Qua tìm hiểu và đánh giá thực trạng KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng, Đề tài nghiên cứu Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng nhận biết những hạn chế và đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Vicem VLXD Đà Nẵng.
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VA ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
NGUYEN THI KIEU LINH
TANG CUONG KIEM SOAT NOI BO CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAI CONG TY CO PHAN VICEM VLXD DA NANG
Chuyên ngành : Kế toán
Mã số : 60.34.30
LUAN VAN THAC SY QUAN TRI KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYEN MANH TOAN
Trang 2Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được
ai công bồ trong bắt kỳ công trình nào khác
Tác giá luận văn
Trang 3MỤC LỤC
MO DAU
1 Tính cắp thiết của đề tài 1
2 Mục tiêu nghiên cứu 2
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2
4 Phương pháp nghiên cứu 2 3 5 Đồng góp của luận văn 6 Bố cục để 3
7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3
CHUONG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIÊM SOAT NOI BQ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIÊN TRONG DOANH NGHIỆP 8
1.1 GIỚI THIÊU CHUNG VỀ KIÊM SOÁT NỘI BỘ 8
1.1.2 Chite ning ea KSNB 10
1.1.3 Mục tiêu của KSNB 10
1.1.4 Các thành phần chủ yếu của hệ thống KSNB "
1.2 KIÊM SOÁT NỘI BỘ ĐÓI VỚI CHU TRÌNH BAN HANG VA THU
TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 21
1.2.1 Nội dung cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền 21 1.22 Nội dung KSNB chu trình bán hàng và thu tiền 24
KET LUAN CHUONG 1 34
Trang 42.1.3 Đặc điểm hoạt động phân phối 37 2.2 CAC YÊU TÔ ẢNH HƯỚNG ĐÊN CƠNG TÁC KIÊM SỐT NỘI
BO CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAI CONG TY CO PHAN
VICEM VLXD BA NANG 38
2.2.1 Môi trường kiểm soát 38
2.2.2 Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty 44
2.3 THUC TRANG KIEM SOAT NOI BO CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAI CONG TY CP VICEM VLXD DA NANG 4
2.3.1 Các quy định và chính sách liên quan đến KSNB chu trình bán
hàng và thu tiền tại Công ty 48
2.3.2 Thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ
Phin Vieem VLXD Đà Nẵng sl
2.4 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIÊM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BAN HANG VA THU TIEN TAI CONG TY CO PHAN VICEM VLXD DA NANG 69 2.4.1 Những kết quả đạt được trong công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền 69 2.4.2 Những hạn chế trong công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền 72 KẾT LUẬN CHƯƠN:
CHUONG 3 MOT SO GIẢI PHÁP NHÀM TĂNG CƯỜNG KIEM SOAT NOI BO CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAL CONG
TY CO PHAN VICEM VLXD DA NANG 16
Trang 53.1 SỰ CAN THIET PHÁI TÃNG CƯỜNG KIÊM SOÁT NỘI BỘ CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TẠI CÔNG TY CO PHAN VICEM
VLXD DA NANG 76
3.2, GIAI PHAP TANG CƯỜNG KIÊM SOÁT NOI BO CHU TRINH BAN HÀNG VÀ THU TIEN CONG TY CO PHAN VICEM VLXD DA NANG 77
3.2.1.Hồn thiện mơi trường kiểm sốt 7
3.2.2 Hồn thiện cơng tác kế tốn phục vụ cho KSNB chu trình bán
hàng và thu tiền 81
3.2.3 Hoàn thiện các thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền 84
KET LUAN CHUONG 3
KẾT LUẬN
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐÈ TÀI LUẬN VĂN (BẢN SAO)
PHỤ LỤC
Trang 7DANH MUC CAC BANG Số bảng Tên bảng Trang Bang 2.1 | Cơ cấu lao động của Công ty 4 Bảng 3.1 | Đơn đặt hàng s2 Bang 3.2 | 110 so khách hàng 5 Bing 33 | Đánh giá tình hình thanh toán nợ của khách 86 hang
Bảng 3⁄4 |_ Báo cáo bán hàng hàng ngày 90 Bing 3.5 |_ Bảng theo đơi thanh tốn tiền hàng, %
Trang 8Sõhình "Tên hình Trang
Hinh 2.1 [ Cơ cẫutỗ chức bộ máy quản lý của Côngty|_ 39 Hình2.2 _ [ Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty 45 Hinh 23 | Quy trinh bin hàng đưới hình thức bán lẻ 33 Hinh 24 | Quy trinh ban hàng qua đại lý 36
uy trình kiểm soát xét duyệt bản chịu tại
Hìh2s |9 chỉ nhánh » _
uy trình kiếm soát quá trình giao hàng và
nim 26 [2 lập hóa đơn a : 6
Hoan thign quy trình kiểm soát quy trình
Hình 3.1 giao hang va lap héa don ay ay 88
Trang 9MO BAU
1 Tính cấp thiết của đề tài
"Trong một tô chức bắt kỳ, sự thông nhất và xung đột quyền lợi chung- quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành Nếu không có hệ thống KSNB, làm thể nào để người lao động
không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích
chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thể nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm
tính? KSNB là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn
gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động nhằm đạt được
sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập Ngoài ra, một hệ thống KSNB ving mạnh đang là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an toàn của nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu quả điều hành của Ban quản lý doanh nghiệp cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của
doanh nghiệp
Công ty Cổ phần Vicem VLXD Dà Nẵng với chức năng chính là kinh
doanh, cung cấp xi măng khắp các tỉnh miễn Trung - Tây Nguyên thông qua hệ thống chỉ nhánh Quá trình bán hàng và thu tiền diễn ra thường xuyên, liên
tục nên dễ xảy ra gian lận, rủi ro Các gian lận, sai sót trong chu trình bán
hàng và thu tiền sẽ ảnh hưởng thay đổi doanh thu, chỉ phí dẫn đến làm sai lệch kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy, hệ thống KSNB nói chung
và KSNB chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng cần được tổ chức và vận
hành tốt để đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghi
giúp Công ty mở:
Trang 10Tai Céng ty da thiét lap các thủ tục KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền Tuy nhiên việc kiểm soát còn nhiều bắt cập và hạn chế Xuất phát từ thực tế đó, tác giả đã chọn đề tài “Tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Vicem VLXD Đà Ning” lam dé tai nghiên cứu
cho luận văn thạc sĩ
2 Mục tiêu nghiên cứu
'Qua tìm hiểu và đánh giá thực trạng KSNB đối với chu trình bán hàng và
thu tiền tại Công ty Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng, nhận biết những hạn chế và nguyên nhân hạn chế của KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại
Cong ty
Từ đó để xuất các giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: hoạt động KSNB chu trình bán hàng và thu tiễn
tại Công ty Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng
Pham vi nghiên cứu: Hiện nay, các xí nghiệp sản xuất được phân cấp tải
chính, tự chủ trong hoạt động còn các chỉ nhánh kinh doanh xi măng phụ
thuộc vào Công ty, do Công ty trực tiếp kiểm soát về tài chính và kinh doanh
