Hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở chi nhánh Tracimexco Hà nội .doc

Hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở chi nhánh Tracimexco Hà nội .doc

LỜI NÓI ĐẦU

Nước ta đang trên con đường xây dựng và phát triển đất nước, để bắt kịp với công nghệ tiến tiến của thế giới đòi hỏi nước ta phải nhập khẩu những thiết bị tiên tiến, những dây truyền sản suất hiện đại, đồng bộ để đáp ứng được nhu cầu sản xuất trong nước Nhập khẩu thiết bị máy móc với những nguồn lực sẵn có trong nước để sản xuất sẽ tạo công ăn việc làm cho người dân, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước và xuất khẩu đưa nền kinh tế việt nam từng bước pháp triển vững chắc.

Để hoạt động nhập khẩu được tiến hành một cách thuận lợi và thành công thì nghiệp vụ nhập khẩu của các cán bộ nhập khẩu đóng vai trò quan trọng, nó quyết định sự thành công trong mỗi hợp đồng nhập khẩu Tracimexco Hà nội với đội ngũ lãnh đạo năng động, linh hoạt và tập thể cán bộ nhân viên đã đạt đựơc những thành tựu trong kinh doanh đặc biệt là kinh doanh nhập khẩu máy móc thiết bị ngành giao thông Có được những thành công đó là nhờ chi nhánh đã biết chú trọng đến nghiệp vụ nhập khẩu của các cán bộ nhập khẩu phòng kinh doanh.

Thực tập tại chi nhánh Tracimexco Hà nội – một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu và đầu tư, với tham vọng nghiên cứu nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá để từ đó hoàn thiện nghiệp vụ và có những hợp đồng đem lại

nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp Bởi vậy tôi chọn đề tài nghiên cứu là ‘Hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở chi nhánh Tracimexco Hà nội’.

Đề tài này gồm các phần sau:

Chương 1: Cơ sở hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở chi nhánh Tracimexco Hà nội

Chương 2: Thực trạng nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của chi nhánh Tracimexco Hà nội

Chương 3: Phương hướng và biện pháp hoàn thiện nghiệp vụ ở chi nhánh Tracimexco Hà nội

CHƯƠNG 1:

CƠ SỞ HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ Ở CHI NHÁNH CÔNG TY XNK VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ GTVT HÀ NỘI

1.1. NỘI DUNG NGHIỆP VỤ N.KHẨU HÀNG HOÁ Ở DOANH NGHIỆP.

1.1.1. Nghiệp vụ đàm phán ký hợp đồng nhập khẩu

Đàm phán kinh doanh là sự bàn bạc, thoả thuận giữa hai hay nhiều bên để cùng nhau nhất trí hoặc thoả hiệp giải quyết các vấn đề kinh doanh có liên quan đến các bên.

Trong quá trình đàm phán, để đạt được mục tiêu đề ra thì tất cả các khâu từ chuẩn bị đàm phán đến ký hợp đồng nhập khẩu phải được chuẩn bị chu đáo, thống nhất.

1.1.1.1 Chuẩn bị đàm phán

Chuẩn bị đàm phán kinh doanh là một việc rất khó khăn, phức tạp nhưng quan trọng.Có thể nói khâu chuẩn bị chu đáo quyết định đến 50%kết quả cuộc đàm phán vì thế đòi hỏi các thành viên tham gia đàm phán phải có tinh thần trách nhiệm và trình độ hiểu biết Có 2 quy tắc cần nhớ trong quá trình chuẩn bị đàm phán kinh doanh.

Quy tắc 1: Tạo điều kiện đủ thời gian cần thiết cho việc chuẩn bị đàm phán kinh doanh

Quy tắc 2: làm việc có phương pháp và theo kế hoạch.

Mỗi cuộc đàm phán có những nội dung, yêu cầu và tính chất riêng nhưng nhìn chung để tiến hành một cuộc đàm phán cần chuẩn bị những công việc cụ thể sau:

− Các công việc có liên quan đến việc đề ra sáng kiến tổ chức và lập kế hoạch đàm phán.

− Các công việc cụ thể chuẩn bị cho đàm phán ( chuẩn bị chi tiết)

− Công việc soạn thảo, biên tập tài liệu có liên quan tới cuộc đàm phán

− Công việc luyện tập nhằm đề phòng, xử lý các tình huống có thể xảy ra trong quá trình đàm phán.

− Phân tích sơ bộ, đề ra mục tiêu, xác định chủ đề, dự kiến thành viên tham gia đàm phán.

Lập kế hoach chi tiết cho việc chuẩn bị đàm phán là hành động cụ thể của khâu chuẩn bị đàm phán Trong phần này cần vạch rõ khối lượng công việc cần chuẩn bị, chất lượng, thời gian, số lượng thành viên cần thiết cho công việc chuẩn bị Các kế hoạch ở trên được lập trên cơ sở phán đoán, nhận xét, đánh giá đòi hỏi chúng ta phải có đầu óc tưởng tượng, tư duy phân tích tổng hợp.

* Thu thập và xử lý tài liệu ban đầu

Công tác thu thập và xử lý tài liệu ban đầu: là công việc khó khăn và chiếm nhiều thời gian nhất, nhưng là một trong những thao tác quan trọng của khâu chuẩn bị việc thu thập và xử lý tài liệu được tiến hành theo các bước sau

+ Xác định nguồn thông tin ( báo cáo tổng kết, sơ kết, chuyên đề, các công trình nghiên cứu, các bài báo, tạp chí, số liệu thống kê, các mối quan hệ cá nhân trên thực tế ).

