Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng

HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC x -o0o -x BÁO CÁO KẾT THÚC THỰC TẬP LĨNH VỰC: TÌM HIỂU VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG Hà Nội, ngày 11 tháng 10 năm 2021 MỤC LỤC MỞ ĐẦU NỘI DUNG I LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG VÀ VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG: .2 Định nghĩa đặc điểm hoạt động công chứng 2 Văn phịng cơng chứng: Thủ tục thành lập văn phịng cơng chứng Bước 1: Bước 2: Bước 3: Bước 4: II CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG THỦ ĐƠ .4 Quyết định thành lập: Tổ chức nhân sự: .5 Phương châm hoạt động: .5 Cơ sở vật chất: Số liệu kết hoạt động Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ: II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG Chức nhiệm vụ Văn phòng công chứng Thủ Đô Mức thu phí thù lao cơng chứng .7 Các quy trình thực cơng chứng .7 IV Đánh giá học viên thực tập Văn phịng cơng chứng Thủ Đô 10 Ưu điểm: 10 Nhược điểm: 12 V Bài học kinh nghiệm cho thân: 12 KẾT LUẬN 13 MỞ ĐẦU I TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI: Mơ hình Văn phịng cơng chứng có từ lâu giới, Việt Nam, Văn phịng cơng chứng xuất sau Luật Cơng chứng năm 2006 có hiệu lực pháp luật Đây lần Việt Nam thừa nhận mô hình Văn phịng cơng chứng, tồn song song bên cạnh Phịng Cơng chứng, hai hình thức tổ chức hành nghề công chứng quy định Điều 23 Luật Cơng chứng Cùng với q trình đẩy mạnh phát kinh tế – xã hội đất nước, kéo theo quan hệ dân sự, thương mại, đất đai,… ngày phát triển mãnh mẽ Do đó, nhu cầu cơng chứng hợp đồng, giao dịch phát sinh đời sống xã hội ngày tăng cao Cùng với việc thực xã hội hóa hoạt động cơng chứng, làm cho số lượng văn phịng cơng chứng ngày tăng Để có phát triển ngày hôm nay, hoạt động công chứng trải qua trình hình thành phát triển gắn liền với trình bảo vệ, xây dựng phát triển đất nước II ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU: Tìm hiểu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ hoạt động Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ Thành tựu, khó khăn học kinh nghiệm rút q trình thực tập III MỤC ĐÍCH Áp dụng kiến thức thực hành kỹ nghề nghiệp học Học viện Tư pháp vào môi trường làm việc thực tế Bổ sung kiến thức kinh nghiệm thực tiễn nghề nghiệp Làm quen với môi trường công việc thực tế, xử lý hồ sơ, tiếp xúc làm việc với khách hàng NỘI DUNG I LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CƠNG CHỨNG VÀ VĂN PHỊNG CÔNG CHỨNG: Định nghĩa đặc điểm hoạt động công chứng Định nghĩa: Công chứng việc công chứng viên tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân khác văn bản, tính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội dịch giấy tờ, văn từ tiếng Việt sang tiếng nước từ tiếng nước sang tiếng Việt (sau gọi dịch) mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng Đặc điểm: - Công chứng hoạt động công chứng viên thực theo quy định pháp luật - Người u cầu cơng chứng cá nhân, tổ chức Việt Nam cá nhân, tổ chức nước ngồi có u cầu thực cơng chứng hợp đồng, giao dịch dịch - Nội dung việc công chứng để xác định tính hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân Xác nhận tính xác, tính hợp pháp không trái với đạo đức xã hội dịch giấy tờ, văn - Có hai loại giao dịch cơng chứng loại hợp đồng giao dịch bắt buộc phải thực công chứng theo quy định pháp luật hợp đồng giao dịch tổ chức, cá