Luận văn Kiểm soát chi phí tại Công ty cổ phần Dược phẩm Quảng Bình nghiên cứu hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát chi phí; nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi phí tại Công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình; qua nghiên cứu thực tiễn kết hợp với lý luận, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát thu chi tại công ty.
Trang 1ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG vO TH] HOAL
KIÊM SỐT CHI PHÍ
Trang 2ĐẠI HỌC DA NANG 'VÕ THỊ HỒI
KIÊM SỐT CHI PHÍ
[TẠI CÔNG TY CÓ PHAN DUQC PHAM QUANG BiNH Kế toán Chuyên ngàn Ma sb: 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SI QUAN TRI KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Hoàng Tùng
Đà Nẵng - Năm 2013
Trang 3
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bồ trong bắt kỳ công trình nào khác
“Tác giả luận văn
Trang 4MO BAU 1
1 Tính cấp thiết của đề
2 Mục tiêu nghiên cứu
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4 Phương pháp nghiên cứu
5 Kết cấu của luận văn
6 Tổng quan tài liệu
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐÈ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIÊM SỐT
CHI PHÍ TRONG CAC DOANH NGHIEP SAN XUẤT 7
1.1, NHUNG VAN DE CHUNG VE HE THONG KIEM SOÁT NỘI BỘ 7
1.1.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ 7
8 9 1.1.2 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.3 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát 1.1.4 Thủ tục kiểm soát 10 1.2 KIỀM SỐT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 2 1.2.1 Khái niệm chỉ phí 12 1.2.2 Phân loại chỉ phí trong các doanh nghiệp sản xuất l3 1.2.3 Các thủ tục kiểm soát đối với chỉ phí trong Doanh nghiệp 17
KET LUAN CHUONG 1 23
CHƯƠNG 2: THỰC TẾ CONG TAC KIEM SOÁT CHI PHI TAL
CONG TY DUQC PHAM QUANG BINH 24
2.1 GIGI THIEU VE CONG TY CO PHAN DUGC PHAM QUANG BINH 24
Trang 52.2 THUC TRANG KIEM SOAT CHI PHI TAL CONG TY CO PHAN DUOC QUANG BÌNH 32 2.2.1 Cơng tác lập dự toán chỉ phí 3 2.2.2 Thủ tục kiểm soát chỉ phí sản xuất 35 2.2.3 Thủ tục kiểm soát chỉ phí khác 55
23 DANH GIA CHUNG VE CONG TAC KIEM SOAT CHI PHÍ TẠI
CONG TY CO PHAN DUOC PHAM QUANG BINH 64
2.3.1 Ưu điểm 6
2.3.2 Nhược điểm “
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 67
CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NHÀM HỒN THIỆN CONG TAC KIÊM SỐT CHI PHÍ TẠI CƠNG TY CÔ PHẢN DƯỢC PHÁM
QUANG BÌNH ° ° 68
3.1 HỒN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIÊM SỐT CHI PHÍ TẠI CƠNG TY
CO PHAN DUOC PHAM QUANG BINH 68
3.1.1 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp 68 3.1.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chỉ phí nhân công trực tiếp T0
3.1.3 Hoan thiện thủ tục kiểm soát chỉ phí sản xuất chung, 7 3.1.4 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chỉ phí khác n
3.2 HOÀN THIEN MOI TRUONG KIEM SOÁT T1
3.2.1 Về cơ cầu tô chức bộ máy quản lý 7
3.2.2 Về chính sách nhân sự, khen thưởng 78
3.2.3 VỀ công tác xây dựng kế hoạch, định mức, lập dự toán chỉ phí 9 3.2.4 Về hệ thống chứng từ, sổ sách 79
Trang 63.3.3 Xây dựng hệ thống báo cáo
KET LUẬN CHUONG 3
KẾT LUẬN
DANH SÁCH TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐÈ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)
Trang 7BHYT CPSX HĐQT KPCD KSNB NCTT NVL QLDN SXC TSCĐ 'Bảo hiểm y tế
Chi phi sản xuất
Hội ding qn trị Kinh phí cơng đồn
Kiểm soát nội bộ
'Nhân công trực tiếp
Nguyên vật liệu Quản lý doanh nghiệp
Sản xuất chung
Trang 8
Số hiệu a Tên bảng Trang
+¿¡ | Bảng dự toán chỉ phí nguyên vật liệu rực tiếp sản | xuất TX hộp 100
2.2, | Bảng dự toán chỉ phí NCTT cho sản xuất sản phẩm 34
23 | Bảng chấmcông 47
2.4, | Bảng tính tiền công làm thêm tháng 10 năm 2012 4 2.5, _| Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương tháng 10 49 2.6 _ | Bảng thanh toán tiền lương tháng 10 năm 2012 50 3.1, | Bang phân tích chỉ phí nguyên vật liệu §5 3.2. | Bảng phân tích chỉ phí nhân công trực tiếp 87 3.3. | Bang phân tích chỉ phí sản xuất 89
Trang 9
Số hiệu sơ đồ Tên sơ đồ Trang
2.1 | Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty dược Quảng Bình 26
22 | Tổ chức bộ máy kế tốn cơng ty 29
Trang 10
1 Tính cấp thiết của đề tài
Dược là một trong những ngành có vị trí quan trọng trong nên kinh tế quốc dân và đời sống xã hội Tại Việt Nam thị trường dược phẩm khá rộng,
mức độ cạnh tranh gay gắt Quá trình hội nhập AFTA và WTO đôi hỏi các
doanh nghiệp ngành dược phẩm trong nước phải có những đầu tư và phát
triển mạnh mẽ, nâng cao năng lực cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài Các doanh nghiệp khi hoạt động sản xuất kinh doanh đều hướng tới
mục tiêu tối đa hóa giá trì doanh nghiệp Để đạt được mục tiêu này, các doanh nghiệp phải thực hiện nhiều biện pháp, trong đó cơng tác kiểm sốt chỉ phí là một trong những biện pháp hết sức quan trọng và cần thiết
Trong điều kiện hội nhập, một mặt mở ra cơ hội cho công ty tiếp cận với
công nghệ mới, mở rộng thị trường tiêu thụ,mặt khác với tình hình cạnh tranh của thị trường trong nước và thị trường thể giới hiện nay th
n pháp tối ưu nhất của các Công ty Dược VN là phải kiểm soát được chỉ phí, dồi hỏi phải có
một hệ thống chuyên trách cung cấp thông tin vẻ chỉ phí phục vụ cho yêu cầu kiểm soát chỉ phí Để đạt được được điều
cơng tác kiểm sốt chỉ phí tại
công ty phải được tiến hành một cách hiệu quả nhất Khi hiểu được các loại chỉ
phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chỉ phí, công ty có thể kiểm soát được chỉ phí, từ đó có thể tiết kiệm chỉ phí, vấn đề chỉ tiêu sẽ hiệu quả hơn, và sau cùng là tăng lợi nhuận hoạt động của doanh nghiệp Do đó việc thiết lập một hệ thống
kiểm soát nội bộ chặt chẽ, hiệu quả là một trong những vấn đề cấp thiết đối với
các doanh nghiệp, đặc biệt là hệ thơng kiểm sốt nội bộ về chỉ phí
Mặt khác, việc xây dựng các thủ tục cũng như chế độ kiểm soát chi phi
tại công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình chưa được quan tâm đúng mức và còn nhiều hạn chế trong việc tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát, thủ tục
Trang 11phạm trong quá trình kiểm soát chỉ phí 2 Mục tiêu nghiên cứu
~ Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát chi phi
~ Nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác kiểm sốt chỉ phí tại Cơng
ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình
~ Qua nghiên cứu thực tiễn
giải pháp nhằm tăng cường công tác ết hợp với lý luận, tác giả
im soát thu chỉ tại Công ty
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đổi tượng nghiên cứu: Đỗi tượng nghiên cứu của đề tài là cơng tác
kiểm sốt chỉ phí tại công ty cỗ phần dược phẩm Quảng Bình
~ Phạm ví nghiên cứu: Công ty cỗ phần dược phẩm Quảng Bình 4 Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện luận văn, tác giả sir dung
phương pháp tiếp cận, thu thập thông tin Tác giả tiếp cận với các quyết toán, dự toán chỉ phí và thực tế thực hiện chỉ phí tại công ty cỗ phần dược phẩm
‘Quang Binh nhằm thu thập các thông tin về kiểm soát và các vấn đề khác để
tìm ra những hạn chế trong kiểm soát chỉ phí tại công ty Trong quá trình
nghiên cứu, tác giả dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng va sử
dụng các phương pháp như phương pháp thống kê, tổng hợp, phân tích so
Trang 12Chương 3: Các giải pháp nhằm hoàn thiện cơng tác kiểm sốt chỉ phí
tại Công ty cỗ phần dược phẩm Quảng Bình
6 Tổng quan tài liệu
Kiém soát chỉ phí doanh nghiệp ở thời nào cũng rất quan trọng, nhất là
trong thời dai ngày nay khi tình hình cạnh tranh trên thương trường ngày cảng
khốc liệt, thành công sẽ thuộc về một doanh nghiệp được kiểm soát chỉ phí chặt chẽ Người quản lý doanh nghiệp cần phải nắm các thông tin về chỉ phí
để ra quyết định Tính toán, kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân quỹ và tính giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ Việc kiểm soát chỉ phí của
doanh nghiệp khơng chỉ là bài tốn về giải pháp tài chính, mà còn là giải pháp về cách đùng người của nhà quản trị Đây chính là vấn đề sống còn của doanh
nghiệp trong thời kỳ hội nhập Hiểu được tầm quan trọng của việc kiểm soát chỉ phí nên hiện nay, một số doanh nghiệp đã quan tâm đến việc xây dựng
cho mình một hệ thống hoặc các giải pháp kiểm soát chỉ phí nhằm đảm bảo các lợi ích cho doanh nghiệp Bên cạnh đó, cũng đã có rất nhiều chuyên gia đã đưa các ý tưởng, giải pháp mang tính khoa học và các đẻ tài nghiên cứu về vấn đề kiểm soát chỉ phí Trong khuôn khổ để tài đang thực hiện, tác giả đã nghiên cứu về các vấn đề kiểm soát chỉ phí trong doanh nghiệp, cụ thể như tác
giả Nguyễn Thị Thanh Thúy (2010) “Tang cường kiểm soát chỉ phi sản xuất
tại Công ty cổ phần Vinaconex 25”; tác giả Tô Đình Dân (2010) “Tăng cường
kiểm soát chỉ phí sản xuất tại công ty cỗ phần khoáng sản Bình Định”; tác giả
“hái Thị Minh Hiền (201 1) “Tăng cường kiểm soát nội bộ chỉ phí sản xuất tại
công ty cổ phần dệt Hòa Khánh; tác giả Hoàng Thị Minh Hạnh (2008) *Xây dựng quy tại Palm garden resorttính Quảng Nam”
Trong khi trình bày, các tác giả đã gải quyết được rất nhiều vấn đẻ
Trang 13
'Vinacinex 25, tìm hiểu thực trạng cơng tác kiểm sốt chỉ phí sản xuất tại công
ty da giải quyết được một số vấn đề sau:
- Hệ thống hóa lý luận về kiểm soát chi phí sản xuất: tìm hiểu những, van dé co ban vẻ kiểm soát chi phi trong quan lý, bản chất cũng như phân loại
chỉ phí sản xuất trong doanh nghiệp xây dựng, nội dung cơ bản về kiểm soát chỉ phí sản xuất trong doanh nghiệp xây dựng
~ Tìm hiểu về hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý, thực
trạng kiểm soát chỉ phí sản xuất tại công ty cỗ phẩn vinaconex 25 Đánh giá thực trạng cơng tác kiểm sốt chỉ phí sản xuất tại công ty cổ phần Vinaconex 25, cl
ra ưu điểm, hạn chế cũng như nguyên nhân dẫn đến những mặt tồn tại đó ~ Để xuất một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chi phi sản xuất
tại công ty cổ phần Vinaconex 25: Tăng cường soát chỉ phí sản xuất
theo định hướng gắn với trung tâm chỉ phí, trong đó Đôi được xem là trung
tâm chỉ phí sản xuất và Đội trưởng là người chịu trách nhiệm vẻ báo cáo c†
phí sản xuất của trung tâm
~ Giải pháp tăng cường kiểm soát chỉ phí sản xuất thông qua phân tích
chỉ phí sản xuất Công ty sử dụng phương pháp so sánh tương đối, tuyệt
tiến hành phân tích sự biến động từng loại chỉ phí sản xuất thực tế phát sinh
với dự toán chi phí xây dựng
~ Giải pháp tăng cường kiểm soát chỉ phí sản xuất thông qua việc hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chỉ phí sản xuất
- Giải pháp tăng cường kiểm soát chỉ phí sản xuất thơng qua hồn thiện giao khốn giữa cơng ty véi các Đội xây dựng, trong đó chủ trương khoán
theo khoản mục chỉ phí gắn với đối tượng xây lắp cụ thể
Trang 14giải pháp tăng cường kiểm soát CPSX tại Công ty cổ phần dệt Hòa Khánh ~ Luận văn đi sâu nghiên cứu, phân tích thực trạng cơng tác kiểm sốt 'CPSX tại Công ty bao gồm:
+ Phân tích thực trạng các yếu tố của môi trường kiểm soát, hệ thống
kế toán và thủ tục kiểm soát có ảnh hưởng đến tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống KSNB
+ anh giá ưu diém và hạn chế, tổn tại
~ Luận văn đã phân tích sự cần thiết phải hoàn thiện, tăng cường kiểm soát chỉ phí sản xuất
'Với những nội dung vừa nêu luận văn nhìn chung đã đáp ứng yêu cầu
cơ bản của mục tiêu đề ra
Với tác giả Tô Đình Dân, trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn, luận văn đã
- Hệ
doanh nghiệp nói chung và các đặc
iải quyết được các nội dung sau:
soát CPSX trong
iém kiểm soát CPSX trong ngành khai
thác và Chế biến khoáng sin Titan nói riêng, làm tiền đề cho việc đánh giá thực trạng và tìm ra các giải pháp tăng cường cơng tác kiểm sốt CPSX tại
Công ty cổ phần khoáng sản Bình Định
~ Luận văn phản ánh thực trạng cơng tác kiểm sốt CPSX tại Công ty
cổ phần khoáng sản Bình Định bao gồm: Mơi trường kiểm sốt; phân loại 'CPSX; thiết lập các thủ tục kiểm soát chỉ phí sản xuất; công tác lập dự toán
chỉ phí sản xuất và tổ chức hệ thống thông tin kế tốn phục vụ cơng tác kiếm
soát CPSX Phân tích chỉ ra mặt hạn chế cẳn hồn thiện tại cơng ty
Trang 15lập lại dự toán CPSX
'Với đề tài Xây dựng quy trình kiểm soát chi phi tai Palm garden resort
tỉnh Quảng Nam, Tác giả Hoàng Thị Minh Hạnh đã giải quyết được những
vấn dé sau:
~ Đưa ra những lý luận chung về kiểm soát chỉ phí tại doanh nghiệp kinh doanh du lịch dịch vụ gồm quy trình kiểm soát, các thành phần của hệ thống kiểm soát và thủ tục kiểm soát chỉ phí
- Tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát chỉ phí tại Khu du lich Palm
Garden Resort và đưa ra các đánh giá chung về công tác kiểm soát chỉ phí tại
đơn vị
~ Luận văn đưa ra một số cách giải quyết nhằm hoàn thiện quy trình
kiểm soát tại đơn vị từ mơi trường kiểm sốt, hệ thống chứng từ số sách đến
kiểm soát các chỉ phí chủ yếu tạo nên giá trị sản phẩm dịch vụ nhằm giảm
thiểu các thất thoát về chỉ phí do phát sinh không đúng mục đích, giúp nhà
cquản lý đưa ra các quyết định tài chính đúng lúc
Tôi cho rằng những công trình khoa học trên là những tư liệu rất quý 'báu về cả lý luận và thực tiễn
Tuy nhiên, trong điều kiện nền kinh tế còn nhiều biến động, hơn nữa nước ta đã chính thức là thành viên của tổ chức thương mại thể giới (WTO),
vì thế công tác kiểm soát chỉ phí sản xuất ở công ty cần thiết phải vận dụng những lý luận về đặc điểm của ngành vào thực tẾ cơng tác kiểm sốt chỉ phí sản xuất của công ty để công tác kiểm soát chỉ phí sản xuất ở công ty ngày
cảng tốt hơn, đủ sức cạnh tranh và đứng vững trên thương trường trong nước
Trang 16TRONG CÁC ĐOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.1 NHUNG VAN DE CHUNG VE HE THONG KIÊM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm sốt ln giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ nghĩa về hệ thống kiểm soát n \g kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Có nhiều quan niệm và định
bộ Có thể kẻ đến một vài định nghĩa sau:
Hé thơng kiểm sốt nội bộ là các quy định và các thủ tục kiém soái do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện
gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý: nhằm bảo vệ
quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị (Theo chuẩn mực kiểm
toán Việt Nam số 400)
Hay: Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tụe
do Ban giảm đốc của doanh nghiệp thiết lập nhằm bảo đảm việc quản lý chặt
chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thé Các thủ tục này đôi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và
phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và đây đủ của các ghỉ chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn (Theo chuẩn
mực kiểm toán Quốc tế số 400)
Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thẳng các chính sách, thủ tục được thiết kế tại đơn vị nhằm đảm bảo
thực hiện bắn mục tiêu cơ bản sau:
Trang 17~ Đảm bảo hiệu quả và hiệu lực của các hoại động
1.1.2 Ý nghĩa của hệ thống kiếm sốt nội bộ
Nếu khơng có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao
động vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích
chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được
rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một
cách chính xác, khoa học chứ không phải đựa trên sự tin tưởng cảm tính?
Trong một tổ chức bắt kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền
lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao đông luôn tồn tại song
hành vì vậy một hệ thống vững mạnh có ý nghĩa như sau:
~ Bảo vệ tải sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị nếu không được bảo vệ
bằng hệ thống kiểm soát phù hợp có thể bị đánh cắp, bị hư hại sử dụng không
đúng mục đích hoặc bị lạm dụng vào những mục đích cá nhân khác nhau
~ Bảo đảm độ tin cậy các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán thu thập, xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc ra
quyết định của nhà quản lý bên trong và ngoài đơn vị Vì vậy, các thông tin
cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của
mọi hoạt động kinh tế, tải chính
~ Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải tuân thủ đúng mức
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao
Trang 18phận có mối liên hệ chặt chẽ với nhau a Môi trường kiểm soát
Là nền tảng ý thúc, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm
soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức Môi trường kiểm soát là nền tảng
cho bốn bộ phận (hay thành phần) còn lại của hệ
ống kiểm soát nội bộ nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phủ hợp Nó được thể hiện thông qua tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực,
triết lý quản lý, phong cách điều hành
b Đánh giá ri ro
Phải nhận thức được và đối phó với các rủi ro mả tổ chức có thể gặp
phải Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro có thể đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu của tổ chức, như mục tiêu bán hàng, sản xuất, marketing, tài chính và các hoạt động khác sao cho tổ chức đạt được mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động
© Hoạt động kiểm soát
Là những chính sách và thủ tục kiểm soát để dảm bảo cho các chỉ thị
của nhà quản lý được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu Hoạt động kiểm
soát diễn ra trong toàn bộ tô chức ở mọi cắp độ và mọi hoạt động d Hệ thống thông tỉn và truyền thông
Các thông tin cằn thiết phải được nhận dạng, thu thập và trao déi trong, tổ chức đưới các hình thức và thời gian thích hợp, sao cho nó giúp mọi thành
viên trong tổ chức thực hiện được nhiệm vụ của mình Thông tin và truyền
thông tạo ra báo cáo, cung cấp các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát tổ chức Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo
Trang 19nhau Mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong hệ thống kiểm soát nội
bộ cũng như hoạt động của từng cá nhân có tác động tới công việc của người khác ra sao Ngoài ra, cũng cần có sự trao đổi thông tin hữu hiệu giữa tổ chức
với các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông, các cơ
‘quan quan ly e Giám sắt
Là quá trình đánh giá chất lượng của hệ
thời gian Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ cần được phát soát nội bộ theo ring kid hiện kịp thời để có biện pháp khắc phục cảng sớm càng tốt [3, tr 16-17] 1 ‘Tha tuc kiểm soát là toàn bộ các quy trình, các chính sách do nhà quản Thủ tục kiểm soát