+ Đánh giá sơ bộ về mức độ thu thập tài liệu ( khối lượng, chất lượng )+ Tiến hành thu thập thông tin.

Chú ý sau khi thu thập thông tin nào đó cần có ý kiến nhận xét, đánh giá ngay Điều này có lợi cho các thao tác tiếp theo của công việc chuẩn bị đàm phán.

Khối lượng và chất lượng thông tin phụ thuộc vào mức đọ am hiểu thông tin nói chung, phương pháp thu thập thông tin, trình độ kiến thức chuyên môn của người thu thập thông tin, sự nhanh trí, sáng tạo, tính kiên trì và tinh thần tận tuỵ với công việc của cán bộ thừa hành Thái độ thờ ơ trong khi thu thập thông tin sẽ làm giảm hiệu quả khâu chuẩn bị.

Lựa chọn và hệ thống hoá tài liệu: Thực chất đây là sự tiếp tục quá trình thu thập tài liệu từ khối lượng thông tin, tài liệu thu thập được, chọn lọc những gì cần thiết, có ý nghĩa phục vụ cho cuộc đàm phán Sau khi chọn lọc cần hệ thống hoá tài liệu theo từng nhóm vấn đề.

Phân tích tài liệu thu thập đựơc: Thao tác này cho phép xác định mối liên hệ giữa các hiện tượng, sự kiện bằng cách hệ thống hoá tài liệu, lựa chọn và chuẩn bị sẵn lý lẽ, lập luận phù hợp, rút ra các kết luận cụ thể.

Để đạt được mục tiêu cần tập trung vào phân tích và đưa ra một số phán đoán: Đối tác đàm phán với ta là ai, đối chiếu, so sánh những gì mà ta định thông báo, giải thích với mục tiêu mong muốn đạt được trong cuộc đàm phán.

* Chuẩn bị kế hoạch cụ thể tiến hành đàm phán

Đây là thao tác kết hợp tài liệu thu được và ý kiến cá nhân với yêu cầu, nhiệm vụ này đặt ra vào một thể thống nhất, có logic chắt chẽ Thao tác này nhằm lập phương án cuối cùng về cấu trúc một cuộc đàm phán Các bước cụ thể như sau:

− Định giới hạn mỗi phần của cấu trúc đàm phán.

− Bổ sung nội dung cụ thể cho mỗi phần của cấu trúc đàm phán

− Xoá bỏ ranh giới giả tạo giữa các giai đoạn của quá trình đàm phán.

− Viết báo cáo sơ bộ về kết quả chuẩn bị Trong báo cáo ghi rõ các phạm trù, các khái niệm then chốt, ghi rõ kế hoạch cụ thể tiến hành đàm phán như thế nào.Chú ý cần ghi chép tất cả những điểm quan trọng bằng văn bản Nên ghi nguyên văn những cách nói, câu nói hay nhất cho bài phát biểu chuẩn bị sẵn, nhấn mạnh các vấn đề quan trọng bằng các ký hiệu, gạch dưới, tô màu

* Chuẩn bị về ngôn ngữ :

Chuẩn bị ngôn ngữ chính cho cuộc đàm phán là ngôn ngữ gì? mọi người trong đoàn có thể giao tiếp trực tiếp với đối tác bằng ngôn ngữ đó hay không? có cần phiên dich hay không, nếu cần thì ai sẽ là người phiên dịch

* Chuẩn bị về thông tin

- Thông tin về hàng hoá kinh doanh: là cần phải nghiên cứu, tìm hiểu những mặt hàng dự định kinh doanh về tên gọi, chủng loại, giá trị, công dụng, tính chất cơ lý hoá và những yêu cầu của thị trường đối với những mặt hàng đó như quy cách, phẩm chất, bao bì, cách lựa chọn, phân loại.

Thông tin về tình hình sản xuất mặt hàng đó như tính thời vụ, khả năng nguyên vật liệu, về trình độ tay nghề của công nhân

Thông tin về chu kỳ sống sản phẩm: chu kỳ sống của sản phẩm dài hay ngắn.Thông tin về giá cả của các công ty cạnh tranh.

Thông tin về tỷ suất ngoại tệ hàng xuất khẩu và tỷ suất ngoại tệ hàng nhập khẩ- Thông tin về thị trường bao gồm: Những thông tin về đất nước, con người, chính trị, xã hội, diện tích, dân số Những thông tin kinh tế cơ bản như đồng tiền trong nước, tỷ giá, những thông tin về cơ sở hạ tầng như cầu cảng, sân bay, nhừng thông tin về chính sách ngoại thương, ngân hàng, hệ thống tín dụng.

- Thông tin về đối tác bao gồm tìm hiểu tiềm lực của đối tác về lịch sử của công ty, ảnh hưởng của công ty trong xã hội, tình hình tài chính , về số lượng, chất lượng chủng loại mà công ty đó kinh doanh và định hướng phát triển của công ty đó trong tương lai Tìm hiểu nhu cầu và ý định của đối tác để từ đó trả lời câu hỏi” vì sao họ muốn hợp tác với ta, nguyện vọng hợp tác có trân thành không?, họ có nhiều đối tác không” Tìm hiểu lực lượng đàm phán của họ, đàm phán của họ gồm có những ai, địa vị, sở thích của từng người, ai là người có quyền đưa ra quyết định- tìm hiểu thật kỹ người này.

