Mục tiêu nghiên cứu
- Làm rõ những vấn đề cơ bản về mặt lk thuyết của công tác tổ chức, cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp
- Tìm hiểu thực trạng của công tác cơ cấu tổ chức bộ máy ở Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh
- Đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy của Công tyTNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh
Nội dung nghiên cứu
- Nghiên cứu so sánh giữa thực tế và lk thuyết quản trị.
Nghiên cứu về công tác tổ chức bộ máy tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh cho thấy sự quan trọng của việc xây dựng một cấu trúc tổ chức hiệu quả Việc tổ chức bộ máy tại công ty không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao năng suất và hiệu quả kinh doanh Thông qua việc phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn, công ty có thể cải thiện khả năng phối hợp giữa các phòng ban, từ đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường.
Đánh giá ưu điểm và nhược điểm trong công tác tổ chức bộ máy của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh là cần thiết để nhận diện những điểm mạnh và điểm yếu hiện tại Qua đó, có thể đưa ra các đề xuất cụ thể nhằm nâng cao chất lượng cơ cấu tổ chức, giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn và đáp ứng tốt hơn nhu cầu thị trường.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp quan sát trực tiếp
- Mục đích: Thông qua quan sát cách tổ chức công việc, tiến hành ghi chép, thu thập các thông tin về phương pháp tổ chức công việc.
- Đối tượng quan sát: Nhân viên tại các phòng ban.
- Quy mô quan sát: Các phòng ban của công ty.
- Mục đích: Thu thập các thông tin về cơ cấu tổ chức bộ máy ở công ty.
- Quy mô phỏng vấn: Các phòng ban của công ty.
Phương pháp thu thập số liệu:
- Từ tài liệu kế toán của công ty.
- Tham khảo các tài liệu liên quan từ phòng kinh doanh, phòng hành chính – nhân sự của công ty.
- Tổng hợp những kiến thức đã học ở trường, trên sách báo, tạp chí có liên quan.
Bố cục bài thực hành nghề nghiệp
Ngoài phần mở đầu, phụ lục, kết luận, chuyên đề được chia thành 3 chương:
Chương 1: Cơ Sở Lk Luận Về Công Tác Tổ Chức Bộ Máy Của Doanh Nghiệp.
Chương 2: Giới Thiệu Tổng Quan Về Công Ty Tnhh Sản Xuất Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Thái Linh.
Chương 3: Một Số Giải Pháp Nhằm Hoàn Thiện Công Tác Tổ Chức Bộ Máy Tại Công Ty Tnhh Sản Xuất Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Thái Linh.
CƠ SỞ LÝ LUẬN V CÔNG TC TỔ CHỨC BỘ MY CỦA
CC KHI NIỆM
Sự tồn tại của các tổ chức là một trong những đặc điểm nổi bật nhất trong lịch sử nhân loại, phản ánh sự phát triển qua thời gian và không gian Chúng ta cần chú trọng đến vai trò của các tổ chức, vì quản lý không chỉ liên quan đến cá nhân hay gia đình, mà còn thể hiện rõ nhất trong môi trường tổ chức, nơi mà nhà quản lý thực hiện vai trò của mình một cách đầy đủ và hiệu quả.
Tổ chức được định nghĩa là một tập hợp các cá nhân làm việc cùng nhau hướng tới những mục tiêu chung, trong một cấu trúc ổn định Ví dụ về tổ chức có thể bao gồm trường học, bệnh viện, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, đơn vị quân đội và các hiệp hội.
Có rất nhiều khái niệm về tổ chức, nhưng ta có thể tiếp cận các khái niệm này dưới tầm nhìn quản trị s• có 3 khía cạnh sau:
Tổ chức bộ máy là nhiệm vụ quan trọng nhằm giải quyết các vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức, xây dựng guồng máy hoạt động và thiết lập cơ chế vận hành hiệu quả cho tổ chức.
Tổ chức nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và giải quyết các vấn đề liên quan đến sử dụng lao động Nhiệm vụ chính của họ là phân công công việc và chia nhiệm vụ một cách hiệu quả, đảm bảo sự hợp tác và năng suất trong đội ngũ.
- Tổ chức công việc Là vấn đề phân chia công việc và phối hợp thực hiện.
Hầu hết chúng ta đều là thành viên của một tổ chức nào đó, dù chúng có thể khác nhau về lý do tồn tại và phương thức hoạt động Tuy nhiên, tất cả các tổ chức đều có những đặc trưng cơ bản riêng, cho phép chúng ta tiếp cận và hiểu rõ hơn qua nhiều khía cạnh khác nhau.
Mọi tổ chức đều có một mục đích rõ ràng, thường được hình thành bởi các chủ thể nhất định Theo Herbert Simon (1991) trong tác phẩm "Organization and Markets", tổ chức không tồn tại với mục đích tự thân mà là công cụ để thực hiện những mục tiêu cụ thể Đây là yếu tố cơ bản và thiết yếu của bất kỳ tổ chức nào.
Mọi tổ chức đều bao gồm nhiều cá nhân làm việc hướng tới một mục tiêu chung trong một cơ cấu ổn định Khi tham gia vào tổ chức, mỗi người cam kết hành động cùng nhau vì lợi ích chung, thay vì theo đuổi mục tiêu cá nhân.
Mọi tổ chức đều có những mục tiêu chung lớn lao, và sự kết nối giữa các mục tiêu này là rất quan trọng để đạt được những giá trị đầu ra khác biệt.
Mọi tổ chức đều được xem là tổ chức mở, hoạt động trong một môi trường tương tác liên tục Chúng thu hút và tiếp nhận các nguồn lực đầu vào, sau đó chuyển đổi chúng thành các sản phẩm hoặc dịch vụ đầu ra.
Công tác tổ chức là nhiệm vụ quan trọng nhằm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu chung Nó bao gồm việc giao phó trách nhiệm cho các nhà quản trị, cho phép họ giám sát các nhóm một cách hiệu quả Đồng thời, công tác tổ chức cũng tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cấu trúc của tổ chức, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
Chức năng của tổ chức liên quan chặt chẽ đến việc thiết kế bộ máy tổ chức, bao gồm xây dựng đội ngũ nhân sự và hệ thống công việc cần thực hiện Điều này đồng nghĩa với việc xác định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn và đáp ứng các yêu cầu mục tiêu của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức, hay bộ máy tổ chức, là sự kết hợp của các bộ phận chuyên môn hóa khác nhau, mỗi bộ phận đảm nhận những trách nhiệm và quyền hạn nhất định Các bộ phận này được sắp xếp theo các cấp bậc nhằm đảm bảo thực hiện hiệu quả các chức năng quản trị, phục vụ cho mục tiêu chung đã được xác định.
