HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KINH DOANH CƯỚC VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ CỦA CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI QUANG DƯƠNG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA LOGISTICS-TMQT BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN QUY TRÌNH KINH DOANH CƯỚC VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ CỦA CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI QUANG DƯƠNG Sinh viên thực : Nguyễn Thị Minh Tâm Mã số sinh viên : 2181232 Lớp - Ngành : NT181 Đơn vị thực tập : Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Quang Dương Thời gian thực tập : 28/03/2022 – 10/07/2022 Người hướng dẫn : Hồ Thị Kim Oanh Giảng viên hướng dẫn : ThS Ngô Minh Trà TP.HCM, tháng 07/2022 THE MINISTRY OF EDUCATION AND TRAINING HOA SEN UNIVERSITY THE FACULTY OF LOGISTICS-INTERNATIONAL TRADE   GRADUATION INTERNSHIP REPORT TOPIC: COMPLETING THE BUSINESS PROCESS OF INTERNATIONAL FREIGHT CHARGES AT SUNSHINE TRADING MANUFACTURING CO., LTD Student’s Full Name : Nguyen Thi Minh Tam Student’s ID : 2181232 Class : NT181 Company : Sunshine Trading Manufacturing Company Limited Duration : 28/03/2022 – 10/07/2022 Company’s Instructor : Ms Ho Thi Kim Oanh Supervisor : Ms Ngo Minh Tra HCM City, July 2022 LỜI CAM KẾT “Tôi đọc hiểu hành vi vi phạm liêm học thuật Tôi cam kết danh dự cá nhân làm tự thực không vi phạm liêm học thuật” Ngày tháng năm (Họ tên chữ ký sinh viên) i TRÍCH YẾU Thực tập Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Quang Dương hội để học tập trải nghiệm việc làm thực tế để tích lũy thêm kinh nghiệm cho tương lai sau Khi làm việc Quang Dương, tơi đặt cho mục tiêu học hỏi nâng cao thêm kiến thức thân Thêm vào đó, tơi mong muốn va chạm với công việc thực tế vận chuyển quốc tế, với ngành học tôi, rèn luyện tính kỷ luật, cải thiện kỹ giao tiếp có nhìn khái qt q trình mà tơi thực tập vị trí nhân viên kinh doanh cước vận chuyển quốc tế Để nghiên cứu hồn chỉnh hơn, tơi tham khảo nhiều nguồn tài liệu khác xun suốt q trình tơi làm báo cáo từ sách báo, nguồn từ trang mạng kiến thức tổng hợp từ thầy cô Suốt thời gian tháng thực tập Công ty Quang Dương, tơi anh chị hướng dẫn tận tình từ cách làm báo giá, cách giao tiếp, nói chuyện với khách hàng với đối tác khác, sử dụng thành thạo thiết bị văn phòng Anh chị cịn hỗ trợ tơi q trình hồn thành nghiên cứu, dạy kiến thức thực tế chun ngành để tơi làm tốt học tập phát triển công việc cho tương lai Bài báo cáo kết xuyên suốt trình tơi thực tập nhận ưu nhược điểm thân Tôi mong báo cáo tóm tắt nội dung Quy trình kinh doanh cước vận chuyển quốc tế mà tơi muốn truyền đạt Tất kiến thức mà có suốt tập ln học q để tơi hồn thiện thân tiếp bước cho mai sau ii LỜI CẢM ƠN Đầu tiên xin cảm ơn Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Quang Dương tạo điều kiện cho thực tập Tôi xin cảm ơn tất anh chị công ty hỗ trợ công việc giúp đỡ hồn thành báo cáo Đặc biệt tơi xin cảm ơn chị Oanh – Trưởng phòng kinh doanh bảo, hướng dẫn tơi q trình tơi làm việc Thứ hai, xin cảm ơn Trường Đại học Hoa Sen, nơi theo học suốt năm qua Tơi cảm ơn trường ln truyền đạt kiến thức tốt để làm hành trang thực tập tạo điều kiện để trải nghiệm kiến thức thực tế trước rời