Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chung
Phân tích và đánh giá chất lượng kho cũng như công tác quản lý kho nguyên vật liệu của công ty Yum Yum Việt Nam là rất cần thiết Qua đó, có thể đề xuất các giải pháp hiệu quả nhằm cải thiện quy trình quản lý kho nguyên vật liệu, tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu suất làm việc của công ty.
Mục tiêu cụ thể
Thứ nhất, đề tài phân tích các cơ sở lí thuyết về quản trị kho
Thứ hai, đề tài phân tích thực trạng của công tác quản lí kho nguyên vật liệu của công ty Yum Yum Việt Nam
Để nâng cao hiệu quả quản lý kho nguyên vật liệu của công ty, bài viết đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế hiện tại trong công tác quản lý kho.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu áp dụng các phương pháp định tính, bao gồm nghiên cứu tài liệu và phỏng vấn nhân viên công ty, nhằm thu thập thông tin và dữ liệu số cũng như phi số Mục tiêu là đánh giá và phân tích công tác quản lý kho nguyên vật liệu tại công ty Yum Yum Việt Nam Qua việc tổng hợp và phân tích các thông tin theo tiêu chí nhất định, nghiên cứu sẽ xác định các yếu tố tác động đến hiệu quả quản lý kho nguyên vật liệu của công ty.
Những đóng góp của đề tài
Ý nghĩa lý thuyết
Đề tài nghiên cứu tập trung vào các giải pháp hoàn thiện quản lý kho nguyên vật liệu, một vấn đề được công ty Yum Yum Việt Nam và nhiều doanh nghiệp khác quan tâm Bài viết đã đánh giá thực trạng quản lý kho nguyên vật liệu tại Yum Yum Việt Nam, từ đó chỉ ra những điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình này.
Ý nghĩa thực tiễn
Sinh viên hy vọng rằng kết quả nghiên cứu sẽ cung cấp cho các nhà quản trị của công ty Yum Yum Việt Nam những giải pháp hiệu quả để nâng cao quản lý kho nguyên vật liệu, từ đó thúc đẩy sự phát triển của công ty tại Bình Dương và khu vực Đông Nam Bộ Đề tài cũng sẽ góp phần vào tài liệu học thuật của ngành nhà hàng – khách sạn, logistics và quản lý chuỗi cung ứng tại trường đại học Thủ Dầu Một.
Kết cấu của đề tài
Đề tài này gồm có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về quản lí kho nguyên vật liệu
Chương 2: Thực trạng quản lí kho nguyên vật liệu của công ty Yum Yum Việt Nam
Chương 3: Đề xuất các giải pháp để hoàn thiện công tác quản lí kho nguyên vật liệu của công ty Yum Yum Việt Nam
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÍ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU
Khái niệm
Kho là một phần quan trọng trong hệ thống logistics, chịu trách nhiệm dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa để cung ứng cho khách hàng với chất lượng dịch vụ tối ưu và chi phí thấp nhất Nó thực hiện nhiều công đoạn thiết yếu, bao gồm tổ chức và bảo quản hàng hóa dự trữ, cũng như chuẩn bị lô hàng theo nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.
Kho nguyên vật liệu là không gian lưu trữ và bảo quản an toàn các loại nguyên vật liệu, phục vụ cho hoạt động xây dựng và sản xuất kinh doanh.
Vai trò của kho
Để đảm bảo tính liên tục trong sản xuất và phân phối hàng hóa, doanh nghiệp cần duy trì một lượng dự trữ nhất định trong kho Việc này giúp doanh nghiệp ứng phó linh hoạt với sự thay đổi của nhu cầu tiêu dùng và biến động nguồn cung, từ đó giảm thiểu rủi ro và tăng cường khả năng dự đoán, phòng ngừa Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể điều hòa quá trình sản xuất một cách hiệu quả.
Kho giúp giảm chi phí sản xuất, vận chuyển và phân phối bằng cách quản lý hiệu quả định mức hao hụt hàng hóa và sử dụng cơ sở vật chất một cách tiết kiệm.
Hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ bằng cách đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng về số lượng, chất lượng và trạng thái lô hàng giao Điều này góp phần quan trọng vào việc giao hàng đúng thời gian và địa điểm.
Hỗ trợ việc thực hiện quá trình “logistics ngược”: thông qua việc thu gom, xử lý, tái sử dụng bao bì, sản phẩm hỏng, sản phẩm thừa …
Mối liên hệ của kho với các hoạt đông logistics khác
Trong bối cảnh hiện tại, các doanh nghiệp cần nỗ lực giảm thiểu nhu cầu về kho bãi khi có thể Để đạt được điều này, việc hiểu rõ mối quan hệ giữa kho bãi và các hoạt động logistics khác là rất quan trọng.
Với việc sở hữu hai hệ thống kho ở cả đầu vào và đầu ra của quy trình sản xuất, doanh nghiệp có khả năng tiết kiệm chi phí vận chuyển một cách hiệu quả.
Để tối ưu hóa sản xuất và giảm thiểu hàng tồn kho, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ nhu cầu thị trường và điều chỉnh quy mô sản xuất cho phù hợp Việc tổ chức sản xuất từng lô hàng nhỏ giúp giảm chi phí quản lý kho, mặc dù chi phí sản xuất có thể tăng Ngược lại, sản xuất quy mô lớn có thể dẫn đến hàng tồn kho cao, làm chậm quay vòng vốn và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh Do đó, mối liên hệ giữa kho, chi phí quản lý kho và chi phí sản xuất là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần chú ý.