1.1.1.2 Xác lập cơ cấu tổ chức quản trị
Xác lập cơ cấu tổ chức quản trị là quá trình hình thành các khâu quản trị (theo chiều ngang) và các cấp quản trị (theo chiều dọc).
Theo Harold Koont, Cyril O’Donnell và Heinz Weihrich Tổ chức bộ máy hay còn gọi là xây dựng tổ chức là một quá trình bao gồm:
- Xác định những hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu (1)
- Nhóm gộp các hoạt động này thành hệ thống phòng, ban và bộ phận (2)
- Bố trí lực lượng nhân sự và phân công cho các đơn vị, cá nhân đảm nhận những công việc đó (3)
- Giao phó quyền hạn để thực hiện các hoạt động (4)
Để đạt được hiệu quả trong việc thực hiện các mục tiêu chung, cần chuẩn bị đầy đủ cho sự phối hợp trong các hoạt động, đồng thời thiết lập quyền hạn và thông tin một cách hợp lý theo chiều ngang và chiều dọc trong cơ cấu tổ chức.
1.1.2 Bộ máy tổ chức Đặc trưng của bộ máy tổ chức là:
- Tính phức tạp: biểu thị số lượng các khâu quản trị, các cấp quản trị, các chức danh quản trị.
- Tính bài bản: tính công thức, tính định chế, tính hình thức.
1.1.3.Nguyên tắc cơ bản của công tác tổ chức
- Tổ chức phải ph{ hợp với mục tiêu
- Công tác tổ chức phải đảm bảo cân xứng với yêu cầu mục tiêu cần thực hiện (Mục tiêu nào tổ chức ấy).
- Công tác tổ chức phải được thực hiện trên nguyên tắc giảm chi phí
- Chọn lựa đ|ng người, bố trí đ|ng việc.
- Cân đối giữa quyền hạn và trách nhiệm
- Sự phân bố nhiệm vụ phải rõ ràng hợp lk và hợp khả năng
Nguyên tắc thống nhất chỉ huy trong tổ chức đảm bảo rằng mỗi cá nhân chỉ chịu sự điều hành từ một cấp chỉ huy trực tiếp Điều này giúp tránh mâu thuẫn và sự ưu tiên trái ngược, đặc biệt khi nhân viên có nhiều cấp trên chỉ huy.
- Nhà quản trị phải linh hoạt trong công tác tổ chức
Bộ máy tổ chức linh hoạt giúp nhà quản trị ứng phó nhanh chóng với những thay đổi trong hoạt động của tổ chức.
VAI TRÒ MỤC TIÊU Ý NGHĨA CỦA CÔNG TC TỔ CHỨC BỘ MY 10 1.3 CC YU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐN CÔNG TC TỔ CHỨC BỘ MY 10 1.3.1 Cơ cấu quản trị trực tuyến
Cơ cấu tổ chức của một đơn vị gồm bốn yếu tố cơ bản sau:
Chuyên môn hóa là quá trình quan trọng trong việc nhận diện và đánh giá các công việc cần thực hiện Để đạt được hiệu quả, cần xác định rõ ràng các nhiệm vụ và phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận và thành viên trong tổ chức.
Tiêu chuẩn hóa là quá trình xây dựng quy trình làm việc trong tổ chức, giúp các thành viên thực hiện nhiệm vụ của mình theo những tiêu chuẩn đồng nhất và phù hợp.
- Sự phối hợp là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết các hoạt động trong tổ chức.
- Phân chia quyền hành và trách nhiệm là phân chia quyền ra quyết định và điều khiển hoạt động cho các nhà quản trị ở các cấp bậc khác nhau.
1.3 CC YU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐN CÔNG TC TỔ CHỨC BỘ MY1.3.1 Cơ cấu quản trị trực tuyến
Hình 1 1: Mô hình cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến
- Mỗi cấp ch€ có một cấp trên trực tiếp.
- Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc
- Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến.
- Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng.
- Tạo sự thống nhất, tập trung cao độ.
- Chế độ trách nhiệm rõ ràng
- Không chuyên môn hóa, do đó đòi hỏi nhà quản trị phải đa năng.
- Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ.
- Dễ dnn đến cách quản lk gia trưởng
Ban điều hành/Ban giám đốc
Giám đốc sản xuất Giám đốc tiêu thụ
⇨ Tuy nhiên, cơ cấu này lại ph{ hợp với những tổ chức có qui mô nhỏ, sản xuất không phức tạp và tính chất sản xuất liên tục.
1.3.2 Cơ cấu quản trị chức năng
Hình 1 2: Mô hình tổ chức quản trị theo chức năng
- Có sự tồn tại các đơn vị chức năng
- Các đơn vị chức năng có quyền ch€ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình.
- Cơ cấu này được sự gi|p sức của các chuyên gia hàng đầu.
- Không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn diện, đa năng
- Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị.
- Vi phạm chế độ một thủ trưởng
- Chế độ trách nhiệm không rõ ràng
- Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các phòng ban chức năng và giữa các phòng ban chức năng gặp nhiều khó khăn.
- Khó xác định trách nhiệm và hay đ} trách nhiệm cho nhau.
1.3.3 Cơ cấu quản trị tổng hợp
Hình 1 3: Mô hình tổ chức quản trị hỗn hợp
- Còn tồn tại các đơn vị chức năng làm nhiệm vụ chuyên môn
- Các phòng chức năng không có quyền ch€ đạo các đơn vị trực tuyến
Phó giám đốc sản xuất
Phó giám đốc kinh doanh
- Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách.
- Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng
- Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ
- Nhiều tranh luận xảy ra Do đó nhà quản trị thường xuyên phải giải quyết.
- Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn
- Vnn có xu hướng can thiệp các đơn vị chức năng
1.3.4 Cơ cấu tổ chức ma trận
Hình 1 4: Mô hình cơ cấu tổ chức quản trị kiểu ma trận
Khi triển khai một dự án, cần chỉ định một chủ nhiệm dự án và các phòng chức năng sẽ cử một cán bộ tương ứng để tham gia Sau khi dự án kết thúc, các cá nhân sẽ trở lại công việc ban đầu của mình.
- Là hình thức tổ chức linh động
- Ít tốn kém, sử dụng nguồn lực hiệu có hiệu quả
- Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh có nhiều biến động
- Việc hình thành và giải quyết dễ dàng, nhanh chóng
- Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và cán bộ bộ phận
- Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn
- Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất định.
