Đang tải... (xem toàn văn)
Nội dung đầy đủ để ban hành áp dụng hướng dẫn doanh nghiệp thiết lập Chức năng nhiệm vụ và Sơ đồ tổ chức các phòng ban. Kèm theo đó là biểu mẫu để áp dụng một cách hiệu quả, trực quan. Mua là làm được luôn.
CƠNG TY ABC Logo Cơng ty QUY TRÌNH THIẾT LẬP CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ & SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BIÊN SOẠN XEM XÉT Mã số: ABC-HRD-006 Lần ban hành: Hiệu lực: Trang: 1/8 PHÊ DUYỆT CƠNG TY ABC Logo Cơng ty QUY TRÌNH THIẾT LẬP CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ & SƠ ĐỒ TỔ CHỨC Mã số: ABC-HRD-006 Lần ban hành: Hiệu lực: Trang: 2/8 I MỤC ĐÍCH Quy trình thiết lập cấu tổ chức ban hành nhằm hướng đến việc đạt mục tiêu chiến lược tổ chức thông qua quản lý vận hành tất lĩnh vực chức toàn tổ chức cách đầy đủ, đồng bộ, thông suốt, hiệu II PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho Công Ty ABC công ty thành viên (sau gọi chung “Công ty”) III ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT III.1 Định nghĩa - Cấp trực tiếp (CTTT): Là người quản lý trực tiếp Nhân viên, chỉ định chịu trách nhiệm quản lý, hướng dẫn giám sát Nhân viên phận thực nhiệm vụ giao - - Cấp (CT): Bao gồm người quản lý trực tiếp cấp người quản lý trực tiếp Cấp có thẩm quyền cao nhất: Là người trực dõi, chỉ đạo chịu trách nhiệm kết hoạt động Đơn vị/ Lĩnh vực theo Bảng phân công Đơn vị/ Lĩnh vực phụ trách (cả kế hoạch), cụ thể: + TGĐ điều hành chung hoạt động Phòng mua hàng, Phòng R&D, Phòng Dự án-Kỹ thuật + Phó Chủ tịch HĐQT – Điều hành VP COO điều hành chung hoạt động lại Cấp khối: Là đơn vị chịu chỉ đạo trực tiếp Ban Tổng Giám đốc, bao gồm 02 đơn vị cấp Phòng trực thuộc Các đơn vị trực thuộc có chức khác có mối tương quan với để thực chức lớn (Khối) - Cấp phòng: đơn vị cấp Khối, chia thành: + Đơn vị cấp Phòng trực thuộc cấp Khối, chịu chỉ đạo trực tiếp Phụ trách Khối; + Đơn vị cấp Phịng độc lập, khơng trực thuộc cấp Khối chịu chỉ đạo trực tiếp từ Ban Giám đốc - Cấp Bộ phận hay Tổ (Section): Là cấp đơn vị nghiệp vụ nhỏ cấu tổ chức Công ty, trực thuộc đơn vị cấp Phịng - Chiến lược Cơng ty/ Khối: bao gồm tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi công ty, chiến lược phát triển kinh doanh, chiến lược phát triển chức - Chức Khối/phòng ban: tập hợp trách nhiệm (q trình thực hoạt động nhằm đạt mục tiêu một/một số công việc) thể mảng hoạt động lớn – Khối/phịng ban, bao gồm nhiệm vụ nhỏ bên - Nhiệm vụ: hành động cụ thể, thực theo trình tự, quy tắc để đạt kết mong đợi - OGSM: viết tắt bốn từ Objectives (Mục tiêu chính), Goals (Đích nhắm tới), Strategies (Chiến lược) Measurements (Đo lường); công cụ giúp Công ty hoạch định mục tiêu, triển khai kiểm soát chiến lược - Tái cấu trúc: hoạt động chia tách, sáp nhập, tạo hoặc nhiều chức thuộc Khối/phịng ban cơng ty