Quản lý hiệu suất
QUẢN LÝ HIỆU SUẤT LÀM VIỆC Mục tiêu • Xác định rõ trách nhiệm kỳ vọng công việc từ nâng cao hiệu làm việc nhân viên • Nâng cao lực nhân viên thơng qua việc vận dụng kỹ quản lý đào tạo • Định hướng hành vi nhân viên phù hợp với môi trường áp lực kinh doanh điều kiện đơn vị • Biết cách góp ý phản hồi ý kiến nhằm tạo động lực làm việc cho nhân viên • Cải thiện kỹ giao tiếp Nội dung Ngày • Quản lý hiệu suất cơng việc • Kỹ huấn luyện kèm cặp nhân viên Ngày • Kỹ quản lý • Kỹ tạo động lực làm việc cho nhân viên Quản lý hiệu suất công việc Quản lý hiệu suất Chân dung nhà quản lý Là tập hợp hoạt động biện pháp nhằm đảm bảo mục tiêu tổ chức đạt cách hiệu Hoạt động quản lý Hiệu suất cơng việc Kỳ vọng Qui trình quản lý hiệu suất Góp ý Mục tiêu chung phận Mục tiêu cá nhân Thưởng, phạt Xếp loại Đào tạo/ phát triển Cam kết nhân viên (thỏa thuận) Kế hoạch hành động cụ thể Đánh giá hiệu suất hoạt động Chuẩn bị đánh giá hoạt động Góp ý Qui trình quản lý hiệu suất Mô tả Mục tiêu phận Mục tiêu cá nhân Thỏa thuận • Cần rõ ràng, xây dựng phù hợp với lực chung nhóm phận • Kết hợp hai chiều topdown bottom up • Bao gồm: • Hành vi • Cơng việc (các đầu việc, thời hạn hồn thành ) • KRAs, KPIs • Họp 1:1 • Có thống cấp quản lý thân nhân viên • Cam kết nhân viên Kế hoạch • Lộ trình thực cơng việc rõ ràng, • Có tiêu trí đo lường khả thành cơng, • cần thường xuyên theo dõi có góp ý kịp thời để điều chỉnh Qui trình quản lý hiệu suất Mơ tả Trước đánh giá • Thu thập thơng tin, • Xác định khâu làm tốt, bước cần hoàn thiện đối Đánh giá hiệu • Tập trung vào công việc định hướng làm tốt với nhân viên tương lai • Góp ý mang tính xây dựng Xếp loại • Các tiêu chí rõ ràng, cơng • Có thống cấp quản lý thân nhân Đào tạo • Tập trung vào đào tạo mang tính chất phục vụ cho cơng viên • Mục tiêu để tạo cạnh tranh tích cực, định hướng đào tạo việc, • Định hướng cho nhân viên phát triển thân Thiết lập tiêu chí đánh giá Ba tiêu chí: • Dưới mức u cầu • Đạt mức yêu cầu • Vượt mức yêu cầu cấp độ: Dưới mức yêu cầu Đạt mức yêu cầu Vượt mức yêu cầu Thiết lập tiêu chí đánh giá: ví dụ Mơ tả Dưới mức u cầu Đạt mức yêu cầu Vượt mức yêu cầu Không có kế hoạch làm việc cụ thể, chưa rõ ràng, hay trễ hạn, giao tiếp gặp phải vấn đề phức tạp Khơng đủ khả thích ứng với môi trường, đặc biệt sử dụng công cụ hỗ trợ Có khả làm việc hiệu quả, hạn, thích ứng với mơi trường, đơi cần có trợ giúp can thiệp Có khả thích ứng với mơi trường khác nhau, biết cách sử dụng cơng cụ hỗ trợ Có