NỘI DUNG CỦA CÔNG TC TỔ CHỨC BỘ MY
Cơ cấu của một tổ chức s• phụ thuộc vào những nhiệm vụ và mục tiêu đã đề ra:
- Dựa trên chiến lược từ đó xác định được những nhiệm vụ và tiến hành xây dựng bộ máy
Chiến lược quyết định các loại công nghệ kỹ thuật và con người phù hợp nhằm hoàn thành nhiệm vụ hoặc cấu trúc tổ chức được thiết kế dựa trên loại công nghệ sử dụng và đặc điểm của con người trong tổ chức đó.
Chiến lược xác định hoàn cảnh môi trường nơi tổ chức hoạt động đóng vai trò quan trọng trong việc thiết kế bộ máy tổ chức Hoàn cảnh môi trường này không chỉ ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức mà còn quyết định các yếu tố cần thiết để tối ưu hóa hiệu suất hoạt động Việc hiểu rõ mối quan hệ giữa tổ chức và môi trường xung quanh giúp xây dựng một hệ thống tổ chức linh hoạt và hiệu quả hơn.
Môi trường kinh doanh có những tác động trực tiếp trong việc xây dựng bộ máy tổ chức:
Môi trường cạnh tranh khốc liệt yêu cầu các nhà quản lý xây dựng một bộ máy tổ chức hiệu quả, với sự phân công lao động hợp lý Điều này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn nâng cao năng suất và hiệu quả lao động.
Môi trường kinh doanh hiện nay đang trải qua nhiều biến động, điều này yêu cầu các nhà quản trị phải liên tục điều chỉnh để hệ thống quản trị của tổ chức luôn phù hợp với thời điểm hiện tại và không bị lạc hậu.
- Các loại môi trường s• xây dựng nên đặc điểm của một bộ máy tổ chức.
Bộ máy tổ chức được xây dựng chặt chẽ và rõ ràng, với sự phân chia nhiệm vụ và cấp bậc cụ thể, là đặc điểm nổi bật của các tổ chức hoạt động trong môi trường ổn định.
Ngược lại, tổ chức trong môi trường biến đổi được xây dựng linh hoạt, mềm dẻo, có thể trao đổi hỗ trợ nhau.
Mỗi ngành nghề đều có những đặc thù và yêu cầu riêng trong việc xây dựng bộ máy tổ chức hiệu quả Nhà quản trị cần tổ chức bộ máy sao cho hỗ trợ tối đa cho ngành nghề của tổ chức, đồng thời loại bỏ hoặc giảm thiểu những khó khăn, trở ngại Ví dụ, các tổ chức sản xuất thủ công thường xây dựng bộ phận kiểm tra chặt chẽ, trong khi các công ty sử dụng dây chuyền công nghệ hiện đại không cần thiết phải có bộ phận kiểm tra nghiêm ngặt như trước.
1.4.4 Năng lực và trình độ nhân sự
Năng lực của nhà quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng bộ máy quản trị của tổ chức Nhà quản trị có năng lực cao có thể phát triển các mô hình quản trị hiện đại và phù hợp với xu thế, trong khi nhà quản trị có năng lực hạn chế thường gặp khó khăn trong việc tiếp cận và áp dụng các mô hình mới, dẫn đến việc duy trì các cơ cấu cũ.
Trình độ nhân sự đóng vai trò quyết định trong việc đạt được mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức Cấu trúc tổ chức cần phải phù hợp với năng lực của nhân sự, tránh việc xây dựng bộ máy không phát huy tối đa tiềm năng hoặc không cân xứng với trình độ nhân sự, dẫn đến lãng phí và hiệu quả kém.
Khi xây dựng bộ máy tổ chức, nhà quản trị cần xem xét nhiều yếu tố khác nhau để đảm bảo tính phù hợp với mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức Các yếu tố này bao gồm mối quan hệ trong tổ chức, công nghệ áp dụng, và quy mô của tổ chức.
CC PHƯƠNG PHP TỔ CHỨC BỘ MY
Phương pháp này kế thừa những bài học thành công và loại bỏ các yếu tố không hợp lý trong cấu trúc tổ chức hình mẫu đã chứng minh hiệu quả Được áp dụng trong bối cảnh doanh nghiệp cần xây dựng cơ cấu tổ chức tương tự như doanh nghiệp mẫu, phương pháp này xem xét các tiêu chí như ngành nghề, mục tiêu, chức năng quản lý, kết cấu hạ tầng và môi trường Với những ưu điểm nổi bật như dễ thực hiện, kế thừa kinh nghiệm quý báu và tiết kiệm thời gian, nhân sự, cũng như chi phí thiết kế, phương pháp này đang trở nên phổ biến trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức.
Các doanh nghiệp VNN cần phải thận trọng và linh hoạt khi áp dụng phương pháp này, tránh việc sao chép một cách máy móc Họ cần phân tích kỹ lưỡng và cân nhắc cẩn trọng đến những chi tiết khác biệt để đảm bảo tính hiệu quả.
1.5.2 Phương pháp phân tích theo yếu tố
Phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức khoa học được áp dụng phổ biến cho tất cả các cấp tổ chức và đối tượng quản lý Quá trình này thường diễn ra qua ba giai đoạn chính.
Dựa trên các quy định pháp luật, người xây dựng sẽ thiết kế sơ đồ cơ cấu tổng quát nhằm xác định các tính chất định tính cơ bản của tổ chức, bao gồm mục tiêu, nguyên tắc hoạt động, phân hệ chức năng, phân cấp trách nhiệm và quyền hạn, cũng như nhu cầu nhân sự.
Phân cấp thành phần cơ cấu tổ chức và thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận là bước quan trọng trong quản lý Nội dung chính của bước này bao gồm việc xây dựng phân hệ trực tuyến và phân hệ chức năng, dựa trên nền tảng chuyên môn hóa Đồng thời, cần phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý để đảm bảo sự hiệu quả trong hoạt động.
Phân phối và cụ thể hóa chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho từng bộ phận trong tổ chức là cần thiết để đảm bảo hoạt động hiệu quả Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế và nguyên tắc hoạt động rõ ràng, tạo điều kiện cho sự vận hành trôi chảy Để có cơ cấu tổ chức quản lý hợp lý, doanh nghiệp nên thường xuyên tự đánh giá, đổi mới và lắng nghe tư vấn từ các chuyên gia Sự kết hợp giữa nội lực và ngoại lực sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng thiết lập một hệ thống quản lý hiệu quả, là nền tảng cho sự phát triển bền vững.
TIN TRÌNH TỔ CHỨC BỘ MY
Mục tiêu hoạt động của tổ chức là yếu tố then chốt trong công tác tổ chức, vì mọi hoạt động đều hướng tới việc đạt được những mục tiêu đã đề ra Do đó, việc triển khai công tác tổ chức cần phải gắn liền với những mục tiêu cụ thể để đảm bảo hiệu quả và sự thành công trong hoạt động của tổ chức.
