Tính cấp thiết, ý nghĩa nghiên cứu kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần Điện máy Hà Nội
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại, ảnh hưởng đến nhiều giai đoạn trong chuỗi cung ứng, từ dự trữ đến lưu thông sản phẩm.
Kế toán hàng tồn kho cung cấp thông tin kịp thời về tình hình nhập xuất hàng hóa, giúp người quản lý đưa ra quyết định kinh tế hiệu quả hơn trong việc mua dự trữ và bán hàng Thông qua báo cáo kế toán, doanh nghiệp có thể quản lý số lượng, giá trị và chủng loại hàng hóa một cách chi tiết theo từng địa điểm và thời gian, từ đó nâng cao tính chặt chẽ trong quản lý.
Kế toán hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc lập báo cáo tài chính, vì sai lệch giá trị hàng tồn kho có thể dẫn đến những chỉ tiêu tài chính không chính xác Nếu giá trị hàng tồn kho bị sai, sẽ ảnh hưởng đến tài sản lưu động và tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, làm cho giá vốn hàng bán cũng bị tính sai, từ đó ảnh hưởng đến lãi gộp và lãi dòng Hơn nữa, hàng hóa tồn kho cuối kỳ này sẽ trở thành hàng hóa tồn kho đầu kỳ của kỳ tiếp theo, dẫn đến sai sót liên tục qua các kỳ kế toán Do đó, sự sai lệch trong hàng tồn kho không chỉ ảnh hưởng đến báo cáo tài chính mà còn có thể gây ra những hệ lụy lớn do giá trị hàng hóa tồn kho thường rất cao.
Kế toán hàng tồn kho là công cụ quan trọng, cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ về giá trị vốn hàng hóa tiêu thụ Thông qua đó, nó hỗ trợ việc tính toán kết quả kinh doanh, giúp nhà quản lý xây dựng các chiến lược kinh doanh phù hợp.
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp thương mại, do đó, việc nghiên cứu kế toán hàng tồn kho là cần thiết để quản lý hiệu quả tài sản này.
Công ty cổ phần Điện Máy Hà Nội rất chú trọng đến công tác kế toán hàng tồn kho, nhưng vẫn gặp nhiều khó khăn trong tổ chức và quản lý Quá trình luân chuyển chứng từ, sử dụng tài khoản, phương pháp tính giá, lập dự phòng và mở các tài khoản chi tiết còn tồn tại nhiều bất cập Do đó, công tác kế toán hàng tồn kho chưa được định hướng một cách khoa học và đầy đủ, dẫn đến việc chưa phát huy tối đa vai trò của nó.
Như vậy, việc nghiên cứu về công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần điện máy Hà Nội là rất cần thiết.
Dựa trên các lý do đã nêu, tôi quyết định nghiên cứu đề tài “Kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần điện máy Hà Nội” Mục tiêu của nghiên cứu là hiểu rõ thực trạng hoạt động kế toán hàng tồn kho tại công ty, từ đó xác định những hạn chế hiện có và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán hàng tồn kho.
Mục tiêu cụ thể đặt ra cần giải quyết trong nghiên cứu kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần Điện Máy Hà Nội
Hệ thống hóa các vấn đề liên quan đến kế toán hàng tồn kho bao gồm quy trình kế toán, các chứng từ và tài khoản sử dụng, cũng như hệ thống sổ sách Tất cả phải tuân thủ các quy định trong các Chuẩn mực và Chế độ kế toán hiện hành để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý hàng tồn kho.
Khóa luận tổng hợp và phân tích kết quả khảo sát thực tế về kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Điện máy Hà Nội, nhằm đánh giá hiệu quả quản lý và các phương pháp kế toán hiện hành trong doanh nghiệp.
Trên cơ sở đó đánh giá thực trạng và đưa ra một số giải pháp hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại công ty.
Phương thức (cách thức) thực hiện nghiên cứu kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần Điện Máy Hà Nội
Để đảm bảo tính toàn diện và khách quan trong nghiên cứu, đề tài kết hợp cả hai phương pháp dữ liệu thứ cấp và sơ cấp Tuy nhiên, do điều kiện cá nhân, tôi chủ yếu sử dụng dữ liệu thứ cấp cho nghiên cứu của mình.
4.1 Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu sơ cấp
Về cơ bản có hai phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp là phương pháp phỏng vấn và phương pháp điều tra.
- Phương pháp phỏng vấn: có thể thực hiện trực tiếp hoặc gián tiếp Phương pháp này được thực hiện qua 3 bước:
Bước 1: Lập kế hoạch phỏng vấn:
Để tiến hành phỏng vấn, trước tiên cần xác định đối tượng phỏng vấn là Giám đốc và các nhân viên phòng kế toán Dự kiến sẽ xây dựng một hệ thống câu hỏi phỏng vấn tập trung vào việc làm rõ các vấn đề liên quan đến tổ chức công tác kế toán, hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách được sử dụng trong kế toán hàng tồn kho.
+ Xác định thời gian phỏng vấn và thông báo trước cho người được phỏng vấn.
Khi thực hiện phỏng vấn, hãy đặt câu hỏi ngắn gọn và dễ hiểu Đồng thời, cần chú ý quan sát và lắng nghe các câu trả lời, ghi chép cẩn thận và chi tiết để đảm bảo thông tin được lưu trữ chính xác.
Bước 3: Tổng hợp kết quả.
- Phương pháp điều tra: Được tiến hành thông qua phiếu điều tra.
+ Số người cần phát phiếu: Giám đốc, Kế toán trưởng, các kế toán viên.
+ Bảng câu hỏi được thiết kế dưới hình thức trắc nghiệm để đối tượng phỏng vấn chỉ cần chọn đáp án và khoanh tròn vào (Phụ lục số 1)
+ Thu hồi bảng câu hỏi và tổng hợp kết quả trắc nghiệm (Phụ lục số 2)
4.2 Thu thập dữ liệu thứ cấp:
Nghiên cứu tài liệu là một phương pháp quan sát hệ thống một cách gián tiếp, giúp hình dung tổng quan về hệ thống Các tài liệu viết cần được nghiên cứu thường rất đa dạng, bao gồm nhiều loại hình và nội dung khác nhau.
