Thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Virasimex.DOC

Thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Virasimex

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường, trước sức ép của cạnh tranh và sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật đã chi phối các quy luật khách quan, do vậy tất cả các doanh nghiệp, từ nhà nước đến tư nhân, từ trách nhiệm hữu hạn đến vô hạn đều phải không ngừng quản lý, đổi mới và phát triển tốt, nâng cao sức cạnh tranh của mình trên thị trường thì mới có khả năng đứng vững được trước những sức ép như hiện nay Trước tình hình đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải tăng cường quản lý tốt mọi nguồn lực, kiểm soát tốt đầu ra đầu vào cũng như doanh thu và chi phí của mình Và một trong những yếu tố quan trọng mà doanh ngiệp cần phải đặc biệt quan tâm đó là vấn đề nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ - đầu vào chủ yếu của các doanh nghiệp, quản lý tốt Nguyên vật liệu công cụ dụng cụ không những giúp cho doanh nghiệp có thể vạch ra được các chính sách, chiến lược hoạt động mà còn giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt chi phí chủ yếu trong kỳ kinh doanh mà mình bỏ ra Nhận thấy vài trò đặc biệt quan trọng của yếu tố nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nên em đã chọn đề tài này để trình bày trong báo cáo chuyên đề thực tập của mình Trong quá trình thực tập với sự hướng dẫn của Thầy giáo Nguyễn Hữu Đồng cùng các cô chú trong công ty Virasimex em đã hoàn thành bài viết này Bài viết của em gồm ba phần chính sau:

Phần I: Tổng quan về công ty Virasimex

Phần II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công

ty Virasimex

Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu công

cụ dụng cụ tại công ty Virasimex

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VIRASIMEX

1.1 Lịch sử phát triển và hình thành của công ty

Sau ngày miền bắc dành độc lập 20/07/1954 thì đường sắt chiếm một vị trí quan trọng phục vụ cho nhu cầu đi lại, lưu thông để khôi phục nền kinh tế ở miền Bắc và chi viện cho miền Nam suột thịt Trước tình hình đó thì yêu cầu đặt ra là cần phải phát triển nghành đường sắt để đồng thời phục vụ cho sản xuất và phục vụ cho chiến đấu.

Tháng 09/1954, một số cán bộ từ vùng kháng chiến ở công binh công xưởng chiến khu, công binh công xưởng hoả xa cũ tập hợp lại bước đầu lo tổ chức và bắt tay vào việc thu mua vật tư đường sắt, tiếp nhận hàng Nhà nước cấp để phục vụ ngay cho các công trình khôi phục đường sắt.

Đầu năm 1955, sáp nhập Ban vật tư với Ban giao thông công chính đóng ở thị xã Bắc Giang và trở thành đầu mối lo vật tư cho ngành.

Nhận thấy vai trò, nhiệm vụ và lực lượng ngày cang to lớn, ngày 06/04/1955 Thủ tướng Chính phủ đã ra quyết định thành lập tổng cục Đường sắt Việt Nam và chỉ thị số 505/TTG thành lập 13 cục, ban, phòng, công ty trực thuộc, trong đó có Cục Vật liệu Đường sắt ( hay còn gọi là phòng Vật tư Đườn sắt)

Phòng Vật tư Đường sắt hoạt động từ năm 1955 cho đến năm 1960 thì đổi tên thành Cục Vật tư, và có trụ sở tại 132 Lê Duẩn – Hà Nội.

Đến năm 1982 Tổng Cục Đường sắt giải thể Cục Vật tư và thành lập Ban Vật tư thiết bị Đường sắt gồm 03 xí nghiệp trực thuộc chỉ đạo cả 03 miền Bắc – Trung – Nam

- Xí nghiệp vật tư Đường sắt I - Hà Nội - Xí nghiệp vật tư Đường sắt II - Đà Nẵng - Xí nghiệp vật tư Đường sắt III - Sài Gòn

Năm 1986 Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải ra quyết định số 63/QĐ/TCCB đổi tên Ban Vật tư thiết bị Đường sắt thành Công ty Thiết bị Đường sắt.

Đến năm 1993 Công ty Thiết bị Đường sắt được đổi tên thành Công ty Xuất nhập khẩu cung ứng Vật tư Thiết bị Đường sắt theo quyết định số 1520/ QĐ/TCCB của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải và lấy tên giao dịch là VIRASIMEX (Vietnam Railway Import – Export and supply Materal Equipment Company).

Theo quyết định số 3849/QĐ – BGTVT ngày 09/12/2004 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải về việc phê duyệt phương án cổ phần hóa công ty Xuất nhập khẩu cung ứng thiết bị vật tư Đường sắt Ngày 04/06/2008, Công ty xuất nhập khẩu cung ứng Vật tư Thiết bị đường sắt đã hoàn tất các thủ tục cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước Sau khi cổ phần hóa tên hợp pháp của doanh nghiệp bằng tiếng việt là Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Thiết bị Đường sắt.

Tên quốc tế: Vietnam Railway Import - Export and Supply Material Equipment Jointstock Company.

Tên viết tắt: VIRASIMEX Telephone: (84 - 4) 8221690 Fax: (84 - 4) 9422613

Email: Virasimex@hn.vvn.vn

Trụ sở: Số 132 - Lê Duẩn - Hai Bà Trưng - Hà Nội.

1.2 Đặc điểm của công ty

1.2.1 Đặc điểm chung:

Hiện nay Công ty Virasimex đang thực hiện kinh doanh theo hình thức cổ phần hóa với sản phẩm kinh doanh rất đa dạng và nhiều chủng loại Có các nhóm hàng chính như nhóm phụ tùng đầu máy Bỉ, Tiệp, hàng chục đến hàng trăm các loại phụ tùng, thiết bị phục vụ cho việc xây dựng, sửa chữa, tu bổ đường sắt

Danh mục các nhóm hàng chủ yếu của công ty:

1 Hệ thống thiết bị thông tin, tín hiệu 2 Phụ tùng đầu máy toa xe

3 Ray, ghi phụ kiện dầm cầu

Các mặt hàng của công ty thường được mua của các bàn hàng lâu năm như Trung Quốc, Bỉ, Pháp, Nhật Bản, Đài Loan…Bạn hàng trong nước của công ty bao gồm các đơn vị trong ngành Đường Sắt, các Công ty xây dựng ngoài ngành như Tổng Công ty Xây dựng Thăng Long, Tổng Công ty Xây dựng Công trình Giao thông - Cieno1, Cienco6…; các công ty có hạng mục công trình đường sắt như Công ty gang thép Thái Nguyên, Công ty Than Quảng Ninh, Công ty Apatit Lào Cai, nhà máy nhiệt điện Uông Bí, Phả Lại…

Ngoài ra do đặc thù của loại hình kinh doanh của doanh nghiệp nên có thể chia Thị trường của công ty Virasimex thành hai loại chính là Thị trường hàng nhập khẩu và Thị trường tiêu thụ.