Do đó, phạm vỉ nghiên cứu của luận văn giới han trong hoạt động KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại các chỉ nhánh thuộc Công ty Cổ phần Vieem 'VLXD Đà Nẵng
-4 Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng các phương pháp cụ thể như: quan sát, thu thập tài
liệu, so sánh đối chiếu, tổng hợp, tiếp cận hồ sơ và phân tích
Kết quả nghiên cứu còn dựa trên hồ sơ tài liệu, các cuộc phỏng vấn trực tiếp kế toán trưởng, kế toán viên và các bộ phận chức năng có liên quan để
Trang 115 Đồng góp của luận văn
Loận văn gúp phần hệ thống hóa và làm rõ các lý luận về KSNB và cụ
thể là KSNB chu trình bán hang và thu tiễn trong doanh nghiệp
Thông qua việc nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại Công ty, luận văn phân tích, đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, chỉ ra những thành tựu đã đạt được và những rủi ro có thể xây ra Từ đó đưa ra biện pháp nhằm tăng cường KSNB về chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty
6 Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn bao gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty
Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng
Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tai Cong ty Co phan Vicem VLXD Da Nang
7 Téng quan tài liệu nghiên cứu
Việc xây dựng hệ thống KSNB là nhu cầu tất yếu nhằm tăng khả năng cạnh tranh và là công cụ không thể thiếu của mọi tổ chức KSNB giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế như: con
hạn chỉ
quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng và phát triển
người, tải sản, von gdp ph ¡ đa những rủi ro phát sinh trong
đi lên của doanh nghiệp
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, vấn đề KSNB tốt để đạt được mục
tiêu kinh doanh của doanh nghiệp rất cấp thiết và được chú trọng Do đó đã có
Trang 12văn, tác giả đã tham khảo, tìm hiểu các đẻ tài nghiên cứu cùng chủ đề KSNB
chủ trình bán hàng và thu tiền Cụ thể:
Dé tai của tác giả Đăng Thị Cảm Hà (2012) “Tăng cường kiểm soát nội
bộ
Nẵng ” Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kề toán, Đại học Đà À
Đặc điểm doanh thu và tiền thu bán hàng của Công ty TNHH MTV Cấp
nước Đà Nẵng là số lượng khách hàng lớn và đa dạng, từ khách hàng cá nhân
đến khách hàng doanh nghiệp, tổ chức nên việc KSNB có nhiều tồn tai cin khắc phục như: Chưa có bộ phận độc lập nào kiểm tra, kiểm soát doanh thu
foanh thu va tién thu bản hàng tại Công ty TNHH MTV
và tiền thu bán hàng; Ít coi trọng cơng tác kiểm sốt hợp đồng cung cấp và tiêu thụ nước làm ảnh hưởng đến doanh thu trong kỳ; Việc ghi chỉ số đồng hồ
nước chưa được kiểm tra dễ xảy ra sai sót, gian lận như thường xảy ra tỉnh
trạng nhân viên biên đọc ghi sai chỉ số đồng hồ nước rồi tháng sau mới phát hiện ra và điều chỉnh; Hóa đơn thu tiền nước không có dấu và chữ ký người kiểm tra; Việc kiểm soát tiền thu từ đội ngũ nhân viên thu ngân trực tiếp đi thu tại nhà khách hàng chưa chặt chẽ dẫn đến bị lợi dụng chiếm dụng vốn; Tổ chức kế toán tại các chỉ nhánh cấp nước vi phạm nguyên tắc bắt kiêm nhiệm
Tác giả đã đưa ra một số biện pháp nhằm tăng cường KSNB về doanh thu và tiền thu bán hàng như: Chứng từ hóa đơn tiền nước phải có đủ chữ ký
của các bên liên quan nhân viên thu ngân, người kiểm soát ; Hóa đơn
nude cin đánh số liên tục trùng với sé thứ tự gh chỉ số đồng hồ nước trong số
theo dõi chỉ số đồng hồ nước để kiểm tra, kiểm soát dễ dàng hơn; Nhân viên thu ngân phải ký vào hóa đơn tiền nước trước khi giao khách hàng, cần có chế độ khen thưởng, kỷ luật rõ rằng đối với nhân viên thu ngân, nên có sự luân chuyển nhân viên trong tổ phát hành hóa đơn, công nợ để tránh tình trạng câu
kết chiếm dụng tiền quỹ dử dụng dài ngày; Tăng cường công tác quyết tốn
Trang 13§
Đê tài của tác giả Lê Thị Thanh Huyễn (2012) “Hoàn thiện kiểm soát
nội bộ chủ trình bắn hàng thu tiễn tại Công ty CP Gach men Coseveo” ~
Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kể toán, Đại học Đà Nẵng
Công ty CP Gạch men Cosevco sản xuất và kinh doanh sản phẩm chính
là gạch lát, gạch ốp Luận văn đã trình bảy khá rõ thực trạng KSNB chu trình
bán hàng và th tiền tại Công ty Trên cơ sở thực tế tại Công ty, tác giả đã nêu
ưu nhược điểm của công tác KSNB hoạt động bán hàng và thu tiền
“Từ đó tác giả đã đưa ra một số giải pháp hoàn thiện KSNB chu trình bán
hàng và thu tiền tại Công ty: Việc lập kế hoạch tiêu thụ phải có sự tham gia của bộ phận chuyên môn nghiên cứu thị trường; Mở rộng đối tượng áp dụng chính sách tín dụng, chiết khấu không chỉ cho đại lý, khách hàng quen ma cin nhắm tới khách hàng mới; Công ty nên có mẫu đơn đặt hàng chuẩn để khách hàng có thể đặt hàng chính xác; Kiểm tra đột xuất quỹ tiền mặt bởi người thir
ba độc lập với kế toán và thủ quỹ; Việc lập và duyệt hợp đồng nên tách rời
nhau; Quy định chế độ báo cáo định kỳ hằng ngày, hằng tuần về hoạt động 'bán hàng thu tiên của chỉ nhánh về Công ty, trên cơ sở đó kế tốn Cơng ty kiểm tra doanh thu bán với lượng tiền chuyển vẻ tài khoản Công ty có phủ hợp không; Cần quy định xứ phạt trường hợp chiếm dụng tạm thời của Cong ty Dé tai ctia tac gid Nguyén Thj Bich Ngoc (2012) “
ing cường kiểm soát nội bộ chư trình bán hàng và thu tiển tại Công ty Cổ Phân Thép Đà Nẵng "~
Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng
Luận văn đã nghiên cứu về thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu
tiền với đặc điểm đặc thù của ngành sản xuất và kinh doanh phôi thép, thép
xây dựng và thép phế liệu Do hình thức bán hàng tại Công ty chủ yếu là bán
hàng trả chậm nên các thủ tục KSNB chú trọng kiểm soát ba nội dung: hoạt
Trang 14bán hàng và thu tại Công ty Qua nghiên cứu thực trạng tại Công ty, tác giả đã tìm ra những mặt đạt được và hạn chế trong công tác KSNB
Một số biện pháp giúp hoàn thiện thủ tục KSNB được đưa ra như: Quy định rõ rằng việc tiếp nhận, xử lý và trả lời khách hàng chỉ do một bộ phận
chịu trách nhiệm, đồng thời nên xây dựng một mẫu đơn đặt hàng thống nhất của Công ty; Xây dựng một bộ phận độc lập kiểm tra tình hình tài chính
khách hàng giúp công tác xét duyệt hiệu quả hơn; Định kỳ bộ phận theo dõi nợ phải thù lập bảng phân tích tình hình nợ phải thu theo tui nợ, tỷ trọng ng
để có biện pháp thu nợ đối với từng khách hàng
Để tài của tác giả Nguyễn Thị Bích Trâm (2013) “Tăng cường kiểm soát
nối bộ ch trình ban hang va thu tién tại Công ty CP Petec Binh Định "~ Luận
văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng
Với đặc điểm của công ty là cơng tác kế tốn được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ đối với ngành hàng xăng dầu và xi măng đã làm phát sinh nhiễu rủi ro trong việc bán hàng và thu tiền Tác giả đã phát hiện được hạn chế về môi trường kiểm
ih hình thức, các kế hoạch
soát như hoạt động của ban kiểm soát mang nặng
