thống mạng được kết nối Internet.
A company's LAN connects all departments and their respective computers, facilitating seamless communication and data sharing To establish a functional LAN, essential components include a server, networking devices such as repeaters, hubs, switches, and bridges, as well as client computers and network interface cards.
Interface Card – NIC) và dây cáp (cable) để kết nối các máy tính lại với nhau.
Hình 2 6 Mô hình mạng nội bộ của công ty
Dữ liệu tài chính, nhân sự và khách hàng được lưu trữ trên máy chủ PC server của công ty, đảm bảo thông tin đầy đủ phục vụ nhu cầu của các phòng ban và ban giám đốc Nhân viên có thể truy cập, sử dụng và cập nhật thông tin từ cơ sở dữ liệu theo quyền hạn của mình.
Ứng dụng thương mại điện tử
Công ty AITC chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn và phát triển các giải pháp công nghệ thông tin và trí tuệ nhân tạo Trang web của công ty, http://aitc.vn, giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ, cho phép khách hàng liên hệ qua thông tin liên lạc được cung cấp AITC cam kết mang đến giải pháp số chất lượng cao và hỗ trợ các cơ quan chính phủ cũng như tổ chức phi chính phủ trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
- Giới thiệu về công ty: quá trình thành lập và phát triển của công ty.
- Cung cấp các thông tin về sản phầm: các dự án mà công ty đã và đang thực hiện,
Khách hàng có thể xem thông tin của sản phẩm và đặt hàng qua mạng một cách nhanh chóng mà không cần tốn thời gian
2.2.3 Đánh giá tình hình ứng dụng Hệ thống thông tin
Hình 2 7: Quy trình hoạt động của công ty AIT
Phòng kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm khách hàng và tiếp nhận yêu cầu đặt hàng Sau khi nhận yêu cầu, phòng kinh doanh sẽ liên hệ để tìm hiểu sơ bộ về nhu cầu của khách hàng và nhận biên bản làm việc sơ bộ Tiếp theo, phòng kinh doanh chuyển thông tin này đến bộ phận kỹ thuật Bộ phận kỹ thuật sẽ cử nhân viên khảo sát để đánh giá ưu, nhược điểm của hệ thống hiện tại nhằm nâng cấp hoặc phát triển phần mềm mới phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
Thực trạng CSDL của Công ty Cổ phần Phát triển và Ứng dụng Công nghệ AIT33 1 Những thành công mang lại cho AIT khi ứng dụng CSDL tập trung
2.3.1 Những thành công mang lại cho AIT khi ứng dụng CSDL tập trung
Mỗi quyết định và thông tin trong doanh nghiệp đều phải duy nhất để tránh sự chồng chéo và rắc rối từ nhiều dị bản Thông tin được lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) sẽ được cập nhật thường xuyên, đảm bảo tính chính xác và kịp thời.
Dữ liệu đã được chuẩn hóa tối ưu, giúp đơn giản hóa, tăng tính toàn vẹn, giảm thiểu dữ liệu thừa và tránh xung đột Những cơ sở dữ liệu này sau đó được lưu trữ trên các server, cho phép chi nhánh và nhân viên truy cập để phục vụ công việc hiệu quả.
Hoạt động liên tục và hiệu quả: Các bộ phận trong công ty làm việc chặt chẽ với nhau nhờ hệ thống mạng kết nối an toàn và hiệu quả Thông tin được cập nhật chính xác và kịp thời, giúp tránh sai sót không cần thiết và đảm bảo tiến độ công việc Điều này góp phần duy trì sự liên tục trong quá trình thực hiện các dự án, giảm thiểu trở ngại và nâng cao hiệu suất làm việc.
Truy cập thông tin nhanh và chính xác: Do chỉ cần kết nối với trung tâm là được.
Với việc thông tin và dữ liệu doanh nghiệp được cập nhật liên tục và chính xác trên các server, việc truy xuất thông tin trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết Dữ liệu được phân loại theo mức độ quan trọng và thời gian, giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết qua tài khoản cá nhân Hệ thống lưu trữ và quản lý dữ liệu tập trung, cho phép mọi bộ phận thực hiện quy trình nghiệp vụ và quản lý thông tin khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Việc sử dụng server để tìm kiếm thông tin giúp công ty tiết kiệm chi phí, nhân lực và thời gian, nâng cao hiệu quả công việc Các dự án được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn, từ đó gia tăng doanh thu Hỗ trợ kỹ thuật và xử lý sự cố cho người sử dụng tại các trạm được thực hiện tiện lợi từ trung tâm mà không tốn nhiều nhân lực Thông tin được tổng hợp tức thời và dễ dàng, đáp ứng nhu cầu thực hiện dự án tại nhiều chi nhánh khác nhau của công ty.
