Mục đích nghiên cứu của đề tài Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại chi nhánh Petec Đà Nẵng thuộc Tổng Công ty Thương mại kỹ thuật và đầu tư là khảo sát thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh PETEC Đà Nẵng nhằm phát hiện những vấn đề còn tồn tại, từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại chi nhánh.
Trang 1
PHAN THỊ VÂN ANH
KIÊM SOÁT NOI BO CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAI CHI NHANH PETEC DA NANG
THUQC TONG CONG TY THUONG MAI KỸ THUẬT VÀ ĐẦU TƯ
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Trang 2
PHAN THỊ VÂN ANH
KIEM SOAT NOI BO CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAI CHI NHANH PETEC DA NANG
THUQC TONG CONG TY THUONG MAI KY THUAT VA DAU TU’
Chuyén nganh: KE TOAN
Mã ngành: 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: TS ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI
Trang 3Tôi cam doan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trưng thực và chưa từng được ai công bồ trong bắt kỳ công trình nào khác
‘Tae giả luận văn
Trang 4
MO BAU 1
1 Tính cấp thiết của đề tài 1
2 Mục tiêu nghiên cứu 2
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2
4 Phuong pháp nghiên cứu 2
5 Bồ cục của đề tài 3
6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÈ KIÊM SOÁT NỘI BỘ CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TRONG DOANH NGHIEP 6 1.1 KHAI QUAT VE KIEM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIEP 6
1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ, 6
1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 8
1.1.3 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 9
1.2 KIÊM SOÁT NỘI BỘ VE CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN
TRONG DOANHI NGHIỆP bì
1.2.1 Nội đung của chu trình bán hàng và thu tiễn a
1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 21
1.2.3 Các rủi ro chủ yếu xảy ra trong chu
1.2.4 Quá trình
LUẬN CHƯƠNG 1 3
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIÊM SỐT NỘI BỘ CHỦ TRÌNH
BAN HANG VA THU CHI NHANH PETEC DA NANG .34
2.1 KHAI QUAT VE CHI NHANH PETEC DA NANG 34 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 34
2.1.2 Die diém hoạt động kinh doanh 35
ban hang va thu tién 24
soát nội bộ chu bán hàng và thu tiền 26
Trang 5
2.2.1 Mơi trường kiểm sốt 36
2.2.2 Hoạt động đánh giá rủi ro 4
2.2.3 Đặc điểm hệ thống kế toán 4l
2.3 THỰC TRẠNG KIÊM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG
VA THU TIEN TAI CHI NHÁNH PETEC ĐÀ NẴNG 44
2.3.1 Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát bán hàng và
thu tiến 44
2.3.2 Đặc điểm kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại
Chỉ nhánh PETEC Đả Nẵng 48
2.3.3 Thủ tục kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng, 53 2.3.4 Thủ tục kiểm soát nội bộ đối với khoản nợ phải thu khách hàng 6Š
2.4 DANH GIA THỰC TRẠNG KIÊM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BAN HANG VA THU TIEN TAI CHI NHANH PETEC DA NANG 74
2.4.1 Những kết quả đạt được 14
2.4.2 Những hạn chế trong cơng tác kiểm sốt nội bộ đối với chu
trình bán hàng và thu tiền tại chỉ nhánh PETEC Dà Nẵng, 15
KET LUAN CHƯƠNG 2 78
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP TÃNG CƯỜNG KIÊM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH
PETEC DA NANG 79
3.1 SỰ CAN THIET PHAI TĂNG CƯỜNG KIÊM SOÁT NỘI BỘ ĐÔI
VOI CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAI CHI NHANH
Trang 6NHANH PETEC DA NANG 81 3.2.1 Tăng cường các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán
hàng và thu tiền tại Chỉ nhánh PETEC Đà Nẵng 81
3.2.2 Hoàn thiện mơi trường kiểm sốt 9Ị
3.2.3 Hồn thiện cơng tác kế toán phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu
trình bán hàng thu tiền tại Chỉ nhánh PETEC Đà Nẵng 9
KET LUAN CHUONG 3 96
KẾT LUẬN 9
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO DE VAN (BAN SAO)
Trang 7[Chir vigteit Ị Điễn giải DDH Don dat hàng HD Hóa đơn HĐQT Hội đồng quản trị KH Khách hàng,
KSNB Kiểm soát nội bộ
NVBH Nhân viễn ban hang
TCKT "Tài chính Kế tốn
TCT "Tổng cơng ty
TMKT&ĐT "Thương mại Kỹ thuật và Đầu tr
Trang 8Số hiệu "Tên bảng, Trang bang
31 | Mau don dat hang s2
ạa | BÍO sáo chỉ tiết bán hàng theo từng khích hàng theo |
° timg kho -
33 | Phigu thim định khách hàng §5
3.4 [Báo cáo phân tích công nợ khách hàng S8
Trang 9" Tên hình Trang
2-1 |Sơđỗ cơ cầu tô chức bộ máy quản lý tại chỉ nhánh 39 2:2 [Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại chỉ nhánh 4 23 [Quá trình kiểm soát nhận và xử lý đơn đặt hàng 5s 2-4 | Qua trinh kiếm soát xét duyệt bản chịu 39 25 [Quy trình lập và luân chuyển hóa don GTGT 60 26 [Quy trình kiểm soát ghi nhận doanh thu 6 2-7 _ [Quy trình kiểm soát nợ phải thu khách hàng, 6
Trang 10Trong tình hình kinh tế hiện nay, các doanh nghiệp phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc kiệt và gay gắt trên thị trường Để thành công trong lĩnh vực kinh doanh, ngoài chiến lược kinh doanh hiệu quả, đội ngũ quản lý tốt thì các doanh nghiệp còn phải làm tốt công tác kiểm tra, kiểm soát nhằm hạn chế rủi
ro, sai sót làm ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh và phát triển của doanh nghiệp
Kiểm soát nội bộ là một quy trình không thể thiếu trong tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu về hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động Thiết lập
một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát bằng
những quy định rõ ràng, cụ thể để đạt được các mục tiêu đề ra
“Chu trình bán hàng và thụ tiễn là một chu trình khá phức tạp vì liên quan
đến nhiều chỉ tiêu như: số lượng, chất lượng, giá bán, chính sách tín dụng, các
khoản giảm trừ, và được xem là chu trình cuối cùng của quá trình sản xuất
kinh doanh của một đơn vị Nó không những đánh giá hiệu quả của các chu
trình trước đó như chu trình tiền, cung ứng, tiếp nhận, hoàn trả vốn mà còn đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đồng thời phản ánh khả năng bủ đắp các khoản chỉ phí và tiếp tục đầu 'tư mở rộng qui mô sản xuất của công ty
Sự phối hợp của nhiều bộ phận, phòng ban trong chu trình bán hàng và thu tiền là một khâu vô cùng quan trọng đối với bắt kỳ doanh nghiệp nào Tuy
nhiên, đây cũng là khâu có nhiều rủi ro và gian lận nhất nếu doanh nghiệp không có một hệ thống kiểm soát hữu hiệu Do tính chất phức tạp nên khả
năng tồn tại nhiều rủi ro là rất lớn Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu
Trang 11vực miền Trung thuộc Tổng công ty Thương mại Kỹ thuật và Đầu tư, với
mạng lưới khách hing rộng khắp, Do đó, công tác kiểm soát nội bộ đối với
chu trình bán hàng và thu tiền rất đáng được quan tâm trong hoạt động kinh
doanh của Chi nhánh nhằm giảm thid
hiệu qua hoạt động của đơn vị Vì vậy việc nghiên cứu dễ tài: "đoàn thiện hệ
thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Chỉ nhánh PETEC Dit Ning thuộc Tông công ty Thương mại Kỹ thuật và Đầu tr” là
rất cần thi
u các sai sót, gian lận cũng như tăng,
và có ý nghĩa đối với đơn vị hiện nay 2 Mục tiêu nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu của đề tài là khảo sát thực trạng kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh PETEC Đà Nẵng nhằm phát hiện
những vấn để còn tồn tại, từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường
kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại Chỉ nhánh
vi nghiên cứu
~ Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chỉ nhánh PETEC Đà Nẵng thuộc Tổng công ty
Thương mại Kỹ thuật và Đầu tư ~ Công ty cổ phần
3 Đối tượng và pl
- Phạm vi nghiên cứu: Chỉ nhánh PETEC Đà Nẵng thuộc Tổng công ty
Thương mại Kỹ thuật và Đầu tư ~ Công ty cổ phần
4 Phương pháp nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, tác giả sử dụng phương pháp phỏng
Trang 12tiền trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng về kiếm soát nội bộ chu trình bán hàng và thư tiễn
tại Chỉ nhánh PETEC Đà Nẵng
Chương 3: Một số giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán
‘hang và thu tiền tại Chỉ nhánh PETEC Đà Nẵng
6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Hiện nay có nhiều đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong doanh
nghiệp Trong đó, tác giá đã tham khảo và tỉm hiểu các để tải nghiên cứu
trong cùng lĩnh vực kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền Cụ thé:
Luận văn Thạc sĩ của tác giả Võ Thị Bich Phụng (2012) với d iểm
soát nội bộ chu trình bán hàng và thư tiển tại Công ty cổ phần Bắc Âu”
Trong luận văn này tìm hiểu về công ty cổ phần Bắc Âu là một công ty chuyên phân phối các loại được phẩm và các thiết bị y tế Nhóm khách hàng
mà công ty này hướng đến đó là khách hàng đấu thầu, bán buôn và bán lẻ Tuy không cùng lĩnh vực kinh doanh, nhưng có thể thấy hai công ty đều là doanh nghiệp bán buôn Luận văn này đã đề xuất được những giải pháp nhằm 'hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý khá cồng kênh, thành lập một bộ phận kiểm
soát nội bộ độc lập, xây dựng một đôi ngũ nhân viên có năng lực và bi
đúng chuyên môn để đáp ứng được tốt môi trường kiểm sốt tại cơng ty Ngồi ra, xây dựng các chứng từ, báo cáo nhằm cung cấp thông tin tốt hơn cho nhà quản lý Luận văn mới chỉ đề xuất xây dựng một phần mềm quản lý: chứ chưa trình bày cách thực hiện cụ thể, vai trò của phần mềm này đối với hệ
thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Luận văn Thạc sĩ của tác giả Dương Thị Thúy Liễu (2012) với đề tài
Trang 13các sản phẩm cao su kỹ thuật Với mạng lưới phân phối rộng khắp cả nước và
chiếm lĩnh một thị phần lớn ở Việt Nam Với kinh nghiệm và mối quan hệ với
các đối tác lớn ở trong và ngoài nước Có thể thấy chiến lược kinh doanh cũng
như khâu quản lý bán hàng rất hiệu quả Công ty Cổ phần cao su Đà Nẵng đã xây dựng được hệ thống kiểm soát nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000 nhằm thực hiện chức năng kiểm soát hoạt động kinh doanh tại công ty Tuy nhiên, trong luận văn này chỉ mới mô tả về quy trình kiểm soát qua các giai
đoạn trong chu trình bán hàng và thu tiền nhưng lại chưa nêu ra được những
kết quả đạt được khi áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ theo tiêu chuẩn ISO
Ngồi ra, cơng tác giám sát việc thực hiện hệ thống kiểm soát này cũng là một
yếu tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ Nhằm đánh giá hệ thống trên có
thực sự hữu hiệu đối với doanh nghiệp và đạt được những mục tiêu đã đề ra hay không
Luận văn Thạc sĩ của tác giả Nguyễn Thị Bích Trâm (2013) với dé tai
“Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bản hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần PETEC Bình Định ” Trong luận văn này, tác giả tìm hiểu về Công ty Cổ
phần PETEC Bình Dinh là một công ty liên
Kỹ thuật và đầu tư PETEC với tỷ lệ cổ phần Tổng công ty nắm giữ là 31,54%,
đới Tổng công ty Thương mại
chuyên phân phối chủ yếu các mặt hàng xăng dầu, xi măng Vẻ tình hình hoạt
động cũng như các quy chế thực hiện cũng khá tương đồng với nhau Trong
luận văn này cũng nêu ra được những hạn chế của hệ thống như kiểm sốt chưa tồn diện, chặt chẽ, phần lớn đi sâu về mảng kế toán, phần kiểm soát
Trang 14tình trạng trên trong việc thiết kế các báo cáo nhằm kiểm soát chặt hơn tình
hình công nợ khách hàng Tuy nhiên việc thẩm định khách hàng chỉ mang tính
hình thức, chưa đi sâu vào phân tích cụ thể các yếu tố nào để có thể nắm rõ
được năng lực tài chính, khả năng thanh toán của khách hàng
Qua quá trình tìm hiểu các tải liệu, tác giả đã đi sâu phân tích những
thuận lợi và khó khăn về công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
tiễn tại Chỉ nhánh PETEC Đà Nẵng Với mục dich xây dựng trong Chỉ nhánh
một hệ thống quản lý khoa học và hiệu quả trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế Tác giả đã dựa trên những luận chứng là nẻn tảng cơ sở lý luận của những
đã nghiên cứu và trên cỡ sở tham khảo từ nhiều nguồn tài liệu, sách tham
khảo và giáo trình giảng đạy đối với finh vực kiểm soát nội bộ để tiền hảnh
nghiên cứu luận văn này đồng thời đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Chỉ
nhánh Nắm bắt được thực trạng về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chỉ nhánh PETEC Đà Nẵng, luận văn sẽ hướng đến xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ cho chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị một cách thông suốt Sẽ phân quyền cho những đối tượng quản lý từng phần hành
"Nhà quản lý sẽ theo đõi được tốt hơn và có thể đánh giá được hệ
ig kiém
soát nội bộ tại đơn vị thực hiện như thể nào
Mặc dù,
được khá nhiều tác giá nghiên cứu Tuy nhiên, xét về mặt không gian lẫn thời lểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền là một đẻ tà gian thì đề tài “Kiểm soát nội bộ chư trình bán hàng và thự tiền tại Chỉ nhánh PETEC Đà Nẵng thuộc Tổng công ty Thương mại Kỹ thuật và Đâu tr” là một
đề
Trang 15
BAN HANG VA THU TIEN TRONG DOANH NGHIEP
1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Trong mọi hoạt động của một tổ chức, một doanh nghiệp thì chức năng kiểm tra, kiếm sốt ln giữ vai trị quan trọng trong quá trình quản lý và
được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Vì vậy, chất lượng của hoạt động kiểm sốt khơng những ảnh hưởng đến tính ác quyết
định sản xuất kinh doanh hoặc duy trì hoạt động kinh doanh của một đơn vị Theo quan điểm của ủy ban COSO (Commited Of Sponsoring
trung thực của thông tin tài chính mà nó còn có khả năng chỉ phối
Organization) — là một ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ chống gian
lận báo cáo tài chính — thì: Kiểm soát nội bộ là một tiền trình được thực hiện