+ Tài liệu giao dịch như hóa đơn, chứng từ: Phiếu nhập kho, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, hóa đơn GTGT
+ Tài liệu lưu trữ như sổ sách ghi chép, công văn, tệp dữ liệu, hồ sơ
Tài liệu tổng hợp bao gồm các báo cáo quan trọng như báo cáo kết quả hàng tuần và hàng tháng, báo cáo kiểm kê quỹ tiền mặt, báo cáo kiểm kê vật tư và hàng hóa, cùng với báo cáo tài chính.
+ Tài liệu về các chuẩn mực, chế độ liên quan đến kế toán hàng tồn kho:
Chuẩn mực kế toán Việt Nam, Các thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực
Các tài liệu từ các tạp chí kinh tế và kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu kế toán hàng tồn kho Phương pháp này giúp thu thập thông tin đầy đủ và chính xác về kế toán hàng tồn kho tại đơn vị, từ đó làm cơ sở để so sánh với các chuẩn mực và chế độ trong quá trình hạch toán.
Tất cả thông tin và tài liệu thu thập sẽ được hệ thống hóa theo từng vấn đề cụ thể Tiếp theo, chúng tôi sẽ phân tích thông tin bằng cách đánh giá ý nghĩa của các con số và so sánh với các chuẩn mực cũng như chế độ kế toán hiện hành liên quan đến hàng tồn kho Cuối cùng, phương pháp tổng hợp sẽ được áp dụng để đánh giá và đưa ra kết luận.
Kết cấu của khóa luận
Khóa luận gồm có phần mở đầu và được chia làm 3 chương cụ thể:
- Phần mở đầu: phần này nêu tính cấp thiết và ý nghĩa của đề tài, phạm vi nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu và kết cấu đề tài.
Chương I của bài viết tập trung vào cơ sở lý luận của kế toán hàng tồn kho, cung cấp nền tảng lý thuyết cần thiết để áp dụng vào thực tiễn Phần này hệ thống hóa và làm rõ những lý luận cơ bản liên quan đến kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại, bao gồm khái niệm, phân loại, đặc điểm, yêu cầu, nhiệm vụ và nội dung chính của kế toán hàng tồn kho theo mô hình kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Chương II của bài viết tập trung vào thực trạng kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Điện máy Hà Nội Mở đầu, chương này cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình kế toán hàng tồn kho của công ty Tiếp theo, dựa trên lý thuyết từ chương một, tác giả tiến hành điều tra và nghiên cứu thực tế, xác định các nhân tố ảnh hưởng đến công tác kế toán hàng tồn kho Thông qua việc phân tích dữ liệu sơ cấp và thứ cấp, tác giả đánh giá toàn diện thực trạng kế toán hàng tồn kho cũng như mối quan hệ giữa kế toán hàng tồn kho và hoạt động mua bán của doanh nghiệp.
Chương III trình bày các kết luận và giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần điện máy Hà Nội Trong chương này, tác giả đã phân tích rõ những điểm mạnh và những hạn chế trong công tác kế toán hàng tồn kho của công ty Dựa trên thực trạng đã nghiên cứu ở phần hai, tác giả đề xuất một hệ thống giải pháp và một số kiến nghị đối với các cơ quan, tổ chức có vai trò quan trọng trong hoạt động kế toán hàng tồn kho của công ty cổ phần điện máy Hà Nội.
Hà Nội nhằm thúc đẩy và hỗ trợ công ty thực hiện hiệu quả công tác kế toán hàng tồn kho
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO
Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản
1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho
Theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS 02, hàng tồn kho được định nghĩa là tài sản được giữ để bán trong quá trình sản xuất kinh doanh thông thường Hàng tồn kho cũng bao gồm các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất để bán, cũng như nguyên vật liệu và vật dụng sẽ được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa mua vào để bán, thành phẩm tồn kho, vật dụng chuẩn bị cho sản xuất, và giá trị sản phẩm dở dang Theo chuẩn mực kế toán quốc tế ISA 02, hàng tồn kho không bao gồm chi phí xây dựng dở dang từ hợp đồng xây dựng, công cụ tài chính, gia súc, gia cầm, nông sản và quặng khoáng sản Chuẩn mực này giúp xác định rõ khái niệm và phạm vi hàng tồn kho, đồng thời nêu bật các đặc điểm của hàng tồn kho trong các loại hình kinh doanh khác nhau.
+ Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 02: “ Hàng tồn kho là tài sản :
- Được giữ để bán trong kì sản xuất bình thường
- Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cun cấp dịch vụ.”
Hàng tồn kho của doanh nghiệp được định nghĩa là các tài sản mà doanh nghiệp giữ để bán, sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, hoặc đang trong quá trình sản xuất các sản phẩm để tiêu thụ.
1.1.2 Phân loại hàng tồn kho (Nguồn : Nguyễn Tuấn Duy (2010), Giáo trình kế toán tài chính, Nhà xuất bản
+ Phân loại theo công dụng và mục đích sử dụng hàng tồn kho chia thành:
- Nguyên liệu, vật liệu: là một bộ phận hàng tồn kho được dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Công cụ và dụng cụ là một phần quan trọng trong hàng tồn kho, được dự trữ nhằm phục vụ như tư liệu lao động cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hàng hóa, thành phầm: là một bộ phận hàng tồn kho được dự trữ cho mục đích bán ra
Phân loại hàng tồn kho là cần thiết để sử dụng hiệu quả, hỗ trợ nhà quản trị trong việc lập kế hoạch và dự toán thu mua, bảo quản Điều này giúp cung ứng hàng hóa kịp thời cho sản xuất và tiêu thụ với chi phí thấp nhất, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Phân loại theo nguồn hình thành hàng tồn kho chia thành:
- Hàng tồn kho mua ngoài: là hàng tồn kho doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp trong và ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hàng tồn kho tự sản xuất, gia công: là số hàng tồn kho tự sản xuất, gia công.
- Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: hàng tồn kho được nhập từ liên doanh, liên kết, được biếu tặng v.v
Phân loại hàng tồn kho giúp xác định các yếu tố cấu thành giá gốc, từ đó tính toán chính xác giá gốc theo từng nguồn hình thành Điều này hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá mức độ ổn định của nguồn hàng, phục vụ cho việc lập kế hoạch và dự toán hàng tồn kho hiệu quả.
