CÁC YẾU TỐ ĐẦU VÀO CỦA NHÓM LÀM ViỆC

CHƯƠNG : CÁC YẾU TỐ ĐẦU VÀO CỦA NHÓM LÀM ViỆC 2.1 Cơ cấu vai trị nhóm 2.1.1 Cơ cấu nhóm Tính đồng khơng đồng nhóm Đồng •Dễ dàng thành lập / trì •Thiếu đa dạng / đổi •Ít xung đột •Phát triển nhóm nhanh •Thực tốt cơng việc mang tính phối hợp •Thỏa mãn cao thành viên nhóm Khơng đồng •Gặp khó khăn phối hợp trí •Có tính đổi / đa dạng •Xung đột nhiều •Phát triển nhóm chậm •Thực tốt vấn đề phức tạp •Sáng tạo nhiều 2.1.2 Vai trị nhóm NHỮNG VAI TRỊ Một tập hợp dạng hành vi mong đợi NHẬN THỨC VỀ VAI TRÒ người vị trí định Quan điểm cá nhân đơn vị xã hội cách thức mà người thể tình cụ thể ĐỒNG NHẤT VỀ VAI TRÒ Những thái độ hành vi quán với vai trò 2.1.2 Vai trò nhóm MONG ĐỢI VAI TRỊ Những người khác tin tưởng cách thức mà người nên hành động tình cụ thể HỢP ĐỒNG TÂM LÝ Một trí ngầm hiểu (khơng văn bản) thể mong đợi giới quản lý với người lao động ngược lại XUNG ĐỘT VAI TRỊ Tình cá nhân đối mặt với nhiều mong đợi vai trò khác 2.1.2 Vai trò nhóm Những vai trị phụ thành viên nhóm thể Những vai trị hướng nhiệm vụ (đạt tới mục tiêu) Những vai trò hướng mối quan hệ (hỗ trợ, khuyến khích) Những vai trò tự định hướng (tự xác định trọng tâm) Người khởi xướng Đưa ý tưởng cách làm tiếp Người đảm bảo hòa thuận Giúp giải tỏa căng thẳng khắc phục mâu thuẫn Người cản trở Chống lại, ngang bướng từ chối vấn đề việc bàn bạc Người tìm kiếm thơng tin Tìm kiện, liệu nguồn cần thiết để giải vấn đề Người canh cửa Để cho người khác tham gia bàn bạc Người cung cấp thông tin Cung cấp liệu kiện xác Người thỏa hiệp Thay đổi ý kiến để đảm bảo hịa thuận nhóm Người tìm kiếm cơng nhận Hay khoe khoang coi trung tâm, gây ý đến 2.1.2 Vai trị nhóm Những vai trị hướng nhiệm vụ (đạt tới mục tiêu) Người phối hợp Hợp kiện, ý tưởng ý kiến Người tiếp lượng Cổ vũ để nhóm hăng hái tích cực hoạt động Những vai trị hướng mối quan hệ (hỗ trợ, khuyến khích) Người xúc tiến Đề xuất cách để nhóm hoạt động tốt Những vai trò tự định hướng (tự xác định trọng tâm) Người chi phối Thao túng, dùng quyền lực để thực cách Người xa lánh Tự lập khỏi thành viên khác 2.2 Các mục tiêu nhóm Thiết lập mục tiêu cách hiệu việc nâng cao lực thực cơng việc nhóm Các mục tiêu cụ thể kèm với tiêu chí đánh giá cần phải thành viên nhóm xem xét, bổ sung đạt đồng thuận chung Phương pháp đơn giản hiệu việc thiết lập mục tiêu,đó sử dụng 4C C bao gồm : C – Clariy: Mục tiêu rõ ràng C – Criteria: Tiêu chí đánh giá C – Challenge: Các khó khăn cần phải giải C – Commitment: Sự đồng thuận thành viên nhóm 2.2 Các mục tiêu nhóm Mục tiêu rõ ràng có nghĩa thành viên nhóm phải nhận thức rõ yêu cầu đề ra, trách nhiệm thành viên nhóm, hiểu rõ họ cần làm cần bổ sung thêm kiến thức để đáp ứng mục tiêu Tiêu chí đánh giá yêu cầu lực thực mà thành viên cần đạt thực mục tiêu Tiêu chí loạt yêu cầu số lượng tỉ lệ % công việc mà thành viên cần đạt khoảng thời gian xác định Các tiêu chí sử dụng đưa phản hồi cơng việc nhóm q trình thực mục tiêu, nhằm để thành viên tự điều chỉnh lại phương pháp cách thức thực cơng việc họ 2.2 Các mục tiêu nhóm Khó khăn