Luận văn Tăng cường kiểm soát nội bộ doanh thu và chi phí tại chi nhánh tổng Công ty hàng không Việt Nam - Công ty cổ phần khu vực miền Trung làm rõ và hệ thống lại vấn đề lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ, các thủ tục kiểm soát doanh thu và chi phí nói chung và trong lĩnh vực kinh doanh vận tải hàng không nói riêng, nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ doanh thu và chi phí tại CTCP KVMT.
Trang 1I HỌC KINH TẾ
NGUYEN DANG KHANH NGUY!
Trang 2NGUYEN DANG KHANH NGUYEN
Trang 3SE
| LỜI CAM ĐOAN
Tải cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi
Các số liệu, lắt quả nêu trong luận văn là trung thực và chu tìmng được ai
công bồ trong bắt kỳ công trình nào khác
“Tác giả
Trang 4Từ viết tắt Ý nghĩa
KSNB Kiếm soát nội bộ
HTKSNB Hệ thông kiểm soát nội bộ
TCP KVMT (Cong ty cỗ phân khu vực miễn Trung,
TCKT Tai chính kế toán
ADM Bảng kê Báo nợ cho Đại lý
ACM Tăng kế Báo có cho Dại lý
DN Doanh nghiệp
VNA Viet Nam Airline
NVL Nguyên vật liệu
NVLIT Nguyên vật liệu trực tiếp
NCTT Nhân công trục tiếp
SXC Sân xuất chung,
DT Doanh thu
Trang 5
Số hiệu Tên bảng/ lưu đồ Trang
Sơđò 2.1 | Tông quát mạng bán vé hành khách, hàng hóa |_ „o của CTCP KVMT trong mạng bán của VNA
Lưuđồ22 |Quy trình kiểm soát doanh thu tại CTCP| sy
KVMT
Luu 452.3 | Quy trình kiểm soát cấp vé tại CTCP KVMT 60
Luu d6 2.4 | Quy trình kiểm soát chỉ phí tại CTCP KVMT 65
Bing 3.1 | Quy tinh phân tích nhằm tăng cường KSNB, doanh thu và chỉ phí tại CTCP KVMT 75
Trang 6MYC LUC
DANH MUC CAC TU VIET TAT
DANH MỤC CÁC BẰNG VÀ LƯU ĐÔ LỜI MỞ ĐẦU s CHƯƠNG L MOT SO VAN DE LY LUAN CHUNG VE KSNB 1.1 TONG QUAN VE HE THONG KIEM SOAT NOI BO 6
1.1.1 Khái niệm hê thống KSNB 6
1.1.2 Trách nhiệm của Hệ thống Kiểm soát nội bộ 8 1.1.3 Các bộ phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 8
1.2 MỤC TIEU VA NGUYEN TÁC THIẾT LẬP HE THONG KSNB 12 1.2.1 Mục tiêu thiết lập hệ thống KSNB 12 1.2.2 Nguyên tắc thiết lập hệ thống KSNB 1B 1.3 KIEM SOAT NỘI BỘ ĐÓI VỚI CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP l3 1.3.1 Khái niệm về chỉ phí 13
1.3.2 Phân loại ch phí sản xuất 14
1.3.3 Kiểm soát nội bộ chỉ phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp
1 14 KIÊM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU TRONG DOANH
NGHIỆP 25
1.4.1 Khái niệm về doanh thụ 25
1.4.2 Phân loại doanh thu 26
1.4.3 Các chức năng chính của ch trình bán hing 2 1.4.4 Các rủi ro chủ yếu xảy ra trong chủ trình bán hàng 28
1.4.5 Kiểm soát nội bộ đối với doanh thu trong doanh nghiệp 29
Trang 7
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIÊM $
DOANH THU VA CHI PHi TAL CHI NHANH TONG CONG TY HANG KHONG VI 'P KHU VỰC MIỄN TRUNG 36
2.1 TONG QUAN VE CHI NHANH TONG CÔNG TY HANG KHONG
ÁT NỘI BỘ
VIỆT NAM - CTCP KHU VỰC MIỄN TRUNG $6
2.1.1 Thông tin khái quát về doanh nghiệp 36
2.1.2 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh $6
2.13 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức tại chỉ nhánh Tổng Công ty Hàng
Không Việt Nam ~ CTCP Khu Vực Miễn Trung 38
2.1.4 Phân cấp quản lý doanh thu và chỉ phí giữa Tổng Công ty HKVN
và CTCP KVMT 40
2.2 DAC DIEM DOANH THU VA CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP
4
2.2.1 Đặc điểm doanh thu trong ngành hàng không 42
2.2.2 Đặc điểm chỉ phí trong ngành hàng khơng 4
2.3 THỰC TÊ CƠNG TÁC KIÊM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU, CHI
'PHÍ TẠI CTCP KHU VỰC MIỄN TRƯNG 4
2.3.1 Mơi trường kiểm sốt trong doanh nghiệp 47 2.3.2 Các rủi ro phát sinh trong doanh nghiệp sỊ 2.2.3 Các thủ tục
2.2.4 Các thủ tục kiếm soát tuân thủ về chỉ phí 60
CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP tăng cường KIỀM SOÁT DOANH THỦ VÀ
CHI PHi TAI CHI NHANH TONG CONG TY HANG KHONG VIET
NAM - CTCP KHU VỰC MIỄN TRUNG 69
3.1 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIÊN CUA CHI NHANH TONG CONG TY HANG KHONG VIET NAM-CTCP KHU VUC MIEN TRUNG 6
im soát tuân thủ về doanh thu, 54
3.1.1 Mục tiêu chiến lược 6
Trang 83.2 PHƯƠNG HƯỚNG TĂNG CƯỜNG KIÊM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI CHI NHÁNH TÔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG:
VIET NAM - CTCP KHU VUC MIEN TRUNG Ta
3.3 GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIÊM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VA CHI PHI TAI CHI NHANH TONG CONG TY HANG KHONG VIET
NAM - CTCP KHU VUC MIEN TRUNG Ta
3.3.1 Giải pháp hồn thiện mơi trường kiểm soát 15 3.3.2 Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ về doanh thu T8
3.3.3 Giai pháp tăng cường kiểm soát nội bộ vẻ chỉ pl 86
Trang 9LOIMO DAU
Sự phát triển của thị trường kinh tế cuối những năm 1990 đang ngày
cảng tăng mạnh, kéo theo đó là tốc độ phát triển không ngừng của các doanh nghiệp trong nền kinh tế hội nhập toàn cầu Điều này khiến cho việc kinh doanh giữa các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn, đồi hỏi các đội ngũ nhà
quản lý phải nỗ lực rất nhiều để mang lại lợi ích và giá trị cho công ty Sự
khó khăn đòi hỏi tắt cả các doanh nghiệp phải tạo ra sự khác biệt, liên tục làm mới mình để thực hiện hiệu quả linh hoạt, đáp ứng sự thay đổi và sáng tạo để tồn tại trong môi trường năng động và dễ dàng thay đổi Các nhà quản trị luôn đặt ra các mục tiêu của mình và nhiệm vụ của họ là đạt được các mục tiêu đã để ra - mang lại giá trị tối đa cho công ty và tạo ra giá trị cho các
cỗ đông Vì vậy vấn đề quản lý nội bộ trong công ty cũng như theo dõi sát
sao các quá trình vận hành trong doanh nghiệp được nhà quản lý quan tâm và chú trọng Nhà quản lý và xem xét đánh giá những rủi ro có thể xây ra
trong doanh nghiệp để lên kế hoạch cũng như có những biện pháp để ngăn
ngừa rủi ro, đặc biệt là các rủi ro về gian lận có chủ đích của cán bộ nhân viên công ty
Để đạt được điều đó, đòi hỏi nhà Quản lý phải hiểu và nắm rõ về Quy
trình kiểm soát nội bộ trong công ty qua từng quy trình doanh thụ, chỉ phí, thu tiền, chỉ tiền của doanh nghiệp Hiểu rõ được tằm quan trọng của Kiểm
soát nội bộ trong doanh nghiệp, vì vậy trong khóa luận này, tôi chọn chủ đề “Tăng Cường Kiểm soát nội bộ doanh thu và chỉ phí tại Chỉ nhánh Tong
Công Ty Hàng Không Việt Nam - CTCP Khu Vực Miễn Trung” làm bài
luận văn Thạc sĩ Mục đích của bài luận là hiểu rõ về Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp cũng như những yếu tổ tác động và góp phần ảnh hưởng Kiểm soát nội bộ, từ đó có các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ,
Trang 10nước kinh doanh Vận tải hàng không Chỉ nhánh Tổng công ty hàng không
Việt Nam - CTCP khu vực miền Trung (CTCP KVMT) là một đơn vị hạch toán tại khu vực miền Trung và thực hiện các khoản chỉ cho hoạt động kinh
doanh của mình và cho Hãng Với qui mô lớn và hoạt động đa ngành nghề thì việc phải thiết lập một Hệ thống kiểm soát nội bộ đủ mạnh để hỗ trợ cho công tác quản lý là yếu tố tất yếu nhằm đảm bảo cho công ty đạt được các
mục tiêu như: bảo vệ tài sản, đảm bảo độ tin cây của thông tin, đảm bảo thực
hiện các quy định đề ra, đảm bảo hiệu quả hoạt động Vấn để kiểm soát
doanh thu và chỉ phí đặt ra ý nghĩa hết sức quan trọng đối với đơn vị nói
riêng và đối với Tổng Công ty nói chung Thực tế công tác kiểm soát doanh