+ Phân loại theo địa điểm bảo quản và sử dụng hàng tồn kho chia thành:
Hàng tồn kho đang trên đường là những sản phẩm mà doanh nghiệp đã mua và thuộc quyền sở hữu của họ, nhưng vẫn đang trong quá trình vận chuyển về kho hoặc đã đến nơi nhưng chưa được kiểm tra và nhập kho.
- Hàng tồn kho: là những hàng tồn kho đang được bảo quản trong các kho, quầy của doanh nghiệp.
- Hàng tồn kho đang trong quá trình sản xuất: là những hàng tồn kho đang trong quá trình sản xuất chế tạo chưa tạo thành sản phẩm.
- Hàng gửi bán: là những hàng tồn kho được doanh nghiệp gửi đi cho khách hàng hoặc gửi các đại lý bán nhưng chưa xác định đươc tiêu thụ.
Phân loại hàng tồn kho là phương pháp hiệu quả giúp quản lý trách nhiệm vật chất của từng bộ phận và cá nhân trong việc bảo quản và sử dụng hàng hóa.
+ Phân loại căn cứ vào mối liên hệ với các quá trình kinh doanh hàng tồn kho chia thành:
Hàng tồn kho liên quan đến quá trình mua hàng bao gồm các nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ và hàng hóa được mua ngoài Những hàng tồn kho này đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động sản xuất và kinh doanh, giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn cung cần thiết cho quá trình sản xuất và đáp ứng nhu cầu thị trường.
- Hàng tồn kho liên quan đến quá trình sản xuất: là những hàng tồn kho vẫn nằm trong quá trình sản xuất như sản phẩm dở dang.
- Hàng tồn kho liên quan đến quá trình bán hàng: là những hàng tồn kho đang ở vị trí sẵn sàng để bán như thành phẩm, hàng hóa.
Cách phân loại này giúp quản lý hàng tồn kho kho với quản lý các quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.
Nội dung nghiên cứu về kế toán hàng tồn kho
1.2.1 Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp theo quan điểm kế toán tài chính 1.2.1.1 Quy định kế toán hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán 02 “Hàng tồn kho”
(Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm
2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
Theo quy định VAS 02, hàng tồn kho được ghi nhận ban đầu theo giá gốc Nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, cần phải ghi nhận theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác cần thiết để đưa hàng tồn kho đến vị trí và trạng thái hiện tại.
Chi phí mua hàng tồn kho bao gồm giá mua, thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp và bảo quản liên quan đến quá trình mua Ngoài ra, các chiết khấu thương mại và giảm giá do hàng hóa không đạt tiêu chuẩn sẽ được trừ khỏi tổng chi phí mua hàng tồn kho.
Trong đó: - Giá mua là giá chưa có thuế GTGT
Các khoản thuế không hoàn lại và không được khấu trừ bao gồm thuế Nhập khẩu, thuế Tiêu thụ đặc biệt và thuế GTGT Đặc biệt, thuế GTGT áp dụng cho các đơn vị nộp thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc cho hàng tồn kho mua vào phục vụ cho hoạt động không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT.
Chi phí chế biến hàng tồn kho
Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến sản xuất, như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi Những chi phí này phát sinh trong quá trình chuyển đổi nguyên vật liệu thành thành phẩm.
Xác định giá gốc hàng tồn kho Giá gốc hàng tồn kho được xác định tùy thuộc vào nguồn hình thành, cụ thể:
- Đối với hàng tồn kho được mua ngoài:
Đối với hàng tồn kho do doanh nghiệp tự gia công và chế biến, giá gốc của hàng tồn kho được xác định bằng tổng trị giá thực tế của hàng tồn kho xuất gia công chế biến cộng với chi phí chế biến.
- Đối với hàng tồn kho thuê ngoài gia công chế biến
Giá gốc hàng tồn kho = Trị giá thực tế của hàng tồn kho xuất gia công chế biến +
- Đối với hàng tồn kho nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế là giá do các bên tham gia góp vốn đánh giá.
Giá gốc hàng tồn kho
Các khoản thuế không hoàn lại, không được khấu trừ
+ Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu mua
- Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán b Ghi nhận cuối kì
Cuối kỳ kế toán, nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho thấp hơn giá gốc, hàng tồn kho sẽ được ghi nhận theo mức giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho được xác định bằng cách lấy giá bán ước tính trong kỳ sản xuất và kinh doanh bình thường, sau đó trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí cần thiết cho việc tiêu thụ hàng hóa đó.
Quy định 2: Tính giá trị hàng tồn kho
Việc tính trị giá xuất hàng tồn kho được áp dụng theo một trong các phương pháp sau:
(a) Phương pháp tính theo giá đích danh:
Theo phương pháp này, khi xuất kho vật tư và hàng hoá, giá trị vốn thực tế được tính dựa trên số lượng xuất kho thuộc từng lô và đơn giá thực tế của lô đó.
Phương pháp tính theo giá đích danh được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được.
(b) Phương pháp bình quân gia quyền:
Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị hàng tồn kho được xác định dựa trên giá trị trung bình của các mặt hàng tương tự đầu kỳ và giá trị của hàng hóa được mua hoặc sản xuất trong kỳ Việc tính toán giá trị trung bình có thể thực hiện theo định kỳ hoặc mỗi khi có lô hàng mới nhập về, tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp.
(c) Phương pháp nhập trước, xuất trước;
Phương pháp nhập trước, xuất trước giả định rằng hàng tồn kho mua hoặc sản xuất trước sẽ được xuất trước, trong khi hàng tồn kho còn lại vào cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản xuất gần thời điểm đó Theo phương pháp này, giá trị hàng xuất kho được xác định theo giá của lô hàng nhập kho ở đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, trong khi giá trị hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ.
(d) Phương pháp nhập sau, xuất trước.
Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) giả định rằng hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất sau sẽ được xuất trước, trong khi hàng tồn kho cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản xuất trước đó Theo phương pháp này, giá trị hàng xuất kho được tính dựa trên giá của lô hàng nhập gần đây nhất, trong khi giá trị hàng tồn kho được xác định theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn lại.
