xây dựng phần mềm quản lý thuốc cho công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà.DOC

xây dựng phần mềm quản lý thuốc cho công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà

Chương II 10

Các vấn đề cơ bản trong hệ thống thông tin quản lý thuốc 10

1.1 Tổng quan về HTTT quản lý thuốc 10

3 Tổng quan về phân tích và thiết kế 42

1 Giới thiệu về công ty Tân Thế Kỷ (New Century Soft).1.1 Địa chỉ của công ty

 Email:hcm@newcenturysoft.com

 VPĐD tại Tokyo

 C/o Asia Consulting Limited

 2F Tanabe Building 2, 6-17-4 Shimbashi, Minato-ku, Tokyo 105-0004,Japan

 Tel:81-3-57336267 – Fax 81-3-5733-6268

 Email:Tokyo@newcenturysoft.com

Hội đồng quản trị, ban lãnh đạo, ban giám đốc gồm những người đó từng đảm nhận vai trí lãnh đạo tại các công ty phần mềm của Nhật Bản, Mỹ, Việt Nam, trong đó Giám đốc Điều hàng đó tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị doanh nghiệp tại Nhật.

Đội ngũ nhân viên: tổng số chuyên viên phần mềm: 82 người Trong đó 100% tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Công nghệ Thông tin từ các trường Đại học Bách Khoa Hà Nội và Đại học Quốc Gia Ngoài ra một số kỹ sư đó từng được đào tạo và làm việc tại các công ty phần mềm của Nhật Bản, Mỹ, Pháp Ngoài ra còn có 02 Tiến sĩ, 06 Thạc sĩ Công nghệ Thông tin.

1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:

Công ty Tân Thế Kỷ(New Century Soft) là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn và phát triển phần mềm tại Việt Nam hiện

nay Công ty được thành lập từ tháng 9 năm 2001, bằng chính nhiệt huyết sẵn có của mình hiện nay công ty đó tự hào khẳng định được thương hiệu của mình đó và sẽ đứng vững trong thị trường kinh doanh và phát triển các sản phẩm phần mềm phấn đấu trở thành một trong những công ty năng động, sáng tạo và thành công bậc nhất tại Việt Nam cũngnhư nước ngoài Mặc dù thành lập chưa được bao lâu nhưng công ty Tân Thế Kỷ đó nhanh chúng chiếm được cảm tình của khách hàng trong nước cũng như nước ngoài bởi chất lượng sản phẩm và dịch vụ của mình Công ty có trụ sở chính đặt tại Hà Nội, chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh và văn phòng đại diện tại Tokyo, Nhật Bản Trong thời gian đầu công ty chú trọng vào phát triển dịch vụ gia công phần mềm cho các công ty nước ngoài và đó nhanh chúng nhận được nhiều đơn đặt hàng tại thị trường Nhật Bản Với đội ngũ cán bộ nhiệt tình giàu kinh nghiệm và tay nghề cao công ty có đủ khả năng để có thể đáp ứng mọi nhu cầu khó tính nhất của khách hàng trong và ngoài nước Bên cạnh lĩnh vực gia công phần mềm công ty còn tập trung vào phát triển và cung cấp các giải pháp đào tạo trực tuyến theo chuẩn SCORM, một sản phẩm rất có triển vọng phát triển toàn cầu trong tương lai không xa Công ty đó giành được nhiều uy tín từ các công ty, tổ chức trong và ngoài nước bằng chính chất lượng các sản phẩm của mình Đặc biệt hơn vào tháng 1 năm 2006 công ty được cấp chứng chỉ ISO 9001:2000 cho hoạt động phát triển tư vấn và cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin Đây chính là minh chứng cho sản phẩm và chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp Hiện nay công ty tập trung nỗ lực trên các lĩnh vực chính sau:

 Gia công phần mềm cho thị trường nước ngoài, tập trung chủ yếu vào Nhật bản và Mỹ.

 Tư vấn và phát triển các giải pháp đào tạo trực tuyến (eLearning Solution) theo chuẩn quốc tế.

 Nghiên cứu và phát triển các sản phẩm phần mềm và dịch vụ dựa trên công nghệ Mobile thế hệ thứ ba (3G Mobile).

 Tư vấn và phát triển giải pháp ERP cho thị trường Việt Nam.

 Tư vấn và phát triển giải pháp thương mại điện tử cho thị trường Việt Nam.

1.3 Sơ đồ tổ chức của công ty

1.4 Định hướng phát triển của công ty

Công ty đang tập trung tối ưu vào việc làm hài lũng những khách hàng trong và ngoài nước bằng chính những giải pháp, sản phẩm và dịch vụ

chất lượng cao với chi phí và thời gian hợp lý Công ty luôn kiên định với phương châm phát triển sau:

 Đội ngũ chuyên nghiệp: xây dựng một công ty phần mềm chuyên nghiệp có năng lực kỹ thuật cao và đội ngũ quản lý tài năng, có khả năng thực hiện các dự án phát triển phần mềm trong nước cũng như nước ngoài, phấn đấu trở thành doanh nghiệp tiên phong trong công cuộc cách mạng Công nghệ thông tin ở Việt Nam.

 Quy trình chuyên nghiệp: phát triển và ứng dụng thành công các quy trình sản xuất phần mềm tiên tiến nhằm đáp ứng yêu cầu khắt khe của khách hàng về chất lượng, sản phẩm cũng như thời gian giao hàng.

 Môi trường chuyên nghiệp: hoàn thiện một môi trường làm việc chuyên nghiệp cho công nghiệp tri thức, tạo cơ hội tối đa cho sự sáng tạo và tiến bộ nghề nghiệp đối với mọi thành viên của công ty

 Chinh phục thị trường nội địa: tăng cường đội ngũ kỹ sư phát triển và nhân viên khai thác thị trường nhằm vào các dự án phần mềm trong nước.

