TỔNG QUAN DOANH NGHIỆP LOGISTICS VÀ HỆ THỐNG ERP
Doanh nghiệp Logistics
Dịch vụ logistics tại Việt Nam đã bắt đầu phát triển từ những năm 1990, xuất phát từ các dịch vụ giao nhận vận tải và kho vận Hiện nay, cả nước có khoảng 1.200 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics, tăng đáng kể so với 700 doanh nghiệp trước năm 2005 Các dịch vụ này bao gồm giao nhận vận tải, kho bãi, bốc dỡ, đại lý vận tải, và đại lý giao nhận, chủ yếu tập trung tại TP Hồ Chí Minh và Hà Nội.
1.1.1 Một số khái niệm về doanh nghiệp logistics a Doanh nghiệp Theo luật doanh nghiệp 2005 (Điều 4), doanh nghiệp là tổ chức kinh tế, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng kí kinh doanh theo quy định của pháp luật, nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh. b Logistics Trước hết về từ “logistics”, Logistics có người dịch ra là hoạt động “hậu cần” bởi nó bắt nguồn từ quân sự, hay lại nói đó lafdichj vụ giao nhận kho vận Tuy nhiên tất cả các cách dịch đó đều chưa thỏa đáng, không phản ánh đúng bản chất của logistics, bởi nó là mộ từ bao hàm nghĩa quá rộng, giống như trường hợp nghĩa của từ marketing vậy cách tốt nhất là giữ nguyên “logistics”
Theo luật thương mại Việt Nam 2005, dịch vụ logistics được định nghĩa là các hoạt động thương mại bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan và các dịch vụ liên quan khác nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng Doanh nghiệp logistics không chỉ tổ chức và cung ứng dịch vụ vận chuyển hàng hóa và nguyên vật liệu, mà còn hoạch định, thực hiện và kiểm soát quá trình lưu thông, lưu trữ hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng Họ cũng đảm nhận việc quản lý thông tin liên quan đến quá trình vận chuyển và lưu kho, cũng như xử lý các giấy tờ và vấn đề phát sinh trong lô hàng.
1.1.2 Phân loại doanh nghiệp logistics
Phân loại theo hình thức khai thác hoạt động logistics:
Logistics bên thứ nhất (1PL – First Party Logistics hay Logistics tự cấp) là hoạt động logistics mà doanh nghiệp sở hữu sản phẩm tự tổ chức và thực hiện để đáp ứng nhu cầu của chính mình Đây là hình thức logistics tự cung cấp, trong đó các công ty tự thực hiện các hoạt động logistics, bao gồm việc cung cấp, gửi và nhận hàng hóa Để thực hiện được điều này, các doanh nghiệp thường phải có quy mô lớn, sở hữu nhiều trang thiết bị vận tải, nhà xưởng, thiết bị xếp dỡ và nhân công thực hiện các hoạt động logistics Trên thế giới, số lượng doanh nghiệp có khả năng tự thực hiện logistics rất ít, chủ yếu là những tập đoàn logistics lớn với mạng lưới toàn cầu và quy trình hoạt động phù hợp với từng địa phương.
Logistics bên thứ hai (2PL – Second Party Logistics - Cung cấp dịch vụ logistics bên thứ hai):
Logistics bên thứ hai là hoạt động logistics được thực hiện bởi nhà cung cấp logistics cho một hoặc một vài hoạt động nhỏ trong chuỗi cung ứng nhằm đáp ứng nhu cầu của chủ hàng Các công ty này quản lý các hoạt động logistics truyền thống như vận tải và kho vận, bao gồm các hãng xe tải, hãng tàu, và hãng hàng không Hình thức logistics bên thứ hai thường phù hợp với các doanh nghiệp không sở hữu đủ phương tiện di chuyển và cơ sở hạ tầng, giúp họ cắt giảm chi phí và vốn đầu tư.
Logistics bên thứ ba (3PL – Third Party Logistics hay logistics theo hợp đồng):
Logistics bên thứ ba là dịch vụ logistics được thực hiện bởi các doanh nghiệp độc lập, thay mặt cho chủ cửa hàng để quản lý các hoạt động logistics cho từng bộ phận chức năng Các công ty logistics này cung cấp giải pháp toàn diện cho dịch vụ vận chuyển hàng hóa, có thể đảm nhận toàn bộ quy trình quản lý logistics hoặc chỉ một số hoạt động trong chuỗi cung ứng Họ hoạt động dưới danh nghĩa của khách hàng, bao gồm việc quản lý và thực hiện các hoạt động vận tải và kho vận trong thời gian tối thiểu một năm.
Logistics bên thứ bốn (4PL – Four Party Logistics hay Logistics chuỗi phân phối):
Trong dịch vụ logistics bên thứ tư, nhà cung cấp tích hợp các nguồn lực và cơ sở vật chất khoa học kỹ thuật của mình với các tổ chức khác nhằm thiết kế, xây dựng và vận hành các giải pháp chuỗi cung ứng hiệu quả.
Thuật ngữ FPL, lần đầu tiên được công ty Accenture sử dụng, là một khái niệm mở rộng từ TPL, với nhiệm vụ quản lý nguồn lực và điều phối các hoạt động logistics FPL không chỉ tập trung vào việc kiểm soát mà còn bao gồm các chức năng kiến trúc và tích hợp Ngoài ra, các công ty FPL còn hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau, như cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin và quản lý quy trình kinh doanh.