lý thiết lập nhằm mục đích giúp đơn vị kiểm soát các rủi ro mà đơn vị có thể gặp phải Thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản,
sồm:
~ Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm
và công việc được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người
trong một bộ phận Sự phân chia phân nhiệm rõ rằng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xây ra thường dễ phát hiện, thuận lợi
cho công tác kiểm tra
'Đảm bảo được nguyên tắc này, doanh nghiệp sẽ tránh được việc một cá nhân, bộ phận toàn quyền thực hiện một công việc từ đầu đến cuối Vì vậy, sẽ
có sự giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận va cá nhân, ngăn ngừa được các tiêu
cực có thể phát sinh, đồng thời nâng cao năng suất làm việc
~ Nguyên tắc bắt kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích
hợp vẺ trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai
phạm và hành phi lạm dụng quyền hạn Không được bố trí kiêm nhiệm giữa
Trang 20biệt chức năng phê chuẩn, hạch toán với bảo quản tài sản, hoặc giữa chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát
~ Nguyên tắc try quyển và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của người quản
lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định Sự phân quyền cho các cắp và xác định rõ thẩm
quyền phê chuẩn cho từng người sẽ giúp cho các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh tiến triển tốt đẹp, đồng thời giúp cho nhà quản lý kiểm soát hạn chế được sự tùy tiện khi giải quyết công việc
* Các thủ tục kiếm soát chủ yếu bao gồm: - Phân chia trách nhiệm đẩy đủ: Mục ich của việc phân chia nảy nhằm giúp cho các nhân viên có thể kiểm soát lẫn nhau, có sai sốt xây ra thì sẽ
được phát hiện nhanh chóng, đồng thời làm giảm nguy cơ gian lận của các cá
nhân trong khi thực hiện nhiệm vụ của minh, chẳng hạn:
+ Tách chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Nhằm ngăn
chặn hành vi tham ô tài sản Nếu cho một người kiêm nhiệm hai chức năng này thì rất có thể tạo ra rủi ro cho doanh nghiệp, người này sẽ tự tiện sử dụng
tài sân của đơn vụ cho lợi ích cá nhân và tự thực hiện điều chỉnh số liệu trên
số sách kế toán để che giấu hành vi gian lận của mình
+ Tách chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản
"Nhằm hạn chế khả năng kê khai khong nl
+ Tách chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nhằm đảm bảo thông tin được chính xác, hạn chế sai lệch do bị thổi phông hoặc che
thâm lạm tải sản của đơn vị
giấu số liệu thực
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cằn thực hiện tốt việc kiểm soát chặt chẽ hệ thống, chứng từ, sổ sách kế toán và đảm bảo việc phê chuẩn các nghiệp vụ phải đúng
Trang 21+ Chứng từ phải được đánh số liên tục
“+ Chứng từ phải được lập ngay khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh
+ Chứng từ được thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, đầy đủ các thông
tủn cần thiết cho việc gỉ chép sổ sách và theo dõi, kiểm soát + Chứng từ luân chuyển kịp thời, khoa họe, nhanh chóng,
+ Số sách phải được đánh số trang, ghi chép kịp thời , có ký xác nhận khi thực hiện đối chiếu, kiểm tra của các bộ phận liên quan
+ Céng tác lưu trữ bảo quản chứng từ, số sách phải an toàn, khoa học, đúng quy định
+ Mỗi nghiệp vụ phát sinh đều phải có sự phê chuẩn của cấp có thẩm “quyền trong phạm vi quyễn hạn cho phép, đúng trình tự
~ Kiểm soát vật chất: Định kỳ, cần làm tốt việc kiểm kê tài sản trên thực
tẾ, so sánh với số
trên số sách nhằm kịp thời phát hiện các sai lệch nếu có,,
đưa ra giải pháp xử lý phù hợp, nhanh chóng
~ Kiểm tra độc lập việc thực hiện nghiệp vụ: Đây là công việc được thực hiện bởi các cá nhân hoặc bộ phận khác, độc lập với cá nhân, bộ phận
thực hiện nghiệp vụ nhằm hạn chế những rủi ro có thể xảy ra cho doanh
nghiệp
~ Phân tích, soát xét lại việc thực hiện: Là hoạt động xem xét lại những,
công việc đã được thực hiện trong kỳ thông qua việc so sánh số liệu thực tế với số liệu định mức, kế hoạch, dự toán, hoặc số thực hiện ở kỳ trước chẳng
Trang 22được biểu hiện bằng tiền phat sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị mà đơn vị đã bỏ ra trong một kỳ nhất định (tháng, quý, năm),
1.2.2 Phân loại chỉ phí trong các doanh nghiệp sản xuất 4 Phân loại chỉ phí theo chức năng hoạt động
Chỉ phí phát sinh trong các doanh nghiệp sản xuất, xét theo công dụng, của chúng, hay nói một cách khác, xét theo từng hoạt động có chức năng khác
nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh mà chúng phục vụ, được chia thành
hai loại lớn: chỉ phí sản xuất và chỉ phí ngoài sản xuất |4, tr 20-21]
Chỉ phí sản xuất: là toàn bộ chỉ phí có liên quan đến việc chế tạo sản phẩm trong một kỳ kinh doanh nhất định, chỉ phí sản xuất bao gồm:
~ Chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp ~ Chỉ phí nhân công trực tiếp ~ Chỉ phí sản xuất chung
Chi phí ngoài sản xuất: Đây là các chỉ phí phát sinh ngoài quá
xuất sản phẩm liên quan đến qúa trình tiêu thụ sản phẩm hoặc phục vụ công tác
sản
quản lý chung toàn doanh nghiệp Thuộc loại chỉ phí này gồm có hai khoản mục chỉ phí: Chỉ phí bán hàng và chỉ phí quản lý doanh nghiệp [1, tr 21]
~ Chỉ phí bán hàng bao gồm các ch phí phát sinh phục vụ cho khâu tiêu thụ sản phẩm Gồm các khoản như chỉ phí bốc đỡ, đóng gói sản phẩm, lương
thì
- Chi phí quản lí doanh nghiệp bao gồm tất cả các chỉ phí phục vụ
nhân viên bán hàng, tiền hoa hồng, khuyến mãi, quảng cáo, chỉ phí
chocông tác tổ chức và quản lý quá trình sản xuất kinh doanh nói chung trên
giác độ toàn doanh nghiệp như lương, phụ cấp lương các khoản trích theo
lương của cán bộ quản lý và nhân viên văn phòng b Phân loại chỉ phí theo cách ứng xử của chỉ phí
Trang 23chỉ phí là phân loại chỉ phí theo cách ứng xử Theo cách phân loại này, chỉ phi sản xuất trong các doanh nghiệp được chia thành biến phí, định phí và chỉ phí hỗn hop [4, tr 37- 42]
Biến phí
Biển phí là những chỉ phí nếu xét về tổng số sẽ thay đổi tỷ lệ thuận với số
lượng sản phẩm tạo ra Tổng số của biến phí tăng khi mức độ hoạt động tăng và ngược lại Còn nếu tính trên một đơn vị của mức độ hoạt động thì biến phí lại 'không biển đổi trong phạm vi phù hợp Biến phí chỉ phát sinh khi có hoạt động
