.6 Chiều cao kho vẫn chưa được tận dụng hết- 123docz.net

Kho khơng có người quản lí cụ thể như thủ kho hay nhân viên kho. Điều này khiến hàng hóa trong kho cịn khá bừa bộn, chưa có một cách sắp xếp hay tiêu chuẩn sắp xếp cụ thể. Số lượng hàng hóa cũng ít khi được kiểm sốt mà chỉ có số liệu qua những lần kiểm kê hàng tồn.

2.2.2 Đánh giá cơ sở vật chất của kho và không gian kho

a) Ưu điểm

 Kho có diện tích nhỏ, dễ quản lí

 Các kệ trong kho đáp ứng được nhu cầu chất hàng

 Có camera trong kho để đảm bảm bảo việc theo dõi hàng hóa.

b) Nhược điểm

 Kho có diện tích nhỏ.

Hình 2.7 Hàng hóa cịn phải để dưới sàn

 Kho chưa sử dụng được tối đa độ cao và mặt bằng  Kho chưa có hệ thống chữa cháy tức thời.

 Kho có khá ít kệ.  Kho khơng có thủ kho.

2.2.3 Quy trình thu mua và nhập kho vật tư nguyên liệu

Bắt đầu

Bảng 2.1 Qui trình thu mua và nhập kho nguyên liệu

Bước Trách nhiệm Nội dung Tài liệu

Các đơn vị có nhu cầu mua hàng, Đơn vị cung ứng

BM-01

TGĐ (hoặc người được

ủy quyền) BM-01

Đơn vị cung ứng

Báo giá, chào hàng, BM-02

Các đơn vị có nhu cầu mua hàng, Đơn vị cung ứng

Văn bản, Email

TGĐ (hoặc người được ủy quyền)

Báo giá, chào hàng, BM-02,

BM-03

Đơn vị cung ứng, TGĐ (hoặc người được ủy quyền), NCC Hợp đồng, BM-07 7 Đơn vị cung ứng, NCC BM-04 8 Đơn vị cung ứng, Các đơn vị có nhu cầu mua hàng BM-05 Tiếp nhận yêu cầu mua hàng Phê duyệt Tìm kiếm và đánh giá NCC Thay đổi Phê duyệt Kí hợp đồng, đơn hàng

Thực hiện, theo dõi q trình mua hàng

24 Nhập kho, thanh tốn 9 Đơn vị cung ứng, Phòng KT Theo hướng dẫn của phòng KT- TC 10 Đơn vị cung ứng, Phòng KT BM-06

Nguồn: Sinh viên tổng hợp

b) Nội dung

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu mua hàng

 Căn cứ theo nhu cầu sử dụng, các phòng chức năng của công ty cũng như các nhà hàng, quán ăn liên quan lập yêu cầu mua hàng hóa, vật tư theo BM-01. Tùy theo yêu cầu, các đề xuất mua có thể kèm theo giải trình của đơn vị lập yêu cầu.

 Tùy theo loại hàng hóa, vật tư mà đơn vị cung ứng có thể mua trực tiếp hoặc tìm nhà cung cấp.

Bước 2: Phê duyệt

 TGĐ hoặc người được ủy quyền xem xét và phê duyệt kế hoạch mua hàng hóa, vật tư và duyệt phương thức mua.

 Sau khi được phê duyệt, từng mục của kế hoạch có thể thực hiện tiếp các bước 3, 6 hoặc 7.

Bước 3: Tìm kiếm và đánh giá NCC

 Nhân viên phụ trách căn cứ vào nội dung yêu cầu trong BM-01, để tìm kiếm NCC phù hợp.

 Căn cứ vào tiêu chí đánh giá, nhân viên phụ trách thực hiện đánh giá, xếp hạng NCC mới trước khi thực hiện mua hàng theo biểu mẫu BM-02.

Lưu hồ sơ

Kết thúc

 Cập nhật các NCC cũ và mới sau khi đánh giá đạt yêu cầu vào danh mục NCC đạt yêu cầu (BM-03).

 Yêu cầu: 1 chủng loại sản phẩm có ít nhất 2 NCC.

Bước 4: Thay đổi yêu cầu mua hoặc chủng loại vật tư

 Nếu phải thay đổi yêu cầu mua (về loại hàng, số lượng), đơn vị có nhu cầu mua hàng phải thông báo (bằng văn bản, Email) cho đơn vị cung ứng.

 Nếu phải thay đổi về chủng loại vật tư, đơn vị cung ứng phải thông báo (bằng văn bản, Email) cho đơn vị có nhu cầu mua hàng.

 Các bên cùng thống nhất thay đổi danh mục hàng hóa và thực hiện lại bước 2.