Logistics bên thứ năm (5PL – Fifth Party Logistics)
Logistics bên thứ năm (5PL) là dịch vụ logistics được phát triển cho thương mại điện tử, giúp tối ưu hóa chuỗi cung ứng Các nhà cung cấp 5PL tích hợp các hệ thống quản lý như quản lý đơn hàng, kho hàng và vận tải trong một nền tảng chung Họ sử dụng công nghệ thông tin để hiệu quả hóa việc quản lý các bên trong chuỗi phân phối.
Dịch vụ 5PL đang trở thành xu hướng phổ biến trong lĩnh vực logistics cho thương mại điện tử, với vai trò quản lý và điều phối các hoạt động của 3PL và 4PL Thông qua các giải pháp thông tin liên quan đến cung và cầu, 5PL tối ưu hóa quy trình giao hàng thương mại điện tử Một trong những điểm nổi bật của 5PL là hệ thống quản lý đơn hàng (OMS), giúp nâng cao hiệu quả vận hành và trải nghiệm khách hàng.
Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) và Hệ thống quản lý vận tải (TMS) là hai thành phần quan trọng trong chuỗi cung ứng, hoạt động liên kết chặt chẽ để tối ưu hóa quy trình logistics Sự tích hợp giữa WMS và TMS giúp nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa, giảm thiểu chi phí và cải thiện thời gian giao hàng Cả hai hệ thống này đều đóng vai trò thiết yếu trong việc xây dựng một hệ thống công nghệ thông tin thống nhất, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc theo dõi và điều phối hoạt động kho bãi và vận chuyển.
5PL cung cấp giải pháp tối ưu cho các cửa hàng và doanh nghiệp vừa và nhỏ, cho phép họ dễ dàng tích hợp hệ thống quản lý và ứng dụng của 5PL, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành và chuyên nghiệp hóa quy trình kinh doanh.
1PL là các doanh nghiệp tự đầu tư vào phương tiện vận chuyển, công cụ hỗ trợ, nguồn nguyên liệu và nhân lực để tổ chức và thực hiện các hoạt động logistics, nhằm đáp ứng nhu cầu của chính họ.
2PL chuyên cung cấp các dịch vụ vận tải đơn lẻ, đóng vai trò quan trọng trong một phần nhỏ của chuỗi cung ứng của khách hàng Thông thường, 2PL bao gồm các nhà vận tải đường biển, đường bộ và đường hàng không.
3PL và 4PL đều đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, từ việc quản lý nguyên liệu đầu vào cho đến sản phẩm đầu ra, đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ đến tay người nhận.
Vậy có sự khác nhau nào giữa 3PL và 4PL?
Tổng quan về ERP
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian trong việc quản lý dự án, nhân sự và tài nguyên Thay vì thực hiện công việc thủ công, ERP tự động hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót trong quản lý.
Hệ thống ERP có khả năng tự động hóa nhiều công việc trong doanh nghiệp, bao gồm hỗ trợ quy trình mua bán hàng, theo dõi tình trạng hàng tồn kho, quản lý các dự án đang khởi tạo và giám sát tiến độ Ngoài ra, ERP còn tối ưu hóa các quy trình làm việc giữa các phòng ban trong công ty, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động.
1.2.2 Chức năng giải pháp hệ thống ERP Trong nhiều doanh nghiệp trước đây, mỗi phòng ban hay một bộ phận lại có cách quản lí dữ liệu khác nhau, không thống nhất Cách này có thể hiệu quả trong nội bộ, nhưng khi bước ra kết hợp các bô phận khác và tiến hành chuẩn hóa, nó lại mang đến nhiều khó khăn khi không thực sự thống nhất Thứ nhất là việc kết nối các dữ liệu với nhau, đặc biệt là các khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích Từ đó việc phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian.
Hệ thống ERP ra đời nhằm giải quyết vấn đề quản lý thông tin phân tán trong các công ty bằng cách thay thế các hệ thống đơn lẻ bằng một phần mềm duy nhất ERP được chia thành các gói chức năng như tài chính, nhân sự, và kho bãi, nhưng điểm cốt yếu là tất cả dữ liệu được lưu trữ tập trung, giúp nhân viên có thể truy cập thông tin dễ dàng khi có quyền hạn Điều này cũng cho phép giám đốc theo dõi tình hình doanh nghiệp nhanh chóng mà không cần chờ đợi báo cáo từ nhiều bộ phận Các công ty hiện nay có thể lựa chọn mua các gói phù hợp với nhu cầu và khả năng tài chính của mình, thay vì phải đầu tư vào một bộ ERP toàn diện như trong những năm 90, khi mà chi phí rất cao và không linh hoạt.
Hệ thống ERP có khả năng tùy biến cao, đáp ứng nhu cầu và quy trình riêng biệt của từng doanh nghiệp Mỗi gói ERP không chỉ có thể điều chỉnh mà còn cho phép tinh chỉnh các biểu mẫu, thanh công cụ, vị trí nút và khu vực nhập liệu để phù hợp nhất với yêu cầu cụ thể Các chức năng cơ bản của hệ thống ERP bao gồm quản lý tài chính, quản lý kho, quản lý sản xuất và quản lý nhân sự.
