Luận văn Kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại Ngân hàng Nông nghiệp và pPhát triển Nông thôn (Agribank) Chi nhánh Thanh Hóa nghiên cứu nhằm tìm hiểu những vấn đề lý luận cơ bản và thực trạng, hạn chế của công tác KSNB đối với hoạt động tín dụng tại Chi nhánh Thanh Hóa; Đề xuất một số kiến nghị tăng cường KSNB đối với hoạt động tín dụng, góp phần nâng cao chất lượng TD.
Trang 1
LƯU THANH NHÀN
KIEM SOAT NOI BO HOAT DONG TIN DUNG TAI NGAN HANG NONG NGHIEP
VA PHAT TRIEN NONG THON (AGRIBANK)
CHI NHANH THANH HOA
LUAN VAN THAC Si QUAN TRI KINH DOANH
Da Ning — Nam 2014
Trang 2
BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG LƯU THANH NHÀN
KIEM SOAT NOI BO HOAT DONG TIN DUNG TAI NGAN HANG NONG NGHIEP
VA PHAT TRIEN NONG THON (AGRIBANK)
CHI NHANH THANH HOA
Chuyên ngành: Tài chính - Ngân hang
Mã số: 60.34.20
LUAN VAN THAC SY QUAN TRI KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYEN CONG PHUONG
Đà Nẵng - Năm 2014
Trang 3
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi
Các số liệu, kết quá nêu trong luận văn là trung thực và chưa ai công
bố trong bắt kỳ công trình nào khác
Tác giả luận văn
Trang 4MỤC LỤC
1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 1 Mục tiêu nghiên cứu của đê tài
Câu hỏi nghiên cứu
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Phương pháp nghiên cứu
Y nghĩa thực tiễn đề tài
Kết cấu của luận văn eI AH RwWH RR YW WwW NH
Téng quan tai ligu nghiên cứu
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIÊM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 8
1.1 DAC DIEM HOAT DONG TIN DUNG VA SU CAN THIET CUA
KIEM SOAT NOI BO TRONG NGAN HANG THUONG MAI 8
1.1.1 Đặc điểm hoạt động tín dụng của ngân hàng thương mại 8 1.1.2 Rủi ro tín dụng của ngân hàng thương mại 10
1.1.3 Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng trong ngân
hàng thương mại lì
1.2 KIỀM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 12 1.2.1 Khái niệm, mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân
hàng thương mại 12 1.2.2 Khái niệm, mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương
mại 15
1.2.3 Các nguyên tắc thiết kế một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu
trong ngân hàng thương mại 15
1.3 KIÊM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG CỦA NGÂN HÀNG
Trang 51.3.3 Phương pháp, nội dung kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng 23 1.3.4 Các chỉ tiêu đánh giá cơng tác kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng của ngân hàng thương mại 21
1.3.5 Những nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng công tác kiểm soát nội
bộ hoạt động tín dụng 31 KÉT LUẬN CHUONG 1 36
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIÊM SỐT NỘI BỘ
HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TẠI NHNo&PTNT CHI NHÁNH THANH
HÓA ò.37
2.1 DAC DIEM HOAT DONG CUA NHNO&PTNT CHI NHÁNH THANH
HOA ANH HUONG PEN KIEM SOÁT NỘI BỘ HOAT ĐỘNG TÍN DỤNG37
2.1.1 Giới thiệu về NHNo&PTNT Chỉ nhánh Thanh Hóa 37 2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý của NHNo&PTNT Chỉ nhánh Thanh
Hóa 38
2.1.3 Kết quả hoạt động tín dụng của NHNo&PTNT Chỉ nhánh Thanh Hóa trong thời gian qua 39 2.2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỀM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG
TIN DUNG TAI NHNO&PTNT CHI NHÁNH THANH HÓA 4I
2.2.1 Khái quát tổ chức bộ phận kiểm soát nội bộ của NHNo&PTNT
Việt Nam và tại NHNo&PTNT Chỉ nhánh Thanh Hóa 41 2.2.2 Quy trình, phương pháp và nội dung kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng của Chỉ nhánh 4 2.2.3 Thực trạng KSNB hoạt động tín dụng tại Chi nhánh từ năm 2011
Trang 6
DỤNG TẠI NHNO CHI NHÁNH THANH HÓA 65 2.3.1 Mục đích và phương pháp 65 2.3.2 Những ý kiến thu thập được 66
2.4 ĐÁNH GIA TONG HOP VE KIEM SOAT NOI BO HOẠT ĐỘNG TÍN
DUNG TAI NHNO&PTNT CHI NHANH THANH HOA 68
2.4.1 Những kết quả đạt được 68
2.4.2 Hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế 70
KÉT LUẬN CHƯƠNG 2 74
CHUONG 3: TANG CUONG KIEM SOAT NOI BO HOAT DONG TiN
DUNG TAI NHNo&PTNT CHI NHANH THANH HOA TẾ
3.1 CƠ SỞ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 75
3.1.1 Vấn đề đặt ra từ thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại
Chỉ nhánh 75
3.1.2 Dinh hướng, mục tiêu phát triển công tác kiểm soát nội bộ tín
dụng tín dụng của Chỉ nhánh 76
3.2 MOT SO GIAI PHAP TANG CUONG KIEM SOAT NOI BO HOAT
DONG TIN DUNG TAI CHI NHANH 78
Trang 73.2.7 Các giải pháp khác 88
3.3 KIEN NGHI 90
3.3.1 Những kiến nghị đối với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 90
3.3.2 Những kiến nghị đối với NHNo&PTNT Việt Nam 92
KÉT LUẬN CHƯƠNG 3 94
KẾT LUẬN -95 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)
Trang 8Agribank Ngân hàng nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam CBTD Cán bộ tín dụng
COSO Committee of Sponsoring Organizations
Ủy ban các tổ chức đồng bao trợ
HĐTD Hoạt động tín dụng
HĐQT Hội đồng quản trị
HSTD Hồ sơ tín dụng,
IPCAS IntraBank Payment and Customer Accounting System
Hệ thống thanh toán và kế toán khách hàng nội bộ
ISA 400 International Standard On Auditing 400
Tiéu chuẩn quốc tế về kiểm toán
IFAC International Federation of Accountant
Liên đoàn kế toán quốc tế
KSNB Kiểm soát nội bộ KTNB Kiểm toán nội bộ KSTT Kiểm soát trực tiếp
KSGT Kiểm soát gián tiếp
NHNN Ngân hàng Nhà nước NHNo Ngân hàng nông nghiệp NHTM Ngân hàng thương mại NHTW Ngân hàng trung ương TDNH Tín dụng ngân hàng
Trang 9Tình hình hoạt động tín dụng của Chỉ nhánh năm 2011 21 | ng 39 39 |Š9 Mơng các cuộc kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng | năm 2011 — 2012 Số lượng hỗ sơ tín dụng được kiểm tra tại Chỉ nhánh 23° | am 2011-2013 8
3g | Những SAT SOT trong yéu trong Tinh vee tin dung thang | gặp Chỉ nhánh phát hiện được năm 2011 ~ 2013
Trang 10
Số hiệu Tên sơ đỗ Trang Minh họa bộ máy kiếm soát nội bộ tông quất của
| ng 20
2.1 [Bộ máy tô chức hoạt động của Chỉ nhánh Thanh Hoá 38 ¿2 [MO hin tô chức hệ thông KSNB NHNo&PTNT VN| 2
Nam
22a | KhÍđ quất trình tự thực hiện kiêm soát nội bộ hoạt động | tín dụng của Chi nhánh
Trang 111 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Mặc dù kiểm soát nội bộ đã khởi nguồn từ rất lâu tại Hoa Kỳ, nhưng việc triển khai hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ phát triển mạnh mẽ khi Ủy ban
các tổ chức đồng bảo trợ (COSO) của Hội đồng quốc gia chống gian lận báo
cáo tài chính ban hành báo cáo về khung kiểm soát nội Tại Việt Nam, KSNB
bắt đầu được quan tâm vào những năm cuối của thập niên 90 (theo quyết định
$32/TC/QQĐ/CĐKT năm 1997) Trong lĩnh vực ngân hàng thì lần đầu tiên NHNN ban hành thông tư số 36/2006/QĐ-NHNN ngày 01/08/2006 về quy
chế kiểm tra, KSNB của tổ chức tín dụng cho thấy Ngân hàng Nhà nước đã nâng KSNB lên đúng tầm và vai trò của nó Tuy vậy, kinh nghiệm tổ chức