2.3.2 Những mặt hạn chế trong việc ứng dụng CSDL tập trung AIT
Mô hình tập trung có nhược điểm lớn là chi phí xây dựng hệ thống lớn rất cao, và một số hệ thống lớn không thể áp dụng mô hình này do các bộ phận không tuân theo một trung tâm điều khiển duy nhất Hơn nữa, khi trung tâm điều hành gặp sự cố, toàn bộ hệ thống sẽ bị tê liệt.
Khi một công ty ký kết nhiều hợp đồng cùng lúc ở các vùng miền khác nhau, tình trạng thiếu nhân lực có thể xảy ra, dẫn đến việc không đáp ứng được nhu cầu khách hàng Công ty chỉ có thể thực hiện một số lượng hợp đồng nhất định do phụ thuộc vào đội ngũ kỹ thuật của tổng công ty, trong khi tiềm năng của các chi nhánh chưa được khai thác triệt để Điều này hạn chế sự phát triển của công ty, đặc biệt nếu chỉ tập trung vào tổng công ty mà không chú trọng đến các chi nhánh, sẽ tạo ra một bộ máy tổ chức cồng kềnh và khó kiểm soát.
Việc lưu trữ toàn bộ thông tin và dữ liệu trên server của công ty yêu cầu máy chủ phải có cấu hình cao và hoạt động ổn định, vì bất kỳ sự cố nào cũng có thể khiến hệ thống tê liệt Các chi nhánh cần truy cập thông tin từ server tổng công ty thông qua server của mình, điều này làm chậm quá trình truyền tải dữ liệu và ảnh hưởng đến tiến độ các dự án Để đảm bảo hoạt động hiệu quả, tổng công ty và các chi nhánh cần có hệ thống mạng ổn định và bảo mật thông tin phải được đặt lên hàng đầu nhằm ngăn chặn các cuộc tấn công mạng Việc lưu trữ quá nhiều thông tin trên server tổng công ty không cần thiết, vì có thể dẫn đến tình trạng xử lý chậm và gây ra sự cố khi nhiều nhân viên cùng truy cập Do đó, việc quản lý tập trung các nguồn thông tin và có người quản trị đảm bảo an toàn dữ liệu là rất quan trọng.
Giảm dư thừa dữ liệu: Trong CSDL tập trung, tính dư thừa hạn chế được càng nhiều càng tốt vì:
Để tránh tình trạng dữ liệu không đồng nhất do có nhiều bản sao của cùng một cơ sở dữ liệu logic, giải pháp hiệu quả là duy trì chỉ một bản sao duy nhất.
Giảm không gian lưu trữ thông qua việc giảm dư thừa cho phép nhiều ứng dụng truy cập cùng một cơ sở dữ liệu (CSDL) mà không cần tạo ra nhiều bản sao, giúp tối ưu hóa tài nguyên và nâng cao hiệu suất hoạt động.
Suy giảm lợi nhuận xảy ra do khả năng thu hút khách hàng kém hơn so với đối thủ cạnh tranh, nguyên nhân chủ yếu là do quản lý dịch vụ khách hàng chưa hiệu quả Các phương thức làm việc còn trì trệ và khả năng tìm kiếm, thu hút khách hàng mới chưa rõ ràng và hợp lý Những khó khăn này cần được phân tích và khắc phục để cải thiện tình hình kinh doanh.
Hiện tại, công ty chưa có một hệ thống quản lý chuẩn mực cho các hoạt động của mình và cũng chưa thiết lập được hệ thống quản trị công nghệ thông tin cần thiết để hỗ trợ những hoạt động này.
- Quản lý khách hàng và các dự án chưa tạo được lợi thế cạnh tranh với các đối thủ.
- Bị động với các sự cố, sự cố từ yêu cầu khách hành, sự cố do chậm trễ,…
- Bảo mật ở cấp độ thấp
- Giám sát và đánh giá quy trình làm việc không hiệu quả.
- Nguồn nhân lực chưa ổn định, chưa tạo được môi trường làm việc chuyên nghiệp.
- Khó thay đổi cấu trúc dữ liệu
- Áp dụng cho các công ty, nhà hàng, doanh nghiệp có quy mô nhỏ.
Giám đốc công ty AIT nhấn mạnh rằng việc đầu tư vào công nghệ thông tin là cần thiết, tuy nhiên, hiệu quả kém từ các dự án trước đây yêu cầu phải quản lý và đánh giá chiến lược công nghệ thông tin một cách cẩn thận, chính xác và tiết kiệm trong lần triển khai này.
Quá trình chuyển đổi công nghệ thông tin trong doanh nghiệp mang lại nhiều thách thức, trong đó con người là một yếu tố quan trọng Do đó, việc lựa chọn những nhân sự tâm huyết và có năng lực trở thành một nhiệm vụ khó khăn mà công ty cần phải đối mặt.