Với các dịch vụ khách hàng: Nhờ có các kho hàng dự trữ mới có thể đáp ứng kịp thời được nhu cầu của khách
Chi phí logistics bao gồm chi phí quản lý kho và chi phí dự trữ, có mối liên hệ chặt chẽ với các khoản chi phí khác trong hoạt động logistics.
Chức năng của kho
Kho bãi hiện đại thường giữ những chức năng sau:
Gom hàng là quá trình tập hợp hàng hoá và nguyên liệu từ nhiều nguồn nhỏ lẻ khác nhau vào kho, tạo thành lô hàng lớn Việc này giúp tối ưu hóa chi phí vận chuyển và tận dụng lợi thế qui mô khi chuyển hàng đến nhà máy hoặc thị trường bằng các phương tiện vận tải như toa xe, xe tải hoặc thuyền.
Phối hợp hàng hoá là quá trình quan trọng để đáp ứng đơn hàng đa dạng từ khách hàng Kho bãi có nhiệm vụ tách lô hàng lớn và ghép nhiều loại hàng hoá khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hoá sẵn sàng cho việc bán hàng Sau khi hoàn tất, từng đơn hàng sẽ được vận chuyển đến tay khách hàng bằng các phương tiện nhỏ.
Bảo quản và lưu giữ hàng hóa là yếu tố quan trọng để đảm bảo hàng hóa luôn nguyên vẹn về số lượng và chất lượng trong suốt quá trình tác nghiệp Việc tối ưu hóa diện tích và dung tích kho không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý Đồng thời, chăm sóc và giữ gìn hàng hóa trong kho sẽ góp phần duy trì giá trị và sự hài lòng của khách hàng.
Hệ thống bảo quản và các loại kho hàng hóa
Bảo quản hàng hoá đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kho của doanh nghiệp, giúp duy trì hệ thống bảo quản phù hợp với từng đối tượng và mục tiêu dự trữ Để thực hiện hiệu quả, mọi loại hình nhà kho cần có một hệ thống bảo quản bao gồm các yếu tố chính cần thiết.
Qui trình nghiệp vụ kho là nội dung và trình tự thực hiện các tác nghiệp liên quan đến hàng hoá lưu chuyển qua kho, cần được xây dựng tổng quát và cụ thể hoá trong hoạt động thực tế Điều kiện không gian công nghệ kho, bao gồm cấu trúc nhà kho và các khu vực diện tích, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các tác nghiệp diễn ra bình thường, liên tục và hiệu quả Điều này phải phù hợp với qui trình công nghệ kho, tổ chức lao động và bố trí trang thiết bị đã được xác định.
Trang thiết bị công nghệ là yếu tố quan trọng liên quan đến công cụ và phương tiện lao động, đảm bảo hàng hóa, tổ chức lao động hiệu quả và thực hiện các tác nghiệp với hàng hóa trong kho Đồng thời, nó cũng ảnh hưởng đến phương tiện vận tải trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Tổ chức lao động trong kho là việc phân công các loại lao động theo chức trách và nhiệm vụ, đảm bảo quy trình hoạt động hiệu quả Điều này bao gồm việc xây dựng nội quy và quy chế hoạt động kho, liên kết với các đối tượng liên quan như nhân viên kho và các bên giao dịch Ngoài ra, cần thiết lập chế độ bảo quản hàng hóa theo lô, đồng thời xây dựng định mức công tác, đặc biệt là quản lý định mức hao hụt hàng hóa trong từng khâu của quy trình nghiệp vụ kho.
Hệ thống thông tin và quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong việc phối hợp hoạt động giữa các bộ phận và quản lý kho Nó bao gồm thẻ kho để theo dõi nhập-xuất hàng, quản lý tồn kho, hồ sơ nhà cung cấp, hồ sơ khách hàng, hồ sơ hàng hóa, đơn đặt hàng và các loại báo cáo Trong bối cảnh công nghệ thông tin hiện nay, việc xử lý các tài liệu này bằng phần mềm chuyên dụng là cần thiết để cập nhật, lưu trữ, tra cứu và cung cấp thông tin hiệu quả.
1.5.2 Các loại hình kho bãi
Phân loại theo đối tượng phục vụ:
Kho định hướng thị trường
Kho định hướng nguồn hàng
Phân loại theo quyền sở hữu:
Phân theo điều kiện thiết kế, thiết bị:
Phân loại theo đặc điểm kiến trúc:
Phân loại theo mặt hàng bảo quản:
Nghiệp vụ kho
Nghiệp vụ kho là tập hợp các hoạt động quản lý hàng hóa diễn ra trong kho, nhằm tối ưu hóa quá trình lưu chuyển hàng hóa với chi phí thấp nhất.
Quá trình nghiệp vụ kho thay đổi tùy theo sản phẩm, vật tư và loại hình kho, nhưng tất cả đều trải qua ba bước chính: nhập hàng, tác nghiệp kho và giao hàng Sơ đồ tổng quát của quá trình này được minh họa trong hình dưới đây.
1.6.1 Nghiệp vụ tiếp nhận hàng
Tiếp nhận là giai đoạn trung gian quan trọng trong chuỗi cung ứng, liên kết giữa mua hàng, vận chuyển và kho bãi Quá trình này phản ánh mối quan hệ kinh tế và pháp lý giữa các bên liên quan như nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ vận chuyển và doanh nghiệp thương mại Để đảm bảo hiệu quả, tiếp nhận cần tuân thủ các yêu cầu nhất định.
