Hoàn thiện nội dung và phương pháp phân tích tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh

LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, nước ta đang phát triển kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, nền kinh tế nhiều thành phần rất đa dạng phức tạp các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển

Lời mở đầu

Hiện nay, nớc ta đang phát triển kinh tế thị trờng định hớng xã hội chủnghĩa, nền kinh tế nhiều thành phần rất đa dạng phức tạp các doanh nghiệp muốntồn tại và phát triển đòi hỏi kinh doanh phải có lãi Muốn vậy, yêu cầu nhà lãnhđạo các doanh nghiệp phải nắm rõ và đầy đủ các thông tin để ra quyết định kinhdoanh đúng đắn đạt hiệu quả cao nhất Ngoài thông tin về kế toán thì thông tinphân tích cũng rất quan trọng đối với công tác quản lý kinh tế Trong điều kiệnhội nhập nền kinh tế thế giới muốn bắt nhịp với xu thế phát triển của thế giới,các doanh nghiệp phải luôn gồng mình vơn lên, phải kinh doanh hiệu quả Do đóthông tin nhà quản trị nắm bắt đợc phải đầy đủ chính xác và kịp thời Để đáp ứngyêu cầu quản lý kinh doanh ngày càng phức tạp, các doanh nghiệp phải thờngxuyên tiến hành phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đánh giá đúngđắn mọi hoạt động kinh tế trong trạng thái thực của chúng Trên cơ sở đó cónhững biện pháp hữu hiệu và lựa chọn đa ra quyết định tối u cho quản lý kinhdoanh.

Bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào cũng đều phải bỏ ra một chi phí nhấtđịnh để thực hiện nó Đối với hoạt động kinh doanh thơng mại thì bỏ ra chi phíkinh doanh để thực hiện kinh doanh Doanh nghiệp thơng mại có chức năng làcầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng, do đó nó là một mắt xích quan trọng trongquá trình tái sản xuất xã hội Để thực hiện chức năng đó doanh nghiệp phải bỏ rachi phí từ khi ký kết hợp đồng mua hàng, vận chuyển hàng, bảo quản hàng hoá,tiêu thụ hàng hoá… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệpphải quản lý và sử dụng chi phí có hiệu quả, đảm bảo tiết kiệm chi phí hạ giáthành sản phẩm, tăng doanh thu tăng lợi nhuận đồng thời sẽ tăng khả năng cạnhtranh trên thị trờng Nhận thức đợc tầm quan trọng của chi phí kinh doanh ảnh h-ởng trc tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh nên các doanh nghiệp cần phântích tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh để quản lý và sử dụng chiphí kinh doanh tốt hơn.

Công ty TNHH Ninh Thanh là công ty kinh doanh thơng mại, hoạt động kinhdoanh thơng mại diễn ra sôi động và phức tạp, chi phí kinh doanh phát sinh hàngngày hàng giờ và là yếu tố ảnh hởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh Công tymuốn kinh doanh hiệu quả phải quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt.

Trong quá trình thực tập tìm hiểu tại công ty TNHH Ninh Thanh em nhậnthấy công ty mới thành lập nhng hoạt động ngày càng hiệu quả và đã tiến hành

phân tích hoạt động kinh doanh tại công ty Công ty TNHH Ninh Thanh cha tiến

hành thờng xuyên hoạt động phân tích Do đó em chọn đề tài: Hoàn thiện nội“Hoàn thiện nội

dung và phơng pháp phân tích tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinhdoanh tại công ty TNHH Ninh Thanh” Kết cấu luận văn của em ngoài phần

Trong thời gian thực tập em đợc sự hớng dẫn tận tình của thầy giáo: Tiến sĩNguyễn Quang Hùng và ban lãnh đạo công ty giúp đỡ, phòng kế toán của côngty đã hớng dẫn và cung cấp số liệu để em hoàn thành luận văn này Em xin chânthành cảm ơn.

Những vấn đề lý luận chung về chi phí kinh doanh và phân tích chi phí kinh doanh

I Khái niệm, phân loại và vai trò của chi phí kinh doanh.

1 Khái niệm chi phí kinh doanh

Chi phí kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao độngsống, lao động vật hoá và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp phải bỏ rađể tiến hành hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm

).… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp

Lao động sống bao gồm lơng nhân viên, những khoản bảo hiểm có tính chấtlơng… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp

Lao động vật hoá nh khấu hao TSCĐ, bao bì và công cụ dụng cụ sử dụngtrong kinh doanh… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp thơng mại, chi phí kinh doanh thơng mại là nhữngkhoản chi bằng tiền hoặc tài sản mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện hoạt động

kinh doanh thơng mại Về bản chất, đó là những khoản tiêu hao về lao động sốngvà lao động vật hoá trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Các chi phí này phát sinh hàng ngày hàng giờ rất đa dạng và phức tạp tuỳthuộc vào việc thực hiện hành vi thơng mại khác nhau, vào tính chất của hoạtđộng tài chính, hoạt động bất thờng.

Đối với hoạt động mua bán hàng hoá đó là những chi phí phát sinh ở khâumua, vận chuyển bốc dỡ, dự trữ, tiêu thụ hàng hoá và quản lý doanh nghiệp Chiphí phát sinh ở khâu này bao gồm chi phí tiền lơng và các khoản bảo hiểm cótính chất lơng cho nhân viên mua bán hàng hoá, nhân viên quản lý doanh nghiệp,chi phí về thuê ngoài để vận chuyển bốc dỡ hàng hoá, chi phí khấu hao TSCĐ,chi phí chung… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp

Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ thơng mại và hoạt động xúc tiến thơngmại có các chi phí nh chi phí đại diện môi giới, uỷ thác, đại lý… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp

Đối với hoạt động tài chính, hoạt động bất thờng đó là các chi phí đầu t tàichính đang hợp lý các nguồn tài chính tăng thêm thu nhập nâng cao hiệu quảkinh doanh của doanh nghiệp.

Các chi phí phát sinh từ các hoạt động xảy ra không thờng xuyên nh chi phítiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế, chi phí nhợng bán và thanh lý TSCĐ.

Các chi phí về thuế, phí, lệ phí nh thuế môn bài, thuế nhà đất, thuế tàinguyên… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệpcác loại phí nh phí giao dịch tiếp khách.

2 Phân loại chi phí kinh doanh.

Chi phí kinh doanh bao gồm nhiều loại có nội dung công dụng và tính chấtkhác nhau Cho nên để tiện cho việc quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh vàhạch toán cần tiến hành phân loại chi phí kinh doanh Chi phí kinh doanh thơngmại đợc phân loại theo những tiêu thức khác nhau.

2.1.Phân loại chi phí kinh doanh căn cứ vào bản chất kinh tế cuả chi phí.

Theo tiêu thức này chi phí kinh doanh đợc phân thành chi phí bổ sung và chiphí thuần tuý

Chi phí bổ sung là những khoản chi nhằm tiếp tục và hoàn chỉnh quá trìnhsản xuất hàng hoá trong khâu lu thông.

Chi phí thuần tuý là những khoản chi nhằm mục đích chuyển hoá hình tháigiá trị của hàng hoá.

2.2 Phân loại chi phí kinh doanh căn cứ vào mức độ tham gia vào các hoạtđộng kinh doanh.

Chi phí kinh doanh đợc phân thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.Chi phí trực tiếp nh chi phí mua bán hàng hoá.

Chi phí gián tiếp là những khoản chi phục vụ cho quá trình hoạt động kinhdoanh nh chi phí quản lý doanh nghiệp.

2.3 Phân loại chi phí kinh doanh căn cứ vào tính chất biến đổi chi phí.

Chi phí kinh doanh đợc phân thành chi phí khả biến (biến phí) và chi phí cốđịnh (định phí)

Chi phí khả biến là những khoản chi phí biến đổi phụ thuộc vào khối lợnghàng hoá mua vào bán ra trong kỳ Chi phí này bao gồm: chi phí vận chuyển bốcdỡ hàng hoá, chi phí bảo quản, đóng gói bao bì… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp Đặc điểm của chi phí khả biếnlà khi khối lợng sản phẩm hàng hoá mua vào bán ra thay đổi thì chi phí khả biếnthay đổi theo chiều hớng tỷ lệ thuận Nhng chi phí khả biến cho một đơn vịdoanh thu thì không đổi.

Chi phí bất biến là những khoản chi phí tơng đối ổn định, không phụ thuộcvào khối lợng hàng hoá mua vào bán ra trong kỳ nh: chi phí khấu hao tài sản cốđịnh, chi phí nhân viên quản lý… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp Đây là loại chi phí mà doanh nghiệp phảithanh toán phải trả không phụ thuộc vào khối lợng sản phẩm hàng hoá sản xuấtkinh doanh nhiều hay ít thậm chí đôi khi không hoạt động cũng phải trả Đặcđiểm của loại chi phí này là khi khối lợng hàng hoá mua vào bán ra thay đổi thìchi phí bất biến không đổi Nhng chi phí bất biến cho một đơn vị doanh thu thayđổi theo chiều hớng tỷ lệ nghịch với khối lợng hàng hoá mua vào bán ra.

2.4 Phân loại chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động của doanh nghiệp.

Theo tiêu thức này chi phí kinh doanh đợc phân thành chi phí mua hàng, chiphí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Chi phí mua hàng là khoản chi phí nhằm mục đích hình thành nguồn hàngphục vụ bán ra Chi phí mua hàng nh chi phí tìm kiếm nguồn hàng, chi phí vậnchuyển bao gói, bảo quản… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp Doanh nghiệp nên tìm mua các nguồn hàng trựctiếp làm giảm bớt khâu trung gian tức là làm giảm bớt chi phí cho doanh nghiệp.

Chi phí bán hàng là khoản chi phí nhằm thu lại phần vốn bỏ ra và có lãi: chiphí phục vụ quá trình tiêu thụ hàng hoá, kho bãi, đại lý bán hàng… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí chung cho hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp.

2.5 Phân loại chi phí kinh doanh căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầuhạch toán.

Chi phí kinh doanh đợc phân thành các khoản mục chi phí nh:- Chi phí nhân viên.

- Chi phí nguyên liệu, vật liệu.- Chi phí công cụ đồ dùng.

- Chi phí khấu hao tài sản cố định.- Chi phí vận chuyển thuê ngoài.- Chi phí điện nớc, điện thoại- Chi phí lãi vay.

- Chi phí bằng tiền khác.

Muốn quản lý và sử dụng chi phí có hiệu quả đòi hỏi phải phân tích tình hìnhchi phí của doanh nghiệp Phân tích tình hình chi phí cần nắm vững từng cáchphân loại chi phí Phải phân tích chi phí theo từng khoản mục chi phí để thấy đợcchi phí hợp lý và không hợp lý để từ đó có biện pháp điều chỉnh chi phí cho hợplý.

3 Vai trò của chi phí kinh doanh

Bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào cũng phải bỏ ra một chi phí nhất địnhđể thực hiện nó Đối với hoạt động kinh doanh thơng mại thì phải bỏ ra nhữngkhoản chi phí nh chi phí mua hàng (chi phí từ khi ký kết hợp đồng mua, vậnchuyển hàng về nhập kho), chi phí bảo quản, tiêu thụ hàng hoá Doanh nghiệpmuốn hoạt động kinh doanh có hiệu quả phải quản lý và sử dụng chi phí cho tốtvì nó ảnh hởng trực tiếp đến tình hình và kết quả kinh doanh cuả doanh nghiêp.Chi phí kinh doanh có ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận của DN.

Quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh hợp lý có ý nghĩa quan trọng trongkinh doanh thơng mại vì nó ảnh hởng trực tiếp và quyết định đến tình hình và kếtquả kinh doanh Nếu doanh nghiệp quản lý tốt chi phí thì sẽ có tác dụng thúc đẩyquá trình hoạt động kinh doanh, tăng doanh thu và hiệu quả kinh tế Nếu doanhnghiệp không quản lý tốt chi phí kinh doanh thì sẽ hạn chế kết quả kinh doanhvà hiệu quả kinh tế giảm

Chi phí kinh doanh gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của doanhnghiệp Doanh nghiệp khi mới thành lập chi phí sẽ lớn hơn doanh thu, chi phínày bao gồm chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí trả trớc, mua tài sản cố địnhvà thờng phải tăng chi phí để mở rộng quy mô kinh doanh, tìm kiếm chỗ đứngtrên thị trờng… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp Do đó doanh nghiệp cần quản lý và sử dụng chi phí sao cho hợplý để hoạt động của doanh nghiệp ngày càng hiệu quả hơn.

Việc tính đúng đủ những khoản chi phí bỏ ra sẽ giúp nhà quản trị doanhnghiệp hình dung một bức tranh về hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp.

Đánh giá việc sử dụng chi phí kinh doanh là công cụ quan trọng giúp nhàquản lý thấy đợc tác động ảnh hởng của nó đến quá trình và kết quả kinh doanhbởi chi phí kinh doanh là nền tảng tạo nên kết quả kinh doanh.

II ý nghĩa của của việc phân tích chi phí kinh doanh

1 ý nghĩa của việc phân tích chi phí kinh doanh đối với công tác quản lý.

Hoạt động kinh doanh thơng mại dịch vụ là hoạt động kinh tế rất phức tạp vàmang tính đặc thù Đồng thời nó chịu sự tác động và ảnh hởng của nhiều ngànhnhiều yếu tố môi trờng kinh doanh Tuỳ theo ngành nghề kinh doanh mà công tysử dụng chi phí kinh doanh cho hợp lý Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chếthị trờng, để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp kinh doanh phải có lãi Để đạtđợc kết quả cao nhất trong kinh doanh các doanh nghiệp cần phải xác định ph-ơng hớng mục tiêu trong đầu t, biện pháp sử dụng các điều kiện vốn có về cácnguồn nhân tài vật lực Muốn vậy, các doanh nghiệp cần nắm đợc các nhân tốảnh hởng, mức độ và xu hớng tác động của từng nhân tố đến kết quả kinh doanh.Trong đó chi phí là một trong những nhân tố quan trọng ảnh hởng đến kết quảkinh doanh của doanh nghiệp Để đạt đợc mục tiêu tối thiểu hoá chi phí kinhdoanh chỉ có thể thực hiện trên cơ sở phân tích chi phí.

Qua phân tích chi phí kinh doanh nhà quản trị DN nắm đợc sự vận động vàxu hớng phát triển mang tính quy luật của chi phí kinh doanh Trên cơ sở đó, nêulên một cách tổng quát về trình độ quản lý và sử dụng chi phí Đồng thời, phântích sâu sắc các nguyên nhân hoàn thành hay không hoàn thành chỉ tiêu chi phítrong sự tác động lẫn nhau giữa chúng và tìm ra những nhân tố ảnh hởng khôngtốt tới chi phí kinh doanh Từ đó ta mới có thể đa ra những ý kiến đề xuất, nhữnggiải pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả kinh doanh Vì vậy mà việc phân tích chiphí kinh doanh rất quan trọng.

Phân tích tình hình chi phí nhằm mục đích nhận thức và đánh giá chính xáctoàn diện và khách quan tình hình chi phí phát sinh trong kỳ Qua phân tích thấyđợc tác động ảnh hởng của nó đến quá trình kinh doanh và kết qủa kinh doanh.Từ đó thấy đợc tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh có hợp lý haykhông, có phù hợp với nhu cầu kinh doanh với những nguyên tắc quản lý kinh tếtài chính và mang lại hiệu quả kinh doanh hay không Đồng thời tìm ra nhữngmặt tồn tại bất hợp lý trong quản lý và sử dụng chi phí và đề xuất những chínhsách biện pháp khắc phục Nh vậy phân tích hoạt đông kinh tế nói chung, phântích chi phí kinh doanh nói riêng còn giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.

Việc quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh hợp lý đảm bảo tiết kiệm khônglãng phí góp phần đảm bảo tốt việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, gópphần mở rộng qui mô, tăng tốc độ lu chuyển hàng hoá tăng doanh thu, tăng lợinhuận do đó làm tăng thu nhập bình quân đầu ngời, cải thiện đời sống công nhânviên chức Muốn vậy, các doanh nghiệp phải thờng xuyên phân tích tình hình chi

phí kinh doanh để thấy đợc mặt mạnh mặt yếu trong công tác quản lý chi phídoanh nghiệp.

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, chi phí có thể tăng lên để mở rộng quimô kinh doanh nhng doanh nghiệp cần quản lý chi phí sao cho tốc độ tăng củadoanh thu lớn hơn tốc độ tăng của chi phí thì có thể đánh giá hoạt động kinhdoanh đạt hiệu quả.

2.1 Các nhân tố khách quan ảnh hởng đến chi phí kinh doanh.

Nhân tố khách quan là các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp mà doanh nghiệpkhông thể kiểm soát đợc và chỉ có thể cố gắng thích nghi với nó Môi trờng kinhdoanh bên ngoài doanh nghiệp sẽ tạo ra những cơ hội và thách thức cho doanhnghiệp Muốn kinh doanh đạt hiệu quả cao doanh nghiệp phải nắm bắt đợcnhững cơ hội đồng thời tìm biện pháp giảm khó khăn thách thức do môi trờngkinh doanh bên ngoài tạo ra và có thể biến thách thức thành cơ hội cho mình.

2.1.1 ảnh hởng của nhân tố giá cả đến chi phí kinh doanh.

Giá cả trên thị trờng ảnh hởng tơng đối lớn đến chi phí kinh doanh của doanhnghiệp Khi giá đầu vào của hàng hoá tăng lên sẽ làm chi phí đầu vào tăng đồngthời phí vận chuyển tăng do tiền thuê nhân viên vận chuyển tăng và các nhân tốđầu vào khác cũng tăng Do đó chi phí đầu vào tăng theo chiều tỷ lệ thuận vớinhân tố giá cả Đối với hàng nhập khẩu, khi giá tăng làm ảnh hởng tới tỷ giá hốiđoái và do đó cũng ảnh hởng đến chi phí đầu vào của hàng nhập khẩu hay ảnh h-ởng đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.

Khi giá cả thị trờng giảm thì chi phí đầu vào của hàng hoá cũng giảm theo vàdo đó chi phí kinh doanh của doanh nghiệp giảm.

Một doanh nghiệp kinh doanh tốt là doanh nghiệp phải luôn luôn dự đoán ớc đợc sự biến động của giá cả trên thị trờng để có kế hoạch điều chỉnh chi phíkinh doanh cho hợp lý hạn chế tình trạng thiếu vốn hoặc tồn đọng vốn kinhdoanh Đối với doanh nghiệp kinh doanh thơng mại việc tiên đoán sự thay đổigiá cả thị trờng càng cần thiết hơn Muốn vậy các doanh nghiệp cần thờng xuyênphân tích các nhân tố ảnh hởng đến chi phí kinh doanh để thấy đợc xu thế biếnđộng của chúng.

tr-2.1.2 ảnh hởng của các nhân tố khác nh chính sách, đờng lối, chủ trơng củaĐảng và Nhà nớc về tiền lơng, lãi vay ngân hàng… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp

Chi phí tiền lơng cũng ảnh hởng lớn đến chi phí kinh doanh của doanhnghiệp Khi Nhà nớc qui định trả lơng cho cán bộ công nhân viên chức tăng lênsẽ làm chi phí tiền lơng tăng lên hay chi phí kinh doanh của doanh nghiệp tăng

2002 Nhà nớc thay đổi lại và tăng lên lơng bậc một tính tơng đơng 290 000đồng Sự thay đổi này đã làm tăng chi phí tiền lơng trong doanh nghiệp màdoanh nghiệp phải thực hiện theo sự điều tiết của Nhà nớc Sự thay đổi chínhsách tiền lơng này sẽ là động lực thúc đẩy doanh nghiệp phải quan tâm hơn đếnnăng suất lao động của cán bộ công nhân viên trong công ty và quan tâm hơnđến hiệu quả công việc để doanh nghiệp kinh doanh có hiệu qủa cao

Lãi vay ngân hàng cũng ảnh hởng đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.Trong trờng hợp doanh nghiệp cần một khoản vốn lớn để thực hiện phơng ánkinh doanh Nếu doanh nghiệp không có đủ khoản vốn ấy để thực hiện phuơngán kinh doanh của mình thì doanh nghiệp phải đi vay ngân hàng để thực hiện.Doanh nghiệp đi vay vốn ngân hàng trong một khoảng thời gian nhất định Đếnhạn trả thì ngoài số tiền vay doanh nghiệp còn phải trả một khoản chi phí lãi tiềnvay tính trên số tiền vay và thời gian vay theo công thức:

Chi phí trả lãi tiền vay = Số tiền vay * Thời gian vay * Lãi suấtQua công thức tính lãi tiền vay ta thấy khi lãi suất ngân hàng tăng lên sẽ làmchi phí lãi vay tăng lên do đó chi phí kinh doanh tăng lên.

Ngoài ra còn có yếu tố khách quan khác nh phong tục tập quán, lối sống thóiquen của tập khách hàng, hành vi ứng xử của các nhà cung ứng cũng ảnh hởngđến chi phí kinh doanh.

2.2 Nhân tố chủ quan.

2.2.1 ảnh hởng của yếu tố thuộc về sản xuất đến chi phí kinh doanh

ảnh hởng của nhân tố thuộc về sản xuất đến chi phí kinh doanh thực chất làsự ảnh hởng của các nhân tố thuộc về: Chất lợng hàng hoá, mẫu mã, bao bì… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệpđến chi phí kinh doanh Nếu hàng hoá có chất lợng tốt, bao bì đẹp, mẫu mã hợpthị hiếu ngời tiêu dùng thì sẽ tiêu thụ đợc nhanh và nhiều hơn, mở rộng mức luchuyển hàng hoá và làm tăng doanh thu Muốn có hàng hoá chất lợng tốt thìdoanh nghiệp phải đầu t lợng vốn lớn hơn, công nghệ tiên tiến hơn do đó chi phíkinh doanh sẽ tăng lên Bao bì hàng hoá đẹp, mẫu mã hợp thị hiếu ngời tiêu dùngthì doanh nghiệp cũng phải bỏ ra một khoản chi phí nhất định để nghiên cứu thịtrờng do đó cũng làm tăng chi phí Nhng doanh nghiệp phải tính sao cho mứctăng của chi phí nhỏ hơn mức tăng của doanh thu thì tốt Khi doanh nghiệp tăngchi phí để có hàng hoá chất lợng cao bao bì đẹp, mẫu mã hợp thị hiếu ngời tiêudùng nhng lại là yếu tố làm tăng doanh thu nhiều hơn điều đó làm tỷ suất chiphí giảm Ngoài ra sự phân bố của sản xuất hợp lý sẽ tạo điều kiện tốt cho việc tổchức vận động hàng hoá đến mạng lới các doanh nghiệp, các cửa hàng, đại lý… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệpdo đó làm giảm chi phí vận chuyển, bảo quản, hao hụt hàng hoá Mặt khác

doanh nghiệp tăng chi phí nhng tỷ suất chi phí giảm là rất tốt vì khi đó quy môcủa doanh nghiệp cũng đợc mở rộng và ngày càng có uy tín trên thị trờng.