 Mở rộng thị trường quốc tế: khai thác các cơ hội làm gia công phần mềm cho đối tác nước ngoài, sử dụng tối đa lợi thế cạnh tranh sẵn có của các kỹ sư Việt Nam.

2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty Tân Thế Kỷ (New Century Soft)

2.1 Tư vấn, cung cấp các giải pháp hệ thống Công nghệ thông tin 2.1.1 Giải pháp e-Learning

Hiện nay phương châm học tập của con người đang ngày càng đa dạng con người mong muốn có thể được học tập ở bất cứ nơi đâu từ hải đảo xa xôi cho đến các vùng nói heo hút hay bất cứ khi nào như những lúc nghỉ trưa hay những lúc đang đi trên các phương tiện giao thông công cộng Họ

mong muốn sử dụng tốt nhất thời gian của mình để có thể trau dồi thêm kiến thức cho mình với một mức chi phí thấp và đạt hiệu quả cao Thấu hiểu được khát khao đó của rất nhiều người đam mê học tập nhưng do hoàn cảnh còn khó khăn nên công ty đó đưa ra một giải pháp đào tạo trực tuyến (e-Learning) có thể đáp ứng được tất cả các ước muốn của những người có thời gian eo hẹp và kinh phí cho việc học tập còn hạn chế Hiện nay giải pháp tổng thể về e-Learning gồm có: Hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến, công cụ mô phỏng phần mềm, công cụ tạo bài giảng và hệ thống hội nghị trực tuyến Hy vọng trong tương lai không xa giải pháp trên sẽ trở nên phổ biến đến từng xóm làng heo hút hay hải đảo xa xôi.

2.1.2 Giải pháp quản trị ERP(Enterprise Resource Planning)

Đó là một giải pháp dựa trên mô hình quản trị doanh nghiệp dựa trên phân tích hệ thống một cách tổng thể, cho phép người điều hành có thể quản lý và sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất Phần mềm ERP có thể giúp phát huy một cách tối ưu mọi nguồn lực của doanh nghiệp điều đó là một xu hướng đang ngày càng trở nên phổ biến trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng.

2.1.3 Giải pháp thương mại điện tử(Portal)

Giải pháp Portal là một bước tiến mới cho website truyền thống Giải pháp Portal ra đời để giải quyết những hạn chế của các Website truyền thống, khi đó thông tin và dịch vụ được phân loại nhằm thuận tiện cho tìm kiếm và hạn chế vựi lấp thông tin và cho phộp bảo toàn đầu tư lâu dài mở ra một môi trường chủ động hơn để cho các website truyền thống có thể tích hợp thêm nhiều ứng dụng và chức năng mới.

2.2 Phát triển Website

2.2.1 Thiết kế, cài đặt, nâng cấp Website

Công ty nhận thiết kế, cài đặt và nâng cấp Website cho tất cả các doanh nghiệp có nhu cầu xây dựng và quảng cáo hình ảnh cũngnhư các sản phẩm của doanh nghiệp trên Website Công ty có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp có tinh thần trách nhiệm cao với công việc đảm bảo làm hài lũng mọi yêu cầu của những khách hàng khó tính nhất không chỉ trên lĩnh vực Website mà cả trên những sản phẩm của công ty tạo ra.

2.2.2 Liên kết dữ liệu doanh nghiệp với Website

Mọi thông tin của doanh nghiệp sẽ được liên kết với Website của doanh nghiệp một cách nhanh chóng chính xác và đầy đủ nhất Không chỉ có vậy doanh nghiệp còn được hưởng những tiện ích hiện đại nhất của hiện nay như công cụ quản trị Website(Conent Management System) với những chức năng mạnh nhất hiện nay như tìm kiếm thông tin siêu nhanh, có những bức ảnh động, tích hợp sẵn trình soạn thảo tiến, tạo liên kết động, chức năng cập nhật thông tin tự động…

2.3 Nâng cấp, chuyển đổi, thiết kế lại phần mềm

2.3.1 Nâng cấp, chuyển đổi phần mềm giữa các nền tảng

Hiện nay trên thị trường có một số doanh nghiệp mạnh dạn thay thế hệ thống máy mãc trang thiết bị hiện đại hơn nhưng họ vẫn muốn phần mềm của họ vẫn được tiếp tục sử dụng và khai thác có hiệu quả trên hệ thống mới như các ngân hàng các quỹ tín dụng hay các công ty xuyên quốc gia Nhận thấy đây là thị trường tiềm năng cho nên công ty đó giúp họ thiết kế lại phần mềm cũ hay nâng cấp lên để có thể khai thác hiệu quả nhất trên hệ thống mới mà vẫn đảm bảo những yêu cầu khắt khe nhất của doanh nghiệp.

2.3.2 Chuyển đổi, thiết kế lại cơ sở dữ liệu

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thì những khó khăn nảy sinh trong các đơn vị doanh nghiệp khiến cho những cơ sở dữ liệu của họ không đáp ứng kịp với sự thay đổi của nền kinh tế như mối quan hệ giữa doanh

nghiệp với khách hàng trước đây chỉ đơn thuần là kê khai những khách hàng đến mua hàng hóa hay đặt hàng tại doanh nghiệp nhưng nay do chiến lược của công ty hướng tới phân cấp khách hàng theo từng nhóm như khách hàng tiềm năng, khách hàng thường xuyên hay khách hàng ưu tiên đối với mỗi nhóm công ty có những chương trình khuyến mại hay ưu đói riêng mà cơ sở dữ liệu cũ của doanh nghiệp chưa phát triển tương xứng Vì vậy công ty đó giúp các doanh nghiệp giải quyết khó khăn trên bằng cách chuyển đổi, thiết kế lại cơ sở dữ liệu

3.1 Giới thiệu đề tài

Đề tài” xây dựng phần mềm quản lý thuốc cho công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà” nhằm tạo ra phần mềm trợ giúp cho công việc quản nói chung và trong công tác quản lý có tính đặc thự của doanh nghiệp sản xuất thuốc nói riêng.Dựa trên tình hình thưc tế của công ty dược phẩm Nam Hà thì phần mềm quản lý thuốc sẽ tạo một sự quản lý hiệu quả và khoa học cho cán bộ quản ly của công ty.