* Chuẩn bị về năng lực của các thành viên trong đoàn đàm phán.

Để trở thành một nhà đàm phán giỏi thì cần phải:

Chuẩn bị kiến thức: Bởi một nhà đàm phán giỏi là một nhà thương mại trong nước và quốc tế, họ là một luật gia, họ là một nhà ngoại giao, nhà tâm lý Họ phải là người biết cách sử dụng ngôn ngữ đặc biệt là tiếng Anh và tiếng mẹ đẻ Họ phải có những kiến thức về kỹ thuật, về văn hoá vì khi đàm phán phải tiếp xúc với những người thuộc những nền văn hoá khác nhau.

− Chuẩn bị về phẩm chất, tâm lý: Chuyên gia đàm phán cần có tư duy nhạy bén biết suy nghĩ và hành động đúng, biết kiềm chế cảm xúc, tránh hấp tấp.

− Chuẩn bị về phương tiện hỗ trợ.

− Có kỹ năng đàm phán tốt: bao gồm các kỹ năng sau:

+ Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ tốt: Biết cách sử dụng ngôn ngữ, biết cách trình bày lưu loát, dễ hiểu.

+ Kỹ năng giao tiếp tốt bao gồm kỹ năng lắng nghe, kỹ năng đặt câu hỏi, kỹ năng diễn thuyết

+ Phải biết cách giỏi thoả hiệp và thuyết phục đối tác

+ Kỹ năng biết tạo lợi thế cạnh tranh một cách công khai.

* Chuẩn bị về thời gian và địa điểm

− Chuẩn bị về thời gian: trong thương mại thời gian là hết sức quý báu vì vậy trước khi đàm phán cần phải thống nhất về lịch làm việc và có thể xây dựng luôn biện pháp dụ phòng.

− Chuẩn bị về địa điểm: Quan điểm chung là địa điểm đàm phán phải tạo tâm lý thoải mái cho cả hai bên.

1.1.1.2 Xây dựng kế hoạch, phương án đàm phán kinh doanh

Việc xây dựng kế hoạch đàm phán có vai trò và ý nghĩa đặc biệt, nhất là đối với những vấn đề phức tạp đòi hỏi phải có tranh luận Xây dựng kế hoạch đàm phán có nghĩa là vạch ra một sơ đồ có tính khái quát logic áp dụng cho mọi trường hợp, dụa vào đó mà có thể tổ chức và thực hiện các cuộc đàm phán cụ thể nhằm đạt được mục tiêu đã định.

Trong quá trình xây dựng kế hoạch đàm phán cần hết sức tỉ mỉ, chính xác, rõ ràng, xác định rõ những việc phải làm, biện pháp tiến hành trong quá trình đàm phán Việc xây dựng kế hoạch đàm phán cần thực hiện các thao tác sau:

− Đề ra và kiểm tra các dự đoán về cuộc đàm phán.

− Xác định những nhiệm vụ cơ bản, trước mắt của việc đàm phán.

− Tìm kiếm phương pháp, bước đi thích hợp nhằm giải quyết nhiệm vụ đó

− Phân tích yếu tố, khả năng bên trong, bên ngoài ( chủ quan, khách quan) của việc thực hiện kế hoạch đàm phán.

− Xác định những nhiệm vụ ngắn hạn, trung hạn cho cuộc đàm phán và mối liên quan trong việc thực hiện các nhiệm vụ.

− Đề xuất biện pháp thực hiện các nhiệm vụ kể trên ( bao gồm lập trương trình và kế hoạch cho từng giai đoạn), phát hiện xử lý kịp thời những bế tắc xuất hiện trong quá trình đàm phán

Qua các thao tác phân kế hoạch tổng quát ta sẽ đề ra được chương trình làm việc cụ thể có sự điều chỉnh cần thiết các chi tiết trong kế hoạch nhằm thực hiện đàm phán đạt kết quả.

Mục tiêu của việc xây dựng kế hoạch chi tiết đàm phán là:

Cho phép chỉ ra những nhiệm vụ cụ thể, số lượng, chất lượng công việc, các thao tác phải làm trước khi tiến hành đàm phán, tạo điều kiện thay đổi kịp thời những chi tiết cần thiết cho cuộc đàm phán, xây dựng các phương án khác nhau, tạo điều kiện tối ưu cho việc ra quyết định.

− Xác định và khơi thông những khâu bế tắc, loại trừ khó khăn trong quá trình đàm phán, phối hợp với các hành động, thao tác, biện pháp bố trí chúng theo thời gian đàm phán cho phù hợp với quan điểm chuyên môn, nghề nghiệp.

− Cho phép định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân, kiểm tra việc thực hiện trách nhiệm và quyền hạn đó; kích thích động viên tinh thần sáng tạo của các thành viên trong việc chuẩn bị đàm phán.

Xây dựng chiến lược đàm phán cần có những trọng điểm sau:

− Nên mở đầu đàm phán như thế náo?

− Nên đưa ra những câu hỏi nào trong buổi mở đầu

− Đối tác có thể hỏi những câu hỏi nào?

− Ta đã có đủ dữ liệu và thông tin để trả lời chưa? nếu chưa thì lấy thông tin ở đâu

− Nếu đàm phán theo nhóm thì cần phải cân nhắc thêm những vấn đề như: ai là người dẫn dắt cuộc đàm phán, ai sẽ kiểm tra cơ sở lập luận, ai sẽ là người đặt câu hỏi, ai sẽ là người trả lời câu hỏi của đối tác, ai sẽ là người đóng vai trò làm giảm căng thẳng trong đàm phán.