Ngợc lại, nếu chất lợng hàng kém bao bì và mẫu mã không hợp thị hiếu ngờitiêu dùng sẽ làm giảm mức lu chuyển hàng hoá do đó làm giảm doanh thu khôngnhững thế chất lợng hàng hoá kém cón làm giảm sút uý tín của doanh nghiệptrên thị trờng và nh vậy doanh nghiệp sẽ thiệt hại lớn hơn mặc dù chi phí kinhdoanh có giảm nhng tỷ suất chi phí kinh doanh sẽ tăng Nh vậy là doanh nghiệpkinh doanh không hiệu quả.

2.2.2 ảnh hởng của mạng lới thơng mại và cơ sở vật chất của ngành thợngmại.

Mạng lới thơng mại mở rộng, hệ thống kho hàng cửa hàng kinh doanh phânbố hợp lý thuận tiện cho cho vận động hàng hoá đảm bảo phục vụ tốt cho ngờitiêu dùng sẽ làm tăng doanh thu giảm bớt những khâu trung gian, tiết kiệm chiphí vận tải, hao hụt hàng hoá … Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp

Doanh nghiệp thơng mại có chức năng lu chuyển hàng hoá từ nơi sản xuấtđến nơi tiêu dùng do đó là một mắt xích quan trọng của quá trình tái sản xuất xãhội Doanh nghiệp thơng mại muốn thực hiện điều đó phải bỏ ra một khoản chiphí nhất định, chi phí đó là chi phí vận chuyển bốc dỡ, chi phí bảo quản hànghóa, chi phí tiêu thụ… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp Do đó để tiết kiệm chi phí doanh nghiệp cần phân bổmạng lới kho hàng, cửa hàng hợp lý đảm bảo phục vụ tốt quá trình lu thông hànghoá để hàng hoá đến tay ngời tiêu dùng nhanh nhất kịp thời nhất Việc giảm chiphí kinh doanh sẽ làm giảm giá thành bán ra, tăng khả năng tiêu thụ sản phẩm vàđồng nghĩa với việc tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

2.2.3 ảnh hởng của lu chuyển hàng hoá và kết cấu của mức lu chuyển hànghoá đến CFKD.

Mức lu chuyển hàng hoá ảnh hởng tới chi phí kinh doanh đợc xác định thôngqua mối quan hệ giữa chi phí kinh doanh và mức lu chuyển hàng hoá.

F = F0 + Fbđ = F0 + F(M)

F : Chi phí kinh doanh(CFKD )F0 : Chi phí cố định

F(M) : Chi phí cố biển đổi

Khi mức tiêu thụ trong kỳ thay đổi thì chi phí kinh doanh của doanh nghiệp cũng thayđổi theo Khi mức lu chuyển hàng hoá trong kỳ tăng thì bộ phận chi phí biến đổi nh baobì, vật liệu đóng gói, lơng khoán tăng lên theo chiều tỷ lệ thuận trong khi chi phí cố địnhnh khấu hao TSCĐ, chi phí lơng nhân viên văn phòng không đổi do đó tổng mức chi phí

2.2.4 ảnh hởng của năng suất lao động đên chi phí kinh doanh.

Khi năng suất lao động của nhân viên thay đổi thì chi phí kinh doanh củadoanh nghiệp cũng thay đổi theo Khi năng suất tăng sẽ làm cho quá trình luthông hàng hoá tănh nhanh hơn nh vậy đã làm giảm tơng đối chi phí lơng nhânviên đồng nghĩa với việc tăng chi phí tiền lơng cho nhân viên hay tăng chi phíkinh doanh Do đó nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần quan tâm đên nhân viên củamình trả lơng xứng đáng với công sức của họ khuyến khích họ băng phần thởng.Điều này làm cho chi phí tiền lơng có thể tăng nhng tỷ suất chi phí tiền lơng lạicó xu hớng giảm Mặt khác, việc tăng lơng là tăng chi phí cho doanh nghiệp nh-ng đứng dới góc độ xã hội là làm tăng thu nhập xã hội, cải thiện đời sống nhânviên, đời sông nhân nhân Do đó việc tăng năng suất lao động là tốt đối vớidoanh nghiệp và đối với xã hội.

2.2.5 ảnh hởng của trình độ tổ chức quản lý kinh tế nói chung và quản lý chiphí kinh doanh nói riêng của nhà lãnh đạo

Quá trình lu chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùnglà một khâuquan trọng trong quá trình tái sản xuất xã hội và cũng là chức năng của doanhnghiệp thơng mại Doanh nghiệp thơng mại phải tbỏ ra một khoản chi phí nhấtđịnh để thực hiện hoạt động ấy Nhà lãnh đạo doanh nghiệp có trình độ quản lýkinh tế giỏi sẽ quản lý tốt từ khâu mua đến khâu tiêu thụ hàng hoá đó sẽ làmgiảm CFKD cho doanh nghiệp Nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải quản lý tốt chiphí từ khi ký kết hợp đồng mua hang, vận chuyển hàng, bảo quản hàng hoá đênkhi tiêu thụ hàng hoá Doanh nghiệp kinh doanh muốn đạt kết quả thì phải quảnlý tốt CFKD do đó nhà lãnh đạo cần có trình độ tổ chức tốt CFKD

2.2.6 ảnh hởng của công tác khai thác nguồn hàng.

Doanh nghiệp thơng mại muốn mua đợc hàng đủ cho việc bán ra phải tìmkiếm nguồn hàng hợp lý Doanh nghiệp cần tìm nguồn hàng cung ứng đủ số l-ợng, chất lợng tốt, mẫu mã bao bì đẹp và đúng thời hạn thì phải bỏ chi phí nhấtđịnh để tìm kiếm nguồn hàng Công tác khai thác nguồn hàng cũng rất quantrọng đối với doanh nghiệp thơng mại Khi doanh nghiệp tìm kiếm đợc nhữngnguồn hàng tin cậy thì doanh nghiệ sẽ giảm đợc CFKD vì khi có đủ hàng có chấtlợng tốt mẫu mã đẹp hợp thị hiếu của ngời tiêu dùng thì doanh nghiệp sẽ tăng

mức bán ra tăng doanh thu tiêu thụ đồng nghĩa với việc giảm chi phí kinh doanhmột cách tơng đối Mặt khác khi doanh nghiệp có nguồn hàng tin cậy, có uy tínthì sẽ giảm đi một khoản chi chí không cần thiết nh: chi phí giao dịch, chi phíkiểm hàng… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp

3.1 Phân tích chung tình hình chi phí trong mối liên hệ với doanh thu.

Phân tích chung tình hình thực hiện chi phí kinh doanh của doanh nghiệp làđánh giá tổng quát tình hình biến động của các chỉ tiêu chi phí giữa kỳ phân tíchvà kỳ gốc, xác định mức tiết kiệm hay bội chi về chi phí Trong trờng hợp có sựbiến động về giá cả, để đánh giá chính xác phải loại trừ ảnh hởng của yếu tố giácả.

Trong doanh nghiệp thơng mại chi phí kinh doanh bỏ ra nhằm mục đích kinhdoanh tức là trớc hết phải tạo ra doanh thu Vì thế, để đánh giá tình hình quản lývà sử dụng chi phí kinh doanh có hợp lý hay không phải xét sự biến động của chiphí kinh doanh đến doanh thu Phân tích chung tình hình chi phí kinh doanhtrong doanh nghiệp thơng mại sử dụng những tiêu thức sau đây:

Tổng mức chi phí: Là biểu hiện bằng tiền toàn bộ các khoản chi phí màdoanh nghiệp đã bỏ ra để thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh Tổng mức chi phíbao gồm: Chi phí mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệpphân bổ cho hàng bán ra.

- Tỷ suất chi phí: Là chỉ tiêu tơng đối phản ánh tỷ lệ phần trăm(%) của chiphí trên doanh thu bán hàng Tỷ suất chi phí nói lên trình độ tổ chức hoạt độngkinh doanh, chất lợng quản lý và sử dụng chi phí của doanh nghiệp.

M F : Tổng CFKD

M : Doanh thu bán hàngF, : Tỷ suất chi phí (%)

Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí phản ánh sự thay đổi tuyệt đối về tỷ suất chiphí giữa hai kỳ.

∆F’ = F’1- F’0

F’

1 Tỷ suất chi phí kỳ phân tích F’

0 Tỷ suất chi phí kỳ gốc

Tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí là chỉ tiêu phản ánh tỷ lệ (%) giữa mức độtăng giảm tỷ suất chi phí với tỷ suất chi phí kỳ gốc.

TF’ = ∆F’ * 100F’0

Mức độ tiết kiệm hay lãng phí chi phí: Chỉ tiêu này cho biết với mức độdoanh thu bán hàng trong kỳ và mức giảm( hoặc tăng ) tỷ suất chi phí thì doanhnghiệp tiết kiệm hay lãng phí chi phí là bao nhiêu.

U= ∆F’ * M1

Trong đó:

U : mức tiết kiệm hay lãng phí chi phí ∆F’: mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí M1 : doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ.

Để phân tích chung tình hình quản lý và sử dụng chi phí ta sử dụng các chỉtiêu sau:

- Doanh thu bán hàng: M- Chi phí kinh doanh: F- Tỷ suất chi phí (%): F’

- Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí (%): ∆F’ - Tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí (%): TF’

- Mức tiết kiệm hay lãng phí tơng đối về chi phí

Qua số liệu ta so sánh các chỉ tiêu thực hiện so với kế hoach để đánh giá nhậnxét doanh nghiệp thực hiện chi phí đã tốt cha từ đó tìm nguyên nhân để khắcphục.

Để đảm bảo tính hiệu quả trong việc quản lý và sử dụng chi phí kinh doanhthì tổng mức chi phí có thể tăng lên hoặc giảm đi nhng phải đảm bảo việc mởrộng quy mô, tăng tốc độ lu chuyển hàng hoá, tăng doanh số bán ra và tăng lợinhuận Nếu sau khi loại trừ yếu tố giá mà tốc độ tăng của chi phí chậm hơn tốcđộ tăng của doanh thu dẫn đến tỷ suất chi phí giảm thì đánh giá tình hình quản lývà sử dụng chi phí là tốt có hiệu quả, doanh nghiệp tiết kiệm đợc chi phí sẽ làmgiảm giá bán nên tăng khả năng cạnh tranh trên thị trờng.