xây dựng chưa chính xác ; hạn chế về thủ tục kiểm soát như: phần lớn đi uw
mảng kế toán, việc tiếp nhận đơn đặt hàng chưa thống nhất, kiểm soát ghi
nhận doanh thu chưa thường xuyên, kịp thời Từ đó đưa ra các giải pháp
nhằm phát huy hiệu quả của hệ thống KSNB của công ty
Các luận văn trên đều đã nghiên cứu chuyên sâu về KSNB chu trình bán hàng va thu tiền của từng doanh nghiệp với những đặc thù riêng của từng, ngành Các tác giả đã tìm hiểu các đặc điểm của Công ty và nhận diện được
các thiếu sót cần điều chỉnh, khắc phục Từ đó đưa ra các biện pháp giúp tăng
Trang 157
tác giả trước đó, tắc giả đã tập hợp và hệ thống hóa những nội dung cơ bản về
KSNB chu trình bán hàng và thu tiền Kết hợp với việc tìm hiểu thực trạng
KSNB tai Công ty CP Vicem VLXD Đà Nẵng, luận văn đưa ra các giải pháp
góp phần tăng cường công tác kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro, gian lận sai
Trang 16CHUONG 1
CO SO LY LUAN VE KIEM SOÁT NOI BQ CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TRONG DOANH NGHIEP
1.1 GIGI THIEU CHUNG VE KIEM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm về KSNB
Sự quan tâm của các cơ quan quản lý nhà nước, các nhà đầu tư, ngân hàng, các giám đốc điều hành, các kế toán và kiểm toán viên đến vấn đề KSNB của doanh nghiệp rất lớn Thực tế trên đã tạo ra rất nhiều định nghĩa,
quan điểm khác nhau về KSNB cũng như cách thức đánh gia thé nào là một
hệ thống KSNB hữu hiệu giữa các cơ quan quản lý nhà nước, các hội nghề
nghiệp, giới doanh nhân và học giả
* Theo COSO (Committee of Sponsoring Organizations) - Uy ban thuộc
Hội đẳng quốc gia Hoa kỳ về chẳng gian lận khi lập báo cáo tài chính “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo
hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau: ~ Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; ~ Sự tin cây của báo cáo tài chính; ~ Sự tuân thủ pháp luật và các qui định.”
KSNB là một quá trình Các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra qua quá
trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát KSNB có mặt trong tắt cả các hoạt động, các bộ phận, gắn chặt với quá trình hoạt động của tổ chức
KSNB dược thi và vận hành bởi Hội đồng quản trị, Ban giám đốc,
Trang 17°
Chi phí cho quá trình kiểm sốt khơng thể vượt q lợi ích mà nó mang
mm tầng của KSNB nên KSNB
chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho việc đạt được mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối [8, tr.2]
Báo cáo COSO ra đời nhằm đưa ra một định nghĩa, một cách hiểu chung
được chấp nhận rộng rãi về KSNB và cũng nhằm hỗ trợ các nhà quản lý lại từ quá ih kiểm soát đó Vì các hạn chế
doanh nghiệp thực hiện kiểm soát tốt hơn doanh nghiệp của mình
* Theo IAFC (International Federation of Accountant) - Liên đồn kế
tốn qbe tễ:
Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập
nhằm thực hiện các mục tiêu sau: bảo vệ tải sản của đơn vị; đảm bảo độ tin cây của các thông tin; đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý va dim bao "hiệu quả hoạt đông [9, tr.85]
* Theo AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) - “Hiệp hội Ké tốn viên cơng chứng Hoa Kỳ:
KSNB bao gồm kế hoạch của tổ chức và tắt cả các phương pháp phối
hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tải sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cây của dữ liệu kế toán, tăng thính
cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hign sách quản lý lâu dai
* Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 400:
Trang 18KSNB chủ yến do nhà quản lý đơn vị xây dựng nhằm tự kiểm tra, soát xét các hoạt động của đơn vị Hệ thống KSNB của đơn vị cần thực hiện các
chức năng sau [9, tr 57]
~ Điều khiển và quản lý hoạt động kinh doanh một cách có hiệu quả ~ Mang lại sự đảm bảo chắc chắn là các quyết định, chế độ quản lý được
thực hiện đúng thể thức và có sự giám sát hiệu quả việc thực hiện các chế độ và quyết định đó
~ Phát hiện kịp thời các rắc rối trong hoạt động, kinh doanh để hoạch
định và thực hiện các biện pháp đối phó, phòng ngừa hoặc hạn chế thiệt hại ~ Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong việc sử dụng các
nguồn lực
~ Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ
va hoat dong
~ Lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ, tuân theo các yêu cầu và chế
định của pháp luật có liên quan
~ Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích 1.1.3 Mục tiêu của KSNB
KSNB là hoạt động thường xảy ra trong đơn vị, được thiết lập nhằm kiểm tra, soát xét các hoạt động của đơn vị nhằm đạt được mục tiêu chung đã
đặt ra của đơn vị
+ Bảo đảm độ tỉn cậy của các thông tin
Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý Vì vậy
Trang 19.# Bảo đảm việc tuân thủ pháp luật và quy định
Hệ thống KSNB được tỉ quyết định và chế độ pháp lý
kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các
quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức Cụ thể hệ thống KSNB c¿
~ Duy tri va kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp
~ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận
~ Đảm bảo việc ghi chép kế toán và đẩy đủ, chính xác và việc lập báo cáo
tài chính trung thực, khách quan
+ Bao dim sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động
Các quá trình kiểm soát trong một don vi được thiết kế nhằm ngăn ngừa
sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực [9, tr.86]
Nhu vay, có những mục tiêu xuất phát từ hoạt động kinh doanh của đơn vị và có những mục tiêu xuất phát từ bên ngoài Những mục tiêu bắt buộc từ bên ngoài được thiết lập theo yêu cầu của pháp luật và các quy định, thường
là mục tiêu tuân thủ hay bảo đảm thông tỉn tài chính đáng tin cậy Ngược lai,
mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động dựa nhiều vào sự ưu tiên, sự
xét đoán và phong cách điều hành của nhà quản lý Nhiệm vụ của nhà quản lý đơn vị là phải xây dựng được hệ thống KSNB hữu hiệu và kết hợp hài hòa các
mục tiêu nói trên
1.1.4 Các thành phần chủ yếu của hệ thống KSNB
“Tủy vào loại hình hoạt động, qui mô và mục tiêu của từng doanh nghiệp
mà hệ thống KSNB được thiết kế và xây dựng khác nhau cho từng trường hợp cụ thể, Hệ thống KSNB gi
Trang 20Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, chỉ phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB Các nhân tổ thuộc môi trường kiểm soát chủ yếu liên quan đến quan điểm, nhận thức, thái độ, hành động của người quản lý trong
đơn vi Các nhân tổ thuộc về môi trường kiểm soát bao gồm [4], [7], [8], [9] # Tính chính trực và giá trị đạo đức
Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của nhà quản lý, giám sát Các nhà quản
lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực đạo đức trong đơn vị, cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và phổ bit