khỏi trường Cuối cảm ơn cô Trà hỗ trợ tơi q trình tơi viết báo cáo Cơ người nhiệt tình tận tâm sinh viên, tơi cần giúp đỡ Cơ ln đưa lời nhận xét, góp ý chân thành để tơi hồn thiện báo cáo cách tốt Xin chân thành cảm ơn! iii NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng Xác nhận đơn vị thực tập (Ký ghi rõ họ tên) iv năm 2022 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2022 Xác nhận giảng viên hướng dẫn (Ký ghi rõ họ tên) v MỤC LỤC LỜI CAM KẾT TRÍCH YẾU LỜI CẢM ƠN NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH VÀ BẢNG BIỂU DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT VÀ GIẢI NGHĨA 10 NHẬP ĐỀ 1- TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SX TM QUANG DƯƠNG 1.1 Giới thiệu chung Công ty Quang Dương 1.2 Lịch sử hình thành phát triển công ty 1.3 Chức năng, nhiệm vụ công ty 1.5 2021 Tình trạng hoạt động Công ty Quang Dương giai đoạn 20195 1.6 Giới thiệu đối tác – khách hàng Cơng ty Quang Dương 1.7 Phân tích đối thủ mơ hình SWOT Cơng ty 2- CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CƯỚC VẬN TẢI QUỐC TẾ 12 2.1 Khái niệm vận tải quốc tế 12 2.2 Một số hình thức vận tải quốc tế phổ biến 12 2.3 Khái niệm loại cước vận tải quốc tế 17 2.4 Vai trị vận chuyển hàng hóa quốc tế 22 3PHÂN TÍCH QUY TRÌNH KINH DOANH CƯỚC VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ CỦA CÔNG TY QUANG DƯƠNG 26 3.1 Giới thiệu tổng quan phòng kinh doanh nghiệp vụ thực trình thực tập 26 3.2 Quy trình kinh doanh cước vận chuyển quốc tế Cơng ty Quang Dương 27 3.3 So sánh quy trình thực tế với lý thuyết 43 3.4 Một số nhận định quy trình kinh doanh cước vận chuyển quốc tế Công ty Quang Dương 47 4- KINH NGHIỆM ĐẠT ĐƯỢC VÀ MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ CHO vi CƠNG TY ĐỂ HỒN THIỆN QUY TRÌNH KINH DOANH CƯỚC VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ 50 4.1 Kinh nghiệm đạt thực tập Công ty Quang Dương 50 4.2 Một số khuyến nghị cho cơng ty để hồn thiện quy trình kinh doanh cước vận chuyển quốc tế 51 KẾT LUẬN 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO 54 vii DANH MỤC HÌNH ẢNH VÀ BẢNG BIỂU Hình ảnh Hình 1: Logo Cơng ty Quang Dương Hình 2: Sơ đồ tổ chức cơng ty Hình 3: Văn phịng làm việc công ty Hình 4: Các khách hàng Cơng ty Quang Dương Hình 5:Sơ đồ phân tích SWOT Cơng ty Quang Dương Hình 6: Vận chuyển hàng hóa đường hàng khơng 13 Hình 7: Vận chuyển hàng hóa đường biển 14 Hình 8: Vận tải đường 15 Hình 9: Vận chuyển hàng hóa đường sắt dạng mặt phẳng 16 Hình 10: Vận chuyển hàng hóa đường ống 17 Hình 11: Sơ đồ phịng kinh doanh Cơng ty Quang Dương 26 Hình 12: Sơ đồ quy trình kinh doanh cước vận tải quốc tế Công ty Quang Dương 27 Hình 13: Nhận thơng tin khách hàng nhóm Q group 28 Hình 14: Danh sách khách hàng Quang Dương 28 Hình 15: Liên lạc với khách hàng qua zalo 29 Hình 16: Liên lạc với khách hàng qua zalo 30 Hình 17:Liên lạc với khách hàng qua email 30 Hình 18: Nhận báo giá cước phí từ Kuehne + Nagel 31 Hình 19:Nhận lịch tàu từ OOCL Australia 32 Hình 20: Email gửi báo giá cho khách hàng 33 Hình 21: Báo giá mẫu Quang Dương 34 Hình 22: Báo giá mẫu Quang Dương 35 Hình 23: Nhận email xác nhận báo giá từ khách hàng 36 viii dõi kịp thời đưa kế hoạch cho doanh thu tương lai Bên cạnh đó, lập báo cáo cách để theo dõi