3.2 Phân tích tình hình chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động

3.2.1 Phân tích tổng hợp chi phí theo các chức năng hoạt động.

Hoạt động kinh doanh thơng mại có ba chức năng cơ bản, đó là chức năngmua hàng, chức năng bán hàng và chứ năng quản lý Các khoản mục chi phí kinhdoanh cũng đợc quản lý, hạch toán và phân tích theo các chức năng hoạt động đểcó thể nhận thức và đánh giá một cách chính xác tình hình quản lý và chất lợng

của công tác quản lý chi phí Nh vậy theo chức năng thì chi phí đợc chia làm 3loại:

- Chi phí mua hàng: là những khoản chi phí bằng tiền hoặc tài sản gắn liềnvới quá trình mua vật t, hàng hoá Chi phí mua hàng là những khoản chi phí từkhi giao dịch ký kết hợp đồng cho đến khi hợp đồng đã đợc thực hiện, hàng muađã nhập kho hoặc đã chuyển đến địa điểm chuẩn bị bán ra (trong trờng hợp nàykhông tính giá trị mua của lô hàng).

- Chi phí bán hàng: Là toàn bộ chi phí cần thiết liên quan đến quá trìnhtiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ trong kỳ Trong các doanh nghiệp thơngmại chi phí này chiếm tỷ trọng tơng đối cao bởi vì đó là những khoản chi phítrực tiếp phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh thơng mại Khi quy môkinh doanh đợc mở rộng, doanh thu tăng thì tỷ trọng chi phí bán hàng cũng tăng.

- Chi phí quản lý doanh nghiệp: là những khoản chi phí liên quan đếnquản lý bao gồm quản lý kinh doanh và quản lý hành chính Đó là những khoảnchi phí gián tiếp, tơng đối ổn định không phụ thuộc vào khối lợng hàng hoá muavào bán ra Cho nên khi quy mô kinh doanh tăng, doanh thu tăng thì tỷ suất chiphí có xu hớng giảm.

Phân tích chi phí theo các chức năng hoạt động nhằm mục đích đánh gía tìnhhình quản lý và sử dụng chi phí cho từng chức năng, qua đó thấy đợc sự ảnh h-ởng của nó lên chỉ tiêu chi phí chung và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệpđồng thời đánh giá sự phân bổ chi phí theo chức năng hoạt động có hợp lý haykhông?

Trong doanh nghiệp thơng mại, dịch vụ chi phí mua hàng, chi phí bán hàng lànhững chi phí trực tiếp do vậy các khoản chi phí này cần chiếm tỷ trọng lớn vàtăng lên Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí gián tiếp chiếm tỷ trọng nhỏ vàgiảm xuống là hợp lý.

Để phân tích chi phí theo chức năng hoạt động ta cần tính tỷ trọng chi phí củatừng chức năng trong tổng chi phí, tỷ suất chi phí của tổng chi phí nói chungcũng nh tỷ suất chi phí của từng chức năng nói riêng Sau đó so sánh sự tănggiảm về số tiền, tỷ lệ của các chỉ tiêu doanh thu, chi phí và sự thay đổi về tỷtrọng và tỷ suất chi phí.

Phân tích tổng hợp tình hình chi phí theo các chức năng hoạt động ta sử dụngbiểu sau :

Đơn vị tính: Triệu đồngCác chỉ tiêu ST Năm trớcTT TS Năm báo cáoST TT TS STSo sánh tăng giảmTL TT TS

1.Tổng chi phí- CF mua hàng- CF bán hàng-CF quản lý DN2 Tổng doanh thu

Sau khi phân tích tổng hợp chi phí theo các chức năng hoạt động, ta tiến hànhphân tích chi tiết chi phí cho từng chức năng hoạt động Mục đích nhằm đánh giásự biến động tăng giảm của từng khoản mục chi phí qua đó làm rõ nguyên nhântăng giảm để đề ra những biện pháp khắc phục.

3.2.2 Phân tích chi phí mua hàng.

Chi phí mua hàng bao gồm những khoản mục sau: - Chi phí giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng - Chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá.

Trong chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá có thể có hai khoản mục: Chi phívận chuyển bốc dỡ hàng hoá do doanh nghiệp thực hiện bằng phơng tiện củamình hoặc chi phí vận chuyển bốc dỡ thuê ngoài Chi phí vận chuyển bốc dỡbằng phơng tiện của doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phí nhiên liệu xăngdầu, chi phí khấu hao phơng tiện, chi phí phụ tùng thay thế, chi phí nhân viên láixe áp tải hàng hoá… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp.

- Chi phí thuê kho bãi trong quá trình mua hàng - Chi phí bảo hiểm hàng hoá, hoa hồng đại lý.

- Thuế trong khâu mua (thuế buôn chuyến, thuế nhập khẩu, thuế giá trịgia tăng)

Phân tích chi tiết chi phí mua hàng sử dụng biểu sau:

Đơn vị: Triệu đồngCác chỉ tiêu ST Năm trớcTT TS Năm báo cáoST TT TS STSo sánh tăng giảmTL TT TS

1.Tổng chi phí- CF Vân chuyển, bốc xếp hàng hoá

- CF thuê kho bãi- CF bằng tiền khác2 Tổng doanh thu

Qua các chỉ tiêu này ta so sánh số kỳ trớc với số kỳ này để thấy mức độ thựchiện kế hoạch chi phí của doanh nghiệp có tốt hay không Từ đó có biện phápkhắc phục để doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả hơn.

Để phân tích chi phí mua hàng ta cũng tính tỷ trọng của từng khoản mục chiphí trong tổng chi phí mua hàng, tính tỷ suất chi phí của của từng khoản mục chiphí nói riêng và chi phí mua hàng nói chung Sau đó dùng phơng pháp so sánh đểxác định mức độ biến động về số tiền, tỷ lệ tăng giảm của các chỉ tiêu doanh thu,chi phí đồng thời xác định sự thay đổi về tỷ trọng, tỷ suất chi phí.

3.2.3 Phân tích chi phí bán hàng.

Chi phí bán hàng bao gồm các khoản mục sau:

- Chi phí nhân viên bán hàng: Đó là các khoản chi phí tiền lơng, phụ cấp ơng và các khoản bảo hiểm của cán bộ, nhân viên bán hàng bao gồm cả nhânviên phân loại, bảo quản, đóng gói trong kho và nhân viên tiếp thị.

l Chi phí vật liệu bao bì: Đó là những khoản chi phí về vật liệu bao bì đểbao gói bảo quản hàng hoá tại kho và trong quá trình bán hàng.

- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Đó là các chi phí khấu hao các tài sảncố định nh cửa hàng, kho hàng phục vụ cho bán hàng.

- Chi phí bảo hành sửa chữa.

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Đó là những khoản chi đợc sử dụng để thuêsửa chữa các tài sản cố định phục vụ cho bán hàng, thuê dịch vụ quảng cáo hànghoá, chi phí nhiên liệu điện nớc, chi phí hoa hồng đại lý ký gửi… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp

- Chi phí bằng tiền khác.

Phân tích chi tiết tình hình chi phí bán hàng ta sử dụngbiểu sau :

Đơn vị : triệu đồngCác chỉ tiêu ST Năm trớcTT TS Năm báo cáoST TT TS STSo sánh tăng giảmTL TT TS

1.Tổng chi phí

-CF nhân viên bán hàng- CF vật liệu bao bì- CF đồ dùng dụng cụ - CF Khấu hao TSCĐ- CF DVụ mua ngoài-CF bằng tiền khác2 Tổng doanh thu

Phân tích chi tiết từng khoản mục chi phí để thấy đợc khoản mục chi phí nàocha hợp lý để có biện pháp điều chỉnh cho hợp lý để doanh nghiệp kinh doanhhiệu quả hơn.

Để phân tích tình hình chi phí bán hàng trớc hết ta cần tính tỷ trọng của từngkhoản mục chi phí trong tổng chi phí bán hàng, tính tỷ suất chi phí của chi phíbán hàng nói chung và của từng khoản mục chi phí nói riêng Sau đó dùng phơngpháp so sánh để xác định mức độ biến động về số tiền, tỷ lệ tăng giảm của cácchỉ tiêu doanh thu, chi phí đồng thời xác định sự thay đổi về tỷ trọng và tỷ suấtchi phí.

3.2.4 Phân tích chi phí quản lý doanh nghiệp.

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những khoản mục sau:

- Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp: Đó là những khoản chi phí tiền ơng, phụ cấp và các khoản bảo hiểm cho cán bộ, nhân viên quản lý nh ban giámđốc, cán bộ nhân viên các phòng ban nh phòng tổ chức hành chính, phòng kếtoán tài chính, bảo vệ… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp

- Chi phí vật liệu quản lý doanh nghiệp: Là những khoản chi phí mua sắmxuất dùng cho công tác quản lý: văn phòng phẩm, vật liệu dùng để sửa chữaTSCĐ, tuyên truyền, quảng cáo… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp

Chi phí đồ dùng văn phòng: Đó là khoản chi phí mua sắm các công cụ, đồdùng phục vụ cho công tác văn phòng nh: máy tính cá nhân, máy điện thoại,máy đếm tiền… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp

- Khấu hao tài sản cố định: là những chi phí khấu hao tài sản cố định dùngchung cho bộ phận quản lý doanh nghiệp nh nhà cửa, trang thiết bị làm việc chocác phòng ban: máy tính, máy fax, máy điều hoà nhiệt độ… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp.

- Các khoản thuế, phí, lệ phí: đây là những khoản chi nộp các loại thuế: thuếvốn, thuế nhà đất, thuế môn bài… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp

- Chi phí dự phòng: đó là các chi phí dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dựphòng phải thu khó đòi.

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: là những khoản chi phí điện nớc, điện thoại,điện tín, fax, thuê sửa chữa tài sản cố định… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp

- Chi phí bằng tiền khác: là những khoản chi bằng tiền phục vụ cho công tácquản lý ngoài các khoản chi ở trên nh chi phí hội nghị tiếp khách, tiền tàu xe điphép của cán bộ công nhân viên, chi phí đào tạo bồi dỡng.

Để phân tích chi phí quản lý doanh nghiệp ta cũng tính tỷ trọng các khoảnmục chi phí trong chi phí quản lý doanh nghiệp, tính tỷ suất chi phí sau đó sosánh các chỉ tiêu (các khoản mục chi phí ) giữa kỳ thực hiện với kỳ trớc để thấymức độ biến động về số tiền, tỷ lệ tăng giảm về chỉ tiêu doanh thu, chi phí đồngthời xác định sự thay đổi về tỷ trọng và tỷ suất chi phí Từ đó thấy đ ợc tình hình

quản lý và sử dụng chi phí quản lý của doanh nghiệp từ đó tìm ra khoản mục chiphí nào cha hợp lý để khắc phục cho tốt hơn.

Để phân tích chi phí quản lý doanh nghiệp ta sử dụng biêu sau:

Đơn vị : Triệu đồng Các chỉ tiêu ST Năm trớcTT TS Năm báo cáoST TT TS STSo sánh tăng giảmTL TT TS

1.Tổng chi phí

- CF nhân viên quản lý- CF vật liệu quản lý-CF đồ dùng văn phòng- CF Khấu hao TSCĐ- Thuế, phí lệ phí khác- CF dự phòng

- CF dvụ mua ngoài-CF bằng tiền khác2 Tổng doanh thu

3.3 Phân tích chi phí kinh doanh theo các đơn vị trực thuộc.

Để giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp có những cơ sở căn cứ tin cậy choviệc điều hành và quản lý quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,thực hiện hạch toán kinh tế trong nội bộ đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng kếhoạch, hạch toán và phân tích chỉ tiêu chi phí kinh doanh theo từng đơn vị trựcthuộc

Phân tích tình hình chi phí kinh doanh theo từng đơn vị trực thuộc nhằm mụcđích nhận thức đánh giá đúng đắn tình hình quản lý và sử dụng chi phí của từngđơn vị qua phân tích thấy đợc đơn vị nào quản lý tốt và đơn vị nào quản lý chatốt chi phí, từ đó có thể đề ra những chính sách biện pháp quản lý thích hợp.