CƠNG TY ABC Logo Cơng ty QUY TRÌNH THIẾT LẬP CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ & SƠ ĐỒ TỔ CHỨC - Mã số: ABC-HRD-006 Lần ban hành: Hiệu lực: Trang: 3/8 Band: cấp bậc tương ứng vị trí cơng việc III.2 Chữ viết tắt CTTT/CT+1 CNNV HRBP/HCNS NM, TT GĐ QTCLNNL MTCV SĐTC TGĐ : : : : : : : Cấp trực tiếp/cấp Chức nhiệm vụ Đối tác nhân sự/Trưởng phịng hành nhân nhà máy Giám đốc Quản trị chiến lược nguồn nhân lực Mô tả công việc Sơ đồ tổ chức Tổng Giám đốc IV TRÁCH NHIỆM THI HÀNH - Tồn thể nhân viên có trách nhiệm tn thủ nội dung trình bày Quy trình thiết lập cấu tổ chức hoạt động - Khối Hành – Nhân - Pháp chế có trách nhiệm hướng dẫn, đào tạo, giám sát việc thực hiện, kiểm tra định kỳ/đột xuất để đảm bảo Quy trình thiết lập cấu tổ chức hoạt động tuân thủ Trong trường hợp cần thiết, báo cáo cho Ban điều hành trường hợp vi phạm nghiêm trọng (có nhiều rủi ro cho công ty) V NỘI DUNG V.1 Quy định chung V.1.1 Về việc xây dựng cấu tổ chức hoạt động: - Bộ cấu tổ chức hoạt động tài liệu Khối/phòng ban, bao gồm: + Chức nhiệm vụ Khối/Phòng ban (theo mẫu SOP006.F01 Biểu mẫu trình bày chức nhiệm vụ) + - Sơ đồ tổ chức Khối/Phòng ban (theo mẫu SOP006.F02 Biểu mẫu trình bày sơ đồ tổ chức) Tất đơn vị Công ty (từ cấp Phòng trở lên) phải xây dựng cấu tổ chức hoạt động từ vừa thiết lập - Quy ước mô tả chức năng, nhiệm vụ đơn vị + Đối với đơn vị cấp Khối: Chức năng, nhiệm vụ đơn vị cấp Khối tổng hợp chức năng, nhiệm vụ tất đơn vị cấp Phòng trực thuộc chức nhiệm vụ khác theo phân công Ban Giám đốc + Đối với đơn vị cấp Phòng: Chức năng, nhiệm vụ đơn vị cấp Phòng mơ tả trực tiếp, khơng nằm ngồi Chức năng, nhiệm vụ Khối mà phòng trực thuộc + Đối với đơn vị cấp Tổ: Chức năng, nhiệm vụ Tổ thể chung phần mô tả chức năng, nhiệm vụ đơn vị cấp Phòng quản lý trực tiếp - Đối với cấp Khối/Phòng độc lập, việc xây dựng chức nhiệm vụ dựa vào yếu tố đầu vào sau: + Chiến lược Công ty + Mục tiêu OGSM Cơng ty CƠNG TY ABC Logo Cơng ty QUY TRÌNH THIẾT LẬP CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ & SƠ ĐỒ TỔ CHỨC + Chiến lược phát triển chức khối + Quy trình hoạt động cấp cơng ty + Các điều kiện khác có liên quan: quy định pháp lý, xã hội… - - Mã số: ABC-HRD-006 Lần ban hành: Hiệu lực: Trang: 4/8 Đối với Phòng ban trực thuộc khối, việc xây dựng chức nhiệm vụ dựa vào yếu tố đầu vào sau: + Chiến lược chức Khối + Chức nhiệm vụ Khối + Quy trình liên Khối/ cơng ty + Mục tiêu OGSM Khối/ phòng ban + Các điều kiện khác có liên quan… Sơ đồ tổ chức Khối/Phịng ban khơng nằm ngồi chức nhiệm vụ Khối/Phịng ban - u cầu số lớp quản lý máy điều hành Công ty (Layers): Tổng số lớp quản lý tồn Cơng ty khơng q 06 cấp từ vị trí thấp vị trí cao máy điều hành (vị trí Tổng Giám đốc) - Yêu cầu số nhân viên quản lý trực tiếp (Span of Control): Đảm bảo cấu trúc quản trị vị trí quản lý quản lý