bởi HĐQT, ban quản lý và các nhân sự liên quan, được thiết
ối với việc đạt được các mục tiêu:
một sự đảm bảo hợp lý
- Sự hiệu quả và hiệu suất của hoạt động - Sự tin cây của các báo cáo tải chính
~ Sự tuân thủ với các luật và các quy định liên quan
Kiểm soát nội bộ là một quá trình, chứ không phải là một sự kiện hay một tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện ở mọi bộ phận trong
đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Kiểm soát nội bộ
tỏ ra hữu hiệu nhất khi nó được xây dựng như một phần cơ bản nhất trong
Trang 16phải bao gồm cả những con người trong Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các
nhân viên Chính con người thiết lập các mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát
ở mọi nơi và vận hành chúng Ngược lại, kiểm soát nội bộ cũng tác động đến
hành vi của con người Mọi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán Kiểm soát nội bộ sẽ tạo ra ý kiến ở mỗi cá
nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức
Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không
phải đảm bảo tuyệt đối trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị Điều này
có của hệ thống kiểm soát nội bộ Các hạn chết này bao gồm: sai sót của con người, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm
quyền cá nhà quản lý và mối quan hệ giữa lợi ích và chí phi
Sai sót là những lỗi không cố ý ảnh hưởng đến thông tin trên báo cáo tài
chính Các sai sót xây ra do ba nguyên nhân chủ yếu sau: năng lực của nhân viên, áp lực công việc và quy trình xử lý nghiệp vụ kém, thiếu kinh nghiệm,
không quan tâm đến các chỉ dẫn trong công tác, thiểu khả năng xét đốn hay
khơng tuân thủ các quy định Sai sót cũng có thể xảy ra do mệt mỏi với cơng việc Ngồi ra một thái độ làm việc cầu thả, thiếu thân trọng trong công việc
có thể dẫn đến sai sót Các sai sót xảy ra trong quá trình công tác không bao giờ có thể hạn chế hồn tồn và khơng có một thủ tục kiểm soát nào ngăn chan hay phat hiện tat cả các sai sót Các nhà quản lý cố gắng tuyển dụng các nhân viên giỏi và cố gắng sắp xếp quy trình thủ tục hạn chế tối đa các sai sót
nghiêm trọng hay các sai sót phổ biến
Thông đồng là sự cấu kết giữa các nhân viên để lấy cấp tài sản của tổ
Trang 17điều kiện để nhân viên hài lòng với công việc Tuy nhiên, nếu các hành vi thông đồng xảy ra thì hệ thống kiếm soát khó có thể ngăn chặn được vì nó hình thành từ ý đồ và các hành vi che giấu
Lạm quyền của nhà quản lý là việc các nhà quản lý trong tổ chức có quyền hạn hơn các nhân viên ở bộ phận sản xuất hay nhân viên văn phòng khác Điều này làm cho chính sách nội bộ chỉ có hữu hiệu ở cấp quản lý thấp trong tổ chức và ít có hữu hiệu ở cắp quản lý cao hơn
Chi ph
phải nhỏ hơn các lợi rà lợi ích: Sự đảm bảo hợp lý ngụ ý rằng chỉ phí có kiểm soát ‘h đạt được Các nhà quản lý xây dựng một hệ thống
kiểm soát nội bộ bằng cách thực hiện các chính sách và thụ tục kiểm soát khả
thi nhằm đạt được một hệ thơng kiểm sốt nội bộ ngăn chặn hoàn toàn các sai
sót và gian lận có thể rất tốn kém Đa số các nhà quản lý không muốn thực
hiện các thủ tục kiểm soát mà chỉ phí lớn hơn lợi ích mà nó mang lại
1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
~ Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị nếu không được bảo vệ bằng hệ thống kiểm soát phù hợp có thể bị đánh cắp, bị hư hại hoặc bị lạm
dụng vào những mục đích cá nhân khác nhau
~ Đảm bảo độ tin cây các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán thu thập, xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc ra quyết định
của nhà quản lý bên trong và ngoài đơn vị Vì vậy, các thông tin cung cắp phải
đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động
kinh tế, tài chính
- Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết
Trang 18vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị,
Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi
mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị 1.1.3 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo tổ chức COSO, hệ thống KSNB của một tổ chức được cấu thành bởi 5 yếu tố cơ bản đó là: Mơi trường kiểm sốt; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm sốt, Hệ thống thơng tin và truyền thông; Giám sát Trong các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ, môi trường kiểm soát là thành phần quan
trọng nhất có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả của HTKSNB; nếu môi trường,
kiểm soát nội bộ yếu, thiểu thì chắc chắn HTKSNB sẽ không hiệu quả, kế cả
các thành phần còn lại hoạt động tốt
a Môi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm soát là một tập hợp các chuẩn mực, các quy trình và các cấu trúc làm cơ sở cho sự vận hành của KSNB trong tổ chức Mơi trường kiểm sốt phản ánh sắc thái chung của đơn vị, chỉ phối ý thức kiểm soát của mỗi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các biện pháp của hệ thống
KSNB
Các nguyên tắc của môi trường kiểm soát: Nguyér
the 1: Cam kết đối với các giá trị đạo đức và tỉnh trung trực
Tính trung thực và giá trị đạo đức là kết quả của chuẩn mực về đạo đức
và cách cư xử trong một đơn vị Người lãnh đạo phái gương mẫu, có hành vi
cư xử liêm chính, chuẩn mực trong việc ra các quyết định quản lý và cư xử
Trang 19thông tỉn của một đơn vị và chuẩn mực cư xử với nhân viên thông qua việc
thiết lập các chính sách, điều lệ quản lý
Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng của văn hóa và lịch sử của tổ chức
và ngược lại nó lại ảnh hưởng đến ý thức của nhân viên trong tổ chức đó Các đơn vị có hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu thường có các nhân viên đủ năng lực, được huấn luyện quan điểm vẻ tính trung thực và ý thức về việc
kiểm soát Quan này do cấp quản lý cao thiết lập thông qua xây
đựng và ban hành các chính sách như bản Quy tắc ứng xử, trong đó đưa ra các giá trị đạo đức mà các thành viên phải tuân thủ để đạt được mục tiêu chung của đơn vị
Nguyên tắc 2: Hội đông quán trị thể hiện sự độc lập với Ban quản lý và
thực hiện chức năng giám sát đối với sự phát triển và vận hành của KSNE
Mơi trường kiểm sốt chịu ảnh hưởng đáng kể bởi Hội đồng quản trị và
Ủy ban kiểm toán Tính hữu hiệu của nhân tố này phụ thuộc vào sự độc lập của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán với Ban quản lý, kinh nghiệm và
vị trí của các thành viên trong Hội đồng quan trị, mức độ tham gia, mức độ
giám sát và các hành động của hội đồng quản trị đối với hoạt động công ty Sự hữu hiệu còn phụ thuộc vào việc liệu Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm
toán có phối hợp với người quản lý trong việc giải quyết các khó khăn liên
quan đến việc thực hiện kế hoạch hay khơng Ngồi ra, sự phối hợp giữa Hội
đồng quan trị và Ủy ban kiểm toán với kiếm toán nội bộ và kiểm toán độc lập
cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát
Do tm quan trong nêu trên, một hội đồng quản trị năng động và tận tâm, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện của người quản lý là nhân tổ thiết yếu
Trang 20quản trị cần có thêm những người nằm ngoài ban điều hành Đương nhiên
người trong ban quản lý là các thành viên quan trọng của hội đồng do họ hiểu biết tường tận và tham gia trực tiếp vào hoạt động của công ty, nhưng phải có
sự cân đối giữa hai nhóm người này Ngay cả trong các doanh nghiệp vừa và
nhỏ (vốn khó thu hút và đồng thời phải gánh chịu chỉ phí để có một hội đồng mà một số thành viên hội đồng không phải là quản lý) thì điều này cũng được thực hiện, ít nhất phải có một người trong hội đồng không phải là người quản
lý trực tiếp doanh nghiệp
Nguyên tắc 3: Ban quản lý thiết lập cấu trúc, các tuyến báo cáo, quyển
hạn và trách nhiệm phù hợp trong việc thực hiện các mục tiêu
Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà trong đó các hoạt động của
doanh nghiệp được lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và giám sát Để thiết lập cơ cấu tổ chức thích hợp, cần chú ý các nội dung như: xác định rõ quyền
hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt động, xác định cắp bậc cần báo cáo thích hợp Nhìn chung, cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và bản chất
"hoạt đông của doanh nghiệp Tuy nhiên, dù tổ chức như thế nào, nó cũng phải
giúp doanh nghiệp thực hiện chiến lược đã hoạch định để đạt được mục tiêu
dé ra,
Phân định quyển hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ,
quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề , trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan Việc phân định thường thể hiện qua chính sách trong đó mô tả kiến thức và kinh nghiệm của
những nhân viên chủ chốt, nguồn lực để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến các hoạt động kinh doanh
Trang 21cá nhân nhưng phải trong mức độ giới hạn Nói cách khác, cần ủy quyển ở
mức độ thích hợp để đảm bảo đạt được mục tiêu của doanh nghiệp Tuy nhiên, điều này đòi hỏi phải cân nhắc cái được và cái mắt trong việc ủy
quyền Việc gia tăng ủy quyền thường đưa đến đơn giản hóa cơ cấu tổ chức
của đơn vị nhờ đó khuyến khích sự sáng tạo, chủ động và có các phân ứng kip
thời góp phần thúc đẩy năng lực cạnh trạnh và đáp ứng yêu cầu khách hàng Tuy nhiên, việc gia tăng ủy quyền như vậy có thể dẫn đến các yêu cầu cao
hơn về năng lực nhân viên cũng như trách nhiệm lớn hơn Khi đó, đòi hoi
người quản lý phải có các thủ tục giám sát hữu hiệu đối với kết quả Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, việc gia tăng ủy quyền có nhược điểm là có thể dẫn đến các quyết định không thích hợp
Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng bởi ý thức về trách nhiệm của mỗi
cá nhân trong đơn vị Trước tiên, đó là giám đốc điều hành, người chịu trách
nhiệm cuối cùng về mọi hoạt động của đơn vị, kế đến là các nhân viên Cần làm cho các nhân viên hiểu rõ mục tiêu của tổ chức để họ biết rằng hành động
và mức đóng góp của họ ảnh hướng đến việc thực hiện mục tiêu chung của toàn đơn vị
Nguyên tắc 4: Cam kết doi với việc tuyển dụng, phát triển và lưu giữ
nhân sự có năng lực phù hợp với việc thực hiện mục tiêu Năng lực phản ánh
iến thức và kỹ năng cần thiết để hoản thành một nhiệm vụ nhất định Kiến thức và kỹ năng cần có đối với từng nhiệm vụ phụ thuộc vào sự xét đoán của nhà quản lý về các mục tiêu của doanh nghiệp, về
chiến lược và kế hoạch để đạt được mục tiêu đó Nhà quản lý cần xác định yêu cầu về năng lực cho một công việc nhất định và cụ thể hóa nó thành các
Trang 22giám sát và yêu cầu về năng lực của các nhân viên, đồng thời cân nhắc giữa
năng lực và chỉ phí
Chính sách nhân sự là thông điệp của doanh nghiệp về yêu cầu đối với tính chính trực, hành vi đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ
nhân viên Chính sách này biểu hiện trong thực tế thông qua việc tuyển dụng,
"hướng nghiệp, đào tạo, đánh giá, tư vấn, đông viên, khen thưởng và kỷ luật
Đội ngũ nhân viên cần được chuẩn bị cho các thách thức mới vì doanh
nghiệp ph
so sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ và do sự cạch tranh ngày càng
lối mặt với sự thay đổi và ngày càng trở nên phức tạp, một phần
tăng Giáo dục và đạo tạo, cho dù là hình thức gì, học tập trên lớp, tự đào tạo
hay nghề dạy nghề, phải giúp các cá nhân theo kịp và xử lý tốt với môi trường
xung quanh Tuyên dụng các cá nhân có năng lực và đảo tạo một lần là không,
đủ Quá trình đào tạo phải tiếp diễn liên tục
Nguyên tắc 5: Bảo đảm sự chịu trách nhiệm của các cá nhân trong việc “đâm trách các trách nhiệm KSNB trong quả trình thực hiện các mục tiêu
Sự chịu trách nhiệm liên quan đến mức độ sở hữu và cam kết đối với
việc thực hiện KSNB trong quá trình thực hiện mục tiêu HĐỌT giao trách
nhiệm về KSNB cho quản lý cấp cao trong việc thực hiện mục tiêu BQL va HĐQT thiết lập cơ chế dé truyền đạt và đảm bảo các cá nhân chịu trách nhiệm
đối với việc thực hiện các trách nhiệm KSNB trong tổ chức và thực hiện các hành động khắc phục kịp thời Sự chịu trách nhiệm liên hệ chặt chẽ với sự
lãnh đạo và được chỉ phối bởi sắc thái chung tạo ra từ lãnh đạo cấp cao và
Trang 23tổ chức, có xem xét đến việc đạt được mục tiêu ngắn hạn và dài hạn
Việc thiết lập các mục tiêu tạo ra áp lực phải hoàn thành, Các áp lực này có thể tạo ra tác động tiêu cực do việc thiết lập các chỉ tiêu hoạt động không, thực tế, sự mâu thuẫn giữa các mục tiêu, sự mắt cân bằng giữa các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn Như vậy có thể sẽ dẫn đến các hành vi sai trái Mặt khác, để đảm bảo các mục tiêu cá nhân, tập thể gắn kết với các mục tiêu của tổ
chức, cần phải xem xét cách thức rủi ro được chấp nhận và đối phó như là cơ
sở để đưa ra các hình thức thi lao và khen thưởng phủ hợp Các thay đổi
trong hoạt động như thay đổi chiến lược, cơ cấu tô chức, các hoạt động gi:
thể, sát nhập cũng có thể tạo ra áp lực BQL và HĐQT cần hiễu rỡ các áp lực
này để có sự điều chỉnh cân bằng với các hình thức thù lao và khen thưởng
Đánh giá thành tích và khen thưởng: Cùng với việc các mục tiêu tổ chức được thiết lập từ HĐQT đến các cấp quản lý trong tổ chức, việc đánh giá thành tích cũng được thực hiện theo ở các cấp quản lý này: cắp cao hơn đánh
giá cắp thấp hơn Kết quả đánh giá được truyền đạt trong tổ chức và các hình
thức khen thưởng được áp dụng phủ hợp 5 Đánh giá ri ro
Mỗi đơn vị luôn phải
¡¡ phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài Điều kiện tiên quyết dé đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu Mục tiêu
phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán Đánh giá rủi ro 1à quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được
mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và