nhân tự nguyện yêu cầu việc công chứng Văn phịng cơng chứng: Theo quy định khoản điều 22 Luật cơng chứng năm 2014, Văn phịng công chứng tổ chức hoạt động theo loại hình cơng ty hợp danh, điều kiện thành lập Văn phịng cơng chứng phải có từ cơng chứng viên hợp danh trở lên, khơng cho phép Văn phịng cơng chứng có thành viên góp vốn Văn phịng cơng chứng phải có trụ sở đáp ứng điều kiện Chính phủ quy định Văn phịng cơng chứng sử dụng dấu khơng có quốc huy, dấu khắc sử dụng sau có định cho phép thành lập Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý sử dụng dấu thực theo quy định pháp luật dấu Người đại diện theo pháp luật văn phịng cơng chứng Trưởng văn phịng cơng chứng, trưởng Văn phịng cơng chứng phải cơng chứng viên hợp danh Văn phịng công chứng hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên Thủ tục thành lập văn phịng cơng chứng Theo điều 23 Luật Cơng chứng 2014, trình tự, thủ tục thành lập văn phịng cơng chứng quy định sau: Bước 1: Công chứng viên thành lập Văn phịng cơng chứng gửi hồ sơ đề nghị thành lập văn phịng cơng chứng đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, hồ sơ gồm có: - Đơn đề nghị thành lập Văn phịng cơng chứng - Đề án thành lập Văn phịng cơng chứng nêu rõ cần thiết thành lập, dự kiến tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, điều kiện vật chất kế hoạch triển khai thực - Bản định bổ nhiệm công chứng viên Bước 2: Trong thời hạn hai mươi ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phịng cơng chứng, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, định cho phép thành lập Văn phịng cơng chứng Trong trường hợp từ chối phải thông báo văn nêu rõ lý Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định pháp luật Bước 3: Trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày nhận định cho phép thành lập, Văn phịng cơng chứng phải đăng ký hoạt động Sở Tư pháp địa phương cho phép thành lập Khi đăng ký hoạt động phải có đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh trụ sở địa phương nơi định cho phép thành lập Bước 4: Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận giấy tờ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động Văn phịng cơng chứng; trường hợp từ chối phải thơng báo văn nêu rõ lý Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định pháp luật Văn phịng cơng chứng hoạt động kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động II CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG THỦ ĐƠ Quyết định thành lập: Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ thành lập theo Quyết định cho phép thành lập Văn phịng cơng chứng số: 650/QĐ-UBND ngày 10/9/2008 Văn phịng có dấu tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài nguồn thu từ phí cơng chứng, thù lao công chứng nguồn thu hợp pháp khác Đánh giá tính cần thiết việc thành lập Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ: Văn phịng cơng chứng Thủ Đô thành lập vào năm 2008, văn phịng cơng chứng thành lập Bắt đầu từ ngày 1/7/2007, bên cạnh hệ thống Phịng Cơng chứng Nhà nước hệ thống Văn phịng cơng chứng tư Theo thống kê Bộ Tư pháp, năm 2008 nước có 130 phịng cơng chứng đặt 64 tỉnh, thành đâu tải, đặc biệt thành phố lớn Hà Nội, Hồ Chí Minh Người dân gặp khó khăn có nhu cầu làm thủ tục công chứng, phải di chuyển xa phải đợi nhiều ngày tình trạng hồ sơ tồn đọng, tải, gây ảnh hưởng dến tình hình giao dịch liên quan đến tài sản nhu cầu khác người dân Vì