định, chính sách đến mọi thành viên bằng cách thức thích hợp Ngoài ra để
nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức, don vi phải loại
các quy trừ hoặc giảm thiểu sức ép hay các điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có
hành vi thiểu trung thực
s# Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý;
phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có
thể ảnh hưởng lớn đến mơi trường kiểm sốt và tác động đến việc thực hiện
các mục tiêu của đơn vị Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo
cáo tài chính và rat el
Do đó cá e nhân viên có động cơ dùng nhiều biện pháp để đạt được hoặc thậm trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch chí vượt kế hoạch, thu được nhiều lợi nhuận nhất nhằm đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý mà không quan tâm nhiều đến các rủi ro Một số nhà quản lý khác lại rất bảo thủ và thận trọng với rủi ro Điều này khiến cho các nhân viên
Trang 21B
khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của
đơn vị
*# Cơ cấu tổ chức Cơ cá
tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần
tạo ra mơi trường kiểm sốt tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống
xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai
các quyết định đó cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ doanh nghiệp Khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định rõ, đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống, mi quan hệ phối hợp và sự phân chia quyền lực, trách nhiệm rõ rằng
Nhu vay, dé thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các
nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
~ Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo
giữa các bộ phận
~ Thực hiện được sự phân chia, tách bạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ,
ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản
~ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng
+ Chinh sách nhân sự và quá trình thực hiện
Khía cạnh quan trọng nhất của KSNB là nhân sự Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị
đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật
các nhân viên Chính sách nhân sự ảnh hưởng trực tiếp đến hành vi của nhân
viên và môi trường kiểm sốt thơng qua u cầu đối với tính chính trực, hành
Trang 22nhân viên có năng lực và trung thực, nhiều nội dung kiểm sốt có thể khơng
cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu dé ra của KSNB Bên cạnh đồ ngay cả khi doanh nghiệp có thiết kế và vận hành nhiều chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với những nhân viên thiếu trung thực và kém năng lực thì hệ thống KSNB không thể phát huy hiệu quả Vì thể, việc đào
tạo, bố trí nhân viên phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp
s# Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán
Nhiều nước trên thế giới, yêu cầu các công ty cỗ phần có niêm yết trên Thị trường chứng khoán cần thành lập Ủy ban kiểm toán Ủy ban này không
tham gia vào việc điều hành don vị mã có vai trò trong việc thực hiện các mục tiêu, giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tải chính, đảm bảo sự độc lập của Kiểm toán nội bộ với các bộ phân quản lý trong doanh
nghiệp Ở Việt nam, Luật doanh nghiệp 2005 quy định một số loại hình công ty phải có Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông và đóng vai trò như Ủy ban kiểm toán
s# Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, nó cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên
trong các hoạt động của đơn vị, giúp họ hiểu rằng họ có những nhiệm vụ gì và
hành vi của họ sẽ ảnh hưởng đến tổ chức như thế nào Do đó, đơn vị cẳn thể
chế hóa bằng văn bản về những quyển hạn và trách nhiệm của từng bộ phận và từng nhân viên trong đơn vị,
s+ Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch bao gồm các kế hoạch sản xuất, kinh doanh; kế hoạch
tiêu thụ; kế hoạch thu chỉ tiền; kế hoạch khai thác, đầu tư, kế hoạch tải
›hắn đấu, cố gắng, là
Trang 231s
căn cứ để so sánh, đánh giá và đưa ra các quyết định, là một biện pháp kiểm
soát giúp cho đơn vị hoạt động đúng hướng và có hiệu quả Vì vậy, nha quan
lý cần thường xuyên quan tâm, xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi
những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch nhằm phát hiện những vấn đề bất
thường và xử lý, điều chinh kế hoạch kịp thời
% Đánh giá rủi ro
Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có phát sinh những rủi ro và khó
có thể kiểm soát tất cả Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không đạt được và cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tôn thất do các rủi ro
này gây ra [12]
~ Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh
giá rủi ro Rủi ro ở đây được xác định là rủi ro tác động khiến cho mục tiêu đó có khả năng không thực hiện được
~_ Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị (sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự cải tiền san phẩm, chính sách nhà nước ) hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể
(hoạt động bán hàng, mua hàng, kế toán ) rồi liên quan đến mức độ rộng hơn Nhà quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương tiện
cdự báo, phân tích dữ liệu, rà soát hoạt động thường xuyên Với các doanh
nghiệp nhỏ, nhà quản lý có thê tiếp xúc với khách hàng, ngân hang, các budi họp nội bộ
~_ Phân tích và đánh giá rủi ro: đây là công việc khá phức tạp vì rũi ro
rất khó định lượng và có nhiều phương pháp khác nhau Một quy trình bao
sồm: ước lượng tầm cỡ của rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét
Trang 24Hoạt động kiếm soát là tập hợp những chính sách va những thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Có nhiều loại hoạt
động kiểm soát khác nhau mà một tổ chức có thể thi và áp dụng Các hoạt động kiểm soát phố biển trong đơn vị bao gồm [9, tr 86 -§9];
.# Phân chia trách nhiệm hợp lý
Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải
quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc Việc phận chia trách nhiệm này tuân theo nguyên tắc bắt kiêm nhiệm nhằm cách ly về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan để ngăn ngừa các sai phạm
và hành vi lạm dụng quyền hạn Việc phân chia trách nhiệm dòi hồi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây:
~ Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Lý do không cho
phép nhân viên bảo quản tài sản được làm nhiệm vụ lưu giữ các số sách kế toán về tải sản đó là để ngăn chấn hành vĩ tham ô tài sản
~ Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: Người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm bảo quản tài sản
vì tạo khả năng thâm lạm tai san
~Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng kế tốn: Khơng để người có thẩm quyền xét duyệt, đồng ý cho phép thực hiện nghiệp vụ kiêm luôn việc ghỉ số kế toán
s# Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát
nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cằn đảm bảo rằng phải kiểm soát chặt chẽ: hệ thống chứng từ, số sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng
Trang 25„
Kiểm soát hệ thống chứng từ, số sách cần phải chú ý những vấn đề sau:
~ Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần tl ~ Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra hoặc càng sớm cảng tốt ~ Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau
~ Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời nghĩa là chứng
từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ và phải được xử lý nhanh chóng
~ Nếu ghi chép thủ công, số sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang liên tục, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm
soát
~ Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế tốn khoa học, an tồn, đúng quy định và đễ dàng truy cập khi cần thiết
"Phê chuẩn đúng đẳn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động:
Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép Sự phê
chuẩn có thể được chia làm hai loại là
~ Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng cho toàn đơn vị Ví dụ như Ban giám đốc ban hành giá bán
sản phẩm, dịch vụ, chính sách bán chịu, mức chiết khấu thanh toán cho các
nhân viên trong đơn vị tuân theo
~ Phê chuẩn cụ thể: Là các trường hợp mà người quản lý phải xét duyệt từng trường hợp cụ thể riêng biệt chứ không đưa ra chính sách chung Phê chuẩn cụ thể được áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên hoặc
Trang 26Hoạt động kiểm soát này được thực hiện cho các loại số sách và tải sản
Các hoạt động kiểm soát này là việc giới hạn trong việc tiếp cận vật lý đối với tài sản của công ty Ví dụ như kiểm soát hàng tồn kho bằng cách để trong kho
có khóa, tường rào, bảo vệ và chỉ người được ủy quyền mới được phép tiếp
cận Việc so sánh, đối chiều giữa số sách kế toán và tài sản hiện có thực tế bắt
buộc phải được thực hiện định kỳ để có thể phát hiện được bắt kỳ chênh lệch
nào nếu có Khi đó cần phải điều tra, tìm hiểu nguyên nhân và phát hiện các yếu kém về thủ tục bảo vệ tài sản và số sách có liên quan
s® Kiểm tra độc lập việc thực hiện
hành bởi các cá nhân (bộ phận) khác với cá
Là việc kiểm tra được tí
nhân (bộ phân) đang thực hiện nghiệp vụ Nhu cầu phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống KSNB thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra, soát xét lại Ví dụ nhân viên có
thể vô ý hoặc cổ tình không tuân thủ các thủ tục, bất cẩn trong công việc, bỏ sót hoặc tính toán nhằm, vì vậy cần có người quan sát dé đánh giá công việc của họ Hơn nữa ngay cả khi chất lượng kiểm soát tốt vẫn có khả năng xảy ra hành vi tham ô hay cố tình vi phạm, vì thế hoạt động này rất cần thiết Yêu
cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập
với đối tượng được kiểm tra
.# Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện
Là việc so sánh giữa các kết quả thực hiện với số liệu kế hoạch, dự toán hay giữa các thông tin tai chính và phi tài chính, đồng thời còn xem xét trong, mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện Soát xét lại việc thực
hiện nhằm phát hiện các biến động bắt thường giúp nhà quản lý có thê thay
Trang 27d Théng tin va truyén thing
“Thông tin và truyền thông nghĩa là các thông tin về kế hoạch, môi trường
kiểm soát, rủi ro, các hoạt động kiểm soát và việc thực hiện chúng đều phải
được báo cáo lên trên, xuống dưới và ngang cấp trong một doanh nghiệp
Thông tin và truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau Đó là hệ
thống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo trong nội bộ và
bên ngoài
Hệ thống kế toán
Trong hệ thống thông tin của doanh nghiệp, hệ thống kế toán là một phân hệ quan trọng Hệ thống kế toán dùng để thu nhận, tinh toán, phân loại, ghi chép vào số cái, tổng hợp và lập báo cáo các nghiệp vụ phát sinh Hệ thống kế toán ở một đơn vị bao gồm [9, tr 60]:
~ Hệ thống chứng từ ban đầu và cách luân chuyển, sử dụng hệ thống chứng từ ban đầu
~ Hệ thống số kể toán ~ Hệ thống tài khoản kế toán
~ Hệ thống báo cáo kế toán (gồm cả báo cáo tài chính và báo cáo kế toán
quản trị)
Trang 28~ Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xây ra đề ghi chép đúng ky
~ Trình bày đúng đắn và công bồ đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo
tài chính
Để đạt được mục tiêu trên, hệ thống kể toán phải thực hiện và kiểm soát
tốt các nội dung sau [9, tr.91]:
~ Kiểm tra tải liệu, chứng từ kế toán: Với đặc trưng là ghi nhận từng
nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra, chứng từ cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mi về
từng hành vi kinh tế thông qua thủ tục lập chứng từ như kiểm tra tính rò rằng,
trung thực của các yếu tố ghi trên chứng từ; kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ
của các nghiệp vụ phát sinh thể hiện trên chứng từ; kiém tra tính chính xác của số liệu ghỉ trên chứng từ Ngoài ra, chứng từ còn giúp ngăn chăn kịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản của ơn vị Ví dụ như thủ tục lập và xét duyệt phiếu chỉ sẽ giúp ngăn chăn những nghiệp vụ chỉ n mặt không
đúng với qui định Chứng từ còn là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa các đối tượng, kể cả bên trong và ngoài đơn vị Như vậy, chứng từ có
chức năng tiễn kiểm, đóng vai trò quan trọng trong hệ thống KSNB của đơn vị
~ _ Hệ thống số sách kể toán, báo cáo tài chính: Một hệ thống số sách chỉ tiết và khoa học đối với những đối tượng như vật tư, hàng hóa, công nợ, chỉ
phi, thu nhập sẽ góp phần đáng kể trong bảo vệ tài sản nhờ chức năng kiểm
tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ Sơ đồ hạch tốn mơ tả về phương pháp xử lý các nghiệp vụ tại đơn vị giúp cho nhân viên hiểu được cqui trình xử lý để thực hiện, tránh sai sót SỐ tay hướng dẫn về các chính sách
và thủ tục kế toán thường bao gồm bảng liệt kê và phân loại tài khoản sử
Trang 2921
lý các nghiệp vụ đúng đắn và thống nhất trong toàn đơn vị Báo cáo tài chính cung cấp cho nhà quản lý những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định
e Giám sắt
Giám sát là bộ phận cuối cùng của hệ thống KSNB, là quá trình đánh giá chất lượng của KSNB theo thời gian Mục đích của vi
giám sắt là xem xét
hệ thống KSNB có được thiết kế đầy đủ và thực hiện hợp lý, hiệu quả không
Những khiếm khuyết của KSNB cần được phát hiện kịp thời để có biện pháp khắc phục cảng sớm cảng tốt Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và
giám sát định kỳ