Phân tích và xác định mối liên hệ giữa các mục tiêu là bước quan trọng để phân chia và nhóm gộp các hoạt động thành các đơn vị và bộ phận hiệu quả Việc này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường sự phối hợp giữa các nhóm, từ đó nâng cao hiệu suất và đạt được các mục tiêu đề ra.
- Định hướng các nhiệm vụ thực hiện mục tiêu.
1.6.2 Bước 2: Xác định những hoạt động cần thực hiện
- Liệt kê những hoạt động cần thiết
- Mô tả những nhiệm vụ liên quan.
- Phân loại và phân chia các hoạt động.
- Xác định tính quan trọng của từng loại hoạt động.
1.6.3 Bước 3: Phân chia các hoạt động theo phương pháp cụ thể.
- Phân tích các hoạt động quan trọng thành những nhiệm vụ chủ yếu.
Hệ thống hóa nhiệm vụ là quá trình phân loại các công việc trong tổ chức dựa trên ngành nghề, quy mô và chiến lược hoạt động Việc nhóm các nhiệm vụ này có thể được thực hiện theo các tiêu chí như chức năng, khách hàng, sản phẩm và địa lý, nhằm tối ưu hóa hiệu quả làm việc và nâng cao khả năng quản lý.
1.6.4 Bước 4: Thiết lập phòng ban, bộ phận
- Dựa trên năng lực nội tại của tổ chức.
- Xác định yêu cầu thực hiện nhiệm vụ.
- Xây dựng mô hình tổ chức theo tiêu thức đã chọn ở trên.
- Thiết lập khung (Sơ đồ bộ máy tổ chức) với các đơn vị, bộ phận, phòng ban chức năng cụ thể
1.6.5 Bước 5: Xây dựng quy chế hoạt động
- Phân định nhiệm vụ theo từng đơn vị, bộ phận, phòng ban chức năng
- Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng phòng ban và bộ phận
- Ch€ rõ mối quan hệ phối hợp thực hiện nhiệm vụ: thể hiện đường truyền ch€ đạo công việc xây dựng cơ cấu quản trị
- Thiết lập văn bản qui chế hoạt động cho bộ máy tổ chức
1.6.6 Bước 6: Xây dựng chính sách sử dụng nhân sự
- Dựa vào hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức và pháp luật lao động
- Xây dựng các tiêu chuẩn sử dụng nhân sự với mối quan hệ giữa quyền và ngh~a vụ.
- Quy định các chế độ đãi ngộ, thưởng phạt.
- Sử dụng bảng mô tả nhiệm vụ.
- Xác định nhu cầu nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận.
- Xem xét tính chất của từng loại nhiệm vụ.
- Đánh giá khả năng nhân sự.
- Xác định tầm hạn quản trị: Xác định số lượng nhân sự cần thiết cho từng phòng ban, bộ phận.
1.6.8 Bước 8: Thẩm định và tái tổ chức
- Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá.
- Đo lường kết quả hoạt động của từng phòng ban, bộ phận với tiêu chuẩn.
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức.
- Xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ.
- Xác định biện pháp điều ch€nh bộ máy tổ chức.
Công tác tổ chức bộ máy là sự tổng hợp các bộ phận chuyên môn hóa với trách nhiệm và quyền hạn cụ thể, được sắp xếp theo cấp bậc nhằm phục vụ mục tiêu chung Cơ cấu tổ chức ngày càng hoàn thiện có tác động lớn đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, giúp tổ chức phản ứng nhanh trước biến động trong sản xuất kinh doanh và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực Để tổ chức bộ máy khoa học và hiệu quả, nhà quản trị cần căn cứ vào mục tiêu, phương pháp và các nguyên tắc cũng như yếu tố ảnh hưởng đến công tác này.
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN V CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU THI LINH
GIỚI THIỆU V CÔNG TY
Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh, được cấp giấy phép kinh doanh vào ngày 15/03/2010 và chính thức hoạt động từ ngày 12/03/2010, có mã số đăng ký kinh doanh 0309849046 Công ty chuyên mua bán thiết bị, máy móc và phụ tùng công nghiệp, phục vụ nhu cầu trong và ngoài nước.
Tên công ty : Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh.
Tên giao dịch : THAI LINH IMPORT EXPORT TRADING PRODUCE
Tên viết tắt : CÔNG TY TNHH SX-TM-XNK THÁI LINH Lĩnh vực hoạt động :
- Xây dựng nhà các loại: công trình kỹ thuật, dân dụng, công trình công ích.
- Thi công các công trình đường bộ.
- Thi công san lấp mặt bằng.
- Kinh doanh vật liệu dây dựng.
Trụ sở : 159/40/13 Đường TX14, Phường Thạnh Xuân, Quận 12, Thành phố Hồ
Số điện thoại : (08) 22165782 Đại diện pháp luật: Nguyễn Thanh Đoài Vốn điều lệ : 70.000.000.000 đồng ( Bày mươi tỷ đồng chẵn ).
2.1.2 Quá trình phát triển của công ty
Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh được thành lập để đáp ứng nhu cầu cao về thi công xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật tại thành phố Hồ Chí Minh và vùng lân cận Sau hơn 11 năm hoạt động, công ty đã từng bước khẳng định vị thế trong ngành xây dựng, bắt đầu từ các dự án nhỏ như lắp đặt cửa nhựa lõi thép cho chung cư cao tầng Tuy nhiên, những ngày đầu thành lập, công ty gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm nguồn lực, tư liệu sản xuất và thiết lập mối quan hệ đầu tư, đồng thời phải cạnh tranh với nhiều đối thủ mạnh trong thị trường.
Sau thời gian dài nỗ lực ổn định nguồn lực và tổ chức hoạt động hiệu quả, công ty đã khẳng định vị thế trong thị trường thi công xây dựng, đồng thời nâng cao trình độ và kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên Uy tín của công ty được cải thiện, tạo niềm tin với các chủ đầu tư Nhân dịp thuận lợi, công ty mở rộng sang lĩnh vực thi công thủy lợi và hệ thống chiếu sáng cho các dự án lớn Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, trách nhiệm và đoàn kết là yếu tố quan trọng trong sự phát triển của công ty Công ty thực hiện tái cấu trúc để đáp ứng nhu cầu khách hàng và cải thiện thu nhập cho cán bộ công nhân viên Dù trải qua nhiều biến động, đặc biệt là ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, công ty vẫn duy trì hoạt động đào tạo để thích ứng với thị trường, đồng thời tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên Sự trung thành và gắn bó của nhân viên ngày càng gia tăng, hướng tới mục tiêu tăng cường sức cạnh tranh trên thị trường.