đời Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ giải vấn đề tải công việc, tạo thuận lợi cho việc giao dịch người dân khu vực quận Tây Hồ quận lân cận Đánh giá vị trí địa lý trụ sở văn phịng: Trụ sở Văn phịng cơng chứng Thủ Đô 660 Lạc Long Quân, phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Quận Tây Hồ - nơi ln trì tốc độ phát triển (14,01%/năm); cấu kinh tế chuyển dịch định hướng “Dịch vụ - cơng nghiệp - nơng nghiệp” Tính đến thời điểm 01/4/2019 số dân quận 160.495 người Hằng năm, địa bàn quận có 300 doanh nghiệp thành lập Những năm gần thị trường bất động sản thị trường bất động sản quận Tây Hồ có nhiều biến động, tăng trưởng mạnh mẽ hết phát triển không ngừng sở hạ tầng đại, nhiều khu đô thị đại bậc Hà Nội Ngoài ngân hàng mở khu vực ngày nhiều, có tổng số 76 chi nhánh phòng giao dịch 26 ngân hàng đặt quận Tây Hồ Vì việc đời phát triển Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ cần thiết, nhằm đáp ứng nhu cầu người dân đời sống nhân dân ngày phát triển, kinh tế vững mạnh kéo theo thu cầu lập văn bản, hợp đồng để ghi nhận giao dịch hoàn thiện thủ tục pháp lý Tổ chức nhân sự: Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ thành phố Hà Nội xây dựng máy làm việc sở đơn giản, gọn nhẹ, linh hoạt, làm việc có hiệu quả, bao gồm cơng chứng viên chun viên pháp lý có bề dày kinh nghiệm trải qua nhiều công việc pháp lý khác Trưởng văn phịng: Cơng chứng viên Phạm Quang Hiển Công chứng viên Phạm Quang Hiển Bộ tư pháp bổ nhiệm theo Quyết định việc bổ nhiệm công chứng viên số: 1369/QĐ-BTP ngày 31/07/2008 Công chứng viên: Nguyễn Thị Bích Thảo Bộ tư pháp bổ nhiệm theo Quyết định việc bổ nhiệm công chứng viên số: 1565/QĐ-BTP ngày 03/07/2014 STT CHỨC DANH SỐ LƯỢNG (NGƯỜI) Trưởng phịng cơng chứng Cơng chứng viên Chuyên viên Kế toán Nhân viên lễ tân Văn thư hành lưu trữ Bộ phận hỗ trợ (bảo vệ, photo) 12 Tổng Phương châm hoạt động: Phương châm, chiến lược hoạt động Văn phòng Công chứng Thủ Đô tuân thủ hiến pháp pháp luật, tôn trọng đạo đức hành nghề công chứng Phát triển bền vững xây dựng uy tín, danh tiếng chất lượng cơng việc, đáp ứng nhu cầu đáng Q khách, giải cơng việc thấu tình, đạt lý Trưởng Văn phịng Cơng chứng Thủ Đơ tập thể chuyên viên pháp lý, chuyên viên chuyên ngành, tâm huyết, trung thực đào tạo chuyên nghiệp ln phấn đấu đáp ứng nhu cầu đáng khách hàng, Hoạt động khuôn khổ, quy định pháp luật Công chứng Chấp hành nghiêm chỉnh quy định cấp chủ quản: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội Bộ Tư pháp quan, hữu quan Phí lệ phí thu đúng, thu đủ theo quy định pháp luật công khai, minh bạch Cơ sở vật chất: - Tầng 1: Chia làm khu vực: lễ tân, khu vực tiếp nhận hồ sơ công chứng, tư vấn khách hàng, khu vực đọc ký hợp đồng/văn Khu vực lễ tân đặt sát cửa văn phòng Khách hàng bước vào gặp phận lễ tân phận lễ tân tiếp đón, chào hỏi Tiếp đến khu vực chuyên viên, công chứng viên Gồm bàn máy tính được, có lớp kính ngăn khách hàng chuyên viên, công chứng viên Khu vực đọc hồ sơ ký văn bản: bàn rộng có từ 6-10 người ngồi, ngồi có khoảng 10 ghế chờ để thuận tiện cho khách muốn bàn bạc, thảo luận riêng - Tầng 2: Gồm phòng Phòng làm việc Trưởng văn phòng kho lưu trữ Văn phòng trang bị máy photocopy chuyên dụng máy in dùng cho việc in ấn chụp hồ sơ Chuyên viên công chứng viên trang bị máy vi tính nhằm đáp ứng nhu cầu soạn thảo hợp đồng nhanh Ngồi sở vật chất phương tiện khoa học, Văn phòng cơng chứng cịn trang bị văn