1.1.1.3 Phương thức đàm phán.* Đàm phán trực tiếp:

Là hình thức đàm phán mà ở đó hai bên trực tiếp gặp gỡ mặt đối mặt để thoả thuận với nhau về các điều khoản của hợp đồng

+ Tiết kiệm được chi phí đi lại

+ Nắm được cơ hội kinh doanh nhanh chóng

+ Có thể giữ bí mật, đem ra bàn bạc tập thể

+ Có thể cùng một lúc giao dịch với nhiều đối tác khác nhau.

- Nhược điểm: Không hiểu hết ý nhau

* Đàm phán qua điện thoại ( đàm phán nhỏ, bổ sung)

− Hạn chế sử dụng vì dễ bị từ chối, dễ bỏ qua một số chi tiết, không nắm được thái độ, đối tác, người được gọi ở thế bị động.

− Chỉ sử dụng trong công ty nhỏ, đối tác truyền thống, đàm phán bổ sung một số chi tiết.

* Đàm phán qua mạng.

Đây là kiểu đàm phán có rất nhiều ưu điểm, nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm được chi phí, có thể xem hình ảnh của hàng hoá trong quá trình đàm phán Nhưng cũng có nhược điểm là không đoán được tâm lý của đối thủ, phải có kiến thức về mạng, công nghệ thông tin và cơ sở hạ tầng phải tốt Tuy nhiên đây là phương thức đàm phán đang được khuyến khích áp dụng và phát triển.

1.1.1.4 Ký kết hợp đồng nhập khẩu.

Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn tới việc ký kết hợp đồng nhập khẩu ở các nước phương tây hợp đồng có thể lập dưới hình thức văn bản hoặc hình thức miệng, hoặc hình thức mặc nhiên ( Tacit agreement), ở nước ta hợp

đồng được ký kết dưới hình thức văn bản Hợp đồng dưới hình thức văn bản có thể được lập bằng nhiều cách như:

Hợp đồng gồm một văn bản trong đó ghi rõ nội dung mua bán, điều kiện giao dịch đã thoả thuận và có chữ ký của 2 bên.

Hợp đồng gồm nhiều văn bản như những điện báo, thư từ giao dịch ví dụ như hợp đồng gồm 2 văn bản như đơn chào hàng cố định của người bán và chấp nhận mua của người mua hoặc đơn hàng của người mua và chấp nhận của người bán.

Hình thức văn bản của hợp đồng là bắt buộc đối với các nước, đây là hình thức tốt nhất bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên.Ngoài ra hình thức văn bản còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc ký kết và thực hiện hợp dồng.

Khi ký kết hợp đồng, các bên cần chú ý một số dặc điểm sau:

Cần có sự thoả thuận, thống nhất với nhau tất cả mọi điều khoản cần thiết trước khi ký kết Một khi đã ký kết thì việc thay đổi một điều khoanr nào đó sẽ rất khó khăn và bất lợi.

Văn bản hợp đồng thường do một bên dự thảo, trước khi ký kết bên kia xem xét kỹ lưỡng, đối chiếu với những thoả thuận đã đạt được trong đàm phán tránh việc đối phương có thể thêm vào hợp đồng một cách khéo léo những điểm chưa thoả thuận và bỏ qua không ghi vào những điều đã thống nhất.

Hợp đồng này cần được trình bày rõ ràng, sáng sủa, cách trình bày phải phản ánh đúng nội dung đã thoả thuận không để tình trạng mập mờ có thể suy luận ra nhiều cách.

Những điều khoản trong hợp đồng phải xuất phát từ những đặc điểm của hàng hoá định mua bán , từ những điều kiện hoàn cảch tự nhiên, xã hội của nước người bán, người mua, từ đặc điểm và quan hệ giữu hai bên.

Trong hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật lệ ở nước người bán hoặc ở nước ngươì mua.

Người đứng ra ký kết hợp đồng phải đúng là người có thẩm quyền ký kếtNgôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng nên là thứ ngôn ngữ mà hai bên cùng thông thạo.

Một hợp đồng mua bán ngoại thương thưòng gồm các phần sau:

− Số hợp đồng

− Ngày và nơi ký hợp đồng

− Tên và địa chỉ của các bên ký

− Các điều khoản của hợp đồng như:

+ Tên hàng- quy cách phẩm chất- số lượng – bao bì , ký mã hiệu

+ Giá cả- đơn giá, tổng giá

+ Thời hạn và địa điểm giao hàng - điều kiện giao nhân

+ Điều kiện thanh toán

+ Điều kiện khiếu nại trọng tài

+ Điều kiện bất khả kháng

+ Điều kiện cấm tái xuất

- Chữ ký của hai bên

Với những hợp đồng phức tạp nhiều mặt hàng thì có thêm các phụ kiện là bộ phận không thể tách rời của hợp đồng.

1.1.2 Nghiệp vụ thuê tàu và mua bảo hiểm hàng hoá.

1.1.2.1. Thuê tàu lưu cước.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương việc thuê tàu chở hàng dựa vào các căn cứ sau đây:

− Những điều khoản hợp đồng mua bán

− Đặc điểm hàng hoá mua bán

− Điều kiện vận tải

Đối với thuê tàu biển có hai loại tàu vận chuyển:

Tàu chợ: Là tàu chạy theo tuyến nhất định ghé vào cảng quy định theo lịch

trình định trước Tàu thường chỉ chở các loại hàng hoá bao gói đóng kiện Tàu chợ có giá cước đơn giản, doanh nghiệp chỉ cần liên hệ qua đại diện hãng tàu sắp xếp lịch vận chuyển Người thuê tàu phải chấp nhận biểu giá và không thuận tiện nếu cảng chở hàng không có lịch trình của tàu.