Thị trường hàng nhập khẩu bao gồm một số nước khu vực Đông Nam Á, Trung Quốc và một số nước Phương Tây.

Hiện nay thì Thị trường tiêu thụ chủ yếu của công ty là Thị trường trong nước Công ty xuất khẩu mặt hàng duy nhất là Cao su sang Trung Quốc, vì vậy kim ngạch xuất khẩu của Công ty chưa cao Những năm trước đây, hoạt động xuất khẩu của Công ty thường là rất ít Chỉ đến các năm 2004, 2005 thì hoạt động xuất khẩu mới được tăng cường hơn nhưng doanh thu không đáng

kể Ví dụ quý III năm 2005 kim ngạch xuất khẩu của Công ty đạt

3.787.740.000 đồng, quý IV năm 2005 là 10.450.160.047 đồng chiếm gần

25% tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Bạn hàng của công ty tại thị trường Trung Quốc như công ty TNHH xuất nhập khẩu Đỉnh Hợp - Hà Khẩu - Vân Nam, công ty TNHH Tam Nguyên - Trung Quốc… Thị trường trong nước của công ty tương đối rộng, trải dài từ Bắc tới Nam Khách hàng của công ty có thể là các doanh nghiệp nhà nước như công ty Sông Đà 10, công ty vận tải hành khách Hà Nội, xí nghiệp liên hợp đường sắt Huế, xí nghiệp đầu máy Huế…; các doanh nghiệp tư nhân như doanh nghiệp tư nhân Thanh Nhất, hợp tác xã vật tư, vật liệu Bốn Thắm…Ngoài các quan hệ bên ngoài thì trong nội bộ công ty thường xuyên có sự trao đổi giữa các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc.

Hoạt động chủ yếu của Công ty là hoạt động nhập khẩu cung ứng thiết bị vật tư Đường sắt Công ty thực hiện sản xuất và nhập khẩu các loại phụ tùng cho ngành Đường sắt như: phụ tùng đầu máy, phụ tùng toa xe, Tâm ghi, phụ kiện cầu Đường sắt, các thiết bị thông tin tín hiệu chuyên nghành, sắt thép nguyên vật liệu, bán thành phẩm vật tư thiết bị đường sắt và một số loại mặt hàng khác Các mặt hàng của Công ty được mua của các bạn hàng lâu năm như: Trung Quốc, Ấn Độ, Bỉ, Nhật, Thái Lan, Đài Loan… bạn hàng trong nước của công ty bao gồm các đơn vị trong ngành Đường sắt, các công ty xây dựng ngoài ngành Mặt hàng nhập khẩu của công ty phục vụ cho ngành Đường sắt thường có giá trị lớn, ngoài phụ tùng vật tư thay thế còn có máy móc thiết bị toàn bộ như: các loại Đầu máy xe lửa (Đầu máy Ấn Độ, Đầu máy MTU, Đầu máy đổi mới của Trung Quốc…) Hoạt động mua bán thường phụ thuộc vào kế hoạch mua bán của Liên hiệp Đường sắt Việt Nam thực hiện thông qua các cơ quan trực thuộc như Công ty vận tải hành khách Hà Nội, Công ty vận tải hành khách Sài gòn

Bên cạch đó thì xuất khẩu Lao động đang là một hoạt động mới phát triển của công ty Hiện nay công ty đang xuất khẩu lao động đi các nước như

Malaysia, Đài Loan, Nhật Bản, Nga, Hàn Quốc, Ả Rập Xê út Không chỉ xuất khẩu những Lao động phổ thông, Công ty còn đầu tư vào việc đào tạo nâng cấp chất lượng Lao động được xuất khẩu theo tiêu chuẩn Quốc tế Việc làm không chỉ nâng cao uy tín của Công ty mà còn ổn định được việc làm, nâng cao thu nhập cho người lao động Hoạt động xuất khẩu Lao động của Công ty hiện đang được dao cho trung tâm phát triển việc làm và xuất khẩu Lao động – đơn vị trực thuộc của Công ty đảm nhiệm.

Ngoài ra công ty còn kinh doanh các loại hình dịch vụ khác như: du lịch, khách sạn, vận tải… Đây là loại hình đang mang lại nhiều thu nhập cho công ty bởi tiềm năng và cơ hội của nó đem đến là rất khả thi Công ty hiện đang quản lý một số khách sạn như: Khách sạn Cửa Lò (Nghệ An), Khách sạn Sầm Sơn (Thanh Hóa), Khách sạn Phú Sơn, Khách sạn Mật Sơn, Khách sạn Lào Cai Tuy nhiên các khách sạn này được trang bị hệ thống cơ sơ vật chất thiếu hiện đại, chưa đáp ứng được nhu cầu càng cao của Khách hàng hiện nay và đang bị xuống cấp Nhận thấy được bất cập trên thì trong những năm gần đây công ty đã có những cố gắng trong đầu tư trang thiết bị mới như đến cuối năm 2005 thì Khách sạn Phú Sơn, Khách sạn Mật Sơn, Khách sạn Sầm Sơn tại Thanh Hóa đã được nâng cấp và mở rộng với tổng trị giá vào khoảng 800 triệu đồng.