Hình 1.1 Quá trình tác nghiệp trong kho
Nguồn: Giáo trình Quản trị Logistics
Xác định trách nhiệm vật chất giữa đơn vị cung ứng và người nhận hàng là việc làm cần thiết để đảm bảo thực hiện đúng các cam kết kinh tế - pháp lý Điều này liên quan đến việc làm rõ trách nhiệm của người bán, người mua và đơn vị vận chuyển hàng hóa theo các hợp đồng mua-bán và vận chuyển đã ký kết.
Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch nhập hàng và hợp đồng mua bán giữa các bên là rất quan trọng Qua việc tiếp nhận hàng, doanh nghiệp có thể thu thập thông tin về mua hàng và vận chuyển, do đó cần hạch toán chi tiết nghiệp vụ nhập hàng tại kho Việc tiếp nhận hàng cần được thực hiện kịp thời, nhanh chóng và chính xác để tiết kiệm thời gian và giải phóng phương tiện vận tải, đồng thời nhanh chóng đưa hàng hóa vào nơi bảo quản Tuy nhiên, tính kịp thời và nhanh chóng không được làm ảnh hưởng đến độ chính xác trong việc kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa.
1.6.2 Quá trình tác nghiệp trong kho Đây là công đoạn cơ bản và phức tạp nhất, quyết định chất lượng công tác kho, thực hiện tốt chức năng của kho hàng hoá; yêu cầu với quá trình nghiệp vụ kho:
Phải giữ gìn tốt số lượng và chất lượng hàng hoá bảo quản ở kho, phấn đấu giảm đến mức thấp nhất hao hụt hàng hoá ở kho;
Tận dụng diện tích và dung tích kho, nâng cao năng suất các loại thiết bị và lao động kho;
Quá trình tác nghiệp kho gồm bốn nội dung chính: phân bố và chất xếp hàng hóa, chăm sóc và bảo quản hàng hóa, cùng với việc tập hợp đơn hàng và chuẩn bị giao hàng Đặc biệt, việc chất xếp hàng vào vị trí hợp lý là rất quan trọng để tối ưu hóa không gian và đảm bảo hàng hóa được sắp xếp một cách khoa học.
Việc phân bố và sắp xếp hàng hoá hợp lý trong kho không chỉ giúp bảo quản hàng hoá hiệu quả mà còn tối ưu hóa quy trình tiếp nhận và xuất hàng Điều này đồng thời đảm bảo tận dụng tối đa diện tích và dung tích của kho, mang lại sự thuận tiện trong quản lý hàng hoá.
Nguyên tắc phân bố và chất xếp hàng hoá yêu cầu phải tổ chức theo khu vực và loại hàng, nhằm tránh ảnh hưởng tiêu cực giữa các loại hàng hoá và môi trường bảo quản Cần bố trí các hàng hoá có liên quan đến nhau trong tiêu dùng gần nhau, đồng thời đảm bảo trật tự, vệ sinh kho hàng để dễ dàng tìm kiếm, thấy và lấy hàng cũng như kiểm kê Cuối cùng, việc sắp xếp còn phải đảm bảo tính mỹ quan cho kho hàng hoá.
Các hàng hóa có cùng điều kiện và kỹ thuật bảo quản có thể được lưu trữ trong cùng một khu vực kho Tuy nhiên, một số loại hàng hóa, do đặc tính thương phẩm, có thể gây ảnh hưởng xấu lẫn nhau dù có cùng điều kiện bảo quản, vì vậy cần phải được cách ly, chẳng hạn như chè và thuốc lá.
Yêu cầu chung trong phân bố và chất xếp bao gồm việc tạo điều kiện thuận lợi cho các nghiệp vụ kho, đảm bảo an toàn cho con người, hàng hóa và phương tiện Đồng thời, cần tiết kiệm sức lao động, giảm chi phí và nâng cao năng suất lao động, tối ưu hóa sức chứa của kho và công suất thiết bị.
Vị trí phân bố hàng hoá trong kho được xác định dựa trên ba yếu tố chính: thời gian lưu giữ, kích thước và hình khối của hàng hóa Để tối ưu hóa quá trình phát hàng, các hàng hoá liên quan đến tiêu dùng nên được bố trí gần nhau trong cùng một lô hàng Việc bảo quản và chăm sóc hàng hóa cũng cần được chú trọng để đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Hàng hoá trong kho có thể bị giảm số lượng và chất lượng do ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài Để bảo quản hàng hoá hiệu quả, cần thiết lập một hệ thống quản lý bao gồm kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm, thực hiện vệ sinh và sát trùng kho, đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy, bảo mật và giám sát chất lượng hàng hoá Ngoài ra, cần nỗ lực giảm thiểu hao hụt đến mức thấp nhất.
Tổng hợp lô hàng là quá trình chuyển đổi hình thức hàng hóa để tạo thành lô hàng đáp ứng yêu cầu của đơn hàng Việc biến đổi hàng hóa này là cần thiết nhằm đảm bảo hàng hóa nhập khẩu phù hợp với nhu cầu thị trường.
Kho hàng được quản lý theo yêu cầu của doanh nghiệp như đã ghi trong hợp đồng mua bán, trong khi hàng hóa giao từ kho lại dựa trên nhu cầu của khách hàng Quá trình này bao gồm việc đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các bên liên quan.