trực tiếp từ 03 đến 08 nhân khác (đối với lao động có chuyên môn nghiệp vụ) quản lý tối đa 30 nhân khác (đối với lao động phổ thông) - Khi chiến lược/mục tiêu hoạt động Cơng ty/Khối/Phịng ban thay đổi hoặc có tái cấu trúc hoạt động Khối/Phòng ban để nâng cao hiệu quả, cấu tổ chức hoạt động Khối/Phòng ban phải cập nhật tương ứng - Phòng Quản trị chiến lược nguồn nhân lực thực rà soát báo cáo định kỳ cấu tổ chức hoạt động Khối/Phòng ban 02 lần/năm có quyền u cầu Khối/Phịng ban bổ sung/cập nhật đầy đủ theo tình hình thực tế - Chức nhiệm vụ Sơ đồ tổ chức Khối/Phịng ban ban hành cho tồn nhân viên Cơng ty CƠNG TY ABC Logo Cơng ty Mã số: QUY TRÌNH THIẾT LẬP CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ & SƠ ĐỒ TỔ CHỨC ABC-HRD-006 Lần ban hành: Hiệu lực: Trang: 5/8 V.1.2 Thẩm quyền phê duyệt: STT Hình thức Trưởng phòng Phụ trách Khối/Phòng độc lập HRBP GĐ QTCLNNL P TGĐ NS Cấp có thẩm quyền cao Đề xuất Soát xét Soát xét Soát xét Phê duyệt CNNV/SĐTC cấp Khối/ Đơn vị cấp Phòng độc lập CNNV/SĐTC cấp Phòng thuộc Khối (nằm định biên duyệt) Đề xuất Soát xét Soát xét Soát xét Phê duyệt SĐTC cấp Phịng thuộc Khối (ngồi định biên*) Đề xuất Soát xét Soát xét Soát xét Soát xét Phê duyệt *Lưu ý: Tất thay đổi sơ đồ tổ chức làm tăng số lượng định biên và/hoặc tăng chi phí nhân so với ngân sách nhân duyệt xem ngồi định biên V.2 Lưu đồ CƠNG TY ABC Logo Cơng ty Mã số: ABC-HRD-006 Lần ban hành: QUY TRÌNH THIẾT LẬP CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ & SƠ ĐỒ TỔ CHỨC Hiệu lực: Trang: 6/8 V.3 Diễn giải quy trình Trách nhiệm STT Bước công việc Cung cấp thông tin Thực công việc Chịu trách nhiệm cuối (*) Thời gian thực Diễn giải, Biểu mẫu - Đối với CNNV/SĐTC cấp Khối/ Đơn vị cấp Phòng độc lập: Phụ trách Khối/Phòng độc lập phụ trách soạn thảo/cập nhật CNNV/ SĐTC (SOP006.F02) - Đối với CNNV/SĐTC cấp Phụ trách Phòng thuộc Khối: Phụ trách Phụ trách Phụ trách Khối/Phòng Ngay Phòng trực thuộc Khối phụ Soạn mới/Cập Khối/Phịng Khối/Phịng độc có nhu trách soạn thảo/cập nhật nhật độc lập/Phòng độc lập/Phòng lập/Phòng cầu phát CNNV (SOP006.F01)/ SĐTC CNNV/SĐTC trực thuộc trực thuộc trực thuộc sinh (SOP006.F02) Khối Khối Khối Lưu ý: Đảm bảo tính đầy đủ, rõ ràng (tránh việc chồng chéo, trùng lắp chức năng) đơn vị hướng đến đạt mục tiêu chiến lược công ty, đồng thời đảm bảo phù hợp với ngân sách nhân Soát xét dự thảo theo thẩm quyền soát xét phê duyệt Theo Quy Theo Quy định Theo Quy định 01 quy định Mục V.1.2 Soát xét định V.1.2 V.1.2 V.1.2 ngày/cấp + Không đồng ý: Quay bước + Đồng ý: Đến bước Phụ trách Khối/Phòng độc lập/Phòng trực thuộc Khối Theo chuyển tài liệu cho Phịng QA Ban hành Quy sốt xét trình duyệt ban CNNV/SĐTC trình hành theo Quy trình kiểm sốt Phịng Phịng theo Quy trình HRMS kiểm tài liệu hồ sơ ban/HRBP ban/HRBP kiểm soát tài soát tài Lưu ý: Việc ban