hoạt động kinh doanh, những quy định luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng, và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này
Trang 24vị; đến sự duy trì chất lượng sản phẩm, dịch vụ và đến cả con người Trên thực tế không có cách nào để triệt tiêu rủi ro; chẳng hạn khi quyết định kinh
doanh là đã tạo nên rủi ro Nhà quản lý phải quyết định một cách thận trọng
mức rủi ro như thế nảo là có thể chấp nhận được và cố gắng duy trì rủi ro
trong mức độ này
Để đánh giá rủi ro, trước tiên
không phải là một nhân tủa kiểm soát nội bộ, nhưng nó là một xác định mục tiêu Xác định mục tiêu tiên quyết để kiểm soát nội bộ có thể thực hiện được
(1)Xúc định các mục tiêu rõ ràng đễ bảo đảm sự phát hiện và đánh giá
các rủi ro liên quan đến các mục tiêu
Mục tiêu là điều kiện tiên quyết dé đánh giá rủi ro Rủi ro ở đây được xác
định là rủi ro tác động khiến cho mục tiêu đó có khả năng không thực hiện được Do vậy cần xác định mục tiêu rỡ rang để bảo đảm sự phát hiện và đánh giá các rủi ra liên quan đến các mục tiêu: các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, các mục tiêu tuân thủ
~ Mục tiêu hoạt động: phản ánh các lựa chọn của nhà quản lý trong bồi cảnh nghề nghiệp và môi trường kinh tế mà tổ chức hoạt động Một doanh nghiệp có thể thiết lập các mục tiêu chú trọng vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực Thiết lập các mục tiêu hoạt động đảm bảo các nguồn lực được phân bổ một cách hợp lý, là một phần của việc thiết lập mục tiêu, BQL cũng xác định mức rủi ro chấp nhận
~ Mục tiêu báo cáo tài chính: liên quan đến việc công bố báo cáo tài chính đáng tin cậy, bao gồm việc ngăn ngừa và phát hiện gian lận trong việc
soạn thảo báo cáo tải chính Mục tiêu này chủ yếu xuất phát từ yêu cầu bên
Trang 25tiêu này thường phụ thuộc vào những nhân tố bên ngoài, như là quy định về
môi trường, và thường tương tự nhau đối với các đơn vị trong nền kinh tế
hoặc trong cùng một ngành kinh doanh
(2) Xác định các rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu và phân tích các
túi ro như là cơ sở cho quản trị rải ro
~ Nhận diện rủi ro là một tiến trình liên tục lặp đi lặp lại được tiến hành để tăng cường khả năng đạt được mục tiêu, được hỗ trợ bởi các loại hoạt
động, các kỹ thuật và các cơ chế phủ hợp với việc đánh giá rủi ro Quá trình cả các n nhận diện rủi ro phải toàn điện cần xem xét quan hệ tương tác
giữa sản phẩm, dịch vu va thông tin cả bên trong và giữa tổ chức với các đối tác bên ngồi và mơi trường bên ngoài
~ Phân tích và đánh giá rủi ro: Sau khi đơn vị đã nhận dạng được rủi ro ở
mức độ đơn vị và mức độ hoạt động, cần tiến hành phân tích rủi ro Có nhiều
phương pháp phân tích ruit ro, tuy nhiên, quá trình phân tích nhìn chung
thường bao gồm các bước sau:
+ Đánh giá tầm quan trọng của rủi ro
+ Đánh giá khả năng (hay xác xuất) rủi ro có thể xảy ra
+ Xem xét phương pháp quản trị rủi ro - đó là, những hành động cần thiết cần thực hiện để giảm thiểu rủi ro
Phân tích rủi ro không phải là một vấn đề mang tính lý thuyết, nó quyết
Trang 26
bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết
để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một đơn vị,
Cần lưu ý rằng có hoạt động kiểm soát có thể giúp đạt được cả ba nhóm mục
tiêu hoạt động, tai chính và tuân thủ Có những hoạt động kiểm soát chỉ giúp
đạt được một mục tiêu cụ thể, nhưng cũng có hoạt động đáp ứng được nhiều mục tiêu Đơn vị có thể tân dụng điều này để nâng cao tính hiệu quả của toàn hệ thống
~ Phân chia trách nhiệm: Xuất phát từ thực tế là một hành vi sai sot hay gian lận chỉ có thể xây ra khi có những cơ hội hay di
kiện thuận lợi Do
vậy, để hạn chế các sai sót và gian lận, cần phái hạn chế tối đa các cơ hội này
Việc phân chia trách nhiệm hợp lý giữa các chức năng trong doanh nghiệp vì
vậy cần phải được xem xét một cách nghiêm túc và được coi như một loại
kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện hiệu quả Bởi lẽ, phân chia trách nhiệm hợp lý sẽ làm giảm thiểu cơ hội dẫn đến sai sót và gian lận cũng như
giúp phát hiện ra các sai sót, gian lân này trong doanh nghiệp Mục đích để
cho các nhân viên kiểm soát lẫn nhau Ví dụ như thủ quỹ và kế toán phải tách
biệt với nhau, kế toán kho và thủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản,
~ Kiểm soát quá trình xử: lồng tin: Để thông tin đáng tin cậy
thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và
việc phê chuẩn các nghiệp vụ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kiếm soát nói chung Các hệ thống thông tin ngày càng được xử lý phần lớn bằng các chương trình trên máy vi tính kết
Trang 27định Cụ thể, kiểm soát chung bao gồm kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ
liệu, các phần mềm hệ thống, kiểm soát truy cập và kiểm soát các hệ thống ứng dụng + Kiểm soát ứng dụng: áp dụng cho từng hệ thống cụ é, như quá trình mua hàng, bán hàng, quản lý công nợ hay chỉ phí Kiểm soát ứng dụng phải
đảm bảo dữ liệu được nhập và xử lý một cách chính xác, đầy đủ cũng như phát hiện các dữ liệu không hợp lý hay chưa được sự xét đuyệt của nhà quản lý Cụ thể kí vào, kiểm soát quá trình xử lý và c soát ứng dụng sẽ tập trung vào việc kiểm soát dữ liệu đầu soát dữ liệu đầu ra Giữa cùng là kỉ kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng có sự liên quan mật thiết và hỗ trợ lẫn nhau
- Báo vệ tài sản (kiểm soát vật chấu: Đây là hoạt động kiếm soát
“cứng”, một loại kiểm soát thường được mọi người nghĩ tới nhất khi nói về
kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Cụ thể, kiểm soát vật chất là các hoạt
động kiểm soát nhằm đảm bảo cho tải sản của doanh nghiệp như máy móc, nhà xưởng, tiền bạc, hằng hóa, các tài sản khác được bảo vệ một cách chặt
chẽ Ví dụ, doanh nghiệp thường dùng két sắt dé bảo vệ tiền, vàng hay séc, sử dụng nhà kho, camera theo dõi hay hệ thống tường rào bảo vệ hàng hóa, tài sản cố định Ngoài ra, hoạt động kiểm soát vật chất còn bao gồm việc định kỳ tiến hành kiểm kê tài sản và đối chiếu với số liệu số sách Bắt kỳ sự chên lệch nào cũng cần được giải trình và xử lý thỏa đáng Kiểm soát vật chất nhằm đảm bảo cho sự tồn tại, chất lượng hay tình trạng của các tài sản phục vụ cho
hoạt động sản xuất, kinh doanh ổn định của doanh nghiệp
~ Phân tích rà soát: xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách
Trang 28các chỉ số hay tính ra các chênh lệch dé phân tích rà soát, từ đó có thể để đưa ra các biện pháp chỉnh sửa như là một hoạt động kiểm soát, ví dụ như: tỷ lệ hàng bán bị trả lại trên doanh thụ, tỷ lệ nợ quá hạn, tỷ ệ lãi gộp, biểm động về
, biến động về doanh thu bán hàng d Thông tin và truyền thông
giá mua nguyên vật liệ
~ Thông tin: là cần thiết cho tổ chức để thực hiện các trách nhiệm KSNB
nhằm hỗ trợ việc đạt được mục tiêu