1.2.1.2 Kế toán hàng tồn kho theo quy định của chế độ kế toán kế toán (Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của
Bộ trưởng Bộ Tài chính) a Chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ kế toán hàng tồn kho là quy trình quan trọng trong doanh nghiệp, bao gồm việc lập, ghi chép, kiểm tra và luân chuyển các chứng từ liên quan đến hàng tồn kho Quá trình này không chỉ giúp bảo quản và sử dụng lại chứng từ mà còn đảm bảo lưu trữ đầy đủ thông tin về hàng tồn kho Mục tiêu chính là phản ánh chính xác và giám sát thông tin hàng tồn kho, phục vụ cho việc lãnh đạo, ghi sổ kế toán và tổng hợp số liệu kế toán hiệu quả.
Kế toán hàng tồn kho theo quan điểm kế toán quản trị
1.2.2.1 Xác định mô hình tổ chức kế toán quản trị
Trên thế giới hiện nay có hai quan điểm cơ bản về tổ chức công tác kế toan doanh nghiệp, đó là:
- Quan điểm 1: Tổ chức kế toán quản trị kết hợp chặt chẽ với kế toán tài chính trong cùng một bộ máy.
- Quan điểm 2: Tổ chức kế toán quản trị độc lập với kế toán tài chính.
1.2.2.2 Nội dung kế toán quản trị hàng tồn kho
Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng các chỉ tiêu định mức cho hàng tồn kho Định mức này bao gồm việc xác định số lượng và giá trị tồn kho hợp lý, cũng như lượng đặt hàng và tiến độ nhập hàng phù hợp Mục tiêu của định mức dự trữ hàng tồn kho là đảm bảo quản trị hàng tồn kho hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
Mục tiêu an toàn: Số lượng hàng tồn kho dự trữ đủ để đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hàng liên tục.
Mục tiêu kinh tế là tối ưu hóa chi phí dự trữ hàng tồn kho ở mức thấp nhất, đồng thời đảm bảo chất lượng hàng hóa không bị giảm sút trong quá trình dự trữ và bảo quản.
+ Xây dựng dự toán hàng tồn kho
Dự toán hàng tồn kho có mối liên hệ chặt chẽ với lượng hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ Do đó, việc lập kế hoạch mua hàng cho kỳ tới là cần thiết, bao gồm việc dự tính số lượng và giá trị từng mặt hàng cần mua nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
Lập kế hoạch mua hàng thường được thực hiện cho toàn bộ năm và phân chia theo quý và tháng Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, cần xác định mức dự trữ hợp lý, bao gồm số lượng và giá trị hàng tồn kho.
Quá trình quản trị hàng tồn kho bao gồm việc thu thập và xử lý thông tin, với bốn nội dung cơ bản cần thực hiện để đảm bảo hiệu quả.
Hạch toán ban đầu Vận dụng các tài khoản kế toán
Tổ chức hệ thống sổ kế toán quản trị ( chính là sổ chi tiết)
Hệ thống báo cáo quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích thông tin để hỗ trợ quyết định quản lý hàng tồn kho Để đảm bảo hiệu quả trong quá trình ra quyết định, kế toán quản trị cần lựa chọn và tổ chức phân tích những thông tin phù hợp với yêu cầu của quản lý.
Quyết định của nhà quản trị có tác động lớn đến hiệu quả hoạt động của tổ chức, không chỉ trong hiện tại mà còn ảnh hưởng đến tương lai Do đó, kế toán cần sử dụng và phân tích thông tin để hỗ trợ chứng minh các quyết định trong sản xuất kinh doanh Những thông tin này sẽ được trình bày một cách tổng quát và toàn diện về tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN MÁY HÀ NỘI
Tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần điện máy Hà Nội
2.1.1 Tổng quan về hàng tồn kho và kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần điện máy Hà Nội
Công ty cổ phần điện máy Hà Nội là doanh nghiệp thương mại chuyên mua và bán hàng hóa, góp phần thúc đẩy sản xuất trong nước về cả số lượng và chất lượng để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao Công ty không chỉ mở rộng giao lưu hàng hóa mà còn phát triển các quan hệ mua bán trong và ngoài nước Đối với doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho giữ vai trò quan trọng như một tấm đệm an toàn giữa giai đoạn mua và bán trong chu kỳ sản xuất kinh doanh Do đó, công tác kế toán hàng tồn kho đã được chú trọng nâng cao về quy mô và chất lượng trong những năm gần đây.
Trong bối cảnh kinh tế thị trường biến động liên tục, doanh nghiệp đang đối mặt với tình trạng hàng tồn kho "đắp chiếu" do vòng quay chậm lại và doanh số bán hàng giảm sút Điều này phản ánh thực trạng cung cầu hàng hóa trong thời kỳ khó khăn, cho thấy công tác kế toán hàng tồn kho chưa phát huy hiệu quả Hơn nữa, công tác này vẫn còn non trẻ, thiếu tổ chức, quản lý hợp lý và kinh nghiệm Nếu không có sự đổi mới trong tư duy và cách quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn hơn trong tương lai.
2.1.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác kế toán hàng tồn kho của công ty cổ phần điện máy Hà Nội
2.1.2.1 Nhân tố bên trong doanh nghiệp a Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của doanh nghiệp
Công Ty Cổ Phần Điện Máy Hà Nội là một doanh nghiệp độc lập, chuyên cung cấp đa dạng các loại thang máy, bao gồm thang máy tải khách, thang máy tải hàng, thang máy bệnh viện, thang nâng ôtô và hệ thống đỗ xe tự động.
→ Hạch toán kinh tế độc lập giúp doanh nghiệp chủ động và linh hoạt trong việc tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho
Công ty chuyên nhập khẩu và phân phối thang máy chính hãng từ nước ngoài, bao gồm thang máy HYUNDAI từ Hàn Quốc và thang máy VIETLIFT với thiết bị đồng bộ nhập khẩu từ MITSUBISHI Nhật Bản Ngoài việc lắp đặt và bảo hành, công ty còn cung cấp dịch vụ bán lẻ tại kho hoặc theo đơn đặt hàng của khách hàng.
Bán hàng theo phương thức bán lẻ tại kho hoặc theo đơn đặt hàng giúp quản lý hàng tồn kho một cách chi tiết, bao gồm cả hàng hóa đã bán và hàng dự trữ Phương pháp này cho phép doanh nghiệp tính toán chính xác số lượng hàng cần mua, từ đó tối ưu hóa quy trình kinh doanh và giảm thiểu tình trạng thiếu hụt hàng hóa.