hội để thành viên phát huy hết sở trường riêng họ.Một mục tiêu hợp lý khơng nên trì tăng khơng đáng kể yêu cầu cần hoàn thành, cần xác lập cho phù hợp để thành viên đáp ứng mà khơng q lao tâm ảnh hưởng nhiều đến chất lượng công việc công việc thường ngày họ Sự đồng thuận thành viên nhóm thỏa thuận việc phân chia trách nhiệm để đạt mục tiêu Cách tốt để đạt đồng thuận có tham gia tất thành viên trình thiết lập mục tiêu Các thành viên cần hiểu rõ mục tiêu nhóm có ảnh hưởng tầm nhìn, sứ mênh mục tiêu chung công ty Họ cần phải tham gia trình định, đồng thời cung cấp đủ thơng tin mà họ cần phải hồn thành lý họ cần phải làm việc 2.3 Sự lãnh đạo Lãnh đạo trình gây ảnh hưởng đến hoạt động cá nhân/nhóm nhằm đạt mục tiêu tình định 2.3.1 Người lãnh đạo (Trưởng nhóm) thức Trưởng nhóm phải đảm nhiệm năm vai trò quan trọng định thành cơng nhóm, : • Người khởi xướng • Người làm gương • Người thương thảo • Người lắng nghe • Người huấn luyện Trưởng nhóm phải làm việc tích cực thành viên khác Người khởi xướng Trưởng nhóm phải người khởi xướng hành động nhóm Một trưởng nhóm hiệu không cần phải đạo chi tiết công việc cho thành viên, cần phải có khả thu hút tập trung người định hướng vào nhiệm vụ cần thực để đạt cácmục tiêu chung nhóm Một trưởng nhóm kinh nghiệm biết đứng vị trí tách biệt khỏi cơng việc hàng ngày nhóm – vị trí dễ dàng quan sát mối quan hệ công việc mục tiêu cao Trong thành viên chuyên tâm giải nhiệm vụ vấn đề cụ thể, trưởng nhóm lại phải bám sát yêu cầu nhà tài trợ, cấp quản lý cao thành phần liên quan bên Đây nhiệm vụ quan trọng trưởng nhóm, đặc biệt yêu cầu có mâu thuẫn với nguyện vọng cá nhân thành viên nhóm Người làm gương Nhà quản lý theo phong cách truyền thống trưởng nhóm lấy phong cách ứng xử để định hình hành vi hiệu suất hoạt động người khác Phong cách ứng xử trưởng nhóm công cụ quản lý đầy sức thuyết phục thiết lập tiêu chuẩn để người khác phấn đấu Trưởng nhóm làm gương cho hành vi nhóm nhiều cách khác Tóm lại, trưởng nhóm làm gương phong cách cư xử nhằm tác động trực tiếp đến hiệu suất hoạt động nhóm Người thương thảo Những nhà quản lý có nhân viên cấp yêu cầu tham gia vào nhóm thường tỏ khơng nhiệt tình Dù biết mục tiêu nhóm phục vụ cho toàn tổ chức tham gia nhân viên tạm thời, công việc nhà quản lý yêu cầu đóng góp nhân viên giỏi nguồn lực khác theo đề nghị trưởng nhóm phần gặp phải khó khăn Người trưởng nhóm hiệu phải ý thức điều vận dụng kỹ thương thảo để đạt chấp thuận Nhà điều hành, nhà tài trợ nhóm làm việc dễ dàng cách giải thích rõ ràng tầm quan trọng ý nghĩa mục tiêu mà nhóm theo đuổi cơng ty, đồng thời kêu gọi nhà quản lý nên hợp tác lợi ích chung Các nhà quản lý u cầu giúp đỡ nhìn nhận tình đề xuất với khả “được - mất” ngang Cuộc thương lượng đơi bên có lợi diễn hai bên nhận thấy hội để đạt lợi ích Để người thương thảo thành cơng, trưởng nhóm phải thể người đáng tin cậy lợi ích mà đơi bên đạt phải mang tính thiết thực Người lắng nghe Một trưởng nhóm hiệu phải biết lắng nghe nhiều nói, thời gian nghe tương đương với thời gian nói Lắng nghe hoạt động giác quan