nhân viên xem có đạt doanh số q mà cơng ty đề hay chưa Nhờ mà ban giám đốc ln có kế hoạch kinh doanh nhằm đem lại nhiều lợi nhuận cho cơng ty Hình 30: Tệp tin báo cáo kết kinh doanh (Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022) Hình 31: Tệp tin báo cáo công việc hàng ngày (Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022) Bước 11: Xử lý vấn đề phát sinh Trong q trình hỏi thơng tin hàng hóa tới lúc hàng giao tới điểm đến ln có nhiều chuyện bất ngờ xảy đến Hầu hết vấn đề thường gặp phải tình trạng container chưa đáp ứng với yêu cầu chủ hàng, điều chỉnh nhiệt 41 độ phù hợp sản phẩm trái hay thủy hải sản, lịch trình bị thay đổi (có thể sớm bị hỗn), v.v Tất diễn biến gây ảnh hưởng tới chủ hàng dù lớn hay nhỏ phải nhanh chóng liên hệ với hãng vận chuyển để xử lý thật nhanh, đảm bảo thiệt hại giảm tới mức tối thiểu giữ mối quan hệ thân thiết với khách hàng để thực kế hoạch xuất nhập cho lơ hàng Hình 32: Email thơng báo tình trạng tàu khởi hành trễ cho khách hàng (Nguồn: Công ty Quang Dương, 2022) Bước 12: Chăm sóc khách hàng Sau lơ hàng hồn thành tới điểm đích an tồn, tơi Sau lơ hàng hồn thành tới điểm đích an tồn, tơi tiếp tục hỏi thăm khách hàng tình trạng hàng hóa, kế hoạch cho lơ hàng tiếp theo, hỏi thăm thêm tuyến khác mà khách hàng hay xuất nhập giới thiệu thêm tuyến mà Quang Dương phát triển mạnh Đây cách mà chị Oanh dẫn để tên tuổi Quang Dương nhớ đến tạo thêm thiện cảm với khách hàng để đồng hành kế hoạch tương lai 42 Hình 33: Hỏi thăm khách hàng qua zalo 3.3 So sánh quy trình thực tế với lý thuyết 3.3.1 Quy trình kinh doanh cước vận chuyển quốc tế theo lý thuyết Hình 34: Sơ đồ quy trình kinh doanh cước vận chuyển quốc tế theo lý thuyết (Nguồn: hcmussh.edu.vn, 2022) Bước 1: Tìm kiếm khách hàng tư vấn bán dịch vụ công ty Xác định đối tượng khách hàng cần hướng tới để khoanh trịn vùng để tìm khách hàng Có thể tìm kiếm khách hàng qua nhiều nguồn gọi điện thoại cho khách hàng theo danh sách có sẵn từ cơng ty, Facebook, hội nhóm logistics, nguồn giới thiệu từ khách hàng cũ, hội thảo Sau xác định đối tượng mục tiêu, nhân viên kinh doanh tiến hành tư vấn dịch vụ công ty dịch vụ vận chuyển đường biển, vận chuyển đường hàng không, vận chuyển đường qua 43 container hay dịch vụ hải quan, v.v… Bước 2: Sắp xếp hẹn khách hàng để chốt hợp đồng vận chuyển Sau có thông tin khách hàng địa email, số điện thoại, zalo, v.v…, nhân viên kinh doanh nói chuyện để tạo thêm thiện cảm với khách hàng Ngay biết khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ bên cơng ty mình, nhân viên kinh doanh phải khéo léo hỏi thăm khách ngày thích hợp gặp mặt để bàn bạc công việc chi tiết Bước 3: Bám sát hoạt động phận khác với khách hàng để kịp thời hỗ trợ gặp cố Khi chốt hợp đồng với khách hàng cơng việc gửi báo giá, gửi lịch vận chuyển, theo dõi đơn hàng phận riêng lẻ đảm nhiệm Tuy nhiên, nhiệm vụ nhân viên kinh doanh chưa kết thúc, họ phải theo sát phận khác ln nắm bắt thơng tin có vấn đề xảy khách hàng thường hỏi nhân viên đàm phán với mà không quan tâm người theo dõi Bước 4: Chăm sóc khách hàng Cũng bao cơng ty vận chuyển khác khâu chăm sóc khách hàng sau hoàn thành đơn hàng quan trọng Mặc dù hồn thành lơ hàng để tiếp tục hợp tác trì mối quan hệ thân thiết phải ln hỏi