3.2 Yêu cầu về phần cứng để sử dung phần mềm quản lý thuốc

May Pentium III trở lên Ram 128 Mb

CPU 667 Mb Ổ cứng 20Gb

Phông chữ Vn.Time

Tất cả những yêu cầu này đó được đáp ứng

Ngoài việc quản lý thuôc cho công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà thì phần mềm này có thể sử dụng cho các công ty hoặc cửa hàng thuốc có quy mô vừa và nhỏ khác bởi tính đặc thù của phần mềm quản lý dành cho các hiệu thuốc

Chương II

Các vấn đề cơ bản trong hệ thống thông tin quản lý thuốc

1.1 Tổng quan về HTTT quản lý thuốc

1.1.1 Hệ thống thông tin là gì?

HTTT là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhất các thành tựu của công nghệ, của tin học vào tổ chức Xây dựng thành công một HTTT không thể theo một thực đơn sẵn có Trước hết cần phải hiểu biết về tổ chức, sau đó phải vận dụng các hiểu biết về công nghệ thông tin, về quá trình hình thành và phát triển các HTTT để dự kiến một HTTT thích hợp cho nó.

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về HTTT tuy nhiên theo cách hiểu của các nhà tin học thì: HTTT được thể hiện bởi những con người, các thủ

tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào (Input) của HTTT được lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu được lưu trữ trước đó Kết quả sử lý (Output) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào các kho lưu trữ dữ liệu (Storage).

Nguån §Ých

Kho d÷ liÖu

Mô hình hệ thống thông tin1.1.2 Phân loại HTTT trong tổ chức

Có 2 cách phân loại các HTTT trong tổ chức hay được dùng: phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và phân loại theo nghiệp vụ mà nó phục vụ.

* Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:

+ HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): là một HTTT nghiệp vụ Nó phục vụ cho hoạt động của các tổ chức ở mức vận hành Nó thực hiện việc ghi nhận các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ của tổ chức.

VD : Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng kí môn theo học của sinh viên ( học chế tín chỉ ), cho mượn sách và tài liệu trong thư viện, cập nhật thuế ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế

+ HTTT quản lý MIS (Management Information System): là HTTT quản lý trợ giúp cho hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trước.

VD : Hệ thống theo dõi năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường….

Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decission Suport Sýtem) là một hệ máy tính được sử dụng ở mức quản lý của tổ chức Nó có nhiệm vụ tổng hợp dữ hiệu và tiến hành phân tích bằng các mô hình để trợ giúp ra quyết định cho các nhà quản lý.

+ Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) là một hệ thống trợ giúp ra quyết định ở mức chuyên sâu Ngoài những kiến thức, kinh nghiệm của các chuyên gia và các luật suy diễn nó còn có thể trang bị những thiết bị cảm nhận để thu các thông tin từ những nguồn khác nhau Hệ thống có thể sử lý và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra quyết định rất hữu ích và thiết thực.

Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competititive Advantage) được sử dụng như một trợ giúp chiến lược HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết lập cho người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, nhà cung cấp và cũngcó thể là một tổ chức khác cùng ngành công nghiệp…(trong khi 4 loại HTTT trên được sử dụng chủ yếu cho các bộ phận trong tổ chức Hệ thống này là công cụ đắc lực thực hiện các ý đồ chiến lược)

 Phân loại theo nghiệp vụ của HTTT

Bảng phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyết định

1.1.3 Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin

Cùng với HTTT có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả có 3 mô hình đó được đề cập đến để mô tả cùng 1 HTTT Đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.

* Mô hình logic: mô tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý phải thực hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy cho các xử lý và thống tin mà hệ thống sản sinh ra.

* Mô hình vật lý ngoài: chú ý tới những khía cạnh nhận thấy được của hệ thống như là các vật mang tin và mang kết quả cũngnhư hình thức đầu

vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống…

* Mô hình vật lý trong: liên quan tới khía cạnh vật lý của hệ thống, tuy nhiên không phải là cái nhận của người sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật

1.2 Quá trình Xây dựng phần mềm ứng dụng cho HTTT quản lý1.2.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin

Mục đích cuối cùng của dự án phát triển một HTTT là trang bị cho tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất và phự hợp nhất Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu

thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và Xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức.

Có rất nhiều nguyên nhân buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một HTTT mới Có thể tóm lược như sau:

 Giải quyết vấn đề quản lý: những yêu cầu mới của quản lý cũngcó thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển HTTT mới Nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, cung cấp thông tin tôt hơn cho người có yêu cầu, nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý, hiện đại hóa phương pháp và phương thức quản lý của tổ chức.

 Tận dụng những cơ hội mới: như cơ hội mở rộng kinh doanh, hội nhập; sự xuất hiện của những công nghệ mới.

 Áp lực cạnh tranh đối với tổ chức: đó là sự mở rộng quy mô và loại hình của các tổ chức cùng ngành.

 Yêu cầu quản lý của cấp trên: đó là các nghị quyết, chỉ thị, quyết định không chỉ của cấp trên mà còn của các cơ quan pháp luật, Nhà nước

1.2.2 Phương pháp phát triển của một HTTT

Mục đích chính xác của dự án phát triển HTTT là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước Một HTTT là 1 đối tượng phức tạp, vận

đông trong môi trường cũngrất phức tạp Có 3 nguyên tắc cơ sở chung để phát triển HTTT:

 Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình

Một HTTT bao gồ 3 mô hình: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng chúng ta thấy 3 mô hình này quan tâm tới HTTT từ các góc độ khác nhau.

 Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng

Nguyên tắc đi từ cái chung tới cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên.

 Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi

phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.

Nhiệm vụ phát triển sẽ đơn giản hơn khi sử dụng nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát Cả 3 nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống

1.2.3 Các giai đoạn của phát triển HTTT

Một HTTT dù lớn hay nhỏ khi xây dựng không thể tuỳ tiện làm mà phải tuân thủ theo 7 giai đoạn nhất định.

 Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

1.2.3.1 Mục đích

Cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đũi hỏi chi phí lớn.

1.2.3.2Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầua Lập kế hoạch

Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần phải được lập kế hoạch cẩn thận Mức độ hình thức hóa của kế hoạch này sẽ thay đổi theo quy mô dự án và theo giai đoạn phân tích

b Làm rõ yêu cầu

Mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu của người yêu cầu Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên

c Vấn đề hoặc cơ hội, giải pháp giải quyết bằng tin

 Khả thi về mặt tổ chức và con người:

 Đạo đức kinh doanh: đây là vấn đề mới trong những năm gần đây vì vậy cần được nghiên cứu kỹ.

Bao gồm tài liệu, công cụ trình bày báo cáo, thời gian báo cáo Kết thúc giai đoạn đánh giá yêu cầu cần phải quyết định có tiếp tục thực thi dự án hay không.

 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Mục đích

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu Mục đích chính là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đũi hỏi và ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà HTTT mới phải đạt được.

Lập kế hoạch phân tích chi tiết

Trước khi giai đoạn phân tích thực sự bắt đầu thì người chịu trách nhiệm của giai đoạn này phải lập kế hoạch về các nhiệm vụ phải thực hiện.

 Thành lập đội ngũ

 Lựa chọn phương pháp và công cụ

 Xác định thời gian:

Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

 Môi trường ngoài

 Môi trường tổ chức

 Môi trường kỹ thuật

Nghiên cứu hệ thống hiện tại

Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

 Đưa ra chuẩn đoán.

 Xác định mục tiêu của hệ thống mới.

 Xác định các yếu tố của giải pháp.

Đánh giá lại tính khả thi

Khẳng định lại tính khả thi trong tổ chức, tài chính, kỹ thuật và thời hạn, cần phải có thông tin về hệ thống sẽ xây dựng và sẽ cài đặt chứ không chỉ là HTTT hiện có.

Thay đổi đề xuất của dự án

Sau khi đánh giá lại tính khả thi của dự án cần xem xét và sửa đổi lại đề xuất của dự án.

Chuẩn bị và trình bày báo cáo

Báo cáo giúp các nhà quyết định cho phép dự án tiếp tục hay ngừng lại Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình và khuyến nghị những hành động tiếp theo Báo cáo

thường được trình bày để các nhà quyết định có thể yêu cầu làm rõ thêm các vấn đề Sau đó quyết định tiếp tục hay loại bỏ dự án.

 Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Thiết kế logic nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đó được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các inputs) Mô hình logic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y.

b Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế co sở dữ liệu (CSDL) là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng HTTT mới.

Một số phương pháp cơ bản:

 Phương pháp nguyên mẫu.

 Điều tra hỏi người sử dụng xem họ cần thông tin gì.

 Mô hình hóa quan hệ thực thể ERD hoạt động từ đó rút ra CSDL.

 Suy diễn từ các thông tin đầu ra của HTTT

 Bước 1: liệt kê mọi thông tin đầu ra của HTTT, xuất phát từ các nguồn: kết quả của giai đoạn phân tích, phích, từ điển hệ thống và hỏi thêm từ người sử dụng.

 Bước 2: thiết kế DSD cho từng đầu ra Bước 3: tích hợp các danh sách thiết kế.

 Bước 4: vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu (Data structured diagram).

c Thiết kế xử lý

Các sơ đồ logic của xử lý chỉ làm rõ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu và không quan tâm tới những yếu tố mang tính tổ chức như: ai thực hiện xử lý, ở đâu, khi nào, và như thế nào.

Để biểu diễn những hoạt động như vậy, chúng ta phải dùng những khái niệm sự kiện, công việc và kết quả.

 Sự kiện việc thực hiện khi nó làm khởi sinh sự thực hiện của một hoặc nhiều việc khác.

 Đồng bộ: một điều kiện logic kết hợp các sự kiện, thể hiện các quy tắc quản lý mà HTTT phải kiểm tra để khởi sinh các công việc.

 Công việc là một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung các sự kiện khởi sinh.

 Quy tắc ra: điều kiện thể hiện các quy tắc quản lý, quy định việc cho ra kết quả của một công việc.

 Kết quả: sản phẩm của việc thực hiện một công việc.

Về mặt logic thì một HTTT bao gồm các xử lý liên quan tới ba loại hoạt động: thực hiện các tra cứu thông tin, cập nhật dữ liệu vào các tệp và hợp lệ hóa dữ liệu Những xử lý tra cứu và cập nhật có liên quan tới các thiết bị nhớ ngoài, do đó mô hình biểu diễn chúng còn được gọi là những mô hình ngoài Trong giai đoạn thiết kế logic người ta chỉ quan tâm xem: hệ thống làm gì, để làm gì Do đó phần thiết kế xử lý logic chỉ bàn đến các mô hình ngoài.

Là thiết kế các thủ tục nhập dữ liệu có hiệu quả và giảm thiểu các sai sót Thiết kế vào bao gồm lựa chọn phương tiện , thiết kế khuôn dạng cho thông tin nhập.

e Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

 Xác định các kỹ thuật hợp lệ hóa dữ liệu nhập vào hệ thống

 Hợp lệ hóa mô hình logic

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về mô hình logic.