• Quản lí quan hệ khách hàng (Customer relationship management CRM)
• Quản lí mua hàng (Purchase functionalities)
• Quản lí bán hàng (Sales functionalities)
• Quản lí kho (Warehouse functionalities)
• Quản lí sản xuất,vận chuyển (Manafacturing and shipping functionalities)
• Tài chính kế toán, quản lí chi phí (Financial accounting and expense management)
• Quản trị nhân sự (Human resources management)
Hình 1: Chức năng của một hệ thống ERP cơ bản
1.2.3 Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp
ERP có khả năng cải thiện quy trình xử lý đơn hàng và các yếu tố liên quan đến doanh thu, lợi nhuận và xuất hóa đơn, được gọi là "fulfillment process" Vì lý do này, ERP thường được xem như một "phần mềm chống lưng" cho văn phòng Trong khoảng 10 năm qua, đã xuất hiện thêm một số module quản lý khách hàng, trong khi trước đây, ERP chủ yếu tập trung vào việc tự động hóa các bước khác nhau trong hoạt động của công ty sản xuất.
Khi nhân viên nhập thông tin đơn hàng, họ có đầy đủ dữ liệu cần thiết để hoàn tất quy trình Tất cả nhân viên liên quan cũng có khả năng cập nhật và theo dõi tiến độ đơn hàng mọi lúc Hệ thống ERP mang đến sự “ma thuật” giúp khách hàng nhận sản phẩm nhanh chóng hơn nhờ vào việc giảm thiểu sự chậm trễ và sai sót trong thông tin “Ma thuật” này cũng được áp dụng cho các hoạt động khác như tính lương nhân viên và tạo báo cáo tài chính.
Cụ thể, ERP mang lại những lợi ích cho công ty như sau:
Hệ thống ERP tự động hóa quy trình đặt hàng của khách hàng, từ thời điểm nhận đơn đến khi giao hàng và xuất hóa đơn từ bộ phận Tài chính Nhờ vào đó, công ty bạn có thể dễ dàng theo dõi đơn hàng một cách hiệu quả hơn.
Kiểm soát thông tin khách hàng là rất quan trọng, vì dữ liệu được lưu trữ tập trung, giúp mọi nhân viên trong công ty dễ dàng truy cập và xem thông tin khách hàng Những người có quyền hạn có thể cập nhật thông tin mà không lo ngại về việc hồ sơ khách hàng không được đồng bộ giữa các bộ phận Ngay cả CEO cũng có thể nhanh chóng theo dõi các giao dịch, biết ai mua gì, ở đâu và với giá bao nhiêu.
Hệ thống ERP giúp tăng tốc quá trình sản xuất và cung cấp hàng hóa, dịch vụ bằng cách tự động hóa quy trình từ chuẩn bị nguyên vật liệu đến ra thành phẩm, quản lý đầu vào và đầu ra, cũng như đóng gói Việc sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất giúp công ty tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, nâng cao năng suất và giảm số lượng nhân sự cần thiết Ngoài ra, người quản lý có thể theo dõi tất cả thông số của công ty qua một giao diện thống nhất, tiết kiệm thời gian so với việc phải chuyển đổi giữa các khu vực để tìm kiếm dữ liệu.
Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời tối ưu hóa việc lập kế hoạch và phân bổ nhân lực theo nhu cầu dự án Ngoài ra, ERP tự động xác định thế mạnh của nhân viên trong cơ sở dữ liệu và phân công họ vào các tác vụ phù hợp, giúp người quản lý tiết kiệm thời gian cho quy trình này.
Kiểm soát thông tin tài chính là yếu tố quan trọng giúp người quản lý đánh giá hiệu suất công ty Việc thu thập số liệu từ nhiều bộ phận có thể dẫn đến sự không nhất quán và sai lệch Hệ thống ERP tổng hợp tất cả thông tin tài chính vào một nguồn duy nhất, đảm bảo dữ liệu chính xác và đồng nhất, từ đó giảm thiểu các đánh giá sai lầm về hiệu năng doanh nghiệp Ngoài ra, ERP còn hỗ trợ tạo ra các báo cáo tài chính theo các chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP và tiêu chuẩn Kế toán Việt Nam, góp phần nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính Công ty TRG International tại Việt Nam cũng đang cập nhật phần mềm Infor ERP để đáp ứng nhu cầu này.
LN theo chuẩn Việt Nam)
Kiểm soát lượng tồn kho là một trong những lợi ích chính của hệ thống ERP, giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng hóa và vị trí của chúng trong kho, cũng như tình trạng nguyên vật liệu Nhờ vào khả năng lập kế hoạch hiệu quả, các công ty có thể giảm thiểu lượng vật liệu lưu trữ, chỉ nhập thêm khi thật sự cần thiết Điều này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn tối ưu hóa số lượng nhân sự cần thiết và tăng tốc độ làm việc.