thăm khách hàng Ngồi ra, việc chăm sóc khách hàng cịn giúp cơng ty tăng doanh số mở rộng mạng lưới khách hàng Bước 5: Báo cáo công việc hàng tuần, hàng tháng Báo cáo công việc hàng tuần hay hàng tháp để giúp cấp nắm bắt công việc nhân viên kinh doanh làm Ngoài ra, cách để ban quản lý giúp đỡ xử lý kịp thời nhân viên gặp khó khăn, thử thách Từ đó, ban quản lý ln đưa phương án cách thức quản lý phù hợp giúp công ty kế hoạch đưa ngày phát triển Bước 6: Hồn thành tiêu cơng ty đề Mỗi cấp bậc có tiêu cơng việc tương ứng Việc đưa tiêu công việc giúp ban quản lý nắm bắt hiệu suất làm việc, đưa chế độ lương thưởng phù hợp phát triển chiến lược, mục tiêu công ty cá nhân 44 3.3.2 So sánh quy trình thực tế với lý thuyết Trong quy trình lý thuyết có bước quy trình theo cơng ty có 12 bước Lý quy trình cơng ty có nhiều bước cơng ty chưa có phịng ban chứng từ nên u cầu nhân viên kinh doanh phải đảm nhiệm nhiều công việc theo quy trình làm việc Đối với quy trình lý thuyết phân chia cơng việc cách rõ ràng Ngồi ra, quy trình cịn giúp nhân viên tiếp cận khách hàng xây dựng mối quan hệ với khách hàng vững chãi Giống bước quy trình lý thuyết, nhân viên phải xếp lịch hẹn với khách hàng để đàm phán, chốt hợp đồng Điều giúp tăng thêm thiện cảm cho nhân viên giúp khách hàng nhớ tên công ty lâu Ngược lại Quang Dương, nhân viên kinh doanh khơng cần ngồi tìm kiếm khách hàng lên lịch để gặp khách mà cần dựa theo danh sách có sẵn để trao đổi thơng tin với khách hàng, cịn việc gặp khách hàng sếp xếp nên khách hàng khó nhớ mặt nhân viên phụ trách Ngồi ra, quy trình kinh doanh cơng ty, nhân viên phải đảm nhận nhiều công việc gây mệt mỏi đơi bị sai sót Cịn quy trình lý thuyết cơng việc chia cho phòng ban khác phụ trách nhân viên kinh doanh theo dõi để nắm bắt tiến trình cơng việc trả lời khách hàng có thắc mắc Tôi mô tả chi tiết giống khác quy trình kinh doanh thực tế lý thuyết bên dưới: Bảng 2: Bảng so sánh quy trình thực tế lý thuyết a Giống Lập báo cáo kết kinh doanh: Cho dù thực tế hay lý thuyết việc để nhân viên viết báo cáo quan trọng Tùy vào doanh nghiệp mà yêu cầu nhân viên viết báo cáo tuần, tháng theo quý Việc viết báo cáo giúp doanh nghiệp nắm bắt trình làm việc cá nhân kịp thời đưa kế hoạch xử lý gặp cố phát sinh 45 Chăm sóc khách hàng: “Khách hàng thượng đế” câu nói phổ biến ngành dịch vụ hay ngành có yếu tố mua bán xuất nhập Ngay có thơng tin khách hàng q trình giao hàng hoàn tất phải thực nhiệm vụ chăm sóc khách hàng Kể đơn hàng hồn thành nhân viên kinh doanh phải tiếp tục hỏi thăm khách hàng, hỏi thăm kế hoạch xuất – nhập số hàng hóa cố gắng phát triển thêm tuyến khác mà khách hàng thường xuyên Dù có doanh nghiệp tầm cỡ quốc tế phải ưu tiên chăm sóc khách hàng để giữ chân khách hàng, tạo mối quan hệ thân thiết tăng thêm nhiều doanh số cho cơng ty b Khác Tìm kiếm khách hàng: Nếu lý thuyết, nhân viên kinh doanh phải ngồi lên nhóm liên quan tới ngành nghề để tìm kiếm khách hàng Đơi khi, cơng ty có sẵn danh sách khách hàng nhân viên văn phòng gọi điện thoại cho khách hàng để chốt đơn Tuy nhiên, với Quang Dương chạy ngược xuôi để kiếm khách hàng hay gọi điện thoại để chốt đơn Mỗi ngày nhận đơn hàng khách hàng có nhu cầu xuất – nhập từ chị Oanh giám đốc anh Đồn Sau đó, nhiệm vụ tơi hỏi thăm