thu va chỉ phí tại CTCP KVMT đảm bảo quy định của Tổng Công ty dé ra và quy định chung của nhà nước, Tuy vậy vẫn còn nhiều bắt cập và chưa đáp ứng được yêu cầu của việc quản lý và hạch toán doanh thu và chỉ phí trong
tình hình mới, một số mục tiêu của cơng tác kiểm sốt chưa đáp ứng hoặc chưa có hiệu quả tốt Doanh nghiệp vẫn còn nhiều hạn chế khi kinh doanh chưa đạt hiệu quả tương xứng với những lợi thé va sự đầu tư của nhà nước, nhiều tồn đọng và sự bắt cập về vấn đề kiểm soát vốn còn hạn chế Một số vị
trí quản lý chủ chốt được bổ nhiệm vì lý do chính trị mà không dựa trên năng lực kinh doanh rất
các bộ phận cũng như phong ban có những chính sách kiểm soát nội bộ riêng và phủ hợp trong từng khâu vận hành, hệ
thống thông tin tiểm ấn nhiều hạn chế không thực sự hữu dụng cho quá trình ra quyết định
-& Mục đích nghiên cứu của luận văn
Luận văn làm rõ và hệ thống lại vấn đề lý luận về Hệ thống kiểm soát
Trang 11nhược điểm của quy trình Kiểm soát nội bộ và để xuất những giải pháp
nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ doanh thu và chỉ phí tại đơn vị, gop pl
thực hiện tốt các mục tiêu của việc kiểm soát, giảm thiểu ngăn ngừa các rủi
ro của việc kiếm soát doanh thu và chỉ phí, thúc đẩy hiệu quả và đánh giá được hiệu quả kinh doanh của đơn vị, giúp bộ máy công ty hoạt động hiệu quả hơn, quy trình kiểm soát doanh thu, chỉ phí điễn ra trong doanh nghiệp được chặt chẽ hơn để ngăn ngữa những trường hợp gian lận hay những quy trình liên quan làm giảm hiệu quả doanh nghiệp
s& Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài - Ve hệ thống nghiệp thương mại, sản xuất và dịch vụ lt lý luận: Bài luân văn phân tích và làm sáng tỏ cơ sở lý luận về
lêm soát nội bộ trong các doanh nghiệp, cụ thể bao gồm: Doanh
- _ Về mặt thực tiểu: Trên cơ sở phân tích lý luận thực tế về hệ thống Kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh Tổng Công ty Hàng không Việt Nam -
CTCP khu vực miền Trung, đề tai sẽ phân tích rõ những ưu, nhược điểm về những khía cạnh này của công ty, từ đó để xuất các giải pháp nhằm tăng
cường Kiểm soát nội bộ doanh thu và chỉ phí tại Chỉ nhánh Tổng Công ty Hàng không Việt Nam - CTCP khu vực miễn Trung,
:& Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu và thông qua các lý luận chung về quy trình
kiểm soát nội bộ diễn ra trong doanh nghiệp, đi sâu vào tìm hiểu về đặc điểm doanh thu bán vé, đặc điểm chỉ phí tại CTCP KVMT, công tác kiểm soát nội
bộ doanh thu và chỉ phí tại đơn vị Với nội dung chính là các thủ tục kiểm soát tuân thú, kiểm soát quá trình lập và thực hiện dự toán doanh thu và chỉ phí Từ đó đề xuất ra những phương hướng và giải pháp tang cường kiểm soát nội bộ doanh thu và chỉ phí phủ hợp với đặc thù hoạt động Phạm vi nghiên cứu tại CTCP KVMT
Trang 12, phương pháp phân tích,
Luận văn sử dụng các phương pháp thống
éu tra so sánh, đối chiết
tổng hợp, phương pháp
thập thông tin để làm rõ vấn đẻ nghiên cứu phương pháp thu
s& Bố cục của luận văn
Luận văn ngoài lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, bao gồm 3
chương: Chương
'Những vấn đề lý luận chung về Hệ thống kiểm soát nội bộ
trong doanh nghiệp
'Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ doanh thu và chỉ phí
tại Chỉ nhánh Tổng công ty hàng không Việt Nam - CTCP khu vực miền Trung,
Chương 3: Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ doanh thu và chỉ phí tại Chỉ nhánh Tổng công ty hàng không Việt Nam - CTCP khu vực miền ‘Trung
3È Tổng quan tài liệu nghiên cứu
PGS.TS Trần Thị Giang Tân (2012) trong cuốn sách
bộ” đã trình bày về các nội dung cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ theo
jém sốt nội
khn mẫu của COSO, các loại gian lân và biên pháp phòng ngừa, cũng như
kiểm soát nội bộ với một số chu trình nghiệp vụ hay tài sản chủ yếu Tác giả
Lê Thị Khánh Như (2012) đã nghiên cứu
soát nội bộ chỉ phí và doanh thu tại công ty TNHH MTV cấp thoát nước Phú
Toàn thiện các thủ tục kiểm
'Yên” Trong luận văn này, tác giả đã tập trung nghiên cứu hệ thống kiểm
soát nội bộ trong doanh nghiệp nhưng hạn chế là tác giả chỉ nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đối với chu trình chỉ phí và doanh thu trong khi đó 5 yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ hầu như tác giả chưa đề cập tới Tác
giả Nguyễn Thị Thùy Ngân (2010) đã nghiên cứu về "Hoàn thiện công tác
ván xuất nước tỉnh khiết tại Công ty TNHH MTV
XXây dựng và Cấp nước Thừa Thiên Huế” Trong luận văn này, tác giả đã tập
Trang 13
trung nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nhưng hạn
chế là tác giả chỉ nghiên cứu 2 trong 5 yếu tổ cấu thành của hệ thống kiểm
soát nội bộ và đi sâu vào nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ khoản mục
chỉ phí sản xuất với ba loại chỉ phí sản xuất trực tiếp là chỉ phí NVLTT, chỉ
phi NCTT, chỉ phí SXC Bên cạnh đó, cũng có nhiều nghiên cứu vẻ hệ thống
kiểm soát nội bộ áp dụng riêng cho từng loại hình doanh nghiệp Có một số
công trình nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ trong các ngành cụ thể, như luận văn “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng công ty tải chính cổ phan dau khí Việt Nam” của Hoàng Thị Thanh Thủy năm 2010, tác giả Vi Hồng Quân (2013) đã nghiên cứu về “Hệ thống kiểm soát nội bộ trong
doanh các nghiệp Việt Nam hiện nay”, tác giả Nguyễn Anh Tân (2010) đã
nghiên cứu về “Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại tổng công ty cổ phan dệt may Hòa Thọ” Hồ Đăng Bảo Tuấn (2013) đã nghiên cứu vẻ “Hoàn
thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Cong ty TNHH ‘Thuong mai và dich vụ Minh Toàn” Trong các công này, các tác giả đã hệ thống các nội dung cơ bản
của kiểm soát nội bộ và đề xuất phương hướng áp dụng mơ hình kiểm sốt
nội bộ vào các ngành cụ thể theo phạm vi nghiên cứu của các đề tài Mặc dù
vậy, tắt cả các công trình nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã công bó đều
chưa nghiên cứu chuyên sâu về hệ thống kiểm soát nội bộ áp dụng cho các
doanh nghiệp hàng không Chính vì vậy, các vấn đề mà đẻ tài cần tập trung
nghiên cứu là hoàn thiện mơ hình kiểm sốt nội bộ áp dụng đặc thù cho các “Công ty hàng không cu thé hơn là Chỉ nhánh Tổng Công ty Hàng Không
Trang 14CHƯƠNG L MOT SO VAN DE LY LUAN CHUNG VE KSNB 1.1 TONG QUAN VE HE THONG KIEM SOAT NOL BO
1.1.1 Khái niệm hệ thing KSNB
“Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 315 (ISA 315), KSNB bao gồm: Môi trường kiểm soát, quá trình đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông,
các hoạt động kiểm soát và giám sit ISA 315 đã có những thay đổi tích cực
nhằm nâng cao chất lượng kiểm tốn thơng qua thay đổi quan điểm cũng như cách thức tiếp cận HTKSNB, mở rộng quan điểm về môi trường kinh
doanh và nhắn mạnh đế:
ầm quan trọng của thủ tục phân tích trong quá
trình thu thập thông ìn, để sớm phát hiện ra những rủi ro có khả năng tổn tại trong BCTC
'Theo văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 của Hội đồng liên hiệp các nhà kế toán Malaysia (MACPA), hệ thống KSNB là cơ cấu tổ chức cộng
với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp
nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu quả, bao gồm tuyệt thực tiễn ti
đối tuân thủ đường lỗi của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát
hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, toàn diện số liệu hạch toán xử lý kịp thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính
'Theo COSO (2016), KSNB là một quá trình do con người quản lý, hội
đồng quản trị và các nhãn viên của đơn vị chỉ phối, nó được thiết lập để cung
cấp một sự đảm bảo hợp lý, nhằm cho báo cáo tải chính đáng tin cây, các luật lệ và quy định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
Qua các quan điểm về KSNB nêu trên thì KSNB quả là rất cần thiết trong bắt cứ thực thể kinh tế nào.KSNB có những nội dung chính sau:
Một là, KSNB là một quá trình, KSNB không phải là một tình huống,
Trang 15doanh nghiệp.Kiểm sốt ln tồn tại và được thực hiện ở
cả các giai đoạn
của quá trình hoạt động, quá trình quản lý Kiểm soát tổn tại trong suốt quá
trình quản lý Kiểm soát được thực hiện trước, trong và sau mỗi hoạt động định hướng hoặc tổ chức đẻ thực hiện hoặc điề
Hai la, KSNB bi chỉ phối bởi con người trong đơn vị Những người có
khả năng chỉ phối KSNB đó là Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên Các mục tiêu cùng với những cơ chế kiểm soát đều do chính con người đặt
ra Bên cạnh đó thì KSNB có thể tác động lại
Khi bắt tay vào công việc mỗi cá nhân có khả năng, cách thức, lối suy nghĩ
chính mỗi hoạt động đó
ào hành v của con người và hành động khác nhau, KSNB sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân, từ đó hướng các hoạt động của mọi người đến mục tiêu chung của đơn vị
Ba li, KSNB dam bio hop lý KSNB chỉ có thể cung cắp sự dim bio
hợp lý cho các nhà quản lý để hướng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cắp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý
trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt
đối Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ như: những sai lầm của con người khi
đưa ra các quyết định, sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của
nhà quản lý có thể vượt khỏi kiểm soát nội bộ Hơn nữa một nguyên tắc cơ:
bản trong quản lý là chỉ phí cho q trình kiểm sốt khơng thể vượt quá lợi ích mong đợi từ quá trình kiểm soát đó,
'Như vậy, trên các phương diện tiếp cận thì KSNB được diễn đạt khác
nhau, xong bản chất của HTKSNB là hệ thống những quy định tài chính và quy định phi tài chính do các nhà quản lý lập ra dé điều hành và quản lý toàn
Trang 16
h nhigm cia Hg thong Kiém soat ngi bo
Trong một doanh nghiệp, ban Giám đốc có trách nhiệm điều hành các
hoạt động nhưng trên họ còn có hội đồng quản trị Hội đồng quan tri có chức năng thay mặt cho HĐCĐ để lãnh đạo, chỉ đạo và giám sát toàn bộ hoạt động của đơn vị Các thành viên trong HĐQT cần phải khách quan và có năng lực Họ phải hiểu biết các hoạt động và môi trường hoạt động của đơn
vị, biết sắp xếp thời gian cần thiết để hoàn thành được trách nhiệm của mình Trong nhiều trương hợp, do thiếu năng lực hoặc kinh nghiệm mà ban Giám đốc có thể rơi vào tình trạng kiểm soát chồng chéo, hoặc khơng kiểm sốt đươc những hoạt động diễn ra tại đơn vị Trong một tình huống khác, Ban Giám đốc có thể không trung thực, cố tình xuyên tạc các kết quả hoạt động trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình để đạt được các mục
tiêu cá nhân Để tránh tinh trang trên, một HĐQT mạnh mẽ, năng động là
phải biết kết hợp các kênh thông tin khác nhau để có thể nhận biết các vấn đề đó và có biện pháp chắn chinh kịp thời
Đối với nhà Quản lý, họ là người chịu trách nhiệm về hệ thống KSNB vì
vậy họ phải hiểu rỡ ảnh hưởng của sự trung thực, giá trị đạo đức và các yếu
tố khác trong mơi trường kiểm sốt đến toàn hệ thống Trong các đơn vị lớn,
nhà quản lý cao cấp chịu trách nhiệm lãnh đạo, chỉ huy các nhà quản lý cấp trung gian và soát xét cách thức họ điều hành kinh doanh Kế tiếp, người
quản lý ở từng cấp chịu trách nhiệm thiết kế các chính sách, thủ tục kiểm soát trong chức năng của họ Trong các đơn vị nhỏ, việc điều hành thường
.đo người chủ sở hữu, đồng thời là người quản lý đơn vị
1.1.3 Các bộ phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
"Theo COSO, hệ thống KSNB bao gồm 5 bộ phận có mối liên hệ chặt chẽ
với nhau, đó là:
Trang 17Là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm sốt của tồn bộ thành viên trong tổ chức Môi trường kiểm soát là nền tảng cho
bốn bộ phận còn lại của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xây dựng những
nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp đó được thể hiện thông qua tinh ky
luật, eơ cấu tổ chức, giá tri đạo đức, tính trung thực, triết lý, quản lý, phong
cách điều hành
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ Mơi trường kiểm sốt chịu ảnh hưởng của
văn hóa và lịch sử của tổ chức và ngược lại nó lại ảnh hưởng đến ý thức của cá nhân, của tổ chức đó Các đơn vị có hệ thống kiểm sốt nơi bộ hữu hiệu trưởng có các nhân viên đủ năng lực, được huấn luyện quan điểm về:
trung thực và ý thức về quyền kiểm soát Quan điểm này được các cấp quản
lý cao nhất thiết lập thông quan xây dựng va ban hành các chính sách như quy tắc ứng xử, trong đó đưa ra các giá trị đạo đức mà các thành viên phải
tuân thủ để đạt mục tiêu chung của đơn vị Các nhân tố của môi trường kiểm soát bao gồm tính trung thực và các giá trị đạo đức, cam kết về năng lực triết
lý và phong cách điều hành của nhà quan lý, cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm chính sách nhân sự và sự quan tâm và chỉ đạo của Hội đồng
quản trị
> Đánh giá rủi ro:
Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên
ngoài, điều kiện tiên quy lánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán Đánh giá rủi
ro là quá trình nhận dang và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc dạt
i ro Do điều kiện kinh tế đặc
điểm và hoạt đông kinh doanh, những quy định luôn luôn thay đổi nên cơ
được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được
Trang 18
Tất cả các đơn vị bất kể quy mô cấu trúc sản xuất ngành nghề kinh doanh, đều phát sinh rủi ro 6 tat cá các mức độ Rủi ro ảnh hưởng đền sự tồn
tại của mỗi đơn vị đến sự thành công tình hình tài chính, hình ảnh của đơn
vị, đến sự duy trì chất lượng sản phẩm dịch vụ và đến cả con người Phải
nhận thức được và đối phó với các rủi ro mà tổ chức có thể gặp phải Đánh giá rủi ro là việe nhận dang phân tích và quản lý các rủi ro có thể đe dọa đến
việc đạt được các mục tiêu của tổ chức, như mục tiêu bán hảng, sản xuất,
marketing, tài chính và các hoạt động khác sao cho tổ chức đạt được mục
tiêu chung và các mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động > Hoạt động kiểm soát:
Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho
các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết thực
hiện để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc dat được mục tiêu của tổ chức,
Hoạt động kiểm sốt tồn tại ở ngồi bộ phận và mọi cấp độ tô chức trong một đơn vị Cần lưu ý rằng có hoạt động kiểm soát có thể giúp đạt được cả
ba nhóm mục tiêu hoạt động, tài chính, và tuân thủ, có những hoạt động kiểm soát chỉ giúp đạt được một mục tiêu cụ thể, nhưng cũng có hoạt động
đáp ứng được nhiều mục tiêu
Hoạt động kiểm chuẩn bao gồm chính sách kiểm soát và thủ tục kiểm
dà soát, chính sách kiểm soát là những nguyên tắt