Chuẩn hóa hoạt động nhân sự là một yếu tố quan trọng trong quản lý doanh nghiệp Chức năng quản lý nhân sự và tính lương của ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý nhân viên, thực hiện quy trình quản lý hiệu quả Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất sử dụng nhân sự mà còn giảm thiểu sai sót và gian lận trong tính lương, mang lại sự minh bạch và chính xác hơn cho doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán trong hệ thống ERP giúp giảm thiểu sai sót trong công tác kế toán so với phương pháp thủ công Nó cung cấp chức năng hỗ trợ cho nhân viên kiểm toán nội bộ và quản lý cao cấp trong việc xác minh tính chính xác của thông tin tài khoản Hệ thống quản lý kế toán được thiết kế tốt không chỉ nâng cao quy trình kế toán mà còn cải thiện kiểm soát nội bộ.
ỨNG DỤNG ERP VÀO DOANH NGHIỆP LOGISTICS
Cơ sở áp dụng ERP vào doanh nghiệp
Doanh nghiệp hoạt động lâu năm cần giải pháp quản lý bền vững để giảm thiểu rủi ro Việc chỉ dựa vào nguồn nhân lực hiện có có thể dẫn đến sự chậm trễ trong xử lý thông tin, gây khó khăn cho doanh nghiệp ERP xuất hiện như một giải pháp toàn diện và hiệu quả, tuy nhiên, doanh nghiệp cần xác định thời điểm thích hợp để áp dụng ERP nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý.
+ Doanh nghiệp đang bị cạnh tranh nghiêm trọng
Mọi doanh nghiệp thành công đều trải qua giai đoạn đỉnh cao, nhưng cũng phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt từ các đối thủ Điều này không phải là điều mới mẻ trên thị trường, tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ cách ứng phó hiệu quả với tình huống này.
Khi đối mặt với sự cạnh tranh từ các đối thủ, nhiều doanh nghiệp có thể cảm thấy yếu thế và bối rối Để vượt qua giai đoạn khó khăn này, việc áp dụng hệ thống ERP là một giải pháp hiệu quả Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin về sản phẩm và chiến lược của đối thủ, từ đó tìm ra cách ứng phó phù hợp.
Bộ máy quản lý công ty thường cồng kềnh và yếu kém, phản ánh tư duy quản lý chồng chéo và sai lệch tại Việt Nam Nhiều doanh nghiệp mới thành lập mắc phải lỗi tổ chức bộ máy quản lý không khoa học và không đúng năng lực Nhân viên thường chỉ tập trung vào công việc mà quên đi vị trí và nhiệm vụ của mình Việc triển khai ERP sẽ giúp cắt giảm nhân lực hiệu quả, sắp xếp lại bộ máy công ty một cách khoa học, từ đó đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả hơn.
+ Quá nhiều thông tin cần xử lý
Khi doanh nghiệp phát triển, lượng khách hàng tăng lên nhưng nhân lực hiện tại không đủ để xử lý, dẫn đến tình trạng đơn hàng tăng và thông tin khách hàng bị chậm trễ Nếu không giải quyết kịp thời, khách hàng sẽ không hài lòng, và doanh nghiệp có nguy cơ mất khách hàng Việc áp dụng hệ thống ERP sẽ giúp quản lý công việc hiệu quả hơn, cung cấp báo cáo kịp thời cho lãnh đạo và giải quyết vấn đề của khách hàng nhanh chóng ERP là giải pháp quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần xem xét để duy trì sự phát triển bền vững.
Lợi ích khi sử dụng ERP vào doanh nghiệp logistics
Tối ưu hóa kiểm soát hàng tồn kho
Với hệ thống ERP, các công ty vận tải có thể quản lý hàng tồn kho hiệu quả thông qua một bảng điều khiển cá nhân, giúp theo dõi đơn đặt hàng, bán hàng và giao hàng từ một nơi duy nhất Điều này không chỉ cải thiện khả năng ra quyết định mà còn cho phép các công ty dự đoán chính xác hơn về đơn hàng trong tương lai dựa trên xu hướng bán hàng trước đó Hơn nữa, ERP còn thúc đẩy thời gian phân phối, với nghiên cứu cho thấy phần mềm này có thể tăng tốc độ từ đơn đặt hàng đến nhà phân phối lên đến 23%.
Các chương trình ERP cung cấp phân tích dữ liệu thời gian thực, giúp doanh nghiệp có được thông tin kinh doanh quý giá Doanh nghiệp sử dụng ERP để quản lý kho hàng tồn kho, xử lý đơn đặt hàng từ nhà cung cấp trong nước và thực hiện đơn hàng xuất khẩu cho khách hàng Việc này có thể thực hiện dễ dàng trên máy tính hoặc điện thoại thông minh, với sự gia tăng phổ biến của ERP di động trong những năm gần đây.
Cải thiện việc phân phối
ERP giúp các công ty vận tải tối ưu hóa quản lý phân phối từ sản phẩm đến vận chuyển bằng cách thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn như hồ sơ nội bộ, internet và mạng xã hội Các thông tin này được hiển thị dưới dạng bản đồ, biểu đồ và đồ thị, cho phép người sử dụng cải thiện quy trình xử lý và phân phối hàng hóa từ trung tâm phân phối, đảm bảo giao hàng đúng hạn cho khách hàng Ngoài ra, nhiều công cụ ERP cũng tăng cường giao tiếp giữa nhà cung cấp, nhà phân phối và nhà bán lẻ, cho phép gửi thông tin trực tiếp tới tài xế, bao gồm báo cáo giao thông và địa chỉ khách hàng.
