Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý khách sạn

Tài liệu tham khảo công nghệ thông tin Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý khách sạn

ĐĂNG KÝ & KHỞI TẠO DỊCH VỤ

1 Đăng ký thành viên:

Truy cập http://dangky.o2bsoft.com

Hãy tạo một tài khoản tại O2b Bạn có thể sử dụng tài khoản này cho tất cả các dịch vụ khác

Sau khi đăng ký, bạn có thể sử dụng ngay dịch vụ bằng tài khoản của mình Tuy nhiên bạn cần

kích hoạt tài khoản qua email trong vòng 1 tuần trước khi bị khóa sử dụng Nếu không nhận

được Email kích hoạt Bạn có thể liên hệ hỗ trợ của O2b để được giúp đỡ nhanh chóng

2 Khởi tạo dịch vụ:

Đăng nhập tài khoản đã đăng ký tại http://o2bsoft.com (Phần đăng nhập trên cùng bên phải)

Trong mục dịch vụ bên trái Click vào khởi tạo dịch vụ Hotel Online (Theo vị trí mũi tên cam)

Bạn cần điền các thông tin cá nhân đầy đủ bên mục thông tin tài khoản Việc này giúp chúng tôi

có thể hỗ trợ và chăm sóc khách hàng tốt hơn

3 Cài đặt nhanh phần mềm:

Nếu là lần đầu tiên sử dụng phần mềm Phần mềm tự động chạy chương trình hướng dẫn cài

đặt nhanh phần mềm theo từng bước

Bước 1: Bạn cần khai báo thông tin khách sạn theme mẫu

Trang 1

Bước 2: Thiết lập thông tin phòng tự động (Xem mẫu) Nhập số lầu vào mục quản lý phòng.

Click dấu chọn [Có sử dụng tầng trệt] nếu bạn có sử dụng phòng cho thuê tại tầng trệt Click

[Áp dụng]

Tại mỗi tầng Click tổng số phòng mỗi lầu Click [áp dụng] Cick tiếp [Hoàn tất và thêm dịch vụ]

để chuyển tới trang quản lý dịch vụ khách sạn Bạn có thể thêm/sửa/xóa dịch vụ phù hợp

4 Sử dụng phần mềm

Bạn có thể Login trực tiếp vào phần mềm tại website về khách sạn : http://dangky.o2bsoft.com

tại form mũi tên cam như hình minh họa Bạn có thể tùy chọn Login với Username O2b Member

(Thành viên đăng ký tại http://o2bsoft.com hoặc với User nhân viên của khách sạn (Nhân viên

được tạo ra bởi phần mềm khách sạn) hoặc Login vào http://o2bsoft.com, chọn Hotel Online

trong danh sách dịch vụ của bạn Mục 1

CÁC BƯỚC THIẾT LẬP ĐẦU TIÊN

TRƯỚC KHI SỬ DỤNG PHẦN MỀM

I Cài đặt giá phòng: Quản lý phòng -> Cài đặt giá

1 Cài đặt giá phòng theo giờ:

- Chức năng: Dành cho các khách sạn cho thuê theo giờ và ngày Bạn có thể bấm nút thêm

để chi tiết theo từng giờ cụ thể

Ví dụ: Giá theo giờ của khách sạn bạn là 1h: 50.000 VND, 2h: 100.000 VND, 3h: 120.000 VNĐ,

1 ngày 400.000 VND.Quá 3h tính tiền thành một ngày thì cách cài đặt như hình minh họa

2. Tính theo ngày / tuần / tháng:

- Nhập thông tin theo mẫu Bạn có thể bỏ trống mục theo tuần và theo tháng nếu khách sạn

bạn không có áp dụng cho mức này

3 Tính giá theo đầu người:

- Chức năng: Nếu số người quá qui định 1 phòng Bạn có thể tính phụ thu cho từng người

thêm vào một phòng

Ví dụ: Phòng qui định của khách sạn là 400.000 VND/phòng/2 người Nếu ở 3 người/phòng sẽ

cộng thêm 100.000 VND và 50.000 cho những người kế tiếp nghĩa là:

400.000 VND/phòng/2 người

500.000 VND/phòng/3 người

550.000 VND/phòng/4 người

600.000 VND/phòng/5 người

 Thiết lập như sau:

Chọn ô: Thêm 1 người 100000 VND (%) / người

Nhập 50.000 VND cho những người tiếp theo

Trang 3

II Cài đặt phụ thu: Thông tin -> Khách sạn

1 Phụ thu quá giờ:

- Khách hàng trả phòng quá giờ qui định khách sạn có thể tính thêm phí phụ thu hoặc miễn

phí mục này theo cài đặt chi tiết của bạn Ví dụ:

- Khách sạn qui định trả phòng từ 12h-13h thì miễn phí (Quá dưới 1h)

- Từ 13h – 15h thì phụ thu thêm 50.000 (Quá dưới 3h)

- Từ 15h – 18h Từ 1cộng thêm 50% tiền phòng (Quá dưới 6h)

- Từ 18h trở đi thì tính tiền thành một ngày (Trên 6h)

4 Miễn phí nếu vào trước 12h (giờ nhận/trả phòng):

- Nếu khách ở hơn một ngày và giờ nhận phòng trước 12h thì bạn có thể thiết lập miễn phí

khoản thời gian này

Ví dụ: Khách ở từ 8h sáng ngày 01 đến 12h trưa ngày 02 thì miễn phí tiền phòng từ 8h sáng đến