Biến phí bao gồm các khoản chỉ như chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp, chỉ phí lao động trực tiếp, chỉ phí bao bì đóng gói, hoa hồng bán hàng Bién phi chia lam hai loại: biến phí tỷ lệ và biển pl Định phí Định phí là những khoản chỉ phí không thay đổi về tổng số trong một
thời gian nhất định khi có sự thay đổi của số lượng sản phẩm tạo ra, nhưng
nếu xét trên một đơn vị sản phẩm thì tỷ lệ nghịch với sản lượng Định phí
trong các doanh nghiệp sản xuất bao gồm: chỉ phí khấu hao tài sản cố định,
chỉ phí bảo dưỡng, chỉ phí công cụ dụng cụ,
'Có hai loại định phí: định phí bắt buộc và định phí có thể thay đổi ~ Định phí bắt buộc là loại chỉ phí có bản chất lâu dài dù mức độ hoạt
động có bị giảm hay đình đốn ở một kỳ nào đó định phí bắt buộc vẫn giữ
Ví dụ như: khấu hao tài sản cố định, chỉ phí bảo hiểm tài
sản, thuế tải sản, tiền lương của các thành viên trong cơ cấu tổ chức cơ bản
nguyên không đỗ
của doanh nghiệp
~ Định phí có thể thay đổi là loại chi phí có bản chất ngắn hạn và trong những trường hợp cần thiết nhà quản lý có thể cắt giảm, ví dụ như: chỉ phí
Trang 24
Chi phi hin hop
Chi phi hén hop 1a chi phi bao gém ca bién phi va dinh phi G mite 46
hoạt động nào đó, chỉ phí hỗn hợp mang đặc điểm của định phí, thường phản ảnh chỉ phí căn bản tối thiểu để duy trì và luôn ở tỉnh trạng sẵn sàng phục vụ,
và khi mức độ hoạt động tăng lên, chỉ phí hỗn hợp sẽ biến đổi như đặc điểm
của biến phí, phản ảnh chỉ phí thực tế sử dụng hoặc sử dụng quá định mức
e Phân loại chỉ phí theo mối quan hệ giữa chỉ phí với lợi nhuận xác
định từng kỳ
'Khi xem xét cách tính toán và kết chuyển các loại chỉ phí để xác định lợi tức trong từng kỳ kế toán, chi phí sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp sản
xuất được chia làm hai loại là chỉ phí sản phẩm và chỉ phí thời kỳ [5, tr 21-22]
Chỉ phí sản phẩm
Chi phí sản phẩm là những khoản chỉ phí gắn liền giá trị sản phẩm sản
xuất hay giá trị hàng hóa mua về để bán lại Tùy thuộc vào phương pháp tính
giá thành được áp dụng mà chỉ phí sẵn phẩm có khác nhau Với phương pháp
tính giá thành toàn bộ, chỉ phí sản phẩm gồm các khoản mục: chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phi nhân công trực tiếp và chỉ phí sản xuất chung
Chỉ phí thời kỳ
Chỉ phí thời kỳ bao gồm các khoản mục chỉ phi còn lại sau khi đã xác định các khoản mục chỉ phí thuộc chỉ phí sản phẩm Nó gồm chỉ phí bán hàng, chi phi quan Ii doanh nghiệp và chỉ phí tải chính Các chỉ phí thời kỳ phát sinh ở kỳ kế toán nào được xem là có tác dụng phục vụ cho quá trình
kinh doanh của kỳ đó, do vậy chúng được tính toán kết chuyển hết để xác
định lợi tức ngay trong kỳ mà chúng phát sinh
4 Các cách phân loại chỉ phí nhằm ra quyết định Chi phi trực tiếp - Chỉ phí gián tiếp
Trang 25phí mà có thể tính thẳng và tính toàn bộ cho đối tượng chịu chỉ phí Chỉ phí
trực tiếp gắn liền với đối tượng tập hợp chi phí, phát sinh, tồn tại, phát triển
và mắt đi cùng với sự phát sinh, tồn tại, phát triển và mắt đi của đối tượng tập
hợp chỉ phí
Chỉ phí gián tiếp của một đối tượng tập hợp chỉ phí là những khoản chỉ
phí mà không thể tính thẳng toàn bộ cho đối tượng đó mà phải thực hiện phân bổ Chỉ phí gián tiếp là những khoản chỉ phí gắn liền với các hoạt động phục
vụ, hỗ trợ cho sự phát sinh, tồn tại và phát triển của nhiễu đối tượng tập hợp
chỉ phí đo đó khơng thể tính tồn bộ cho bắt kỳ đối tượng tập hợp chỉ phí cá
biệt nào,
Chỉ phí kiểm soát được - chỉ phí không kiểm soát được
Chỉ phí kiểm soát được - chỉ phí khơng kiểm sốt được là những khái
niệm chỉ phí phản ánh phạm vi quyền hạn của nhà quản trị đối với những
khoản chỉ phí phát sinh trong phạm vi quyền hạn của mình Một khoản chi phi là kiểm soát được đối với một cấp quản lý nào đó khi cấp quản lý đó có quyền
quyết định về khoản chỉ đó và ngược lại
“Chỉ phí tránh được và chỉ phí không tránh được
Phân loại chỉ phí phụ thuộc vào điều kiện doanh nghiệp có thể tránh được các khoản chỉ phí bằng cách loại bỏ hoặc cắt giảm một số hoạt động hay không tiền mà không thể giảm được là chỉ phí không thể tránh được [4, tr S1] “Chỉ phí chênh lộch Chi phí chênh lệch được hiểu là phần giá trị khác nhau của các loại chỉ
mà theo đó có thể giảm được chỉ phí là chỉ phí tránh được, số
phí của một phương án so với một phương án khác [5, tr 36] Người quản lý đưa ra các quyết định lựa chọn các phương án trên cơ sở phân tích bộ phận chỉ phí chênh lệch này nên chỉ phí chênh lệch là dạng thông tin thích hợp cho
Trang 26Chi phi chim
Chỉ phí chìm là một loại chỉ phí mà doanh nghiệp phải chịu va vẫn sẽ phải chịu dù doanh nghiệp chọn phương án hành động nào, [5, tr 35] Chính vì vậy, không thể loại bỏ chỉ phí này, đây là thông tin không thích đáng cho
việc xem xét, lựa chọn phương án tối ưu và do vậy khi lựa chọn phương án tối
ay
ưu không cần phải xét tới chỉ phí
Chỉ phí cơ hội
Chỉ phí cơ hội là lợi ích bị mắt vì chọn phương án, hành động này thay vi phương án, hành động khác [5, tr 36] Đây là loại chỉ phí đòi hỏi nhà quản
lý phải cân nhắc và xem xét trước khi đưa ra quyết định trong việc lựa chọn các phương án sản xuất
1.2.3 Các thủ tục kiểm soát đối với chỉ phí trong Doanh nghiệp
Thủ tục kiểm soát chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp ~ Kiểm soát quá trình mua NVL nhập kho
'Để kiểm soát chặt chẽ quá trình mua NVL, cần có sự tham gia đầy đủ
của các bộ phận liên quan trong việc kiểm tra, kiểm soát và quản lý thực hiện nghiệp vụ như: Bộ phận mua hàng (Phòng kinh doanh), bộ phận xét duyệt
(thông thường là giám đốc), bộ phận kho, bộ phận sản xuất, bộ phận kể toán 'Bộ phận sản xuất: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hoặc thực tế sản xuất
kết hợp với tồn kho vật tư (do bộ phận kho cung cấp) sẽ lập phiếu yêu cầu mua vật liệu chuyển cho bộ phận mua hàng Phiếu yêu cầu mua vật liệu phải có chữ ký của trưởng bộ phận sản xuất và do trưởng bộ phận này hoàn toàn chịu trách nhiệm về yêu cầu vật liệu Phiéu yêu cầu vật liệu cần thể hiện đầy đủ các yếu tố của vật liệu cần mua như: chủng loại, số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn, đặc