Mặt khác trong những năm gần đây Công ty luôn quan tâm đến hoạt động đầu tư phát triển nâng cao tỷ lệ Phụ tùng, Vật tư đường sắt sản xuất trong nước với mục đích tiết kiệm chi phí cho ngành Đường sắt, tạo công ăn việc làm, nâng cao thu nhập cho Cán bộ Công nhân viên trong Công ty Cụ thể, Công ty đã mạnh dạn đầu tư vào một số dây chuyền phục vụ sản xuất như:

- Dây chuyền đúc Thép trị giá 3,5 tỷ đồng tại Đông Anh

- Dây chuyền sản xuất Bột Carbonate Calci siêu mịn trị giá 3,4 tỷ đồng tại Đông Anh

- Dây chuyền sản xuất Bentonite trị giá 540 triệu đồng tại Viêt Trì

1.2.2 Chức năng của công ty

Công ty có chức năng thông qua các hoạt động Xuất nhập khẩu để xuất nhập khẩu Thiết bị, Vật tư phục vụ cho ngành Đường sắt và các ngành khác có nhu cầu Tổ chức quá trình lưu thông hàng hóa từ nước ngoài đến các tổ chức tiêu dung nội địa Các hoạt động của Công ty bao gồm:

- Xuất nhập khẩu Thiết bị, Vật tư phục vụ cho sản xuất Công nghiệp, Xây dựng công trình, Vận tải trong và ngoài nghành.

- Tổ chức sản xuất và liên kết các mặt hàng xuất khẩu, thu mua Sắt Thép, Phế liệu và các mặt hàng khác theo giá thỏa thuận với đơn vị để tập trung xuất khẩu.

- Tái nhập, tái xuất và trung chuyển các mặt hàng không thuộc diện cấm của Chính phủ.

- Tạo nguồn Ngoại tệ cho ngành thông qua các hoạt động xuất nhập khẩu.

- Xuất khẩu Lao động ra nước ngoài có chất lượng cao.

- Ngoài ra công ty còn thực hiện sản xuất và gia công, tổ chức cung ứng những loại Vật tư, Thiết bị, Phụ tùng như: sản xuất Tà vẹt, sản xuất Gỗ cho nghành đường sắt.

1.2.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty.

Nhiệm vụ của Công ty:

- Xuất nhập khẩu trực tiếp, giãn tiếp, ủy thác máy mọc thiết bị trong và ngoài ngành Đường sắt

- Sản xuất và gia công Vật tư, Thiết bị phục vụ cho ngành Đường sắt - Tổ chức sản xuất và liên kết các mặt hàng xuất khẩu, thu mua Sắt Thép Phế liệu và các mặt hàng khác

- Tạm nhập, tái xuất và chuyển khẩu các mặt hàng không thuộc diện cấm của Chính phủ.

- Tạo nguồn Ngoại tệ thông qua việc xuất khẩu và làm nhiệm vụ kiều hối cho Việt kiều và Công nhân hợp tác chuyên gia, hợp tác Lao động Quốc tế.

- Kinh doanh Khách sạn, Nhà hàng và Dịch vụ Du lịch… Quyền hạn của công ty:

- Xuất khẩu và nhập khẩu.

- Được phép vay vốn của ngân hàng Việt Nam và Nước ngoài, được quyền tham gia hội chợ triển lãm, giới thiệu sản phẩm của mình trong và ngoài nước, được đặt đại diện, chi nhánh trong và ngoài nước.

- Được quyền kí kết các hợp đồng kinh tế với thương nhân trong và ngoài nước…

1.2.4 Bộ máy tổ chức quản lý của công ty

Về mặt tổ chức, cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng theo mô hình trực tuyến chức năng, chỉ đạo thống nhất từ trên xuống.

Do đặc điểm trên mà ngành Vật tư Đường sắt cũng được thành lập theo tuyến để đảm bảo cung ứng vật tư đến tận hiện trường, tránh lãng phí, đảm bảo tiến độ, phục vụ kịp thời cho vận tải Đường sắt Do đó bộ máy kinh doanh của công ty được thiết lập phù hợp với đặc điểm của ngành và phục vụ đắc lực cho việc sản xuất và kinh doanh của Công ty.

Cơ quan điều hành cao nhất của Công ty là Hội đồng quản trị Trực tiếp điều hành sản xuất gồm có 01 Tổng Giám Đốc, 04 Phó Tổng Giám Đốc và 07 phòng ban chức năng Ngoài ra do đặc thù của ngành Đường sắt là trải dài từ Bắc vào Nam nên các đơn vị trong ngành được thành lập đi theo chiều dài của tuyến Đường sắt Hiện nay thì Công ty Virasimex gồm có 10 đơn vị thành viên:

1 Cơ quan công ty

2 Xí nghiệp vật tư tổng hợp Đông Anh 3 Xí nghiệp cơ khí Đông Anh

4 Trung tâm phát triển việc làm và xuất khảu lao động

5 Chi nhánh Lào Cai 6 Chi nhánh Lạng Sơn 7 Chi nhánh Hải Phòng

8 Trung tâm Thương mại Dịch vụ Du lịch Khách sạn Thanh Hóa 9 Xí nghiệp Vật tư tổng hợp Vinh

10.Chi nhánh TP Hồ Chí Minh

Các đơn vị trực thuộc công ty sử dụng con dấu và mở tài khoản riêng tại Ngân hàng, được phép hoạch toán phụ thuộc công ty Được thành lập và giải thể theo quyết định của tổng công ty Tổ chức sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp, Chi nhánh, Trung tâm thực hiện theo quy định của Tổng Giám Đốc.

Mô hình tổ chức của công ty (trang sau)

Trong đó:

Tổng Gám Đốc công ty : là người đại diện pháp nhân trước pháp luật, là

người có quyền cao nhất trong công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị về kết quả kinh doanh và tổ chức nhân sư của công ty Sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn, tài sản, cơ sở vật chất kỹ thuật Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, các dự án đầu tư, phương án sản xuất kinh doanh, đề án tổ chức…

Các phó tổng giám đốc : là người chịu sự chỉ đạo của Giám Đốc công

ty về các hoạt động được giao như: sản xuất, cung ứng dịch vụ; kinh doanh xuất khẩu; kinh doanh nội địa; báo cáo kết quả hoạt động trước Tổng Giám Đốc công ty.

Phòng Tài chính Kế toán: gồm 10 người: 01 trưởng phòng, 02 phó

phòng, 05 chuyên viên kế toán và 02 quản lý kho Chức năng:

- Tham mưu cho Giám đốc về lĩnh vực nghiệp vụ chuyên môn - Thực hiện nhiệm vụ chuyên môn quản lý được giao

- Chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ chuyên môn đối với các đơn vị trực thuộc công ty

Nhiệm vụ:

- Lập kế hoạch tài chính dài hạn, trung hạn hàng năm, quý

- Tổ chức quản lý, sử dụng vốn, tài sản, giải quyết các yêu cầu vốn của đơn vị trực thuộc công ty

- Thực hiện nhiệm vụ kế toán, tổ chức công tác hoạch toán, quyết toán, xác định hiệu quả sản xuất kinh doanh, chi trả nợ, cổ tức

- Thẩm định các phương án đầu tư, phương án sản xuất kinh doanh, xây dựng lộ trình tham gia thị trường chứng khoán

- Tham gia vào hoạt động kinh doanh, thu tiền bán hàng, thanh toán với Khách hàng

- Tổ chức, phân tích, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty, lập Báo cáo thống kê theo quy định của nhà nước, Công ty.