thực hiện KSNB của Việt Nam còn gặp rất nhiều khó khăn, KSNB đang còn mơ hồ, được hiểu và thực hiện khác nhau ở mỗi tô chức
Ngân hàng là một trong những tổ chức tài chính quan trọng trong nền
kinh tế thị trường Tín dụng là hoạt động kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn nhất
và mang lại nguồn lợi cao nhất cho Ngân hàng Nhưng hoạt động tin dung
cũng là hoạt động mang lại nhiều rủi ro cho Ngân hàng Mọi sự đồ vỡ về tín
dụng sẽ gây hậu quả nghiêm trọng không những cho bản thân Ngân hàng mà
còn cho cả nền kinh tế Chính vì thế việc kiểm soát và hạn chế rủi ro hoạt động tín dụng luôn là vấn đề được quan tâm Nhận diện được tầm quan trong của hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ quản lý hữu hiệu đề kiểm soát
hoạt động kinh doanh của Ngân hàng NHNo&+PTNT VN là ngân hàng đầu tiên thành lập bộ phận Kiểm tra ~ KSNB trong hoạt động của mình
NHNo&PTNT Chỉ nhánh Thanh Hóa là Ngân hàng nằm trong hệ thống
NHNo&PTNH VN với mục tiêu phát triển bền vững là phương châm trong
Trang 12những đóng góp vào hiệu quả kinh doanh của Ngân hàng Qua kiểm tra đã
đưa ra được các cảnh báo về rủi ro, phát hiện những bắt cập trong quy trình
nghiệp vụ, tham mưu cho Giám đốc NHNo tỉnh có những chỉ đạo kịp thời
Tuy nhiên, công tác kiểm tra KSNB còn hạn chế về việc tổ chức bộ máy kiểm soát, số lượng cán bộ chưa đáp ứng được yêu cầu công việc, chưa xây
dựng quy trình kiểm soát riêng đối với hoạt động tín dụng, chưa kiểm tra triệt
để tại các chỉ nhánh, các sai sót còn lặp đi lặp lại nhiều lần và công tác khắc
phục sửa sai chưa chặt chẽ
Hiện tại chưa có đề tài nào về KSNB nói chung và KSNB hoạt động tin dụng nói riêng được thực hiện tại Chỉ nhánh mà chỉ có một số báo cáo, kiến
nghị về KSNB do phòng kiểm tra — KSNB của Chi nhánh thực hiện nhưng, còn mang tính khái quát chung, tính ứng dụng chưa bắt kịp sự phát triển mạnh
mẽ của hoạt động tín dụng của Ngân hàng
Vì vậy, việc nghiên cứu đề tài “Kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tai Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn (AGRIBANK) Chỉ nhánh
Thanh Hóa” là cần thiết, đáp ứng yêu cầu đặt ra trong thực tiễn, góp phần giúp Ngân hàng nâng cao hiệu quả hoạt động
2 Mục tiêu nghiên cứu của đê tài
Luận văn tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản và tìm hiểu thực trạng, hạn chế của công tác KSNB đối với hoạt động tín dụng tại Chỉ nhánh; trên cơ
sở đó đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm tăng cường KSNB đối với hoạt động tín dụng, góp phần nâng cao chất lượng tín dụng tại Chỉ nhánh
3 Câu hỏi nghiên cứu
Thực trạng KSNB hoạt động tín dụng tại Chỉ nhánh diễn ra như thế
Trang 13tiễn liên quan đến kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng, trọng tâm là hoạt đông,
cho vay tại Chỉ nhánh
Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu tại NHNo Thanh Hóa Số liệu, thông tin có liên quan được thu thập tại Chỉ nhánh từ năm 2011 đến năm 2013
5 Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp luận: Chủ nghĩa duy vật biên chứng
Phương pháp cụ thể: Luận văn vận dụng phương pháp quan sát mô tả, thống kê, phân tích, so sánh và lập luận logic
Phương pháp quan sát thực tế được vận dụng nhằm tìm hiểu về
KSNB hoạt động tín dụng, xem xét hoạt động KSNB được thực hiện như
thế nào, đặc điểm của nó ra sao, có những van dé gì xảy ra Sau đó vận
dụng phương pháp mô tả để mô tả chỉ tiết lại cách thức tổ chức kiểm soát,
quy trình hoạt động và nội dung kiểm soát của Chỉ nhánh
Kết hợp giữa thực tế đã được mô tả và cơ sở lý luận về KSNB hoạt
động tín dụng từ đó đưa ra những đánh giá ưu điểm, tìm ra những tổn tại
trong công tác KSNB và nguyên nhân của sự tồn tại đó Phương pháp lập
luận logic được sử dụng đề lập luận chặt chẽ gắn liền với thực tế đưa ra các
ý tưởng về những giải pháp nhằm tăng cường KSNB hoạt động tín dụng
Dữ liệu quá khứ về tình hình hoạt động tín dụng, kết quả KSNB hoạt
động tín dụng được thu thập trực tiếp tại Chỉ nhánh
6 Ý nghĩa thực tiễn đề tài
Kết quả nghiên cứu đề tài sẽ giúp Chỉ nhánh nhận diện rõ nét những
tồn tại của hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng, nghiên cứu, ứng
Trang 14Luận văn được kết cấu thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ hoạt động tin dung
của Ngân hàng thương mại
Chương 2: Thực trang công tác kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại NHNo&PTNT Chỉ nhánh Thanh Hóa
Chương 3: Tăng cường kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại
NHNo&PTNT Chỉ nhánh Thanh Hóa
8 Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, những tài liệu, nghiên cứu thực tế có liên quan đến kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng của nhiều tác giả trong và ngoài nước được tìm hiểu và thu thập
Nghiên cứu của tác giả Dương Thị Việt Hiền (2010) về “Tăng cường
kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại các chỉ nhánh Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn khu vực Miễn Trung ” đã nghiên cứu nội dung
kiểm tra, mô tả thực trạng và nhận xét những ưu điểm và hạn chế của công tác
KSNB đối với hoạt động tín dụng tại các Chỉ nhánh Ngân hàng nông nghiệp
và phát triển nông thôn khu vực Miền Trung Trên cơ sở đó đề xuất một số
giải pháp và kiến nghị góp phần tăng cường KSNB hoạt động tín dụng như:
Tuân thủ đầy đủ nguyên tắc phân chia trách nhiệm trong quy trình xét duyệt cho vay và giải ngân, đổi mới quy trình kiểm tra sau khi cho vay, hoàn thiện
mô hình tổ chức hệ thống kiểm tra KSNB, phát triển và hoàn thiện hoạt động, kiểm tra KSNB dé dap ứng yêu cầu của kiểm toán hiện đại, hệ thống hóa các văn bản cơ chế chính sách tín dụng thành tài liệu câm nang cho cán bộ tín
dụng, nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ Tuy nhiên luận văn chỉ mới khái
Trang 15
Nghiên cứu của tác giả Phạm Trà My (2011) về “Tăng cường kiểm
soát nội bộ hoạt động tín dụng tại Ngân hàng thương mại cổ phân quân đội
Chỉ nhánh Đà nẵng” ngoài việc đã khái quát được một số lý thuyết cơ bản về
kiểm soát nội bộ luận văn còn xây dựng được các nhân tố ảnh hưởng đến
KSNB hoạt động tín dụng như: Chính sách tín dụng, quy trình xét duyệt cho vay, quy trình kiểm soát sau giải ngân Từ đó xây dựng nên các giải pháp liên
quan đến các nhân tố đó Tuy nhiên những tiêu chí này còn chung chung,
chưa ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng KSNB hoạt động tín dụng, luận văn
chưa đánh giá được cách thức tô chức bộ máy KSNB; quy trình, thủ KSNB;
kết quả KSNB của Chỉ nhánh
Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Bích Ngọc (2011) với đề tài “Kiểm
soát nội bộ hoạt động tín dụng tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển
Nông thôn thành phố Đà Nẵng” đã xây dựng các thù tục KSNB hoạt động tín dụng và đánh giá quy trình tín dụng tại đơn vị Đề tài đã đưa ra các nhóm giải pháp như: hoàn thiện quy trình tín dụng; thiết lập thủ tục kiểm soát độc lập với việc thực hiện quy trình Trong đề tài này tác giả đã nêu rõ được KSNB của hoạt động tín dụng nhưng chưa xây dựng cụ thê các nội dung KSNB hoạt động tín dụng, chưa đánh giá việc tổ chức bộ máy KSNB, quy trình của nó vì vậy các giải pháp mới chỉ tập trung vào quy trình tín dụng
Nghiên cứu của tác giả Th.S Lại Thị Thu Thủy (2012) về “Xây đựng hệ
thống kiểm soát nội bộ gắn với rủi ro” đã vận dụng quan điểm của COSO'
trong việc xây dựng hệ thống KSNB và khẳng định việc thiết kế KSNB theo rủi ro là rất cần thiết Tác giả đánh giá thực trạng KSNB tại các doanh nghiệp
Việt Nam trong thời gian từ năm 2000 đến 2012, chỉ ra những mặt đã đạt
Trang 16trong quá trình KSNB từ đó đề xuất những việc mà các doanh nghiệp cần
phải thực hiện để khắc phục tình trạng đó
Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Quỳnh Tâm (2013) với đề tài “Hồn thiện cơng tác kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại NHNo&PTNT
Việt Nam” đã hệ thống hóa được những vấn đề chung về kiểm soát nội bộ
hoạt động tín dụng của ngân hàng thương mại, phân tích thực trạng công tác kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng của Agribank trong giai đoạn 2009-2011
Đặc biệt đề tài đã xây dựng được các tiêu chí đánh giá và các nhân tố ảnh
hưởng đến KSNB Sử dụng phương pháp thống kê, tổng hợp, so sánh, đối chiếu, phân tích để đưa ra các giải pháp để hoàn thiện KSNB như: nâng cao
chất lượng đội ngũ cán bộ; ban hành cẩm nang hướng dẫn khai thác giữ liệu
trên IPCAS; xây dựng mô hình KSNB tập trung đối với các chỉ nhánh thuộc văn phòng đại diện; ban hành quy trình KSNB; tăng cường kiểm tra hoạt
động tín dụng Đề tài chỉ mới khái quát chung về kiểm soát nội bộ, chưa thực
sự đi sâu vào KSNB hoạt động tín dụng, các giải pháp chủ yếu tập trung hoàn
thiện hệ thống KSNB chưa gắn liền với việc kiểm soát hoạt động tín dụng
Nghiên cứu của tác giả Phạm Thị Thu Phương (2013) với dé tai “Hodin
thiện cơng tác kiểm sốt nội bộ đối với hoạt động tín dụng tại Ngân hàng
thương mại cổ phân ngoại thương Liệt nam” đã nghiên cứu hệ thống kiểm tra
— KSNB và thực tiễn của công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ của Chỉ nhánh
từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kiém tra — KSNB
Đề tài đã đưa ra 12 nội dung KSNB hoạt động tín dụng; xây dựng nhóm chỉ
tiêu đánh giá kết quả KSNB như: Chỉ tiêu quy mô hoạt động, số lượng sai sót
được phát hiện, kết quả chấn chỉnh sửa sai, chỉ tiêu quy mô hoạt động tín dụng và mức giảm rủi ro tín dụng; ngoài ra luận văn còn chỉ ra một số nhân tố
Trang 17cán bộ kiểm tra viên, tăng cường kiểm soát một số nội dung, bảo đảm tính
độc lập của bộ phận kiểm tra nội bộ Chi nhánh Tuy nhiên luận văn còn hệ
thống hóa lý thuyết chung về KSNB chưa gắn liền với công tác KSNB hoạt
động tín dụng, chưa đánh giá về tổ chức bộ máy KSNB của Chỉ nhánh và đưa
ra nội dung KSNB quá rộng chưa gắn liền riêng với bộ phận KSNB
Nghiên cứu của tác gia Th.S Nguyễn Minh Phương và Th.S Lê Hồng
Vân (2013) về “Tương lai của kiểm soát nội bộ chuyên trách sau quy định
mới” đã nghiên cứu và phân biệt về hệ thống kiểm soát nội bộ với kiểm soát
nội bộ chuyên trách tại các ngân hàng thương mại sau sự ra đời của thông tư 44/2011/TT-NHNN ngày 29/12/2011, sự cần thiết của bộ phận KSNB chuyên trách trong ngân hàng thương mại, những bắt cập trong hoạt động của của bộ
phận này và để xuất một số định hướng tô chức hệ thống KSNB, kiểm toán nội bộ và KSNB chuyên trách nhằm hạn chế sự chồng chéo
Nghiên cứu của tác giải T§ Đào Minh Phúc và Th.S Lê Văn Hinh
(2012) về “Kiểm soát
mại Việt Nam trong giai đoạn hiện nay” đã gắn kết hoạt động KSNB với bộ gắn với quản lý rủi ro tại các ngân hàng thương
quản lý rủi ro tín dụng và đưa ra những tính chất mới của rủi ro trong kinh doanh ngân hàng hiện nay cần phải kiểm soát chặt chẽ Nghiên cứu đã đưa ra
nhứng đánh giá vĩ mô về công tác KSNB tại NHTM Việt Nam hiện nay như: Trình độ cán bộ làm công tác KSNB không bắt kịp sự phát triển quá nhanh
của hoạt động kinh doanh ngân hàng, thiếu hụt nguồn nhân lực trong công tác
KSNB ngân hàng, hệ thống KSNB và các định chế giám sát tại một số ngân
Trang 18CO SO LY THUYET VE KIEM SOAT NOI BO HOAT DONG TIN DUNG CUA NGAN HANG THUONG MAI
1.1 DAC DIEM HOAT DONG TIN DUNG VA SU CAN THIET CUA KIEM SOAT NOI BO TRONG NGAN HANG THUONG MAI
1.1.1 Đặc điểm hoạt động tín dụng của ngân hàng thương mại
Trước khi đi tìm hiều về kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng, cần hiểu rõ bản chất về hoạt động tín dụng thông qua đặc điểm của nó Theo GS.TS
Nguyễn Văn Tiến [9, tr.262] thì tín dụng ngân hàng có 5 đặc điểm sau:
Thứ nhất, tín dụng ngân hàng dựa trên cơ sở lòng tin Ngân hàng chỉ
cấp tín dụng khi có lòng tin vào việc khách hàng sử dụng vốn vay đúng mục đích, hiệu quả và có khả năng hoàn trả nợ vay (gối
lãi) đúng hạn; còn người
đi vay thì tin tưởng vào khả năng kiếm được tiền trong tương lai để trả nợ gốc
và lãi vay
Thứ hai, tín dụng ngân hàng là sự chuyển nhượng một tài sản có thời hạn hay có tính hoàn trả Ngân hàng là trung gian tài chính “đi vay để cho vay”, nên mọi khoản tín dụng của ngân hàng đều phải có thời hạn, bảo đảm
cho ngân hàng hoàn trả vốn huy động Để xác định thời hạn cho vay hợp lý, ngân hàng phải căn cứ vào tính chất thời hạn nguồn vốn của mình và quá trình luân chuyển vốn của đối tượng vay Nếu ngân hàng có nguồn vốn dài
hạn ổn định, thì có thể cấp được nhiều tín dụng dài hạn; ngược lại, nếu nguồn
vốn không ồn định và kỳ hạn ngắn, mà cấp nhiều tín dụng dài hạn thì sẽ gặp
rủi ro thanh khoản Mặt khác thời hạn vay phải phù hợp với chu kỳ luân
chuyên vốn của đối tượng vay thì người vay mới có điều kiện trả nợ đúng hạn Nếu ngân hàng xác định thời hạn vay nhỏ hơn chu kỳ luân chuyển vốn của đối tượng vay, thì khách hàng không đủ nguồn để trả nợ khi đến hạn, gây
Trang 19Thứ ba, tín dụng ngân hàng phải dựa trên nguyên tắc không chỉ hoàn
trả gốc mà phải trả cả lãi Nếu không có sự hoàn trả thì không được coi là tín
dụng Giá trị hoàn trả phải lớn hơn giá trị lúc cho vay (giá trị gốc), nghĩa là ngoài việc hoàn trả giá trị gốc, khách hàng phải trả cho ngân hàng một khoản
lãi, đây chính là giá của quyền sử dụng vốn vay Khoản lãi phải luôn là một
số đương, có như vậy mới bù đắp được chỉ phí hoạt động và tạo ra lợi nhuận,
phản ánh bản chất hoạt động kinh doanh của ngân hàng
Thứ tw, tín dụng ngân hàng là hoạt động tiềm ẩn rủi ro cao cho ngân
hàng Việc đánh giá độ an toàn của hồ sơ vay vốn là rất khó Vì luôn tổn tại
thông tin bất đối xứng dẫn đến lựa chọn đối nghịch và rủi ro đạo đức Ngoài
ra việc thu hồi tín dụng phụ thuộc vào môi trường hoạt động, ngồi tầm kiểm sốt của khách hàng như sự biến động về giá cả, lãi suất, tỷ giá, lạm phát,
thiên tai Khi khách hàng gặp khó khăn do môi trường kinh doanh thay đổi,