Nửa cuối năm 2021 và đầu năm 2022 đang đến gần, yêu cầu Giám đốc và các phòng ban cần nỗ lực hơn nữa để vượt qua những thách thức mới Việc cải tiến “bộ máy” nhân sự và tổ chức là cần thiết nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra và hoàn thành các dự án trong tương lai.
2.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh của công ty
Từ những ngày đầu, công ty đã xác định mô hình và nhiệm vụ kinh doanh gắn liền với cơ cấu tổ chức Hướng tới mục tiêu trở thành công ty xây dựng uy tín, sứ mệnh của chúng tôi là đặt chất lượng làm nền tảng phát triển Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng các công trình và sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao, góp phần làm đẹp diện mạo xã hội thông qua những dự án xây dựng chất lượng.
Thị trường và môi trường kinh doanh luôn biến đổi, dẫn đến sự thay đổi trong nhiệm vụ, mục tiêu kinh doanh và cơ cấu tổ chức của công ty Việc thay đổi này cần được xem xét một cách cẩn thận để tối ưu hóa và phù hợp với nhu cầu thị trường cũng như năng lực của công ty, nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
2.1.4 Cơ sở vật chất và máy móc thiết bị
Công ty hiê ln tại tọa lạc tại 159/40/13 Đường TX14, Phường Thạnh Xuân, Quận
12, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Bảng 2 1: Danh mục máy móc thiết bị tính đến 2020
STT Loại máy móc thiết bị Đơn vị Số lượng Tình trạng
1 Máy thủy bình Cái 3 Tốt
3 Máy cắt uốn thép Cái 2 Tốt
4 Máy trộn bê tông Cái 5 Tốt
5 Máy bơm nước Cái 3 Tốt
6 Máy đầm cóc Cái 2 Tốt
8 Máy hàn 15KW Cái 6 Tốt
9 Máy lu rung Chiếc 1 Hoạt động tốt
10 Máy đào bánh xích 0.5 m 3 Chiếc 1 Hoạt động tốt
11 Máy đào 1,6m3 Chiếc 1 Hoạt động tốt
12 B|a đục bê tông theo xe 07 m 3 Chiếc 1 Hoạt động tốt
13 Máy ủi D50 Chiếc 1 Hoạt động tốt
14 Máy lu t~nh 8-10 tấn Chiếc 1 Hoạt động tốt
16 Ván khuôn dầm bê tông các loại m 2 5000 Tốt
Nguồn: Hồ sơ năng lực Công ty Thái Linh
Dựa vào bảng thống kê, công ty đã đầu tư vào các công nghệ hiện đại và trang bị đầy đủ thiết bị cho hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, vẫn còn một số thiết bị chưa được sử dụng hiệu quả trong công việc và hoạt động của công ty.
Vốn điều lệ của công ty được xác định là 70.000.000.000 đồng và có thể thay đổi theo yêu cầu sản xuất kinh doanh, đồng thời đảm bảo quyền lợi của công ty Mọi thay đổi về vốn điều lệ đều phải tuân thủ quy định của pháp luật Công ty cần chủ động trong quản lý tài chính, cân bằng giữa doanh thu và chi phí, bên cạnh đó còn có các nguồn vốn khác như vốn huy động, vốn đi vay và vốn tích lũy.
Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh được thành lập với nền tảng chuyên về thi công các dự án xây dựng Công ty đã mở rộng hoạt động sang thi công các hệ thống phụ trong công trình xây dựng và kinh doanh vật liệu xây dựng, từ đó xác định thị trường mục tiêu của mình.
Các dự án thi công, công trình trên địa bàn và các khu vực lân cận.
Các công ty, văn phòng, trường học.
Các các gói thầu công trình nhà ở, công ty, xí nghiệp.
Các dự án công trình thủy lợi công cộng ở các địa bàn.
Các công trình cần thi công hệ thống chiếu sáng, nước.
Thị trường xây dựng hiện nay cạnh tranh khốc liệt với nhiều doanh nghiệp có đặc điểm khác nhau Công ty đã xây dựng được vị thế nhất định trong khu vực sau nhiều năm hoạt động, nhưng vẫn phải đối mặt với các đối thủ tiềm ẩn Trong lĩnh vực thi công hệ thống tiện ích và kinh doanh vật liệu xây dựng, công ty còn yếu thế do số lượng dự án hạn chế và kinh nghiệm chưa bằng đối thủ Tuy nhiên, công ty có lợi thế trong việc tích hợp các ngành nghề, cung cấp dịch vụ từ nguyên vật liệu, thi công công trình đến hệ thống tiện ích, giúp gia tăng sức cạnh tranh và đáp ứng tốt các yêu cầu dự án có tính đồng bộ cao.
2.1.8 Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần đây
Bảng 2 2: Doanh thu bán hàng của công ty giai đọan 2018 – 2020 Đơn vị: đồng
Nguồn: Báo cáo kế toán của Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh năm 2020
Qua báo cáo kết khỏa hoạt động kinh doanh trên ta có thể thấy được rằng:
- So với năm 2018 thì năm 2019 có sự tăng trưởng rất lớn, lên tới 10000%. Đó là một con số khó tưởng.
So với năm 2019, doanh thu và lợi nhuận của công ty trong năm 2020 có sự sụt giảm nhẹ nhưng không đáng kể Điều này cho thấy công ty vẫn giữ được phong độ ổn định và tình hình tài chính tạm ổn.
Hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh đã thể hiện sự ổn định vững vàng trước những biến đổi lớn của thị trường, đặc biệt là tác động nghiêm trọng từ đại dịch Covid-19 Sự ổn định này là kết quả của sự chuẩn bị chu đáo và kế hoạch hành động kịp thời từ ban giám đốc cùng toàn thể nhân viên, giúp công ty ứng phó hiệu quả với những thay đổi Những con số thực tế đã chứng minh năng lực tổ chức và quản lý của công ty hiện nay.
THC TRẠNG CÔNG TC TỔ CHỨC BỘ MY CỦA CÔNG TY
2.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Hình 2 1 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty công ty TNHH Sản xuất thương mại
Xuất nhập khẩu Thái Linh
Phòng k~ thuật Đội xây lắp công trình thủy lợi Đội xây lắp công trình hạ tầng Đội xây lắp công trình giao thông
Ban điều hành Đội xây lắp công trình dân dụng
Sự phân công công việc rõ ràng và chuyên môn hóa cao giúp nhân viên phát huy tối đa khả năng của mình, từ đó nâng cao năng suất làm việc và hiệu quả hoạt động của bộ máy nhân lực trong công ty.