Tàu chuyến: Là tàu vận chuyển trên biển trong khu vực nhất định và theo

lịch trình của người thuê tàu Theo phương thức này người mua có thể bốc xếp dỡ hàng hoá ở bất cứ cảng náo với giá cước thoả thuận, việc vận chuyển nhanh do không phải ghé vào các cảng không cần thiết Nhưng việc ký hợp đồng thuê tàu chuyến đòi hỏi người đi thuê tàu phải có kinh nghiệm, hiểu biết về lĩnh vực này, về giá cả, sự biến động và uy tín của hãng.

Ở Việt nam thuê tàu vận chuyển hàng hoá thường các doanh nghiệp uỷ thác cho các công ty vận chuyển quốc tế như SDV, Tracimexco, Vosa, Weixin Tuy

nhiên việc này cũng làm tăng chi phí nhập khẩu nhưng doanh nghiệp yên tâm về hàng hoá của mình được bảo quản đúng theo yêu cầu, hàng về đúng thời hạn

1.1.2.2. Mua bảo hiểm hàng hoá

Chuyên chở hàng hoá từ doanh nghiệp xuất khẩu sang doanh nghiệp nhập khẩu có thể xảy ra nhiều rủi ro tổn thất bởi vậy trong kinh doanh thương mại quốc tế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất

Các đơn vị kinh doanh ngoại thương khi mua bảo hiểm đều mua tại Tổng công ty bảo hiểm Việt nam ( Bảo Việt) Hợp đồng bảo hiểm có thể chia làm hai loại:

Hợp đồng bảo hiểm bao ( Open policy) : Đơn vị mua bảo hiểm ký hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong chủ hàng chỉ gửi đến Bảo Việt một thông báo bằng văn bản goị là ‘ Giấy báo bắt đầu vận chuyển’, hình thức hợp đồng bảo hiểm này thường áp dụng đối với các tổ chức buôn bán ngoại thưong thường xuyên, nhiều lần trong một năm.

Hợp đồng bảo hiểm chuyến ( Voyage policy) Khi mua bảo hiểm chủ hàng gửi đến Bảo Việt một văn bản gọi là ‘ Giấy yêu cầu bảo hiểm’ Trên cơ sở giấy yêu cầu này, chủ hàng và Bảo Việt đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm Hình thức này thường áp dụng với các đợt mua hàng riêng lẻ.

Khi ký kết hợp đồng bảo hiểm thường nắm vững các điều kiện bảo hiểm.

− Bảo hiểm mọi rủi ro ( Điều kiện A)

− Bảo hiểm có bồi thường tổn thất riêng ( Điều kiện B)

− Bảo hiểm miễn bồi thường tổn thất riêng ( Điều kiện C)

Ngoài ra còn có một số điều kiện bảo hiểm dặc biệt như: Bảo hiểm chiến tranh, bảo hiểm đình công, bạo động

Dưới đây là mẫu giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hoá

1.1.3 Nghiệp vụ làm thủ tục hải quan

Hàng hoá vận chuyển qua biên giới để xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan Thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý hành vi buôn bán theo pháp luật của nhà nước: để ngăn chặn xuất nhập khẩu lậu qua biên giới, để kiểm tra giấy tời có sai sót hoặc giả mạo không, để thống kê về hàng xuất nhập khẩu.

Việc làm thủ tục hải quan bao gồm 3 bước chủ yếu sau:

1.1.3.1 Khai báo hải quan

Chủ hàng phải kê khai lên tờ khai( Custom declaration) để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ Việc kê khai hải quan phải trung thực, chính xác Nội dung của kê khai bao gồm:

Loại hàng hoá ( hàng mậu dịch, phi mậu dịch, hàng trao đổi tiểu ngạch qua biên giới, hàng tạm nhập tái xuất)

Số lượng, khối lượngGiá trị hàng hoáPhương tiện vận tải

Xuất hoặc nhập khẩu với nước nào.

Sau đây là mẫu tờ khai hàng hoá xuất/ nhập khẩu phi mậu dịch, mậu dịch

1.1.3.2 Xuất trình hàng hoá

Hàng hoá nhập khẩu phải được sắp xếp theo trật tự thuận tiện cho việc kiểm soát Đối với hàng hoá có khối lượng ít, người ta vận chuyển đến kho hải quan kiểm lượng và nộp thuế ( nếu có) Đối với hàng nhập khẩu có khối lượng lớn, việc kiểm tra hàng hoá và giấy tờ của hải quan có thể diễn ra ở 3 nơi:

Tại nơi đóng gói bao kiện: Nhân viên hải quan có thể kiểm tra theo nghiệp vụ của mình và nội dung hàng hoá được niêm phong kẹp chì.

Tại nơi giao nhận hàng hoá cuối cùng: Nhân viên hải quan kiểm tra niêm phong kẹp chì và nội dung hàng hoá theo nghiệp vụ của mình

Tại cửa khẩu: Nhân viên hải quan kiểm tra hàng hoá và tờ khai tại cửa khẩu nhập hàng hoá.