dẫn đến khó khăn trong việc trả nợ, điều này khiến cho ngân hàng gặp rủi ro
tín dụng
Thứ năm, tín dụng ngân hàng phải dựa trên nguyên tắc hoàn trả vô điều
kiện Qua trình xin vay và cho vay diễn ra trên cơ sở những căn cứ pháp lý
chặt chẽ như: Hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp, cầm cố cho bên thứ 3
vay vốn, hợp đồng bảo lãnh, khế ước nhận nợ , trong đó bên đi vay phải cam kết hoàn trả vô điều kiện khoản vay cho ngân hàng khi đến hạn
Trang 201.1.2 Rủi ro tín dụng của ngân hàng thương mại
Kiểm soát nội bộ hoat động tín dụng hiệu quả khi nó có thể đưa ra các
dự đoán về rủi ro tín dụng có thể xảy ra trong tương lai và có biện pháp phòng,
ngừa hữu hiệu Hay nói một cách khác là kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng
phải gắn liền với quản lý rủi ro tín dụng Theo GS.TS Nguyễn Đăng Dờn [1, tr.173], rủi ro tín dụng là khả năng xảy ra tổn thất trong hoạt động Ngân hang,
do khách hàng không thực hiện hoặc không có khả năng thực hiện nghĩa vụ
của mình theo cam kết
- Rui ro tin dụng phát sinh trong suốt quá trình cấp tín dụng của ngân hàng đối với khách hàng
- Khả năng xảy ra tồn thất trong hoạt động ngân hàng do khách hàng
không trả được nợ, hoặc trả nợ không đầy đủ, không đúng hạn cho ngân hàng
~ Rủi ro tín dụng là loại rủi ro lớn nhất quan trọng nhất trong hoạt động
của ngân hàng, là loại rủi ro chủ yếu của ngân hàng
Rai ro tín dụng của ngân hàng xảy ra ở những mức độ khác nhau, rủi ro
cấp độ nhẹ cũng sẽ làm cho ngân hàng giảm lợi nhuận, rủi ro cấp độ nặng làm cho ngân hàng không thu đủ vốn lãi, hoặc bị mắt cả vốn lẫn lãi, dẫn đến ngân
hàng bị thua lỗ Nếu tình trạng kéo dài không khắc phục được ngân hàng sẽ bị phá sản, gây hậu quả nghiêm trọng cho nền kinh tế Nguyên nhân rủi ro tín
dụng có thể khát quát thành hai nhóm chính đó là nguyên nhân khách quan và nguyên nhân thuộc về phía ngân hàng Chính vì vậy đòi hỏi các nhà quản trị ngân hàng phải hết sức thận trọng và có những biên pháp thích hợp để ngăn
ngừa và hạn chế rủi ro tín dụng,
Tóm lại, rủi ro tín dụng không chỉ tác động đến hoạt động kinh doanh
của ngân hàng mà rủi ro tín dụng còn tác động đến cả nền kinh tế Vì vậy hoạt động kiểm soát rủi ro tín dụng là rất cần thiết trong hoạt động của ngân hàng
Trang 21Hiện nay với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường, áp lực suy thoái và
những khó khăn nhiều chiều từ nền kinh tế, các NHTM ngày càng quan tâm nhiều hơn đến hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm giúp cho ngân hàng hạn chế
những sự cố, mắt mát, thiệt hại và tăng hiệu quả hoạt động của tô chức
Dưới góc nhìn của nhà quản lý ngân hàng thương mại thì có hai hệ
thống chạy song song trong ngân hàng Đầu tiên là hệ thống đáp ứng yêu cầu
kinh doanh, bao gồm các phòng ban chức năng, quy trình thủ tục, các công
việc cần thiết để phục phụ cho hoạt động kinh doanh Tuy nhiên bắt kỳ công,
việc nào, quy trình nào khi thực hiện đều có thể đối diện với những nguy co, sự cố, hay rủi ro tác động làm ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành mục tiêu
của ngân hàng đã đề ra và tùy mức độ tác động mà nó tạo ra thiệt hại ở mức
chấp nhận được hay thiệt hại dẫn đến nguy cơ phá sản Nhằm giảm thiểu rủi
ro cho NHTM ở ngưỡng chấp nhận được, hệ thống thứ hai là hệ thống kiểm
soát nội bộ nói chung và KSNB hoạt động tín dụng nói riêng Được thiết lập
trên cơ sở các biện pháp, chính sách thủ tục, giá trị, chức năng, thẩm quyền
của những người liên quan và trở thành phương tiện sống còn trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng, giúp ngân hàng nâng cao năng lực, cải tiến hiệu
quả hoạt động, hạn chế các sự cố và hoàn thành mục tiêu đề ra Sự cần thiết phải xây dựng kiểm soát nội
như trên là rất cấp thiết
cho hoạt động kinh doanh của NHTM nói chung và hoạt động tín dụng nói
riêng Tuy vậy, việc thiết kế ộ phận KSNB như thế nào, gồm những
Trang 22
hoạt động của NHTM, là nền tảng cho sự hoạt động an toàn và lành mạnh của các ngân hàng Ngoài ra bộ phận KSNB sẽ giúp ngân hàng tuân thủ các quy định pháp luật của Nhà nước, chính sách tín dụng, kế hoạch hoạt động kinh
doanh, các quy tắc nội bộ và các thủ tục kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro có
thê gặp phải và hạn chế thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình hoạt động 1.2 KIÊM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
1.2.1 Khái niệm, mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong
ngân hàng thương mại a Khái niệm
Hiện nay có rất nhiều quan niệm và định nghĩa về hệ thống kiểm soát
nội bộ [11, tr.193-196]
Theo ngân hàng thế giới (WB): Hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ cấu tô
chức cộng với những biện pháp, thủ tục do ban quản trị của TCTD thực thể
chấp nhận; nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của ban quản trị đảm bảo tăng khả
năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu quả
Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA 400): Hệ thống kiểm soát nội
bộ là toàn bộ những chính sách, thủ tục (KSNB) do ban giám đốc của đơn vị
thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt
động trong khả năng có thể; Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ của chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót
Theo quan niệm của NHTW Malaysia: Kiểm soát nội bộ trong các
ngân hàng thương mại là một hệ thống tổ chức bộ máy cùng với toàn bộ các
cơ chế chính sách, giải pháp, biện pháp của NHTM được hoạch định bởi
HĐQT và Tổng giám đốc điều hành được vận hành một cách đồng bộ đúng
pháp luật nhằm: Đảm bảo an toàn tài sản trong kinh doanh; Kiểm tra, giám sát
tính chính xác, độ tin cậy của các số liệu hạch toán kinh doanh, phát hiện và
Trang 23nghiệp của toàn bộ guồng máy hoạt động của NHTM; Thúc đây kinh doanh, bảo đảm hiệu quả kinh tế; Bảo đảm tuân thủ đường lối chính sách về quản lý
kinh tế của Nhà nước, chế độ thể lệ nghiệp vụ của ngành ngân hàng,
Theo quyết định 36/2006/QĐ-NHNN của Ngân hàng Nhà nước, “hệ
thống kiểm tra kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của tổ chức tín dụng được thiết lập trên cơ sở phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và được tổ chức thực hiện nhằm
đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời các rủi ro và đạt được các mục
tiêu mà tổ chức tín dụng đã đặt ra”
Như vậy, tuy có những quan niệm, khái niệm, định nghĩa về hệ thống
kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại khác nhau, nhưng nhìn chung hệ
thống KSNB đều bao gồm những nội dung chính đó là:
- Hệ thống các cơ chế, quy định mang tính pháp lý rõ ràng, hiệu lực và
cơ cầu tổ chức của NHTM phù hợp, đủ điều kiện để thực hiện nhiệm vụ
~ Các phương pháp, quy trình kiểm tra, phát hiện và xử lý phòng ngừa rủi ro góp phần thực hiện các mục tiêu kinh doanh của các NHTM