 Quyết định thông báo mô hình logic: sản phẩm của giai đoạn

 Bảng báo cáo về mô hình này Quyết định chấp nhận mô hình logic đó đưa ra.

 Giai đoạn 4: Đề xuất phương án của giải pháp

Mục đích

Dự án sau khi đó được chấp nhận , phân tích viên phải trình bày một số phương án để nhà quản lý lựa chọn sao cho tính đến việc tối ưu hệ thống theo thời gian Đồng thời phác họa HTTT nhận thấy được.

Cách thức xây dựng phương án

 Xác định các ràng buộc

 Ràng buộc về mặt tổ chức.

 Ràng buộc về mặt kỹ thuật tin học

 Các bước xây dựng phương án

 Bước 1: xác định biên giới cho phần tin học hóa của HTTT.

 Sử dụng sơ đồ DFD (mức 1 hoặc mức 2).

 Với các đường biên giới khác nhau có phương án ban đầu khác nhau.

 Bước 2: xác định phương thức xử lý Sau khi phân tích viên xác định cách thức xử lý nghĩa là phải lựa chọn cách thức xử lý, thời gian thực hay hỗn hợp Đồng thời phân tích viên phải quyết định lựa chọn các thiết bị ngoại vi để nhập dữ liệu và đưa kết quả ra, quyết định về mức tập trung của xử lý

 Bước 3: viết chi tiết dự án cho từng phương án

c Đánh giá các phương án của giải pháp

 Phân tích chi phí/lợi ích: chi phí /lợi ích có thể phân loại theo những cách sau

 Phân tích đa tiêu chuẩn: phương pháp phân tích đa tiêu chuẩn được thực hiện như sau

 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Mục tiêu

 Mô tả chi tiết các yếu tố nhận thấy được của HTTT như phần cứng, giao diện, báo cáo…

 Tăng độ sử dụng, dễ hiểu.

 Giảm sự mệt mỏi khi thao tác với hệ thống.

Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

Phân tích viên phải lựa chọn phương tiện, khuôn dạng của các dòng vào/ra, xác định cách thức hội thoại với phần tin học hóa của hệ thống và cách thức thực hiện các thủ tục thủ công Phân bố thời gian và lập danh mục các sản phẩm.

c Thiết kế chi tiết vào/ra

 Thiết kế vật lý các đầu ra

Thiết kế vật lý các đầu ra có hai nhiệm vụ: lựa chọn vật mang tin và sắp đặt các thông tin trên đầu ra.

 Lựa chọn vật mang tin: có 4 vật mang tin chính được sử dụng để trình bày thông tin đó là giấy, màn hình, tiếng nói và các thiết bị nhớ.

 Bố trí thông tin trên vật mang: sau khi xác định được vật mang, thiết kế viên phải lựa chọn cách bố trớ thông tin sao cho nó thể hiện tốt nhất nội dung của thông tin

vì khuụn dạng của thông tin phụ thuộc vào vật mang Việc tạo ra một đầu ra vừa ý và giúp đỡ người sử dụng hoàn thành công việc của họ một cách có hiệu quả là một công việc mang tính nghệ thuật nhiều hơn là khoa học Tuy nhiên vẫn có những quy tắc cơ bản cho việc phân bố thông tin trên các đầu ra.

 Đối với ô nhập hoặc trường nhập, tên của trường nhập phải ở bên trái hoặc ở bên trên.

 Giá trị ngầm định của trường nhập phải được sự đồng ý của nhà quản lý hoặc người sử dụng.

 Phải làm rõ việc chuyển trường, xuống dòng.

 Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hóa

 Thiết kê giao tác thông qua lệnh.

 Thiết kế giao tác thông qua các phím đặc biệt.

 Thiết kế giao tác thông qua thực đơn.

 Thiết kế giao tác thông qua biểu tượng.

 Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Mục tiêu: xây dựng một hệ thống hoạt động tốt.b Lập kế hoạch thực hiện

 Lựa chọn các công cụ cho hoạt động thiết kế vật lý trong cũngnhư những hoạt động lập trình sau này.

 Phân phối công việc cho các thành viên, Xây dựng tiến trình thực hiện và chi phí cũngnhư yêu cầu vật tư kỹ thuật cho giai đoạn triển khai hệ thống.

c Thiết kế vật lý trong

 Thiết kế CDSL vật lý trong

 CSDL đủ đảm bảo cho các thông tin đầu ra của hệ thống.

 CSDL đảm bảo tốc độ cung cấp thông tin.

 CSDL xem xét vấn đề lưu trữ trên bộ nhớ của hệ thống.

 CSDL tận dụng hờ thống

 Thiết kế sơ đồ liên kết module lập trình: module lập trình là phần chương trình máy tính mà chúng ta thiết kế để cho người lập trình bắt đầu thực hiện bằng viết lệnh.

d Lập trình

Lập trình là quá trình chuyển đổi các đặc tả thiết kế vật lý của các nhà phân tích thành phần mềm máy tính do các lập trình viên đảm nhận.

e Thử nghiệm phần mềm

 Phân loại theo cách thử nghiệm: gồm có kỹ thuật thử nghiệm tĩnh và kỹ thuật thử nghiệm động.

 Phân loại theo công cụ thử nghiệm: gồm có kỹ thuật thủ công và kỹ thuật tự động.

 Một số kỹ thuật thử nghiệm chương trình

 Rà soát lỗi đặc trưng.

 Kỹ thuật kiểm tra logic.

 Kỹ thuật thử nghiệm thủ công.

 Kỹ thuật kiểm tra cú pháp bằng máy tính.

 Kỹ thuật thử nghiệm module.

 Kế hoạch đào tạo người sử dụng.

 Các module đào tạo và kế hoạch hỗ trợ người sử dụng.