thực hiện các thủ tục kiểm soát Còn thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát Chính sách kiểm soát có thể được tài
liệu hóa một cách đầy đủ và có hệ thống hoặc được lưu hảnh theo kiểu truyền miệng Để nâng cao tính hữu hiệu của hoạt động kiểm soát, cần theo làm, là cơ sở cho việc
doi kết quả của việc áp dụng hoạt động kiểm soát và có các biện pháp điều chỉnh hợp lý Các hành động theo dõi, có thể rất khác nhau từ thuộc cơ cấu
Trang 19quản lý có thể thông báo trực tiếp cái gì sai đúng và cái gì nên làm
> Thong tin và truyền thông:
“Các thông tin cần thiết phải được nhận dạng thu thập và trao đổi trong tổ chức dưới hình thức và thời gian thích hợp, sao cho nó giúp mọi thành viên trong tổ chức nhận thực hiện được nhiệm vụ của mình Thông tin và Truyền
thông tạo ra báo cáo cung cấp các thông tin cẳn thiết cho việc quản lý và
kiểm soát tổ chức Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo
nhiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ dưới lên trên và giữa các cấp với nhau Mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong hệ thống kiểm soát
nội bộ cũng như hoạt động của từng cá nhân có tác động với công việc của người khác ra sao
> Giám sát
Bản thân hệ thông kiểm soát nội bộ cần được giám sát Giám sát là quá
trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian Giám
sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ Việc giám sát
thường xuyên được thực hiện đồng thời trong các hoạt động hàng ngày của
đơn vị bao gồm các hoạt động giám sát quản lý thường nhật và các hoạt
động khác mà các nhân viên tiến hành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hàng ngày Pham vi và mức độ thường xuyên của việc giám sát định kỳ phụ thuộc chủ yếu vào việc đánh giá rủi ro và sự hữu hiệu của các hoạt động giám sát thường xuyên Qua giám sát các khiếm khuyết của hệ thống kiểm
soát nội bộ được báo cáo lên cấp trên và nếu là những vấn để quan trọng hơn
sẽ báo cáo cho ban giám đốc hay của đồng quản trị Mục tiêu chính của việc
giám sát là nhằm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ luôn luôn hoạt động hữu hiệu, do vậy cần giám sát tất cả các hoạt động trong đơn vị và đôi khi
Trang 20
cách thường xuyên ở một mức độ nảo đó nếu hoạt động giám sát thường xuyên cảng hữu hiệu thì giám sát đến thì sẽ giảm đi
1.2 MỤC TIÊU VÀ NGUYÊN TÁC THIẾT LẬP HỆ THÓNG KSNB 1.2.1 Mục tiêu thiết lập hệ thống KSNB
‘Voi ban chất trên, HTKSNB được thiết kế và vận hành theo các mục tiêu
sau
>_ Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động:
Quá trình kiểm soát tại các công đoạn, gây ra sự lăng phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng kèm hiệu quả các nguồn lực trong
doanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ các nha quán lý thường đánh giá kết quả
hoạt động kèm với cơ chế giám sát của HTKSNB nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý tại đơn vị Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động nhắn mạnh đền sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguôn lực
>_ Mục tiêu về sự tin cậy của BCTC:
Thông tin BCTC do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan
trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý Nhờ có
HTKSNB hữu hiệu, hệ thống thông tin quản lý, thông tin BCTC luôn đảm
bảo trung thực, hợp lý, day đủ, mình bạch, kịp thời và được bảo mật theo đúng quy định của pháp luật Mục tiêu về sự tin cậy của BCTC nhắn manh đến tính trung thực và đáng tin cậy của Báo cáo tải chính mà tổ chức cung
cấp
>_ Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định:
Các quy trình được thực hiện một cách nghiêm túc, triệt để Đảm bảo
các quyết định và chế độ quản lý đưa ra trên cơ sở đã được các cơ quan quản lý có thẩm quyền ban hành, được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức độ hiệu quả cũng như tính hợp lý của các chế độ Đảm bảo việc ghi chép kế
Trang 21Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định nhắn mạnh đền việc tuân thủ
pháp luật và các quy định
'Các mục tiêu trên có thể tách biệt nhưng cũng có thể trùng với nhau vì
một mục tiêu riêng lẻ có thể được sắp xếp vào một hay nhiễu loại trong ba
nhóm mục tiêu nêu trên Sự phân hóa các mục tiêu nhằm giúp tổ chức kiểm
soát ở các phương diện khác nhau Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu
có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý đạt được các mục tiêu liên quan như tính
đáng tin cậy của Báo cáo tải chính, sự tuân thủ pháp luật và các quy định Để
đạt được các điều này, cần dựa trên cơ sở các chuẩn mực đã được thiết lập
Kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm soát, cách thức đánh giá
rủi ro, các hoạt động kiểm soát của đơn vị
1.2.2 Nguyên tắc thiết lập hệ thống KSNB
'Việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức đòi hỏi một số nguyên tắc chung:
> Hệ thống kiểm soát nội bộ mang đến lợi ích cho doanh nghiệp,
không gây cán trở các hoạt động của tổ chức
hệ thống kiểm soát nội bộ có ý nghĩa trong môi trường hoạt động riêng của từng doanh nghiệp
> Thị và vận hành hệ thống kiểm soát
i bộ không chỉ được thực
hiện bởi nhà quản lý mà cằn có sự tham gia toàn thể nhân viên
> Khi thiết lập hệ thống kiểm soát cằn quan tâm đến hiệu quả về chỉ
phí
1.3 KIỀM SOÁT NỘI BỌ ĐÓI VỚI CHI PHÍ TRONG DOANH
NGHIỆP
1.3.1 Khái niệm về chỉ phí
'Chỉ phí trong kế toán được định nghĩa là số tiền mà doanh nghiệp đã bỏ
Trang 22doanh nghiệp (Nguyễn Thị Mai Hoa, 2016) Các chỉ phí của doanh nghiệp không chỉ dưới hình thức chỉ thực tế bằng tiền mặt như trả lương cho nhân
viên, quảng cáo mà còn bao gồm một phần tài sản đã hết hạn sử dụng như: chỉ phí khấu hao và chỉ phí dự phòng nợ phải thu khó đòi Tắt cả các chi phí
được tổng hợp và đưa vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh như là các
khoản khấu trừ vào doanh thu Chỉ phí làm giảm vốn chủ sở hữu và làm
giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kể toán
Từ các khái niệm về chỉ phí, có thể rút ra một vài đặc trưng về chỉ phí: ~ Chỉ phí là sự giảm đi của các lợi ích kinh tế thu được trong kỳ kế
toán dưới các hình thức khác nhau
~ Chỉ phí kh phát sinh làm giảm tương ứng vốn chủ sở hữu của DN
nhưng không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu ~ Chi phí của doanh nghiệp được biểu hiện bằng tiền của toàn bộ những hao phí vật chất sức lao động liên quan đến quá trình hoạt động kinh tế của doanh nghiệp thương mại trong một thời kỳ nhất định, đồng thời được
bù đắp thu nhập hoặc DT kinh doanh của doanh nghiệp trong ky
“Trong kỳ kế toán, nhà Quản lý luôn cố gắng giảm thiểu tối đa chỉ phí cho công ty và thúc đây tăng trưởng doanh thu, điều này giúp công ty tối đa lợi nhuận và gia tăng giá trị cho cổ đông
1.3.2 Phân loại chỉ phí sản xuất
4 Can cit theo chite năng hoạt động ~_ Chỉ phí sản xuất:
Bao gồm chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp (NVLTT), chỉ phí nhân công trực
tiếp (NCTT) và chỉ phí sản xuất chung (SXC)
Trang 23hợp với nguyên vật liệu chính đẻ sản xuất ra sản phẩm hoặc làm tăng chất lượng của sản phẩm, hoặc tạo ra màu sắ thuộc chỉ phí NVLT > Chi phi NC mùi vị cho sản phẩm, cũng là chỉ phí gắn liễn với việc sản xuất ra sản phẩm Do