thơng tin hàng hóa, hỏi thăm khách hàng chăm sóc khách hàng xuyên suốt trình từ trước đặt hàng đến sau đơn hàng giao thành công Trao đổi thông tin với khách hàng: Điểm khác biệt lớn quy trình Quang Dương việc xếp lịch hẹn với khách hàng Thông thường, chốt đơn, hỏi thông tin hợp đồng trao đổi qua email zalo Thay phải hẹn khách hàng vào ngày cố định để bàn bạc, chốt hợp đồng vấn đề khác Rất tơi phải ngồi để hẹn với khách hàng, thường gặp khách hàng cấp hẹn trước theo để gặp khách hàng phòng ban gặp khách hàng Quá trình lên kế hoạch xuất nhập theo dõi đơn hàng: Dựa theo lý thuyết sau trao đổi thông tin với khách hàng chốt hợp đồng xong cơng việc nhân viên kinh doanh dừng lại việc theo dõi hàng hóa chăm sóc khách hàng Tuy nhiên, Quang Dương, chưa có phịng ban chứng từ báo giá cụ thể nên nhân viên kinh doanh phải làm tất Từ q trình lấy thơng tin đơn 46 hàng từ khách việc lấy báo giá, làm báo giá, gửi báo giá cho khách, gửi chứng từ liên quan cho khách theo dõi đơn hàng tới giao hồn thành Thủ tục tốn: Sau lơ hàng giao tới điểm định thành cơng phận kinh doanh giao toàn chứng từ liên quan cho phận kế toán để tiến hành làm thủ tục toán cho khách hàng Đối với Quang Dương hồn tồn khác, tơi phụ trách tồn việc nhận chứng từ, biểu phí khác từ hãng vận chuyển sau làm debit note gửi cho khách hàng bao gồm thông tin báo giá ban đầu, biểu phí theo hãng vận chuyển, phụ phí phát sinh q trình vận chuyển hàng hóa (nếu có) gửi email để khách hàng xác nhận Sau khách xác nhận debit note giá gửi debit note với đầy đủ thông tin khách hàng gồm mã số thuế, tên công ty, địa chỉ, số điện thoại tới phận kế tốn để tiến hành xuất hóa đơn tốn cho khách hàng Xử lý vấn đề phát sinh: Trong quy trình lý thuyết, phần xử lý vấn đề phát sinh khác thường gộp chung với chăm sóc khách hàng Tuy nhiên, việc xử lý vấn đề phát sinh chăm sóc khách hàng Quang Dương hai vấn đề riêng biệt Đối với xử lý vấn đề gây cản trở q trình giao hàng, tơi xử lý xuyên suốt theo dõi đơn hàng Bởi vấn đề cần xử lý thường liên quan tới nhiệt độ, tình trạng container, lịch trình tàu, thay đổi thời gian nộp SI, VGM Cho nên, Quang Dương tách xử lý vấn đề phát sinh thành quy trình riêng để giúp nhân viên tránh nhầm lẫn làm việc đạt hiệu cao 3.4 Một số nhận định quy trình kinh doanh cước vận chuyển quốc tế Công ty Quang Dương 3.4.1 Ưu Điểm Tiết kiệm chi phí: Mặc dù quy trình có nhiều bước khác khơng u cầu nhiều nhân lực Mỗi nhân viên kinh doanh đảm nhiệm nhiều cơng việc quy trình từ lúc có thơng tin khách hàng đến hồn tất toán Đây cách tối ưu để Quang Dương tiết kiệm nguồn chi phí đào tạo nhân lực, tận dụng triệt để thời gian tăng thêm lợi nhuận cho công ty 47 Tốc độ xử lý nhanh: Không cần phải chờ đợi xét duyệt hợp đồng hay kế hoạch lâu từ người quản lý Mọi thứ tuân theo xử lý theo quy trình Khơng để khách hàng chờ đợi lâu người thường đảm nhiệm nhiều quy trình nên cần xét duyệt lần tiếp tục tiến hành cơng việc Quản lý tài liệu: Mỗi doanh nghiệp ln có q nhiều liệu, tài liệu việc kiểm soát chúng gặp nhiều khó khăn Đảm bảo quy trình kinh doanh góp phần quản lý tài liệu trở nên đơn giản nhanh chóng Từng cá nhân cung cấp tài khoản riêng để quản lý tài liệu Tất liệu bí mật cần có quyền truy cập dựa theo cấp bậc cá nhân định cụ thể Ngồi ra, làm