Luận văn Kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Xây dựng Bình Định nghiên cứu lý luận chung về kiểm soát chi phí xây lắp tại doanh nghiệp xây lắp. Đồng thời, luận văn nghiên cứu thực tế và phân tích, đánh giá hiện trạng công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Xây dựng Bình Định; trên cơ sở lý luận và thực tế đã tìm hiểu, luận văn đưa ra các giải pháp khả thi để tăng cường công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty.
Trang 1
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
HUỲNH THANH HÙNG
KIÊM SỐT CHI PHÍ XAY LAP TAI CONG TY CO PHAN XAY DUNG
BINH DINH
LUẬN VĂN THAC SI QUAN TRỊ KINH DOANH
Trang 2
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
HUỲNH THANH HÙNG
KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LÁP TAI CONG TY CO PHAN XAY DUNG
BINH DINH
Chuyên ngành: Kế toán MA s6: 60.34.30
LUẬN VĂN THAC SI QUAN TRI KINH DOANH
Ngudi huéng din khoa hoc: PGS TS HOANG TUNG
Trang 3LOI CAM DOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi
Các số liệu, kết quả trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bắt kỳ công trình nào khác
'Tác giả luận văn
Trang 4MỤC LỤC
MO DAU
1 Tính cấp thiết của đề tài 1
2 Mục đích nghiên cứu của luận văn
3 Đối tượng và phạm vỉ nghiên cứ 4 Phương pháp nghiên cứu
5 Kết cấu của luận văn
cứa
6 Tổng quan tài liệu nghị: ae cess
CHƯƠNG I1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÈẺ KIÊM SỐT CHI PHÍ XÂY 'TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LÁP
1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THƠNG KIÊM SỐT NỘI BỘ
1.1.1 Vai trò của kiểm soát trong quản lý 1.1.2 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ >ủ n TC 1.3 Mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
1.2 BAC DIEM VE HOAT DONG XAY LAP CO ANH HUONG DEN
CONG TAC KIEM SOAT CHI PHI XAY LAP 1B
1.2.1 Đặc điểm về sản phẩm xây lắp 18
1.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của các doanh nghiệp xây lấp 19
1.2.3 Đặc điểm về chỉ phí sản xuất trong hoạt động xây lắp 20
1.3 KIỀM SOÁT NỘI BỘ DOI VOI CHI PHI XAY LAP TRONG CAC
DOANH NGHIEP XAY LAP 2 -22 2B
1.3.1 Tạo lập mơi trường kiểm sốt 1.3.2 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soá 1.3.3 Các thủ tục kiếm soát chỉ phí xây KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
lấp AT
Trang 5CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIÊM SỐT CHI PHÍ XÂY LÁP TẠI CÔNG TY CÓ PHÀN XÂY DỰNG BÌNH ĐỊNH 39 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VÈ CÔNG TY CO PHAN XAY DUNG
BÌNH ĐỊNH 39
2.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty
2.1.2 Đặc điểm hoạt động của Công ty
2.2 GIỚI THIỆU VỀ MÔI TRƯỜNG KIÊM SỐT TẠI CƠNG TY 40 2.2.1 Đặc thù quản lý 22 2.2.3 Chính sách nhân su 2.2.4 Công tác kế hoạch 2.2.5 Uy ban kiểm soát ` cấu tổ chức quản lý
2.2.6 Các nhân tổ bên ngoài - =
2.3 GIỚI THIỆU VỀ HE THONG KE TOAN TẠI CÔNG TY 45 2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
2.3.2 Hình thức ghi s6 ké toán áp dung tai Cong ty
2.4 THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIÊM SỐT CHI PHi XAY LAP
TẠI CÔNG TY CÓ PHÀN XÂY DỰNG BÌNH ĐỊNH ¬
2.4.1 Hệ thống thơng tin phục vụ công tác kiểm soát chỉ phí xây lắp 48 2.4.2 Thủ tục kiểm soát chỉ phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây dựng
Binh Định "5 SA 2.5 ĐÁNH GIÁ THỰC T TRANG KIEM SOAT CHI vat XAY LAP TAI CONG TY CO PHAN XAY DUNG BINH ĐỊNH 68
2.5.1 Ưu điểm 68
2.5.2 Hạn chế
Trang 6CHUONG 3 CAC GIAI PHAP TANG CUONG TAC KIEM SOAT CHI PHi XAY LAP TAI CONG TY CO PHAN XAY
DUNG BINH DINH 73
3.1 SU CAN THIET PHAI TANG CUONG KIEM SOAT NOI BO VE
CHI PHI XAY LAP TAI CONG TY CO PHAN XAY DUNG BINH DINH -.73 3.2 HOAN THIEN HE THONG THONG TIN KE TOAN PHUC VU KIÊM SOÁT 74
3.2.1 Mục tiêu hồn thiện thơng tỉn kế toán phục vụ kiểm soát chỉ phí 24
3.2.2 Hoàn thiện số sách kế toán phục vụ kiểm soát chỉ phí xây lắp 74 3.2.3 Hoàn thiện biểu mẫu báo cáo chỉ phí xây lắp —¬
3.3 CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIÊM SỐT CHI PHÍ XÂY
„81
LAP TẠI CÔNG TY
3.3.1 Kiểm soát hiện hành đối với chỉ phí xây lắp
3.3.2 Kiểm soát sau đối với chỉ phí xây lắp
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
KET LUAN
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHA¢
QUYẾT ĐỊNH GIÁO ĐÈ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)
Trang 7
DANH MUC CAC BANG Số hiệu Tên bảng Trang bang
LI Hệ thông thông tin kế toán 13
21 | Bang phan tich don gia 49
22 | Bing khối lượng đơn giá dự thầu 50
23 [Bảng khối lượng va chi phi VL, NC, MTC 31
24 | Bang tng hop dv-toin xay Lip 52
31 [Phiếu xuất kho theo hạn mức 7S
3.2 _ | Bing phiin bỏ chỉ phí sử dụng máy thì công 78
3.3 | Bảng tông hợp biển động chỉ phí nguyên vật liệu trực | 87 tiếp
3⁄4 [Bảng phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp S8 35 _ | Bing phân tích biến động đơn giá nguyên vật liệu s0 36 [Băng phân tích biến động định mức tiêu hao sơ 3⁄7 | Bang phân tích chỉ phí nhân công trực tiếp %
38 [Băng phân tích chỉ phí máy thì công %
349 | Bing phi tích chỉ phí sản xuất chung 95
Trang 8DANH MỤC CÁC SƠ ĐỎ
số vn “ Tên sơ đồ Trang
21 Cơ cầu bộ máy quản lý của Công ty 4I
22 [Tỗchức bộ máy kế toán tại Công ty 45
23 [nh tự ghỉ số Kế tốn tại Cơng ty a7
2⁄4— [Quy trình mua vật tư nhập tại kho của công trường | 56 tai Công ty cổ phần xây dựng Bình Định
25 Quy trình xuất vật tư tại kho đùng trực tiếp thì công |_ 58 công trình 26 [Quy trình kiểm soát chỉ phí nhân công trực tiếp tại| 62 Công ty 27 [Quy trình kiếm soát chỉ phí sử dụng máy thi công tại | 63 Công ty
3-1 | Quy trình kế toán chỉ phí NVL trực tiếp 76 3.2 [Quy trình kế tốn chỉ phí nhân cơng trực tiếp 7 33 [Quy trình kế toán chỉ phí sử dụng máy th công 79 3.4 | Quy trình Kiểm soát chỉ phí sản xuất chung 30
Trang 9MO BAU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho các doanh nghiệp Việt Nam những cơ hội mới để phát triển, nhưng đồng thời
chứa dựng trong lòng nó nhiều thách thức, mà đòi hỏi các doanh nghiệp trong
nước
phải thay đổi các nhìn nhận và phải tạo được các chiến lược kinh
doanh phù hợp Nhân tổ chất lượng và hạ giá thành sản phẩm sẽ góp phần tích cực trong cuộc cạnh tranh khốc lị này
Muốn nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm, các doanh nghiệp
không dừng lại việc đầu tư nâng cao chất lượng công nghệ mới, nâng cao trình độ tay nghề của người lao động, trình độ tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh mà còn phải sử dụng các phương pháp mới để kiểm soát chỉ phí,
trong đó, tăng cường công tác kiểm soát chỉ phí là yêu cầu cấp thiết nhất Việc kiểm sốt tốt chỉ phí khơng những sẽ hạn giá thành, nâng cao khả năng
canh tranh, mà còn góp phần tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
Công ty cỗ phần xây dựng Bình Định là doanh nghiệp xây lắp, hoạt động trên địa bàn thành phố Quy Nhơn tỉnh Bình Định Trong những năm qua,
'Công ty đã thì công nhiều công trình trọng điểm của thành phố với giá trị lớn,
được chủ đầu tư đánh giá cao về mặt chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuật cũng như tiến độ bàn giao công trình Với mục tiêu * tiếp tục phát triển bền vững và mở
rộng thị phần ra các tỉnh Miễn trung và Tây Nguyên” trong điều kiện cơ chế
đầu thầu cạnh tranh, công khai, để thắng thầu các công tình, công ty cần phải
có các bước chuẩn bị kỹ lưỡng về mọi mặt, trong đó công tác kiểm soát chỉ
phí xây lắp hiệu quả, khắc phục tình trạng lãng phí, thất thoát vốn trong quá trình thi công sẽ góp phần quan trọng để Công ty đạt mục tiêu đề ra
Trang 10
2 Mục đích nghiên cứu của luận văn