Việc phân tích tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh theo từng đơnvị trực thuộc căn cứ vào các số liệu kế hoạch, hạch toán chi tiết chi phí kinhdoanh và doanh thu bán hàng theo từng đơn vị trực thuộc sẽ giúp doanh nghiệpquản lý chi phí kinh doanh tốt hơn.

Để phân tích chi phí kinh doanh theo các đơn vị trực thuộc ta sử dụng biểusau:

Các chỉKỳ gốcKỳ phân tích TỷTỷMứcđộ Tốc độTiêt

tiêu lệDT±DT

(U)DTCF TSCF DT CF TSCF

Đơn vị AĐơn vị BĐơn vị C… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệpTổng

3.4 Phân tích một số khoản mục chi phí chủ yếu.

Trong các khoản mục chi phí kinh doanh, có một số khoản mục chiếm tỷtrọng lớn; việc quản lý và sử dụng các khoản chi phí này có tác động, ảnh hởnglớn quyết định đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Đồng thời việc sửdụng những khoản chi phí này có nhiều tiềm năng có thể khai thác nhằm phấnđấu giảm phí Những khoản mục chi phí này cần phải đợc phân tích chi tiết đểtìm ra biện pháp quản lý thích hợp.

3.4.1 Phân tích tình hình sử dụng chi phí tiền lơng.

Chi phí tiền lơng là những khoản chi phí bằng tiền mà doanh nghiệp trả côngcho ngời lao động căn cứ vào khối lợng, tính chất và hiệu quả công việc mà ngờilao động đảm nhận Chi phí tiền lơng bao gồm lơng chính, các khoản phụ cấptheo lơng và các khoản bảo hiểm của cán bộ công nhân viên trong danh sách laođộng của doanh nghiệp bao gồm cả lao động trong hợp đồng ngắn hạn hoặc dàihạn Trong doanh nghiệp thơng mại việc quản lý và sử dụng chi phí tiền lơng cóý nghĩa rất quan trọng Nó ảnh hởng trực tiếp đến việc thực hiện các nghiệp vụkinh doanh và hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp.

Phân tích tình hình sử dụng chi phí tiền lơng nhằm mục đích nhận thức vàđánh giá một cách đúng đắn, toàn diện tình hình sử dụng quỹ lơng của doanhnghiệp trong kỳ Qua đó thấy đợc sự ảnh hởng của nó đến quá trình và kết quảhoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Đồng thời qua phân tích cũng tìm ranhững điểm tồn tại bất hợp lý trong công tác quản lý và sử dụng quỹ l ơng và đềra những chính sách, biện pháp quản lý thích hợp.

Phân tích tình hình chi phí tiền lơng bao gồm những nội dung cơ bản sau: - Phân tích tổng hợp tình hình chi phí tiền lơng: Nhằm mục đích đánh giákhái quát tình hình thực hiện các chỉ tiêu chi phí tiền lơng Phân tích tổng hợpchi phí tiền lơng sử dụng các chỉ tiêu sau:

+ Tổng quỹ lơng: là chỉ tiêu phản ánh toàn bộ chi phí tiền lơng của doanhnghiệp đợc sử dụng trong kỳ để thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh bao gồm cả

+ Tỷ suất tiền lơng: là chỉ tiêu phản ánh mối quan hệ so sánh giữa tổng quỹlơng trên tổng doanh thu bán hàng.

Tỷ suất chi phí

tiền lơng (%) = Tổng quỹ tiền lơng * 100Tổng doanh thu bán hàng

+ Mức lơng bình quân: là chỉ tiêu phản ánh mức lơng bình quân mà ngời laođộng nhận đợc trên một đơn vị thời gian (năm, tháng)

Mức lơng bình quân (tháng) = Tổng số lao động *12Tổng quỹ lơng (năm)

Ngoài các chỉ tiêu trên, phân tích tổng hợp chi phí tiền lơng trong doanhnghiệp còn sử dụng các chỉ tiêu năng suất lao động bình quân.

Phân tích tổng hợp tình hình chi phí tiền lơng

Các chỉ tiêuKế hoạch Thực hiện So sánh tăng giảmSố tuyệt đối Tỷ lệ(%)1 Tổng doanh thu bán hàng(tr.đồng)

2.Tổng lao động (ngời)3.Tổng quỹ lơng(1000đ)

4 NSLĐ bình quân ngời /tháng (1000đ)

5.Tiền lơng bình quân ngời /tháng (1000đ)

6 Tỷ suất CF tiền lơng (%)

7.Mức độ tăng giảm tỷ suất CFTL8 Tốc độ tăng giảm TSCFTL9.Mức độ TK hoặc vợt chi CFTL (1000đ)

Phơng pháp phân tích là so sánh giữa số liệu thực tế với số kế hoạch hoặc sốthực hiện kỳ trớc Một doanh nghiệp quản lý và sử dụng quỹ tiền lơng tốt thìtổng quỹ tiền lơng của doanh nghiệp có thể tăng hoặc giảm nhng phải hoànthành tốt kế hoạch mua vào bán ra, tăng doanh thu và tăng lợi nhuận, tỷ suất tiềnlơng giảm Chỉ tiêu mức lơng bình quân có thể tăng lên trong kỳ trên cơ sở tăngnăng suất lao động, tỷ lệ tăng năng suất lao động lớn hơn hoặc bằng tỷ lệ tăngmức lơng bình quân Nh vậy qua phân tích chi phí tiền lơng sẽ giúp doanhnghiệp nhận xét đánh giá đợc tình hình quản lý và sử dụng tiền lơng có tốt haykhông, từ đó tìm ra mặt bất hợp lý để khắc phục.

Để có thể nhận thức và đánh giải thích đợc tình hình tăng giảm quỹ tiền ơng của doanh nghiệp ta cần phải đi sâu phân tích các nhân tố ảnh hởng đến tìnhhình tăng giảm quỹ tiền lơng.

Việc phân tích các nhân tố ảnh hởng đến quỹ tiền lơng căn cứ vào hình thứctrả lơng và công thức tính lơng Trong doanh nghiệp thơng mại áp dụng một sốhình thức trả lơng sau:

- Trả lơng theo thời gian Tổng quỹ

lơng trong

Số lao độngtrong doanh

Thời gianlao độngtrong năm

* bình quânMức lơngtháng

Trong đó mức lơng bình quân ớc tính trả theo tháng căn cứ vào ngày công lao động thực hiện, hệ số lơng theo chế độ quy định.

- Trả lơng theo doanh thu bán hàng hoặc thu nhập (trả lơng theo sảnphẩm).

Trả lơng theo doanh thu bán hàng đợc tính theo công thức:Tổng quỹ

lơng = Doanh thubán hàng * Đơn giá tiền lơng trên1000 đ doanh thu Trả lơng theo thu nhập tính theo công thức:

Tổng quỹ

tiền lơng = thu nhậpTổng * Đơn giá tiền lơng trên1000đ thu nhập Trong đó:

Tổngthunhập =

Tổngdoanh thu

thuần

-Trị giávốn hàng

bán ra

-Chi phí kinhdoanh (không

có lơng)

3.4.2 Phân tích tình hình chi phí trả lãi tiền vay

Trong các khoản mục chi phí kinh doanh thơng mại chi phí trả lãi tiền vayngân hàng hoặc các đối tợng khác là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn Việcsử dụng những khoản mục này có ảnh hởng trực tiếp đến quá trình và kết quảkinh doanh Do vậy cần phân tích chi phí trả lãi tiền vay để đề ra những chínhsách, biện pháp quản lý thích hợp.

Chi phí trả lãi tiền vay bao gồm những khoản mục sau:

- Chi phí lãi vay ngắn hạn: Đây là những khoản chi phí trả lãi tiền vay vốn u động dùng để mua hàng hoá đó là những khoản lãi vay, nợ có thể trả trongvòng một năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh bình thờng.

l Chi phí trả lãi vay dài hạn: Là những khoản chi phí trả lãi vay cho nhữnghợp đồng vay vốn dài hạn (trên một năm) dùng để đầu t xây dựng cơ bản.

Phân tích tình hình chi phí trả lãi vay đợc thực hiện trên cơ sở so sánh các chỉtiêu tổng chi phí lãi vay, chi phí lãi vay theo từng khoản mục (ngắn hạn, dài hạn)và tỷ lệ chi phí lãi tiền vay trên tổng số tiền vay để thấy đợc tình hình tăng giảmchi phí trả lãi tiền vay.

Để có thể nhận thức đánh giá những nguyên nhân tăng giảm đối với từngkhoản vay khác nhau, ta cần phải phân tích các nguyên nhân ảnh hởng đến từng

khoản vay Do trong quá trình kinh doanh các doanh nghiệp phải vay vốn củanhiều đối tợng, trong khi đó mỗi đối tợng cho vay đều có mức vay, thời gian vayvà lãi vay khác nhau Do đó khi xác định các nhân tố ảnh hởng chỉ có thể xácđịnh đến chi phí vay của từng đối tợng dựa vào công thức sau:

Chi phí trảlãi tiền vaycủa một đối

Tổng sốvốn vaycủa đối

* Thờihạn

Tỷ lệ lãisuất vaycủa đối

III Các phơng pháp phân tích và nguồn tài liệu đợc sửdụng để phân tích tình hình quản lý và sử dụng chi phíkinh doanh trong doanh nghiệp.

1 Các ph ơng pháp dùng để phân tích.

Trong phân tích hoạt động kinh tế nói chung và phân tích chi phí kinh doanh nói riêng ta sử dụng nhiều phơng pháp khác nhau nhng trong phân tích chi phí kinh doanh ta sử dụng phơng pháp so sánh và phơng pháp biểu mẫu là chủ yếu.

1.1 Phơng pháp so sánh.

So sánh là một phơng pháp nghiên cứu để nhận thức đợc các hiện tợng, sự vậtthông qua quan hệ đối chiếu tơng hỗ giữa sự vật, hiện tợng này với sự vật hiện t-ợng khác Mục đích của so sánh là thấy đợc sự giống và khác nhau giữa các sựvật hiện tợng So sánh là phơng pháp nghiên cứu đợc sử dụng rộng rãi trongnhiều lĩnh vực khoa học trong đó có phân tích hoạt động kinh tế, phân tích chiphí kinh doanh nói riêng Phơng pháp so sánh đợc sử dụng trong phân tích chiphí kinh doanh bao gồm nhiều nội dung khác nhau:

- So sánh giữa số thực hiện chi phí kinh doanh của kỳ báo cáo với số kếhoạch hoặc số định mức chi phí kinh doanh để thấy đợc mức độ hoàn thành bằngtỷ lệ phần trăm (%) hoặc số chênh lệch tăng giảm của chi phí kinh doanh.

- So sánh giữa số liệu thực hiện kỳ báo cáo với số thực hiện cùng kỳ năm ớc hoặc các năm trớc Mục đích của việc so sánh này là để thấy đợc sự biến độngtăng giảm của các chỉ tiêu kinh tế qua những thời kỳ khác nhau và xu thế pháttriển của chúng trong tơng lai Cụ thể là so sánh chi phí kinh doanh thực hiện ởkỳ báo cáo với chi phí ở kỳ gốc.

tr So sánh giữa bộ phận với tổng thể để thấy đợc vai trò vị trí của bộ phậntrong tổng thể đó Cụ thể là so sánh giữa từng bộ phận chi phí trong tổng chi phíkinh doanh để thấy vai trò vị trí của từng bộ phận chi phí trong tổng chi phí kinhdoanh.