Mỗi đội và phòng ban đều hoạt động dưới sự quản lý của ban điều hành, giúp việc báo cáo tiến độ công việc và đề xuất ý kiến lên cấp trên trở nên dễ dàng hơn Điều này cũng cho phép cấp trên nắm bắt thông tin một cách có chọn lọc và hệ thống.
Dưới sự lãnh đạo của giám đốc, Ban kiểm soát, Phó giám đốc và ban điều hành đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát công việc, giúp nâng cao hiệu quả và đơn giản hóa quy trình làm việc.
Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ với ít cấp bậc và chuyên môn hóa cao giúp dễ dàng thích nghi với biến đổi của thị trường Mỗi phòng ban và đội ngũ đều có quyền hạn và trách nhiệm riêng, tạo ra sự ổn định và cân đối khối lượng công việc giữa các bộ phận.
Trong suốt quá trình phát triển, công ty liên tục thực hiện thẩm định và tái tổ chức nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân định nhiệm vụ cho từng bộ phận, từ đó tối ưu hóa hệ thống vận hành.
Cấu trúc phân nhánh nhiều cấp từ giám đốc đến các phòng ban và đội thi công gây khó khăn trong việc truyền đạt mệnh lệnh, dẫn đến khả năng sai lệch thông tin Điều này cũng khiến ban điều hành và giám đốc gặp khó khăn trong việc quản lý hoạt động thực tế của nhân viên, ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định.
2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc công ty là người lãnh đạo chủ chốt, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của công ty theo quy định pháp luật Họ có nhiệm vụ xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, cũng như các chính sách và chiến lược của công ty nhằm đạt hiệu quả cao Đồng thời, giám đốc cũng giám sát và kiểm tra các hoạt động kinh doanh và toàn bộ hệ thống trong công ty.
Giám đốc có quyền phân công nhiệm vụ cho nhân viên cấp dưới, quyết định mức lương, thưởng, hoặc kỷ luật đối với tất cả nhân viên trong công ty, cũng như phê duyệt các quy định nội bộ.
Giám đốc cần chú trọng đến việc động viên và khuyến khích nhân viên nhiệt huyết trong công việc, nhằm phát huy tối đa năng lực cá nhân Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả phục vụ cho công ty mà còn góp phần ổn định và cải thiện đời sống của nhân viên.
Quản lý hoạt động chung của công ty bao gồm phối hợp với Ban kiểm soát để xây dựng kế hoạch thi công, tổ chức công tác quản lý dự án, đánh giá công trình, thiết kế kỹ thuật và đưa công trình vào sử dụng Nghiệm thu chất lượng công trình và kiểm tra hồ sơ khối lượng là các nhiệm vụ quan trọng, cùng với việc điều hành hoạt động thi công xây lắp, quản lý kỹ thuật và các loại hồ sơ tài liệu kỹ thuật Ngoài ra, việc làm việc trực tiếp với các cơ quan chức năng về thủ tục pháp lý cũng là một phần thiết yếu trong quá trình quản lý.
Ban kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám đốc ra quyết định, hoạch định và tổ chức các hoạt động Hội đồng này không chỉ giám sát việc thực hiện mà còn tiếp nhận và xử lý thông tin để báo cáo lại cho Giám đốc, đảm bảo quá trình quản lý diễn ra hiệu quả.
Báo cáo kết quả hoạt động công ty cho giám đốc.
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc, hỗ trợ ban kiểm soát trong việc quản lý hoạt động hàng ngày tại công ty liên quan đến tài sản, hàng hóa, tiền và nhân sự.
Ban kiểm soát và ban điều hành hỗ trợ trong việc theo dõi hoạt động của các phòng ban trong công ty, thực hiện đánh giá định kỳ về hiệu quả công việc của từng bộ phận Đồng thời, họ cũng đề xuất các quyết định liên quan đến tuyển dụng, thử việc, chính thức hóa nhân sự, bổ nhiệm, bãi nhiệm, cũng như khen thưởng và kỷ luật nhân viên.
Chịu trách nhiệm về các hoạt động ngoại giao của công ty, đại diện cho công ty khi Giám đốc vắng mặt, tiếp đón các đoàn thanh tra và quản lý thị trường trong quá trình kiểm tra Đồng thời, xây dựng mối quan hệ và hợp tác với các cơ quan quản lý địa phương.
Phòng hành chính nhân sự
Phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên
Hoạch định nhân sự và chiến lược, thực hiện triển khai thành kế hoạch, hành động cụ thể.
Xây dựng các chính sách về nguồn nhân lực cho công ty và hệ thống thông tin về nhân sự.
Quản lk, triển khai công tác tuyển dụng và sử dụng lao động.
Quản lk, triển khai công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Quản lk các quan hệ lao động ( kỷ luật, đề bạt, tranh chấp, bổ nhiệm, đề bạt, v.v… )
Quản lí hệ thống lương bổng, các chính sách đãi ngộ, khen thưởng đối với người lao động.
Giải quyết các vấn đề phát sinh về mặt nhân sự.
Phòng kế toán tài chính
Quản lí hệ thống kế toán của công ty.
Tham mưu cho giám đốc các vấn đề có liên quan đến hoạt động tài chính và đầu tư của công ty.
Quản lí tiền mặt, dòng tiền, tiền gửi ngân hàng và các khoản tương đương tiền.
Quản lí tài sản cố định.
Quản lí công cụ nợ, tiền lương và các khoản liên quan.
Quản lí các loại quỹ ( đầu tư phát triển, khen thưởng, ph|c lợi, dự phòng).
Quản lí các khoản chi phí.
Thực hiện các quyết toán tháng, quk, năm theo các quy định về chế độ kế toán.
Quản lí các chứng từ liên quan đến b|t toán.
Hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh tại công ty.
Lập kế hoạch tài chính, triển khai và theo dõi các hoạt động tài chính, kiểm soát ngân quỹ.
Xây dựng chính sách phân chia lợi nhuận.
Hoạch định và phân bổ các ch€ tiêu tài chính cho các đơn vị.
Quản trị các rủi ro về mặt tài chính.
Phân tích hoạt động kinh doanh của công ty dựa trên các ch€ tiêu tài chính.
Lập báo cáo tài chính định kỳ và theo yêu cầu của cấp trên.
Quản trị toàn bộ các hoạt động tài chính - kế toán của công ty.
Phòng kinh tế tổng hợp
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh định kì và theo yêu cầu của ban lãnh đạo.
Lên kế hoạch và triển khai các hoạt động Marketing cho công ty.