Mọi bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp đều phải có những thông tin cẩn thiết thiết cần phải được xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ giúp thực hiện trách nhiệm của mình Vì vay, những thông tin cin phận có liên quan một cách kịp thời và thích hợp Hệ thống thông tin của
doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đó chứa đựng những thông tỉn về tài
chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm sốt doanh nghiệp Một thơng tin có thể được dùng cho nhiều mục tiêu khác nhau, như để lập báo cáo tài chính, để xem xét việc tuân thủ pháp luật và các quy
định hay được dùng để điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
- Tru
thông: là các tiễn trình liên tục, lặp đi lặp lại của việc cung cấp, chia sé, và thu thập thông tin cần thiết Truyé
n thông là thuộc tính của hệ
thống thông tin Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp Bản thân mỗi hệ thống thông tin đều có chức năng truyền thông, bởi có như vậy thì những
thong tin đã được thu thập và xử lý mới có thé đến được với các đối tượng có
Trang 29Các nguyên tắc của Thông tin và Truyền thông:
~ Tổ chức thu thập hoặc tạo ra và sử dụng các thông tin chất lượng, phù
hợp dé hỗ trợ sự vận hành của các thành phần khác của KSNB,
~ Tô chức trao đổi thông tin trong nội bộ bao gồm các mục tiêu và trách nhiệm đối với KSNB cần thiết để hỗ trợ sự vận hành của các thành phần khác
của KSNB
~ Tổ chức trao đổi thông tin với bên ngoài liên quan đến các vấn đề ảnh hưởng đến sự vận hành của các thành phần kiểm sốt nội bộ
~ Thơng tin các dữ liệu được tổng hợp dựa trên sự phù hợp với các yêu cầu thông tin
~ Các yêu cầu thông tin được xác định bởi sự vận hành liên tục của các thành phần khác của KSNB, trên cơ sở xem xét nhu cầu của tất cả người sử
‘dung, cả bên trong và bên ngoải
~ Trao đổi thông tin giúp cho tổ chức chia sẻ thông tin chất lượng và phù hợp trong nội bộ và với bên ngoài
e Giám sát
Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ Xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần sửa đổi cho phù hợp với từng thời kỳ hay không Giám sát thường
xuyên (tiếp cận các ý kiến góp ý từ khách hàng, nhà cung cấp, các biển động
bất thường ) hay định kỳ (các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội
'bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện)
Giám sát thường xuyên được thực hiện ngay trong các hoạt động thường ngày và thường lặp đi lặp lại Nói cách khác, giám sát thường xuyên được tiến hành ngay trong các hoạt động thường nhật, do vậy sẽ hiệu quả hơn so với giám sát định kỳ Lý do là giám sắt định kỳ được thực hiện sau khi sự việc đã
Trang 30giám sát thường xuyên Một số đơn vị có hoạt động giám sát thường xuyên hiệu quả, thậm chí không cần thực hiện các cuộc đánh giá định kỳ hệ thống
kiểm soát nội bộ hoặc chỉ thực hiện vài năm một lần Ngược lại, một đơn vị nếu có nhu cầu kiểm soát định kỳ một cách thường xuyên hơn thì tốt nhất là nên tập trung việc đẩy mạnh các thủ tục giám sắt thường xuyên thay vì tăng cường giám sát định kỳ
1.2 KIEM SOAT NOI BQ VE CHU TRINH BAN HANG VA THU
TIEN TRONG DOANH NGHIEP
1.2.1 Noi dung của chu trình bán hàng và thu tiền
Ban hang va thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua
quá trình trao đổi tiễn — hảng Với ý nghĩa như vậy, quá trình này được bắt
nguồn từ một đơn đặt hàng của khách hàng và kết thúc bằng sự chuyển đổi hàng hóa thành một khoản phải thu và cuối cùng thành tiền mặt Thông
thường, với một doanh nghiệp nói chung, các chức năng chính của chu trình
bán hàng và thu tiền là xử lý đơn đặt hàng của người mua; xét duyệt bán chịu;
chuyển giao hàng hóa; lập hóa đơn bán hàng; xử lý và ghi số các khoản thu tiền; lập sự phòng phải thu khó đòi; xóa số các khoản phải thu khó đòi
1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Mục tiêu tổng quát là phải đảm bảo các nghiệp vụ bán hàng hóa cho các khách hàng là có thật, tránh được tình trạng "khách hàng ma” Qua đó, doanh
nghiệp xem xét khả năng của mình để đáp ứng được nhu cầu thị trường, hạn
chế tối đa tình trang cung vượt quá cầu hoặc ngược lại Tạo nên hiệu quả của việc bán hằng, tiết kiệm chỉ phí và giúp nhà quản lý kiểm soát được khoán nợ của người mua
Trong cơng tác kiểm sốt đối với bán hàng và thu tiền thì yêu cầu quan trọng của nhà quản lý là phái đạt được mục tiêu cụ thé trong từng nghiệp vụ
Trang 31a Muc tiêu kiểm soát nội bộ với nghiệp vụ bán hàng
~ Doanh thu bán hàng đã ghi số phải có căn cứ hợp lý (tính có thận), đó là
căn cứ vào các chứng từ như chứng từ vận chuyên (nếu có) và đơn đặt hàng
đã được phê chuẩn, các hợp đồng bán hàng được đánh số và được theo dõi
chặt chẽ Cơ cấu KSNB không cho phép việc ghi gian lận những nghiệp vụ
không tồn tại vào số bán hàng hay số kế toán
~ Các nghiệp vụ tiêu thụ phải được phê chuẩn và cho phép một cách đúng đắn (sự cho phép) Sự phê chuẩn này hướng vào ba trọng điểm chính:
Phê chuẩn phương thức trước khi giao hàng; Gửi hàng; Giá bán, phương thức
thực hiện một nghiệp vụ kinh tế chưa được phê chuẩn thì sẽ dẫn đến rủi ro
(nghiệp vụ lừa đảo) lâm ảnh hưởng đến hiệu quả của đơn vị,
= Cac nghiệp vụ tiêu thụ đều được ghi số đầy đủ (tính đầy đủ) Các chứng từ vận chuyển, hóa đơn, phiếu xuất kho đều được đánh số theo thứ tự
và ghỉ chép đầy đủ bởi nhân viên kế toán để đảm bảo là chúng được tính tiền
nhằm ngăn ngừa các nghiệp vụ bị gạch bỏ ra ngoài số sách
~ Doanh thu đã được tính toán đúng và ghi số chính xác (sự đánh giá)
Thông qua kiểm soát độc lập quy trình lập hóa đơn, quy trình ghi số doanh thu bán hàng theo giá cả của từng loại hàng tại thời điểm bán Kiểm tra các
phép tính và số tiền trước khi ghi số và phê duyệt nhằm tránh các sai số khi
tính toán và ghỉ số các nghiệp vụ
~ Các nghiệp vụ tiêu thụ được phân loại đúng đắn (sự phân loại) Quá
trình phân loại đúng đắn tài khoản phù hợp với cơ cấu tài khoản của doanh nghiệp, thể hiện trên sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng Cơ cấu KSNB sẽ đối chiếu ngay trên chứng từ được thực hiện trên số nhật ký, đảm bảo cho báo
cáo tài chính được trình bảy đúng đắn
~ Doanh thu được ghỉ số đúng lúc (tnh kịp thời) Cần phải có quy định về
Trang 32kế toán Kiểm tra đối chiếu nội bộ với việc ghỉ số chậm trễ xây rà vào cuối kỳ kế
toán thì sẽ ảnh hưởng đến các thông tin trên báo cáo tài chính bị sai lệch
~ Các nghiệp vụ tiêu thụ được tính toán cộng dồn đúng đắn (tính chính
xác cơ học) Nhà quản lý cần phân định trách nhiệm và kiểm tra chéo công
việc ghỉ sổ nhật ký bán hàng với số chỉ tiết các khoản phải thu Nhà quản lý thỉnh thoảng phải kiểm tra lại việc quản lý
b Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với các nghiệp vụ thu tiền
'Trên thực tế, tiền là phương tiện giao dịch nhanh nhất và theo quan điểm về rủi ro thì nó là một mặt hàng dễ gặp rủi ro nhất Vì vậy càng dễ gặp rủi ro
