tìm hiểu hệ thống thông tin quản lý thư viện của thư viện của thư viện quốc gia việt nam

NỘI DUNG TRÌNH BÀYTìm hiểu về Thư viện quốc gia Việt Nam Tổ chức: THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM HTTT quản lý thư viện Mục tiêu, chức năng của hệ thống Cách thức hoạt động của hệ thống ĐÁNH

LỚP CN017.QT19D-Nhóm 7

Đề tài:

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

Tìm hiểu về Thư viện quốc gia Việt Nam

Tổ chức: THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

HTTT quản lý thư viện

Mục tiêu, chức năng của hệ thống

Cách thức hoạt động của hệ thống

ĐÁNH GIÁ ẢNH HƯỞNG CỦA HTTT QUẢN LÝ THƯ VIỆN

ĐẾN HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN QUỐC GIA

Phần1: MỞ ĐẦU

Khái niệm

- Hệ thống thông tin (HTTT): là tổng hợp con

người, phần cứng, phần mềm, dữ liệu và mạng truyền thông làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, truyền tải thông tin và chuyển hóa thông tin thành các sản phẩm thông tin.

- Hệ thống thông tin quản lý thư viện: là hệ

thống chức năng thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin hỗ trợ việc ra quyết định, điều khiển phân tích các vấn đề và hiển thị

Thư viện quốc gia Việt Nam là thư viện trung tâm của

cả nước.Ngoài những nhiệm vụ và quyền hạn trong

điều13,14 pháp lệnh này còn:

+ Thu nhận, lưu chiểu văn hóa, văn hóa phẩm được

xuất bản ở Việt Nam theo luật lưu chiểu, các luận

án tiến sĩ của công dân Việt Nam bảo vệ trong và

1/ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN:

(được quy định theo pháp lệnh thư viện 28/12/2000)

+ Xây dựng, phổ biến, bảo quản lâu dài kho tàng xuất bản phẩm dân tộc.

+ Biên soạn, xuất bản thư mục Quốc gia, tổng thư mục Việt Nam & các ấn phẩm thông tin khoa học

+ Tổ chức các dịch vụ đọc để đáp ứng các nhu cầu đọc, học tập, nghiên cứu

+ Nghiên cứu khoa học và công nghệ trong lĩnh vực thông tin – thư viện

+ Tổ chức bồi dưỡng, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho người làm công tác thư viện trong cả nước

+ Hợp tác với thư viện trong & ngoài nước trên

lĩnh vực thư viện

-Căn cứ vào quyết định số 2638/QĐ-BVHTTDL/11/6/2008 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, thể thao và du lịch quy định chức năng, nhiệm vụ

và quyền hạn của Thư viện Quốc gia:

Điều 1: Vị trí và chức năng

Thư viện Quốc gia là thư viện trung tâm của cả nước,

là đơn vị sự nghiệp văn hóa có thu trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch có chức năng thu thập, giữ gìn di sản, thư tịch của dân tộc; bổ sung, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội

Điều 2: Nhiệm vụ và quyền hạn

1-Trình Bộ trưởng quy hoạch và phát triển kế hoạch dài hạn, hằng năm của thư viện và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt

2-Thu thập, tổ chức bảo quản lâu dài vốn tài liệu của dân tộc và tài liệu của nước ngoài viết về Việt Nam

3-Thu nhận theo chế độ lưu chiểu các xuất bản phẩm, luận án tiến sĩ của công dân Việt Nam bảo vệ trong nước và nước ngoài, của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam

4-Bổ sung, trao đổi, nhận, biếu, tặng tài liệu của cá nhân, tổ chức trong nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật

5-Tổ chức phục vụ cho người đọc trong nước và nước ngoài sử dụng vốn tài liệu của thư viện và tham gia các hoạt động do thư viện tổ chức

6-Xử lý thông tin, biên soạn xuất bản thư mục quốc gia, tổng thư mục Việt Nam, tạp chí thư viện Việt Nam và các sản phẩm thông tin khác