Luận văn nghiên cứu lý luận chung về kiểm soát chỉ phí xây lắp tại doanh nghiệp xây lắp Đồng thời, luận văn nghiên cứu thực tế và phân tích,
đánh giá hiện trạng công tác kiểm soát chỉ phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây dựng Bình Định
“Trên cơ sở lý luận và thực tế đã tìm hiểu, luận văn đưa ra các giải pháp khả thí để tăng cường cơng tác kiểm sốt chỉ phí xây lắp tại Cong ty
3, Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát chỉ phí xây lắp tại Công ty cổ
phần xây dựng Binh Dinh
Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần xây dựng Bình Định
.4 Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu chủ yếu là phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử kết hợp cùng nhiều phương pháp nghiên cứu khác như phương
pháp phât ích đánh giá, phương pháp thống kê và điều tra
§ Kết cấu của luận văn
Nội dung chính của luận văn được chia thành 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát chỉ phí xây lắp trong doanh
nghiệp xây lắp
Chương 2: Thực trạng cơng tác kiểm sốt chỉ phí xây lắp tại công ty cỗ phần xây dựng Bình Định
Chương 3: Các giải pháp tăng cường cơng tác kiểm sốt chỉ phí xây lắp tại công ty cổ phần xây dựng Bình Định
6 Tổng quan tài
liệu nghiên cứu
“Trong xu thé hội nhập như hiện nay, kiểm soát chỉ phí là một nội dung ‘quan trong trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp Kiểm soát chỉ phí là
Trang 11
dựng cho mình một hệ thống hoặc các giải pháp kiểm soát chỉ phí nhằm đảm
cho Doanh nghiệp Bên cạnh đó, cũng đã có giải pháp mang tính khoa học và các đề tài nghiên cứu về vất
chỉ phí Trong khuôn khổ đề tài đang nghiên cứu, tác giả đã tham khảo, tìm hiểu tư liệu các đề tài đã nghiên cứu trên cùng lĩnh vực liên quan Cụ thể: Luận văn thạc sĩ bảo các lợi it nhiều ý tưởng, iểm soát la tác giả Nguyễn Thị Kim Hương với để tài “Tăng
cường kiểm sốt chỉ phí các cơng trình xây dựng cẫu đường tại thành phổ Đà Nẵng" (2010) đã trình bày các phương pháp và giải pháp kiểm sốt chỉ phí các cơng trình giao thông đô thị tại Đà Nẵng, tuy nhiên các đề xuất hoàn thiện mang tính đồng nhất, đánh giá khía cạnh trên các công trình giao thông đô thị
Nghiên cứu về “Tăng cường kiểm soát nội bộ vẻ chỉ phí tại các doanh
nghiệp thuộc khu quản lý đường bộ 5° (Trịnh Thị Hồng Dung, 2010) Trong nghiên cứu này tác giả đã nêu ra được bản chất và nguyên nhân làm chỉ phí
biến động, nhưng tính linh hoạt của chỉ phí không lớn một phần phụ thuộc
vào đặc điểm kinh doanh của khu quản lý vẫn còn mang tính chất hình thái
của chủ đầu tư dự án hơn là nhà thầu thi công xây lắp
“Trong thời gian gin đây, có rất nhiều tác giả đã nghiên cứu các vẫn đề
kiếm soát chỉ phí trong doanh nghiệp, cụ thé là nghiên cứu được áp dụng trong các doanh nghiệp xây lắp Cụ thể:
“Tác giả Nguyễn Phi Sơn ( năm 2006) qua luận văn “ Xây dựng hệ thống
kiểm soát chỉ phí xây lắp tại các đơn vị thuộc tổng công ty xây dựng miền
“Trung”, tác giả ĐịnhThị Phương Liên trong luận văn * Tăng cường kiểm soát
nội bộ chỉ phí sản xuất trong các Doanh nghiệp Xây Dựng trên địa bàn Thành
Phố Đà Nẵng" Các nghiên cứu của tác giả Phạm Văn Dược, Trần Văn Tùng về “ Một số giải pháp kiểm soát chỉ phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động
trong Doanh nghiệp”, tác giả Phan Trung Kiên trong nghiên cứu * Xây dựng các mô hình kiếm soát chỉ phí trong Doanh nghiệp” Trong các Công trình đã nghiên cứu, các tác giả đã hệ thống được các nội dung cơ bản của kiểm
soát chỉ phí và cá
Trang 12
tác giả đã nghiên cứu Các công trình đã nghiên cứu về kiểm soát chỉ phí đều
chưa đi sâu các nội dung kiểm soát chỉ phí áp dụng cho các Doang nghiệp xây
lắp hoặc nếu cac để tài chỉ áp dụng cho các Doanh nghiệp xây lắp thì chỉ mới khái quát và tổng hợp trên một số Doanh Nghiệp chính mà không
đặc thù của một Doanh nghiệp khi mà hoạt động xây lắp mang tính chất công u vào nghiệp, lâu dài, chỉ phí biến động lớn, phụ thuộc cụ thể vào tình hình của mỗi Doanh nghiệp nên công tác kiểm soát gặp nhiều khó khăn
tai * Kiến soát chỉ phí tại các doanh nghiệp xây dựng - trường hợp Công ty cổ phần xây dựng Sông Hông 24" (Mai Hoàng Hải, 2009) Đề tài này, tác giả đã nêu ra được các hạn chế, các nhân tố ảnh hưởng đến việc kiểm soát chỉ phí tại Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng nói riêng và kiểm soát
chỉ phí tạ các Doanh nghiệp xây lắp nói chung Thông qua những vẫn để đặt
ra từ thực tiễn đổi mới hoạt động của ngành xây dựng và xem xét những bắt cập về tình hình kiểm soát chỉ phí hiện nay tại các Doanh nghiệp Luận văn đã
dura ra các giải pháp và nêu lên các điều kiện nhằm hồn thiện kiểm sốt chỉ
phí tại các Doanh Nghiệp xây dựng, điển hình như hoàn thiện các yếu tố về
môi trường, hệ thống thông tin và các thủ tục kiểm soát Tuy tác giả đã đi sâu
vào nghiên cứu tại một đơn vị điển hình về ngành xây dựng, nhưng luận văn
thuộc
soát, vẫn chưa đi sâu vào nghiên cứu các thủ tục kiểm soát cụ thể của từng
còn hạn chế là tác giả chỉ mới hoàn thiện các y( ôi trường kiểm
khoản mục chỉ phí để xem xét mức độ ảnh hưởng của chúng như thế nào đến
việc kiểm soát chỉ phí trong xây lấp
Nghiên cứu “ Tăng cường kiểm soát chỉ phí xây lắp tại Công ty xây dựng công trình Hàng Không ACC” (Phạm Ngọc Điệp, 2009) Tác giả bàn về vấn đề nan giải, thiết yếu trong ngành xây dựng hiện nay chính là “thất thoát và
lăng phí" đang trở thành một vấn dé quan tâm của tồn xã hội Cơng tác kiểm
soát chỉ phí nhằm đảm bảo chất lượng công trình, tiến độ thi công, hạ giá
thành xây dựng, khai thác hiệu quả các công trình tại các doanh nghiệp
Trang 13
quản lý nắm bắt được diễn biến tình hình sản xuất, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn và kịp thời Với những đòi hỏi trên, tác giả đã giải quyết và đáp ứng
được những yêu c¿
cơ bản của mục tiêu nghiên cứu Đưa ra được những, phương hướng, giải pháp có cơ sở, hợp lý, thiết thực với hy vọng nâng cao
kiểm soát chỉ phí trong xây lắp Cũng giống luận văn của tác giả Mai Hoàng
Hải, luận văn này cũng chỉ đưa ra giải pháp hoàn thiện ở khía cạnh nổi bật
của yếu tố mơi trường kiểm sốt, thủ tục kiểm soát mang tính chất chung,
chưa rõ rằng và cụ thể,
'Với đặc thù ngành xây lắp, có giá trị sản phẩm lớn, thời gian kéo dai cho nên việc kiểm soát khó khăn, vì thế yêu cầu tăng cường kiểm soát chỉ phí trong xây dựng rất chú trọng Hiểu được tằm quan trọng này, ĐỀ tài * Tăng cường
kiểm soát chỉ phí xây lắp tại Công ty TNHH tư vấn Xây Dựng Xuân An” (Đoàn
“Thị Lệ Hà, 201 1) Luận văn phân tích thực trạng kiểm soát chỉ phí xây lắp tại
Cong ty, chỉ ra những mặt thành công, những tại và nguyên nhân Qua d6, dé ra các giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao cơng tác kiểm sốt chỉ phí
tại Công ty Nội dung của để tài này là vô cùng hữu ích nhằm giúp tác giả định
hướng cho các nội dung trong luận văn nghiên cứu của minh Qua các tài soát chỉ phí xây Ì , các cơng trình nghiên cứu đã nêu trên, tác giả thấy rằng , đã được nhiều tác giả nghiên cứu làm đề
tài luận văn tốt nghiệp cao học Riêng đề tài “ Kiểm soát chỉ phí xây lắp tại
Công ty cổ phần xây đựng Bình Định chưa có một tác giả nào nghiên cứu
‘Cho nén tác giả đã lấy đề tài này làm luận văn cho mình Trong quá trình thực
hiện luận văn này, tác giả có tham khảo một s nghiên cứu nêu trên Từ
Trang 14
'CHƯƠNG 1
CO SỞ LÝ LUẬN VÈ KIÊM SỐT CHI PHÍ XÂY LÁP
'TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LÁP
1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VE HE THONG KIEM SOÁT NỘI BỌ 1.1.1 Vai trò của kiểm soát trong quản lý