quy phạm pháp luật, tài liệu bồi dưỡng nghiệp vụ, sách tham khảo liên quan đến lĩnh vực công chứng chun ngành luật có liên quan Văn phịng làm việc kho lưu trữ trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy điều lệnh phòng chống cháy nổ; tủ sắt chống cháy, chống mối mọt Số liệu kết hoạt động Văn phòng công chứng Thủ Đô: Những năm đầu thành lập văn phịng cơng chứng số lượng hợp đồng, giao dịch khơng nhiều, khoảng 900-1000 hợp đồng/văn bản/năm Nhưng năm gần số lượng hợp đồng/văn tăng lên 2000-3000 hợp đồng/văn bản/năm Năm 2019, hợp đồng/văn văn phịng cơng chứng Thủ Đơ đạt 2933 hợp đồng/văn Năm 2020 hợp đồng/văn văn phịng cơng chứng Thủ Đô đạt 2495 hợp đồng/văn Từ đầu năm 2021 tính đến số hợp đồng/văn văn phịng cơng chứng Thủ Đơ đạt 1927 hợp đồng/văn Về chứng thực y từ năm Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ chứng thực y từ 8000-10000 số chứng thực y từ II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG Chức nhiệm vụ Văn phịng cơng chứng Thủ Đô Công chứng hợp đồng, giao dịch dân Công chứng hợp đồng mua bán, vay mượn, chấp, cầm cố tài sản Công chứng hợp đồng mua bán, tặng cho nhà quyền sử dụng đất Công chứng hợp đồng chấp, bảo lãnh, cho thuê, góp vốn quyền sử dụng đất tài sản gắn liền với đất Công chứng thỏa thuận phân chia tài sản chung vợ, chồng; nhập tài sản riêng vào tài sản chung vợ, chồng xác nhận tài sản vợ, chồng Công chứng di chúc, khai nhận di sản, thỏa thuận phân chia di sản, từ chối nhận di sản; nhận lưu giữ di chúc Công chứng hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền Công chứng hợp đồng, giao dịch có yếu tố nước ngồi Cơng chứng hợp đồng lĩnh vực kinh doanh thương mại, sở hữu trí tuệ hợp đồng, giao dịch khác… theo yêu cầu khách hàng Chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký giấy tờ, văn Chứng thực từ giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam; quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi; quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam liên kết với quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp chứng nhận; Chứng thực chữ ký giấy tờ, văn bản, Mức thu phí thù lao cơng chứng Văn phịng Cơng chứng Thủ Đơ thu mức phí dịch vụ thù lao cơng chứng tn theo quy định pháp luật (theo Thông tư số 257/2016/TT-BTC Bộ Tài ngày 11/11/2016) niêm yết cơng khai trụ sở Văn phịng Các quy trình thực cơng chứng 3.1 Quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch - Bước 1: Chuyên viên tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ người có yêu cầu công chứng theo thứ tự việc kiểm tra bao gồm kiểm tra hồ sơ có thuộc trường hợp phép giao dịch theo quy định pháp luật hay không (theo thông tin, số liệu lưu trữ phịng cơng chứng) a Trường hợp hồ sơ không đủ sở pháp luật để giải quyết: chuyên viên giải thích rõ lý từ chối tiếp nhận hồ sơ Trong trường hợp người yêu cầu công chứng công chứng viên, tổ chức hành nghề cơng chứng có tranh chấp liên quan đến hoạt động hành nghề cơng chứng bên có quyền khởi kiện vụ việc tòa án để giải tranh chấp b Trường hợp hồ sơ thiếu: Chuyên viên ghi phiếu hướng dẫn yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn họ, tên chuyên viên tiếp nhận hồ sơ) c Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Chuyên viên tiếp nhận hồ sơ d Trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch soạn thảo sẵn: chuyên viên xem xét hồ sơ, phù hợp chuyên viên đánh máy phần lời chứng Trong trường hợp có