Kiểm tra thông tin về đơn đặt hàng và dự trữ hiện có trong kho
Chọn và lấy hàng ra khỏi nơi bảo quản
Biến đổi mặt hàng theo yêu cầu- tổng hợp lô hàng theo địa chỉ khách hàng c) Chuẩn bị gửi hàng
Tiêu chuẩn 5S trong quản lí kho
Tiêu chuẩn 5S, được phát triển bởi hãng Toyota của Nhật Bản, đã trở thành một phương pháp phổ biến trong quản lý và hoạt động kinh doanh Việc áp dụng tiêu chuẩn này trong quản lý kho không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao hiệu quả quản lý kho cho các doanh nghiệp 5S bao gồm năm yếu tố cơ bản, giúp cải thiện tổ chức và giảm thiểu lãng phí trong kho.
Seri (sàng lọc): Phân loại, di dời những thứ không cần thiết, có thể bán đi hoặc tái sử dụng
Mọi hàng hóa đưa vào kho cần được kiểm tra và phân loại cẩn thận Đồng thời, cần loại bỏ những thiết bị, máy móc và vật dụng không cần thiết để tối ưu hóa không gian kho Việc này giúp giảm thiểu thao tác thừa của nhân viên và chỉ giữ lại những vật dụng thiết yếu cho quá trình sản xuất.
Seiton (sắp xếp): Tiến hành sắp xếp các sản phẩm một cách khoa học, hợp lý theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại
Hàng hóa được sắp xếp ngăn nắp theo nguyên tắc hợp lý, giúp tiếp cận nhanh chóng và thuận tiện Cụ thể, hàng nặng được đặt ở dưới và hàng nhẹ ở trên Hàng nhập trước, có hạn sử dụng ngắn hơn sẽ được ưu tiên để ở phía ngoài nhằm xuất trước.
Seiso (sạch sẽ) là việc duy trì không gian kho luôn được vệ sinh và ngăn nắp, với các vật dụng được bảo dưỡng thường xuyên Đặc biệt, trong môi trường kho hàng, sự sạch sẽ và gọn gàng là điều bắt buộc để đảm bảo an toàn cho hàng hóa Một kho hàng sạch sẽ không chỉ nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho công việc Do đó, doanh nghiệp cần lập kế hoạch tổng dọn vệ sinh định kỳ cho kho hàng và xung quanh, đồng thời thiết lập quy định giữ vệ sinh để nhân viên tuân thủ Ngoài ra, việc vệ sinh và bảo dưỡng máy móc, dụng cụ cũng rất quan trọng nhằm tăng tuổi thọ và năng suất của thiết bị.
Seiketsu (săn sóc): Luôn luôn kiểm tra, duy trì tiêu chuẩn 3S ở trên
Tiêu chuẩn này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc duy trì kho hàng sạch sẽ và ngăn nắp, đồng thời rèn luyện ý thức cá nhân để nâng cao tác phong làm việc chuyên nghiệp và tuân thủ quy trình Tổ chức các cuộc thi và trao thưởng cho những cá nhân xuất sắc sẽ tạo ra một hệ thống đồng bộ và phát triển bền vững.
Shitsuke (sẵn sàng): Rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong doanh nghiệp thực hiện 5S
Cải tiến bền vững chỉ có thể đạt được khi có sự nghiêm khắc và kỷ luật từ phía quản lý Mỗi cá nhân, từ giám sát đến điều hành, đều đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì quy trình hoạt động hiệu quả Để đảm bảo kho hàng luôn trong tình trạng tốt nhất và sẵn sàng hoạt động, cần thực hiện định kỳ phương pháp 5S.
THỰC TRẠNG QUẢN LÍ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA
Tổng quan về công ty Yum Yum Việt Nam
Tên tiếng Việt: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ ẨM THỰC YUM YUM VIỆT NAM
Tên giao dịch: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ ẨM THỰC YUM YUM VIỆT NAM
Tên tiếng Anh: YUM YUM VIET NAM CUISINE TRADING SERVICE COMPANY LIMITED
Loại hình công ty: Công ty TNHH hai thành viên trở lên Địa chỉ liên lạc:
Trụ sở chính: số 21 Đường D3, Khu dân cư Phú Hòa 1, Phường Phú Hòa, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương
Văn phòng đại diện: Tầng 3A chung cư Compass One, 239 Đường Hoàng Văn Thụ, Chánh Nghĩa, Thủ Dầu Một, Bình Dương
Nguồn: Công ty TNHH Yum Yum Việt Nam
Cơ cấu vốn: Gồm vốn của 2 thành viên là ông Đồng Tấn Đạt và ông Nguyễn
Người đại diện công ty: Đồng Tấn Đạt
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Vào ngày 15 tháng 4 năm 2018, nhà hàng YumYumThai được thành lập tại số 143 đường Hoàng Văn Thụ, KDC Chánh Nghĩa, Thành phố Thủ Dầu Một, Bình Dương bởi ông Nguyễn Quang Hoàng Luân, với mục tiêu mang ẩm thực Thái Lan đến gần hơn với người Việt.
Với tiền thân là nhà hàng YumYumThai, Công ty TNHH Thương mại Dịch
Vụ Ẩm thực Yum Yum Việt Nam được thành lập vào ngày 30 tháng 11 năm 2020 bởi hai thành viên sáng lập, ông Nguyễn Quang Hoàng Luân và ông Đồng Tấn Đạt, với vốn điều lệ lên tới 3 tỷ đồng.
Vào ngày 26 tháng 4 năm 2021, công ty Yum Yum Việt Nam đã khai trương quán ăn KinKin tại địa chỉ 31 đường Hoàng Văn Thụ, KDC Chánh Nghĩa, Thành phố Thủ Dầu Một, Bình Dương, chuyên phục vụ các món hủ tiếu và cơm Thái.