hành CNNV/ liệu hồ sơ liệu SĐTC phải qua cấp soát xét hồ sơ phê duyệt theo quy định mục V.1.2 để đảm bảo tài liệu hợp lệ Cập nhật Hồ Sau SĐTC ban hành sơ nhân thức hệ thống, Phịng hệ thống HRMS HRMS ngày HRMS cập nhật lại “Hồ sơ ban/HRBP nhân nhân sự” theo SĐTC HRMS duyệt CÔNG TY ABC Logo Công ty Mã số: Lần ban hành: QUY TRÌNH THIẾT LẬP Hiệu lực: CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ & SƠ ĐỒ TỔ CHỨC Trách nhiệm Bước công việc STT Cung cấp thông tin Thực công việc Thời gian thực Chịu trách nhiệm cuối (*) ABC-HRD-006 Trang: 7/8 Diễn giải, Biểu mẫu Khối/phịng ban có tài liệu ban hành chuyển file Khối/Phòn Lưu hồ sơ HRMS HRMS ngày soft CNNV/SĐTC g ban duyệt hệ thống cho HRMS (*) Người chịu trách nhiệm cuối hiểu người có quyền cao Khối/Phòng ban xác định cột VI PHỊNG BAN ĐƯỢC BAN HÀNH Tất Khối/Phịng ban thuộc Công ty ABC công ty thành viên VII BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM STT Tên biểu mẫu Mã số Thời hạn lưu hồ sơ Nơi lưu hồ sơ Bản cứng Bản mềm Chức nhiệm vụ SOP006.F01 HRMS N/A Lưu vĩnh viễn Sơ đồ tổ chức SOP006.F02 HRMS N/A Lưu vĩnh viễn Tên công ty [Logo] CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ Mã số: SOP006.F01 Lần ban hành: Hiệu lực: Trang: CÔNG TY ABC Logo Cơng ty Mã số: Lần ban hành: QUY TRÌNH THIẾT LẬP CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ & SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BIÊN SOẠN ABC-HRD-006 Hiệu lực: Trang: 8/8 XEM XÉT PHÊ DUYỆT NỘI DUNG THAY ĐỔI Phiên cũ Phiên [Nội dung cũ] [Nội dung mới] A CHỨC NĂNG B NHIỆM VỤ < Mô tả hành động/thao tác cụ thể, hướng dẫn thực HOẠT ĐỘNG theo trình tự, qui tắc, nguyên tắc đảm bảo đạt kết mong đợi, đạt mục tiêu Mỗi câu cần mở đầu động từ hành động, nêu hoạt động, cuối câu hướng tới kết gì> Tên cơng ty [Logo] SƠ ĐỒ TỔ CHỨC Mã số: SOP006.F02 Lần ban hành: Hiệu lực: Trang: CƠNG TY ABC Logo Cơng ty Mã số: Lần ban hành: QUY TRÌNH THIẾT LẬP CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ & SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BIÊN SOẠN XEM XÉT ABC-HRD-006 Hiệu lực: Trang: 9/8 PHÊ DUYỆT NỘI DUNG THAY ĐỔI Phiên cũ Phiên [Nội dung cũ] [Nội dung mới] Ghi chú: Báo cáo trực tiếp Báo cáo gián tiếp ... thời đảm bảo phù hợp với ngân sách nhân So? ?t xét dự thảo theo thẩm quy? ??n so? ?t xét phê duyệt Theo Quy Theo Quy định Theo Quy định 01 quy định Mục V.1.2 So? ?t xét định V.1.2 V.1.2 V.1.2 ngày/cấp... thẩm quy? ??n cao Đề xuất So? ?t xét So? ?t xét So? ?t xét Phê duyệt CNNV/SĐTC cấp Khối/ Đơn vị cấp Phòng độc lập CNNV/SĐTC cấp Phòng thuộc Khối (nằm định biên duyệt) Đề xuất So? ?t xét So? ?t xét So? ?t... Phòng QA Ban hành Quy sốt xét trình duyệt ban CNNV/SĐTC trình hành theo Quy trình kiểm sốt Phịng Phịng theo Quy trình HRMS kiểm tài liệu hồ sơ ban/HRBP ban/HRBP kiểm so? ?t tài so? ?t tài Lưu ý: Việc