7-Nghiên cứu khoa học thông tin thư viện và các ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào hoạt động của thư viện

8-Tổ chức các hoạt động dịch vụ phù hợp với các chức năng, nhiệm vụ được giao theo quy định của

9-Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho các thư viện trong cả nước bằng các phương thức biên soạn tài liệu, đào tạo, bồi dưỡng, tổ chức hội nghị, hội thảo

về nghiệp vụ thư viện theo sự phân công của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

10-Hợp tác quốc tế về lĩnh vực thư viện, tham gia các

tổ chức quốc tế về thư viện, xây dựng và tiếp nhận các dự án tài trợ tài liệu, trang thiết bị và các dự án bồi dưỡng cán bộ thư viện của các thư viện, tổ chức nước ngoài tài trợ hoặc tổ chức hội thảo chia sẻ kinh nghiệm

11-Lưu trữ các tài liệu có nội dung tại khoản 1, điều 5 Pháp lệnh Thư viện và phục vụ cho người đọc theo quy định của pháp luật

12-Thực hiện, giữ gìn kỷ luật, kỷ cương theo nội dung làm việc của thư viện, đảm bảo an toàn, ann ninh, cảnh quan môi trường khu vực do thư viện quản lý.

13-Quản lý tổ chức bộ máy biên chế, hồ sơ tài liệu, thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của Bộ trưởng

14-Quản lý, sử dụng tài chính, tài sản được giao và các nguồn thu khác theo quy định của pháp luật

15-Thực hiện nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao

2.Các hoạt động chính của thư viện Quốc Gia:

Các hoạt động chính của thư viện nhằm thực hiện nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn trên của thư viện và được thực hiện nhờ HTTT quản lý thư viện.

- Khai thác, bổ sung, các tài liệu trong và ngoài nước để đáp ứng nhu cầu đọc, nghiên cứu của bạn đọc

- Nhận lưu chiểu văn hóa phẩm được xuất bản ở Việt Nam theo luật Lưu chiểu

- Lưu trữ và bảo quản tất cả các xuất bản phẩm của Việt Nam

- Biên soạn và xuất bản Thư mục Quốc gia Việt Nam

- Tổ chức các dịch vụ đọc để đáp ứng các nhu cầu đọc, học tập, nghiên cứu.

- Quản lý, nghiên cứu, ứng dụng các công nghệ

về khoa học kĩ thuật và các chuẩn nghiệp vụ tiên tiến vào hoạt động thư viện

- Chịu trách nhiệm hợp tác chia sẻ, trao đổi tài liệu với các thư viện trong và ngoài nước.

-Bổ sung, trao đổi,

- Xây dựng qui hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ thư viện để phát triển nguồn nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác.

-Tổ chức các hoạt động dịch vụ phù hợp với các chức năng, nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức, quản lý và phát triển các dịch vụ thông tin

& tư liệu trong Thư viện

- Quản lý, vận hành trang thiết bị và hệ thống thông

II CHỨC NĂNG & ẢNH HƯỞNG CỦA HTTT QUẢN LÝ THƯ VIỆN ĐẾN HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

1 Mục tiêu của HTTT quản lý thư viện của Thư

viện quốc gia Việt Nam:

1-Tổ chức 1 hệ cơ sở để dễ dàng cho việc lưu trữ thông tin hơn, giúp cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác

2-Lưu trữ các thông tin liên quan đến sách lên 1 ngân hàng cơ sở dữ liệu và giúp cho việc tính toán và xử lý số liệu nhanh chóng, chính xác hơn