12h trưa ngày 01 (trước 4h với giờ nhận phòng) Tức chỉ tính tiền thành một ngày Bạn thiết lập

như minh họa bên dưới

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHI TIẾT

1 Thêm khách hàng:

- Chức năng: Quản lý thông tin khi có khách hàng mới

- Thực hiện: Click “thêm khách hàng” -> Điền thông tin khách hàng -> OK

5 Đặt phòng / Nhận phòng:

- Chức năng: Đặt phòng/nhận phòng cho khách hàng mới

- Thực hiện: Click chọn khách hàng -> Chọn thao tác “ Đặt phòng/Nhận phòng” -> Điền

thông tin chọn -> OK

Trang 5

Icon

Icon

Lưu ý: Với khách hàng “ Đặt phòng”đã đặt trước 1 phòng cố định muốn “Nhận phòng” đã đặt

bằng cách Click trái Icon nằm phía sau tên khách hàng - >chọn Icon hình chìa khóa -> OK

6 Thêm/Xem dịch vụ:

- Thực hiện: Click trái vào biểu tượng phòng -> Chọn “Xem/thêm dịch vụ”-> Hiện bảng

xem/thêm dịch vụ -> chọn dịch vụ ->OK

7 Chuyển phòng:

- Thực hiện: Click trái vào biểu tượng phòng -> Chọn “Chuyển phòng”-> Hiện bảng

chuyển phòng ->chọn phòng cần chuyển ->OK

***Lưu ý khi chuyển phòng: Khi chuyển phòng mới giá khác phòng hiện tại Bạn nên tính tiền

phòng hiện tại và làm thủ tục nhận phòng mới Chú ý phần tính quá giờ để điều chỉnh phù hợp

8 Thêm vào phòng:

- Thực hiện: Click chọn khách hàng -> Chọn “Thêm vào phòng” -> chọn phòng khách

hàng cần thêm vào -> OK

***Lưu ý khi thêm phòng: Khi thêm người vào phòng mới giá khác phòng hiện tại Bạn nên tính tiền

phòng hiện tại và làm thủ tục nhận phòng mới Chú ý phần tính quá giờ để điều chỉnh phù hợp

9 Trả phòng:

- Thực hiện: Chọn phòng khách hàng hiện ở tại danh sách phòng -> Click trái “chọn trả

phòng” -> Hiện bảng thanh toán tiền phòng -> OK

Trang 7

III Quản lý phòng

1 Thông tin phòng

- Chức năng “thông tin phòng”: quản lý chi tiết các phòng, tiện nghi, số giường, số người

có hiện tại ở phòng

- Thực hiện: khi muốn chỉnh sửa Click “sửa/xóa” -> hiện bảng “ sửa thông tin phòng” -> OK

10.Giá phòng

- Chức năng “Giá phòng” xem chi tiết giá của từng phòng về giá giờ, ngày, tuần tháng.

11.Cài đặt giá

Xem lại mục I [Click tại đây (Ctrl + Chuột trái) ]

1 Quản lý nhóm nhân viên:

- Chức năng “Quản lý nhóm nhân viên”: Quản lý thông tin danh sách các nhóm làm việc

như quản lý, tiếp tân, tạp vụ…

- Thực hiện: Click “Thêm nhóm” ->hiện bảng “Thêm nhóm” -> OK

- Khi muốn sửa/xóa thông tin nhóm: Click “sửa/xóa” -> hiện bảng “ chỉnh sửa thông tin nhóm” -> OK

2 Quản lý nhân viên:

- Chức năng “Quản lý nhân viên”: Quản lý thông tin danh sách các nhân viên làm việc

- Thực hiện: Click “Thêm nhân viên” ->hiện bảng “Thêm nhân viên” -> OK

- Khi muốn sửa/xóa thông tin nhân viên: Click “sửa/xóa” -> hiện bảng “ Sửa thông nhân viên” ->

OK

3 Mức lương:

- Chức năng “Mức lương”: Quản lý lương các nhân viên làm việc về ngày nghỉ, lý do

nghỉ, tạm ứng, lý do tạm ứng và tính lương

Trang 9

V Thống kê kinh doanh

- Chức năng “Thu nhập”: thể hiện tổng thu nhập trong ngày, tuần, tháng theo thời gian

được chọn

- Chức năng “ Danh sách hóa đơn”:

 Liệt kê các hóa đơn đã xuất trong ngày, tuần, tháng

 Theo dõi các hóa đơn đã và chưa thanh toán

- Hóa đơn khách hàng đã thanh toán thể hiện dòng chữ màu đen và trạng thái ghi “ Đã

thanh toán”

- Hóa đơn khách hàng chưa thanh toán thể hiện dòng chữ màu đỏ và trạng thái ghi “ Chưa

thanh toán”

- Sau khi, khách hàng đã thanh toán những hóa đơn chưa thành toán sẽ thể hiện dòng

chữ màu xanh và trạng thái ghi “Đã thu nợ”

- Chức năng “ Hiện trang phòng”: xem hiện trạng các phòng theo thời gian được chọn

- Chức năng “ Khách sạn”: cài đặt về tính tiền phòng, thông tin khách sạn, cài đặt hệ thống

 Cài đặt tính tiền: Xem lại mục II [Click đây (Ctrl + Chuột trái)]

 Cấu hình phần mềm

 Thông tin khách sạn

- Chức năng “Dịch vụ”: Quản lý thông tin dịch vụ như Thêm/Sửa/Xóa dịch vụ giặt ủi, thức

uống…

- Chức năng “Trợ giúp”:

 Tính năng mới: Các tính năng mới cập nhật và bổ sung của phần mềm

 Hỗ trợ thanh toán: thông tin liên hệ thanh toán và hỗ trợ cũng như khuyến mãi

 Sơ đồ Site map

Trang 11