Việc giám sát thường xuyên được thực hiện đồng thời trong các hoạt động hàng ngày của dơn vị, bao gồm các hoạt động giám sắt, quản lý thường nhật và các hoạt động khác mà nhân viên tiền hành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hàng ngày Giám sát định kỳ phụ thuộc chủ yếu vào việc đánh giá rủi ro và sự hữu hiệu của các hoạt động giám sát thường xuyên [11]
1.2 KIEM SOÁT NỌI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TRONG DOANH NGHIEP
1.2.1 Nội dụng cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền « Đặc điễm cơ bản của chư trình bán hàng và thu tiền Chu trình bán hàng và thu tid
hóa, sản phẩm hay dịch vụ qua quá trình trao đổi hàng - tiền giữa doanh là quá trình chuyển quyền sở hữu hàng
nghiệp và khách hàng Với ý nghĩa như vậy, quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng ) và kết thúc bằng sự chuyển đổi
mặt hay các khoản phải thu Chu trình bán hàng và thu tiền là một chu trình á trị sản phẩm, hằng hóa thành các khoản thu tiền
Trang 30Trong thực tế, chu trình bán hàng và thu tiền có những đặc điểm cần ‘quan tm sau
~ Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tải sản nhạy cảm
như nợ phải thu, hàng hóa, nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếm
dụng,
~ Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong
tài sản của đơn vị, bởi lẽ sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường là một nhân tố
thúc đẩy nhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu và điều này làm tăng rủi ro có
sai phạm [8, tr.133]
5 Chức năng cơ bản cña chu trình bán hàng và thu tiền
'Với hình thức và biểu hiện trên, có thể cụ thể hóa chu kỳ bán hàng thành
các chức năng với các bước công việc tương ứng như: xem xét nhu cầu và
quyết định tiêu thụ, xem xét khả năng của khách hàng và quyết định bán chịu,
ghỉ
số khoản phải thu và thu tiền Mỗi bước công việc nói trên lại bao gồm nhiều
‘van chuyén và bốc xếp hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng, ghi số hàng bá nghiệp vụ với những minh chứng bằng các chứng từ tương ứng Với mỗi loại
hình doanh nghiệp, cơ cấu các chức năng và chứng từ về bán hàng - thu tiền có những điểm khác nhau và cần phải được tìm hiểu cụ thể Song chung nhất,
chu trình bán hàng và thu tiễn đều bao gồm các chức năng chính sau đây (9, tr187]
~ Xử lý đơn đặt hàng của người mua: Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư hay điện thoại, fax và
hợp đồng về mua bán hàng hóa, dịch vụ Về mặt pháp lý, đơn đặt hàng là việc
bảy tỏ sự sẵn sàng mua hàng hóa theo những điều kiện xác định Do đó có thể
xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ chu kỳ bán hàng Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiéu ban hang
Trang 31B
~ Kiểm tra dự trữ hàng tồn kho: Nhiều đơn vị có hệ thống máy tính có thể cung cấp thông tin cho khách hàng về số lượng hàng tồn kho hiện tại
~ Xét duyệt bán chịu: Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một
khái niệm tiêu thụ nên ngay từ thỏa thuận ban đầu, sau khi quyết định bán cằn thu thập và phân tích thông tin liên quan đến khách hàng như: tình hình tài
chính, khả năng thanh toán và uy tín để có thể đưa ra quyết định bán chịu một phần hay tồn bộ lơ hàng Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên
hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ mua bán trong hợp đồng hoặc được tiến hành trên các lệnh bán hàng trước khi vận chuyển hàng hóa do một người am hiểu về tài chính và khách hàng xét duyệt
Việc xét duyệt có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo
hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ giảm giá khác nhau
theo thời hạn thanh toán
~ Chuyển giao hàng: Là chức năng kể tiếp chức năng duyệt bán Căn cit
lệnh bán hang đã được phê chuẩn, thủ kho tiến hành xuất kho giao hàng hóa
trực tiếp cho khách hàng (nếu địa điểm nhận hàng qui định tại bên bán) hoặc giao cho bên vận chuyển để vận chuyển hảng hóa đến địa điểm người mua (nếu địa điểm nhận hàng là kho bên mua) Lúc đó chứng từ vận chuyển, hóa đơn thường được lập Sau khi giao hàng xong, bên mua và bên bán sẽ tiến
hành lập biên bản giao nhận hàng hóa, trên đó ghỉ cụ thể số lượng, loại hàng giao va nhận làm cơ sở cho việc thanh toán sau này
~ Xuất hóa đơn bán hàng: Hóa đơn bán hàng là chứng từ ghỉ rỡ mẫu mã, số lượng, giá cả hàng hóa gồm cả giá gốc, chỉ phí vận chuyển, bảo hiểm và
các yếu tố khác Hóa đơn được lập thành 03 liên: liên 01 được lưu tại cuốn,
liên 02 được gửi cho khách hàng, liên 03 thường được lưu tại phòng kế toán
để theo đõi ghi số và thu
rõ số tiền mà khách hàng phải thanh toán, vừa là căn cứ ghi số và theo dõi các
Trang 32
khoản phải thu Do vậy hóa đơn cần phải được lập chính xác Hóa đơn bán hàng có thể là hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng thông thường tùy thuộc
doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ khoản thu tiền: Sau khi thực hiện
~ Xử lý và ghỉ số chức năng về
bán hàng cùng với việc ghi số kế toán nghiệp vụ bán hàng, cần thực hiện tiếp chức năng thu tiền và theo dõi khoản phải thu Cần đặc biệt chú ý khả năng bỏ
sót hoặc bị chiếm dụng các khoản thu nhất là thu tiễn mặt trực tiếp Cần phải
có biện pháp quản lý chặt chẽ nghiệp vụ thu tiền
~ Lập dự phòng phải thu khó đồi: Dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự
phòng phần giá tri tổn thất của các khoản nợ phải thu có thể không đòi được
.do khách hàng không có khả năng trả nợ bằng cách ghỉ tăng chỉ phí vào năm hoạt động nhằm có được nguồn tài chính để thanh toán khi các khoản nợ đó
không thể thu hồi được
~ Xóa số các khoản nợ không thu hồ được: Để có thể xóa số nợ khó dồi
doanh nghiệp cần phải có bằng chứng chắc chắn về việc khách hàng không thể trả nợ như: xác nhận của cơ quan có thẳm quyền vẻ tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mắt tích, bỏ trốn, đang bị các cơ
cquan pháp luật truy tổ, giam giữ, xét xử hoặc đang thì hành án hoặc đã chết
Bộ phận kinh doanh hoặc phòng kế toán sẽ trình Ban giám đốc xem xét trách nhiệm nhân viên liên quan và cho phép xóa số các khoản nợ không thu hôi
được theo qui định
1.2.2 Nội dung KSNB chu trình bán hàng và thu tiền
4a Hệ thống chứng từ và sổ sách liên quan đến chu trình bán hàng và
thu tiền
s# Hệ thống chứng từ
Trang 3325
~ Lénh bán hang: La loại chứng từ ghỉ mẫu mã, chủng loại, số lượng và các thông tin liên quan đến hàng hóa mả khách hàng đặt mua
~ Hợp đồng kinh tế: Là văn bản thỏa thuận chung những điều kiện về
mua hàng và thanh toán giữa người mưa và người bán
~ Chứng từ vận chuyển: Là loại chứng từ được lập khi giao hàng, ghỉ rõ
mẫu mã, chủng loại, số lượng hàng hóa được giao Chứng từ vận chuyển có
thể là vận đơn, hóa đơn vận chuyển hoặc là biên bản giao nhận giữa người bán và người vận chuyển dé chứng mình việc nhận và chuyên chở hàng hóa