Tổ chức triển khai các công việc kinh doanh tại công ty về x|c tiến bán hàng, chăm sóc khách hàng, thăm dò k kiến khách hàng…
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh doanh, đẩy mạnh doanh thu, tìm kiếm các dự án đầu tư công trình.
Thiết lập và duy trì các quan hệ kinh doanh thương mại với khách hàng, đối tác, và các ban ngành địa phương.
Lập hồ sơ thiết kế dự toán và quản lý, giám sát kỹ thuật cho các công trình xây dựng mới nhằm đảm bảo an toàn trong quá trình thi công Thực hiện thẩm định các hồ sơ thiết kế kỹ thuật theo phạm vi được phân cấp.
THC TRẠNG CÔNG TC TỔ CHỨC BỘ MY TẠI CÔNG TY
Quá trình tổ chức bộ máy của Chi nhánh Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh đã tiến hành phân tích các đặc điểm và yếu tố liên quan đến công việc nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
Mục tiêu chiến lược của công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh trong năm 2020 là đạt doanh thu tăng hơn 12% so với năm 2019 Mặc dù chưa đạt được mức tăng trưởng mong muốn, công ty vẫn duy trì ổn định doanh thu trong bối cảnh khó khăn do đại dịch Thành công này có được nhờ vào khả năng hoạch định chiến lược hiệu quả, tổ chức vận hành tốt và sự nỗ lực không ngừng của đội ngũ nhân viên.
2.3.2 Công tác phân tích công việc tại công ty
Phân tích công việc là một hoạt động thiết yếu giúp xây dựng các dự thảo công ty, bao gồm kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển chọn, đào tạo phát triển và đánh giá hiệu suất công việc.
Công tác phân tích công việc tại công ty đã được thực hiện hiệu quả, nhờ vào việc lãnh đạo dựa trên mục tiêu chiến lược và các yếu tố môi trường kinh doanh thực tế Điều này không chỉ giúp công việc diễn ra thuận lợi mà còn tạo nền tảng vững chắc cho việc xây dựng bộ máy tổ chức.
Trong tổ chức công ty, Giám đốc đóng vai trò then chốt, chịu trách nhiệm về các quyết định và thông tin quan trọng Thành công hay thất bại của tổ chức phụ thuộc vào tầm nhìn và sự cống hiến của Giám đốc Do đó, Giám đốc không chỉ ra chiến lược mà còn kiểm soát và lãnh đạo các hoạt động chung của công ty, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Các ban và phòng ban đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty, cung cấp thông tin và tư vấn cho giám đốc để đưa ra quyết định Họ đề xuất các phương án cải thiện tổ chức, nhằm tối ưu hóa hiệu quả làm việc Đồng thời, các ban và phòng ban cũng chịu trách nhiệm phân tích các hoạt động chuyên môn, cung cấp thông tin hữu ích phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.
Công nhân viên phải được đào tạo, rèn luyện và huấn luyện k~ càng để đáp ứng nhu cầu của ban lãnh đạo và cả khách hàng của công ty.
Công tác phân tích công việc tại công ty được quyết định bởi ban lãnh đạo, kết hợp với ý kiến từ phòng kế toán và các thành viên khác, tạo ra sự đồng bộ và đi đúng hướng Điều này đã cải thiện mối quan hệ giữa các phòng ban, nâng cao hiệu quả làm việc và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
2.3.3 Công tác thiết lập phòng ban tại công ty
Công ty được tổ chức thành các phòng ban bao gồm Ban Giám đốc, phòng hành chính nhân sự, phòng kế toán tài chính, phòng kinh tế tổng hợp và phòng kỹ thuật Sự phân chia này dựa trên tính chất hoạt động của công ty, nhằm đảm bảo hiệu quả công việc thông qua các cuộc họp nội bộ do Ban Giám đốc tổ chức.
Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty được phân bố rõ ràng, thể hiện sự chuyên môn hóa cao và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận.
Các phòng ban có sự rõ ràng trong trách nhiệm và nhiệm vụ chuyên biệt để có thể hoàn thành tốt nhất các nhiệm vụ cụ thể được giao.
Bộ máy tổ chức phòng ban tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh được xây dựng một cách hợp lý và hoàn thiện, đảm bảo đáp ứng hiệu quả các mục tiêu chung của công ty.
2.3.4 Công tác định biên nhân viên tại công ty
Quá trình định biên của Công ty Thái Linh như sau:
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý nguồn lực là dự báo nhu cầu nhân lực Các phòng ban cần phân tích nhu cầu công việc và thực trạng hoạt động hiện tại để xác định số lượng nhân viên cần thiết trong tương lai.
Bước 2 trong quy trình phân tích nguồn nhân lực là đánh giá thực trạng hiện tại Việc xác định những ưu điểm và nhược điểm của nguồn nhân lực trong công ty sẽ giúp đưa ra các đề xuất phù hợp nhằm cải thiện hiệu quả làm việc và phát triển bền vững.
Bước 3 trong quy trình quản lý nhân sự là quyết định về việc tăng cường hoặc cắt giảm nhân lực Sau khi tiến hành phân tích các dự báo và đề xuất phù hợp, phòng hành chính nhân sự sẽ trình bày ý kiến và lấy phản hồi từ ban giám đốc để lựa chọn giải pháp hiệu quả nhằm khắc phục tình hình hiện tại.
Bước 4 trong quy trình là lập kế hoạch thực hiện, trong đó phòng hành chính nhân sự sẽ tiến hành xây dựng và thực hiện kế hoạch tăng giảm nhân sự dựa trên đề xuất đã được ban giám đốc phê duyệt.
Bước 5 trong quy trình là đánh giá việc thực hiện kế hoạch Ban giám đốc cùng với phòng hành chính nhân sự sẽ xem xét các sai lệch giữa mục tiêu đã đặt ra và quá trình thực hiện kế hoạch Từ đó, họ sẽ đề xuất các giải pháp nhằm điều chỉnh sai lệch và hoàn thiện kế hoạch.
NHẬN XÉT ĐNH GI V CÔNG TC TỔ CHỨC BỘ MY TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU THI LINH
TY SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU THI LINH
Qua quá trình đánh giá và phân tích, chúng tôi nhận thấy một số điểm nổi bật trong công tác tổ chức bộ máy tại công ty, bao gồm các ưu điểm đáng chú ý.
- Công ty đã xác định được rõ ràng mục tiêu của mình, có định hướng, chiến lược đ|ng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Khả năng hoạch định hiệu quả các chiến lược và vận hành tốt bộ máy tổ chức.
Sự nỗ lực và cố gắng của đội ngũ công nhân viên của công ty.
Công ty đã tiến hành phân tích mục tiêu chiến lược, kết hợp với các yếu tố thực tiễn của môi trường kinh doanh, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình làm việc Điều này đã tạo ra nền tảng vững chắc để xây dựng bộ máy tổ chức hiệu quả.