Ngày 05/03/2022, nhà hàng YumYumThai khai trương tại địa chỉ mới 79 Hoàng Văn Thụ, KDC Chánh Nghĩa, Thành phố Thủ Dầu Một, Bình Dương Vốn điều lệ được tăng lên 5.000.000.000 đ
Chỉ sau gần 2 năm hoạt động từ 2020 đến 2022, Yum Yum Việt Nam đã chứng tỏ tiềm năng phát triển mạnh mẽ tại tỉnh Bình Dương nhờ vào chất lượng sản phẩm và sự cải tiến không ngừng.
2.1.3 Mục tiêu và ngành nghề kinh doanh a) Mục tiêu
“Ăn Lành Sống Mạnh – Sức Khỏe Vững Bền”
Công ty Yum Yum Việt Nam cam kết mang ẩm thực Thái đến gần hơn với người Việt bằng cách nghiên cứu và phát triển các món ăn truyền thống của Thái Lan, kết hợp hài hòa với khẩu vị địa phương Để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, công ty không ngừng cải tiến đội ngũ nhân viên và mở rộng thị trường, đồng thời chú trọng đến dịch vụ chăm sóc khách hàng Mục tiêu của Yum Yum là mang lại trải nghiệm ẩm thực tốt nhất cho khách hàng.
Ngành nghề chủ yếu của công ty là kinh doanh các dịch vụ ăn uống khác, với
2 chi nhánh chính là Nhà hàng YumYumThai và quán ăn KinKin
Hình 2.3 Logo nhà hàng YumYumThai
Nguồn: Công ty TNHH Yum Yum Việt Nam
Hình 2.2 Logo quán ăn KinKin
Nguồn: Công ty TNHH Yum Yum Việt Nam
2.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty Yum Yum Việt Nam a) Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của công ty Yum Yum Việt Nam được trình bày bằng sơ đồ sau: b) Nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban
Hội đồng thành viên: cơ quan quyết định cao nhất của công ty, quyết định những vấn đề được Luật pháp và điều lệ công ty quy định
Giám đốc công ty có quyền tổ chức và quản lý các hoạt động kinh doanh bán hàng, đưa ra quyết định cho các vấn đề hàng ngày và đề xuất các phương án kinh doanh cùng đầu tư Đồng thời, giám đốc cũng ban hành các quyết sách nhằm tối ưu hóa lợi nhuận cho công ty và điều hành các phòng ban hiệu quả.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm và quảng cáo, đồng thời xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả Ngoài ra, phòng còn đề xuất các chiến lược giới thiệu sản phẩm và mở rộng sự chú ý của khách hàng Một nhiệm vụ quan trọng khác là theo dõi tiến độ thực hiện các kế hoạch, từ đó đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Hình 2.4 Sơ đồ công ty
Nguồn: Công ty TNHH Yum Yum Việt Nam
Mở rộng mối quan hệ với khách hàng cũ và thiết lập quan hệ với khách hàng mới là rất quan trọng Đồng thời, việc thực hiện các lệnh sản xuất cần được chú trọng để đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường.
Phòng kế toán có vai trò quan trọng trong việc hạch toán thu chi của doanh nghiệp, bao gồm quản lý tiền vốn, chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Đội ngũ kế toán cũng góp ý cho Ban giám đốc về tình hình tài chính trong từng giai đoạn hoạt động Họ xây dựng quy trình thu - chi, quản lý công nợ, tiền vốn và hàng tồn kho, đồng thời thực hiện báo cáo tài chính và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh để trình lên Giám đốc.
Phòng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, đảm bảo cung cấp đủ nhân lực cho hoạt động sản xuất Ngoài ra, phòng nhân sự cũng đại diện cho công ty trong việc giải quyết các tranh chấp tại nơi làm việc, quản lý thông tin nhân sự và chế độ phúc lợi cho công nhân, nhân viên.
Thực trạng công tác quản lí kho nguyên vật liệu của công ty Yum Yum Việt Nam
2.2.1 Thông tin về kho vật liệu
Theo đối tượng phục vụ: Kho hướng nguồn hàng
Theo quyền sở hữu: Kho riêng
Theo điều kiện thiết kế, thiết bị: Kho thông thường
Theo đặc điểm kiến trúc: Kho kín
Theo mặt hàng bảo quản: Kho hỗn hợp
Kệ số 1 là một sản phẩm hình chữ nhật có kích thước dài 1,5m, rộng 1m và cao 1m, bao gồm 2 tầng với sức chứa khoảng 150 kg mỗi tầng Khung kệ được làm bằng sắt chắc chắn, trong khi bề mặt được chế tạo từ gỗ, mang lại độ bền và tính thẩm mỹ Kệ này rất phù hợp để sử dụng trong việc lưu trữ hàng tiêu hao.
Kệ số 2 có thiết kế hình chữ L với kích thước dài 1,5m, rộng 0,5m và cao 1m Kệ gồm 2 tầng, mỗi tầng có khả năng chịu lực khoảng 80kg Cả khung và bề mặt của kệ đều được làm từ sắt chắc chắn, phù hợp để lưu trữ hàng gia vị khô.
Kệ số 3 có kích thước hình chữ nhật với chiều dài 1,5m, rộng 0,4m và cao 0,5m Kệ được thiết kế với 2 tầng và có khả năng chịu lực lên đến khoảng 100kg Khung kệ được làm từ sắt chắc chắn, trong khi bề mặt được phủ đá hoa cương sang trọng Đây là nơi lý tưởng để chất hàng bar.