Quản lý là hoạt động cần thiết cho tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người, trong mọi tô chức cũng như toàn bộ xã hội Sự cần thiết trên xuất phát từ yêu c Có rá một quá
nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất
đối với quản lý trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động của tổ chức
nhiều quan điểm khác nhau về quản lý nhưng chung nhất, quản lý là
h định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở
Xét về hoạt động thực tiễn, quá trình quản lý bao gồm các giai đoạn cơ
bản có liên hệ với nhau như: lập kế hoạch, cung cấp các nguồn lực, tổ chức,
điều hành và kiểm soát
Trong bắt kỳ giai đoạn nào, các nhà quản trị cũng thường chú tắm đến
chính sách và thủ tục quản lý trong quan hệ với việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức Như vậy, kiếm soát không phải là một giai đoạn của quá trình quản lý mà là một chức năng
gắn với mọi hoạt động của quá trình quản lý Kiểm soát là tổng hợp những phương sách để nắm lấy và điều hành đối tượng hoặc khách thể quản lý
Quá trình kiểm soát bắt đầu từ việc xác định các mục tiêu, đó có thể là
mục tiêu ở một cấp rất cao hoặc là mục tiêu rất chỉ tiết, rõ ràng; Trên cơ sở
mục tiêu xác định, tiến hành đo lường kết quả của những thành tích thực tế đã
đạt được; Tiếp đến so sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu đã xây dựng
trước để xác định số chênh lệch, có thể vừa so sánh với kỳ hiện hành và những kỳ trước Từ kết quả so sánh đó, phân tích các nguyên nhân chênh lệch: Xem xét để biết những nhân tổ gây ra chênh lệch và tính toán mức độ
Trang 15
hành động thích hợp của quản lý Trên cơ sở những sự lựa chọn sẵn có đòi hỏi phải đánh giá và phải có những điều chinh quan trọng để đi đến hành động cụ thể cần thực hiện Bước cuối cùng của quá trình kiểm soát là tiếp tục đánh giá lại kết quả sau khi hành động nói trên được hoàn thành Như vậy, quá trình
kiểm soát bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và kết thúc khi đạt được mục tiêu
đó Chức năng kiểm soát đó chủ yếu là xem xét tính hiệu quả của các hành động thực hiện mà nhờ đó các chiến lược được chuyển thành hành động để
đạt các mục tiêu và kết quả đã đặt ra
1.1.2 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB là công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng kiểm soát trong mọi quy trình quản lý của đơn vị Quá trình nghiên cứu về hệ thống
lệ thống này
Trong các chuẩn mực đã hệ thống héa ciia AICPA ( American Institute
'KSNB đã dẫn đến nhiều định nghĩa khác nhau
Certified Public Accountants) ~ Vign kiém ton vién cong có bằng cấp của Mỹ đưa ra định nghĩa về hệ thống KSNB như sau “KSNB gồm kế hoạch tổ chức và tắt cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận trong
kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cây
của thông tin kế toán, thức đây hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã dé ra”(2, tr 190)
Theo liên đoàn kế toán Quốc tế ( IFAC - Iwermational Federation øƒ' Accountants), * Hé thong KSNB 1a mét hé thong chinh sdch va thi tục nhằm
bổn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của thông tin;
bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động (2.tr.201) Theo định nghĩa này thì KSNB là một chức năng thường
xuyên của đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thé xay ra trong
từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu
Trang 16
“Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “ Hệ thống KSNB là các
quy định và các thủ tục kiểm soát do đợn vị được kiểm toán xây dựng và áp
dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm
tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, để lập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu qua tai sin cua don vịt
Qua các định nghĩa đã nêu cho thấy KSNB không chỉ giới han trong
chức năng tài chính kế toán mà còn có liên quan đến nhiều lĩnh vực khác như
hành chính, quản lý nó không chỉ thuộc về nhà quản lý mà đòi hỏi phái có sự
phối hợp đồng bộ của tắt cả thành viên trong tổ chức
KSNB được chia thành hai loại: Kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý
~ Kim soát quán lý: à quá tình nhằm thúc đây hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của tắt cả các thành viên trong dom vi
-hính sách quản lý
trong việc thực hiện c
~ Kiểm soát kể toán: là các chính sách và quá trình thực hiện, nhằm đạt
được các mục tiêu: bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin chính xác, trung thực,
kịp thời và đầy đủ
1.1.3, Mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
Khi xây dựng cho mình một hệ thống kiểm soát nội bộ, các nhà quản lý
hệ thống kiểm soát nội bộ đó sẽ mang lại
những lợi ích thiết thực, góp phần làm cho hoạt động của doanh nghiệp được
tốt hơn Do đó, cơ cầu kiểm soát nội bộ được thiết lập tại đơn vị phải đảm bảo hợp lý cho các nhà quản trị đạt được mục tiêu sau:
® Mục tiêu bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị nếu không được bảo vệ bằng hệ thống kiểm soát phù hợp có thể bị đánh cắp, bị hư hại hoặc bị
lạm dụng vào những mục đích cá nhân khác nhau
Trang 17
thu thập, xử lý và tổng hợp Đây là căn cứ quan trọng cho việc ra quyết định của nhà quản lý bên trong và ngoài đơn vị Vì vậy, thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động
kinh tế, tài chính
* Aục tiêu đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: đễ đảm bảo mục tiêu này, hệ thống KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp phải tuân thủ đúng mức
® Mục tiêu đảm bảo hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý: KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông
tin, nang cao uy tín, mở rộng thị phẩn, thực hiện các chiến lược kinh doanh
của đơn vị Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tổn tại và
phát triển của đơn vị
'Và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ thể hiện:
* Tạo thuận lợi cho việc điều khiển và quản lý kinh doanh có hiệu qua
* Đảm bảo chắc chắn là các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện
đúng thể thức và
* Phát hiện những rắc rồi trong kinh doanh để hoạch định và tiến hành sát tính hiệu quả của các chế độ và quyết định đó
các biện pháp đối phó kịp thời
* Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong kinh doanh * Ghi chép đầy đủ, phán ánh trung thực, đúng thể thức các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh
* Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng, sử dụng sai mục đích * Lập các BCTC kịp thời, hợp lệ, đúng chế độ
1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Trang 18-10-
và tìm hiển các yếu tổ cầu thành nên nó Theo quan điểm truyền thống do
AICPA đưa ra, hệ thống KSNB bao gồm các yếu tố sau: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm sốt
a Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt là toàn bộ những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình
thiết kế, vận hành và sự hữu hiệu của các thủ tục, chính sách kiểm soát của
đơn vị Các nhân tổ này chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận thức, hành động của nhà quản lý cấp cao trong đơn vị Có thể nêu ra các nhân tố chính như:
Đặc thù về quản lý của đơn vị
Nha quản lý cấp cao là người ra quyết định và di
hành mọi hoạt động,
của đơn vị Vì vậy, quan điểm đường lối quản trị và tư cách của họ ảnh hưởng rất lớn đến xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu tại đơn vị Đặc thù quản
ý chỉ rõ những quan điểm khác nhau của nhà quản lý về sự chính xác của
thơng tin kế tốn và tằm quan trọng của việc hoàn thành kế hoạch, sự chấp