thì cảng phải bảo vệ và kiểm soát
~ Đảm bảo cho các khoản tiền đã ghỉ số là đã thực tế nhận được (tính có
thật) Căn cứ vào nhật ký thu tiền, số cái, số chỉ tiết các tài khoản phải thu, thường xuyên đối chiếu nhật ký thu tiền với các sao kê ngân hàng Đông thời
xem xét bằng chứng các khoản tiền đã thu được như phiếu thu, giấy báo Nợ ~ Chắc chắn tiền mặt thu được đã được ghi đầy đủ vào số quỹ và nhật ký
thu tiền (tính đầy đủ) Kiểm soát nội bộ kiểm tra việc phân tích trách nhiệm với người giữ tiền và người ghi sổ, trực tiếp xác nhận séc thu tiền Sử dụng giấy báo nhận tiền hay bảng kê tiền mặt được đánh số trước
~ Khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn, phiếu thu được đối chiếu và ký duyệt (sự phê chuẩn) Thông qua việc nhà quản lý cần có những
chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước thời hạn, cách thức duyệt các
khoản chiết khấu Bộ phận kiểm soát đối chiếu chứng từ gốc với ký duyệt phiếu thu
~ Các khoản tiền thu đã ghi số và đã nộp đều đúng với giá bán hàng (sự
đánh giá) Theo dõi chỉ tiết các khoản thu và đối chiếu với chứng từ bán hàng thủ tiền, đối chiếu với ngân hàng về các khoản tiền bán hàng,
Trang 33chiếu nội bộ việc phân loại, chú ý các điều khoản đặc biệt Quy định cụ thể các quan hệ đối ứng cụ thẻ về thu tiền
~ Các khoản thu tiền ghỉ đúng thời hạn (tính kịp thời) Quy định rõ việc
cập nhật các khoản thu tiền vào quỹ và vào số Kiểm soát nội bộ độc lập kiểm
soát ghỉ thu và nhập quỹ,
~ Các khoản thu tiền ghi đúng vào số quỹ, sổ cái và tổng hợp đúng (tính
chính xác cơ học) Phân trách nhiệm vụ ghi số quỹ với theo đôi thanh toán
tiền hàng Lập cân đối thu chỉ và gửi cho người mua đều đặn, tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển số và cộng số
Tóm lại, các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào số phụ và
phải được tổng hợp chính xác Dù sử dụng phương pháp nào để nhập và tổng
hợp các nghiệp vụ thì quá trình kiểm soát đầy đủ đều cần thiết để đảm bảo
cquá trình tổng hợp là chính xác
1.3.3 Các rủi ro chủ yếu xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền
Trong quá trình xử lý nghiệp vụ bán hàng và thu tiền, bộ phận kiểm tra
cần phải chú ý các rủi ro thường gặp như sau: (1) Rải ro về bán hàng
~ Rủi ro về đơn đặt hàng: Rủi ro xảy ra trong trường hợp doanh nghiệp
chấp nhận những đơn đặt hàng mà những hàng hóa, dịch vụ đó doanh nghiệp
không có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp cho khách hàng
~ Xuất hàng bán khi không được phép: Nhân viên bán hàng có thể thông
đồng với thủ kho xuất hàng bán cho khách kh không được sự phê chuẩn của
cấp thấm quyền phê duyệt hoặc xuất hàng vượt mức phê duyệt làm cho hạn mức tín dụng tăng, làm cho Công ty chịu rủi ro vẻ tín dụng quá mức
Trang 34đến bán hàng nhưng không thu được tiền; Bán hàng không đúng giá, tính toán
ai chiết khẩu do nhân viên bán hàng cố ý thông đồng với khách hàng để gian lận Do đó Công ty cần quy định rõ ràng bộ phân bán hàng và bộ phận phê duyệt bán chịu cần có sự tách biệt rỡ rằng, đồng thời quy định ai là người có
thấm quyền quyết định giá bán, giảm giá, chiết khấu cho khách hàng
~ Rủi ro giao hàng: Giao hàng cho khách hàng không đúng số lượng và chủng loại hàng hóa ghi trên phiếu xuất; Chuyển giao hàng hóa trước khi có yêu cầu hoặc đồng ý chuyển giao, chuyển hàng không đúng địa điểm và không đúng khách hàng dẫn đến những chỉ phí phát sinh không cần thiết như
chỉ phí vận chuyển tăng thêm Do vậy, khi giao hàng, bộ phân giao hàng phải
căn cứ vào phiếu đặt hàng đã được phê chuyệt theo đúng số lượng, chủng loại
để lập phiểu giao nhận hàng, đồng thời thủ kho căn cứ vào phiếu giao nhận hàng để xuất hàng chính xác Khi giao hàng, khách hàng phải ký vào phiếu
giao hàng để nhận hàng
~ Xuất hoá đơn bán hàng không đúng giá, tính sai chiết khấu: Nhân viên viết hóa đơn có thể do vô tình hay cố ý thông đồng với khách hàng để gian lận, viết sai giá bán hoặc tính chiết khấu cho lô hàng Do vậy khi viết hóa đơn cần có các hồ sơ như: Phiếu giao hàng đã được 2 bên xác nhận, đơn đặt hàng
đã được
được phê duyệt để giúp cho việc kiểm tra chính xác giá bán trên hóa đơn
chiếu với phiểu giao hàng, Đồng thời cần có bảng giá bán đã
- Bán hàng nhưng không thu được tiền do khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc có tiền nhưng không chịu thanh toán: Ví bán hàng trả
chậm luôn có thể xảy ra rủi ro không thu được tiền, điều này có thể do công tác đánh giá uy tín của khách hàng không được tốt Do vậy cần thiết phải tăng
cường công tác thẳm định uy tín khách để giảm thiểu rủi ro do không thu hồi
Trang 35(2) Ruii ro vé thu tién
~ Người được giao nhiệm vụ thu tiền của khách hàng bằng tiền mặt nhưng không nộp về Công ty: Nhân viên bán hàng thu tiền của khách hàng
nhưng chiếm dụng sử dụng cho mục đích cá nhân mà không nộp tiền kịp thời về Công ty Do vậy cần tách biệt chức năng bán hàng và thu tiền Nhân viên
bán hàng không được thu tiền của khách hàng, đồng thời khuyến khích khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua Ngân hàng cũng sẽ giúp làm giảm
bớt rủi ro và các chỉ phí liên quan đến bán hàng thu tiền mặt (3) Rúi ro về ghỉ số kế toán
Các nghiệp vụ bán hàng không được ghi chép đầy đủ, dẫn đến phản ánh thiếu doanh thu và các khoản phải thu: Doanh thu phải được ghi nhận đầy đủ
vào
toán, tránh trường hợp bỏ sót Trường hợp này Công ty cần đảm bảo tất cả hóa đơn bán hàng phải được cập nhật đầy đủ bằng cách đi chiếu
hóa đơn đã cập nhật vào số với số hóa đơn đã sử dụng
1.2.4 Quá trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
« Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng
Những đơn đặt hàng của khách hàng được nhận theo nhiều phương thức
khác nhau có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại Đơn đặt hàng thông thường được viết theo mẫu của người
mua hoặc của công ty Tuy nhiên, đơn đặt hàng phải đáp ứng
đủ yêu
về số lượng, mẫu mã, chủng loại sản phẩm, hàng hóa, ngày tháng giao hang,
địa điểm, phương thức tạm ứng, thanh toán Sau đó là hợp đồng về mua bán
hàng hóa, dịch vụ Về pháp lý đó là việc bày tỏ sự sẵn sảng mua hàng hóa theo những điều kiện xác định Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của
Trang 36Các thủ tục kiếm soát bao gồm:
~ Tất cả các ĐĐH phải được đánh số thứ tự, có chữ ký, con dấu hợp pháp
của người có thẳm quyền bao gồm cả người mua hàng và người bán hàng ~ Hệ thống thơng tin kế tốn phải cung cấp kịp thời chính xác về tình
hình tổn kho
~ Sự phê chuẩn bán hàng của cắp có thẩm quyền về chủng loại, số lượng, giá cả, phương thức giao hàng Khi đã chấp nhận ĐĐH hoặc không chấp nhận với các điều kiện trong Đơn đặt hàng thì cằn báo cho khách hàng để
tránh tranh chấp,
~ Xây dựng mẫu đơn đặt hàng
b Xét duyệt bắn chịu