- Tham gia quản lý đội ngũ làm công tác kế toán Tài chính, kịp thời đào tạo huấn luyện, bổ sung kiến thức nghiệp vụ mới theo yêu cầu quản lý

- Quản lý Hàng hóa kho Công ty

Phòng Tổ chức Cán bộ - lao động: có 04 người: 01 Trưởng phòng, 01

Phó phòng, 2 Chuyên viên tổ chức Lao động Chức năng;

- Tham mưu cho Giám đốc về lĩnh vực nghiệp vụ chuyên môn - Thực hiện nhiệm vụ chuyên môn quản lý được giao

- Chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ chuyên môn đối với các đơn vị trực thuộc Công ty

Nhiệm vụ:

- Tham mưu về công tác tổ chức Cán bộ, Lao động, Xây dựng các phương án tổ chức, làm các thủ tục nghiệp vụ về công tác tổ chức, quản lý với cơ quan quản lý Nhà nước.

- Thực hiện công tác cán bộ:

+ Áp dụng thực hiện các chế độ chính sách theo quy định của Luật lao động

+ Xây dựng kế hoạch Tiền lương, đơn giá Tiền lương, định mức Lao động, quy chế quản lý, trả lương

+ Xác định quỹ lương thực hiện của Công ty, các đơn vị

+ Nâng cấp lương hàng năm cho Người lao động, thường trực hội đồng lương

+ Chỉ đạo thực hiện chế độ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế đối với Người lao động

- Lập kế hoạch đào tạo, huấn luyện hàng năm về nghiệp vụ, kỹ thuật chuyên môn.

- Xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch bảo hộ Lao động, thường trực hội đồng Bảo hộ Lao động.

- Thực hiện công tác Thanh tra, Kỷ luật

- Làm thủ tục cho các đoàn đi công tác Nước ngoài

- Làm hồ sơ Cổ đông, Lao động hiện có Thực hiện lưu trữ hồ sơ, quản lý, thực hiện giải quyết yêu cầu Cổ đông.

Văn phòng công ty : gồm có 19 người; 01 Chánh văn phòng, 02 Phó

chánh văn phòng, 05 Chuyên viên hành chính, 05 Lái xe và 04 Bảo vệ Chức năng:

- Tham mưu cho Giám đốc về lĩnh vực nghiệp vụ chuyên môn - Thực hiện nhiệm vụ chuyên môn quản lý được giao

- Chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ chuyên môn đối với các đơn vị trực thuộc Công ty.

Nhiệm vụ:

- Tổng hợp Báo cáo tình hình hoạt động của Công ty

- Chuẩn bị các cuộc họp Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Thông báo kết luận và triển khai tới các Đơn vị, Bộ phận.

- Thực hiện công việc Văn thư, Hành chính, Lễ tân, Biên tạp, Dịch thuật, Thư ký, Giúp việc cho Hội đồng Quản trị và Ban kiểm soát

- Thực hiện Thư ký, Giúp việc Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc với các bộ phận liên quan, thông báo triển khai thực hiện kết luận

- Tổng hợp công tác thi đua, khen thưởng, thông tin quảng cáo, thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng Công ty.

- Thường trực công tác chống thiên tai

- Quản lý Tài sản phục vụ cho yêu cầu hoạt động: Trang thiết bị văn phòng, Xe con.

- Tổ chức quản lý quỹ nhà đất Công ty, tham gia phần liên quan đến quỹ nhà đất trong các dự án đầu tư, xây dựng cơ bản Theo dõi tổng hợp việc thực hiện thuế sử dụng Đất.

- Tổ chức công tác bảo vệ tại cơ quan

Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đầu máy toa xe (phòng KD-1):

phòng gồm có 14 người; 01 Trưởng phòng, 02 Phó phòng, 11 Chuyên viên kinh doanh.

Chức năng:

- Nghiên cứu, đề xuất việc kinh doanh Thiết bị Đầu máy, Toa xe cho các mặt hàng có đăng ký kinh doanh

Nhiệm vụ:

- Làm công tác Thị trường, lập kế hoạch xuất nhập khẩu hàng quý, hàng năm.

- Xây dựng Hồ sơ đấu thầu, Hợp đồng Kinh tế Ngoại thương, trong nước, lập phương án hiệu quả sản xuất kinh doanh cho từng hợp đồng.

- Tổ chức tiêu thụ hàng hóa, ủy thác mua bán hàng hóa, làm dịch vụ kê khai thuế Hải quan.

- Phối hợp các phòng liên quan để tổ chức hoạch toán kinh doanh - Phối hợp với phòng Tài chính kế toán để thu tiền hàng

- Phối hợp với bộ phận liên quan để tổ chức dịch vụ sau bán hàng - Tổng hợp, làm Báo cáo thông kê với Nhà nước, Công ty.

Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư hạ tầng (phòng KD-2): gồm

có 12 người : 01 Trưởng phòng, 01 Phó phòng, 10 Chuyên viên kinh doanh Chức năng:

- Nghiên cứu đề xuất kinh doanh Vật tư hạ tầng, Sản phẩm Gỗ, các mặt hàng có trong đăng ký kinh doanh.

Nhiệm vụ:

- Làm công tác Thị trường, lập kế hoạch xuất nhập khẩu hàng quý, hàng năm.

- Xây dựng hồ sơ đấu thầu, lập Hợp đồng Kinh tế trong và ngoài nước, lập phương án hiệu quả kinh doanh cho từng Hợp đồng.

- Tổ chức tiêu thụ Hàng hóa, ủy thác mua bán hàng hóa, kê khai thuế Hải quan.

- Phối hợp với các phòng liên quan để tổ chức hoạch toán kinh doanh - Phối hợp với phòng tài chính kế toán để thu tiền bán hàng

- Phối hợp với các bộ phận liên quan để tổ chức dịch vụ sau bán hàng - Tổng hợp làm Báo cáo thông kê với nhà nước, Công ty

Trạm y tế : gồm có 03 người, 01 Trạm trưởng, 02 Chuyên viên.