 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Các phương pháp cài đặt hệ thống

 Cài đặt trực tiếp: theo phương pháp này, người ta dừng hoạt động của hệ thống cũ và đưa hệ thống mới vào sử dụng.

 Cài đặt song song: với phương pháp này thì cả hai hệ thống mới và cũ đều cùng hoạt động, cho tới khi có thể quyết định dừng hệ thống cũ lại.

 Cài đặt thí điểm cục bộ: đây là phương pháp dung hũa giữa cài đặt trực tiếp và cài đặt song song Cài đặt cục bộ chỉ thực hiện chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới cục bộ tại một hoặc một vài bộ phận.

 Chuyển đổi theo giai đoạn : đây là phương pháp chuyển đổi từ HTTT cũ sang hệ thống mới một cách dần dần, bắt đầu bằng một hay một vài modul và sau đó là mở rộng dần việc chuyển đổi sang toàn bộ hệ thống mới.

b Lập kế hoạch chuyển đổi

 Trình bày lý do lựa chọn phương pháp áp dụng.

 Lập kế hoạch chi tiết.

 Thông qua lãnh đạo.

c Chuyển đổi dữ liệu

 Các kho dữ liệu cần thiết đó có theo đúng các đặc trưng thiết kế, không cần phải chuẩn bị gì.

 Các kho dữ liệu đó tồn tại nhưng không đầy đủ và cấu trúc chưa phù hợp phải nhập thêm những dữ liệu mới chưa có trên máy và trích các dữ liệu có cấu trúc chưa phù hợp từ các tệp hay từ các CSDL, sửa và ghi lại vào CSDL của hệ thống.

 Các kho dữ liệu hoàn toàn chưa tồn tại thì phải tạo ra.

d Đào tạo và hỗ trợ người sử dụng

 Đào tạo người sử dụng HTTT.

 Hỗ trợ người sử dụng HTTT.

 Quy mô của hệ thống.

 Chất lượng phân tích và thiết kế.

 Chất lượng đội ngũ cán bộ bảo trì và hỗ trợ hệ thống.

 Thời gian bảo trì.

 Người sử dụng cuối cùng tại các bộ phận chức năng sẽ đảm đương chức năng bảo trì.

 Về đo lường hiệu quả bảo trì hệ thống: cần phải đo những yếu tố sau số lượng lỗi, khoảng thời gian giữa các lỗi và kiểu lỗi.

 Về kiểm soát các yêu cầu bảo trì: cần xác định loại bảo trì.

 Về quản trị cấu hình: đảm bảo những thay đổi đó qua thẩm định mới được phép triển khai đối với hệ thống.

f Đánh giá sau cài đặt

 Đánh giá dự án: so sánh thời gian thực sự để có được hệ thống mới với thời gian dự kiến và xác định xem dự án có tuân thủ ngân sách đó xác định hay không Việc này nhằm hai mục đích: quản lý nhân sự và rút kinh nghiệm cho việc quản lý các dự án thông tin về sau.

 Đánh giá hệ thống: xem xét hệ thống có đạt được các mục tiêu đó đề ra hay không Điều này không thể thực hiện ngay sau khi cài đặt mà phải sau một thời gian khai thác nhất định.

1.3 Phân tích hệ thống thông tin

Đây là giai đoạn rất quan trọng khi tiến hành phân tích, thiết kế một Hệ thống thông tin, James Mckeen đã làm rõ tính sống còn của giai đoạn này bằng nhận xét: “Những người thành công nhất, nghĩa là những người tôn trọng nhất các ràng buộc về tài chính, về thời gian và được người sử dụng hài lòng nhất, cũng là những người đã dành nhiều thời gian nhất cho những hoạt động phân tích chi tiết và thiết kế logic.”

Mục đích của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được các chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt của hệ thống mới và đề xuất ra các yếu tố giải phápcho phép đạt được mục tiêu trên Để làm rõ điều đó phân tích viên phải có một hiểu biết sâu sắc về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt đọng của chính hệ thống

1.3.1 Các phương pháp thu thập thông tin

 Phỏng vấn: là một trong hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất

dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT Phỏng vấn cho phép thu thập được những thông tin được xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu.

 Nghiên cứu tài liệu: cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía

cạnh của tổ chức như lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vi trí và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin đầu vào cũngnhư đầu ra.

 Sử dụng phiếu điều tra: khi cần phải lấy thông tin với số lượng lớn

và pham vi rộng.

 Quan sát: giúp cho chúng ta thấy những gì không thể hiện trên tài

hiệu hoặc phỏng vấn như tài liệu để ở đâu, đưa cho ai…Quan sát sẽ gặp khó khăn vì người bị quan sát sẽ bị tác động và thực hiện ko đúng quy trình bìnhthường.

Phương pháp thu thập thông tin để phục vụ cho giai đoạn phân tích thiết kế chi tiết “HTTT quản lý công việc của giảng viên” chủ yếu là nghiên cứu tài liệu, quan sát và phỏng vấn

Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B

Phương pháp mã hóa được sử dụng trong tất cả các hệ thống Xấy dựng HTTT cần thiết phải mã hóa dữ liệu Việc mã hóa dữ liệu mang lại những lợi ích sau:

* Nhận diện không nhầm lẫn đối tượng * Mô tả nhanh chóng các đối tượng * Nhận diện nhóm đối tượng nhanh.

* Tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian sử lý.

* Thực hiện những phộp kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng.

c Các phương pháp mã hóa cơ bản:

Một hệ thống mã gồm 1 tập hợp các đối tượng, một bộ lý tự hợp lệ, được định nghĩa trước, được sử dụng để nhận diện đối tượng cần quan tâm.

* Phương pháp mã hóa liên tiếp: mã kiểu này được tạo ra bởi 1 quy tắc

dóy nhất định.