- Đội ngũ kiểm tra viên có trình độ, năng lực được đào tạo có đủ trình độ để thực hiện nhiệm vụ
b Mục tiêu của hệ thống kiểm sốt nội bộ
Theo liên đồn Kế toán Quốc tế (IFAC) [10, tr.91], hệ thống KSNB là
một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục
tiêu sau: Bảo vệ tài của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động Theo đó, KSNB là một chức năng thường xuyên của các NHTM và trên cơ sở xác
định rủi ro có thế xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn
Trang 24Báo vệ tài sản
Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình,
chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp Điều
tương tự cũng có thê xảy ra đối với tài sản phi vật chất khác như số sách kế
toán, các tài liệu quan trọng
Báo đảm độ tin cậy của các thông tin
Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn
cứ quan trọng cho việc hình thành các quết định của các nhà quản lý Như
vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các
nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp by
Hé thống KSNB được thiết kế trong ngân hàng, phải đảm bảo các quyết định và các chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, phải
được tuân thủ đúng mực Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ cần: Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của ngân
hàng; ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian
lận trong mọi hoạt động của ngân hàng; đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy
đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan Báo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý
Các quá trình kiểm soát nội bộ được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại
không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng,
kém hiệu quả các nguồn lực Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường
Trang 251.2.2 Khái niệm, mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong ngân hàng
thương mại
a Khái niệm kiểm soát nội bộ
Theo quan điểm COSO: Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chỉ phối bởi ban giám đốc, nhà quản trị và các nhân viên của tổ chức, được thiết kế ra để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra
Hiệu lực và hiệu quả hoạt động
Tinh chat đáng tín cậy của báo cáo tài chính Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành
b IMục tiêu của kiểm soát nội bộ
'Đảm bảo hoạt động của ngân hàng được triển khai đúng định hướng, sử dụng
nguồn lực và tiến hành các biện pháp tổ chức thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả cao nhất
Đảm bảo chắc chắn các quyết định và chế độ quản lý đã được ngân hàng và các cơ quan quản lý có thẩm quyền ban hành được thực hiện đúng thể
thức và giám sát mức độ hiệu quả cũng như tính hợp lý của các chế độ đó Phát hiện, ngăn chặn các rủi ro có thê xảy ra trong hoạt động tại đơn vị Quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực tại đơn vị an toàn và hiệu quả
Bảo đảm sự tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ của ngân hàng
Bảo đảm việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, chính xác à đúng thê thức
các giao dịch phát sinh trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng
Kiến nghị sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các cơ chế, quy chế
nhằm tăng cường biện pháp đảm bảo an toàn tài sản, tăng hiệu quả hoạt động
1.2.3 Các nguyên tắc thiết kế một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu
hiệu trong ngân hàng thương mại
Trang 26các yếu tố cấu thành hệ thông KSNB theo báo cáo của Hội đồng các nhà tài trợ của Ủy ban Treadway (COSO) cụ thể như sau:
Nguyên tắc I: HĐQT có trách nhiệm phê duyệt và kiểm tra định kỳ
toàn bộ chiến lược kinh doanh và những chính sách quan trọng của ngân
hàng; hiểu rõ những rủi ro trọng yếu của NH, xây dựng những mức độ có thể chấp nhận đối với các rủi ro trọng yếu của NH, xây dựng nhứng mức độ có thể chấp nhận đối với các rủi ro này và đảm bảo rằng Ban điều hành đã thực
hiện các bước cần thiết để xác định, đo lường, giám sát và kiểm tra những rủi
ro này; phê duyệt cơ cấu tổ chức và đảm bảo rằng Ban điều hành đang giám
sát sự hiệu quả của hệ thống KSNB HĐQT chịu trách nhiệm sau cùng về việc
thiết lập và duy trì một hệ thống KSNB đây đủ và hiệu quả
Nguyên tắc 2: Ban điều hành chịu trách nhiệm thi hành những chiến
lược và chính sách đã được phê duyệt bới HĐQT;
âng cao việc xác định, đo
lường, giám sát và kiểm tra những rủi ro mắc phải của ngân hàng; duy trì một cơ cầu tổ chức trong đó có sự phân công rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và
các mối quan hệ giữa các bộ phận; đảm bảo rằng đã thực hiện nhiệm vụ được
giao phó một cách có hiệu quả; thiết lập một chính sách kiểm toán nội thích hợp; kiểm tra sự đầy đủ hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ
Nguyên tắc 3: HĐQT và Ban điều hành có trách nhiệm nâng cao đạo đức và tính chính trực, thiết lập văn hóa trong đó nhấn mạnh và làm cho tất cả
Tắt cả nhân viên ngân
nhân viên thấy rõ tầm quan trọng của kiểm soát n(
hàng cần phải hiểu rõ vai trò của mình trong quá trình kiểm soát nội bộ và
thực sự tham gia vào quá trính đó
Nguyên tắc 4: Một hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả đòi hỏi
những rủi ro trọng yếu ảnh hưởng và đánh giá liên tục Sự đánh giá này phải bao trùm tất cả các rủi ro trong hoạt động của ngân hàng (đó là, rủi ro tín
Trang 27xem lại những rủi ro chưa được kiểm soát trước đây cũng như mới phát sinh
Nguyên tắc 5: Hoạt động kiểm soát phải là một công việc quan trọng
trong các hoạt động hàng ngày của NH Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi
phải thiết lập cơ cấu KS thích hợp trong đó sự KS được xác định ở mỗi mức hoạt động Những điều này bao gồm kiểm tra ở mức độ cao nhất; kiểm tra sự
tuân thủ những quy định hiện hành và theo đõi sự không tuân thủ; một hệ
thống đã được phê duyệt và ủy quyền; và một hệ thống kiểm tra đối chiếu
Nguyên tắc 6: Một hệ thơng kiểm sốt nội bộ hiệu quả đòi hỏi có sự
phân công nhiệm vụ hợp lý và các nhân viên đó không được thực phân công
mâu thuẫn với trách nhiệm Những xung đột về quyền lợi phải được nhận biết, giảm thiểu tối đa và tùy thuộc và sự kiểm toán độc lập, thận trọng
Nguyên tắc 7: Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả đòi hỏi có dữ liệu đầy đủ và tông thể về sự tuân thủ, về tình hình hoạt động và tình hình tài
chính, cũng như là những thông tin bên ngoài về những sự kiện và điều kiện mà nó xác đáng đến việc đưa ra quyết định Thông tin phải đáng tin cậy, kịp
thời, có thể sử dụng được và trình bày theo mẫu biểu
Nguyên tắc 8: Một hệ thống kiểm soát nội bộ
u quả đòi hỏi một
thống thông tin đáng tín cậy, có thể đáp ứng cho hầu hết các hoạt động chủ yếu của ngân hàng Hệ thống này phải được lưu trữ và sử dụng dữ liệu bằng
máy tính an toàn, được theo giõi độc lập và được kiểm tra đột xuất đầy đủ