Các phòng ban được phân công dựa trên năng lực và khả năng của từng thành viên, đảm bảo rằng mỗi người đều có nhiệm vụ rõ ràng phù hợp với chuyên môn của họ.
Ban Giám đốc đã chỉ ra những điểm mạnh và điểm yếu của công ty trong quá trình hoạt động, đồng thời quyết định thực hiện đánh giá và tái tổ chức công ty khi cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Còn chưa ch| trọng nhiều vào công tác quan hệ khách hàng, chăm sóc khách hàng và tri ân khách hàng.
- Số lượng nhân viên hiện tại trong công ty còn hạn chế so với tốc độ phát triển, quy mô và uy tín tăng dần của công ty.
Mặc dù đã giao nhiệm vụ cho nhân viên, nhưng vẫn thiếu động lực để họ thực hiện công việc hiệu quả hơn và nâng cao tinh thần trách nhiệm.
Quy mô hoạt động của công ty đang ngày càng mở rộng, tuy nhiên, sự phối hợp giữa các phòng ban vẫn chưa được thể hiện một cách rõ ràng Do đó, cần thiết phải nâng cao hiệu quả làm việc và sự hợp tác giữa các bộ phận để đáp ứng tốt hơn với sự phát triển của công ty.
Đ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
Để nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng tốt hơn, công ty đã quyết định thành lập phòng quan hệ khách hàng Việc này không chỉ giúp đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng mà còn tạo ra sự chuyên môn hóa trong các hoạt động của công ty Phòng quan hệ khách hàng sẽ đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ quan trọng nhằm cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
- Tiếp nhận các thông tin phản ánh của khách hàng về các vấn đề liên quan đến sản phẩm và dịch vụ của công ty.
Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban, bộ phận và đội thi công để nhanh chóng xử lý và giải quyết các vấn đề phản hồi trong thời gian ngắn nhất.
Để giữ chân khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng tiềm năng, các doanh nghiệp cần triển khai các chiến lược hiệu quả nhằm nâng cao sự hài lòng của khách hàng Việc lắng nghe phản hồi từ khách hàng cũ, cải thiện dịch vụ và cung cấp các chương trình khuyến mãi hấp dẫn sẽ giúp tạo mối liên kết bền vững Đồng thời, việc nghiên cứu thị trường và xác định nhu cầu của khách hàng tiềm năng sẽ hỗ trợ trong việc mở rộng đối tượng khách hàng, từ đó gia tăng doanh thu và phát triển thương hiệu.
Đối với công ty, việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng là vô cùng quan trọng Do đó, cần có đội ngũ chăm sóc khách hàng tận tâm và chu đáo, cùng với đội tư vấn hỗ trợ nhiệt tình để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.
3.2.2 Tuyển dụng thêm các nhân viên phòng ban
Sau 11 năm hoạt động và phát triển, công ty đã nâng cao quy mô và chất lượng, cần tuyển thêm nhân viên cho các phòng ban nhằm tăng cường chuyên môn hóa và hiệu suất công việc Việc này không chỉ giúp duy trì chất lượng mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững trong tương lai gần và xa, đồng thời củng cố kết quả hoạt động kinh doanh và mở rộng tiềm năng phát triển mạnh mẽ.
3.2.3 Mở rộng sự phân quyền trong tổ chức
Trong quá trình hoạt động, mỗi tổ chức cần đưa ra nhiều quyết định và thực hiện các chiến lược để thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh và xu hướng khoa học công nghệ Việc mở rộng phân quyền trong công ty là rất cần thiết, giúp các phòng ban và nhân viên nâng cao trách nhiệm cá nhân trong công việc, từ đó nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.
Để đảm bảo sự phát triển ổn định của tổ chức, việc phân quyền cần được thực hiện ở một số mắt xích nhất định nhằm hỗ trợ giám đốc giảm tải khối lượng công việc và xử lý các tình huống cấp bách Bên cạnh đó, Ban giám đốc cần thiết lập các hình thức kiểm tra phù hợp để đảm bảo rằng việc phân quyền không chỉ đáp ứng đúng mục đích mà còn mang lại hiệu quả cao.
3.2.4 Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận
Để đạt được kết quả tốt và hiệu quả cao trong mọi tổ chức, sự phối hợp giữa các bộ phận là rất quan trọng Các phòng ban cần làm việc nhịp nhàng và liên kết chặt chẽ để phát triển một chiến lược kinh doanh phù hợp Giám đốc cần sự hợp tác với các phòng ban để đưa ra các giải pháp, chiến lược và mục tiêu kinh doanh hiệu quả, nhằm tối ưu hóa nguồn lực và triển khai toàn diện.
Hình 3 1: Sơ đồ giải pháp cho cơ cấu nhân sự Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh
Phòng k~ thuật Đội xây lắp công trình thủy lợi Đội xây lắp hạ tầng Đội xây lắp công trình giao thông
Ban điều hành Đội xây lắp công trình dân dụng
Phân tích hoạt động các phòng ban dựa trên tổ chức bộ máy đã chỉ ra những ưu và nhược điểm trong việc tổ chức công ty Dựa trên những phân tích này, tôi đã đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức trong công ty.
Qua việc phân tích cấu trúc tổ chức của công ty, tôi đã nhận diện được những điểm mạnh và điểm yếu trong công tác tổ chức Dựa trên những phát hiện này, tôi đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức.
Quá trình học môn Quản Trị Học cho thấy rằng để đạt được mục tiêu chiến lược và kế hoạch kinh doanh hiệu quả, doanh nghiệp cần một cơ cấu tổ chức được thiết kế hợp lý Điều này không chỉ giúp công ty thực hiện các mục tiêu đã đề ra mà còn yêu cầu phải có một hệ thống nhân sự chất lượng, có khả năng đáp ứng linh hoạt với các yêu cầu công việc trong mọi thời điểm và giai đoạn thị trường khác nhau.
Trong quá trình xây dựng cơ cấu tổ chức, các nhà quản trị cần tuân thủ nguyên tắc thiết kế và phương pháp phân chia bộ phận một cách hợp lý và khoa học Điều này sẽ tạo ra môi trường làm việc thuận lợi cho nhân viên, giúp nâng cao hiệu quả trong các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh, tôi đã áp dụng kiến thức học được vào thực tiễn sản xuất kinh doanh Qua đó, tôi phân tích tình hình và cơ cấu tổ chức của công ty, đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức Tôi hy vọng những giải pháp này sẽ góp phần vào sự phát triển của công ty trong tương lai.