3-Lưu trữ các thông tin về: Sách (mã sách, tên sách,

số trang, giá tiền, năm xuất bản); Loại sách (Mã loại sách, tên loại sách); Ngôn ngữ ( Mã ngôn ngữ, tên ngôn ngữ, ghi chú); Nhà xuất bản (mã nhà xuất bản, tên NXB, địa chỉ, điện thoại,mail); Tác giả (Mã tác giả, tên tác giả, địa chỉ, điện thoại, mail, ghi chú); Độc giả (Mã độc giả, tên độc giả, năm sinh, thành phố, địa chỉ, điện thoại, mail, usename, password); Thủ thư (Mã thủ thư, tên thủ thư, năm sinh, giới tính, thành phố, địa chỉ, điện thoại, mail, usename, password)

4-Giúp cho người đọc và người dùng tin có thể tra cứu được tài liệu một cách dễ dàng, thuận lợi các thư viện trên thế giới nói chung và các thư viện ở Việt Nam nói riêng đã luôn dành sự quan tâm đặc biệt cho các khâu xử lý thông tin, xử lý tài liệu

5-Nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin trong việc tìm kiếm cũng như sử dụng tài liệu.

6-Để rút ngắn thời gian tra tìm tài liệu, chờ mượn tài liệu, giảm bớt công sức của cán bộ thư viện và đồng thời kích thích nhu cầu đọc, nhu cầu tin, tạo điều kiện cho người đọc được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu, nhiều thư viện đã chuyển sang hình thức phục vụ tự chọn

7-Giúp cho việc thống kê định kì được nhanh hơn

dễ dàng và chính xác, hỗ trợ kịp thời các nhu cầu đột xuất về công tác thống kê

8-Duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ đọc và mượn tài liệu, các thư viện đã & đang phát triển nhiều dạng dịch vụ như dịch vụ tra cứu (tham khảo – reference service), tham khảo số (digital reference service), cung cấp thông tin chọn lọc, tra cứu trực tuyến, sử dụng tài liệu điện tử với các CSDL toàn văn (tài liệu số hoá), nhân bản tài liệu, khai thác internet, giải đáp thông tin qua điện thoại, truyền tệp.

2 Chức năng của HTTT quản lý thư viện

của Thư viện quốc gia Việt Nam

Hệ thống thông tin quản lý thư viện cũng được thiết lập dựa trên ba lĩnh vực kiến thức: tổ chức, quản lý

và công nghệ thông tin

HTTT quản lý thư viện

K iế

n thức

cô ng n

ghệ

CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG

Nhìn theo góc độ chức năng:

HTTT Quản lý thư viện

Bộ phận cập nhật thông tin

Bộ phận

xử lý thông tin

Bộ phận kết xuất thông tin

Bộ phận truyền dẫn thông tin

Bộ phận lưu trữ

HTTT Quản lý thư viện

Con người

Các phần mềm

Thông tin,

dữ liệu

Mạng truyền thông

Phần cứng, thiết bị

Nhìn theo cấu trúc vật lý:

CÁC PHÂN HỆ QUẢN LÝ CỦA HỆ THỐNG

THÔNG TIN QUẢN LÝ THƯ VIỆN

QUẢN LÝ THƯ VIỆN VỀ TÀI LIỆU

CHỨC NĂNG CỦA

HTTT QUẢN LÝ THƯ VIỆN

QUẢN LÝ THƯ VIỆN VỀ ĐỘC GIẢ

QUẢN LÝ THƯ VIỆN VỀ LƯU HÀNH

QUẢN LÝ THƯ VIỆN VỀ HÀNH CHÍNH

Chức năng 1: Quản lý thư viện về Tài liệu

Khi thư viện nhập tài liệu mới về hay được

nhập về số lượng tăng giảm do mượn – trả từ quan

hệ với mục quản lý lưu hành, hệ thống sẽ lưu những thông tin cụ thể như bảng trên: Tên tài liệu, loại tài liệu,

mã tài liệu, tác giả, nhà suất bản, ghi chú, trạng thái Trường trạng thái cho biết tài liệu đang cho mượn hay còn ở trong thư viện và số lượng cụ thể là bao nhiêu

Mỗi tài liệu có một mã số riêng, kể cả những tài liệu giống hệt nhau cũng có mã số khác nhau