Chức năng:

- Tham mưu cho Giám đốc về lĩnh vực nghiệp vụ chuyên môn - Thực hiện nhiệm vụ chuyên môn quản lý được giao

- Chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ chuyên môn đối với các đơn vị trực thuộc công ty.

Nhiệm vụ:

- Làm công tác khám chữa bệnh ban đầu, điều trị nội trú, cấp cứu tai nạn lao động, khám sức khỏe định kỳ.

- phối hợp với các bộ phận liên quan giải quyết chế độ khám chữa bệnh thuộc phạm vi Bảo hiểm y tế.

- Thực hiện công tác y tế tại cơ sở - Làm Báo cáo thông kê theo quy định.

1.3 Đặc điểm bộ máy kế toán và công tác kế toán trong công ty

1.3.1 Mô hình tổ chức, phân công lao động của bộ máy kế toán.

Công ty Virasimex tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh với quy mô tương đối lớn, địa bàn hoạt động rộng khắp trên phạm vi cả nước Để đáp ứng yêu cầu quản lý, điều hành có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức Bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình.

Ở các Đơn vị phụ thuộc như chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Lào Cai, Lạng Sơn hạch toán theo chế độ độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản tại Ngân hàng, Bộ máy quản lý của các Xí nghiệp chi nhánh đặt dưới sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc.

Các Xí nghiệp sản xuất kinh doanh trực thuộc Công ty có các phòng kế toán riêng, được quyền hạch toán đầy đủ và cuối quý nộp báo cáo kết quả để Công ty kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và lập báo cáo quyết toán toàn Công ty.

Hình thức Kế toán này đã đảm bảo công tác kế toán được đầy đủ, thúc đẩy hạch toán kinh tế nội bộ Theo hình thức này, phòng kế toán tại công ty vừa có nhiệm vụ hạch toán độc lập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh khi công ty tiến hành các hoạt động xuất nhập khẩu và kinh doanh thương mại, dịch vụ vừa thực hiện việc hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, thu nhận và tổng hợp các tài liệu, số liệu do kế toán ở các đơn vị phụ thuộc gửi đến, thực hiện toàn bộ công tác kế toán tại công ty để tổng hợp, lập các báo cáo tài chính doanh nghiệp.

Chức năng:

- Tham mưu cho Giám đốc về lĩnh vực nghiệp vụ chuyên môn - Thực hiện nhiệm vụ chuyên môn quản lý được giao

- Chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ chuyên môn đối với các đơn vị trực thuộc công ty

Nhiệm vụ:

- Lập kế hoạch Tài chính dài hạn, trung hạn hàng năm, quý

- Tổ chức quản lý, sử dụng vốn, tài sản, giải quyết các yêu cầu vốn của đơn vị trực thuộc công ty

- Thực hiện nhiệm vụ kế toán, tổ chức công tác hoạch toán, quyết toán, xác định hiệu quả sản xuất kinh doanh, chi trả nợ, cổ tức

- Thẩm định các phương án đầu tư, phương án sản xuất kinh doanh, xây dựng lộ trình tham gia Thị trường chứng khoán

- Tham gia vào hoạt động kinh doanh, thu tiền bán hàng, thanh toán với Khách hàng

- Tổ chức, phân tích, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty, lập báo cáo thông kê theo quy định của nhà nước, công ty.

- Tham gia quản lý đội ngũ làm công tác kế toán tài chính, kịp thời đào tạo huấn luyện, bổ sung kiến thức nghiệp vụ mới theo yêu cầu quản lý

- Quản lý hàng hóa kho công ty

Bộ máy kế toán của công ty được thiết lập theo sơ đồ (trang sau):

Sơ đồ 02: Bộ máy kế toán của công ty

Phòng kế toán của cơ quan công ty có 10 nguời, được chia thành các bộ phận có chức năng, nhiệm vụ như sau:

- Kế toán trưỏng kiêm truởng phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của công ty, làm tham mưu cho tổng giám đốc về các hoạt động tài chính, tổ chức kiểm tra kế toán trong toàn công ty, nghiên cứu áp dụng các chế độ kế toán của nhà nước vào tình hình cụ thể của công ty, xét duyệt báo cáo kế toán của các đơn vị và của toàn công ty trước khi gửi lên các cơ quan chủ quản, bố trí sắp xếp nhân sự trong phòng tài chính kế toán.

- Phó phòng kế toán có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu số phát sinh của tất cả các tài khoản, làm công tác kế toán tổng hợp, tính ra kết quả tiêu thụ, kết quả kinh doanh Cuối tháng, cuối quí tập hợp báo cáo của các đơn vị trực thuộc để lập ra các Báo cáo kế toán, đồng thời cùng với Kế toán trưởng làm

nhiệm vụ phân tích các hoạt động kinh tế, các hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty, từ đó có ý kiến đề xuất và giải pháp hoàn thiện.

- Kế toán tiền mặt & tiền lương: Tính và theo dõi các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản trích theo lương của nhân viên trong công ty Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt.

- Kế toán vật tư, hàng hoá và tiêu thụ: Theo dõi tình hình biến động của vật tư hàng hoá theo từng nhóm, cả về giá trị và hiện vật Xác định doanh thu bán hàng, các khoản phải thu.

- Kế toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi các khoản thu, chi từ tiền gửi ngân hàng, hạch toán tổng hợp và chi tiết tiền gửi, tiền vay, tính toán lãi tiền vay, tiền gửi, làm thủ tục vay Ngân hàng và thanh toán qua ngân hàng.

- Kế toán TSCĐ và công nợ nội bộ: Theo dõi các khoản phải thu, phải trả, tạm ứng, công nợ nội bộ qua các tài khoản 136, 336 Theo dõi tình hình biến động TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ

- Kế toán công nợ Khách hàng: Theo dõi chi tiết các khoản phải thu, phải trả của Công ty và tình hình thanh toán công nợ theo từng nhà cung cấp, từng khách hàng qua các tài khoản: TK 131, TK 331, Tk 138, Tk 338.