nhằm thu thập dấu hiệu từ môi trường xung quanh, bao gồm dấu hiệu vấn đề xảy ra, bất bình nhân viên, hội đạt lợi ích Các thành viên nhóm đến từ nhiều nguồn khác nhau, có kỹ kinh nghiệm khác Các thành viên nhóm cảm thấy động viên họ có người trưởng nhóm biết lắng nghe, họ sẵn sàng chia sẻ họ biết Điều dẫn đến hệ tất nhiên: người trưởng nhóm biết lắng nghe ln tìm giải pháp khả thi đúc kết từ kinh nghiệm kiến thức nhiều người Người huấn luyện Một trưởng nhóm giỏi tìm cách giúp thành viên nhóm trở nên xuất sắc Trong hầu hết trường hợp, kết đạt thông qua công tác huấn luyện Huấn luyện hoạt động có tính hai chiều, bên chia sẻ kiến thức kinh nghiệm để tối đa hóa tiềm thành viên cụ thể nhóm giúp thành viên hồn thành mục tiêu đề Đây nỗ lực chung mà người huấn luyện phải tham gia cách tự nguyện tích cực Các trưởng nhóm hiệu tìm thấy hội huấn luyện trình thực cơng việc hàng ngày Việc huấn luyện họ xoay quanh hoạt động thơng thường giúp thành viên rèn luyện kỹ trình bày, lập kế hoạch làm việc, giải mâu thuẫn nhóm, tiếp nhận nguồn lực bên ngồi, lập ngân sách, làm việc hiệu môi trường nhóm Việc huấn luyện hiểu đem đến cho bạn thỏa mãn công việc tạo động lực thúc đẩy cao hơn, đồng thời cải thiện mối quan hệ làm việc bạn với thành viên khác nhóm Chỉ cần nhớ việc huấn luyện hiểu cần phải xuất phát từ trí hai bên Người huấn luyện phải mong muốn cải thiện thân, làm việc tốt phải đón nhận nhiệt tình giúp đỡ bạn Trưởng nhóm thành viên Trưởng nhóm dự án phải chia sẻ công việc với thành viên khác, lĩnh vực mà họ có lực đặc biệt Sự tham gia trưởng nhóm góp phần củng cố thêm nhận thức trưởng nhóm thành viên, vị cấp quen đạo Trưởng nhóm nên có kỹ lãnh đạo khả định hướng cho hành động người khác, kỹ giao tiếp tốt, khả đưa thông tin tiếp nhận phản hồi, có hiệu suất làm việc cao Ngồi ra, trưởng nhóm phải có thái độ tích cực cơng việc thực theo nhóm, có kinh nghiệm lĩnh vực tốt Một người bảo thủ muốn hành xử ông sếp phương án lựa chọn thích hợp cho vị trí Nhiệm vụ trưởng nhóm • Thường xuyên truyền đạt tiến độ kịp thời trình bày vấn đề nan giải với nhà quản lý dự án • Định kỳ đánh giá tiến độ nhóm, quan điểm thành viên, cách thành viên nhìn nhận đóng góp họ • Đảm bảo người có đóng góp ý kiến người lắng nghe • Chia sẻ cơng việc thành viên nhóm • Kiềm chế để không hành động vị cấp uy quyền 2.3.2 Người lãnh đạo (Trưởng nhóm) khơng thức Trưởng nhóm khơng thức cá nhân thành viên tìm đến để xin lời khuyên hướng dẫn trình thực nhiệm vụ hàng ngày họ Ở tổ chức có người vậy, cho dù họ khơng trao thẩm quyền thức khơng nằm mạng lưới lãnh đạo, quản lý tổ chức Trong số trường hợp, vị trí trưởng nhóm khơng thức thuộc cá nhân có trình độ chun mơn xuất sắc Ví dụ, thành viên tổ làm việc tham khảo, hỏi ý kiến, xin dẫn từ người có kinh nghiệm, kỹ chun mơn mà họ thiếu Hoặc người có khả giao tiếp xuất sắc mà thành viên khác khơng có Nếu bạn trưởng nhóm, đừng ngạc nhiên thấy trưởng nhóm khơng thức có nhiều ảnh hưởng đến thành viên khác bạn Đừng khó chịu bực bội điều Ngược lại, bạn khai thác tầm ảnh hưởng họ để phục vụ lợi ích nhóm