Hệ thống ERP giúp các công ty vận chuyển tiết kiệm chi phí đáng kể Theo nghiên cứu, việc sử dụng dữ liệu chính xác và thời gian thực về quy trình kinh doanh giúp giảm chi phí hoạt động lên đến 23% và chi phí hành chính 22% Các công ty nắm rõ phương thức phân phối của mình có khả năng tùy chỉnh phần mềm ERP để tối ưu hóa hiệu suất Đặc biệt, 90% người dùng ERP đã điều chỉnh phần mềm để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Quản lý nhân viên hiệu quả
ERP là công cụ quan trọng trong quản lý nhân viên, đặc biệt trong ngành logistics, giúp theo dõi giờ làm việc và thời gian nghỉ của nhân viên Phần mềm ERP dựa trên đám mây cung cấp lớp bảo mật bổ sung, cho phép các công ty sao lưu dữ liệu như tiền lương, hợp đồng và thông tin ngày làm việc Điều này đảm bảo rằng người dùng có thể truy cập thông tin ngay cả khi xảy ra sự cố như mất điện, thiên tai hoặc lỗ hổng an ninh Ngoài ra, Cloud ERP còn mã hóa dữ liệu để bảo vệ thông tin nhạy cảm khỏi sự xâm nhập của tin tặc.
Theo Hiệp hội Vận tải Đường bộ Mỹ, ngành vận tải và logistics có tỷ lệ nhân viên rời bỏ cao, lên tới 97% vào quý III năm 2014 Việc áp dụng hệ thống ERP giúp các công ty duy trì sự ổn định trong đội ngũ nhân viên và quản lý hợp đồng hiệu quả Ngoài ra, các công ty vận tải còn có khả năng theo dõi tình trạng vắng mặt và nhanh chóng tìm kiếm nhân viên thay thế.
Hệ thống ERP đã trở thành công cụ thiết yếu cho các công ty vận chuyển trong việc quản lý hàng tồn kho, tối ưu hóa quy trình phân phối và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự Dự báo rằng thị trường ứng dụng ERP sẽ đạt 84,1 tỷ đô la vào năm 2020, khi nhiều ngành logistics và vận tải áp dụng công nghệ này một cách triệt để.
Triển khai ERP cho doanh nghiệp logistics
Bước 1: Phân tích và lập kế hoạch
- Thiết lập đội dự án và phòng dự án
- Thiết lập các thủ tục quản trị dự án
- Đặt ra và thống nhất các mục tiêu của dự án
- Đặt ra và thống nhất kế hoạch dự án
- Cài đặt hệ thống ERP lên hệ thống máy chủ và các máy trạm
- Thiết kế các mẫu thửu cho các nghiệp vụ chính
Bước 2: Thiết kế hệ thống
- Đưa ra các quy trình nghiệp vụ
- Thiết kế các đầu vào, ra của dữ liệu và các giao diện
- Thiết lập và thử cấu hình hệ thống
Bước 3: Chuyển đổi dữ liệu
- Định nghĩa yêu cầu về chuyển đổi dữ liệu
- Đưa ra phương pháp và thủ tục chuyển đổi
- Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới
- Kiểm tra xác nhận dữ liệu trên hệ thống
Bước 4: Chạy thử hệ thống
- Chạy thử để kiểm tra
Bước 5: Bàn giao hệ thống
- Kiểm soát hệ thống và đánh giá chất lượng
- Chuyển sang cho bộ phận hỗ trợ
Một số điểm lưu ý khi áp dụng ERP
Người dùng nên chú ý đến tính dễ dàng trong việc học và sử dụng phần mềm ERP Một số phần mềm có giao diện thân thiện, tự giải thích, giúp người không chuyên về kỹ thuật dễ dàng tiếp cận Ngược lại, một số phần mềm khác có thể gây khó khăn cho người sử dụng do thiết kế phức tạp hơn.
Yếu tố thân thiện với người sử dụng đóng vai trò quan trọng tại Việt Nam, đặc biệt là trong các phần mềm kế toán Phần mềm nội địa thường có lợi thế nhờ giao diện đơn giản và sử dụng tiếng Việt, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận Hơn nữa, các phần mềm này thường được thiết kế phù hợp với Hệ thống kế toán Việt Nam, mang lại sự tiện lợi và hiệu quả cho người sử dụng.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng yếu tố thân thiện cũng có nghĩa là phần mềm đó có ít chức năng hơn.
Một số phần mềm ERP nổi bật hơn trong việc cảnh báo người dùng về các lỗi có thể xảy ra do nhập sai dữ liệu, chẳng hạn như việc nhập liệu trùng lặp cho cùng một nghiệp vụ.
Một số phần mềm cung cấp cảnh báo dựa trên nguyên tắc kinh doanh, như thông báo về mặt hàng khách hàng đã đặt nhưng tồn kho đã xuống dưới mức an toàn, hoặc cảnh báo khi khách hàng vượt quá hạn mức tín dụng cho phép.
Chất lượng và tính sẵn có của hoạt động hỗ trợ
Một yếu tố quan trọng cần xem xét là sự sẵn có của dịch vụ hỗ trợ chất lượng cao cho các phần mềm ERP đã được lựa chọn.