khả làm việc hiệu quả, hạn, thích ứng với mơi trường, không cần trợ giúp can thiệp Chủ động dẫn dắt tạo thích ứng điều kiện đặc biệt khó, hỗ trợ người khác hồn thành cơng việc Tại tơi nên góp ý hiệu Góp Góp ýý là một món quà quà và là một hành hành động động liêm liêm quả? chính, chính, nó giúp: giúp: ▪▪ ▪▪ ▪▪ Giúp Giúp thống thống nhất kì kì vọng vọng và ưu ưu tiên tiên Lấp đầy chỗ trống kiến thức Lấp đầy chỗ trống kiến thức Cho Cho mọi người người biết biết cần cần có có hành hành động động đúng đắn đắn ở Một Một mơi mơi trường trường có có nhiều nhiều nhân nhân tài tài đòi đòi hỏi hỏi cần cần đưa đưa góp góp ýý cụ cụ thể thể và thường thường xuyên xuyên Góp Góp ýý mang mang lại lại lợi lợi ích ích kinh kinh doanh doanh ▪▪ Mọi Mọi người người biết biết được họ họ đang đạt đạt hay hay không không đạt đạt chỉ tiêu tiêu ▪▪ Chi Chi phí phí của việc việc khơng khơng góp góp ýý hoặc góp góp ýý sai sai là vơ vơ cùng lớn lớn 23 NGUỒN: McGonagill Associates Tơi nên góp ý Khi đưa góp ý, cân nói hỏi – hành động nào? Cho khứ đơn giản bàn đạp cho thành tựu tương lai Quan sát – Mô tả hành vi/hiệu suất ▪ ▪ ▪ “Tôi ấn tượng theo cách mà…” “Tôi thấy anh bỏ lỡ …” “Cuối tuần trước ” Ấn tượng – Giải thích tác động tiêu cực/ảnh hưởng tích cực ▪ ▪ “Cảm ơn a/c nỗ lực …” “Vì thế, tơi quan ngại …” Ngừng lại/hỏi ▪ ▪ “A/c …?” “Tơi cịn chưa biết điều khơng?” Đề xuất/đặt câu hỏikiểm tra xem hiểu chưa ▪ ▪ “Điều có ý nghĩa khơng?” “A/c có đồng ý khơng?” 24 Tơi nên tự góp ý cho hướng dẫn người khác nhận góp ý nào? Nhận Khi nhận góp ý, cân lắng nghe hỏi – quan điểm khác biệt thông tin chi tiết giúp bạn thích nghi trưởng thành ▪ ▪ ▪ ▪ Không tranh cãi Không bực tức Keep feedback in perspective Giữ góp ý quan điểm ▪ Không phản ứng thái Công nhận quan niệm người khác ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ “Tơi vui anh thích …” “Tơi khơng nhận …” “Tơi nhận thấy …” Đón nhận Chăm lắng nghe Tóm tắt Nói lại Hỏi thêm chi tiết Khơng ngắt lời Khơng cố gắng trả lời “Như vậy, nên tập trung vào …” “Như vậy, tơi nghe anh nói …” “Tôi không hiểu …” “Anh nói cho tơi cụ thể …” “Cụ thể sai hướng nào?” 25 NGUỒN: McKinsey Các giây phút cảm xúc thách thức xuất q trình đưa góp ý (1/2) Quy tắc vàng – Nếu người có tâm trạng, đối mặt với cảm xúc trước ▪ Không đồng ý ▪ ▪ ▪ ▪ Đình trệ ▪ ▪ Khơng phản ứng ▪ ▪ 26 Lắng nghe nguồn gốc khơng đồng tình làm rõ khác biệt liệu, quan điểm cảm xúc Tránh tranh cãi áp đặt ý kiến Cơng nhận khác biệt xác định xem có cần thêm thơng tin