1.1.3.3 Thực hiện các quyết định của hải quan

Sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra các quyết định:Cho hàng qua biên giới ( thông quan)

Cho hàng hoá qua biên giới có điều kiện ( ví dụ : phải sửa chữa, khắc phục lại khuyết tật, phải bao bì lại )

Cho hàng qua biên giới sau khi chủ hàng đã nộp thuế xuất nhập khẩuKhông được phép xuất nhập khẩu

Trách nhiệm của chủ hàng là phải nghiêm túc thực hiện các quyết định trên, nếu vi phạm sẽ buộc vào tội hình sự

1.1.4 Nghiệp vụ nhận hàng và vận chuyển

Theo quy định của Nhà nước các cơ quan vận tải ( ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho đơn vị dặt hàng theo lệnh giao hàng của đơn vị ngoại thương đã nhập hàng đó.

Đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải:

Ký kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải (ga, cảng) về việc giao nhận hàngXác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng xuất nhập khẩu hàng năm, hàng quý, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển, vận tải

Thông báo cho các đơn vị trong nước đặt mua hàng nhập khẩu ( nếu hàng nhập khẩu cho một đơn vị trong nước), dự kiến ngày hàng về, ngày thực tế tàu chở hàng về đến cảng hoặc nhày toa xe chở hàng vào sân ga giao nhận

Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản chi phí về giao nhận, bốc xếp bảo quản và vận chuyển hàng nhập khẩu

Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập biên bản ( nếu cần ) về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong quá trình giao nhận.

Đơn vị nhập khẩu với tư cách một bên đứng tên trên vận đơn phải lập thư dự kháng nếu nghi ngờ hoạc thực sự hàng hoá có tổn thất, thiếu hụt hay không đồng bộ theo hợp đồng v.v.

1.2.ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ GIAO THÔNG VẬN TẢI HÀ NỘI – TRACIMEXCO HÀ NỘI.

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh Tracimexco Hà nội

Trong quá trình phát triển nền kinh tế của một quốc gia, vấn đề đầu tiên tạo cơ sở tiền đề cho quá trình phát triển đó là cơ sở hạ tầng, khi có cơ sở hạ tầng vững chắc các ngành nghề trong nền kinh tế sẽ được đầu tư và phát triển, chính cơ sở lý luận đó ngành giao thông vận tải có vị trí đặc biệt quan trọng trong nền kinh tế thị trường Và Công ty XNK và hợp tác đầu tư giao thông vận tải ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội trong quá trình phát triển nền kinh tế đất nước Trước hết, để tìm hiểu Công ty Tracimexco Hà nội, ta cần tìm hiểu khái quát về Công ty XNK và hợp tác đầu tư giao thông vận tải (Tracimexco).

Tiền thân của Công ty là Cục tư vấn đầu tư và dịch vụ hợp tác quốc tế giao thông vận tải thành lập tháng 8/1988, đến năm 1991 đổi tên thành Công ty (Tổng Công ty tư vấn đầu tư và dịch vụ hợp tác quốc tế) Sau một thời gian phát triển, năm 1992 Công ty Tracimexco ra đời dưới sự hợp nhất của hai Công ty Tracimex và Viettraximex Và là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ giao thông vận tải Bước vào những năm của thời kỳ đổi mới (công nghiệp hoá, hiện đại hóa) Tracimexco đạt được kết quả to lớn, góp phần cho công cuộc xây dựng đất nước Với chức năng nhiệm vụ chủ yếu là kinh doanh XNK vật tư, thiết bị phương tiện ngành giao thông vận tải, Công ty đã chiếm vị trí quan trọng trong ngành giao thông vận tải, do vậy Công ty đã có mặt ở nhiều nơi, có nhiều chi nhánh, xí nghiệp Tracimexco Hà nội là một trong những chi nhánh của Tracimexco ở miền Bắc và được thành lập qua 3 lần đổi tên:

Theo quyết định số 814 QĐ/TCCB- LĐ ngày 2/6/1994 của Bộ trưởng Bộ giao thông vận tải: “chuyển toàn bộ phần còn lại của Tổng Công ty tư vấn đầu tư và dịch vụ hợp tác quốc tế - Interco” thành “Xí nghiệp dịch vụ đầu tư thương mại - ITS” trực thuộc Công ty XNK và hợp tác quốc tế (Tracimex), tên giao dịch là Tracimex-ITS.

Ngày 26/1/1996, theo quyết định số 140 QĐ/ TCCLB- LĐ của Bộ trưởng Bộ giao thông vận tải đổi tên “Xí nghiệp dịch vụ đầu tư và thương mại” thành “Xí nghiệp sản xuất kinh doanh vật tư thiết bị - Tramed Hà nội”, trực thuộc Công ty XNK và hợp tác đầu tư giao thông vận tải (Tracimexco)

Đến ngày 15/4/1997 theo quyết định số 908 QĐ/ TCCLB-LĐ của Bộ trưởng Bộ giao thông vận tải đổi tên “Xí nghiệp sản xuất kinh doanh vật tư thiết bị” thành “Chi nhánh Tracimexco Hà nội” trực thuộc Công ty XNK và hợp tác đầu tư giao thông vận tải

Chi nhánh là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập có tư cách pháp nhân có tài khoản riêng ở ngân hàng có con dấu riêng, hoạt động tuân thủ pháp luật Việt Nam, quản lý theo chế độ một thủ trưởng và theo phương thức hạch toán kinh doanh xã hội chủ nghĩa, quản lý đúng đắn mối quan hệ giữa lợi ích tập thể và lợi ích người lao động trực tiếp Với nguyên tắc hoạt động trên, ngày nay Tracimexco Hà nội đang vững bước trên con đường của mình

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chi nhánh.

