Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc
KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN Người thực hiện: Mục tiêu Lập kế hoạch hành động phù hợp với mục đích mục tiêu công ty / phận Quản lý thời gian làm việc cá nhân Tổ chức thực cơng việc hiệu Ngun nhân gây lãng phí thời gian Làm việc khơng có kế hoạch Các mục đích khơng rõ ràng Đặt q nhiều mục tiêu Giám sát chặt chẽ Lo lắng thái q Có q nhiều cơng việc giấy tờ Theo chủ nghĩa hồn hảo Vịng vo Sửa sai 10 Trì hỗn cơng việc Ngun nhân gây lãng phí thời gian 11.Mất thời gian chờ đợi 12.Dự họp vô bổ 13.Nghỉ sớm 14.Tức giận 15.Có nhiều giao tiếp xã hội THỜI GIAN…??? HỘI CHỨNG VỘI Ý tưởng hay, tơi chưa có thời gian Dạo anh bận, phải muộn Ngày mai nhé, mai, lại mai… Tơi khơng có thời gian để làm hết việc Giá ngày có 25 tiếng Giá có thêm ngày để làm việc tốt NGƯỜI QUẢN LÝ BẬN BỊU Bị nhấn chìm cơng việc Dường lúc bận bịu với Vội chạy đến rời họp không Ngỏ cửa tiếp khách, khơng có mặt Hẹn gặp khách, họ đến lại khơng nhớ THĨI QUEN DÙNG THỜI GIAN Làm thích trước, khơng thích sau Làm biết cách làm trước Làm dễ làm trước Làm tốn nhiều thời gian trước Làm mà nguồn lực sẵn có trước THĨI QUEN DÙNG THỜI GIAN Phản ứng lại yêu cầu người khác Làm việc gấp trước việc quan trọng Chờ đến hạn cuối làm Làm việc nhỏ trước làm việc lớn Cái đến trước làm trước CĨ THỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN KHƠN Có thể quản lý thời gian? Quản lý thời gian việc khó? Nhưng có tâm! Ma trận quản lý thời gian Khẩn cấp Quan trọng I Làm Không quan trọng III Giao cho người khác Không khẩn cấp II Làm sau, kiên IV Chỉ làm có thời gian Công cụ quản lý thời gian Lịch bàn Email Nhắc việc ĐT Nguyên tắc Smart - KPI Tổ chức cơng việc cá nhân Tiến trình lập kế hoạch cá nhân Xác định mục đích / nhiệm vụ Mục đích là: • Chủ định, khuynh hướng chung • Bao qt, khơng ấn định thời gian • Khơng liên quan tới thành tựu đặc biệt • Liên quan đến nhiệm vụ chung Tiến trình lập kế hoạch cá nhân Xác định mục tiêu / chia nhỏ mục đích thành mục tiêu Mục tiêu là: • Những mơ tả cụ thể • Kết muốn đạt • Khơng hoạt động chiến lược • Liên hệ với mục đích WHO - AI S - Specific WHAT - CÁI GÌ M - Measurable WHEN - KHI NÀO A - Attainable WHERE - Ở ĐÂU R – Realistic / Result oriented HOW - NHƯ THẾ NÀO T – Time bound / Time line Tiến trình lập kế hoạch cá nhân Xác định bước hành động / công việc phải làm Các bước hành động công việc phải làm để đạt mục tiêu Công thức: ĐỘNG TỪ HÀNH ĐỘNG + KẾT QUẢ Ví dụ: - Sắp xếp bố trí ca làm việc định biên lại nhân phù hợp với yêu cầu Cơng ty; Tiến trình lập kế hoạch cá nhân Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên Q U A N T R O N G THẤP C B A CAO LÀM NGAY TÍNH CẤP BÁCH ĐỂ SAU Tiến trình lập kế hoạch cá nhân Nhóm cơng việc làm Các cơng việc làm thời điểm với người tiến trình, máy móc, thiết bị Lên thời khóa biểu để hồn thành Cơng cụ lập thời khóa biểu: sổ nhật ký, lịch bàn, lịch mail, lịch BBM… Đánh giá kết thực Tiến trình lập kế hoạch cá nhân Xác định mục đích / nhiệm vụ Xác định mục tiêu Xác định bước hành động / công việc phải làm Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên Nhóm cơng việc làm Lên thời khố biểu để hồn thành Đánh giá kết thực Ủy thác gì? Ủy thác giao quyền hạn trách nhiệm cho người khác thực công việc thường trách nhiệm người quản lý người quản lý giữ trách nhiệm Lợi ích ∗ Có thêm nhiều thời gian ∗ Tập trung vào điều quan trọng ∗ Tạo điều kiện cho nhân viên phát triển lực tự tin ∗ Tạo điều kiện cho bạn huấn luyện đào tạo nhân viên ∗ Cơ hội nhận lực thực nhân viên cấp ∗ Đảm bảo thành công Các bước ủy thác thành công ∗ Chuẩn bị kỹ trước giao việc (Who / what / when / how) ∗ Xác định yêu cầu cụ thể công việc Yêu cầu người ủy thác lặp lại yêu cầu công việc để đảm bảo anh / cô hiểu thật rõ công việc giao ∗ Xác định rõ thời gian hoàn thành ∗ Định rõ mức độ phạm vi thẩm quyền mà người ủy thác sử dụng để hồn thành công việc (đề nghị, thông báo khởi xướng, hành động) ∗ Xác định mốc thời gian để kiểm tra, đối chiếu nhằm đánh giá tiến độ công việc thực hướng dẫn cần thiết ∗ Tiến hành tổng kết công việc để trao đổi thành quả, thiếu sót cần cải thiện rút học có Những cơng việc khơng ủy thác Những việc vượt xa khả kinh nghiệm nhân viên Vấn đề kỷ luật Cố vấn cách làm việc Vấn đề lương bổng Chính sách tổ chức vấn đề an ninh Những việc nguy hiểm, không thoải mái gây bất đồng Vài bí ủy thác Ủy thác cho nhân viên có khả Có lý để chọn nhân viên Giải thích việc ủy thác ủy thác Cho dẫn giúp đỡ cần thiết Hãy ủy thác, đừng bỏ mặc Chỉ ủy thác công việc bạn thấy nên ủy thác Không ủy thác nhiều việc THE END ... công việc quan trọng Dành thời gian tốt cho công việc quan trọng 10.Dành thời gian không bị quấy rầy NGUN TẮC QUẢN LÝ THỜI GIAN 11.Khơng trì hỗn công việc 12.Đặt hạn cuối 13.Luôn để ý thời gian 14.Làm... việc gấp trước việc quan trọng Chờ đến hạn cuối làm Làm việc nhỏ trước làm việc lớn Cái đến trước làm trước CĨ THỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN KHƠN Có thể quản lý thời gian? Quản lý thời gian việc khó? Nhưng... gây lãng phí thời gian 11.Mất thời gian chờ đợi 12.Dự họp vô bổ 13.Nghỉ sớm 14.Tức giận 15.Có nhiều giao tiếp xã hội THỜI GIAN? ????? HỘI CHỨNG VỘI Ý tưởng hay, tơi chưa có thời gian Dạo anh bận,