đó, khả năng và kỹ năng của người lao động ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng và chất lượng sản phẩm mà DN sản xuất ra Chỉ phí NCTT được tính thẳng vào đối tượng sử dụng Khoản mục chỉ phí NCTT bao gồm tiền lương công nhân trực tiếp thực hiện quy trình sản xuất Các khoản trích theo lương tính vào chỉ phí sản xuất của công nhân trực tiếp thực hiện quá trình sản xuất
như: BHXH BHYT, BHTN, KPCĐ Tỷ lệ các khoản trích theo lương theo cquy định hiện hành
> Chi phi SXC: bao gồm những chỉ phí sản xuất còn lại tại phân xưởng
như: nhân công gián tiếp, nguyên liệu gián tiếp, chỉ phí nhiên liệu, động lực, chi phí khấu hao, chỉ phí khác bằng tiền, Chỉ phí SXC bao gồm tắt cả các
chỉ phí không thuộc hai khoản mục chỉ phí NVLTT, chỉ phí NCTT
~_ Chi phí ngoài sản xuất: bao gồm chi phí BH, chỉ phí QLDN
> Chi phí BH: là những phí t
chính sách bán hằng Chỉ phí BH thường bao gồm: chỉ phí về lương và các
‘an thiết để đảm bảo cho việc thực hiện
khoản trích theo lương tính vào chỉ phí của toàn bộ lao động trực tiếp hay
cquản lý trong hoạt động bán hàng, vận chuyển hàng hóa tiêu thụ
> Chỉ phí quản lý DN: là những phí tổn liên quan đến công việc hành chính, quản trị ở phạm vi toàn DN Ngoài ra, chỉ phí quản lý DN còn bao
gồm cả những chỉ phí mà chúng không thẻ ghi nhận vào tắt cả những khoản mục nói trên
3# Căn cứ theo cách ứng xử của chỉ pI
> Chỉ phí khả biển: là chỉ phí thay đ
hoạt động theo một tỷ lệ thuận Khi khối lượng hoạt động tăng làm cho biến cùng với thay đổi của khối lượng
Trang 24phí Khi khối lượng hoạt động bằng không, biến phí cũng bằng không > Chi phi bat biển: là chỉ phí không thay đổi cùng với thay đổi của khối
lượng hoạt động Xét cho một sản phẩm định phí có quan hệ tỷ lệ nghịch với
khối lượng hoạt động Định phí trong một DN gồm định phí bắt bud những chỉ phí liên quan đến KHTS dài hạn, chỉ phí sử dụng tải sản dài han
và chỉ phí liên quan đến lương của các nhà quản trị gắn liền với cấu trúc tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của một DN và định phí không bắt buộc
còn được xem như định phí quản trị > Chi phi hén hợp: là chỉ phí mà cấu thành nên nó bao gồm cả chỉ phí khả biến và chỉ phí bắt biết chỉ phí hỗn hợp mang đặc điểm của chỉ phí bất biến và khi mức độ hoạt một mức độ hoạt động cụ thể nào đó, động tăng lên, chỉ phí hỗn hợp sẽ biến đổi như đặc điểm của chỉ phí khả biến
+ Can cit theo mỗi quan hệ với thời kỳ xác định lợi nhuận
> Chỉ phí sản phẩm là tắt cả các chi phí gắn liền với các sản phẩm được sản xuất ra: bao gồm chỉ phí NVLTT, chi phí NCTT, chỉ phí SXC Do đó,
chỉ phí sản phẩm luôn gắn liền với sản phẩm và chỉ được thu hồi khi sản
phẩm được tiêu thụ, còn khi chưa tiêu thụ thì chúng thể hiện trong khoản mục hàng tồn kho
> Chi phi thoi ky là tắt cả các chỉ phí phát sinh tong kỳ, được tính hết
vào trong kỳ xác định kết quả kinh doanh, bao gồm chỉ phí bán hàng và chỉ phí quản lý Đối với DN có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài và trong kỳ không
có hoặc có ít doanh thu thì chúng được tính thành phí tổn của những ky sau để
xác định kết quả kinh doanh
"Ngoài ra còn có các cách phân loại chỉ phi khác như: phân loại chỉ phí
nội dung kinh tế ban đầu (chỉ phí nhân công, chỉ phí nguyên vật liệu, chỉ phí
công cụ dung cụ, chỉ phí khẩu hao TSCD, chi phi dich vụ thuê ngoài, chỉ phí
Trang 25chi phí, phân loại theo tính chat chi phí)
1.3.3 Kiểm soát nội bộ chỉ phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp 1.3.3.1 Mục tí kiểm soát nội bộ chỉ phí sản xuất kinh doanh:
Kiểm soát chỉ phí sản xuất kinh doanh nhằm tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, giảm thiểu chỉ phí không cần thiết, tăng lợi nhuận, tăng
hiệu quả trong cạnh tranh, đảm bảo hoàn thành kế hoạch của doanh nghiệp;
ngoài ra, nó còn là cơ sở để nâng cao trách nhiệm của mỗi các nhân, mỗi bộ
phận trong toàn doanh nghiệp Mặt khác, chỉ phí sản xuất kinh doanh bao gồm nhiều khoản mục chỉ phí hợp thành nên kiểm tra, kiểm soát tải khoản này khác phúc tạp
Mục tiêu của kiểm soát chỉ phí sản xuất kinh doanh là
> Tắt cả các chỉ phí đều được ghi nhận và ghi nhận đúng theo chế độ kế toán; Các nghiệp vụ chỉ phí phát sinh được xác định, cộng dẫn và hạch toán một cách chính xác v v Các chỉ phí đã hạch toán đại diện cho các khoản chỉ tiêu có hiệu lực vì mục đích SXKD
> Cac chi phi phat sinh có thực sự được tập hợp đầy đủ, đúng mục
> Cac chi phi phat sinh dam bảo nguyên tắc phù hợp và nhất quán giữa
các niên độ
> Số liệu ch phí trên báo cáo tải chính khớp đúng số liệu trên số kế toán
>_ Chỉ phí được ghỉ nhận đúng niên đô
> Các chỉ phí được phân loại, trình bảy và công bố phủ hợp trong báo cáo tải chính > Đảm bảo hệ thống KSN về chỉ phí là hữu hiệu, các số liệu về ï phí
là đúng đắn, không được khai khống số liệu
1.3.3.2 Thông tin phục vụ kiểm soát chỉ phí sản xuất kinh doanh doanh
Trang 26Thông tin phục vụ kiểm soát chỉ phí trong doanh nghiệp dựa trên chứng từ, số sách và báo cáo
Các chứng từ kế toán liên quan đến nghiệp vụ về chỉ phí sản xuất kinh
doanh trong kỳ như: hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, bảng chấm công, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ,
Các chứng từ này được các bộ phận liên quan lập và trình Ban lãnh đạo
doanh nghiệp phê duyệt trước khi chuyển sang bộ phận kế toán để phản ánh vào các số sách có in quan, Tổ chức hệ thống sô kể toán: Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định bẻ : hành đ
é toán được quy định tại Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thì
hệ thống số kế toán, trách nhiệm của người giữ và ghi số kế
toán, sửa chữa và điều chỉnh số kế toán Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ
'thống số kế toán chính thức và duy nhất sử dụng cho một kỳ kể toán năm Lập báo cáo chỉ phí kinh doanh: được lập nhằm tông hợp chỉ phí đã
phát sinh trong kỳ ở các bộ phận, là căn cứ để so sánh với chỉ phí theo dự toán và phân tích các nguyên nhân làm cho chỉ phí biển động
Đối vị
doanh nghiệp sử dụng chứng từ điện tử thì theo Luật Kế toán
quy định cuối kỳ doanh nghiệp phải in ra để lưu trữ
1.3.3.3, Thủ tục kiếm soát nội bộ chỉ phí sản xuất kinh doanh
1.3.3.3.1 Thú tục kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
3Ä Các gian lần và sai sót thường gặp,
~ Việc tính toán, đánh giá nguyên vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh
không chính xác, vật tư xuất kho không đúng theo định mức làm trì trệ quá
trình sản xuất
~ Xuất kho không đúng loại vật tư dùng cho sản xuất hoặc xuất thừa vật tư ~Một chứng từ nhập, xuất kho có thể bị nhập liệu vào máy hai lần do
không đánh số thứ tự chứng từ trước
Trang 27sai số tiền, nội dung,
~ Các nghiệp vụ xuất kho vật tư trong kỳ này nhưng để kỳ sau mới hạch
toán làm giảm chỉ phí trong kỳ này
~ Không thực hiện đối chiếu số liệu vào lúc cuối kỳ
~ Xuất kho không đúng thủ tục, chưa nhận được sự đồng ý của các bộ phận
liên quan như bán hàng
-&- Tỏ chức thông tin kiếm sốt nội bơ
'Các chứng từ theo dõi vật tư ban đầu bao gồm:
~ Kế hoạch sản xuất: đựa trên kế hoạch sản xuất sản phẩm, Ban Giám đốc Công ty uỷ quyền cho bộ phận trực thuộc sản xuất tiến hành sản xuất theo công suất thiết kế, theo nhu cầu tiêu dùng của tháng trước Trong kế hoạch