1.2.2.1 Chức năng.

Là một chi nhánh của Công ty XNK và hợp tác đầu tư giao thông vận tải (một Công ty lớn của Bộ giao thông vận tải) Tracimexco Hà nội có những chức năng sau:

Thông qua các hoạt động kinh doanh XNK, liên doanh, hợp tác với nước ngoài để thực hiện chức năng chính là nhập khẩu vật tư máy móc thiết bị phục vụ ngành giao thông vận tải, tổ chức quá trình lưu thông hàng hóa từ nước ngoài tới các tổ chức cá nhân tiêu dùng nội địa, đáp ứng yêu cầu của các ngành trong nền kinh tế quốc dân và góp phần tạo công ăn việc làm, cũng như tăng tích lũy cho ngân sách Nhà nước (thông qua nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nước).

1.2.2.2 Nhiệm vụ.

Bao gồm những nhiệm vụ chủ yếu sau:

− Xuất nhập khẩu và kinh doanh vật tư, thiết bị phương tiện giao thông vận tải và các sản phẩm nông lâm ngư nghiệp khác.

− Lắp ráp, phục hồi, tân trang thiết bị, phương tiện giao thông vận tải.

− Vận tải đường biển, đường bộ.

− Dịch vụ đại lý vận chuyển hàng hóa quốc tế và đại lý hàng hải.

− Dịch vụ tư vấn gọi vốn nước ngoài để phục vụ xây dựng cơ sở vật chất ngành giao thông vận tải

− Hợp tác xuất khẩu lao động.

− Sản xuất kinh doanh XNK vật liệu xây dựng, trang trí nội thất và chuyển giao công nghệ mới xây dựng công trình giao thông vận tải bằng vật liệu xây dựng mới

− Dịch vụ du lịch- kinh doanh khách sạn.

− Dịch vụ thông tin thương mại và hợp tác quốc tế giao thông vận tải.

Với các nhiệm vụ trên, Tracimexco Hà nội quản lý và sử dụng nguồn vốn kinh doanh nhà nước giao khai thác và tự tạo nguồn bằng mọi cách, hình thức hợp lý để sản xuất kinh doanh, đồng thời tự đảm bảo, trang trải về mặt tài chính, tự tạo điều kiện để thúc đẩy kinh doanh phát triển nhằm tạo hiệu quả cao.

1.2.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của chi nhánh.

1.2.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Qua sơ đồ trên ta thấy hiện nay chi nhánh đang hoạt động với cơ cấu tổ chức như sau:

Đứng đầu là giám đốc chi nhánh Tracimexco Hà nội, là người lãnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm điều hành chung về mọi hoạt động của Công ty Là người đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của chi nhánh trước pháp luật và cơ quan chủ quản Do vậy, Giám đốc phải xác định mục tiêu, nhiệm vụ và phải xác định được phương hướng, cách thực hiện thành công mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra tạo

GIÁM ĐỐC

Phòng Kinh doanh XN

Phòng tài chính kế

Phòng tổ chức hành

Trung tâm dịch vụ thương mại và vận

tảiPhòng vận

tải và giao nhận hàng

hoá

điều kiện để các phòng ban chức năng, các cửa hàng, trung tâm trực thuộc Chi nhánh thực hiện tốt nhiệm vụ, chức năng của mình.

1.2.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.* Phòng hành chính tổng hợp:

Giúp giám đốc Công ty quản lý các mặt công tác như chỉ huy điều hành quản lý các mặt thuộc tổ chức nhân sự, thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nước đối với người lao động, làm tốt công tác bảo vệ người lao động Tham mưu quản lý chỉ đạo nghiệp vụ, các mặt công tác tổ chức cán bộ nhân sự lao động tiền lương, đào tạo thi đua khen thưởng, kỷ luật

* Phòng tài chính kế toán:

Giúp ban giám đốc thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh tế, thống kê tài chính, thông tin kinh tế trong Công ty, lập và thực hiện các kế hoạch tài chính và các báo cáo tài chính.

Tham mưu quản lý, chỉ đạo nghiệp vụ về công tác tài chính kế toán, thống kê của Công ty, chức năng nhiệm vụ của phòng tài chính kế toán:

Phân phối và điều hoà vốn, phục vụ cho sản xuất và kinh doanh của Công ty Bố trí vốn cho XNK, cung ứng vật tư, XDCB, sửa chữa công trình cho Công ty.

Tham mưu cho giám đốc ban hành, theo dõi và thực hiện các quy chế pháp lý về kinh tế tài chính, quyết toán và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, xử lý những tồn tại trong sản xuất kinh doanh về mặt tài chính.

Đề xuất, kiến nghị, bổ sung sửa chữa những bất hợp lý trong chi phí lưu thông, giá cả hàng hoá Công ty đang thực hiện.