Ngoài ra, kho cũng có hệ thống đèn và 1 camera
Nguồn: Sinh viên tổng hợp
Kho có diện tích hạn chế, dẫn đến việc không thể chứa nhiều hàng hóa, gây ra va chạm trong quá trình vận chuyển Khi doanh nghiệp mở rộng, họ sẽ phải đối mặt với chi phí mở rộng kho hoặc thuê kho bên ngoài Ngoài ra, kho chưa được tận dụng tối đa về chiều cao và mặt bằng, gây lãng phí diện tích và thể tích.
Do kệ trong kho còn hạn chế, hàng hóa chủ yếu phải để trên sàn, dẫn đến nguy cơ hao hụt do các yếu tố khách quan như độ ẩm và động vật.
Hình 2.6 Chiều cao kho vẫn chưa được tận dụng hết
Nguồn: Sinh viên tổng hợp
Kho không có người quản lý cụ thể, dẫn đến tình trạng hàng hóa bừa bộn và thiếu tiêu chuẩn sắp xếp Việc kiểm soát số lượng hàng hóa cũng không thường xuyên, chỉ dựa vào số liệu từ các lần kiểm kê hàng tồn.
2.2.2 Đánh giá cơ sở vật chất của kho và không gian kho a) Ưu điểm
Kho có diện tích nhỏ, dễ quản lí
Các kệ trong kho đáp ứng được nhu cầu chất hàng
Có camera trong kho để đảm bảm bảo việc theo dõi hàng hóa b) Nhược điểm
Kho có diện tích nhỏ
Hình 2.7 Hàng hóa còn phải để dưới sàn
Nguồn: Sinh viên tổng hợp
Kho chưa sử dụng được tối đa độ cao và mặt bằng
Kho chưa có hệ thống chữa cháy tức thời
Kho có khá ít kệ
Kho không có thủ kho
2.2.3 Quy trình thu mua và nhập kho vật tư nguyên liệu a) Lưu đồ
Bảng 2.1 Qui trình thu mua và nhập kho nguyên liệu
Bước Trách nhiệm Nội dung Tài liệu
Các đơn vị có nhu cầu mua hàng, Đơn vị cung ứng
TGĐ (hoặc người được ủy quyền) BM-01
Báo giá, chào hàng, BM-02
Các đơn vị có nhu cầu mua hàng, Đơn vị cung ứng
TGĐ (hoặc người được ủy quyền)
Báo giá, chào hàng, BM-02, BM-03
6 Đơn vị cung ứng, TGĐ
(hoặc người được ủy quyền), NCC
7 Đơn vị cung ứng, NCC
8 Đơn vị cung ứng, Các đơn vị có nhu cầu mua hàng
Tiếp nhận yêu cầu mua hàng
Tìm kiếm và đánh giá NCC
Kí hợp đồng, đơn hàng
Thực hiện, theo dõi quá trình mua hàng
Theo hướng dẫn của phòng KT-
Nguồn: Sinh viên tổng hợp b) Nội dung
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu mua hàng
Dựa trên nhu cầu sử dụng, các phòng chức năng của công ty và các nhà hàng, quán ăn liên quan sẽ lập yêu cầu mua hàng hóa, vật tư theo mẫu BM-01 Các đề xuất mua có thể đi kèm với giải trình từ đơn vị yêu cầu, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể.
Tùy theo loại hàng hóa, vật tư mà đơn vị cung ứng có thể mua trực tiếp hoặc tìm nhà cung cấp
TGĐ hoặc người được ủy quyền xem xét và phê duyệt kế hoạch mua hàng hóa, vật tư và duyệt phương thức mua
Sau khi được phê duyệt, từng mục của kế hoạch có thể thực hiện tiếp các bước
Bước 3: Tìm kiếm và đánh giá NCC
Nhân viên phụ trách căn cứ vào nội dung yêu cầu trong BM-01, để tìm kiếm NCC phù hợp
Căn cứ vào tiêu chí đánh giá, nhân viên phụ trách thực hiện đánh giá, xếp hạng NCC mới trước khi thực hiện mua hàng theo biểu mẫu BM-02
Cập nhật các NCC cũ và mới sau khi đánh giá đạt yêu cầu vào danh mục NCC đạt yêu cầu (BM-03)
Yêu cầu: 1 chủng loại sản phẩm có ít nhất 2 NCC
Bước 4: Thay đổi yêu cầu mua hoặc chủng loại vật tư
Khi có sự thay đổi trong yêu cầu mua hàng, bao gồm loại hàng hoặc số lượng, đơn vị cần mua phải thông báo cho đơn vị cung ứng qua văn bản hoặc email.
Nếu phải thay đổi về chủng loại vật tư, đơn vị cung ứng phải thông báo (bằng văn bản, Email) cho đơn vị có nhu cầu mua hàng
Các bên cùng thống nhất thay đổi danh mục hàng hóa và thực hiện lại bước 2
Bước 5: Phê duyệt nhà cung ứng
TGĐ (hoặc người được ủy quyền) phê duyệt lựa chọn nhà cung ứng
Bước 6: Kí hợp đồng, đơn hàng
Tuỳ theo từng loại vật tư cụ thể và từng trường hợp mua cụ thể, đơn vị cung ứng chuẩn bị hợp đồng hoặc đơn hàng
TGĐ (hoặc người được uỷ quyền) kí hợp đồng hoặc đơn hàng
Bước 7: Thực hiện mua hàng và theo dõi quá trình mua hàng
Đơn vị được giao nhiệm vụ mua hàng (NCC, đơn vị cung ứng) mua theo kế hoạch được duyệt
Tất cả thông tin liên quan đến việc mua hàng, bao gồm hợp đồng và đơn đặt hàng (không sử dụng đơn đặt hàng), sẽ được ghi chép vào sổ theo dõi quá trình mua hàng (BM-04) Điều này nhằm mục đích cung cấp cơ sở cho việc đánh giá lại nhà cung ứng.