nhận rủi ro trong kinh doanh Những nhà quản lý có phong cách kinh doanh lành mạnh vì sự phát triển lâu dài đòi hỏi BCTC phái chính xác, các thủ tục KSNB phải chặt chẽ Đối với những nhà quản lý có mục tiêu kinh doanh là
lợi nhuận bằng mọi giá thì BCTC không cần trung thực, vì vậy các thủ tục kiểm soát sẽ lỏng lẽo, không hiệu quả Như vậy, phong cách điều hành và tư
các chính sách, thủ tục KSNB
cách của nhà quản trị ảnh hưởng rất lớn
cũng như độ chính xác BCTC
Một yếu tổ quan trọng của đặc thù quản lý là cơ cầu quyền lực trong đơn
vị Nếu quyên lực tập trung vào một cá nhân hay một nhóm nhỏ thì phẩm chất và năng lực của người nắm quyền ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát Trong những doanh nghiệp có quy mô lớn nếu xảy ra trường hợp trên thì
môi trường kiểm sốt khơng lành mạnh do những người khác không có cơ hội
Trang 19-H-
Cơ cấu tổ chức
Là sự chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị Cơ cấu tổ chức tốt sẽ ngăn ngừa các trường hợp vi phạm chính sách, thủ tục kiểm
xoát của đơn vị, loại bỏ những sai phạm, gian lận có thể xảy ra, tạo hiệu quả
quản lý tốt cho các nhà lãnh đạo của đơn vị trong truyền đạt và thu thập thông
êm tra Để đạt được
tỉn Cơ cấu tổ chức nền tảng cho việc lập kế hoạch và
mục tiêu của đơn vị cần phải có cơ cấu tổ chức hiệu quả và phù hợp quy mô hoạt động của đơn vị Muốn vậy cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
~ Thiết lập, điều hành và gi sát toàn bộ hoạt động của đơn vị, tránh bỏ
kỳ lĩnh vực nào hoặc chồng chéo giữa các bộ phận
- Phải có sự tách biệt giữa ba chức năng xử lý nghiệp vụ, ghỉ sổ và bảo cquản tài sản
~ Các bộ phận phải độc lập tương đối
“Chính sách nhân sự
Bao gồm các phương pháp quản lý nhân sự và chế độ của đơn vị về
tuyển dụng, đào tạo, đánh giá trả lương và đề bạt nhân viên trong đơn vị Con người là yếu tố quan trọng quyết định trong mọi hoạt động của đơn vị Vì thế
một chính sách nhân sự đúng đắn sẽ đảm bảo cho nhân viên trong đơn vi có
năng lực làm việc có tỉnh thần trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp Ngược lai, một chính sách nhân sự không khoa học sẽ dẫn đến đội ngũ nhân viên yếu kém về năng lực và ý thức trách nhiệm Khi đó dù các thủ tục kiểm soát có được tổ chức chặt chẽ vẫn không thể phát huy hiệu quả KSNB
'Công tác lập kế hoạch và dự toán tại đơn vị
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch về sản xuất, kỹ
thuật, tài chính và các phương án chiến lược kinh doanh của ban quản lý trong
đơn vị Việc lập và thực hiện kế hoạch một cách khoa học nghiêm tức sẽ là
Trang 20-12-
sát tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh số liệu thực hiện với số liệu kế
hoạch để phát hiện những vấn đề bắt thường và có những giải pháp kịp thời 'Bộ phận kiểm toán nội bộ
Là nhân tố quan trọng môi trường kiểm soát, chính bộ phận này chịu
trách nhiệm thực hiện kiểm tra, giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ
hoạt động của đơn vị trong đó có hệ thống KSNB Bộ phận kiểm toán nội bộ
hữu hiệu sẽ giúp cho đơn vị có cái nhìn kịp thời và chính xác về các hoạt động của đơn vị cũng như công tác kiểm soát, từ đó phát hiện những sai
phạm, gian lận làm thất thoát tài sản, đề ra biện pháp cải tiến hoạt động Để có bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu điều cần thiết là đội ngũ nhân
viên kiếm toán nội bộ phải độc lập với các bộ phân được kiểm tra, đội ngũ đó
phải báo cáo trực tiếp cho nhà quản lý cấp cao trong tổ chức và phải đáp ứng yêu cầu về năng lực cũng như đạo đức của kiểm toán viên
Ủy ban kiếm soát
“Thường gồm ba đến năm thành viên thuộc HĐQT, Không kiêm nhiệm
bất cứ công việc nào ở Công ty Nhiệm vụ chính của ủy ban là giám sát quá
trình BCTC của tổ chức bao gồm cả cơ cấu KSNB và tuân thủ các luận định tại Công ty Để hoạt động có hiệu quả ủy ban kiểm soát phải thường xuyên
êm toán viên nội bộ lẫn kiểm toán viên bên ngoài Các nhân tố bên ngoài
liên lạc với
Như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan Nhà nước, ngân hàng, cổ
đông, chủ nợ tuy không thuộc tằm kiểm soát của nhà quản lý nhưng ảnh
hưởng rất lớn đến thiết kế và vận hành hệ thống KSNB
b Hệ thống thống tin kế tốn
Hệ thống thơng tin kế toán là một hệ thống đóng có chức năng ghi nhận,
tính toán, phân loại, tổng hợp và truyền đạt thông tin tài chính của đơn vị cho
người sử dụng đánh giá và ra quyết định Hệ thống này chứa đựng các tiến
Trang 21
ra Các thông tin đầu vào thường là các nghiệp vụ kinh té phát sinh và thông
tin dau ra fa những báo cáo nhanh và báo cáo định kỷ
Bang 1.1 Hệ thống thơng tin kế tốn
Ghỉ nhận Xưiý “Truyền đạt thông tin
"Báo cáo nhanh, báo cáo
Nhập dữ liệu thông | Phân loại, tổ chức tính
tin từ nguồn nị định kỳ cho người sử
bộ | tốn và tơng hợp thôn; 8 ỢP OM | - đụng nội bộ và bên
và bên ngoài tin ngoài
Hệ thơng thơng tin kể tốn cung cấp thông tìn chính xác và kịp thời cho
nhà quản trị để ra những quyết định kinh doanh hợp lý Nó là một hệ thống
con của hệ thống thông tin có vai trò trung tâm và ảnh hưởng trực tiếp đến tắt cả các hệ thống con khác
Hệ thống kế toán bao gồm các phương pháp ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị, tổng hợp và phân tích số liệu trên BCTC Một hệ thống kế toán
tiết đã nêu trên Bằng việc giám sát, đối chiều, tính toán và ghi sổ các nghiệp
u quả phải thỏa mãn các mục tiêu KSNB chi
vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế tốn đã cung cấp thơng tin cho quản lý và
kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị
Một tổ chức kể toán hữu hiệu thì thông tin kế toán phải đảm bảo các mục
tiêu sau:
® Tính có thực: chỉ được ghỉ chép những nghiệp vụ kinh tế có thật ® Sự phê chuẩn: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phê chuẩn
hợp lệ trước và sau khi phát sinh
® Tính đầy đủ: ghi nhận đầy đủ toàn diện các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh, không được giấu bớt hoặc loại bỏ các nghiệp vụ phát sinh
* Sự đánh giá: không để xây ra những sai phạm trong việc đo lường, tính
Trang 22-14-
® Sự phân loại: đảm bảo số liệu kế toán được phân loại đúng trong quá trình chuyển số liệu từ chứng từ vào số kế toán
+ Sự đúng hạn: đảm bảo việc ghi nhận doanh thu và chỉ phí đúng ky
.® Chuyển số và tổng hợp báo cáo chính xác: số liệu kế toán được ghi vào số chỉ tiết đúng đắn tổng hợp và báo cáo chính xác
.e Các thủ tục kiểm soát
“Thủ tục kiểm soát là toàn bộ các quá trình, các chính sách do nhà quản lý
thiết lập nhằm mục đích giúp đơn vị
iễm soát các rủi ro có thé gặp phải Các
thủ tục kiểm soát của từng đơn vị có thể khác nhau do đặc điểm về cơ cấu tổ chức, ngành nghề kinh doanh của từng đơn vị Song đặc trưng chung nhất của
của các thủ tục kiểm soát là được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc: nguyên
tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
® Nguyên tắc phân công phân nhiệm: đòi hỏi phải phân chia công việc và trách nhiệm cho nhiều người trong một bộ phận và nhiều bộ phận trong một tổ chức Mục đích của nguyên tắc này là dễ dàng phát hiện sai sót và hạn
chế gian lận xây ra bằng việc không cho phép một cá nhân, một bộ phận nào
thực hiện toàn bộ các khâu của một cơng việc
® Ngun tắc bắt kiêm nhiệm: nguyên tắc này có tác dụng ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền hạng Cụ thể là không được bố trí kiêm nhiệm các
chức danh vừa phê chuẩn vừa thực hiện nghiệp vụ và chức năng kiểm soát
vừa chức năng thực hiện Nguyên tác này dựa trên cơ sở thực tế là nếu có sự kiêm nhiệm thì dễ dàng dẫn gian lân thì rất khó khăn sự lạm dụng và việc ngăn ngừa hay phát hiện
« Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: ủy quyền là việc nhà quản lý giao quyỂn quyết định và giải quyết công việc nhận định cho cấp dưới thực hiện