Nguyên tắc 9: thống kiểm soát nội bộ hiệu quả đòi hỏi kênh
trao đổi thông tin hiệu quả để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đã hiểu đầy đủ và
tuân thủ triệt để các chính sách, thủ tục có liên quan đến trách nhiệm và nhiệm vụ của họ, đảm bảo rằng những thông tin cần thiết khác cũng đã được
phô biến đến các nhân viên có liên quan
Trang 28là công việc hàng ngày của ngân hàng, cũng như là việc đánh giá định kỳ của bộ phận kinh doanh và kiểm toán nội bộ
Nguyên tắc II: Phải có kiểm toán nội bộ toàn diện, hiệu quả của hệ
thống KSNB bộ được thực hiện bởi những người có đủ khả năng, được đào
tạo thích hợp và có thể làm việc độc lập Chức năng kiểm toán nội bộ, cũng là việc theo đõi hệ thống KSNB, phải được báo cáo trực tiếp cho HĐQT
Nguyên tắc 12: Những sai sót của hệ thống kiểm soát được phát hiện
bởi bộ phận kinh doanh, KSNB, hoặc các nhân viên khác thì phải báo cáo kịp thời cho cấp quản lý thích hợp và ghi nhận ngay lập tức Những sai sót trọng
yếu của kiểm soát nội bộ phải được báo cáo cho ban điều hành và HĐQT
1.3 KIÊM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
Hiện nay chưa có một khái niệm, định nghĩa chính thức nào về kiểm
soát nội bộ hoạt động tín dụng của ngân hàng thương mại Tuy nhiên, có thể hiểu KSNB hoạt động tín dụng với những nội dung cơ bản sau:
~ Kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng được thực hiện bởi bộ phận
KSNB tiến hành kiểm tra, kiểm soát hoạt động tín dụng
- Kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng là việc thực hiện các thủ tục
kiểm soát, các bước kiểm soát tương ứng với các chính sách, quy định, quy
trình nội bộ của hoạt động tín dụng của ngân hàng thương mại
- Tiến hành kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất hoạt động tín dụng và đưa
ra các đánh giá về hoạt động tín dụng của ngân hàng thương mại
Ngoài ra chúng ta cần phân biệt kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng
với kiểm soát tín dụng, tránh sự nhằm lẫn Kiểm soát tín dụng của ngân hàng, thương mại là việc ngân hàng theo dõi thường xuyên, kiểm tra cơ cấu, danh
Trang 29hành động ngăn chặn, xử lý thích hợp để bảo toàn vị thế của ngân hàng trước
khi quá muộn
1.3.1 Tổ chức công tác kiểm soát nội bộ hoạt động tín dung
+* Tính độc lập của bộ phận kiểm soát nội bộ
Bộ phận kiểm soát nội bộ hoạt động độc lập về nghiệp vụ, tuân thủ pháp luật và sự chỉ đạo của ngân hàng thương mại, chịu trách nhiệm về phần
việc của mình trước ban giám đốc, đảm bảo tính khách quan và trung thực
của các báo cáo, kết luận kiểm tra, các đề xuất được đưa ra khi thực hiện
nhiệm vụ của mình
Tính độc lập của bộ phận kiểm soát nội bộ được thê hiện bởi những
phán đoán khách quan và không thành kiến Việc này rất cần thiết đề tiến
hành đúng đắn các cuộc kiểm soát Điều này đạt được nhờ địa vị của bộ phận
KSNB trong tổ chức và tính khách quan của bộ phận KSNB[ 1]
Địa vị bộ phận KSNB trong tổ chức: Địa vị của bộ phận kiểm soát
phải thỏa đáng trong ngân hàng thương mại để có thể hoàn thành nhiệm vụ
của cơng tác kiếm sốt nội bộ Bộ phận kiểm soát dưới sự quản lý của Ban
giám đốc, có quyền yêu cầu đối tượng được kiểm soát cộng tác và không bị
can thiệp bởi các bộ phận nào khác
Tính khách quan của bộ phận KSNB: Kiểm soát nội bộ phải khách
quan trong khi thực hiện những cuộc kiểm tra, kiểm soát Bộ phận KSNB
khách quan, độc lập không để cho nhận định của mình về các vấn đề liên
Trang 30Hội đồng quản trị Hệ thống kiểm soát nội bộ Cơ chế chính sách | Tổng giám đốc Kiểm soát nội bộ KTra | KTm T định | đột kỳ xuất Các sở giao dịch Các Chỉ nhánh trực thuộc Chú thích: Quan hệ
Quan hệ kiểm tra, kiểm soát
tuản lý, báo cáo trực tiếp Kiểm tra, kiểm soát Soát | xét duyệt Phê Nhân viên thao tác nghiệp vụ
Sơ đồ 1.1 Minh họa bộ máy kiểm soát nội bộ tổng quát của NHTM $* Nhiệm vụ của bộ phận KSNB hoạt động tin dung
Theo PGS.TS Nguyễn Đình Tự [I1] nhiệm vụ của bộ phận kiểm soát
oạt động tín dụng như sau:
- Kiểm soát việc chấp hành chính sách pháp luật, quy định của ngân hàng về hoạt động tín dụng
- Kiểm soát hoạt động tín dụng, thực hiện kiểm soát định kì hoặc đột
xuất kiểm tra hoạt động tín dụng
~ Thực hiện công tác báo cáo, thông kê về KSNB hoạt động tín dụng cho
Trang 31- Theo doi kết quả sửa sai, xử lý sau kiểm tra, tổng hợp kết quả sửa sai,
chủ động báo cáo nhanh chóng, chung thực và chính xác
- Xây dựng quy chế, quy trình cho ngân hàng và giải đáp những thắc
mắc, kiến nghị về công tác kiểm tra ~ KSNB hoạt động tín dụng
~ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công, chỉ đạo của cắp trên + Quyên hạn của bộ phận KSNB hoạt động tín dụng
Theo PGS.TS Nguyễn Đình Tự [11] quyền hạn của bộ phận kiểm soát
nội bộ hoạt động tín dụng như sau:
~ Được chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình theo kế hoạch
~ Yêu cầu đối tượng được kiểm tra, các bên có liên quan cung cấp hồ sơ
tín dụng, những tài liệu cần thiết và trả lời những vấn đề liên quan đến hoạt
động tín dụng
- Lập biên bản kiểm soát nội bộ, kết luận sau kiểm soát, đề xuất các kiến nghị về kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng
- Được cung cấp các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công tác kiểm
soát nội bộ
~ Được giám sát, đánh giá và theo dõi các hoạt động sửa sai
- Các quyền khác theo quy định
1.3.2 Thủ tục kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng
Thủ tục là những quy định, những cơ chế do nhà quản lý xây dựng nên
nhằm mục đích ngăn chặn và phát hiện ra các rủi ro dễ dàng hơn Có rất nhiều
thủ tục kiểm soát nội bộ, tuy nhiên dựa theo chuân mực kiểm toán số 400 và
theo PGS.TS Nguyễn Đình Tự [10] thì thủ tục kiểm soát nội bộ hoạt động tín
dụng thường thuộc về 6 loại sau:
Một là, thủ tục kiểm soát phân chia trách nhiệm thích hợp: Nguyên tắc
này thực hiện thông qua việc phân chia trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ tín
Trang 32nhân hay một bộ phận kiểm soát mọi mặt của nghiệp vụ tín dụng Phân chia trách nhiệm làm giảm rủi ro xảy ra các sai sót và tạo thuận lợi cho kiểm soát dễ dàng hơn
Hai là, thủ tục kiểm soát phê duyệt tín dụng đúng đắn: Việc phê duyệt phải đúng quy trình, chính sách và đúng thâm quyền Tắt cả các nghiệp vụ tín
dụng phải được người có trách nhiệm phê chuẩn trước khi thực hiện Nếu bất
kì ai trong ngân hàng đều có thể quyết định cho vay thì sự hỗn độn sẽ xảy ra
Phê duyệt tín dụng phải được thực hiện theo đúng quy trình tín dụng chung: Quy trình xét duyệt cho vay, quy trình giải ngân, quy trình kiểm soát sau giải ngân
Phân cấp thâm quyền phê duyệt tín dụng đối với từng cán bộ tín dung và từng hội đồng tín dụng (quy định mức cho vay tối đa, các hoạt động tín
dụng được phép và chữ ký của người có trách nhiệm)
Có hai mức độ phê chuẩn chuẩn: Phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thẻ