biệt phải thể hiện rỡ lượng vật liệu thực tế cần cho sản xuất bao nhiêu
Bộ phận mua hàng: Sau khi nhận phiếu yêu cầu mua vật liệu sẽ kiểm
Trang 27
hay không Sau đó bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp để so sánh các điều kiện mua hàng, từ đó tìm ra nhà cung cấp tốt nhất và tham mưu cho
giám đốc
Bộ phận xét duyệt (Giám đốc): Từ sự tham mưu của các bộ phận mua
hàng, Giám đốc sẽ quyết định chọn nhà cung cắp và ký hợp đồng kinh tế hoặc
hợp đồng mua bán Bộ phận mua hang là người hoàn toàn chịu trách nhiệm về
các điều khoản trong hợp đồng mua hàng
Bộ phận kho: Có nhiệm vụ nhận vật liệu khi vật liệu được chuyển đến
cho đơn vị Khi nhận, bộ phận này phải kiểm tra số lượng, chất lượng, lập thẻ
kho, bảo quản giữ gìn hàng hóa, vật tư
'Bộ phận kế toán: Căn cứ vào hóa đơn của người bán, hợp đồng kinh tế
đã kiểm tra, phiếu nhập kho (đã có ký nhận của bộ phận kho) đối chỉ
cả và thực hiện việc ghi số kế toán
Nhằm ngăn ngừa các sai sót, gian lận xảy ra trong quá trình mua NVL,
các bộ phận nói trên phải độc lập với nhau Bộ phận mua hàng không thể đồng thời là người xét duyệt, bộ phân kho cũng không thể đồng thời là bộ phân mua hàng, bộ phận kế tốn khơng thể đồng thời là kho Ngoài ra, các
chứng từ phát sinh trong quá trình này cần có đầy đủ chữ ký của các bộ phận
liên quan
~ Kiểm soát quá trình xuất kho NVL
Quá trình xuất kho NVL cho sản xuất cần có sự tham gia của bồn bộ phân: bộ phân sản xuất, bộ phận xét duyệt (thường là giám đốc), bộ phận kế
toán và kho
'Bộ phận sản xuất: Căn cứ vào nhu cầu sản xuất, bộ phận sản xuất sẽ lập
phiếu yêu cầu xuất kho NVL chuyển đến cho giám đốc để xét duyệt Trên phiếu yêu cầu cần thể hiện đầy đủ các nội dung: lý do xuất kho, chủng loại vat
Trang 28'Bộ phận xét duyệt (thường là giám đốc): Xem xét lý do xuất kho, yêu
cầu xuất kho trên phiểu yêu cầu xuất kho NVLL, đối chiếu với định mức hoặc các kế hoạch của đơn vị để duyệt đồng ý cho xuất hay khơng
Bộ phận kế tốn: Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất kho đã được duyệt, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và chuyền lại cho bộ phận xét duyệt dé ky cho xuất
kho, sau đó chuyển đến bộ phận kho
Bộ phận kho: Căn cứ vào phiếu xuất kho đính kèm phiếu yêu cầu xuất kho, thủ kho sẽ tiến hành xuất kho NVL cho bộ phận sản xuất Bộ phận sản xuất sau khi nhận đầy đủ NVL sẽ ký nhận trên phiếu xuất kho Lúc này phiếu xuất
kho sẽ làm căn cứ cho việc ghi thẻ kho của thủ kho và số kế toán của kế toán
Một thủ tục kiểm soát hữu hiệu đối với chỉ phí NVL trực tiếp là việc xây dựng định mức, kế hoạch Định mức chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp được xây dựng căn cứ trên các tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật của sản phẩm và
quá trình sản xuất thử (hay quá trình sản xuất trước đây) kết hợp với đơn giá
của vật liệu Kế hoạch chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp được xây dựng căn cứ
vào kế hoạch sản xuất và định mức chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp Định mức và kế hoạch chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là cơ sở cho việc kiểm soát chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp Ngoài ra, để có thể phát hiện các biến động bắt thường của chỉ phí, bộ phận kế toán sẽ định kì đối chiếu, so sánh giữa chỉ phí thực hiện với chỉ phí kế hoạch, chỉ phí định mức và chỉ phí của các kì kế
toán để từ đó có hướng xử lý phủ hợp Thủ tục kit
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm: Chi phí tiền lương và các khoản
trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) Kiểm soát chỉ phí tiền lương có
một vai trò quan trọng và liên quan đến các bộ phận như: bộ phận sản xuất, bộ
soát chỉ phí nhân công trực tiếp
Trang 29
'Bộ phận sản xuất: Chịu trách nhiệm chấm công của công nhân (trường hợp lương theo thời gian) hay thống kê sản phẩm hoàn thành (trường hợp
lương theo sản phẩm), sau đó chuyển số liệu cho bộ phận tính lương Chứng
từ trong giai đoạn này là các bảng chấm công hay bảng thống kê sản phẩm
hoàn thành Các chứng từ này phải có chữ ký xác nhận của Trưởng bộ phận sản xuất và cá nhân này hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của chứng từ
Thủ tục kiểm soát khâu này được thiết kế tùy thuộc vào hình thức tính
lương của đơn vị
Bộ phận tính lương: Thông thường là phòng tổ chức cán bộ hoặc
phòng kế toán căn cứ vào số lượng thông kê của bộ phận sản xuất, tiền hành tính lương cho công nhân theo quy định của DN Đồng thời, căn cứ vào hệ số cấp bậc của từng người, tiến hành trích các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH),
bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đồn (KPCĐ) của cơng nhân sản xuất “Chứng từ tính lương về các khoản trích theo lương (bảng thanh toán lương và bảng trích BHXH, BHYT, KPCĐ) sau khi tập hợp xong sẽ được chuyển cho
bộ phận kế tốn
Bơ phân kế toán: Xem xét tính hợp lệ của chứng từ lương và ký xác
nhận, sau đó chuyển cho bộ phận xét duyệt
Bộ phận xét duyệt: Kiểm tra lại chứng từ lương và ký duyệt, sau đó
chuyển lại cho bộ phận kế toán để làm thủ tục chỉ lương và chuyển nộp
BHXH, BHYT, KPCP
Để tránh tình trạng gian lận trong công tác tiền lương, cần thiết phải tách biệt các chức năng chấm công (thống kê sản phẩm hoàn thành), tính
lương và chỉ lương
Ngoài ra, để kiếm soát chặt chế hơn khoản mục chỉ phí này, thông,
Trang 30Lập định mức chỉ phí nhân công trực tiếp
Thủ tục kiểm soát chỉ phí sản xuất chung:
Chỉ phí SXC bao gồm: chỉ phí tiền lương và các khoản trích theo lương
của nhân viên quản lý sản xuất, chỉ phí vật liệu, dụng cụ dùng cho sản xuất,
chỉ phí khẩu hao TSCĐ, các chỉ phí dịch vụ mua ngoài và chỉ phí khác bằng, tiền Kiểm soát chỉ phí SXC chính là kiểm soát các chỉ phí này
~ Kiểm soát chỉ phí tiền lương và các khoán trích theo lương của nhân viên quản lý sản xuất
~ Kiểm soát chỉ phí vật liệu, dụng cụ dùng cho sản xuất: tương tự trường hợp xuất kho NVL trực tiếp
~ Kiểm soát chỉ phí khẩu hao TSCĐ
~ Chỉ phí dịch vụ mưa ngoài và chỉ phí bằng tiền khác : Cần tách biệt các chức nang mua hang và thanh toán
Thủ tục kiểm soát giá vẫn hàng bán
Giá vốn hàng bán chịu ảnh hưởng bởi hai quá trình: Quá trình nhập kho