việc theo quy trình cịn giúp lưu giữ thơng tin cách xác có trật tự Đảm bảo dịch vụ tốt cho khách hàng: Quy trình kinh doanh rõ ràng giúp nhân viên xử lý cơng việc nhanh chóng Ln cung cấp cho khách hàng sản phẩm thời điểm trải nghiệm sản phẩm cách tốt Khi khách hàng có khiếu nại nào, cơng ty ln giải kịp thời, nhanh chóng, chuẩn xác, đáp ứng nhu cầu mà khách hàng mong muốn Báo cáo thông tin chi tiết, minh bạch: Sau lô hàng thành công, viết báo cáo để cấp kịp theo dõi tiến độ công việc Việc báo cáo giúp đảm bảo hiệu suất làm việc tính tốn mức lương hợp lý Bên cạnh đó, báo cáo chi tiết cịn giúp hạn chế kế hoạch cơng việc người không bị tải trùng gây thời gian 3.4.2 Nhược điểm Môi trường làm việc cạnh tranh, nhiều áp lực: Công ty đưa mức số đánh giá hiệu công việc cho cá nhân cao Mỗi người phải cố gắng đạt mức KPI hàng tháng định tối đa tháng không đạt yêu cầu bị đào thải giảm mức lương Ngoài ra, khối lượng công việc người đảm nhận nhiều, có khơng thể xử lý kịp vịng ngày thường xuyên tăng ca Không đủ nhân lực để thực hết quy trình làm việc phịng ban: Số lượng nhân viên cơng ty khơng cân với số lượng công việc nên nhân viên phải đảm bảo hết hiệu tất trình kinh doanh 48 Khó kiểm sốt tổng hợp liệu cá nhân: Sau đơn hàng nhân viên phải viết báo cáo cho cấp Tuy nhiên, việc kiểm sốt hết thơng tin xác nhận tính xác thật khó Cơng ty theo cá nhân để kiểm tra hay hỏi riêng lẻ người thông tin có 49 4- KINH NGHIỆM ĐẠT ĐƯỢC VÀ MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ CHO CƠNG TY ĐỂ HỒN THIỆN QUY TRÌNH KINH DOANH CƯỚC VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ 4.1 Kinh nghiệm đạt thực tập Công ty Quang Dương Trong suốt thời gian mà thực tập vị trí nhân viên kinh doanh cơng ty Quang Dương, tơi có trải nghiệm đáng nhớ Mặc dù học nhắc đến khái niệm liên quan đến vận chuyển đường biển, đường hàng không, vận chuyển nội địa từ thầy cô Hoa Sen, đến trải nghiệm thực tế gặp nhiều bỡ ngỡ Nhờ thực tập Quang Dương mà mở mang tầm mắt có thêm nhiều kiến thức vận chuyển quốc tế Ngoài số kiến thức liên quan tới lĩnh vực vận tải quốc tế, tơi cịn có thêm kinh nghiệm lĩnh vực kinh doanh cước quốc tế Tôi học cách giao lưu với khách hàng, biết cách chăm sóc khách hàng để giữ khách tạo thêm nhiều đơn hàng sau Cũng từ việc liên lạc với khách hàng, biết nắm bắt nhu cầu khách hàng sản phẩm công ty, giá cả, vấn đề chăm sóc khách hàng hay đơn giản tốc độ giao hàng sản phẩm Tôi học cách xử lý tình gặp cố bất ngờ yêu cầu đột xuất khách hàng thay đổi lịch trình, thay đổi thời gian cắt máng Thêm vào đó, q trình làm việc tơi tiếp xúc với nhiều hãng tàu công ty giao nhận lớn bé Tôi biết cách họ làm việc nắm bắt bên mạnh tuyến để dễ dàng chọn lựa có đơn hàng Không đảm nhận việc liên lạc với khách hàng, gửi email mà tơi cịn nhận làm báo giá debit note nên tơi biết biểu phí thường kèm theo sử dụng dịch vụ vận chuyển đường biển đường hàng khơng Tơi cịn dẫn cách booking trực tiếp số hãng tàu KMTC, OOCL, v.v… Thực chất, công việc ban đầu nhân viên kinh doanh chuyên đảm nhận việc trao đổi với khách hàng, xếp danh sách khách hàng vào tệp tin excel để quản lý dễ dàng theo dõi Tuy nhiên, công ty cịn hạn chế nguồn nhân lực nên tơi phải làm hết việc theo quy trình Có điều giúp giảm bớt căng thẳng