Phê chuẩn chung là ban quản trị đưa ra những chính sách và quy định
cho phép cấp dưới thực hiện một số việc mà không cần phải trình để cấp trên
xem xét nữa Thí dụ như: Hỗ trợ lãi suất, vấn đề gia hạn nợ
Phê chuẩn cụ thể là cho phép một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từng, nghiệp vụ Đối với các giá trị hợp đồng tín dụng có số tiền lớn, nhỏ khác nhau
thì quy định cấp phê duyệt khác nhau
Ba là, thù tục kiểm soát chứng từ và số sách đầy đủ: Đảm bảo các
nghiệp vụ tín dụng phát sinh phải được ghi chép đầy đủ, rõ ràng, chính xác
Bồn là, thù tục đối chiếu: Là việc so sánh giữa các nguồn thông tin
khác nhau, từ các bộ phận khác nhau trong và ngoài đơn vị Thủ tục này giúp
mau chóng phát hiện gian lận, các sai sót để kịp thời đối phó
Trang 33Đối chiếu giữa số liệu tổng hợp trên hệ thống máy tình và hồ sơ thực tế
về: Số nợ vay, kỳ hạn nợ, mức lãi suất
Năm là, thủ tục kiểm soát kiểm tra và theo dõi: Việc kiểm tra được thực hiện bởi một cá nhân hoặc một bộ phận chịu sự điều hành của ban giám đốc
và hoàn toàn độc lập với các bộ phận khác Bộ phận này chịu trách nhiệm kiểm tra và theo dõi thường xuyên việc thực hiện các thủ tục nghiệp vụ tín dụng của nhân viên
Sáu là, thủ tục kiểm soát báo cáo bất thường: Các bộ phận, cá nhân
phải nhanh chóng báo cáo những bắt thường, bất hợp lý cho người có thâm quyền đề xử lý kịp thời
Các thủ tục kiểm soát nội bộ trên phải tuân thủ 3 nguyên tắc cơ bản sau: Nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn [10]
Một là, nguyên tắc phân công phân nhiệm: Trách nhiệm và công việc được phân chia cụ thể tạo ra sự chuyên môn hóa khi sai sót dễ dàng phát hiện
Hai là, nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Quy định sự cách ly thích hợp về
trách nhiệm trong các nghiệp vụ nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi
lạm dụng quyền hạn
Ba là, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của cấp quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công,
việc trong một phạm vi nhất định Việc phê chuẩn nhằm đảm báo việc tuân
thủ các quá trình kiểm soát
1.3.3 Phương pháp, nội dung kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng a Phuong pháp kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng
> Kiểm soát trực tiếp: Là việc tiễn hành kiểm soát tại nơi làm việc của đối tượng được kiểm tra trên cơ sở xem xét, kiểm tra, ân, xem xét hồ sơ,
Trang 34
kiểm tra ghi chép và từ những nguồn thông tin khác nhằm xác định tính trung
thực của vấn đề, từ đó đánh giá về hoạt động tín dụng của NHTM tại thời
điểm kiểm tra [11]
+ Phương pháp kiểm soát trực tiếp thực hiện theo các hình thức sau:
Kiểm tra định kỳ: Là thực hiện nội dung chương trình kiểm tra được
xác định trước theo cơ chế nghiệp vụ quy định và theo nghị quyết của HĐQT, chương trình kế hoạch của Tổng giám đốc và Giám đốc đơn vị phê duyệt
Kiểm tra đột xuất: Là kiểm tra những nội dung chương trình phát sinh
đột xuất trong quá trình chỉ đạo hoạt động kiểm soát nội bộ, kiểm tra đột xuất
thường không được báo trước
+ Mục tiêu của phương pháp kiểm soát trực tiếp hoạt động tín dụng tại
ngân hàng thương mại:
Đánh giá tình hình chấp hành pháp luật, chính sách tín dụng của ngân hàng thương mại
Đánh giá, đo lường mức độ rủi ro tín dụng mà ngân hàng có thể gặp phải và cảnh báo cho ngân hàng có biện pháp ngăn chặn và khắc phục
Phát hiện những thiếu sót trong quy trình, quy định nội bộ liên quan
đến hoạt động tín dụng đề kiến nghị xử lý kịp thời
Đánh giá sự tuân thủ, sự đầy đủ của hồ sơ chứng từ liên quan đến hoạt
động tín dụng mà đối tượng được kiểm tra cung cấp nhằm phát hiện những, sai sót và kiến nghị biện pháp chắn chỉnh, xử lý
> Kiểm soát gián tiếp: Hay còn gọi là phương pháp phòng ngừa, là
việc gián tiếp kiểm tra dựa vào báo cáo trên hệ thống mạng, phần mềm nội
Trang 35
của các NHTM là:
Kiểm soát việc hoạt động của ngân hàng an toàn, hiệu quả
Kiểm soát việc ngân hàng thực hiện nghiêm túc luật pháp, quy định
luật pháp về hoạt động tín dụng Như dư nợ tín dụng, tỷ lệ nợ xấu, nợ quá hạn, dự phòng rủi ro, lãi suất, kỳ hạn nợ
b Nội dung kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng
Nội dung chính của kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng là việc kiểm
soát quá trình tuân thủ thực thi các quy chế, cơ chế, quy trình nghiệp vụ và
các quy định nội bộ liên quan đến hoạt động tín dụng trong quá trình hoạt động kinh doanh của ngân hàng
* Kiểm soát quy trình xét duyệt tín dụng
(1) Kiểm soát việc tuân thủ chính sách và quy định về tín dụng: Kiểm tra rà soát hồ sơ để đối chiếu với các quy định pháp luật, các chính sách tín
dụng của ngân hàng
(2) Kiểm tra việc thực hiện thâm quyền phê duyệt tín dụng, đảm bảo việc phê chuẩn đúng hạn mức theo quy định của ngân hàng Quyền phê duyệt
tín dụng được quy định cho những cấp bậc khác nhau và được quy định rõ trong văn bản, yêu cầu phải chấp hành thực hiện đúng
(3) Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp của bộ hỗ sơ tín dụng
Việc kiểm tra hồ sơ tín dụng của khách hàng phải căn cứ vào những
quy định hiện hành của pháp luật, của các bộ, các ngành, của NHNN và ngân
hàng thương mại về công tác tín dụng trong thời kì
Bộ hồ sơ vay vốn của khách hàng bao gồm: Hồ sơ pháp lý, hồ sơ khoản
vay, hồ sơ bảo đảm tiền vay, hồ sơ bảo lãnh Tuy nhiên đối với bộ phận
KSNB không thể
số nội dung cơ bản theo yêu cầu
êm tra hết được tắt cả hồ sơ mà tập trung vào kiểm tra một
Trang 36định hiện hành có liên quan Lưu ý các dấu hiệu sữa chữa, mâu thuẫn hay trái quy luật thông thường
Bộ hồ sơ phải được lập đúng, lập đủ theo mẫu quy định Việc ghi chép
các yếu tố trên hồ sơ, đặc biết trú trọng vào hồ sơ cho vay và hồ sơ đảm bảo
tiền vay phải đầy đủ, chặt chẽ và rõ ràng,
(4) Kiểm soát việc tuân thủ các quy định về bảo đảm tiền vay và người
bảo lãnh
Tập trung kiểm tra về thủ tục pháp lý đối với hồ sơ bảo đảm tiền vay phải đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định của ngân hàng thương mại Chú ý kiểm tra về các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản và giá trị của tài sản
làm đảm bảo
Kiểm tra giá trị tài sản đảm bảo phải đủ tiêu chuẩn so với khoản vay,
tùy theo loại tài sản mà cán bộ kiểm tra đối chiếu với quy định cụ thể về tỷ lệ
tài sản đảm bảo của ngân hàng thương mại
(5) Nội dung thấm định chỉ tiết, rõ ràng Việc đánh giá, phân loại khách
hàng phải đảm bảo, chính xác và khách quan theo quy định hiện hành # Kí
soát quy trình giải ngân
Nguyên tắc thực hiện giải ngân khi khách hàng thỏa mãn đầy đủ các điều kiện quy định tại hợp đồng tín dụng Giải ngân chỉ được bắt đầu khi
CBTD hoàn tất hồ sơ, bộ phận thâm định khách hàng thẩm định đưa ra kết
luận và giám đốc đã phê duyệt khoản vay
Phải đảm bảo tính đầy đủ, xác thực của các giấy tờ xác nhận việc giải
ngân giữa CBTD và khách hàng, ngăn ngừa tình trạng tham ô, lợi dụng, vay hộ và vay ké