cho hồ sơ u cầu cơng chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có nghi ngờ lực hành vi dân người yêu cầu cơng chứng có nghi ngờ đối tượng hợp đồng, giao dịch khơng có thật chun viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ theo đề nghị người yêu cầu tiến hành xác minh yêu cầu giám định; trường hợp khơng làm rõ có quyền từ chối cơng chứng Chuyên viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế chuyên viên phải rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa chuyên viên có quyền từ chối cơng chứng Bước 2: Chun viên nghiệp vụ soạn thảo, đánh máy văn bản, hợp đồng Bước 3: Chun viên chuyển tồn giấy tờ văn bản, hợp đồng cho công chứng viên đối chiếu, kiểm tra Cơng chứng viên rà sốt thơng tin, sửa lỗi tả, sửa điều khoản, câu chữ văn bản, hợp đồng để hoàn thiện văn bản, hợp đồng Bước 4: Công chứng viên chuyên viên nghiệp vụ hướng dẫn khách đọc, kiểm tra nội dung hợp đồng Trường hợp khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, công chứng viên xem xét thực việc sửa đổi, bổ sung ngày hẹn lại Nếu khách đồng ý toàn nội dung ghi hợp đồng, công chứng viên kiểm tra lực hành vi dân khách, giải thích quyền, nghĩa vụ lợi ích hợp pháp họ, ý nghĩa hậu pháp lý việc công chứng; hướng dẫn khách ký, điểm vào hợp đồng trước mặt Bước 5: Cơng chứng viên ký chứng nhận hợp đồng chuyển hồ sơ cho phận thu phí Bước 6: Khách chờ gọi tên nộp phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, chi phí khác theo quy định nhận hồ sơ cơng chứng phận thu phí Thời hạn giải hồ sơ: Không hai ngày làm việc; hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thời hạn cơng chứng khơng q mười ngày làm việc 3.2 Quy trình cơng chứng văn thoả thuận phân chia thừa kế, khai nhận di sản Bước 1: Chuyên viên tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ người có u cầu cơng chứng theo thứ tự Trường hợp hồ sơ không đủ sở pháp luật để giải quyết: Chuyên viên giải thích rõ lý từ chối tiếp nhận hồ sơ Trường hợp hồ sơ thiếu: Chuyên viên ghi phiếu hướng dẫn yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn họ, tên chuyên viên viên tiếp nhận hồ sơ) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: công chứng viên tiếp nhận hồ sơ Bước 2: Chuyên viên chuẩn bị thông báo niêm yết khai nhận/phân chia di sản người để lại di sản Công chứng viên ký thông báo niêm yết giao cho phận phân cơng phịng cơng chứng niêm yết trụ sở ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú cuối trước chết người để lại di sản nơi có bất động sản di sản người để lại di sản bất động sản Trường hợp nơi niêm yết thành phố Hà Nội, văn thư văn phòng gửi văn niêm yết đường cơng văn Bước 3: Người có u cầu cơng chứng đến phịng cơng chứng theo phiếu hẹn a Trường hợp có khiếu nại, tố cáo, chuyên viên hướng dẫn người có u cầu cơng chứng gặp cơng chứng viên để giải thích, hướng dẫn (tùy theo nội dung khiếu nại, tố cáo) b Trường hợp khiếu nại, tố cáo, cơng chứng viên hướng dẫn khách đọc, kiểm tra nội dung văn khai nhận di sản thỏa thuận phân chia di sản Trường hợp khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung văn cơng chứng viên xem xét thực việc sửa đổi, bổ sung ngày hẹn lại Nếu khách đồng ý toàn nội dung ghi văn bản, công chứng viên kiểm tra lực hành vi dân khách, giải thích quyền, nghĩa vụ lợi ích hợp pháp họ, ý nghĩa hậu pháp lý việc công chứng; hướng dẫn khách ký, điểm vào văn trước mặt Bước 4: Cơng chứng viên ký chứng nhận văn chuyển