Do ban hang gắn liền với thu tiền nên ngay thỏa thuận từ đầu, sau khi quyết định bán cần xem xét và quyết địn bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô
hàng, Nếu Đơn đặt hàng nhận từ một khách hàng uy tín và có quan hệ lâu dài
với doanh nghiệp, thông thường doanh nghiệp sẽ có sẵn tài liệu đánh giá tín dụng của khách hàng Nếu Đơn đặt hàng là khách hàng mới mà có ý muốn
mua chịu, doanh nghiệp sẽ kiểm tra tỉnh hình tải chính của khách hàng có thể
trả nợ được không hoặc tham khảo ý kiến của tổ chức tín dụng Việc xét duyệt có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến nhanh qua tỷ lệ chiết khẩu thanh toán nhanh Việc 'bán chịu dẫn đến khá nhiều rủi ro cho doanh nghiệp khi khách hàng không có
khích người mua trả
khả năng thanh toán hoặc cổ ý không thanh toán vì vậy nên việc kiểm tra tín dụng, xét duyệt bán chịu là rất quan trọng Vì lý do đó nên trong thực tế các
doanh nghiệp đều rất chú trọng bước này, mỗi doanh nghiệp đều xây dựng
Trang 37Các thủ tục kiếm soát bao gồm:
ic nghiệp vụ bán chịu đều được xét duyệt bởi cấp có thắm quyền
~ Cung cắp thông tin định kỳ phục vụ cho việc đánh giá xếp hạng uy tín
khách hàng
~ Cung cấp thông tin phục vụ phân loại công nợ theo thời hạn, kiểm sốt
chặt chẽ cơng nợ quá hạn, khó đồi
~ Xây dựng hạn mức tín dụng cụ thể cho từng khách hảng
- Phê đuyệt bán chịu có dựa trên chính sách bán hàng của công ty, có quy
định cụ thể được cấp có thẩm quyền phê duyệt bán chịu, các chính sách bán
chịu phải cụ thể, rõ rằng,
© Xuất kho và chuyễn giao hàng hóa
Sau khi Đơn đặt hàng đã được chấp nhận thì bộ phận giao hàng phải
chuẩn bị hàng về số lượng, mẫu mã, quy cách theo đúng như trong Đơn đặt
hàng để giao cho khách hàng Ngay khi có lệnh bán hàng, phiếu xuất kho thì
hàng mới được xuất Nếu giao hàng theo phương thức tại kho người mua thì
doanh nghiệp phải chuẩn bị các chứng từ vận chuyển và vận chuyển hàng
đến, nếu giao hàng tại kho của doanh nghiệp thì người mua phải đến nhận hoặc ủy quyền cho người vận chuyển đến nhận và phải có xác thực, có chữ ký
của đơn vị mua,
'Các thủ tục kiểm soát bao gồm:
~ Ghi nhận thông tin về ĐĐH, số lượng chất lượng thời gian giao hàng, địa điểm, thông tin phải được đồng bộ xuyên suốt qua tắt cả các khâu, các bộ
phận
~ Kiểm tra kỹ trước khi giao hàng cho khách hàng ~ Xác định phương thức vận chuyển hàng
Trang 38hợp nhằm lẫn, bỏ sót nghiệp vụ
- Bộ phận giao hàng nên lưu giữ n
phiếu giao hàng cần được đánh số trước và cần được lập dựa trên đơn đặt
hàng đã được phê duyệt
~ Khi giao hàng đề nghị khách hàng ký nhận đã nhận hàng 4 Lập và
'Việc xuất hóa đơn cho khách hàng thường phải đợi đến khi hàng hóa đã
lên của phiếu giao hảng Các
tra hóa đơn
nằm trong quyền sở hữu của người mua Nếu không, dễ có sai sót và phải sửa
chữa Khi hang đã được giao cho khách hàng, thì người có trách nhiệm lập hóa đơn sẽ phải lập hóa đơn và giao cho khách hàng Hóa đơn trước khi được giao phải được kiểm tra và được ký duyệt của người có thẩm quyền Hóa đơn chính là căn cứ để khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp Vì vậy, đây chính là chứng từ quan trọng nhất trong chu trình bán hàng và thu tiền này, nó
cung cấp thông tin về tổng giá trị giao dịch và phục vụ cho việc ghi số doanh
thu, khoản nợ phải thu của kế toán Vậy nên cần kiểm soát quá trình lập hoá đơn Biện pháp này giúp hạn chế được khả năng sai sót trong quá trình lập và
vào số các chứng từ, đồng thời hạn chế gian lận cố tình lập hoá đơn khống Các thủ tục kiểm soát bao gồm:
~ Lập hoá đơn chính xác về tên, số luợng, giá tri,
'ng dụng phần mềm kế toán cho phép tự động cập nhật đơn giá, tỷ lệ
chiết khấu khi lập hoá đơn
~ Định kỳ đối chiếu giữa chứng từ vận chuyển với hóa đơn bán hàng liên
quan
~ Xây dựng bảng giá
¢ Ghi so doanh thu bin hing
Trang 39chuẩn của khách hang Các nghiệp vụ bán hàng cần được ghi số doanh thu
đúng đắn, trung thực và hợp lý, đúng với quy định
Các thủ tục kiểm soát bao gồm:
- Đánh số liên tục phiéu giao hàng và hóa đơn
~ Tách biệt giữa bộ phận ghí nhận doanh thu và bộ phận kiểm tra việc ghỉ nhận
~ Định kỳ đối chiếu lượng hàng bán ra giữa bộ phận bán hàng và bộ phận
kế toán
~ Tuân thủ nguyên tắc phù hợp khi ghi nhận doanh thu, huớng dẫn cụ thể
cho từng truờng hợp ghỉ nhận doanh thu
- Kế toán chỉ ghỉ nhận doanh thu khi có chữ ký của khách hàng trên
DDH va phiéu giao hang
.£- Xử lý và ghỉ sỗ các khoản giảm trừ doanh thư
Mặc dù trước khi giao hàng cho khách hàng doanh nghiệp đều xem xét
các điều kiện về hàng trong Đơn đặt hàng Tuy nhiên, vẫn không tránh khỏi
trường hợp khách hàng không hài lòng với hàng hóa doanh nghiệp giao và sẽ đòi trả lại hoặc đồi giảm giá cho số hàng đã bán Các khoản làm giảm trừ
doanh thu cũng có thể là các khoản chiết khẩu thương mại mà doanh nghiệp
áp dụng cho khách hàng Để tránh gian lân sai sót trong trường hợp này như
nhân viên bán hàng đã biển thủ khoản chiết khấu thương mại của khách hàng, nhân viên gian lận biển thủ số tiền giảm giá hàng bán cho khách hàng, kế toán
hoặc bộ phan ban hang không ghỉ số các nghiệp vụ giảm trừ doanh thu, người không có thâm quyền tự ý duyệt các khoản giảm trừ doanh thu, không có hóa
đơn hàng trả lại nhưng kế toán vẫn ghi
Các thủ tục kiểm soát bao gồm:
Trang 40~ Định kỳ đối chiếu số lượng hàng tồn kho giữa bộ phận kho và bộ phận
kế toán
~ Xây dựng chính sách chiết khẩu giảm giá hàng bán và thông tin rộng rãi
đến khách hàng
ø Theo dõi thanh tốn
« Đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiễn ngay:
Khi tiền được thu trực tiếp tại doanh nghiệp thì tat nhiên đối với bat ky
một doanh nghiệp nào cũng phái có những thủ tục kiểm soát nội bộ liên quan đến khoản tiễn thu được này Bởi vì, tiền rất quan trọng đối với doanh nghiệp việc quản lý tiền sao cho tốt, không bị thất thoát, gian lận biển thủ là yêu cầu
đối với doanh nghiệp Việc theo dõi các khoản tiền thu được từ bán hàng cũng rất quan trọng, nó phản ánh số tiền doanh nghiệp thu được từ việc bán hàng
khi khách hàng thanh toán ngay
Các thủ tục kiểm soát bao gồm:
- Tach biệt chức năng giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt
- Bồ trí nhân viên trực tiếp giám sát hoặc lắp đặt hệ thống theo dõi camera 24/24 tại những địa điểm thu tiền của khách hàng
~ Không để luợng tiền mặt tồn quỹ quá cao
~ Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng
«Đối với nghiệp vụ bán chịu:
Khi xây ra nghiệp vụ bán chịu ở doanh nghiệp thì sẽ hình thành nên khoản phải thu khách hàng, doanh nghiệp theo dõi thanh toán ở nghiệp vụ này tức là theo đõi và quản lý các khoản phải thu Các khoản phải thu thể hiện trên bảng cân đối là tải sản của doanh nghiệp do đó doanh nghiệp phải có biện
pháp quản lý đẻ tránh thất thoát Việc quản lý và theo đõi các khoản phải thu
hình (hành khi phát sinh các khoản phải thu và cho đến khi nó được khách