khơng Đặt câu hỏi điều cản trở Tìm kiếm đồng thuận nên thay đổi để có lợi, anh ta/cơ ta cần đạt kì vọng gì, anh ta/cơ ta kì vọng từ bạn nên đánh giá điều Chỉ hậu không thay đổi Kiểm tra bạn đặt câu hỏi mở chưa (xem lại phần dạng câu hỏi) Yêu cầu anh ta/cơ ta nói suy nghĩ Đưa loạt câu hỏi Các giây phút cảm xúc thách thức xuất q trình đưa góp ý(2/2) Quy tắc vàng – Nếu người có tâm trạng, đối mặt với cảm xúc trước ▪ Nếu người buồn bực khóc – hiểu lời góp ý khiến họ bn fbực Hãy im lặng lúc để người tự bình tĩnh trở lại ▪ Hỏi xem họ có muốn tiếp tục vào lúc khác không, họ cần hỗ trợ để tiếp tục với phiên góp ý ▪ Hãy bình tĩnh nhìn nhận có vấn đề khơng ổn xảy với họ (khơng dùng câu dễ dãi kiểu “Tôi nghe người kể anh nói” “Trơng anh tức giận”) ▪ Cùng công nhận họ bất bình việc này, coi điều quan trọng hỏi làm để giải giận Khóc Tức giận 27 Chia nhóm đóng vaiHướng dẫn Chia nhóm – Các a/c xếp nhóm cho Chuẩn bị – Dành phút để đọc vai Nhớ đầu học từ phiên tồn thể Đóng vai – A/c thay đóng vai Quan sát người tham gia khác họ đóng vai sẵn sàng đưa lời góp ý (sử dụng phiếu quan sát ) Hãy vui vẻ! 28 Phiếu quan sát Bình luận, câu hỏi, đề xuất Người huấn luyện có bắt đầu tốt khơng gắn kết với người huấn luyện không? (Tập trung vào kĩ lắng nghe, ngôn ngữ thể ngữ điệu) Người huấn luyện có sử dụng mơ hình OEPS cách hiệu khơng đưa lời góp ý? Có kết thúc rõ ràng với bước thời hạn xác định rõ không? 29 Cao C D Thấp Mong muốn Mong muốn đạt thành tích, thưởng, sử an tồn, tự tin Ma trận Kĩ năng-Mong muốn - tìm hiểu A B Thấp Cao Kĩ Kinh nghiệm, đào tạo, hiểu biết, tự ý thức 30 vai trò trách nhiệm Ma trận Kĩ năng-Mong muốn (1/4) Cao C D Thấp A Định hướng (Hỗ trợ) B Thấp Cao Mong muốn Kĩ ▪ Đầu tiên xây dựng mong muốn – Tóm tắt rõ ràng – Xác định động – Phát triển tầm nhìn hiệu suất tương lai ▪ Sau xây dựng kĩ – Cấu trúc cơng việc để “thắng nhanh” – Huấn luyện đào tạo ▪ Sau trì mong muốn – Thường xun góp ý – Khen ngợi ni dưỡng ▪ NHƯNG giám sát sát với kiểm tra chặt chẽ quy định/thời hạn rõ ràng 31 NGUỒN: từ M Landsberg’s The Tao ofCoaching Ma trận Kĩ năng-Mong muốn (2/4) Cao C Thấp Định hướng (Hỗ trợ) D Mong muốn Thấp ▪ Xác định lí mong muốn thấp-ví dụ cơng việc, cách quản lý, yếu tố cá nhân ▪ Mang lại động lực ▪ Theo dõi, góp ý B Hứng thú Cao Kĩ 32 NGUỒN: từ M Landsberg’s The Tao ofCoaching Ma trận Kĩ năng-Mong muốn (3/4) Cao Mong muốn Thấp C Hướng dẫn (Dạy) D Định hướng (Hỗ trợ) Hứng thú Thấp Cao ▪Sớm đầu tư thời gian vào – Huấn luyện đào tạo – Trả lời