Đơn vị cung ứng kiểm tra hàng hóa, vật tư đã mua về chủng loại và số lượng
Các đơn vị có nhu cầu mua hàng kiểm tra về chất lượng của vật tư, hàng hóa đã mua
Nếu hàng hóa, vật tư không đạt yêu cầu thì trả về NCC
Bước 9: Nhập kho, thanh toán
Vật tư, hàng hóa sau khi được kiểm tra xác nhận đủ tiêu chuẩn, chất lượng, được là nhập kho và thanh toán
Đơn vị có nhu cầu mua hàng và đơn vị quản lý mua hàng lập báo cáo kết quả mua hàng theo BM-06
Bước 10: Lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ của quá trình được lưu trữ theo quy định của công ty c) Biểu mẫu
Phiếu đề xuất vật tư BM-01
Phiếu đánh giá nhà cung cấp BM-02
Danh mục nhà cung cấp được chấp nhận BM-03
Sổ theo dõi quá trình mua hàng BM-04
Phiếu kiểm tra vật tư, hàng hóa BM-05
Báo cáo kết quả mua hàng BM-06
Danh sách các nhà cung cấp tổng hợp BM-08
Bảng tiêu chuẩn nhà cung cấp BM-09
Sổ theo dõi nhà cung cấp BM-10
2.2.4 Đánh giá quy trình thu mua và nhập vật tư nguyên liệu a) Ưu điểm
NCC có thể mua ngoài những hàng hóa được yêu cầu không có trong bảng kê b) Nhược điểm
NCC giao hàng không đạt chất lượng, không đúng yêu cầu
NCC giao hàng không đúng về số lượng, loại mặt hàng
NCC giao hàng không đúng thời gian, chậm so với ngày thỏa thuận giao
Hóa đơn không có đơn giá
NCC tăng giá hàng hóa nhưng không thông tin trước
Nhà cung cấp muốn thanh toán khi chưa đến hạn
Công ty chưa có đơn vị cung ứng riêng nên vẫn còn phải thuê ngoài
2.2.5 Quy trình kiểm kê định kì a) Lưu đồ
Bảng 2.2 Qui trình kiểm kê
Bước Trách nhiệm Nội dung Tài liệu
Cấp quản lí, nhân viên được ủy quyền Phiếu tồn
Cấp quản lí, nhân viên được ủy quyền Phiếu tồn
Cấp quản lí, nhân viên được ủy quyền Phiếu tồn
Cấp quản lí, nhân viên được ủy quyền Phiếu tồn
Cấp quản lí, Quản lí
Nguồn: Sinh viên tổng hợp
Xác nhận lại chênh lệch
Mỗi ngày vào lúc 21h, bếp và quầy bar sẽ tiến hành kiểm kê hàng tồn kho cho các loại hàng hóa như hàng bar, thịt và rau Quy trình này được thực hiện bởi nhân viên của bếp và quầy bar, bao gồm nhiều bước cụ thể để đảm bảo tính chính xác trong kiểm kê.
Nhân viên tiến hành kiểm đếm các loại hàng của từng khu vực:
Về số lượng: So sánh lượng hàng thực tế và lượng hàng ghi trong sổ tồn
Về chất lượng: Cập nhật những hàng hóa sắp hết hạn và số lượng tồn kho lớn
Bước 2: Kiểm tra kết quả kiểm đếm
So sánh kết quả kiểm đếm hàng hóa thực tế với số liệu ghi trong sổ sách là bước quan trọng Nếu không phát hiện chênh lệch bất thường, bạn có thể tiếp tục thực hiện bước 5.
Bước 3: Kiểm tra lại hàng hóa bị chênh lệch
Cấp quản lý và nhân viên cần thực hiện kiểm kê và kiểm tra hàng hóa để xác định sự chênh lệch Nếu không phát hiện chênh lệch nào, có thể tiến hành bước tiếp theo.
Bước 4: Xác nhận lại lượng chênh lệch
Cấp quản lí và nhân viên có trách nhiệm kiểm kê cùng xác nhận lại số lượng chênh lệch
Bước 5: Báo cáo với cấp trên
Cấp quản lý sẽ báo cáo kết quả kiểm kê cho quản lý, đồng thời giải trình về những chênh lệch nếu có Sau khi đánh giá, cấp quản lý sẽ lập kế hoạch mua sắm cho các mặt hàng đã hết.
Ngày 20 hàng tháng, Cấp quản lí sẽ tiến hành kiểm kê kho để quản lí hàng tồn kho và chuẩn bị nhập hàng mới cho tháng tiếp theo Việc kiểm kê sẽ do Cấp quản lí và 1 nhân viên thực hiện Quy trình kiểm kê kho gồm các bước như sau:
Tiến hành kiểm đếm các loại hàng của từng khu vực:
Về số lượng: So sánh lượng hàng thực tế và lượng hàng ghi trong sổ tồn
Về chất lượng: Cập nhật những hàng hóa sắp hết hạn và số lượng tồn kho lớn
Cấp quản lí và nhân viên sẽ tiến hành việc kiểm đếm độc lập để kết quả được trực quan hơn
Bước 2: Kiểm tra kết quả kiểm đếm
So sánh kết quả kiểm đếm hàng hóa thực tế với kết quả ghi trong sổ sách là bước quan trọng Nếu không phát hiện chênh lệch bất thường, bạn có thể tiếp tục thực hiện bước tiếp theo.