~ Hóa đơn bán hàng: Là chứng từ ghi rõ mẫu mã, quy cách, số lượng, nguồn gốc xuất xứ, giá cả của hàng hóa, là chứng từ pháp lý ghi rõ số tiền mà
khách hàng phải trả, là căn cứ ghi số doanh thu và theo dõi thu tiền
~ Phiểu thu: Là chứng từ thể hiện
mặt, là căn cứ để ghi giảm khoản phải thu của khách hàng tương ứng in đã thu của khách hàng bằng ~ Giấy báo có của Ngân hàng: Là chứng từ thẻ hiện số tiền khách hàng đã thanh toán bằng chuyển khoản qua tải khoản của doanh nghiệp mở tại ngân
hàng, là căn cứ để ghỉ giảm khoản phải thu của khách hàng tương img [5, tr249| + HG thing sé sách kế toán 6 nhật ký bán hàng: dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng phát sinh Số nhật ký thường ghi rõ doanh thu bán hàng của nhiều mặt hàng khác nhau
sổ nhật ký tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: dùng để ghi chép toàn bộ số
tiền thu được kể cá bán hàng thu tiền ngay hoặc khách hang trả nợ cho lần
mua hàng trước
~ Số chỉ tiết tiền mặt, số chỉ tiết tiền gửi ngân hàng
Trang 34b Các rủi ro thường xuất hiện trong chu trình bán hàng và thu tiền "Với những đặc điểm đã được trình bày, khả năng xảy ra sai phạm trong
chu trình bán hàng và thu ti diễn ra khá phổ biến với những mức độ khác
nhau như sau [8, t.135]} khách hàng
Giải đoạn Sai phạm có thể xây ra
Xứ lý đơn|- Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê đặt hàng của | duyệt
kháchhàng ( Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng
~ Ghi sai trén hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một số điều khoản bán hàng, hoặc nhằm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này với khách hàng khác Sai phạm này sẽ ảnh hưởng đến các bước tiếp theo trong chu trình bán hàng và thu tiền, gây ấn tượng không tốt cho khách hàng và tác động xấu đến hình ảnh của đơn vị
Xét duyệt _ |- Bán chịu cho những khách hàng không dù tiêu chuẩn theo
bán chịu chính sách bán chịu dẫn đến mắt hàng, không thu được tiền ~ Nhân viên bán hàng có thẻ cấp quá nhiều hạn mức bán chịu
để đây mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải sánh chịu rủi ro tín dụng quá mức
Giao hàng _ |- Giao hàng khi chưa được xét duyệt
~ Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc không
đúng khách hàng
~ Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hảng ma
không xác định được người chịu trách nhiệm
~ Phát sinh thêm chỉ phí ngoài dự kiến trong quá trình giao
hàng
Lập hóa đơn | Bán hàng nhưng không lập hóa đơn
~ Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách
hàng
~ Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn
Ghỉ chép |- Ghi nhận si tên khách hàng, thời hạn thanh toán
doanh thu và | ~ Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng
a mà "Ơ Ì_ Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghỉ sót hóa đơn
~ Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hỗi nợ chậm
Trang 35mm
trễ, không đòi được nợ
~_ Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt
~_Xóa số nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt ~_ Nợ phải thụ bị thất thốt do khơng theo dõi chặt chẽ
~ Không lập dự phòng hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng ~ Không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối kỷ ~ Không khai báo về các khoản nợ phải thu khách hàng bị thế e_ Mục tiêu KSNB déi
Để đạt được mục tiêu chung, nhà quản lý cần phải đạt được mục tiêu cụ 'chu trình bán hàng và thu tiền
thể trong chu trình bán hàng - thu tiền, kẻm theo đó là các thủ tục kiểm soát
để thực hiện mục tiêu [4], [I0]
~ Đối với nghiệp vụ bán hàng
Mục tiêu KSNB Các thủ tục kiểm soát
T Doanh thu ban hàng được |~ Căn cứ vào chứng từ vận chuyên và đơn đặt ghỉ số có căn cứ hợp lý và | hàng đã được phê duyệt
thực tế phát sinh (sự phát sinh) |- Các hợp đồng mua bán được kiểm tra, theo đối chặt chế
2 Cñc nghiệp vụ tiêu thụ đều _ |~ Đơn đặt hàng, chứng từ vận chuyên được được ghỉ nhân day du, kịp thời, | đánh số liên tục và theo dõi bởi một nhân viên
không bỏ sót (sự đầy đủ) kế toán nhằm ngăn ngừa các nghiệp vụ bị gạch bỏ ra ngoài số sách
3 Doanh thu bán hàng được |- Kiếm soát độc lập quá trình lập hóa đơn, ghi
phan ánh đúng số tiền và ghi _ | số doanh thu bán hàng theo giá từng loại hàng số chính xác (sự đánh giá) tại thời điểm bán —_
~ Tuân thủ nguyên tắc phù hợp khi ghi nhận doanh thu và hướng dẫn cho từng trường hợp
~_ Kiểm tra đối chiếu nội bộ với việc lập chứng
từ và ghỉ số kế toán theo thời gian
4 Doanh thu bán hàng được _ [- Phân định trách nhiệm và kiêm tra chéo ghi nhận chính xác, ghi chép, | công việc ghi số bán hàng và ghi số chỉ tiết tính toán đúng đắn, tuân thủ |khoảnphảithu —
pháp luật và quy định lập - Kiểm tra lại số tiễn và phép tính trước khi
Trang 36chứng từ (sự ghi chép chính xác) phi so ~ Có bộ phận độc lập kiểm tra lại việc tính toán 5 Các khoản bán hàng được ghỉ số đúng thời gian (tính đúng kỳ)
= Qui dinh việc tính tiên và ghỉ số đoanh thu hằng ngày, đặc biệt là trước và sau ngày khóa số ké toa
sm tra đối chiếu ngày trên chứng từ vận chuyên với ngày trên hóa đơn bán hàng, nhật ký bán hàng và số quỹ
6 Các nghiệp vụ bản hàng kế cả bán chịu, vận chuyển được xét duyệt, cho phép đúng din (Sự phê chuẩn )
~ Xem xét bảng kê, số chỉ tiết bán hàng đối chiếu với chứng từ vận chuyển, hóa đơn ~ Cho phép bán chịu trên hóa đơn, chứng tir
đã duyệt và đối chiếu quyền hạn của người duyệt
- Xem xét khả năng thanh toán của khách
hàng nhằm đảm bảo khả năng thu nợ
7 Doanh thu bán hàng được
trình bày đúng đắn và khai báo
đầy đủ (sự trình bay và khai báo)
~ Kiểm tra đối chiếu giữa hóa đơn chứng từ với số sách kế toán trình bay day đủ, đúng qui định ~— Bãi với nghiệp vu thu tiễn Mục tiêu KSNB “Các thủ tục kiểm soát T- Các khoản nợ phải thu khách hàng đã ghỉ số là có hiệu lực tại thời điểm lập báo cáo (sự tồn tại)
~ Doi chiêu số nhật ký thu tiên và số phụ ngân hàng ~ Xem xét các bằng chứng về khoản tiễn đã thu › 5 5
được như phiếu thụ, giấy báo có
2 Các khoản chiết khâu đã được xét duyệt, phiếu thu tiền được đối chiều và ký duyệt (sự phê chuân)
- Xây dựng chính sách chiết khẩu rõ ràng và thông tin rộng rãi đến khách hàng
- Có bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt, khẩu trừ nợ phải thu liên quan
đến khoản trên
~ Kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc trước khi ký duyệt phiếu thu tiền
3 Tất cả các khoản nợ phải
thu đều được ghi nhận đây
đủ và tiền thu được từ bán
hàng đều ghỉ vào số (sự đầy
đủ) ~_ Xem xét các khoản nợ phải thu đến hạn
Trang 37” thứ tự trước ~ Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng
~ Theo đôi chỉ tiết các khoản phải thu theo từng trường hợp và đối chiếu với chứng từ bán hàng ả thú tiền - chiếu số liệu định kỳ với ngân hàng về tiễn bán hàng giá bán (sự đánh giá)
5 Khoản nợ phải thukhách |- Phân chia trách nhiệm theo đôi thanh toán tiên