Một trong những rủi ro lớn nhất đối với phần mềm ERP thiết kế theo đơn đặt hàng là chất lượng tài liệu kém, cùng với khả năng cao rằng nhân viên phát triển ban đầu có thể chuyển sang công ty khác hoặc không còn thời gian hỗ trợ Điều này có thể dẫn đến nhiều trục trặc nghiêm trọng, khiến người dùng cảm thấy nản lòng, đặc biệt với phần mềm do nội bộ công ty phát triển Đối với phần mềm nước ngoài, người dùng cần xem xét khả năng các nhà phân phối trong nước sẽ tiếp tục cung cấp dịch vụ hỗ trợ trong tương lai, cũng như đánh giá chất lượng và kỹ năng của các đại lý về sản phẩm mà họ cung cấp.
Tài liệu dành cho người sử dụng
Chất lượng và tính đầy đủ của tài liệu hỗ trợ đóng vai trò quan trọng trong việc người dùng sử dụng phần mềm một cách hiệu quả Hầu hết các phần mềm thiết kế sẵn từ nước ngoài đều cung cấp tài liệu hướng dẫn người dùng rất chi tiết và toàn diện Những tài liệu này bao gồm nhiều thông tin cần thiết để người dùng có thể khai thác tối đa tính năng của phần mềm.
Tài liệu mô tả về các chức năng thiết kế: mô tả các chức năng mà phần mềm đó có thể cung cấp
Hướng dẫn cài đặt phần mềm chi tiết bao gồm các bước cần thiết để cài đặt và cấu hình, kèm theo thông tin quan trọng về yêu cầu phần cứng.
Sách hướng dẫn sử dụng: giới thiệu tổng quát về cách sử dụng phần mềm, cũng như những thông tin về việc khắc phục các sai sót
Sách tra cứu: liệt kê các thông báo lỗi và nguyên nhân gây ra lỗi và hướng dẫn cách khắc phục các lỗi đó
Tài liệu dành cho người quản lý hệ thống: cung cấp những thông tin về cách thức giải quyết sự cố
Một số phần mềm ERP nước ngoài chỉ có bản tướng Anh và đây có thể là một vấn đề khó khăn cho một số công ty.
Phần mềm ERP sản xuất trong nước được thiết kế phù hợp với hệ thống kế toán và quy định pháp luật Việt Nam, cho phép người dùng sử dụng tiếng Việt Với khả năng cập nhật thường xuyên theo các quy định và tiêu chuẩn thay đổi, phần mềm này giúp việc sử dụng và cấu hình hệ thống ERP trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
Chức năng đa ngôn ngữ
Các phần mềm nội địa cần hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau, bao gồm tiếng Anh, Nhật và Trung, để đáp ứng nhu cầu của các công ty có nhân viên làm việc ở nhiều quốc gia khác nhau.
Người dùng sẽ trải nghiệm sự tiện lợi hơn khi phần mềm hỗ trợ sử dụng nhiều cửa sổ ứng dụng đồng thời Ví dụ, một số phần mềm cho phép mở và làm việc trên màn hình công nợ phải trả trong khi vẫn đang nhập dữ liệu cho công nợ phải thu.
ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP SAP ERP CHO DOANH NGHIỆP LOGISTICS
Các thành phần của giải pháp vận tải SAP
SAP ERP: Bán hàng và phân phối (sales and distribution – SD) và hệ thống tiến hành logistics (logistics execution system – LES) cho đơn đặt hàng và vận chuyển.
Lệnh đặt hàng là khởi đầu cho yêu cầu vận chuyển từ người gửi hàng Khi khách hàng mua hàng hóa từ một hoặc nhiều điểm xuất phát, điều này dẫn đến việc tạo ra các yêu cầu vận chuyển hoặc gửi hàng đơn lẻ.
SAP ERP: Quản lý nguyên vận liệu (Materials management – MM) và LES cho lệnh mua hàng, lệnh vận chuyển từ kho và hàng sắp giao tới.
Lệnh mua hàng là tài liệu quan trọng do người gửi hàng yêu cầu, xác định hàng hóa và địa điểm mua Điều này dẫn đến việc giao hàng cá nhân Lệnh vận chuyển giữa các nhà máy là một loại lệnh đặc biệt trong SAP ERP, tương tự như các lệnh thông thường, nhưng với một ngoại lệ: hàng giao vào đồng nghĩa với hàng giao ra khỏi nhà máy.
SAP ERP: hệ thống thi hành logistics LES cho người giao hàng (shipper) và chứng từ chi phí hàng hóa.
Chứng từ vận chuyển ERP và chứng từ chi phí vận chuyển bao gồm lập kế hoạch, thực hiện và thanh toán cho quá trình vận chuyển Hệ thống thực hiện logistics cho phép tạo lô hàng và chuỗi vận chuyển, thực hiện giao hàng thủ công hoặc theo quy tắc, đồng thời ghi lại toàn bộ quá trình Chi phí vận chuyển được tính từ dịch vụ của người bán hàng và có thể được lập hóa đơn.
SAP APO cung cấp tính năng Global Available-to-Promise (gATP) giúp tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng bán hàng Chức năng này xác định nguồn cung tốt nhất cho các vật liệu mà khách hàng đặt hàng, bao gồm việc xem xét ngày giao hàng yêu cầu, thời gian vận chuyển, số lượng vật liệu có sẵn và các vật liệu thay thế.