hồ sơ cho phận thu phí Bước 5: Khách chờ gọi tên nộp phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, chi phí khác theo quy định nhận lại hồ sơ công chứng phận thu phí Thời hạn giải hồ sơ: Khoảng 17 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ (gồm 02 ngày chuẩn bị hồ sơ niêm yết, 15 ngày niêm yết, thời gian kéo dài phụ thuộc vào tiến độ trả thông báo niêm yết UBND xã/phường) 3.3 Quy trình cấp văn công chứng Bước 1: Bộ phận lễ tân nhận phiếu yêu cầu cấp văn công chứng, kèm theo phiếu yêu cầu phải có photocopy giấy chứng minh nhân dân giấy tờ tuỳ thân khác người yêu cầu cán tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu Người có quyền u cầu cung cấp là: - Người tham gia hợp đồng, giao dịch; - Người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch công chứng; - Các quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằngvăn việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc công chứng Bước 2: Lãnh đạo phịng cơng chứng xem xét, trường hợp xét thấy khơng có sở để cấp văn cơng chứng trưởng phịng ghi rõ lý khơng cấp trường hợp đồng ý cấp trưởng phịng chuyển phiếu yêu cầu lục cho phận lưu trữ thực Cán lưu trữ photocopy văn cơng chứng từ hồ sơ lưu trữ, trình trưởng phịng ký chứng nhận chuyển phận thu phí Bước 3: Khách nộp phí cơng chứng, thù lao công chứng theo quy định nhận văn công chứng quầy lễ tân Thời hạn giải quyết: ngày tiếp nhận yêu cầu 3.4 Quy trình chứng thực sao, chứng thực chữ ký, cơng chứng dịch Việc giao, nhận, ký đóng dấu sao: Công chứng viên chứng thực từ qua bước sau: Bước 1: Bộ phận lễ tân tiếp nhận, kiểm tra xếp giấy tờ, văn cần chứng thực theo yêu cầu người yêu cầu chứng thực Bước 2: Công chứng viên tiếp nhận, kiểm tra tính pháp lý, đối chiếu với giấy tờ, văn cần chứng thực ký Bước 3: Người yêu cầu chứng thực nhận lại giấy tờ, văn Bước 4: Chuyển giao phận lễ tân tính phí, thu phí, phận văn thư - lưu trữ cấp số sao, đóng dấu, lưu trữ theo quy định Bước 5: Bản trả cho người yêu cầu chứng thực 3.5 Việc giao, nhận, ký đóng dấu chứng thực chữ ký: Công chứng viên chứng thực chữ ký giấy tờ, văn qua bước sau: Bước 1: Chuyên viên hướng dẫn, tiếp nhận, kiểm tra xếp giấy tờ, văn cần chứng thực chữ ký theo yêu cầu người yêu cầu chứng thực Bước 2: Công chứng viên tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu chính, kiểm tra tính pháp lý giấy tờ, văn cần chứng thực ký chứng thực Bước 3: Người yêu cầu chứng thực nhận lại giấy tờ, văn Bước 4: Bộ phận lễ tân thu phí, phận văn thư - lưu trữ cấp số chứng thực, đóng dấu, lưu trữ theo quy định Bước 5: Giấy tờ, văn chứng thực trả cho người yêu cầu chứng thực IV Đánh giá học viên thực tập Văn phòng cơng chứng Thủ Đơ Ưu điểm: - Văn phịng hoạt động địa điểm trụ sở đăng ký; trụ sở làm việc địa điểm thuận lợi cho nhu cầu cơng chứng người dân - Có bảng niêm yết theo theo quy định Niêm yết công khai lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người u cầu cơng chứng, phí cơng chứng, thù lao cơng chứng chi phí khác trụ sở theo quy định pháp luật - Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên đầy đủ - Hồ sơ lưu trữ gọn gàng, khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu hồ sơ cơng chứng; có kho lưu trữ hồ sơ cơng chứng đầy đủ; có lưu hồ sơ pháp lý tổ chức tín dụng đăng ký chữ ký mẫu người có thẩm quyền ký kết hợp đồng, giao dịch Văn phòng thực chế độ báo cáo đầy đủ theo quy định; có lập, mở loại Sổ theo quy định pháp