Đối chiếu tính khớp đúng của hồ sơ tín dụng so với hồ sơ trên hệ thống
Trang 37
* Kiểm soát quá trình giám sát vốn vay sau giải ngân
Các khoản vay của khách hàng phải được CBTD thường xuyên kiểm
tra việc sử dụng vốn vay đề theo dõi tình hình sử dụng vốn, tình hình sản xuất kinh doanh của khách hàng Đối với kiểm soát viên sẽ tiến hành kiểm tra một số nội dung chính như sau:
Kiểm tra các giấy tờ kèm theo để minh chứng việc sử dụng vốn vay của khách hàng (cả về số tiền vay và nội dung sử dung vốn vay)
Việc sử dụng vốn vay trong thực tế của khách hàng có khớp đúng với mục đích đã cam kết trong hồ sơ tín dụng hay không Việc này thực hiện
được nhờ vào việc đối chiếu trực tiếp với khách hàng
Định kỳ CBTD phải kiểm tra việc sử dụng tiền vay của khách hàng
Kết luận việc sử dụng tiền vay của khách hàng tốt, chưa tốt hoặc không có
hiệu quả, kiến nghị các biện pháp xử lý kịp thời, bảo đảm an toàn vốn vay
Đánh giá thực trạng tài sản đảm bảo của khách hàng
Ngoài ra phải kiểm tra các chứng từ chứng minh việc trả nợ của khách
hàng đã và đang trả nợ Đối với khách hàng không trả được nợ phải kiểm tra
việc xử lý tài sản đảm bảo có đúng quy định không
1.3.4 Các chỉ tiêu đánh giá công tác kiểm soát nội
hoạt động tín dụng của ngân hàng thương mại
a Chỉ tiêu đánh giá trực tiếp
> Quy mơ thực hiện kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dung
Kết quả kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng trước hết thể hiện thông
qua quy mô thực hiện cơng tác kiểm sốt nội bộ Quy mô này được phản ảnh
thông qua hai tiêu chí sau:
+ Số lượng các cuộc kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng được thực
hiện trong kỳ tại ngân hàng thương mại
Trang 38và hiệu quả thể hiện qua số lượng các cuộc kiểm tra hàng năm Việc kiểm tra
thường xuyên liên tục sẽ giúp phát hiện các sai sót được thường xuyên hơn, kịp thời phát hiện các sai phạm ngăn ngừa rủi ro có thể xảy ra
+ Tỷ lệ hồ sơ tín dụng được kiểm tra trong kỳ tại ngân hàng thương mại 'Việc kiểm tra hoạt động tín dụng chủ yếu dựa vào phương pháp chon mẫu để kiểm tra vì số lượng hồ sơ tín dụng trong kỳ tại ngân hàng là rất lớn Nếu số lượng hồ sơ được kiểm tra trong kỳ càng nhiều thì càng kiểm tra sát sao hơn đối với hoạt động tín dụng, góp phần làm cho chất lượng tin dung
được nâng cao Chỉ tiêu này được tính bằng tỷ lệ hồ sơ tín dụng được kiểm tra
trong kỳ trên tổng hồ sơ tín dụng tại ngân hàng Tỷ lệ này càng cao càng tốt > SỐ lượng sai sót trọng yếu phát hiện được và kiến nghị chỉnh sửa
sau các cuộc KSNB hoạt động tín dụng
Số lượng sai sót trọng yếu phát hiện được là tiêu chí thể hiện khả năng
phát hiện sai sót của bộ phận kiểm soát nội bộ, khả năng phát hiện các sai sót
mang tính hệ thống, các sai phạm có tính chất nghiêm trọng, nhất là các sai phạm về: Phân loại nợ, mục đích sử dụng vốn sai với thỏa thuận, tài sản đảm
bảo không đủ điều kiện vay, tỷ lệ vốn vay so với vốn tự có Những sai sót
trọng yếu này sẽ cảnh báo những rủi ro lớn mà ngân hàng có thể gặp phải và góp phần làm cho hoạt động tín dụng an toàn, lành mạnh hơn
> Tính chính xác, khách quan của cơng tác kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng
Đây là chỉ tiêu định tính đánh giá hiệu quả hoạt động KSNB tín dụng
Chỉ tiêu này được thể hiện thông qua báo cáo kết quả kiểm tra, với việc chỉ ra
một cách chính xác các sai sót trong hoạt động tín dụng, có đưa ra những yêu
cầu cụ thể để ngân hàng khắc phục và chấn chỉnh những sai sót đó Các kết
luận chính xác và khách quan của bộ phận kiểm soát nội bộ sẽ giúp hoạt động
Trang 39> Tụ lệ sai sót được khắc phục sửa sai trong hoạt động tín dụng của ngân hàng thương mại
Là tỷ lệ giữa sai sót đã chỉnh sửa và số sai sót được kiến nghị Tỷ lệ này càng cao càng tốt Tiêu chí này thể hiện số lượng các kiến nghị được ngân
hàng thương mại nghiêm túc thực hiện trong khoảng thời gian quy định Đảm
bảo tính khả thi của kiến nghị, các kiến nghị được tiếp thu và thực hiện một cách triệt đề, thể hiện hiệu lực của kiểm soát nội bộ trong việc khắc phục
những tồn tại, sai sót trong hoạt động tín dụng của ngân hàng Tỷ lệ này càng
cao cho thấy chất lượng kiểm soát nội bộ càng tốt, góp phần hạn chế rủi ro
trong hoạt động tín dụng và làm cho hoạt động tín dụng an toàn hơn
> Tổng chỉ phí thực hiện kiểm sốt nội bộ
Là tồn bộ các khoản chỉ phí có liên quan đến hoạt động kiểm soát nội
bộ, các chỉ phí bao gồm: Lương cho kiểm tra viên, chỉ phí mua sắm trang thiết bị làm việc, công tác phí, chỉ phi phí bảo hiểm thai sản và các chỉ phí khác có liên quan Tổng chỉ phí thực hiện kiểm soát phải hợp lý, phù hợp Để đánh giá chỉ phí thực hiện kiểm soát nội bộ cần đồng thời đánh giá về thời
toàn thành so với kế hoạch
gian thực hiện và mức
b Chỉ tiêu đánh giá gián tiếp
> Kết quả tăng trưởng quy mô tín dụng của ngân hàng thương mại
thuộc đối tượng kiểm soát
Kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng góp phần làm tăng trưởng tín dụng
lành mạnh, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật của Nhà nước và chính
sách tín dụng của ngân hàng thương mại về hoạt động tín dụng Kết quả tăng, trưởng quy mô tín dụng được thể hiện thông qua việc: Đánh giá kết quả tăng,
trưởng dư nợ có phù hợp không, tăng trưởng có tập trung vào nhóm khách
Trang 40> Mite giảm rúi ro tín dụng của ngân hàng thương mại thuộc đối
tượng được kiêm soát nội bộ
Mức giảm rủi ro tín dụng được thể hiện bởi các tiêu chí cụ thể sau:
(1) Mức giảm nợ quá hạn và tỷ lệ nợ quá hạn [1]: Chất lượng của công tác KSNB hoạt động tín dụng tốt sẽ giúp ngân hàng thương mại giảm được các khoản nợ quá hạn (nợ từ nhóm 2 đến nhóm S) và tỷ lệ nợ quá hạn
Nợ quá hạn là toàn bộ hoặc một phần nợ gốc và lãi không được hoàn trả đúng hạn theo các cấp độ sau:
Nợ nhóm 2: Nợ cần chú ý, là nợ quá hạn dưới 91 ngày
Nợ nhóm 3: Nợ dưới tiêu chuẩn, là nợ quá hạn từ 91 đến 180 ngày, các khoản nợ cơ cấu lại thời hạn trả nợ dưới 90 ngày theo thời hạn đã cơ cấu lại
Đây là các khoản nợ được đánh giá là không có khả năng thu hồi gốc và lãi
khi đến hạn và có khả năng tổn thất một phần nợ góc và lãi
Nợ nhóm 4: Nợ nghỉ nghờ, là nợ quá hạn từ 181 ngày đến 360 ngày,
các khoản nợ cơ cấu lại thời hạn trả nợ quá hạn từ 91 đến 180 ngày theo thời hạn cơ cấu lại Đây là khoản nợ được đánh giá là có khả năng tôn thất cao
Nợ nhóm 5: Nợ có khả năng mit vốn, là nợ quá hạn trên 360 ngày, các
khoản nợ có cấu lại thòi hạn trả nợ quá hạn trên 180 ngày theo thời hạn đã cơ
cấu Đây là khoản nợ được đánh giá là không còn khả năng thu hồi
Tỷ lệ nợ qué han = DE Tổng dư nợ ne uA haN 199%
Tỷ lệ nợ quá hạn <5% được xem là bình thường
(2) Mức giảm nợ xấu và tỷ lệ nợ xấu [1]: Chất lượng của cơng tác kiểm
sốt nội bộ hoạt động tín dụng tốt sẽ giúp ngân hàng thương mại giảm được
các khoản nợ xấu (nợ từ nhóm 3 đến nhóm 5) và tỷ lệ nợ xấu
Tỷlệngxấu =_ PRHƠXỂU Tổng dư nợ 190%