Trang 23-15-
quản lý không thé và cũng không nên trực tiếp giải quyết mọi vấn đề phát
sinh trong đơn vị mình, mà cần phải có sự phân chia quyền hạn cho cấp dưới, đồng thời quy định cụ thể trách nhiệm, quyền hạn của từng cấp Nguyên tắc này đảm bảo cho hoạt động của đơn vị không bị ách tắc, mặt khác tạo điều kiện cho cấp dưới phát huy hết khả năng nhưng đồng thời nâng cao vai trò
trách nhiệm của từng cá nhân và giảm bớt sức ép cho nhà quản lý cắp cao
Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gỉ
~ Phân chia trách nhiệm đây đủ
Phân chia trách nhiệm là không cho phép một người hay một bộ phận
i Cu thé
như không cho phép việc thực hiện chức năng phê chuẩn và thực hiện, chức
nào được thực hiện một quy trình hay một nghiệp vụ từ đầu đến c:
năng thực hiện và kiểm soát, chức năng kế toán và bảo vệ tài sản
Mục đích của việc phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng; đồng
thời giảm cơ hội cho bắt kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ
có thể gây ra, hay giấu diếm những sai phạm của mình Phân chia trách nhiệm
phải tách biệt các chức năng sau đây:
+ Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: lý do là khi một
nhân viên vừa làm thủ kho vừa làm kế toán thì rất dễ chiếm dụng tài sản của
đơn vị
+ Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: bởi
thực tẾ đã chỉ ra rằng nếu vùa làm thủ quỹ vừa làm người phê duyệt để chỉ
tiền thì rắt đễ dàng tham ô tiền quỹ của đơn vị
+ Chức năng thực hiện nhiệm vụ với chức năng kế toán: nếu từng bộ
phận vừa thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo sẽ có xu hướng khai
sai để che dấu việc làm của mình
~ Kiểm soát quá trình xử lý nghiệp vụ và thông tin
Trang 24-l6-
tin cậy cần thực hiện nhiễu thủ tục kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy
đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin cần phải đảm bảo các yêu cầu: kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, số sách
kế toán; việc phê chuẩn phải đúng đắn
tốn
® Kiểm soát hệ thống chứng từ s sách kế
- Chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng
- Chứng từ phải được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phải có
đầy đủ sự xác nhận của các thành phần tham gia
~ Chứng từ phải được thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu nhưng phải phù hợp với quy định của chế độ kế toán, đặc biệt là các chứng từ mang tính bắt buộc, ~ Chứng từ phải được tổ chức luân chuyển khoa học, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ cả về hình thức lẫn nội dung
~ Số sách phải được đánh số trang và kiểm soát trước khi đóng tập
- Tổ chức, lưu trữ, bảo quản chứng từ số sách an toàn và khoa học
+ Sự phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ: cần đảm bảo là các nghiệp
vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhà quản lý theo quyển hạn phân công Sự phê chuẩn có hai loại là phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thẻ
- Phê chuẩn chung: là trường hợp nhà quản lý ban hành các chính sách chung áp dụng cho toàn đơn vị
~ Phê chuẩn cụ thể: là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt Phê chuẩn cụ thể thường áp dụng cho các nghiệp vụ ít phát sinh,
n lớn và thường do nhà quản trị cấp cao thực hiện
~ Kiểm soát vật chất:
Hoạt động này được áp dụng cho các loại tài sản, số sách và bao gồm cả
các loại ấn chỉ, chương trình phần mềm quản lý Việc kiểm soát vật chất được đánh giá là tốt hay xấu thông qua các phương tiện, công cụ bảo vệ tài sản như:
quy
Trang 25-1-
định về trách nhiệm của từng cá nhân được tiếp cận với tài sản của đơn vị
Ngoài ra, quá trình bảo vệ vật chất cần phải thủ tục như kiểm kê định kỷ
Việc so sánh đối chiếu giữa số sách và thực tế bắt buộc phải thực hiện định
kỳ, khi có sự chênh lệch nào cũng cần phải kiểm tra và xem xét nguyên nhân,
thông qua đó phát hiện những yếu kém trong quá trình bảo vệ tài sản và số
mm kê còn đánh giá và có biện pháp xử lý những tài sản hư hỏng, kém phẩm chất, lâu ngày không sử dụng
sách Thông qua hoạt động
~ Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Là quá trình kiểm tra được thực hiện bởi các cá nhân hoặc bộ phận khác với các cá nhân hoặc bộ phận đang thực hiện nghiệp vụ Nhu cầu này xuất
phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ phi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra Ví dụ: nhân viên có thể vô ý hoặc cố ý mà không tuân theo một số thủ tục, hoặc lơ là trong công việc do vậy cần có sự quan sát dé nhắc nhở nhân viên đó thực hiện công việc tốt hơn,
đồng thời thông qua đó để đánh giá phân loại nhân viên chính xác hơn tạo sự
cạnh tranh thi đua trong các nhân viên Hơn nữa, trong thực tế nếu khơng
kiểm sốt thì không thể phát hiện và ngăn chặn các rủi ro như: tham ô
của đơn vị, cố ý làm sai
i san đề đặt ra là nhân viên được giao quyền kiểm
tra phải độc lập với nhân viên được kiểm tra về mặt vật chất và quan hệ tình
cảm
~ Phân tích soát xét lại việc thực hiện
Nghĩa là xem xét lại quá trình thực hiện thông qua việc so sánh kết quả
thực hiện với các chỉ tiêu kế hoạch, định mức, số thực tế kỳ trước và các thông tin phi tài chính khác có liên quan; đồng thời còn xem xét trong mỗi
cquan hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện Việc đánh giá quá trình
thực hiện biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục
tiêu của đơn vị hay không? Thông qua đó tìm nguyên nhân và có biện pháp
Trang 26-18-
1.2 DAC DIEM VE HOAT DONG XAY LAP CO ANH HUONG DEN CONG TAC KIEM SOAT CHI PHI XAY LAP
1.2.1 Đặc điểm về sản phẩm xây lắp
“Xây lắp là hoạt động xây dựng mới, mở rộng, khôi phục, cải tạo lại hay hiện đại hóa các công trình dân dụng, công nghỉ
sống xã hội Vii
thi công xây lắp các công trình, có thể tự làm hay lựa chọn nhà thầu thi công thông qua phương thức đấu thầu hoặc chỉ định thầu
Cũng như các hoạt động khác, hoạt động kinh doanh xây lắp có những
„ đường sá, cầu
cống nhằm phục vụ cho sản xuất và đi tổ chức hệ thống
đặc điểm riêng biệt ảnh hưởng đến quản lý và kiểm soát: Một phức tạp Đối với công trình cầu, phải thi công trên mặt nước nên rất khó cho việc 1 sản phẩm xây lắp là những công trình, vật kiến trúc có quy mô, kat cf
vận chuyển, sử dụng và bảo quản vật liệu, xe máy thỉ công, chịu ảnh hưởng
của bão, lũ Một phan của sản phẩm nằm dưới mặt nước nên khó thì công,
kiểm định chất lượng, kiểm soát số lượng và chất lượng nguyên vật liệu đã sử
dụng
Đối với công trình đường, đây là loại sản phẩm có chiều dài lớn, có công
trình đài hàng chục km không thuận lợi cho việc tập kết vật tư, bảo quản vat
tư, xe máy thí công và đặc biệt là kiểm soát chất lượng, số lượng vật liệu sử
dụng và xe máy thi công Một phần sản phẩm đường nằm dưới mặt đất làm
cho công tác kiểm định chất lượng tương ứng với lượng chỉ phí bỏ ra khó
thực hiện Kết cấu của loại sản phảm này gồm móng, nền, mặt đường, cổng, b6 via, via he, biển báo Mỗi hạng mục trong công trình cầu đường sử dụng
loại nguyên vật liệu, nhân công và xe máy thỉ công khác nhau yêu cầu phải có
các thủ tục và phương pháp kiểm soát phù hợp
Trang 27-19-
công nhiều chủng loại, nhiều phẩm cấp khác nhau Việc thi công cần phải có sự hỗ trợ của ,, xe phun bê tông, máy đằm Số lượng công nhân thì công lớn, có tay nghề khác nhau Vì vậy, kiểm sốt ơng và các chỉ phí khá là rất khó khăn ic xe máy thi công: xe
nguyên vật liệu, nhân
Sản phẩm xây lắp mang tính chất đơn chiết, thời gian sản xuất lâu dài, dễ ánh hưởng đến môi trường sinh thái Những đặc điểm này làm cho việc tổ chức sản xuất và hạch toán khác biệt với các ngành sản xuất kinh doanh khác: Chỉ phí sản xuất sản phẩm không chỉ phụ thuộc vào quy mô ( khối lượng xây lắp) mà còn phụ thuộc vào tiền độ thi công, rủi ro xảy ra do thiên tai, mat mat