- Ngoài ra, ngời ta có thể so sánh giữa một chỉ tiêu này với một chỉ tiêukhác có mối quan hệ chặt chẽ hoặc có tác động qua lại lẫn nhau để hình thànhmột chỉ tiêu khác Ví dụ so sánh giữa chi phí với doanh thu

- So sánh giữa số liệu thực hiện của một đơn vị này với một đơn vị khác đểthấy đợc sự khác nhau và mức độ, khả năng phấn đấu của đơn vị.

Các chỉ tiêu ở kỳ kế hoạch, kỳ trớc, năm trớc gọi chung là trị số kỳ gốc Thờikỳ chọn điểm gốc so sánh gọi tắt là kỳ gốc, thời kỳ chọn điểm để so sánh gọi làkỳ phân tích.

Để áp dụng phơng pháp so sánh, các chỉ tiêu đem so sánh phải đảm bảonguyên tắc đồng nhất:

+ Phải phản ánh cùng một nội dung kinh tế.

+ Phải phản ánh cùng một thời điểm hoặc thời gian phát sinh + Cùng một phơng pháp tính toán nh nhau.

+ Các chỉ tiêu kinh tế phải cùng đơn vị đo lờng.

Chênh lệch tuyệtđối có tính đến hệ

số điều chỉnh = Số phân tích - Số gốc *

Hệ số điềuchỉnh (%) Trong phân tích chi phí kinh doanh phơng pháp so sánh tuyệt đối đợc sử dụng để xác định mức chênh lệch tuyệt đối của chi phí kinh doanh giữa hai kỳ phân tích và kỳ gốc.

Chênh lệch tuyệt đối của chi phí kinh doanh có tính đến hệ số điều chỉnh ví dụ nh ảnh hởng của giá cả tới sự biến động của chi phí kinh doanh thì ta phải loại trừ ảnh hởng của giá để thấy sự biến động của chi phí kinh doanh.

Tỷ lệ % hoàn thành = Chi phí kỳ phân tíchChi phí kỳgốc * 100%

Tỷ lệ % tăng(giảm) = Chênh lệch tuyệt đốiSố gốc * 100%Tỷ lệ % hoàn thành có

tính đến hệ số điều chỉnh = Số gốc * Hệ số điều chỉnhSố phân tích * 100%Trong phân tích CFKD thờng sử dụng chi tiêu tỷ lệ % tăng giảm

- Tỷ trọng (số tơng đối kết cấu): Là số tơng đối biểu hiện mối quan hệ tỷtrọng giữa mức độ đạt đợc của bộ phận chiếm trong mức độ đạt đợc của tổng thểvề một chỉ tiêu kinh tế nào đó Số này cho thấy vai trò, vị trí của bộ phận trongtổng thể Ta tính tỷ trọng của từng bộ phận chi phí trong tổng chi phí kinh doanh.Sử dụng chỉ tiêu này trong trờng hợp cần xác định tỷ lệ % của từng bộ phận chiphí chiếm trong tổng chi phí kinh doanh.

Tỷ trọng (%) = Bộ phậnTổng thể * 100% - Tỷ lệ phát triển định gốc:

T0i = YYi * 100%

Trong đó:

T0i : Tỷ lệ phát triểnđịnh gốcYi : Trị số chi phí kinh doanh kỳ iY0: Trị số chi phí kinh doanh kỳ gốc - Tỷ lệ phát triển liên hoàn:

T = n-1√tích các Ti

Trong đó T là tốc độ phát triển bình quân

1.2 Phơng pháp thay thế liên hoàn.

Phơng pháp thay thế liên hoàn đợc sử dụng trong trờng hợp giữa đối tợngphân tích với nhân tố ảnh hởng có mối liên hệ phụ thuộc chặt chẽ đợc thể hiệnbằng những công thức toán học mang tính chất hàm số trong đó có sự thay đổicủa các nhân tố ảnh hởng thì kéo theo sự biến đổi của chỉ tiêu phân tích

Phơng pháp thay thế liên hoàn cho phép thu nhận một dãy số những giá trịđiều chỉnh bằng cách thay thế liên hoàn, các giá trị ở kỳ gốc của các nhân tố ảnhhởng bằng giá trị của các kỳ báo cáo Mỗi lần thay thế là một lần tính toán riêngbiệt Kết quả tính toán đợc khi thay thế trừ đi giá trị của kỳ gốc hoặc giá trị thaythế lần trớc thể hiện mức độ ảnh hởng nhân tố đó đến đối tợng phân tích Nếu sốchênh lệch mang dấu (+) thì ảnh hởng tăng và ngợc lại Khi thay thế một nhân tốphải giả định nhân tố khác không đổi Các nhân tố thay đổi phải đợc sắp xếptrong công thức tính toán theo một trình tự hợp lý Khi thay đổi trình tự thay thếcó thể cho ta những kết quả khác nhau, nhng tổng của chúng không đổi.

Các bớc áp dụng:

- Bớc1: Xác lập công thức nhằm xác định đối tợng phân tích và các nhân tốảnh hởng Khi xác định công thức phải chú ý sắp xếp các nhân tố số lợng trớc,chất lợng sau theo nguyên tắc “Hoàn thiện nộilợng đổi thì chất đổi”.

- Bớc 2: Thay thế nhằm xác định ảnh hởng của từng nhân tố, ở bớc này tacăn cứ vào công thức đã xác định rồi tiến hành thay thế từ trái sang phải.

Khi thay thế ta cho nhân tố đang nghiên cứu biến động từ kỳ gốc sang kỳphân tích, cố định nhân tố đứng sau nó ở kỳ gốc và nhân tố đứng trớc nó ở kỳphân tích.

Khi thay thế xong ta tính ngay giá trị của lần thay thế đó và ảnh hởng củanhân tố nào đó sẽ bằng giá trị lần thay thế của nhân tố đó - giá trị lần thay thế tr-ớc hoặc giá trị của chỉ tiêu ở kỳ gốc nếu là lần thay thế đầu tiên.

- Bớc 3: Tổng hợp ảnh hởng của các nhân tố, đối chiếu với số chênh lệchchung của đối tợng phân tích và đa ra nhận xét đánh giá.

Ưu nhợc điểm: Lần tính toán sau kế thừa ngay kết quả của lần tính toán trớcdo vậy sẽ đơn giản trong phép tính và tổng cộng ảnh hởng của các nhân tố baogiờ cũng vừa đúng bằng số chênh lệch chung do tính bù trừ Chính vì vậy nếumột bớc tính toán sai sẽ làm cho kết quả tính toán sau cũng sai mà khó pháthiện.

Giả sử một chỉ tiêu phân tích có ba nhân tố ảnh hởng đợc thể hiện bằng biểu thức:

T = (x, y, z) = x*y*z

Trong đó T là chỉ tiêu tổng hợp cần phân tích

T là hàm số và x, y, z là những biến số biểu thị sự biến đổi của ba nhân tố ảnhhởng

Ta có: T0 = f(x0, y0, z0) = x0*y0*z0 là giá trị kỳ gốc T1 = f(x1, y1, z1) = x1*y1*z1 là giá trị kỳ thực tế

T(x) = f(x1, y0, z0) = x1*y0*z0 là giá trị điều chỉnh của nhân tố xT(y) = f(x1, y1, z0) = x1*y1*z0 là giá trị điều chỉnh của nhân tố yT(z) = f(x1, y1, z1) = x1*y1*z1 là giá trị điều chỉnh của nhân tố z

Số chênh lệch tuyệt đối của chỉ tiêu phân tích đợc xác định bằng công thức:∆T = f(x1, y1, z1) - f(x0, y0, z0) = x1*y1*z1-x0*y0*z0

Xác định mức độ ảnh hởng của từng nhân tố tới chỉ tiêu phân tích: Số chênh lệch do tác động của nhân tố x:

VD: Phân tích nhân tố ảnh hởng tới chi phí lãi tiền vay.Flv =Số tiền vay * Thời gian vay * Lãi suất vayFlv Là chỉ tiêu tổng hợp cần phân tích

Số tiền vay, thời gian vay, lãi suất vay là các nhân tố ảnh hởng đên chi phí trảlãi tiền vay.

Phơng pháp xác định mức độ ảnh hởng của cá nhân tố tới chi phí lãi tiềnvaygiống nh trên.

Flv(0) = ST0 * t0 * r0 Chi phí lãi vay kỳ gốc

Flv(1) = ST1 * t1 * r1 Chi phí lãi vay kỳ phân tíchSố chênh lệch của chỉ tiên phân tích (chi phí trả lãi tiền vay): ∆Flv = ST1 * t1 * r1 - ST0 * t0 * r0

Mức độ ảnh hởng của các nhân tố: số tiền vay, thời gian vay và lãi suất vaytới chi phí trả lãi tiền vay nh sau:

Số chênh lệch do tác động của số tiền vay: ∆Flv(st) = ST1 * t0 * r0 - ST0 * t0 * r0

Số chênh lệch do tác động của thời gian vay: ∆Flv(t) = ST1 * t1 * r0 - ST1 * t0 * r0

Số chênh lệch do tác động của nhân tố lãi suất vay: ∆Flv(r) = ST1 * t1 * r1- ST1 * t1 * r0

∆Flv = ∆Flv(st) + ∆Flv(t) + ∆Flv(r)

st : Số tiền vayt : Thời gian vayr : Lãi suất vay

1.3 Phơng pháp số chênh lệch.

Là dạng rút gọn của phơng pháp thay thế liên hoàn, điều kiện, quy trình giốngnh phơng pháp thay thế liên hoàn chỉ khác ở bớc 2 Phơng pháp số chênh lệch sủdụng ngay số chênh lệch của các nhân tố ảnh hởng để thay thế vào các biểu thứctính toán mức độ ảnh hởng của nhân tố đó đến chỉ tiêu phân tích So với phơngpháp thay thế liên hoàn, phơng pháp số chênh lệch đơn giản hơn trong cách tínhtoán, cho ngay kết quả cuối cùng và mỗi lần tính toán là một phép tính riêng biệtcho nên kết quả giữa các lần tính toán không phụ thuộc lẫn nhau Tuy nhiên ph-ơng pháp này chỉ đợc áp dụng trong trờng hợp đối tợng phân tích liên hệ với cácnhân tố ảnh hởng bằng công thức tính toán đơn giản, chỉ có phép nhân không cóphép chia.

- Bớc1: Xác lập công thức nhằm xác định đối tợng phân tích và các nhântố ảnh hởng Khi xác định công thức phải chú ý sắp xếp các nhân tố số lợng trớc,chất lợng sau theo nguyên tắc “Hoàn thiện nộilợng đổi thì chất đổi”

- Bớc2: Khi cần tính ảnh hởng của nhân tố nào thì ta lấy ngay số chênhlệch của nhân tố đó rồi nhân số liệu kỳ gốc của nhân tố đứng sau và số liệu kỳphân tích của nhân tố đứng trớc

- Bớc 3: Tổng hợp ảnh hởng của các nhân tố, đối chiếu với số chênh lệchchung của đối tợng phân tích và đa ra nhận xét đánh giá.