công ty chưa có phịng chứng từ nên đặt chỗ qua 50 công ty giao nhận họ làm hết thủ tục liên quan Ngoài ra, làm Quang Dương giúp rèn luyện tinh thần trách nhiệm, thời gian, chịu áp lực cao Bởi nhân viên ln phải làm nhiều công việc liên lạc với nhiều khách hàng liên tục ngày Ngồi ra, khách hàng có kế hoạch xuất nhập hàng hóa khác đơi liền kề nên chịu áp lực không đảm bảo kế hoạch diễn giờ, ngày cho khách hàng Những trải nghiệm Quang Dương suốt thời gian qua nguồn kiến thức đáng quý để chuẩn bị cho công việc tương lai phía trước 4.2 Một số khuyến nghị cho cơng ty để hồn thiện quy trình kinh doanh cước vận chuyển quốc tế Căn số nhược điểm quy trình kinh doanh cước vận chuyển quốc tế Công ty TNHH SXTM Quang Dương phân tích trên, tơi đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình nâng cao hiệu vận hành cho doanh nghiệp sau:  Đào tạo thêm nguồn nhân lực mới: Để giảm tải khối lượng công việc mà người đảm nhận Công ty nên mở rộng thị trường tuyển dụng đào tạo thêm nhiều người tài Mục đích việc tuyển dụng không giúp gia tăng nhân lực công ty mà cịn giúp gia tăng thêm lợi nhuận có nguồn nhân lực chất lượng Ngoài ra, gia tăng nhân lực giúp quy trình kinh doanh cơng ty có nhiều liên kết tốc độ xử lý công việc nhanh Gia tăng nguồn nhân lực giúp cơng ty mở rộng thị trường mà cịn quản lý tốt cơng ty khơng có kinh doanh cước vận chuyển mà cịn có hoạt động hải quan, thuê kho, vận hành kho  Tăng cường hoạt động marketing: Mặc dù công ty thành lập từ năm 2002 chưa nhiều người biết tới Hoạt động marketing công ty hạn chế nên hầu hết nguồn hàng giới hạn người quen giới thiệu từ khách hàng cũ Công ty cần tuyển thêm chuyên viên liên quan tới lĩnh vực marketing cơng ty chưa xây dựng phịng ban marketing Thêm nữa, website nơi cốt lõi để khách hàng tham khảo dịch vụ thông tin công ty Tuy nhiên, trang web 51 công ty thường xuyên gặp lỗi không truy cập được, trang web thiết kế sơ sài chưa làm bật lên doanh nghiệp nên công ty cần cải thiện lại hệ thống trang mạng  Nâng cao nghiệp vụ chun mơn nhân viên: Mặc dù nhân viên xử lý chéo công việc cá nhân khác, nghiệp vụ chuyên môn chưa cao phải hỏi qua hỏi lại gây nhiều thời gian Đơi khi, việc khơng có nghiệp vụ chun mơn gây hạn chế cần tư vấn dịch vụ cho khách hàng không đảm bảo công việc diễn thuận lợi Ngồi ra, cơng ty nên nâng cao thêm trình độ ngoại ngữ nhân viên để có nhiều ưu đàm phán với đối tác nước mở rộng thêm hoạt động kinh doanh quốc tế Vấn đề phúc lợi cho nhân viên việc công ty nên cải thiện để người có động lực làm việc cống hiến tất chất xám thân để phát triển công ty trở nên hùng mạnh 52 KẾT LUẬN Thời gian thực tập tháng không dài đủ để trải nghiệm việc làm thực tế Ngồi ra, qua lần thực tập tơi biết ứng xử kiến thức học vào cơng việc Tơi cịn học hỏi cách xử lý vấn đề gặp phải cải thiện tốt kỹ giao tiếp Trong đó, tơi hồn thành mục tiêu mà đề Đầu tiên, hy vọng thân rèn luyện tính kỷ luật, hịa nhập với người cải thiện kỹ giao tiếp đạt 100% Thứ hai, trau dồi thêm nhiều kiến thức ngành xuất nhập ứng dụng lý thuyết học thời gian thực tập khoảng 90% Tiếp theo, mong muốn nâng cao khả xử lý giải tình 90% Mục tiêu thứ tư, rèn luyện kỹ làm việc nhóm, học cách xếp thời gian lên kế hoạch phù hợp với công việc, 100% Cuối cùng, nhìn nhận khuyết