vật tư thiết bị sản xuất Sản phẩm xây lắp phải lập dự tốn Thực hiện thi cơng
xây lắp công trình phải theo quy định về quản lý đầu tư và xây dựng do Nhà
nước ban hành, tổ chức thì công đúng theo quy trình kỹ thuật, khối lượng,
chất lượng thi công theo hồ sơ thiết kế, dự toán được duyệt
Hai là, sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất còn các điều kiện sản
xuất ( xe máy thi cong, thiết bị, vật tư, người lao động ) phải dĩ chuyển theo
địa điểm đặt sản phẩm Đặc điểm này làm cho quá trình kiểm soát chất lượng, số lượng vật tư đã xuất kho cho quá trình thi công khó thực hiện, quá trình
quan lý tài sản, vật tư, lao động tại hiện trường thỉ công cũng như hạch toán
chỉ phí sản xuất rất phức tạp và chịu ảnh hưởng của môi trường dễ tổn thất,
hư hỏng
Ba 1a, san phim xây lắp được sử dụng lâu dài chịu ảnh hưởng của môi trường sinh thái, cảnh quan Sau khi hoàn thành, sản phẩm xây lắp rất khó thay đổi Khi nghiệm thu nếu không đạt chất lượng như thiết kế thì phải phá
đi lầm lại làm chỉ phí sản xuất tăng lên Vì vậy, việc quản lý, giám sát quá
trình thi công và hạch toán cẳn được tổ chức chặt chẽ, đảm bảo chất lượng
công trình phù hợp với dự toán thiết kế
Trang 28-20-
có sự thay đổi, do sản phẩm xây lắp có những đặc thù riêng so với các sản
phẩm công nghiệp khác
Đặc thù riêng của sản phẩm xây lắp là cá công trình phát sinh nhiễu nơi,
thời gian thi công trong một giai đoạn nhất định Vì vậy, khi có công trình thì
tùy theo cơ chế quản lý và phân cấp tài chính mà Công ty có thể thành lập Xí
nghiệp, Đội hay một bộ phận trực tiếp quản lý thì cơng: khi cơng trình hồn thành thì các bộ phận có thể bị giải thể tùy theo mục tiêu thâm nhập địa bàn
của Công ty và tiềm năng của địa bàn đó Do đó, các đơn vị thành viên của
Công ty có thể tăng thêm và giảm xuống Mặt khác, quyền và nghĩa vụ của
các thành viên ( Xí nghiệp, Đội hay Tổ thi công) cũng không có sự nhật quán
mà tùy thuộc vào cơ chế quản lý của từng Công ty
1.23 Đặc
Chỉ phí là toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hóa
ằm về chỉ phí sản xuất trong hoạt động xây lắp
được biểu hiện bằng tiền mà đơn vị bỏ ra trong một giai đoạn kinh doanh nhất
định, bao gồm chỉ phí trực tiếp và chỉ phí gián tiếp
Chỉ phí trực tiếp ( chỉ phí sản xuất) là chỉ phí kết tỉnh trong sản phẩm
xây lắp, gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chỉ phí nhân công trực tiếp,
“Chỉ phí máy thì công và chỉ phí sản xuất chung
Chỉ phí chung ( chỉ phí thời kỳ) là chỉ phí phát sinh trong một thời gian : chỉ phí bán
nhất định phục vụ cho quá trình trực tiếp tạo ra sản phẩm,
hàng và chỉ phí quản lý doanh nghiệp
Điễm khác biệt của CPSX trong sản phẩm xây lắp so với các sản phẩm
khác là chỉ phí máy thi công Chi phí máy thi công đối với công trình cầu,
đường là rất lớn và khó kiểm soát
‘Theo khoản mục, chỉ phí sản xuất xây lắp được phân thành các loại:
- Chỉ pÏ
chính, phụ và các cấu kiện bê tông đúc sẵn ( vật liệu xây dựng, vật liệu điện,
nước và các thiết bị cần lắp khác) dùng để xây lắp các công trình
Trang 29
-21-
Vật liệu xây dựng, gồm: xi măng, thép, cát, đá, gỗ, nhôm - kính, nhựa
đường,
Vat tur điện, gồm: dây điện các l
điều hòa, công tắc, ổ cắm
i
bóng đèn, hệ thống quạt, hệ thống ‘Vat tư nước, gồm: ống nước các loại, vòi xả, bồn đựng, máy bơm
Chỉ phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn từ 60% - 70% giá trị công trình
~ Chi phí nhân công trực tiếp: là khoản tiền lương, tiền công, các khoản
khác phải trả cho công nhân trực tiếp thỉ công; khoản mục chỉ phí này thường
chiếm khoản 20% - 30% giá trị công trình Đối với các công trình cải tạo thì chỉ phí nhân công thường chiếm tỷ trọng lớn hơn
Khoản mục này bao gồm: tiền lương chính của công nhân trực tiếp tham
gia xây dựng công trình; tiền lương chính của công nhân vận chuyển vật liệu thi công, của công nhân làm nhiệm vụ bão dưỡng bê tông, công nhân don dep vật liệu trên công trường, công nhân ghép cốt pha Tiền lương chính của
công nhân khuân vát từ kho đến chỗ xây lắp, tiền lương phụ của công nhân thì công, tiền thưởng, tiền ăn ca của công nhân xây lắp trực tiếp
- Chỉ phí máy thỉ công: Chỉ phí sử dụng máy thi công gồm toàn bộ các
chỉ phí về vật tư, lao động khấu hao và chỉ phí bằng tiền trực tiếp cho quá trình sử dụng máy thi công tại công trình xây dựng như máy Đào, máy Ủi, xe Lu, xe Cấu, xe Bê tông nhựa đường, cần câu có định Chi phí sử dụng máy thi công bao gồm các loại:
+ Chỉ phí tạm thời: là những chỉ phí có liên quan đến việc tháo lắp, chạy
thử, vận chuyển máy thi công và chỉ phí về những công trình tạm thời phục
vụ máy thỉ công Chỉ phí này được phân bổ dẫn theo thời gian máy ở công
trường
Trang 302 lương chính của công nhân điều khiển và phục vụ máy, nhiên liệu, động lực thi phi khác, Trong chỉ phí sử dụng máy thi công không bao gồm các khoản mục: khác dùng cho máy, phí tổn sửa chữa thường xuyên vi
Lương công nhân vận chuyển, phân phối vật liệu cho máy, chỉ phí trong thời
gian máy ngừng sản xuất, chỉ phí lắp đặt lần đầu cho máy, chỉ phí sử dụng
cho sản xuất phụ, các khoản trích theo lương của công nhân vận hành máy thỉ công,
~ Chỉ phí sản xuất chung: là các chỉ phí chung khác liên quan đến việc quan lý công trình, trong phạm vi tổ ( đội) sản xuất thi công xây lắp, bao gồm:
'Chỉ phí về tiền lương và các khoản chỉ phí khác cho nhân viên quản lý tổ ( : chỉ phí
lý các công trình, chỉ phí lần trại công trinh, ; các khoản trích theo lương
đội) sản xuất, quản lý công
at lig
dung cu ding cho quản
của công nhân vận hành máy thi công, cơng nhân xây lắp
Ngồi ra, trong xây dựng thường phát sinh các khoản thiệt hại: Thiệt hại phá đi làm lại và thiệt hại về ngừng sản xuất, thiệt hại do thiên tai Đây là những khoản chỉ phí không có trong kế hoạch và dự toán, là một trong những
nhân tổ làm tăng giá thành sản phẩm xây lắp
“Theo chuẩn mực Kế toán Việt Nam: * Chỉ phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho, gồm: Chỉ phí nhiên liệu vật liệu, chi phí nhân công và các
chỉ phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường”
Đối với các khoản thiệt hại do thiên tai và phá đi làm lại do không đúng
kỹ thuật thiết kế vượt quá mức của công suất bình thường thì không được tính vào chỉ phí sản xuất sản phâm xây lắp
1.3 KIÊM SOÁT NỘI BỘ ĐƠI VỚI CHI PHÍ XÂY LÁP TRONG CÁC
DOANH NGHIỆP XÂY LÁP
1.3.1 Tạo lập môi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực
Trang 3123
chi phí xây lắp được hiệu quả, cần tạo lập mơi trương kiểm sốt tốt trong các
công trình xây dựng Muốn vậy cần sử dụng tổng hợp ảnh hưởng của các
nhân tố như triết lý quản lý, cơ cấu tổ chức, sự tham gia của Hội đồng quản trị
vào chính sách nhân sự ở mỗi công trình
Một trong những biện pháp quan trọng để phát triển môi trường kiểm soát tốt trong các công trình là đưa nội dung kiểm soát vào chương trình huấn
luyện nhân viên ở từng công trình Mỗi nhân viên và công nhân ở công trình
của việc phân cha trách nhiệm, về
cần được giải thích về nội dung và ý ngl
những trường hợp không được kiêm nhiệm trong công trình Tắt cả nhân viên trong từng công trình từ cán bộ quản lý đến kế toán, kỹ thuật, công nhân trực
tiếp thi công cũng cần được huấn luyện về trách nhiệm kiểm soát của họ trong
công việc, ý nghĩa của sự kiểm soát và những vấn để có thé nay sinh khi thực
hiện nhiệm vụ của họ
Bên cạnh đó, một hệ thống đánh giá công việc định kỳ: tiến độ thi công,
vật liệu sử dụng, nhân công, chỉ phí, xe máy, khối lượng định kỳ Ở mỗi