Bước 5: Phê duyệt nhà cung ứng

 TGĐ (hoặc người được ủy quyền) phê duyệt lựa chọn nhà cung ứng.

Bước 6: Kí hợp đồng, đơn hàng

 Tuỳ theo từng loại vật tư cụ thể và từng trường hợp mua cụ thể, đơn vị cung ứng chuẩn bị hợp đồng hoặc đơn hàng.

 TGĐ (hoặc người được uỷ quyền) kí hợp đồng hoặc đơn hàng.

Bước 7: Thực hiện mua hàng và theo dõi quá trình mua hàng

 Đơn vị được giao nhiệm vụ mua hàng (NCC, đơn vị cung ứng) mua theo kế hoạch được duyệt

 Tất cả thông tin mua hàng (thể hiện qua hợp đồng,đơn đặt hàng và không dùng đơn đặt hàng) được cập nhật vào sổ theo dõi quá trình mua hàng (BM-04) để làm cơ sở đánh giá lại nhà cung ứng.

Bước 8: Kiểm tra

 Đơn vị cung ứng kiểm tra hàng hóa, vật tư đã mua về chủng loại và số lượng.  Các đơn vị có nhu cầu mua hàng kiểm tra về chất lượng của vật tư, hàng hóa đã mua.

 Nếu hàng hóa, vật tư khơng đạt u cầu thì trả về NCC

 Vật tư, hàng hóa sau khi được kiểm tra xác nhận đủ tiêu chuẩn, chất lượng, được là nhập kho và thanh toán.

 Đơn vị có nhu cầu mua hàng và đơn vị quản lý mua hàng lập báo cáo kết quả mua hàng theo BM-06.

Bước 10: Lưu trữ hồ sơ

 Hồ sơ của q trình được lưu trữ theo quy định của cơng ty.

c) Biểu mẫu

 Phiếu đề xuất vật tư ...................................................................................... BM-01  Phiếu đánh giá nhà cung cấp ........................................................................ BM-02  Danh mục nhà cung cấp được chấp nhận ..................................................... BM-03  Sổ theo dõi quá trình mua hàng .................................................................... BM-04  Phiếu kiểm tra vật tư, hàng hóa .................................................................... BM-05  Báo cáo kết quả mua hàng ........................................................................... BM-06  Đơn đặt hàng ................................................................................................ BM-07  Danh sách các nhà cung cấp tổng hợp ........................................................ BM-08  Bảng tiêu chuẩn nhà cung cấp ...................................................................... BM-09  Sổ theo dõi nhà cung cấp ............................................................................. BM-10

2.2.4 Đánh giá quy trình thu mua và nhập vật tư nguyên liệu

a) Ưu điểm

 NCC có thể mua ngồi những hàng hóa được u cầu khơng có trong bảng kê

b) Nhược điểm

 NCC giao hàng không đạt chất lượng, không đúng yêu cầu.  NCC giao hàng không đúng về số lượng, loại mặt hàng.

 NCC giao hàng không đúng thời gian, chậm so với ngày thỏa thuận giao.  Hóa đơn khơng có đơn giá.

 NCC tăng giá hàng hóa nhưng khơng thơng tin trước.  Nhà cung cấp muốn thanh toán khi chưa đến hạn.

Bắt đầu

Kết thúc

2.2.5 Quy trình kiểm kê định kì

a) Lưu đồ

Bảng 2.2 Qui trình kiểm kê

Bước Trách nhiệm Nội dung Tài liệu

Cấp quản lí, nhân viên

được ủy quyền Phiếu tồn

Cấp quản lí, nhân viên

được ủy quyền Phiếu tồn

Cấp quản lí, nhân viên

được ủy quyền Phiếu tồn

Cấp quản lí, nhân viên

được ủy quyền Phiếu tồn

Cấp quản lí, Quản lí

Phiếu tồn

Nguồn: Sinh viên tổng hợp

Kiểm đếm Xác nhận lại chênh lệch Báo cáo Kiểm tra kiểm đếm Kiểm tra chênh lệch

a) Nội dung

Kiểm kê theo ngày

Hàng ngày, vào lúc 21h, bếp và quầy bar sẽ thực hiện kiểm kê hàng tồn đối với các loại hàng: hàng bar, hàng thịt và hàng rau. Việc kiểm kê sẽ do nhân viên của bếp và quầy bar thực hiện. Quy trình kiểm kê sẽ bao gồm các bước như sau:

Bước 1: Kiểm đếm

Nhân viên tiến hành kiểm đếm các loại hàng của từng khu vực:

 Về số lượng: So sánh lượng hàng thực tế và lượng hàng ghi trong sổ tồn.  Về chất lượng: Cập nhật những hàng hóa sắp hết hạn và số lượng tồn kho lớn

Bước 2: Kiểm tra kết quả kiểm đếm

Tiến hành so sánh kết quả kiếm đếm hàng hóa thực tế và kết quả được ghi trong sổ sách. Nếu khơng có chênh lệch bất thường thì có thể tiến hành bước 5.