sản xuất sẽ có phân ra các định mức cho các mặt hảng cụ thể
~ Phiéu dé nghi vat te: căn cứ vào nhu cầu sản xuất, người phụ trách tại những bộ phận sản xuất sẽ lập Phiếu đề nghị vật tư, phiếu này sẽ được
kiểm tra đối chiếu với định mức ứng với nguyên vật liệu đã được lập trong
kỳ để tránh trường hợp xuất kho vượt định mức
~ Phiểu xuất kho: sau khi nhận được Phiêu nghị vật tư kèm chữ ký của các
bộ phận liên quan thì bộ phận quản lý sẽ xem xét và lập Phiếu xuất kho giao cho người phụ trách sản xuất để đến bộ phận kho nhận vật tư
~ Các sổ kể toán: tuỳ thuộc từng phương thức hạch toán chỉ tiết của mỗi
doanh nghiệp mà sử dụng các sé sau:
*_ Thẻ kho là tài liêu pháp lý co bản và quan trọng của thủ kho,
được sử dụng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn về
của mỗi mặt hàng cụ thể, Thẻ kho đặt tại kho do thủ kho ghỉ lượng chép và bảo quản, kế toán vật tư đối chiếu và ký tên xác nhận * _ Số kế toán chỉ tiết: số chỉ tiết vật tư, bảng nhập xuất tồn
*_ SỐ cái tài khoản 152
Trang 28
Kiểm soát quá trình xuất kho nguyên liệu, vật liệu đồi hỏi doanh
nghiệp phải xây dựng các quy trình, nguyên tắc, thủ tục vẻ xuất kho nguyên vật liệu từ việc lập phiếu yêu câu vật tư, đến việc phê chuẩn lệnh xuất kho,
lập phiếu xuất kho và xuất kho nguyên liệu, vật liệu Quá trình xuất kho
nguyên liệu, vật liệu bao gồm các bộ phận sau:
~ _ Bộ phận sản xuất: căn cứ vào nhu cầu xuất và tình hình về nguyên vật liệu thức thế, bộ phận sản xuất sẽ lập Phiều đề nghị vật tư và chuyển đến
cho các bộ phận liên quan như Trưởng bộ phận sản xuất, ban quản lý
liên quan để xét duyệt Trên Phiếu đề nghị vật tư thể hiện đầy đủ các nội dung: lý do đề nghị, chủng loại vật liệu cẳn xuất, số lượng, quy cách,
ngày cần hing -_ Bộ phận xét duyệt:
Phiéu dé nghi vat tư, đối chiếu với định mức và bảng báo cáo tiền độ tem xét lý do xuất kho, yêu cầu xuất kho trên
thực tế của đơn vị đẻ duyệt đồng ý cho xuất hay không
- _ Bộ phận kế toán: căn cứ vào yêu cầu xuất kho đã được duyệt, kế toán sẽ lập Phiếu xuất kho sau đó chuyển đến bộ phận kho, cụ thể là chuyển đến thủ kho
~ _ Bộ phận kho: căn cứ vào Phiếu xuất kho và Phiếu đẻ nghị vật tư, thủ
kho sẽ tiến hành xuất kho nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất Bộ
phận sản xuất sau khi nhận đủ số nguyên vật liệu thì ký nhận trên Phiếu xuất kho Lúc này Phiếu xuất kho là căn cứ cho việc ghi thẻ kho
và số kế toán
Trang 29~_ Qui định, định kỳ bộ phận kho phải chuyển chứng từ xuất vật tư cho án ghỉ số kịp thời;
= Dinh ky đối chiếu NVL xuất kho giữa thẻ kho và số kế toán chỉ tiết
NVL
~ _ Ghỉ định khoản trên phiếu xuất vật tư;
~ _ Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp kiểm tra định khoản trên Phiếu xuất ~ _ Qui định cụ thể phương pháp tính giá xuất vật tư và áp dụng nhất quán giữa các kỳ kế toán ~_ Sử dụng phần mềm tính giá xuất vật tư để hạn chế các sai sót do tính
~_ Đối chiếu tổng giá trị vật tư xuất kho giữa bảng tổng hợp chỉ tiết vật
tư với số cái
1.3.3.3.3 Thủ tục kiểm soát nội bộ chỉ phí nguyên nhân công trực tiếp
-& Các gian lân và sai sót thường gặp,
~_ Sai sót trong chấm công, trong tính toán khối lượng sản phẩm, dịch vụ
hoàn thành như ghi chép không diy đủ, không chính xác và kịp thời = Sai phạm trong ghi chép, tính tốn giờ cơng, giờ phụ trội, sản phẩm,
địch vụ hoàn thành
~ _ Tính giờ công cho nhân viên không có thật
~ _ Sai phạm trong cập nhật dữ liệu về nhân sự như không phản ánh kịp, thời sự biến động của nhân sự (nhân viên nghỉ việc, nhân viên mới, các khoản tăng giảm lương của nhân viên; báo cáo sai về số ngày giờ nghỉ bệnh, nghỉ không lương hay nghỉ phép, số giờ làm phụ trội
~_ Thiếu các thủ tục cần thiết như hợp đồng lao động khiến chỉ phí tiền lương không được khấu trừ khi tính thu nhập chịu thuế
~ _ Tính sai tiền lương phải trả, tính lương cho số nhân viên đã nghỉ việc
Trang 30danh, chức vụ, cắp bậc, bộ phận ~ _ Khẩu từ sai hoặc không khắu trừ các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm yiế ~_ Không tuân thủ pháp luật về mức lương tối thiểu, mức tiền công làm ngày lễ, chủ nhật
= Cham tré hoặc sai sót trong việc nào sẽ trả lương hoặc chuyển tiễn vào tài khoản của nhân viên nhân viên
4 Té chite thơng tin kiểm sốt né
'Các chứng từ theo dõi nhân công bao gồm:
- Bang chdm cóng: dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ
việc, nghỉ hưởng BHXH, để có căn cứ trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận và dùng cho một kỳ thanh toán
~_ Bảng chấm công làm thêm giở: theo dõi ngày công thực tế làm thêm
ngoài giờ để có căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho người lao động trong đơn vị
~ _ Bảng thanh toán tiển lương: là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền
lương, phụ cấp, các khoản (hu nhập tăng thêm ngoài tiền lương cho
người lao động, kiém tra vi
động làm việc trong doanh nghiệp đồng thời là căn cứ để thống kê về thanh toán tiền lương cho người lao
lao động tiền lương
-& Các thủ tue kiểm sốt nơi bộ
~_ Kiểm soát bằng phân công, phân nhiệm trong công tác về lao động,
tiền lương: sự phân công, phân nhiệm trong công tác quản lý chỉ phí ở
công ty, cả ở phần hành lao động tiền lương:
Trang 31~_ Chức năng theo đối lao động: chức năng này bao gồm việc xác định thời gian lao động (số giờ công, ngày công) đẻ làm cơ sở tính lương;
~_ Chức năng tính lương và ghi chép lương: bộ phận tính lương thuộc
Phòng kế toán - tài vụ có nhiệm vụ tính toán về số lương phải trả cho
từng nhân viên trong đơn vị;
~_ Đối chiếu số giờ công, ngày công trên bảng lương với các thẻ thời
gian, bang chấm công của các bộ phận sử dụng lao đôn;
~_ Đối chiếu tên và mức lương trên bảng lương của từng bộ phận trực thuộc với hồ sơ nhân viên tại bộ phận nhân sự;
~_ Đánh số trước và kiểm tra bảng chấm công thẻ thời gian;
~ _ Kiểm tra việc tính toán trên bảng lươn,
~ _ Khi thanh toán lương phải dựa trên số đã ghi nhận từ các khoản nhân viên đã tam ứng, so sánh tổng tiễn lương trên bảng lương với số liệu trên Phiếu chỉ, séc lương, bảng chỉ lương;
~_ Kiểm tra các bảng kê chỉ tiết chỉ lương cho từng bộ phận trực thuộc, từng cá nhân có ký nhận lương khôn, ~_ Kiểm tra việc phân bổ chỉ phí tiền lương vào chỉ phí sản xuất trong kỳ, ~ _ Định kỳ xác mình sự phân công lại về nhân sự cũng như các báo cáo hoạt động về nhân sự,
~ _ Yêu cầu phải có chữ ký của các bên liên quan đối với tất cả các khoản
1.3.3.3.4 Thủ tục kiểm soát nội bộ chỉ phí sản xuất chung, 4 Céc gian lân và sai sót thường gặp,
Ngoài những gian lận và sai sót có thể xảy ra tương tự đối với khoản
mục chỉ phí vật liệu, công cu và chỉ phí tiền lương nhân viên nghiệp vụ tương tự như những khoản mục đã nêu trên thì còn có một
gian lận và sai
sót có thể xảy ra đối với những khoản mục khác như:
Trang 32chế độ tài chính;
~_ Việc phân bổ chi phí sản xuất chung chưa chính xác cho từng đối tượng
chịu chỉ phí;
~_ Đối với các dịch vụ mua ngoài như chỉ phí tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại, chỉ phí sửa chữa lớn thì các hoá đơn là cgơ sở để hạch toán
chỉ phí có thể bị giả mạo bởi những hoá đơn ghi khống, sai lệch về số
tiền
s& Tổ chức thông tin KSNB
~ Chí phí khẩu hao: kiểm soát nội bộ đối với chỉ phí khẩu hao thể hiện ở việc