công trình là một phương thức hữu hiệu giúp nhân viên hiểu biết về ý nghĩa
của kiếm soát Việc đánh gi
(đội) và chỉ ra hướng khắc phục trong tương lai là một biện pháp kiếm soát chỉ phí hữu hiệu 1.3.2 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chỉ phí xây công việc của từng cá nhân, từng bộ phân, tổ
“Thông tin là điều kiện cần thiết cho việc thiết lập, duy trì va nâng cao
năng lực kiểm s dt trong doanh nghiệp, thông qua việc hình thành các báo
cáo để cung cấp thông tin về chỉ phí xây lắp cho các cấp quản lý Một hệ thống thông tin đầy đủ phải có hai nhân tố, đó là thơng tin dự tốn và thông
tin thực hiện
a Tổ chức hệ thống thông tìn dự toán
Trang 3224
cho các khoản mục chỉ phí gồm chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân
công trực
p, chỉ phí sử đụng máy thì công và chỉ phí sản xuất chung
“Trước hết phải hiểu chỉ phí định mức là gì Đó là chỉ phí dự tính để sản
xuất một sản phẩm hay thực hiện một dịch vụ cho khách hàng Công dụng của chỉ phí định mức là:
® Là cơ sở để doanh nghiệp lập dự toán hoạt động vì muốn lập dự toán
chỉ phí nguyên vật liệu phải có định mức nguyên vật liệu, chỉ phí nhân công
phải có định mức số giờ công
+ Giúp cho các nhà quản lý kiếm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và chỉ phí định mức là tiêu chuẩn, cơ sở để đánh giá
® Góp phần thông tin kịp thời cho các nhà quản lý ra quyết định hàng ngày như định giá bán sản phẩm, chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng,
phân tích khả năng sinh lời
« Gắn
mn trách nhiệm của công nhân đối với việc sử dụng nguyên vật
liệu sao cho tiết kiệm
Một điều kiện thuận lợi trong việc xây dựng định mức chỉ phí cho các
công trình xây dựng là Bộ xây dựng đã ban hành hệ thống định mức xây lắp tại quyết định 24/2005/QĐ- BXD ngày 29/07/2005 và công van
1776&1771/CV- BXD ngày 14/09/2006 của Bộ xây dựng Đây là cơ sở cho
các đơn vị xây lắp xây dựng định mức chỉ phí của mình
Wy dựng định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Định mức
¡ phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm định mức giá và
định mức lượng cho một đơn vị khối lượng thỉ công
VỀ mặt lượng nguyên vật liệu: Lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản
xuất một sản phẩm, cho phép những hao hụt bình thường Để sản xuất một
sản phẩm thì định mức tiêu hao nguyên vật liệu là:
~ Nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm
Trang 33-35-
= Luong vật liệu tính cho sản phẩm hỏng
VỀ mặt giá nguyên vật liệu: Phản ánh giá cuối cùng của một đơn vị nguyên vật liệu trực tiếp sau khi đã trừ đi một khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán Định mức về giá nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm là
~ _ Giá mua ( trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán)
~_ Chỉ phí thủ mua nguyên vật liệu
Nhu vậy: Định mức về chỉ phí NVL= Định mức về lượng * định mức về
giá
“Trong các công trình xây dựng có rất nhiều hạng mục, mỗi hạng mục có
quy định riêng về định mức khối lượng Để lập dự toán chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp cho các công trình này, các kỹ sư sẽ căn cứ vào thi liệu bảng vẽ kế kỹ thuật của công trình và dự toán chỉ phí nguyên vật lệu trực tiếp bằng các phần mềm dự toán trong xây dựng Một điều chú ý trong việc lập dự toán chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp, lượng nguyên vật liệu rắt ôn định nhưng
giá nguyên vật liệu lại có sự biến động Bởi vì các công trình thường được thực hiện trong thời gian dài, có công trình kéo dài đến năm hay mười năm Do đó, để lập dự toán chỉ phí có tính thực tế và kha thi khi công trình hoàn
thành cần có sự điều chỉnh chênh lệch giá nguyên vật liệu giữa thời kỳ hoàn
thành so với thời điểm lập dự toán để dảm bảo tính khách quan trong quá
trình kiểm soát
“Xây dưng định mức chỉ phí nhân công trực tiếp
Định mức chỉ phí nhân công trực tiếp bao gồm định mức giá và định
mức lượng cho một khối lượng xây lắp
Định mức về giá một đơn vị thời gian lao động trực tiếp: bao gồm tiền lương và các khoản phụ cấp lương liên quan đến lao động trực tiếp
Trang 34-26-
~ Phương pháp kỹ thuật: chia công việc theo nhiều công đoạn rồi kết hợp
với bảng thời gian tiêu chuẩn của những thao tác kỹ thuật để định thời gian chuẩn cho từng công việc
~ Phương pháp bắm giờ
'Về lượng thời gian để sản xuất một sản phẩm được xác định như sau: ~ Thời gian cần thiết để sản xuất một sản phẩm
- Thời gian nghỉ ngơi lau chùi máy
~ Thời gian tính cho sản phẩm hỏng
Nhu vay, Định mức chỉ phí NCTT = Định mức lượng* Định mức giá định định mức chỉ phí sử dụng máy thỉ công Định mức sử dụng máy thi công bao gồm các định mức về tiền lương công nhân vận hành máy thí công, nhiên liệu, vật liệu chạy máy và khấu hao máy
Tiên lương công nhân vận hành máy thì công, nhiên liệu, vật liệu chạy
máy: là những biến phí thay đổi theo số giờ ( ca máy) hoạt động của máy
Định mức của yếu tổ chỉ phí này bao gồm định mức giá và lượng
“Tổng dự toán biển phí sử dụng MTC =Tông giờ ca máy hoạt động* Đơn giá
Khẩu hao MTC: là định phí không thay đổi theo số giờ ( ca máy) hoạt động mà thay đổi theo tiến độ thi công
“Tổng dự toán định phí sử dụng MTC= Tổng chỉ phí khấu hao MTC sử ‘dung cho cả chương trình
Như vây: Tổng dự toán chỉ phí sử dụng MTC = Tổng dự toán biển phí sử
dụng MTC + Tổng dự toán định phí sử dụng MTC
Xây dựng định mức chỉ phí sản xuất chung
Định mức yếu tổ định phí, biến phí và chỉ phí hỗn hợp Định mức định
phí như tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý công
Trang 35-2-
trình Định mức biến phí như các khoản trích theo lương của công nhân vận
hành máy thi công, công nhân xây lắp trực tiếp Các định mức chỉ phí hỗn hợp có thể là: tiền điện, tiền nước phục vụ cho xây dựng công trình
b Tổ chức hệ thống thông tin thực hiện
TTổ chức hệ thống thông tỉn thực hiện chỉ phí sản xuất trong các doanh nghiệp xây lắp là tổ chức hệ thống thông tin kế toán cho việc đo lường các chỉ phí sản xuất thực tế phát sinh trong quá trình thi công các công trình Hệ thống thông tỉn bao gồm nhiều phân hệ trong đó hệ thống thơng tin kế tốn và hệ thống thông tin kỹ thuật nghiệp vụ là bộ phận quan trọng cho việc kiểm soát chỉ phí Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là các báo cáo kế toán Để hai bộ thông tỉn trên báo cáo chính xác và đáng tin cậy cằn phải chú ý sách kế toán phân quan trọng, đó là chứng tử và
Chứng từ kế toán có chức năng thông tin va kiểm tra chỉ phí thực tế phát
xinh qua các nghiệp vụ thỉ cơng Việc kiểm sốt được thực hiện qua nội dung
kinh tế từng nghiệp vụ và qua yếu tố: Số lượng và đơn giá từng loại chỉ phí
phat sinh
Sổ sách kế toán bao gồm sổ chỉ tiết và sổ tổng hợp Số chỉ tiết được mở theo nhiều hướng: Theo loại chỉ phí, theo hạng mục và từng công trình, theo đơn vị thực hiện thi công Qua đó thực hiện chức năng kiểm soát chỉ phí Số tổng hợp được mở cho từng tài khoản vừa đáp ứng yêu cầu của kế toán tài
chính, vừa đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp
Báo cáo kế toán bao gồm cả báo cáo kế toán tài chính và kế toán quản trị phục vụ yêu cầu kiểm soát từ bên trong và bên ngoài kể cả phân tích chỉ phí
1.3.3 Các thủ tục kiểm soát chỉ phí xây lắp
“Thủ tục kiểm sốt là tồn bộ các quy trình, các chính sách do nhà quản lý
Trang 36-28-
a Kiểm soát chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp
“Thủ tục kiểm soát hiện hành
- Thủ tục kiểm soát quá trình mưa nguyên vật liệu- nhập kho: Đề kiểm xoát chặt chẽ quá trình mua nguyên vật liệu cần có sự tham mưu đầy đủ của các bộ phận liên quan trong việc kiểm tra, kiểm soát và quản lý thực hiện nghiệp vụ như: Bộ phận mua hàng, bộ phân xét duyệt, bộ phân kho và bộ phân kế toán