* Phương pháp mã hóa phân cấp: nguyên tắc này lập bộ mã rõt đơn

giản Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống và mã số được xây dựng từ trái qua phải, các chứ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết phân cấp sâu hơn.

* Phương pháp mã hóa tổng hợp: khi kết hợp việc mã hóa phân cấp

với mã hóa liên tiếp thì ta được mã hóa tổng hợp.

* Phương pháp mã hóa gợi nhớ: cho phép ta căn cứ vào đựac tính của

đối tượng để xây dựng bộ mã.

Nguyễn Văn Cường Tin học kinh tế 46B

* Phương pháp mã hóa theo seri: sử dụng 1 tập hợp theo dayx gọi là

seri Seri được coi như là 1 giấy phép theo mã quy định.

* Phương pháp mã hóa ghộp nối: chia mã ra thành nhiều trường, mỗi

trường tương ứng với 1 đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã.

1.3.3 Các công cụ mô hình hóa HTTT

a Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Control):

Sơ đồ luồng thông tin được cung cấp để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.

* Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:

- Xử lý:

- Kho dữ liệu:

b Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram):

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả HTTT như sơ đố luồng thông tin nhưng trên góc độ trõu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn, đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm, và đối tượng chịu trách nhiệm sử lý Sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần làm gì và để làm gì.

* Ký pháp chung cho sơ đồ DFD:

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu sử dụng bốn loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.

Thực thể:

Nguồn hoặc đích: Biểu thị thông tin xuất phát từ đâu, đích của nó là bộ phận nào hoặc cá nhân nào.

Dòng dữ liệu: là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc ra khỏi tiến trình,

một chức năng Các dòng khác nhau phải có tên khác nhau và thông tin khi có sự thay đổi phải có tên phù hợp.

Tiến trình xử lý: được hiểu là quá trình biến đổi thông tin, từ thông tin vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoắc tạo ra thông tin mới tổ chức thành thông tin đầu ra phục vụ cho hoạt động của hệ thống lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trình hay bộ phân khác.

Bản sao đơn hàng

Khách hàng

Kho dữ liệu: để thể hiện các thông tin cần lưu trữ dưỡi dạng vật lý Các

kho dữ liệu này có thể là các tập tài liệu, các cặp hồ sơ hoặc các tệp thông tin trên đĩa.

* Các mức của DFD:

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): thể hiện rât khái quát nội dung

chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà nó mô tả sao cho chỉ cần nhận ra nội dung chính của hệ thống.

Phân ró sơ đồ ngữ cảnh: nhằm mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta

dùng kỹ thuật phân ró (Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sưo đồ ngữ cảnh ta

phân ró tành sơ đồ mức 0, tiếp đó là mức 1…tuỳ theo mức độ chi tiết do yêu cầu đũi hỏi.

“Hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng” sử dụng cả 2 công cụ sơ đồ luồng dữ liệu và sơ đồ luồng thông tin để mô tả.

1.3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL)

* Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra

Xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL.

Các bước chi tiết khi thiết kế CSDL từ các thông tin đầu ra:

* Bước 1: Xác định các thông tin đầu ra

Hồ sơ khách hàng

Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra như nội dung, khối lượng tần suất và nơi nhận của chúng

* Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đầy đủ dữ liệu cho việc

tạo ra từng đầu ra.

* Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra.

- Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là thuộc tính Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành 1 danh sách.

- Đánh dấu các thuộc tính lặp (là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu).

- Đánh đấu các thuộc tính thứ sinh (S) là những thuộc tính được tính toán hoặc suy ra từ những thuộc tính khác.

- Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra.

- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở Xem xét loại bỏ các thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý.

* Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1 (1.NF).

Chuẩn hoá 1.NF quy định rằng: trong mỗi danh sáh không được phép chức những thông tin lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính này ra thành các danh sách con (có ý nghĩa dưới góc độ quản lý).

Gắn thêm cho nó 1 tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của các danh sách gốc.

* Thực hiện việc chuẩn hóa mức 2 (2.NF).

Chuẩn hoá 2.NF quy định rằng: trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc vào toàn bộ khoá chính chứ không phải chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khóa thành 1 danh sách con mới.

Lấy bộ phận khóa đó kà khoá cho danh sách mới Đặt tên cho danh sách mới này 1 tên riêng sao cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.

* Thực hiện việc chuẩn hóa mức 3 (3.NF)

Chuẩn hoá 3.NF quy định rằng: trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tínhY, mà Y phụ thuộc hàm vào thuộc tính X thì phải tách chúng vào hai danh sách chứac quan hệ Z với Y và danh sách chứa quan hệ Y với X.

* Mô tả các tệp.

Mỗi dánh sách xác định được sau khi chuẩn hoá 3.NF sẽ là một dánh sách CSDL Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của các CSDL về tệp Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên Các thuộc tính nằm trong đó, thuộc tính khóa có gạch chân.

Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL

từ mỗi đầu ra theo cách thức hiện của bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập Những danh sách này cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó lại với nhau.

Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp va thiết lập các sơ đồ cấu

trúc dữ liệu.

Xác định số lượng bản ghi cho từng tệp.

Xác định độ dài cho từng thuộc tính, độ dài cho bản ghi.

Xác định mối liện hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ mũi tên về hướng đó.

1.4 Khái quát về công cụ sử dụng thực hiện đề tài

1.4.1 Cơ sở dữ liệu

* Một số khái niệm về cơ sở dữ liệu (CSDL)

- Mỗi bảng (Table) ghi chép dữ liệu về mọt nhóm các phần tử nào đó gọi là thực thể (Entity).

Ví dụ:

Thưc thể KHÁCH HÀNG là bao gồm các khách hàng Thực thể THUỐC là bao gồm các loại thuốc.