luật công chứng, chứng thực - Thực nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm - Văn phịng thực thu phí cơng chứng thù lao công chứng theo quy định pháp luật - Cung cấp dịch vụ cơng chứng ngồi ngày, làm việc quan hành Nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng nhân dân 10 - Chấp hành quy định pháp luật lao động, thuế, tài chính, thống kê: Văn phịng triệt để tuân thủ quy định pháp luật lao động việc tuyển dụng, sử dụng công chứng viên, nhân viên Thực nghiêm túc quy định pháp luật Thuế tài chính, quản lý hồ sơ, sổ sách - Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi quản lý người tập hành nghề công chứng Tạo điều kiện thuận lợi để người tập hành nghề có điều kiện hành nghề theo quy định pháp luật Tạo điều kiện cho cơng chứng viên tổ chức tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ cơng chứng năm Văn phịng chủ động bố trí thời gian, phân cơng cơng việc để cơng chứng viên có thời gian tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ hàng năm - Thực yêu cầu quan nhà nước có thẩm quyền việc báo cáo, kiểm tra, tra, cung cấp thông tin hợp đồng, giao dịch, dịch công chứng Khi quan Nhà nước yêu cầu, Văn phòng phối hợp chặt chẽ việc cung cấp thông tin hợp đồng, giao dịch, dịch cơng chứng văn phịng như: Các quan điều tra, quan tố tụng yêu cầu cung cấp hồ sơ công chứng công chứng… - Nhân viên văn phịng chun nghiệp, tiếp đón khách hàng nhiệt tình Ngồi cơng chứng viên, đội ngũ chuyên viên tư vấn pháp lý trẻ trung, động đào tạo bản, có trình độ từ cử nhân Luật trở lên Đây đội ngũ đắc lực hỗ trợ nhiều cho Cơng chứng viên Văn phịng - Cung cấp dịch vụ dịch vụ đăng ký sang tên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà vài tài sản khác gắn liền với đất, đính lỗi sai giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà vài tài sản khác gắn liền với đất, giải chấp, xóa chấp, làm thủ tục đo vẽ, hợp thửa, tách thửa, cấp đổi sổ theo yêu cầu khách hàng Có nhiều khách hàng bận công việc tự làm thủ tục hành chính, dịch vụ làm thủ tục tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng lại nhiều, tiết kiệm thời gian, công sức - Trong thời gian bị ảnh hưởng dịch bệnh Covid, Văn phòng triển khai nhận hồ sơ tư vấn cho khách hàng qua ứng dụng chuyên dụng zalo, messenger, giảm số lượng khách hàng đến giao dịch trực tiếp trụ sở đảm bảo chất lượng công việc - Thường xuyên cập nhật sử dụng liệu công chứng từ phần mềm quản lý hệ thống công chứng Uchi, thực theo quy định chia sẻ thông tin nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch tài sản thông tin khác biện pháp ngăn chặn tài sản Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ thực Khi có u cầu cung cấp thơng tin tư quan có thẩm quyền khác, Văn phịng công chứng Thủ Đô phố hợp tạo điều kiện để cung cấp thông tin thực nghĩa vụ theo quy định 11 Nhược điểm: - Chưa có cộng tác viên dịch thuật khơng có dịch vụ cơng chứng dịch Văn phịng đặt quận Tây Hồ nơi có nhiều người nước sinh sống làm việc đây, đặc biệt phố ven hồ tập trung đơng đúc người ngoại quốc Trích Sài, n Phụ Nhưng chưa có nhiều kinh phí kinh nghiệm quản lý, Văn phịng chưa có cộng tác viên dịch thuật -Văn phịng chưa có nguồn liên kết với người phiên dịch, có nhu cầu cơng chứng hợp đồng, giao dịch có người nước Văn thỏa thuận phân chia tài sản chung vợ chồng, khách hàng thường phải tự liên hệ với người phiên dịch - Văn phòng chưa ghi đầy đủ thông tin sổ theo dõi hợp đồng, giao