Bước 3: Kiểm tra lại hàng hóa bị chênh lệch

Cấp quản lí và nhân viên có trách nhiệm kiểm kê cùng kiểm tra lại hàng hóa bị chênh lệch. Nếu khơng có chênh lệch thì có thể tiến hành bước 5

Bước 4: Xác nhận lại lượng chênh lệch

Cấp quản lí và nhân viên có trách nhiệm kiểm kê cùng xác nhận lại số lượng chênh lệch.

Bước 5: Báo cáo với cấp trên

Cấp quản lí sẽ tiến hành báo cáo với quản lí về kết quả kiểm kê. Nếu có chênh lệch thì Cấp quản lí sẽ tiến hành giải trình về ngun nhân. Sau đó lên kế hoạch mua hàng cho những mặt hàng hết.

Kiểm kê theo tháng

Ngày 20 hàng tháng, Cấp quản lí sẽ tiến hành kiểm kê kho để quản lí hàng tồn kho và chuẩn bị nhập hàng mới cho tháng tiếp theo. Việc kiểm kê sẽ do Cấp quản lí và 1 nhân viên thực hiện. Quy trình kiểm kê kho gồm các bước như sau:

Bước 1: Kiểm đếm

Tiến hành kiểm đếm các loại hàng của từng khu vực:

Cấp quản lí và nhân viên sẽ tiến hành việc kiểm đếm độc lập để kết quả được trực quan hơn

Bước 2: Kiểm tra kết quả kiểm đếm

Tiến hành so sánh kết quả kiếm đếm hàng hóa thực tế và kết quả được ghi trong sổ sách. Nếu khơng có chênh lệch bắt thường thì có thể tiến hành bước 5.

Bước 3: Kiểm tra lại hàng hóa bị chênh lệch

Cấp quản lí và nhân viên có trách nhiệm kiểm kê cùng kiểm tra lại hàng hóa bị chênh lệch. Nếu khơng có chênh lệch thì có thể tiến hành bước 5

Bước 4: Xác nhận lại lượng chênh lệch

Cấp quản lí và nhân viên có trách nhiệm kiểm kê cùng xác nhận lại số lượng chênh lệch.

Bước 5: Báo cáo với cấp trên

2.2.6 Đánh giá quy trình kiểm kê định kì

a) Ưu điểm

 Việc kiểm kê được thực hiện bởi 2 người, giúp tăng sự chính xác và trực quan của kết quả của việc kiểm kê.

 Kho có diện tích nhỏ nên việc kiểm kê thường diễn ra nhanh, ít phức tạp.

b) Nhược điểm

 Một số mặt hàng không được quản lí chặt chẽ, số lượng khơng được kiểm kê chính xác mà chỉ ước lượng.

 Việc kiểm kê đơi khi khơng có sự tham gia của cấp quản lí mà chỉ có nhân viên. Điều này có thể gây ra sai sót cũng như thiếu minh bạch.

2.2.7 Nguyên nhân

 Ban giám đốc công ty vẫn chưa xem trọng cơng tác quản lí kho và kiểm sốt hàng hóa của cơng ty.

 Nhân sự cơng ty vẫn cịn chưa đầy đủ.

 Mặt bằng của cơng ty cịn khá hạn chế dẫn đến diện tích kho khơng lớn.  Tài chính của cơng ty vẫn chưa đủ đáp ứng những yêu cầu về quản lí kho.

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÍ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY YUM

YUM VIỆT NAM

3.1 Qui trình nghiệp vụ kho

Nhìn chung, các qui trình về kho của cơng ty đã được xây dựng khá rõ ràng và trực quan nhưng chưa được thực hiện đúng cách. Công ty cần thực hiện đúng các qui trình đã đề ra và có sự kiểm tra ở mỗi bước của các qui trình. Cụ thể, ở mỗi bước cần có 1 đến 2 người thực hiện việc kiểm tra các bước, lập báo cáo ở mỗi bước và lập báo cáo q trình. Các cấp quản lí cũng cần thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các quy trình liên quan đến kho của cơng ty.

Cơng ty cũng cần áp dụng quy tắc 5S vào quy trình của cơng ty. Khi kiểm tra cần dựa theo các quy tắc 5S. Có thể sử dụng thang điểm theo các tiêu chí của 5S để đánh giá nhằm tìm ra các yếu điểm trong việc thực hiện quy trình.