Bán hàng theo phương thức thụ động thường dẫn đến lượng hàng hóa bán ra không ổn định, gây khó khăn trong việc xác định doanh thu và dự tính cho công tác dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Đặc điểm công tác tổ chức quản lý của doanh nghiệp
Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty theo mô hình trực tuyến - chức năng
Mô hình trực tuyến trong tổ chức kế toán hàng tồn kho là sự kết hợp giữa các quan hệ điều khiển và phục tùng, cùng với quan hệ tham mưu và hướng dẫn ở từng cấp Cơ cấu này tạo ra một khung hành chính vững chắc, giúp thống nhất và linh hoạt trong công tác chỉ huy và thực hiện Tuy nhiên, mô hình này cũng gây ra sự cồng kềnh trong bộ máy tổ chức, dẫn đến việc công tác kế toán hàng tồn kho trở nên chậm chạp và có nhiều thủ tục rườm rà.
Phòng kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán, phù hợp với đặc điểm kinh doanh và quản lý Phương pháp này mang lại nhiều ưu điểm, như sự chỉ đạo tập trung về nghiệp vụ kế toán và hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời cung cấp thông tin nhanh chóng đến từng bộ phận Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán hàng tồn kho, giúp đảm bảo tính chuyên nghiệp, kịp thời và chính xác trong quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Chính sách kế toán áp dụng
- Tổ chức tài khoản: theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm (theo năm dương lịch).
Chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp được quy định theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, bao gồm các quy định về kế toán cho doanh nghiệp thương mại và dịch vụ.
- Hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng: Theo hình thức nhật ký chung ( Phần mềm kế toán SimBa)
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : đồng Việt Nam (VNĐ)
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho, đồng thời tính giá bình quân gia quyền cho từng mặt hàng.
Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế Giá trị gia tăng (GTGT), tuân thủ đầy đủ các quy định của Bộ Tài chính về luật thuế GTGT.
- Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác sang đồng Việt Nam: theo tỉ giá thực tế trên thị trường liên ngân hàng
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản của công ty được thiết lập theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, tuân thủ các quy định trong chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp thương mại và dịch vụ.
Công ty cổ phần điện máy Hà Nội áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung trong việc tổ chức hệ thống sổ kế toán Quy trình xử lý thông tin kế toán trên máy tính được thực hiện theo một quy trình nhất định, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công tác kế toán.
Hệ thống báo cáo tài chính Hiện nay Công ty áp dụng hệ thống BCTC theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, gồm:
- Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 – DN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 – DN
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 – DN
- Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 – DN
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ của công ty được lập theo phương pháp trực tiếp
Công tác tổ chức kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Điện máy Hà Nội cần được thực hiện một cách cụ thể, thống nhất và phù hợp với các quy định pháp lý cũng như chuẩn mực kế toán hiện hành Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán hàng tồn kho phát huy đúng chức năng và nhiệm vụ của mình.
2.1.2.2 Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp a Nhân tố chính trị, pháp luật Tình hình chính trị, pháp luật ổn định cùng với chính sách chủ động hội nhập quốc tế trong nước là một điều kiện thuận lợi cho việc bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tất cả các doanh nghiệp trong việc đầu tư Sự ổn định về chính trị trong nước là một ưu thế trong việc tạo lập và triển khai các chiến lược dài hạn cuả các công ty.
Thực trạng kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần điện máy Hà Nội
2.2.1 Áp dụng các quy định kế toán hàng tồn kho
2.2.1.1 Ghi nhận ban đầu, ghi nhận cuối kì.
Hàng tồn kho của công ty được ghi nhận theo quy định kế toán hàng tồn kho, tuân thủ chuẩn mực kế toán 02, với việc xác định giá trị hàng tồn kho ở thời điểm ban đầu và cuối kỳ.
“Hàng tồn kho” (Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày
31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính).
Hàng tồn kho tại doanh nghiệp được ghi nhận theo giá gốc, bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan khác cần thiết để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Chi phí mua hàng tồn kho bao gồm giá mua, thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua, cùng với các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho.
Những chi phí không ghi nhận vào giá gốc hàng tồn kho:
- Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy định, phẩm chất.
Chi phí bảo quản hàng tồn kho bao gồm chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất và chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp. b Ghi nhận cuối kì
Cuối kỳ kế toán, nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho thấp hơn giá gốc, hàng tồn kho sẽ được ghi nhận theo mức giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được.
2.2.1.2 Tính giá trị hàng tồn kho
Công ty cổ phần Điện Máy Hà Nội đã thực hiện khảo sát thực tế và quyết định áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cho từng mặt hàng, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình.
Doanh nghiệp sử dụng phương pháp tính giá bình quân liên hoàn để xác định giá trị hàng hóa tồn kho sau mỗi lần nhập Theo phương pháp này, kế toán sẽ tính toán lại giá trị đơn vị bình quân và dựa vào đó cùng với lượng xuất giữa hai lần nhập kế tiếp để tính giá xuất.
2.2.2 Kế toán hàng tồn kho
2.2.2.1 Hạch toán ban đầu a Tổ chức chứng từ kế toán Nhìn chung công tác mọi biến động của hàng hóa tồn kho đều được phản ánh vào các chứng từ sau:
- Phiếu nhập kho ( Phụ lục số 6 )
- Phiếu xuất kho ( Phụ lục số 7 )
- Hóa đơn GTGT (Phụ lục số 8)
- Hóa đơn thông thường (bên bán lập) Mẫu số 02GTTT-3LL
- Thẻ kho (Mẫu số 05-VT)
Thẻ kho (Mẫu số 05-VT) theo Phụ lục số 9 là chứng từ quan trọng trong hạch toán, được lập đúng theo mẫu của Bộ Tài chính, phản ánh chi tiết thông tin về hàng hóa như số lượng, đơn giá và chủng loại, cũng như tình hình nhập xuất và các bên liên quan Việc ghi chép các nghiệp vụ nhập xuất hàng hóa không chỉ giúp kiểm tra, đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách kế toán mà còn đảm bảo tính chính xác trong quản lý Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số trường hợp ghi hóa đơn thiếu đề mục hoặc làm mất hóa đơn, ảnh hưởng đến quy trình hạch toán.