và quá trình xuất bán thành phẩm, hàng hóa Để kiểm soát giá vốn hàng bán, cần kiểm soát chặt chẽ hai quá trình này
* Đối với quá trình nhập kho thành phẩm, hàng hóa
'Để kiểm soát quá trình nhập kho thành phẩm, cần kiểm soát các chỉ phí
sản xuất (chỉ phí NVL trực tiếp, chỉ phí nhân công trực tiếp, chỉ phí sản xuất
chung) và kiểm sốt cơng tác tính giá thành sản phẩm * Đối với quá trình xuất bán thành phẩm, hàng hóa
Tủy thuộc vào phương pháp hạch toán hàng tồn kho mà các thủ tục
kiểm soát giá vốn là khác nhau Một số thú tục kiểm soát để kiểm soát giá vốn
như sau:
Thứ nhất, tách biệt chức năng ghi số kê toán hàng tồn kho và chức năng
Trang 31Thứ hai, cắt giữ hàng tồn kho vào những nơi có khóa cắn thận và chỉ
những người có thấm quyền mới có khóa mở ở chỗ đó
Thứ ba, mọi hàng hóa nhập xuất đều phải có phiếu nhập, xuất hàng và
phải có đầy đủ chử ký của các bộ phận, cá nhân có liên quan
Thứ tư, thực hiện việc đối chiếu, so sánh về mặt lượng của từng mặt
hàng giữa giá vốn và doanh thu
Kiém soát chỉ phí bản hàng và chỉ phí quản lý doanh nghiệp Chỉ phí bán hàng và chỉ phí quản lý doanh nghiệp (QLDN) bao gồm:
~ Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán
hàng và nhân viên QLDN
~ Chỉ phí khấu hao TSCĐ
~ Chỉ phí bảo hành sản phẩm, chỉ phí dự phòng
~ Chỉ phí dịch vụ mua ngoài và các chỉ phí bằng tiền khác
“Thủ tục kiểm soát các chi phí này tương tự như thủ tục kiểm soát chỉ
Trang 32KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương này, luận văn đã trình bày các vấn đẻ lý luận chung về
kiểm soát chỉ phí và đặc điểm kiểm soát chỉ phí trong công ty, cụ thể:
~ Luận văn đã trình bảy khại niệm hệ thống kiểm soát nội bộ, ý nghĩa
của hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như các yếu tố cấu thành nên hệ tl
kiểm soát nội bộ
~ Luận văn đã trình bày khái niệm chỉ phí sản xuất, cách phân loại chỉ phí sản xuất cũng như lý luận về cơng tác kiểm sốt chỉ phí sản xuất trong,
doanh nghiệp,
Tất cả các vấn đề lý luận trong chương nảy là cơ sở để luận văn nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chỉ phí sản xuất tại công ty cổ phần
Trang 33CHUONG 2
THUC TE CƠNG TÁC KIÊM SỐT CHI PHÍ TẠI CƠNG TY DƯỢC PHẨM QUẢNG BÌNH
2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CÓ PHÀN DƯỢC PHẢM QUẢNG BÌNH
1 {tri dia ly cia cong ty
- Tên giao dich quéc t&: QUANGBINH PHARMACEUTICAL JOINT-STOCK COMPANY tit: QUAPHARCO ~ Trụ sở chính: Số 46 Đường Hữu Nghị, Thành phô Đông Hới, Tỉnh Quang Bình ~ Mã số thuế: 3100137028 ~ Vốn điều lệ tại thời điểm đăng ký kinh doanh: 8.700.000.000 đồng, ~ Điện thoại: 052 3822475-052.3822346 - Fax: 052.3820720-052 3842726 ~ Email: quaphareogroup@gmail.com - Website: www.quaphareo.com.vn
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triỂn cũa công ty
Công ty cổ phần Dược phẩm Quảng Bình (Quapharco), tiền thân là
quốc doanh được phẩm Quảng Bình, với lịch sử hình thành và phát triển hơn
Tên vị
S0 năm, là một trong những thương hiệu sản xuất kinh doanh có bề dày truyền thống trong ngành dược Việt Nam
Ngày 01/07/1960, Ủy ban hành chính tỉnh Quảng Bình quyết định
chuyển hiệu thuốc Tây thành Công ty Dược phẩm Quảng Bình, trực thuộc Ty
thương nghiệp Quảng Bình
Ngày 12-4-1961, Quốc doanh dược phẩm Quảng Bình được thành lập trên
Trang 34Ngày 19/05/1965, Ủy ban hành chính tỉnh Quảng Bình quyết định thành lập Xí nghiệp Dược phẩm Quảng Bình đóng tại huyện Tuyên Hóa
Tháng 01/1976 Xí nghiệp chuyển về đóng tại Phường Bắc Lý - Đồng Hới
“Tháng 04/1982, Xí nghiệp sáp nhập với Xí nghiệp Dược phẩm Bình Trị Thiên với tên gọi là Xí nghiệp Dược phẩm Quảng Bình trực thuộc Xí nghiệp Liên hợp Dược Bình Trị Thiên
“Tháng 07/1989, Xí nghiệp được tách ra khỏi Xí nghiệp Liên hợp Dược Bình Trị Thiên và đổi tên là Xí nghiệp Liên hợp Dược Quảng Bình, hạch toán
kinh tế độc lập
Ngày 17/06/1992, Xí nghiệp Liên hợp Dược Quảng Bình hợp nhất với Công ty Trang thiết bị dịch vụ y tế Quảng Bình và mang tên là Xí nghiệp liên
hợp Dược - Thiết bị Y tế Quảng Bình
Ngày 24/08/1992, thêm 07 Công ty Dược cấp Huyện, Thị trong toàn
tỉnh sát nhập, trực thuộc Xí nghiệp Liên hợp Dược - Thiết bị y tế Quảng Bình Ngày 27/03/1993, Công ty Dược phẩm Quảng Bình được thành lập, với tư cách là một doanh nghiệp nhà nước
Thực hiện Quyết định số 94/2004/QĐ-UB ngày 30/12/2004 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Bình về việc “Chuyển đổi Doanh nghiệp nhà nước, Công ty Dược phẩm Quảng Bình thành Công ty Cổ phần Dược phẩm Quảng Bình” Ngày 27/02/2005 Công ty Cổ phần Dược phẩm Quảng Bình tiến hành Đại hội đồng cỗ đông thành lập
Ngày 31/03/2005 Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp Giấy chứng nhận đăng ký
kinh doanh số 2903000034, Công ty Cổ phần Dược phẩm Quảng Bình chính
thức hoạt động kể từ ngày 31/03/2005
Trang 352.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Trong giai đoạn hiện nay, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
“Cổ phần Dược phẩm Quảng Bình chủ yếu tập trung vào các lĩnh vực sau: ~ Sản xuất được phẩm (tân dược và đông dược), hóa chất xét nghiệm,
mỹ phẩm, thực phẩm chức năng và trang thiết bị, dụng y tế Đây là những
loại hàng hóa đặc biệt, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và tính mạng của người tiêu dùng Do đó đòi hỏi phải quản lý, kiểm nghiệm chất lượng nghiêm ngặt trước, trong và sau quá trình sản xuất
~ Sản xuất và kinh doanh muối lốt
- Kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật, phục
vụ cho các yêu cầu phát triển kinh tế xã hội và nhu cầu bảo vệ sức khỏe của nhân dân góp phần tăng tích lũy cho ngân sách Nhà nước và giải quyết việc
làm cho xã hội
2.1.4 Cơ cầu tổ chức bộ máy quản lý
a Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Trang 36b Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
~ Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân
danh công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty như chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh, phương án đầu tư và các vấn đề kinh tế lớn khác
Hội đồng quản trị gồm có:
+ Chủ tịch HĐQT: Dược sĩ Đại học Phan Văn Ngọc
+ Phó chủ tịch HĐQT: Cử nhân kinh tế Lê Hải Đăng