Phơng pháp chênh lệch đợc minh hoạ tổng quát nh sau:∆x = x1 – x0 là số chênh lệch của nhân tố x

∆y = y1 – y0 là số chênh lệch của nhân tố y∆z = z1 – z0 là số chênh lệch của nhân tố z

∆T(x) = ∆x*y0 là số chênh lệch do tác động của nhân tố x∆T(y) = x1* ∆y*z0 là số chênh lệch do tác động của nhân tố y∆T(z) = x1*y1*∆z là số chênh lệch do tác động của nhân tố z Tổng hợp ảnh hởng của các nhân tố ta có:

∆T = ∆T(x) + ∆T(y) + ∆T(z)

1.4 Phơng pháp cân đối.

Phơng pháp này đợc sử dụng để xác định mức độ ảnh hởng của các nhân tốtới đối tợng phân tích trong trờng hợp các nhân tố có mối liên hệ với nhau và vớichỉ tiêu phân tích dới dạng tổng.

Để tính ảnh hởng của một nhân tố nào đó ta chỉ xác định chênh lệch giữa haikỳ của nhân tố đó Số chênh lệch này chính là mức độ ảnh hởng của các nhân tốtới đối tợng phân tích, còn chiều hớng ảnh hởng thì tuỳ vào dấu của nhân tố ởtrên biểu thức

- Nhân tố mang dấu dơng (+) thì ảnh hởng cùng chiều- Nhân tố mang dấu âm (-) thì ảnh hởng ngợc chiều Giả sử ta có: F = a + b – c - d

Số chênh lệch tuyệt đối của chỉ tiêu phân tích đớc xác định ∆F = F1 – F0

= (a1 + b1- c1- d1) – (a0 + b0 - c0 - d0)

∆F(a) = +(a1- a0) ∆F(c) = -(c1- c0) ∆F( b) = +(b1- b0) ∆F( d) = -(d1- d0)

Trong hệ thống các chỉ tiêu kinh tế - tài chính của doanh nghiệp có nhiều chỉtiêu có liên hệ với nhau bằng những mối liên hệ mang tính chất cân đối Cácquan hệ cân đối trong doanh nghiệp có hai loại: cân đối tổng thể và cân đối cábiệt.

Cân đối tổng thể là mối quan hệ cân đối của các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp.Vídụ: giữa tài sản và nguồn vốn kinh doanh liên hệ với nhau bằng công thức:

∑Tài sản = ∑ Nguồn vốn

Giữa các chỉ tiêu lu chuyển hàng hoá có mối liên hệ cân đối đợc phản ánhqua công thức.

tồn đầukỳ

trong kỳ hụt tồn cuốikỳ

Cân đối cá biệt là quan hệ cân đối của các chỉ tiêu kinh tế cá biệt Ví dụ Nợ phải thu

khách hàngđầu kỳ +

Nợ phải thukhách hàng

trong kỳ =

Nợ phải thukhách hàng đã

thu trong kỳ +

Nợ phải thukhách hàng cuối

1.5 Các phơng pháp khác.1.5.1 Phơng pháp chỉ số.

Phơng pháp chỉ số đợc áp dụng để tính toán phân tích sự biến động tăng giảm và mối liên hệ tác động phụ thuộc lẫn nhau của các chỉ tiêu kinh tế có một hoặc nhiều yếu tố khác nhau.

Chỉ tiêu chỉ số đợc xác định bằng mối liên hệ so sánh của một chỉ tiêu kinh tếở những thời điểm khác nhau, thờng là so sánh giữa kỳ báo cáo với kỳ gốc

Các chỉ số áp dụng trong phân tích có hai loại: Chỉ số chung và chỉ số cá thể.Chỉ số chung (còn gọi là chỉ số tổng hợp) là chỉ số phản ánh sự biến động tănggiảm của một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp có nhiều yếu tố hợp thành Chỉ số cá thểlà chỉ số phản ánh sự biến động tăng giảm của một chỉ tiêu kinh tế riêng biệt.

Phân tích kinh tế bằng phơng pháp chỉ số cho phép ta thấy đợc mức biếnđộng tăng giảm (số tơng đối) và mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các yếu tốhợp thành của một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp tại thời điểm khác nhau.

Phơng pháp chỉ số đợc sử dụng trong phân tích hoạt động kinh tế chủ yếu dựavào chỉ số giá để từ đó tính doanh thu ở kỳ phân tích theo giá kỳ gốc.

q0 q0*p0 M0

Phơng pháp chỉ số đợc sử dụng trong phân tích hoạt động kinh tế kết hợp vớiphơng pháp thay thế liên hoàn để xác định mức độ ảnh hởng của số lợng hàngbán và giá bán tới sự biến động cuả doanh thu.

1.5.2 Phơng pháp tỷ lệ.

+ Tỷ lệ phần trăm (%): Là một chỉ tiêu tơng đối phản ánh mức độ hoàn thànhkế hoạch hoặc tăng giảm của chi phí kinh doanh với kỳ trớc.

Tỷ lệ phần trăm hoàn

thành kế hoạch (%) = Số thực hiện*100Số kế hoạch

+Tỷ trọng: là chỉ tiêu phản ánh tỷ lệ % của từng bộ phận chi phí so với tổngchi phí kinh doanh.

Tỷ trọng (%) = Số cá biệt *100Số tổng thể

1.5.3 Phơng pháp tỷ suất

Tỷ suất là một chỉ tiêu phản ánh mối quan hệ so sánh giữa một chỉ tiêu nàyvới một chỉ tiêu khác có mối liên hệ chặt chẽ và tác động lẫn nhau nh: Tỷ suấtchi phí, tỷ suất lợi nhuận, tỷ suất tài trợ, tỷ suất đầu t… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp

Biểu mẫu phân tích đợc thiết lập theo các dòng cột để ghi chép các chỉ tiêuphân tích và số liệu phân tích tuỳ thuộc vào nội dung và mục đích phân tích Cácdạng biểu mẫu phân tích thờng phản ánh mối quan hệ so sánh giữa các chỉ tiêukinh tế có liên hệ với nhau: So sánh giữa số thực hiện với số kế hoạch, so với sốcùng kỳ năm trớc hoặc so sánh giữa chỉ tiêu cá biệt với chỉ tiêu tổng thể Tuỳtheo nội dung phân tích mà biểu phân tích có tên gọi khác nhau, đơn vị tính khácnhau.

Còn sơ đồ, biểu đồ hoặc đồ thị đợc sử dụng trong phân tích để phản ánh sựbiến động tăng giảm của các chỉ tiêu kinh tế trong những khoảng thời gian khácnhau hoặc những mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau mang tính chất hàm số giữa cácchỉ tiêu kinh tế.

P’ = PM *100%

F’ = FM *100%

2 Nguồn tài liệu và các căn cứ sử dụng trong phân tích chi phí kinh doanhth

ơng mại.

Phân tích tình hình chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thơng mại căn cứvào những số liệu sau:

- Các chỉ tiêu kế hoạch và định mức chi phí.

- Các số liệu kế toán chi phí bao gồm cả kế toán tổng hợp và kế toán chi tiếtchi phí

- Các chế độ chính sách và các tài liệu văn bản có liên quan đến tình hình chiphí nh: chế độ tiền lơng, chính sách tín dụng, các hợp đồng vay vốn, hợp đồnglao động, các quy định về giá cớc vận tải.

Chơng II:

thực trạng về phân tích chi phí kinh doanh tại công ty tnhh ninh thanh

I Giới thiệu chung về công ty TNHH Ninh Thanh

1 Khái quát về công ty và đặc điểm kinh doanh.

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Ninh Thanh

Công ty TNHH Ninh Thanh là một doanh nghiệp t nhân đợc thành lập từtháng 10 năm 2002 đã đợc sự cho phép của pháp luật Việt Nam và hoạt độngkinh doanh chủ yếu là buôn bán các loại giấy in Công ty hoạt động dới sự giámsát, điều chỉnh của luật doanh nghiệp Công ty hoạt động hợp pháp theo phápluật VN và đăng ký kinh doanh theo số 0102006326 do sở kế hoạch và đầu tthành phố Hà Nội cấp.

Địa chỉ trụ sở: 66 Yên Hoà.Quận: Cầu giấy.

Thành phố: Hà nội Điện thoại: 04.8333819Fax: 04.8333819

Ngành nghề kinh doanh chính: Thơng mại

Công ty TNHH Ninh Thanh đã đăng ký kinh doanh và đợc cấp giấy phépkinh doanh Ngành nghề kinh doanh mà công ty TNHH Ninh Thanh đăng ký làbuôn bán giấy in, giấy bột, thiết bị phục vụ ngành in… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp nhng chủ yếu là công tykinh doanh buôn bán các loại giấy in.

Trải qua gần 3 năm hoạt động công ty kinh doanh dần có hiệu quả và ngàycàng tiến triển Doanh thu và lợi nhuận của công ty ngày một tăng nhanh Côngty đã ra quyết định chính sách kinh doanh đúng đắn Một mặt do sự quản lý chỉđạo đúng đắn của ban giám đốc, mặt khác do sự cố gắng của toàn thể các phòngban ngời lao động nên công ty kinh doanh rất tốt, đến năm 2004 doanh thu đãđạt đợc 6 491 156 360 đ

1.2 Khái quát về vốn của công ty TNHH Ninh Thanh

Công ty TNHH Ninh Thanh là một công ty do hai thành viên sáng lập với sốvốn điều lệ là 600 000 000đ Công ty buôn bán giấy in nên tài sản chủ yếu củacông ty là TSLĐ Tài sản của công ty tại thời điểm thành lập là 597 994 391(đồng) trong đó chỉ có tài sản bằng tiền Qua ba năm hoạt động đến năm 2004tài sản của công ty còn 576 524 483(đồng) trong đó tài sản bằng tiền chỉ còn401 111 694(đồng)

Nhận xét đánh giá: Với số vốn ban đầu là 600 000 000 đồng không phải làlớn nhng đối với công ty TNHH Ninh Thanh thực hiện hoạt động mua bán giấy

in là chủ yếu nên lợng vốn ban đầu nh vậy cũng đủ để công ty thực hiện hoạtđộng kinh doanh mà cha cần vay Với ngành nghề kinh doanh thơng mại thì lợngvốn chủ yếu là tiền mặt Tài sản bằng tiền là 597 994 391 đồng chiếm trong sốvốn ban đầu 600 000 000 đồng phù hợp trong điều kiện kinh doanh các mặt hànggiấy in Với số vốn ban đầu không đợc lớn nh vậy công ty cần hoạt động kinhdoanh hiệu quả để bổ sung lãi vào nguồn vốn kinh doanh Đồng thời công ty cầnquay vòng vốn nhanh để mở rộng kinh doanh và tăng nhanh nguồn vốn kinhdoanh.

2 Chức năng nhiệm vụ và đặc điểm của công ty 2.1 Chức năng của công ty.

Nớc ta đang phát triển nền kinh tế nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thịtrờng dới sự quản lý của Nhà nớc Công ty TNHH Ninh Thanh hoạt động kinhdoanh với chức năng thơng mại cũng giống nh những doanh nghiệp thơng mạikhác đó là hoạt động kinh doanh với chức năng mua bán trao đổi hàng hoá phụcvụ cho sản xuất và đời sống Cụ thể ở đây là công ty TNHH Ninh Thanh chuyênbán buôn, bán lẻ vật t hàng hoá cho nhu cầu tiêu dùng nh: giấy in, giấy bột, thiếtbị phục vụ ngành in… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp nhng chủ yếu là buôn bán giấy in Công ty TNHH NinhThanh có chức năng buôn bán các loại giấy in nên nó có nhiệm vụ cung cấp giấyin cho ngành in, cho cá nhân có nhu cầu sử dụng giấy in nh học sinh sinh viên,cho hàng pho to cho các văn phòng, cho cơ sở xây dựng thiết kế bản vẽ … Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp do đónó có vai trò quan trọng đối với nền kinh tế.