dịch, cụ thể thiếu thông tin chứng minh nhân dân, địa người yêu cầu, không ghi họ tên công chứng viên ký công chứng, khơng ghi phí cơng chứng - Việc cập nhật số chứng thực y chính, tên văn bản, tài liệu y lên file máy tính để tiến hành lưu trữ chậm số lượng chứng thực y nhiều - Hiện nay, khách hàng để giá mua bán, chuyển nhượng hợp đồng thấp so với thực tế nhiều, Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ tun truyền, tư vấn để tránh việc khách hàng gặp rắc rối phải giải trình với quan thuế, tránh hành vi trốn thuế, nhiên chưa tìm biện pháp thích hợp để khắc phục tình trạng V Bài học kinh nghiệm cho thân: - Trang bị kiến thức pháp lý trực tiếp tham gia, xử lý, soạn thảo hợp đồng Để góp phần bảo vệ pháp luật, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp người yêu cầu công chứng tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch tổ chức hành nghề cơng chứng soạn thảo văn bản, hợp đồng phải nắm vững quy định pháp luật liên quan đến lĩnh vực văn hợp đồng soạn thảo Ví dụ soạn thảo Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải tìm hiểu Luật đất đai, luật nhân gia đình, luật hộ tịch,… - Nắm rõ cách xếp, tổ chức quản lý tổ chức hành nghề công chứng cụ thể, phù hợp với đặc điểm, mơ hình, cấu tổ chức hoạt động Văn phịng Cơng chứng nói chung, khối lượng cơng việc Văn phịng thực nhằm đem lại hiệu quả, tiết kiệm chi phí - Nâng cao trách nhiệm thân trình thực nhiệm vụ giao, tập trung, cẩn thận, tỉ mỉ xem xét hồ sơ giấy tờ, rèn luyện tác phong nghiêm chỉnh, chu, làm việc giờ, ăn mặc lịch sự, phù hợp với quy định văn phòng - Học kỹ mềm giao tiếp, ứng xử tiếp xúc với khách hàng Khi giao tiếp với khách hàng phải khai thác thông tin từ khách hàng cách hiệu để hiểu yêu cầu người yêu cầu công chứng Khi tư vấn cho khách hàng phải xác, đầy đủ, dễ hiểu Đối với khách hàng nóng tính phải mềm dẻo, kiên nhẫn để giải 12 thích cho khách hàng hiểu Nếu khách hàng không đáp ứng đủ hồ sơ, giấy tờ từ chối phải giải thích cho khách hàng nguyên nhân từ chối công chứng - Học kỹ văn phòng photocopy, soạn thảo văn bản, sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản, xếp hồ sơ khoa học, hợp lý KẾT LUẬN Triển khai chương trình đào tạo, thực tập theo kế hoạch Học viện, em đến thực tập tổ chức hành nghề công chứng Học viên thực tập tìm hiểu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ hoạt động Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ, thành tựu, khó khăn học kinh nghiệm rút trình thực tập Qua thời gian thực tập, em làm quen với môi trường công việc thực tế, xử lý hồ sơ, tiếp xúc khách hàng làm việc Văn phịng cơng chứng Trên báo cáo thực tập em, kính mong q thầy nhận xét, góp ý để em nâng cao kiến thức cách tiếp cận việc học tập để lần thực tập sau có kết tốt Em xin chân thành cảm ơn 13 ... hoạt động Văn phòng công chứng Thủ Đô: II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG Chức nhiệm vụ Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ Mức thu phí thù lao công. .. đồng/văn Về chứng thực y từ năm Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ chứng thực y từ 8000-10000 số chứng thực y từ II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG Chức nhiệm vụ Văn phịng cơng... kế hoạch Học viện, em đến thực tập tổ chức hành nghề cơng chứng Học viên thực tập tìm hiểu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ hoạt động Văn phịng cơng chứng Thủ Đơ, thành tựu, khó khăn học kinh nghiệm