+ Ủy viên HĐQT: gồm Dược sĩ Đại học Trương Ngọc Thân, Phan Thanh Đồng; cử nhân kinh tế Trương Văn Thành
~ Ban kiểm sốt: là tơ chức thay mặt cho Cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của công ty
- Ban giám đốc: gồm 01 Tổng Giám đốc điều hành và 4 Phó Tổng
giám đốc (Phó Tổng giám đốc sản xuất, Phó Tổng giám đốc chất lượng, Phó
Tổng giám đốc kinh doanh, Phó Tổng giám đốc tài chính)
+ Tổng giám đốc: là người điều hành công việc hàng ngày của công ty theo đúng quy định của pháp luật, Điều lệ công ty, Hợp đồng lao động ký với công ty và quyết định của Hội đồng quản trị
+ Phó Tổng giám đốc: là người giúp việc cho Tổng Giám đốc, thực hiện quyền hạn, trách nhiệm theo sự phân công của Tổng Giám đốc
~ Phòng kế hoạch - kinh doanh: tham mưu cho Tổng Giám đốc về việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật Nắm thông tin về giá cả, cung ứng vật tư, nguyên liệu, hàng hoá Tìm kiếm
thị trường, giới thiệu, quảng bá, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá
~ Phòng tổ chức - hành chính: tham mưu cho Tống Giám đốc về công
tác tổ chức, thì đua khen thưởng, kỷ luật, nâng lương Thực hiện các chế độ
Trang 37động Xây dựng định mức đơn giá tiền lương sản phẩm Quản trị hành chính
và tổ chức lưu trữ hỗ sơ
~ Phòng kế toán- tài chính: có chức năng thu thập, phân loại, xử lý,
tổng hợp số liệu, thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh Quản lý vốn, tài
sản, hạch toán chỉ phí sản xuất kinh doanh và kết quả tiêu thụ, lập các báo cáo
tài chính Tham mưu cho Tổng Giám đốc về tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ công tác quản lý Thực hiện đúng Luật kế toán, Luật thống kê của nhà nước
~ Phòng nghiên cứu - phát triển: có nhiệm vụ nghiên cứu, triển khai áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong công ty, nghiên cứu sản xuất những sản phẩm mới
- Phòng Kiểm tra chất lượng (KCS): theo dõi kiểm nghiệm chất
lượng vật tư, hàng hoá, bán thành phẩm, thành phẩm tại công ty trước khi
nhập xuất kho, xuất xưởng theo các tiêu chuẩn kiêm nghiệm qui định của Bộ vie
~ Phân xưởng cơ điện: có nhiệm vụ quản lý lưới hệ thống mạng điện
tồn cơng ty, sửa chữa máy móc, trang thiết bị phục vụ cho các phân xưởng,
sản xuất Bảo quản và sử dụng các phương tiện vận tải trong công ty ~ 07 hiệu thuốc huyện, thành phố:
Hiệu thuốc Tuyên Hóa, Hiệu thuốc Quảng Trạch, Hiệu thị thuốc Đồng Hới, đơn vị trực thuộc của công ty, có nhiệm vụ nhận thuốc tại tổng kho công ty, tổ u thuốc Minh Hóa, Bồ Trạch, Hiệu iệu thuốc Quảng Ninh, Hiệu thuốc Lệ Thủy Đây là các
chức mạng lưới quầy hàng cung ứng phục vụ cho các trung tâm y tế các
huyện, thị và nhân dân trên địa bàn Hằng tháng và hàng quý lập các báo cáo
về tình hình kinh doanh của hiệu thuốc và báo cáo kế toán cần thiết gửi lên
công ty
Trang 38Minh, tại Phú Yên Các chỉ nhánh có nhiệm vụ tìm kiếm, phát triển thị trường công ty trên toàn quốc
- Các phân xưởng sản xuất: gồm có Phân xưởng GMP-Viên, GMP-
Mỡ, Không GMP-Đông dược Các phân xưởng sản xuất theo kế hoạch sản
xuất với quy trình công nghệ nghiêm ngặt, theo định mức kinh tế kỹ thuật đã
được ban hành, nhập kho sản phẩm hoàn thành Quản lý lao động, vật tư, tài sản tại phân xưởng
~ Tổng kho: là nơi tổ chức nghiệm thu, bốc xếp, bảo quản, nhập - xuất các loại vật tư, hàng hoá, thành phẩm Tổng kho được phân ra làm nhiều kho
theo chủng loại mặt hàng, sản phẩm Nạc
bảo vệ, đảm bảo sự an toàn cho an ninh và hoạt động sản xuất, kinh doanh
Trang 39
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
~ KẾ toán trướng: kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, có chức năng chi dao trực tiếp bộ máy kế toán, là trợ lý đắc lực cho ban Tổng giám đốc và
chịu trách nhiệm toàn bộ về tình hình tài chính trước công ty Phụ trách và
hướng dẫn các kế toán viên từng phần hành của mình Thực hiện nhiệm vụ
điều khiển, mở số tông hợp, lập các báo cáo kế toán cuối kỳ
~ Kế toán TSCĐ: theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tăng giảm, khấu hao TSCD
~ Kế toán thanh toán: theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến
thu, chi tại công ty ~ Ké tos tiêu thụ: tổ chức chức quản lý hạch toán chỉ tiết, tổng hợp việc nhập xuất kho thành phẩm, hàng hố trong tồn cơng ty - KẾ tốn thuế, tính thành: có nhiệm vụ kê khai, lập báo cáo thuế, tính giá thành sản phẩm sản xuất
~ Kế toán NVL, hàng hóa: có nhiệm vụ theo dõi, hạch toán các nghiệp
vụ phát sinh liên quan đến xuất, nhập vật tư, hàng hóa
~ Kế toán tiền lương: tính lương và các khoản trích theo lương cho cán
bộ công nhân của công ty
~ Thống kê phân xưởng: theo dõi hình lao động sản xuất, chấm công ở bộ phận sản suất ~ Kế toán Chỉ nhánh: theo dõi tat ca các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại
các chỉ nhánh, cuối kỹ tổng hợp, lên quyết toán gửi về phòng kế toán Công ty 5 Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp
~ Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam, ban hành theo Quyết định
Số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính về “Chế độ kế toán
doanh nghiệp”
Trang 40Nguyên tắc xác định tai sản cố định hữu hình, vô hình: theo giá trị thực tế Phương pháp khấu hao tài sản cố định hữu hình, vô hình: công ty áp
dụng phương pháp khấu hao đường thẳng, phân bổ theo quý ~ Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: công ty thực hiện theo nguyên tắc
giá gốc
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: sử dụng phương pháp tính giá bình quân sau mỗi lần nhập
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kiểm kê định kỳ
© Hình thức số kế tốn
Cơng ty Cổ phần Dược phẩm Quảng Bình sử dụng phần mềm kế toán
EAST FINANCIAL 3.0, được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Sơ đồ trình tự ghi số sách kế toán theo hình thức kế toán máy ĐẦU VÀO ĐẦU RA Các chứng từ kế Số kế toán:
wan iawn ] //| š tha KẾ TOÁN _ Số tổng hợp Bing chine ine i ch i chish sock] “ho io eo sang Sơ đủ 2.3 Trình tự ghỉ số sách kể toán máy tại công ty Ghỉ chú: Nhập In số, báo cáo cuối kỳ :=====®
igu hang ngay : — _
Đối chiếu, kiểm tra “——*
Hàng ngày, nhân viên kế toán phụ trách phần hành của mình căn cứ