SAP APO: Lên kế hoạch vận tải/Lên lịch trình phương tiện (TransportationPlanning/Vehicle Scheduling (TP/VS)
APO Transportation Planning là công cụ tối ưu hóa hiệu quả cho kế hoạch vận tải, bao gồm nhiều thành phần quan trọng Nhu cầu vận chuyển được tiếp nhận và tối ưu hóa, kết hợp với thông tin về mạng lưới vận tải hiện có và các phương tiện sẵn có.
Trình tối ưu hoá tính toán giúp tìm giải pháp chi phí tối ưu cho nhu cầu vận chuyển, tạo ra các tuyến đường hợp nhất với chi phí thấp nhất Bằng cách lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ dựa trên các tiêu chí như giá cả, phân bổ, chất lượng và ưu tiên, bạn có thể xác định được nhà cung cấp tốt nhất Sau đó, bạn có thể tiến hành đấu thầu để lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ phù hợp nhất.
SAP Quản lý Vận tải (TM) là giải pháp toàn diện cho quy trình vận chuyển, phục vụ cả nhà cung cấp dịch vụ logistics và người gửi hàng Nó cung cấp chức năng quản lý báo giá, đơn đặt hàng, lập kế hoạch vận chuyển, xác định tuyến đường và hợp đồng phụ cho nhà cung cấp dịch vụ Hệ thống còn tích hợp các chức năng linh hoạt để tính toán chi phí vận chuyển cho cả dịch vụ bên ngoài và nội bộ Đặc biệt, SAP TM tích hợp với SAP ERP (FI/CO) như một tính năng tiêu chuẩn, hỗ trợ khách hàng trong việc thanh toán chi phí vận chuyển hàng hóa và dịch vụ.
SAP Quản lý Sự kiện (Event Management) là một công cụ linh hoạt, hỗ trợ theo dõi trạng thái và khả năng hiển thị cho mọi quy trình Nó cho phép ghi lại dữ liệu theo quy trình riêng và của đối tác, từ đó giúp đánh giá hiệu quả và kết nối với SAP NetWeaver BW.
SAP Event Management được tích hợp với quá trình vận chuyển ERP cũng nhưSAP TM, và một loạt các tình huống tracking tiêu chuẩn được định cấu hình.
Hình 3: Sơ hồ về các bộ phận của hệ thống vận tải SAP
Quy trình vận tải truyền thống cho người gửi hàng (SAP ERP, Logistics Execution System)
Quy trình vận tải truyền thống cho người gửi hàng, tích học với SAP ERP:
Hệ thống Thực hiện Logistics (Logistics Execution System) hỗ trợ quản lý các lô hàng xuất khẩu và quá trình nhận chuyển hàng Quy trình bắt đầu với đơn đặt hàng từ khách hàng, ghi lại hàng hóa cần vận chuyển từ một hoặc nhiều nhà máy Dựa vào đơn đặt hàng, nhiều lần giao hàng được tạo ra và có thể hợp nhất các chuyến hàng từ các nhà máy khác nhau Để lập bản đồ vận tải đường dài, cần tạo chứng từ vận chuyển cá nhân cho từng chuyến đi Mỗi chứng từ vận chuyển có thể được theo dõi qua trình xử lý sự kiện trong SAP Event Management Cuối cùng, dựa trên dữ liệu từ chứng từ và ngày giao hàng, bạn có thể tính toán chi phí vận chuyển và cước phí phải trả cho nhà cung cấp dịch vụ.
Việc xác định giá bán hàng dựa trên đơn đặt hàng của vật liệu và hóa đơn phát sinh có thể bao gồm các điều kiện sử dụng cho cước vận chuyển, giúp bạn tiết kiệm chi phí cho dịch vụ vận tải mà khách hàng phải trả.
Bạn có thể sử dụng chứng từ chi phí vận chuyển hàng hóa để chuyển giao chi phí từ nhà cung cấp dịch vụ sang Kế toán Tài chính, đồng thời bao gồm việc tích lũy dự trữ.
Hình 4: Xử lý SAP ERP cho lệnh bán hàng và mua hàng
Giải pháp giao hàng truyền thống với chức năng Extended Tendering
Một tiện ích bổ sung cho các nhà cung cấp dịch vụ giao hàng truyền thống với SAP ERP là sự kết nối giữa SAP TM và việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ mới cùng chức năng đấu thầu Hệ thống ERP cho phép đấu thầu các lô hàng đã được lên kế hoạch cho một nhà cung cấp dịch vụ "giả" thông qua giao diện đấu thầu của SAP TM Các đơn đặt hàng vận tải, tuyến đường và đơn vị vận tải được tạo ra trong quản lý vận tải dựa trên các lô hàng trong ERP.
Bạn có thể xác định các nhà cung cấp dịch vụ tốt nhất trong SAP TM thông qua lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ Sau đó, chức năng thầu mới trong SAP TM cho phép bạn thực hiện đấu thầu theo trình tự Quy trình đấu thầu được kiểm soát bởi SAP Event Management, đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng hạn Nếu nhận được phản hồi tích cực, đơn hàng và đơn vận chuyển sẽ được đồng bộ hóa trở lại trong các chứng vận chuyển ERP.