Bước 3: Kiểm tra lại hàng hóa bị chênh lệch
Qui trình nghiệp vụ kho
Các quy trình kho của công ty đã được xây dựng rõ ràng nhưng chưa được thực hiện đúng cách Để cải thiện tình hình, công ty cần tuân thủ các quy trình đã đề ra và thực hiện kiểm tra ở mỗi bước Cụ thể, mỗi bước cần có 1 đến 2 người kiểm tra, lập báo cáo và ghi nhận quá trình Ngoài ra, các cấp quản lý cũng cần thường xuyên giám sát việc thực hiện các quy trình liên quan đến kho.
Công ty cần triển khai quy tắc 5S trong quy trình làm việc để nâng cao hiệu quả Việc kiểm tra nên dựa trên các tiêu chí của 5S, sử dụng thang điểm để đánh giá nhằm phát hiện các điểm yếu trong quá trình thực hiện.
Trang thiết bị công nghệ
Công ty cần lắp đặt hệ thống chữa cháy tức thời để phòng ngừa hỏa hoạn trong kho Hệ thống chữa cháy bằng đầu phun tự động (sprinkler) là giải pháp hiệu quả, đặc biệt cho kho nhỏ Chỉ cần một đường ống chính và hai đầu sprinkler phản ứng nhanh gắn trên trần là đủ để xử lý các tình huống cháy Chi phí lắp đặt hệ thống này dao động từ 5 đến 7 triệu đồng.
Hình 3.1 Sprinkler tầm phủ rộng
Nguồn: Sinh viên tổng hợp
Lắp đặt kệ cao với sức chứa lớn giúp tối ưu hóa không gian kho hàng Công ty có thể lựa chọn kệ sắt V lỗ 4 tầng, kích thước mặt kệ 0,5m x 1,5m và chiều cao 2m, với giá mỗi kệ là 1.872.000 đồng Để đạt hiệu quả tốt nhất, nên mua từ 3 đến 5 kệ.
Công ty cần trang bị thêm các thiết bị như đèn chống côn trùng và bẫy để ngăn chặn động vật gây hại cho hàng hóa Việc này rất quan trọng nhằm bảo vệ tài sản và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Nguồn: Công ty TNHH Hòa Phát
Công ty Rentokill cung cấp 33 dịch vụ chống côn trùng, đồng thời cũng có thể tham khảo các loại bẫy và biện pháp kiểm soát côn trùng hiệu quả cho kho hàng của mình.
Bổ sung nhân sự
Mặc dù kho có diện tích nhỏ, công ty vẫn cần tuyển thêm một thủ kho và từ 1 đến 2 nhân viên kho để nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm kê Việc này sẽ giúp quy trình làm việc trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
Việc bổ sung nhân sự cho vị trí quan trọng này cần sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc, với thời gian từ 01/08/2022 đến 31/11/2022 (4 tháng) Số lượng nhân sự bao gồm 1 thủ kho và từ 1 đến 2 nhân viên kho, hoặc có thể giao nhiệm vụ cho một số nhân viên phục vụ nhất định Công ty nên tuyển chọn ứng viên tốt nghiệp đại học hoặc cao đẳng ngành Logistics, Quản lý chuỗi cung ứng, hoặc Quản trị nhà hàng khách sạn Kế hoạch bổ sung nhân sự sẽ được trình bày trong bảng dưới đây.
Bảng 3.1 Kế hoạch tuyển dụng nhân viên kho
Thời gian Công việc Người phụ trách
01/08 – 31/08/2022 Đăng tin tuyển dụng trên mạng xã hội và ở các chi nhánh
01/09 – 15/09/2022 Phỏng vấn những người ứng tuyển
15/09 – 30/09/2022 Chọn lọc ứng cử viên Tổng giám đốc
01/10 – 15/11/2022 Thử việc Trưởng phòng nhân sự 15/11 – 30/11/20022 Xem xét kết quả thử việc
Đưa ra kết quả chính thức
Tổng giám đốc Trưởng phòng nhân sự
Nguồn: Sinh viên tổng hợp
Hệ thống thông tin và quản lí kho
Các hồ sơ về nhà cung cấp, sổ nhập kho, phiếu kê hàng và hóa đơn cần được lưu trữ dưới cả hai dạng cứng và mềm để phục vụ cho công tác kiểm tra và báo cáo Dạng cứng sẽ được phân chia thành từng cuốn và tệp riêng biệt, được lưu trữ tại văn phòng công ty và các chi nhánh Trong khi đó, dữ liệu dạng mềm sẽ được lưu trên máy tính của chi nhánh, máy tính của những người phụ trách và trên Google Drive của công ty, bao gồm cả văn bản và hình chụp.
Công ty nên áp dụng phần mềm quản lý kho chuyên dụng để tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa Hiện nay, các phần mềm như Smartlog và KiotViet đang được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng Đối với những công ty không chuyên về Logistics, phần mềm Misa, thường được sử dụng trong ngành nhà hàng với chi phí từ 4 – 7 triệu đồng/năm, cũng là một lựa chọn đáng cân nhắc.
Hình 3.3 Giao diện phần mềm quản lí kho MISA