3.2 Trang thiết bị cơng nghệ

Cơng ty cần lắp đặt hệ thống chữa cháy tức thời để đề phòng những trường hợp hỏa hoạn trong kho. Cơng ty có thể lắp đăt hệ thống chữa cháy bằng đầu phun tự động (sprinkler). Vì chỉ là kho nhỏ nên trong kho chỉ cần 1 đường ống chính và 2 đầu sprinkler phản ứng nhanh được gắn trên trần nhà là có thể xử lí được các hình huống cháy. Chi phí lắp đặt có thể dao động trong khoảng 5 – 7 triệu.

Hình 3.1 Sprinkler tầm phủ rộng

Việc lắp đặt thêm các kệ cao, có sức chứa lớn sẽ giúp tận dụng tốt hơn chiều cao của kho. Cơng ty có thể mua kệ sắt V lỗ 4 tầng với mặt kệ rộng 0,5m, dài 1,5m, cao 2m. Giá của 1 kệ là 1.872.000 triệu đồng. Số lượng kệ nên mua là từ 3 – 5 kệ.

Công ty cũng cần lắp đặt thêm một số trang thiết bị như đèn chống côn trùng, bẫy, … để ngăn chặn các động vật có thể gây hại đến hàng hóa. Vì cơng ty đang sử

Hình 3.2 Kệ V lỗ 4 tầng

dụng dịch vụ chống cơn trùng của Rentokill nên cơng ty cũng có thể tham khảo thêm các loại bẫy hay các biện pháp kiểm sốt cơn trùng trong kho của cơng ty này.

3.3 Bổ sung nhân sự

Mặc dù là kho nhỏ nhưng công ty cũng cần bổ sung nhân sự cho kho với một thủ kho và từ 1 đến 2 nhân viên kho. Điều này sẽ giúp các cơng tác quản lí và kiểm kê trở nên nhanh gọn và chính xác hơn.

Việc bổ sung nhân sự ở vị trí này nên có sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc, vì đây là một vị trí quan trọng. Về thời gian bổ sung sẽ bắt đầu từ ngày 01/08/2022 đến ngày 31/11/2022 (4 tháng). Số lượng nhân sự sẽ bao gồm 1 thủ kho và từ 1 đến 2 nhân viên kho, hoặc có thể phân cơng cho một vài nhân viên phục vụ nhất định đảm nhiệm việc phụ trách kho. Về trình độ, cơng ty nên tuyển chọn những người có trình độ tốt nghiệp đại học hoặc cao đẳng ngành Logistics và Quản lí chuỗi cung ứng, hoặc Quản trị nhà hàng khách sạn. Kế hoạch bổ sung nhân sự được liệt kê trong bảng dưới đây:

Bảng 3.1 Kế hoạch tuyển dụng nhân viên kho

Thời gian Công việc Người phụ trách

01/08 – 31/08/2022  Đăng tin tuyển dụng trên mạng xã hội và ở các chi nhánh.  Tiếp nhận hồ sơ. Trưởng phòng nhân sự 01/09 – 15/09/2022  Phỏng vấn những người ứng tuyển Trưởng phòng nhân sự 15/09 – 30/09/2022  Chọn lọc ứng cử viên Tổng giám đốc

01/10 – 15/11/2022  Thử việc Trưởng phòng nhân sự 15/11 – 30/11/20022  Xem xét kết quả thử việc

 Đưa ra kết quả chính thức

Tổng giám đốc

Trưởng phòng nhân sự

3.4 Hệ thống thơng tin và quản lí kho

Các hồ sơ về nhà cung cấp, sổ nhập kho, phiếu kê hàng, hóa đơn, … cần được lưu trữ cả ở dạng cứng và dạng mềm để dễ dàng phục vụ cho công tác kiểm tra và báo cáo. Dạng cứng sẽ được phân ra thành từng cuốn, tệp riêng biệt và lưu trữ ở văn phịng cơng ty và chi nhánh cơng ty. Dạng mềm sẽ được lưu trữ trên máy tính của chi nhánh, máy tính của những người chịu trách nhiệm và Google Drive của cơng ty. Dữ liệu dạng mềm có thể là văn bản hoặc hình chụp.

Cơng ty cũng nên sử dụng các phần mềm chun dụng để cơng tác quản lí kho và hàng hóa trở nên dễ dàng hơn. Hiện nay, các phần mềm quản lí kho như Smartlog, KiotViet, … đang rất được ưa chuộng và sử dụng tại nhiều cơng ty. Vì là cơng ty khơng chun về Logistics nên cơng ty cũng có thể tham khảo phần mềm Misa – một phần mềm thường được sử dụng trong các nhà hàng, với giá dao động từ 4 – 7 triệu đồng/năm.

Hình 3.3 Giao diện phần mềm quản lí kho MISA