1.3.2 Chế độ kế toán áp dụng

1.3.2.1 Chính sách kế toán chung

Công ty sử dụng chế độ kế toán hiện hành được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp cộng theo sự hỗ trợ của phần mền Kế toán máy (Past 2005) Niên độ kế toán đựoc áp dụng là một năm, bắt đầu từ 1/1 và kết thúc vào 31/12 cùng năm Vào cuối các năm công ty hoạch toán tổng hợp các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong năm, tổng kết, xác định chênh lệch và cho ra các báo cáo Tài chính cuối kỳ Trong quá trình hoạt động công ty sử dụng đơn vị tiền tệ "đồng" để hoạch toán các nghiệp vụ phát sinh, đồng thời sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để đánh giá sự tồn tại, xuất, nhập,

tồn của vật tư, thiết bị tại các kho thông qua Thẻ kho (do đặc thù kinh doanh của công ty, nên vật tư, thiết bị của công ty là những thiết bị lớn, dễ kiêm kê, đánh giá) nhưng tại công ty thì đánh giá, kê khai vật tư hàng hóa định kỳ theo quý Đồng thời thì công ty sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng để tính khấu hao TSCĐ Theo phương pháp này thì quá trình tính khấu hao của TSCĐ trở nên dễ dàng, đơn giản hơn Ngoài ra công ty sử dụng một hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán và báo cáo tài chính riêng Cụ thể:

1.3.2.2 Đặc điểm hệ thống chứng từ kế toán trong công ty:

Do đặc thù kinh doanh của công ty vừa sản xuất tiêu thụ trong nước, vừa xuất khẩu, vừa nhập khẩu đã tạo nên tính đầy đủ và đa dạng của chứng từ sử dụng Có thể nói công ty sử dụng gần như là đầy đủ các loại chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành Nhưng trong đó công ty chủ yếu tập trung sử dụng cá loại chứng từ sau: Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, biên lai thu tiền, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, phiếu thu, phiếu chi…

1.3.2.3 Đặc điểm hệ thống Tài khoản kế toán của công ty:

Hệ thống tài khoản sử dụng trong công ty được áp dụng theo chế độ 1141 của Bộ tài chính và được điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù kinh doanh xuất nhập khẩu và thương mại dịch vụ Số lượng tài khoản kế toán sử

dụng trong công ty tương đối nhiều và được chi tiết tới cấp 4 Ví dụ, TK 333

- thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước được chi tiết thành các tiểu khoản sau:

+ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp

• TK 33311: Thuế GTGT đầu ra hàng nội địa  TK 333111: Thuế GTGT đầu ra phải nộp

 TK 333112: Thuế GTGT được giảm, hàng bán bị trả lại

• TK 33312: Thuế GTGT hàng xuất khẩu + TK 3333: Thuế xuất nhập khẩu

• TK 33331: Thuế xuất khẩu

Hiện tại, công ty áp dụng kế toán máy với hình thức ghi sổ Nhật kí chung Đặc điểm chủ yếu của phương thức này là các nghiệp vụ phát sinh ngày nào được ghi sổ ngày đó Căn cứ vào chứng từ gốc hay bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại hợp lệ ghi vào sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Với việc áp dụng phần mền kế toán máy vào công ty không những giúp cho việc cập nhật số liệu hàng ngày, thuận tiện, nhanh chóng mà còn là một cách hữu hiệu giúp công ty bảo quản các tài liệu kế toán một cách có hiệu quả, đồng thời việc tìm kiếm thông tin cũng trở nên dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn Việc áp dụng phần mền kế toán máy đã giúp cho công ty giảm thiểu được số lượng lao động trong phòng kế toán, giảm đi được một lượng chi phí tiền lương phải trích hàng năm, góp phần làm tăng doanh thu…

Quá trình xử lý số liệu bằng phương pháp kế toán máy được diễn ra theo trình tự (trang sau):

Sơ đồ 03: Quy trình xử lý số liệu bằng kế toán máy

Theo hình thức Nhật kí chung thì các sổ kế toán chủ yếu bao gồm : - Sổ nhật ký chung: Sổ này được ghi hàng ngày và được dùng để làm căn cứ phục vụ việc ghi sổ cái.

- Sổ nhật ký đặc biệt: Vì các nghiệp vụ mua hàng bán hàng, thu và chi tiền mặt, tiền gửi phát sinh nhiều nên công ty dùng cả 4 nhật kí đặc biệt là nhật kí mua hàng, nhật kí bán hàng, nhật kí thu tiền và nhật kí chi tiền cụ thể;

+ Nhật ký bán hàng: sử dụng để theo dõi, tóm tắt các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, theo dõi doanh thu bán chịu.

+ Nhật ký mua hàng: sử dụng để theo dõi, tóm tắt các nghiệp vụ liên quan đến mua hàng, theo dõi mua qua chuyển khoản, mua chịu.

+ Nhật ký thu tiền: sử dụng để theo dõi, tóm tắt các nghiệp vụ liên quan đến thu tiền mặt, tiền gửi.

+ Nhật ký chi tiền: sử dụng để theo dõi, tóm tắt các nghiệp vụ liên quan đến thu tiền mặt, tiền gửi.

- Sổ cái các tài khoản: Sổ cái được mở cho cả tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết (nếu cần thiết), có thể mở cho từng quý, từng năm tuỳ từng loại tài khoản

- Các sổ kế toán chi tiết: TSCĐ, Vật tư, Hàng hoá, thanh toán với người mua, người bán, bán hàng, thuế nhập khẩu, thuế GTGT Căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc và các bảng phân bổ.

1.2.3.5 Đặc điểm hệ thống Báo cáo tài chính của công ty:

Cũng như các doanh nghiệp khác thì cuối năm tài chính công ty phải lập những báo cáo theo quy định của Bộ tài chính :

+ Bảng cân đối kế toán: Mẫu số: B 01 - DN

+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số : B02 - DN + Bảng lưu chuyển tiền tệ: Mẫu sổ: B 03 - DN

+ Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu sổ: B 09 – DN

Theo số liệu trong những năm gần đây của báo cáo tài chính của công ty thì có thể tình hình hoạt động kinh doanh của công ty đã có những thành

tựu đáng kể Việc kinh doanh thu đựoc lợi nhuận tuy không cao nhưng trong những năm đầu chuyển đổi loại hình kinh doanh thì đây là một động lực lớn giúp công ty phát triển Cụ thể có thể thấy rõ trong “Bảng cân đối kế toán” và “Báo cáo kết quả kinh doanh” trong năm 2006, 2007 như sau:

BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN

Tại ngày 31 tháng 12 năm 2007

III Các khoản phải thu ngắn hạn130121.828.422.848126.873.655.173

1.Phải thu của khách hàng13157.141.251.30465.556.339.196 2 Trả trước cho người bán1321.723.035.8212.931.216.462 3 Phải thu nội bộ ngắn hạn13350.763.707.66850.304.970.485 4 Các khoản phải thu khác13512.809.463.0558.103.725.893 5 Dự phòng phải thu khó đòi139(609.035.000)(22.596.863)

2 Thuế GTGT được khấu trừ1522.666.355.5253.526.522.739 3 Thuế và các khoản phải thu nhà nước154847.574.0961.305.764.080

B Tài sản dài hạn

(200=210+220+240+250+260) 200390804.413.78435.569.464.477

I Các khoản phải thu dài hạn2105.870.129.0411.806.973.632

1 phải thu dài hạn của khách hang211

2 Phải thu dài hạn khác2185.870.129.0411.806.973.632

Chỉ tiêuMS20072006

3 Chi phí xây dựng cơ bản dở dang2304.724.786.0296.302.568.572

IV Các khoản đầu tư TC dài hạn250110.563.451

1 ĐT vào công ty liên kết, liên doanh252110.563.451 3 Người mua trả tiền trước3134.841.044.5817.103.583.582 4 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước314763.592.6392.433.944.005 5 Phải trả người lao động3151.192.078.905702.685.315

3 Lợi nhuận chưa phân phối(7.743.541.206)(8.536.283.018)

II Nguồn kinh phí và quỹ khác(340.044.282)(189.444.282)

1 Quỹ khen thưởng phúc lợi(340.044.282)(189.444.282)

Tổng cộng Nguồn vốn (440=300+400)440276.831.986.148280.487.834.474

lập, ngày…tháng…năm…

Người lập biểu Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Bảng số 02 : Bảng cân đối kế toán

BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

Từ ngày : 01/01/2007 đến ngày 31/12/2007

chỉ tiêuMã sốNăm nayNăm trước

1 DT bán hang và cung cấp dịch vụ01171.158.535.399 184.662.005.2302 Các khoản giảm trừ doanh thu02439.715.10451.042.6393 DT thuần từ bán hang và cung cấp DV10170.718.820.295 184.610.962.591

9 Chi phí quản lý doanh nghiệp258.123.356.28311.883.163.42610 LN từ hoạt động kinh doanh301.582.361.787(408.169.457)

Người lập biểu Kế toán trưởng Tổng giám đốc

Bảng số 03 : Bảo cáo kết quả kinh doanh

Ngoài những báo cáo theo yêu cầu của Bộ tài chính thì công ty còn phải lập lập những báo cáo theo yêu cầu của nghành như:

+ Báo cáo công nợ tại doanh nghiệp

+ Biên bản kiểm kê TSCĐ

Đặc biệt năm 2005 công ty chính thức cổ phần hóa công ty vậy nên đã trở thành khách thể bắt buộc của kiểm toán nhà nước Vì vậy ngoài những báo cáo bắt buộc của Bộ tài chính cũng như của nghành thì trong báo cáo của công ty không thể thiếu kết luận kiểm toán của kiểm toán nhà nước có đính kèm Biên bản kiểm toán nhà nước

PHẦN II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ

DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY VIRASIMEX

2.1 Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Nhìn chung thì nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty rất đa dạng và nhiều chủng loại, từ những loại mang tính chất lâu bền cho đến những loại có tuổi thọ ngắn, dễ hỏng Song do đặc thù của ngành Đường sắt nên nguyên vật liệu ở đây thường là những loại có kích thước lớn, khó vận chuyển và bảo quản lâu dài Đồng thời nguyên vật liệu ở công ty được chia thành hai bộ phận Một phần được mua từ ngoài vào (trong đó chủ yếu là nhập khẩu), một phần là do các xí nghiệp trực thuộc sản xuất

Do số lượng cũng như chủng loại của nguyên vật liệu công cụ dụng cụ nhiều nên công ty đã tiến hành phân loại để dễ dàng hơn trong việc quản lý cụ thể:

Nhóm 1: Xăng dầu bao gồm: Xăng A76,A92, Diezel, Dầu APP-15R, dầu Catrol…ngoài ra xếp vào mỗi nhóm này còn có muối amon, sơn, que hàn the, khí C2H2, axit hàn, oxy, bột matit, thuốc hàn…

Nhóm 2: Sắt thép gồm: Thép góc, thép tấm, dây thép, sắt tròn, tôn đen, dây hàn phi, que hàn, chì, thiếc, hợp kim

Nhóm 3: bulông vít bao gồm: Bulông, chốt bi phi, gu đông, đệm vênh, êcu, đinh, vũ mỡ, tăczet

Nhóm 4: Phụ tùng hãm

Nhóm 5: Phụ tùng giá chuyển bao gồm: Ốp quang treo xe, cutxiner Nhóm 6; Phụ tùng đầu đấm

Nhóm 7: Phụ tùng thân xe

Nhóm 8: Gia công, phụ tùng gồm ti van xả gió, nút phòng bụi, đồng hồ đã lau dầu mỡ, van xả gió, ống nối, ống hãm toa xe,… đó là những chi tiết, phụ tùng, máy móc, thiết bị công ty mua sắm hay tự chế toạ phục vụ cho việc thay thế sửa chữa toa xe

Nhóm 9: Điện

Nhóm 10: Tạp phẩm gồm bầu đèn, cổ đèn tín hiệu, chèn gỗ, giẻ lau, biển đuôi tàu, kính tín hiệu đỏ

Nhóm 11: Bảo hộ lao động gồm găng tay chịu nhiệt, xà phòng Nhóm 12: Phụ tùng ôtô

Nhóm 13: Gỗ, vật liệu xây dựng

Nhóm 14: Phụ tùng toa xe thu hồi gồm cánh cửa ra vào, ổ bi nhật, ổ bi ru, khoá đầu xe, khung đuôi… đó là những vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất đã mất hoàn toàn hoặc phần lớn giá trị ban đầu nhưng vẫn còn một phần giá trị hoặc giá trị sử dụng lại hoặc đem ra bán.