Hệ thống cho phép tra cứu tài liệu theo : Tên tài liệu, loại tài liệu, tên tác giả, nhà xuất bản, và hiển thị kết quả tìm kiếm một cách chi tiết

Hệ thống thiết lập báo cáo về tài liệu trong thư viện, tài liệu đang mượn Để kiểm tra tần suất sử dụng tài liệu,

hệ thống cho phép xác định số lượt mượn/ trả của tài

Biểu ghi sách cụ thể như sau:

Những năm gần đây, các thư viện đã và đang

phát triển nhiều dạng dịch vụ như dịch vụ tra

cứu (tham khảo – reference service),

tham khảo số (digital reference service), cung cấp thông tin chọn lọc, tra cứu trực tuyến, sử dụng tài liệu điện tử với các cơ sở dữ liệu toàn văn (tài liệu số hóa), nhân bản tài liệu, khai thác internet, giải đáp thông tin qua điện thoại, truyền tệp,… Cụ thể là Thư viện quốc gia đã cho phép người đọc tra cứu CSDL thư mục từ xa.

Thư viện đã nhanh chóng ứng dụng công nghệ thông tin và công nghệ truyền thông vào quản lý các hoạt động của thư viện, trong đó có hoạt động quản lý người đọc và lưu thông tài liệu.

Thư viện thay thế phần mềm CDS/ISIS bằng

các phần mềm tích hợp quản trị thư viện khác nhau

như Libol, Llib & một số phàn mềm của nước ngoài để quản lý việc lưu thông tài liệu và bạn đọc Các phần mềm này giúp giải quyết một số công việc như: ghi mượn & trả tài liệu tự động hoặc qua đầu đọc (barcode scanner) câm tay, thống kê tài liệu, lượt đọc, quản lý người đọc qua việc mượn trả như sách quá hạn, gia hạn, đặt trước, giữ lại, cấp phát & gia hạn thẻ tại chỗ hoặc từ xa,… Ngoài ra,thư viện áp dụng việc dán các chỉ dẫn ở đầu các giá sách, bên cạnh máy tính dùng để tra cứu, phát tài liệu hướng dẫn cho độc giả & gửi email cho họ hoặc thiết kế các giao diện màn hình dễ sử dụng

có phần trợ giúp tra cứu tìm kiếm thông tin

=>Giúp người đọc tìm kiếm thông tin theo chuyên

Chức năng 2: Quản lý thư viện về độc giả

Muốn trở thành độc giả của thư viện người sử

dụng phải cung cấp những thông tin cá nhân Những thông tin này được lưu trữ và xử lý, với các nội dung như bảng trên: Họ

và tên, mã độc giả, ngày sinh, số CMND, ngày đăng ký, thời hạn,…

Hệ thống thiết lập báo cáo về danh sách độc giả của thư viện.

Hệ thống có thể cho biết

số lượt mượn/ trả của một độc giả và những tài liệu mà độc giả chưa trả cho thư viện

Trong thư viện quốc gia có sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp cho phép quản trị người đọc và tài liệu bằng mã vạch, quản lý việc mượn trả tài liệu qua đầu đọc (barcode scanner) cầm tay hay tự động.

Hình thức này giúp rút ngắn thời gian tra tìm tài liệu, giảm bớt công sức của cán bộ thư viện và đồng thời kích thích nhu cầu đọc, nhu cầu tin, tạo điều kiện cho người đọc tiếp xúc trực tiếp với tài liệu,

việc lưu thông tài liệu (mượn, trả tài liệu) trở nên dễ dàng, đơn giản hơn rất nhiều

Ngày nay với sự trợ giúp của các thiết bị kiểm soát tài liệu như camera, cổng từ,… thư viện đã áp dụng hình thức phục vụ tự chọn

Chức năng 3: Quản lý thư viện về lưu hành

(mượn – trả tài liệu)

Xử lý mượn, trả tài liệu:

Khi độc giả mượn trả tài liệu thì mã độc giả và mã tài liệu, số lượng…được cung cấp Hệ thống sẽ kiểm tra

mã bạn đọc có hợp lệ không, và tài liệu ban muốn mượn hoặc đọc có trong thư viện hay không Nếu kiểm tra hợp lệ thì những thông tin như bảng trên sẽ được thiết lập và lưu trữ: Mã bạn đọc, mã tài liệu, số lượng, ngày mượn, hạn trả Đồng thời, sẽ tự động liên kết đến các phân hệ quản lý tài liệu, lưu hành, độc giả để bổ sung thông tin

Khi độc giả trả tài liệu, mã độc giả sẽ được nhập Hệ thống sẽ kiểm tra mã bạn đọc có hợp lệ không, thời

hạn sử dụng có còn không, nếu hợp lệ thì thông tin ngày trả được điền Đồng thời, ở các phân hệ

Hệ thống còn cho phép kiểm tra, thống kê

và nhắc nhở về tài liệu đến hạn chưa được trả

để thư viện thông báo đến độc giả; kiểm tra hạn thẻ của độc giả; thống kê lượt lưu hành của từng độc giả, từng tài liệu;…

Mã tài

Thư Viện Thư Viện Tài liệu Tài liệu

Tác giả

Tác giả

NXB

NXB

Chức năng 4: Quản lý thư viện về hành chính

Thống kê danh sách lãnh đạo, nhân sự:

Thống kê và kiểm tra cơ sở vật chất, thiết bị hệ thống:

Tên lượng Số trạng Tình kiểm tra Ngày kiểm tra, đánh giá Thành viên Ghi chú

Chức năng 4: Quản lý thư viện về các hoạt động khác

HTTT quản lý thư viện cho phép lưu trữ, thống kê các hoạt động đã tổ chức được, ngày tháng cụ thể, thống kê đánh giá chỉ tiêu kế hoạch đặt ra, các đối tượng hướng đến, các thành viên tham gia,… hỗ trợ chặt chẽ cho việc lập báo cáo và định hướng hoạt động trong thời gian tiếp để hoàn thành các mục tiêu

đã đề ra của thư viện

Bảng thống kê hoạt động:

Tên hoạt động diễn ra Ngày phụ trách Người thực hiện Người tượng Đối Thành tích Ghi chú

Cơ cấu tổ chức:

Phần 3: TỔNG KẾT

Qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu và phân tích chức năng, tác động của HTTT quản lý thư viện của Thư viện quốc gia Việt Nam đến các hoạt động của tổ chức,

ta thấy:

- HTTT quản lý thư viện giữ vai trò quan trọng đối với quản trị tổ chức và ảnh hưởng đến hầu hết các hoạt động của Thư viện quốc gia Việt Nam

- Đối với một tổ chức (cụ thể là Thư viện quốc gia Việt Nam) thì HTTT phù hợp hỗ trợ, tham gia vào rất nhiều hoạt động của tổ chức để hướng đến đạt được mục tiêu chung của tổ chức

- Khi HTTT đảm bảo được yêu cầu an toàn và bảo mật thì những thông tin, dữ liệu của tổ chức cũng được an toàn và bảo mật Đối với Thư viện quốc gia Việt Nam điều này được làm tốt, ví dụ: Việc quản lý thẻ độc giả theo mã số, mã vạch; quản lý tài khoản trực tuyến qua tên đăng nhập, mật khẩu và sự liên kết quản lý giữa phân hệ tài liệu và phân hệ độc giả cho phép thiết lập phân nhóm truy cập (không phải đối tượng nào cũng được phép truy cập, đọc, nghiên cứu tất cả các tài liệu vì vậy tài liệu được phân loại

và độc giả được phân nhóm để quản lý)

- Đối với một tổ chức (cụ thể là Thư viện quốc gia

Việt Nam) thì HTTT phù hợp hỗ trợ, tham gia vào rất nhiều hoạt động của tổ chức để hướng đến

đạt được mục tiêu chung của tổ chức