Bộ phận mua hàng: Sau khi nhận Phiếu yêu cầu mua nguyên vật liệu sẽ:
kiểm tra lại lượng nguyên vật liệu trong kho, đối chiếu với dự tốn thi cơng từ đó xem số nguyên vật liệu đề nghị mua có hợp lý không, kiểm tra tính có thật
của nhu cầu mua nguyên vật
Sau đó, bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với
các nhà cũng cấp để so sánh các điều kiện mua hàng với nhau, từ đó tìm ra nhà cung cắp tối ưu và tham mưu cho Giám đỗ
Khi nguyên vật liệu về đến đơn vị, căn cứ hóa đơn của người bán, lập
phiếu nhập kho chuyển xuống bộ phận kho
Bộ phận xét duyệt: Giám đốc sẽ quyết định chọn nhà cung cáp từ sự tham mưu của bộ phận mua hàng, và ký kết hợp đồng kinh tế Bộ phận mua hàng soạn thảo nội dung hợp đồng và chịu hoàn toàn trách nhiệm về các điều khoản trong hợp đồng mua hàng
Bộ phận kho: nhận nguyên vật liệu khi nguyên vật liệu được chuyển đến đơn vị Khi nhận, bộ phận này phải kiểm tra mẫu mã, chủng loại, số lượng,
chất lượng
Bộ phận kế toán: căn cứ vào hóa đơn của người bán, phiếu nhập kho,
nguyên vật liệu sau đó ký nhận trên phiếu nhập kho
hợp đồng kinh tế để kiểm tra, đổi chiếu về giá cả và thực hiện việc ghỉ số kế
toán
Nhằm ngăn ngừa các sai phạm, gian lận xảy ra trong quá trình mua
nguyên vật liệu, các bộ phận nói trên phải độc lập với nhau Bộ phận mua
Trang 37-29-
thời là bộ phận mua hàng, bộ phận kế tốn khơng thể đồng thời là thủ kho Ngoài ra, các chứng từ phát sinh trong quá trình này cần có đầy đủ chữ ký của
các bộ phận có liên quan
~ Thủ tục kiểm soát quá trình xuất kho nguyên vật liệu thỉ công xây dựng ất giữu tại kho cho đến khi nào có yêu cầu thì xuất ra để phục vụ thi công công trình Nguyên vật liệu khi
công trình: Nguyên vật liệu nhận về được tồn trữ, xuất kho cần các chứng từ sau:
+ Phiếu xin cấp vât tư: căn cứ vào kế hoạch sản xuất hoặc dự toán thi công hay phiều giao việc, các đội công trình sẽ lập phiều xin cấp vật tư, trong đó ghỉ rõ số lượng, chất lượng, chủng loại của nguyên vật liệu cần thiết
+ Sau khi nhận phiếu xin cấp vật tư, phòng nghiệp vụ sẽ xem xét, phê
duyệt và lập phiểu xuất kho giao cho đội công trình mang đến bộ phận kho đẻ nhận nguyên vật liệu theo yêu cầu Thủ kho phải luôn theo dõi chặt chẽ số
lượng vật tư tồn kho, báo cáo tình hình nhập, xuất, tổn kho vật tư cho phòng
kế hoạch vật tư Phòng kế hoạch vật tư theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư còn tồn kho để có kế hoạch cung cấp vật tư kịp thời phục vụ cho thi công xây lắp
được diễn ra liên tục,
~ Thủ tục kiểm soát quá trình sử dụng nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu sử dụng cho công trình phải được đối chiếu với bảng dự toán thiết kế thi công để kiểm soát số lượng nguyên vật liệu xuất dùng Đồng thời phòng kế toán phải thực hiện tính giá xuất kho vật liệu cho từng loại cụ
thé dé theo doi và tính giá thành cho từng hạng mục, cơng trình hồn thành
Mặt khác, vật tư khi sử dụng trực tiếp cho quá trình xây lắp phải được ban điều hành công trình theo dõi chặt chẽ Vì vậy, đây là giai đoạn xảy ra
gian lận nhiều nhất, vật liệu có thể bị tráo đổi không đúng tiêu chuẩn, không
đứng dự tốn, sử dụng khơng tiết kiệm hoặc dễ bị mắt cắp Đây là những yến
Trang 38-30-
Đối với vật liệu, vẫn đề bảo quản cũng rất quan trọng: Ban lãnh đạo công ty cần cử người có trách nhiệm thường xuyên kiểm kê đột xuất vật liệu thực tế tồn kho đối chiếu với số sách kế toán nhằm phát hiện trường hợp thủ kho có
thé lam dụng vật liệu, sử dụng sai mục đích Vì rất có thể xây ra gian lận hay
nhằm lẫn khi vật liệu xuất ra không dùng hoặc dùng không
trình xây lắp, nhưng vẫn được hạch tốn tồn bộ vào chỉ phí nguyên vật liệu
ết kiệm cho quá
trực tiếp
b/,Thủ tu kiểm soát sau:
Hai nh: tố ảnh hưởng đến chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp đó là lượng nguyên vật liệu tiêu hao và đơn giá Bằng phương pháp thay thể liên hoàn việc phân tích biến động của chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp được thẻ hiện ‘qua cng thức sau: - Chỉ tiêu phân tích:
Chỉ phí nguyên wbrd Khối lượng Định mức tiêu Bon giá vật liệu của = côngtấxây x hao NVL cho X — Nguyên VẬU hạng mục công, lắp ¿ 1 đơn vị khối liệu xuất dùng
tác lượng xây lắp
- Đối tượng phân tích:
Mức độ chênh lệch Chỉ phí nguyên Chi phí nguyên vật liệu
chỉ phí nguyênvật == vậtliệu trựctiếp - trực tiếp dự toán (hoặc dự liệu trực tiếp phát sinh thực tế toán điều chỉnh)
Cong thức: ACuu ~ Cua
= EQumy py - ŸQima pụ,
Trong đó: Cụị¡, Cụị¿ : Chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế, dự tốn của hạng mục cơng tác xây lắp
Q,,.: Khdi lượng công tác xây lắp trong kỳ
Trang 39-31-
mụ, mạ; : Định mức tiêu hao nguyên vật liệu j thực tế, dự toán cho một đơn vị khối lượng xây lắp
- Mức độ ảnh hưởng của các nhân
+ Mức độ ảnh hưởng của nhân tố đơn giá nguyên vật liệu xuất dùng đến
chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Á; Cụ =È Q¡ mụ (pịị~ pạ) = >Qim¡ pịị - ŸQ,mi, Po
+ Mức độ ảnh hưởng của nhân tố định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho 1 đơn vị khối lượng xây lắp đến chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Aa Cv = EQ (my me) poj= TQM; Po - LQrmMo; po;
“Tổng hợp lại mức độ ảnh hưởng của các nhân
AC = A, Cunt Ay Co
'Biến động về giá nguyên vật liệu: Có thẻ do
Giá nguyên vật liệu trên thị trường biến động: Nguyên nhân này nhà quản lý không thể kiểm soát được
Người thu mua nguyên vật liệu thông đồng với nhà cung cấp, nếu vậy thì Ủy ban kiểm soát sẽ phải xem xét tính hiệu quả của các thủ tục kiểm soát
trước đó và việc thực hiện các thủ tục này Nếu thủ tục kiểm soát kém hiệu
quả thì cần xây dựng một thủ tục kiểm soát giá nguyên vật liệu mua vào hiệu quả hơn Nếu các thủ tục kiểm soát không được thực hiện đúng thì cần xử phạt thích đáng cán bộ vật tư và những cá nhân liên quan
Biến động về lượng nguyên vật liệu: Do mắt mát trong quá trình xây
dung, sử dụng lang phí nguyên vật liệu, gia tăng khối lượng xây lắp so với
thiết kế Trường hợp mắt mát trong quá trình xây dựng thì người quản ly thi công đó phải bồi thường, nếu mắt trong kho thủ kho phải chịu bồi thường
“Trường hợp gia tăng khối lượng xây lắp so với thiết kế thì cần phải điều chỉnh
Trang 4032
b Thủ tục kiểm soát chỉ phí nhân công trực tiếp
“Thủ tục kiểm soát hiệt
Mục tiêu của việc kiểm sốt chỉ phí nhân cơng trực tiếp
- Tổng chỉ phí nhân công thực tế phát sinh không vượt quá so với dự toán chỉ phí nhân công trực tiếp
- Đảm bảo
quả việc quản lý thời gian lao động, số lượng lao động
cũng như tiễn lương lao động
~ Đảm bảo độ tin cây của các thông tin liên quan đến chỉ phí tiền lương
~ Chỉ phí tiền lương được phản ánh là có thật, đầy đủ, c†
lộ kế toán hiện hành xác, được đánh giá đúng, phù hợp với chuẩn mực và c†
Các thủ tục kiểm soát cẩn thiết là:
- Lập các chứng từ ban đầu làm cơ sở tính lương: Bảng theo dõi lao
động, bảng chắm công, bảng kê khối lượng sản phẩm hoàn thành Định kỳ
và đột xuất có thể kiểm tra số lượng công nhân làm việc tại công trình
~ Đối chiếu với danh sách hiện tại của đơn vị
~ Ban hành các chính sách tiền lương rõ ràng
~ Bộ phận nhân sự phải thông báo kịp thời mọi biến động về nhân sự và tiền lương, và bộ phận tính lương phải thường xuyên cập nhật các biến động
này
bí Thủ tục kiếm soát sau
Tương tự như cách phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, việc phân
tích chỉ phí nhân công trực tiếp như sau:
- Chỉ tiêu phân tích
Chỉ phí nhân Khối lượng Mức hao phí
công trực tiếp công tác xdy x lao động cho Ì OX Don giá lao `
của hạng mục 4 đơn vị khối động