kiểm soát vật chất đối với TSCĐ vả công tác sán trong việc trích và phân 'bổ chỉ phí khấu hao cho các đối tượng chịu chi phí một cách hợp lý và chính
xác Các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát nội bộ như sau:
+ Tach biệt công tác bảo quản với công việc ghi chép các nghiệp vụ
“Theo đó người quản lý tài sản không thể đồng thời là kế toán TSCĐ; + So sánh tỷ lệ khấu hao của năm hiện hành với năm trước, vả so sánh
với mức trích theo quy định hiện hành và kiểm tra chênh lệch (nếu
có);
+ Kiểm soát việc trích đúng, trích đủ chỉ phí khấu hao bằng cách kiểm tra hiện trạng tài sản, hồ sơ tăng giảm của TSCĐ Tránh trường hợp
tài sản đã hết khấu hao hoặc tài sản không dùng chờ xử lý mà vẫn
tính khấu hao
- Với chỉ phí dịch vụ mua ngoài: ở các doanh nghiệp những chỉ phí này
‘thudng dé phat sinh gian lận và sai sót, các thủ tục kiểm soát cẳn thiết là: + Đối với các chỉ phí bằng tiền đòi hỏi phải có sự phê chuẩn chặt chẽ
không được vượt quá qui định, nếu chỉ vượt quá thì những cá nhân có liên quan phải chịu
+ Kiểm soát chỉ phí dịch vụ mua ngoài và chỉ phí bằng tiền khác theo
Trang 33} Thi tuc kiểm soát nội bộ chỉ phí hoạt động
“Chỉ phí bán hàng và chỉ phí quản lý doanh nghiệp là hai khoản chỉ phí chiếm tỷ trọng khá lớn trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp, có liên
quan đến chỉ tiêu lợi nhuận, thuế thu nhập doanh nghi: chi tiêu tiễn và một số chỉ tiêu khác trên báo cáo tài chính Mặt khác, chỉ phí BH và chỉ phí
QLDN bao gém nhiều khoản mục chỉ phí hợp thành nên kiểm tra hai tài
khoản này khá phức tạp
“Chỉ phí bán hàng là những chỉ phí phục vu cho công tác tiêu thụ, công, tác marketing của doanh nghiệp, còn chỉ phí quản lý doanh nghiệp là các chỉ phí quản lý hành chính và các chỉ phí chung khác của toàn doanh nghiệp
Nội dung các khoản mục trong chỉ phí bán hàng và chỉ phí quản lý doanh nghiệp tương tự chỉ phí sản xuất chung nên các gian lân và thủ tục
kiểm soát chỉ phí hoạt động tương tự kiểm soát chỉ phí sản xuất chung 1.4 KIEM SOÁT NỘI BỘ ĐÓI VỚI DOANH THỦ TRONG DOANH
NGHIỆP
1.4.1 Khái niệm về doanh thu
Doanh thu chỉ bao gồm tổng giá trị của các lợi ích kinh tế doanh
nghiệp đã thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất
kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu
Doanh thu phát sinh từ giao dịch, sự kiện được xác định bởi thỏa thuận giữa doanh nghiệp với bên mua hoặc bên sử dụng tài sản Nó được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu được hoặc sẽ thu được sau khi trừ các
khoản chiết khấu thương mại, giám giá hàng bán và giá trị hàng hóa bán bị trả
hai
Doanh thu của giao địch về cung cấp dịch vụ, hàng hóa được ghi nhận
khi kết quả của giao dịch đó được xác định một cách đáng tỉn cậy, thỏa mãn
Trang 34nghiệp chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liễn với quyền sở hữu sản phẩm; Có khả năng thu lợi ích kinh tế từ giao dịch đó; xác định được chỉ phí
phát sinh liên quan để hoàn thành giao dịch cung cấp hàng hóa, dịch vụ đó;
Và
Khi hàng hóa hoặc dich vụ được trao đổi để lấy hàng hóa hoặc dịch vụ
tương tự về bản chất và giá trị thì việc trao đổi đó không được coi là một
giao dịch tạo ra doanh thu và không được ghi nhận là doanh thu
Nếu trong kỳ kế toán phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng
bán bị trả lại thì được hạch toán riêng biệt Các khoản giảm trừ doanh thu được tính trừ vào doanh thu ghỉ nhận ban đầu để xác định doanh thu thuằn lâm căn cứ xác định kết quả kinh doanh của kỳ kế toán
'Về nguyên tắc, cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp phải xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Toàn bộ doanh thu thuần thực hiện trong ky kế toán được kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh
1.4.2 Phân loại doanh thu
Doanh thu của doanh nghiệp đến từ nhiều nguồn, chúng giúp doanh
nghiệp trang trải các khoản chỉ tiêu và tạo ra lợi nhuận cho công ty, tăng vốn
chủ sở hữu Trong kế toán, doanh thu thường được theo đối theo từng hoạt động và được phân loại tùy thuộc vào tiêu chuẩn phân loại Doanh thu của doanh nghiệp
Phân loại theo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ; Doanh thu hoạt động tài chính; “Thu nhập khác
“_ Doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ: Là loại doanh thu từ
Trang 35ty như bán hàng hóa và thành phẩm cũng như cung cấp dịch vụ cho khách hàng
Y Doanh thu hoạt động tài chính: Bao gồm các khoản thu phát sinh từ
tiền bản quyển, cho các bên khác sử dụng tài sản của doanh nghiệp, tiền lãi từ việc cho vay vốn, lãi tiền gửi, lãi bán hàng trả chậm, trả
sóp, lãi cho thuê tài chính, chênh lệch lãi do bán ngoại tệ, chênh lệch tỷ giá ngoại tệ, chênh lệch lãi chuyển nhượng vốn và lợi nhuận được
chia từ việc đầu tư ra ngoài doanh nghiệp
* _ Thu nhập khác: Bao gồm các khoản thu từ việc thanh lý, nhương bán
tài sản cố định, thu tiền bảo hiểm được bồi thường các khoản nợ phải trả nay mắt chủ được ghi tăng thu nhập, thu tiền phạt khách hàng do vi phạm hợp đồng và các khoản thu khác “Trong ba loại doanh thu trên, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng doanh thu của công ty và có tính chất
quyết định đối với hoạt đông của doanh nghiệp 1.4.3 Các chức năng chính của chu trình bán hàng
'Ở những doanh nghiệp sản xuất thì chức năng chính của chu trình bán
hàng là: xử lý đặt hàng; xét duyệt bán chịu; chuyển giao hàng hóa; lập hóa đơn; xử lý và ghỉ số các khoản về doanh thu Trong đó:
~ Xứ lý đặt hàng của người mua: đây là điểm bắt đầu của chu trình Đó
là yêu cầu về hàng hóa của người mua được biểu hiện thông qua các đơn đặt hàng Thông qua đó, bộ phận bán hàng sau khi xem xét khả năng cung ứng ccủa doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định bán hàng Và cơ sở pháp lý được lập
chính là hợp đồng về mua bán hàng hóa, dịch vụ;
~ Xét duyệt bán chịu: sau khi doanh nghiệp quyết định bán thì cần xem xét và quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng Quyết định bán chịu sẽ được thê hiện rõ ở điều kiện mua bán trong hợp đồng kinh tế;
Trang 36hàng hóa sẽ được chuyển giao cho khách hàng thông qua các nhà vận
chuyển như đường bộ, đường thủy, đường không, các công ty vận chuyển
phải phát hành hóa đơn vận chuyển ghỉ rõ khách hàng và địa chỉ giao hing, Lúc này, vận đơn và hóa đơn bán hàng sẽ được lập và chuyển cho khách
hàng,
~ Lập hóa don bán hàng: các hóa đơn thường được lập khi chuyển giao hàng hóa cho khách hàng Hóa đơn gồm 3 liên và là chứng từ chỉ rõ cho
khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán, đồng thời là thời là căn cứ để ghi số nghiệp vụ bán hàng và các khoản phải thu Số liệu trên hóa đơn phải
trùng với số lượng, giá bán hàng hóa đã được duyệt trong đơn đặt bằng;
~ Xử lý và ghỉ số các khoản vẻ doanh thu: sau khi chuyên giao hàng hóa
và lập hóa đơn cho khách hằng, kế toán ghi số nghiệp vụ bán hàng và ghi nhận doanh thu
1.44 Các rấi ro chả yếu xây ra trong chu trành bản hàng
‘Trong quá trình xử lý nghiệp vụ ban hang, bộ phân kiểm soát cần phải chú ý các rủi ro thường gặp như sau:
> Nhận đơn đặt hàng mà những hàng hóa, dịch vụ đó doanh nghiệp
không có s
> Chip nhận đơn đặt hàng của những khách hàng không có khả năng in hay không có khả năng cung cấp thanh toán hoặc thường xuyên thanh toán trễ hạn;