hàng phải được ghỉ vào sô _ | với ghi số quỹ
đúng số tiền và tổng hợp ~_ Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều đúng (sự ghỉ chép chính xác) | đặn ~ Đối chiếu số liệu nôi bộ về chuyển số cộng sô 6 Các nghiệp vụ phải thu [~ Quy định rõ việc cập nhật các khoản thu tiên
được ghỉ sở đúng kỳ (tính | vào quỹ và số chi ti
kịp thời) - Có nhân viên độc lập kiểm soát ghỉ thu và nhập quỹ
7 Các khoản tiên thu vào _ [~ Sử dụng các sơ đồ tải khoản có quy định các được phân loại đúng din (su | quan hệ đổi ứng cụ thể về thu tiền
trình bảy và khai báo) - Soát xét, chú ý nội bộ việc phân loại, chú ý
định khoản đặc biệt
4 Thủ tục KSNB đối với chư trình bán hàng và thu tiên
Một hệ thống KSNB được thiết kế nhằm ngăn chặn và phát hiện kịp thời các sai phạm, gian lận, rủi ro có thể xảy ra Hệ thống KSNB hữu hiệu đối với
một doanh nghiệp cụ thể được thiết kế có chứ
phân nhiệm hợp lý Mỗi doanh nghiệp thường tự xây dựng một hệ thống KSNB chu trinh bán hàng và thu tiền riêng phù hợp với đặc điểm của đơn vị
mình Thông thường, các bước cơ bản KSNB chu trình bán hàng và thu tiền
như sau [6], [10], [1]
~ Kiểm soát tiếp nhận và kiểm tra đơn đặt hàng của khách hàng Khi khách hàng có nhu cả
nghiệp, họ sẽ gửi đơn dat hing đến doanh nghiệp Những đơn đặt hàng của
năng tích biệt và phân công
đối với sản phẩm, hàng hóa của doanh
Trang 38hàng, phiểu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, điện thoại, fax Về pháp lý, đơn đặt hàng là việc bảy tỏ sự sẵn sàng mua hàng hóa theo những điều kiện
xác định Từ đơn đặt hàng bộ phận có trách nhiệm sẽ tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng và thông qua đó đưa ra quyết định bán hàng tong khả năng cung ứng
của đơn vị Tắt cả các chứng từ đặt hàng đều phải kiểm tra chữ ký, con dấu
hợp pháp của người đặt hàng Đơn đặt hàng phải được người có thẩm quyền phê chuẩn về chủng loại, số lượng, thời gian giao hàng dự kiến và được
đánh số trước theo thứ tự liên tục Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng với
bảng giá chính thức của don vi, Nhân viên bán hàng kiểm tra xác nhận khả năng cung ứng cho khách hàng Sau khi chấp thuận đơn đặt hàng phải báo
cho khách hàng biết
-Ki soái xét duyệt bản chịu lễ tránh các tranh chắp có thể xảy ra trong tương lãi
“Trong xu thế cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc bán chịu trở thành điều tất yếu giúp gia tăng doanh thu và thu hút khách hàng Nhưng ngoài
những lợi ích mang lại thì việc bán chịu khi khơng được kiểm sốt chặt chẽ
mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều rắc rối tài chính nhất là khả năng không thu được tiền Do vậy khi quyết định bán chịu doanh nghiệp thường quy định cụ thể trong hợp đồng kinh tế
Các nghiệp vụ bán chịu phải được phê chuẩn chính xác tránh gây tổn
thất cho đơn vị, phải có quy định rõ người được phê chuẩn bán chịu Nội
dung của phê chuẩn bán chịu thường bao gồm: phương thức trả chậm, thời
hạn và mức tín dụng trả chậm Đơn vị cần xây dựng chính sách bán chịu thích
hợp, rõ ràng, Đối với khách hàng lần đầu giao dịch nên quy định phải thế
chấp tài sản hay ký quỹ Đơn vị phải có một hệ thống kiểm tra tình hình tài
Trang 3931
Kết thúc việc xử lý đơn đặt hàng và phê chuẩn bán chịu là giữa hai bên mua và bán cùng nhau ký kết một hợp đồng thương mại, ghi nhận những thỏa thuận về bán hàng và trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ của mỗi bên Hợp đồng thương mại là căn cứ thực hiện việc mua bán và xử lý các tranh chấp
~ Kiểm soát xuất kho và chuyển giao hàng hóa
Can cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, kế toán kho lập phiếu xuất kho gồm 3 liên Thủ kho phải kiểm tra tính hợp pháp của phiếu xuất kho trước khi
xuất kho hàng hóa Phiếu xuất kho phải được đánh số thứ tự liên tục, có đầy
đủ chữ ký các bên liên quan như người lập, người kiểm tra, thủ kho, người
nhận Thủ kho xuất hàng cho người mua hoặc bộ phận gửi hàng để vận chuyển đến khách hàng và ghi số lượng thực xuất trên phiếu xuất kho đồng
thời ghi vào thé kho Thủ kho cin lập biên ban giao nhận hàng hóa với người mua hay người vận chuyển để xác nhận thực tế hàng đã chuyển giao
Khi nhận hàng từ kho, bộ phận gửi hàng cần so sánh hằng thực nhận với
phiều xuất kho Bộ phận gửi hàng cần độc lập với bộ phận kho để hạn chế sai sót trong khâu xuất hàng Nếu hàng nhận hoàn toàn phủ hợp với chứng từ gửi hàng, nhân viên gửi hàng lập chứng từ vận chuyển (vận đơn) thành 3 liên
Một liên gửi kèm v
hàng, một liên gửi cho bộ phận lập hóa đơn và một liên lưu Chứng từ này thường gồm thông tin về chủng loại hàng hóa, số lượng,
quy cách, chất lượng đẻ nhân viên giao hàng có thể giao đúng, tránh tình trạng sai sót Cuối ngày, bộ phận giao hàng căn cứ chứng từ vận chuyển đã
xuất dé lập bảng tổng hợp hang gửi đi trong ngày và chuyển cho bộ phận lập hóa đơn Chứng từ vận chuyển phải được khách hàng ký nhận để làm bằng,
chứng là họ đã nhận được và chấp nhận hàng trên thực tế
~ Kiểm soái lập hóa đơn bán hàng
Trang 40bán bộ phận bán hàng hoặc phòng kế toán lập hóa đơn bán hàng với chủng
loại, số lượng đã được bên mua và bên bán thống nhất Hóa đơn hợp lệ phải
có đầy đủ chữ ký của người lập, người mua hảng và thủ trưởng đơn vị Trường hợp bán hàng qua điện thoại thì không cần có chữ ký của khách hang mà ghi ding chữ "bán hàng qua điện thoại” ở vị trí người mua hàng Doanh
nghiệp có thể thay chữ ký của thủ trưởng đơn vị bằng cách đóng dấu treo trên
góc bên trái của hóa đơn
Các thủ tục kiểm soát bao gồm: bộ phận lập hóa đơn cần phải kiểm tra
sự phù hợp, liên quan giữa chứng từ vận chuyển đã được khách hàng ký nhận,
đơn đặt hàng đã được phê duyệt, hợp đồng giao hàng, phiếu xuất kho có đầy
đủ chữ ký và biên bản giao nhận hàng hóa trước khi lập hóa đơn Hóa don
sau khi lập cần được nhân viên độc lập kiểm tra ngẫu nhiên vẻ tính chính xác của thông tin trên hóa đơn cũng như tính lại số tiền nhằm hạn chế sai sót do
tính toán sai hoặc có sự gian lận Sử dụng bảng giá bán đã được phê duyệt dé hi chính xác giá bán trên hóa đơn Tổng cộng hóa đơn phát hành trong ngày
phải được ghi vào tài khoản tông hợp trên sổ cái
~ Kiểm soái ghỉ số nghiệp vụ và theo đơi thanh tốn
Q trình ghỉ số doanh thu phải có cơ sở pháp lý cụ thể như hóa đơn bán hàng, chứng từ vận chuyển, đơn đặt hàng đã được phê chuẩn Doanh thu, khoản phải thu khách hằng, số tiền thu được ghỉ số phải là những khoản thực tế phát sinh và phải được phản ánh chính xác, kịp thời vào số sách kế toán
Đối với trường hợp bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt: Cần giao cho
một người thu tiền độc lập với nhân viên bán hàng để ngăn ngừa sai phạm
Các phiếu thu, biên lai thu tiền cần được đánh số thứ tự trước Đối với các
doanh nghiệp bán lẻ nên sử dụng máy tính tiền tự động hoặc máy phát hành