Mặt khác để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, tránh thất thoát, công ty (mà cụ thể là ở các kho của công ty) sử dụng “sổ danh điểm vật tư” đánh số thứ tự tùng nhóm vật tư và trong mỗi nhóm vật tư lại được chia theo các loại vật tư trong nhóm:

SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ

Bảng 04: Sổ danh điểm Vật tư

Để tiện lợi trong việc quản lý nguyên vật liệu thì công ty giao cho bộ phận thủ kho, kế toán ở các kho (thuộc các đơn vị trực thuộc quản lý, theo dõi thường xuyên, còn ở công ty chỉ tổng kết, quyết toán theo từng quỹ Các kho của công ty gồm:

Kho K212 : Kho tạm vay hàng 212 Kho KDTNN : Kho dự trữ nhà nước Kho 1 : Kho số 1 hàng công ty Kho 4 : Kho hàng tổng hợp

Kho 6 : Kho số 6 hàng công ty Kho 7 : Kho số 7 hàng công ty

Kho 8 : Kho hàng giữ hộ tổng công ty Đường sắt Kho GO : Kho gỗ

Kho TIEP : Kho tiệp hàng công ty Kho TDAĐ : Kho tín dụng Ấn Độ

Kho XNNK 1 : Kho tín dụng do phòng xuất nhập khẩu quản lý

2.2 Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty được hoạch toán theo phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này thì Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được diễn ra như sau:

- Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn

Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

- Ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng sổ chi tiết Nguyên vật liệu, công

cụ dụng cụ để phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm theo từng danh điểm vật liệu, dụng cụ tương ứng với thẻ kho mở ở kho.

Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, Kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp Nhập -xuất - tồn về mặt giá trị của từng loại Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Có thể khái quát phương pháp này thông qua sơ đồ:

Nguyễn Thị Hương Ly Kế toán B khóa46

Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng

Sơ đồ 04: Quá trình kế toán chi tiết Nguyên vật liệu, công cụ dụngcụ theo phương pháp thẻ song song

2.2.1 Kế toán nhập kho Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:

Do đặc thù kinh doanh của công ty nên khối lượng Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần thiết cho cả kinh doanh thương mại lẫn sản xuất đều đòi hỏi một khối lượng lớn Hơn thế nữa thì hầu hết các Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đều có một giá trị lớn và hàm lượng kỹ thuật lớn Do vậy nên không thể nhập khẩu cũng như xuất khẩu Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách tuỳ tiện mà cần có một kế hoạch nhất định Nhận thấy được sự càn thiết đó thì tại công ty, bộ phận kinh doanh chính là người chịu trách nhiệm tìm hiểu thị trường, tìm hiểu nhu cầu để lập ra những kế hoạch xuất, nhập đó

Sau khi lên được kế hoạch nhập Vật liệu, dụng cụ thì phòng kinh doanh tiến hành mua và đưa vê để nhập kho Các chi phí trong quá trình thu mua Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sau khi đã có những chứng từ chứng minh sẽ được chuyển lên phòng tài chính để liểm tra Sau khi các chi phí được chấp nhận thì phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho và gửi xuống cho thủ kho.

Thủ kho sau khi nhận được hoá đơn (phiếu nhập kho) sẽ tiến hành kiểm kê Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho đối chiếu với phiếu nhập kho và ghi vào thẻ kho (nhật báo nhập) số lượng thực nhập của từng loại Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Định kỳ hàng quý Thủ kho tổng hợp các chứng từ nhập kho, lập biên bản giao nhận để giao lại cho kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sau khi nhận được các loại chứng từ sẽ lập “Bảng kê phiếu nhập” và tiến hành cập nhật các số liệu vào máy tính và tiến hành ghi sổ kế toán

Có thể khái quát quá trình này theo sơ đồ (trang sau) :

Chứng từ, hoá đơn phản ánh chi phí thu mua NVL, CCDC

Sơ đồ 05 : Quá trình nhập kho NVL, CCDC

Ví dụ : Ngày 01/06/2007 công ty tiến hành nhập kho lô hàng Thép tấm

của Hãng CSR ZiYang Locomotive Co các loại theo hợp đồng số 001/VSRZY đã được ký kết ngày 27/03/2006 Kho tiếp nhận là kho 1 của công ty.

Phòng kinh doanh tiến hành xác lập cơ cấu giá cho mặt hàng: Phòng tài chính kiểm tra các

chứng từ, hoá đơn

Phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho

Thủ kho kiểm kê NVL CCDC, ghi thẻ kho (nhật báo nhập)

Kế toán lập bảng kê phiếu nhập

Hợp đồng 001/VRS-ZY/07 (27/03/2006)

Nhập hàng của CSR Ziyang Locomotive Co., Ltd (Trung Quốc)Hàng nhập qua cửa khẩu Lạng Sơn

Phiếu nhập kho của lô hàng :

Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai tỷ, không trăm bảy mươi triệu, tám trăm hai mươi hainghìn, bảy trăm linh hai đồng.

Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Bảng 06: phiếu nhập kho Vật liệu

Thủ kho tiến hành ghi nhật báo nhập vật liệu, dụng cụ:

CRS Ziyang Locomotive Kho1Works (Tư Dương)-331036 331

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ

2.3.2 Kế toán chi tiết xuất Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Thông thường thì phòng kinh doanh lên kế hoạch xuất kho Nguyên vật liệu, sau khi kế hoạch được duyệt phòng kinh doanh lập “Hoá đơn xuất” (phiếu xuất kho) Phiếu xuất kho được chuyển xuống cho Thủ kho cho xuất kho theo chỉ tiêu ở trong phiếu và tiến hành ghi Thẻ kho (Nhật báo xuất) Định kỳ hàng quý Thủ kho tập hợp chứng từ có kèm theo “Biên bản giao nhận chứng từ” chuyển lên cho Kế toán Kế toán sau khi đối chiếu các số liệu, ký vào giấy tiép nhận đồng thời ghi vào “Bảng kê phiếu xuất” Có thể mô tả quá trình này qua sơ đồ:

Sơ đồ 06 : quá trình xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Ví dụ: Tiếp tục với lô hàng Thép tấm ở trên, khi đã được duyệt kế

hoạch xuất hàng, phòng kinh doanh lập hoá đơn GTGT, và tiến hành xuất vào ngày 09/07/2007:

Phòng kinh doanh lập Hoá đơn xuất (phiếu xuất)

Thủ kho tiến hành ghi “Nhật báo xuất”(Thẻ kho)

Kế toán nhận chứng từ và lập “Bảng kê phiếu xuất”

Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