> Chuyển giao hàng hóa trước khi có yêu cầu hoặc đồng ý chuyển giao, chuyển hàng hóa không đúng địa điểm và không đúng khách hảng > Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng
> Xuất hàng khi chưa cho phép và chưa lập Phiếu xuất kho > Xuất không đúng số lượng và loại hàng ghi trên phiếu xuất
Trang 37
1.4.5 Kiểm soát nội bộ đối với doanh thu trong doanh nghiệp
1.4.5.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với doanh thư
Mục tiêu tổng quát là phải đảm bảo các nghiệp vụ bán hàng hóa cho các khách hàng là có thật, tránh được tình trang khách hàng ảo Qua đó,
doanh nghiệp xem xét khả năng của mình để đáp ứng được nhu cầu thị trường, hạn chế tối đa tình trạng cung vượt quá cầu hoặc ngược lại
“Trong cơng tác kiểm sốt kế toán đối với doanh thu thì yêu cầu quan trọng của nhà quản lý là phải đạt được mục tiêu cụ thể trong từng nghiệp vụ
của chu trình thông qua các thủ tục cẩn thiết để thực hiện những mục tiêu đó:
>_ Nghiệp vụ bán hàng đã ghi số là phải có căn cứ hợp lý, đó là căn cứ
vào các chứng từ như chứng tử vận chuyển (nếu có) và đơn đặt hàng đã được phê chuẩn; các hợp đồng bán hàng được đánh số và ấu KSNB không cho phép việc ghi gian lận những nghiệp vụ không tồn tại vào số bán hàng hay số kế được theo dõi chặt chẽ Cơ
toán;
>_ Các nghiệp vụ tiêu thụ phải được phê chuẩn và cho phép một cách đúng đắn Sự phê chuẩn này hướng vào ba trọng điểm chính: phê chuẩn phương thức trước khi giao hàng; Gửi hằng, Giá bán; phương
thức thanh toán, chỉ phí vận chuyển và tỷ lệ chiết khấu (nếu có) Nếu tiến hành thực hiện một nghiệp vụ kinh tế chưa được phê chuẩn thì sẽ dẫn đến rủi ro (nghiệp vụ lừa đảo) làm ảnh hưởng đến
hiệu quả của đơn vị;
Các nghiệp vụ tiêu thụ đều được ghi sổ đầy đủ Các chứng từ vận
v
chuyển, hóa đơn, Phiếu xuất kho đều được đánh số theo thứ tự và ghi chép đầy đủ bởi nhân viên kế toán để đảm bảo là chúng được
Trang 38kiểm soát độc lập quy trình lập hóa đơn, quy trình ghi số doanh thu
bán hàng theo giá cả của từng loại hàng tại thời điểm bán Kiểm tra
các phép tính và số tiền trước khi ghi số và phê duyệt nhằm tránh
các
Các nghiệp vụ tiêu thụ được phân loại đúng đắn Quá trình phân loại đúng đắn tài khoản phù hợp với cơ cấu tài khoản của doanh
nghiệp, thể hiện trên sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng Cơ cấu KSNB sẽ đối chỉ số khi tính toán và ghỉ số các nghiệp vụ v
ngay trên chứng từ được thực hiện trên sổ nhật
kỹ, đảm bảo cho báo cáo tài chính được trình bảy đúng đi
>_ Doanh thu được ghi số
tiền và vào số doanh thu hàng ngày, đặc biệt là trước và sau kỳ
lúng lúc Cần phải có quy định vẻ việc tính
khóa số kế toán Kiểm tra đối chiếu nội bộ với việc lập chứng từ và
ghi số kế toán theo thời gian Bởi nếu việc ghi số chậm trễ xảy ra vào cuối kỳ kế toán thì sẽ ảnh hưởng đến các thông tin trên báo cáo
tài chính bị sai lệch
1.4.5.2 TỔ chức thông tìn phục vụ kiểm soát nội bộ doanh thu
Muốn kiểm soát được thực hiện một cách nghiêm túc, trung thực khách
quan thì phải tổ chức tốt hệ thống các chứng từ và số cách kế toán liên quan đến chu trình bán hàng Các chứng từ và số kế toán phải thực hiện theo đúng
nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo đúng quy định của luật kế toán và các văn bản quy phạm hiện hành Bao gồm:
~ Đơn đặt hàng của khách hàng: là sự yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ
của khách hàng Nó có thể được nhận bằng văn bản, thư, điện thoại hay các
mẫu đặt hàng được in sẵn của từng đơn vị;
~ Phiếu tiêu thụ: một loại chứng từ dùng để ghi các thông tin liên quan đến hàng hóa như mẫu mã, số lượng quy cách của hàng hóa được khách
Trang 39- Chứng từ vận chuyển: chứng từ được lập lúc giao hàng, trong đó chỉ
rõ mẫu mã, số lượng được giao và các số liệu khác có liên quan Vận đơn cũng là một loại chứng từ vận chuyển, đó là một hợp đồng viết tay giữa
người bán và người chuyên chở về việc nhận chuyển chở hàng hóa cho khách hàng;
~ Hóa đơn bán hàng: là chứng từ ghỉ rõ mẫu mã, số lượng, giá cả hàng
hóa đã được bán, phương thức thanh toán và một số thông tin khác có liên
quan Giá cả bán thường bao gồm cả chỉ phí bảo hiểm hàng hóa (nếu có);
- Số nhật ký bản hàng: dùng để ghỉ chép các nghiệp vụ bán hàng, doanh thu bán hàng của các mặt hàng khác nhau;
~ Thư xác nhận: được gối cho khách hằng ký xác nhận các khoản phải
'thu của khách hàng nhằm cung cấp các chứng từ bên ngoài về sự tồn tại của
khoản phải thu khách hảng được ghỉ nhận Thông thường có 3 loại thư xác
nhận: thư xác nhận khẳng định, thu xác nhận phủ định và thư xác nhận mở; ~ Giấy báo chuyển tiên: ghi rõ thông tin tên khách hàng, số hóa đơn
bán hàng, số tiền ghi trên hóa đơn khi đơn vị nhận được khoản thanh toán;
~ Các bảo cáo hàng tháng: thy (huộc vào yêu cầu của nhà quản lý mà
don vị quy định các mẫu báo cáo phù hợp và tương ứng, 1.4.5.3 Quy trình kiểm soát nội bộ đối với doanh thu
Một hệ thống KSNB được thiết kế nhằm ngăn chặn và phát hiện kịp thời các sai phạm, gian lận, rủi ro có thể xảy ra Một hệ thống KSNB hữu hiệu đòi hỏi phải tách biệt các chức năng và phân nhiệm công việc một cách hợp lý Do đó, mỗi đơn vị thường có một cơ cấu tổ chức kiểm soát nội bộ riêng về chu trình bán hàng Trình tự và công đoạn để KSN trong từng khâu đối với doanh thu được thể hiện như sau:
3Ÿ Kiểm tra tiếp nhận và xử lý don hang
'Yêu cầu về hàng hóa của khách hàng là điểm bắt đầu của chu trình bán
Trang 40mua hàng và sau đó là hợp đồng về mua bán hàng hóa, dịch vụ Từ đơn đặt
hàng, bộ phận có trách nhiệm sẽ tiếp nhận và tiến hành công việc xử lý đơn
đặt hàng Trên cơ sở này, người bán có thể xem xét về số lượng, quy cách,
để xác định khả năng cung ứng của đơn vị và từ đó đưa ra quyết định bán hàng, Về mặt pháp lý, đơn đặt hàng là việc bảy tỏ sự sẵn sảng mua hàng hóa
theo những điều kiện nhất định, và đây chính là điểm bắt đầu của toàn bộ
chu trình bán hàng Tắt cả các chứng từ đặt hàng trong nghiệp vụ bán hàng
phải được phê chuẩn và ghỉ chép đầy đủ Các thủ tục kiểm soát yêu cầu sử dụng thủ tục đánh số trước đối với các đơn đặt hàng, chữ ký hợp pháp của
người bán hàng và khách hing, sự phê chuẩn về chế độ bán hàng, mô tả
nghiệp vụ bán, giá bán và các điều khoản đã giao hàng đã đặt trước cũng
như địa điểm lập hóa đơn hợp pháp trước khi chuyển hàng
3& Phê chuẩn phương thức bán chịu
Các nghiệp vụ bán hàng đều phải được xét duyệt bán chịu và phê
“chuẩn chính xác nhằm tránh gây tổn thất cho don vi Tuy nhiên, trên thực tế
có nhiều đơn vị đã bỏ qua chức năng này và dẫn tới nợ khó đòi và thậm chí thất thu do khách hàng mắt khả năng thanh toán hoặc cố tình khơng thanh
tốn do sơ hở trong thỏa thuận ban đầu này Vì thế, một số công ty yêu cầu
phải tiết kiệm trả công ty đặt hàng và chỉ thực hiện việc giao hằng cho tới khi các thông tin đã được kiểm tra rỡ rằng đảm bảo cho việc thanh toán
3# Xuất kho hàng hóa
Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê duyệt bởi bộ phận tín dụng, thủ kho
sẽ xuất hàng cho bộ phận phụ trách chuyển hàng Căn cứ vào số lượng hàng hóa thực tế xuất kho bộ phận được giao trách nhiệm sẽ lập Phiếu xuất kho Pi chữ ký của trưởng bộ phân bán hàng, người lập, thủ kho và người nhận hàng xuất kho được lập thành 3 liên, được đánh số thứ tự và phải có đầy đủ