điểm thân trình làm việc rút kinh nghiệm để cải thiện cố gắng học hỏi thêm 100% Tóm lại, qua lần thực tập nhận nhiều kiến thức mong đợi Tôi trải nghiệm môi trường làm việc công sở biết cách giao tiếp, hòa đồng với đồng nghiệp Đây học đáng quý giúp trang bị tốt để chuẩn bị bước chân vào đời 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO 247, O., 2022 Vận tải quốc tế gì? Vai trị với thương mại quốc tế [online] Order hàng Trung Quốc 247 Available at: [Accessed 16 June 2022] Bảo Yến., 2022 Tìm hiểu vai trị vận tải hàng hóa đường biển [online] Ratraco Solutions - Giải pháp vận tải hàng hóa đường sắt Available at: [Accessed 16 June 2022] Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Quang Dương., 2022 Thông tin công ty Quang Dương [Accessed 18 June 2022] Công Ty Cổ Phần LEC Group 2022 DEM DET gì? Cách phân biệt DEM, DET phí Storage [online] Available at: [Accessed 16 June 2022] Customs.gov.vn 2022 Tổng cục Hải Quan Việt Nam [online] Available at: [Accessed 18 June 2022] Dichvulogistics.vn 2022 Vận tải quốc tế gì? Cước phí vận tải quốc tế sao? [online] Available at: [Accessed 16 June 2022] Hcmussh.edu.vn 2022 Công ty Ocean Bridge tuyển dụng nhân viên kinh doanh cước quốc tế [online] Available at: [Accessed 24 June 2022] Hóa đơn điện tử 2022 Giải đáp ngay: Chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế gì? [online] Available at: [Accessed 16 June 2022] khaibaohaiquan.com.vn 2022 Cước Vận Tải Quốc Tế Là Gì? Cách Tính Cước Vận Tải Giá Rẻ [online] Available at: [Accessed 16 June 2022] 10 Khai Hoan, Chu., 2022 Vận tải quốc tế (International Transport) gì? Tác dụng vận tải quốc tế [online] vietnambiz Available at: [Accessed 16 June 2022] 11 kỹ xuất nhập 2022 Các Phương Thức Vận Tải Quốc Tế Phổ Biến Hiện Nay [online] Available at: [Accessed 16 June 2022] 12 Luật Dương Gia 2022 Cước vận tải quốc tế gì? Hướng dẫn cách tính giá cước vận chuyển quốc tế? [online] Available at: [Accessed 16 June 2022] 13 nitoda.com, N., 2022 CÁC LOẠI PHÍ VÀ PHỤ PHÍ TRONG VẬN CHUYỂN ĐƯỜNG HÀNG KHƠNG [online] Nitoda.com Available at: [Accessed 16 June 2022] 14 Phaata 2022 Các loại phí phụ phí vận chuyển đường biển quốc tế thông dụng [online] Available at: [Accessed 16 June 2022] 15 Song Ánh Logistics 2022 DEM, DET, Storage Là Gì? Phí Lưu Container Demurrage, Detention [online] Available at: [Accessed 16 June 2022] 16 trinhj.com 2022 Kim ngạch Xuất Nhập Việt Nam qua năm trinhj.com [online] Available at: [Accessed 18 June 2022] 17 Tống Phước Duy Niệm., 2022 Ngành xuất nhập “khát” nguồn nhân lực qua đào tạo [online] Viện Nghiên cứu Phát triển Nguồn nhân lực | Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh Available at: [Accessed 18 June 2022] 18 Vận tải container - Vinalogs 2022 Bảng giá cước vận tải container - đường bộ, đường biển [online] Available at: [Accessed 18 June 2022] 19 Vận Chuyển Quốc Tế 2022 Các hình thức vận tải quốc tế phổ biến nay? - Vận Chuyển Quốc Tế [online] Available at: [Accessed 16 June 2022] 20 Vận tải container - Vinalogs 2022 Cước vận chuyển hàng không - cách tính nào? [online] Available at: [Accessed 18 June 2022] 21 Vận tải container - Vinalogs 2022 Vận chuyển hàng hóa đường hàng khơng - nhanh đắt [online] Available at: [Accessed 18 June 2022] 55