- Mỗi thực thể đều có những đặc điểm riêng mà ta gọi đó là thuộc tính Mỗi thuộc tính là 1 yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không chia nhỏ được nữa các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ.

- Mỗi bảng có những dòng (Row) Mỗi dòng còn gọi là 1 bản ghi (Record) bởi vì nó ghi chộp dữ liệu về một cỏ thể (Instance) tức là một biểu

hiện riêng của thực thể.

- Mỗi bảng có những cột (Column) Mỗi cột còn được gọi là một trường dữ liệu (Field) Để lưu trữ thông tin về từng thuộc tính người ta thiết

lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính

Mỗi thuộc tính được coi là một trường nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể

- Cơ sở dữ liệu (Database) là 1 nhóm hay nhiều bảng có quan hệ với

- Một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau được gọi là một hệ cơ

sở dữ liệu (Database System) hay ngõn hàng dữ liệu (Data bank)

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System) là một

hệ thống chương trình máy tính giúp ta tạo lập và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu.

2.3 Giới thiệu về Microsoft Access và Visual Basic2.3.1 Microsoft Access

Microsoft Access là một thành phần của bộ phần mềm Microsoft Office Profesional Vì thế mà những đối tượng thuộc giao diện như thực đơn, dải công cụ và hộp thoại đều tương tự như các ứng dụng khác của Office mà phần lớn cán bộ văn phòng đó quen dựng Việc trao đổi dữ liệu giữa Access và các ứng dụng khác trong môi trường Windows như Excel, Word, SQL, Server,…cũng rất thuận tiện.

Access là một công cụ tuyệt vời để phát triển những ứng dụng phục vụ công tác quản lý và điều hành một doanh nghiệp nhỏ Những Wizard của Access cho phép dễ dàng và nhanh chóng xây dựng nền mãng cho một ứng dụng Khả năng đưa vào ứng dụng Access những đơn vị (module) chương trình viết bằng Visual Basic giúp cán bộ lập trình tạo ra các thư viện có thể sử dụng lại.

 Ứng dụng của Access ở cấp phòng ban: Access cũng rất tiện dựng để phát triển những ứng dụng cho các phòng ban thuộc những công ty lớn Hầu hết các phòng ban thuộc những công ty

lớn đều có đủ ngân sách để tạo ra những ứng dụng được thiết kế một cách hoàn hảo Hơn nữa, nhiều phòng ban còn có những nhân viên rất hăng say thiết kế mẫu báo cáo Họ sẵn sàng phối hợp với các chuyên gia phần mềm để tạo nên những ứng dụng đáp ứng một cách mỹ mãn những nhu cầu thông tin của phòng ban.

 Ứng dụng Access cho toàn doanh nghiệp: mặc dự Access thích hợp nhất cho các ứng dụng ở cấp phòng ban nhưng vẫn có thể dùng nó để tạo ra những ứng dụng xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin trên phạm vi của một cơ quan với quy mô vừa phải Cần lưu ý, khi số người sử dụng đồng thời qua lớn thì hiệu năng của Access suy giảm đáng kể, khi đó Access được dùng như công cụ tuyến trước cho một cơ sở dữ liệu khách/chủ.

2.3.2 Visual Basic

Dùng Visual Basic là cách nhanh và tốt nhất để lập trình cho Microsoft Microsoft Cho dự là lập trình viên chuyên nghiệp hay mới mẻ đối với chương trình Windows, Visual Basic cung cấp một bộ công cụ hoàn chỉnh để đơn giản hóa việc triển khai lập trình ứng dụng cho Microsoft Microsoft.

Visual Basic là phần “Visual” đề cập đến phương pháp được sử dụng để tạo giao diện đồ họa người dùng Có sẵn những bộ phận hình ảnh, controls, giúp sắp đặt vị trí và quyết định các đặc tính của chúng trên một khung màn hình (form) Phần “Basic” đề cập đến ngôn ngữ Basic (Beginners All-Purpose Symbolic Instruction Code), một ngôn ngữ lập trình đơn giản, dễ học, được tạo ra cho các khoa học gia (những người không có thì giờ để học lập trình điện toán) dùng.

Visual Basic đó được sinh ra từ MSBasic, do Bill Gates viết từ thời dùng cho máy tính 8 bits 8080 hay Z80 Hiện nay nó chứa đến hàng trăm câu lệnh (commands), hàm (functions) và từ khóa (keywords) Rất nhiều commands, functions liên hệ trực tiếp đến MSWindows GUI Những người mới bắt đầu có thể viết chương trìng bằng cách học chỉ một vài commands, functions và keywords Khả năng của ngôn ngữ này cho phép những người chuyên nghiệp hoàn thành bất kỳ điều gì nhờ sử dụng ngôn ngữ lập trình MSWindows nào khác Visual Basic còn có hai dạng khác Visual Basic for Application (VBA) và VBScript VBA là ngôn ngữ nằm phía sau các chương trình Word, Excel, MSAccess, MSProject…còn gọi là Macros Dựng VBA trong MSOffice ta có thể làm tăng chức năng bằng cách tự động hóa chương trình VBScript được dùng cho Internet và chính Operating System

Dù cho mục đích là tạo một tiện ích nhỏ, trong một nhóm làm việc, trong một công ty lớn, hay cần phân bố chương trình ứng dụng rộng rói trên thế giới qua Internet, Visual Basic cũngsẽ có các công cụ lập trình mà ta cần thiết.

2 Quản lý hóa đơn.

Chức năng quản lý hóa đơn có tác dụng cho biết thông tin về mã hóa đơn, mã thuốc, mã nhà cung cấp, số lượng, ngày xuất nhập, đơn giá, thành tiền, số tiền đã thanh toán, số tiền còn lại mà từ đó người quản lý truy cập được các thông tin cần thiết như số tiền còn nợ của nhà cung cấp, khách hàng, v.v…

3 Quản lý nhà cung cấp.