câu hỏi/giải thích ▪Tạo mơi trường khơng có rủi ro, cho phép “lỗi sai” ban đầu/học hỏi ▪Nới lỏng kiểm sốt thấy có tiến ▪Tạo động lực ▪Theo dõi, góp ý Kĩ 33 NGUỒN: từ M Landsberg’s The Tao ofCoaching Mong muốn Cao Hướng dẫn (Dạy) Thấp Ma trận Kĩ năng-Mong muốn (4/4) Định hướng (Hỗ trợ) Hào hứng Thấp Cao D Giao quyền ▪ Để làm việc cách tự – Đặt mục tiêu, phương pháp – Ngợi khen, không phớt lờ ▪ Khuyến khích người huấn luyện nhận trách nhiệm – Liên quan đến việc định – Sử dụng “anh nói cho tơi biết anh nghĩ gì” ▪ Chịu rủi ro thích hợp – Đưa nhiều việc thách thức – Không quản lý chặt Kĩ 34 NGUỒN: từ M Landsberg’s The Tao ofCoaching Cao Định hướng ▪ Thấp Mong muốn Mong muốn đạt thành tích, thưởng, sử an toàn, tự tin Hướng dẫn ▪ Đầu tư thời gian trước ▪ Tạo môi trường khơng có rủi ro cho phép mắc lỗi sai ban đầu ▪ Nới lỏng kiểm sốt thấy có tiến ▪ ▪ Trước hết xây dựng mong muốn (tóm tắt rõ ràng, tạo động lực, tầm nhìn tương lai) Sau xây dựng kĩ Giám sát chặt chẽ với quy định/thời hạn rõ ràng Thấp Giao quyền ▪ Để làm việc cách tự ▪ Khuyến khích nhận trách nhiệm ▪ Chịu rủi ro thích hợp Hào hứng ▪ Xác định lí mong muốn thấp ▪ Gắn kết với ý nghĩa ▪ Theo dõi góp ý ▪ Tạo động lực ▪ Chỉ áp dụng ma trận số công việc cụ thể ▪ Làm quen với kiểu huấn luyện ▪ Điều chỉnh phong cách bạn theo thời gian với thành viên nhóm họ phát triển kĩ lực Cao Kĩ Kinh nghiệm, đào tạo, hiểu biết tự ý thức vai trò trách nhiệm Bài tập chia nhóm – Hướng dẫn ▪ Dành 10 phút để suy nghĩ nhóm bạn quản lý ▪ Đặt thành viên nhóm vào ma trận Kĩ năng-Mong muốn ▪ Thảo luận với nhóm chia nhỏ lí bạn đặt họ vào nhóm ▪ Suy nghĩ làm cách bạn đối xử khác dựa bạn học từ Ma trận Kĩ – Mong muốn Thảo luận với nhóm 36 Kế hoạch hành động cá nhân Tên bạn Là người huấn luyện, bạn muốn cải thiện lĩnh vực nào? Bạn thay đổi điều phong cách huấn luyện bạn vào thứ hai tới? Bạn cần hỗ trợ để làm việc này? 37 ... luyện 19 Biết lắng nghe Tại lắng nghe quan trọng? ▪ Xây dựng quan hệ lòng tin ▪ Xây dựng kết nối – người cảm thấy hiểu cảm thấy quan điểm có tác động đến định quan trọng ▪ Giúp a/c xác định vấn... thơng tin người huấn luyện ▪ Thể quan tâm Xử lý ▪ Các suy nghĩ chủ yếu ▪ Thái độ quan ngại ▪ Các đầu mối không lời ▪ Sự bỏ sót 21 Đặt nhiều loại câu hỏi khía cạnh quan trọng lắng nghe cách tích... phiên tồn thể Đóng vai – A/c thay đóng vai Quan sát người tham gia khác họ đóng vai sẵn sàng đưa lời góp ý (sử dụng phiếu quan sát ) Hãy vui vẻ! 28 Phiếu quan sát Bình luận, câu hỏi, đề xuất Người