Tổ chức các quy trình nghiệp vụ kỹ thuật kinh doanh thơng mại nh: nghiêncứu thị trờng, khai thác nguồn hàng, tổ chức nhập hàng, dự trữ bảo quản vật thàng hoá, quảng cáo giới thiệu và bán hàng.

Quản lý chặt chẽ kế hoạch lu chuyển hàng hoá, quản lý việc sủ dụng vốn, sửdụng lao động, cơ sở vật chất kỹ thuật, quản lý công tác kế toán.

2.2 Nhiệm vụ của công ty.

Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là kinh doanh giấy in, công ty có mối quan hệmua bán trong cả nớc về các loại giấy in, thiết bị phục vụ ngành in, phục vụ chonhu cầu sản xuất và tiêu dùng Công ty TNHH Ninh Thanh do hai thành viên gópvốn thành lập sẽ chịu trách nhiệm trớc pháp luật Nhà nớc bằng toàn bộ vốn kinhdoanh của mình Nếu công ty kinh doanh có hiệu quả thì đợc hởng lãi, nếu kinhdoanh thua lỗ thì phải tự chịu Ngàng kinh doanh chủ yếu của công ty là kinhdoanh các loại giấy in và doanh thu từ các loại giấy in chiếm đến 90% tổngdoanh thu.

Ngoài việc thực hiện nghĩa vụ chính là kinh doanh công ty còn thực hiện

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn về sản xuấtkinh doanh, kinh doanh thơng mại theo đúng pháp luật hiện hành của Nhà nớcvà hớng dẫn của bộ thơng mại

- Xây dựng phơng án sản xuất kinh doanh và thực hiện đầy đủ mọi cam kếttrong hợp đồng kinh tế đã ký kết

- Thực hiện đầy đủ các chính sách về quản lý và sử dụng vốn, tài sản, nguồnlực.

- Thực hiện kinh doanh có lãi và phát triển nguồn vốn, thực hiện đầy đủnghĩa vụ với Nhà nớc.

Với đặc điểm nhiệm vụ của công ty, công tác quản lý của công ty là do bangiám đốc, các phòng ban làm việc theo chức năng nhiệm vụ của mình Nhngkhông phải vì thế mà lãnh đạo công ty không quan tâm đến thị trờng mà thờngxuyên kiểm tra nắm bắt thị trờng để mở rộng thị trờng Trong cơ chế thị trờngcạnh tranh lành mạnh mà thị trờng ngày một biến động đòi hỏi các doanh nghiệpphải nắm bắt kịp thời, vì vậy mà thông tin thị trờng rất quan trọng đặc biệt tronglĩnh vực kinh doanh thơng mại Ban lãnh đạo công ty phải luôn khảo sát nắm bắtthông tin thị trờng để phân tích thông tin nguồn hàng, thông tin về nhu cầu mặthàng, thông tin về giá cả … Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp để có thể ra quyết định kinh doanh đúng đắn đạthiệu quả cao nhất Trong mấy năm kinh doanh công ty hoạt động đã có hiệu quảdo sự nhạy bén các thông tin thị trờng của ban lãnh đạo, sự quản lý tốt hoạt độngkinh doanh của ban lãnh đạo.

Nhận xét đánh giá: Với đặc điểm là công ty TNHH Ninh Thanh chuyên kinhdoanh các mặt hàng giấy in là chủ yếu nên việc quản lý mặt hàng kinh doanhđơn giản Tuy nhiên nếu công ty kinh doanh nhiều mặt hàng hơn sẽ có nhiều lãihơn, ít bị rủi ro hơn.

3 Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh và bộ máy kế toán của công ty TNHHNinh Thanh

3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kinh doanh của công ty.

Công ty TNHH Ninh Thanh là một doanh nghiệp thơng mại chuyên kinhdoanh các mặt hàng nh: giấy in, bột giấy, thiết bị phục vụ ngành in… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp Trong quátrình hoạt động kinh doanh công ty chủ yếu bán hàng trực tiếp cho các đơn vịtrong nớc, công ty mua hàng trong nớc và hàng nhập khẩu nhng công ty khôngtrực tiếp nhập khẩu mà mua lại từ đơn vị nhập khẩu để đảm bảo nguồn hàngphục vụ kinh doanh Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là giấy in, trongđó có một lợng không nhỏ là giấy ngoại Do đó công ty cần quản lý tốt các mặthàng để kinh doanh có lãi.

Phơng thức kinh doanh chủ yếu của công ty là bán buôn cho các cơ sở kinhdoanh, cơ sở sản xuất.

Bộ máy tổ chức quản lý kinh doanh của công ty đợc phân theo cơ cấu trực tiếp chức năng, đợc mô tả theo sơ đồ sau.

Hình 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty

- Ban giám đốc chịu trách nhiệm trớc pháp luật về toàn bộ hoạt động kinhdoanh của công ty, trực tiếp quản lý điều hành mọi hoạt động của công ty.

- Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm về xây dựng kế hoạch tài chính, khaithác và tạo nguồn hàng cho bộ phận kinh doanh các loại giấy in, phòng kinhdoanh có nhiệm vụ giao dịch với ngời cung ứng nguồn hàng và giao dịch vớikhách hàng tìm kiếm khách hàng cho công ty Ngoài ra phòng kinh doanh còncó nhiệm vụ cung cấp kịp thời những thông tin thị trờng nh giá cả hàng hoá và sựbiến động của giá cả, thông tin về nguồn hàng cung ứng, thông tin về kháchhàng… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp

- Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm về xây dựng, kế hoạch tài chính, chịutrách nhiệm trớc giám đốc về tình hình hạch toán kế toán và tình hình tài chínhcủa công ty Phòng kế toán có nhiệm vụ lập phiếu thu, phiếu chi theo dõi côngnợ và lập báo cáo tài chính, báo cáo kế toán theo định kỳ tháng, quý, năm Cuốinăm phòng kế toán sẽ tập hợp các bảng báo cáo để lập bảng phân tích từ đó thấyđợc sự biến động của các chỉ tiêu và đa ra phơng hớng khắc phục.

- Phòng kho vận: Chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản hàng hoá, theo dõi lợnghàng hoá nhập - xuất – tồn và gửi hoá đơn nh phiếu nhập kho, phiếu xuất kholên phòng kế toán của công ty.

Nhận xét đánh giá: Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty rất đơn giản, ít cácphòng ban do đó giám đốc công ty có điều kiện theo dõi, quản lý hoạt động cácphòng ban và nhân viên các phòng ban dễ hơn Với bộ máy quản lý đơn giản nhvậy sẽ giúp giám đốc công ty điều hành công ty tốt hơn Đồng thời cơ cấu bộmáy quản lý không cồng kềnh cũng làm giảm chi phí nhân viên quản lý doanhnghiệp, tăng lợi nhuận cho công ty Tuy nhiên công ty có ít các phòng ban nên l-ợng công việc mà mỗi phòng ban phải làm sẽ nhiều hơn, với khối lợng công việclớn sẽ gây căng thẳng cho nhân viên và dễ nhầm lẫn trong tính toán các nghiệpvụ kinh tế do không chuyên sâu từng nghiệp vụ chuyên môn.

Ban giám đốc

Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng kho vận

3.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.

Phòng kế toán có vai trò quan trọng trong công ty TNHH Ninh Thanh, nócung cấp những thông tin về tài sản và nguồn vốn cho nhà quản trị doanh nghiệpgiúp nhà quản trị nắm bắt và hiểu rõ khả năng kinh doanh của mình Phòng kếtoán cùng nhà lãnh đạo công ty đa ra những chiến lợc kinh doanh

Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán:

- Lập và quản lý kế hoạch thu chi tài chính, đôn đốc thực hiện kế hoạch toàncông ty mà bộ máy lãnh đạo đề ra.

- Trực tiếp lựa chọn các phơng án kinh doanh do các phòng đề xuất.- Quản lý tài sản, tiền vốn và các quỹ của công ty.

- Tham gia giao nhận bảo toàn và phát triển vốn.

- Chịu trách nhiệm duyệt và quyết toán tài chính cho các phòng.

- Tổng hợp quyết toán tài chính và báo cáo lên cấp trên theo quy định.- Chỉ đạo hớng dẫn, kiểm tra việc hạch toán

- Tổ chức bảo quản lu trữ chứng từ, tài liệu kế toán.

- Đảm bảo cung cấp các thông tin kinh tế kịp thời, chính xác, đầy đủ.

- Trực tiếp hạch toán kinh doanh với bên ngoài, hạch toán tổng hợp cácnguồn vốn, phân phối thu nhập, thu nộp Ngân sách.

Hình 2: Sơ đồ bộ máy kế toán

- Kế toán trởng: chịu trách nhiệm trớc giám đốc về tình hình hạch toán kếtoán và tình hình tài chính của công ty Là ngời có nhiệm vụ tổ chức thực hiệnbộ máy kế toán của công ty Đồng thời đôn đốc và giám sát việc thực hiện cácchính sách và chế độ tài chính

- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ cất giữ và thu chi trên cơ sở chứng từ hợp lệ, lậpbảng thu chi Thủ quỹ có các mối quan hệ liên quan đến tiền, mối quan hệ vớingân hàng

- Thủ kho: Theo dõi nhập - xuất – tồn kho và cuối tháng tổng hợp lợng hàngtồn kho.

Trong bộ máy kế toán mỗi nhân viên kế toán đều có chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn riêng về khối lợng công tác kế toán đợc giao Các kế toán phần hànhcó nhiệm vụ liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp lập báocáo tài chính.

Nhận xét đánh giá: Bộ máy kế toán đơn giản sẽ làm giảm bớt các khâu trongquá trình lập báo cáo tài chính đồng thời làm giảm chi phí lơng nhân viên kếtoán phần hành Tuy nhiên bộ máy kế toán đơn giản, ít nhân viên kế toán sẽ làmtăng lợng công việc đối với nhân viên kế toán do đó có thể gây nhầm lẫn, thiếusót nghiệp vụ của nhân viên kế toán.

Hình thức kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung Hàngngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi vào sổ Nhật ký chung theo thứtự thời gian Sau đó, căn cứ vào sổ Nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái.Mỗi bút toán phản ánh trong sổ Nhật ký chung đợc chuyển vào sổ cái ít nhất chohai tài khoản có liên quan Cuối tháng (hoặc định kỳ) lập bảng cân đối kế toán,báo cáo tài chính.

Hình thức kế toán Nhật ký chung là phù hợp với công ty vì công ty TNHHNinh Thanh là loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ lại chủ yếu kinh doanh cácmặt hàng giấy in, có số lợng nghiệp vụ phát sinh ít Tuy nhiên các nghiệp vụphát sinh giống nhau đợc lặp lại nhiều lần có thể sẽ bỏ sót nghiệp vụ do đó kếtoán của công ty cần kiểm tra đối chiếu số liệu cẩn thận.

Kế toán tr ởng