Hình 5: Xử lý vận chuyển SAP ERP với đấu thầu thông qua SAP TM
Giải pháp vận tải truyền thống với SAP TM Support
Nếu công ty đang sử dụng giải pháp SAP ERP truyền thống và muốn chuyển sang SAP TM mới, quá trình này có thể được thực hiện từng bước Một cách tiếp cận hiệu quả là chuyển các chức năng như kế hoạch vận chuyển sang hệ thống SAP TM.
Bán hàng, xử lý đơn đặt hàng và giao hàng được thực hiện trong bộ phận Bán hàng và Phân phối (SD) SAP TM hỗ trợ lập kế hoạch và tối ưu hóa vận tải, xác định tuyến đường và phân phối Các đơn đặt hàng vận chuyển được gửi về hệ thống ERP qua giao diện dịch vụ, nơi tạo ra chứng từ vận chuyển Quá trình vận chuyển diễn ra trong Logistics Execution System, nơi tính toán chi phí vận chuyển và thanh toán cước hàng hóa cho khách hàng.
Hình 6: Xử lý vận tải SAP ERP với công cụ lập kế hoạch SAM TM
Giải pháp giao hàng với cung cấp dịch vụ tham khảo (SAP TM kết hợp với SAP
Một công ty giao hàng với bộ phận hoạch định vận tải bên ngoài cần một chức năng vận chuyển để kết nối hệ thống lập kế hoạch vận tải ERP và nhà cung cấp dịch vụ Nhu cầu vận tải có thể phát sinh từ nhiều hệ thống khác nhau, tùy thuộc vào khu vực kinh doanh, ví dụ như trong các hệ thống ERP nơi logistics được xử lý riêng Để giảm chi phí bằng cách hợp nhất nhu cầu vận tải từ các hệ thống khác nhau, giải pháp giao hàng truyền thống không thể đáp ứng do yêu cầu chứng từ vận chuyển cần được phân phối giữa nhiều hệ thống Trong trường hợp này, Transport Allocation thường được áp dụng khi xử lý qua SAP TM.
Các lệnh bán hàng, đơn đặt hàng và chứng từ giao hàng được tạo ra trong nhiều hệ thống và gửi đến SAP TM qua giao diện dịch vụ Khác với giải pháp trước, việc gửi và tạo đơn đặt hàng vận chuyển không cần phải gửi lại hệ thống ERP, chỉ thực hiện cho mục đích tính toán cước khách hàng Tuy nhiên, chi phí vận chuyển được tính toán trong SAP TM và SAP ERP cần được thực hiện riêng biệt.
Tất cả các bước lập kế hoạch, phân bổ và xử lý vận tải được thực hiện trong SAP TM, một công cụ linh hoạt giúp tối ưu hóa chi phí vận chuyển hàng hóa với hiệu suất cao hơn so với SAP ERP Việc theo dõi vận chuyển được thực hiện thông qua việc tích hợp đối tượng kinh doanh "Shipment" của SAP TM với trình xử lý sự kiện trong SAP Event Management.
Hình 7:Xử lý vận tải cho người giao hàng với hệ thống xử lý SAP TM và SAP ERP
Giải pháp cung cấp dịch vụ vận tải (SAP TM kết hợp với SAP ERP Financials)
Các nhà cung cấp dịch vụ vận tải đang áp dụng giải pháp SAP TM để cung cấp dịch vụ logistics cho các công ty, tạo ra một nền tảng linh hoạt cho việc xây dựng quy trình vận chuyển Khác với việc quản lý vận tải thông qua SAP ERP, SAP TM mang lại những lợi ích vượt trội cho các doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa quy trình logistics.
TM không yêu cầu chứng từ vận chuyển hay bản ghi nguyên vật liệu, cho phép sử dụng trong toàn bộ quá trình vận chuyển mà không cần hồ sơ gốc Điều này hỗ trợ việc xử lý bán hàng và phân phối một cách độc lập Thủ tục cơ bản được minh họa trong hình 8.
Nhu cầu vận chuyển từ khách hàng tạo ra yêu cầu vận chuyển (Shipment request), từ đó các đơn vị vận tải được tổ chức, hợp nhất, định tuyến và lập lịch trình trong quá trình lập kế hoạch vận tải (Transportation Planning).
Sau khi thực hiện tối ưu hóa hoặc lập kế hoạch thủ công, các tour và chuyến hàng được tạo ra, dẫn đến việc hình thành các đơn vận chuyển Những đơn vận chuyển này sau đó được sử dụng để ký hợp đồng phụ với các nhà cung cấp dịch vụ và hãng vận tải khác.
Dựa trên yêu cầu vận chuyển và chi phí liên quan, hóa đơn cước vận chuyển có thể được tạo ra cho khách hàng, bao gồm cả hóa đơn pro-forma và việc chuyển dữ liệu đến hệ thống ERP để tạo hóa đơn khách hàng Đơn đặt hàng (Shipment orders) là nền tảng để phát sinh yêu cầu hóa đơn cho các nhà cung cấp dịch vụ, từ đó chuyển sang hệ thống ERP để tạo đơn đặt hàng dịch vụ và bảng dữ liệu Qua tích hợp kế toán, người dùng có thể kiểm tra hóa đơn của nhà cung cấp dịch vụ hoặc áp dụng thủ tục tín dụng để thanh toán hóa đơn.
Hình 8: Quy trình quản lý vận tải với SAP TM