Chịu trách nhiệm công tác thống kê của Công ty về doanh số mua vào, bán ra giá trị hàng tồn kho

Giải quyết công nợ mua bán hàng hoá và các khách hàng khác của Công ty, quản lý tài sản của Công ty

Tham gia dự án về ký kết hợp đồng kinh doanh

* Phòng kinh doanh:

Chức năng, nhiệm vụ của phòng kinh doanh bao gồm:

− Tham mưu cho lãnh đạo về quản lý nghiệp vụ kinh doanh, XNK và thị trường, xây dựng kế hoạch XNK

− Tổng hợp và lập các kế hoạch của Công ty trình lên cấp trên

− Lo các thủ tục hạn ngạch xuất khẩu, giấy phép và các thủ tục xuất khẩu, tham mưu cho lãnh đạo Công ty ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu

− Trực tiếp quản lý mặt hàng kinh doanh, tìm biện pháp giải quyết hàng tồn, hướng dẫn và kiểm tra việc quản lý kho cùng phòng tài chính đánh giá tài sản

− Quan hệ với các Bộ, Nhà nước để Công ty tham gia các dự án

* Phòng vận tải và giao nhận hàng hóa:

Quản lý và thực hiện toàn bộ công tác vận tải hàng hóa, làm thủ tục xuất nhập khẩu nội địa của chi nhánh Tiếp thị và mở rộng bạn hàng trong công tác vận tải và giao nhận hàng hóa nội địa và quốc tế Quản lý hai đại lý vận tải quốc tế là SDV/TTA Pháp và LOHIG Úc theo sự ủy quyền của giám đốc chi nhánh.

* Trung tâm dịch vụ thương mại và vận tải (Hải Phòng):

Là trung tâm kinh doanh của chi nhánh đại diện tại Hải Phòng, hoạt động sản xuất kinh doanh theo ủy quyền của giám đốc chi nhánh với mọi chức năng ngành nghề được giao

Ngoài ra chi nhánh còn liên doanh liên kết sản xuất và lắp ráp ô tô tại Bắc cạn, có đại lý bán và giới thiệu sản phẩm tại Hà nội, Nam Định, Hà tây Liên doanh với Thái lan để sản xuất bê tông tươi.

Chi nhánh luôn chú trọng công tác đào tạo và nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên, khuyến khích người lao động tham gia phát minh sáng kiến trong công tác Với tổng số 62 cán bộ nhân viên hầu hết tất cả đều có trình độ từ cao đẳng trở lên, trong đó nhiều người có trình độ trên đại học, thành thạo ngoại ngữ Hầu hết những người có trình độ cao đẳng đều được cơ quan tạo điều kiện đi học tiếp để nâng cao nghiệp vụ.

Bảng 1: Bảng trình độ cán bộ công nhân viên chi nhánh TRacimexco Hà nội ( đơn vị: người)Tổng số Trình độ cao đẳng Trình độ đại học Trình độ sau đại học

Qua bảng trên ta thấy nguồn lực của chi nhánh đều là những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, một số người thông thạo từ một đến hai ngoại ngữ nhất

là ở phồng kinh doanh tất cả các cán bộ ở phòng ngoài việc nắm vững chuyên môn còn phải thông thạo ít nhất một ngoại ngữ.

Chính vì có trong tay một đội ngũ nhân viên có trình độ, nhiệt tình với công việc nên chi nhánh ngày càng phát triển

2.1.1.1 Những kết quả Công ty đã đạt được trong ba năm qua

Mỗi một doanh nghiệp muốn hình thành, vận hành và phát triển thì điều kiện đầu tiên doanh nghiệp đó phải có một số vốn kinh doanh nhất định Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư giao thông vận tải Hà nội trong hai năm qua đã gặt

hái được những thành tựu đáng kể Do đó trước khi xem xét tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty chúng ta hãy xem xét về tài sản, vốn và nguồn vốn đảm bảo cho Công ty hoạt động trong hai năm 2002-2003 như thế nào Qua bảng tài sản và nguồn vốn ta thấy:

Bảng 1 Khái quát tài sản và nguồn vốn của Công ty

Đơn vị: Triệu đồng

Số tiềnTỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%)Số tiềnTỷ lệ (%)

(Số liệu từ báo cáo tài chính)

Qua bảng số liệu trên, ta thấy năm 2002, tài sản lưu động chiếm 68,9% trong tổng tài sản, tài sản cố định chiếm 31,1% trong tổng tài sản Điều này cho thấy Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh là chính Ta có thể thấy rằng so với năm 2002 thì năm 2003 có sự tăng lên cả về tài sản và nguồn vốn

So sánh giữa 2 năm 2003 và 2004 thì thấy rằng: Tổng tài sản của Công ty năm 2004 so với năm 2003 tăng 8.035 triệu đồng với tỷ lệ tăng là 23,26% Tỷ lệ tăng như vậy cho thấy tình hình tài sản của Công ty đã có sự thay đổi và có những bước phát triển đi lên Tài sản lưu động của Công ty năm 2004 tăng 6.167 triệu đồng so với năm 2003 tương ứng với 24.42%, nhưng tài sản cố định lại tăng ít, chỉ có 2.142 triệu đồng so với năm 2003

Cơ cấu nguồn vốn cũng có sự thay đổi Nợ phải trả năm 2003 tăng 4600 triệu đồng so với năm 2002 với tỷ lệ tăng là 22,83% Nguồn vốn chủ sở hữu năm 2003 tăng 2.609 triệu đồng, tương ứng với 36.36% Điều này chứng tỏ rằng Công ty đã có những khoản vay dài hạn và ngắn hạn tăng lên so với năm 2002, đặc biệt là Công ty đã có nhiều cố gắng tăng nguồn vốn chủ sở hữu Trong nguồn vốn chủ sở hữu so với tổng nguồn vốn còn thấp (26.26% năm 2002 và 28.85% năm 2003) Nhưng vốn chủ sở hữu năm 2004 so với năm 2003 tăng đáng kể với tỷ lệ là