Giá trị hàng tồn đầu kỳ + giá trị hàng thực tế nhập trong kỳ
Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ
Trong nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực thang máy, hàng hóa thường được mua theo đơn đặt hàng và bán ngay mà không qua kho, dẫn đến việc cần cung cấp thông tin kịp thời cho kế toán để theo dõi giá trị và số lượng hàng hóa cũng như kết chuyển công nợ phải thu Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc xử lý thông tin này, gây ra sai sót không đáng có Hơn nữa, việc thiếu kế hoạch luân chuyển chứng từ cụ thể cũng dẫn đến tình trạng mất mát chứng từ, ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng cung cấp thông tin chính xác.
2.2.2.2 Kế toán chi tiết hàng tồn kho của công ty cổ phần điện máy Hà Nội
Theo quy định hiện hành, để quản lý hàng hóa tồn kho hiệu quả và giảm thiểu mất mát, các doanh nghiệp có thể áp dụng ba phương pháp: thẻ song song, sổ số dư và sổ đối chiếu luân chuyển Công ty cổ phần Điện Máy Hà Nội đã thực hiện phương pháp mở thẻ song song trong công tác kế toán chi tiết hàng tồn kho.
Hình thức này đơn giản và dễ hiểu, giúp kiểm tra và đối chiếu thông tin một cách kịp thời Nó đặc biệt thuận tiện cho việc áp dụng máy vi tính trong hạch toán chi tiết hàng tồn kho.
Cụ thể, kế toán chi tiết hàng tồn kho của công ty cổ phần điện máy Hà Nội được tổ chức như sau:
Thủ kho tại kho hàng sử dụng thẻ kho để theo dõi và ghi chép tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại hàng hóa cũng như công cụ dụng cụ, đảm bảo chính xác theo chỉ tiêu số lượng.
Dựa vào phiếu nhập kho và xuất kho, thủ kho ghi chép số lượng hàng hóa mua vào và xuất ra vào thẻ kho, được mở hàng tháng và chi tiết theo từng loại hàng hóa Nhiệm vụ của thủ kho là theo dõi chi tiết hàng hóa nhập, xuất và tồn kho, sau đó ghi vào thẻ kho và gửi hóa đơn chứng từ lên phòng kế toán.
Mỗi ngày, sau khi nhận các chứng từ như hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho và tờ khai hải quan từ thủ kho, kế toán sẽ kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ này Sau đó, họ sẽ nhập số liệu vào máy tính để theo dõi số lượng hàng hóa nhập, xuất và tồn kho Định kỳ hàng tuần, kế toán sẽ thực hiện việc đối chiếu giữa bảng tổng hợp xuất – nhập – tồn và thẻ kho để đảm bảo tính chính xác.
CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN MÁY HÀ NỘI
Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu về kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần điện máy Hà Nội
ty cổ phần điện máy Hà Nội
3.1.1 Những kết quả đã đạt được về công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần điện máy Hà Nội
Khảo sát về công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần Điện Máy Hà Nội cho thấy kết quả đạt được khá tích cực, phản ánh sự hiệu quả trong quản lý và kiểm soát hàng tồn kho của công ty.
3.1.1.1 Áp dụng các quy tắc kế toán hàng tồn kho + Ghi nhận ban đầu tuân thủ đúng theo quy định theo chuẩn mực kế toán, đây là thuận lợi cho các quá trình sau hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình Đồng thời là tiền đề phản ánh trung thực quá trình thực hiện công tác kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong việc tính toán giá trị hàng tồn kho, giúp đảm bảo độ chính xác cao và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình hàng tồn kho Với phương pháp này, kế toán có thể dễ dàng xác định lượng hàng nhập, xuất và tồn kho cho từng loại hàng hóa tại bất kỳ thời điểm nào.
3.1.1.2 Về tổ chức, quản lý hàng tồn kho a Kế toán chi tiết hàng tồn kho Công tác kế toán chi tiết hàng tồn kho ở doanh nghiệp được tổ chức tương đối hợp lý, tất cả các sổ, thẻ cần thiết cho công tác quản lý đều đã được mở Mặt khác, là doanh nghiệp với ít mặt hàng, chủ yếu là thang máy, lượng nhâp xuất thường với số lượng ít, nên áp dụng phương pháp thẻ song song đã đem lại nhiều hiệu quả trong việc phản ánh về số lượng và chất lượng hàng tồn kho Đồng thời tạo điều kiện cho công tác kế toán tổng hợp hàng tồn kho trong việc thực hiện tốt chức năng kiểm tra, đối chiếu, giám sát đối với hàng tồn kho của doanh nghiệp. b Kế toán tổng hợp hàng tồn kho
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong tổ chức kế toán hàng tồn kho, phù hợp với đặc điểm hiện tại của doanh nghiệp Phương pháp này không chỉ giúp khắc phục nhược điểm mà còn phát huy tối đa ưu điểm, mang lại thông tin đáng tin cậy về hàng tồn kho Nhờ vào phương pháp này, kế toán có thể kịp thời cập nhật và xác định chính xác lượng nhập, xuất, tồn kho của từng loại hàng hóa tại bất kỳ thời điểm nào.
Hệ thống sổ sách kế toán phải đầy đủ và tuân thủ quy định của chế độ kế toán, nhằm phản ánh rõ ràng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán đóng vai trò quan trọng, giúp nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý thông tin tài chính.
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và mạng internet toàn cầu đã thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ vào công tác kế toán, trở thành một xu thế tất yếu Với đội ngũ nhân viên trẻ, nhạy bén với cái mới, nhiều công ty đã tin học hóa quy trình kế toán thông qua phần mềm hỗ trợ kế toán và phần mềm kê khai, giúp lưu trữ thông tin một cách hiệu quả Việc cung cấp thông tin nhanh chóng và tiết kiệm chi phí đóng góp đáng kể vào việc quản lý hàng tồn kho và các hoạt động kế toán liên quan.
Công ty này là một trong số ít doanh nghiệp áp dụng tổ chức kế toán quản trị cho hàng tồn kho, giúp cải thiện quản lý hàng tồn kho và cung cấp thông tin thiết yếu để xây dựng chiến lược và mục tiêu kinh doanh chính xác cho tương lai.
3.1.2 Những mặt hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
Mặc dù công tác kế toán hàng tồn kho đã nhận được sự chú ý đáng kể, nhưng do quy trình thực hiện còn mới mẻ, vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định.
3.1.2.1 Về chứng từ kế toán Chứng từ kế toán tuy đầy đủ, nhưng do trình độ nhân viên và cán bộ kế toán nên việc sử dụng chứng từ kế toán đôi khi còn thiếu những yếu tố cơ bản, chưa hợp lệ để làm căn cứ tính giá trị hàng nhập kho
Việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban liên quan không diễn ra thường xuyên và thiếu biên bản bàn giao, dẫn đến nguy cơ mất mát chứng từ rất cao.
Khi mất chứng từ, việc xác định trách nhiệm trở nên khó khăn, dẫn đến tình trạng cán bộ công nhân viên thiếu trách nhiệm và buông lỏng trong quản lý chứng từ Tại các doanh nghiệp thường xuyên nhập khẩu lô hàng lớn, hàng hóa thường được giao trực tiếp cho khách hàng ngay khi về cảng mà không qua kho, tuy nhiên, kế toán vẫn thực hiện lập phiếu nhập kho, xuất kho và hạch toán như thể hàng đã được nhập kho.
Cách làm như vậy là không phản ánh đúng nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vi phạm nguyên tắc nhập khống, xuất khống.
3.2.1.2 Về tài khoản kế toán a Sử dụng sai tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”
Doanh nghiệp có mở chi tiết tài khoản 1562 “Chi phí thu mua hàng hóa”, tuy nhiên, doanh nghiệp dùng tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” để hạch toán cho 1562
Chi phí thu mua hàng hóa cần được hạch toán chính xác để phản ánh đúng giá trị vốn hàng hóa xuất kho Việc này giúp đảm bảo số liệu về hàng xuất kho và hàng tồn kho không bị sai lệch, từ đó cung cấp thông tin chính xác cho quản lý Nếu không mở tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”, sẽ dẫn đến những quyết định sai lầm trong báo cáo kết quả bán hàng.
Chưa nhận thức được vai trò của các khoản dự phòng nên tại doanh nghiệp không mở tài khoản này
3.2.1.3 Về kiểm kê hàng tồn kho Qua khảo sát thực tế tại doanh nghiệp không thấy thực hiện kiểm kê, và lập các biên bản kiểm kê hàng hóa, công cụ dụng cụ tồn kho Điều này rất có thể dẫn đến việc mất kiểm soát về hàng tồn kho do nhầm lẫn, mất mát, thừa, thiếu với nhiều nguyên nhân khác nhau
3.1.2.4 Về công tác lưu trữ hàng tồn kho Mặt hàng chủ yếu là thang máy nhập khẩu nguyên chiếc, không tự sản xuất được nên công tác bảo quản cần đúng quy trình, có kho bãi hợp lý cũng là hạn chế của công ty
Hàng hóa mới chỉ thông qua thủ kho và kế toán kho kiểm tra để nhập hàng vào kho, như vậy chưa đảm bảo được độ chặt chẽ
Các giải pháp hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần điện máy Hà
- Về vấn đề sử dụng chứng từ kế toán của nhân viên còn nhiêu yếu kém thì công ty nên:
Tổ chức các lớp học ngắn hạn tại chỗ nhằm bồi dưỡng kiến thức cho nhân viên về sử dụng chứng từ, đồng thời nâng cao trách nhiệm cá nhân trong công việc.
+Tổ chức các buổi hội thảo, giao lưu, chia sẻ để giúp một phần nào đó về những kiến thức còn thiếu về chứng từ cho nhân viên
Công ty có thể tổ chức hội thảo mang tên "Nhân viên với lỗ hổng về chứng từ" nhằm nâng cao kiến thức cho nhân viên Tại đây, các nhân viên sẽ tham gia trò chơi liên quan đến việc nhập kho và xuất kho, giúp họ hiểu rõ các chứng từ cần thiết và cách kiểm tra tính hợp lệ của chúng Hình thức học kết hợp với trò chơi không chỉ tạo sự hứng thú mà còn giúp nhân viên bổ sung kiến thức, từ đó cải thiện quy trình hạch toán ban đầu.
- Ở công ty cổ phần Điện Máy Hà Nội còn tình trạng mất mát chứng từ, cũng như quy trình luân chuyển không thường xuyên, vì vậy:
Kế toán cần thiết lập sổ theo dõi quá trình luân chuyển chứng từ liên quan đến hàng tồn kho, theo mẫu được quy định trong Phụ lục số 15: Biên bản bàn giao chứng từ và Phụ lục số 16: Sổ theo dõi luân chuyển chứng từ Việc này giúp đảm bảo quản lý và kiểm soát hiệu quả các chứng từ liên quan đến hàng tồn kho.
Các quy định nghiêm ngặt về luân chuyển chứng từ bao gồm thời gian, địa điểm bảo quản và trách nhiệm của cá nhân trong việc đôn đốc quá trình này Ngoài ra, có hình thức xử phạt đối với những trường hợp chứng từ luân chuyển chậm trễ hoặc không tuân thủ quy định.
Để quản lý hiệu quả tình trạng hàng hóa mua về bán ngay mà không qua kho, công ty cần thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ cho từng khâu mua bán phù hợp với đặc điểm kinh doanh Việc này không chỉ giúp phản ánh chính xác trên hệ thống máy tính về tổng khối lượng hàng hóa mà còn sử dụng chứng từ kho để theo dõi giá trị, số lượng và kết chuyển công nợ phải thu từ khách hàng.
3.2.2 Kế toán chi tiết hàng tồn kho Để nâng cao công tác kế toán chi tiết hàng tồn kho, ngoài việc sử dụng các thẻ kho, sổ theo dõi chi tiết cần có công tác dự trữ khoa học Nhất là trong việc phân loại hàng hóa theo nhóm hàng cho phù hợp, dễ tìm kiếm, nhìn đếm, dễ xếp, bốc dỡ, vấn đề này thuộc về kinh nghiệm sắp xếp Đồng thời huấn luyện những người tham gia vào công tác nhập xuất nhớ mã,hiểu và tuân thủ đúng quy trình nhập hàng, xuất hàng
Mỗi kế toán có thể được giao nhiệm vụ quản lý và ghi nhớ mã số cùng tình hình tồn kho của một nhóm hàng hóa, giúp quá trình đối chiếu trở nên đáng tin cậy hơn nhờ sự tham gia của ít nhất hai người: một kế toán và một thủ kho.
Ngừng hạch toán chi phí mua hàng vào tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” và chuyển sang sử dụng tài khoản 156.2 “Chi phí hàng mua” theo đúng quy định của chuẩn mực kế toán hiện hành.
Mở thêm tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” là cần thiết để tổ chức công tác dự phòng hiệu quả Việc tìm hiểu và thiết lập quy trình dự phòng phù hợp sẽ giúp quản lý hàng tồn kho một cách tối ưu.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp Các công ty trong cùng ngành cần tham khảo và nghiên cứu quy trình dự phòng để đưa ra các chiến lược hợp lý Việc tính toán dự phòng một cách chính xác sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa lợi nhuận.
3.2.4 Tính giá hàng tồn kho
Công ty hiện đang áp dụng phương pháp bình quân liên hoàn để tính giá hàng tồn kho, điều này là hợp lý Tuy nhiên, trong bối cảnh kinh tế khó khăn, công ty cần linh hoạt hơn trong việc hạch toán hàng tồn kho để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
Khi giá thang máy giảm mạnh và hàng tồn kho còn nhiều, công ty có thể chuyển sang phương pháp ghi nhận hàng tồn kho LIFO thay vì bình quân gia quyền, sau khi đăng ký với cơ quan thuế Việc này giúp dễ dàng “triệt tiêu” hàng tồn kho nhập với giá cao mà không cần trích lập dự phòng giảm giá Công ty nên tham khảo các quy định kế toán để lựa chọn phương pháp hạch toán có lợi nhất cho mình.
3.2.5 Công tác lưu trữ hàng tồn kho
Công tác lưu trữ hàng tồn kho không chỉ là nhiệm vụ của kế toán mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện chất lượng kế toán hàng tồn kho Việc quản lý và lưu trữ thông tin hàng tồn kho một cách hiệu quả sẽ giúp nâng cao độ chính xác và tính minh bạch trong báo cáo tài chính.
Khảo sát cho thấy công tác bảo quản của công ty còn yếu kém, thiếu quy trình và kho bãi hợp lý Do đó, công ty cần cải thiện hệ thống bảo quản để nâng cao hiệu quả quản lý tài sản.
+ Lựa chọn mô hình dự trữ cụ thể, phù hợp, khi lựa chọn mô hình phải nghiên cứu các vấn đề sau:
Để tối ưu hóa quy trình kinh doanh, việc hoạch định chính xác nhu cầu hàng hóa trên thị trường là rất quan trọng Điều này giúp xác định lượng hàng tồn kho cần thiết trong mỗi kỳ kinh doanh, từ đó đưa ra tiêu chuẩn cho quy mô nhà kho và phương pháp dự trữ hiệu quả.
Điều kiện thực hiện
Các điều kiện từ phía nhà nước cần được thực hiện đồng bộ từ Chính phủ đến các cơ quan chức năng liên quan Những công việc này bao gồm việc thiết lập các chính sách và quy định phù hợp nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả trong quản lý.
Nhà nước cần cải thiện hệ thống pháp luật kinh tế tài chính và điều chỉnh chế độ kế toán để phù hợp với nền kinh tế thị trường Việt Nam, đồng thời đảm bảo tuân thủ các thông lệ và chuẩn mực kế toán quốc tế.
Cần thiết phải xây dựng hành lang pháp lý nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp cạnh tranh lành mạnh trong sản xuất kinh doanh Để đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, Nhà Nước cần tiến hành đổi mới chính sách tài chính Các chính sách này cần được ban hành một cách đồng bộ, công khai và rõ ràng.
Nhà nước cần tiếp tục hoàn thiện khuôn khổ pháp lý về kế toán, bao gồm việc sửa đổi luật kế toán, ban hành nghị định hướng dẫn và chuẩn mực kế toán, nhằm đảm bảo tính đồng bộ và khả thi trong hệ thống kế toán.
Tạo điều kiện kết nối và giao lưu với các quốc gia trên toàn cầu giúp học hỏi và tiếp thu kinh nghiệm tiên tiến trong lĩnh vực kế toán, đặc biệt là kế toán hàng hóa tồn kho, từ các nước có nền kinh tế thị trường phát triển.
Nhà nước cần ban hành quy định hướng dẫn về kế toán quản trị và xây dựng mô hình kế toán phù hợp với từng ngành, loại hình và quy mô doanh nghiệp Đồng thời, cần tạo môi trường thuận lợi cho sự phát triển của kế toán quản trị thông qua chiến lược đào tạo trong các trường kinh tế Bộ Thương Mại cũng nên tổ chức hội thảo và lớp giảng dạy ngắn hạn về kế toán quản trị nhằm nâng cao năng lực cho cán bộ kế toán và quản lý.
Khuyến khích phát triển dịch vụ tư vấn tài chính kế toán trong nền kinh tế thị trường là cần thiết để đáp ứng nhu cầu quản lý Đào tạo đội ngũ chuyên gia kế toán trình độ cao sẽ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ Tạo môi trường thuận lợi cho cán bộ kế toán nâng cao chuyên môn sẽ góp phần kết nối kế toán Việt Nam với khu vực và thế giới.
3.2.2.2 Đối với công ty cổ phần Điện Máy Hà Nội
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ thị trường trong và ngoài nước Việc xây dựng kế hoạch lưu chuyển hàng hóa là rất quan trọng, bao gồm các chỉ tiêu về nhập khẩu, tiêu thụ và dự trữ hàng hóa Doanh nghiệp cũng cần theo dõi và xử lý kịp thời hàng ứ đọng, giảm chất lượng, có thể hạ giá bán để thu hồi vốn nhanh chóng.
Thứ hai: Doanh nghiệp cần nghiêm chỉnh chấp hành các chính sách, chế độ kế toán tài chính đã ban hành.
Xây dựng hệ thống kế toán quản trị cần phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp, đồng thời phải tương thích với khả năng trang bị và trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán.
Doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu và xây dựng kế hoạch để trang bị công nghệ, đồng thời tổ chức ứng dụng công nghệ vào công tác kế toán một cách đồng bộ.
Thứ năm: Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho các nhà quản lý và các nhân viên kế toán.
Thứ sáu: Cần nâng cao khả năng tài chính của công ty.